Formular_studiu_cazAnaliza Firma SC LIMSILVA FOREST SRL
of 41
description
Studiu de caz
Transcript of Formular_studiu_cazAnaliza Firma SC LIMSILVA FOREST SRL
-
1
Facultatea de Economie i Administrarea Afacerilor Contabilitate i Informatic de Gestiune
Proiect pentru Analiza sistemului informaional
Membrii echipei (n ordinea contribuiei la proiect, cu specificarea ponderii deinute n total proiect)
1. Cauti Andreea (25 %)
2. Cazacu Adina (25%)
3.Feghiu Alexandra-Oana (25 %)
4. Nicu Mariana (25 %)
(Regula general este de 3-4 membri n echip)
Organizaia: SC LIMSILVA FOREST SRL
Persoana de contact:
Nume i prenume: Oancea Verginica
Telefon: 0731844303
Poziia n firm: Contabil
E-mail: [email protected]
IAI 2012
Copyright@Gabriela Meni 2012
-
2
CUPRINS
1. Prezentarea firmei/instituiei/organizaiei studiate i specificarea principalelor sisteme informaionale i aplicaii informatice economice ......................................................................................... 3
1.1 Descrierea organizaiei.................................................................................................... 3 1.2 Prezentarea arhitecturii sistemului informaional al organizaiei ..................................... 4
1.2.1 Identificarea sistemelor informaionale economice i a aplicaiilor informatice ................................. 4 1.2.2 Infrastructura hardware existent ...................................................................................................... 8
1.3 Prezentarea potenialelor proiecte informatice sau n curs de implementare .................... 8 1.4 Matricea sisteme informaionale - componente organizatorice ........................................ 9 2. Delimitarea ariei de ntindere pentru sistemul analizat ....................................................................... 12
2.1 Stabilirea tranzaciilor economice din sistemul analizat ................................................ 12 2.2 Descrierea componentelor organizatorice cu responsabiliti n domeniul sistemului studiat ................................................................................................................................. 12
2.3 Stabilirea entitilor externe aflate n legtur cu sistemul i construirea primei versiuni a diagramei de context ........................................................................................................... 14 3. Studierea sistemului informaional existent ......................................................................................... 17
3.1 Identificarea proceselor de prelucrare ........................................................................... 17
3.2 Analiza intrrilor ( se vor ordona n funcie de procesul n care intr spre prelucrare) ... 18 3.3.Analiza ieirilor(se vor ordona n funcie de procesul din care rezult) ......................... 22 3.4 Analiza proceselor de prelucrare ................................................................................... 25 4. Modelarea sistemului analizat............................................................................................................... 28
4.1 Realizarea diagramelor fluxurilor de date...................................................................... 28
4.2 Construirea matricei CRUD .......................................................................................... 34
4.3 Descrierea datelor n depozitul (dicionarul) datelor ...................................................... 35 5. Specificarea cerinelor funcionale i nonfuncionale ale sistemului .................................................... 41
-
3
1. Prezentarea firmei/instituiei/organizaiei studiate i specificarea principalelor sisteme informaionale i aplicaii informatice economice
Se are n vedere prezentarea pe scurt a organizaiei din punct de vedere al obiectului de activitate i al sistemelor informaionale existente.
1.1 Descrierea organizaiei
Vor descrise pe scurt elementele de baz ce caracterizeaz activitatea organizaiei, pentru a se crea contextul general necesar identificrii sistemelor informaionale. Se vor avea n vedere, n special, organizarea firmei, departamentele/birourile i activitile pe care le desfoar.
Nr.
crt.
Caracteristica Descriere
1. Obiect de activitate,
forma de organizare
juridic, tipul
proprietii
Firma SC LIMSILVA FOREST SRL este o societate
comercial cu capital privat. Forma juridic este societate cu rspundere
limitat. Obiectul principal de activitate este exploatarea lemnului.
2.
Piaa n amonte i aval
Furnizorii ce relaioneaz cu firma sunt interni, aducnd n
uniate utilajele necesare exploatrii lemnului.
La fel ca i furnizorii, clienii sunt tot interni. Firma primete
lemnul n stare brut, dup care l prelucreaz, iar mai apoi l vinde
clienilor.Vnzarea se face pe baz de contracte, pe baz de comenzi,
produsele fiind livrate i la domiciliu, acordndu-se discount-uri n
funcie de anumite criterii.
Concurenii firmei sunt toate acele ntreprinderi care au acelai
obiect de activitate ca i SC LIMSILVA FOREST SRL, precum:
Mobclas Srl, Betula Forest Srl, Simforest Srl.
Societatea are att puncte tari, ct i puncte slabe.
Ca i puncte tari putem spune c societatea are tehnologie de
cea mai bun calitate ce asigur derularea procesului tehnic fr
probleme, practicarea unor preuri avantajoase, calitate bun a
produselor, personalul acesteia este format din persoane specializate,
are un proiect de investiii privind decolmatarea i recalibrarea albiei
minore prin exploatarea agregatelor, dispune de o reea informatic bine
structurat.
Punctele slabe sunt determinate de existena unor muncitori
necalificai pe lng personalul specializat ce lucreaz n unitate, de
ncheierea unor contracte de leasing n condiii nefavorabile, i existena
unor clieni inceri datorit modlitii ncheierii contractelor unde nu
exist o clauz de specificare a datei de plat.
3.
Organizarea firmei i
principalele activiti
economice
Societatea are 49 de salariai care i desfoar activitatea n
birouri, ateliere de prelucrarea a lemnului, hal de producie material
lemnos i n pdure- fond forestier particular, de stat.
Activitatea este structurat pe trei secii: exploatarea i
prelucrarea lemnului, comercializarea produselor rezultate. De
exploatare (aducerea n unitate a materialului lemnos din fondul
forestier propriu) i prelucrare (din materialul brut luat, se obin n
urma unor procese butenii i lemnul propriu zis) se ocup
compartimentul tehnic i de producie, iar de comercializare
-
4
compartimentul comercial. Celelalte compartimente
1.2 Prezentarea arhitecturii sistemului informaional al organizaiei
Plecnd de la activitile economice i organizarea firmei, se vor prezenta aplicaiile informatice economice existente i sistemele informaionale pentru care se asigur prelucrarea datelor.
