GHIDUL DECONTURILOR DE CHELTUIELI PENTRU ANUL 2021
12
Centrul de Cultură şi Artă al Judeţului Timiş Str E.Ungureanu, nr.1, Timişoara, tel: 0256/435.158, fax: 0256/435.566 Email: [email protected], www.ccajt.ro GHIDUL DECONTURILOR DE CHELTUIELI DIN FINANȚAREA NERAMBURSABILĂ DE LA CONSILIUL JUDEȚEAN TIMIS PENTRU ANUL 2021 CAPITOLUL I. CADRUL LEGISLATIV 1. LEGISLAȚIE PRIMARĂ Acordarea sprijinului financiar și decontarea acțiunilor culturale aprobate se face în temeiul: - Ordonanţei 51/1998 privind îmbunătăţirea sistemului de finanţare a programelor, proiectelor şi acţiunilor culturale; - Legea nr.350/2005 privind regimul finanţărilor nerambursabile din fonduri publice alocate pentru activităţi nonprofit de interes general; 2.LEGISLATIE COMPLEMENTARĂ: - Legea nr.82/1991 contabilității; - Legea nr.8/1996 privind dreptul de autor și drepturile conexe; - Legea nr.186/2003 privind susţinerea şi promovarea culturii scrise; - Legea nr.350/2006 tinerilor (actualizată); - Legea nr.98/2016 privind achizițiile publice, - Hotărârea nr.395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice; - Hotărârea nr.714/2018 privind drepturile şi obligaţiile personalului autorităţilor şi instituţiilor publice pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate, precum şi în cazul deplasării în interesul serviciului; - Hotărârea Guvernului nr.518/1995 privind unele drepturi și obligații ale personalului român trimis în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar actualizată; - Legea nr.273/2006 privind finanțele publice locale; - Ordonanța nr.119/1999 privind controlul intern și controlul financiar preventiv; - Ordinul nr.1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum și organizarea, evidența şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale; - Ordin nr.923/2014 (*republicat*) pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv şi a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfăşoară activitatea de control financiar preventiv propriu*); - Ordin nr.2332/2017 privind modificarea Ordinului ministrului finanţelor publice nr.923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv şi a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfăşoară activitatea de control financiar preventiv propriu; - Legea nr.227/2015 privind Codul fiscal; - LEGE nr.287/ 2009 (**republicată**)(*actualizată*) privind Codul civil; CAPITOLUL II. REGULI PRIVIND DERULAREA CONTRACTULUI DE FINANȚARE A. ETAPA I - ÎNCHEIEREA CONTRACTULUI DE FINANȚARE NERAMBURSABILĂ. Solicitanţii ale căror oferte culturale au fost selectate în vederea finanţării vor încheia contractul de finanţare cu instituția finanțatoare Consiliul Județean Timiș prin Centrul de Cultură și Artă al Județului Timis.
Transcript of GHIDUL DECONTURILOR DE CHELTUIELI PENTRU ANUL 2021
Email: [email protected], www.ccajt.ro
PENTRU ANUL 2021
CAPITOLUL II. REGULI PRIVIND DERULAREA CONTRACTULUI DE FINANARE
A. ETAPA I - ÎNCHEIEREA CONTRACTULUI DE FINANARE NERAMBURSABIL.
Solicitanii ale cror oferte culturale au fost selectate în vederea finanrii vor încheia contractul de finanare cu instituia finanatoare Consiliul Judeean Timi prin Centrul de Cultur i Art al Judeului Timis.
Email: [email protected], www.ccajt.ro
Prile contractului de finanare nerambursabil au obligaia de a semna contractul de finanare înainte de începerea etapei de desfurare a proiectului/aciunii culturale, conform datelor din cererea de finanare nerambursabil pentru oferte culturale. Pentru sesiunea I, contractele de finanare vor fi încheiate în termen de maxim 60 de zile calendaristice de la data aprobrii programului de finanri. Depirea termenului de 60 de zile atrage dup sine pierderea finanrii proiectului. Pentru sesiunea a II-a, contractele de finanare vor fi încheiate în termen de maxim 15 zile lucrtoare de la data aprobrii programului de finanri. Depirea termenului de 15 zile atrage dup sine pierderea finanrii proiectului.
1. Documentele prezentate în vederea semnrii Contractului de finanare:
a. Contractul de finanare (Anexa 1f - Ghid) - se descarc de pe site-ul CCAJT –www.ccajt.ro - TIM CULTURA - 2021, în format PDF (nu se modific sub nici o forma coninutul i formatul acestuia decât în spaiile prevzute pentru completarea datelor cu caracter propriu); b. Declaraie de imparialitate (Anexa 1 b – Ghid); c. Descrierea proiectului cultural (Anexa 1 la Contract); d. Buget form final i graficul de finanare (Anexa 2 la Contract);
Formularul de ”Buget Form Final i Graficul de finanare”(Anexa 2 la contractul de finanare) se descarc de pe site-ul CCAJT - www.ccajt.ro – TIM CULTURA - 2021 - se completeaz prin tehnoredactare computerizat de ctre beneficiarul finanrii, în dou exemplare, obligatoriu la toate rubricile prevzute de formular. Se va respecta cu strictee formatul formularului fr a se aduga/terge rânduri sau coloane i va conine doar cheltuieli eligibile, solicitate iniial în bugetul cererii de finanare; La punctul 1.1”Cheltuielile proiectului cultural” se vor înscrie cumulat (contribuia proprie + subvenia primit de la Consiliul Judeean Timi) sumele propuse cu realizarea evenimentului, pe categorii de cheltuieli, conform formularului, cu respectarea Anexei 1a la Ghid (Formular – Tip de propunere a proiectelor depus la CJ Timi pentru obinerea finanrii). La punctul 1.2 ”Veniturile proiectului cultural” se înscriu toate veniturile proiectului, separat pe sursa de venit (contribuia solicitantului + finanarea nerambursabil alocat de Consiliul Judeean Timi) i cumulat conform tabelului (atât valoric, cât i procentual). Atenie! Totalul Cheltuielilor proiectului trebuie s fie egal cu totalul Veniturilor proiectului. În cazul în care s-a aprobat o finanare în cuantum mai mic decât cel solicitat, operatorii culturali au obligaia de a depune un nou buget în limita sumei aprobate, fr a depi procentele maximale impuse de prevederile legale, în original, întocmit în detaliu (noua structur a bugetului nu poate s depeasc valorile pe categoriile de cheltuieli solicitate în bugetul iniial). Bugetul rmâne ferm pe toat durata de îndeplinire a contractului de finanare nerambursabil!
Graficul de finanare (Anexa nr.2 – Contract – Buget Form Final i Graficul de finanare)- cuantumul i ealonarea tranelor se fac în baza unui grafic de finanare, în funcie de etapele de realizare, raportate la costurile organizatorice i/sau durata i evoluia în timp a activitilor cuprinse în oferta cultural evaluat, i se prevd în contractul de finanare. Conform Ordonanei 51/1998 actualizat i Procedurii operaionale CCAJT, acordarea finanrii se realizeaz într-o tran unic la finalizarea proiectului sau în funcie de etapele de realizare ale proiectului, beneficiarul poate opta pentru acordarea a cel mult trei trane. Prima tran se acord dup semnarea contractului de finanare, dar nu poate fi mai mult de 30% din valoarea finanrii acordate. Pentru acordarea primei trane, respectiv celei de-a doua trane, se vor prezenta urmtoarele documente: cerere prin care beneficiarul finanrii solicit acordarea acesteia, factura fiscal (Art. 6 pct. (2) din Ordonanta Guvernului nr. 51/1998 – EX.: Contravaloare trana nr. ___, reprezentând finanare nerambursabil conform Contractului de finanare nerambursabil nr.___), întocmit cu suma aferent tranei, copia contractului de finanare i copia bugetului în form final, ambele cu meniunea ”conform cu originalul”. Ultima tran nu poate fi mai mic de 15% din totalul finanrii, conform art. 6 alin. 1 pct.(5) din Ordonana Guvernului nr. 51/1998 privind îmbuntirea sistemului de finanare a proiectelor culturale.
Email: [email protected], www.ccajt.ro
Trana a II-a i a III-a se acord numai dup justificarea utilizrii tranei anterioare prin depunerea raportului narativ intermediar, a raportului financiar intermediar i a documentelor justificative. e. Dovada existenei contribuiei beneficiarului pentru aportul propriu de min. 10%, 20% sau 30%; f. Certificat de atestare fiscal la zi; g.Împuternicire notarial (din care s rezulte calitatea persoanelor cu drept de semntur, pentru organizaiile non- profit (asociaii, fundaii, etc), numai pentru situaiile în care contractul de finanare este semnat de ctre o alt persoan decât cea care, potrivit Statutului, are acest drept.
