Pentru a vedea cum au evoluat in timp sistemele ERP, pentru inceput este necesara o definire a conceptului de ERP si o descriere pe scurt a modulelor componente de baza oferite de furnizori.

1. ERP – Definitii si concepte

Definitia 1: Un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) reprezinta un complex de module (aplicatie modulara) software prin intermediul carora se obtine integrarea tuturor informatiilor disponibile intr-o organizatie, cu scopul optimizarii resurselor disponibile ale acesteia.

Definitia 2: Sistemul ERP este instrumentul software care facilitează integrarea tuturor informaţiilor dintr-o organizaţie într-o platformă unică. Scopul ERP este să asigure transparenţa datelor în cadrul unei organizaţii şi să faciliteze accesul la orice tip de informaţie utilă în desfăşurarea activităţii.

Definitia 3: ERP reprezintă sisteme bazate pe arhitectura client/server dezvoltate pentru prelucrarea tranzactiilor şi facilitarea integrării tuturor proceselor, din faza planificării proceselor, dezvoltării productiei, pana la relatiile cu furnizorii, clientii sau alti parteneri de afaceri. ERP este considerata expresia cea mai fidelă a interdependentei dintre economic şi tehnologia informational.

Definitia 4 (orientata tehnologic): ERP reprezintă un sistem informaţional contabil bazat pe interfete grafice utilizator, baze de date relationale, limbaje de generatia a IV-a, instrumente CASE şi arhitectură client/server.

Definitia 5: ERP este, la bază, un concept legat de managementul întreprinderii care vizează eficientizarea prin planificarea adecvată a resurselor, urmărire şi replanificare. Din acest punct de vedere, conceptul poate fi rupt de ideea de sistem informatic.

Din punct de vedere software, ERP reprezintă software-ul destinat managemen-tului întreprinderii, care ajută şi controlează sistemul managerial ERP. Un sistem ERP integrează din punct de vedere al datelor şi al fluxurilor toate componentele operaţiunilor de business.

ERP actioneaza in integralitatea organizatiei ca un instrument de asigurare a optimizarii productivitatii si de reducere la maxim a procedurilor de realizare a serviciilor unei organizatii într-un sistem unificat.

1

Introducerea unui sistem ERP pentru a înlocui doua sau mai multe aplicatii independente elimina necesitatea unor interfete externe pentru a asigura buna relationare a aplicatiilor. Alaturi de acest beneficiu fundamental, sistemele ERP ofera o serie de avantaje suplimentare precum costuri de întretinere reduse si o capacitate de raportare crescuta si eficienta.Sistemele ERP contin si solutii de securitate informatica fiind astfel protejata de atacuri externe.

2. ERP – Componente principale

Desi fiecare furnizor ofera un sitem ERP diferit fata de concurenta (grad de specializare, complexitatea modulelor, usurinta in abordare), exista un set de componente principale :

Nomenclatoare – fisiere continand date de descriere ale clientilor, furnizorilor, personalului, precum si interfete cu modulele care le folosesc.

Contabilitate generala - conducerea evidentei contabile şi gestiunea financiara

Incasari – plati - gestionează incasarile şi platile, efectuate pe baza mai multor tipuri de documente

Salarizare – componenta a resurselor umane, avand ca obiectiv calculul si evidenta salariilor

Resurse umane - componenta care sprijina crearea unei politicide personal, susţinand activitatile de recrutare şi selectie apersonalului, analiza si urmsrirea fortei de munca, instruirea sidezvoltarea carierelor, crearea unui sistem de apreciere a performantelor.

Imobilizari - gestionează mijloacele fixe, dar şi obiectele de inventar sau activele necorporale

Planificare productie – plan de productie, ordin de lucru, comanda etc

Urmarire productie - inregistreaza preluarea notelor de predare şi a rapoartelor de lucru, analizeaza şi compara comenzile lansate, ofera rapoarte cumulate ori detaliate ale productiei, pe faze ori pe produse/lucrari, ca si rapoarte de costuri

Gestiune date tehnice - stocheaza definitiile si caracteristicile tehnice ale produselor si tehnologiilor de fabricare

Planificare necesar de materiale – determinarea cantitatilor necesare, pe baza datelor despre procesul de fabricare si a planului de productie

Planificare si urmarire consumuri si costuri – intocmirea bonurilor de consum, preluarea datelor de la magazii, calculul costurilor etc.

