UNIVERSITATEA POLITEHNICA BUCURESTIFacultatea I.M.S.T.Specializarea I.M.C.Anul III

METODA CELOR 5S: Seiri, Seiton,Seiso, Seiketsu, Shitsuke

O muncă eficientă şi de calitate necesită un mediu curat, securitate şi rigoare. Principiul celor 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke), permite tocmai construirea unui mediu de muncă funcţional, condus de reguli simple, precise şi eficiente. Cei 5S constituie fundamentul pe care se clădeşte un demers al progresului, a desfăşurării mijloacelor şi metodelor lean-manufacturing-ului, fiind o pârghie a managementului schimbării. În acelaşi timp, metoda poate fi considerata drept regulă de bază a ordinii, disciplinei pentru un întreg proiect de ameliorare.

Plecându-se de la sintagma „ pierderile sunt beneficii potenţiale “, orice eliminare a unei pierderi înseamnă un câştig. Important de remarcat însă că nu va exista o ameliorare reală a productivităţii sau calităţii, dacă persistă risipa. În concluzie, putem afirma că cei 5S reprezintă un termen generic, „ un mijloc mnemotehnic de a privi acest principiu de duh.“

1. Definirea temei

Cei 5S reprezintă prima litera a cinci termeni de origine japoneză. Metoda a fost inventată de japonezul Taiichi Ono și folosită în sistemul de producție Toyota. În timp aceasta și-a gasit loc și în servicii sau companii.Obiectivul ei este de a optimiza timpul de lucru și condițiile, de a asigura un loc de muncă ordonat și curat. În ceea ce urmează sunt redate variantele de identificare, a celor 5 reguli și definirea acestora.

2. Structura principiului Procesul celor 5S include cinci etape:

2.1. Seiri (Sortare)Motto-ul acestei reguli – a alege, a păstra strictul necesar şi restul a se debarasa.

Mania de a acumula şi de a menţine „ pentru că acesta ar putea servi “, nu favorizează curăţenia şi eficacitatea unei cercetări.

Sortarea nu inseamna doar eliminarea celor de care sunteti siguri ca nu mai aveti nevoie niciodata. În urma sortarii trebuie sa rămână doar lucrurile de care aveți strictă nevoie. Dacă aveți dubii cu privire la un anume lucru, eliminați-l.

Sortarea are impact la nivelul mentalității oamenilor, care trebuie să renunțe la obiceiul de a strânge și de a păstra fără rost fel de fel de materiale și obiecte.

În urma activității de sortare veți obține un loc de muncă în care spațiul, timpul, banii, energia și alte resurse pot fi administrate și utilizate în mod eficient.

Un sistem de clasificare de tip ABC1 permite a determina efectivul obligatoriu și necesar pe respectivul post, dar şi de a îndepărta, respectiv debarasa, ceea ce prisoseşte.

În cazul nostru, semnificaţia celor trei parametrii, aferenţi tehnicii de tip Pareto, este următoarea:

A – uz cotidian;B – uz săptămânal sau lunar;C – utilizare rară.

2.1.1. DOMENIUL DE APLICAREProblemele ce pot fi evitate:- Spații aglomerate, unde este dificil de muncit- Timp îndelungat pentru căutarea subansamblelor sau uneltelor- Probleme ce nu pot fi identificate la timp din cauza supraaglomerarii- Imposibilitatea îmbunatățirii fluxului de producție- Stocuri și echipamente inutile care generează costuri ce pot fi evitate

2.2. Seiton (Ordine)Seiton înseamnă a aranja, a reduce căutările inutile. Ordonarea presupune depozitarea, aranjarea corectă și eficientă a lucrurilor necesare

realizării muncii astfel încât să fie ușor de utilizat de către oricine. Acest pas constă în depozitarea elementelor utile într-o locație dinainte stabilită și într-o ordine logică pentru a facilita utilizarea lor, pentru a fi mai ușor accesate sau aduse înapoi în același loc cât mai rapid. Trebuie stabilite locații fixe, ca recipiente, rafturi modularizate, dulapuri cu uși transparente sau tomberoane pentru toate materialele și sculele uzuale , depozitarea acestora fiind facută în funcție de frecvența utilizării lor. Ordonarea duce la eliminarea diferitelor forme de risipă. Dacă toată lumea are acces rapid la orice element sau meterial, fluxul muncii devine mai eficient și ca urmare, personalul devine mai productiv.2.2.1 DOMENIUL DE APLICARE

