15

2. ELEMENTE I PROCESE CONEXE COMUNICRII DE TIP EXPUNERE

Evenimentul reprezentat de discurs este doar etapa final a unei activitti intense desfsurate n vederea transmiterii unui anumit mesaj pentru realizarea unui anumit scop. Emittorul, n cazul nostru oratorul, trebuie s cunoasc bine caracteristicile receptorului pentru a da mesajului o astfel de form nct destinatarul s nteleag corect mesajul transmis. n cazul comunicrii orale receptorul este reprezentat de auditoriu. Oratorul trebuie s aib deci cteva notiuni despre comportamentul multimilor si modul n care fiintele umane receptioneaz si stocheaz informatia.

Canalul prin care se transmite informatia este limba vorbit. Oratorul trebuie s fie constient mereu de faptul c mesajul vorbit are caracteristici foarte diferite fat de mesajul scris. Cunoscnd caracteristicile comunicrii orale, oratorul va structura astfel expunerea nct auditoriul s fie stimulat si ajutat n urmrirea desfsurrii transmisiei mesajului. Structurarea mesajului este esential att pentru ntelegere ct si pentru memorare.

n cazul comunicrii orale informatia poate fi furnizat att prin grai ct si prin imagine. Modul de folosire a celor dou suporturi ale mesajului (vorba si imaginea) trebuie nvtat si stpnit pentru a obtine complementaritatea mijloacelor si nu conflictul lor.

Se poate remarca faptul c aceste elemente conexe, categoric mai putin spectaculoase dect discursul propriu zis, acoper o arie mare de cunostinte si reclam un buget de timp important pentru realizarea lor. Pentru a fixa un raport ntre aceste elemente plus procesele conexe si discursul propriu zis v propunem s v reamintiti tabloul Capitularea orasului Breda de Vlazquez. n esent acolo este vorba despre predarea cheilor orasului, nvingtorului spaniol. Dar impresia general transmis de pdurea de lnci si cei doi protagonisti ai ceremoniei, primarul Bredei si generalul Spinola este c ele, cheile, au o important secundar. Fcnd analogii ntre perechile discurschei si elementele conexe discursului grupurile de spanioli si olandezi, se poate sugera raportul despre care discutam mai sus.

Rostul prezentului capitol este de a trece n revist problemele esentiale ale tematicii anuntate pentru elementele si procesele conexe comunicrii verbale de tip expunere.

P ar t e a I C o mun ic a r e v e r b a l s i n o n - v e r b a l

16

2.1. Audienta destinatarul mesajului verbal Atentia pe care trebuie s o acordm audientei, publicului, este justificat de

faptul c ea, audienta, este destinatarul mesajului, iar ntelegerea acestui mesaj este scopul discursului. Modelul simplificat al procesului de comunicare, creat de Shannon si Weaver ne reaminteste c rezultatul procesului nu este un produs fizic (cuvinte sau text) ci un rezultat mental, ntelegerea mesajului. Din acest punct de vedere asculttorul este tot att de important ca oratorul, deoarece nu ne putem imagina mesaj fr destinatar. Dac ntelegerea este rezultatul urmrit, nseamn c informatia va fi selectat si structurat n functie de audient, n functie de nevoile ei si de capacitatea ei de ntelegere. Un mesaj structurat necorespunztor poate fi nteles n mod diferit de audiente diferite!

Pentru a putea pregti corespunztor continutul si forma mesajului trebuie s avem informatii asupra audientei creia ne vom adresa, cteva notiuni despre psihologia multimilor, despre procesele psihologice legate de atentie si receptia mesajelor, precum si informatii despre tehnicile de a crea si pstra o relatie natural ntre audient si orator. Din ratiuni simple, de ordonare a materialului si facilitarea lecturii, aceste informatii au fost grupate n trei paragrafe dup criteriul succesiunii temporare a etapelor comunicrii.

2.1.1. Ce trebuie s stim despre audient n etapa de pregtire a discursului

Orice discurs trebuie pregtit cu atentie, att de ctre un orator nceptor, ct si de ctre unul experimentat. Cine ignor acest ritual nseamn c nu este interesat de rezultatul discursului. Considerm c tema expunerii, mesajul ce urmeaz a fi transmis, precum si publicul cruia ne vom adresa sunt cunoscute. Vom dori desigur ct mai multe informatii despre public.

Este necesar s cunoastem dimensiunea audientei. Nu este acelasi lucru s te adresezi unor prieteni, ntr-un cerc restrns, la tine acas sau la birou, ori unei multimi ntr-un amfiteatru. Dimensiunea audientei pune urmtoarele probleme:

Aranjarea spatiului n care are loc discursul, adic dispunerea spatial a auditoriului fat de orator, asigurarea eventualelor mijloace de sonorizare si iluminare, dispunerea mijloacelor audiovizuale de care se va face uz etc.

Structurarea mesajului si utilizarea mijloacelor ajuttoare n timpul expunerii depinde n mod hotrtor de numrul persoanelor crora te adresezi.

Comportamentul unei multimi este diferit de comportamentul indivizilor ce compun multimea. Un grup de indivizi privati de libertatea de a se manifesta individual si a comunica, nevoiti s asculte un orator, nevoiti s ocupe un loc ntr-o sal, dobndeste o nou personalitate - devine o gloat. Emotiile gloatei (rsul, plictisul, entuziasmul) sunt mai puternice si mai sustinute dect emotiile individului. n multime emotivitatea creste, iar sentimentul responsabilittii, simtul critic si autocontrolul se dilueaz.

Cap i to lu l 2 E l e me n t e s i p r o ces e co nex e co mu n i c r i i d e t i p ex p un er e

17

O alt informatie necesar se refer la structura audientei. Este foarte util s cunoastem componenta audientei dup vrst, nivel de cultur general si structur profesional, pentru a putea evalua interesul pe care-l poate trezi mesajul transmis, utilitatea lui pentru asculttori si modul n care mesajul corespunde unor nevoi ale grupului. Continutul si forma mesajului, selectia informatiei ce va fi transmis depind de aceast structur. Cunoscnd-o, vom putea bnui ce motive i fac pe asculttori s audieze discursul, ce asteapt ei s obtin de la aceast ntlnire.

Oratorul cunoaste tipul discursului pe care-l va tine. El stie dac expunerea este informativ, de prezentare, dac ea face parte dintr-o serie, dac aceast serie este asigurat integral de el, sau de mai multi oratori. Finalitatea ntlnirii trebuie avut mereu n vedere la structurarea mesajului. Se va lua o decizie n urma prezentrii? n ce fel afecteaz decizia pe cei din audient? Dar pe orator?

Se recomand oratorului n mod insistent s fac n scris un tablou al audientei, s rspund ct mai precis la ntrebrile sugerate n cele de mai sus. O sintez a acestor ntrebri este redat n Figura 2.1, conform [1].

Pn cnd nu puteti rspunde relativ amnuntit acestui scurt chestionar, nseamn c nu ati lmurit scopul ntrunirii si al discursului ce-l veti tine.

Este adevrat c nu poate fi prevzut totul. Este adevrat c multimea nu este omogen, c vor fi totdeauna diverse grupuri de interese, poate contradictorii. Este adevrat c nivelul de pregtire al publicului este n general neomogen, cu exceptia unor simpozioane specializate. Cu toate acestea se recomand clduros scrierea caracteristicilor audientei, eventual desenarea grupurilor posibile si a relatiilor dintre ele, precum si desenarea pozitiei oratorului n raport cu aceste grupuri.

