Instructiune de Lucru Casierie (1)

Flanco Retail SA

Instructiune de lucru Casierie Ediia 1 Revizia 0

Pag. 2 / 100

Precizri:

1. Acest document conine informaii care sunt proprietatea Flanco Retail SA

2. Este interzis modificarea, multiplicarea sau difuzarea fr acordul Flanco Retail SA

Cuprins

1 Scop. .............................................. 5

2 Domeniu de aplicare.. .................................................... 6

3 Definitii si prescurtari specifice ............................................................ 7

4 Descrierea activitatilor de vanzare...................... ................................................................. 8

4.1 Initiere vanzare Infopoint .............................................................................................. 8

4.1.1 Initiere vanzare in meniul Navision ........................................................................ 8

4.1.2 Emitere ulterioara factura fiscala ..........................................................................14

4.2 Vanzare utilizand casa de marcat ...............................................................................17

4.2.1 Clientul prezinta produsele la casa de marcat ......................................................21

4.2.2 Vanzarea a fost initiata la InfoPoint iar clientul nu prezinta nici un produs la casa

de marcat................ ...........................................................................................................22

4.2.3 Vanzarea a fost initiata la InfoPoint si clientul prezinta produse la casa de marcat

23

4.2.4 Produsele facturate sunt livrate la domiciliul clientului ..........................................23

4.2.5 Emitere bon fiscal ................................................................................................24

4.2.6 Emitere factura fiscala .........................................................................................29

4.2.7 Anulare articol ......................................................................................................34

4.2.8 Anulare modalitati de plata sau tranzactie ............................................................34

4.2.9 Vanzare Garantie All Inclusive (GAI) ....................................................................35

4.2.10 Vanzare articol cu discount ..................................................................................42

4.2.11 Giftcarduri (carduri cadou) ...................................................................................45

4.2.12 Vanzare articole BIN Display ...............................................................................50

4.2.13 Completare fisa de transport ................................................................................52

4.2.14 Facturare clienti WEB ..........................................................................................54

4.3 Returul de marfa .........................................................................................................57

Flanco Retail SA


Pag. 3 / 100

Precizri:



4.3.1 Conditii retur client ...............................................................................................57

4.3.2 Operare retur in Navision in baza factururii fiscale ..............................................58

4.3.3 Operare retur in Navision in baza bonului fiscal ...................................................61

4.3.4 Operare modalitate de plata in Navision ..............................................................62

4.4 Avans client ................................................................................................................68

4.4.1 Operare avans in Navision ...................................................................................70

4.5 Operatiuni ale registrului de casa ................................................................................74

4.5.1 Alimentare casa de marcat ..................................................................................74

4.5.2 Incasari si plati in numele centralei ......................................................................75

4.5.3 Avansuri spre decontare ridicate ..........................................................................76

4.5.4 Restituire avans neconsumat ...............................................................................77

4.5.5 Incasari Vodafone ................................................................................................77

4.5.6 Incasari in numele EMAG ....................................................................................78

4.5.7 Depunere numerar in banca ................................................................................78

4.6 Rapoarte ale casei de marcat .....................................................................................80

4.7 Inchiderea de zi ..........................................................................................................81

4.8 Documente contabile ..................................................................................................84

4.8.1 Trimitere acte contabilitate ...................................................................................87

4.8.2 Verificari registru de casa.....................................................................................88

5 Responsabilitati............................................ ......................................................................89

6 Inregistrari................................................... ........................................................................90

7 Anexe ....................................................................91

7.1 Verificare elemente de siguranta card bancar .............................................................91

7.2 Restituire valoare retur- OP ........................................................................................92

7.3 Model aprobare cerere avans spre decontare .............................................................93

7.4 Borderou predare tichete cadou ..................................................................................94

7.5 Borderou decont avans ...............................................................................................95

Flanco Retail SA


Pag. 4 / 100

Precizri:



7.6 Centralizator retururi marfa NIR ................................................................................96

7.7 Grafic de predare/trimitere numerar la banca ............................................................97

7.7.1 Colectare prin BRD ..............................................................................................97

7.7.2 Colectare prin ING ...............................................................................................98

7.7.3 Depunere la banca ..............................................................................................99

7.8 Comanda de client .................................................................................................... 100

Flanco Retail SA


Pag. 5 / 100

Precizri:



1 Scop Prezenta instructiune de lucru descrie fluxul de activitate la casa de marcat, circuitul

documentelor rezultate din procesul de vanzare si modul de operare al vanzarii in programul

Navision.

Flanco Retail SA


Pag. 6 / 100

Precizri:



2 Domeniu de aplicare Aceasta instructiune de lucru se aplica de catre toate persoanele care participa la procesul de

vanzare ( ex. consilieri vanzari, casieri, DM, administrator, etc.)

Flanco Retail SA


Pag. 7 / 100

Precizri:



3 Definitii si prescurtari specifice DM= Director Magazin

DAM=Director Adjunct Magazin

CUI= Cod unic de inregistrare

GAI=Garantie All Inclusive

CM=Client Manager

CV=Consilier de vanzari

HD=Home Delivery (livrare la domiciliu)

GAI este un serviciu pe care Flanco Retail il acorda clientilor sai, contra cost, pentru anumite

grupe de produse, constand intr-o garantie suplimentara acordata de producator

NIR=Nota Intrare Receptie

Flanco Retail SA


Pag. 8 / 100

Precizri:



4 Descrierea activitatilor de vanzare

4.1 Initiere vanzare Infopoint

1. Vanzarea produselor se poate face direct la casa de marcat sau poate poate fi initiata

de consilierul de vanzari la InfoPoint .

2. Consilierul de vanzari care preia clientul, il va consilia pana la finalizarea vanzarii.

3. In situatia in care pentru anumite produse, angajatul nu detine suficiente informatii, va

solicita ajutorul unui coleg.

4. Pentru a se evita situatiile in care casierul selecteaza din baza de date alte produse

decat cele dorite de client este recomandat sa se initieze vanzarea la InfoPoint, in urmatoarele

situatii:

a. Clientul opteaza pentru transport gratuit;

b. Marfa este ridicata ulterior vanzarii de catre client;

c. Marfa este vanduta din depozitul HD;

d. Marfa nu este etichetata corespunzator sau codul EAN nu este accesibil pentru

scanare.

4.1.1 Initiere vanzare in meniul Navision

1. Initierea vanzarii se realizeaza accesand optiunea Meniu Vanzare din meniul Operare

magazin.

2. In fereastra afisata, angajatul selecteaza Logon dupa care introduce codul si parola

proprie.

Flanco Retail SA


Pag. 9 / 100

Precizri:



3. Dupa validarea ID-ului, casierul selecteaza butonul Vanzare din magazin daca vanzarea

se face din gestiunea magazinului sau Vanzare din HD daca marfa se vinde din depozit.

4. Din fereastra care este afisata de sistem, casierul cauta produsele in baza de date sau

scaneaza produsele cu cititorul de cod bare.

Flanco Retail SA


Pag. 10 / 100

Precizri:



5. Cand se doreste cautarea produselor se selecteaza Cautare din magazin

6. Cautarea produsului se poate face dupa urmatoarele criterii:

a. Denumire produs, se selecteaza butonul Cautare denumire produs

b. Cod produs, se selecteaza butonul Cautare cod produs

c. Descriere produs, se selecteaza butonul Cautare search description

Flanco Retail SA


Pag. 11 / 100

Precizri:



7. Dupa identificarea produsului, se verifica stocul produsului, informatie care se gaseste in

campul Stock, apoi selectand linia se adauga produsul folosind butonul Selectare produs.

8. Pentru identificarea produsului se va tine cont de toate caracteristicile produsului pentru

a se evita eventuale inversari.

9. Pentru cautarea si adaugarea altor produse se folosesc aceeasi pasi.

10. In momentul selectarii produsului, sistemul preia produsul cu cantitate 1, iar daca se

doreste modificarea cantitatii se selecteaza linia articolului si se apasa butonul Schimba

cantitate

11. Sistemul afiseaza o fereastra unde se poate introduce noua cantitate.

Flanco Retail SA


Pag. 12 / 100

Precizri:



12. Pentru anularea unui articol introdus se selecteaza linia care se doreste a se anula si se

apasa butonul Anulare produs.

13. Pentru a introduce ID-ul de Sale, angajatul selecteaza linia cu produsul, apasa butonul

Introducere ID vanzator si compleaza campul Enter Sales Personal Number.