Problemele ce pot fi evitate prin implementarea celui de-al doilea „S”: -mișcări inutile ale muncitorilor (un muncitor nu gasește piesa pe care trebuie să o preia de la un proces anterior) -timp pierdut în vederea găsirii anumitor unelte sau produse (ex:nu gasește ciocanul) -risipa energiei și scăderea moralului muncitorilor -bani risipiți pe stocuri inutile -bani risipiți din cauza produselor defecte -apariția condițiilor de muncă periculoase (dezordine, nerespectarea spațiilor aferente locului de muncă). Seiton se remarcă prin următoarea maximă, destul de vehiculată, de altfel:

„ Un loc pentru fiecare şi fiecare lucru la locul său. “

1

2/10

2.3 Seiso (Strălucire)Deviza – curăţenie continuă.

Într-un mediu curat, o scurgere sau orice altă anomalie se detectează mai uşor şi rapid. După o primă mare curăţenie, etapa obligatorie de introducere a celor 5S, trebuie a se asigura continuitatea în această direcţie.

! Curăţenia regulată este o formă de inspecţie. Curătenia pune accentul pe eliminarea mizeriei, murdăriei, a prafului de la locul de muncă. Se are în vedere atât utilajele cât și podelele, pereții și alte zone ale locului de muncă. În cursul efectuării curățeniei se pot identifica defecțiuni. Curățenia poate însemna astfel și „inspecție”. Curățenia la locul de muncă este precum dușul sau baia în cazul oamenilor. Reduce stresul și încordarea, elimină transpirația și mizeria și pregăteste locul de muncă pentru a doua zi. Curățenia trebuie realizată de fiecare persoană angajată, de la manageri și până la operatori. Toate spațiile care formează un loc de muncă trebuie curațate, fără excepție , pentru că orice abatere de la ordinea stabilită în cel de-al doilea „S” să poată fi imediat observată.2.3.1 DOMENIUL DE APLICARE

De obicei, cel mai bine este a formula reguli şi a defini standarde cu participarea personalului, acestea urmărind următoarele obiective:

- a învinge rezistenţa la schimbare;- a garanta însuşirea proiectului;- a facilita adeziunea la proiect;- a face posibilă aplicarea şi respectarea regulilor stabilite de către personalul însăşi, în

timpul celor trei etape precedente.Regula Seiso permite simplificarea cunoașterii postului şi mediului său, cu condiţia de

a se privilegia ajutoarele vizuale.

2.4 Seiketsu(Standardizare)Această regulă impune, obligatoriu, respectarea celor 3S precedenţi. Primele trei

precepte constituie baza, ele fiind, cel mai adesea, executate sub impulsul unei constrângeri ierarhice. În vederea menţinerii curăţeniei şi eliminării cauzelor dezordinii, devine normal, natural şi indispensabil de a le înscrie ca reguli ordinare, standarde. Seiketsu ajută la combaterea tendinţelor naturale la aşa-numitul „ laisser-aller “ şi reîntoarcerea la vechile obişnuinţe.2.4.1 DOMENIUL DE APLICARE

De obicei, cel mai bine este a formula reguli şi a defini standarde cu participarea personalului, acestea urmărind următoarele obiective:

- a învinge rezistenţa la schimbare;- a garanta însuşirea proiectului;- a facilita adeziunea la proiect;- a face posibilă aplicarea şi respectarea regulilor stabilite de către personalul însăşi, în

timpul celor trei etape precedente.

3/10

Regula Seiketsu permite simplificarea cunoașterii postului şi mediului său, cu condiţia de a se privilegia ajutoarele vizuale.

