1

BIBLIOTECA CENTRAL UNIVERSITAR MIHAI EMINESCU IAI

SERVICIUL CATALOGARE

Carmen Alexandrescu (coordonator)

A L E P H

GHID DE UTILIZARE A MODULULUI DE

CATALOGARE PENTRU MONOGRAFII

IAI

2004

2

Lucrarea a fost elaborat n cadrul Serviciului Catalogare din

cadrul Bibliotecii Centrale Universitare Mihai Eminescu Iai

Blocurile 0, 1, 2 (cmpurile 200 i 205), 8 Carmen Alexandrescu

Blocul 2-Olga Bechea (cmpul 200), Dana Dumitriu (cmpurile 210, 215, 225)

Blocurile 3 i 4 Irina Branchi, Delia Bucos

Blocul 5 Nicoleta Marinescu

Blocul 7- Margareta Petrea

n colaborare cu Departamentul Informatizare : Marinela Covaci, Carmen

Diaconescu i Ecaterina Croitor

3

INTRODUCERE

Dezvoltarea noilor tehnologii informaionale provoac o lume ntreag la o nou

ncercare : a supravieui i a cunoate, a stpni i a conduce. Informaia joac rolul deter-

minant n aceast ncercare, posesorii celor mai noi informaii din orice domeniu avnd

posibiliti nelimitate.

Bibliotecile recunoscute drept tezaure informaionale, acum mai mult ca niciodat,

vin s sprijine pe cei ce vor s aib acces la informaii din cele mai diverse domenii.

Internetul face astzi posibil comunicarea n msuri de timp alt dat greu de imaginat.

Societile moderne nu pot s rmn cu biblioteci anacronice, cantonate n aura

trecutului. Bibliotecile nu sunt doar instituii ncrcate de gloria vremurilor apuse, ele nu

sunt doar memorii ale omenirii, ci sunt i oglinzi ale civilizaiilor trecute dar mai ales

viitoare.

Nu putem accepta societi avansate cu biblioteci nvechite, care nu sunt capabile

s rspund dinamismului vremurilor actuale i viitoare.

Perspectivele deschise de prima etap n informatizarea bibliotecii au schimbat

radical i concepia bibliotecarului asupra muncii depuse n acest domeniu.

Utilizarea calculatorului l-a determinat pe bibliotecar s-i redimensioneze rolul i

importana muncii sale, s fie mai interesat de noul sistem adoptat i mai ales s neleag

avantajele noului sistem: servirea prompt i de calitate a beneficiarului.

n anul 1999 a urmat intrarea n a treia etapa a modernizrii i automatizrii bi-

bliotecii noastre, prin implementarea unui nou soft de bibliotec, un program deosebit de

complex, menit s fac posibil respectarea tuturor standardelor impuse de regulile cata-

logrii, dar aducnd n acelai timp o serie de elemente noi, motiv pentru care acest pro-

gram a fost achiziionat de ctre B.C.U. Mihai Eminescu Iai.

4

ALEPH 500.14.2 este un sistem complex, integrat care satisface ntregul sistem

de servicii ale bibliotecii. Noul sistem include WEB, GUI OPAC (interfa grafic cu uti-

lizatorul), circulaia publicaiilor, catalogare, clasificare zecimal, periodice, achiziii, m-

prumut interbibliotecar i de asemenea gestioneaz numeroase funciuni interne incluznd

analize statistice.

Deoarece programul dispune de faciliti pentru descrierea corect i clar a docu-

mentelor bibliografice complexe, un rol important n realizarea acestor cerine l-au avut

bibliotecarii catalogatori.

Din acest motiv, specialitii Serviciului Catalogare al Bibliotecii Centrale Universi-

tare Mihai Eminescu Iai au demarat i finalizat elaborarea unui ghid de descriere biblio-

grafic informatizat n sistemul integrat ALEPH.

Studiul Unimarc-ului ca punct de plecare n dificila, dar laborioasa munc a colec-

tivului nostru, a fcut ca dup aproape 5 ani de tatonri, cutri, n ncercarea uneori a-

proape disperat de a ne ncadra n normele impuse de IFLA, respectiv regulile de cata-

logare ISBD (M), s fim antrenai n crncene dispute chiar pe lista de discuii profesionale

a BCU Iai, BIBLOS. Ideea a fost tocmai de a obine o descriere bibliografic conform cu

normele n vigoare, dar care s serveasc cel mai bine utilizatorii bibliotecii noastre n cer-

cetarea i obinerea informaiilor dorite.

Cele mai dificile situaii ne-au fost impuse n primul rnd de incompetena n co-

recta gestionare a elementelor, care pentru noi, bibliotecarii catalogatori, alctuiesc sursele

de informare, n vederea realizrii unei descrieri bibliografice ct mai complete i ct mai

corecte a crii.

Acest lucru se datoreaz n primul rnd modului de realizare a crilor de ctre edi-

turile din Romnia. Ceea ce putem constata cu tristee, dar i ceea ce ne provoac adev-

rate dileme n momentul prelucrrii crilor, este c pe lng multe edituri de marc, ce

lucreaz dup standarde internaionale, sunt destule edituri care ignor cele mai elementare

5

reguli, astfel nct datele bibliografice ori sunt incomplete, ori apar menionate n diverse

pri ale ale publicaiei.