2

Managementul proiectelor – proiecte de investitii, lucrari interne, activitati realizate de terti etc.

Stocuri – gestiunea cantitativa si calitativa a stocurilor Gestiunea depozitelor – defineste din punct de vedere

organizatoric unitatile de stocare Aprovizionare - gestioneaza procesele de aprovizionare prin

evidenta cererilor de aprovizionare, a cererilor de oferta, a ofertelor de la furnizori si a comenzilor transmise acestora, ca si a facturilor primate

Vanzari – gestioneaza activitatile specifice procesului de vanzare Mentenanta (intretinerea echipamentelor) – rezolva gestiunea

tehnica a echipamentelor utilizate Logistica (transport) - planificarea şi gestionarea activitatilor

logistice din procesele de vanzare si distributie Service – Urmareste garantiile si serviciile post-vanzare Analiza (Business Intelligence) – analiza datelor din sistem, ca

support in procesul de luare a deciziilor Generator de rapoarte – furnizarea rapoartelor dorite

caracteristice oricarui modul functional Management contracte – modul folosit de operatori la generarea

contractului de vanzare in rate a produselor Modul B.I. – caracteristic epocii acesteia in care trebuie late

deciziile cele mai favorabile intr-un timp scurt, pentru a obtine rezultate optime

Modul SFA - este un pachet dezvoltat pentru automatizarea fortei de vanzare prin agenti, pentru a avea o imagine completa a activitatii agentilor de vanzari.

Modulul portal web – un site de comerzi online, face parte din categoria aplicatiilor web business-to-business

Modulele unui sistem ERP functioneaza integrat utilizand o baza de date comuna, sau pot functiona independent. Pot fi observate categoriile de module care servesc la gestionarea cu eficienta a unei intreprinderi:

3

Productie: planificarea si urmarirea productiei Gestiune: evidenta stocurilor, a furnizorilor, a platilor şi

incasarilor Salarii (HR): calculul salariilor şi managementul informatiilor

referitoare la personal Contabilitate: evidenta financiar contabila Imobilizari: evidenta mijloacelor fixe şi calculul amortizarii CRM: managementul relatiilor cu clientii BI: rapoarte, analize, prognoze

3. Evolutia ERP

Istoria ERP este foarte interesanta si aproximativ recenta. Nevoia realizarii managementului unei firme intr-o maniera ordonata a dus la aparitia in anii 1960 a primei forme de ERP – MRP (Material Requirements Planning), concentrat pe cerere, componenta timp nefiind luata serios in considerare. In anii 1970, odata cu MRP II, acest proces de conducere devine sesibil atat la componenta cerere cat si la cea timp. In continuare se va prezenta evolutia pe axa timpului a celor ai importante evenimente legate de notiunea ERP :

Anii 1960 La inceputul anilor 1960 se naste ideea de ERP, din echipa formata din J.I. Case , constructor de tractoare si echipamente din domeniul constructiilor si IBM. Acest prim efort poarta numele de MRP (Material Requirements Planning) – planificarea

4

nevoilor de productie, care asigura planificarea si repartizarea materialelor pentru procesele de productie complexe.

Anii 1970 Solutiile date de MRP sunt greoaie, incurcate si la un pret ridicat. Mentenanta tehnica era dificila, realizata de un numar mare de personal.

1972 5 ingineri din Mannheim, Germania, pun bazele companiei SAP (Systemanalyse und Programmentwicklung). Ideea era de a produce si de a vinde un software integrat pentru satisfacerea nevoilor business.

1975 Richard Lawson, Bill Lawson si John Cerullo pun bazele companiei Lawson Software. Fondatorii inteleg nevoia unei solutii tehnologice incorporata, ca o alternativa la aplicatiile personalizate pentru domeniul business.

1976 In industria producatoare, MRP devine conceptul fundamental pentru managementul productiei.

1977 Jack Thompson, Dan Gregory, and Ed McVaney formeaza JD Edwards; Larry Ellison porneste Oracle Corporation.

1978 Jan Baan pune bazele companiei The Baan Corporation oferind servicii de consultant financiar si administrativ.

1979 Oracle ofera prima varianta de sistem de management comercial cu baze de date in SQL.

1980 MRP (Manufacturing Resources Planning) evolueaza la varianta MRP-II devenind o extensie mai accesibila pentru o gama larga de companii si activitati de management.

