ADMINISTRAłIE ŞI MANAGEMENT PUBLIC ���� 3/2004

57

Evidenta functionarilor publici - particularitatile

dosarului profesional

Lector univ. dr. Cristina CARAMETE

In economia de piata, managementul personalului se realizeaza prin functiile si

compartimentele din structura organizatorica care se ocupa cu problemele angajatilor. Printre

atributiile si responsabilitatile pe care le au managerii, indiferent de nivelul lor ierarhic, sunt si acelea

de a se ocupa de multe aspecte specifice personalului.

Astfel, una dintre problemele legate de personal, de mare actualitate, in atentia

managementului oricarei institutii, este cea referitoare la gestiunea si administrarea eficienta a

propriului capital uman. Din punct de vedere managerial, una dintre prioritatile oricarei organizatii o

constituie administrarea personalului, activitate care solicita rezolvarea unor probleme diverse, printre

care amintim:

• evidenta personalului: intocmirea dosarelor profesionale, a statisticilor aferente,

inregistrarea miscarilor de personal etc;

• administrarea recompenselor: fixarea si urmarirea nivelurilor salariale ale angajatilor, cat

si a celorlalte tipuri de recompense;

• calculul si repartizarea unor avantaje sociale propuse pentru salariati;

• determinarea unor cheltuieli sociale pentru somaj, pensii etc.

Desfasurata de catre specialistii in resurse umane, ce sta la baza gestionarii si urmaririi carierei

fiecarui angajat, evidenta personalului este o activitate fundamentala a oricarei organizatii. In opinia

specialistilor1, pentru indeplinirea functiilor (atributiilor) manageriale in domeniul resurselor umane

trebuie respectate cateva principii de baza, printre care amintim:

• recrutarea acelor persoane de care organizatia are nevoie;

• selectia profesionala a candidatilor, in sensul alegerii acelora care sunt compatibili cu

cerintele posturilor vacante;

• integrarea pe posturi a noilor angajati;

• formarea si perfectionarea personalului;

• stabilirea cerintelor de dezvoltare a propriilor angajati;

• gestiunea capitalului uman (evidenta angajatilor, urmarirea evolutiei lor etc.);

• organizarea muncii si motivatia acesteia;

1 Iulian Ceausu, Dictionar enciclopedic managerial, vol. II, Editura Academica de Management, Bucuresti,

2000, pag. 1262

ADMINISTRAłIE ŞI MANAGEMENT PUBLIC ���� 3/2004

58

• analiza si evaluarea rezultatelor muncii etc.

Avand in vedere importanta gestiunii personalului, la nivel organizational, in cadrul

autoritatilor si institutiilor publice din Romania exista preocupari, din partea specialistilor, in vederea

derularii eficiente a acestei activitati. Astfel, managerii autoritatilor si institutiilor publice intocmesc si

gestioneaza, conform H.G. nr. 432/2004, dosarele profesionale ale functionarilor acestor institutii,

dosare menite sa asigure o gestiune unitara, coerenta si eficienta a resurselor umane, prin urmarirea

carierei acestora. Un astfel de dosar profesional cuprinde: actele, respectiv documentele administrative

ce reflecta evolutia carierei functionarului public, din momentul nasterii raporturilor de serviciu si

pana in momentul incetarii acestora.

Intocmirea dosarului profesional se realizeaza pentru fiecare functionar public, in termen de

zece zile de la intrarea in corpul functionarilor publici, de catre compartimentul de resurse umane din

cadrul autoritatilor si institutiilor publice, iar acolo unde nu exista aceste compartimente de catre

persoana ce are atributii cu privire la evidenta personalului, prevazute in fisa postului.

Dosarul profesional se intocmeste, conform prevederilor legale, in format standard,

cuprinzand datele si informatiile cu caracter profesional. De fapt, actele si documentele administrative

cuprinse intr-un astfel de dosar atesta, pe de o parte, activitatea profesionala desfasurata, iar pe de alta

parte vechimea in munca, in specialitate si in functia publica. Documentele din dosarul profesional al

fiecarui functionar public sunt gestionate, conform legii, de catre autoritatea sau institutia publica la

care sunt numiti functionarii publici. Functionarul public are dreptul de a-si consulta dosarul

profesional si de a solicita in scris eliberarea de copii de pe actele si documentele existente in acesta.

De asemenea, mai au acces la dosarul profesional si:

• conducatorul institutiei sau autoritatii publice;

• conducatorul compartimentului in care se desfasoara activitatea functionarului public;

• functionarii publici din compartimentele de resurse umane, cu atributii in acest sens;

• persoanele imputernicite ale unor institutii sau autoritati publice care au atributii de

verificare si control;

• functionarul care are calitatea de evaluator;

• presedintele si/sau membrii comisiilor de disciplina;

• institutiile judecatoresti si organele de cercetare penala etc.

Toate persoanele care au acces la datele cuprinse in dosarul profesional au obligatia, conform

legii, de a pastra confidentialitatea acestora.

