InventariereaFunctiile de inventariereIn ceea ce priveste entitatile cu activitate complexa, specialistul Accace a aratat ca bunurile pot fi inventariate si inaintea datei de incheiere a exercitiului financiar, cu conditia asigurarii valorificarii si cuprinderii rezultatelor inventarierii in situatiile financiare anuale intocmite pentru exercitiul financiar respectiv.Inventarierea reprezinta un ansamblu de operatii prin care se constata existenta elemantelor de activ si pasiv,cantitativ si valoric.Inventariere are ca scop prezentare unei imagini fidele,clare a existentei tuturor elementelor patrimoniale,a rezultatelor ecnomico financiare.Necesitatea inventarierii patrimoniului unitatilor se explica prin importanta deosebita pe care o prezinta pentru activitatea practica a acestora. In primul rand, ea constituie baza de pornire pentru deschiderea si organizarea evidentei operative si contabile la unitatile patrimoniale nou infiintate, iar in al doilea rand, in decursul exercitiului, ea este determinata de faptul ca intre datele contabilitatii si realitatea de pe teren pot sa apara anumite diferente, in plus sau in minus, chiar si in conditiile unei bune organizari a evidentei operative si contabile, datorita mai multor cauze dintre care mentionam: modificari intervenite la elementele patrimoniale ale unitatii, fie ca urmare a unor cauze naturale (cum sunt: uscarea, evaporarea, scaderea in greutate etc.), fie datorita unor cauze subiective (ca de exemplu: masurari inexacte; sustrageri de mijloace economice); neintocmirea sau intocmirea defectuoasa a unor documente; neinregistrarea sau inregistrarea gresita in conturi a anumitor operatii; neglijenta si neatentia gestionarilor care gestioneaza bunurile si valorile economice; etc.Obiectul inventarieriiObiectul inventarierii poate fi reprezentat de: Elementele patrimoniale proprii Inventarierea anuala a elementelor patrimoniale se face, de regula, cu ocazia incheierii exercitiului financiar, avandu-se in vedere si specificul activitatii unitatilor patrimoniale. In cadrul agentilor economici cu activitate complexa, bunurile materiale pot fi inventariate si inaintea datei de 31 decembrie, cu conditia asigurarii valorificarii si cuprinderii rezultatelor inventarierii in bilantul contabil intocmit pentru anul respectiv. Bunurile si valorile apartinand altor persoane juridice sau fizice, primite in pastrare sau custodie, spre vanzare in consignatie. Bunurile apartinand altor unitati (inchiriate, in leasing, in custodie, cu vanzare in consignatie, spre prelucrare etc.) se inventariaza si se inscriu in liste separate. Listele de inventariere pentru bunurile in custodie vor contine informatii cu privire la numarul si data actului de custodie si ale documentului de livrare (factura), precum si alte informatii utile. Bunurile date la terti (cele date spre prelucrare) Bunurile in curs de aprovizionare Bunurile achizitionate aflate in curs de aprovizionare se inventariaza de unitatea cumparatoare si se inscriu in liste de inventariere separate.Scopul:-determinarea reala a patrimoniului;-asigurarea integritatii patrimoniului;-repartizarea in timp a cheltuielilor si a veniturilor;-constatarea cresterilor sau deprecierilor valorilor contabile ale elementelor patrimoniale prin stabilirea valorii acuale si a valorii de utilitate;-stabilirea si evaluarea elementelor patrimoniale care sunt aduse ca aport in natura la capitalul social. Momente n care se efectueaza inventarierea:Inventarierea se efectueaza, in mod obligatoriu, in urmatoarele momente:-la inceputul activitatii unei unitati;-cel putin o data pe an, pe parcursul functionarii unitatii;-in cazul fuziunii, divizarii sau incetarii activitatii unei unitati;-in cazul calamitatilor naturale sau al unor cazuri de forta majora;-in cazul predarii-primirii gestiunii-in cazul spargerii sau la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului;-in cazul modificarii preturilor bunurilor;-ori de cate ori sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune care nu pot fi stabilite cert, decat prin inventariere.FUNCTIILE INVENTARIERIIIn calitatea sa de procedeu al metodei contabilitatii si de tehnica de control faptic, inventarierea indeplineste 3 functii:1.Functia de control al concordantei dintre informatiile furnizate de