Asociaiile non profit vor depune în plus: Statutul, Sentina i Codul de înregistrare fiscal. B. ETAPA A II - A DECONTAREA CHELTUIELILOR
1. Obligaiile beneficiarului:
- s prezinte la sediul Centrului de Cultur i Art al Judeului Timi, în termen de cel mult 30 de zile de la finalizarea proiectului, documentele justificative pentru bugetul aprobat al proiectului (atât pentru suma alocat de Consiliul Judeean Timi, cât i pentru suma reprezentând contribuia proprie de minim 10%, 20% sau 30%); - s utilizeze finanarea nerambursabil numai în scopul realizrii proiectului; - s nu comunice date, informaii, înscrisuri false sau eronate; - s implementeze proiectul pe proprie rspundere i în concordan cu descrierea din cererea de finanare, cu scopul de a atinge obiectivele menionate; - s nu utilizeze finanarea nerambursabil pentru activiti generatoare de profit; - s reflecte corect i la zi, în evidenele sale contabile, toate operaiunile economico-financiare ale proiectului i s le prezinte Consiliului Judeean Timi sau/i Centrului de Cultur i Art al Judeului Timi prin intermediul creia se desfoar finanarea ori de câte ori îi sunt solicitate; - s întocmeasc i s prezinte autoritii finanatoare rapoartele solicitate i orice alte date privitoare la derularea proiectului; - s pstreze, conform prevederilor legale, toate documentele financiare care atest desfurarea proiectului i s accepte controlul i verificrile Consiliului Judeean Timi în legtur cu modul de utilizare a fondurilor ce constituie subvenia primit; - s notifice autoritatea finanatoare (Beneficiarul se oblig s transmit Finanatorului un numr de 20 invitaii la evenimentele din cadrul proiectului cultural) înainte cu 10 zile lucrtoare, cu privire la perioada de desfurare a evenimentului, precum i cu privire la o posibil decalare sau anulare a evenimentului/proiectului cultural i, de asemenea, dup caz, un numr de 5 cri; - s realizeze decontul de cheltuieli financiar-contabile pentru: a) suma alocat de ctre Consiliul Judeean Timi; b) suma reprezentând contribuia proprie de minim 10%, 20% sau 30% din cheltuielile eligibile. - s realizeze decontul de imagine al proiectului care va conine: dosar de monitorizare a presei, fotografii relevante, afie, cataloage, caiet program, CD-uri, cri, albume sau orice alte tiprituri ale proiectului, precum i, dup caz, înregistrri video ale evenimentelor i orice alte materiale ce relev efectul pe care l-a avut proiectul. De asemenea, în faza de promovare a evenimentului, s insereze sigla i numele finanatorului pe absolut orice materiale de promovare, atât pe invitaii, afie, bannere publicitare, etc., cât i în mediul on-line, pe pagina proprie etc., iar în interviurile sau articolele din pres s precizeze numele finanatorului; - s permit Curii de Conturi s exercite controlul financiar asupra derulrii activitii nonprofit finanat din fonduri publice; - s respecte în totalitate legislaia din domeniul dreptului de autor, a mrcii înregistrate sau a altor drepturi de proprietate intelectual, s suporte toate taxele ocazionate de vânzarea biletelor, de drepturi de autor i drepturi conexe de autor. În acest sens, beneficiarul va exonera pe finanator de orice prejudicii, reclamaii sau aciuni în justiie ce au ca obiect înclcarea drepturilor de proprietate intelectual, a mrcii înregistrate, a drepturilor de autor i drepturilor conexe drepturilor de autor ce au legatur cu proiectul cultural finanat;
Email: [email protected], www.ccajt.ro
.
2. Eligibilitatea cheltuielilor Categoriile de cheltuieli eligibile, stabilite pentru proiectele culturale în conformitate cu prevederile Ordonanei Guvernului nr. 51/1998 privind îmbuntirea sistemului de finanare a proiectelor culturale, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 245/ 2001, cu modificrile i completrile ulterioare sunt urmtoarele: a) cheltuieli de realizare a aciunii/proiectului cultural, precum costuri materiale i servicii, costuri de producie, închirieri de spaii i aparatur, onorarii, prestri servicii, premii i altele asemenea; b) achiziionarea de dotri (altele decât mijloacele fixe) necesare derulrii programului sau proiectului cultural; c) cheltuieli ocazionate de cazarea i transportul intern i internaional ale participanilor/ invitailor; d) alte cheltuieli specifice, precum realizarea de studii i cercetri, consultan de specialitate, tiprituri, seminarii, conferine, ateliere de lucru, aciuni promoionale i de publicitate; e) cheltuieli de mas ale participanilor i/sau invitailor, în limita maxim aprobat, potrivit prevederilor legale, pentru invitatii secretarilor generali ai ministerelor; f) diurn pentru participani, în aceleai condiii precum cele stabilite pentru salariaii instituiilor publice, acordat în situaia în care nu se asigur cheltuieli prevzute la lit.e); g)cheltuieli de personal i cheltuieli administrative, aferente perioadei de realizare aciunii/ proiectului/programului cultural; Cheltuielile prevzute la lit. b) se acoper în limita unui procent de 20% din totalul finanrii nerambursabile acordate. Cheltuielile prevzute la lit. e) i g) se acoper, cumulat, în limita unui procent de 20% din totalul finanrii nerambursabile acordate.
3. Regulile de prezentare a dosarului de decont de ctre beneficiarii finanrilor nerambursabile De la începutul dosarului spre finalul acestuia, documentele justificative vor avea urmtoarea ordine:
ORIGINAL:
I. Cererea de decontare a proiectului – Anexa 5 – (Aceasta trebuie s fie redactat în original, cu numr de înregistrare de la beneficiar i cuprinde obligatoriu enumerarea tuturor documentelor prezentate la decont (OPIS) inclusiv cele referitoare la contribuia proprie, respectând ordinea de pe buget i raportul financiar).
II. Factura emisa de beneficiar/ contractant ( eliberat cu 1 zi înainte de depunerea decontului) - (original), întocmit în conformitate cu prevederile Codului fiscal (Legea 227/2015), art.319 i va cuprinde enunul:„Cheltuieli privind manifestarea ................. conf.contr.nr.../....”; Factura fiscal (Decont final - Exemplu: 1.„Cheltuieli privind manifestarea ................. conf.contr.nr.../....” suma de 10.000 lei, 2. Storno Trana I conf. FF.nr. /…… -3.000 lei, 3.Storno Trana a II-a conf.FF.nr…./…. -5.500 lei, TOTAL:1.500 LEI.
III. Contractul de finanare încheiat între Centrul de Cultur i Art al Judeului Timi i beneficiar – Anexa 1f Ghid – în original, numele i prenumele, semntura i viza (viza CFP/contabil) reprezentanilor legali ai operatorilor culturali;
IV. Declaraia de imparialitate – Anexa 1b - Ghid; V. Buget Form Final i Graficul de finanare – Anexa nr.2 Contract , refcut cu suma aprobat prin Hotrârea
CJT NR./.07.2021. Se întocmete de ctre beneficiar i se depune în original.
Email: [email protected], www.ccajt.ro
VI. Raportul de activitate - Anexa nr.3 la Contract (în 3 exemplare: 1 pt. decont la Centrul de Cultur, 1 ex. pt. Serviciul Cultur din cadrul CJT i 1 ex. rmâne beneficiarului) – semnat de ctre reprezentantul legal al beneficiarului finanrii i va cuprinde date referitoare la perioada i locul de desfurare a proiectului, numr participani/ beneficiari, raportul narativ, activitile /aciunile desfurate în cadrul proiectului, dovada publicitii: afie, invitaii – în care s apare c programul a fost realizat din fonduri publice – Consiliul Judeean Timi, rezultate obinute, indicatori precii de performan i de eficien, gradul de îndeplinire al obiectivelor propuse, contractele încheiate în vederea realizrii evenimentului, partenerii, imagini de la eveniment, impactul i posibiliti de continuare a activitii, confirmarea realizrii evenimentului de ctre Serviciul Cultur, Învmânt, Minoriti, Sport i Culte din cadrul Consiliului Judeean Timi (”Confirmm c evenimentul a avut loc” numele i prenumele i semntura persoanei delegate).
VII. Raportul financiar intermediar sau final - Anexa nr.4 Contract - Urmând structura bugetului de venituri i cheltuieli, Raportul financiar intermediar/final trebuie s menioneze, pe categorii de cheltuieli, toate informaiile cuprinse în documentele justificative, respectiv tipul, numrul, data, valoarea cheltuielilor efectuate i explicaii cu referire la ceea ce reprezint. Finanarea nerambursabil nu se acord pentru activiti generatoare de profit (Art. 4 pct. (5) din Ordonana Guvernului nr. 51/1998). În cazul în care din activitile proiectului se obin venituri, acestea se vor folosi obligatoriu, integral, în implementarea proiectului i se vor regsi în cheltuielile i plile aferente contribuiei proprii.
VIII. Declaraia pe proprie rspundere conform creia proiectul nu a fost generator de profit (doar pentru decont final) Anexa nr.6.
