Descrierea procedurii de lucru:Catalogarea, clasificarea și indexarea documentelor

1.1. Generalităţi

Catalogarea este ramura biblioteconomiei care stabileşte regulile de creare a instrumentelor necesareregăsirii publicaţiilor într-o bibliotecă.Procesul de elaborare a descrierilor catalografice ale documentelor şi orânduirea lor se efectueazăconform unor principii standardizare.Catalogarea are în vedere :- descrierea bibliografică a documentului după reguli şi norme prestabilite;- stabilirea elementelor specifice, care dau intrarea în catalog (punctele de acces autorizate şi punctelede acces necontrolate, cota);- determinarea elementelor de identificare a documentului prin mijloace specifice cerute de procesulde automatizare (coduri).Conţinutul înregistrării (descrierii ) bibliografice :- descrierea bibliografică a publicaţiei (în care sunt redate elementele de individualizare a publicaţiei,după regulile prestabilite (ISBD): titlul, informaţii despre titlu, menţiuni de responsabilitate, ediţia,datele editoriale, colaţiunea, colecţia, note, ISBN)- punctele de acces (care indică locul în care trebuie să se regăsească înregistrarea în catalog.Elementele care dau intrarea în catalog sunt punctele de acces controlate (autorizate) şi punctele deacces suplimentare (al doilea, al treilea creator, responsabilităţile secundare, variante la titlul lucrăriisau la titlul colecţiei, etc.)În baza de date, punctele de acces sunt comune, nu mai depind de tipologia cataloagelor (alfabeticsau sistematic, ca în cazul cataloagelor tradiţionale, pe fişe).- cota topografică, un alt element de acces în catalog, reprezintă adresa publicaţiei în depozitelebibliotecii (indică locul publicaţiei pe rafturile bibliotecii).Produsul principal al activităţii de catalogare informatizată este reprezentat de catalogul bibliotecii(baza de date a bibliotecii). Catalogul informatizat, comparativ cu cel tradiţional, facilitează regăsireainformaţiei, permiţând utilizarea mai multor chei/criterii de căutare şi posibilitatea de combinare aacestora.Baza de date a bibliotecii conţine informaţii bibliografice referitoare la toate categoriile de documentepe care biblioteca le deţine. Această bază de date reprezintă catalogul general. Funcţiile de construireşi organizare a catalogului sunt preluate integral de softul utilizat prin construirea şi actualizarea bazeide date centrale a sistemului.Descrierea bibliografică se face în formatul UNIMARC şi în sistemul integrat de bibliotecă TINLIB 400,care conţine şi o interfaţă Web pentru public, care permite accesarea sa local şi va permite ulterior şiaccesarea sa prin Internet. Catalogul bibliotecii reuneşte înregistrările bibliografice, curente şiretrospective, ale resurselor din sediul central şi din filialele bibliotecii.

Clasificarea se realizează cu ajutorul Clasificării Zecimale Universale (CZU).Clasificarea Zecimală Universală (CZU) este o metodă de ordonare internaţională folosită şi înbibliotecile din România pentru clasificarea documentelor în funcţie de subiectele pe care le tratează.CZU. este o schemă de clasificare care întrebuinţează pentru a reprezenta subiectele documentelor onotaţie zecimală, prin împărţirea totalităţii cunoştinţelor umane în zece clase mari, care se subîmpart larândul lor în alte zece subdiviziuni, s.a.m.d. Este universală, atât în privinţa conţinutului (cuprindetotalitatea cunoştinţelor omeneşti), cât şi în privinţa notaţiei, compusă din cifre arabe şi semnematematice şi de punctuaţie, a căror înţelegere şi semnificaţie este internaţional valabilă, şiindependentă de limba clasificatorului şi a documentului. Schema claselor mari, reprezentândcunoştinţele omeneşti, se prezintă astfel:0. Generalităţi1. Filozofie2. Religie3. Ştiinţe sociale4. Filologie

5. Ştiinţe naturale6. Tehnică7. Arte8. Literatură9. Istorie

Fiecare număr este tratat ca o fracţie zecimală cu zero-ul iniţial omis, şi aceasta determină ordineaaranjării. Pentru uşurinţa citirii, numărul este despărţit prin puncte după fiecare trei cifre. Criteriul desubdivizare reflectă conţinutul unui domeniu, de la general la particular.Cu cât este mai detaliat domeniul, cu atât numărul care reprezintă indicele CZU este mai lung.Operaţiunea de clasificare implică o cunoaştere perfectă a principiilor CZU corelată cu analiza cât maidetaliată a documentului / resursei de clasificat.

Indexarea se poate realiza liber sau pe baza tezaurelor. Tezaurele se pot baza pe clasificareazecimală,ele trebuie construite pe baza unor criterii precise.

1.2. Documente utilizate în procesul de catalogare, clasificare și indexare

-Documentul însuşi-Alte surse de informare (baze de date bibliografice online).