De multe ori publicaiile au lips pagina de titlu, dar conin o mulime de alte infor-

maii n cele mai diverse zone ale crii (coperta I, IV, cotorul crii, etc.) n loc s aib o

pagin de titlu clar, cu elementele cel mai importante n descrierea bibliografic a crii.

Ceea ce am ncercat s realizm prin publicarea acestui material este de a oferi un

sprijin tuturor bibliotecarilor, mai ales celor din tnra generaie care au nevoie de un

model ct mai pertinent n vederea prelucrrii publicaiilor.

ntruct regulile de catalogare ne sunt impuse de forurile superioare ele reprezen-

tnd rodul muncii unor specialiti n domeniu, sugerm c trebuie s le respectm atunci

cnd publicaia descris ne permite acest lucru. Atunci cnd ne vom confrunta cu situaii

deosebite vom ncerca s alegem soluia care este cea mai apropiat de standardele de

descriere.

Odat cu publicarea acestui material ateptm observaiile, sugestiile, celor care-l vor

consulta, rmnnd n felul acesta deschii tuturor colaboratorilor notri, din Biblioteca

Central Universitar Mihai Eminescu Iai, dar i din celelalte instituii de profil din ar.

7 iunie 2004 Carmen Alexandrescu

ef Serviciu Catalogare

6

PREZENTARE GENERAL

Pentru realizarea acestui ghid materialul de baz folosit a fost Manualul UNIMARC,

editat de Brian P. Holt, asistat de Sally H. Mc Callum & A. B. Long, aprut n 1987 i

tradus n limba romn, ediie aprut n 1993.

Importana realizrii acestui ghid rezid n ideea c ar putea fi folosit ca model i de

alte instituii de profil din ar, care lucreaz n format UNIMARC n vederea realizrii

unui deziderat mai vechi i mult dorit, acela de a realiza schimburi de informaii prin

importul i exportul de descrierii bibliografice, ncercnd s facem primii paii ctre o

catalogare partajat.

De fapt chiar acesta este scopul formatului UNIMARC, acela de a facilita schimbul

naional i internaional de date bibliografice.

De asemenea am folosit toate materialele disponibile, care sunt de altfel enumerate

n bibliografia lucrrii, referitoare la regulile de catalogare impuse de IFLA i anume ISBD

(M) ul prin care se controleaz realizarea descrierilor bibliografice, n vederea asigurrii

unei uniformiti n ceea ce privete catalogarea publicaiilor de tip monografie.

Evoluia rapid a informaticii este n neconcordan cu stasurile i formatele prac-

ticate n catalogare. Regulile i ghidurile de catalogare, concepute iniial pentru a fi folosite

de un operator uman, care dispune de un document i un suport tradiional, nu au fost

gndite pentru utilizarea calculatorului i a softurilor.

De aici provine marea libertate n interpretarea acestor reguli, libertate neacceptat

de informatic.

Prin efortul colectiv al specialitilor din Serviciul Catalogare din Biblioteca Cen-

tral Universitar Mihai Eminescu Iai am ncercat s rezolvm toate cazurile dificile

care nu prea pot fi ncadrate n descrierea bibliografic informatizat.

Ne referim n principal la acele publicaii care provin din donaii, i care din dorina

proprietarului apar sub form de culegere (mai multe opere cu autori diferii, publicate n

localiti i la edituri diferite, ani diferii, deci practic mai multe cri legate ntr-o copert

unic) i care n cazul catalogului tradiional aveau cte o fi cu descrierea bibliografic

pentru fiecare publicaie coninut n legtura respectiv.

Din pcate sistemul informatizat nu permite dect alocarea unui singur barcod

pentru fiecare document (unitate bibliografic), aa nct chiar dac am realiza mai multe

descrieri pentru fiecare publicaie cuprins n legtura respectiv, cota publicaiei este

7

unic i mprumutul n biblioteca noastr, se face pe baza cotei i a barcodului unic, astfel

nct celelalte descrieri nu pot fi luate n considerare pentru mprumutul crii. Deci nu

practicm descrieri separate pentru fiecare lucrare cuprins ntr-o copert unic.

Un alt caz dificil l reprezint publicaiile tip recto-verso care se prezint ntr-o

mare varietate.

Pentru actualizarea unor date privind cmpurile folosite n UNIMARC am accesat

i site-ul http://www.ifla.org/VI/3/p1996-1/sec-uni.htm pentru a vedea noutile i a studia

posibilitatea aplicrii n descrierea publicaiilor catalogate de serviciul nostru.

n materialul realizat am folosit ca exemple numere de sistem realizate n cadrul

bibliotecii noastre din prelucrarea curent sau din reconversia executat din alte sisteme

utilizate anterior implementrii noului soft integrat ALEPH.

Sperm ca exemplele alese s fie ct mai exacte din punctul de vedere al