FISA POSTULUI: SECRETARA

1.Denumirea postului: SECRETARĂ

2.Poziția în COR: 412001 Nivel de instruire: 2 studii medii

3.Obiectivele specifice ale activității de muncă: Asigurare suport administrativ conducerii si comercial clientilor. Asigurarea ordinii punctului de lucru si al showroom-ului. Asigurarea comunicarii intre departamente, colaboratori, beneficiari ai societatii telefonic si prin

corespondenta (posta, e-mail, fax). Organizarea activitatii de arhivare a documentelor dupa ce au fost emise si verificate. Asistarea la procesul de recrutare cand este necesar. Realizarea receptiei si distribuirea materialelor receptionate pe baza documentelor specifice acestor

operatiuni, precum si verificarea cantitativa si calitativa a celor receptionate.3.Integrarea în structura organizatoricăPoziția postului de muncă în cadrul structurii organizației:

-Se subordonează: Administratorului

Relațiile de muncă:

- Se subordoneaza Administratorului- Colaborează cu: Agentul de vanzari si personalul de executie

4.Responsabilitățio Se ocupă de realizarea tuturor înregistrărilor prevăzute în documentele calităţii specifice lucrărilor din carul

compartimentului;o Răspunde de protocolul societăţii;o Selecţionează actele ale căror termen de păstrare este depăşit;o Întocmeşte şi răspunde de arhivarea tuturor documentelor din cadrul societăţii; o Organizează şi ia măsuri pentru respectarea şi asigurarea cu normele de tehnica securităţii muncii şi cu normele

PSI la nivelul compartimentului;o Urmăreşte ordinea şi curăţenia permanentă în sectorul de activitate;o Asigură confidenţialitatea datelor economice, tehnice şi de salarizare şi răspunde de păstrarea secretului de

serviciu.o Tinerea agendei superiorului ierarhico Punerea la dispozitia contabilei (serviciu externalizat) la finalul lunii documentele contabile necesare evidentei

contabile.o Facilitarea relatiei firmei cu clientiio Verificarea termenelor, respectarea lor si urmarirea platilor facturiloro Acordare sprijin in procesul de integrare a noului angajato Facilitarea activitatii de SSM si PSI pentru persoana contractata pentru aceasta activitate

5.Sarcini

o Aplică parafa societăţii pe semnăturile persoanelor de conducere;o Realizeaz o parte din incasari si plati, efectueaza inresitrarile in registrul de casa

o Preia şi arhivează documentele în arhiva societăţii;o Răspunde la apelurile telefonice; o Transmite note telefonice la beneficieri, colaboratori şi punctele de lucru;o Transmite şi primeşte faxuri;o Aprovizionează şi gestionează magazia de rechizite – imprimate;o Contactarea partenerilor sau a eventualilor partenerio Contactarea furnizoriloro Realizarea comenzilor si verificarea loro Receptionarea materialelor si verificarea lor cantitativa si calitativao Emiterea documentelor necesare desfasurarii activitatiio Intocmire oferte si prezentarea acestora clientiloro Prezentare produselor clientiloro Oferirea de indicatii clientilor si echipei de executantio Realizarea procesului de selectie si recrutare la nevoie

Condițiile de muncă în care se realizează postulRelațiile interpersonale: Condiții fizice ale muncii: Caracteristicile structurale ale locului de muncă:

Caracteristicile necesare ocupantului postului de muncăCunoștințe.

Deprinderi.

Aptitudini.

Interese.

Stilul de muncă:

.Valori ale muncii:

Experiență în muncă:

5.Sarcini și activități specifice postului de muncă

1.2. Locul de muncă: SECRETARIAT – ADMINISTRATIV LA S.C. METAL PLAN CONSTRUCT SRL

2. RELAŢII:

-Se subordonează: Administratorului

Colaborează cu: Agentul de vanzari si personalul de executie

3. SCOP:

Deservirea conducerii organizaţiei şi a compartimentelor referitor la comunicarea telefonică sau prin fax cu toţi colaboratorii şi beneficiarii societăţii, înregistrarea şi distribuirea corespondenţei. Organizarea activităţii de arhivare a documentelor perimate în conformitate cu procedurile stabilite.Coordonează activitatea de secretariat şi arhivă a societăţii precum si activitatile de Resurse Umane

Designer Grafică - Agenție de publicitatePoziția în COR: 216611; nivelul de instruire: 4 (studii superioare)Obiectivele specifice ale activității de muncă:

Elaborarea de concepte creative pentru promovarea serviciilor/produselor clienților pe baza brief-urilor de creație aferente proiectului;

Realizarea de layout-uri pentru comunicarea vizuală: materiale corporate, materiale tipărite, ambalaje, materiale pentru TV, comunicare on-line.

Integrarea în structura organizatoricăPoziția postului de muncă în cadrul structurii organizației: (1) Postul imediat superior: Art Director / Director de Creație; (2) Postul imediat inferior: DTP.Relațiile de muncă: (1) Ierarhice: Director de Creație, Director Agenție; (2) Funcționale: Copywriter, Art Director, Account Manager, Fotograf, Ilustrator.

Responsabilități În raport cu alte persoane: rezolvă prompt solicitările venite din partea clienților și

superiorilor; cooperează cu ceilalți angajați/personal extern pentru finalizarea proiectelor. În raport cu aparatura pe care o utilizează: menține la standarde bune aparatura din dotare

(calculator, tabletă grafică) și anunță orice defecțiune tehnică serviciului IT; folosește

doar programele de design grafic cu licență, puse la dispoziție de reprezentanții Agenției și se obligă să nu instaleze pe calculator alte programe/soft-uri.