1.2.1 Identificarea sistemelor informaionale economice i a aplicaiilor informatice
Pe baza principalelor activiti i procese economice din organizaie, se vor prezenta principalele sisteme informaionale, din perspectiva scopului, aplicaiile informatice care sprijin prelucrarea datelor, principalele prelucrri extrase, n principal, din analiza interfeei aplicaiilor, a tipului prelucrrilor (manuale, automate, mixte).
Sistemul informaional la aceast firm are rolul de a asigura toate informaiile necesare lurii deciziei pe toate ramurile de activitate i asigurarea cilor de comunicare la celelalte subsisteme care reprezint culegerea de date, transmiterea, stocarea i prelucrarea datelor n vederea obinerii informaiilor. Sistemul informaional trebuie s furnizeze realitatea datelor, acurateea lor, forma de prezentare adevrat i costul corespunztor n raport cu valoarea.
Toate informaiile sunt nregistrate pe calculator, automat, folosindu-se cat mai puin ntocmirea documentelor de mn.Acest lucru faciliteaz lucrul n firm, de la inerea evidenii materiilor prime primite, a materialelor, i pn la plata salariilor, cu ajutorul programelor contabile.Unitatea folosete ca i program contabil CONTLIV.
Sistemul informatic cuprinde:
informaii interne i externe i date care stau la baza obinerii lor;
software-ul necesar procesrii datelor i difuzarea informaiilor;
procedurile i tehnicile de obinere a datlor primare;
platforma hardware pentru prelucrarea datelor;
personalul specializat n culegerea, transmiterea, stocarea i prelucrarea datelor.
Sistemul este structurat dup cerinele fiecrui utilizator:
conducere: tactice i operative;
personalul implicat n procesul culegerii i prelucrrii datelor;
personalul implicat n procesul cercetrii.
-
5
Nr.
Crt.
Sistemul informaional
identificat i scopul
Descrierea aplicaiei/aplicaiilor
informatice care sprijin
prelucrrile din sistemul
informaional
Prelucrrile i tipul prelucrrilor
identificate prin analiza interfeei
aplicaiei/aplicaiilor (meniuri, opiuni,
ecrane)
Locurile (birourile) din firm unde se
folosete/folosesc aplicaia/aplicaiile
1. Sistemul contabilitii are
ca scop colectarea,
consemnarea, prelucrarea,
transmiterea, utilizarea i
stocarea informaiilor
contabile.Are o funcie de
informare intern(pentru
managementul ntreprinderii)
i extern(a terilor).
Aplicaia CONTLIV calculeaza
automat coeficientul diferentelor de
pret la marfuri, nchide automat
conturile de venituri si cele de
cheltuieli, conturile de TV,
ntocmirea balanelor. ntruct
nregistrarile contabile sunt efectuate
automat, programul compune si
explicatiile acestora, detaliate
conform optiunii utilizatorului.
Prelucrarea datelor privind stingerea
obligaiilor de plat sau de ncasare pentru
parteneri.Prelucrarea este mixt, datele din
chitane, ordine de plat se introduc manual n
aplicae.
Prelucrarea datelor contabile ca balanele de
verificare, registrele jurnale, fiele de cont
analitic, cartea mare, declaraiile privind
obligaiile de plat la bugetul de stat.Datele
introduse cu ajutorul operaiunilor permit
prelucrarea automat a acestor liste contabille,
deci prelucrarea este tot mixt.
Aplicaia este folosit de contabil, n
cadrul departamentului financiar-
contabil.Directorul economic
vizualizeaz aceste liste, dar fr s
intervin n prelucrarea lor.
2. Sistemul informaional de
gestiune al stocurilor
rezolv integral problema
stocurilor, n strns legtur
cu aspectul contabil.Scopul
acestui sistem este de a
evidenia cantitatea valoric
a stocurilor de materii prime,
materiale pentru obinerea
informaiilor legate de
micarea stocurilor, existena
lor, luarea deciziei de
Aplicaia CONTLIV ajut la
gestiunea tipurilor de stocuri de
materiale rezultate din preluarea i
prelucrarea tranzaciilor, folosind
clasele de ncadrare i a atributelor
de caracterizare, ntocmirea
balanelor analitice i furnizarea
altor informaii privind stocurile.
Prelucrarea datelor privind intrrile de
stocuri pe baza facturilor, avizelor de
expediie, chitanelor, bonurilor de
achiziie.Prelucrarea e mixt, se introduc datele
manual n aplicaie.
Prelucrarea ieirilor spre consum, cu
prelucrare autmoat a consumurilor specifice
aferente comenzilor interne lansate n
producie i tiprirea bonurilor de consum.
Aplicaia este efectuat de gestionar,
n cadrul depozitelor i seciilor, de
responsabilul cu
aprovizionareamaterialelor, de contabilul
care se ocup cu gestiunea stocurilor.
-
6
aprovizionare, etc.
3. Subsistemul produciei
sunt un suport al activitii
de producie care includ
activitile care se ocup de
planificarea, realizarea i
controlul proceselor de
productie.
Aplicaia CONTLIV se ocup
de pregtirea fabricaiei i ncrcarea
consumurilor de materiale,
urmrirea consumurilor de materiale
i manoper, evidena realizrii
produciei.
Prelucrarea datelor privind pregtirea
fabricaiei, lansarea n producie, a consumului
de materiale, a calculaiei produciei
lunare.Prelucrarea este mixt , datele sun
introduse manual n calculator.
Se ocup departamentul de
producie, ce relaioneaz cu contabilul.
4. Subsistemul privind
gestiunea vnzrilor se
ocup cu analizarea
vnzrilor pe grupe de
produse, dup tipul de
clieni.
De aceast gestiue se ocup tot
aplicaia CONTLIV i are ca scop
determinarea volumului vnzrilor
pe baza listelor de comenzi, a
clienilor, ntocmirea facturilor.
Prelucrarea datelor privind volumul
vnzrilor efectuate, facturarea livrrilor
efectuate, nregistrarea vnzrilor.Aceste
prelucrri sunt mixte, datele din documentele
ntocmite sunt introduse manual n aplicaie.