14. Dupa introducerea ID sistemul afiseaza mesajul Do you to want complete

Salesperson only this line? Yes NO, daca se apasa NO fiecarei linii ii este atribuit acelasi ID.

Flanco Retail SA


Pag. 13 / 100

Precizri:



15. Dupa introducerea tuturor articolelor dorite de client, angajatul suspenda vanzarea prin

apasarea butonului Finalizarea comanda (suspendare)

16. Sistemul afiseaza mesajul Do you want to suspend the transaction?, angajatul

selecteaza optiunea 1=Yes dupa care este afisat numarul comenzii.

Flanco Retail SA


Pag. 14 / 100

Precizri:



17. Vanzarea va fi reluata la casa de marcat de catre casier, clientul indicand numarul

tranzactiei.

18. Daca dupa suspendarea tranzactiei, clientul mai doreste si alte articole acestea pot fi

adaugate de consilierul de vanzari in comanda clientului, la InfoPoint, folosind tasata Reia

comanda sau la casa de marcat.

4.1.2 Emitere ulterioara factura fiscala

1. Din meniul Nav instalat la InfoPoint se poate emite factura fiscala ulterior emiterii bonului

fiscal. Se poate emite factura ulterioara doar in ziua in care s-a emis bonul fiscal.

2. Pentru emiterea facturii fiscale se apasa butonul Emitere factura

3. Apoi in campul afisat de sistem se introduce ID-ul persoanei care emite factura

ulterioara si se apasa ENTER.

Flanco Retail SA


Pag. 15 / 100

Precizri:



4. Sistemul solicita introducerea numarului de bon pentru care se doreste emiterea facturii

fiscale.

! Emiterea de facturi ulterior se va face numai pentru bonuri inregistrate in aceeasi zi si numai

pentru bonuri emise de magazinul curent.

5. Numarul bonului se regaseste in partea stanga-jos, marcat in imaginea de mai jos dupa

care se apasa ENTER

6. Daca bonul este emis de alt magazin sau in alta zi, sistemul va returna eroarea de mai

jos:

7. Se va cauta clientul in lista afisata sau se va introduce client nou daca nu exista creat.

Flanco Retail SA


Pag. 16 / 100

Precizri:



8. Pentru livrare la domiciliu se va bifa daca livrarea se va face la adresa de facturare sau

la alta adresa.

9. Pentru clienti noi, se va bifa in momentul crearii clientului.

10. Pentru clienti existenti se va cauta clientul, se va apasa butonul Modificare date client,

iar in forma care se va deschide cu datele clientului se vor completa datele de livrare, se apasa

la final butonul Modificare date client

Flanco Retail SA


Pag. 17 / 100

Precizri:



11. Se selecteaza clientul.La mesajul de generare fisa de transport se va selecta YES.

4.2 Vanzare utilizand casa de marcat

1. Cand un client se prezinta la Case pentru achitarea produselor achizitionate se pot

intalni urmatoarele situatii:

a. Clientul prezinta produsele la casa de marcat;

b. Vanzarea a fost initiata la InfoPoint si clientul nu prezinta niciun produs la casa de

marcat;

c. Vanzarea a fost initiata la InfoPoint si clientul prezinta produsele la casa de marcat.

2. Pentru a opera vanzarea in Nav, casierul acceseaza optiunea Meniu Vanzare din meniul

Operare magazine

3. In fereastra afisata, angajatul selecteaza Logon dupa care introduce codul si parola

proprie.

Flanco Retail SA


Pag. 18 / 100

Precizri:



4. Dupa validarea ID-ului, sistemul afiseaza meniul de vanzare, unde se selecteaza

butonul Incepe vanzare pentru a putea scana produsele cu cititorul de coduri de bare sau cauta

produsele in baza de date.

! Scanarea produselor este prioritara, cautarea unui articol in baza de date se va

face doar in situatia in care codul EAN nu poate fi citit (ex. cod deteriorat, cod lipsa,

produs voluminos).

Flanco Retail SA


Pag. 19 / 100

Precizri:



5. Cand se doreste cautarea produselor, in functie de locul de unde este vanduta marfa se

poate selecta Cautare din magazin sau Cautare din HD.

6. Butonul Cautare din magazin se va apasa cand marfa se vinde din stocul magazinului

iar Cautare din HD cand marfa se vinde din stocul existent in depozitul HD.

7. Cautarea produsului se poate face dupa urmatoarele criterii:

a. Denumire produs, se selecteaza butonul Cautare denumire produs

b. Cod produs, se selecteaza butonul Cautare cod produs

c. Descriere produs, se selecteaza butonul Cautare search description

Flanco Retail SA


Pag. 20 / 100

Precizri:



8. Dupa identificarea produsului, se verifica stocul, informatie care se gaseste in campul

Stock apoi selectand linia se adauga produsul folosind butonul Selectare produs.

9. Pentru cautarea si adaugarea altor produse se folosesc aceeasi pasi.

10. In momentul selectarii produsului, sistemul preia produsul cu cantitate 1, daca se

doreste modificarea cantitatii se selecteaza linia articolului si se apasa butonul Schimba

cantitate

11. Sistemul afiseaza o fereastra unde se poate introduce noua cantitate.

12. Pentru anularea unui articol introdus se selecteaza linia care se doreste a se anula si se

apasa butonul Anulare produs.

13. Pentru a introduce ID-ul de sale, angajatul selecteaza linia cu produsul si apasa butonul

Introducere ID vanzator si compleaza campul Enter Sales Personal Number.

14. Dupa introducerea ID sistemul afiseaza mesajul Do you want to complete

Salesperson only on this line? Yes NO, daca se apasa NO pe fiecare linie este atribuit

acelasi ID.

Flanco Retail SA


Pag. 21 / 100

Precizri:



15. Daca vanzarea nu se poate finaliza din diferite motive (ex. Casierul nu reuseste sa

identifice un anumit produs si solicita prezenta unui CV la casa de marcat) si la casa de marcat

asteapta si alti clienti pentru facturare, pentru a se evita un blocaj, casierul poate suspenda

tranzactia cu probleme si initia o noua vanzare. Suspendarea se face folosind butonul

Suspendare tranzactie

16. Vanzarea suspendata va fi reluata de casierul prin apasarea Reluare tranzactii

suspendate

4.2.1 Clientul prezinta produsele la casa de marcat

1. Casierul scaneaza fiecare cod al articolelor prezentate de client si se asigura ca

informatia afisata pe ecranul monitorului corespunde cu ce este fizic la casa de marcat.

2. In situatia in care, o anumita informatie, pret sau denumire articol, ridica suspiciuni se va

solicita prezenta la casa de marcat a DM/DAM-ul care va verifica corectitudinea vanzarii.

3. Daca articolele nu se pot scana cu cititorul de pret, se va face cautarea acestora in baza

de date. Modul de cautare articole in baza de date este descris la cap 4.1.1, alin 5-9.

4. In urma selectarii produselor, casierul se asigura ca ce urmeaza a se factura

corespunde fizic cu ceea ce este la casa de marcat.

Flanco Retail SA


Pag. 22 / 100

Precizri:



5. In situatia in care nu poate indentifica un produs, solicita ajutorul unei coleg responsabil

de categoria de produs.

6. Dupa introducerea tuturor produselor se apasa butonul Total

4.2.2 Vanzarea a fost initiata la InfoPoint iar clientul nu prezinta

nici un produs la casa de marcat

1. Clientul la casa de marcat indica casierului numarul vanzarii suspendate, iar aceasta

selecteaza butonul Reluare tranzactii suspendate iar sistemul afiseaza toate tranzactiile

suspendate si nepreluate.

2. Casierul va selecta linia care contine numarul indicat de client si apoi va apasa butonul

Reluare

3. In situatia in care sunt mai multe tranzactii suspendate, casierul poate folosi functia de

cautare, apasand butonul Cauta ID Suspendare (cautarea se poate realiza atat in functie de

nume client cat si de id tranzactie).

4. Dupa preluarea vanzarii, casierul solicita clientului sa confirme produsele ce urmeaza a

se factura

Flanco Retail SA


Pag. 23 / 100

Precizri:



5. In situatia in care clientul indica faptul ca o informatie nu corespunde casierul va solicita

prezenta la case a persoanei care a initiat vanzarea.

6. Daca produsele si cantitatile sunt confirmate de client se apasa tasta Total.

4.2.3 Vanzarea a fost initiata la InfoPoint si clientul prezinta

produse la casa de marcat

1. Casierul preia tranzactia parcurgand pasii descrisi la cap. 4.2.2

2. Dupa preluarea vanzarii, casierul verifica corespondenta intre marfa existenta la casa

de marcat si ceea ce urmeaza sa se factureze.