COPII XEROX :
IX. Documentele contabile justificative propuse spre decontare:
Fiecare document justificativ din cadrul dosarului de decont va fi prezentat în copie xerox lizibil certificat
„Conform cu originalul”, alturi de semntura beneficiarului finanrii înscris pe fiecare pagin; Documentele financiare justificative vor avea aplicate (pe documentul original i dup aceea se face copia xerox)
urmtoarele tampile: - ”Bun de plat” data i semntura - aplicat i semnat de reprezentantul legal - pe facturile de achiziie de
produse sau servicii în original, bonurile fiscale de achiziii (se deconteaz doar acele bonuri cu valoare de pân la 100 euro care conin obligatoriu codul fiscal al beneficiarului introdus electronic de furnizor);
- ”Certificat în privina realitii, legalitii i regularitii” - aplicat i semnat de ctre responsabilul de proiect sau o alt persoan desemnat de acesta – pe facturile de achiziie de produse sau servicii în original, pe statul de plat, pe ordinul de deplasare, pe bonuri fiscale de achiziii.;
- „Vizat pentru control financiar preventiv”(în funcie de forma de organizare a beneficiarului finanrii – entitile publice i alte instituii care, potrivit legii, au obligaia de a organiza activitatea de control financiar preventiv) data i semntura - aplicat i semnat de persoana desemnat s exercite controlul financiar preventiv - pe contracte, comenzi, facturile de achiziie de produse sau servicii în original, Statul de plat, tabelul de diurn, bonurile fiscale de achiziii (se deconteaz doar acele bonuri cu valoare de pân la 100 euro care conin obligatoriu codul fiscal al beneficiarului introdus electronic de furnizor).
ACHIZIII PUBLICE Conform Legii 98/2016 privind Achiziiile Publice, toate instituiile au obligaia de a face achiziii prin Sistemul Informatic Colaborativ pentru mediu performant de desfaurare a achiziiilor publice - SICAP. În cazul în care autoritatea contractant nu identific în cadrul catalogului electronic produsul, serviciul sau lucrarea care îi poate satisface necesitatea sau constat c preul postat de operatorii economici pentru obiectul achiziiei este mai mare decât preul pieei sau din motive tehnice imputabile SICAP nu este posibil accesul la catalogul electronic, atunci autoritatea contractant poate realiza achiziia de la orice operator economic, cu respectarea prevederilor Art.43 din Hot.395/2016, astfel: a) 100.000 lei pentru produse i servicii, respectiv 280.000 lei pentru lucrri, autoritatea contractant poate
achiziiona direct, fr a utiliza catalogul electronic sau anunul prealabil, prin consultarea a minimum trei
Email: [email protected], www.ccajt.ro
candidai; b) 70.000 de lei, autoritatea contractant poate achiziiona direct pe baza unei singure oferte; c) 4.500 lei, autoritatea contractant are dreptul de a plti direct, pe baza angajamentului legal, fr acceptarea prealabil a unei oferte.
Fac excepie de la utilizarea SICAP , Anexa 1 i 2 din Legea 98/2016. Dovada SICAP (Sistemul Informatic Colaborativ pentru mediu performant de desfurare a achiziiilor publice) certificat de responsabilul din cadrul unitii i aprobat de reprezentanul legal. ACHIZIIILE SE VOR REALIZA DUP VALIDAREA CONTRACTULUI DE FINANARE NERAMBURSABIL (SEMNAREA ACESTUIA DE CTRE TOATE PRILE IMPLICATE)!!! Nerespectarea legislaiei referitoare la achiziiile publice va determina stabilirea ca neeligibil a respectivei cheltuieli. ATENIE! Operatorii cuturali, beneficiari ai contractelor de finanare prin PROGRAMUL DE FINANRI ”TIM CULTURA 2021” au dreptul s achite pli în avans doar conf. HOTRÂRII NR. 264/2003.
1.1. Costuri de producie (totalitatea costurilor legate de asigurarea logistic a produciei i a desfurrii evenimentului)
Documente justificative:
În cazul în care prestatorul este persoan juridic/PFA: a. Dovada procedurilor de selecie: - nota justificativ/proces verbal de evaluare oferte; - dovada SEAP sau oferte; b. Contract/comand, dup caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar obiectul
contractului............pentru proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor prestate/prod. achizit. cantitativ i valoric; d. Nota de recepie (NIR), bonul de consum, avizul de însoire a mrfii - dac este cazul; e. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan/dispoziie de plat prin casierie; f. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; g. Proces verbal de recepie a serviciului prestat.
În cazul persoanelor fizice:
a. Contract de prestri servicii încheiat în baza Codului civil, cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar obiectul contractului......... pentru proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
b. Statul de plat cu înscrierea clar a sumelor brute, cu reinerea la surs a impozitului pe venit, a contribuiilor (dac este cazul) i a sumei nete care urmeaz a fi încasat de titularul contractului;
c. Dovada plii colaboratorului/obligaiilor - ordin de plat/ dispoziie de plat prin casierie; d. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie. e.Proces verbal de recepie a serviciilor prestate aferent perioadei de realizare a proiectului;
1.2. Închirieri de spaii i aparatur
Documente justificative: a. Dovada procedurilor de selecie: - nota justificativ/proces verbal de evaluare oferte; - dovada SEAP sau oferte;
Email: [email protected], www.ccajt.ro
b. Contract - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar obiectul contractului............ pentru proiectul cultural ...... cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor prestate; d. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan; e. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; f. Proces verbal de predare – primire.
1.3. Cheltuieli cu onorarii (Drept de autor Legea nr.8/1996)
Documente justificative: a. Contractul de drept de autor/drepturi conexe, cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar
obiectul contractului......... pentru proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare.
b. CI – copie xerox; c. Statul de plat a onorariilor, cu înscrierea clar a sumelor brute, a cotei forfetare, a impozitului pe venit i a
sumei nete care urmeaz a fi încasat de titularul dreptului de autor/conexe; d. Dovada plii titularului/obligaiilor - ordin de plat/dispoziie de plat prin casierie; Factur, chitan sau OP (pentru PERSOAN JURIDIC); e. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; f. Proces verbal de recepie a operei; g. La decont va fi depus, în format electronic i opera de creaie intelectual ce face obiectul contractului de
drepturi de autor/conexe, acolo unde este cazul. 1.4. Premii Premii în bani
Documente justificative: a. Regulamentul de desfurare a concursului i acordare a premiilor; b. Proces verbal de acordare a premiilor, semnat de toi componenii comisiei de jurizare; c. Statul de plat a premiilor cu înscrierea clar a sumelor brute, a impozitului pe premii (ce depete suma de
600 lei conform codului fiscal) i a sumei nete care urmeaz a fi încasat de titularul premiului; d. Copie C.I. sau Certificat de natere (Împuternicire notarial); e. Dovada plii titularului premiului /obligaiilor - ordin de plat/ dispoziie de plat prin casierie sau
semntura de primire a titularului premiului pe statul de plat, ordin de plat-impozit f. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; Not: Nu se acord premii persoanelor juridice!
Premii în obiecte specifice manifestrii
Documente justificative: a. Regulamentul de desfurare a concursului i acordare a premiilor; b. Proces verbal de acordare a premiilor, semnat de toi componenii comisiei de jurizare(unde e cazul); c. Dovada procedurilor de selecie: - nota justificativ/proces verbal de evaluare oferte; - dovada SEAP sau 3 oferte; d. Contract/comand, dup caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar
obiectul contractului............ proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
e. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea produselor achiziionate cantitativ i valoric; f. Nota de recepie (NIR), bonul de consum, avizul de însoire a mrfii - dac este cazul;
Email: [email protected], www.ccajt.ro
g. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan/dispoziie de plat prin casierie; h. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; i.Tabel semnat cu distribuia premiilor.
1.5. Tiprituri (cri, reviste, albume, cataloage)
Documente justificative: a. Dovada procedurilor de selecie: - nota justificativ/proces verbal de evaluare oferte; - dovada SEAP sau 3 oferte; b. Contract - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar obiectul contractului............
proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor prestate/prod. achizit. cantitativ i valoric; d. Nota de recepie(NIR), bonul de consum, avizul de însoire a mrfii - dac este cazul; e. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan; f. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; g. 1 Exemplar Carte, Album, Catalog (Obligatoriu textul „Proiect cofinanat de Consiliului Judeean Timi); h. Tabel cu distribuia crii, cataloagelor, albumelor, revistelor.
1.6. Realizare de studii i cercetri
Documente justificative: a. Contractul de drept de autor/ drepturi conexe/prestri-servicii, cu respectarea prevederilor legale, în care se
menioneaz clar obiectul contractului......... pentru proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare.
b. CI – copie xerox; c. Statul de plat a onorariilor, cu înscrierea clar a sumelor brute, a cotei forfetare, a impozitului pe venit i a
sumei nete care urmeaz a fi încasat de titularul dreptului de autor; d. Factur fiscal; e. Dovada plii/Dovada plii obligaiilor - ordin de plat/dispoziie de plat/chitan; f. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; g. Proces verbal de recepie a operei/serviciilor prestate; h. La decont va fi depus, în format electronic i opera de creaie intelectual ce face obiectul contractului de
drepturi de autor/conexe, acolo unde este cazul. 1.7. Transport intern sau internaional
Serviciile de transport prestate de ctre o firm specializat
Documente justificative: a. Dovada procedurilor de selecie: - nota justificativ/proces verbal de evaluare oferte; - dovada SEAP sau 3 oferte; b. Contract/comand, dup caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar
obiectul contractului............ proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor prestate/prod. achizit. cantitativ i valoric; d. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan; e. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; f. Tabel nominal cu persoanele transportate.