Documentele ce se regasesc in dosarul profesional al unui functionar public sunt, conform

prevederilor legale, urmatoarele:

• copie dupa cartea de identitate sau buletin;

• copii dupa actele de stare civila;

• copii dupa actele de studii;

• copie dupa livretul militar, daca este cazul;

ADMINISTRAłIE ŞI MANAGEMENT PUBLIC ���� 3/2004

59

• adeverinta medicala;

• copii dupa certificatele de participare la cursurile de instruire sau perfectionare;

• copie dupa carnetul de munca si/sau copie dupa fila din registrul general de evidenta a

salariatilor si/sau copie dupa fila sau filele din registrul de evidenta a functionarilor

publici;

• cazier administrativ, daca este cazul;

• cazierul judiciar;

• recomandari de la locurile de munca anterioare;

• actul administrativ de numire si documentul care atesta depunerea juramantului;

• actul administrativ prin care a fost modificat raportul de serviciu;

• fisa postului;

• actele administrative care atesta modificarile salariale;

• actul administrativ prin care se stabileste participarea la activitati in cadrul unor

proiecte/programe;

• actele administrative de desemnare in comisii, colective de lucru mixte;

• actul administrativ de incetare a raportului de serviciu;

• cererile de suspendare a raportului de serviciu, actul administrativ de aprobare constatare a

suspendarii, actul administrativ prin care se dispune reluarea activitatii;

• raportul de evaluare pe ultimii cinci ani;

• cererile de concediu pe ultimii trei ani;

• declaratia de avere, actualizata in conditiile legii;

• declaratia de interese, actualizata in conditiile legii;

• declaratia pe propria raspundere a titularului dosarului ca nu a desfasurat activitati de

politie politica.

Ratificarea si completarea datelor din dosarul profesional se realizeaza pe baza actelor

originale, in urmatoarele situatii:

a. la solicitarea scrisa si motivata a functionarului public;

b. la solicitarea scrisa si motivata a managerului compartimentului de resurse umane,

aducandu-i-se la cunostinta functionarului public in cauza;

c. pe baza hotararii judecatoresti definitive si irevocabile.

Pentru specialistii din administratie sunt importante si alte particularitati ale dosarului

profesional de evidenta a functionarilor publici referitoare la urmatoarele aspecte:

a. in situatia reorganizarii autoritatii sau institutiei publice, dosarele profesionale ale acelor

persoane (functionari publici) ale caror raporturi de serviciu, cu autoritatea in cauza nu se

modifica sau nu inceteaza, precum si registrele de evidenta ale functionarilor publici se

pastreaza de catre autoritatea sau institutia publica respectiva;

ADMINISTRAłIE ŞI MANAGEMENT PUBLIC ���� 3/2004

60

b. in situatia desfiintarii unei autoritati sau institutii publice, fara ca activitatea acesteia sa

fie continuata de catre alta autoritate sau institutie publica, copiile dupa dosarele

profesionale, precum si cele dupa registrele de evidenta ale functionarilor publici sunt

preluate si pastrate la casele de pensii judetene sau ale sectoarelor municipiului Bucuresti.

In acelasi timp, pastrarea dosarului profesional prezinta, conform legii, o serie de

particularitati, pe care specialistii in resurse umane trebuie sa le cunoasca, astfel:

• In cazurile de transfer sau de incetare a raporturilor de serviciu, autoritatea sau institutia

publica va pastra o copie dupa dosarul profesional si va inmana dosarul profesional, pe baza de

semnatura, functionarului public.

• Functionarul public are obligatia sa predea originalul dosarului profesional autoritatii sau

institutiei in care se transfera, in termen de cinci zile de la realizarea transferului.

• Functionarul public din corpul de rezerva are obligatia, la data inceperii raporturilor de

serviciu, sa predea originalul dosarului profesional institutiei sau autoritatii publice la care a fost

redistribuit.

• Dosarul profesional al functionarului public al carui raport de serviciu este suspendat in

conditiile legii se pastreaza de catre autoritatea sau institutia publica.

• Conducatorii institutiilor sau autoritatilor publice sunt obligati sa ia masuri pentru

pastrarea dosarelor profesionale si a registrului de evidenta in bune conditii.

• In cazul detasarii functionarului public, dosarul profesional se pastreaza de catre

autoritatea sau institutia publica de la care functionarul public este detasat. Eventualele completari

intervenite in perioada detasarii sunt transmise sub semnatura conducatorului autoritatii sau institutiei

publice la care functionarul public a fost detasat.

In concluzie, evidenta personalului din administratie de catre autoritatea tutelara reprezinta, in

opinia specialistilor, un aspect important al functionarii serviciilor publice. Dosarul profesional al

functionarului public este un instrument de lucru ce sta la baza evidentei personalului din serviciile

administrative sau organismele publice.

Referinte bibliografice

1. CEAUSU, I. Dictionar enciclopedic managerial, vol. II, Editura Academica de

Management, Bucuresti, 2000

2. * * * Legea nr. 188/199 privind Statutul functionarilor publici, publicata in

M. O. nr. 600/1999

3. * * * www.anfp-map.ro