2.1.2. Ce trebuie s stim despre audient n timpul desfsurrii discursului

Diferentele dintre audienta modelat de dumneavoastr n timpul pregtirii discursului si audienta real nu vor fi dramatice, asa c priviti cu ncredere viitorul imediat, arborati o min agreabil si treceti rapid n revist auditoriul.

Cte persoane vor participa la ntrunire? Ce le face s participe la ntrunire? Ce interes au ele n legtur cu tema expunerii? Ce rezultat va avea ntrunirea si cum vor folosi ele acest rezultat? ntrunirea face parte dintr-o serie? Dac da, care au fost erorile si succesele ntrunirilor precedente? Ce fel de precedente exist?

Figura 2.1 Analiza audientei

P ar t e a I C o mun ic a r e v e r b a l s i n o n - v e r b a l

18

nftisarea dumneavoastr trebuie s inspire ncredere si o real disponibilitate de comunicare. Priviti cu simpatie publicul si zmbiti-i. Chiar dac nu v arde tocmai de zmbete. Dar prima impresie pe care o faceti este decisiv pentru desfsurarea ntrunirii. n primele momente, nainte de a ncepe s vorbiti, mesajele non-verbale pe care le transmiteti publicului sunt de o important covrsitoare. Dati importanta cuvenit acestui aspect tratat ceva mai detaliat n capitolul 6. Pentru cei ce formeaz auditoriul, dumneavoastr reprezentati (n majoritatea cazurilor) strinul, omul care-i priveaz pentru un timp de libertatea de a comunica ntre ei, care-i oblig s ocupe ordonat un spatiu n care oratorul are o pozitie privilegiat. Ei sunt prin urmare cei frustrati. ncercati s aduceti lucrurile pe fgasul simpatiei.

Indiferent de faptul c suntem spectatori sau actori este bine s stim c atentia este foarte putin controlat de voint. Publicul nu-si poate propune s fie atent. El devine atent dac este interesat. ntreaga art a oratorului const n trezirea si pstrarea interesului publicului pentru receptarea mesajului. Audienta recepteaz mesajul dac se afl n stare de veghe. Veghea este un termen tehnic n psihologie necesar pentru a evalua starea de alert. Starea de alert trebuie creat si mentinut deoarece performanta transmisiei mesajului creste o dat cu cresterea gradului de alert. Aceast crestere a gradului de alert este benefic pn la o anumit limit. Depsirea unei alerte critice penalizeaz drastic performanta transmisiei mesajului. Att oratorul, ct si auditoriul trebuie s creasc progresiv gradul de alert, pentru a ajunge n apropierea performantei maxime. Desincronizrile progresiei strii de alert produc efecte hilare, nedorite si compromittoare pentru transmisia mesajului. Un orator surescitat cu miscri dezordonate, n fata unei multimi placide sau cel putin mirate nu serveste de loc ideii de comunicare a unui mesaj. Audienta trebuie adus cu bgare de seam n preajma alertei critice. Urmrirea atent a reactiei slii va salva discursul de esuare n ridicol si dezordine.

La nceperea discursului primul pas pe care trebuie s-l faceti este s artati c mprtsiti aceleasi interese cu publicul. Spuneti n preambulul discursului c ati luat n consideratie nevoile lor. Vorbiti-le la nceput despre lucruri care-i intereseaz n mod direct. n acest sens dati la nceput cteva extrase (n maniera de prezentare a programelor viitoare la televiziune). Artati cum ideile dumneavoastr se leag de problema expus si de interesul audientei pentru tema discursului.

Este esential s fie create conditii emotionale adecvate desfsurrii discursului. Audienta trebuie s se simt n sigurant cu dumneavoastr. De exemplu, trebuie s fie sigur c veti termina la timp. De asemenea publicul trebuie s fie convins c nu pierde vremea cu ntrunirea, c i vorbeste un specialist, sau cel putin o persoan care cunoaste tema expunerii. Nu ncepeti s v scuzati, nu spuneti c v aflati n fata lor doar pentru c unul mai bun tocmai a plecat si trebuie ca cineva s fie acolo etc. Pe ntreaga durat a expunerii asigurati stabilitatea emotional creat. Aceasta se poate realiza fiind mereu atent la reactia slii. Nu uitati c un sistem automat nu poate functiona stabil dac nu este un sistem cu reactie negativ. Orice manifestare de plictiseal trebuie prelucrat rapid si trebuie

Cap i to lu l 2 E l e me n t e s i p r o ces e co nex e co mu n i c r i i d e t i p ex p un er e

19

luat o decizie. Nu blamati publicul c se plictiseste ci ntrebati-v de ce se plictiseste.

Trebuie s fim constienti c durata maxim a unei ascultri atente nu depseste nici n cazurile cele mai fericite 20 30 minute. n absenta unui interes, sau n cazul unei expuneri monotone, asculttorul si permite mult mai repede o scurt evadare, o stare de visare cu ochii deschisi, gndul i zboar aiurea si nu-l mai urmreste pe orator. Cnd revine, constat c lucrurile nu au avansat prea mult si evadrile sale se nmultesc, pn la separarea complet de activitatea din sal.

Luati n consideratie ora zilei la care are loc expunerea dumneavoastr. Acuitatea intelectual a oricrui individ variaz n timpul zilei n functie de ritmul biologic propriu. Majoritatea oamenilor au acuitatea intelectual maxim dimineata. La fel, pentru majoritatea oamenilor temperatura corpului si nivelul hormonilor atinge un minim dup mas, predispunndu-i la somn. Ritmul n care poate fi fcut o expunere n primele ore ale diminetii difer drastic de cel n care trebuie s o facem dup mas. Efortul de a crea si mentine starea de veghe dup mas va fi considerabil mai mare, iar atentia la varietatea si ritmul discursului va trebui s fie si ea deosebit. Tinnd cont de toate cele spuse se recomand ca esentialul s fie expus n prima parte a discursului, iar dup fiecare interval de aproximativ 10 15 minute s fie inserat n expunere o pauz, o scurt digresiune (istorioar) pentru a ntrerupe monotonia relativ a discursului.

Atentia se deconecteaz automat la stimuli repetitivi. De aceea discursul trebuie s foloseasc toate metodele care asigur varietatea stimulilor: stil si vitez de vorbire, volum si intonatie etc. Oratorul trebuie s fie constient mereu c ntr-un fel oarecare el trebuie s compenseze prin stimuli suplimentari frustrarea audientei de a fi privat de autoexprimare si interactiune social (vorbirea cu vecinul este o interactiune social). Desi poate prea nepotrivit, trebuie s-i reamintim oratorului c are un fel de contract cu publicul. ncrederea cstigat la nceput nu trebuie risipit. Nu trebuie s dezamgiti auditoriul cerndu-i s fie atent, n timp ce dumneavoastr v artati plictisit si dezinteresat de tema expunerii. Trebuie s manifestati fat de tem cel putin acelasi entuziasm pe care l doriti din partea lor. Nu este o simpl chestiune de politete! O prezentare entuziast si energic este totdeauna mai eficient dect una monoton si indiferent. Cercetri repetate au demonstrat c n cazul unei expuneri dinamice si entuziaste ntelegerea lectiilor precum si gradul de retinere a informatiei sunt considerabil mai mari dect n cazul lectiilor expuse monoton si indiferent, lipsit de vlag.

2.1.3. Relatia oratorului cu audienta Oratorul trebuie s fie mereu constient de faptul c sarcina lui este aceea de a

face auditoriul s nteleag mesajul transmis. Cooperarea cu auditoriul este esential. Nu uitati c sarcina dumneavoastr este s transmiteti mesajul pentru Ei, si nu s nsirati vorbe timp de X minute! Realizarea cooperrii nu este o sarcin simpl. Ea trebuie privit ns cu ncredere.