2.5. Shitsuke (Sustinerea schimbarii) Sau, altfel zis, „a urmări şi a face să evolueze”.În final, pentru a face să trăiască cei primi 4S, trebuie a supraveghea continuu

aplicarea regulilor, a le repune în memorie, a corija derivatele. Mai bine spus, ca succesul să fie de lungă durată este nevoie de auto-disciplină.2.5.1 DOMENIUL DE APLICARE

Shitsuke, presupune însă şi implicare, respectiv a realiza: - autoevaluări(a promova spiritul de echipă) - a institui reguli de comportament, -a pune în aplicare o bună comunicare - a valoriza rezultatele obţinute etc.

După o primă desfăşurare reuşită este posibil de a se continua trierea, ameliorarea aranjamentului ( respectiv curăţenia ) şi a unor locuri neluate în considerare până acum. Această ameliorare trebuie să conducă la punerea la zi a standardului şi a referinţelor de urmat. 3.Domeniul de aplicare Teoretic,metoda 5S poate fi aplicata in orice domeniu (fabrici,birouri,companii private, supermarketuri). 5S nu este o activitate de câteva săptămâni, iar avantajele acestei metode apar doar atunci când se aplică toţi cei cinci S. De multe ori este necesar de considerat un al şaselea S – Siguranţa şi securitatea la locul de muncă, care depind de folosirea de scule adecvate / marcate adecvat, utilizarea echipamentului de protecţie acolo unde este nevoie (salopete, mănuşi, ochelari de protecţie, măşti, căşti, etc.); prinmenţinerealiberă a culoarelor de acces; depozitarea echipamentului de protecţie în locaţii predeterminate şi uşor de accesat.

4. BeneficiiMetoda 5S oferă diverse beneficii:

-optimizarea condițiilor și timpul de lucru (un mediu de lucru curat este mult mai plăcut); -asigură gestionarea corespunzătoare și găsirea rapidă a echipamentului de lucru; -previne accidente; -evită aglomerarea materialelor, echipamentelor, instrumentelor etc.; -evită comenzi inutile de echipamente; -previne tulburarea în activități.

5. Implementarea metodeiCiclul celor 5S este, într-adevăr, evolutiv, el urmează principiul PDCA ( Plan-Do-

Check-Action ). Prima curăţenia urmăreşte a stabili starea locurilor. Această fază, concret, poate fi exploatată în vederea planificării acţiunilor, fixării obiectivelor ( Plan ). Acţiunile sunt duse ( Do ) şi rezultatul verificat ( Check ). În final se evaluează intervalul între ceea ce

4/10

s-a constatat şi obiective ( Action ), se redefinesc noile acţiuni ( Plan ) şi se face repartizarea lor pe persoane.

Demersul de implementare a principiului celor 5S presupune, din partea celor care îl aplică, luarea în considerare a următorului îndemn:

„ Împărtăşiţi-vă experienţele, puneţi-vă întrebări, intraţi în conversaţie! “Regulile principiului analizat sunt transversale, în măsura în care ele nu sunt dedicate

la o activitate, metodă sau sculă particulară. Demararea procedurilor aferente începe, într-o primă fază, prin a fixa starea iniţială a locurilor de muncă şi a măsura intervalul în raport cu obiectivele vizate. Astfel, cu atât mai mult, se va măsura efortul necesar, dar şi unde va conduce acesta, în situaţia în care starea este clar vizibilă ( managementul vizual ). Vizibilitatea constituie un adevărat fir roşu în ceea ce priveşte punerea în operă a celor 5S. 6. Important !

Implementarea celor 5S nu înseamnă a masca mizeria, ci, dimpotrivă, a identifica sursa mizeriilor şi a dezordinii.

Conducerea unui demers de tip 5S, ca şi comunicarea care trebuie a-l înconjura, se impune a fi cât mai vizibil posibilă. Punerea în practică a TPM-ului, schimbarea rapidă a sculelor şi seriilor, dar şi administrarea calităţii, presupune demararea activităţii propriu-zise prin a pune ordine şi bazele bunei desfăşurări ale acestor demersuri. O condiţie esenţială a succesului pe termen lung a celor 5S – implicarea ierarhiei. Abaterile tolerate de la regulile 5S sunt „ o otravă “, întrucât ele tind să discrediteze voinţa de a le menţine.

