E o chestiune de etică - borealis-lat.com · PDF fileInstrucţiuni pentru chestiunile cheie...

E o chestiune de etică

Politica Borealis privind etica

2 E o chestiune de etică

Politica Borealis privind etica subliniază angajamentul nostru puternic faţă de etică – un angajament moştenit, pe care îl aplicăm şi în prezent în tot ceea ce facem.

Această Politică privind etica are rădăcini adânci în valorile companiei noastre:

– Responsabilitate – Respect – Excelenţă – Nimblicity™

După cum deja ştiţi, Responsabilitatea implică, printre altele, „să ne desfăşurăm activitatea conform unor standarde de etică înalte”. Politica de faţă a fost creată cu scopul de a vă sprijini să faceţi acest lucru. Uneori, va fi necesar să renunţaţi la o afacere pentru a acţiona într-o manieră etică. S-ar putea să aveţi impresia că acest lucru nu ar fi în interesul pe termen scurt al companiei Borealis; însă, pe termen lung, vom beneficia cu toţii de pe urma alegerilor etice pe care le facem.

Pe scurt, există patru paşi cheie care să ne ajute să păstrăm standardele etice înalte în activitatea noastră:

– Să ne familiarizăm cu această Politică privind etica a companiei Borealis

– Să o aplicăm în situaţiile de zi cu zi – Să încercăm în permanenţă să facem ceea ce

este corect– Să cerem ajutor dacă nu suntem siguri ce trebuie

să facem

Nu există o metodă corectă de a face ceva incorect. Desfăşurarea activităţii într-o manieră etică contribuie imens la reputaţia noastră bună şi la succesul nostru continuu. Cu toţii ne dorim să lucrăm pentru o companie de care să ne putem mândri.

Mark Garrett Director general executiv 2013

Respectându-ne valorile, ne asigurăm că Politica Borealis privind etica nu constă doar în nişte vorbe scrise pe o foaie de hârtie, ci este o atitudine preluată de toţi angajaţii noştri, indiferent de locul şi de mediul în care activează, în activitatea lor profesională de zi cu zi.

Trebuie să adoptăm această Politică în cadrul Companiei şi intră în responsabilitatea noastră să citim şi să ne familiarizăm cu conţinutul său. Aveţi obligaţia de a participa la ateliere de instruire cu ajutorul cărora veţi înţelege Politica şi implementarea sa. Noii angajaţii primesc acest instructaj atunci când se angajează la Borealis, iar angajaţii mai vechi participă la instructaje regulate. În acest mod, vom fi cu toţii pregătiţi şi responsabili să ne comportăm în mod etic în tot ceea ce facem.

Cuvânt înainte

“There is no right way to do the wrong thing.”Mark Garrett, Chief Executive

3

5

Cuprins

06 1. Rezumatul Politicii Borealis privind etica

08 2. Aplicarea valorilor noastre

09 3. Cadrul pentru luarea de decizii etice

10 4. Arborele decizional

11 5. Implementarea politicii privind etica

5.1 Conştientizare şi instruire

5.2 Registrul pentru cadourile şi gesturile de ospitalitate

5.3 Învăţarea legii

5.4 Situaţii în care culturile şi legile intră în conflict

5.5 Raportarea comportamentului inadecvat

5.6 Certificare

5.7 Investigare şi acţiuni disciplinare

5.8 Represalii

5.9 Serviciul de asistenţă

13 6. Instrucţiuni pentru chestiunile cheie de etică

6.1 Cum să ne comportăm cu concurenţii

6.2 Mita şi corupţia

6.3 Cadouri şi gesturi de ospitalitate

6.4 Conflicte de interese

6.5 Folosirea bunurilor companiei

6.6 Păstrarea în siguranţă a informaţiilor importante

6.7 Implicarea politică şi contribuţiile

6.8 Aplicarea Standardelor privind drepturile omului în compania noastră

6.9 Responsabilităţile noastre faţă de mediu

6.10 Alte aspecte

6.10.1 Agenţi, reprezentanţi, consilieri, consultanţi şi alţi terţi care acţionează în numele Borealis

6.10.2 Conformitatea emitentului

6.10.3 Acţiuni şi alte titluri de valoare

6.10.4 Restricţii de export

6.10.5 Angajarea de angajaţi guvernamentali sau oficiali guvernamentali – Interzisă

6.10.6 Angajarea de angajaţi guvernamentali sau oficiali guvernamentali – Permisă

25 7. Întrebări şi răspunsuri

Cadru

– Această Politică privind etica se aplică tuturor angajaţilor Borealis şi oricărei persoane care acţionează în numele nostru

– Această Politică privind etica are rădăcini adânci în Valorile noastre: Responsabilitate; Respect; Excelenţă şi Nimblicity™

– Toţi angajaţii noştri au obligaţia de a se familiariza cu Politica privind etica şi de a o aplica în activitatea lor de zi cu zi

– Nerespectarea Politicii privind etica de către orice angajat Borealis poate aduce după sine acţiuni disciplinare ce pot merge până la concediere, dacă este cazul.

– Obligaţia de a respecta Politica privind etica trebuie inclusă în contractele cu terţii

– Angajaţii sunt încurajaţi să raporteze orice comportament inadecvat atât unui manager superior corespunzător, cât şi Departamentului juridic

– Puteţi obţine instrucţiuni şi puteţi raporta şi prin intermediul Liniei telefonice +32 1547 9090, sau prin e-mail, la [email protected], sau pe www.borealisgroup.com/about/sustainability/ethics/ethics-contacts/; această metodă de informare şi raportare ar putea fi restricţionată în funcţie de legile locale

– Toate raportările de încălcări vor rămâne confidenţiale

– Borealis nu va tolera represaliile împotriva niciunui angajat cauzate de faptul că acesta a trimis un raport de bună-credinţă privind o încălcare suspectată a Politicii privind etica

Aspecte ale Politicii

Respectarea legii aplicabile

– Respectăm toate legile şi reglementările, indiferent de locul în care ne desfăşurăm activitatea. Atunci când considerăm că acestea sunt inadecvate ori ambigue, obiectivul nostru este să stabilim un standard etic înalt care să extindă cerinţele de bază ale legii aplicabile.

Cum să ne comportăm cu concurenţii

– Borealis se angajează să concureze în mod hotărât, legal, direct şi etic. Ne asigură că practicile noastre de afaceri respectă integral legile concurenţei în toate locurile în care ne desfăşurăm activitatea.

– Nu ne implicăm în niciun contact cu concurenţii pentru a discuta preţuri, pieţe sau clienţi.

– Concurăm pe baza meritelor produselor şi serviciilor noastre şi ne asigurăm că materialele noastre de vânzare, materialele publicitare şi alte comunicări descriu corect şi cinstit produsele şi serviciile noastre.

Mita

– Nu trebuie să oferim, să dăm, să acceptăm sau să primim mită sub nicio formă. Instrucţiuni suplimentare care să vă ajute să stabiliţi dacă o acţiune poate fi considerată sau percepută drept mită găsiţi în caseta Semnale de alertă din cadrul secţiunii Mită a Politicii privind etica.

Cadouri sau gesturi de ospitalitate

– Cu condiţia ca angajatul să aplice o judecată corect şi moderaţie şi ca obiectivitatea angajatului să nu fie influenţată, cadourile cu o valoare nominală sau modeste şi gesturile rezonabile de ospitalitate pentru închegarea unei relaţii de afaceri sunt în general acceptabile.

1. Rezumatul Politicii Borealis privind etica


– Cu condiţia ca aceste cadouri să nu facă destinatarul să se simtă obligat sau să fie făcute în scopul de a-l face pe destinatar să se simtă obligat, un angajat poate oferi sau accepta orice cadou, care, individual sau total, pe o perioadă de douăsprezece luni, nu depăşeşte 100 EUR. În acest scop, cadourile primite de la diverse persoane din cadrul aceleiaşi organizaţii trebuie totalizate. Toate cadourile, mesele şi activităţile recreative ce depăşesc valoarea de 100 EUR per persoană necesită aprobarea unui vicepreşedinte sau a unui vicepreşedinte executiv şi trebuie să fie înregistrate corect şi corespunzător în Registrul pentru cadourile şi gesturile de ospitalitate.

– Gesturile de ospitalitate pot fi oferite sau acceptate doar pe parcursul derulării afacerii, cu condiţia ca acestea să fie rezonabile şi modeste şi să nu influenţeze obiectivitatea destinatarului ori să fie interpretate drept mijloc de a determina destinatarul să se simtă obligat. Dacă aveţi dubii dacă un gest de ospitalitate este rezonabil şi modest, va trebui să obţineţi o aprobare prealabilă din partea vicepreşedintelui executiv corespunzător.