Email: [email protected], www.ccajt.ro
Transportul cu autoturismul proprietate personal (consumul stabilit prin HG 714/2018)
Documente justificative: a. Ordinul de deplasare completat i vizat în conformitate cu prevederile ORDIN nr.2634/2015 privind documentele financiar contabile (se detaliaz pe verso, dup caz, numele persoanelor însoitoare) b. Dispoziie de plat; c. Copie C.I.; d. Bonul de combustibil din ziua deplasrii/ ziua precedent deplasrii.
Decontarea transportului efectuat cu mijloace auto proprii se face pe baza consumului de combustibil de 7,5 litri pentru 100 km pe distana cea mai scurt. În condiiile în care transportul extern se face cu mijloace proprii i nu rezult din nici un document data trecerii frontierei, beneficiarul va întocmi o declaraie pe proprie rspundere privind activitatea desfurat, numrul de persoane care au fcut deplasarea, traseul parcurs cu menionarea punctelor importante, numrul de zile petrecute în strintate pentru desfurarea proiectului, care trebuie semnat de ctre acesta.
Transportul cu un autoturism aflat în proprietatea sau în folosina beneficiarului
a. Ordinul de deplasare completat i vizat în conformitate cu prevederile ORDIN nr.2634/2015 privind documentele financiar contabile (se detaliaz pe verso, dup caz, numele persoanelor însoitoare) b. Dispoziie de plat; c. Talonul mainii; d. Bonul de combustibil; e. Copie dup foaia de parcurs.
Cheltuieli conexe transportului
Cheltuielile cu taxe de autostrad, de parcare, de trecere a podurilor, etc. a. Factura fiscal (intern sau extern); b. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ tichete/ bonuri/ vouchere pentru taxele de drum/ autostrad, vignete,
taloane de parcare/chitan/dispoziie de plat prin casierie
1.8. Cazare Se pot deconta 230/lei/zi/persoan pentru acoperirea cheltuielilor de cazare.
Documente justificative:
a. Dovada procedurilor de selecie:
- nota justificativ/proces verbal de evaluare oferte; - dovada SEAP sau 3 oferte; b. Contract/comand, dup caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar
obiectul contractului............ proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor prestate; d. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan; e. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie;
Email: [email protected], www.ccajt.ro
1.9. Masa/Diurna
Documente justificative:
În cazul cheltuielilor de mas
a. Dovada procedurilor de selecie: - nota justificativ/proces verbal de evaluare oferte; - dovada SEAP sau 3 oferte; b. Contract/comand, dup caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar
obiectul contractului............ proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) reprezentând contravaloarea mesei servite (maxim 45 lei/zi/persoan) cu detalierea cantitativ i valoric a meniurilor consumate (nr.persoane x nr.zile x valoare/zi); d. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan; e. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; f. Pontajul de mas cu numele persoanelor/invitailor care au servit masa vizat de restaurant; Contractul va preciza c nu vor fi servite buturi alcoolice, cafea (sau va fi ataat meniul zilnic, din care va rezulta acest lucru). Persoanele cu domiciliul în locul de desfurare al evenimentului, nu pot beneficia de cheltuieli de masa.
În cazul acordrii diurnei a. Ordin de deplasare; b. Tabel diurn confirmat la locul evenimentului; c. Dispoziie de plat; d. Registru de cas
Diurna se acord în condiiile legii, pentru persoanele participante la proiect (artiti sau invitai), cu prezentarea listei nominale a beneficiarilor de diurn, tabel de diurn cu semnturile beneficiarilor (dac diurna se pltete în numerar) întocmit de organizaia care implementeaz proiectul pentru care a obinut finanare):
- la nivelul maxim de 20 lei/zi/persoan pentru deplasrile interne, conform Hot.nr.714/2018; - la nivelul maxim prevzut de HG 518/1995 pentru deplasrile în strintate; În condiiile în care nu rezult din nici un document data trecerii frontierei, beneficiarul va întocmi o declaraie pe proprie rspundere privind activitatea desfurat, numrul de persoane care au fcut deplasarea, numrul de zile petrecute în strintate pentru desfurarea proiectului, care trebuie semnat de ctre acesta.
1.10. Achiziionarea de dotri necesare derulrii proiectului cultural
Documente justificative: a. Dovada procedurilor de selecie:
- nota justificativ/proces verbal de evaluare oferte; - dovada SEAP sau 3 oferte; b. Contract/comand, dup caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar
obiectul contractului............ proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor prestate/prod. achizit. cantitativ i valoric– valoare maxim 2.500 lei/dotare (altele decât mijloacele fixe); d. Nota de receptie(NIR),Fia de eviden a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosin; e. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan/dispoziie de plat pr in casierie;
Email: [email protected], www.ccajt.ro
f. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; 1.11. Prestri servicii (altele) Documente justificative:
În cazul în care prestatorul este persoan juridic/PFA
a. Dovada procedurilor de selecie: - nota justificativ/proces verbal de evaluare oferte; - dovada SEAP sau 3 oferte; b. Contract/comand, dup caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar
obiectul contractului............ pentru proiectul cultural ...... cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor prestate; d. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan; e. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; f. Proces verbal de recepie a serviciului prestat;
În cazul persoanelor fizice:
a. Contract de prestri servicii încheiat în baza Codului civil, cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar obiectul contractului......... pentru proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
b. Statul de plat cu înscrierea clar a sumelor brute, cu reinerea la surs a impozitului pe venit, a contribuiilor (dac este cazul) i a sumei nete care urmeaz a fi încasat de titularul contractului;
c. Dovada plii colaboratorului/obligaiilor - ordin de plat/ dispoziie de plat prin casierie; d. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie. e.Proces verbal de recepie a serviciilor prestate, aferente perioadei de realizare a proiectului;
În cazul persoanelor fizice (Contract de munc)
a.Contract de munc încheiat în baza Codului Muncii, cu respectarea prevederilor legale, în care se
menioneaz clar obiectul contractului......... pentru proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
b. Fia postului a angajatului; c. Pontajul pentru angajat; d. Statul de plat cu înscrierea clar a sumelor brute, cu reinerea la surs a impozitului pe venit, a contribuiilor
(atât a angajatului, cât i a angajatorului) i a sumei nete care urmeaz a fi încasat de titularul contractului; e. Dovada plii angajatului i a obligaiilor - ordine de plat/ dispoziie de plat prin casierie; f. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; e. Raport de activitate aferent perioadei de realizare a proiectului.
Cheltuielile prevzute la 1.9.(CHELTUIELI DE MAS) i 1.11.(PERSOANE FIZICE CU CONTRACT DE MUNC) se acoper, cumulat, în limita unui procent de 20% din totalul finanrii nerambursabile acordate.
1.12. Costuri materiale (altele)
Email: [email protected], www.ccajt.ro
b. Contract/comand, dup caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar obiectul contractului............ proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor prestate/prod. achizit. cantitativ i valoric; d. Nota de recepie (NIR), bonul de consum, avizul de însoire a mrfii - dac este cazul; e. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan; f. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; g. Un exemplar din materialele promoionale (afie, pliante, brouri, diplome, invitaii, în cazul panourilor
outdoor se vor depune fotografii ale acestora), Obligatoriu Sigla Consiliului Judeean Timi i „Aciune/Proiect/Program cofinanat() de Consiliului Judeean Timi”);
h. Declaraie pe proprie rspundere c materialele promoionale s-au distribuit gratuit în cadrul evenimentului.
Dosarul se depune la secretariatul Centrului de Cultur, etaj I, cam.18 de luni pân joi între orele 9-15, vineri între orele 9-13. În momentul depunerii dosarelor de decont, acestea vor primi un numr de intrare în CCAJT, aplicat pe adresa de înaintare a documentaiei (cererea de decontare a proiectului Anexa 5), emis de beneficiar. La finalizarea verificrii dosarului de decont, beneficiarii vor fi notificai în legtur cu rezultatul verificrii prin pota electronic. Astfel, beneficiarii sunt rugai ca, în cererea de decontare – Anexa 5, s comunice o adres de email valabil, ce va fi folosit pe tot parcursul procesului de evaluare i decontare a finanrii nerambursabile. Verificarea dosarului se face în termen de cel mult 30 zile de la depunere. În cazul în care dosarul este incomplet, beneficiarii au obligaia de a depune documentele lips sau eronat întocmite în cel mult 10 zile calendaristice. Atenie! Nerespectarea ordinii documentelor în dosarul de decont poate atrage returnarea documentaiei ca urmare a nerespectrii condiiilor de întocmirea menionate în instructiuni (Aranjarea documentelor se face în ordinea cheltuielilor eligibile dup formularul Bugetul Form Final Anexa nr.2 Contract).
Nota:
1. Documentele justificative care stau la baza înregistrrilor în contabilitate angajeaz rspunderea persoanelor care le- au întocmit, vizat i aprobat, precum i a celor care le-au înregistrat în contabilitate. Instrumentele de plat trebuie s fie însoite de documentele justificative. Aceste documente trebuie s certifice exactitatea sumelor de plat, recepia bunurilor, executarea serviciilor, conform angajamentelor legale încheiate.