3. Orice neconcordata va fi lamurita cu angajatul care a initiat vanzarea.

4. Daca pe langa produsele care au existat in tranzactia preluata, clientul mai prezinta la

casa si alte produse, casierul le poate adauga prin scanare sau cautare in baza de date.

5. Daca produsele si cantitatile facturate corespund cu cele existente fizic la casa de

marcat se apasa tasta Total

4.2.4 Produsele facturate sunt livrate la domiciliul clientului

Produsele care urmeaza sa fie livrate la domiciliu vor fi marcate de casier prin selectarea liniei

produsului si apasarea butonului Schimba HD. In campul Home delivery va aparea o bifa.

Flanco Retail SA


Pag. 24 / 100

Precizri:



4.2.5 Emitere bon fiscal

1. Dupa apasarea tastei Total daca pentru produsele care urmeaza sa se factureze nu

este necesara factura fiscala (ex. nu este nevoie de garantie, clientul este persoana fizica etc)

iar clientul nu solicita factura, casierul apasa tasta Vanzare pe casa de marcat.

2. In situatia in care valoarea bonului este mai mica sau egala cu 100 EUR (curs mediu

4.4) si clientul solicita introducerea codului fiscal pe bon, casierul va apasa butonul Completare

cod fiscal client iar sistemul afiseaza campul in care se introduce codul fiscal al clientului.

3. Clientul poate folosi una sau mai multe din modalitatile de plata indicate mai jos, pentru

achitarea unui singur bon fiscal .

Flanco Retail SA


Pag. 25 / 100

Precizri:



4. Dupa introducerea primei modalitati de plata sistemul afiseaza balanta si se introduc

celelalte modalitati de plata.

5. Pe un singur bon fiscal pot exista toate cele trei modalitati de plata: numerar, tichet

cadou, card ( ex. Valoare bon=84,89, clientul a achitat 20 lei numerar, 10 lei Tichet Sodex si

54,89 lei card bancar)

4.2.5.1 Modalitate de plata numerar

1. Atunci cand clientul opteaza pentru modalitatea de plata numerar, casierul apasa tasta

Incasare Cash dupa care in campul Serie factura se introduce 1.

2. Dupa finalizarea tranzactiei se imprima bonul fiscal care este inmanat clientului.

Flanco Retail SA


Pag. 26 / 100

Precizri:



3. Daca in momentul verificarii banilor, casierul are suspiciuni ca o bancnota sau mai multe

bancnote sunt false, solicita prezenta DM/DAM la casa de marcat pentru solutionarea

problemei.

4. Casierul nu trebuie sa accepte bancnote deteriorate.

5. Conform OG 53/2008, persoana fizica care achizitioneaza marfa cu modalitatea de plata

numerar, cu valoare care depaseste echivalentul a 15.000 EUR la cursul BNR din ziua

respectiva, trebuie legitimata. O copie dupa actul de identitate si bonul fiscal este trimisa

departamentului Financiar Contabil.

4.2.5.2 Modalitate de plata card bancar

1. Atunci cand clientul opteaza pentru achitarea marfii cu modalitatea de plata card,

casierul solicita cardul clientului un act de identitate cu poza si se asigura ca respectivul client

este posesorul cardului apoi verifica elementele de siguranta ale cardului ( vezi 7.1).

2. In situatia in care clientul este posesorul cardului si elementele de siguranta nu ridica

suspiciuni casierul realizeaza tranzactia pe terminalul bancar.

Flanco Retail SA


Pag. 27 / 100

Precizri:



3. Daca unul din elementele de siguranta nu corespunde, se refuza tranzactia cu card si i

se solicita clientului sa achite marfa cu alta modalitate de plata.

4. Daca clientul refuza sa achite cu alta modalitate de plata se anuleaza tranzactia.

5. In magazin sunt mai multe terminale bancare, tranzactia se va efectua pe terminalul

aferent cardului prezentat de client ( ex. Card bancar BRD-tranzactia se realizeaza pe

terminalul BRD).

6. Daca clientul prezinta un card de la o banca pentru care nu exista terminal bancar in

magazin, tranzactia se va realiza pe terminalul prioritar, terminal bancar indicat de dep.

Financiar.

7. Pentru toate cardurile prevazute cu chip, tranzactiile trebuie initiate numai prin citirea

informatiilor inscrise pe chip-ul cardului, in caz contrar acceptantul este raspunzator pentru toate

tranzactiile efectuate prin citirea benzii magnetice.

8. Dupa efectuarea tranzactiei pe terminalul bancar, casierul verifica daca tranzactia a fost

acceptata de banca, ca suma inscrisa pe chitanta corespunde cu suma care trebuie achitata de

client, apoi solicita semnatura clientului pe exemplarul chitantei care este pastrat ca document

justificativ.

9. In Navision, casierul va apasa tasta Incasare Card dupa care sistemul va afisa o

fereastra unde se vor bifa urmatoarele campuri: Tip tranzactie,Tip card, Banca Emitenta, Pos

Incasare, in conformitate cu tranzactia realizata.

Flanco Retail SA


Pag. 28 / 100

Precizri:



10. Dupa selectarea respectivelor campuri si apasarea tastei Confirma apare campul in

care se introduce numarul chitantei .

11. Dupa introducerea numarului chitantei si 1 in campul serie factura se imprima bonul

fiscal care este inmanat clientului.

12. ! Este interzis a se inregistra in sistem alta modalitate de plata decat cea aleasa de

client avand ca scop valorificarea numerarului.

4.2.5.3 Modalitatea de plata Tichet Cadou

1. Sunt acceptate ca modalitate de plata doar tichetele cadou cu care compania are

contract.

Atentie! Nu se incaseaza tichete de masa sau tichete sociale.

Atentie! Nu se accepta tichetele cu mentiunea a se folosi in alte magazine (ex. A se utiliza

numai in magazinele Cora) sau tichete deteriorate.

! Este interzis a se inregistra in sistem tichete cadou care nu reprezinta plata unor

marfuri, avand ca scop valorificarea acestora ca numerar.

Inainte de incasare se verifica si perioada de valabilitate.

Atentie! Incasarea unui tichet cadou expirat presupune un minus de casa.

Flanco Retail SA


Pag. 29 / 100

Precizri:



2. Pentru introducerea pe casa de marcat a modalitatii de plata Tichet cadou casierul

apasa butonul Incasare Tichet cadou, dupa care sistemul afiseaza o fereastra de unde se poate

selecta tipul de tichet cu care a achitat clientul.

3. In situatia in care clientul achita cu un singur tip de tichet suma integrala a bonului, se

apasa butonul aferent tipului de tichet incasat fara a se tasta suma, NAV va considera toata

suma achitata cu tichete cadou de acelasi tip.

4. Daca se achita cu mai multe tipuri de tichete cadou, casierul va tasta valoarea totala a

fiecarui tip de tichet si va selecta butonul aferent tipului de tichet.

5. Dupa fiecare suma inregistrata casierul trebuie sa indice si numarul de tichete, in campul

numar tichete cadou fara a fi nevoie introducerea seriei tichetelor.

6. Daca valoarea facturii este mai mare decat valoarea tichetelor pe care clientul doreste

sa le utilizeaze, diferenta se va incasa cu alta modalitate indicata de client.

4.2.6 Emitere factura fiscala

1. In cazul care este necesar imprimarea facturii fiscale, casierul selecteaza butonul

Vanzare pe factura fiscala iar sistemul afiseaza campul de selectare/ introducere client.

Flanco Retail SA


Pag. 30 / 100

Precizri:



2. In situatia in care clientul este in baza de date se selecteaza folosind tasta Cautare

client existent iar cautarea se poate face dupa urmatoarele criterii:

a. Nume client /denumire firma;

b. Cod numeric personal;

c. CUI;

3. Dupa gasirea clientului, folosind unul din criteriile de selectare de mai sus, pentru

adaugarea clientului se tasteaza Selectare client si se continua cu selectarea tipului de

incasare.

4. Atunci cand clientul nu este in baza de date casierul apasa tasta Introducere client nou

si se deschide o fereastra in care se completeaza obligatoriu toate campurile.

Flanco Retail SA


Pag. 31 / 100

Precizri:



5. Dupa completarea datelor se apasa butonul Create customer si se continua facturarea.

6. Pentru situatiile in care marfa este transportata clientului este necesara imprimarea fisei

de transport.