– Instrucţiuni suplimentare privind Cadourile şi gesturile de ospitalitate, inclusiv Întrebări cheie, Activităţi recreative rezonabile vs. excesive şi Semnale de alertă găsiţi în secţiunea Cadouri şi gesturile de ospitalitate din cadrul Politicii privind etica.

Conflicte de interese

– Conflictele de interese potenţiale trebuie evitate sau, dacă acest lucru este imposibil, gestionate cu atenţie. În toate cazurile, acestea trebuie divulgate managerului dvs. şi discutate în mod deschis, prompt şi direct şi trebuie, de asemenea, documentate în scris.

– Angajaţii Borealis trebuie întotdeauna să discute orice potenţială participare în consiliul director al altei companii mai întâi cu vicepreşedintele executiv şi să obţină o aprobare scrisă din partea Directorului general executiv înainte de a accepta o asemenea funcţie, pentru a evita orice conflict de interese.

– Angajaţii Borealis trebuie, de asemenea, să divulge dinainte orice angajament(e) ce ar putea fi asociat(e) cu poziţia de angajat Borealis şi care ar putea necesita timp din orele de program şi ar putea fi remunerate şi de către organizaţia care a angajat angajatul.

Folosirea Bunurilor Companiei

– Folosirea principală a bunurilor Companiei este destinată scopurilor legitime de afaceri ale companiei. Angajaţii nu au voie să folosească bunurile Companiei pentru

câştigul personal sau afaceri personale şi nu au dreptul să permită altei persoane, neangajate sau autorizate de Borealis, să le folosească.

Păstrarea în siguranţă a informaţiilor importante

– Toţi angajaţii trebuie să urmeze paşii corespunzători pentru protejarea confidenţialităţii şi respectarea informaţiilor confidenţiale ce aparţin altora.

Implicarea politică şi contribuţiile

– Nu suntem o organizaţie politică. Nu facem nicio contribuţie, bănească sau de orice altă natură, niciunui candidat la o funcţie politică, niciunui partid politic sau niciunei organizaţii politice ale cărei activităţi sunt destinate promovării intereselor partidelor politice sau ideologiilor politice.

Aplicarea Standardelor privind drepturile omului

– Ne dorim să creştem conştientizarea chestiunilor de drepturi ale omului în întreaga organizaţie, la nivel mondial. Luăm în serios orice acuzaţii conform cărora drepturile omului nu sunt protejate în cadrul sferei noastre de influenţă sau conform cărora am putea fi complici la încălcarea acestora.

Responsabilităţile noastre faţă de mediu

– Compania acordă prioritate sănătăţii, siguranţei şi securităţii tuturor angajaţilor săi, precum şi protejării mediului.

– Ca parte a angajamentului nostru Responsible Care®, ne străduim să fim lideri în performanţa ecologică a operaţiunilor şi produselor noastre pe toată durata ciclului de viaţă a acestora. Orice angajat implicat în procese care afectează mediul trebuie să îşi desfăşoare activitatea într-o manieră conformă cu politicile, standardele, liniile directoare şi procedurile noastre.

– Fiecare angajat Borealis este încurajat să acţioneze, fie direct, fie raportând conducerii, de fiecare dată când consideră că s-a produs o încălcare a politicii, legilor sau reglementărilor privind mediul înconjurător.

Alte probleme

– Atunci când o companie, organizaţie sau persoană acţionează sau s-ar putea considera în mod rezonabil că ar acţiona în numele Borealis, compania, organizaţia sau persoana respectivă trebuie să îşi desfăşoare activitatea în conformitate cu Politica privind etica.

7

Valorile noastre – Responsabilitate, Respect, Excelenţă, Nimblicity™ – ne ghidează acţiunile şi modul în care ne desfăşurăm activitatea. Astfel, ele devin parte integrantă a acestei Politici privind etica.

Responsabilitatea presupune ca fiecare individ să acţioneze în mod responsabil. Este o parte naturală a tuturor deciziilor şi activităţilor noastre comerciale. Standardele înalte de etică rezultă din conceptul „responsabilităţii” – adică să acţionăm ca nişte cetăţeni responsabili în cadrul comunităţilor în care operăm. Angajaţii au responsabilitatea de a cunoaşte legile aplicabile responsabilităţilor lor. Politica privind etica oferă instrucţiuni referitoare la responsabilităţile şi angajaţii Companiei şi orice terţ ce acţionează în numele nostru.

Demonstrarea de Respect în acest context presupune aplicarea Politicii privind etica pentru toţi angajaţii şi terţii care acţionează în numele nostru. Respectăm importanţa strădaniei de a atinge standarde etice înalte oriunde operăm. Respectăm drepturile de bază ale omului şi diversitatea angajaţilor, clienţilor şi furnizorilor noştri, precum şi ale comunităţilor în care operăm.

Excelenţa presupune ca atunci când considerăm că cerinţele legii aplicabile sunt inadecvate ori ambigue, obiectivul nostru să fie să stabilim un standard etic înalt care să depăşească cerinţele de bază ale legii aplicabile.

În spiritul Nimblicity™, profităm de toate oportunităţile pentru a spori gradul de conştientizare al Politicii privind etica, făcând-o parte a deciziilor şi acţiunilor noastre de zi cu zi. Valoarea noastră Nimblicity™ trebuie aplicată împreună cu celelalte valori ale noastre, în special cu

Responsabilitatea şi Respectul, în scopul stabilirii acţiunilor corecte.

Această Politică rezultă, de asemenea, din Principiile angajaţilor Borealis, care au fost stabilite pentru a veni în întâmpinarea nevoilor pe termen lung ale Companiei. Principiile angajaţilor Borealis creează o relaţie între angajat şi angajator care echilibrează angajamentele reciproce dintre Companie şi angajaţii noştri.

2. Aplicarea valorilor noastre

Principiul nr. 1 al angajaţilor Borealis

Borealis se angajează să ofere:

– Un loc de muncă sigur, sănătos şi profesionist, în care să se accepte diversitatea

Aceasta presupune:

– Un angajament sincer faţă de standardele noastre de sănătate şi siguranţă şi faţă de politicile privind etica şi calitatea, în mediul nostru internaţional în care gândirea diversificată este apreciată

Prin urmare, fiecare angajat:

– Va promova şi practica o mentalitate de toleranţă zero a abaterilor privind Sănătatea, Siguranţa şi Mediul (SSM), va acţiona în conformitate cu politicile de etică şi calitate şi va demonstra respect faţă de punctele de vedere diferite


Pentru ocaziile în care se iveşte o problemă sau o situaţie ce intră într-o „zonă gri”, folosiţi următorul cadru pentru a lua o decizie:

În primul rând, recunoaşteţi dacă aveţi o problemă etică

– Vi se cere ceva ce aţi considera a fi incorect?– Sunteţi conştient de un comportament potenţial ilegal sau neetic al unui coleg,

client sau furnizor?

Gândiţi-vă înainte să acţionaţi

– Faceţi un rezumat al problemei cu care credeţi că vă confruntaţi. Problema vă este clară?– Întrebaţi-vă de ce ar fi o problemă?– Luaţi în considerare opţiunile pe care le aveţi.– Analizaţi toate datele relevante şi punctele de luat în calcul.– Ar putea fi cineva afectat?– Consultaţi-vă cu alte persoane competente – cereţi sfatul Departamentului juridic.

Decideţi cum trebuie să procedaţi

– Recitiţi această Politică privind etica.– Consultaţi-vă cu alte persoane, după cum se specifică în Politica privind confidenţialitatea.– Există date legale sau fiscale de luat în considerare?– Evaluaţi riscurile şi modul în care ar putea acestea să fie reduse la minim sau eliminate.

Acţionaţi

– Comunicaţi decizia şi argumentele dvs. în mod adecvat. Asiguraţi-vă că au fost făcute modificările necesare asupra procedurilor de operare, dacă este cazul.

Testaţi concluzia la care aţi ajuns

– Aplicaţi Valorile companiei Borealis în decizia dvs. – se aliniază?– Consultaţi-vă cu alţii – mai discutaţi încă o dată cu cineva.

După ce aţi formulat decizia:

3. Cadrul pentru luarea de decizii etice

9

Dacă răspunsul este da la toate întrebările de mai sus:

întreprindeţi acţiunea respectivă

Întrebaţi-vă:

Folosiţi Arborele decizional pentru a decide dacă o acţiune este corectă atunci când vă este imposibil să aflaţi răspunsul în Politica Borealis privind etica:

4. Arborele decizional

Da Nu/Nu sunt sigurEste legal?

la da: întrebaţi-vă





nu/nu sunt sigur: nu întreprindeţi acţiunea şi contactaţi Departamentul juridic pentru mai multe sfaturi şi instrucţiuni.

nu/nu sunt sigur: nu întreprindeţi acţiunea, cereţi sfaturi şi instrucţiuni dacă este nevoie.