2. Angajarea cheltuielilor planificate pentru realizarea proiectului/aciunii ÎNCEPE ÎN MOD OBLIGATORIU DUP DATA SEMNRII CONTRACTULUI DE FINANARE NERAMBURSABIL (Consiliul Judeean Timi), cu excepia fondurilor financiare cheltuite de beneficiar pentru continuarea programului, în limita plafonului de cofinanare de minim 10%, 20% sau 30% I SE ÎNCHEIE CEL MAI TÂRZIU ÎN ULTIMA ZI A EVENIMENTULUI.
3. Formularul de “CONTRACT DE FINANARE” (Anexa 1e - Ghid), se descarc de pe site-ul CCAJT –www.ccajt.ro – TIM CULTURA- 2021, în format PDF (nu se modific sub nici o form coninutul i formatul acestuia decât în spaiile prevzute pentru completarea datelor cu caracter propriu). 4. Formularele standard de întocmit sunt afiate pe site-ul CCAJT, www.ccajt.ro, în format Word se tehnoredacteaz computerizat cu ARIAL 12, în limba român, semnate de ctre reprezentantul legal al solicitantului. 5.Documentele justificative emise de furnizorii bunurilor i serviciilor din afara granielor României, pe numele beneficiarului/ partenerilor finanrii sau ctre participanii la proiect, vor fi prezentate în dosarul de decont împreun cu dovada plii lor, dar însoite de traducerea în limba român, efectuat de un traductor autorizat, semnate i tampilate de acesta, nefiind necesar legalizarea lor de ctre un notar public. 6. La depunerea decontului, autoritatea finanatoare, prin Centrul de Cultur i Art al Judeului Timi, poate solicita orice alte documente justificative fa de cele prevzute iniial în Ghid, dac consider c este necesar.
PENTRU ANUL 2021
CAPITOLUL II. REGULI PRIVIND DERULAREA CONTRACTULUI DE FINANARE
A. ETAPA I - ÎNCHEIEREA CONTRACTULUI DE FINANARE NERAMBURSABIL.
Solicitanii ale cror oferte culturale au fost selectate în vederea finanrii vor încheia contractul de finanare cu instituia finanatoare Consiliul Judeean Timi prin Centrul de Cultur i Art al Judeului Timis.
Email: [email protected], www.ccajt.ro
Prile contractului de finanare nerambursabil au obligaia de a semna contractul de finanare înainte de începerea etapei de desfurare a proiectului/aciunii culturale, conform datelor din cererea de finanare nerambursabil pentru oferte culturale. Pentru sesiunea I, contractele de finanare vor fi încheiate în termen de maxim 60 de zile calendaristice de la data aprobrii programului de finanri. Depirea termenului de 60 de zile atrage dup sine pierderea finanrii proiectului. Pentru sesiunea a II-a, contractele de finanare vor fi încheiate în termen de maxim 15 zile lucrtoare de la data aprobrii programului de finanri. Depirea termenului de 15 zile atrage dup sine pierderea finanrii proiectului.
1. Documentele prezentate în vederea semnrii Contractului de finanare:
a. Contractul de finanare (Anexa 1f - Ghid) - se descarc de pe site-ul CCAJT –www.ccajt.ro - TIM CULTURA - 2021, în format PDF (nu se modific sub nici o forma coninutul i formatul acestuia decât în spaiile prevzute pentru completarea datelor cu caracter propriu); b. Declaraie de imparialitate (Anexa 1 b – Ghid); c. Descrierea proiectului cultural (Anexa 1 la Contract); d. Buget form final i graficul de finanare (Anexa 2 la Contract);
Formularul de ”Buget Form Final i Graficul de finanare”(Anexa 2 la contractul de finanare) se descarc de pe site-ul CCAJT - www.ccajt.ro – TIM CULTURA - 2021 - se completeaz prin tehnoredactare computerizat de ctre beneficiarul finanrii, în dou exemplare, obligatoriu la toate rubricile prevzute de formular. Se va respecta cu strictee formatul formularului fr a se aduga/terge rânduri sau coloane i va conine doar cheltuieli eligibile, solicitate iniial în bugetul cererii de finanare; La punctul 1.1”Cheltuielile proiectului cultural” se vor înscrie cumulat (contribuia proprie + subvenia primit de la Consiliul Judeean Timi) sumele propuse cu realizarea evenimentului, pe categorii de cheltuieli, conform formularului, cu respectarea Anexei 1a la Ghid (Formular – Tip de propunere a proiectelor depus la CJ Timi pentru obinerea finanrii). La punctul 1.2 ”Veniturile proiectului cultural” se înscriu toate veniturile proiectului, separat pe sursa de venit (contribuia solicitantului + finanarea nerambursabil alocat de Consiliul Judeean Timi) i cumulat conform tabelului (atât valoric, cât i procentual). Atenie! Totalul Cheltuielilor proiectului trebuie s fie egal cu totalul Veniturilor proiectului. În cazul în care s-a aprobat o finanare în cuantum mai mic decât cel solicitat, operatorii culturali au obligaia de a depune un nou buget în limita sumei aprobate, fr a depi procentele maximale impuse de prevederile legale, în original, întocmit în detaliu (noua structur a bugetului nu poate s depeasc valorile pe categoriile de cheltuieli solicitate în bugetul iniial). Bugetul rmâne ferm pe toat durata de îndeplinire a contractului de finanare nerambursabil!
Graficul de finanare (Anexa nr.2 – Contract – Buget Form Final i Graficul de finanare)- cuantumul i ealonarea tranelor se fac în baza unui grafic de finanare, în funcie de etapele de realizare, raportate la costurile organizatorice i/sau durata i evoluia în timp a activitilor cuprinse în oferta cultural evaluat, i se prevd în contractul de finanare. Conform Ordonanei 51/1998 actualizat i Procedurii operaionale CCAJT, acordarea finanrii se realizeaz într-o tran unic la finalizarea proiectului sau în funcie de etapele de realizare ale proiectului, beneficiarul poate opta pentru acordarea a cel mult trei trane. Prima tran se acord dup semnarea contractului de finanare, dar nu poate fi mai mult de 30% din valoarea finanrii acordate. Pentru acordarea primei trane, respectiv celei de-a doua trane, se vor prezenta urmtoarele documente: cerere prin care beneficiarul finanrii solicit acordarea acesteia, factura fiscal (Art. 6 pct. (2) din Ordonanta Guvernului nr. 51/1998 – EX.: Contravaloare trana nr. ___, reprezentând finanare nerambursabil conform Contractului de finanare nerambursabil nr.___), întocmit cu suma aferent tranei, copia contractului de finanare i copia bugetului în form final, ambele cu meniunea ”conform cu originalul”. Ultima tran nu poate fi mai mic de 15% din totalul finanrii, conform art. 6 alin. 1 pct.(5) din Ordonana Guvernului nr. 51/1998 privind îmbuntirea sistemului de finanare a proiectelor culturale.
Email: [email protected], www.ccajt.ro
Trana a II-a i a III-a se acord numai dup justificarea utilizrii tranei anterioare prin depunerea raportului narativ intermediar, a raportului financiar intermediar i a documentelor justificative. e. Dovada existenei contribuiei beneficiarului pentru aportul propriu de min. 10%, 20% sau 30%; f. Certificat de atestare fiscal la zi; g.Împuternicire notarial (din care s rezulte calitatea persoanelor cu drept de semntur, pentru organizaiile non- profit (asociaii, fundaii, etc), numai pentru situaiile în care contractul de finanare este semnat de ctre o alt persoan decât cea care, potrivit Statutului, are acest drept.
Asociaiile non profit vor depune în plus: Statutul, Sentina i Codul de înregistrare fiscal. B. ETAPA A II - A DECONTAREA CHELTUIELILOR
1. Obligaiile beneficiarului:
- s prezinte la sediul Centrului de Cultur i Art al Judeului Timi, în termen de cel mult 30 de zile de la finalizarea proiectului, documentele justificative pentru bugetul aprobat al proiectului (atât pentru suma alocat de Consiliul Judeean Timi, cât i pentru suma reprezentând contribuia proprie de minim 10%, 20% sau 30%); - s utilizeze finanarea nerambursabil numai în scopul realizrii proiectului; - s nu comunice date, informaii, înscrisuri false sau eronate; - s implementeze proiectul pe proprie rspundere i în concordan cu descrierea din cererea de finanare, cu scopul de a atinge obiectivele menionate; - s nu utilizeze finanarea nerambursabil pentru activiti generatoare de profit; - s reflecte corect i la zi, în evidenele sale contabile, toate operaiunile economico-financiare ale proiectului i s le prezinte Consiliului Judeean Timi sau/i Centrului de Cultur i Art al Judeului Timi prin intermediul creia se desfoar finanarea ori de câte ori îi sunt solicitate; - s întocmeasc i s prezinte autoritii finanatoare rapoartele solicitate i orice alte date privitoare la derularea proiectului; - s pstreze, conform prevederilor legale, toate documentele financiare care atest desfurarea proiectului i s accepte controlul i verificrile Consiliului Judeean Timi în legtur cu modul de utilizare a fondurilor ce constituie subvenia primit; - s notifice autoritatea finanatoare (Beneficiarul se oblig s transmit Finanatorului un numr de 20 invitaii la evenimentele din cadrul proiectului cultural) înainte cu 10 zile lucrtoare, cu privire la perioada de desfurare a evenimentului, precum i cu privire la o posibil decalare sau anulare a evenimentului/proiectului cultural i, de asemenea, dup caz, un numr de 5 cri; - s realizeze decontul de cheltuieli financiar-contabile pentru: a) suma alocat de ctre Consiliul Judeean Timi; b) suma reprezentând contribuia proprie de minim 10%, 20% sau 30% din cheltuielile eligibile. - s realizeze decontul de imagine al proiectului care va conine: dosar de monitorizare a presei, fotografii relevante, afie, cataloage, caiet program, CD-uri, cri, albume sau orice alte tiprituri ale proiectului, precum i, dup caz, înregistrri video ale evenimentelor i orice alte materiale ce relev efectul pe care l-a avut proiectul. De asemenea, în faza de promovare a evenimentului, s insereze sigla i numele finanatorului pe absolut orice materiale de promovare, atât pe invitaii, afie, bannere publicitare, etc., cât i în mediul on-line, pe pagina proprie etc., iar în interviurile sau articolele din pres s precizeze numele finanatorului; - s permit Curii de Conturi s exercite controlul financiar asupra derulrii activitii nonprofit finanat din fonduri publice; - s respecte în totalitate legislaia din domeniul dreptului de autor, a mrcii înregistrate sau a altor drepturi de proprietate intelectual, s suporte toate taxele ocazionate de vânzarea biletelor, de drepturi de autor i drepturi conexe de autor. În acest sens, beneficiarul va exonera pe finanator de orice prejudicii, reclamaii sau aciuni în justiie ce au ca obiect înclcarea drepturilor de proprietate intelectual, a mrcii înregistrate, a drepturilor de autor i drepturilor conexe drepturilor de autor ce au legatur cu proiectul cultural finanat;
Email: [email protected], www.ccajt.ro
.