De aceste prelucrri se ocup
contabilul din departamentul de
trezorerie, i din departamentul
comercial.
5. Subsistemul cercetrii se
concretizeaz prin nnoiri
tehnologice, prin creterea
ritmului de dezvoltare i a
productivitii, meninerea
nivelului de competitivitate
pe pia, prin realizarea unui
grad ridicat al profitului.
Cercetarea din unitate se face cu
ajutorul mass-mediei, prin
publicarea de anunuri n ziare
pentru angajarea de personal
nou.Tot cu ajutorul mass-mediei se
verific noile tehnologii aprute,
programe de implementat, nivelul
unor firme aflate pe pia pentru a
avea o anumit viziune despre
competitivitate.
Prelucrarea de date pentru verificarea
necesarului de personal, pentru verificarea
noilor tehnologii de implementat. Aceast
prelucrare se face automat, cu ajutorul
mijloacelor informatice, sau manual prin
observarea n unitate a elementelor ce lipsesc
i trebuie introduse.
De aceste lucruri se ocup
departamentul de marketing, prin
compartimentul
-
7
6. Subsistemul comercial.
Posibilitile de lucru oferite
utilizatorilor acoper integral
cele mai complexe solicitari
ale departamentelor
comerciale.
Astfel, sunt acoperite integral
contractele comerciale de
vnzare-cumparare.
Ofertele, comenzile i
contractele de la parteneri
pot fi gestionate integral.
Aplicaia CONTLIV ofer
informaii despre stocuri, urmrirea
situaiei partenerilor, facturi
nesosite/de ntocmit, liste de
intrri/ieiri, comenzi ctre
furnizori/de la clieni.
Prelucrarea datelor privind stocurile
necesare de aprovizionare, n curs de epuizare,
emite facturi, prelucrarea vnzrilor pe
perioade specifice.La fel, prelucrarea este
mixt, datele fiind introduse manual din
facturile, chitanele, bonurile de consum
ntocmite, diect n calculator cu ajutorul
aplicaiei.
De acest subsistem se ocup cei
din departamentul comercial ce comunic
cu cei din departamentul de gestiune al
stocurilor, cu departamentul de vnzri .
7. Subsistemul resurselor
umane se refer la stabilirea
cerinelor de personal,
plasarea eficient a
angajailor, evaluarea,
retribuirea, i specializarea
acestora, precum i
demiterea acestora atunci
cnd este cazul.
Aplicaia CONTLIV ine
evidena rapoartelor cu privire la
state de plat, cecuri de plat.
Prelucrarea datelor din pontajele trimise
de ctre departamente, prelucrarea datelor
privind listele de calcul a drepturilor salariale,
pentru ntocmirea statului de salarii. Se mai
prelucreaz i datele privind avansurile
acordate, desfurarea unor programe de
intruire/pregtire profesional. Aceast
prelucrare se face prin introducerea automat a
datelor n program.
Se ocup departamentul de resurse
umane ce colaboreaz cu, contabilul.
8. Subsistemul trezoreriei
este specializat n
prelucrarea, stocarea atelor
corespunztoare tranzaciilor
zilnice.
CONTLIV permite legarea
plilor i ncasrilor de documente
primare care au generat obligaia de
plat sau ncasare.Tiprete registre
de cas i de banc n lei sau n
valut.
Procesarea plilor n urma contractelor
ncheiate, ncasrilor de la clieni.Evideniaz
opeaiunile bancare aflate n curs(cambie, cec,
bilet la ordin).Ca i n alte cazuri se introduc
datele manual n aplicaie.
Aceste operaiuni sunt efectuate de
ctre contabilul din departamentul
financiar contabil.
-
8
1.2.2 Infrastructura hardware existent
Se vor descrie resursele fizice i infrastructura de reea cu ajutorul crora este posibil funcionarea aplicaiilor informatice descrise la punctul anterior. Se vor face observaii n privina performanei lor, eventual propuneri pentru mbuntire, dac din discuiile purtate sau prin observare se constat c acestea nu asigur realizarea eficient a prelucrrilor.
Aplicaiile i datele puse la dispoziia utilizatorilor sunt dispersate pe diferite componente hardware n funcie de numrul utilizatorilor.
Componente hardware
staii de lucru
servere pe departamente
serverul control
S.C LIMSILVA FOREST S.R.L. dispune de o reea de calculatoare alctuit dintr-un server control i din 24 de PC-uri mprite astfel: 1 Director General, 3 la compartimentul de trezorerie, 3 la compartimentul financiar contabil, 4 la compartimentul comercial, 3 la comaprtimentul IT, 2 la
compartimentul tehnic i de producie, 3 la departamentul de marketing, 3 la compartimentul de resurse umane, 1 la biroul CTC, i unul pentru secii.
Arhitectura sistemului informatic reprezint soluia benefic sistemului informatic i reflect viziunea strategic managerial asupra modului n care firma lucreaz.
Arhitectura sistemului informatic s-a concretizat n trei componente:
descendent (top-down)
ascendent (button-up)
mixt
Descendent- se aplic n cadrul sistemelor complexe Ascendent- se aplic la nivelul fiecrui domeniu de gestiune
contabilitate
comercial
producie
Mixt- combinaie ntre descendent i ascendent Etapele procesului de realizare a arhitecturii:
faza de pre-proiectare
analiza domeniului
proiectarea schematic
faza de dezvoltare a proiectelor
1.3 Prezentarea potenialelor proiecte informatice sau n curs de implementare
n acest punct se vor identifica posibilele proiecte informatice ce sunt sau pot fi propuse, pentru mbuntirea sau nlocuirea aplicaiilor existente, pentru implementarea unora noi. De asemenea, se vor descrie eventualele proiecte aflate n curs de implementare. se va face o scurt descriere a lor, evideniind scopul acelor proiecte, motivul pentru care s-a lansat propunerea, eventualele restricii de implementare.