P ar t e a I C o mun ic a r e v e r b a l s i n o n - v e r b a l

20

Trebuie s stim c nivelul mediu al prestatiei oratoricesti este sczut, iar publicul este n general uluitor de indulgent cu micile erori sau dovezi de nendemnare, atunci cnd simte c oratorul este bine intentionat. Tracul dumneavoastr nu este receptat de auditoriu. El este starea dumneavoastr interioar. n primele momente publicul este mai interesat de alte aspecte ale prezentei dumneavoastr dect de tracul pe care l aveti. l va interesa mai mult mbrcmintea si aspectul deoarece el va ncerca s v ncadreze ntr-unul din tiparele care-i sunt familiare. Un personaj chel, cu ochelari negri, cu cravat si costum n plin zi de var clduroas va fi plasat rapid ntr-o categorie defavorizat. Un profesor risc s fie clasat mereu ca unul care a venit s-i dscleasc pe cei tineri. Ce te faci ns dac esti chel si cu ochelari negri? Prima ncadrare este inevitabil. Trebuie doar s fii constient de ea si s lupti constant pentru a dovedi c un om chel cu ochelari poate fi si simpatic. Prin comportamentul dumneavoastr nu trebuie s ntriti un stereotip defavorabil!

Relatia dintre individ si semenii si a fost studiat de multi psihologi. Adeseori, ca indivizi nu ne dm seama ct de mult depinde imaginea noastr despre noi de persoanele care ne nconjoar. n fond individualitatea noastr este o structur social, dobndit dintr-o experient social. Nu putem ignora evaluarea pe care o fac altii. Asta este situatia, nu trebuie s ne prefacem c nu stim, sau s ne fie rusine. Nu exist vorbitor, novice sau experimentat, care s nu se ntrebe Cum art?, Ce cred ceilalti despre mine?, M-am prezentat bine? Este bine s fim constienti de fenomen si s ntelegem cteva reguli de baz pentru a negocia n mod favorabil relatia noastr cu publicul.

Publicul nu este o multime omogen. ncercati s identificati gruprile din interiorul audientei. Dac exist, ncercati s identificati liderul. Sociologii spun c de regul, ntr-un grup numeros se exercit dou functii de lider: unul este specialistul recunoscut drept expert, a crui prere tehnic conteaz (liderul formal), iar altul este liderul subiectiv (informal). Urmrirea reactiilor lor este util pentru prevenirea unor evolutii nedorite.

Cum identificm liderul? Problema nu este prea complicat deoarece (de regul) liderul este persoana cea mai atent, constient parc de rolul ei, are o atitudine nonsalant, sigur de sine (picior peste picior, relaxat, se aseaz de preferint n primele rnduri etc.). Audienta arunc priviri scurte spre el, dar liderul nu se uit la audient. Nu trebuie s dm atentie exagerat liderului, dar nici nu trebuie s ne subliniem n mod stngaci independenta ignorndu-l. Dac putem, prin atitudinea noastr este bine s omogenizm grupul, dnd atentie pe rnd tuturor factiunilor audientei.

n relatia pe care o stabiliti cu publicul are o mare important prelucrarea corect a reactiilor audientei la expunerea dumneavoastr. Cum depistati reactia slii? Sprncenele si gura persoanelor din sal sunt deosebit de expresive, indicnd starea lor de spirit. Chiar dac vorbitorul nu admite n mod deschis, el stie s deosebeasc o privire interesat de una plictisit. Contactul cu sala prin intermediul privirii este esential. Nu evitati acest contact! Priviti sala! Este mult mai

Cap i to lu l 2 E l e me n t e s i p r o ces e co nex e co mu n i c r i i d e t i p ex p un er e

21

convenabil s reactionm prompt la cteva priviri plictisite, nainte ca starea s degenereze n foial pe scaune, susoteal, zgomot produs n mod constient pentru a atrage atentia c starea de comunicare a luat sfrsit.

Dac pn acum nu ati dat atentia cuvenit reactiilor slii si identificrii lor, cel mai bun lucru pe care-l puteti face este s ascultati cu atentie un discurs. Un asculttor atent are sanse bune de a deveni un orator atent la reactiile audientei.

2.2. Importanta si rolul actiunilor pregtitoare ale expunerii Experienta dovedeste c toate actiunile reusite au fost pregtite temeinic.

Pregtirea unui discurs ofer oratorului siguranta c totul este gata pentru confruntarea cu publicul, c materialul ce trebuie prezentat este bine organizat, n cantitate suficient si adaptat scopului urmrit.

Operatiunile de documentare, selectie, planificare si aranjare a materialului se fac n functie de scopul urmrit, tinnd cont de cteva reguli formulate pe baza cercetrilor n domeniul psihologiei si proceselor de memorare si nvtare.

nainte de a ncepe actiunile pregtitoare, trebuie s rspundem n mod clar la ntrebarea: Care este scopul ntrunirii? Abia dup ce am reusit s rspundem convingtor la prima ntrebare, putem s o formulm pe urmtoarea: Care este subiectul expunerii? Ordinea ntrebrilor poate prea invers doar la o analiz superficial. Scopul este mai specific dect subiectul. Avantajul de a ne gndi prima dat la scop const n faptul c astfel audienta este inclus n calcule cu toate nevoile ei. Trebuie s cunoastem de asemenea rspunsul la ntrebarea: Care este durata expunerii? Lmurind aceste puncte de plecare vom avea mereu n vedere c prezentarea se face:

pentru aceast audient, pentru acest scop, n acest interval de timp. Este bine s pregtim un mic excedent de material deoarece este imposibil s

cunoastem dinainte ritmul n care va evolua expunerea. Ar fi gresit s impunem un ritm de prezentare fr a tine cont de audient. Misiunea oratorului nu const n a trece prin x pagini n y minute, ci de a transforma expunerea ntr-o explorare fascinant a subiectului.

O pregtire corect a expunerii va avea patru rezultate remarcabile: o selectie bine gndit a materialului, asigurarea unei structuri coerente a expunerii, crearea unei argumentri judicioase a temei si gsirea cilor de a face expunerea memorabil.

2.3. Selectarea bine gndit a materialului Cele ce urmeaz sunt scrise pornind de la ideea c dumneavoastr, oratorul,

cunoasteti subiectul prezentrii foarte bine, sunteti specialist n tema pe care o veti

P ar t e a I C o mun ic a r e v e r b a l s i n o n - v e r b a l

22

expune. Sau sunteti mcar n situatia n care despre subiectul n cauz dumneavoastr stiti mult mai mult dect majoritatea audientei creia i veti vorbi.

Prima etap a pregtirii discursului are un puternic caracter creativ [2], fiind vorba de documentare. Sursele de informatii sunt bibliotecile, librriile, arhivele, iar n ultimul timp Internetul. Fie c efectuati o documentare scurt, de reactualizare a cunostintelor, fie c faceti o cercetare documentar ampl, elementele pe care le considerati importante trebuie fixate ntr-un mod eficient pentru o revizuire viitoare. ntocmirea fiselor este una dintre cele mai recomandate metode de documentare.

Exist persoane care cedeaz fascinatiei de a naviga haotic n arhipelagul care poart numele temei lor. Tentatia de a mbogti informarea prin raiduri colaterale este mare, dar timpul dedicat acestor fermectoare aventuri spirituale creste n mod periculos. Chiar dac l ntelegeti pe Ulise, gnditi-v mai mult la Penelopa discursului dumneavoastr dect la Nausicaa. nvtati s culegeti material valoros, n cantitti corelate totdeauna cu timpul afectat discursului dumneavoastr. Dup aceast etap de documentare urmeaz selectia materialului.