contabilitate(evidenta scriptica) si situatia reala. Evidenta scriptica se bazeaza pe inregistrarea cu exactitate si pe documente contabile a operatiunilor economico-financiare ce afecteaza patrimoniul, deci al mijloacelor, surselor si proceselor economice.Activitatea de transport, depozitare si manipulare a bunurilor, precum si evidenta contabila a elementelor patrimoniale pot conduce, in anumite situatii,la aparitia unor diferente intre soldurile scriptice si realitate. Datele furnizate de contabilitate au un caracter relativ deoarece: -contabilitaea nu poate surprinde modificarile cantitative si calitative produse in timpul transportului, manipularii si depozitarii bunurilor economice;-in cadrul unor gestiuni pot sa aiba loc furturi, risipa si proasta gospodarire a unor sortimente de bunuri;-unele date din documentele primare pot fi omise cu ocazia inregistrarii lor in contabilitate, inregistrate repetat sau inregistrate eronat;-personalul care gestioneaza si manipuleaza bunurile poate da dovada de neglijenta sau nepricepere;-la unele sortimente se pot crea stocuri fara miscare, greu sondabile sau de prisos;-poate sa apara anularea unor comenzi datiorita renuntarilor unor clienti, calamitati naturale sau cazuri de forta majora.Prin inventarierea patrimoniului se identifica bunurile care nu sunt utilizate, creantele vechi si neincasate si se iau pe aceasta baza masurile de preintampinare sau limitare a pagubelor, pentru cresterea eficientei si intarirea disciplinei decontarilor.2.Functia de stabilire a situatiei nete a patrimoniului si a rezultatului exercitiului.Pe baza inventarierii se definitiveaza situatia neta a patrimoniului (activul net contabil),care se determina cu ajutorul relatiei:Situatia neta a patrimoniului = total active inventariate - datorii inventariateIn cazul in care are loc o crestere sau o micsorare a aportului proprietarilor la capitalul social, rezultatul net al exercitiului se determina in functie de variatia situatiei nete:Rezultatul net = activul net de la sfarsitul exercitiului activul net de la inceputul exercitiuluiPrin inventariere se confirma realitatea activelor patrimoniale si a datoriilor,asigurandu-se premisele determinarii corecte a situatiei nete, a obligatiilor finale si a rezultatului net.3.Functia de calcul si evidenta stocurilor,consumurilor si vanzarilor.Aceasta functie se exercita avand in vedere metoda de contabilitate a stocurilor aplicate de societatea comerciala. Astfel, exista 2 metode de contabilitate a stocurilor:-metoda inventarului permanent-metoda inventarului intermitentMetoda inventarului permanent se aplica obligatoriu in unitatile mari. Ea permite cunoasterea stocului in orice moment din luna, intrucat stocul initial, intrarile si iesirile din timpul perioadei se inregistreaza cronologic in conturile de stocuri. Stocul final se determina conform relatiei:Stoc final = stoc initial + intrari - iesiriPrin aceasta metoda, inventarierea lunara nu este necesara.Inventarierea anuala compara stocul faptic cu cel scriptic inregistrat in contul de stocuri si determinat conform relatiei de mai sus.Prin aceasta metoda,evidenta analitica a stocurilor se realizeaza cu ajutorul a 3 procedee: procedeul operativ-contabil(pe solduri) procedeul cantitativ valoric procedeul global valoricProcedeul operativ-contabilEvidenta stocurilor se tine la magazie , pe fise de magazie, deci cantitativ, iar la compartimentul contabilitate cu ajutorul fiselor de cont pentru operatii diverse, deci valoric.Lunar, verificarea concordantei dintre cele doua evidente se realizeaza astfel:-se evalueaza cantitatile din fisele de magazie si se transcriu in registrul stocurilor;-se puncteaza valorile din registrul stocurilor cu cele din fisele de cont pentru operatii diverse.Procedeul cantitativ-valoricEvidenta stocurilor se tine cantitativ la depozit, pe fise de magazie, iar la compartimentul contabilitate, cantitativ - valoric, pe fise de cont analitic pentru valori materiale.Lunar, verificarea concordantei dintre cele doua evidente se realizeaza astfel:-se puncteaza cantitatile din fisele de la magazie cu cele din fisele de cont analitic pentru valori materiale-se evalueaza cantitatile din fisele de magazie si se puncteaza cu valorile din fisele de cont analitic pentru valori materiale.

