ADMINISTRAłIE ŞI MANAGEMENT PUBLIC ���� 4/2005

42

Informatizarea administratiei publice

Conf. univ. dr. Sofia COLESCA

Cercetarile din ultimele decenii au aratat ca informatia, avand ca suport tehnologiile

informatice moderne, a devenit o resursa strategica in dezvoltarea societatii, resursa deseori mai

importanta chiar decat materiile prime si energia. Impactul implementarii tehnologiilor informatice in

diverse domenii ale activitatii umane este atat de mare, incat se vorbeste de o noua faza in evolutia

societatii – societatea informationala. Industria tehnologiilor informationale este una din cele mai mari

in lume si ponderea acesteia creste in continuare. Rata mondiala de dezvoltare a tehnologiei

informatiilor si comunicatiilor (TIC) este de 8 % [1]. Tendinta in cauza se datoreaza contributiei

semnificative a sectorului TI la cresterea economica.

Tinand cont de avantajele oferite, in scopul asigurarii unor conditii favorabile de crestere

economica si prosperitate sociala, toate tarile economic dezvoltate, dar si foarte multe tari in curs de

dezvoltare au aprobat atat strategii speciale de informatizare a societatii in ansamblu, cat si programe

concrete pentru domenii aparte cum ar fi e-instruirea, e-afacerile, e-guvernarea etc.

Pozitia de lideri in edificarea Societatii Informationale (1 - Suedia; 2 - SUA; 3 - Finlanda;

printre primele – Irlanda etc.) in tari relativ mici ca Suedia, Finlanda, Irlanda, Israel, a fost obtinuta

datorita rolului deosebit al guvernelor in crearea cadrului organizatoric, legislativ si de reglementare.

Au fost create si organisme responsabile cu edificarea Societatii Informationale precum: Comitetul

National pentru Societatea Informationala in Finlanda, Comisia pentru Societatea Informationala in

Irlanda etc. In Romania, pentru sustinerea orientata a dezvoltarii domeniului, in 2001 este lansat

Programul national de cercetare INFOSOC (Societatea Informationala).

Sunt aprobate si programe ce se refera la comunitati de tari. Dintre acestea este bine cunoscut

Programul eEurope2005 „An Information Society for All” (O Societate informationala pentru toti) al

Uniunii Europene. Acest program este completat de Programul eEurope+ al tarilor pretendente de a

adera la Uniunea Europeana.

De importanta majora pe plan global sunt Carta Okinawa-G8 „Charter on Global Information

Society” (Carta privind Societatea Informationala Globala) de la Okinawa, Japonia (iulie 2000),

summit-ul mondial privind Societatea Informationala (World Summit on the Information Society -

WSIS) de la Geneva (decembrie 2003) si de la Tunis (in perioada 16-18 noiembrie 2005). In cadrul

summit-ului de la Tunis se prevede aprobarea unui Plan de actiuni privind edificarea Societatii

Informationale in plan global si a altor documente aferente.

Toate aceste programe definesc anumite strategii, prioritati si activitati orientate, in ultima

instanta, spre edificarea e-societatii intr-o tara, comunitate de tari sau pe plan global. Pentru definirea

unor strategii de informatizare sunt de un real folos indicatorii propusi in Programul eEurope2005 [8]

pentru aprecierea nivelului de informatizare:

A) Indicatori Internet:

A.1) Accesul si folosirea Internet de catre cetateni:

A.1.1) Procentul domiciliilor sau persoanelor

cu acces la Internet de la domiciliu;

A.1.2) Procentul persoanelor care utilizeaza regulat Internet.

A.2) Accesul si folosirea tehnologiilor informatice si de comunicatie de catre unitatile

economice:

A.2.1) Procentul angajatilor care utilizeaza calculatoare conectate la Internet in activitatile

de serviciu (diferentiat dupa numarul total de angajati: 10-49; 50-249; peste 250);

A.2.2) Procentul intreprinderilor ce au acces la Internet;

ADMINISTRAłIE ŞI MANAGEMENT PUBLIC ���� 4/2005

43

A.2.3) Procentul intreprinderilor ce detin o locatie/pagina web.