7. Pentru completarea fisei de transport se apasa tasta Modificare date client unde se

completeaza/modifica datele din fisa de transport; modul de completare al fisei de transport este

descris la cap.4.12.6 Fisa de transport.

Flanco Retail SA


Pag. 32 / 100

Precizri:



8. Dupa completarea fisei de transport, casierul apasa tasta Selectare tip incasare si

introduce modalitatea de plata cu care doreste sa achite clientul.

9. Clientul poate achita cu urmatoarele modalitati de plata: numerar, card, tichet cadou,

ordin de plata, credit.

10. Pentru modul de operare incasare numerar, card si tichete cadou a se vedea capitolele

4.2.5.1 Incasare numerar, 4.2.5.2 Incasare modalitate de plata card bancar, 4.2.5.3 Incasare

modalitate de plata tichete cadou.

11. Atunci cand se selecteaza optiunea Vanzare pe factura fiscala tranzactia se poate

achita cu una sau mai multe modalitati de plata; dupa introducerea unui tip de incasare,

sistemul afiseaza balanta (valoarea pe care o mai are de achitat clientul) iar casierul introduce

cealalta/celelalte modalitate/modalitati de plata.

! Incasarile in numerar de la o singura persoana juridica nu pot depasi plafonul de 5.000

Ron/zi. In cazul in care valoarea facturii de vanzare depaseste aceasta suma, diferenta va fi

achitata de client prin circuit bancar cu OP. Este interzisa incasarea fragmentata cu numerar

a sumelor ce depasesc 5.000 RON.

12. Pentru un bon fiscal se poate emite factura ulterioara doar in aceeasi zi. Factura

ulterioara se emite din meniul de InfoPoint selectand butonul Emitere factura modul de

operare in NAV este descris la cap.4.1.2 Emitere factura ulterioara

13. Atunci cand clientul solicita emitere de factura fiscala intr-o data ulterioara decat cea in

care s-a emis bonul fiscal, casierul va inregistra un retur de marfa si revanzare cu emitere

factura fiscala.

Flanco Retail SA


Pag. 33 / 100

Precizri:



4.2.6.1 Modalitate de plata OP

1. Clientii care doresc sa achite marfa cu modalitatea de plata OP sunt informati de catre

consilierul de vanzari ca vor intra in posesia produselor dupa ce banii vor intra in contul Flanco.

2. Pentru produsele ce se doresc a se achizitiona, clientului i se intocmeste factura fiscala

iar acestea sunt depozitate separat de marfa vandabila pana la ridicare/ livrare de catre/catre

client.

3. Pentru a realiza transferul bancar clientiilor le sunt indicate conturile bancare care se

regasesc in antetul facturii fiscale. In cazul in care clientul este bugetar (MAPN, MI, scoli,

spitale, gradinite, etc) ii este transmis contul RO72TREZ4215069XXX007146, deschis la

Trezoreria Ilfov.

4. Dupa ce conducerea magazinului este informata, pe e-mail, de catre dep Contabilitate,

ca banii au intrat in contul Flanco, clientul este informat ca poate ridica marfa/ ca i se livreaza

marfa.

5. Daca ordinul de plata nu este confirmat de dep. Contabilitate in maxim 5 zile,

conducerea magazinului va solicita casierului sa inregistreze retur de marfa iar marfa depozitata

va fi repusa la vanzare. In cazuri exceptionale, se va pastra in sold o factura mai mult de 5 zile

doar cu aprobarea Directorului Zonal, dar nu se vor depasi 20 zile de sold client.

6. Dupa scanarea/selectarea produselor, selectarea clientului, a tipului de incasare,

casierul apasa tasta Incasare OP , sistemul afiseza introducere numar factura si se apasa 1

si enter.

4.2.6.2 Modalitate de plata Credit

1. Cand la casa de marcat un client se prezinta cu o fisa de creditare, casierul selecteaza

tasta Incasare prin Credit, selecteaza produsul financiar existent pe foaia de creditare apoi

finalizeaza tranzactia prin introducere 1 in campul introducere numar factura

Flanco Retail SA


Pag. 34 / 100

Precizri:



2. Fisa de creditare se pastreaza de catre casier ca document justificativ si se preda la

sfarsitul programului de lucru.

4.2.7 Anulare articol

Daca pe parcursul scanarii/selectarii produselor, casierul constata ca un produs a fost adaugat

eronat in tranzactie, acesta poate fi anulat folosind tasta Anuleaza produs produsul care a fost

anulat este marcat cu rosu.

4.2.8 Anulare modalitati de plata sau tranzactie

1. Daca se introduce o modalitate de plata eronata se poate anula tipul de incasare

folosind butonul Anuleaza tip plata.

2. Daca s-a introdus toata valoarea bonului, inainte de a se introduce numarul facturii, se

apasa butonul anuleaza tip plata si tasta Inapoi sistemul afiseazand mesajul Do you want to

cancel this line?; se apasa Yes si linia este anulata.

3. Daca s-a introdus doar o parte din valoarea facturii/bonului se selecteaza linia cu

modalitatea de plata si se apasa Anuleaza tip vanzare, linia anulata este marcata cu rosu.

Flanco Retail SA


Pag. 35 / 100

Precizri:



4. In situatia in care se doreste anularea tranzactiei se apasa butonul Anuleaza vanzarea

Aceasta functie se poate folosi inainte de a se introduce modalitatea de plata.

4.2.9 Vanzare Garantie All Inclusive (GAI)

In reteaua de magazine Flanco, clientul dispune de serviciul Garantie All Inclusive, care se

poate acorda la facturarea produsului, ulterior facturarii pentru un produs achizitionat de la

Flanco sau pentru un produs achizitionat din alt magazin decat Flanco.

4.2.9.1 Facturare GAI pe aceeasi factura cu produsul de baza

1. In momentul in care casierul introduce un produs care dispune de GAI sistemul va afisa

lista cu produse complementare printre care si serviciile Garantie all inclusive aferente

produsului in functie de pretul acestuia. (ex:produs de baza cod 63032 pret 1149,90 ron.)

Flanco Retail SA


Pag. 36 / 100

Precizri:



2. Casierul selecteaza serviciul de Garantie All Inclusive dorit de client (cazul nostru cod

69847-GAI 3 ani).

3. Sistemul afiseaza o fereastra unde se va introduce seria produsului;

4. Daca nu se introduce seria, la finalul facturarii, sistemul va afisa un mesaj pentru a se

introduce seria.

5. Daca nici in aceasta etapa seria produsului nu este introdusa, sistemul nu va emite

certificat de Garantie All Inclusive.

6. Dupa ce se introduce seria produsului, casierul apasa tasta Enter iar sistemul asociaza

GAI produsului de baza, seria produsului fiind validata.

7. Facturarea se continua in mod normal (vezi cap. 4.1 Vanzare casa de marcat) iar la

finalul facturarii sistemul va imprima factura fiscala si certificatul de Garantie All inclusive

aferent, dupa ce a fost afisat mesajul de confirmare sau declinare serie.

Flanco Retail SA


Pag. 37 / 100

Precizri:



4.2.9.2 GAI pentru un produs facturat anterior in magazinele Flanco

1. In aceast caz se disting doua situatii:

a. Factura cu produsul de baza s-a facut in acelasi magazin Flanco unde se solicita

serviciul Garantie All Inclusive;

b. Factura cu produsul de baza s-a facut in alt magazin Flanco, decat cel in care se

solicita serviciul Garantie All Inclusive.

2. In oricare din cele doua situatii, cand clientul solicita acest serviciu trebuie sa prezinte

factura fiscala sau bonul fiscal care s-a emis pentru produsul de baza.

3. Daca clientul prezinta factura fiscala se parcurg urmatorii pasi:

a. casierul va apasa butonul Vanzare GAI pentru alta factura iar sistemul va afisa o

fereastra de unde va selecta Produsul de baza se gaseste pe o factura Flanco

Flanco Retail SA


Pag. 38 / 100

Precizri:



b. Dupa apasarea tastei OK sistemul afiseaza o fereastra unde casierul introduce

numarul facturii.

c. Dupa apasarea tastei Enter sistemul afiseaza datele din factura de vanzare iar in

campul marcat, se introduce codul NAV al articolului pentru care se doreste

acordarea garantiei.