Este o acţiune corectă? În calitatea dvs. de angajat al unei companii internaţionale, întrebaţi-vă cum ar fi văzut acest lucru în context global - spre ex., răspunsurile de mai sus ar rămâne aceleaşi?

Borealis ar fi de acord ca acest lucru să fie publicat într-un ziar?

Aş putea să le explic colegilor, rudelor şi prietenilor ceea ce am făcut fără să îmi fie ruşine sau jenă?

Respectă valorile, Principiile angajaţilor şi Politica privind etica?

Salt STOP

STOP

STOP

STOP

STOP

Salt

Salt

Salt

Salt


5. Implementarea politicii privind etica

Această Politică privind etica se aplică tuturor angajaţilor Borealis şi oricărei persoane care acţionează în numele nostru. Toate persoanele care acţionează în numele companiei Borealis trebuie să primească Politica privind etica şi să o respecte. Atunci când este posibil, obligaţia de a respecta Politica privind etica trebuie inclusă în contractele cu terţii.

5.1 Conştientizare şi instruire– Politica privind etica este implementată în întreaga

Companie prin organizarea de ateliere pentru toţi angajaţii existenţi şi printr-un program de instruire de bază privind etica pentru noii angajaţi. Conştientizarea etică este accentuată şi menţinută prin sesiuni de instruire şi ateliere practice în care se discută chestiunile relevante. Un grup de Reprezentanţii locali pentru etică au fost instruiţi să ţină cursuri de instruire şi să faciliteze aceste discuţii.

– Politica privind etica este comunicată echipelor de către manageri.

– Ne consolidăm cultura prin care angajaţii noştri sunt încurajaţi să facă lucrul corect şi să se simtă liberi să ridice problema unor comportamente sau decizii ce par a nu se confirma cu Politica privind etica. Pentru acest scop dublu, vă punem la dispoziţie un Serviciu de asistenţă. Prin intermediul acestuia, angajaţii pot obţine sfaturi şi instrucţiuni atunci când au nevoie şi, aşa cum se explică mai jos, un angajat poate aduce în atenţia Companiei comportamente neconforme cu Politica privind etica. Borealis are o fundaţie etică puternică. Fiecare angajat contribuie la menţinerea standardelor înalte pe care le-am stabilit.

– Dacă nu sunteţi sigur ce trebuie să faceţi într-o anumită situaţie, discutaţi mai întâi cu managerul dvs.; totuşi, puteţi discuta şi cu membrii Departamentelor juridic, de audit intern sau resurse umane, cu orice membru al

11

conducerii superioare, ori puteţi apela Serviciul de asistenţă.

– Un raport anual de etică referitor la progresul implementării Politicii privind etica şi orice probleme majore survenite sunt predate Consiliilor de supervizare şi executiv prin intermediul Departamentului de audit intern şi juridic.

5.2 Registrul pentru cadourile şi gesturile de ospitalitate– Intră în obligaţia fiecărui angajat să înregistreze corect

cadourile şi activităţile recreative în Registrul pentru cadourile şi gesturile de ospitalitate.

5.3 Învăţarea legii– Toţi angajaţii Borealis trebuie să cunoască cerinţele legale

de bază care se aplică responsabilităţilor lor. Borealis pune la dispoziţie resurse precum cursuri de instruire juridică şi ateliere practice care să sprijine angajaţii să se familiarizeze cu cerinţele legale ale postului lor.

5.4 Situaţii în care culturile şi legile intră în conflict– Borealis operează în multe ţări din întreaga lume şi există

diferenţe semnificative de cultură, legi şi mediu politic. Pot exista situaţii în care Politica privind etica şi cerinţele legale intră în conflict cu legea locală sau cu obiceiurile dintr-o anumită ţară. Atunci când legea locală impune un standard mai înalt decât Politica privind etica sau legea europeană, va trebui aplicată întotdeauna legea locală. Atunci când legile şi obiceiurile locale intră într-un conflict de alt fel cu legea europeană aplicabilă sau cu Politica privind etica, trebuie să consultaţi Departamentul juridic. Nu uitaţi, simplul fapt că un concurent dintr-o locaţie acţionează într-un anumit mod nu presupune că abordarea respectivă este legală sau etică.

5.5 Raportarea comportamentului inadecvat– Este important să ne asumăm cu toţii responsabilitatea

pentru asigurarea faptului că standardele incluse în Politica privind etica vă inspiră să acţionaţi în mod integru şi să aplicaţi acest principiu în ceea ce faceţi. Aceasta înseamnă că, atunci când observaţi o încălcare, sunteţi încurajaţi să luaţi măsuri, deoarece ignorarea acesteia ar fi o modalitate de a contribui la o situaţie ne-etică. Prin urmare, fiecare dintre noi are responsabilitatea de a raporta comportamentul ne-etic. Angajaţii pot aduce la cunoştinţă acest lucru atât unui manager superior corespunzător, cât şi Departamentului juridic.

– Ar putea exista situaţii în care să aveţi reţineri să discutaţi despre o problemă cu managerul direct corespunzător. În aceste cazuri, puteţi contacta Departamentul juridic sau trimite un e-mail la Serviciul de asistenţă, respectând condiţiile stabilite în secţiunea 5.9 de mai jos. Toate raportările vor rămâne confidenţiale.

5.6 Certificare– Toţi angajaţii de nivel 12 sau echivalent, precum şi alţii,

dacă aşa decide Directorul general executiv, trebuie să certifice anual că nu cunosc nicio încălcare a Politicii privind etica pe care să n-o fi divulgat încă, în conformitate cu Politica privind etica, şi că au citit şi înţeles Politica privind etica. Dacă un asemenea proces de certificare este contrar legilor locale, procesele respective trebuie aliniate pentru a se conforma cu legile locale în chestiune.

5.7 Investigare şi acţiuni disciplinare– Dacă se suspectează încălcarea unei Politici privind

etica, o echipă va efectua o investigaţie în funcţie de necesităţi. Aceasta va apela la alte persoane autorizate şi la ajutor extern, după cum va fi necesar.

– Nerespectarea Politicii privind etica de către orice angajat Borealis poate aduce după sine acţiuni disciplinare ce pot duce inclusiv la concediere dacă este cazul. Contractele cu terţii pot fi reziliate.

5.8 Represalii– Borealis nu tolerează represaliile împotriva niciunui

angajat cauzate de faptul că acesta a trimis un raport de bună-credinţă privind o încălcare suspectată a Politicii privind etica.

5.9 Serviciul de asistenţă– Serviciul de asistenţă Borealis este o resursă prin

intermediul căruia obţineţi instrucţiuni, precum şi un instrument prin care puteţi raporta orice fapte asociate cu încălcarea Politici privind etica. Domeniul de aplicabilitate al acestor sisteme de instruire şi raportare diferă în funcţie de legile locale.

QuestionLine+32 1547 9090 [email protected]/about/sustainability/ethics


6. Instrucţiuni pentru chestiunile cheie de etică

Respectăm toate legile şi reglementările, indiferent de locul în care ne desfăşurăm activitatea. Atunci când acestea sunt inadecvate sau ambigue, scopul nostru este de a stabili standarde etice înalte care să depăşească cerinţele de bază ale legii aplicabile.

6.1 Cum să ne comportăm cu concurenţii

Problemă:

Legi concurenţiale şi anti-trust există în aproape o sută de ţări din întreaga lume şi, aproape sigur, în toate ţările în

care îşi desfăşoară activitatea Borealis. Încălcarea acestor legi ar putea determina sancţiuni semnificative impuse Companiei şi, în unele cazuri, persoanei în chestiune.

Instrucţiuni:

Borealis se angajează să concureze în mod hotărât, legal, direct şi etic. Politica noastră este să ne asigurăm că practicile noastre de afaceri respectă integral legile concurenţiale în toate locurile în care ne desfăşurăm activitatea.

13

Consecinţele încălcărilor

Încălcarea legilor concurenţei expune compania Borealis şi, în unele cazuri, pe angajaţii acesteia la:

– Sancţiuni civile şi penale grave, inclusiv amenzi personale şi pedepse cu închisoarea în unele ţări;

– Riscul de a fi daţi în judecată pentru daune de către clienţi sau alte persoane afectate de comportamentul ilegal; şi

– Publicitate negativă şi afectare a reputaţiei noastre.

– Din aceste motive, încălcarea intenţionată a acestor legi nu va fi tolerată şi va determina acţiuni disciplinare.

Pentru informaţii suplimentare privind legea concurenţei, consultaţi Manualul de respectare a legislaţiei concurenţiale, pe care îl găsiţi pe Borena/Legal.

Dacă aveţi dubii că o situaţie sau comportament ar putea sau nu încălca regulile concurenţiale, cereţi sprijinul Departamentului juridic.