Pentru a face o selectie judicioas, prima decizie pe care o veti lua tinnd cont de audient si scopul ntrunirii va fi la ce trebuie s renuntati din materialul pe care-l aveti la ndemn. Ca specialist, veti sti ce nu trebuie neaprat s cunoasc audienta. De ce tiere si nu adugare? Pentru c volumul informatiei pe care putem s-l transmitem prin comunicare verbal este redus, pentru c audienta va retine dup cteva ore doar cteva idei, nu detalii, pentru c un discurs trebuie doar s incite, s trezeasc interesul pentru o tem, pe care apoi asculttorul o poate studia cu succes pe cont propriu. Este o greseal s ncercati s transmiteti verbal informatii ce pot fi transmise doar n scris!

Chiar dac tema pe care vreti s o expuneti este cu totul nou pentru audient, n selectarea materialului amestecati ideile noi cu unele idei mai vechi. Asculttorul trebuie s gseasc n peisajul pe care-l zugrviti si lucruri cunoscute. Altfel interesul su pentru un mediu strin si ostil va scdea foarte repede. Construiti dezvoltarea n jurul unor repere care-l ajut pe asculttor s v poat urmri. Alternnd lucrurile familiare cu cele ciudate, cele noi cu cele vechi, atentia audientei poate fi mentinut flexibil si n alert.

Pentru a facilita ntelegerea, folositi exemple. Alegeti numai exemplele cele mai bune! Exemplele pe care le dati trebuie s fie scurte, familiare si concrete. Exemplele trebuie alese cu grij naintea expunerii. Nu v hazardati n alegerea exemplelor n timpul expunerii.

Att pentru mentinerea treaz a atentiei, ct si pentru a oferi scurte pauze pentru destindere si facilitarea memorrii ideilor noi, este recomandabil ca n expunerile lungi s alternati teoria cu anecdotele, seriosul cu humorul. i aici trebuie msur. Este preferabil s meditati asupra anecdotelor potrivite naintea discursului.

Rezultatul selectiei operate se va materializa printr-un material faptic convingtor, un numr nu prea mare de idei noi ce trebuie transmise, o colectie de

Cap i to lu l 2 E l e me n t e s i p r o ces e co nex e co mu n i c r i i d e t i p ex p un er e

23

exemple simple si convingtoare si o rezerv convenabil de anecdote, dac doriti s propuneti audientei s v urmeze un timp mai ndelungat n lumea ideilor dumneavoastr. Acest material brut trebuie organizat.

2.4. Asigurarea unei structuri coerente a expunerii Materialul selectat v este familiar, ordinea n care urmeaz s-l prezentati s-ar

putea s fie foarte clar pentru dumneavoastr. Dar si audienta trebuie s ajung la concluzia c se descurc n informatia nou achizitionat si vede o cale de a o utiliza. Pentru a crea audientei aceast senzatie, trebuie creat un tipar n care s turnati materialul, trebuie s-i dati o form, o structur pe care auditoriul s o perceap foarte repede pentru a pune ordine n idei.

Cum percepe omul o structur? Exist patru teorii care ncearc s explice cum percepe omul o structur.

Teoria formelor (Gestalt Psychologie), de provenient german, se bazeaz pe faptul c fiintele umane vd structuri n obiectele nconjurtoare, pe care le ordoneaz n conformitate cu 5 criterii: similitudine, proximitate, delimitare, continuitate si apartenent.

A doua teorie se bazeaz pe existenta unui simt de orientare necesar fiintelor vii pentru a supravietui. Nevoia de a avea o hart poate fi exploatat elabornd o structur desenat a expunerii si navignd apoi n ea n mod explicit pentru a da senzatia c lucrurile avanseaz (si c se vor termina la timp!). Sentimentul c esti ghidat de o mn sigur are efect benefic pentru audient.

A treia teorie se bazeaz pe importanta numrului 7. Se pare c 7 este un numr natural, reprezentnd capacitatea canalului uman de comunicare evaluat la o valoare medie n jurul a 2,6 biti pe secund. Conform acestei legi expunerea trebuie sectionat ntr-un numr de segmente ct mai aproape de 7.

A patra teorie se bazeaz pe importanta gruprii elementelor informatiei pentru facilitarea memorrii. Cea mai bun ilustrare a ideii este retinerea numerelor de telefon pe grupe de dou sau trei cifre.

Nu este crucial s alegeti tipul de structur. Important este ca structura s existe, iar audienta s o simt si s o foloseasc drept ghid n ordonarea ideilor. Imaginati-v ce s-ar ntmpla la Opera Romn iarna, n seara unui spectacol de gal, dac la garderob nu ar exista cuiere pentru haine ci doar o tejghea. Nu uitati c aceste cuiere sunt numerotate, adic exist un mijloc de reperare a hainei care v intereseaz pe dumneavoastr. Oratorul este obligat moral s ofere asculttorilor un cuier generos n care ideile s poat fi usor fixate si reperate ulterior.

Cele patru teorii despre perceptia unei structuri pot fi folosite pentru a genera un tipar simplu, clar si sugestiv pentru expunerea dumneavoastr. Un numr de aproximativ sapte elemente pot fi desenate, artnd conexiunile dintre ele, alternativele, evolutia rationamentului spre final. Nu ezitati s desenati sau s scrieti pe hrtie aceast structur, att pentru uzul dumneavoastr, ct si mai trziu, pentru uzul audientei. Tabla, un retroproiector, sau alt mijloc vizual de comunicare

P ar t e a I C o mun ic a r e v e r b a l s i n o n - v e r b a l

24

pot folosi la prezentarea initial a structurii si la marcarea succesiv a etapelor pe care le-ati parcurs. Asculttorul se va simti n sigurant dac vede evolutia expunerii. Dac aceast evolutie va fi n concordant si cu timingul anuntat, el v va privi cu simpatie, nu va fi ostil, atmosfera va fi destins, iar receptivitatea lui va fi mai mare dect n cazul n care luminita de la captul tunelului ntrzie s apar.

Unii oratori prefer s anunte n linii mari structura si s o deseneze n mod dinamic pe parcursul expunerii, sau s o deseneze pe un transparent si s o proiecteze cu un retroproiector descoperind progresiv, pe msur ce expunerea avanseaz, structura anuntat. n acest fel fiecare micropauz ce marcheaz trecerea de la o sectiune la alta va crea pe de-o parte timpul necesar pentru memorare, iar pe de alt parte va mentine starea de alert necesar pentru participarea activ la expunere. Vznd cum creste structura, sub ochii lor, asculttorii pot s se simt prtasi la proces, ncrederea n orator creste, mrind sansele de succes ale expunerii.

Pentru a pstra claritatea discursului si ncrederea audientei trebuie s fiti mereu atenti la definirea termenilor, la exemple, la probe, alternative, la sursa informatiei si la fiabilitatea materialului pregtit. Iar acestea toate se fac n momentul n care (n etapa pregtitoare a discursului) verificati cum corespunde structura adoptat scopului urmrit.

2.5. Structurarea rationamentului Dup ce ati selectat materialul expunerii n functie de scopul urmrit, n functie

de audienta creia i veti expune subiectul si timpul n care trebuie s v ncadrati, dup ce ati organizat materialul ntr-o structur clar si simpl, trebuie s v gnditi la construirea rationamentului, la organizarea detaliilor pentru a realiza demonstratia. n general orice expunere are un rationament pe care oratorul l mprtseste audientei. Construirea acestui rationament este a treia sarcin important a pregtirii expunerii.

