Fluxul de activităţi în firma de exerciţiu

LICEUL TEHNOLOGIC EREMIA GRIGORESCU MARASESTI

        

Constituirea firmei de exerciţiu

Prezentare succesiune activităţi

Organizarea activităţii în firma de exerciţiu

„Succesul în afaceri presupune pregătire, disciplină şi muncă multă. Daca nu eşti speriat de aceste lucruri, oportunităţile sunt foarte mari.”

David Rockefeller

Cum înfiinţăm o firmă de exerciţiu?

-         

-         

-         

2.Dezbateri

Birouri Notariale Bănci

O. R. C.1.Culegerea de informaţii

Constituirea unei

firme de exerciţiu

Nominalizarea

asociaţiilor Stabilirea

capitalului social

Alegerea

obiectului de activitate

3. Întocmirea documentaţiei de constituire

conform cerinţelor ROCT

PAŞII DE URMAT PENTRU ÎNFIINŢAREA UNEI FIRME DE EXERCIŢIU

1.      Solicitarea  de rezervare a

denumirii firmei de exerciţiu

2.      Întocmirea documentaţiei necesare

pentru deschiderea contului provizoriu

3.      Întocmirea documentaţiei

în vederea constituirii

4.      Luarea în primire a documentelor

eliberate de către ROCT

DERULAREA ACTIVITDERULAREA ACTIVITĂŢII ĂŢII

ÎN FIRMA DE EXERCIŢIUÎN FIRMA DE EXERCIŢIU

DOCUMENTE SPECIFICE ÎNREGISTRĂRII

DE TRIMIS LA ROCTCererea de rezervare denumire Cerere de deschidere de cont     Fişa cu specimene de semnăturăFoaia de vărsământ pentru capital socialÎmputernicire pentru depunere capital socialCerere de înregistrare şi autorizare a funcţionării Act constitutiv al firmei de exerciţiu Declaraţii proprii Declaraţia privind autorizarea funcţionării  Dovada sediu – contract de închiriere

Cerere de eliberare a cazierului

fiscal  

DE PRIMIT DE LA ROCT

• Certificat de înregistrare     • Certificat constatator     • Atribuirea numerelor de cont şi

confirmarea disponibilului din cont curent  

• Chitanţa pentru taxa rezervare denumire   

• Chitanţa pentru cheltuieli de constituire   

• Cazier fiscal.

AUTORIZAREA FIRMEI DE EXERCIŢIU

1.      FIRMA CONTINUATĂ – firma de exerciţiu se continuă cu aceeaşi elevi – este situaţia în care a fost autorizată o firmă în clasa a - IX - a şi se prevede continuarea ei şi în clasele a – X – XII - a.

2.      FIRMA PRELUATĂ – sunt firmele care au existat în primii ani de la înfiinţarea reţelei firmelor de exerciţiu, nu au mai fost continuate şi se preia de către elevi în anul şcolar curent.

3.      FIRMA NOUĂ – Se constituie firmă nouă, dacă nu există în şcoală  firme de exerciţiu pentru preluare. Se transmite la ROCT cererea de rezervare a denumirii agreate, urmand ca dupa primirea confirmarii denumirii de la ROCT, firma sa trimita documentele de infiintare, prin posta, precum si taxele (50 RON rezervarea de denumire si 440 RON taxele de constituire).

FUNDAMENTAREA SI ACTIVITATEA FIRMEI DE EXERCIŢIU

Pregătire Denumire,

formă juridică,

motto

Cercetarea pieţei

Alegerea produsului

şi a branşeiPrezentare concept

Clasa a-X-a

februarie-martie aprilie-mai

FUNDAMENTAREA SI ACTIVITATEA

FIRMEI DE EXERCIŢIU Acţiuni de creare a

firmei si pregatirea

documentelor de

inregistrare a firmei

Înregistrare la

ROCT

Structura administrativă

si procesul tehnologic

Activitate efectivă pe sectii

Intrare pe piaţă Rotatia locurilor de munca

Clasa a-XI-a Clasa a-XII-a

mai – iunie septembrie octombrie ianuarie - februarie

ÎNFIINŢAREA ŞI MUNCA ÎNTR-O FIRMĂ DE EXERCIŢIU

Participări la târguri

Prezentarea firmelor în

faţa elevilor şi a părinţilor

Pregatirea firmei de exerciţiu

pentru a fi predata echipei urmatoare

Predare firmă

Clasa a-XI-aClasa a-XI-a Clasa a-XII-aClasa a-XII-a

Martie – aprilie mai iunie iunie„ziua porţilor deschise”