1981 Baan incepe sa foloseasca UNIX ca principal sistem de operare.

1982 Baan ofera primul sau produs software.1983 Oracle ofera atat o baza de date de tip VAX cat si

una in C, pentru portabilitate. 1984 Baan schimba orientarea dinspre dezvoltare spre

productie.1987 Dave Duffield si Ken Morris pun bazele companiei

PeopleSoft.1988 Este realizat sistemul de management al resurselor

umane de la PeopleSoft (Human Resource Management System (HRMS)).

1990 Software-ul Baan ajunge in 35 de tari prin canale de vanzare indirecte. Incepe sa se prefigureze termenul de ERP (Enterprise Resource Planning) cand MRP-II

5

ajunge sa cuprinda ariile de inginerie, finante, resurse umane si managementul proiectelor.

1991 PeopleSoft deschide birouri in Canada. Acesta este primul pas pe drumul spre Europa, Asia, Africa, America Centrala si de Sud si coasta Pacificului.

1995 Baan creste la peste 1800 de cumparatori in intreaga lume si la peste 1000 de angajati

1999 JD Edwards ajunge la peste 4,700 cumparatori si birouri in peste 100 de tari. Oracle prezinta 41000 clienti in intreaga lume (16000 doar in SUA). Software-ul PeopleSoft este folosit de peste 50 % din piata resurselor umane. SAP este cea mai mare companie software enterprise si pe locul 4 dintre cele mai mari companii distribuitoare independente. SAP angajeaza peste 20500 de oameni in peste 50 tari.Pana la acea data au fost implementate mai mult de 2800 de sisteme de productie si servicii in aproximativ 4800 de locuri din lume.

2001 Odata cu evenimentul din 11 septembrie apare o cadere in cererea de sisteme ERP noi.

2002 Cele mai multe sisteme ERP sunt imbunatatite prin adaugarea modului de comanda pe internet, pentru ca clientii din intreaga lume sa aiba acces direct la furnizorii de sisteme ERP.

2004 Producatorii de ERP se indreapta spre standardul SOA (Services Oriented Architecture). Aceasta arhitectura software da posibilitatea comunicarii intre ele a mai multor sisteme.

2003-2005 Se consolideaza industria:Oracle – E-Business Suite, JD Edwards, Peoplesoft si SeibelMicrosoft – Navision, Axapta, Great Plains si SolomonInfor – Baan, Mapics Sage – Best Software

Piata este intr-o continua crestere iar jucatorii cheie ai ei (SAP, Oracle, Infor si Microsoft) isi dezvolta produsele.

4. Etapele importante in evolutia ERP

Descrierea amanuntita de mai sus a evolutiei ERP poate fi sintetizata prin prezentarea a 4 puncte cheie fundamentale situate fiecare la distanta de o decada unul de celalalt.

1960 - Inventory Management & Control

6

Controlul si managementul depozitului este combinatia intre tehnologia informatiei si procesele business de mentinere a stocului ideal intr-un depozit. Activitatile managementului depozitului cuprind: identificarea necesitatilor depozitului, setare de obiective, furnizarea de optiuni si tehnici de imbunatatire, monitorizarea uzurii echipamentelor, mentinerea balantelor depozitului, evaluarea starii depozitului etc.

1970 - Material Requirement Planning (MRP)

Planificarea nesarului material sau de productie (Materials Requirement Planning (MRP)) utilizeaza aplicatii software pentru programarea proceselor de productie. MRP genereaza programari ale operatiilor si cumpararii de material brut, pe baza necesitatii de productie pentru realizarea obiectivele propuse; MRP realizeaza structura sistemelor de productie, nivelul actual ale depozitelor si proceduri de identificare a lotului.

Definitia MRP asa cum apare in editia 9 a dictionarului APICS este: un set de tehnici, care foloseste un inventar de date despre material, despre depozit si programarea productiei pentru a calcula necesarul de materiale. Face recomandari pentru satisfacerea comenzilor de materiale. In continuare, pentru ca se tine cont si de timp, face recomandari pentru reprogramarea comenzilor cand data de realizare si cea de finalizare nu sunt acceptabile. Un MRP bazat pe timp presupune determinarea: cantitatea tuturor componentelor si materialelor necesare fabricarii produselor respective, data la care sunt necesare componentele sau materialele.

