Ministerul Comunicaiilor i Tehnologiei Informaiei

Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

Ministerul Comunicaiilor i Tehnologiei Informaiei

Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

MINISTERUL COMUNICAIILOR I SOCIETII INFORMAIONALE

Programul Operaional Sectorial

Creterea Competitivitii Economice 2007-2013

GHIDUL SOLICITANTULUI

Axa III Tehnologia Informaiei i Comunicaiilor pentru sectoarele privat i public

Domeniul Major de Intervenie 3 - Susinerea e-economieiOperaiunea 1 Sprijin pentru sisteme TIC integrate i alte aplicaii electronice pentru afaceriAPEL 2

Acest document reprezint un ndrumar pentru accesarea fondurilor nerambursabile din FEDR i buget de stat din POS CCE, Axa prioritar 3, operaiunea 3.3.1 de ctre solicitanii de finanare nerambursabile n cadrul acestei operaiuni. Acest document nu are valoare de act normativ i nu exonereaz solicitanii de respectarea legislaiei n vigoare la nivel naional i european.

CUPRINS

41.Cadrul general

62. Documente strategice

73. Legislaie

94. Circuitul proiectului

95. Solicitani eligibili

105.1.Tipul solicitantului eligibil

105.2.Condiii cu privire la eligibilitatea solicitantului

135.3.Condiii cu privire la reprezentantul legal

135.4.Condiii privind proiectul

145.5Domenii de activitate neeligibile

156. Activiti eligibile

167. Categorii de cheltuieli

167.1. Cheltuieli eligibile

197.2. Cheltuieli neeligibile

197.3.Condiii generale i specifice de eligibilitate a cheltuielilor

208. Modul de finanare a proiectului

208.1 Forma de finanare a proiectului

218.2 Rata maxim de cofinanare

228.3 Mrimea finanrii acordate

228.4 Acordarea prefinanrii

259.Completarea Cererii de finanare i transmiterea aplicaiei

259.1. Completarea Cererii de Finanare

2810. Evaluarea i selecia proiectelor

2810.1. Verificarea criteriilor de transmitere

2910.2. Verificarea administrativ i a eligibilitii

3010.3. Evaluarea tehnico-economic

3110.4. Selecia

3311. Contractarea

3311.1 Semnarea contractului

3411.2. Modificarea contractului de finanare

3612. Implementarea

3612.1 Achiziii

3712.2 Rambursarea cheltuielilor

4013. Monitorizare i control

4314.Informare i publicitate

4515. Pstrarea documentelor

4516.Greeli frecvente

4617.Informaii suplimentare

4618.Opis la depunerea Cererii de finanare

50Anexa nr.1 Formularul Cererii de Finanare

51Anexa 2 - Declaraie privind ncadrarea ntreprinderii n categoria ntreprinderilor mici i mijlocii

53Anexa nr. 3 Calculul pentru ntreprinderi partenere sau legate

59Anexa nr. 4 - Declaraie de eligibilitate

62Anexa nr. 5 Declaraie de angajament

64Anexa nr. 6 Planul de afaceri

72Anexa nr. 7 - Grila de verificare a conformitii administrative i a eligibilitii

80Anexa nr. 8 Grila de evaluare tehnico-economic

84Anexa nr. 9 Matricea logic a proiectului

88Anexa nr. 10 - Model Curriculum Vitae

90Anexa nr. 11 Opis la formularul cererii de finanare

91Anexa nr. 12 Declaraie privind eligibilitatea societii n vederea acordrii ajutorului de minimis

92Anexa nr. 13 - Lista codurilor CAEN excluse de la finantare

95Anexa nr. 14 Glosar de termeni

101Anexa nr. 15 Modelul scrisorii de confort angajante

102Anexa nr. 16 - CONTRACTUL DE FINANARE

ANEXA I MSURILE DE MONITORIZARE I CONTROL121ANEXA II MSURILE DE INFORMARE I PUBLICITATE123ANEXA III MODELUL CERERII DE RAMBURSARE126ANEXA IV RAPORTUL DE PROGRES AL PROIECTULUI133Anexa V CEREREA DE FINANTARE................................................................................139ANEXA VI MODELUL CERERII DE PREFINANARE140ANEXA VIIMODELUL RAPORTULUI DE DURABILITATE A INVESTIIEI147ANEXA VIII Notificare privind modul de pstrare al documentelor i al evidenei contabile legate de proiect149ANEXA IX MPUTERNICIRE I SPECIMEN DE SEMNTURA A PERSOANEI RESPONSABILE CU OPERAIUNILE FINANCIARE.150ANEXA X CALENDARUL ACTIVITATILOR..................................................................151

1. Cadrul general

Scopul acestui ghid este acela de a oferi informaii i asisten solicitanilor pentru accesarea de fonduri nerambursabile n cadrul Programului Operaional Sectorial Creterea competitivitii economice 2007-2013 (POS CCE), Axa prioritar 3 Tehnologia Informaiei i Comunicaiilor (TIC) pentru sectoarele privat i public, Domeniul Major de Intervenie 3 - Susinerea e-economiei, Operaiunea 1 Sprijin pentru sisteme TIC integrate i alte aplicaii electronice pentru afaceri.

Ghidul detaliaz criteriile specifice care trebuie ndeplinite de potenialii beneficiari i proiectele acestora, regulile de finanare, circuitul proiectului, modalitatea de selecie a proiectelor, procesul de contractare i implementare, precum i drepturile i obligaiile beneficiarilor.

Intervenia fondurilor structurale pentru domeniul TIC este fundamentat n Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice 2007-2013 (POS CCE).

Obiectivul general al POS CCE este creterea productivitii ntreprinderilor romneti, cu asigurarea principiilor dezvoltrii durabile i reducerea decalajelor fa de productivitatea la nivelul Uniunii Europene, astfel nct Romnia s ating, pn n anul 2015, un nivel de aproximativ 55% din valoarea medie a productivitii Uniunii Europene. Autoritatea de Management (AM) desemnat pentru administrarea POS CCE, 2007-2013 este Ministerul Economiei, Comerului i Mediului de Afaceri.

Axele prioritare din cadrul POS CCE

Axa Prioritar 1: Un sistem inovativ de producie

Axa Prioritar 2: Creterea competitivitii prin cercetare, dezvoltare tehnologic i inovare; Axa Prioritar 3: Tehnologia informaiei i comunicaiilor (TIC) pentru sectoarele privat i public; Axa Prioritar 4: Creterea eficientei energetice i a securitatii furnizarii, in contextul combaterii schimbarilor climatice

Axa Prioritar 5: Asistena tehnic

Axa prioritar 3 Tehnologia Informaiei i Comunicaiilor pentru sectoarele privat i public sprijin competitivitatea economic i valorificarea potenialului TIC.

Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale (OIPSI) din cadrul Ministerului Comunicaiilor i Societii Informaionale (MCSI) este responsabil pentru implementarea acestei axe prioritare, care cuprinde 3 domenii majore de intervenie.

Domeniul Major de Intervenie 3.1 (DMI 3.1) Susinerea utilizrii TIC

Domeniul Major de Intervenie 3.2 (DMI 3.2) Dezvoltarea i creterea eficienei serviciilor publice electronice moderne Domeniul Major de Intervenie 3.3 (DMI 3.3) Dezvoltarea e-economieiCel de-al treilea domeniu major de intervenie are urmtoarele obiective specifice:

- creterea eficienei firmelor prin reorganizarea tuturor proceselor interne pe baza unui sistem informatic;

- introducerea de sisteme TIC moderne ce ncurajeaza inovarea i/sau ofer sprijin pentru mbuntirea deciziilor managementului;

- dezvoltarea comerului electronic i ncurajarea intrrii IMM-lor pe piaa internaional;- extinderea utilizrii aplicaiilor de instruire on-line;

Acest domeniu major de intervenie cuprinde dou operaiuni:

Operaiunea 3.3.1: Sprijin pentru sisteme TIC integrate i alte aplicaii electronice pentru afaceri face obiectul prezentului ghidOperaiunea 3.3.2: Sprijin pentru dezvoltarea sistemelor de comer electronic i a altor soluii on-line pentru afaceri

Obiectivele specifice operaiunii 3.3.1 sunt:

creterea eficienei firmelor prin reorganizarea tuturor proceselor pe baza unui sistem informatic;

introducerea de sisteme TIC moderne ce ncurajeaz inovarea i ofer sprijin pentru deciziile managementului;

Activitile eligibile constau n achiziionarea de aplicaii software, echipamente TIC, alte mijloace fixe, servicii de consultan i training specializat necesare pentru:

a. Implementarea sau extinderea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning Planificarea Resurselor ntreprinderii);

b. Implementarea sau extinderea de sisteme pentru relaii cu clienii (CRM Customer Relationship Management Managementul Relaiilor cu Clienii);c. Implementarea de soluii software pentru design i/sau producie, pentru imbuntirea managementului ciclului de via al produselor;d. Implementarea sistemelor informatice de analiz economic i suport decizional (business intelligence systems) i a altor aplicaii electronice pentru managementul afacerii.

Cererea de propuneri de proiecte

Perioada de nregistrare on-line a propunerilor de proiecte este cuprins ntre 5 octombrie 2011 30 martie 2012. n limita bugetului alocat.Alocarea financiar aferent prezentei cereri de propuneri de proiecte este de 280 milioane lei, din care 228,54 mil lei FEDR i 51,46 mil. lei de la bugetul de stat.

Prezenta cerere de proiecte este de tip cerere deschis de proiecte cu depunere continu. Procesul de evaluare i selecie a proiectelor se va realiza n mod continuu. Acordarea finanrii se face pe baza deciziei Comitetului de Selecie, n limita acoperirii alocrii financiare planificate pentru prezentul apel.

2. Documente strategice

- Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice (POS CCE), aprobat prin Decizia Comisiei Europene nr. 3472/12.07.2007. Acest document este publicat la adresele de Internet: www.minind.ro (la Seciunea Fonduri Structurale / Autoritatea de Management pentru POS CCE), www.mcsi.ro (la Seciunea Fonduri Structurale / Informaii Utile) i http://www.fonduri.mcsi.ro/.- Documentul Cadru de Implementare (DCI) aprobat prin Ordin al ministrului MECMA nr. 50/06.01.2011 i al ministrului MFP nr. 878/07.02.2011. Acest document este publicat la adresele: www.minind.ro i http://www.fonduri.mcti.ro.3. Legislaie

a) privind regulile de eligibilitate

Hotrrea Guvernului nr. 759 din 11 iulie 2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin programele operaionale cu modificrile i completrile ulterioare;

Ordinul Ministrului Economiei i Finanelor nr. 724/2008 pentru aprobarea cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul operaiunilor 3.3.1. i 3.3.2. finanate prin Axa Prioritar 3 a POS CCE;

O.U.G. nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, cu modificrile i completrile ulterioare.