Flanco Retail SA


Pag. 39 / 100

Precizri:



d. In campul destinat pentru introducerea codului NAV casierul introduce codul

articolului la care se doreste garantie all inclusive (ex.78712) apoi apasa tasta

Enter.

e. Sistemul va cere selectarea perioadei serviciului achizitionat (se tasteaza 2,3 sau 4).

f. Dupa introducerea perioadei de garantie se apasa Enter, iar sistemul va adauga in

factura serviciul de garantie.

g. ! Valoarea serviciului inserat este calculata din valoarea de vanzare a produsului la

data achizitionarii (daca produsul are reducere in momentul achizitionarii produsului,

aceasta nu este luata in considerare).

Flanco Retail SA


Pag. 40 / 100

Precizri:



h. In situatia in care clientul achizitioneaza si alte produse, facturarea acestora se va

realiza conform procedurii de vanzare.

i. Dupa apasarea tastei Total sistemul va afisa un mesaj prin care se solicita

introducerea seriei articolului.

j. Daca se completeaza seria, dupa inchiderea tranzactiei se va imprima certificatul de

garantie impreuna cu factura fiscala.

k. Daca nu se completeaza seria produsului, sistemul nu va imprima certificatul de

garantie.

4. Atunci cand clientul prezinta bon fiscal casierul va proceda astfel:

a. Va apasa tasta Vanzare GAI pentru alta factura, va selecta optiunea Produsul de

baza se gaseste pe un bon fiscal Flanco, dupa care va introduce in ferestrele

afisate numarul bonului fiscal in campul Nr. Bon fiscal, apoi seria casei in

campul Serie Casa . Seria casei de marcat se regaseste in partea de jos a bonului

fiscal, sub forma MB 0001234/BV000456.

b. In continuare va urma pasii descrisi mai sus, alin.3 , pct. c-i.

5. Pentru situatia in care factura/ bonul fiscal este emis in alt magazin Flanco, decat in cel in

care se solicita Garantia All inclusive, casierul va proceda dupa caz, cf alin.3 sau alin.4.

Flanco Retail SA


Pag. 41 / 100

Precizri:



4.2.9.3 Garantie All Inclusive pentru un produs facturat in alt

magazin decat Flanco

1. Cand clientul solicita garantie all inclusive pentru un produs achizitionat din alt magazin

decat Flanco, casierul dupa apasarea butonului Vanzare GAI pentru alta factura va selecta

optiunea Produsul de baza a fost achzitionat din afara retelei Flanco.

2. Sistemul afiseaza o fereastra in care casierul trebuie sa introduca datele de achizitie

ale produsului, informatie care se regaseste pe factura/ bonul fiscal al clientului.

3. Toate campurile sunt obligatorii si au validari, certficatul de garantie se va imprima cu

datele care sunt introduse.

4. In cazul in care campul introduceti cod intern Flanco este completat cu cod NAV

(produsul exista in nomenclator), pe certificat se va imprima descrierea interna a produsului, nu

cea completata manual la campul introduceti denumirea produsului.

5. Dupa completarea tuturor campurilor se apasa tasta ENTER.

6. Sistemul va afisa o fereastra de confirmare introducere date.

Flanco Retail SA


Pag. 42 / 100

Precizri:



7. Casierul confirma mesajul si se continua facturarea in mod normal (vezi cap.4.1

Vanzare casa de marcat).

4.2.10 Vanzare articol cu discount

4.2.10.1 Discount M

1. Butonul Discount se va folosi de catre casier, pentru acordarea unei reduceri de pret

produsului sub forma de procent sau suma.

2. Discountul va fi introdus pe casa de marcat numai dupa ce DM/DAM isi da acordul,

acordul acestuia va fi consemnat prin parola, valoarea reducerii nu poate fi mai mare de 7% din

valoarea produsului selectat si se acorda numai daca exista buget.

3. Pentru acordarea unui discount sub forma de valoare, casierul in campul Item No

introduce valoarea care se acorda si apoi apasa butonul Discount M suma de produs.

4. Procentul discountului se va introduce in campul Item No si se pasa butonul Discount

M % pe produs

5. In situatia in care nu mai exista buget va aparea mesajul: Nu exista buget pentru

reduceri.

Flanco Retail SA


Pag. 43 / 100

Precizri:



6. Nu se acorda discount la produsele care fac parte din alte promotii sau daca produsul

respectiv are un pret special.

7. Este interzisa acordarea mai multor discount-uri pe aceeasi factura.

4.2.10.2 Reducere Voucher Flanco

1. Butonul reducere Voucher Flanco este accesat de catre casier in momentul in care

clientul prezinta la casa de marcat o factura pe care este indicat ca beneficiaza de un discount

pentru achizitionarea unui anumit produs.

Exemplu text Felicitari! Ai primit un voucher 312,48 lei. Acesta poate fi folosit in perioada

20.03-14.04.2013 pentru achizitionarea de produse din categoria TV LED/PLASMA.

Voucher Flanco Seria FLR153152004225670740520351

2. Dupa introducerea produsului care beneficiaza de discount, casierul apasa butoanele

Discount Voucher Flanco, dupa care in ecranul afisat introduce seria voucherului.

Flanco Retail SA


Pag. 44 / 100

Precizri:



4.2.10.3 Discount delistare

1. Articolele delistate se pot vinde cu reducere de pret prin accesarea butoanelor Discount

Discount Delistare.

2. Pentru un produs delistat, marcat in Navision cu culoare rosie, se aplica reducerea

procentuala, numai dupa ce DM/DAM valideaza tranzactia prin parola proprie.

4.2.10.4 Discount 5% card Astra

1. Discountul Astra in procent de 5 % se aplica clientilor posesori de card Astra.

2. Casierul pentru acordarea discountului, in situatia in care un client face dovada la casa

de marcat ca este posesor de card Astra, va apasa butoanele Discount Discount 5% card

Astra, sistemul solicita introducerea seriei de card Astra. Seria de card se regaseste pe cardul

clientului.

3. Beneficiaza de discount 5% articolele care nu fac parte din promotii active sau care nu

beneficiaza de alte discounturi.

4. Validarea tranzactiei se va face de DM/DAM prin parola proprie.

Flanco Retail SA


Pag. 45 / 100

Precizri:



4.2.11 Giftcarduri (carduri cadou)

4.2.11.1 Generare Giftcard

1. Giftcard reprezinta un serviciu prin care un client poate achizitiona o valoare pe care o

poate face cadou sau o poate folosi ulterior.

2. Suma respectiva poate fi folosita pentru achizitionarea oricarui produs din magazinele

Flanco Retail.

3. Serviciului ii este atribuit un cod Navision 66904 iar valoarea cu care se doreste

incarcarea cardului este introdusa de catre casier in momentul achizitionarii.

4. Pentru facturarea acestui serviciu casierul, dupa apasarea tastei Incepe vanzarea in

campul Item number, introduce codul serviciului (66904) dupa care sistemul afiseaza o

fereastra in care se introduce suma cu care clientul doreste sa incarce cardul.

5. In situatia in care clientul doreste sa achizitioneze si alte produse, acestea sunt

adaugate, dupa care se atribuie ID angajatului care a realizat vanzarea.

6. Dupa apasarea tastei Total se selecteaza Vanzare pe factura fiscala dupa care se

selecteaza sau adauga clientul, apoi se apasa butonul Genereaza/ Foloseste Giftcard si se

selecteaza optiunea Generare giftcard.

Flanco Retail SA


Pag. 46 / 100

Precizri:



7. Dupa ce se apasa tasta OK sistemul afiseaza o fereastra in care se vor completa

obligatoriu toate datele:

Flanco Retail SA


Pag. 47 / 100

Precizri:



a. Codul GiftCardului - se introduce manual acesta trebuie sa aiba intre 10 si 12

caractere

b. Numele si prenumele: se introduce numele persoanei pentru care se achizitioneaza

GiftCardul (poate fi diferit de cel al clientului de pe factura);

c. Judet;

d. Oras;

e. Adresa completa;

f. CNP/CUI se va complete in functie de tipul persoanei fizica- CNP sau persoana

juridical-CUI;

g. E-mail - se va completa adresa de email , obligatoriu trebuie sa contina @ si

.(punct));

h. Telefon - se introduce un numar de telefon.

8. Dupa completarea tuturor datelor se apasa tasta ENTER.

9. ! Daca apare vre-un mesaj de eroare se completeaza inca o data datele!

10. Sistemul afiseaza un mesaj de validare informatii.

Flanco Retail SA


Pag. 48 / 100

Precizri:



11. Daca datele sunt introduse corect se confirma mesajul.

12. Se continua facturarea in mod normal cu Selectarea tipului de plata iar dupa finalizarea

tranzactiei se imprima bonul fiscal si factura fiscala.