1980 - Manufacturing Requirements Planning (MRP II)

Planificarea necesarului de fabricare (MRP) utilizeaza aplicatii software pentru coordonarea proceselor de fabricare, de la planificarea produsului, cumpararea de parti componente, realizarea inventarului, pana la distributia produsului finit.

Definitia MRP II asa cum apara in editia 9 a dictionarului APICS este: O metoda pentru planificarea in mod eficient a tuturor resurselor unei companii producatoare. In mod ideal, realizeaza planificarea operationala in unitati, planificarea financiara in dolari, si are un simulator pentru a raspunde la intrebari de tip „Ce ar fi daca?”. Cuprinde o multitudine de functii, toate interconectate: planificare business, planificare de operatiuni si vanzare, planificarea productiei, programarea productiei, planificarea nevoilor de productie, planificarea

7

nevoilor de capacitate si sisteme suport pentru productie. Ca iesiri ale sistemului amintim: rapoarte financiare, fisa de cumparare, bugetul de transport, inventarul proiectului. MRP II este extensia directa, mult imbunatatita a verigii anterioare MRP.

1990 - Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP foloseste aplicatii software multi-modulare pentru imbunatatirea performantelor a procesului business. Sistemele ERP de cele mai multe ori integreaza activitati business din departamente ca: planificarea produsului, cumparare de componente, inventar, distributia produsului, indeplinirea obiectivelor, monitorizarea comenzilor. Sistemele software ERP mai pot contine module de aplicatie pentru marketing, finante, contabilitate sau resurse umane.Mai multe informatii au fost prezentate in sectiunea de definitii si concepte.

5. Ce trebuie sa avem in vedere cand intentionam sa achizitionam un sistem informatic de tip ERP

1. Motorul de date

Sistemele ERP se bazeaza pe un motor pentru stocarea, prelucrarea si regasirea datelor unei afacerii, un motor de baze de date. Toti utilizatorii, indiferent de locatia in care se afla, acceseaza o baza de date centralizata.

Pentru ca datele stocate sunt vitale pentru functionarea afacerii, este foarte important sa fie in siguranta, sa fie gestionate de un motor stabil in functionare, capabil sa ofere solutii de regasire a datelor in caz de incidente neprevazute.

Un motorul de date ar trebui ales dupa volumul datelor prelucrate in prezent. Dar intereseaza si viitorul, sa fie capabil sa satisfaca cerintele si peste un an, doi si in continuare.

8

Daca s-ar alege un produs ieftin, exista pe moment satisfactia economisirii unor bani. Pentru cat timp? Produsele ieftine se strica mai des, trebuie sa fie reparate tot mereu. Dupa mai multe reparatii nevoie de un produs de calitate devine fundamentala, chiar daca este mai scump. In cele mai multe cazuri calculul arata ca s-au pierdut banii investiti in produsul mai ieftin, apare nevoie de investire in altceva , de unde rezulta o noua suma de bani, efort pentru utilizatori de invatatare etc.

Un produs ieftin de cele mai multe ori nu ofera solutii pentru toate situatiile care apar in afacerea. Variantele posibile sunt: trebuie luata legatura cu proiectantul pentru a solicita noi functionalitati, sau cumpararea lor separata de la alt proiectant. Toate acestea inseamna timp si bani. In plus, proiectantul nu este incantat sa dezvolte functionalitati noi special pentru aceasta afacere. Se poate percepe a taxa mai mare pentru noile functionalitati daca nu are aceleasi solicitari de la mai multe firme, pentru a-si valorifica efortul la mai multi clienti.

2. Implementarea

Succesul implementarii unui ERP este un subiect cu o lunga istorie, care a generat o cazuistica bogata. In incercarea de a creste sansele de reusita a unui astfel de demers, au fost create modele de implementare, prezentate “retete” de succes, au fost examinate cazuri extreme, in general negative, care sa ajute la evitarea greselilor uzuale.

In ciuda acestor resurse de informare disponibile, beneficiile majore aduse de un ERP implementat cu succes (optimizarea stocurilor, reducerea costurilor operatioanle, cresterea productivitatii, scaderea timpilor de raspuns in relatiile cu partenerii, raportari in timp real, management financiar imbunatatit, actualizari legislative, eliminarea datelor redundante etc) determina companiile sa starteze procedurile in vederea achizitiei unui astfel de sistem, fara a lua in calcul elementele strict necesare reusitei implementarii.