Societatea se gndete ca pe viitor s implementeze un proiect informatic pentru o mai bun gestionare a clienilor, n ceea ce privete vnzarea prin intermediul internetului. Se au n vedere avantaje realizabile ca: reducerea erorilor n ceea ce privete preluarea comenzilor, creterea
-
9
vnzrilor prin intermediul unui site mult mai atrgtor. Clientul, n acest fel poate urmri un istoric al tranzaciilor efectuate.
1.4 Matricea sisteme informaionale - componente organizatorice
Se va construi matricea sisteme informaionale componente organizatorice.
-
10
Sisteme
Informaionale
Componente
organizatorice
Sistemul
Informaional de achiziie
Sistemul
Informaional de Gestiune al
Stocurilor
Sistemul
Informaional de Producie
Sistemul
informaional de gestiune al
vnzrilor
Sistemul
informaional de gestiune al
clienilor
Sistemul
informaional de trezorerie
Sistemul
informaional de gestiune al
resurselor
umane
Sistemul
informational de
contabilitate
generala
Director General
Oficiul Juridic
Resurse umane
Director tehnic
Diretor economic
Director Financiar Contabi
l
Necesar de materiale
Centralizator condumuri materii prime
Note contabile
Registru de cas List pentru pli salarii
Liste de avans chenzinal
Liste de avans chenzinal aprobate
Stat de salarii
Stat de salarii aprobat
Programare concedii de odihn
Programare concedii de odihn aprobate
Situaii financiare
anuale/
Balane de verificare aprobate
Contract individual de munc
Desfacere contract de munc
Contract individual de munc
Fluturai
Adeverin venit
Necesar m.p i materiale
Necesar de m.p
i mat. aprobat
SFA/Balan de verificare
SFA/Balan de verificare aprobat
List de avans
Stat de salarii avizat
Jurnal cumprri
Liste avansuri acordate
Centralizare Pontaj
-
11
Secii de producie
Birou Aprovizionare depozitare
Birou marketing
Birou CTC
Alte departamente
Stat de plat salarii
Declaraia 112
SFA/Balana de verificare
Registru Jurnal
Decont TVA
Not contabil salarii
Not contbil salarii
JurnalVnzri
Necesar Personal
Necesar mp i mat aprobat
Confirmare comand
Lansare comand
A.E./Factur
NIR/NRCD
Centralizare pontaj
Fia de magazie
Fi de magazie
Bon de consum
Bon de predare
Pontaj
Fluturai
Articol promovare vnzri
-
12
2. Delimitarea ariei de ntindere pentru sistemul analizat
Pentru definirea ariei de ntindere se vor avea n vedere, n special, fluxurile informaionale (intrri i ieiri) identificate la punctul 1.4.
2.1 Stabilirea tranzaciilor economice din sistemul analizat
Identificarea tranzaciilor economice (operaii, procese economice) este foarte important pentru c reprezint punctul de plecare n stabilirea principalelor procese de prelucrare ale sistemului analizat, dar i a datelor ce urmeaz a fi supuse prelucrrii i a informaiilor transmise ctre alte sisteme, birouri sau persoane.
Principalele tranzacii economice n cazul sistemului de resurse umane sunt:
Stabilirea unui necesar de personal Derularea efectiv a procesului de angajare Instruirea personalului i ntocmirea planurilor de pregtire profesional Calculul drepturilor salariale i a reinerilor Desfacerea contractelor de munc.
2.2 Descrierea componentelor organizatorice1 cu responsabiliti n domeniul
sistemului studiat
Din analiza responsabilitilor este important s se surprind sursa i destinaia fluxurilor de informaii, cine este entitatea de la care trebuie obinut un document sau preluate date pentru a fi introduse n sistem, respectiv entitatea ctre care se vor transmite rapoarte, liste etc.
1 component organizatoric = birou, departament, compartiment, oficiu, director etc.
-
13
Nr.
Crt.
Departament/birou/
persoan/partener
Descrierea reponsabilitilor privind sistemul
analizat
1
Birou Contabilitate
General
Directorul de resurse umane preia informaiile din cadrul
acestui birou de contabilitate general pe baza Statului de
Salarii. Biroul de contabilitate general:
-contabilizeaz i nregistreaz salariile personalului;
-verific pontajele lunare pentru un calcul corect al
salariilor;
-calculeaz contribuiile fiecrui angajat la CAS, CASS i
la fondul de omaj etc.;
-se ocup cu calculul concediilor de odihn i a celor
medicale;
-ntocmete i arhiveaz documentele legate de salarizare
(Liste de avans chenzinal, State de salarii, Fluturai).
2
Birou Trezorerie
-pe baza Statului de salarii preluat de la Salarizare, se
efectueaz plata perso nalului n numerar sau prin virament;
-are obligaia s emit documentele care atest plata salariilor.
3
Salarizare
-preia informaiile rezultate n cadrul Biroul de
contabilitate general privind situaia lunar a
angajailor;
-verific corectitudinea informaiilor i se asigur c
Biroul de trezorerie a primit documentul intact.
4
Birou Angajri
-n primul rnd se informeaz de posturile vacante
existente n firm i de numrul de resurse umane
necesare;
-apoi cerceteaz care sunt cerinele potenialilor angajai
cu privire la salarii, condiii de munc etc.;
-stabilesc care sunt cerinele firmei de la potenialii
angajai (nivel de educaie, de calificare, vrst,
experien);
-recruteaz, intervieveaz i selecteaz pe cei mai buni;
-ncheie contractele de munc.
5
Birou Promovare
Mass Media
-aduce la cunotin publicului pe baza Articolului de
angajare, existena unor locuri de munc;
-atrage prin diferite modaliti atenia celor vizai de
aceste posturi vacante pentru a le arta c sunt potrivii i
necesari n cadrul firmei
-ofer informaii destul de detaliate n legtur cu obiectul
de activitate al firmei i despre planurile avute n vedere;
-ofer date de contact.
-
14
2.3 Stabilirea entitilor externe aflate n legtur cu sistemul i construirea primei versiuni a diagramei de context
Plecnd de la descrierea responsabilitilor componentelor organizatorice i de la prezentarea sistemelor din punctele 1.2 i 1.4 se vor identifica entitile externe (principalele birouri, alte sisteme, persoane sau alte organizaii cu care intr n legtur sistemul), precum i fluxurile informaionale specifice sistemului supus analizei. Se va construi lista intrrilor/ieirilor n/din entitile externe, conform modelului de mai jos:
Nr.