Procedeul global-valoricEvidenta stocurilor se tine valoric atat la depozit, cat si la compartimentul contabilitate prin intermediul fiselor de cont pentru operatii diverse.Lunar, se puncteaza valorile din cele doua fise, verificand concordanta dintre cele doua evidente. Metoda inventarului intermitent se aplica optional in unitatile mijlocii si mici.In acest caz, inventarierea lunara este obligatorie.La inceputul lunii se anuleaza stocul initial determinat prin inventar la sfarsitul lunii precedente, intrarile din timpul lunii se inregistreaza direct pe cheltuieli, iar stocul final determinat prin inventar se inregistreaza in conturile de stocuri.Iesirile din stoc timpul lunii se determina la sfarsitul lunii conform relatiei:Iesiri = stocuri initiale inventariate la sfarsitul lunii precedente + intrarile din cursul perioadei(aprovizionari sau din productie) stocuri finale inventariate la sfarsitul lunii curenteLa inceputul lunii urmatoare, stocul final din luna curenta devenit stoc initial, se va anula, in ipoteza ca se va consuma sau se va vinde in aceasta perioada.Deci, prin aceasta metoda, cu ajutorul inventarierii lunare se stabilesc, cantitativ si valoric, consumurile de stocuri.Clasificarea inventarieriiInventarierile ca procedeu al metodei contabilitatii se clasifica dupa urmatoarele criterii:Dupa momentul in care se efectueaza se deosebesc:Inventarierile periodice se efectueaza periodic (luna, trimestru) conform unei planificari proprii intocmite de catre fiecare unitate patrimoniala. Frecvanta acestor inventarieri se stabileste in functie de particularitatile fiecarei gestiuni si de ritmul miscarii elementelor patrimoniale.Inventarierile anuale sunt obligatoriu de efectuat inainte de inchiderea conturilor si intocmirea bilantului.Dupa sfera de cuprindere a elementelor patrimoniale se deosebesc:Inventarierile generale cuprind toate elementele patrimoniale aflate inpatrimoniul unei unitati. Inventarierile partiale cuprind numai unele elemente patrimoniale (materiale, marfuri, produse) sau numai unele gestiuni din unitatea respectiva.Dupa modul in care se efecueaza, sunt:Inventarieri totale se extend asupra tuturor sortimentelor care formeaza un element patrimonial (sortimente de materiale, sortimente de produse) sau asupra tuturor bunurilor dintr-o gestiune, indifferent de natura lor (mijloace fixe, obiecte de inventar, marfuri).Inventarieri prin sondaj cuprind numai unele sortimente sau numai unele bunuri dintr-o gestiune.In functie de conditiile in care se desfasoara inventarierile sunt:Inventarieri ordinare au, de regula, un caracter normal, planificat.Inventarieri extraordinare sunt impuse de anumite situatii de exceptie, cum ar fi:In cazul predarii-primirii gestiunii;La cererea organelor de control;Cu ocazia modificarilor preturilor;Cu o cazia divizarii sau comasarii de gestiuni;In urma calamitatilor si a altor cazuri de forta majora;Cand exista indicii de plusuri sau minusuri in gestiune.Dosarul de inventariereIn principiu, dosarul de inventariere al unei comisii care s-a ocupat de o gestiune de materiale, marfuri sau alte bunuri asemanatoare ar trebui sa cuprinda urmatoarele piese, de sus in jos:Decizia de inventariereProcesul verbal de instruire a comisiei de inventariereProcesul verbal al inventarieriiCopii dupa documentele de inregistrare a minusurilor/plusurilor constatateDeclaratia gestionaruluiDeclaratia de inventarListele de inventariereAnexe (schite efectuate cu ocazia inventarierii, formule de calcul etc)Dosarul de inventariere va fi intocmit n minim 2 exemplare, unul pentru conducerea unitatii si unul pentru gestionar. Nu ar strica sa existe si un al 3-lea exemplar pentru serviciul de contabilitate.Semnaturile de pe toate exmplarele vor trebui sa fie semnate in original.Daca la o anumita gestiune exista mai multi gestionari documentele vor trebui semnate de catre toti acesti gestionari.Daca listele de inventariere cuprind bunuri ale unor terti, se va intocmi un exemplar n plus al listei respective care va fi inmanat tertului respectiv.Evaluarea si stabilirea rezultatelor inventarierii.Evaluarea stocurilor faptice n listele de inventariere centralizatoare se face utiliznd aceleai preuri folosite la nregistrarea bunurilor n contabilitate.Valoarea de inventar reprezinta o valoare actualizata,stabilita pentru fiecare categorie de element patrimonial inventariat in functie de pretul pietei si de starea si utilitatea elementului respectiv. Stabilirea valorii de inventar se face in mod diferit , in functie de natura elementelor patrimoniale,astfel:- pentru activele imobilizate care se supun amortizarii (necorporale si corporale : cheltuieli de constituire,mijloace fixe,amenajari de terenuri etc): Vinv = valoarea ramasa neamortizata,numita si valoare neta contabila(valoarea de inventar amortizarea inregistrata pe cheltuieli)In cazul in care imobilizarile au fost reevaluate,se considera valoarea ramasa reevaluata (actualizata)- pentru activele imobilizate care nu se supun amortizarii(terenuri fara amenajari si imobilizari financiare): -terenuri : Vinv = pretul pietei pentru categoria de pret respectiva-titluri imobilizate(de participare,de portofoliu):Vinv = cotatia bursiera la 31 decembrie- pentru stocuri : -cumparate(materii prime,materiale,marfuri,obiecte de inventar,ambalaje etc) : Vinv = costul de achizitie al ultimului lot cumparat-fabricate(produse finite,produse reziduale,semifabricate) : Vinv = costul de productie al ultimului lot fabricat- pentru creante si datorii in lei(pe termen lung,mediu si scurt) : Vinv = valoarea nominala inscrisa in facturi si contracte,tinand cont de probabilitatea de incasare sau plata-pentru creante si datorii in devize(pe termen lung,mediu si scurt) : Vinv = valoarea calculata in functie de cursul oficial comunicat de BNR la 31 decembrie.