Clienţii noştri:

– Ne tratăm clienţii în mod deschis, respectându-le în acelaşi timp independenţa.

– Ne străduim să ne asigurăm că toţi clienţii obţin produse şi servicii de cel mai înalt nivel, conform nevoilor lor.

– Nu încercăm să împiedicăm clienţii să caute produse Borealis sursă niciunde în Europa.

– Nu atentăm la libertatea distribuitorilor de a stabili preţurile de revânzare.

Produsele noastre:

– Concurăm pe baza meritelor produselor şi serviciilor noastre şi ne asigurăm că materialele noastre de vânzare, materialele publicitare şi alte comunicări descriu corect şi cinstit produsele şi serviciile noastre.

Concurenţii noştri:

– Nu ne implicăm în niciun contact cu concurenţii pentru a stabili preţuri, pieţe sau clienţi.

– Ne asigurăm că toate întâlnirile cu concurenţii au scopuri legale, spre exemplu, şedinţele asociaţiilor comerciale sau de evaluare a performanţelor trebuie să fie structurate în conformitate cu prevederile legale.

– Colectăm date despre piaţă folosind mijloace legale şi ne stabilim strategia comercială în mod independent,

pe baza acestor informaţii. Putem participa la un schimb de date colective din domeniu care nu divulgă informaţii specifice despre o companie, cu condiţia ca datele respective să fie compilate de un terţ independent, în vederea păstrării confidenţialităţii. Nu obţinem informaţii despre piaţă de la concurenţi.

– Ocazional, putem cumpăra sau vinde unui concurent; schimbul de informaţii în acest context este strict limitat la ceea ce implică tranzacţia în chestiune. Alte relaţii cu concurenţii, cum ar fi contractele de asociere prin participaţiune, sunt structurate şi gestionate în conformitate cu prevederile legale.

6.2 Mita şi corupţia

Noi prevederi privind anti-corupţia în Codul Penal austriac:Noile prevederi includ o nouă definiţie a „oficialilor publici” („Amtsträger”). Începând cu 1 ianuarie 2013, „oficialii publici” desemnează nu doar persoanele care lucrează în numele statului sau guvernelor locale, autorităţilor administrative, organizaţiilor internaţionale sau membrii parlamentului, ci şi persoanele care lucrează pentru companii care sunt deţinute de stat în proporţie de 50% sau mai mult (Austria sau alte ţări). Având în vedere că IPIC deţine mai mult de 50% din Borealis, începând cu anul 2013, angajaţii Borealis sunt consideraţi oficiali publici în baza prevederilor anti-corupţie din Codul Penal Austriac. Reţineţi acest lucru atunci când vi se oferă un cadou sau un gest de ospitalitate care nu reprezintă un prânz de afaceri reciproc regulat sau o invitaţie la cină care să se alinieze Politicii privind etica.

Problemă:

Borealis nu tolerează actele de corupţie sub nico formă.

Borealis nu va fi influenţată în mod incorect în afacerile sale, ci le va desfăşura într-o manieră independentă şi imparţială, acţionând profesional, corect şi cu integritate. Nu ne vom lăsa influenţaţi şi nu vom căuta să influenţăm partenerii de afaceri prin plăţi monetare sau orice alt lucru de valoare, inclusiv gesturi de ospitalitate şi cadouri.

Borealis obligă la respectarea tuturor legilor anti-mită şi anti-corupţie aplicabile în desfăşurarea activităţii sale. Respectarea lor este obligatorie pentru angajaţii Borealis, precum şi pentru terţii care acţionează pentru şi în numele nostru, precum agenţii, distribuitorii, contractanţii, consultanţii etc.

Mita reprezintă corupţie. Presupune oferirea sau acceptarea de către o persoană a oricărui lucru de valoare (de obicei bani, un cadou, împrumut, recompensă, favoare sau altă


atenţie) fie direct, fie indirect, ca stimulent pentru obţinerea unui avantaj comercial, contractual, reglementar sau personal ilegal sau de a influenţa contrar principiilor onestităţii şi integrităţii. Mita poate interveni, şi este ilegală, atât în sectorul privat (între companii comerciale), cât şi în sectorul public (mituirea unui oficial public).

O mită poate fi orice lucru de valoare, precum:

– Bani/Împrumuturi/Recompense– Cadouri– Gesturi de ospitalitate – Plata/rambursarea unor cheltuieli de deplasare

şi cazare– Donaţii caritabile/contribuţii sociale– Oferte de angajare/burse de studiu– Orice alte favoare

!

Ce este un „avantaj ilegal”?

Orice lucru la care Borealis, inclusiv angajaţii companiei Borealis şi terţii ce acţionează în numele nostru, nu este îndreptăţit clar. Ar putea fi o aprobare de creştere de preţ, o influenţare inadecvată a unei decizii de cumpărare de produse, acordarea unui contract, eliberarea unei autorizaţii, aprobarea utilizării unui produs, o decizie sau înţelegere favorabilă într-un proces etc.

?

Instrucţiuni:

Nu trebuie niciodată să promitem, să oferim, să dăm, să solicităm, să acceptăm sau să primim, direct sau indirect, un avantaj financiar ori de altă natură în schimbul unui tratament favorabil, în scopul de a influenţa rezultatul unei afaceri sau de a obţine vreun avantaj comercial.

Trebuie să respectaţi în permanenţă toate legile anti-mită şi anti-corupţie aplicabile dvs. şi Companiei. În caz contrar, atât dvs. cât şi Borealis aţi putea risca acuzaţii civile sau penale ce s-ar putea solda cu amenzi usturătoare, pedeapsa cu închisoarea şi interdicţia de a mai încheia contracte publice.

Nerespectarea acestora vă pune şi pe dvs. şi compania Borealis în situaţii riscante.

Mai mult, nerespectarea acestora poate aduce după sine acţiuni disciplinare ce pot duce inclusiv la concediere dacă este cazul.

Plăţi de facilitare:

În unele ţări, „plăţile de facilitare” sunt necesare în schimbul efectuării anumitor „acţiuni guvernamentale de rutină”.

Asemenea plăţi de facilitare sunt de obicei sume mici, plăţi neoficiale făcute unui oficial public în scopul asigurării sau urgentării unei acţiuni guvernamentale de rutină. Borealis nu face şi nici nu acceptă plăţile de facilitare.

Dacă vi se solicită o plată de facilitare:

– Explicaţi că sunteţi obligaţi să respectaţi regulile legale şi ale companiei prin care asemenea plăţi sunt interzise

– Solicitaţi să discutaţi cu superiorul sau cu altă persoană responsabilă

– Solicitaţi o chitanţă oficială pentru plata efectuată

– Refuzaţi să plătiţi

!

Ar putea exista unele excepţii rare, în situaţii de urgenţă, precum cele în care siguranţa sau libertatea unei persoane este ameninţată. Cereţi sfatul unui membru al Departamentului juridic atunci când posibil, înainte de a efectua o asemenea plată. În caz contrar, dacă nu este posibil să cereţi sfatul înainte de a acţiona, raportaţi problema managerului superior corespunzător şi Departamentului juridic imediat după. Acest lucru va asigura înregistrarea corectă şi adecvată a incidentului şi ne va ajuta să decidem dacă este necesară altă acţiune, precum raportarea incidentului în faţa autorităţilor locale.

Iată câteva exemple de Oficiali publici conform legilor anti-mită şi anti-corupţie:

– Funcţionarii şi angajaţii guvernamentali naţionali sau locali, sau ai oricărui departament, agenţie sau instrument guvernamental

– Angajaţii companiilor deţinute sau controlate de stat (≥ 50%)

– Funcţionarii sau angajaţii unei organizaţii internaţionale

– Orice persoană ce acţionează în calitate oficială sau în numele unui guvern sau entitate guvernamentală, sau al unei organizaţii internaţionale

– Orice partid politic, reprezentant al unui partid sau candidat la o funcţie politică

– Judecătorii şi alţi funcţionari juridici

– Mediatorii

– Rudele de gradul I ale oricărei persoane de mai sus

!

15

Activităţi recreative rezonabile vs. excesive

Activităţile recreative modeste şi rezonabile acordate partenerilor de afaceri sunt o practică obişnuită; inclusiv mese ocazionale cu costuri rezonabile, sunt în general acceptabile. De regulă, activităţile recreative nu vor fi considerate modeste şi rezonabile dacă acestea duc la o senzaţie sau un sentiment de obligaţie sau la perceperea unei asemenea obligaţii din partea beneficiarului.