1.3. Resurse necesare

1.3.1. Resurse materiale1.3.1.1. echipamente de calcul PC1.3.1.2. pachete software:

-sistem integrat de bibliotecă TINLIB-pachet Office (aplicaţii Word, Excel, etc.)-Adobe Reader-browser Internet

1.3.1.3. colecţiile bibliotecii (cataloage pe fişe, documente electronice, baze de date)

1.3.2. Resurse umane : personal cu studii superioare, calificat în biblioteconomie și știința informării

1.4. Modul de lucru

1.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

I. CatalogareII. Clasificare şi indexareIII. Catalogare retrospectivă, întreţinerea cataloagelor şi fişierelor de autoritate

1.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

1.4.2.1. Catalogare:1.4.2.1.1. Cercetarea documentului care urmează a fi descris1.4.2.1.2. Stabilirea elementelor descrierii cercetând pagina de titlu şi documentul în ansamblu: titlu,informaţie la titlu, autor / autori, editor /editori, pagini sau file, format, ISBN, cota topografică, serie saucolecţie1.4.2.1.3. Dacă există neclarităţi, căutarea documentului într-o bază de date online (sau mai multe),evaluarea înregistrării identificate şi introducerea în baza de date TINLIB a tuturor acestor date,respectând punctuaţia ISBD.

1.4.2.2. Clasificare:1.4.2.2.1. Stabilirea tipului lucrării: este o lucrare de ficţiune (fiction) sau una ştiinţifică care a necesitatcercetari şi documentări serioase (non-fiction)? Răspunsul la această întrebare va facilita încadrareamai exactă a lucrării.1.4.2.2.2. Identificarea subiectului documentului, a temei tratate. Examinarea tablei de materii(cuprins), a bibliografiei date de autor, a indexului etc. va permite determinarea subiectului real aldocumentului. Subiectul documentului se poate exprima printr-un singur cuvânt sau printr-o suită determeni, dacă este cazul (ex: Economie. Romania. Sec. XX). Se va avea în vedere şi sala de lectură încare este cel mai util să ajungă documentul din punctul de vedere al utilizatorului, filiala, etc.1.4.2.2.3. Încadrarea subiectului tratat în document într-una din clasele principale ale CZU. Stabilireaindicelui / indicilor CZU sau construirea unui indice pe baza CZU. Acelaşi document poate avea ataşaţimai mulţi indici CZU în diverse combinaţii. Introducerea în baza de date TINLIB a indicelui CZU.1.4.2.2.4. Alegerea numărătorului indicelui Cutter, conform indicelui de clasificare şi a numitorului,după tabelul de autori Cutter, respectând instrucţiunile de alegere a cifrei corespunzătoare numeluisau titlului respectiv, după caz. Înscrierea acestui indice pe document, pe verso copertă.1.4.2.2.4. Introducerea datelor de mai sus în înregistrare.

1.4.3. Indexare:1.4.3.1. Stabilirea termenilor de indexare a documentului şi ataşarea acestora la înregistrare. Aceştitermeni de indexare vor constitui puncte de acces la înregistrarea respectivă.

1.4.3.2. Introducerea termenilor de indexare în înregistrare sau alegerea şi copierea lor din listatermenilor deja existenţi (fișiere de autoritate).

1.4.4. Catalogare retrospectivă, întreţinerea cataloagelor şi fişierelor de autoritate

1.4.4.1. Catalogare retrospectivăSe face după fişele de catalog existente, deci fără documentul care trebuie descris. Există situaţii încare indicele CZU nu mai este actual pe aceste fişe, deci va trebui actualizat. Mai întâi se controleazădacă titlul nu este deja introdus, în diverse moduri (regăsire). Dacă se regăseşte şi există greşeli,acestea se corectează. Vezi întreţinerea cataloagelor. Dacă nu există, se introduce.

1.4.4.2. Întreţinerea cataloagelorCorectarea înregistrărilor din baza de date TINLIB se face având în vedere numărul de numere deinventar legate de fiecare înregistrare. În funcţie de elementul care trebuie corectat într-o înregistrare,se procedează diferit. Cazul cel mai comun, şi totodată şi cel mai laborios, atunci când sunt multenumere de inventar legate de titlul respectiv, este cel de corectare a titlului. În acest caz, se introducetitlul corect. Se salvează înregistrarea. Se leagă toate inventarele aferente titlului greşit de titlul corect.Se completează înregistrarea nou-creată cu toate datele care lipsesc. Apoi se şterge înregistrarea cutitlul greşit, după ce ne asigurăm că nu mai are nici un număr de inventar legat de ea. Este posibil ca şinumele unui autor să fie greşit introdus. Numele de autor / editor greşit trebuie şters din înregistrareaîn care a fost inţial introdus pentru a dispare definitiv din listă.

1.4.4.3. Întreţinerea fişierelor de autoritateFişierele de autoritate sunt : Autori / Editori, Vedete de subiect / Termeni tezaur, Edituri / Distribuitori,Titluri serii cărţi. Înregistrările din aceste fişiere (liste) pot fi corectate în felul următor:Se intră pe respectivul sub-meniu din TINLIBSe introduce forma corectă. Se salvează. La Titluri serii cărţi, pentru a se salva înregistrarea, eatrebuie legată de un titlu, ca parte a seriei respective.Se încearcă să se depisteze înregistrarea din care a fost introdusă forma greşită. Se notează titlulrespectiv.Din lista de titluri, se dă o căutare (cu F4) pe forma greşită. Va rezulta o listă de titluri. Pe fiecare titlu,mai puţin cel notat anterior (din care a fost introdus iniţial forma greşită) se va intra cu Home şi se vaalege forma corectă. Deci, în final, de forma greşită va mai fi legat doar un titlu şi anume titlul din carea fost introdusă iniţial forma greşită.Se intră pe lista de titluri şi se caută titlul respectiv, care a fost notat. Se intră cu Home pe înregistrare.Se merge pe elementul greşit din lista respectivă (F10). Se şterge elementul greşit chiar dinînregistrarea din care a fost generat şi se alege din listă forma corectă.

1.4.5. Verificarea corectitudinii datelor introduse