… Puterea de a lua decizii inseamna asumarea responsabilitatilor … Capacitatea de a lua deciziipresupune controlul informatiei …

Light Vision

Agenda

Light Vision – aplicatie integrata

Avantajele utilizarii

Avantajele achizitiei

Amortizarea investitiei

Functionalitati si module principale

Flexibilitate si scalabilitate

Light Vision - APLICATIA

Consistenta datelor – existenta unui singur “post de comanda” inseamna un control mai efficient al management-ului aspura activitatilor organizatiei. Control mai efficient prin: timp redus de accesare a datelor, automatizarea actiunilor repetitive, supravegherea intregului flux de lucru, reducerea la minim a timpilor de operare si a posibilitatii de aparitie a erorilor de operare. Informatii in timp real – accesul practic instant la toate informatiile privitoare la activitatea organizatiei genereaza premisele unei optimizari a intregii activitati sau a fiecarei componente in parte.  Costuri minime – modul de constructie a infrastructurii aplicatiei permite reducerea consistenta a costurilor de operare, mentenata, personalizare.

Ce altceva mai ofera Light Vision ?

LightVision a fost conceputa si dezvoltata ca o aplicatie integrata, destinata acoperirii nevoilor unei companii, intr-o proportie cat mai mare.

La dezvoltarea oricarui modul s-a avut in vedere nu numai performanta in sine a acelui modul cat si modul de integrare cu modulele existente. Prin modul de conceptie si realizare a produsului LightVision, clientii beneficiaza de cateva avantaje remarcabile:

costuri de licentiere si mentenanta reduse; viteza de implementare; personalizare “self price”; interfata configurabila

Avantaje

21

Amortizarea investitiei

1 Ca la orice investitie decidentul isi pune problema timpului de amortizare al acelei investitii. Solutia propusa de noi nu dubleaza vanzarile, nu reduce costurile, doar ofera informatii consolidate si in timp real pentru ca deciziile luate sa fie cele optime. Asadar, pentru a evalua corect modul de recuperare a investitiei trebuie luate in calcul urmatoarele:

Suma acestora depaseste costul de achizitie al produsului nostru?

Si nu s-au luat in calcul costuri mai putin vizibile dar care pot fi mult mai consistente:

Care a pretul corect pentru a avea rapoarte in timp real despre stocuri sau vanzari sau comenzi?

Care e pretul corect pentru a avea siguranta unor informatii corecte si usor de prelucrat?

Care e pretul corect pentru ca deciziile de management sa se bazeze pe informatii exacte, complete si obtinute in timp real?

Care e pretul corect pentru reducerea riscurilor care deriva din informatii inconsistente sau obtinute prea tarziu in legatura cu soldurile clientilor, a stocurilor, a platilor si a altor elemete vitale pentru organizatie?

2 Ce pierderi pot aparea daca se refuza comanda unui client pentru ca nu se cunosc exact stocurile in timp real sau daca se accepta nestiindu-se daca poate fi operata la timp?

Cat timp pierd oamenii de vanzari, de exemplu, pentru a fi la curent cu soldurile clientilor? Cate vanzari ar mai putea face daca s-ar elimina acest timp?

Cat de mult se poate pierde daca se amana o decizie care nu poate fi luata din lipsa informatiilor necesare?

• Decizia de a cumpara un asemenea produs software nu trebuie sa minimalizeze implicatiile viitoare.

• Business-ul poate creste usor si sigur sau poate avea chiar momente de “explozie”. Pentru a savura cu adevarat aceste momente trebuie evitate anumite actiuni care genereaza “batai de cap”. Una din aceste actiuni ar putea fi upgrade-ul solutiei informatice sau poate chiar o noua achizitie. Pentru ca in aceste momente poate apare nevoia de schimbari consistente in tot ce a insemnat “best practice” pentru organizatia respectiva. Si aceste schimbari pot induce si modificari in fluxul de lucru al aplicatiei sau alte facilitati sau personalizari pentru a face fata noilor provocari.

• Am vorbit mai devreme despre flexibilitate si adaptabilitate? Inseamna ca in curand veti putea profita cu adevarat de aceste calitati ale produsului nostru. Si nu oricum: fara probleme de testare, fara costuri suplimentare consistente, fara “nebunia” unei noi implementari.

Parteneri de incredere

Functionalitati module

Modulul Achizitii:

In acest modul se introduc documentele de achizitie (facturi de cumparare (interne sau externe), bonuri fiscale, proforme, etc). Introducerea unui document nou se face prin prin apasarea butonului “Adaugare” 

Ecranul de introducere se prezinta astfel:

Campul Furnizor : afiseaza lista furnizorilor definiti in meniul Nomenclatoare. Campul de tip “autocomplete” permite restrangerea listei de selectie pe masura editarii furnizorului.