Crt.
Entitatea
extern Intrri de la entitate n sistem Ieiri din sistem ctre
entitate
1
Birou Contabilitate
General
Stat de salarii
-List cu avansurile acordate;
-Stat de plat salarii -Declaraia 112
2
Sistemul
informaional de trezorerie
Stat de salarii
-List pentru pli salarii
3
Director General
-Liste de avans aprobate
-Stat plat salarii aprobat -Programare concedii de
odihn aprobate -Preaviz aprobat
-Liste de avans chenzinal
-Stat de plat salarii -Programare concedii de
odihn -Preaviz
4
Salarizare
-Adeverine de venit, rapoarte salariat
-Fluturai salarii
5 Birou Promovare
Mass Media
-Anun de angajare -Anun de angajare
6
Birou Angajri
-Cereri
- Fluturai -Fia postului -Adeverine -Situaii venit -Fi fiscal
7 Instituii Guvernamentale
-Certificate de concedii
medicale
-Declaraii
Pe baza entitilor externe descoperite anterior i a fluxurilor extrase din matricea sisteme informaionale componente organizatorice, se va construi o diagram a principalelor fluxuri de informaii care intr i/sau ies din sistemul analizat (diagrama de context).
-
15
SistemResurseUmane
Sistem Trezorerie
Contabilitate
Secii de Producie
Conducerea
Sistem Vnzare
Banc
Alte Departamente
Instituii de Stat
Sindicatul
Angajai
Oficiul Juridic
Elemente de autocontrol:
1) Exist o legtur logic ntre componentele organizatorice prezentate la punctul 1.3 i diagrama de context?
2) Exist o legtur logic ntre tranzaciile economice prezentate la punctul 2.1 i diagrama de context?
3) Exist o legtur logic ntre intrrile i ieirile prezentate n matricea sisteme informaionale componente organizatorice i diagrama de context?
4) Exist o legtur logic ntre tranzaciile economice prezentate la punctul 2.1 i intrrile, respectiv ieirile prezentate n matricea sisteme informaionale componente organizatorice
-
16
Director General
TrezorerieDirector FinanciarContabil
Director Comercial
Director ITDirector Resurse-Umane
Director Marketing
ControlulTehnic al Calittii
Director tehnici Producie
GestiuneStocuri
GestiuneCreane
BirouFinanciar-Contabil
Salarizare
BirouAprovizionare
ServiciiVnzri
Depozitare
Analiza intreinereaSistemelor
Pregtirea i UrmarireaProduciei
Executare,Proiectare
Livrare
BirouCercetare
PromovareMass-Media
PregatireProfesional
Angajri
Secia 1 Secia 2 Secia 3
Recepie
Fig. 1.1. Structura organizatoric a firmei S.C. LIMSILVA FOREST S.R.L.
-
17
3. Studierea sistemului informaional existent
Se va realiza analiza n detaliu a sistemului informaional ales, astfel nct s fie evideniate toate componentele i s fie identificate problemele ce necesit remediere. Informaiile colectate prin observarea sistemului, din analiza documentelor organizaiei, discuiile cu angajaii, se vor sintetiza sub forma unor tabele, ce vor fi completate cu atenie, astfel nct s poat fi realizat modelarea sistemului, n capitolul 4.
3.1 Identificarea proceselor de prelucrare
Fa de procesele de prelucrare identificate n capitolul 1, pe baza tranzaciilor economice identificate n capitolul 2, se vor detalia procesele i se va urmri descompunerea lor n subprocese.
Ex.:
Procesele de prelucrare identificate n sistemul informaional al resurselor umane sunt:
1. Stabilirea unui necesar de personal
1.1. Solicitarea de ctre departamente a unui numr de personal necesar; 1.2. Stabilirea locurilor de munc vacante; 1.3. Estimarea nevoilor de personal sub aspect calitativ (vrst, sex, experien, calificare).
2. Derularea efectiv a procesului de angajare 2.1 Publicarea unui anun media
2.1.1. Colaborarea cu cei de la Biroul Promovare/ Mass Media pentru ntocmirea anunului de angajare; 2.1.2. Informarea Ageniei Judeene pentru Ocuparea Forelor de Munc ( Instituie
de stat) cu privire la posturile vacante din unitate;
2.1.3. Predarea anunului de angajare n form final diferitelor canale Mass Media; 2.2. Selectarea candidailor.Verificarea CV-urilor i interviul propriu-zis; 2.3. Angajarea salariailor.nregistrarea angajailor prin atribuirea mrcii de salariat, a
contractului de munc, ntocmirea fiei postului; 2.4. Stabilirea condiiilor de munc.
3.Instruirea personalului i ntocmirea planurilor de pregtire profesional 3.1. Identificarea personalului ce trebuie supus procesului de instruire ( n cazul noilor
angajai, dar i a celor vechi pentru perfecionare); 3.2. Stabilirea perioadei de instruire/pregtire profesional; 3.3. Elaborarea planurilor de instruire/pregtire profesional;
4.Calculul drepturilor salariale i a reinerilor 4.1.Primirea de la celelalte departamente a pontajelor realizate de ctre angajai pentru
calculul salariilor;
4.2. Cu ajutorul formulelor i n funcie de postul ocupat de fiecare angajat, se calculeaz drepturile salariale ale fiecruia:
La tariful de ncadrare al directorului economic, n valoare de 3.154 lei, se adaug ndeminizaia de conducere, sporul de vechime (n procent de 20% ), sporul de fidelitate ( n procent de 15%), drept n natur de 192 lei, astfel stabilindu-se un venit brut de 4765 lei.
4.3. ntocmirea statului de salarii final, ce se trimite ctre directorul general pentru aprobare, i emiterea fluturailor ctre angajai.
5. Desfacerea contractelor de munc. 5.1. Luarea la cunotin cererilor depuse de personal pentru desfacerea contractului de munc; 5.2. Aprobarea de ctre Directorul General a acestor cereri; 5.3. Trimiterea la Oficiul Juridic a contractelor.