2. Eligibilitatea cheltuielilor Categoriile de cheltuieli eligibile, stabilite pentru proiectele culturale în conformitate cu prevederile Ordonanei Guvernului nr. 51/1998 privind îmbuntirea sistemului de finanare a proiectelor culturale, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 245/ 2001, cu modificrile i completrile ulterioare sunt urmtoarele: a) cheltuieli de realizare a aciunii/proiectului cultural, precum costuri materiale i servicii, costuri de producie, închirieri de spaii i aparatur, onorarii, prestri servicii, premii i altele asemenea; b) achiziionarea de dotri (altele decât mijloacele fixe) necesare derulrii programului sau proiectului cultural; c) cheltuieli ocazionate de cazarea i transportul intern i internaional ale participanilor/ invitailor; d) alte cheltuieli specifice, precum realizarea de studii i cercetri, consultan de specialitate, tiprituri, seminarii, conferine, ateliere de lucru, aciuni promoionale i de publicitate; e) cheltuieli de mas ale participanilor i/sau invitailor, în limita maxim aprobat, potrivit prevederilor legale, pentru invitatii secretarilor generali ai ministerelor; f) diurn pentru participani, în aceleai condiii precum cele stabilite pentru salariaii instituiilor publice, acordat în situaia în care nu se asigur cheltuieli prevzute la lit.e); g)cheltuieli de personal i cheltuieli administrative, aferente perioadei de realizare aciunii/ proiectului/programului cultural; Cheltuielile prevzute la lit. b) se acoper în limita unui procent de 20% din totalul finanrii nerambursabile acordate. Cheltuielile prevzute la lit. e) i g) se acoper, cumulat, în limita unui procent de 20% din totalul finanrii nerambursabile acordate.
3. Regulile de prezentare a dosarului de decont de ctre beneficiarii finanrilor nerambursabile De la începutul dosarului spre finalul acestuia, documentele justificative vor avea urmtoarea ordine:
ORIGINAL:
I. Cererea de decontare a proiectului – Anexa 5 – (Aceasta trebuie s fie redactat în original, cu numr de înregistrare de la beneficiar i cuprinde obligatoriu enumerarea tuturor documentelor prezentate la decont (OPIS) inclusiv cele referitoare la contribuia proprie, respectând ordinea de pe buget i raportul financiar).
II. Factura emisa de beneficiar/ contractant ( eliberat cu 1 zi înainte de depunerea decontului) - (original), întocmit în conformitate cu prevederile Codului fiscal (Legea 227/2015), art.319 i va cuprinde enunul:„Cheltuieli privind manifestarea ................. conf.contr.nr.../....”; Factura fiscal (Decont final - Exemplu: 1.„Cheltuieli privind manifestarea ................. conf.contr.nr.../....” suma de 10.000 lei, 2. Storno Trana I conf. FF.nr. /…… -3.000 lei, 3.Storno Trana a II-a conf.FF.nr…./…. -5.500 lei, TOTAL:1.500 LEI.
III. Contractul de finanare încheiat între Centrul de Cultur i Art al Judeului Timi i beneficiar – Anexa 1f Ghid – în original, numele i prenumele, semntura i viza (viza CFP/contabil) reprezentanilor legali ai operatorilor culturali;
IV. Declaraia de imparialitate – Anexa 1b - Ghid; V. Buget Form Final i Graficul de finanare – Anexa nr.2 Contract , refcut cu suma aprobat prin Hotrârea
CJT NR./.07.2021. Se întocmete de ctre beneficiar i se depune în original.
Email: [email protected], www.ccajt.ro
VI. Raportul de activitate - Anexa nr.3 la Contract (în 3 exemplare: 1 pt. decont la Centrul de Cultur, 1 ex. pt. Serviciul Cultur din cadrul CJT i 1 ex. rmâne beneficiarului) – semnat de ctre reprezentantul legal al beneficiarului finanrii i va cuprinde date referitoare la perioada i locul de desfurare a proiectului, numr participani/ beneficiari, raportul narativ, activitile /aciunile desfurate în cadrul proiectului, dovada publicitii: afie, invitaii – în care s apare c programul a fost realizat din fonduri publice – Consiliul Judeean Timi, rezultate obinute, indicatori precii de performan i de eficien, gradul de îndeplinire al obiectivelor propuse, contractele încheiate în vederea realizrii evenimentului, partenerii, imagini de la eveniment, impactul i posibiliti de continuare a activitii, confirmarea realizrii evenimentului de ctre Serviciul Cultur, Învmânt, Minoriti, Sport i Culte din cadrul Consiliului Judeean Timi (”Confirmm c evenimentul a avut loc” numele i prenumele i semntura persoanei delegate).
VII. Raportul financiar intermediar sau final - Anexa nr.4 Contract - Urmând structura bugetului de venituri i cheltuieli, Raportul financiar intermediar/final trebuie s menioneze, pe categorii de cheltuieli, toate informaiile cuprinse în documentele justificative, respectiv tipul, numrul, data, valoarea cheltuielilor efectuate i explicaii cu referire la ceea ce reprezint. Finanarea nerambursabil nu se acord pentru activiti generatoare de profit (Art. 4 pct. (5) din Ordonana Guvernului nr. 51/1998). În cazul în care din activitile proiectului se obin venituri, acestea se vor folosi obligatoriu, integral, în implementarea proiectului i se vor regsi în cheltuielile i plile aferente contribuiei proprii.
VIII. Declaraia pe proprie rspundere conform creia proiectul nu a fost generator de profit (doar pentru decont final) Anexa nr.6.
COPII XEROX :
IX. Documentele contabile justificative propuse spre decontare:
Fiecare document justificativ din cadrul dosarului de decont va fi prezentat în copie xerox lizibil certificat
„Conform cu originalul”, alturi de semntura beneficiarului finanrii înscris pe fiecare pagin; Documentele financiare justificative vor avea aplicate (pe documentul original i dup aceea se face copia xerox)
urmtoarele tampile: - ”Bun de plat” data i semntura - aplicat i semnat de reprezentantul legal - pe facturile de achiziie de
produse sau servicii în original, bonurile fiscale de achiziii (se deconteaz doar acele bonuri cu valoare de pân la 100 euro care conin obligatoriu codul fiscal al beneficiarului introdus electronic de furnizor);
- ”Certificat în privina realitii, legalitii i regularitii” - aplicat i semnat de ctre responsabilul de proiect sau o alt persoan desemnat de acesta – pe facturile de achiziie de produse sau servicii în original, pe statul de plat, pe ordinul de deplasare, pe bonuri fiscale de achiziii.;
- „Vizat pentru control financiar preventiv”(în funcie de forma de organizare a beneficiarului finanrii – entitile publice i alte instituii care, potrivit legii, au obligaia de a organiza activitatea de control financiar preventiv) data i semntura - aplicat i semnat de persoana desemnat s exercite controlul financiar preventiv - pe contracte, comenzi, facturile de achiziie de produse sau servicii în original, Statul de plat, tabelul de diurn, bonurile fiscale de achiziii (se deconteaz doar acele bonuri cu valoare de pân la 100 euro care conin obligatoriu codul fiscal al beneficiarului introdus electronic de furnizor).