In campul Scadenta se completeaza data scadentei.

In campul Data emiterii se completeaza data emiterii documentului de achizitie in cazul in care documentul a fost emis anterior ultimei inchideri si daca utilizatorul considera oportuna salvarea acestei informatii.

Pentru ca s-au scris cateva cuvinte despre interfata configurabila a aplicatiei se poate face o paranteza pentru a se vedea una din finalitatile practice a acestei optiuni de configurare. Probabil ca pentru marea majoritate a utilizatorilor informatia referitoare la data emiterii documentului este inutila si nu se doreste incarcarea ecranului de introducere cu informatii lipsite de interes.

Aplicatia permite in aceata situatie “dezactivarea” (stergerea) campurilor care contin informatii nerelevante pentru clientul respectiv. Aceasta “dezactivare” se poate face la fiecare client in parte, iar durata unei astfel de operatii este de cateva minute. Acesta este doar un mic exemplu in legatura cu potentialul de “configurabilitate” al aplicatiei.

In campul Data se completeaza data documentului de achizitie. Campurile Data, Scadenta si Data emiterii pot fi completate alegandu-se o zi din controlul de tip calendar afisat dupa ce se apasa icon-ul .

Dupa completarea seriei si a numarului facturii se completeaza articolele de pe documentul respectiv.

Campul Articol are un comportament similar cu campul Furnizor (restrangerea listei de selectie se face pe masura editarii).

La alegerea articolului campurile UM, Cota TVA si JC se completeaza automat cu valorile “default” completate la definirea articolului. Aceste campuri au ca obiectiv simplificarea operatiei de ntroducere a documentelor si nu limitarea optiunilor utilizatorului. Aceste campurilor completate sunt editabile (se pot alege alte valori decat cele afisate).

Dupa completarea cantitatii, campul TVA (valoarea TVA-ului) se completeaza automat:

Dupa apasarea butonului “+” (Adaugare) articolul este adaugat documentului in lucru si se pot adauga si celelalte articole existente pe factura.

Utilizatorul are libertatea de a alege modul de inregistrare in jurnalul de cumparari a tipului tranzactiei (implicit, a modului de regasire jurnalul de cumparari). Aceasta operatie poate fi realizata prin completarea campului “JC”. Necompletarea campului va determina inregistrarea valorii predefinite pentru articolul respectiv (“C” in exemplul de mai sus).

Document primar

Stocuri

Contabilitate

Dupa introducerea articolelor, inainte de salvare, ecranul arata in modul urmator :

Dupa cum se poate observa sunt afisate toate informatiile existente pe factura de cumparare (inclusiv totalul documentului, totalul fara TVA si totalul TVA-ului). In continuare, se pot completa urmatoarele campuri:

Observatii – alegerea unei observatii dintr-o lista predefinita de client

Comentarii – editarea unui comentariu specific documentului respectiv NIR – se poate bifa

Optiunea “configurare” se poate aplica si pentru campurile enumerate mai sus. Astfel oricare din aceste campuri poate fi eliminate in cazul in care clientul considera inoportuna si inutila prezenta lor indifferent de momentul in care se face solicitarea respectiva.

Dupa aceste campuri exista cateva butoane al caror rol este urmatorul:

Document nou – daca se apasa acest buton factura in lucru se salveaza si se deschide un ecran nou pentru introducera altei facturi.Salvare – la apasarea acestui buton se salveaza documentul si se deschide ecranul de vizualizare al documentelor (cel afisat inainte de a se introduce documentul)Modificare – se foloseste la salvarea modificarilor unui document deja introdusRenuntare – se renunta la salvarea si editarea documentului

Daca optiunea NIR este bifata, la salvarea documentului se deschide ecranul de introducere al NIR-ului.

Dupa alegerea gestiunii, NIR-ul poate fi salvat.

Pentru ca pe documentul factura cumparare am avut un articol stocabil si un articol nestocabil (un serviciu), la deschiderea ecranului NIR s-a afisat doar articolul stocabil. Astfel se pot evita intr-un mod foarte simplu eventualele erori de operare evitandu-se din start aparitia in gestiune a unor articole de tipul “consultanta…”, “cheltuieli…”.

Prin acest mod de lucru, prin introducerea facturii de cumparare si generarea ulteriora a NIR-ului pe baza preluarii articolelor stocabile din factura de cumparare, timpul de operare se reduce la maxim, iar riscul aparitiei unor erori de operare este redus la minim.

La salvarea documentului Factura Cumparare mai are loc un fenomen care nu este direct vizibil la operare: salvarea in contabilitate.

2

Generarea automata de inregistrari contabile pe baza documentelor primare este una din facilitatile oferite de LightVision. Aceasta automatizare este realizata in proportie de 100% astfel incat la introducerea unui document primar nu mai este nevoie de nici o operatie suplimentara a utilizatorului (nici macar un simplu click) pentru generarea inregistrarilor contabile aferente documentului respectiv.