În final, considerăm că cel mai bine ar fi să inserăm, o concluzie a tuturor ideilor prezentate, următoarea remarcă:

„ Când după eforturi susţinute, d-voastră veţi reuşi a implanta cei 5S, nu uitaţi a-i face să trăiască. “

7.Complementaritatea metodeiÎn paralel cu cei 5S se impune şi introducerea Kaizen-ului.

Cei 5S, împreună cu alte demersuri, au vocaţia de a deveni adevărate reguli de viaţă, cu influenţe asupra comportamentelor individuale private. În momentul în care dorim a aplica principiul celor 5S, trebuie a fi conştienţi de faptul că orice construcţie a unui progres va fi cu atât mai bună cu cât baza de plecare este solidă şi stabilă.

O bună însuşire a principiului, precum şi menţinerea disciplinei, favorizează utilizarea şi a altor demersuri. Această bază solidă trebuie, de asemenea, a fi evolutivă şi inserată într-o procedură de ameliorare continuă.

Punerea în aplicare a principiului, presupune, din punct de vedere procedural, respectarea unor sfaturi dar şi a unei succesiuni logice în ceea ce priveşte etapizarea specifică.

¨ Implementarea celor 5S să se facă gradual şi obligatoriu în următoarea ordine: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.

¨ Sunt preferabile acţiunile rapide, cu formulare de idei generale. ¨ Cei 5S se adresează întregului personalul. Important de precizat: dacă ierarhia nu

recurge la constrângeri privind aceste reguli, aşteptarea de a le vedea urmate de subordonaţi devine iluzorie.

5/10

¨ Principiul asigură o utilizare cu adevărat eficace, dat fiind transformarea fizică a mediului postului de muncă, dar şi urmare a faptului că regulile lui lucrează profund asupra stării de spirit a personalului, respectiv a tuturor nivelelor ierarhice implicate.

¨ Deşi procedura analizată nu este cu totul revoluţionară, înainte de a conchide şi a remarca simplitatea sa, nu trebuie a ne îndoi de utilitatea acestei formalizări şi, ca atare, să încercăm a o pune în practică.

8. Perenizarea principiuluiÎn momentul în care cei 5S au fost puşi în aplicare, iar sistemul înţeles şi aplicat,

obiectivul va fi un 5S anual, aferent diferitelor servicii, inclus în ansamblul obiectivelor calităţii. Media rezultatelor auditelor 5S lunare ar trebui să atingă, cel puţin, obiectivul aşteptat, iar existenţa echipei de inspecţie ( audit ) trebuie conservată.

9. STUDIU DE CAZ 9.1. A fost observat comportamentul angajaților la hidrocentrala Costești-Stânca unde s-a aplicat metoda. Au fost persoane care au acceptat de la început aplicarea metodei 5S. Mulţi au opus rezistenţă, venind cu justificări ca – „Eu ştiu foarte bine ce este aici. Sunt aici de 30 de ani şi ştiu locul fiecărui produs. Nu veţi schimba nimic aici!” au fost cuvintele unui gestionar de depozit. Alţii au considerat activitatea o glumă, nefiind încrezători în metodă – „Vă jucaţi şi voi un pic pe aici dar nu o să schimbaţi nimic”. Ne-am împărţit în trei echipe, astfel metoda se aplică în trei zone diferite. Modul în care ne-am purtat a contribuit la ridicarea barierei pe care gazdele o puseseră la început. În prima zi de şantier s-au identificat problemele: obiecte care nu erau la locul lor sau care erau defecte sau scoase din uz, o suprafaţă murdară, o arie de lucru neprotejată, o zonă nepermisă care nu era marcată etc. Așa că am început prin a decide care sunt obiectele de care vor mai avea nevoie angajații. Am pus etichete roșii pe instrumente, materiale, masinile-unelte și le-am clasificat funcție de utilizarea lor (uz zilnic, săptămânal sau lunar, sau utilizate foarte rar). Am eliminat instrumentele care erau inutilizabile, materialele defecte.Am delimitat zonele necesare fiecărei operații, zonele cu acces nepermis, și am numerotat zonele cu suprafețe murdare. Astfel am simplificat sarcinile muncitorilor. Mai devreme sau mai târziu pentru că, deja la finalul primei zile, când depozitul era plin de etichete roşii, gestionarul de depozit, a ţinut să spună echipei, ironic: „Dar mâine să mi le rezolvaţi pe toate!”, gândind probabil că aşa ceva va fi imposibil.