ACHIZIII PUBLICE Conform Legii 98/2016 privind Achiziiile Publice, toate instituiile au obligaia de a face achiziii prin Sistemul Informatic Colaborativ pentru mediu performant de desfaurare a achiziiilor publice - SICAP. În cazul în care autoritatea contractant nu identific în cadrul catalogului electronic produsul, serviciul sau lucrarea care îi poate satisface necesitatea sau constat c preul postat de operatorii economici pentru obiectul achiziiei este mai mare decât preul pieei sau din motive tehnice imputabile SICAP nu este posibil accesul la catalogul electronic, atunci autoritatea contractant poate realiza achiziia de la orice operator economic, cu respectarea prevederilor Art.43 din Hot.395/2016, astfel: a) 100.000 lei pentru produse i servicii, respectiv 280.000 lei pentru lucrri, autoritatea contractant poate
achiziiona direct, fr a utiliza catalogul electronic sau anunul prealabil, prin consultarea a minimum trei
Email: [email protected], www.ccajt.ro
candidai; b) 70.000 de lei, autoritatea contractant poate achiziiona direct pe baza unei singure oferte; c) 4.500 lei, autoritatea contractant are dreptul de a plti direct, pe baza angajamentului legal, fr acceptarea prealabil a unei oferte.
Fac excepie de la utilizarea SICAP , Anexa 1 i 2 din Legea 98/2016. Dovada SICAP (Sistemul Informatic Colaborativ pentru mediu performant de desfurare a achiziiilor publice) certificat de responsabilul din cadrul unitii i aprobat de reprezentanul legal. ACHIZIIILE SE VOR REALIZA DUP VALIDAREA CONTRACTULUI DE FINANARE NERAMBURSABIL (SEMNAREA ACESTUIA DE CTRE TOATE PRILE IMPLICATE)!!! Nerespectarea legislaiei referitoare la achiziiile publice va determina stabilirea ca neeligibil a respectivei cheltuieli. ATENIE! Operatorii cuturali, beneficiari ai contractelor de finanare prin PROGRAMUL DE FINANRI ”TIM CULTURA 2021” au dreptul s achite pli în avans doar conf. HOTRÂRII NR. 264/2003.
1.1. Costuri de producie (totalitatea costurilor legate de asigurarea logistic a produciei i a desfurrii evenimentului)
Documente justificative:
În cazul în care prestatorul este persoan juridic/PFA: a. Dovada procedurilor de selecie: - nota justificativ/proces verbal de evaluare oferte; - dovada SEAP sau oferte; b. Contract/comand, dup caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar obiectul
contractului............pentru proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor prestate/prod. achizit. cantitativ i valoric; d. Nota de recepie (NIR), bonul de consum, avizul de însoire a mrfii - dac este cazul; e. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan/dispoziie de plat prin casierie; f. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; g. Proces verbal de recepie a serviciului prestat.
În cazul persoanelor fizice:
a. Contract de prestri servicii încheiat în baza Codului civil, cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar obiectul contractului......... pentru proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
b. Statul de plat cu înscrierea clar a sumelor brute, cu reinerea la surs a impozitului pe venit, a contribuiilor (dac este cazul) i a sumei nete care urmeaz a fi încasat de titularul contractului;
c. Dovada plii colaboratorului/obligaiilor - ordin de plat/ dispoziie de plat prin casierie; d. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie. e.Proces verbal de recepie a serviciilor prestate aferent perioadei de realizare a proiectului;
1.2. Închirieri de spaii i aparatur
Documente justificative: a. Dovada procedurilor de selecie: - nota justificativ/proces verbal de evaluare oferte; - dovada SEAP sau oferte;
Email: [email protected], www.ccajt.ro
b. Contract - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar obiectul contractului............ pentru proiectul cultural ...... cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor prestate; d. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan; e. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; f. Proces verbal de predare – primire.
1.3. Cheltuieli cu onorarii (Drept de autor Legea nr.8/1996)
Documente justificative: a. Contractul de drept de autor/drepturi conexe, cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar
obiectul contractului......... pentru proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare.
b. CI – copie xerox; c. Statul de plat a onorariilor, cu înscrierea clar a sumelor brute, a cotei forfetare, a impozitului pe venit i a
sumei nete care urmeaz a fi încasat de titularul dreptului de autor/conexe; d. Dovada plii titularului/obligaiilor - ordin de plat/dispoziie de plat prin casierie; Factur, chitan sau OP (pentru PERSOAN JURIDIC); e. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; f. Proces verbal de recepie a operei; g. La decont va fi depus, în format electronic i opera de creaie intelectual ce face obiectul contractului de
drepturi de autor/conexe, acolo unde este cazul. 1.4. Premii Premii în bani
Documente justificative: a. Regulamentul de desfurare a concursului i acordare a premiilor; b. Proces verbal de acordare a premiilor, semnat de toi componenii comisiei de jurizare; c. Statul de plat a premiilor cu înscrierea clar a sumelor brute, a impozitului pe premii (ce depete suma de
600 lei conform codului fiscal) i a sumei nete care urmeaz a fi încasat de titularul premiului; d. Copie C.I. sau Certificat de natere (Împuternicire notarial); e. Dovada plii titularului premiului /obligaiilor - ordin de plat/ dispoziie de plat prin casierie sau
semntura de primire a titularului premiului pe statul de plat, ordin de plat-impozit f. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; Not: Nu se acord premii persoanelor juridice!
Premii în obiecte specifice manifestrii
Documente justificative: a. Regulamentul de desfurare a concursului i acordare a premiilor; b. Proces verbal de acordare a premiilor, semnat de toi componenii comisiei de jurizare(unde e cazul); c. Dovada procedurilor de selecie: - nota justificativ/proces verbal de evaluare oferte; - dovada SEAP sau 3 oferte; d. Contract/comand, dup caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar
obiectul contractului............ proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
e. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea produselor achiziionate cantitativ i valoric; f. Nota de recepie (NIR), bonul de consum, avizul de însoire a mrfii - dac este cazul;
Email: [email protected], www.ccajt.ro
g. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan/dispoziie de plat prin casierie; h. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; i.Tabel semnat cu distribuia premiilor.
1.5. Tiprituri (cri, reviste, albume, cataloage)
Documente justificative: a. Dovada procedurilor de selecie: - nota justificativ/proces verbal de evaluare oferte; - dovada SEAP sau 3 oferte; b. Contract - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar obiectul contractului............
proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor prestate/prod. achizit. cantitativ i valoric; d. Nota de recepie(NIR), bonul de consum, avizul de însoire a mrfii - dac este cazul; e. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan; f. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; g. 1 Exemplar Carte, Album, Catalog (Obligatoriu textul „Proiect cofinanat de Consiliului Judeean Timi); h. Tabel cu distribuia crii, cataloagelor, albumelor, revistelor.
1.6. Realizare de studii i cercetri
Documente justificative: a. Contractul de drept de autor/ drepturi conexe/prestri-servicii, cu respectarea prevederilor legale, în care se
menioneaz clar obiectul contractului......... pentru proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare.
b. CI – copie xerox; c. Statul de plat a onorariilor, cu înscrierea clar a sumelor brute, a cotei forfetare, a impozitului pe venit i a
sumei nete care urmeaz a fi încasat de titularul dreptului de autor; d. Factur fiscal; e. Dovada plii/Dovada plii obligaiilor - ordin de plat/dispoziie de plat/chitan; f. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; g. Proces verbal de recepie a operei/serviciilor prestate; h. La decont va fi depus, în format electronic i opera de creaie intelectual ce face obiectul contractului de
drepturi de autor/conexe, acolo unde este cazul. 1.7. Transport intern sau internaional
Serviciile de transport prestate de ctre o firm specializat
Documente justificative: a. Dovada procedurilor de selecie: - nota justificativ/proces verbal de evaluare oferte; - dovada SEAP sau 3 oferte; b. Contract/comand, dup caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar
obiectul contractului............ proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor prestate/prod. achizit. cantitativ i valoric; d. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan; e. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; f. Tabel nominal cu persoanele transportate.
Email: [email protected], www.ccajt.ro
Transportul cu autoturismul proprietate personal (consumul stabilit prin HG 714/2018)
Documente justificative: a. Ordinul de deplasare completat i vizat în conformitate cu prevederile ORDIN nr.2634/2015 privind documentele financiar contabile (se detaliaz pe verso, dup caz, numele persoanelor însoitoare) b. Dispoziie de plat; c. Copie C.I.; d. Bonul de combustibil din ziua deplasrii/ ziua precedent deplasrii.
Decontarea transportului efectuat cu mijloace auto proprii se face pe baza consumului de combustibil de 7,5 litri pentru 100 km pe distana cea mai scurt. În condiiile în care transportul extern se face cu mijloace proprii i nu rezult din nici un document data trecerii frontierei, beneficiarul va întocmi o declaraie pe proprie rspundere privind activitatea desfurat, numrul de persoane care au fcut deplasarea, traseul parcurs cu menionarea punctelor importante, numrul de zile petrecute în strintate pentru desfurarea proiectului, care trebuie semnat de ctre acesta.
Transportul cu un autoturism aflat în proprietatea sau în folosina beneficiarului
a. Ordinul de deplasare completat i vizat în conformitate cu prevederile ORDIN nr.2634/2015 privind documentele financiar contabile (se detaliaz pe verso, dup caz, numele persoanelor însoitoare) b. Dispoziie de plat; c. Talonul mainii; d. Bonul de combustibil; e. Copie dup foaia de parcurs.