-
18
3.2 Analiza intrrilor ( se vor ordona n funcie de procesul n care intr spre prelucrare)
Proces/subproces/procedur n care intr datele
Denumire intrare Emitent i/sau surs de intrare n sistem
Structura intrrii Date preluate Stocarea datelor(tabele ale
BD, fiiere sau dosare)unde vor
fi nregistrate datele intrate n sistem
Observaii
1. Stabilirea unui necesar
de personal
Cereri de la alte
departamente
efi de departament
-Destinatar;
-Nume departament, - Numr posturi; -Semntura; -Denumire post
-Denumirea locurilor de
munc, -Numr posturi
Format hrtie, ndosariat la dosarele de
personal
Tabela Locuri de munc
Formulare
posturi vacante
efi de departament
-Destinatar;
-Nume departament,
- Numr posturi; -Semntura; -Denumire post
-Denumirea locurilor de
munc vacante; - Numrul de posturi disponibile
Format hrtie, ndosariat la dosarele de personal
Tabela Locuri de
munc
Situaia locurilor vacante
ntocmit n cadrul sistemului
de resurse umane
n subprocesul Stabilirea
locurilor de
munc vacante
-Denumire posturi;
-Numr posturi -Departamentele
-Denumirea posturilor
vacante;
- Numrul de posturi
Format hrtie, ndosariat la dosarele de
personal Tabela Locuri de
munc
Fia postului ntocmit n cadrul sistemului
de resurse umane
n subprocesul Estimarea
nevoilor de
personal sub
aspect calitativ
-Denumirea compartimentului;
-Denumirea postului;
-Nume i prenumele salariatului;
-Cui se subordoneaz; -Numele efului ierarhic; -Subordonai; -Relaii funcionale;
-Denumirea compartimentului;
-Denumirea postului;
-Nume i prenumele salariatului;
-Cui se subordoneaz; -Numele efului ierarhic; -Subordonai; -Relaii funcionale;
Format hrtie, ndosariat la dosarele de
personal Tabela Condiii
-
19
2. Derularea efectiv a procesului de angajare
-Pregtire i experien; -Autoritate i libertate organizatoric; -Responsabiliti i sarcini;
-Sanciuni pentru nerespectarea fiei postului;
-Semntura.
-Pregtire i experien; -Autoritate i libertate organizatoric; -Responsabiliti i sarcini;
-Sanciuni pentru nerespectarea fiei postului;
Contract
individual de munc
Oficiul juridic Unitate,CIF,Nr.reg.Com,
Adresa ,Titlu document, Prile contractului(date identificare angajator,
date identificare salariat), Obiectul
contractului, Durata
contractului
(nedeterminat, determinat), Locul de munc, Felul muncii, Functia, Atribuiile postului, Criterii de
evaluare a activitii profesionale a salariatului, Condiii de munc, Durata muncii(norm ntreag, fraciune de norm), Concediul, Salarizare,
Drepturile i obligaii ale prilor, Alte clauze, Dispoziii finale, Conflicte, Semntura, Data ntocmirii contractului,Data ncetrii contractului
Unitate,CIF,Nr.reg.Com,
Adresa ,Titlu document, Prile contractului(date identificare angajator,
date identificare salariat), Obiectul
contractului, Durata
contractului
(nedeterminat, determinat), Locul de munc, Felul muncii, Functia, Atribuiile postului, Criterii de
evaluare a activitii profesionale a salariatului, Condiii de munc, Durata muncii(norm ntreag, fraciune de norm), Concediul, Salarizare,
Drepturile i obligaii ale prilor, Alte clauze, Dispoziii finale, Conflicte, Semntura, Data ntocmirii contractului,Data ncetrii contractului
Format hrtie, ndosariat la dosarele de
personal
Tabela Personal(Nume,
Prenume, CNP,
Adres) Tabela Contracte (Nr. Ctr., Tip ctr.,
Tip Durat, Data nceput, Data sfrit) Tabela Salarii
(Salariu lunar brut)
Contractul
individual de munc va fi semnat de
angajator i salariat i va fi ndosariat la dosarele de
personal n cadrul biroului
de resurse
umane.
CV Angajat Adresa,Telefon,Email,
Permis conducere,
Adresa,Telefon,Email,
Permis conducere,
Format hrtie, ndosariat la
Va fi
ndosariat la
-
20
Experien(Durata, Firma, Ora lucru, Departament, Domeniu activitate firm, Responsabiliti), Educaie, Cursuri,atestate i premii, Aptitudini
Experien(Durata, Firma, Ora lucru, Departament, Domeniu activitate firm, Responsabiliti), Educaie, Cursuri,atestate i premii, Aptitudini
dosarele de
personal
Tabela Personal (Nume, Prenume,
CNP, Adresa)
Tabela Contracte
(Nr. Ctr., Tip ctr., Tip Durat, Data nceput, Data sfrit) Tabela Salarii
(Salariu lunar
brut, Data nceput, Data sfrit) Tabela
CV(colarizare, Locuri de munc, Competene)
dosarele de
personal.
3. Instruirea personalului
i ntocmirea planurilor de pregatire profesional
List personal instruit
ntocmit n cadrul sistemului de resurse umane
n subprocesul . Identificarea personalului ce
trebuie supus
procesului de
instruire
- Nume, Prenume
angajat; -Funcia deinut; - Departamentul din care
face parte.
Nume, Prenume angajat;
-Funcia deinut; - Departamentul din care
face parte
Format hrtie, ndosariat la dosarele de
personal
Tabela Instruire i Perfecionare
Plan instruire/ pregtire
ntocmit n cadrul sistemului
de resurse umane
n subprocesul Elaborarea
planurilor de
instruire/pregtire profesional
- Condiii instruire; - Perioad instruire; - Orar instruire;
- Departamentul din care face parte.
- Condiii instruire; - Perioad instruire; - Orar instruire;
- Departamentul din care face parte.
Tabela Instruire i perfecionare
Liste de pontaj Sefi de
departament
- Nume angajat;
- Ore lucrate;
- Departamentul din care
- Nume angajat;
- Ore lucrate;
- Departamentul din care
Tabela Personal
-
21
4. Calcul drepturi
salariale
face parte;
- Funcia pe care o deine.
face parte;
- Funcia pe care o deine.