A.3) Costuri de acces la Internet:

A.3.1) Costuri de acces la Internet diferentiat dupa durata de folosire: 20, 30, 40 ore/luna,

rate necontorizate.

B) Servicii publice moderne online:

B.1) eGuvernare:

B.1.1) Numarul de servicii publice de baza accesibile online;

B.1.2) Procentul persoanelor ce se folosesc online de serviciile publice de baza;

B.1.3) Procentul intreprinderilor ce se folosesc online de serviciile publice de baza.

B.2) eInstruire:

B.2.1) Numarul de elevi la un calculator

cu conectare la Internet;

B.2.2) Procentul persoanelor care folosesc Internet in scopuri de instruire;

B.2.3) Procentul intreprinderilor ce folosesc aplicatiile de e-instruire pentru instruirea

angajatilor.

B.3) eSanatate:

B.3.1) Procentul persoanelor adulte (de cel putin 16 ani) ce folosesc Internet pentru a

obtine informatii aferente sanatatii pentru sine sau altii;

B.3.2) Procentul medicilor care utilizeaza e-fise ale pacientilor.

C) Un mediu dinamic pentru e-afaceri:

C.1) Procurare si vanzare online (eComert):

C.1.1) Procentul intreprinderilor ce au trecut totalmente la e-comert;

C.1.2) Procentul persoanelor care au practicat cel putin o data e-comertul in ultimele

trei luni;

C.1.3) Procentul intreprinderilor ce au primit comenzi online;

C.1.4) Procentul intreprinderilor ce au primit plati online pentru vanzari prin Internet;

C.1.5) Procentul intreprinderilor ce au procurat online.

C.2) Gradul de pregatire pentru e-afaceri:

C.2.1) Indicele de e-afaceri. (Este un indicator compus ce se va calcula in baza a

doisprezece indicatori constituenti);

C.2.2) Procentul intreprinderilor cu retele locale ce folosesc Intranet/ Extranet;

C.2.3) Procentul intreprinderilor care utilizeaza Internet pentru operatiuni bancare si

servicii financiare.

D) Acces de banda larga:

D.1) Penetrarea accesului de banda larga:

D.1.1) Procentul intreprinderilor cu acces de banda larga la Internet;

D.1.2) Procentul domiciliilor sau persoanelor cu acces de banda larga la Internet;

D.1.3) Procentul administratiilor publice cu acces de banda larga la Internet.

Intr-un studiu realizat de World Markets Research Center in luna octombrie 2004, cu privire la

stadiul de implementare a conceptului de administratie electronica, Romania a obtinut un procent de

30.7%, fata de SUA cu 57.2%, Franta cu 40.1%, Germania cu 40.6%, Anglia cu 47.1% si Suedia cu

29.4% [9]. Criteriile dupa care a fost realizata aceasta evaluare sunt: servicii on-line, publicatii, baze

de date on-line, politici de protectie a datelor cu caracter personal, politici de securitate, accesibilitatea

pentru persoanele cu handicap.

ADMINISTRAłIE ŞI MANAGEMENT PUBLIC ���� 4/2005

44

Actiunile necesare pentru implementarea unei societatii informationale trebuie sa-si

dovedeasca eficienta prin servicii corespunzatoare acordate cetatenilor si agentilor economici, in

sensul de a raspunde satisfacator cerintelor sociale crescande, atat ca exigenta, cat si ca raspandire, in

ceea ce priveste schimbarea si modernizarea.

Tinand cont de aceste lucruri, la baza strategiei de edificare a Societatii Informationale in

Romania se propune folosirea unor principii ca:

1) transparenta totala a activitatilor in domeniu, in conformitate cu legislatia in vigoare;

2) stabilirea dinamica a prioritatilor activitatilor;

3) esalonarea in timp (pe etape) a actiunilor, folosind rational, bine argumentat, resursele

umane, financiare si materiale disponibile;

4) sustinerea si promovarea echilibrata a dezvoltarii domeniilor ce vor asigura ulterior

suficient de rapid (in functie de faza de dezvoltare) si masiv (in scara suficient de larga)

suportul actiunilor ce tin de edificarea e-societatii si suportul cresterii economice;

5) alinierea rationala la strategia de edificare a Societatii Informationale promovata in

Uniunea Europeana;

6) respectarea cerintelor, normelor stabilite de organismele internationale in domeniu, inclusiv

a celor ale summit-ului mondial privind Societatea Informationala;

7) actiunile organizatorice, de creare a conditiilor eficiente de activitate, trebuie sa preceada

celorlalte activitati in domeniu.