Ordinul nr. 2548 al ministrului finanelor publice privind prefinanarea acordat beneficiarilor de proiecte finanate din instrumente structurale, conform prevederilor OUG a Guvernului nr. 64/2009; Ordinul ministrului finantelor publice nr. 2359/2011 pentru modificarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiara a instrumentelor structurale si utilizarea acestora pentru obiectivul convergenta, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 2.548/2009 Ordinul Ministrului Economiei i Finanelor nr. 2229/2008 pentru aprobarea schemei Ajutor pentru investiii realizate de IMM-uri n vederea dezvoltrii e-economiei;

Ordinul Ministrului Economiei i Finanelor nr. 2159/2008 pentru aprobarea schemei Ajutor pentru sprijinirea ntreprinderilor mici i mijlocii prin acordarea de servicii de consultan i instruire specializat pentru implementarea proiectelor de investiii n domeniul e-economiei;

b) privind egalitatea de anse

- Ordonana Guvernului nr. 137 din 31 august 2000 privind prevenirea i sancionarea tuturor formelor de discriminare, republicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 99 din 8 februarie 2007;

- Legea nr. 202 din 19 aprilie 2002 privind egalitatea de anse i de tratament ntre femei i brbai, republicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 150 din 1 martie 2007.

c) privind alte reglementri naionale

- O.U.G. nr. 66 din 29 iunie 2011 privind prevenirea, constatatea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora; - Hotrrea Guvernului nr. 457 din 21 aprilie 2008 privind cadrul instituional de coordonare i de gestionare a instrumentelor structurale, cu modificrile i completrile ulterioare, publicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 364 din 13 mai 2008; - Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 677 din 21 noiembrie 2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, cu modificrile i completrile ulterioare i Legea nr. 506 din 17 noiembrie 2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal i protecia vieii private n sectorul comunicaiilor electronice, cu modificrile i completrile ulterioare

Hotrrea Guvernului nr. 606 din 23 iunie 2010 privind stabilirea unor masuri de accelerare a implementarii instrumentelor structurale

d) privind reglementrile UE

- Regulamentul (CE) nr. 1080/2006 al Parlamentului European i al Consiliului din 5 iulie 2006 privind FEDR i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1783/1999 cu modificrile i completrile ulterioare;

- Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziii generale privind FEDR, FSE i FC i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1260/1999, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Regulamentul (CE) nr. 1828/2006 al Comisiei din 8 dec 2006 de stabilire a normelor de punere n aplicare Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului de stabilire a anumitor dispoziii generale privind FEDR, FSE i FC i a Regulamentului (CE) nr. 1080/2006 al Parlamentului European i al Consiliului privind FEDR cu modificrile i completrile ulterioare;

- Regulamentului Consiliului nr.1605/2002 privind Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunitilor Europene.

e) privind reglementrile UE despre ajutorul de stat- Regulamentul (CE) nr. 1628/2006 al Comisiei din 26 octombrie 2006 de aplicare a articolelor 87 i 88 din Tratatul CE la ajutoarele naionale regionale pentru investii;

-Regulamentul nr. 1998/2006 al Comisiei Europene (CE) din 15 decembrie 2006 privind aplicarea art. 87 i 88 din Tratat cu privire la ajutorul de minimis publicat n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L379/28.12.2006.

4. Circuitul proiectului

5. Solicitani eligibiliAccesarea finanrilor acordate din fonduri structurale aferente operaiunii 3.3.1. presupune ndeplinirea de ctre solicitani a mai multor condiii specifice. Aceste condiii se refer la solicitant, la proiectul propus spre finanare, dar i la reprezentantul legal.

Cererea de finanare (inclusiv anexele la formularul cererii de finanare) completat de ctre solicitant, face obiectul verificrii eligibilitii, pe baza criteriilor enumerate n continuare i incluse n grila de verificare administrativ i a eligibilitii, prevzut n anexa la prezentul Ghid.

5.1. Tipul solicitantului eligibil

IMM-uri definite conform Legii nr. 346/2004, cu modificrile i completrile ulterioare, nfiinate n temeiul Legii nr. 31/1990 privind societile comerciale, cu modificrile i completrile ulterioare.5.2. Condiii cu privire la eligibilitatea solicitantului

Atenie! La acest apel un beneficiar va putea depune mai multe cereri de finanare cu respectarea strict a condiiilor din prezentul Ghid pentru fiecare cerere de finanare. Solicitantul eligibil n sensul prezentului ghid, trebuie s ndeplineasc cumulativ urmtoarele criterii:

1. Solicitantul este nregistrat la Registrul Comerului ca societate comercial i opereaz pe teritoriul Romniei;

2. Solicitantul este microntreprindere, ntreprindere mic sau mijlocie, definit astfel de Legea nr. 346/2004, cu modificrile i completrile ulterioare (nfiinat n temeiul Legii nr. 31/1990 privind societile comerciale, cu modificrile i completrile ulterioare);

3. Solicitantul este direct responsabil de pregtirea, managementul i implementarea proiectului i nu acioneaz ca intermediar pentru proiectul propus a fi finanat.

4. Solicitantul nu a mai beneficiat de sprijin financiar din fonduri publice, inclusiv fonduri UE, n ultimele 36 de luni, sau nu deruleaz proiecte finanate n prezent, parial sau n totalitate, din alte surse publice, pentru aceleai activiti, n cadrul unor proiecte similare cu cel ce constituie obiectul prezentei cereri de finanare.

5. Solicitantul nu se afl n dificultate potrivit ghidului comunitar referitor la ajutorul pentru recuperarea i restructurarea firmelor aflate n dificultate (Jurnalul Oficial (CE) nr. C244/01.10.2004;

6. Solicitantul nu nregistreaz obligaii bugetare nete mai mari de 1/12 din totalul obligaiilor datorate n ultimele 12 luni n cazul certificatului de atestare fiscal emis de ANAF;

7. Solicitantul nu nregistreaz obligaii bugetare nete mai mari de 1/6 din totalul obligaiilor datorate n ultimul semestru n cazul certificatului de atestare fiscal emis de autoritile publice locale;

8. Solicitantul nu a beneficiat n ultimii doi ani fiscali i n anul n curs de ajutor de minimis care, cumulat cu suma pe care o solicit, s depeasc echivalentul n lei a 200.000 Euro. n cazul operatorilor economici din domeniul transportului rutier, cuantumul maxim al ajutorului de minimis care poate fi acordat beneficiarului pe o perioad de trei ani fiscali este de 100.000 Euro (echivalentul n lei). Aceste plafoane se aplic indiferent de forma ajutorului de minimis sau de obiectivul urmrit i indiferent dac ajutorul a fost obinut din surse naionale sau comunitare;

9. Solicitantul a desfurat activitate economic i nregistreaz profit din exploatare n ultimul exerciiu financiar ncheiat;

10. Solicitantul nu a fost subiectul unui ordin/decizie de recuperare a unui ajutor de stat ca urmare a unei decizii a Consiliului Concurenei sau a Comisiei Europene i acest ordin/decizie nu a fost deja executat/executat sau, n cazul n care a facut obiectul unei astfel de decizii, aceasta a fost deja executat i creana integral recuperat;

11. Solicitantul nu se afl n situaia de insolven, lichidare, dizolvare, conform prevederilor Legii nr. 85/2006 privind procedura insolvenei, cu modificrile ulterioare; afacerea sa nu este condus de un administrator judiciar, nu are restricii asupra activitilor sale, iar acestea nu sunt puse la dispoziia creditorilor;

12. Solicitantul nu desfoar i nici nu va desfura pe perioada implementrii proiectului activiti ntr-unul din domeniile/sectoarele excluse 13. Solicitantul nu desfoar i nici nu va desfura pe perioada implementrii proiectului activiti n domeniul pornografiei i al jocurilor de noroc, precum i cele care contravin bunelor moravuri, ordinii publice i/sau prevederilor legale n vigoare, care dein pagini web care conin acte sau materiale cu caracter obscen, definite conform Legii 196/2003 cu modificrile i completrile ulterioare sau care au activiti comerciale cu produse cu caracter erotic.

De asemenea, solicitantul trebuie s se angajeze la urmtoarele:

1. s furnizeze contribuia proprie ce i revine din costurile eligibile aferente proiectului

2. s finaneze toate costurile neeligibile aferente proiectului

3. s finaneze toate cheltuielile pn la rambursarea cheltuielilor aprobate, inclusiv n cazul n care sumele acordate pentru prefinanare nu sunt suficiente, astfel nct s se asigure implementarea optim a proiectului

4. s nu ncerce s obin informaii confideniale legate de structura proiectelor depuse sau s influeneze personalul implicat n evaluarea i selecia proiectului

5. s menin proprietatea proiectului i natura activitii pentru care s-a acordat finanarea, pe o perioad de cel puin 36 de luni dup data finalizrii proiectului i s asigure exploatarea i mentenana n aceast perioad

6. s asigure folosina echipamentelor i aplicaiilor pentru scopul declarat n proiect

7. s ataeze la ultima cerere de rambursare raportul de audit final;8. s respecte neutralitatea tehnologic (s nu favorizeze o anumit tehnologie i/sau marc) la realizarea achiziiilor necesare pentru proiect;

9. s asigure capacitatea operaional i administrativ necesare pentru a implementa proiectul (resurse umane suficiente i resurse materiale necesare);

10. s achiziioneze dreptul de utilizare/licena asupra aplicaiei software personalizate pentru care se solicit finanare pentru o durat de timp cel puin egal cu perioada de sustenabilitate a proiectului. n cazul n care nu este posibil ncheierea contractului pentru aceast perioad, solicitantul se angajeaz s prelungeasc perioada de valabilitate, astfel nct s se asigure sustenabilitatea proiectului

11. se angajeaz ca prin contractul/contractele ncheiate pe perioada implementrii cu diveri furnizori s asigure obligatoriu garania i mentenana aplicaiei i funcionarea permanent a acesteia n perioada de post-implementare.

5.3. Condiii cu privire la reprezentantul legal

1. Reprezentantul legal nu a suferit condamnri definitive din cauza unei conduite profesionale ndreptate mpotriva legii, decizie formulat de o autoritate de judecat ce are for de res judicata (ex. mpotriva creia nu se poate face recurs) n ultimele 36 de luni;

2. Reprezentantul legal nu a comis n conduita lui profesional greeli grave, demonstrate prin orice mijloace pe care autoritatea contractant le poate dovedi;

3. Reprezentantul legal nu a fost subiectul unei judeci de tip res judicata pentru fraud, corupie, implicarea n organizaii criminale sau n alte activiti ilegale, n detrimentul intereselor financiare ale Comunitii Europene;

4. Reprezentantul legal nu a fost gsit vinovat de nclcarea grav a contractului datorit nerespectarii obligaiilor contractuale n urma altei proceduri de achiziie sau n urma unei proceduri de acordare a unei finanri nerambursabile, din bugetul comunitar;

5. Reprezentantul legal nu se afl n una din situaiile incompatibile cu acordarea finanrii din fonduri publice, conform Regulamentului Consiliului nr. 1605/2002;

6. Reprezentantul legal nu este vinovat de inducerea grav n eroare a Organismului Intermediar (OIPSI) prin furnizarea de informaii incorecte n cursul participrii la cererea de propuneri de proiecte sau nefurnizarea informaiilor solicitate;

Atenie! Cerinele de mai sus vor face obiectul Declaraiei de eligibilitate i a Declaraiei de angajament, care va fi completat de solicitant i se va anexa la Cererea de finanare.