-pentru titlurile de plasament(actiuni,obligatiuni,bonuri de tezaur etc) : Vinv = cotatia bursiera la 31 decembrie-pentru disponibilitatile in lei(in contul curent,casierie,alte valori de trezorerie) : Vinv = valoarea nominala inscrisa in documente (registru de casa,extras de cont,fila CEC etc)-pentru disponibilitatile in devize(casa,banca,acreditive etc) : Vinv = valoarea calculata in functie de cursul oficial comunicat de BNR la 31 decembrie - bunurile depreciate, se evalueaz la valoarea de utilitate a fiecrui element, n funcie de utilitatea bunului n unitate i de preul pieei;Stabilirea rezultatelor inventarierii se realizeaz prin confruntarea datelor consemnate n listele de inventariere cu cele din evidena contabil sau evidena operativ. Pentru ca cifrele s fie comparabile i diferenele reale, este necesar ca datele inventarierii s fie stabilite la aceeai dat calendaristic. Determinarea rezultatelor inventarierii, respectiv a diferenelor, n plus sau n minus, se face direct pe listele de inventariere. Pot exista doua categorii de diferente:a) diferente cantitative: plusuri sau minusuri de inventar:plusuri cantitative - cand avem cantitate faptica evaluata la pretul de inregistrare in contabilitatea mai mare decat cantitatea scriptica evaluata la pretul de inregistrare in contabilitate.Minusuri cantitative (lipsuri la inventar) - cand avem cantitate faptica evaluata la pretul de inregistrare in contabilitate mai mica decat cantitatea scriptica evaluata la pretul de inregistrare in contabilitate.Atat plusurile cat si minusurile cantitative se datoreaza unei gestionari defectuoase a bunurilor sau unor inregistrari eronate in evidenta operativa a depozitului,respectiv in evidenta sintetica si analitica la compartimentul contabilitate.b) diferente valorice (plusuri valorice sau minusuri valorice): rezulta prin compararea cantitatilor faptice la valoarea de inregistrare in contabilitate cu aceleasi cantitati evaluate la valoare actuala (valoare de inventar). Comparand valoarea de inregistrare a elementelor inventariate cu valoarea de inventar(actuala),putem constata:Plusuri valorice -cand valoarea de inventar este mai mare decat valoarea de inregistrare . acestea se inregistreaza pentru elementele de pasiv si nu se inregistreaza pentru elementele de activ (conform principiului evaluarii,bunurile raman la valoarea lor de intrare,mai mica)Minusuri valorice -cand valoarea de inventar este mai mica decat valoarea de inregistrare.Acestea se inregistreaza pentru elementele de activ(ca deprecieri)si nu se inregistreaza pentru elementele de pasiv(conform principiului evaluarii,datoriile raman la valoarea lor nominala,mai mare)Deprecierile elementelor de activ se inregistreaza in functie de natura lor:-ireversibile(definitive)-reversibile(temporare)Datele din listele de inventariere servesc la ntocmirea registrului inventar (cod 14-1-2).Rezultatele inventarierii se consemneaz n documentul numit proces verbal de inventariere, n care se nscriu n principal: - data intocmirii- numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere- numarul si data actului de numirea comisiei de inventariere- gestiunea inventariata- data inceperii si terminarii inventarierii- rezultatele inventarierii- concluziile si propunerile comisiei in legatura cu plusurile si lipsurile constatate, cu persoanele vinovate si masurile ce trebuie luate in legatura cu acestea- volumul stocurilor depreciate,al celor fara miscare,cu miscare lenta,greu vandabile si propuneri privind reintegrarea acestora in circuitul economic- constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea, precum si alte aspecte in legatura cu activitatea gestiunii inventariate.Propunerile cuprinse in procesul verbal al comisiei de inventariere se prezinta in termen de 3 zile de la data incheierii operatiunilor de inventariere administratorului unitatii patrimoniale. Acesta, cu avizul compartimentului juridic, decide in termen de cel mult 5 zile asupra solutionarii propunerilor facute cu respectarea dispozitiilor legale( cf. pct. 41 ,al. 2 din Norme Metodologice)Pentru a stabili caracterul diferenelor, comisia de inventariere analizeaz cauzele care au produs plusurile i minusurile, solicit explicaii n scris de la gestionar i formuleaz, potrivit dispoziiilor legale, propuneri de regularizare a acestora i nregistrare a diferenelor de inventar.

7