Obiective-   Publicitatea înfiinţării F.E. pe plan local-   Motivarea elevilor pentru participarea activă în cadrul firmei de exerciţiu-   Recunoaşterea activităţii elevilor de către ceilalţi elevi din alte F.E., de către profesorii şi

conducerea şcolii, de către comunitatea local

Participanţi-   F.E. din şcoală-   Profesorii şcolii-   Conducerea unităţii şcolare-   Inspectoratul Şcolar Judeţean-   Mass-media-   Comunitatea locală-   Reprezentanţi ROCT

Pregătire-   Stabilirea modului de organizare, a locului de desfăşurare a inaugurării-   Realizarea unei liste cu toate sarcinile care trebuiesc îndeplinite-   Împărţirea sarcinilor-   Stabilirea termenelor de realizare a acestora-   Stabilirea termenelor de verificare a îndeplinirii sarcinilor respective şi a persoanelor responsabile

cu buna organizare şi desfăşurare a acestei activităţi

Punerea în aplicareInaugurarea F.E.

Inaugurarea firmelor de exerciţiu

Achiziţii Vânzări Marketing •Solicitarea de cataloage pentru materialele de birou, echipamente de birotică, mobilier, etc de la alte firme de exerciţiu;

•Crearea unei liste pentru evidenţa furnizorilor;

•Emiterea de comenzi, în vederea aprovizionării cu mijloace fixe sau cu obiecte de inventar, etc;

•Înregistrarea comenzilor în registrul de evidenţă a comenzilor;

•Urmărirea livrărilor, compararea facturilor cu comenzile, înregistrarea facturilor şi transmiterea la departamentul contabilitate.

•Solicitarea unui catalog şi a unor oferte speciale de la serviciul de marketing;

•Telemarketing pe baza listei de clienţi, pentru prezentarea ofertelor speciale şi eventual a unor bonusuri acordate clienţilor care fac cele mai rapide comenzi.

•Stabilirea Corporate Identity;

•Stabilirea obiectivelor de marketing;

•Elaborarea planului de marketing şi planificarea activităţilor publicitare;

Solicitarea de cataloage de la firme reale( de la firma parteneră sau de la alte firme);

•Elaborarea unor statistici referitoare la clienţi şi mărimea cifrei de afaceri;

•Evaluarea listei de produse în funcţie de cifra de afaceri;

•Stabilirea sortimentului;

•Stabilirea condiţiilor de livrare şi plată; CGA

•Stabilirea politicii de preţ;

•Analizarea prevederilor legate de protecţia consumatorilor;

•Elaborarea unor oferte noi cu caracter general şi special;

Lucrări realizate după înfiinţarea firmei de exerciţiu

Secretariat Personal Contabilitate

•Elaborarea respectiv preluarea modelului / viziunii întreprinderii;

•Stabilirea obiectivelor anuale;

•Elaborarea unor formulare personalizate sau preluarea modelelor deja existente (hârtie cu antet; modele de e-mail; comandă; confirmare de comandă; notă telefonică, etc);

•Notificarea modificării datelor firmei de exerciţiu către centrala firmelor de exerciţiu (ROCT);

•Crearea unui dosar care să conţină un istoric al firmei, departamentele care compun structura organizatorică, organigrama firmei şi fişele de post;

•Stabilirea de contacte cu firma parteneră.

•Construirea dosarelor de personal;

•Stabilirea numărului de ore săptamânal şi lunar;

•Completarea contractelor individuale de muncă;

•Stabilirea nevoilor de instruire / perfecţionare.

•Transmiterea către banca Roct a fişei cu specimenele de semnături;

•Solicitarea de majorare de capital, pentru firmele care se reînfiinţează.

Achiziţii Vânzări Marketing

•Colectarea şi ordonarea prospectelor şi cataloage-

lor de la alte firme de exerciţiu;

•Actualizarea continuă a listei de evidenţă a furnizorilor;

•Redactarea unor cereri de ofertă la solicitarea conducerii sau a celorlalte compartimente;

•Verificarea ofertelor primite şi compararea lor;

•Intocmirea comenzilor şi evidenţierea lor într-un registru de evidenţă a comenzilor;

•Controlarea livrarii şi confruntarea cu factura aferentă;

•Redactarea unor notificări în situatii de neconformitate ,/ defecte sau urgentarea unor anumite livrari în caz de intârzieri la livrare;

•Gestionarea stocurilor din depozit.