List pontaje, List calcul drepturi i reineri
ntocmit n cadrul sistemului
de resurse umane
n subprocesul . ntocmirea statului de salarii
final
- Nume angajat; - Funcia deinut; - Drepturi salariale;
- Contribuii calculate angajatului; - Reineri; - Avansuri acordate;
- Concedii primite
- Nume angajat; - Funcia deinut; - Drepturi salariale;
- Contribuii calculate angajatului; - Reineri; - Avansuri acordate;
- Concedii primite
Tabela Personal n cadrul sistemului de
resurse umane
se calculeaz contribuiile aferente
fiecrui angajat, iar apoi urmeaz ca restul
drepturilor salariale s fie determinate de
contabil cu
ajutorul programului.
5. Desfacerea contractelor
de munc
List cereri ntocmit n cadrul sistemului
de resurse umane n subprocesul la cunotin cererilor depuse de personal
pentru desfacerea
contractului de
munc
- Nume angajat;
- Motiv
- Nume angajat;
- Motiv
Tabela Contracte
-
22
3.3.Analiza ieirilor(se vor ordona n funcie de procesul din care rezult)
Proces/subproces
de prelucrare
din care se
obine1
Denumire ieire Destinaia ieirii
Structura
ieirii2 Documentul/
documentele
pe baza
cruia se obine3
Stocarea datelor
(tabele ale bd,
fiiere sau dosare) de unde
se obin datele4
Tipul ieirii i momentul
obinerii5
Modalitatea
actual de obinere6
Observaii7
1. Stabilirea unui
necesar de
personal
Anunuri de recrutare
Mass Media -Denumirea
postului;
-Departament; -Cerine post; -Date de
contact
-Situaia locurilor
vacante; -Fia postului
Tabela Locuri de
munc; Tabela Condiii
ntocmit doar n cazul necesitii de personal
Manual
Situaia locurilor de munc vacante
Instituii de Stat
- Nr locuri; -Denumirea
postului;
-Condiii angajare
-Formulare posture
vacante
Tabela Locuri de munc
ntocmit doar n cazul apariiei de locuri vacant
Manual
2. Derularea
efectiv a procesului de
angajare
Anunuri de recrutare
Mass Media
-Numele
postului
disponibil; -
Departamentul
-Cerine post
-se afl n cadrul
sistemului.
Tabela Canale
media.
Emis n situaia necesitii de personal.
Automat.
Situaia locurilor vacante
Agenia Judeean pentru
Ocuparea Forei de Munc ( Instituie de stat)
-Nr locuri vacante;
-Departament
se afl n cadrul
sistemului.
Tabela Locuri de munc
Emis pentru ntiinarea cu privire la
locurile de munc vacante
3. Instruirea
personalului i ntocmirea
Plan
instruire/pregtire efi de departament
-Numele
planului; -Perioada;
-Orarul;
Cereri de la
efi de departament
Format hrtie, ndosariat la dosarele de
personal
Emis pentru
ntiinarea plan
Manual
-
23
planurilor de
pregatire
profesional
-Condiii; Tabela Instruire i perfecionare
4. Calcul
drepturi
salariale
Stat de salarii Directorul General
-Nume angajat;
-Norma
zilnic; -Salariu
ncadrare; -Spor vechime;
-Spor
fidelitate;
-Drept n natur; -Venit brut;
-omaj; -CAS;
-CASS;
-Impozit; -Venit net;
-Alte
avansuri;
Rmas de plat
Stat salarii; -Fluturai
Tabela personal(Nume,
Prenume, CNP,
Adresa); Tabela Funcii (Funcie); Tabela Salarii (Salariu lunar
brut, Data
nceput, Data sfrit)
Emis pentru ntiinrea salariului
fiecrui angajat
Manual
Fluturai Angajai -Nume Prenume
angajat; -Funcia deinut; -Salar ncadrare; -Sporuri;
-Reineri; -Concedii
oferite;
-Rest de plat.
Stat de salarii Tabela
Salarii(Salariu
lunar brut, Data nceput, Data sfrit) Tabela personal(Nume,
Prenume, CNP,
Adresa);
Emis pentru
ntiinrea salariului fiecrui angajat
Automat
Date n format Sistem Nume i Pontaje Tabela Raport Automat Datele sunt
-
24
electronic privind
timpul lucrat
prenume
angajat, Marca
Numr zile lucrate,
Zile concedii
odihn
Personal(Nume,P
renume, Marca);
periodic,
bilunar
preluate
automat n vederea efecturii noilor
prelucrri.
5. Desfacerea
contractelor de
munc
Contracte de munc
Oficiul Juridic,
Director
general
NR decizie de concediere-
demisie
,Nume administrator,
Nume angajat,
Funcia, Nr zile de preaviz, Dat ncepere preaziv, Nr contract de
munc, Dat expirare preaviz, Data
comunicrii
Contract de munc
Tabela Contracte
Emis n situaia desfacerii
contractelor de munc
-
25
3.4 Analiza proceselor de prelucrare
Proces/ Subproces
Descrierea succint a operaiunilor de
prelucrare
Intrri n proces Ieiri din proces Formulele sau
relaiile de calcul
Stocarea datelor
(tabele ale bd,
fiiere sau dosare) Observaii
1. Stabilirea unui
necesar de personal
Evaluarea
necesarului de personal din firm prelucrnd cereri de la alte departamente,
sintetiznd informaiile din documentele de
intrare .
Cereri de la alte
departamente, formulare posture
vacante, situaia posturilor vacante.
Anunuri de recrutare, situaia locurilor vacante
Tabela locuri de
munc Tabela condiii
2. Derularea
efectiv a procesului de
angajare
Se ntocmesc i se redacteaz anunurile de recrutare conforme cu necesarul de
personal, ce vor
fi distribuite prin diferite ci:afie, fluturai, reclame, radio, tv, online.
Se stabilesc
condiiile necesare ocuprii postului.
Fia postului, contract de munc individual, CV
Anunuri de recrutare, situaia locurilor vacante.