Cheltuieli conexe transportului
Cheltuielile cu taxe de autostrad, de parcare, de trecere a podurilor, etc. a. Factura fiscal (intern sau extern); b. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ tichete/ bonuri/ vouchere pentru taxele de drum/ autostrad, vignete,
taloane de parcare/chitan/dispoziie de plat prin casierie
1.8. Cazare Se pot deconta 230/lei/zi/persoan pentru acoperirea cheltuielilor de cazare.
Documente justificative:
a. Dovada procedurilor de selecie:
- nota justificativ/proces verbal de evaluare oferte; - dovada SEAP sau 3 oferte; b. Contract/comand, dup caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar
obiectul contractului............ proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor prestate; d. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan; e. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie;
Email: [email protected], www.ccajt.ro
1.9. Masa/Diurna
Documente justificative:
În cazul cheltuielilor de mas
a. Dovada procedurilor de selecie: - nota justificativ/proces verbal de evaluare oferte; - dovada SEAP sau 3 oferte; b. Contract/comand, dup caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar
obiectul contractului............ proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) reprezentând contravaloarea mesei servite (maxim 45 lei/zi/persoan) cu detalierea cantitativ i valoric a meniurilor consumate (nr.persoane x nr.zile x valoare/zi); d. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan; e. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; f. Pontajul de mas cu numele persoanelor/invitailor care au servit masa vizat de restaurant; Contractul va preciza c nu vor fi servite buturi alcoolice, cafea (sau va fi ataat meniul zilnic, din care va rezulta acest lucru). Persoanele cu domiciliul în locul de desfurare al evenimentului, nu pot beneficia de cheltuieli de masa.
În cazul acordrii diurnei a. Ordin de deplasare; b. Tabel diurn confirmat la locul evenimentului; c. Dispoziie de plat; d. Registru de cas
Diurna se acord în condiiile legii, pentru persoanele participante la proiect (artiti sau invitai), cu prezentarea listei nominale a beneficiarilor de diurn, tabel de diurn cu semnturile beneficiarilor (dac diurna se pltete în numerar) întocmit de organizaia care implementeaz proiectul pentru care a obinut finanare):
- la nivelul maxim de 20 lei/zi/persoan pentru deplasrile interne, conform Hot.nr.714/2018; - la nivelul maxim prevzut de HG 518/1995 pentru deplasrile în strintate; În condiiile în care nu rezult din nici un document data trecerii frontierei, beneficiarul va întocmi o declaraie pe proprie rspundere privind activitatea desfurat, numrul de persoane care au fcut deplasarea, numrul de zile petrecute în strintate pentru desfurarea proiectului, care trebuie semnat de ctre acesta.
1.10. Achiziionarea de dotri necesare derulrii proiectului cultural
Documente justificative: a. Dovada procedurilor de selecie:
- nota justificativ/proces verbal de evaluare oferte; - dovada SEAP sau 3 oferte; b. Contract/comand, dup caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar
obiectul contractului............ proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor prestate/prod. achizit. cantitativ i valoric– valoare maxim 2.500 lei/dotare (altele decât mijloacele fixe); d. Nota de receptie(NIR),Fia de eviden a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosin; e. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan/dispoziie de plat pr in casierie;
Email: [email protected], www.ccajt.ro
f. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; 1.11. Prestri servicii (altele) Documente justificative:
În cazul în care prestatorul este persoan juridic/PFA
a. Dovada procedurilor de selecie: - nota justificativ/proces verbal de evaluare oferte; - dovada SEAP sau 3 oferte; b. Contract/comand, dup caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar
obiectul contractului............ pentru proiectul cultural ...... cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor prestate; d. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan; e. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; f. Proces verbal de recepie a serviciului prestat;
În cazul persoanelor fizice:
a. Contract de prestri servicii încheiat în baza Codului civil, cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar obiectul contractului......... pentru proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
b. Statul de plat cu înscrierea clar a sumelor brute, cu reinerea la surs a impozitului pe venit, a contribuiilor (dac este cazul) i a sumei nete care urmeaz a fi încasat de titularul contractului;
c. Dovada plii colaboratorului/obligaiilor - ordin de plat/ dispoziie de plat prin casierie; d. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie. e.Proces verbal de recepie a serviciilor prestate, aferente perioadei de realizare a proiectului;
În cazul persoanelor fizice (Contract de munc)
a.Contract de munc încheiat în baza Codului Muncii, cu respectarea prevederilor legale, în care se
menioneaz clar obiectul contractului......... pentru proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
b. Fia postului a angajatului; c. Pontajul pentru angajat; d. Statul de plat cu înscrierea clar a sumelor brute, cu reinerea la surs a impozitului pe venit, a contribuiilor
(atât a angajatului, cât i a angajatorului) i a sumei nete care urmeaz a fi încasat de titularul contractului; e. Dovada plii angajatului i a obligaiilor - ordine de plat/ dispoziie de plat prin casierie; f. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; e. Raport de activitate aferent perioadei de realizare a proiectului.
Cheltuielile prevzute la 1.9.(CHELTUIELI DE MAS) i 1.11.(PERSOANE FIZICE CU CONTRACT DE MUNC) se acoper, cumulat, în limita unui procent de 20% din totalul finanrii nerambursabile acordate.
1.12. Costuri materiale (altele)
Email: [email protected], www.ccajt.ro
b. Contract/comand, dup caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar obiectul contractului............ proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor prestate/prod. achizit. cantitativ i valoric; d. Nota de recepie (NIR), bonul de consum, avizul de însoire a mrfii - dac este cazul; e. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan; f. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; g. Un exemplar din materialele promoionale (afie, pliante, brouri, diplome, invitaii, în cazul panourilor
outdoor se vor depune fotografii ale acestora), Obligatoriu Sigla Consiliului Judeean Timi i „Aciune/Proiect/Program cofinanat() de Consiliului Judeean Timi”);
h. Declaraie pe proprie rspundere c materialele promoionale s-au distribuit gratuit în cadrul evenimentului.
Dosarul se depune la secretariatul Centrului de Cultur, etaj I, cam.18 de luni pân joi între orele 9-15, vineri între orele 9-13. În momentul depunerii dosarelor de decont, acestea vor primi un numr de intrare în CCAJT, aplicat pe adresa de înaintare a documentaiei (cererea de decontare a proiectului Anexa 5), emis de beneficiar. La finalizarea verificrii dosarului de decont, beneficiarii vor fi notificai în legtur cu rezultatul verificrii prin pota electronic. Astfel, beneficiarii sunt rugai ca, în cererea de decontare – Anexa 5, s comunice o adres de email valabil, ce va fi folosit pe tot parcursul procesului de evaluare i decontare a finanrii nerambursabile. Verificarea dosarului se face în termen de cel mult 30 zile de la depunere. În cazul în care dosarul este incomplet, beneficiarii au obligaia de a depune documentele lips sau eronat întocmite în cel mult 10 zile calendaristice. Atenie! Nerespectarea ordinii documentelor în dosarul de decont poate atrage returnarea documentaiei ca urmare a nerespectrii condiiilor de întocmirea menionate în instructiuni (Aranjarea documentelor se face în ordinea cheltuielilor eligibile dup formularul Bugetul Form Final Anexa nr.2 Contract).
Nota:
1. Documentele justificative care stau la baza înregistrrilor în contabilitate angajeaz rspunderea persoanelor care le- au întocmit, vizat i aprobat, precum i a celor care le-au înregistrat în contabilitate. Instrumentele de plat trebuie s fie însoite de documentele justificative. Aceste documente trebuie s certifice exactitatea sumelor de plat, recepia bunurilor, executarea serviciilor, conform angajamentelor legale încheiate.
2. Angajarea cheltuielilor planificate pentru realizarea proiectului/aciunii ÎNCEPE ÎN MOD OBLIGATORIU DUP DATA SEMNRII CONTRACTULUI DE FINANARE NERAMBURSABIL (Consiliul Judeean Timi), cu excepia fondurilor financiare cheltuite de beneficiar pentru continuarea programului, în limita plafonului de cofinanare de minim 10%, 20% sau 30% I SE ÎNCHEIE CEL MAI TÂRZIU ÎN ULTIMA ZI A EVENIMENTULUI.
3. Formularul de “CONTRACT DE FINANARE” (Anexa 1e - Ghid), se descarc de pe site-ul CCAJT –www.ccajt.ro – TIM CULTURA- 2021, în format PDF (nu se modific sub nici o form coninutul i formatul acestuia decât în spaiile prevzute pentru completarea datelor cu caracter propriu). 4. Formularele standard de întocmit sunt afiate pe site-ul CCAJT, www.ccajt.ro, în format Word se tehnoredacteaz computerizat cu ARIAL 12, în limba român, semnate de ctre reprezentantul legal al solicitantului. 5.Documentele justificative emise de furnizorii bunurilor i serviciilor din afara granielor României, pe numele beneficiarului/ partenerilor finanrii sau ctre participanii la proiect, vor fi prezentate în dosarul de decont împreun cu dovada plii lor, dar însoite de traducerea în limba român, efectuat de un traductor autorizat, semnate i tampilate de acesta, nefiind necesar legalizarea lor de ctre un notar public. 6. La depunerea decontului, autoritatea finanatoare, prin Centrul de Cultur i Art al Judeului Timi, poate solicita orice alte documente justificative fa de cele prevzute iniial în Ghid, dac consider c este necesar.