Astfel, orice utilizator care inregistreaza documente contabile (facturi de vanzare, ordine de plata, etc.) genereaza inregistrari contabile dupa reguli predefinite de cei in drept fara ca acest utilizator sa fie nevoit sa decida absolute nimic din punct de vedere contabil.

Practic, prin introducerea unei facturi de cumparare si generarea NIR-ului pe baza informatiilor din factura, se obtin urmatoarele tipuri de informatii:

manageriale – managerii pot vedea in timp real situatia achizitiilor si, avand informatiile necesare intr-un timp real, pot accelera procesul de decizie;

de gestiune – generarea NIR-ului implica “intrarea in gestiune” a articolelor respective obtinanand astfel informatii reale si rapide despre situatia stocurilor indiferente de natura lor (marfuri, obiecte de inventar, etc);

contabile – inregistrarea automata in contabilitate simplifica modul de lucru al departamentului contabil prin excluderea operarii de mai multe ori a unui document (documentul respective nu se mai “plimba” intre departamente pentru inregistrarea lui in fiecare modul in parte);

fiscale – prin completarea campului JC se obtin informatiile necesare pentru jurnalului de cumparari (in cazul achizitiilor) si a jurnalului de vanzari (in cazul vanzarilor;

financiare – orice achizitie implica si cresterea datoriilor cumparatorului. Astfel prin introducerea unei facturii de cumparare se pot vizualiza foarte rapid diverse rapoarte in legatura cu fisa furnizorului, datoriile cumparatorului, etc.

Pe scurt, a fost prezentat modul prin care inregistrarea unui document genereaza mai multe tipuri de informatii astfel incat fiecare departament, pe baza unei singure operari a unui document, poate vizualiza si prelucra informatiile specifice.

Prin aceasta prezentare se poate spune ca principiul evocat mai devreme “Un document se introduce o singura data” are o acoperire completa in fapte.

Export

Print preview Rapoarte

LightVision a dezvoltat o dubla optiune in ceea ce priveste vizualizarea si(sau) exportul rapoartelor).

Cele doua optiuni sunt:

previzualizare – (print preview) – se afiseaza identic cu optiunea print preview din orice aplicatie de tip office. Facilitatile suplimentare sunt: exportul in format pdf sau xls. Si bineinteles posibilitatea de a tipari raportul respectiv;

export direct – intr-un fisier de tip xls. Ca exemplu vom afisa raportul de vanzari “Produse clienti”. Dupa alegerea criteriilor (intervalul calendaristic, organizatie, client, “cu incasari”, tip raport), se poate apasa unul din cele doua butoane: Preview Report sau Export Excel.De notat faptul ca necompletarea unui criteriu implica neprelucrarea datelor in functie de acel criteriu. Ex.: daca nu se alege nici un client, raportul va afisa informatii legate de toti clientii.

Raport produse clienti1

In cazul optiunii Preview Report se vor afisa urmatoarele:

In cazul optiunii Export xls se vor afisa urmatoarele:

Din acest format, utilizatorul are posibilitatea de a prelucra aceste informatii asa cum crede de cuviinta (grafice, etc.).

Incasari si Plati2

La deschiderea modulului Plati ecranul se prezinta astfel:

Prin butonul “Adaugare” se pot inregistra platile.

Se completeaza campurile afisate:

Dupa apasarea butonului “Adaugare” se deschide ecranul de repartizare a platilor:

In acest ecran sunt afisate toate facturile neachitate (total sau partial), iar utilizatorul are urmatoarele 3 optiuni:

concilierea automata – prin aceasta optiune valoarea plati este repartizata automat in functie de vechimea facturilor;

conciliere manuala – prin aceasta optiune utilizatorul poate repartiza valoarea platii pe o anumita factura (sau, daca e cazul, pe mai multe) folosind butonul;

neconcilierea – prin butonul “Renuntare” se poate salva in baza de date doar documentul de plata nu si legatura lui cu una sau mai multe facturi

 Dupa apasarea unuia din butoanele “Renuntare” sau “Conciliere”, documentul este salvat si afisat in lista. La introducerea urmatoarei plati, campurile Banca si Data sunt preluate de pe documentul anterior.

La salvarea documentului de plata si a legaturii (legaturilor) sale cu documentele de cumparare (in functie de optiunea aleasa de utilizator la introducere) se salveaza automat si inregistrarile contabile aferente platii respective. Mecanismul prin care se inregistreaza aceasta plata in contabilitate este descries la modulul Contabilitate.

201520142013201220112010

3

5

1 24

6

Investitie

Co

ntr

ol a

sup

ra in

form

atie

iDiagrama Investitie vs Beneficii

Beneficii

THANK YOU!

Your Logo