În dispecerat, o altă zonă aleasă pentru şantier, gazdele au fost foarte cooperante, când au înţeles despre ce este vorba. „Aţi mai animat puţin atmosfera” – au fost cuvintele unui domn; „Vă rog să puneţi etichetă şi pe plăcuţele acelea”. Erau obiecte pe care ei ar fi vrut să le schimbe sau să le elimine şi pe care ne indicau să punem etichete. În fond, erau cei mai în măsură să spună ce ar fi trebuit schimbat sau îmbunătăţit şi, de fapt, au înţeles care era rolul nostru acolo.

6/10

La sfârşitul zilei, fiecare astfel de problemă avea ataşată câte o etichetă roşie. Atașarea etichetelor nu are ca scop a găsi erori sau neconformităţi pentru a învinui pe cineva ci pentru a elimina cauzele care produc erorile astfel încât ele să nu se mai producă şi condiţiile de lucru să fie îmbunătăţite.

După plecarea din şantier, fiecare echipă ne-am stabilit stadiul la care ne aflam în acel moment, însă am avut şi sarcina de a stabili, pentru a doua zi, o listă cu materialele necesare rezolvării problemelor.

A doua zi, domnul responsabil de depozit era cu lecţia învăţată. Până la sosirea noastră, citise deja toate etichetele roşii (erau 154). A fost o surpriză plăcută pentru noi. Părea deja să înţeleagă că etichetele roşii i-ar putea aduce o schimbare în bine şi l-ar putea ajuta mai mult în munca pe care o făcea.

A doua şi a treia zi de şantier au fost cele mai grele dar şi cele mai frumoase. Am aruncat tot ceea ce era nefolositor. Pentru restul instrumentelor le-am găsit locații desemnate(pentru chei un panou, pentru restul sculelor, în“bancuri”), le-am aranjat și organizat astfel încât să fie ușor de găsit si să le poată folosi orice persoană din acea hidrocentrală cu ușurință. Cu vopsea galbenă, am desenat contururi pentru fiecare “mașinărie”, așa încât muncitorul să își știe zona de lucru.

Am eliminat cauzele de mizerie, iar în urma curațeniei la una dintre mașinile-unelte s-a depistat o scurgere de ulei. Curățenia a fost realizată de noi, cu ajutorul angajațior. Fiecare persoana din acel santier a participat la curățenie. Erau persoane care, la locul lor de muncă desfăşurau activitate de birou iar în şantier au trebuit să se adapteze altor condiţii de lucru. Nu a contat că s-a lucrat în praf, că s-a depus efort fizic dar, mai ales, nu s-a ţinut cont, şi acesta mi s-a părut un lucru deosebit, de scara ierarhică dintre cei prezenţi. În şantier toţi au fost egali.

Activitatea s-a desfăşurat contra cronometru pentru că îmbunătăţirile trebuiau să fie vizibile într-un timp foarte scurt, iar volumul de muncă a fost destul de mare.

În cea de-a treia zi, am dezvoltat o procedura pentru a ne asigura de continuitatea metodei. Cea mai grea provocare a fost aceea de a păstra șantierul curat. A trebuit să luăm măsuri pentru prevenirea dezordinii, altfel munca de dinainte o făcusem în zadar. I-am facut pe muncitori să înteleagă, că locul lor de muncă este un mod de viață, că trebuie să aloce timp pentru menținerea curățeniei și nu în ultimul rând ca este vorba despre siguranța și sănătatea lor.

Rezultatele au fost, în final, pe măsura muncii depuse. Obiectele defecte şi nefolosite au fost îndepărtate, suprafeţe murdare au fost curăţate, zone de lucru au fost marcate şi delimitate. Ceea ce nu s-a putut face, fie din lipsa mijloacelor necesare sau pentru că necesita intervenţia personalului autorizat, s-a notat şi s-a prescris un termen până la care  să se poată rezolva. Toate acestea au condus la obţinerea unui mediu de lucru mai sigur, mai plăcut dar, mai ales, au făcut ca reticenţa la schimbare manifestată la începutul şantierului, să fie îndepărtate.