Aceste actiuni nu pot fi lansate izolat, ci trebuie sa constituie un set de initiative organice si

coerente care sa cuprinda infrastructura, instrumentele de lucru, sistemele de distributie, continutul,

managementul schimbarii si modificarile legislative.

Pentru trecerea la o administratie electronica, Romania urmeaza cadrul pe patru niveluri

propus de Comunitatea Europeana:

• Nivelul I: diseminarea informatiei publice prin mijloace electronice;

• Nivelul II: interactiune unidirectionala;

• Nivelul III: interactiune bidirectionala;

• Nivelul IV: tranzactii on-line.

In prima etapa se ofera informatii de interes public, on-line. A doua etapa presupune

posibilitatea de a descarca formulare, care vor fi completate off-line si trimise pe cai traditionale catre

institutiile responsabile. Cea de-a treia etapa este una bidirectionala, in care are loc atat descarcarea

formularelor, cat si completarea si transmiterea acestora on-line, aceasta etapa presupunand

autentificarea. Ultima etapa are in vedere integrarea unor procese mai complexe on-line, printre care

se numara livrarea de bunuri si produse, efectuarea platilor in format electronic etc.

Coordonarea la nivel strategic si integrarea sistemelor informatice nationale este asigurata prin

intermediul Guvernului, Grupului pentru promovarea tehnologiei informatiei si Ministerului

Comunicatiilor si Tehnologiei Informatiei. Romania a intreprins demersuri pentru a crea un Portal

Guvernamental (www.e-guvernare.ro), care sa ofere cetatenilor un mod simplu, sigur si rapid de a

accesa prin Internet o intreaga gama de servicii publice. Acesta nu inlocuieste insa contactul direct cu

furnizorii de servicii publice. El ofera cetatenilor optiuni pentru modalitatea de a accesa serviciile

guvernamentale.

Strategia de trecere la administratia electronica include o combinatie a urmatoarelor elemente:

incurajarea competitiei pe piata de telecomunicatii, transformarea modului de guvernare prin

intermediul tehnologiei informatiei, realizarea achizitiilor publice in format electronic, atragerea

investitiilor in domeniul comunicatiilor si tehnologiei informatiei.

Pana in prezent, in Romania au fost demarate urmatoarele proiecte de informatizare a

administratiei publice, unele din ele fiind chiar finalizate:

ADMINISTRAłIE ŞI MANAGEMENT PUBLIC ���� 4/2005

45

Managementul documentelor in cadrul MCTI

Proiectul realizeaza managementul integrat al documentelor pentru Ministerul Comunicatiilor

si Tehnologiei Informatiei. In acest proiect sunt utilizate tehnologii care rezolva probleme de

workflow si managementul documentelor. Sistemul aduce ca noutate tehnologia workflow, care

realizeaza automatizarea proceselor de lucru, ceea ce permite reducerea timpului de prelucrare a

documentelor si a timpului de raspuns, precum si acces 100% bazat pe browser, ceea ce inseamna ca

poate fi folosita intr-un mediu intranet, internet sau extranet. Utilizatorul de oriunde din lume poate

accesa sistemul si poate interveni in procesul decizional al lunii respective.

Sistem informatic de audit al securitatii sistemelor informatice

si al retelelor de comunicatii

Acest proiect suplineste efortul unei echipe de analiza in domeniul securitatii sistemelor

informatice, avand performante mult superioare. In primul rand, rezultatele se ofera instantaneu dupa

ce se completeaza o serie de formulare de catre specialistii din cadrul organizatiei, referitoare la modul

in care conducerea abordeaza problemele de securitate, cum realizeaza aceste aspecte, cum le

implementeaza si in ce stadiu exista un sistem de securitate in cadrul organizatiei. In urma

raspunsurilor la chestionare, sistemul expert prezinta doua tipuri de rapoarte, unul fiind o evaluare

globala privind stadiul de securitate in care se gaseste organizatia si al doilea continand recomandari

pentru echipa manageriala.