! Nu se va suspenda tranzactia dupa acest pas; daca se va suspenda cardul va fi anulat

automat.

4.2.11.2 Utilizare Giftcard

1. Pentru a se putea utiliza valoarea inregistrata pe giftcard, clientul trebuie sa prezinte

obligatoriu gift cardul.

2. Dupa apasarea tastei Incepe vanzarea casierul scaneaza/selecteaza produsele pe care

clientul doreste sa le achizitioneze, introduce ID-ul angajatului, apasa butonul Total, apoi

vanzare pe factura fiscala, selecteaza clientul, dupa care apasa butonul Generare/ Folosire

GiftCard si selecteaza optiunea Foloseste GiftCard.

3. In campul afisat de sistem se introduce seria cardului.

4. Dupa verificarea numarului de card sistemul va afisa mesaj de confirmare date.

Flanco Retail SA


Pag. 49 / 100

Precizri:



5. Daca datele sunt corecte se confirma mesajul si se va insera automat o linie cu valoarea

care era incarcata pe giftcardul respectiv.

6. In situatia in care numarul giftcardului a fost folosit la achitarea altei facturi, va aparea

mesaj de eroare.

7. Daca clientul are mai multe giftcarduri se reiau pasii apasandu-se butonul

Generare/folosire giftcard

8. Dupa introducerea noului gift card se continua tranzactia prin selectarea tipului de

incasare si la finalul tranzactiei se imprima bonul fiscal si factura fiscala.

Flanco Retail SA


Pag. 50 / 100

Precizri:



4.2.12 Vanzare articole BIN Display

1. In situatia in care un client doreste sa achizitioneze un articol al carui stoc este egal cu 1

si respectivul articol are atribut de Display, pentru a putea face vanzarea casierul trebuie sa

mute produsul din BIN Display in BIN Vandabil.

2. Dupa apasarea tastei Incepe vanzare casierul va selecta butonul Muta Display in

Vandabil; sistemul afiseaza o fereastra in care trebuie sa se introduca codul NAV al produsului.

3. Dupa introducerea codului, sistemul verifica stocul actual al produsului ( actual =

receptionat - selectat in facturare pe tranzactia curenta selectat in facturare pe orice alta

tranzactie din magazin - cantitate vanduta si nepostata pe sediu).

4. In situatia in care rezultatul este mai mare decat 1, sistemul nu va permite mutarea.

5. ! Verificarea stocului se face doar pe BIN Vandabil si tine cont si de locatiile WH si HD.

6. In situatia in care cantitatea este egala cu 1, sistemul va face automat mutare din bin

DISPLAY in Vandabil, urmand a fi selectat direct in facturare prin apasarea butonului Cautare si

selectare cod Navision sau prin tastarea codului de Navision al produsului.

Flanco Retail SA


Pag. 51 / 100

Precizri:



7. Dupa adaugarea produsului, facturarea se continua asa cum este descris la cap. 4.2

Vanzare utilizand casa de marcat.

Flanco Retail SA


Pag. 52 / 100

Precizri:



4.2.13 Completare fisa de transport

1. Atunci cand clientul solicita transport gratuit casierul trebuie sa imprime la facturarea

produselor si fisa de transport.

2. Fisa de transport se imprima prin selectarea butonului Modificare date transport client,

buton care se poate vizualiza dupa selectarea tipului de incasare Vanzare cu factura fiscala

3. Pasii pe care casierul trebuie sa-i parcurga pana la selectare Modificare date transport

client sunt descrisi la cap 4.2 Vanzare utilizand casa de marcat.

4. Dupa apasarea butonului Modificare date transport client apare fereasta unde se pot

vizualiza datele de facturare si livrare ale clientului.

5. Adresa de facturare poate fi aceeasi cu adresa de livrare sau poate fi diferita.

6. Daca adresa de livrare este alta decat cea de facturare se vor completa datele in campul

dedicat Livrare la alta adresa: judet, oras, tip adresa (la bloc, la casa), strada, nr., bloc, scara,

etaj, apartament, interfon.

7. Este important a se completa corect datele pentru a se putea realiza livrarea la

domiciliu;

8. In campul data livrare se va completa data la care se livreaza marfa clientului (data

agreata impreuna cu acesta) .

Flanco Retail SA


Pag. 53 / 100

Precizri:



9. Selectand optiunea Modificare date client, fisa de transport se va imprima in doua

exemplare.

10. Daca fisa de transport este imprimata ulterior facturarii, pentru generarea ei trebuie sa

se introduca parola in campul aferent.

4.2.13.1 Generare fisa transport dupa facturare

1. Pentru generarea unei fise de transport ulterior facturarii se merge in meniul Operare

magazin se selecteaza Lista vanzari si se cauta factura.

2. Dupa identificarea facturii apasa Transaction, apoi Sales Entries si apasand butonul

Schimba HD se bifeaza automat campul Home Delivery.

Flanco Retail SA


Pag. 54 / 100

Precizri:



3. Se paraseste ecranul si se acceseaza meniul Modificare Date Client unde se cauta

factura, apoi se merge in tab-ul Adresa livrare unde sunt completate datele clientului, se

introduce parola care este cunoscuta doar de membrii conducerii magazinului, apoi se introduce

ID de CV si apasa Generare fisa transport.

4.2.14 Facturare clienti WEB

1. Clientii web sunt clientii care achizitioneaza produse de pe site-ul Flanco. Comenzile

web sunt gestionate de departamentul Sales Online.

2. Pentru fiecare comanda online, persoana care gestioneaza comenzile WEB, intocmeste

o factura proforma dupa care trimite pe e-mail magazinului (magazinul care are pe stoc marfa

Flanco Retail SA


Pag. 55 / 100

Precizri:



si este cel mai aproape de adresa de livrare a clientului) informatii despre client in urmatorul

format:

Numar Proforma (NV-COM0042727

Numar Comanda WEB: (041762)

Obervatii livrare comanda

Nume Cllient Tip plata Observatii comanda Data livrare Adresa de livrare

Persoana de

contact

Nume

agent sediu

Sebastian

Savulescu Ramburs

plata se va face la livrare

tel 0734.666.555

aprilie 22

2013

Ploiesti,

SoldatErou arhip

Nicolae, nr 4, Bl

61,ap.8

Sebastian

Savulescu

Anda

Turculet

3. Factura proforma contine urmatoarele date:

a. Nume si prenume client

b. Denumire produse

c. Valoare produse

d. Modalitate de plata ( ex. op, credit , ramburs)

e. Taxa de transport pentru comenzile cu valoare mai mica de 200 lei si care se

livreaza la domiciliul clientului prin curier (acolo unde este cazul).

f. Observatii

4. In situatia in care marfa este ridicata de client din magazin si plata produselor se va face

la ridicare casierul va selecta, pentru inregistrarea vanzarii, comanda clientului din meniul

Proforme. Selectarea comenzii se poate face dupa nume client sau numar comanda.

Flanco Retail SA


Pag. 56 / 100

Precizri:



5. Dupa selectarea comenzii si introducerea numarului de AWB (in cazul in care nu este

necesara completarea unui AWB in acest camp se va completa x) se vor urma pasii descrisi la

cap. 4.2.6 Emitere factura fiscala, iar modalitatea de plata cu care se va inchide factura va fi cea

indicata.

6. In situatia in care marfa este livrata la client prin curier, in campul Obsevatii, persoana

responsabila din dep Sales Online, va indica daca marfa a fost achita de client online sau va fi

achitata la livrare.

7. Pentru comenzile achitate ramburs, persoana desemnata sa intocmeasca AWB, va

completa AWB in campurile aferente platii la destinatie si asigurarii coletului si va inchide

vanzarea cu modalitate de plata Cash on delivery.

8. Daca de la dep. Sales Online s-a primit informatia ca marfa a fost achitata online, pe

foaia pe AWB nu se va mai completa mentiunea Cash on delivery dar se va completa

campul aferent asigurarii coletului.

9. Vanzarea comenzii se va face prin preluarea facturii proforme, introducerea numarului

de AWB si inchiderea tranzactiei cu modalitatea de plata OP.

10. Casierul va pastra o copie a facturii proforme ca document justificativ pentru incasarea

cu modalitatea de plata OP.