Nu trebuie s uitm c rationamentul va fi expus verbal iar argumentatia verbal poate doar s schiteze elementele importante ale cazului (formularea problemei), s treac n revist etapele importante ale rationamentului si s prezinte solutia problemei, sau concluzia.

Dac aveti de prezentat un caz cu multe detalii, rezumati, opriti-v la cteva detalii deosebite si indicati bibliografie accesibil. Rezumarea nu nseamn lips de acuratete! Acuratetea prezentrii verbale este la fel de important ca si acuratetea prezentrii scrise. Oratorul trebuie ns s se gndeasc mereu la pstrarea contrastului necesar ntre detaliu si ideile importante pentru a facilita ntelegerea si memorarea. Pe de-o parte luxul de amnunte nu poate fi retinut, iar pe de alt parte amnuntele n cantitate excesiv vor neca ideile.

Multe rationamente stiintifice sunt de tip inductiv. Dar nu v hazardati n prezentarea complet a inductiei. ntr-o comunicare verbal nu puteti face mai mult dect s fixati ipotezele, s dati cteva exemple ilustrative pentru tipul de

Cap i to lu l 2 E l e me n t e s i p r o ces e co nex e co mu n i c r i i d e t i p ex p un er e

25

rezultat obtinut si s formulati concluziile. n legtur cu exemplele ilustrative, trebuie fcut urmtoarea remarc: nu dati exemple de tipul exceptia ntreste regula. Aceste exemple nu sunt cel mai fericit mod de ilustrare intr-o expunere verbal. Dati exemple bune, nu semnati dubii pe un teren insuficient consolidat. Fiintele umane prefer demonstrarea direct celei indirecte. Ei prefer s stie c acesta ESTE cazul si nu c toate celelalte posibilitti NU POT FI cazul. Oamenii prefer calea simpl si direct spre tint.

Se poate ntmpla ca expunerea dumneavoastr s nu fie una stiintific, cu o structur intrinsec foarte clar, de tipul: expunere ipoteze, exemple puternice, concluzii. Dac este vorba pur si simplu de a spune o poveste, sau de a prezenta o secvent de fapte interesante, se poate adopta o structur de tip nlntuire a faptelor, care decurg unul din cellalt.

2.6. Cum putem face o expunere memorabil? Facem o expunere, o prezentare, sau tinem un discurs pentru a comunica o

informatie util audientei. Dorim ca audienta s retin aceste idei, s le utilizeze, dorim ca mesajul ntlnirii s fie durabil. n aceast lumin, cuvntul memorabil va avea un continut mult mai prozaic dect adjectivul nsotitor al discursurilor prezidentiale. Pentru noi un discurs este cu att mai memorabil cu ct asculttorul retine o cantitate mai mare din informatia pe care i-am transmis-o.

Existenta plcerii mentale strnit asculttorului de audierea discursului este un indiciu important al faptului c el nvat. Plcerea este un indicator biologic vital pentru ceea ce trebuie s facem si pentru ceea ce nu trebuie s facem. Faceti deci expunerea plcut!

Pentru a gsi cile ce duc spre obiectivul dumneavoastr si pentru a ntelege demersul sugerat de acest paragraf este necesar s cunoastem cteva notiuni despre mecanismele memoriei n comunicarea verbal. Cercetrile asupra memoriei arat c ea este de dou feluri: memorie de scurt durat si de lung durat. n majoritatea cazurilor memoria de scurt durat stocheaz pentru timp scurt cuvinte separate, fraze. Durata aproximativ a memoriei de acest tip este de ordinul minutelor. Memoria de lung durat este semantic, stocheaz idei, fapte si nu cuvinte sau fraze. Durata ei apare permanent n raport cu prima. Evenimente puternice pot sterge practic tot ce a fost achizitionat n ultimele 20 minute. Pentru a salva ideile forte ale discursului, o tehnic simpl ar fi s grupati elemente ale expunerii sub umbrela unui cuvnt cheie la intervale de cteva minute. Apoi, cu o micropauz faceti loc n jurul ideii pentru a o evidentia si a mri sansa de a fi memorat. Dac mai tinem cont si de faptul c primele impresii sunt cele mai puternice si au sansa cea mai mare de a fi retinute, ar nsemna ca punctele forte ale discursului nostru trebuie s fie expuse n primele 10 minute.

Este util s cunoastem existenta a trei efecte importante legate de memorie si memorare:

P ar t e a I C o mun ic a r e v e r b a l s i n o n - v e r b a l

26

Efectul Von Restorff se refer la modul n care ne reamintim evenimentele neuzuale. Dac asociem ideii pe care dorim s o subliniem un gest sau o actiune neuzual, sansa ei de a fi bine memorat creste. Paleta actiunilor neuzuale este destul de larg, iar eficienta lor variaz. Scrierea unui cuvnt cheie pe tabl poate fi o actiune neuzual n anumite conditii. O anecdot, sau o pauz emfatic, de asemenea. Ct despre efect... rmne de vzut. Riscul de a deveni ridicol exagernd utilizarea actiunilor neuzuale trebuie de asemenea luat n consideratie.

Elementele continute n primele fraze ale discursului dumneavoastr au sans mai mare de a fi retinute de ctre audient deoarece ele au privilegiul de a fi plasate la extremitatea unui segment important al expunerii, la nceput n acest caz. Efectul opereaz si dup o pauz de cafea, sau o pauz de expunere bine evaluat.

Memoria opereaz la fel si asupra frazelor plasate la cealalt extremitate a discursului, adic la ncheiere. Punctul final al discursului are sanse mari de a fi retinut, eventual sub genericul ultimele cuvinte ale lui X au fost.

Cercettorii au ncercat s explice mecanismele memoriei elabornd teorii care sunt mai mult sau mai putin satisfctoare. Fr a intra n detaliile acestor teorii, este bine s stim cum si ct uitm. Conform unor surse [1] uitm:

dup 1 or - mai mult de 50%, dup 9 ore - aproximativ 60%, iar dup 1 lun - am pierdut cam 80% din informatia initial.

La prima vedere aceste constatri par dezastruoase. Att de putin rmne

audientei din ceea ce i-am transmis cu atta trud? Din pcate asta este realitatea, orict de revoltati am fi. Inteligenta ne poate cluzi ns la o gestionare potrivit a acestui putin. Este problema celui ce ajuns n pestera lui Ali Baba trebuie s selecteze bunuri n limita greuttii pe care o va putea transporta pe cile ostile ale desertului.

Practica si cercettorii arat c pesimismul legat de capacitatea noastr de a retine informatii utile, pesimism alimentat de procentele alarmante ale pierderilor, nu este ntru totul justificat. Creierul uman ofer posibilitti nebnuite de stocare a informatiei datorit constructiei sale extrem de sofisticate. Se pare c memoria n sine nu are limite pe care noi s le putem testa.

Cercetrile orientate spre asigurarea durabilittii informatiei stocate n creier sunt n continuu progres. Desi rezultatele sunt doar partiale, aplicarea lor d satisfactie. Fiecare poate constata c degradarea informatiei stocate este cu att mai lent cu ct materialul prezentat a fost mai organizat, cu ct au fost utilizate mai mult asociatii de idei si semnificatii. Pentru a recupera o informatie stocat n memoria unui calculator trebuie s indicm calea pe care se ajunge la ea. Dac am exploata analogia dintre acest procedeu si cel al reamintirii unei informatii stocate

Cap i to lu l 2 E l e me n t e s i p r o ces e co nex e co mu n i c r i i d e t i p ex p un er e

27

n creier, am ntelege mai bine rolul organizrii expunerii si am asigura ideilor valoroase ale prezentrii perenitatea dorit.