Ca urmare a experientei practice, am observat existenta anumitor corelatii intre nevoile care au determinat luarea deciziei de achizitionare si riscurile aferente implementarii. Aceste corelatii se datoreaza, in principal, canalizarii aproape exclusive a eforturilor companiei in a identifica si achizitiona un sistem care sa raspunda necesitatilor acute, constientizate, ignorand ansamblul problematicii. Datorita valorii investitiei intr-un ERP, decizia de implementare este amanata pana la momentul la care se constata o imposibilitate a

9

continuarii afacerii in coditiile curente. Deja, in acel moment, una sau mai multe deficiente in modul in care sunt desfasurate procesele de afaceri, genereaza o stare de frustrare majora in interiorul companiei, pe segmentele afectate, determinand managementul companiei sa achizitioneze un sistem care sa elimine, in primul rand, aceste tensiuni. Evident, din acest moment, se pot comite o serie de erori si factori de risc, pe care vom incerca sa le evidentiem :

- definirea deficitara a cerintelor- selectia unui sistem ERP nepotrivit- alocarea inadecvata a resurselor- neestimarea corecta a timpilor si eforturilor- asteptari nerealiste privind beneficiile- training inadecvat- slaba comunicare in cadrul proiectului etc.

3. Asimilarea noului sistem

Reactia generala a omului la nou: este o reactie de respingere. Un sistem informatic nou inseamna un efort suplimentar pentru intelegerea si deprinderea lui, inseamna un efort suplimentar in perioada in care functioneaza ambele sisteme in paralel, sistemul vechi urmand sa iasa din uz, iar cel nou pregatindu-se sa intre in functiune.

Nu putem ignora acest aspect, utilizatorul asimileaza sistemul in timp. Pe masura ce lucreaza i se clarifica metoda de lucru si i se consolideaza cunostintele. I se largeste orizontul cunoasterii si va fi pregatit sa asimileze cunostinte si aspecte noi.

Asimilarea cunostintelor de catre utilizator se face pe nivele:

nivelul de baza se refera la modul de operare, la cunoasterea modului de introducere a documentelor primare

nivelul intermediar: utilizatorul invata sa utilizeze instrumentele de regasire a datelor: ecrane de consultare, rapoarte, se familiarizeaza cu corelatia dintre acestea si stie sa isi regaseasca informatiile dorite

nivelul avansat: utilizatorul intelege legatura intre modulele aplicatiei si situatii mai complexe

6. ERP – Momentul actual in Romania

Piata de Enterprise Resource Planning (ERP) a scazut in 2009 la 97,9 milioane de euro, cu aproximativ 22,7 milioane de

10

euro mai putin fata de 2008, cand a avut o valoare in jurul a 120,6 milioane de euro, potrivit companiei de consultanta Pierre Audoin Consultants (PAC).

S&T Romania a fost cel mai important integrator de solutii pe piata din Romania, cu afaceri de 60,1 milioane de euro in 2008 si un profit de 2,1 milioane de euro, conform Ministerului de Finante.

Pe piata de implementare de sisteme ERP, S&T a avut o cota de 12% in 2008, deci aproximativ 6,4 milioane de euro, solutiile ERP insemnand in jur de 40% din businessul de implementare de solutii al S&T.

In topul PAC, compania este urmata de IBM (9,5%) si Ness Technologies (8,5%), in timp ce pe segmentul de solutii ERP, SAP Romania a avut anul trecut o cota de piata de aproximativ 24%, urmata de Oracle (15%) si Totalsoft (10%).

Scaderea investitiei in sisteme ERP in 2009 a fost cauzata de diminuarea bugetelor de investitii in astfel de produse si servicii, sectoarele care si-au micsorat cel mai mult bugetele fiind productia (31,7%), serviciile (20,8%), retailul (20,1%) si utilitatile (17,1%).

PAC estimeaza o crestere de 10% pentru 2010, in special datorita sectorului public, un scenariu considerat destul de optimist de principalii jucatori din piata.

Alexandru Pavel, directorul de marketing al Epicor Romania, furnizor global de solutii software de afaceri, considera ca ceea ce va urma actualei perioade de instabilitate economica nu se va putea compara cu ce a fost inainte de criza – “competitia va fi mult mai agresiva, iar cine nu va fi bine pozitionat in piata va resimti presiuni formidabile”.

11