11. In situatia in care marfa nu este in stocul nici unui magazin, persoana din departamentul

online, trimite pe e-mail conducerii magazinului care este cel mai apropiat de adresa clientului,

Flanco Retail SA


Pag. 57 / 100

Precizri:



factura proforma pentru realizarea vanzarii, cu specificatia ca marfa va fi transferata scriptic

din depozit.

12. Conducerea magazinului, dupa ce vizualizeaza transferul de marfa, solicita persoanei

responsabile de receptia de marfa sa inregistreze respectivul transfer scriptic.

13. Dupa inregistrarea transferului de marfa se completeaza AWB-ul, indicandu-se in AWB

adresa locului de ridicare colet, in acest caz depozitul si modul de plata, dupa cum este

specificat in proforma.

14. Modul de facturarea comanda online si circuitul documentelor este descris la alin 9, 10.

15. In situatia in care in termen de 5 zile de la solicitarea departamentului Sales Online de

facturare marfa client WEB nu se confirma si livrarea catre client, DM-ul solicita casierului

stornarea facturii de vanzare si repunerea marfii la vanzare.

4.3 Returul de marfa

1. Returul de marfa se realizeaza daca este intalnita una din situatiile :

a. Clientul returneaza un produs in 31 de zile;

b. Incasare gresita;

c. Refacturare persoana juridica;

d. Produs neconform;

e. Produs defect.

4.3.1 Conditii retur client

1. Cand un client se prezinta in magazin si solicita returnarea unui produs, casierul care

preia clientul, solicita acestuia sa-i prezinte actele cu care a achizitionat produsul (bon fiscal/

factura fiscala) si sa indice motivul pentru care doreste returul.

2. In situatia in care clientul indica motivul returului retur 31 zile, se accepta returul de

marfa doar daca produsul este intact, in ambalaj original si nu face parte din urmatoarele

categorii de produse: laptopuri, Ihone, Ipad, tablete, produse de uz personal.

Flanco Retail SA


Pag. 58 / 100

Precizri:



3. Daca dupa verificarea conditiilor de acceptare retur si produsul face obiectul returului,

casierul informeaza DM/DAM ca trebuie sa opereze un retur si va solicita prezenta unui CM/CV

pentru a verifica produsul si a-l prelua in magazin.

4. In situatia in care produsul defect prezentat de client are negatie de la service si clientul

solicita returnarea banilor, CM preia produsul deteriorat si parcurge pasii descrisi in

instructiunea de lucru Service.

5. In situatia in care produsul care se doresta a se returna, a facut parte la vanzare dintr-un

pachet de produse, a beneficiat de un discount in comun cu un alt produs sau s-a utilizat un

voucher de recumparare, returul se va face la tot pachetul, produsul care a ramas la client se va

refactura la pretul de lista iar diferenta de bani se restituie clientului.

4.3.2 Operare retur in Navision in baza factururii fiscale

1. Pentru inregistrarea in meniul Navision a returului de marfa, casierul apasa tasta Retur

apoi selecteaza Retur factura emisa din Navision, sistemul afiseaza baza de date cu facturile

de vanzare ale clientilor, unde se cauta si apoi selecteaza factura ce se doreste a se storna.

Flanco Retail SA


Pag. 59 / 100

Precizri:



2. Dupa selectarea facturii, sistemul solicita introducerea numarului si data emiterii facturii.

3. Daca pe factura de vanzare sunt mai multe articole si clientul doreste sa returneze doar

un produs din factura, produsele care nu fac obiectul returului vor fi anulate din factura, prin

selectare linie si apasare buton Anulare produs.

Flanco Retail SA


Pag. 60 / 100

Precizri:



4. Dupa selectarea produselor care fac obiectul returului, casierul introduce ID de vanzator

apasa tasta Total, selecteaza vanzare pe factura fiscala si selecteaza tipul de plata

Selectare tip incasare.

5. Inainte de imprimarea facturii de retur, sistemul afiseaza o fereastra de selectare Motiv

retur, casierul selectand motivul aferent returului.

6. In situatia in care casierul nu selecteaza nici unul din motivele afisate apare mesajul de

eroare si nu se permite imprimarea facturii

7. Motivul selectat se va imprima pe factura de retur in josul paginii, in partea dreapta

impreuna cu date facturii initiale.

Flanco Retail SA


Pag. 61 / 100

Precizri:



4.3.3 Operare retur in Navision in baza bonului fiscal

1. Pentru inregistrarea unui retur in baza unui bon fiscal, casierul selecteaza butonul Retur,

in campul Item no, introduce numarul tranzactiei iar apoi apasa Retur factura emisa din

Navision.

2. Pentru a obtine numarul tranzactiei, casierul acceseaza meniul Lista vanzari,

selecteaza butonul cautare bon fiscal si introduce in fereastra afisata numarul bonului si seria

casei .

3. Dupa ce sistemul afiseaza datele bonului, casierul parcurge pasii descrisi la cap. 4.3.2

alin 9-10.

4. Factura de retur in baza bonului fiscal va contine datele clientului. Daca clientul nu este

in baza de date acesta va fi generat.

Flanco Retail SA


Pag. 62 / 100

Precizri:



4.3.4 Operare modalitate de plata in Navision

4.3.4.1 Retur client fara refacturare ( fara o noua vanzare)

1. Valoarea produselor ii va fi returnata clientului astfel:

a. Daca factura de vanzare a fost achitata cu modalitatea de plata numerar, clientului i

se va returna valoarea returului numerar

daca clientul este persoana juridica casierul inainte sa folosesaca modalitatea

de plata numerar, solicita clientului sa completeze chitanta pe suma returului;

Daca clientul nu are posibilitatea sa completeze chitanta, valoarea returului ii va fi

returnata prin virament bancar, iar modalitatea de plata in sistem se va folosi OP/

sau exceptional se returneaza banii fara chitanta, clientul completand declaratia

de la aneaxa 7.2.

b. Daca factura de vanzare a fost achitata cu modalitatea de plata Tichet cadou,

clientului i se va returna numerar valoarea returului.

c. Daca factura de vanzare a fost achitata cu modalitatea de plata OP clientului i se

va returna numerar valoarea returului.

d. Daca factura de vanzare a fost achitata cu modalitatea de plata Credit, pentru

factura de retur se va folosi modalitatea de plata Credit iar clientul va solicita

reprezentantului bancar anularea contractului.

e. Daca factura de vanzare a fost achitata cu modalitatea de plata Card, pentru

factura de retur se va folosi modalitatea de plata Card bancar iar clientul va fi

informat ca respectiva suma se va regasi in cont. Dupa finalizarea returului, casierul

va trimite e-mail catre dep. Contabilitate solicitand returnarea valorii clientului,

indicand numarul si suma chitantei initiale.

2. ! Conform OG 15/1996 art. 5 platile aferente retururilor sau stornarilor de avans nu pot

depasi in numerar suma de 5000 lei pe zi catre o singura persoana juridica. Daca se intalneste

aceasta situatie suma ii va fi returnata clientului prin transfer bancar.

Flanco Retail SA


Pag. 63 / 100

Precizri:



3. ! Tot conform OG 15/1996 art. 5 platile in numerar aferente retururilor sau stornarilor de

avans trebuie sa se limiteze la un plafon de 10.000 lei pe zi catre toate persoanele juridice.

Dupa atingerea acestui plafon, toate platile catre persoanele juridice se vor face prin transfer

bancar.

4. Persoanele fizice autorizate nu intra sub incidenta plafonului de 5.000 lei numerar pe zi

(conform Art.11 din Normele Metodologice de aplicare a prevederilor art. 5 si 6 din OG15/1996).

5. Pentru situatiile in care banii trebuie returnati clientului prin transfer bancar, casierul

solicita acestuia sa completeze formularul Restituire valoare retur/avansOP (vezi anexa 7.2).

6. Campurile formularului vor fi completate de catre client conform cerintelor, se va taia

avans din continutul textului retur/avans.

7. Dupa operarea returului casierul trimite dep.Contabilitate formularul de restituire si copie

a facturii de retur.

8. Pentru situatiile in care clientului persoana fizica i se returneaza banii in numerar,

casierul va imprima din Navision factura in doua exemplare, solicitand clientului sa semneze in

campul aferent si va completa o dispozitie de plata care se imprima din sistem. Modul de

imprimare si completare dispozitie de plata este descris la cap.4.3.4.2 Imprimare dispozitie de

plata aferenta returilor de client cu modalitatea de plata numerar.

9. Obligatoriu, se vor completa toate campurile dispozitiei de plata iar clientul va semna in

campul destinat. Acceptul DM cu privire la realizarea returului se va consemna prin semnarea

dispozitiei de plata in campul Conducatorul unitatii. Casierul va semna dispozitia de plata,

inainte de eliberare numerar, in rubrica desemnata acestuia.