Se pot enunta trei reguli ce trebuie respectate n prepararea unei expuneri: Regula 1: Fiind constienti de faptul c cea mai mare parte a expunerii va fi uitat, alegeti cu grij punctele ce nu vreti s fie uitate si concentrati-v asupra lor.

Regula 2: O organizare clar si o structur usor recognoscibil, sunt un sprijin puternic pentru memorie. Oferiti memoriei, creierului, un suport pe care ideile importante ale discursului dumneavoastr s fie ordonate aerat si accesibil.

Regula 3: Intervalul de timp necesar ntre producerea evenimentului si memorarea lui este semnificativ si trebuie asigurat. Tcerile si pauzele ajut la fixarea informatiei. Ele reprezint un respiro necesar pentru memorare. Repetarea ajut si ea la fixare. Repetati cel putin de dou ori sub forme diferite ceea ce doriti s subliniati. ntrirea poate fi fcut utiliznd mijloace vizuale. Combinati dac puteti toate ajutoarele (musculare, cinetice, vizuale) pentru a intrri cele expuse.

2.7. Notitele - un suport obligatoriu al expunerii n momentul n care pregtirea avanseaz, se pune problema nregistrrii

discursului. n ce fel? Scris n ntregime? Notite? Ce fel de notite? Iat n continuare patru feluri de a pregti un discurs, cu avantajele si

dezavantajele lor.

Scrierea integral a textului discursului Metoda prezint putine avantaje: Creeaz iluzia c citirea textului complet salveaz, pe oratorul devenit

cititor, de emotii si surprize; Un alt avantaj iluzoriu este acela c textul poate fi distribuit naintea

ntrunirii. Dezavantajele sunt multe si mari: Citind, oratorul pierde contactul vizual cu sala, auditorul se simte abandonat

si pierde rapid interesul pentru ntrunire; Monotonia cititului face imposibil urmrirea textului deoarece limbajul

scris nu are acelasi obiectiv ca limbajul vorbit. Actorii pot salva valoarea textului scris citindu-l ntr-un mod interesant, dar aceasta necesit o ndemnare deosebit si antrenament. Indivizii apartinnd altor categorii profesionale nu posed aceste calitti dect n cazuri rare.

Motivatia dezavantajelor enumerate rezid n faptul c limbajul scris difer mult de limbajul vorbit. Limbajul vorbit foloseste mult repetitia. Prin modulatiile

P ar t e a I C o mun ic a r e v e r b a l s i n o n - v e r b a l

28

vocii se transmit lucruri ce au echivalenti grafici destul de complicati n limbajul scris (paranteze, caractere italice, aldine, ghilimele, sublinieri etc.). Prin comunicare verbal avem parc un contact direct cu gndirea oratorului, n timp ce limbajul scris este o nregistrare fosil a gndurilor autorului.

Alegerea vocabularului este de asemenea foarte diferit n cele dou cazuri. Vocabularul limbajului vorbit este familiar, nrudit cu vorbirea zilnic, iar gramatica este practic absent, nlocuit fiind de intonatie si repetitie. Scrisul este construit dup reguli gramaticale, iar vocabularul este mult mai elaborat. Exist o singur concluzie: citirea manuscrisului expunerii este calea cea mai sigur de a pierde rapid atentia si interesul audientei.

Memorarea textului discursului Avantaj: Permite pstrarea contactului vizual cu audienta si gestica. Dezavantaje: Pericolul uitrii unor pasaje si a succesiunii lor; Stresul generat de ntrebarea oare am s-mi aduc aminte?; Eventualele ntreruperi pot compromite derularea poeziei; Se pierde timp si energie n defavoarea pregtirii continutului discursului; Plus dezavantajele textului scris, care se propag. Avantajul aparent amintit se pierde n noianul de dezavantaje. Asa c nu

ncercati metoda la discursuri ce depsesc ca lungime o urare sau un toast (scurt!).

Producerea discursului dup notite Avantaje: Metoda ofer flexibilitate, spontaneitate si transparent; Reactia slii poate modifica structura si continutul discursului, adaptndu-l

necesittilor audientei; Permite contactul vizual si gestica spontan; Pentru audient este cea mai agreabil form de a participa la ntrunire. Citatele trebuie s fie citite. Astfel ele capt mai mult greutate si v ajut s

demonstrati c sunteti pregtit si nu improvizati. Nu este recomandat citarea din memorie. Publicul este reticent la manifestri exibitioniste de memorie.

Este singurul mod n care se poate produce un discurs interesant si cu efectul scontat, adic retinerea unei cantitti ct mai mare de informatie de ctre audient.

Expunere fr pregtirea vreunui material scris Avantaje: Spontaneitate si senzatia de libertate. Dezavantaje: Nepregtind expunerea, controlul cantittii materialului necesar este practic

imposibil;

Cap i to lu l 2 E l e me n t e s i p r o ces e co nex e co mu n i c r i i d e t i p ex p un er e

29

Pregtirea dumneavoastr este perisabil si nefiabil. Este absolut nerecomandabil. Dac sunteti invitat insistent s vorbiti nepregtit, faceti rapid un plan, n timp ce sunteti prezentat. Apoi limitati-v la o singur idee sau glum, spuneti-le scurt si ncheiati rapid, pn nu este prea trziu.

2.7.1. Cum pregtim notitele discursului Notitele sunt memoria dumneavoastr extern, sigur, care nu v trdeaz, care

rezist stresului si salveaz eventualele ruperi de film. Pe lng functia de memorie extern, notitele dau o structur informatiei ce urmeaz a fi transmis. Dac sunt bune, ele reprezint scheletul expunerii, harta necesar orientrii, faimosul (de acum) cuier numerotat pentru idei, deoarece titlurile trebuie s aib o succesiune logic. Nu transformati ns notitele n versiunea complet a conferintei!

O cale de a pregti notite: n stnga hrtiei scrieti gros cuvintele cheie iar detaliile puneti-le n partea dreapt. Succesiunea de cuvinte cheie n stnga si detaliile nsirate pe mai multe rnduri scurte n fsia dreapt, creeaz imaginea unei structuri clare. Nu scrieti notitele ntr-o singur culoare. Culorile v pot ajuta s faceti distinctie ntre diversele prti ale notitelor. Unii scriu cu rosu numai citatele, pentru a le repera usor.

O alt cale de a pregti notite const n a scrie punctul central n negru, ngrosat, iar materialul periferic n verde. Partea verde se va utiliza numai dac este timp. Aceast tehnic permite s v creati notite pentru diverse audiente, cu diverse capacitti de absorbtie a detaliilor.

n timpul producerii notitelor asigurati-v de faptul c dimensiunea scrisului este potrivit pentru cititul de la distant. Pentru cuvintele cheie si pentru titluri se recomand litere avnd nltimea dubl fat de restul textului.

Pentru notite nu se recomand foi de hrtie. Utilizati cartele de carton avnd formatul standard A5 sau unul apropiat. Avantajele cartelelor:

Sunt usor manevrabile datorit rigidittii lor; Nu fsie n microfon; Nu le ia vntul, nu se lipesc una de alta; Ordinea aranjrii poate fi diferit, oferindu-v flexibilitatea necesar

situatiei; Audienta are senzatia c expunerea este ordonat si mai cu seam vede c

teancul de cartele se micsoreaz. Cnd utilizati foi acest lucru este mai putin evident si ca urmare anxietatea audientei este mai mare;

Adugarea unui material nou este mult usurat; Sunt usor de transportat si revizuit cu putin timp naintea discursului. Utilizati o singur cartel pentru o idee. Scrieti ideea sau titlul sectiunii n coltul

stng, sus, cu caractere ngrosate. Ordonati apoi materialul cu cuvintele cheie n stnga si figurile, faptele, citatele n dreapta.