5.4. Condiii privind proiectul

Un proiect este eligibil dac scopul i obiectivele acestuia sunt n conformitate cu obiectivele specifice ale Axei prioritare III i domeniului major de intervenie 1 Susinerea utilizrii tehnologiei informaiei i comunicaiilor i respect urmtoarele prevederi:

a) scopul proiectului este n conformitate cu proiectele ce se pot finana n cadrul acestei operaiuni;

b) proiectul conine activitile eligibile obligatorii - conform capitolului aferent din prezentul ghid;

c) perioada maxim de implementare a unui proiect este de 24 luni de la semnarea contractului de finanare;

d) valoarea finanrii solicitate, precum i rata de co-finanare se ncadreaz n limitele specificate n prezentul ghid;

e) proiectul se implementeaz pe teritoriul Romniei;

f) proiectul respect reglementrile naionale i comunitare privind egalitatea de anse, dezvoltarea durabil, ajutorul de stat, regulamentele privind achiziiile, informarea i publicitatea;

g) proiectul respecta principiul neutralitii tehnologice (nu se favorizeaz o anumit marc, soluie tehnologic, hardware sau software);

Atenie! Pentru respectarea neutralitii tehnologice, este necesar ca n cadrul proiectului transmis s nu facei referire la productori sau mrci ale echipamentelor i aplicaiilor software necesare pentru implementarea acestuia.

h) valoarea cheltuielilor eligibile solicitate n ultima cerere de rambursare trebuie s fie de minim 15% din valoarea finanrii nerambursabile

i) proiectul nu are ca scop obinerea de sprijin financiar pentru:

susinerea financiar a activitilor de export ctre tere ri sau ctre State Membre, legat direct de cantitile exportate, de crearea i funcionarea unei reele de distribuie sau pentru alte cheltuieli curente legate de activitatea de export;

utilizarea cu precdere a produselor naionale n detrimentul produselor importate;

achiziionarea de echipamente de transport pentru sectorul transport;

5.5 Domenii de activitate neeligibile

Prin operaiunea 3.3.1. Sprijin pentru sisteme TIC integrate i alte aplicaii electronice pentru afaceri nu se acord finanare IMM-urilor care desfoar pe perioada implementrii proiectului activiti corespunztoare codurilor CAEN prevzute n Anexa 13 a prezentului ghid.

6. Activiti eligibile

Activitile eligibile constau n 1. Achiziionarea de aplicaii software, echipamente TIC, alte mijloace fixe, servicii de consultan i training specializat necesare pentru:

- Implementarea sau extinderea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning Planificarea Resurselor ntreprinderii);

- Implementarea sau extinderea de sisteme pentru relaii cu clienii (CRM Customer Relationship Management);- Implementarea de soluii software pentru design i/sau producie, pentru -mbuntirea managementului ciclului de via al produselor;- Implementarea sistemelor informatice de analiz economic i suport decizional (business intelligence systems) i a altor aplicaii electronice pentru managementul afacerii.

2. Achiziionarea de servicii de consultan pentru pregtirea i managementul proiectului, inclusiv servicii de asisten juridic pentru realizarea achiziiilor publice din cadrul proiectului

3. Achiziionarea de aplicaii software i licene software necesare pentru realizarea proiectului

4. Achiziionarea de echipamente TIC (servere, calculatoare personale de tip desktop/portabile monitoare, echipamente de reea, echipamente periferice etc.)

5. Achiziionarea de mijloace fixe, care nu intr n categoria de mai sus, necesare pentru funcionarea aplicaiei informatice.6. Instruirea personalului care va utiliza produsele software implementate i cel care va asigura mentenana - activitate obligatorie7. Informare i publicitate pentru proiect - activitate obligatorie8. Auditarea final a proiectului, inclusiv auditarea din punctul de vedere al securitii aplicaiei - activitate obligatorie7. Categorii de cheltuieli

Categoriile de cheltuieli eligibile sunt prezentate mai jos i sunt cele aprobate prin Ordinul Ministrului Economiei i Finanelor nr. 724/2008 pentru aprobarea cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul operaiunilor 3.3.1. i 3.3.2. finanate prin Axa Prioritar 3 a POS CCE, cu modificrile din Ordinul MECMA/MFP nr. 1.193 din 12 iunie 2009. Acestea vor fi luate n considerare de ctre solicitant n vederea elaborrii devizului estimativ al proiectului.

Eligibilitatea cheltuielilor se va verifica att n faza de evaluare a proiectului ct i n perioada de implementare a proiectului, pe baza cererii de rambursare a cheltuielilor efectuate i a documentelor justificative de efectuare a plilor (ex: facturi).

7.1. Cheltuieli eligibile ATENTIE: Valoarea eligibil a echipamentelor din categoria B. Cheltuieli pentru achiziionarea de echipamente TIC, nu trebuie sa depeasc 30% din valoarea total eligibil a cheltuielilor pentru investiii.A. Cheltuieli pentru servicii de consultan care nu constituie o activitate permanent (exclus consultan fiscal, juridic):

a) servicii de consultan pentru elaborarea planului de afaceri, proiectului tehnic, studiilor de pia, alte studii necesare pentru pregtirea proiectului;

b) servicii de consultan n domeniul managementului de proiect i cheltuieli necesare n procesul de achiziii.B. Cheltuieli pentru achiziionarea de echipamente TIC (servere, calculatoare personale de tip desktop/portabile monitoare, echipamente de reea, echipamente periferice etc.) necesare pentru funcionarea aplicaiei informatice.

C. Cheltuieli pentru dotri care pot intra n categoria mijloacelor fixe, care nu intr n categoria de mai sus, necesare pentru funcionarea aplicaiei informatice.D. Cheltuieli pentru achiziionarea de aplicaii informatice, licene, brevete, mrci, know-how:a) cheltuieli pentru achiziionarea licentelor software necesare implementrii proiectului, inclusiv baze de date i soluii de securitate;

b) cheltuieli totale pentru achiziionarea de aplicaii informatice parte a proiectului - pentru realizarea crora este necesar parcurgerea urmtoarelor etape: analiza necesitilor, dezvoltarea aplicaiei, implementarea i testarea aplicaiei.E. Cheltuieli pentru formare profesional:

a) cheltuieli legate de formarea profesional a personalului care va utiliza produsele software implementate; b) cheltuieli legate de formarea profesional a personalului care va asigura mentenana soluiei dac acesta este angajat al beneficiarului.F. Cheltuieli cu servicii de auditare final a proiectului, n conformitate cu prevederile din prezentul Ghid.

G. Cheltuieli de informare i publicitate pentru proiect, n conformitate cu prevederile din prezentul Ghid.

Nr.Activitatea de informare i publicitate

(1) Anun/comunicat de pres privind nceperea proiectului - obligatoriu

(2) Anun/comunicat de pres la finalizarea proiectului- obligatoriu

(3) Editarea sau afiarea de materiale promoionale

- pliante

- brouri

- bannere

(4) Realizarea de afie

(5) Realizarea de etichete autocolante pentru echipamentele achiziionate prin proiect - obligatoriu

(6) Realizarea unui website care s conin:

Sigla Uniunii Europene, Sigla Guvernului Romniei i sigla Instrumentelor Structurale n Romnia postate pe site-ul solicitantului- obligatoriu

Un link ctre site-ul web al Instrumentelor Structurale n Romnia, www.fonduri-ue.ro postat pe site-ul solicitantului - obligatoriu

NOT: n cadrul cheltuielilor de informare i publicitate nu vor fi decontate dect:

Atenie! Nu vor fi finanate acele cheltuieli de informare i publicitate care au ca scop promovarea beneficiarului

Atenie! n cadrul cheltuileilor de informare i publicitate nu vor fi finanate cheltuielile legate de asigurarea publicitii procedurilor de achiziie sau achiziie public ale beneficiarului.Atenie! La decontarea cheltuielilor se vor lua n considerare contractele necesare pentru implementarea proiectului, ncheiate cu teri, dac acestea sunt semnate dup deschiderea prezentului apel de proiecte i dac au inclus o condiie suspensiv (plata se face doar n cazul semnrii contractului de finanare pentru fonduri nerambursabile).

7.2. Cheltuieli neeligibile

Nu sunt eligibile cheltuielile care nu se regsesc la capitolul 7.1. n mod special, nu sunt eligibile urmtoarele categorii de cheltuieli:

taxa pe valoarea adugat, precum i orice alte taxe;

dobnda i alte comisioane aferente creditelor; achiziia de echipamente second-hand; amenzi, penaliti i cheltuieli de judecat; costurile pentru operarea investiiei; sumele rezultate din diferenele de curs valutar; costuri de amortizare;

contribuia n natur; cheltuieli de leasing 7.3. Condiii generale i specifice de eligibilitate a cheltuielilor

O cheltuial efectuat de beneficiar poate fi considerat eligibil n cadrul POS CCE dac ndeplinete cumulativ urmtoarele criterii, conform art. 2 al HG nr. 759/2007:

1) este efectiv pltit dup data intrrii n vigoare a contractului de finanare semnat ntre beneficiar i OIPSI i n cadrul perioadei de implementare a proiectului menionat n cuprinsul contractului de finanare;

2) prin excepie de la punctul 1), n cadrul prezentei operaiuni cheltuielile menionate la Cap. 7.1A sunt eligibile dac sunt realizate anterior datei semnrii contractului de finanare ncheiat ntre beneficiar i OIPSI, dar dup data intrrii n vigoare a schemei de ajutor de minimis.

3) este nsoit de facturi, ordine de plat, etc. n conformitate cu prevederile legislaiei naionale, sau de alte documente contabile cu valoare probatorie echivalent, pe baza crora cheltuielile s poat fi auditate i identificate;

4) este n conformitate cu prevederile Contractului de finanare ncheiat de beneficiar cu Ministerul Comunicaiilor i Societii Informaionale, n calitate de Organism Intermediar, cu respectarea art. 54 alin. (5) i art. 60 din Regulamentul Consiliului nr. 1083/2006;

5) este conform cu prevederile legislaiei naionale i comunitare

6) se ncadreaz n lista categoriilor de cheltuieli eligibile prezentate anterior;

7) este n legtur direct cu activitile propuse n proiect i este necesar pentru realizarea proiectului.

8. Modul de finanare a proiectului

8.1 Forma de finanare a proiectuluiAjutorul se acord sub form de finanare nerambursabil i se bazeaz pe urmatoarele scheme de ajutor de stat/de minimis:- schema de ajutor de stat regional pentru investiii, Ordinul nr. 2229/2008 al ministrului economiei i finanelor, cu modificrile i completrile ulterioare;

- schema de ajutor de minimis, Ordinul nr. 2159/2008 al ministrului economiei i finanelor, cu modificrile i completrile ulterioare.Ajutorul de minimis nu se cumuleaza cu ajutorul de stat acordat n legatur cu aceleai costuri eligibile, n cazul n care o astfel de cumulare ar avea drept rezultat o intensitate a ajutorului care depete intensitatea ajutorului stabilit pentru condiiile speciale ale fiecrui caz de un regulament de scutire pe categorii sau de o decizie adoptat de Comisie.