10. Un exemplar al facturii de retur se va inmana clientului iar un exemplar semnat de client

se va pastra de casier impreuna cu dispozitia de plata.

11. Actele rezultate in urma returului de marfa vor fi atasate in dosarul de casa care se

trimite la Contabiliate (vezi cap. 4.8.1)

Flanco Retail SA


Pag. 64 / 100

Precizri:



4.3.4.2 Inregistrare in casa de marcat a valorii returnate in numerar

si imprimare dispozitie de plata

1. Pentru a corespunde soldul casei de marcat cu soldul registrului de casa din Navision si

cu numerarul din sertar, casierul care a operat returul in Navision si a returnat numerar

clientului, trebuie sa inregistreze valoarea returului pe casa de marcat.

2. Dupa imprimarea facturii de retur, casierul care a operat returul va selecta din meniul

OP bon nefiscal, butonul Retur marfa iar in campul afisat introduce numarul facturii de retur.

3. In situatia in care datele clientului nu sunt introduse in sistem se va deschide urmatoarea

fereastra (in caz contrar datele vor fi preluate automat).

Flanco Retail SA


Pag. 65 / 100

Precizri:



4. In functie de actul de identitate in campul Tip act de identitate se va completa 1 pentru

BI/CI si 2 pentru pasaport.

5. Dupa ce se introduc actele se verifica corectitudinea informatiei si se confirma

inregistrarea apasand tasta Yes.

6. Dupa introducerea datelor se va inregistra tranzactia in sistem apasand butonul

Inregistrare dupa care in fereastra afisata se introduc explicatiile si seria facturii, apoi se apasa

Enter iar dispozitia de plata se imprima.

Flanco Retail SA


Pag. 66 / 100

Precizri:



7. In situatia in care datele introduse sunt eronate sau se doreste a se renunta la

inregistrare se apasa butonul Anulare tranzactie.

8. In situatia in care clientul este persoana juridica nu se va imprima dispozitie de plata.

4.3.4.3 Imprimare copie dispozitie de plata

1. Pentru reimprimarea unei dispozitii de plata se alege meniul RapoarteDuplicat

dispozitie de plata

Flanco Retail SA


Pag. 67 / 100

Precizri:



2. Folosind unul din criteriile de cautare se selecteaza dispozitia de plata care se doreste

reimprima prin apasarea butonului Selectare iar dispozitia se imprima automat.

4.3.4.4 Retur de client cu refacturare ( o noua vanzare)

1. In situatia in care un client returneaza un produs dar achizitioneaza altul/altele, pentru

selectarea modalitatii de plata la retur casierul va proceda astfel:

a. Daca valoarea produsului/produselor pe care clientul doreste sa le achizitioneze

este egala cu valoarea produsului/produselor returnate, casierul va folosi modalitatea

de plata OP iar la incasare se va folosi tot modalitatea de plata OP, indiferent care a

fost modalitatea de plata a facturii de vanzare initiale.(ex.Cetelem)

b. In situatia in care valoarea returului este mai mica decat valoarea

produsului/produselor pe care clientul doreste sa le achizitioneze, casierul va folosi

modalitatea de plata OP iar la vanzare, factura se va inchide cu doua modalitati de

plata, cu OP (valoare OP egala cu valoarea returului) iar diferenta va fi achitata cu

modalitatea de plata indicata de client.

Exemplu: valoarea facturii de retur este 1000 lei si valoarea facturii de vanzare este

1050. In acest caz la retur se va folosi modalitatea de plata OP=1000 lei, iar pentru

factura de vanzare se vor folosi doua modalitati de plata OP=1000 lei iar diferenta, 50

lei, va fi operata cu modalitatea de plata indicata de client.

c. In situatia in care valoarea returului este mai mare decat valoarea facturii de

vanzare, la retur se vor folosi doua modalitati de plata, OP si numerar. Valoarea OP

va fi egala cu valoarea facturii de vanzare si modalitatea de plata la vanzare va fi OP

iar numerarul ii va fi inmanat clientului.

Exemplu: valoarea facturii de retur este 1050 iar valoarea facturii de vanzare este 1000

lei. In acest caz se va folosi modalitatea de plata la retur OP= 1000 lei op si modalittea

de plata numerar= 50 lei cash, la factura de vanzare se va folosi modalitatea de plata

OP= 1000 lei. Valoarea 50 lei numerar ii va fi inmanata clientului.

Flanco Retail SA


Pag. 68 / 100

Precizri:



2. ! Atunci cand se face retur pe un nume de client si se refactureaza pe un altul, atat

returul cat si refacturarea se vor face cu modalitate de incasare cash (cu respectarea plafonului

de plati pentru persoane juridice).

4.4 Avans client

1. Necesitatea emiteri facturii de avans apare in momentul in care clientul solicita anumite

produse si acestea nu se regasesc pe stocul magazinului, situatie ce impune acordarea unui

avans din partea clientului. Valoarea minima a avansului care se percepe va fi 25% din valoarea

produsului.

2. Pentru produsele care nu se afla in gama curenta, magazinul va intocmi o comanda de

client (Anexa 7.8). Formularul de comanda va fi completat, in doua exemplare, conform

cerintelor si va fi semnat atat de persoana care l-a intocmit cat si de catre client.

! In situatia in care clientul nu onoreaza comanda care contine articole in afara gamei

specifice magazinului, valoarea avansului nu se va restitui, clientul fiind informat in momentul

perceperii avansului, informatie care se va regasi si pe comanda acestuia.

3. Avansurile de la clienti se vor incasa numai prin intocmirea in sistem a unei facturi de

avans, este interzis a se emite bon fiscal sau chitanta de incasare.

Este interzisa incasarea avansurilor de la client fara documente justificative.

4. Prin factura de avans Flanco Retail solicita unui client plata in avans a unei sume de

bani pentru produsele care nu sunt pe stoc, fara a efectua si livrarea acestora in momentul

incasarii avansului, deci nu intervine miscare pe stocul de marfa.

5. Factura de avans va contine toate elementele necesare unei facturi fiscale.

Este interzisa eliberarea marfurilor in baza facturilor de avans, livrarea produselor se

face doar in baza facturii de vanzare.

6. In baza facturii de avans nu se intocmeste certificatul de garantie. Garantia produselor

se acorda dupa emiterea facturii fiscale de vanzare corespunzatoare.

7. Factura de avans se emite pe valoarea incasata de la client. Daca produsul beneficiaza

de discount in momentul cand se plateste avans si se doreste achitarea integrala a produsului,

Flanco Retail SA


Pag. 69 / 100

Precizri:



valoarea avansului va reprezenta valoarea produsului cu discount, valoare care se va calcula,

nu se va folosi butonul de discount.

8. Vanzarea produsului se va face la valoarea cu care a fost inregistrat produsul. In situatia

in care in momentul vanzarii, pretul produsului nu mai corespunde cu valoarea avansului,

DM/DAM va face demersul necesar pentru modificarea pretului produsului.

! Pe factura de avans nu trebuie sa apara nici un discount.

9. Ca urmare a incasarii unui avans de la un client, magazinul va face toate demersurile

pentru a se aproviziona, in cel mai scurt timp, cu produsele pentru care s-a incasat avansul.

10. Factura de avans va fi stornata in maxim 3 zile de la intrarea bunurilor in gestiune.

11. Situatia facturilor de avans intocmite de un magazin si neinchise/stornate, se va analiza

periodic de catre DM/DAM-ul, in vederea unei gestionari cat mai responsabile a soldului

acestora.

12. Responsabilitatea pentru intocmirea in mod corect a facturilor de avans cat si stornarea

si emiterea facturii de vanzare catre client va reveni casierului.

13. Este interzisa intrebuintarea facturii de avans, in alte scopuri decat cele

prezentate in prezenta procedura de lucru.

14. ! In situatii exceptionale, cand marfa este fizic in magazin dar nu este scriptic, marfa se

poate elibera in baza unei facturi de Avans. Eliberarea marfii in baza facturii fiscale se face

numai cu acordul DM/DAM.

15. ! Cand se intalneste o astfel de situatie, dupa ce DM/DAM analizeaza cauza

neconcordantei intre stocul scriptic si stocul faptic in functie de caz parcurge urm

Instructiune de Lucru Casierie (1)

Documents

Transcript of Instructiune de Lucru Casierie (1)