Evenimentele sportive obişnuite, spectacolele de teatru şi alte evenimente culturale sau sociale sunt acceptabile cu condiţia ca acestea:

– Să fie rezonabile şi modeste în ceea ce priveşte valoarea, considerată atât ca eveniment individual, cât şi ca valoare totală pe perioada unui an

– Să nu fie interpretate drept mită sau răsplată

– Să nu contravină legii locale sau standardelor de etică, inclusiv politicilor privind etica ale organizaţiei beneficiarului, dacă aceste politici aplică reguli mai stricte decât cele stabilite de noi în Politica noastră privind etica

– Să fie asociate cu un eveniment comercial, să aibă alt motiv relevant de afaceri, sau să se califice drept „eveniment în masă”; şi

– Să nu pună într-o situaţie jenantă nici compania nici angajatul dacă activitatea recreativă este divulgată public.

Toate cheltuielile trebuie înregistrate detaliat, astfel încât să reflecte în mod corect şi adecvat adevărata natură şi valoarea cheltuielilor.

Semnale de alertă pentru activităţi de corupţie

Există anumite tipuri de activităţi ce ar putea stârni suspiciuni despre o persoană cu care Borealis a făcut afaceri sau cu care i se propune să facă afaceri. Câteva dintre aceste categorii sunt descrise pe larg drept:

– Informaţii insuficiente, false sau contradictorii oferite de o persoană

– Tranzacţiile băneşti sau solicitările de bani nu corespund activităţilor comerciale ale persoanei respective

– Transferuri bancare care nu corespund activităţilor comerciale ale persoanei respective

– Solicitarea unei persoane de a structura o tranzacţie pentru a se sustrage de la cerinţele de contabilitate şi/sau raportare, sau de a o structura în aşa fel încât să pară a fi o acţiune comercială legală

– Solicitări de, sau transferuri ciudate de fonduri ce provin de la şi sunt direcţionate spre ţări care au legi stricte de păstrare a confidenţialităţii tranzacţiilor bancare sau un control deficitar al operaţiunilor de spălare de bani sau în care infracţionalitatea şi/sau corupţia sunt larg răspândite

– O ezitare din partea persoanei în cauză de a oferi vreo informaţie solicitată în scopul identificării corecte

– O persoană care deschide mai multe conturi sub unul sau mai multe nume şi solicită ca plăţile să fie distribuite între aceste conturi sau depozitate în aceste conturi în mici tranşe

– Plăţile prin intermediul unui terţ (altul decât o bancă) care nu are o relaţie contractuală cu Borealis

– Plăţile de sume mari prin mandat poştal, cecuri de călătorie sau numerar

– Atunci când există semnale că persoana nu acţionează în numele său, ci încearcă să ascundă identitatea adevăratului beneficiar

– Tranzacţiile cu persoane ce au adrese necunoscute, adrese de căsuţă poştală sau care furnizează informaţii insuficiente sau false

– Tranzacţii ce au drept intermediar companii fictive, în special cele cu sediul în paradisuri fiscale

– Tranzacţiile ce implică mai multe persoane şi companii ce nu par să aibă o relaţie între ele

– Tranzacţii în care banii sau bunurile sunt intermediate de un consultant sau reprezentant al unui oficial public în scopul de a obţine anumite acţiuni guvernamentale

– Folosirea unor consultanţi sau reprezentaţi care au o relaţie strânsă cu guvernul sau un partid politic din ţara în care îşi desfăşoară activitatea Borealis

– Cadouri sau gratuităţi pentru oficiali publici, reprezentanţi ai unor partide politice, candidaţi la o funcţie politică, clienţi sau rude ale acestora

– Activităţi recreative extravagante pentru oficiali guvernamentali, lideri de partid sau familiile acestora

– Plăţi indirecte către clienţi, oficiali guvernamentali sau rude ale acestora

– Folosirea, fără o justificaţie legitimă, a unităţilor Borealis (sau reprezentanţelor Borealis) de către oficiali guvernamentali/clienţi

– Solicitarea de comisioane neobişnuit de mari, arvune sau alte comisioane

– Solicitarea din partea unui agent sau reprezentant a unei metode neobişnuite de plată sau plăţi către o o ţară terţă

– Numirea unui reprezentant plătit atunci când o decizie de împuternicire este iminentă


6.3 Cadouri şi gesturi de ospitalitate

Problemă:

Oferirea sau acceptarea de cadouri şi gesturi de ospitalitate poate construi şi solidifica relaţiile de afaceri de zi cu zi, însă poate şi cauza şi conflicte între interesele personale şi datoria profesională. Totuşi, cadourile şi gesturile de ospitalitate pot reprezenta chiar ele o mită; ar putea fi utilizate într-o schemă mai complexă de corupţie; sau pot da pur şi simplu impresia că tolerăm mita. Mai mult, cadourile şi activităţile recreative pot ştirbi încrederea altora în deciziile dvs. de afaceri, pot submina încrederea în conducere şi Compania noastră sau pot părea necinstite pentru alte părţi interesate.

Instrucţiuni:

În principiu, nu e nimic rău în a accepta şi oferi cadouri şi activităţi recreative de apreciere de o anumită valoare nominală sau de a accepta sau oferi gesturi de ospitalitate rezonabile în scopul îmbunătăţirii imaginii companiei Borealis, de a prezenta mai bine produsele şi serviciile noastre şi de a stabili relaţii cordiale. Pentru a stabili care sunt acceptabile şi care sunt neacceptabile, fiecare angajat trebuie să se folosească de buna sa judecată şi de moderaţie.

Acceptarea sau oferirea unui cadou sau gest de ospitalitate, indiferent de valoarea acestuia, care fie face destinatarul să se simtă obligat, fie ar putea fi considerat mijloc de a determina destinatarul să se simtă obligat să înceapă sau să continue o relaţie de afaceri, nu este acceptabilă şi va reprezenta o încălcare a Politicii noastre privind etica. Oferirea sau primirea de articole promoţionale cu o anumită valoare nominală este acceptabilă.

Cu condiţia să respecte următoarele instrucţiuni incluse în această secţiune, următoarea procedură trebuie adoptată în ceea ce priveşte oferirea sau acceptarea de cadouri sau gesturi de ospitalitate:

Angajaţii pot oferi sau accepta orice cadou sau gest de ospitalitate care, fie individual, fie în total, pe o perioadă de douăsprezece luni, să nu depăşească 100 EUR per persoană, per companie. În asemenea cazuri, nu aveţi obligaţia de a înregistra cadoul în Registrul pentru cadourile şi gesturile de ospitalitate.

În acest scop, cadourile primite de la diverse persoane din cadrul aceleiaşi organizaţii trebuie totalizate. Spre exemplu, un angajat care primeşte trei cadouri sau gesturi de ospitalitate în valoare de 50 EUR de la diferiţi angajaţi ai aceluiaşi client într-o perioadă de douăsprezece luni va fi depăşit valoarea permisă cu 50 EUR. În asemenea cazuri, destinatarul trebuie să înregistreze toate cele trei cadouri în Registrul pentru cadourile şi gesturile de ospitalitate, deoarece valoarea totală depăşeşte 100 EUR

pe o perioadă de douăsprezece luni. Cadourile şi gesturile de ospitalitate multiple din partea unui terţ precum un furnizor sau client destinate mai multor angajaţi Borealis ar putea încălca spiritul acestei politici, deoarece asemenea cadouri sau gesturi de ospitalitate ar putea fi percepute drept mijloc de a face compania Borealis să se simtă obligată să continue o relaţie de afaceri.

– Toate cadourile, mesele şi gesturile de ospitalitate ce depăşesc valoarea de 100 EUR per persoană necesită aprobarea unui vicepreşedinte sau a unui vicepreşedinte executiv şi trebuie să fie înregistrate corect şi corespunzător în Registrul pentru cadourile şi gesturile de ospitalitate; în cazul gesturilor de ospitalitate, ataşaţi o copie a invitaţiei, răspunsul şi agenda discuţiilor.

– Gesturile de ospitalitate pot fi oferite sau acceptate doar pe parcursul derulării afacerii, cu condiţia să fie rezonabile şi modeste. Dacă aveţi dubii dacă un gest de ospitalitate este rezonabil şi modest, va trebui să obţineţi o aprobare prealabilă din partea vicepreşedintelui executiv corespunzător.

– Orice gest de ospitalitate care nu reprezintă un prânz de afaceri sau o cină de afaceri obişnuită necesită o ordine de zi corespunzătoare.

– Atunci când facem aranjamente pentru evenimente de ospitalitate, inclusiv întâlniri de afaceri, ne asigurăm că locul este şi el rezonabil şi adecvat (spre ex., evitaţi „destinaţiile de vacanţă” tipice dacă nu există vreun argument geografic raţional).

– Nu achitaţi cheltuielile de deplasare sau cazare ale oaspeţilor evenimentelor. Dacă sunteţi invitaţi, asiguraţi-vă că cheltuielile de deplasare şi cazare sunt acoperite de Borealis.