Tabela canale media
Tabela locuri de
munc Tabela personala Tabela salarii
Tabela contracte
Tabela CV
Dup ce vor fi elaborate anunurile de recrutare vor fi
aprobate de ctre Directorul General.
3. Instruirea
personalului i ntocmirea
planurilor de
pregatire
profesional
Se va avea n vedere instruirea personalului din
unitate, fie nou sau
vechi, din cauza
schimbrilor permanente de
tehnologie sau
altele. n urma stabilirii
List personal instruire, plan de instruire/pregtire
Plan
instruire/pregtire
Tabela instruire i perfecionare
-
26
personalului de
instruit se va elabora
un plan, ce va prevedea condiiile de desfurare, programe, orare.
Transmiterea planului de instruire
elaborat n forma final efilor de departament, umnd ca acetia s comunice detalii personalului
referitor la condiii de desfurare.
4. Calcul drepturi
salariale
Pe baza listelor de
pontaj primite de la
departamente se efectueaz calcularea propriu-
zis a salariului Se trimite statul de salarii ntocmit ctre directorul general
pentru aprobare
List pontaj, list calcul drepturi i reineri
Stat de salarii, date
n format electronic privind timpul lucrat
-Venit brut=Salar
ncadrare+Spor vechime+Spor fidelitate+drepturi n natur+ndeminizaii conducere;
-omaj=0.5% *Venit brut;
-CAS=10.5%*Venit
brut; -CASS=5.5%*Venit
brut;
-Impozit=(Venit
brut-deduceri)*16%; -Venit net=Venit
brut-omaj-CAS-CASS-Impozit/profit;
-Rest de plat=Venit net-Avansuri acordate.
Tabela personal
Tabela funcii Tabela salarii
-
27
5. Desfacerea
contractelor de
munc
Se au n vedere contractele de
munc ce urmeaz a fi desfiinate, din diverse
motive:concedieri,
demisii Pe baza listelor de
cereri, sunt trimise
directorului general contractele de
munc ce urmaz a fi desfcute, pentru aprobare
List cereri Contracte de munc Tabela contracte
-
28
4. Modelarea sistemului analizat
n acest capitol nu avei de scris un text, ci de construit diagramele fluxurilor de date, de realizat un tabel (matricea CRUD = sinteza unor elemente deja specificate n DFD nivelul 0), de completat dicionarul de dat
4.1 Realizarea diagramelor fluxurilor de date
-
29
DIAGRAMA DE CONTEXT
-
30
DIAGRAMA DE NIVEL 0
-
31
DIAGRAMA DE NIVEL 1( Procesul: Stabilirea unui necesar de personal)
-
32
DIAGRAMA DE NIVEL 1(Procesul:derularea efectiv a procesului de angajare)
-
33
DIAGRAMA DE NIVEL 2(Subprocesul: Publicarea unui anun media)
-
34
4.2 Construirea matricei CRUD
Pe baza informaiilor obinute din analiza sistemului existent i a construirii diagramei de nivel "0", rezult urmtoarea matrice CRUD:
Ex.: Locuri
stocare
Procese
Locuri de
munc Condiii Personal Contracte Salarii CV Instruire/Perfecionare Canale Media Funcii
Stabilirea unui necesar de
personal
CRU CUD - - - - - - -
Derularea efectiv a procesului de
angajare
R R CU C C R - CRUD -
Instruirea personalului i ntocmirea planurilor de pregtire profesional
- - - - - - CRUD - -
Calcului
drepturilor salariale
- - R - CRU - - - R
Desfacerea contractelor de
munc
- - - RD - - - - -
-
35
4.3 Descrierea datelor n depozitul (dicionarul) datelor
Se vor descrie cel puin 4 fluxuri de date (cel puin un flux extern de intrare, cel puin un flux intern de scriere, cel puin un flux intern de citire, cel puin un flux extern de ieire), un loc de stocare, o entitate extern i un proces de prelucrare.
Fluxuri:
flux extern de intrare list de pontaje de la alte departamente ctre procesul de calcul al
drepturilor salariale
-
36
flux extern de ieire al statului de salarii din procesul de calcul al drepturilor salariale ctre
conducere
-
37
flux intern de scriere al datelor
-
38
un flux intern de citire
-
39
un loc de stocare
o entitate extern
-
40
proces de prelucrare
-
41
5. Specificarea cerinelor funcionale i nonfuncionale ale sistemului
Pe baza informaiilor colectate n capitolul 3 i a problemelor constate la modelarea sistemului n capitolul 4, se vor identifica cerinele/soluiile funcionale i nonfuncionale, completndu-se tabelul urmtor:
Nr.
Crt.
Problema Identificat Descrierea Problemei Tip Cerin/Soluie Descrierea Cerinei/Soluiei
1. n cazul listelor de pontaj obinute dou probleme ar putea fi modul de organizare i stocare a datelor i timpul transmiterii datelor
Modul de stocare al datelor este manual, pe o condic de prezen aflat la intrare. Pentru c nu exist un program care s genereze automat orele totale lucrate pe lun de fiecare angajat n vederea transmiterii lor ctre resurse umane, intervine problema timpului pierdut pentru
calcularea manual a listelor de pontaj.
Cerin funcional - nonfuncional
Realizarea unui fiier Excel pentru fiecare angajat n parte,n fiecare lun, n care se vor nota zilele lucrate, numele acestuia, ora intrrii n unitate i ora ieirii. Pentru soluionarea problemei se vor aduga o coloan pentru calculul efectiv al orelor lucrate pe zi (or plecare- or sosire) iar apoi se va mai aduga un rnd unde se va calcula totalul orelor lucrate n luna respectiv( sum din ultima coloan)
2. Problema disponibilitii datelor privind activitatea angajailor
Pentru calculul drepturilor salariale este necesar trimiterea listelor de pontaj de la fiecare departament.,
astfel aceste date nu sunt disponibile imediat.
Cerin nonfuncional Odat introdus acel program automat de generare a datelor,
acestea vor fi accesate ntr-un timp mai scurt de ctre sistemul de resurse umane, prin faptul c acel program lucreaz n cadrul acestuia i nu mai este necesar transmiterea informaiilor de la celelalte departamente.