Nu este o rusine s utilizezi cartele! Din contr, efectul psihologic asupra audientei este benefic. Se vede c s-a pregtit, Este stpn pe subiect, c uite

P ar t e a I C o mun ic a r e v e r b a l s i n o n - v e r b a l

30

abia se uit la notite, Hai c nu mai este mult, uite ce putine cartele au rmas vor spune Ei si se vor simti bine, n sigurant, urmrind cu interes derularea. Nu v jucati cu cartelele n timpul expunerii, nu le amestecati, nu le rsfoiti. Notitele nu sunt crti de joc pe care urmeaz s le amestecati, orict de miestrit ati face-o.

2.7.2. Problema notitelor pe care le iau Ei Trebuie s v puneti problema asta deoarece dac Ei noteaz, sansa ca

informatia s fie memorat creste considerabil (pn la de sase ori!). O eroare fatal ar fi ca dumneavoastr s scrieti aceste notite si s le distribuiti. Este cea mai proast actiune pe care o puteti face.

Ajutati audienta scriind cuvintele cheie si subliniind prtile importante. Structura expunerii dumneavoastr se dezvluie treptat si rmne scris, ca un marcaj turistic. Gndul la marcajul turistic este deosebit de fecund dac vreti ntr-adevr ca Ei s poat iesi din pdurea fermecat.

Nu uitati definitia pe care o dau studentii cursului: o perioad de timp n care notitele conferentiarului sunt transferate n notitele studentului fr a trece prin mintea vreuneia din prti.

2.8. Sprijinirea discursului prin mijloace vizuale n paragrafele precedente s-a justificat necesitatea asigurrii unei mari varietti

a prezentrii informatiei ce dorim s fie receptionat de auditoriu. Pe lng exploatarea tuturor valentelor aparatului fonic uman, este recomandabil s venim n sprijinul discursului si cu mijloace ajuttoare vizuale, altele dect cele ce constituie elemente ale comunicrii non-verbale.

Ajutoarele vizuale cel mai frecvent utilizate n expunerile cu caracter general sau cu caracter tehnic sunt urmtoarele: clasica tabl neagr, plansele de hrtie, foi de hrtie distribuite, epidiascoapele pentru diapozitive sau figuri, aparatele de proiectie pentru filme, mijloace audio asociate, retroproiectoarele, modele, machete etc. Prezentul paragraf si propune s prezinte calittile mijloacelor ajuttoare vizuale si cteva reguli utile pentru utilizarea lor judicioas.

Avantajele prezentrii vizuale: Mijloacele vizuale capteaz atentia. Ele au asupra asculttorului un impact

mai mare dect vorbele singure. Mijloacele vizuale asigur varietatea. Elimin monotonia si plictiseala.

Reprezint cel mai convenabil mod de a fragmenta expunerea n bucti mici. Cam la fiecare 5 10 minute este bine s utilizm un ajutor vizual.

Mijloacele vizuale se constituie ntr-un mijloc de ntrire a mesajului verbal. Utilizarea lor mbuntteste senzatia de structur a discursului. Cercetrile arat c eficienta nvtatului si a memorrii este ordonat conform situatiilor n care se face nvtarea, astfel:

Vznd obiectul real sau evenimentul;

Cap i to lu l 2 E l e me n t e s i p r o ces e co nex e co mu n i c r i i d e t i p ex p un er e

31

Vznd o fotografie sau un desen; Vorbindu-se despre eveniment; Citind despre eveniment.

Experimental, G. Norbis a demonstrat superioritatea prezentrii verbal-vizuale n comparatie cu cea doar verbal sau doar vizual, n ceea ce priveste cantitatea de informatii retinute dup trei ore, respectiv trei zile:

Volumul de informatie retinut

Mijloace de prezentare dup trei ore dup trei zile Verbal 70% 10% Vizual 72% 22%

Verbal-vizual 85% 65% Utilizarea mijloacelor vizuale conduce la economii de timp. Perceptia

vizual este mai rapid si mai sigur dect descrierea verbal. Asigur asimilarea unei cantitti mari de informatii bine organizate, ntr-un interval de timp scurt. ncercati s v imaginati ct timp v-ar lua descrierea verbal a unui obiect mai complicat si ct ati economisi proiectndu-i imaginea.

Mijloacele vizuale ofer aceeasi imagine pentru ntreaga audient. Ele ne asigur c fiecare are n minte acelasi lucru. Unele informatii si efecte speciale nici nu pot fi prezentate dect vizual.

Mijloacele vizuale l ajut pe orator, i sprijin memoria. i dau sentimentul c este bine pregtit si l ajut chiar s aib miscri naturale ale minilor si corpului.

Se poate prezenta, practic, oricare lucru, schem, fenomen si se poate apela la efecte vizuale si audio speciale.

Pentru utilizarea majorittii mijloacelor de prezentare vizual este suficient lumina obisnuit si nu sunt necesare modificri majore n aranjamentul ncperii n care are loc expunerea. La unele mijloace acest avantaj dispare.

Utilizarea unor tehnici de prezentare audio-vizual (n special apelul la diapozitive si la filme) permite prezentarea unei lumi reale, captiveaz, asigur o stare de confort si bun dispozitie printre asculttori.

Dezavantajele utilizrii ajutoarelor vizuale: Mijloacele vizuale nu pot face orice. Contactul personal dintre emittor si

receptorul mesajului este o parte esential a comunicrii verbale. Utilizarea excesiv a mijloacelor vizuale risc s reduc sau s anuleze acest contact.

Mijloacele vizuale singure nu sunt capabile s spun povestea, s transmit mesajul. Nu exist o ordine evident n care trebuie citit o fotografie sau o figur. De multe ori ceea ce vedem depinde de ceea ce ni s-a spus nainte despre imagine.

Unele concepte nu se pot vizualiza.

P ar t e a I C o mun ic a r e v e r b a l s i n o n - v e r b a l

32

Prea multe ajutoare vizuale pot distrage atentia publicului. Oamenii uit structura expunerii, iar fr structur se pierd si se plictisesc. Pe de alt parte avnd ajutoare vizuale n exces puteti pierde controlul lor. (7 transparente acoper bine circa 50 minute de expunere).

Se consum mult timp pentru elaborarea materialelor ajuttoare vizuale sau audio-vizuale.

Nu n ultimul rnd, suportul tehnic poate ceda n cele mai nepotrivite momente ale expunerii, genernd panic (pentru prezentator) si compromitnd continuarea discursului.

2.9. Zece reguli ce trebuie respectate n utilizarea mijloacelor vizuale

1. Ajutorul vizual pe care-l aveti n vedere trebuie s aib caracterul potrivit scopului.

Utilizati un ajutor vizual numai dac el mbuntteste ntelegerea expunerii. Nu uitati nici un moment scopul ntrevederii! O audient intelectual are nevoie de mai putine ajutoare vizuale, dar o audient mai putin avertizat si cu cunostinte mai reduse n domeniul expus, reclam o vizualizare mai bogat. Nu transformati discursul n slides-show. Analizati atent strategia utilizrii ajutoarelor video.