– Cadourile şi gesturile de ospitalitate nu vor fi oferite ori acceptate de la oficiali publici fără aprobarea prealabilă în scris din partea Ofiţerului de etică.

– Când oferiţi cadouri sau trimiteţi invitaţii, adresaţi-le întotdeauna organizaţiei destinatare, nu unui angajat anume. Lăsaţi organizaţia destinatară să decidă cine va primi cadoul sau va participa la evenimentul respectiv.

– Însoţiţi orice cadou sau orice invitaţie de specificaţia că vă doriţi ca gestul ori cadoul respectiv să fie acceptat de către organizaţia destinatară doar dacă este în conformitate cu propriile politici privind cadourile şi gesturile de ospitalitate.

– Cadourile şi gesturile de ospitalitate trebuie oferite în numele companiei Borealis, nu în numele dvs.

– Cadourile şi gesturile de ospitalitate trebuie oferite deschis, nu în secret, nu într-o manieră care să pară inadecvată.

17

Întrebări-cheie

În ceea ce priveşte cadourile şi gesturile de ospitalitate, va trebui să luaţi întotdeauna în considerare răspunsul la următoarele întrebări:

– Cadoul sau gestul de ospitalitate respectiv ar putea, sau ar putea da impresia că ar, influenţa obiectivitatea mea sau obiectivitatea persoanei căreia i-am oferit cadoul sau gestul de ospitalitate?

– Imparţialitatea mea sau imparţialitatea persoanei căreia i-am oferit cadoul sau gestul de ospitalitate ar putea fi compromisă în vreun fel, ori ar putea părea compromisă în faţa altora?

– Gestul de ospitalitate are un scop privat, şi nu un scop de afaceri? Spre exemplu, afacerile se vor discuta ca

parte a unui eveniment sau doar într-o manieră foarte limitată?

– Cadoul sau gestul de ospitalitate respectiv ar putea fi considerat unic sau extraordinar?

– Ar fi o problemă, sau aţi fi stânjenit, dacă aţi divulga cadoul sau gestul de ospitalitate altor angajaţi sau terţi?

– Valoarea cadoului depăşeşte 100 EUR per persoană per companie într-o perioadă de douăsprezece luni?

Dacă răspunsul la oricare dintre întrebările de mai sus este „da” sau „poate”, sau dacă ar putea fi perceput de terţi drept „da” sau „poate”, acceptarea sau oferirea unor asemenea cadouri sau gesturi de ospitalitate cel mai probabil ar încălca Politica privind etica. Dacă nu sunteţi sigur, cereţi sprijinul managerul dvs.

Ce este de neacceptat?

Dvs. (sau cineva care acţionează în numele dvs.) nu aveţi dreptul să:

– Acceptaţi o ofertă de cadou de nicio valoare (nici sub formă de gest de ospitalitate) de la vreo companie cu care ne aflăm în negocieri sau pentru care licităm un contract cu Borealis.

– Faceţi, promiteţi sau oferiţi vreo plată, vreun cadou, vreun gest de ospitalitate sau vreun avantaj în aşteptarea sau speranţa de a oferi sau primi un avantaj comercial.

– Faceţi, promiteţi sau oferiţi vreo plată, vreun cadou sau vreun gest de ospitalitate unui oficial public, pentru a facilita sau urgenta o acţiune de rutină.

– Acceptaţi sau solicitaţi, direct sau indirect, nicio plată sau avantaj (din partea unui terţ) despre care ştiţi, ori suspectaţi că vă este oferit cu aşteptarea de a obţine un avantaj ilegal.

– Acceptaţi sau solicitaţi, direct sau indirect, un cadou sau un gest de ospitalitate din partea unui terţ, dacă ştiţi sau suspectaţi că acesta vă este oferit sau furnizat cu aşteptarea de a se obţine în schimb un avantaj ilegal pentru Borealis.

?

– Sunt permise invitaţiile reciproce regulate la prânz sau cină, aliniate la Politica privind etica.

– Atunci când înaintează alt fel de invitaţii unor oficiali publici, Borealis trebuie să poată demonstra că este vorba fie de un „eveniment în masă” (adică invitaţii trimise pe baza unor criterii care nu sunt asociate cu oficialii publici - de pildă, primii 150 cei mai importanţi clienţi/toţi clienţii dintr-o anumită regiune) sau că prezenţa unui oficial public la eveniment va avea un efect promoţional pentru Borealis în faţa terţilor.

– Dacă un oficial public este invitat să încurajeze sau să dezvolte o relaţie (de afaceri) cu Borealis sau să promoveze compania Borealis în faţa altui oficial public, acest lucru va fi considerat mită.

– Mai mult, invitaţiile „VIP” (spre ex., un program de divertisment de seară sau un tur turistic) combinate

cu un eveniment de afaceri (spre ex., prezentări, vizite la sedii), pot fi înaintate oficialilor publici doar dacă partea recreativă este asociată în mod clar cu evenimentul comercial. Nu invitaţi niciodată oficiali publici la evenimente „VIP” care nu au un context de afaceri clar.

– Atunci când invitaţi oficiali publici, precum şi alţi oaspeţi, asiguraţi-vă că toţi oaspeţii sunt trataţi în mod egal şi că nu există vreun tratament special pentru oficialii publici.

– Obţineţi întotdeauna o aprobare prealabilă din partea Ofiţerului de etică, precum şi orice alte aprobări necesare.

– Documentaţi detaliile gestului de ospitalitate şi motivul pentru care invitaţi oficialul public.

!Atunci când oferim cadouri şi gesturi de ospitalitate unui oficial public:


6.4 Conflicte de interese

Asociaţiile comerciale, asociaţiile tehnice şi organizaţiile profesionale:Asociaţiile comerciale, asociaţiile tehnice şi organizaţiile profesionale au adesea obiective constructive şi legitime pe care Compania le va sprijini. Totuşi, în unele cazuri, participarea în asemenea organizaţii poate crea conflicte de interese sau chiar ridica probleme legale (de ex. legate de legislaţia concurenţială). Dacă vreo asemenea implicare provoacă un conflict de interese, trebuie să discutaţi imediat situaţia cu managerul dvs. direct şi/sau Consiliul general.

Problemă:

Un conflict de interese apare atunci când vă aflaţi într-o situaţie în care două sau mai multe interese intră în conflict şi vă afectează capacitatea de a lua decizii obiective, imparţiale sau limitate.

Conflictele de interese în afaceri apar de obicei atunci când activităţile personale ale angajaţilor sau ale rudelor directe ale acestora se suprapun cu afacerile companiei, ridicând dubii privind calitatea deciziilor de afaceri luate şi integritatea persoanei care a luat aceste decizii.

Un conflict de interese ar putea reprezenta şi utilizarea timpului/resurselor companiei pentru un angajament extern (cu excepţia angajamentelor solicitate de Borealis), ori pregătirea materialelor pentru participarea la evenimente precum, fără a se limita la acestea, lucrul în organizaţii de branşă (organizaţii sindicale, asociaţii comerciale etc.), susţinerea de prelegeri la şcoli şi universităţi, sau prezentări la seminare externe.

Instrucţiuni:

În general, conflictele de interese potenţiale trebuie evitate sau, dacă acest lucru este imposibil, gestionate cu atenţie. În toate cazurile, acestea trebuie divulgate managerului dvs. şi discutate în mod deschis, prompt şi direct şi documentate în scris.

Ne aşteptăm ca toţi angajaţii să fie precauţi atunci când îşi desfăşoară activitatea şi să fie deschişi şi oneşti atunci când survine un conflict de interese. Afacerile cu rude (inclusiv recrutarea), în afara angajării sau activităţile, investiţiile şi aranjamentele private cu furnizorii ar putea reprezenta surse de conflicte de interese. Această secţiune stabileşte câteva întrebări-cheie pe care să vi le puneţi pentru a vă ajuta să determinaţi dacă o situaţie creează un conflict de interese. Tot mai jos sunt prezentate şi regulile pe care trebuie să le respecte angajaţii în calitate de membri ai consiliilor directoare ale unei alte companii sau organizaţii.

Întrebări-cheie

Pentru a înţelege dacă o situaţie dată ar putea crea un conflict de interese, puneţi-vă întotdeauna următoarele întrebări-cheie:

– Alţi angajaţi Borealis sau o persoană externă ar putea crede că mi-ar afecta munca în cadrul companiei?

– Eu sau familia mea am avea ceva de câştigat de pe urma relaţiei mele cu terţul care colaborează cu Borealis, sau viceversa?

– Ar putea afecta orice decizie pe care aş putea-o lua la Borealis?

– Aş fi stânjenit dacă cineva din afara Borealis ar cunoaşte situaţia?