Ajutorul de minimis solicitat n cadrul prezentei scheme de finanare se cumuleaz, conform declaraiei pe propria rspundere a solicitantului, cu orice alte ajutoare de minimis primite de acesta n anul fiscal de referin i n ultimii doi ani fiscali anteriori, fie din surse de la bugetul de stat, fie din surse comunitare, conform Cererii de finanare, Formularul C - Declaraia pe proprie rspundere, la prezentul Ghid.

Beneficiarul trebuie s respecte regula cumulului, precum i faptul c suma total a ajutoarelor de minimis primite pe parcursul unei perioade de trei ani fiscali, inclusiv anul fiscal n curs, fie din surse ale statului sau ale autoritilor locale, fie din surse comunitare, nu depete pragul de 200.000 Euro (100.000 de Euro pentru firmele care activeaz n domeniul transporturilor rutiere, de mrfuri), echivalent n lei, la data acordrii ajutorului de minimis.

n cazul n care, din declaraia solicitantului reiese c valoarea total a ajutoarelor de minimis acordate unui agent economic pe o perioad de trei ani consecutivi, cumulat cu valoarea alocrii financiare acordate n conformitate cu prevederile schemei de ajutor de minimis, depete echivalentul n lei a 200.000 euro (echivalentul n lei a 100.000 euro pentru operatorii economici care activeaz n domeniul transporturilor rutiere), solicitantul nu poate beneficia de prevederile schemei, nici chiar pentru acea fracie din finanarea nerambursabil solicitat care nu depete acest plafon.

La ntocmirea bugetului, solicitantul va ine cont att de condiiile n care cheltuielile prevzute n proiect se ncadreaz n categoria cheltuielilor eligibile, ct i de intensitatea ajutorului de minimis menionat, pentru a stabili contribuia proprie i a determina cuantumul maxim al finanrii nerambursabile pe care l poate solicita.

8.2 Rata maxim de cofinanare:

Schema de finanareTip de cheltuialTip de ntreprindereRata maxim de co-finanare n funcie de zona n care se implementeaz proiectulValoarea maxim a finanrii nerambursabile acordate (lei)% cheltuieli eligibile din valoarea eligibil a proiectului

Bucureti i judeul IlfovCelelalte judee

Ajutor de stat regional pentru investiiiInvestiiiMicro60%70%900.000Minim 75%

Mic

Mijlocie50%60%

Ajutor

de minimisInstruire,

consultan, management de proiect, audit, informare i publicitateMicro70%

300.000Maxim 25%,

Mic

Mijlocie

1.200.000

Observaie: Pentru sectorul transporturi, indiferent de mrimea IMM-ului, rata de co-finanare pentru capitolul de investiii va fi de 40% pentru Bucureti i judeul Ilfov i de 50% pentru celelalte judee.

8.3 Mrimea finanrii acordate

Valoarea maxim a finanrii acordate: 1.200.000 LEI

Valoarea minim a finanrii acordate: 45.000 LEI

8.4 Acordarea prefinanrii

Solicitantul are posibilitatea de a opta pentru prefinanarea cheltuielilor eligibile ale proiectului.Valoarea total a prefinanrii este de maxim 35% din valoarea sprijinului financiar nerambursabil aprobat iar solicitantul poate opta pentru prefinanare, o singur dat, indiferent de cuantumul acesteia la ncheierea contractului de finanare .a) Modul de acordare

n conformitate cu Regulamentele CE i legislaia naional este posibil acordarea pre-finanrii. Pre-finanarea se acord, conform prevederilor contractului de finanare, acelor beneficiari care au optat pentru aceast facilitate.

Valoarea prefinanrii i graficul de rambursare se definitiveaz la semnarea contractului de finanare.

Astfel, conform O.U.G. nr. 64/2009, prefinanarea reprezint sumele transferate din bugetul de stat sau din instrumente structurale (FEDR) ctre un beneficiar prin plat direct sau prin plat indirect, n stadiul iniial de implementare a proiectelor, n baza contractului de finanare ncheiat ntre beneficiar i Autoritatea de Management, n vederea asigurrii derulrii corespunztoare a proiectelor.

Sumele aferente prefinanrii vor fi transferate Beneficiarului, prin intermediul Unitii de plat a Autoritii de Management.

Pentru proiectele care intr sub incidena ajutorului de stat/de minimis, prefinanarea se acord n procent de maxim 35% din valoarea total a finanrii ce poate fi acordat beneficiarului conform contractului de finanare. Prefinanarea, cu ncadrarea n limita procentului mai sus menionat, se poate acorda integral, n funcie de previziunea fluxului de pli aprobat prin contract i n baza unui instrument de garantare emis n conditiile legii de o societate bancara sau de o societate de asigurari pentru suma aferenta prefinantarii solicitate numai n cazul proiectelor care intra sub incidenta ajutorului de stat/de minimis.

Prefinanarea pentru proiectele care intr sub incidena ajutorului de stat/de minimis va fi justificat, ulterior, de cheltuieli efectiv realizate conform prevederilor art. 78, alin 2 din Regulamentul Consiliului nr. 1083/2006.

b) Modul de solicitare

Dup ncheierea unui prim contract cu prestatorul de servicii/executantul de lucrri/furnizorul de echipamente, Beneficiarul care opteaz pentru aceast facilitate poate solicita acordarea prefinanrii.

n vederea obinerii prefinanrii, beneficiarul are obligaia de a transmite Autoritii de Management urmtoarele documente:

contractul de achiziie (indiferent de valoare) ncheiat ntre beneficiar i un operator economic, care conine cel puin o cheltuial eligibil;

cererea de prefinanare a beneficiarului, conform contractului de finanare ncheiat ntre AM i beneficiar (n formatul standard solicitat prin contract);

instrument de garantare emis n conditiile legii de o societate bancara sau de o societate de asigurari pentru suma aferenta prefinantarii solicitate numai n cazul proiectelor care intra sub incidenta ajutorului de stat/de minimis.

c) Utilizarea prefinanrii

Suma aferent prefinanrii se acord beneficiarilor proiectelor finanate n cadrul POS-CCE, n condiiile prevzute de O.U.G. nr. 64/2009, cu modificrile i completrile ulterioare i de Normele de aplicare a acesteia i poate fi utilizat pentru plata cheltuielilor proiectului.d) Recuperarea prefinanrii

Conform Normelor de aplicare a O.U.G. nr. 64/2009, suma acordat unui beneficiar sub forma prefinanrii se recupereaz progresiv, prin aplicarea unui procent din valoarea fiecrei cereri de rambursare ntocmite de beneficiari, stabilit prin contract dup cum urmeaz:

1. Recuperarea prefinanrii se efectueaz ncepnd cu prima cerere de rambursare prin deducerea a cel puin 30% din valoarea fiecrei cererii de rambursare intermediare, conform graficului de rambursare a cheltuielilor din prezentul contract (tabelul nr.4), astfel nct suma aferent prefinanrii s se recupereze integral nainte de ultima cerere de rambursare; n consecin, prefinanarea nu se poate acorda n cazul contractelor care prevad o singur cerere de rambursare;

2. Prin excepie de la pct. 1 procentul de deducere poate fi mai mic de 30% n cazurile n care cuantumul prefinanrii rmase de recuperat reprezint mai puin de 30% din valoarea cererii de rambursare respective.

3. Prefinanarea acordat se restituie de ctre Beneficiar dac nicio cerere de rambursare, care s justifice achiziia de bunuri ori servicii sau execuia de lucrri, nu a fost depus de acesta n termen de maxim 4 luni de la data primirii prefinanrii.4. Dac prefinanarea nu poate fi recuperat integral pna la ultima cerere de rambursare, ca urmare a diminurii valorii eligibile, diferena de prefinanare se va restitui de ctre Beneficiar n contul AM, n termen de maximum 30 de zile calendaristice de la notificarea transmis acestuia.5. Garania bancar/Instrumentul de garantare se elibereaz dup recuperarea integral a prefinanrii acordate.8.5 Asigurarea cofinanrii i a cheltuielilor neeligibile

Beneficiarii vor avea obligaia de a asigura:

co-finanarea din cadrul cheltuielilor eligibile ale proiectului;

sume pentru acoperirea cheltuielilor neeligibile n cadrul proiectului;

sumele necesare pentru finanarea tuturor cheltuielilor pn la rambursarea sumelor solicitate, astfel nct s se asigure implementarea optim a proiectului. Dovada asigurrii cofinanrii va fi realizat de ctre beneficiari astfel:

n cazul n care contribuia eligibil proprie a beneficiairului este mai mare sau egal cu 420.000 lei, prin prezentarea la data depunerii cererii de finanare a unei scrisori de confort angajante emis de banc / instituii financiare. Valoarea minim pentru care se emite scrisoare de confort angajant trebuie s fie egal cu contribuia eligibil proprie a beneficiarului.

n cazul n care contribuia eligibil proprie a beneficiarului este mai mic dect 420.000 lei, acesta va indica n Declaraia de angajament (Anexa 5) sursele de cofinanare proprii i va prezenta documente justificative (extrase de cont, depozite bancare etc) la faza de contractare. 9. Completarea Cererii de finanare i transmiterea aplicaiei 9.1. Completarea Cererii de Finanare

Formularul standard al Cererii de finanare este prezentat n Anexa 1 la Ghidul Solicitantului.

Completarea Cererii de finanare, inclusiv a anexelor (modele standard prevzute prin prezentul Ghid), se va face conform instruciunilor de completare i va urmri ntocmai modelul standard.

Atenie! Modificarea modelului standard poate conduce la respingerea Cererii de finanare pe motiv de neconformitate administrativ.

La cererea de finanare pot fi anexate i alte documente dect cele solicitate prin prezentul Ghid dac solicitantul le consider utile pentru justificarea i argumentarea proiectului propus spre finanare. Cererile de finanare trebuie s fie tehnoredactate n limba romn, utiliznd formatul: font Times New Roman, dimensiune font 12, spaiere la un rnd i jumtate. Nu sunt acceptate cereri de finanare completate de mn.

Dosarul Cererii de finanare va cuprinde, n mod obligatoriu, un opis (modelul este anexat prezentului Ghid). Pagina opis va fi pagina cu numrul 0 a Cererii de finanare.

Dup completarea Cererii de finanare ntr-un exemplar, aceasta se numeroteaz de la pagina 0 (pagina opis) la pagina n (unde pagina n va reprezenta pagina coninnd pct. 5 din formularul standard al Cererii de finanare, respectiv certificarea cererii), n colul din dreapta jos al paginii. Fiecare pagin a Cererii de finanare se tampileaz i se semneaz de ctre reprezentantul legal al solicitantului sau de ctre persoana mputernicit n acest sens de acesta. tampila i semntura din josul fiecrei pagini trebuie s fie separate de tampila i semntura ce sunt necesare pe o pagin (exemplu: declaraia de angajament). Numerotarea paginilor va continua de la n+1 pentru anexele ataate cererii de finanare. Numerotarea paginilor se va face cu pixul sau cu cerneal care nu poate fi tears. Acest exemplar din cererea de finanare, semnat i tampilat conform cerinelor, reprezint originalul cererii.