•Elaborarea ofertelor generale şi a celor ca răspuns la cererile de ofertă emise de celelalte firme de exerciţiu;

•Întocmirea avizelor de expediţie, a facturilor, şi a confirmărilor de comandă;

•Completarea documentelor de transport şi transmiterea acestora către transportator;

•Supravegherea încasărilor;

•Încasarea sumelor pentru care plata s-a făcut prin card de credit;

•Întocmirea somaţiilor;

•Redactarea scrisorilor de răspuns la notificările de neconformitate şi pentru mărfurile returnate;

•Discuţii de vânzări;

•Actualizarea listei de clienţi;

•Întocmirea de statistici cu privire la cifra de afaceri, pe clienţi şi pe produse.

•Publicitate pentru vânzări ;

•Promovarea vânzărilor;

•Public relations;

•Vânzări personalizate;

•Atragerea de clienţi noi. 

Lucrări curente în firma de exerciţiu

Secretariat Personal Contabilitate

•Procesarea intrărilor şi ieşirilor de poştă;

•Stabilirea de contacte noi cu celelalte firme de pe piaţa firmelor de exerciţiu;

•Folosirea internetului pentru transmiterea raspunsurilor spre mediul extern al firmei, pentru distribuirea e-mailurilor primite şi căutarea de informaţii;

•Primirea partenerilor de afaceri şi a persoanelor externe şcolii, cu ocazia unor întâlniri fixate pentru diverse evenimente;

•Achiziţionarea şi administrarea materialelor de birou;

•Administrarea bazei de date de adrese şi actualizarea ei continuă;

Întocmirea de procese verbale cu diferite ocazii;

•Utilizarea telefonului şi a faxului şi stabilirea costurilor aferente;

•Organizarea arhivei ;

•Reprezentarea conducerii şi administrarea agendei managerului.

•Administrarea dosarelor de personal;

•Elaborarea statelor de plată şi a fluturaşilor de salarii ;

 

•Administrarea contului bancar pentru personal;

•Derularea cumpărăturilor efectuate de personal.

•Prelucrarea documentelor justificative şi înregistrarea acestora în contabilitatea generală a societăţii;

•Întocmirea registrului de casă;

•Întocmirea lunară a balanţei de verificare;

•Întocmirea declaraţiilor privind obligaţiile de plată la bugetul statului cât şi a celor referitoare la asigurările sociale cât şi pentru şomaj

•Efectuarea de analize;

•Elaborarea bilanţului semestrial şi anual;

•Efectuarea plăţilor;

Lucrări la predarea firmei de exerciţiu

Achiziţii Vânzări Marketing Secretariat Personal Contabilitate

•Redactarea unui raport

final;

•Predarea locului de muncă.

•Redactarea unui raport

final;

•Predarea locului de muncă.

•Analiza îndeplinirii obiectivelor de marketing;

•Redactarea unui raport final;

•Predarea locului de muncă.

 

•Realizarea unui raport cu privire la modul în care au fost realizate obiectivele;

•Transmiterea unei liste cu propuneri pentru clasa următoare;

•Redactarea unui raport final;

•Predarea locului de muncă.

•Participarea la evaluarea activităţii elevilor;

•Scoatere din evidenţa asigurărilor sociale;

•Elaborarea pe baza statelor de plată a unei analize asupra salariilor;

•Redactarea unui raport final;

•Predarea locului de muncă.

•Redactarea unui raport anual asupra activităţii şi întocmirea unui bilanţ la închiderea activităţii;

•Predarea arhivei contabile..

REALIZAREA ORGANIGRAMEI

CONDUCERE

ASISTENT (Ă)

ACHIZIŢII VÂNZĂRI MARKETING SECRETARIAT CONTABILITATE

Recrutarea personalului

 • Managementul resurselor umane presupune:Managementul resurselor umane presupune:   Recrutarea personalului    Administrarea personalului   Motivarea angajaţilor   Feedback   Satisfacţia activităţii   Evaluarea activităţii personalului   Rotaţia locurilor de muncă

 • Sarcini în cadrul managementului resurselor umane:Sarcini în cadrul managementului resurselor umane:  Stabilirea necesarului de personal: cantitativ, calitativ, în timp   Recrutarea personalului  Administrarea personalului: dezvoltare, evaluare, salarizare, organizarea locului

de muncă, instruire, comunicare, motivare Eliberarea din funcţie a personalului: predare, certificat de evaluare

Stabilirea necesarului de personal

Necesarul de personal se stabileşte pornind de la organigrama F.E., de la sarcinile şi atribuţiile fiecărui departament. În firma de exerciţiu se lucrează cu grupa, deci numărul maxim de personal este de 15 elevi.O structură de personal propusă, având în vedere organigrama şi sarcinile fiecărui departament, ar putea fi:

1. Manager general -1 persoană

 2. Asistent manager (secretariat) -1-2 persoane 

3. Departamentul achiziţii -1 şef de departament-1 economist

 4. Departamentul vânzări -1 şef de departament

-2 economişti 

5. Departamentul marketing -1 şef de departament-1 economist

 6. Departamentul personal -1 şef de departament

-1 economist 

7. Departamentul contabilitate -1 şef de departament-2 economişti

DESFĂŞURAREA INTERVIULUI Structura interviului :  Candidatul intră în încăpere  Prezentările  Amabilităţile introductive  Oferirea de informaţii  Verificarea elementelor concrete  Evaluarea capacităţilor;   Evaluarea personalităţii  Evaluarea motivaţiei  Candidatul pune întrebări  Candidatul este informat despre următoarea etapă a procesului de selecţie şi despre data anunţării rezultatului  Încheierea interviului; candidatul părăseşte biroul.

Ce trebuie să faceţi -    încercaţi să vă relaxaţi. Nu este bine să fiţi stresat -    pregătiţi-vă cu calm pentru interviu-    plecaţi din timp de acasă, pentru a nu întârzia sau a fi stresat că nu ajungeţi la timp-    fiţi îmbrăcat decent şi confortabil-    fiţi amabil, surâzător, sigur pe dumneavoastrăcând veţi păşi în birou fiţi calm, stăpân pe dumneavoastră, daţi mâna cu interlocutorul şi aşezaţi-vă confortabil. Trebuie să daţi impresia

că vă simţiţi ca acasă! Ce nu trebuie să faceţi-    să vă criticaţi foştii patroni-    să vă subestimaţi foştii colegi-    să divulgaţi informaţii importante de la fostul loc de muncă-    să evocaţi problemele dumneavoastră personale pentru a obţine mila interlocutorului-    să intraţi în discuţii politice, sindicale, religioase-    să răspundeţi monosilabic-    să minţiţisă adoptaţi o atitudine negativă

DOCUMENTE SPECIFICE COMPARTIMENTELOR

SECRETARIATSECRETARIAT MARKETINGMARKETING APROVIZIONAREAPROVIZIONARE CONTABILITATECONTABILITATE

LIMBI LIMBI

STRĂINESTRĂINE DESFACEREDESFACERE

Registru corespondenţă

Repertoriu telefoane

Ecusoane

Cărţi de vizită

R.O.F.

Necesar documente centralizate pe departamente

Jurnal cumpărări

Contract de muncă

Fişe de post

Dosare personale

Oferte

Catalog

Materiale pentru presă

Invitaţii

Pliante

Fluturaşi

Broşuri

Repertoriu furnizori

Jurnal cumpărări

Contracte cu furnizorii

Scadenţar plăţi

Facturi primite

Condiţii de livrare şi plată

Registru acţionari

Registru casă

Facturi

Documente de plată

Registru jurnal

State de plată

Registru inventar

Cartea mare

Balanţe de verificare

Bilanţ contabil

Bibliotecă minimală

Repertoar clienţi

Jurnal vânzări

Contracte de vânzare-cumpărare cu clienţii

Scadenţar plăţi

Oferte

Facturi emise

Condiţii de livrare şi plată

Fişa de magazie

JURNALUL FIRMEI DE EXERCIŢIUJURNALUL FIRMEI DE EXERCIŢIUEXPLICAŢIIEXPLICAŢII

PARTICIPANŢI

DETALIEREDETALIERE

Elevii clasei, profesorul coordonator

TERMENE/TERMENE/

OBSERVAŢIIOBSERVAŢII

TEMATICA Preluarea firmei de exerciţiu

Organizarea activităţii pe departamente

Repartizarea personalului pe departamente

AGENDA DE LUCRU Consultare pagină ROCT: www.roct.ro

 Completare documentaţie de autorizare a reînregistrării conform precizărilor ROCT

Stabilirea culorilor fe, sigla, motto, adresa de e-mail Organizarea evidenţelor pe departamente

Organigrama

-         Registrul de corespondenţă: poştă, curier si e-mail, ecusoane

-         CV, Contractele de muncă, Fişa postului, Condică de prezenţă

-         Stabilire necesar de aprovizionat pentru dotare spaţiu şi pentru marfa destinată vânzării, căutare

furnizori, comenzi

-     Elaborare de oferte (româna şi engleză), proiect-catalog, concept pagină web

Documente financiar- contabile

Calendar evenimente:-         Prezentare FE în şcoală/ INAUGURARE

-         Expoziţii

-         Târguri naţionale şi internaţionale

DERULARE TRANZACŢIIaprovizionare

1 – Transmiterea comenzii (presupune: stabilirea necesarului de aprovizionat, studierea pietei firmelor de exercitiu prin accesarea paginii ROCT, solicitare/ cerere de oferta, primirea ofertei, selectare oferta etc.)