Semnale de alertă pentru cadouri şi gesturi de ospitalitate

Un cadou, gest de ospitalitate sau orice lucru de valoare nu poate fi oferit, dat sau primit dacă:

– Încalcă orice reguli sau reglementări

– Este în bani sau echivalentul în bani (precum bonuri valorice, împrumuturi, acţiuni sau opţiuni de cumpărare de acţiuni)

– „Obţineţi ceva în schimbul a ceva”, spre ex., ca parte a unui acord prin care se solicită ceva în schimbul cadoului (chiar dacă acesta are o valoare mică, sub 100 EUR)

– Are implicaţii sexuale sau violează în orice alt mod angajamentul Borealis faţă de respectul reciproc

– Încalcă politicile noastre şi politicile organizaţiei destinatarului

– Nu a fost înregistrat corespunzător în registrele contabile ale companiei Borealis (fapt ce ar reprezenta în sine o problemă legală sau de etică).

19

– Cum ar părea comportamentul meu unei persoane din afara Borealis (de ex. un alt client sau furnizor Borealis); acesta s-ar întreba dacă a fost tratat corect?

Dacă răspunsul la oricare dintre întrebările de mai sus este „da” sau „poate”, sau dacă ar putea fi perceput de terţi drept „da” sau „poate”, sunteţi implicat într-un conflict de interese.

Participarea în consiliul director al altei companii

Ocazional, angajaţii Borealis sunt invitaţi să participe în consiliul director al altei companii, acest lucru putând reprezenta o oportunitate de dezvoltare interesantă pentru persoanele respective. Aceste funcţii pot, totuşi, în unele cazuri, provoca conflicte de interese, probleme legale sau distrage angajatul de la responsabilităţile postului său din cadrul Borealis.

Prin urmare, trebuie să discutaţi întotdeauna participarea dvs. în consiliul director al altei companii cu vicepreşedintele executiv şi să obţineţi o aprobare scrisă din partea Directorului general executiv al companiei Borealis înainte de a accepta funcţia. Nivelul de angajament necesar şi taxele implicate vor fi unii dintre factorii ce vor fi luaţi în considerare atunci când se va decide acordarea aprobării. Ofiţerul de etică va păstra o listă a angajaţilor care sunt membri ai unor consilii. În urma aprobării, orice taxe şi/sau rambursări de cheltuieli implicate vor fi suportate de angajat; totuşi, toate sumele respective vor fi raportate anual Ofiţerului de etică.

O funcţie de membru al consiliului director al altei companii care concurează cu Borealis provoacă un conflict de interese major şi este interzis. Când sunteţi implicat în activităţi în afara Borealis, trebuie să vă asiguraţi întotdeauna că timpul acordat activităţilor externe nu se suprapune cu sau nu vă influenţează în mod negativ abilitatea de a vă îndeplini responsabilităţile funcţiei dvs. din cadrul Borealis.

Participările la consilii externe sau alte activităţi nu trebuie să implice utilizarea bunurilor companiei Borealis sau să implice utilizarea cunoştinţelor proprietare dobândite în timpul perioadei de angajare la Borealis, în beneficiul companiilor externe.

Angajamente externe

Ca şi în cazul participării la un consiliu director al altei companii (vezi mai sus), trebuie să discutaţi în prealabil orice potenţial angajament extern cu vicepreşedintele executiv corespunzător. Asemenea angajamente includ, fără a se limita la acestea, activităţi precum predatul sau instruirea, discursurile publice etc. Odată ce angajamentul extern a fost aprobat, cereţi şi aprobarea Directorului general executiv. În urma aprobării, orice remunerări pentru angajament şi/sau rambursări de cheltuieli implicate vor

fi suportate de angajat; totuşi, toate sumele respective vor fi raportate anual Ofiţerului de etică.

Cu alte cuvinte, aveţi întotdeauna nevoie de aprobare dacă:

– Un angajament extern nu se încadrează în cerinţele rolului în cadrul Borealis şi ar necesita muncă în timpul orelor de program (necesită o aprobare din partea managerului direct)

– Un angajament extern este orice activitate care determină o remuneraţie sau rambursare de cheltuieli din partea unei părţi externe (şi necesită o derogare din partea Vicepreşedintelui executiv şi o aprobare finală din partea Directorului general executiv)

În plus, în ambele cazuri aveţi obligaţia de a depune un raport anual la Ofiţerul de etică.

Sistemele IT ale companiei Borealis

Toate sistemele şi aplicaţiile (interne sau externalizate) furnizate şi/sau întreţinute de Borealis IT&S reprezintă active-cheie ale companiei noastre. Din acest motiv, toţi angajaţii trebuie să se asigure că utilizează sistemele şi aplicaţiile IT Borealis în conformitate cu Politica de utilizare şi accesare a sistemelor IT ale grupului Borealis. Această Politică indică responsabilităţile şi condiţiile de acordare a accesului utilizatorilor la sistemele IT Borealis şi oferă instrucţiuni de utilizare corectă a acestor sisteme.

!

6.5 Folosirea bunurilor companiei

Problemă:

Bunurile companiei, în formă fizică sau virtuală, au destinaţia de a ajuta angajaţii să-şi îndeplinească obiectivele profesionale. Deteriorarea, utilizarea incorectă sau risipa bunurilor companiei ne dăunează tuturor şi are impact asupra performanţei operaţionale şi financiare a companiei Borealis.

Instrucţiuni:

Folosirea bunurilor Companiei este destinată scopurilor legitime de afaceri ale companiei. Angajaţii pot folosi ocazional resurse ale companiei precum copiatorul, telefonul sau serviciile de e-mail în scop personal, cu condiţia ca utilizarea acestor resurse să nu implice costuri considerabile şi să nu deranjeze sau să creeze neplăceri altor angajaţi şi să se respecte alte politici Borealis (precum Politica de utilizare şi accesare a sistemelor IT ale grupului Borealis).


Protejarea bunurilor Borealis intră în responsabilitatea fiecărui angajat.

Toţi angajaţii trebuie să facă uz de o judecată corectă şi să ia măsurile de precauţie adecvate pentru a se asigura că bunurile nu sunt pierdute, deteriorate, folosite incorect sau risipite, iar bunurile companiei nu vor fi împrumutate altor persoane, transferate sau vândute fără autorizaţie. Dacă aveţi dubii, folosiţi această regulă simplă: „Protejaţi bunurile companiei la fel cum aţi face-o cu cele mai de valoare bunuri personale”.

Angajaţii nu au voie să folosească bunurile companiei pentru câştigul personal sau afaceri personale şi nu au dreptul să permită altei persoane, neangajate sau autorizate de Borealis, să le folosească.

6.6 Păstrarea în siguranţă a informaţiilor importante

Problemă:

Anumite informaţii confidenţiale sunt extrem de importante pentru succesul unei afaceri într-o piaţă competitivă. Utilizarea incorectă şi neautorizată sau folosirea de informaţii confidenţiale dăunează afacerii şi ar putea avea impact asupra performanţei operaţionale şi financiare a companiei. Există diverse legi care protejează informaţiile confidenţiale împotriva utilizării de către alte persoane, cât şi a gestionării unor astfel de informaţii.

Instrucţiuni:

Cu toate că încurajăm partajarea de informaţii şi libertatea de exprimare, am pus un accent important pe respectarea şi protejarea informaţiilor confidenţiale. Toţi angajaţii trebuie să urmeze paşii corespunzători pentru protejarea confidenţialităţii şi respectarea informaţiilor confidenţiale ce aparţin altora.

Vom respecta toate legile aplicabile care protejează informaţiile confidenţiale.

Acestea includ legile privind protecţia datelor personale şi protejarea drepturilor de confidenţialitate stabilite de Carta internaţională a drepturilor omului.

Secţiunile de mai jos explică termenul de „informaţiil confidenţiale” şi ceea ce trebuie să faceţi pentru a păstra această confidenţialitate.

Ce trebuie să faceţi

Pentru a păstra informaţiile confidenţiale, trebuie să:

– Limitaţi divulgarea acestora la persoane ce au o nevoie legitimă de a le cunoaşte, care serveşte interesele companiei Borealis. Aplicaţi acest principiu şi altor

angajaţi Borealis, cu excepţia cazurilor în care divulgarea este necesară pentru ca aceştia să-şi îndeplinească sarcinile de serviciu.

– Preveniţi divulgarea informaţiilor confidenţiale unui terţ din afara Borealis, inclusiv membri de familie, cu excepţia cazurilor în care deţineţi o autorizaţie internă de divulgare, iar partea terţă care primeşte informaţiile confidenţiale a semnat un acord de confidenţialitate adecvat.

– Asiguraţi-vă că nu lăsaţi informaţii confidenţiale în locuri în care ar putea fi citite de alţii.

– Evitaţi discutarea informaţiilor confidenţiale sau lucrul cu acestea în zonele publice unde conversaţiile pot fi auzite, iar datele compromise.