Solicitantul trebuie s lege toate paginile din dosar, astfel nct s nu permit detaarea i/sau nlocuirea documentelor;

Solicitantul va face 2 (dou) copii simple ale originalului, care se vor depune mpreun cu originalul

Exemplarul original va avea nscris pe copert meniunea ORIGINAL iar exemplarele copie vor avea nscris meniunea COPIE .

Fiecare dosar se va introduce ntr-un plic nchis (3 plicuri). Pe plicul n care se afl originalul se va scrie ORIGINAL, numele proiectului i al solicitantului. Pe plicurile n care se afl COPIILE se va scrie: COPIE, numele proiectului i al solicitantului.

Aceste 3 plicuri se vor introduce toate ntr-un plic (pachet) nchis. Pe acest plic (pachet) ce cuprinde ntreaga documentaie se nscriu urmtoarele date:

codul apelului de proiecte: POSCCE-A3-O3.3.1. apel 2 denumirea destinatarului: OIPSI - Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale.

Denumirea expeditorului: instituia solicitant i adresa ei.

titlul proiectului i numrul de nregistrare electronic a proiectului.

Pentru acele documente originale care, conform legii, rmn n posesia solicitantului (ex: bilan contabil vizat de administraia financiar), copiile trebuie s fie tampilate de solicitant cu meniunea Conform cu originalul i semnate de ctre reprezentantul legal al solicitantului.

9.2 Transmiterea

Transmiterea unei cereri de finanare reprezint un angajament oficial al solicitantului conform cruia toate detaliile proiectului sunt corecte i reale. Totodat, reprezint o confirmare a faptului c, dac finanarea se acord, solicitantul se angajeaz s implementeze proiectul n condiiile descrise n Cererea de finanare i n concordan cu condiiile stipulate n Contractul de finanare. Prin depunerea proiectului, solicitantul accept modelul de contract ataat prezentului ghid precum i termenii i condiiile din prezentul ghid.

Modalitatea de depunere a propunerilor de proiecte este urmtoarea:

1. Solicitantul va completa i va transmite on-line cererea de finanare, la care va ataa toate documentele solicitate n prezentul ghid. Toate documentele trebuie s fie n formatul iniial editabil (.doc, .docx, .pdf sau .xls sau n alt format precizat pe site), cu excepia celor eliberate de alte autoriti publice i care nu sunt disponibile dect n format fizic, care vor fi scanate i transmise n format .pdf, la o rezoluie de 300 dpi. Pentru a permite verificarea corectitudinii calculelor, toate tabelele referitoare la devizul estimativ trebuie s fie neprotejate la editare. Aplicaia software prin care se va face nregistrarea i transmiterea cererii de finanare va fi disponibil pe pagina web a MCSI - OIPSI la adresa http://fonduri.mcsi.ro, ncepnd cu ora 9.00 a primei zile de nregistrare i pn la ora 16.30 a ultimei zile de nregistrare.

Atenie! Pentru a fi posibil nregistrarea online, este necesar ca proiectul s fie transmis electronic n intervalul de timp menionat, nu doar s se nceap nregistrarea acestuia.

2. n termen de maxim 5 zile lucrtoare dup nregistrarea on-line, solicitanii trebuie s depun dosarul la sediul MCSI cu respectarea detaliilor cuprinse n prezentul ghid. Indiferent de modalitatea de transmitere (personal, prin pot sau curier), dosarul trebuie s fie primit i nregistrat la registratura MCSI cel mai trziu n a cincea zi lucrtoare de la nregistrarea on-line. Rmne n responsabilitatea solicitantului s se asigure c dosarul se nregistreaz la registratura MCSI n timp util, conform orarului de lucru: Luni-Joi orele 8,30-17,00, iar Vineri orele 8,30-14,30.

3. Nedepunerea dosarului de solicitare n termenul menionat la punctul anterior atrage decderea solicitantului din dreptul de a utiliza numrul de nregistrare, fiind necesar renregistrarea n sistem.

Adresa la care se depune proiectul este Ministerul Comunicaiilor i Societii Informaionale, Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale, Bulevardul Libertii nr. 14, sector 5, Bucureti, Cod 050706, la Registratura Ministerului n intervalul de timp specificat.

Dac proiectul ndeplinete criteriile de transmitere solicitate, eliminatorii, fiecare proiect va primi un cod unic de nregistrare (SMIS), la care se va face referire n toat corespondena ulterioar i prin care se poate identifica n mod unic proiectul.

10. Evaluarea i selecia proiectelor

nregistrarea propunerilor de proiecte se face continuu, de la data lansrii apelului de proiecte. Procesul de evaluare i selecie a proiectelor se va realiza n mod continuu, imediat dup primirea aplicaiilor la sediul MCSI. Acordarea finanrii se face continuu, pe baza deciziei Comitetului de Selecie, n limita acoperirii alocrii financiare a prezentului apel.Procesul de evaluare i selecie a propunerii de proiect se va derula n 4 etape

1. Verificarea criteriilor de transmitere

2. Verificarea administrativ i a eligibilitii

3. Evaluarea tehnico-economic

4. Selecia proiectelor

10.1. Verificarea criteriilor de transmitere

Criteriile de transmitere a cererii de finanare i anexelor acesteia ce urmeaz a se verifica sunt menionate n Anexa 7 ce conine grila de verificare a conformitii administrative i a eligibilitii. Notarea criteriilor se face cu Da sau Nu. Pentru a trece la urmtoarea faz de verificare, proiectul trebuie s primeasc Da la toate criteriile.

n cazul n care aceste cerine nu sunt respectate, solicitantul va primi o scrisoare de respingere. Dosarul proiectului va fi transmis napoi ctre solicitant fr a fi deschis (cu excepia cazului n care datele nscrise pe plic nu sunt suficiente pentru ncadrarea corespondenei n apelul de proiecte deschis), nsoit de o scrisoare de respingere.

n cazul n care aplicaia ntrunete criteriile de transmitere solicitate, aceasta va fi nregistrat n SMIS i i se va transmite solicitantului o scrisoare de notificare de primire a aplicaiei, prin care i se va comunica codul unic de nregistrare n SMIS.

10.2. Verificarea administrativ i a eligibilitii

Sunt verificate doar proiectele admise n urma verificrii criteriilor de transmitereRegulile de verificare administrativ i a eligibilitii:

Verificarea aplicaiilor se face n ordinea primirii i ncepe de la data depunerii propunerilor de proiect.

n cazul n care lipsesc mai mult de trei documente, proiectul se respinge automat, iar solicitantului i se trimite o scrisoare de notificare prin fax sau prin pot (n cazul n care solicitantul nu furnizeaz un nr. de fax) prin care i se comunic respingerea, cu precizarea motivelor respingerii. De asemenea, n cazul n care Cererea de Finanare lipsete, proiectul se respinge automat, iar solicitantului i se trimite o scrisoare de notificare prin care i se comunic respingerea cu precizarea motivelor respingerii.

Criteriile de verificare administrativ i a eligibilitii sunt menionate n Anexa 7. Primele 3 criterii din gril sunt eliminatorii (dac oricare dintre acestea primete NU, proiectul este respins automat).

Pentru urmtoarele criterii din Gril se pot solicita documente/informaii/clarificri suplimentare fa de cele depuse. OIPSI va transmite o scrisoare de solicitare de documente/clarificri/informaii prin fax sau prin pot (n cazul n care n proiect nu este trecut nici un numr de fax) solicitantului, cu confirmare de primire din partea solicitantului. Dovada transmiterii scrisorii o reprezint: confirmarea tiprit de faxul OIPSI dup transmiterea scrisorii prin fax; confirmarea de primire potal, n cazul n care scrisoarea se transmite prin pot.

Atenie! Clarificrile furnizate de solicitant nu pot modifica informaiile din cererea de finanare. Prin modificarea cererii de finanare se nelege modificarea ideii de proiect, a devizului estimativ sau a soluiei tehnice. Oricare din modificrile menionate conduce la respingerea imediat, indiferent de etapa de evaluare n care se afl proiectul.

n cazul n care rspunsul solicitantului este incomplet sau neclar este posibil o singur revenire, transmis conform precizrilor de mai sus.

Dac n 5 zile lucrtoare de la primirea scrisorii/faxului solicitantul nu rspunde ntrebrilor, proiectul este respins. Rmne n responsabilitatea solicitantului s se asigure c rspunsul este nregistrat de OIPSI n timp util.

Pentru a fi admis la faza urmtoare, propunerea trebuie s primeasc Da la toate criteriile. n caz contrar, propunerea este respins i solicitantului i se trimite o scrisoare de notificare prin care i se comunic respingerea, cu precizarea motivelor respingerii.

n cazul respingerii aplicaiei, solicitantul poate retransmite dosarul cererii de finanare corectat/completat, cu reluarea ntregului proces, n msura n care apelul este nc deschis.

Proiectele care au trecut de etapa verificrii administrative i a eligibilitii vor fi transmise experilor evaluatori n ordinea numrului de nregistrare on-line al proiectului.Atenie! Pe parcursul verificrii administrative i verificrii eligibilitii nu se examineaz dac activitile propuse n cadrul proiectului sunt logice sau coerente din punct de vedere tehnic sau economic.10.3. Evaluarea tehnico-economic

Sunt evaluate doar propunerile de proiecte admise n urma verificrii administrative i a eligibilitii.

Evaluarea fiecrui proiect se realizeaz de ctre experi evaluatori pe baza criteriilor prezentate n Grila de evaluare tehnico-economic (Anexa 8).

n cazul n care, pe durata parcurgerii etapei de evaluare tehnico-economic se constat c sunt necesare documente/clarificri/informaii suplimentare, OIPSI va transmite o scrisoare de solicitare de documente/clarificri/informaii prin fax sau prin pot (n cazul n care n proiect nu este trecut nici un nr. de fax), solicitantului. Dovada transmiterii scrisorii o reprezint: confirmarea tiprit de faxul OIPSI dup transmiterea scrisorii prin fax; confirmarea de primire potal, n cazul n care scrisoarea se transmite prin pot.

Atenie! Clarificrile furnizate de solicitant nu pot modifica informaiile din cererea de finanare. Prin modificarea cererii de finanare se nelege modificarea ideii de proiect, a devizului estimativ sau a soluiei tehnice. Oricare din modificrile menionate conduce la respingerea imediat, indiferent de etapa de evaluare n care se afl proiectul.

n cazul n care rspunsul solicitantului este incomplet sau neclar este posibil o singur revenire, transmis conform precizrilor de mai sus.Dac n 5 zile lucrtoare de la primirea scrisorii/faxului solicitantul nu rspunde ntrebrilor, proiectul este respins. Rmne n responsabilitatea solicitantului s se asigure c rspunsul este nregistrat de OIPSI n timp util.

Dupa evaluare, toate proiectele vor fi transmise Comitetului de Selecie.

10.4. Selecia

Comitetul de selecie va analiza periodic, ori de cte ori este necesar, rapoartele de evaluare i va ntocmi lista cu proiecte ce ntrunesc condiiile spre a fi finanate (n ordinea numerelor de nregistrare on-line), pn la concurena cu bugetul apelului. Condiia de finanare a proiectului este aceea ca punctajul obinut s fie de minim 50 puncte (punctaj minim de calitate), fr obinerea valorii de 0 puncte pentru oricare din subcriteriile/criteriile din grila de evaluare tehnico-economic (situaie ce presupune descalificarea respingerea proiectului).