Sistem informatic e-Job

Proiectul ofera un spatiu virtual in care se intalnesc cei care cauta locuri de munca in zona

guvernamentala si ministerele care au nevoie sa angajeze personal nou, procesul devenind eficient,

transparent si la costuri mult mai reduse. Alegerea se face pe baza unui profil al candidatului care

trebuie sa se potriveasca cu cerintele ofertei institutiei.

Managementul cashflow-ului

La nivelul administratiei locale, la fel ca si in companiile private, cashflow-ul reprezinta un

instrument foarte important pentru verificarea lichiditatilor, a disponibilitatilor existente, pentru

urmarirea intregului flux de numerar. Fiind vorba despre o intreprindere bugetara, de o importanta

deosebita este urmarirea surselor de finantare si a destinatiei platilor, sistemul avand posibilitatea de a

prezenta datele in forma consolidata sau in forma detaliata, in functie de cerintele utilizatorilor.

Analize importante sunt la nivelul deschiderilor bugetare vizavi de realizarile bugetare. Alte tipuri de

analize urmaresc evolutia cashflow-ului pe diverse perioade de timp si pe diverse surse de finantare si

de cheltuieli.

Sistem financiar integrat

Proiectul este un instrument pentru managementul din MCTI, cuprinde mai multe componente

modularizate si parametrizate, adaptate exact la specificul ministerului, urmand ca, in momentul in

care isi va demonstra eficienta, sa poata fi utilizat si in alte locuri din cadrul administratiei publice

locale.

Info-chiosc

Info-chiosc este un proiect ambitios, un portal destinat sa fie accesibil cetatenilor prin

terminale publice de tip info-chiosc sau prin Internet cu ajutorul calculatoarelor de acasa sau de la

birou. Sistemul isi propune sa ofere informatii publice integrate din mai multe surse (administratia

ADMINISTRAłIE ŞI MANAGEMENT PUBLIC ���� 4/2005

46

locala, administratia centrala) si informatii personalizate pentru fiecare cetatean. Cu acest sistem

fiecare cetatean poate sa gaseasca informatii despre taxe, poate chiar sa le plateasca.

e-Referendum

e-Referendum este un sistem de votare electronica. Cu acest sistem se poate publica o tema

fata de care cetatenii sa isi exprime opinia. Aceasta este autentificata de un smart card. Astfel, fiecare

cetatean poate vota pentru tema propusa de guvern, iar rezultatele sunt vazute online de catre

administratorul votului.

AEL - Asistentul educational pentru licee

AEL este un sistem integrat pentru invatamantul preuniversitar, care urmeaza sa fie dezvoltat

pe parcursul mai multor ani si sa fie raspandit in scolile si liceele din Romania, ca ajutor pentru elevi

in procesul de invatare si pentru profesori in procesul de predare. Sistemul are functii complexe, cum

ar fi afisarea de manuale electronice, gestiunea cataloagelor, gestiunea informatiilor la nivel judetean

si central pentru managerii din invatamant.

Centre multimedia pentru cetateni

Proiectul urmareste realizarea unui sistem care sa permita accesul tuturor cetatenilor la

informatie. Elementele utilizate sunt de tip touch screen. Orice cetatean poate sa acceseze informatiile

sau, printr-un modul special, sa isi exprime opinia. De asemenea, se pot trimite sugestii, reclamatii,

propuneri sau simple sesizari catre forurile cu responsabilitati. Sistemul are in spate o baza de date

care contine atat informatii valabile la nivel national, legislative, administrative, legaturi catre

publicatii, carti in format electronic, cat si informatii locale, mergand de la nivelul camerei din care se

ridica formularul pana la nivelul camerei in care se preda formularul referitor la diferite proceduri care

tin de administratia locala.