2. Ajutorul vizual utilizat trebuie s fie suficient de clar. Dou-trei culori ajut. Dar mult mai multe stric, semnnd mai degrab

confuzie. n plus, imaginea oferit de ajutorul vizual trebuie s fie suficient de mare pentru a fi vzut bine si din ultimul rnd de scaune al slii. Verificati dac luciri ale tablei, lumin parazit sau reflexii nu mpiedec vizualizarea.

3. Ajutoarele vizuale sunt totdeauna clare dac sunt simple. Utilizati pentru ajutor numai minimul de fapte de care aveti nevoie n acel

moment pentru explicatii. Ajutorul vizual trebuie s ntreasc mesajul dumneavoastr. Nu mai mult! Pentru o ntelegere rapid numrul de detalii trebuie s fie minim. Mai bine mai multe ajutoare simple dect unul complex. Nu supraestimati capacitatea audientei de a percepe vizual si nici viteza cu care ea poate percepe mesajul unui ajutor vizual. Nu scrieti fraze ntregi sau propozitii ntregi pe un exponat! Un ajutor vizual cu mult text este ineficient si obositor.

4. Ajutoarele vizuale trebuie s fie suficient de mari. Verificati dumneavoastr nsiv dac cel mai mic exponat se vede din ultimul

rnd al slii. Dac dimensiunea desenului creste, trebuie s creasc proportional si grosimea liniilor utilizate. Dect o legend indescifrabil, este preferabil s nu scrieti nimic. Indescifrabilitatea imaginii provoac enervare sau abandon.

Cap i to lu l 2 E l e me n t e s i p r o ces e co nex e co mu n i c r i i d e t i p ex p un er e

33

5. Ajutorul vizual nu trebuie s distrag atentia publicului. Orice ajutor vizual are nevoie de un cadru verbal, esential pentru ntelegerea

mesajului. Sunt necesare explicatii si trebuie fcut mereu legtura cu conceptia general a expunerii. Ajutoarele vizuale au tendinta de a schimba centrul de greutate al atentiei de la orator la imagini, sabotnd pe vorbitor, trecndu-l n planul doi. De multe ori ajutoarele vizuale distrag pn si atentia oratorului, care modific ritmul prezentrii si devine confuz. Cnd utilizati un ajutor vizual faceti tot posibilul pentru ca atentia publicului s se concentreze asupra ideii pe care vreti s o ntriti prin folosirea imaginii.

6. Acoperirea si descoperirea imaginii trebuie s constituie un joc inteligent. Dac discutia a evoluat din punctul n care ati utilizat ajutorul vizual,

mentinerea lui la vedere, n continuare, va distrage atentia publicului. Se recomand acoperirea imaginii despre care nu mai vorbiti. Atentia se va muta asupra dumneavoastr. Este momentul ideal pentru a spune ceva important, de a rezuma, de a pune un marcaj turistic. Este ca si cum ati spune cu vorbe: Am terminat acest punct, iat c trecem la altceva interesant. n ultim instant acest fapt simplu (acoperirea imaginii) este echivalent cu gesticulatia dumneavoastr, constituind un element al comunicrii non-verbale. Redescoperind imaginea n cadrul unui rezumat extins, este ca si cum ati repeta cele spuse pentru a le fixa mai bine n memorie. Tehnica este simpl, dar efectele depsesc nesperat de mult proportiile simplittii ei.

7. Lsati publicului suficient timp pentru a studia imaginea. Multi oratori se arat extrem de grbiti s inunde publicul cu imagini. Pentru a

percepe imaginea sunt necesare aproximativ 10 15 secunde de liniste (la prima vizionare a imaginii). Desi pare mult, acest timp trebuie mrit dac imaginea este prea bogat n detalii. Abia dup aceast pauz ncepeti s vorbiti. Nici asa Ei nu v ascult nainte de a-si satisface curiozitatea. Dac proiectati un transparent care contine text, nu cititi textul de pe transparent. Este pur si simplu insulttor pentru public. Timpul necesar audientei pentru a absorbi textul este de cel putin dou ori mai lung dect timpul n care dumneavoastr, oratorul, cititi textul. Tineti cont de asta si experimentati pe cont propriu pentru a avea msura corect a lucrurilor.

8. Vorbiti publicului, nu exponatului sau imaginii care constituie ajutorul dumneavoastr vizual.

Ajutorul vizual este creatia dumneavoastr, sau alegerea pe care ati fcut-o dintr-o serie de obiecte reprezentative. Deci v este familiar. Nu-l descoperiti tocmai acum. Deci nu trebuie s fie, ca ntr-un joc de copii, marioneta creia i vorbiti, i dati atentie, uitnd de public! ntorcnd publicului spatele, vorbind tablei sau plansei, ntrerupeti contactul vizual cu el. Alegeti o pozitie favorabil ajutorului vizual, priviti-l din cnd n cnd, dar uitati-v la public cnd vorbiti. Folositi un bt indicator (telescopic sau nu), un miniproiector de sgeti rosii, dar nu pierdeti din

P ar t e a I C o mun ic a r e v e r b a l s i n o n - v e r b a l

34

ochi audienta. Dar dup ce ati utilizat btul indicator sau lanterna cu sgeata, puneti-le frumos la loc si nu v mai jucati cu ele. Aceast supap a nervozittii dumneavoastr nu este potrivit.

9. Nu distribuiti la ntmplare obiecte care doriti s circule n sal din mn n mn.

Dac aveti imagini pentru toat lumea, treac-mearg, distribuiti-le la momentul oportun, desi distribuirea lor conturb desfsurarea expunerii. Nu distribuiti ns obiecte sau poze care trebuie s circule pentru a fi vzute mai bine. Asculttorii vor fi preocupati de traseul obiectului mai mult dect de dumneavoastr. Cei ce-l au n fine, comenteaz cu vecinul, cei ce-l asteapt se impacienteaz, iar expunerea a devenit ceva cu totul colateral. O situatie cu mai multe obiecte este mult mai rea. Ca regul general, nu distribuiti nimic dac nu puteti asigura numrul necesar de obiecte pentru toti asculttorii si dac nu puteti controla atentia audientei n mod explicit. Nu produceti singuri haos.

10. Orice ajutor vizual trebuie nregistrat n notitele dumneavoastr si trebuie s apar la timp.

Verificati cu cea mai mare atentie ordinea n care apar ajutoarele vizuale. Dac este vorba de diapozitive sau transparente, stocati-le n ordine si n pozitia potrivit pentru a fi proiectate. Comentariul trebuie corelat cu imaginea, ca ea s-si demonstreze rolul de ajutor. n nici un caz nu lsati s v scape comentarii de tipul: imaginea asta nu stiu cum a ajuns aici. Nimic nu arat mai bine o pregtire superficial a discursului dect ajutoarele vizuale!

Desigur ar fi multe de spus despre mijloacele audiovizuale pe care ni le pun la dispozitie tehnica si microelectronica. Unele sunt de un real folos. Altele, folosite cu orice pret n contexte nepotrivite, pot strni cel mult nedumeriri si usoare frisoane de snobism. O ilustrare a unei simulri pe laptop-ul dumneavoastr ntr-un amfiteatru de 150 locuri nu poate naste alt ntrebare dect: Ct l-o fi costat jucria asta drgut?. Nici prezentrile de teze de doctorat integral pe calculator, nu ofer mai mult dect un spate bine mbrcat, un ecran si din timp n timp exclamatii de tipul: mai am si alte meniuri, am salvat rezultatele ntr-un fisier, rularea a durat 5 ore pe un Pentium etc. Nu trebuie s deveniti robul obiectelor pe care le-ati ndrgit confundnd bunstarea cu utilitatea.