Decizia de finanare este luat de ctre Comitetul de Selecie pe baza rezultatelor evaluarii tehnico-economice, care poate decide s:

aprobe proiectul fr modificarea coninutului i condiiilor definite n cererea de finanare i anexele acesteia;

aprobe proiectul cu reducerea costurilor eligibile totale; aceasta se ntmpl cnd una sau mai multe cheltuieli sunt ncadrate greit ca eligibile sau chiar dac sunt eligibile nu sunt justificate sau sunt supradimensionate, dimensiunea cofinanrii solicitate sau rata de cofinanare solicitat nu se ncadreaz n limitele specificate pentru acest apel, ns din punct de vedere tehnic proiectul este viabil. Reducerea costurilor eligibile totale poate avea loc i n urma verificrii respectrii regulii De minimis, prin eliminarea ntregii sume aferente ajutorului De minimis, n cazul n care valoarea total acordat pe acest tip de ajutor depete plafonul. n acest caz solicitantul poate sa accepte implementarea proiectului n ntregime sau s renune la solicitarea finanrii;

resping proiectul

poate solicita reevaluarea proiectului.

Proiectele se finaneaz n ordinea numrului de nregistrare on-line a proiectului.n cadrul proiectelor evaluate, evaluatorii tehnico-economici au competena s declare anumite cheltuieli neeligibile sau c anumite cheltuieli sunt nejustificate n cazul n care acestea:

nu sunt aferente activitii economice specifice proiectului;

nu sunt respectate prevederile Ordinului nr. 724/2008

sunt supradimensionate fa de nivelul pieei sau fa de activitile proiectului;

nu au legtur direct cu proiectul depus etc.

Pentru proiectele care se depun n cadrul cererii de proiecte deschis n prezent, OIPSI recomand Solicitanilor s ia n considerare, pentru toat perioada de implementare a proiectului, implicaiile financiare ale evoluiei principalilor indicatori macro-economici i s realizeze bugete ct mai realiste.ATENIE!n situaiile n care anumite activiti cuprinse n proiect, care vor fi considerate ca neeligibile de ctre evaluatori, influeneaz direct ndeplinirea indicatorilor de realizare/rezultat asumai prin Cererea de finanare, realizarea acestor activiti rmne obligatorie pentru implementarea proiectului i va fi suportat integral prin cheltuiala proprie a solicitantului.

n urma seleciei proiectelor, OIPSI va ntocmi lista proiectelor aprobate pentru finanare care va fi transmis spre avizare Autoritii de Management.

Lista proiectelor aprobate va fi publicat pe site-ul http://fonduri.mcsi.ro Solicitanii vor fi informai asupra rezultatului seleciei i au la dispoziie 5 zile s accepte sau s conteste decizia.

Contestaiile vor fi transmise prin fax (la numrul de la care a fost primit scrisoarea de respingere/aprobare) sau pot fi depuse la registratura MCSI n termen de 5 zile lucrtoare de la primirea scrisorii de respingere sau scrisorii/aprobare (n cazul reducerii cheltuielilor). Contestaiile trebuie s fie n form scris i se pot referi doar la motivaiile incluse n scrisoarea trimis de OIPSI. OIPSI va soluiona contestaiile i va trimite rspunsul n scris ctre contestatar.

n cazul n care solicitantul nu respect termenele menionate mai sus, acesta poate fi deczut din drepturi, iar OIPSI poate decide finanarea urmtorului proiect de pe list.

11. Contractarea

11.1 Semnarea contractului

Solicitanii ale cror proiecte au fost selectate pentru finanare vor primi contractul de finanare, n vederea completrii acestuia cu informaiile solicitate. Varianta orientativ este prezentat n Anexa 16 la prezentul Ghid. OIPSI i rezerv dreptul de a opera modificri la formatul contractului de finanare pn la data semnrii acestuia. Forma de contract de finanare transmis de OIPSI solicitantului nu poate fi modificat de ctre acesta, cu excepia datelor de identificare ale solicitantului i ale proiectului n cazul n care sunt completate eronat.

Solicitanii au la dispoziie 20 zile calendaristice pentru a semna i a retransmite contractul ctre OIPSI, n 3 exemplare originale, nsoit de documente solicitate prin scrisoarea de naintare.

Documentele solicitate la contractare sunt urmatoarele:Lista documentelor necesare la semnarea contractului de finanare.

Nr.

crt.Documente verificateObs.

1.Certificatul de atestare fiscal privind debitele restante la bugetul de stat

2.Certificatul de atestare fiscal privind debitele restante la bugetul local la zi (n cazul n care proiectul se implementeaz n mai multe locaii, trebuie depus Certificatul de atestare fiscal privind debitele restante la bugetul local pentru fiecare locaie).

3.Cazierul fiscal al reprezentantului legal

4.Cazierul judiciar al reprezentantului legal

5.Reconfirmarea scrisorii de confort pentru solicitanii care apeleaz la mprumuturi bancare

6.Copia actului de identitate al reprezentantului legal

7Pentru proiectele la care contributia eligibila proprie a beneficiarului este mai mica de 420.000 lei se vor prezenta documente justificative (extrase de cont, depozite bancare etc.)

Documentele se vor expedia prin pot cu confirmare de primire, curier, sau depuse de un reprezentant al solicitantului, la sediul Ministerului Comunicaiilor i Societii Informaionale, Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale, din Bulevardul Libertii nr. 14, sector 5, Bucureti, cod 050706, la Registratur. n scopul urgentrii procedurii de contractare, se poate decide invitarea solicitantului n vederea semnrii contractelor la sediul OIPSI.

n cazul n care solicitantul nu rspunde n termenul de 20 zile, OIPSI poate decide retragerea finanrii pentru acesta i finanarea urmtorului proiect de pe list.Contractul de finanare va fi semnat de OIPSI, iar un exemplar va fi trimis beneficiarului.

Atenie! Cererea de finanare depus de solicitant, cu eventualele modificri i completri efectuate pe parcursul procedurii de evaluare, selecie, contractare, devine obligatorie pentru beneficiar, fiind anex la contractul de finanare, deci parte integrant a acestuia.

11.2. Modificarea contractului de finanare

Modificarea Contractului de finanare nu poate s vizeze o modificare substanial a proiectului.

Modificarea Contractului de finanare se poate face n urmtoarele condiii:

n urma unei notificri (fr a fi nevoie de act adiional)

Notificare a beneficiarului: Schimbarea adresei, sediului social, contului de trezorerie/bancar, a contului sau a bncii creditoare, nlocuirea reprezentantului legal, a managerului de proiect, a unui/unor membru/membri ai echipei de management, a persoanei de contact sau a persoanei responsabile cu operaiunile financiare pentru beneficiar Notificare a OIPSI: Modificri determinate de schimbri n legislaia naional i european Alte notificri prevzute n contractul de finanare ncheiat. n urma unei solicitri a beneficiarului de modificare, aprobat de OIPSI (fr a fi nevoie de act adiional)

Variaii ntre liniile din cadrul aceleiai categorii de cheltuieli din devizul estimativ pn n limita a 10% din valoarea liniei din care se face modificarea, fr a se majora valoarea total eligibil angajat prin contract, cu respectarea prevederilor apelului de proiecte;

Modificarea calendarului de implementare, fr modificarea termenului final de implementare i a termenului la care va fi depus Cererea de Rambursare final

Modificarea devizului estimativ al proiectului n urma deducerii unor cheltuieli din cererile de rambursare, ca fiind neeligibile

Modificarea graficului Cererilor de rambursare/cererilor de prefinanare, fr modificarea termenului de depunere a ultimei Cereri de rambursare

Orice alte modificri stabilite prin contractul de finanare ncheiat.

prin act adiional, semnat n aceleai condiii ca i Contractul de Finanare (urmare a unei Notificri justificate din partea beneficiarului i a Notificrii de aprobare a OIPSI)

Modificarea calendarului de implementare, cu depairea termenului final i a termenului la care va fi depus Cererea de Rambursare final (fr ns a se depi perioada maxim de implementare de 24 de luni prevzut n prezentul Ghid) Orice alte modificri justificate care nu se ncadreaz n situaiile descrise anterior i care nu sunt considerate modificri substaniale ale proiectului.Modificrile substaniale la un proiect sunt acelea care:

afecteaz major natura i condiiile de implementare sau

ofer unui ter un avantaj necuvenit sau

rezult dintr-o schimbare a naturii proprietii unui articol de infrastructur, o ncetare sau schimbare n localizare a investiiei sau ncetarea unei activitati de producie (dup caz, unde se aplic).

Principiile generale care stau la baza modificrii contractului de finanare sunt urmtoarele:

Modificrile contractului pot fi efectuate numai n cadrul perioadei de valabilitate;

Cererea unui beneficiar de modificare a contractului prin act adiional nu va fi acceptat n mod automat de ctre OIPSI, ci trebuie s existe motive ntemeiate pentru aceast modificare. OIPSI examineaz motivele date i respinge cererile care prezint justificri nefundamentate sau care nu respect prevederile ghidului i/sau a legislaiei nationale i comunitare relevante;

Modificrile solicitate la contractul de finanare nu vor afecta funcionalitatea i viabilitatea economic a proiectului i vor respecta criteriile de eligibilitate i selecie;

Un act adiional nu poate avea scopul sau efectul de a produce schimbri n contract care ar pune n discuie decizia de acordare a finanrii nerambursabile (ca de exemplu condiii care au dus la obinerea punctajului din Grila de evaluare) sau ar fi contrare principiului tratamentului egal al solicitanilor. Suma maxim a finanrii nerambursabile menionat n contract nu poate fi majorat;

n funcie de rezultatul monitorizrii proiectului, OIPSI poate iniia procedurile de semnare a unui act adiional.

Beneficiarul are obligaia s informeze OIPSI n privina problemelor, deficienelor i neregulilor aprute pe parcursul executrii proiectului, conform prevederilor i termenelor din contractul de finanare. Beneficiarul trebuie s informeze, fr ntrziere, OIPSI despre orice situaie care poate determina ncetarea sau ntrzierea executrii contractului.

12. Implementarea

Condiiile de implementare sunt n strict conformitate cu prevederile contractului de finanare.

12.1 Achiziii

n procesul achiziiilor de bunuri/servicii/lucrri n vederea implementrii proiectului, este obligatorie respectarea legislaiei naionale n domeniul achiziiilor publice sau a normelor simplificate de achiziii prevazute in anexa la contractul de finanare) innd cont n special de respectarea principiului rezonabilitii preurilor (cf. art.5, litera d) din OUG 66/2011).ATENIE!

Nerespectarea procedurilor de realizare a achiziiilor sau a rezonabilitii preurilor cuprinse n contractele de achiziii de bunuri/servicii/lucrri atrage neeligibilitatea cheltuielilor aferente achiziiei de servicii, sau produse n cadrul proiectelor co-finanate prin Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice - POS CCE .