Sistemul informatic pentru notificarea schimbarii adresei de domiciliu

Sistemul este destinat sa reduca timpul pierdut de cetatean prin deplasarea la diverse oficii de

stat, sa reduca din formularele si dosarele folosite. Toata evidenta este mentinuta in sisteme

informatice in baze de date, iar cetateanul, o data ce primeste o parola proprie, o va folosi impreuna cu

codul numeric personal. Va deveni utilizator al sistemului si va putea sa isi gestioneze toate adresele

din trecut, iar pe cea actuala sa o schimbe dupa dorinta.

e-Market - sistem electronic de achizitii de bunuri si servicii

Este un proiect bazat pe tehnologii web care permite achizitionarea de bunuri sau servicii

intr-o maniera mult mai eficienta, reduce costurile de achizitie si ofera un cadru egal pentru toti agentii

economici participanti la competitie. Fiecare utilizator ce se inregistreaza pe site poate sa isi ofere

produsele spre vanzare, poate organiza licitatii pentru aceste produse sau poate cauta produse care

exista deja pe site sau care nu exista, astfel incat ceilalti parteneri vor observa ca exista cerere si vor

veni sa completeze oferta. Dupa ce se termina licitatia, se stabileste un castigator, pretul licitatiei este

cel optim pentru ca este calculat dupa reguli clare de catre un sistem automat, pe baza optiunilor

initiale ale fiecarui participant. In final se stabileste contractul care este semnat electronic, garantandu-se

astfel valabilitatea lui si faptul ca este autentic.

Plata taxelor si impozitelor prin mijloace electronice

ADMINISTRAłIE ŞI MANAGEMENT PUBLIC ���� 4/2005

47

Proiectul are ca obiectiv realizarea unui sistem de plata, prin intermediul unui portal, a taxelor

si impozitelor care fac parte din impozitul pe venitul global, cu mijloace electronice, direct din contul

curent, accesibil prin internet banking sau cu diversele carduri bancare, de credit sau de debit.

Sistem electronic de licitatii pentru achizitii publice - e-procurement

Sistemul este functional si lucreaza numai bazandu-se pe Internet, oferind toate facilitatile de

securizare, protejandu-i pe ofertanti si agentiile care fac achizitii fata de eventualele fraude. De

asemenea, elimina total coruptia existenta in sistemele de acest gen. Ceea ce face in principal acest

sistem este sa faciliteze toate procesele legate de achizitiile publice pentru orice fel de organizatie

guvernamentala sau organism public interesat si ofera posibilitatea companiilor interesate sa isi faca

publice ofertele de afaceri.

Identificarea unica a functionarilor publici prin semnatura electronica si smart card

Este vorba despre identificarea functionarilor in lumea Internet, acolo unde participantii la un

schimb de documente sau la o conversatie electronica nu se pot vedea intre ei si nu se pot identifica.

Aceasta este o mare problema a sistemelor de mesagerie electronica si, in general, a vehicularii

documentelor electronice prin Internet sau prin alte mijloace de comunicare.

Metodele folosite constau in acordarea unei carti de identitate electronica, un certificat digital,

pentru fiecare utilizator, care respecta cele mai inalte standarde de securitate si este stocat pe smart

card-uri. Aceste buletine de identitate electronice permit ca participantii la o conversatie in lumea

Internet-ului sa se autentifice intre ei si sa semneze documentele pe care si le trimit, chiar mai sigur de

identificat decat in lumea hartiilor. Aceasta este aplicatia de semnatura digitala.

Dupa ce se redacteaza documente in Word, Excel sau PowerPoint, utilizatorul poate sa

cripteze documentul, sa il salveze local, sa il semneze electronic sau sa il trimita unui destinatar. In

acest fel se asigura confidentialitatea mesajelor, ele putand circula foarte bine prin Internet si putand

tranzita diverse servere de web, de mail, fara ca un ochi indiscret sa le poata intercepta, ele fiind

criptate. In al doilea rand, destinatarul poate sti in mod sigur carui emitator ii apartin aceste mesaje si

cine le-a semnat. Un alt aspect este cel de preluare a mail-urilor de acei lucratori mobili, care pot

calatori in lume, pot fi la seminarii, simpozioane, dar pot sa isi citeasca mail-urile intr-un mod

securizat. Astfel, de la un internet cafe sau cu un laptop conectat cu un telefon mobil, un functionar se

poate conecta pe serverul web al MCTI pentru a-si vedea mail-urile prin conexiuni criptate si,

eventual, le poate descarca pe cele care sunt de interes in laptopul respectiv.