În raport cu securitatea muncii: respectă clauzele de confidențialitate ale Agenției. Privind punctualitatea: respectă programul de lucru conform normelor interne ale

Agenției și transmite la timp layout-urile cerute de Director de Creație/Account Manager.

Sarcini și activități specifice postului de muncă Elaborează concepte de comunicare, layout-uri și elemente grafice pe baza brief-ului de

creație realizat de Directorul de Creație/Account Manager. Lucrează în echipă cu Copywriter-ul pentru a propune concepte de comunicare creative

care răspund nevoilor specifice ale clientului, timpului și bugetului alocat pe proiect. Participă la întâlnirile cu clienții, Account Managerul sau Directorul de Creație pentru a

discuta obiectivele de business ale clientului și solicitările specifice ale proiectului. Prezintă ideile și conceptele Directorului de Creație/Account Managerului și pregătește

materialul de prezentare pentru client. Concepte brief-uri de creație pentru personal din exteriorul Agenției (fotografi, stiliști,

ilustratori, alți designeri, programatori web, regizori etc.), lucrează în echipă cu ei și îi supervizează până la finalizarea proiectului.

Realizează propuneri de design și layout-uri pentru: brand ID (semnătură vizuală) materiale corporate (stationary, administrative), tipărituri (cărți, reviste, ziare, flyere, pliante, broșuri), ambalaje, OOH (mesh, banner, citylight), elemente de signalistică, comunicare on-line (web banners, websites), TV (storyborads spoturi TV, elemente grafice dinamice, cartoane in/out) etc.

Aranjează informația (text/grafică) ținând cont de: canalul de comunicare, spațiul disponibil, principiile de layout și conceptele estetice de design.

Se informează în permanență despre noile tehnologii, new media și programe de design precum: Illustrator, Photoshop, 3D Max, Acrobat, Dreamweaver, Flash.

Oferă instrucțiuni scrise celor cu care lucrează în domeniul producției publicitare (case de producție video, tipografii), solicită print proof-uri pentru a verifica calitatea materialelor.

Condițiile de muncă în care se realizează postulRelațiile interpersonale: (1) Comunicare: informală; față-în-față și prin e-mail; obiectivă, frecventă; (2) Relații de rol: de supervizare (personal extern: fotograf, ilustrator, programator etc.) și de participare în echipă (Copywriter, Art Director etc.).Condiții fizice ale muncii: (1) Postul de muncă: muncă de birou; (2) Condiții de mediu: controlate, nivel scăzut de zgomot și noxe; (3) Solicitările postului de muncă: poziția șezând, mișcări repetitive cu mâinile (tastatură, mouse, tabletă grafică).Caracteristicile structurale ale locului de muncă: (1) Criticabilitatea poziției: impact mediu asupra celorlalți angajați sau clienți; (2) Provocarea activității: obiective bine definite de superiori, atenție la detalii, nivel redus de monotonie; (3) Ritmul: importanța mare a termenelor implică efort susținut constant și muncă sub presiune, control scăzut asupra întreruperilor.

Caracteristicile necesare ocupantului postului de muncăCunoștințe. Artă: teorii, tehnici, compoziție, proporții, perspectivă, cromatică; Comunicare: principii de bază ale comunicării, eficiența canalelor de comunicare; Design: tehnici și principii de design; IT: cunoștințe software (programe grafice: Illustrator, Photoshop, 3D Max, Acrobat,

Director, Dreamweaver, Flash;) și hardware; Limba engleză: nivel intermediar scris/citit; Marketing: metode de promovare produse/servicii; Producție publicitară: tipuri de materiale suport, procese și restricții de producție.Deprinderi. (1) Organizează și structurează informația (text și grafică) în funcție de relevanță; (2) Generează idei/soluții vizuale, analizează problema din unghiuri diferite și selectează soluția optimă; (3) Înțelege textul scris (brief de proiect) și comunică eficienț verbal/scris cu ceilalți membrii ai echipei; (4) Selectează programele/instrumentele grafice care îi permit să își desfășoare activitatea în condiții optime; (5) Ascultă activ pentru a înțelege punctele de vedere ale clientului, superiorilor și colegilor de echipă.Aptitudini. (1) Originalitate - abilitatea de a propune idei creative și inteligente sau de a gândi soluții creative de rezolvare a unei probleme; (2) Fluența ideilor - capacitatea de a produce mai multe idei coerente pe o anunită temă; (3) Vizualizare spațială - abilitatea de a-și imagina modul în care un obiect arată atunci când este rotit sau când părțile sale sunt rearanjate; (4) Capacitatea de a discrimina culorile; (5) Înțelegere verbală și a textelor scrise și abilități de exprimare scrisă și verbală pentru a facilita comunicarea; (6) Raționament deductiv și inductiv.Interese. (1) Artistice - ocupația implică munca cu forme, design-uri și pattern-uri și necesită o formă de auto-exprimare care uneori nu urmează un set de reguli clare; (2) Întreprinzător - necesar pentru a începe, a finaliza proiectele și a lua decizii.Stilul de muncă: capacitate de inovare și gândire creativă, capacitate de efort susținut și muncă sub presiune pentru atingerea obiectivelor, inițiativă, perseverență, atenție la detalii, responsabilitate, capacitate de gândire analitică.Valori ale muncii: realizarea profesională și utilizarea abilităților, creativitate, independență, condiții de muncă sigure, prestigiu și recunoaștere, relații pozitive și suport social din partea colegilor.Experiență în muncă: 1-2 ani pe un post similar și ilustrarea abilităților creative și grafice prin portofoliu de lucrări.