Orice achiziie realizat n cadrul proiectului trebuie s respecte principiul neutralitii tehnologice (nu trebuie favorizat o anumit tehnologie sau marc).

n cazul n care se constat nclcarea prevederilor legale, cheltuielile aferente plii bunurilor/serviciilor/lucrrilor astfel achiziionate vor fi considerate neeligibile i nu vor fi rambursate.

Condiia de livrare acceptat pentru bunurile achiziionate n cadrul proiectului este Ex-Works (Incoterms 2000).n procesul de achiziii se vor respecta, de asemenea prevederile Art. 13-15 din OUG nr. 66/2011.12.2 Rambursarea cheltuielilor

Rambursarea cheltuielilor se face n conformitate cu prevederile contractului de finanare i cu graficul de rambursare a cheltuielilor.

Pentru rambursarea cheltuielilor efectuate de ctre beneficiar, acesta va transmite una sau mai multe cereri de rambursare mpreun cu documentele justificative i rapoartele de progres la OIPSI, conform graficului de rambursare din contractul de finanare.

Numrul total de cereri de rambursare este de maximum 3 (pentru proiectele care se implementeaz n maximum 12 luni) i maximum 5 (pentru proiectele care se implementeaz ntr-o perioad cuprins ntre 12 i 24 luni). Prima cerere de rambursare se depune n maximum 5 (cinci) luni de la data semnrii contractului de finanare, cu excepia cazurilor temeinic justificate.

Atenie! Toate plile aferente proiectului, solicitate pentru rambursare, trebuie s fie efectuate n perioada de implementare; excepie fac cazurile n care contractul de achiziie prevede un termen de plat de maximum 90 zile de la data facturrii, cu recepia i livrarea n perioada de implementare.

La data depunerii ultimei cereri de rambursare, proiectul trebuie s fie finalizat. Se consider c proiectul este finalizat dac este funcional i sunt indeplinite obiectivele proiectului stabilite prin contractul de finanare. Valoarea cheltuielilor solicitate n ultima cerere de rambursare trebuie s reprezinte minimum 15% din valoarea finanrii nerambursabile.

Beneficiarii tuturor proiectelor care obin finanare sunt obligai s solicite, la finalizarea proiectului, auditarea financiar i tehnica a acestuia realizat de un auditor(i) extern(i).

Atenie! La ultima cerere de rambursare se va verifica respectarea plafoanelor pentru fiecare categorie de cheltuieli (investiii, consultan, instruire), menionate la Cap. 8.2 din prezentul Ghid.. OIPSI va verifica dac cheltuielile efectuate sunt destinate exclusiv realizrii obiectivelor proiectului, dac sunt legale, nregistrate n contabilitate i justificate de documente.

Beneficiarul va depune la OIPSI pentru rambursarea cheltuielilor eligibile urmtoarele documente (sau alte documente cu valoare probatorie echivalent):

Cerere de rambursare 4 exemplare; Raport de progres;

Copii certificate, ce vor conine meniunea conform cu originalul, tampila beneficiarului i semntura reprezentantului legal al acestuia, dup urmtoarele documente: facturi, documente de plat, extrase bancare, alte documente justificative;

Pentru procedura de achiziii: dovada publicitii, criterii de selecie sau documente similare acestora (pentru beneficiarii care aplic normele interne de achiziii) raport de atribuire a contractului/contractelor;

Pentru informare i publicitate: anunuri, comunicate, etc;

Pentru achiziii de bunuri: copie certificat NRCD, copie certificat dup procesul verbal de predare-primire a bunurilor sau dup procesul verbal de punere n funciune (dup caz);

Pentru prestri servicii: aprobarea beneficiarului pentru documentele remise n cadrul consultanei, foi de prezen la cursuri, fie de evaluare ntocmite de ctre participanii la cursuri, statele de plat ale trainerilor (copii certificate); La ultima cerere de rambursare, se vor ataa: raportul de audit (financiar i tehnic) realizat de un auditor(i) extern(i), care certific faptul c proiectul este implementat n locaia menionat n contract, c este n stare de funcionare i c din punct de vedere tehnic i economic respect obligaiile asumate prin contractul de finanare. copia contractului cu furnizorul/furnizorii soluiei care constituie obiectul proiectului sau alte documente probante din care rezult asigurarea mentenanei proiectului pe o perioad de 36 de luni, dup finalizarea acestuia.Alte documente relevante justificative.

OBSERVAII:

1. Contractul/contractele ncheiate de beneficiar cu diveri furnizori pentru garania i mentenana aplicaiei trebuie s asigure obligativitatea funcionrii permanente a acesteia n perioada de post-implementare (3 ani dup implementarea proiectului, cu excepia perioadelor de mentenan planificate). Acest lucru va fi prevzut i n caietele de sarcini ntocmite pentru organizarea procedurii de achiziie public a diverselor componente ale aplicaiei pentru care s-a solicitat finanarea (hardware i software).

2. Contractul ncheiat de beneficiar cu furnizorul soluiei electronice trebuie s prevad achiziionarea de ctre beneficiar a dreptului de utilizare/licen asupra aplicaiei software customizate pentru care se solicit finanare pentru o durat de timp cel puin egal cu perioada de sustenabilitate a proiectului sau a obligativitii prelungirii contractului, astfel nct s se asigure sustenabilitatea proiectului.

Facturile trebuie s menioneze detaliat bunul achiziionat, serviciul prestat sau lucrarea efectuat, iar n cazul taxei de timbru verde, aceasta va fi poziie separat pe factur. Pentru evitarea dublei finanri, pe toate facturile originale se va meniona, sub semntura reprezentantului legal al beneficiarului POS CCE, Axa 3, denumirea proiectului, codul SMIS - CSNR i numrul contractului de finanare.

Cererea de rambursare se poate depune, pentru fiecare achiziie de bunuri, numai dup punerea lor n funciune sau ntocmirea procesului verbal de predare-primire, iar n cazul prestrilor de servicii, dup acceptarea rezultatelor acestora de ctre beneficiar.

AM/OIPSI au dreptul de a solicita documente suplimentare pentru soluionarea eventualelor neclariti.

nainte de solicitarea rambursrii, cheltuielile respective trebuie s fie efectuate i pltite. Data plii se consider data efecturii transferului bancar din contul Beneficiarului n contul furnizorului sau data nregistrat pe chitana fiscal.

Cererea de rambursare trebuie s fie transmis conform graficului de rambursare stabilit; nerespectarea acestuia poate duce la retragerea finanrii.

Rambursarea se va efectua de ctre Unitatea de Plat din cadrul AM POS CCE pe baza cererii de rambursare naintate de ctre Beneficiar la OIPSI, n termen de 10 zile de la data la care beneficiarul a fost informat cu privire la suma autorizat la plat.

Verificarea cererilor de rambursare se face de ctre OIPSI iar autorizarea lor se face n termen de maximum 80 zile de la data depunerii acestora. Beneficiarii vor fi informai cu privire la sumele autorizate la plat.

AM/OIPSI poate prelungi termenul, cu informarea n prealabil a beneficiarului, n situaii justificate legate de solicitarea de documente i clarificri, precum i n situaia organizrii unor misiuni de control anterioare autorizrii plii.

13. Monitorizare i control

Beneficiarul are obligaia s furnizeze orice informaii de natur tehnic sau financiar legate de Proiect solicitate de ctre Autoritatea de Management, Organismul Intermediar, Autoritatea de Certificare i Plat, Autoritatea de Audit, Comisia European sau orice alt organism abilitat s verifice sau s realizeze controlul/auditul/monitorizarea asupra modului de implementare a proiectelor cofinanate din instrumente structurale.

Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil distinct, folosind conturi analitice distincte pentru Proiect.

Monitorizarea proiectelor se face de ctre OIPSI, n vederea urmririi ndeplinirii indicatorilor stabilii prin contract pentru msurarea obinerii rezultatelor prevzute.

Monitorizarea const n urmrirea progresului fizic i procedural nregistrat n implementarea proiectului i n colectarea i introducerea n SMIS (Sistemul Unic de Management al Informaiilor) a tuturor informaiilor legate de proiect.

Atenie! Beneficiarii trebuie s respecte indicatorii asumai prin Cererea de finanare. Nendeplinirea acestor indicatori poate conduce la retragerea finanrii acordate, proporional cu gradul de nendeplinire.

Procesul de monitorizare ncepe din momentul semnrii contractului de finanare i se termin la 36 de luni dup finalizarea proiectului.

Beneficiarul trebuie s transmit OIPSI pe toata durata de implementare a proiectului rapoarte trimestriale de progres, iar timp de 36 de luni dup finalizarea activitilor proiectului va transmite rapoarte anuale privind durabilitatea investiiei, rapoarte completate n conformitate cu formatele standard prevzute n anexele contractului de finanare.

Pentru realizarea monitorizrii fizice a proiectelor, OIPSI va desfura urmtoarele activiti:

a) verificarea coninutului documentelor de raportare (rapoarte de progres trimestriale) elaborate i transmise de ctre beneficiar (activiti desfurate/progresul fizic);

b) vizite de monitorizare care i propun verificarea stadiului fizic al implementrii proiectului la faa locului/sediul beneficiarului (anunate i ad-hoc).

a) Verificarea documentelor

Verificrile documentelor vor asigura c rapoartele de progres elaborate de ctre beneficiar sunt complete i corecte, c respect formatul prevzut n Contractul de finanare, c proiectul este implementat n conformitate cu prevederile contractuale specifice. De asemenea vor urmri evoluia n timp a indicatorilor stabilii prin Contractul de finanare, realizarile fa de int propus, procent de realizare.

b) Vizita de monitorizare

Scopul vizitei de monitorizare este de a se verifica la faa locului realizarea fizic a unui proiect, sistemul de management al proiectului i de a permite echipei de monitorizare s colecteze unele date suplimentare fa de cele cuprinse n rapoartele de progres, n vederea aprecierii valorii indicatorilor fa de intele propuse i a acurateei informaiei furnizate de beneficiar.

Vizita de monitorizare va urmri:

- asigurarea faptului c proiectul progreseaz sub aspect de realizare fizic n conformitate cu calendarul activitilor inclus n contractul de finanare;

- identificarea posibilelor probleme ct mai curnd cu putin i emiterea de sugestii de mbuntire a implementrii;

- identificarea elementelor de succes ale proiectului;

- asigurarea unei comunicri strnse ntre beneficiari i OIPSI, care s conduc la o bun colaborare n vederea implementrii cu succes a proiectului (realizarea tuturor indicatorilor prevzui n contract n perioada de timp prevazut)

Beneficiarul are obligaia de a participa la vizit i de a furniza echipei de monitorizare toate informaiile solicitate.

c) Control i audit

Autoritatea de Management a POS CCE, OIPSI i/sau alte structuri cu atribuii de control/verificare /audit a finanrilor nerambursabile din fondurile structurale pot efectua misiuni de control pe perioada de implementare a proiectului, pe durata contractului de finanare, ct i pn la expirarea termenului de 3 ani de la data nchiderii oficiale a POS CCE i 3 ani de la terminarea proiectului.

Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil distinct a proiectului i s asigure nregistrri contabile separate i transparente ale implementrii proiectului. Beneficiarul trebuie s pstreze toate nregistrrile/registrele timp de trei ani de la data nchiderii oficiale a POS CCE.