e-Facturi

e-Facturi are ca obiect plasarea facturilor in sistemul de contabilitate al agentiei

guvernamentale cu care furnizorul are incheiat un contract si urmarirea starii acestei facturi in timp:

daca a fost platita, daca a fost platita partial, cand a fost platita. Avantajele sistemului constau in

primul rand in usurinta de transmitere a documentelor intre un furnizor de servicii sau bunuri si

agentia guvernamentala, precum si in urmarirea in timp real a starii platii facturilor. Un alt avantaj este

faptul ca factura, odata introdusa in agentia guvernamentala, este exportata electronic in sistemul

contabil al acesteia, eliminandu-se orice operare manuala de date. In plus, schimburile de comunicatii

intre cei doi parteneri, agentia si furnizorul, se fac folosind sisteme si protocoale de securitate.

DECWEB

DECWEB se refera la depunerea bilantului contabil pe web. Toate datele sunt introduse

automat si verificate in site-ul de pe serverul Ministerului Finantelor. Instantaneu, se cunoaste situatia

ADMINISTRAłIE ŞI MANAGEMENT PUBLIC ���� 4/2005

48

la un anumit moment a firmelor care si-au depus bilantul, se pot face rapoarte, existand toate

avantajele prelucrarii pe calculator a unor informatii economice de asemenea complexitate si volum.

Efectele benefice ale utilizarii pe scara larga a tehnologiei informatiei si comunicatiilor la

locul de munca, in relatia cu autoritatile si institutiile publice, in viata de zi cu zi (pentru a face

cumparaturi, a se instrui, a se distra sau a rezolva diverse treburi gospodaresti etc.) sunt de necontestat.

Aceste efecte insa nu trebuie idealizate, atata timp cat practica actuala a dovedit si existenta a

numeroase obstacole care pot diminua sau anula aceste efecte: imposibilitatea unor categorii sociale de

a avea acces la noile servicii specifice societatii informationale (din lipsa infrastructurii de comunicatii

adecvate sau a terminalelor de acces, din lipsa culturii necesare pentru a le utiliza sau datorita tarifelor

prea ridicate in raport cu veniturile individuale), distorsiunile produse in piata muncii, inadecvarea

serviciilor/informatiilor oferite in raport cu interesele individuale sau de grup, lipsa de securitate si

confidentialitate a informatiei, cu efecte nedorite asupra intimitatii vietii personale sau cu producerea

de pierderi materiale importante, continuturi informationale periculoase la adresa moralei publice ,

eticii sociale sau a securitatii individuale.

BIBLIOGRAFIE

1. Aichholzer, G., Schmutzer, R., Hochgerner, I., Bringing Public Administration Closer to Citizens,

Background Paper of the ISF/WG5, 1998

2. Caldow, J., The Virtual Ballot Box: A Survey of Digital Democracy in Europe, Institute for

Electronic Government, IBM Corporation, 1999

3. Nica, D. - Guvern, cetatean, societate informationala, Editura Semne, Bucuresti, 2001

4. Tapscott, D., Digital Economy: Promise & Peril in the Age of Networked Intelligence. The

Industrial Age Bureaucracy, The Alliance for Converging Technologies, 1999, USA

5. Thornton, K., Rethinking Government. Living in the Information Society, IBM, 1997

6. * * * European Commission: Green Paper on the Public Sector Information in the Information

Society,1998

7. * * * OECD: Impliquer les citoyens: l’information, la consultation et la participation du public

dans le processus de prise de décision, PUMA, 2001.

8. * * * eEurope 2005: Benchmarking Indicators. – Brussells: Comisia Europeana, 2002

9. * * * Colectia PC Magazin