Probabil că unii dintre dvs. ar gândi că aceasta metoda 5S reprezintă doar o simplă curăţenie la locul de muncă şi că o poate face. Acum, după ce am participat la acest şantier, şi pot să confirme şi colegii mei de echipă, pot să vă spun că nu este totuşi atât de simplu. Pentru că ne desfășurăm activitatea în acelaşi loc, ne obişnuim cu mediul de lucru şi avem tendinţa să ne integră aşa cum este.

7/10

Este bine să încercăm să facem ca locul în care ne desfăşurăm activitatea, să fie cât mai plăcut. Va fi în avantajul şi spre binele nostru.

9.2.Aplicarea metodei 5S in birouri:

1.Seiri (Sortare)           Primul pas al procesului se referă la eliberarea spaţiului de la locul de muncă şi eliminarea tuturor materialelor şi obiectelor care nu sunt necesare.Sortarea are impact la nivelul mentalităţii angajatilor, care trebuie să renunţe la obiceiul de a strange şi de a păstra fără rost fel de fel de material şi obiecte. Fiecare angajat are la dispozitie cate un dulap cu cate trei compartimente. In primul compartiment se pastreaza obiectele, materialele si documentele cele mai utilizate, in al doilea compartiment cele utilizate ocazional, iar in cel de-al treilea compartiment sunt pastrate cele care nu sunt utilizate. Informatiile sunt pastrate in format electronic, in ordinea alfabetica.2. Seiton (Stabilizare,ordine)  Cel de-al doilea pas al procesului se referă la eficienţă şi la reducerea timpului necesar pentru accesul la echipamente şi realizarea sarcinilor de lucru.Acest pas constă în depozita-rea elementelor utile într-o locaţie dinainte stabilită şi într-o ordine logică pentru a facilita utilizarea lor, pentru a fi uşor accesate sau aduse înapoi în acelaşi loc cat mai rapid. In acest caz,pe birou sunt asezate, calculatorul in partea stanga iar telefonul in partea dreapta a acestuia.Tot pe birou intre calculator si telefon este un biblioraft care contine documente pe care angajatii le utilizeaza cel mai frecvent.3.Seiso (Strălucire)     Al treilea pas al procesului 5S constă în curăţarea locului de muncă (pardoseală, dulapuri,), făcîndu-l să “strălucească”. Curăţenia trebuie realizată de fiecare persoana angajată, de la manageri şi pană la operatori.Toate spaţiile care formează unloc de muncă trebuie curăţate, fără excepţie, pentru ca orice abatere de la ordinea stabilită în cel de-al doilea S să poată fi imediat observată.4. Seiketsu (Standardizare)     Cel de-al patrulea pas al procesului 5S constă în definirea standardelor (reguli, obiceiuri şi proceduri standard) la care trebuie să se raporteze personalul în măsurarea şi menţinerea gradului de ordine şi curăţenie. Un ingredient important al seiketsu îl reprezintă managementulvizual. Codificarea cu culori în mod uniform şi standardizat a diferitelor elemente poate fi o modalitate eficientă de identificare a anormalităţilor prezente la un loc de muncă.5. Shitsuke (Susţinerea schimbării)    Ultimul pas al procesului înseamnă disciplina şi respectarea celor 4 S anteriori. Presupune voinţă comună a întregului personal de a păstra ordinea şi de a practica primii 4S ca un mod curent de lucru. Fundamentul Shitsuke este eliminarea obiceiurilor proaste şi generalizarea bunelor practici. Fără susţinerea schimbării, totul poate reveni rapid la o situaţie similar celei de început.

8/10

9/10

BIBLIOGRAFIE

1. Melnic A.,Managementul calitatii.Notite de curs 2. Stanciu C., Managementul calitatii, editia a II-a,Ed.Oscar Print, Bucuresti, 2003 3. http://www.logistiqueconseil.org/ 4. Asigurarea calității 5. Juran J., Suprematia prin calitate.Manualul directorului de firma, Ed.Teora, 2002 6. http://www.scirus.com/ 7. Controlul statistic al calității, ed. Universitatea Ploiesti, 2004 8. www.princogrup.ro/5S.doc 9. http://ro.kaizen.com

10/10