Beneficiarul are obligaia de a pstra i de a pune la dispoziia organismelor abilitate, dup finalizarea perioadei de implementare a proiectului, inventarul asupra activelor dobndite prin Instrumentele Structurale, pe o perioad de 3 ani de la data nchiderii oficiale a POS CCE (n conformitate cu art.90, paragraful 1, litera a) din Regulamentul Comisiei Europene nr. 1083/2006).

Beneficiarul are obligaia s acorde dreptul de acces la locurile i spaiile unde se implementeaz sau a fost implementat proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice, precum i la toate documentele i fiierele informatice privind gestiunea tehnic i financiar a proiectului. Documentele trebuie s fie uor accesibile i arhivate, astfel nct s permit verificarea lor.

Beneficiarul are obligaia s furnizeze orice informaii de natur tehnic sau financiar legate de proiect solicitate de ctre Autoritatea de Management, Organismul Intermediar, Autoritatea de Plat/Certificare, Autoritatea de Audit, Comisia European sau orice alt organism abilitat s verifice sau s realizeze auditul asupra modului de implementare a proiectelor cofinanate din instrumente structurale. Beneficiarul are obligaia de a asigura disponibilitatea i prezena personalului implicat n implementarea proiectului pe ntreaga durat a verificrilor.

n cazul neregulilor constatate, recuperarea debitului se realizeaz conform prevederilor OG nr.12/2007.Activitile de monitorizare i control i audit sunt detaliate n modelul de contract de finanare.

14. Informare i publicitate

Beneficiarul are obligaia s asigure o vizibilitate i o promovare adecvat a obiectivelor, i rezultatelor obinute, n conformitate cu prevederile contractului de finanare, Manualului de identitate vizual i cele din materialul intitulat Instruciuni pentru beneficiari (pentru consultare v rugm sa accesai website-ul AMPOSCCE http://amposcce.minind.ro/). Beneficiarul va descrie n cadrul rapoartelor de progres/cererile de rambursare toate activitile de informare i publicitate desfurate, aferente proiectului i va ataa la raport, copii dup articolele de pres, fotografii ale locaiei proiectului din care s reias amplasarea panourilor pentru afiare temporar/ plci pentru amplasare permanent, fotografii ale evenimentelor organizate n cadrul proiectului din care s reias respectarea cerinelor de informare i publicitate etc, n funcie de tipul i activitile proiectului.

Pentru toate echipamentele achiziionate prin proiect, beneficiarul trebuie s aplice la loc vizibil, un autocolant n care s se menioneze elementele prevzute n Manualul de identitate vizual.

Msurile de informare i publicitate vor respecta prevederile Anexei aferente la contractul de finanare. Nerespectarea obligaiilor privind informarea i publicitatea are drept consecin efectuarea unor corecii financiare, sistarea finanrii i recuperarea sumelor deja pltite.

Reguli generale obligatorii:

(1) Beneficiarul este responsabil pentru implementarea activitilor de informare i publicitate n legtur cu asistena financiar nerambursabil obinut prin POS CCE, n conformitate cu cele declarate n cererea de finanare.

(2) Beneficiarul trebuie s se asigure c dup semnarea contractului de finanare urmtoarele date vor fi publicate, cel puin o dat, ntr-un cotidian local: Sigla Uniunii Europene, sigla Guvernului Romniei, sigla Instrumente Structurale 2007-2013, titlul proiectului, meniunea Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice, sloganul Investiii pentru viitorul dumneavoastr, precum i meniunea Proiect co-finanat prin Fondul European de Dezvoltare Regional.

(3) Beneficiarul este obligat s utilizeze pentru toate produsele de comunicare realizate n cadrul proiectelor finanate prin Programul Operaional Creterea Competitivitii Economice sigla Guvernului Romniei, sigla Uniunii Europene, nsoite de meniunea Proiect co-finanat prin Fondul European de Dezvoltare Regional. Prin produse de comunicare se nelege: fluturai, pliante, brouri, afie, bannere, comunicate de pres, website-uri, newsletters, spoturi radio-TV, inserii n presa scris, standuri expoziionale, autocolante, materiale promoionale sau orice alte materiale prin care este promovat proiectul i rezultatele acestuia. Orice comunicat de pres referitor la proiectul finanat va fi transmis spre publicare numai dup semnarea contractului de finanare.

(4) Publicaiile tiprite care sunt realizate n cadrul proiectului trebuie s menioneze obligatoriu titlul programului/proiectului, precum i participarea Uniunii Europene prin Programul Operaional Creterea Competitivitii Economice pe prima i ultima copert.

(5) Publicaiile trebuie s includ obligatoriu date de contact pentru obinerea mai multor informaii la cerere de ctre cei interesai.

(6) Website-urile beneficiarilor vor meniona participarea Uniunii Europene pe pagina principal a acestora (adic homepage) i vor include pe pagina principal a acestora, n loc vizibil, Sigla Uniunii Europene, Sigla Guvernului Romniei i sigla Instrumentelor Structurale n Romnia precum i un link ctre site-ul web al Instrumentelor Structurale n Romnia, www.fonduri-ue.ro, nsoit de textul: Pentru informaii detaliate despre celelalte programe cofinanate de Uniunea European, v invitm s vizitai www.fonduri-ue.ro. (textul reprezentnd un link la adresa web (URL): http://www.fonduri-ue.ro).

(7) n cazul achiziiilor de echipamente, acestora li se va aplica la loc vizibil un autocolant care s conin urmtoarele elemente informative obligatorii: sigla Guvernului i sigla Uniunii Europene, valoarea proiectului, titlul proiectului / investiiei. Beneficiarii sunt obligai s asigure o informare transparent i corect a mass-media asupra proiectului finanat prin POS CCE.

(8) La finalizarea proiectului, beneficiarul va publica o informare asupra proiectului i a rezultatelor sale ntr-un ziar local. Informarea va include urmtoarele elemente obligatorii: Sigla Uniunii Europene, sigla Guvernului Romniei, sigla Instrumente Structurale 2007-2013 elaborat de Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale, titlul proiectului, meniunea Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice, sloganul Investiii pentru viitorul dumneavoastr, precum i meniunea Proiect co-finanat prin Fondul European de Dezvoltare Regional.

15. Pstrarea documentelor

Beneficiarul are obligaia s pstreze toat documentaia legat de implementarea proiectului, inclusiv inventarul asupra bunurilor dobndite prin finanare nerambursabil, precum i documentele contabile privind activitile i cheltuielile eligibile (inclusiv notele contabile ce atesta nregistrarea n gestiunea beneficiarului a bunurilor i serviciilor achiziionate n cadrul proiectului) pentru o perioad de 5 ani de la data nchiderii POS CCE. Toate aceste documente trebuie pstrate n bune condiii i trebuie s fie accesibile spre consultare de ctre persoanele autorizate, n conformitate cu prevederile comunitare i naionale n vigoare.16. Greeli frecvente

In etapa de verificare a conformitii administrative i a eligibilitii cererii de finanare:

lipsa unor documente solicitate prin cererile de finanare

nerespectarea formatului standard i completarea pariala a documentelor solicitate

transmiterea cererii de finanare nesemnat, netampilat, nedatat

lipsa datelor de identificare pe plic (ex: numele solicitantului, titlul proiectului, numrul de nregistrare on-line); nedepunerea proiectelor n termen dup nregistrarea on-line

proiecte numai cu activiti neeligibile

valoarea finanrii solicitate pentru anumite categorii de cheltuieli nu se ncadreaz n plafoanele admise

solicitantul nu se ncadreaz n categoria solicitanilor eligibili;

nerespectarea neutralitii tehnologice

In etapa de evaluare tehnic i financiar (punctaje sub punctajul minim admisibil):

ntocmirea greit a devizului estimativ al proiectului (cmpuri n cadrul devizului estimativ care nu sunt completate, calcule aritmetice greite, nu se face corect ncadrarea ntre cheltuieli eligibile i neeligibile sau ntre valoarea total a proiectului, valoarea eligibil i valoarea finanrii solicitate);

Solicitantul nu dovedete capacitatea sa de asigurare a sustenabilitii a proiectului.

Necunoaterea sau interpretarea incorect a unor elemente importante precum achiziiile publice, ajutorul de stat, informarea i publicitatea

Supraestimarea costurilor eligibile fa de nivelul pieei sau a necesarului

Lipsa justificrii pentru necesitatea solicitrii finanrii publice

Detalierea insuficient a obiectivului proiectului sau a nevoilor pe care le rezolv

Prezentarea neclar i chiar incoerent a activitilor avute n vedere i a planului de implementare a proiectului, cum ar fi succesiunea etapelor, durata fiecrei activiti etc.

Lipsa corelrii ntre obiectivul proiectului, rezultatele i activitile prevzute

Deviz estimativ necorelat cu activitile

Proiectul nu contribuie la realizarea obiectivelor axei prioritare i ale domeniului major de intervenie

Analiza financiar greit efectuat i lipsa relevanei rezultatelor acesteia

17. Informaii suplimentare

Eventualele ntrebri pot fi trimise la:

email: fonduri@mcsi.ro

tel: 021 311 41 55

prin Pot la adresa B-dul Libertii 14, sector 5, Bucureti18. Opis la depunerea Cererii de finanareNr.

crt.Documente verificateObs.

1. Cererea de Finanare

2. Certificat de nregistrare la Registrul Comerului, ataat n copie, tampilat, certificat Conform cu originalul i semnat de reprezentantul legal al solicitantului

3. Certificat constator n original, n termenul de valabilitate, emis de Oficiul Registrului Comerului de pe lng Tribunalul unde i are sediul solicitantul, n care s se menioneze: datele de identificare, codul unic de nregistrare, reprezentanii legali ai societii, domeniul de activitate principal i domeniile de activitate secundare, situaia juridic a societii, precum i sediile secundare i punctele de lucru.

Locaiile implementrii proiectului trebuie s se regseasc n certificatul constatator

4. Declaraie privind ncadrarea ntreprinderii n categoria ntreprinderilor mici i mijlocii conform conform modelului standard, semnat i tampilatAnexa 2

5. Declaraie privind calculul pentru ntreprinderi partenere sau legate completat conform modelului standard, semnat i tampilat dac este cazulAnexa 3

6. Actul de mputernicire al reprezentantului legal, ataat n original sau copie legalizat (dac este cazul).

n cazul n care exist un act de mputernicire, toate documentele din dosarul cererii de finanare trebuie completate i semnate de ctre mputernicit

7. Hotrrea CA/AGA de aprobare a proiectului i a cheltuielilor legate de proiect, att a valorii totale a proiectului, ct i a cofinanrii proprii (semnat de ctre toi acionarii). Trebuie menionat denumirea proiectului, n conformitate cu cea a proiectului nregistrat.

8. Scrisoare de confort angajant (conform anexei) din partea unei bnci / instituii financiare n cazul n care contribuia eligibil a solicitantului este mai mare sau egal cu 420.000 lei. Valoarea minim pentru care se emite scrisoarea de confort este egal cu contribuia eligibil proprie a solicitantului.Anexa 15

9. Declaraia de eligibilitate completat conform modelului standard, semnat i tampilatA