2 – Primirea facturii (intocmirea notei de receptie)3 – Transmiterea ordinului de plata la ROCT4 – Transmiterea extrasului de cont pentru operatiunea efectuata, catre firma de exercitiu platitoare5 - Transmiterea extrasului de cont, dupa efectuarea operatiunii, catre firma de exercitiu furnizoare.

Firma de exercitiu “A”Cumparator

Firma de exercitiu “B”

Furnizor

ROCT

1

2

34 5

DERULARE TRANZACŢIIvânzare

1 – Transmiterea oferta 2 – Primirea comenzii3 – Transmiterea factura4 - Transmitere ordin de plata catre ROCT5 – Transmiterea extrasului de cont pentru operatiunea efectuata, catre firma de exercitiu platitoare6 - Transmiterea extrasului de cont, dupa efectuarea operatiunii, catre firma de exercitiu furnizoare.Regula de comunicare : trebuie sa se confirme primirea comenzii, a ofertei, facturii, etc., in general a unui mesajToate aceste operatiuni se deruleaza prin e-mail/ posta, mesaje concise, clare si la obiect cu respectarea regulilor cerute de

corespondenta comerciala.Se pot transmite si prin posta (de exemplu se transmite oferta la mai multe firme de exercitiu din tara si strainatate).

Firma de exercitiu “A”

Furnizor

Firma de exercitiu “B”Cumpărător

12

3

ROCT

45

6

Descrierea proceselor de achiziţie

DEP.

ACHIZIŢII

DEP.

VÂNZĂRI

DEP.

CONTABILITATE

3.Primirea bunurilor

în depozit şi confruntarea

facturii cu

recepţia acestora .

4.Înscrierea realizării

livrării în registrul de

comenzi şi

certificarea facturii.

1.Emiterea comenzii

şi înregistrarea

ei în registrul

de comenzi.

5.Înregistrarea facturii

în evidenţa contabilă,

cantitativ şi valoric şi

stabilirea

obligaţiei de

plată către furnizor.

6.Întocmirea ordinului

de plată în vederea

achitării facturii.

2.Pregătirea livrării,

emiterea avizului

de expediţie şi a

facturii sau

numai a facturii.

Procesarea unei comenzi

Vânzări

Achiziţii

1

2

34

1. Cerere de ofertă

2. Ofertă fermă

3. Comandă

4. Aviz de expediere/comandă

Listă de control – târg al FEStabilirea locului de desfăşurare -       solicitarea acordului conducerii unităţii şcolare pentru utilizarea

sălii de festivităţi a şcoliiStabilirea datei -       consultarea cu profesorul coordonator şi cu conducerea şcolii pentru a alege

perioada optimăStabilirea tipului de amenajare utilizat -       concurs între personalul F.E.Stabilirea caracteristicilor standului de prezentare -    dimensiune, locaţie, materialul din care se

realizează standul, forma acestuia Stabilirea modului de realizare a publicităţii şi a protocolului -    stabilirea tipului de material

publicitar utilizat, stabilirea participanţilor, stabilirea tipului de invitaţii utilizat, a persoanelor care le realizează şi a celor care le distribuiestabilirea rolului fiecărui elev

Stabilirea programului de desfăşurare a inaugurării Realizarea materialelor necesare pentru stand şi amenajarea acestuia -    stabilirea necesarului,

stabilirea surselor de finanţarea a acestuia, stabilirea persoanelor care vor achiziţiona aceste materiale, stabilirea modului de realizare a catalogului , oferta de produse, documentele contabile, materiale de prezentare a produselor, stabilirea rolului fiecărui elev

Realizarea materialelor pentru publicitate şi stabilirea modului de distribuire a acestora -    stabilirea necesarului, stabilirea surselor de finanţare, stabilirea persoanelor care vor achiziţiona produsele şi materialele respective

Stabilirea aparaturii şi a materialelor necesare pentru prezentare  

 

BIBLIOGRAGIE

    

www.econet-see.com/ro/index.html

*** Din şcoală în viaţă prin firma de exerciţiu