– Asiguraţi-vă că nu divulgaţi informaţiile confidenţiale ale unui fost angajator fără consimţământul angajatorului respectiv.

– Puteţi găsi informaţii suplimentare în politicile relevante privind protejarea informaţiilor tehnice ale companiei Borealis şi ale părţilor terţe şi privind securitatea şi confidenţialitatea informaţiilor.

Ce sunt Informaţiile confidenţiale?

Informaţiile confidenţiale includ, fără a se limita la acestea:

– Secrete şi know-how comerciale– Brevete, drepturi de autor şi mărci comerciale

actuale sau potenţiale– Idei, procese, planuri şi propuneri de afaceri– Informaţii privind capacitatea şi producţia– Prognoze şi strategii de marketing şi vânzare– Informaţii despre clienţi– Liste de preţuri– Strategii de afaceri– Planuri de construcţie– Date despre furnizori– Oportunităţi de afaceri– Informaţii tehnologice şi de cercetare şi dezvoltare– Fişele personale ale angajaţilor, printre care fişa

postului, fişa medicală, actele de studii şi informaţii privind instructajele

?

6.7 Implicarea politică şi contribuţiile

Problemă:

Suntem o companie internaţională şi, prin urmare, facem parte din societatea în care operăm. Într-o societate, politica joacă un rol important atât pentru companii, cât

21

şi pentru persoane fizice. Implicarea în dezbateri pe chestiuni ce implică compania ar putea fi o necesitate în vederea păstrării şi promovării intereselor companiei.

Instrucţiuni:

Nu suntem o organizaţie politică. Din când în când, unele persoane ce au interes legitim şi sunt importante pentru afacerea noastră s-ar putea lansa pe scena politică.

Există posibilitatea să participăm la unele dezbateri, pentru a apăra interesele companiei. Toate declaraţiile oficiale trebuie autorizate de către Directorul general executiv. Aceste declaraţii trebuie utilizate de către angajaţii ce reprezintă Borealis la dezbaterile respective.

În calitatea noastră de organizaţie apolitică, nu facem nicio contribuţie, bănească sau de orice altă natură, niciunui candidat la o funcţie politică, niciunui partid politic şi niciunei organizaţii politice ale cărei activităţi sunt destinate promovării intereselor partidelor politice sau ideologiilor politice. Angajaţii noştri, în calitatea lor de persoane fizice, pot participa la evenimente comunitare şi civice.

6.8 Aplicarea Standardelor privind drepturile omului în compania noastră

Problemă:

Declaraţia Universală a Drepturilor Omului şi Pactul internaţional cu privire la drepturile economice, sociale si culturale şi drepturile civile şi politice poartă denumirea colectivă de Carta internaţională a drepturilor omului şi au fost recunoscute drept drepturi universale de către marea majoritate a ţărilor, începând cu anul 1993. Aceste standarde privind tratarea omului sunt recunoscute şi acceptate la nivel global, formând baza aşteptărilor publice şi internaţionale.

Instrucţiuni:

Scopul nostru este să sporim conştientizarea chestiunilor de drepturi ale omului la nivel mondial în întreaga organizaţie. Luăm în serios orice acuzaţii conform cărora drepturile omului nu sunt protejate în cadrul sferei noastre de influenţă sau conform cărora am putea fi complici la încălcarea acestora.

Relaţiile noastre cu angajaţii noştri şi părţile interesate sunt bazate pe respect faţă de demnitatea persoanei şi un tratament corect pentru toată lumea.

Preţuim diversitatea în rândul angajaţilor noştri. Fundamentul diversităţii implică oportunităţi egale

pentru toată lumea şi nu vom discrimina pe nimeni în timpul procesului de recrutare şi promovare din cauza rasei, religiei, naţionalităţii, culorii, sexului, orientării sexuale, vârstei, stări civile sau dezabilităţii, neasociate cu postul în cauză.

Hărţuirea sexuală la locul de muncă este definită drept orice comportament nedorit de natură sexuală, la locul de muncă sau în relaţie cu activitatea profesională, care, în percepţia rezonabilă a persoanei implicate, este:

a) folosit ca bază a unei decizii care afectează situaţia de angajare sau profesională a persoanei respective, sau

b) creează un mediu de lucru intimidant, ostil sau înjositor pentru persoana respectivă.

Hărţuirea sexuală se referă la comportamentele nedorite şi neacceptate de destinatar.

Hărţuirea poate fi subtilă, manipulativă şi nu este întotdeauna evidentă. Nu se referă la complimente ocazionale de natură acceptabilă din punct de vedere social. Se referă la comportamente care nu sunt binevenite şi sunt ofensatoare pentru persoana respectivă.

Borealis nu va tolera hărţuirea sexuală, fizică sau psihologică a angajaţilor săi. Ne aşteptăm ca toţi angajaţii noştri să fie direcţi şi politicoşi unii cu ceilalţi. Actele de intimidare şi tratamentul degradant nu vor fi tolerate.

Compania va păstra un mediu de lucru corect şi o remuneraţie justă în toate unităţile sale de operare.

Interzicem folosirea muncii infantile sau forţate în oricare dintre unităţile noastre şi ne vom strădui să ne influenţăm partenerii şi furnizorii să facă la fel.

Vom proteja dreptul la confidenţialitate al angajaţilor şi altor părţi interesate. Datele şi alte informaţii despre angajaţii noştri şi alte părţi interesate vor fi păstrate confidenţiale şi nu vor fi folosite fără consimţământul acestora atunci când acest lucru este permis sau solicitat de lege. Părţile interesate vor fi informate de motivul pentru care li se păstrează informaţiile, despre modul în care îşi pot accesa şi modifica informaţiile şi despre faptul că informaţiile vor fi folosite doar în scopurile specificate.

Vom respecta libertatea de asociere şi dreptul la negocieri colective pentru angajaţii care lucrează în unităţile noastre şi în conformitate cu legea sau obiceiurile ţărilor în care ne desfăşurăm activitatea.

Borealis acordă prioritate sănătăţii, siguranţei şi securităţii angajaţilor săi.

Pentru informaţii suplimentare referitoare la drepturile omului, accesaţi www.ohchr.org.


Preocuparea pentru mediul înconjurător

Emisiile în aer, sol şi apă, precum şi mirosurile şi zgomotele, pot crea probleme pentru vecinii noştri şi pentru mediu în general.

Emisiile excesive pot, de asemenea, dăuna reputaţiei companiei Borealis şi influenţa în mod negativ permisele de funcţionare.

Gestionarea eficientă a deşeurilor şi utilizarea cu atenţie a resurselor materiale şi a energiei sunt subiecte sensibile atât din punct de vedere ecologic, cât şi economic.

Prin urmare, trebuie să ne străduim să:

– Folosim resursele materiale în mod eficient– Reducem la minim consumul de energie şi apă– Reducem la minim crearea de deşeuri– Gestionăm deşeurile inevitabile într-o manieră

propice pentru mediu – Reducem la minim emisiile în aer, sol şi apă– Reducem la minim mirosul şi zgomotul– Contribuim la gestionarea eficientă a deşeurilor

din plastic– Reducem la minim riscurile asupra mediului şi

sănătăţii cauzate de substanţele chimice

!

6.9 Responsabilităţile noastre faţă de mediu

Problemă:

Odată cu globalizarea şi accentul tot mai mare la nivel internaţional pus pe protejarea mediului, companiile au fost puse în faţa provocării de a contribui la soluţionarea problemei şi nu de a accentua problema. Ne angajăm să facem faţă acestei provocări şi să ne îmbunătăţim în permanenţă performanţa ecologică a operaţiunilor şi produselor noastre, în beneficiul vecinilor, angajaţilor, clienţilor, furnizorilor, partenerilor noştri de afaceri şi, nu în ultimul rând, al consumatorilor finali ai produselor din plastic.

Instrucţiuni:

Ca parte a angajamentului Responsible Care®, Borealis se străduieşte să fie lider în performanţa ecologică a operaţiunilor şi produselor sale pe toată durata ciclului de viaţă a acestora. Acest lucru ar trebui reflectat în acţiunile şi deciziile fiecărui angajat în parte.

Fiecare angajat Borealis are obligaţia de a acţiona, fie direct, fie raportând conducerii, de fiecare dată când consideră că s-a produs o încălcare a politicii, legilor

sau reglementărilor privind mediul înconjurător. Aceasta înseamnă, de pildă, să raportăm sau să stopăm scurgerile, emisiile, mirosul, zgomotul, gestionarea incorectă a deşeurilor sau utilizarea deficitară a energiei.

Deoarece unul dintre obiectivele noastre este comportamentul ecologic eficient, îi încurajăm pe angajaţii noştri să respecte mediul în tot ceea ce fac, fie că se află în sediile Borealis, fie că sunt teren. Exemplele acestui obiectiv sunt diverse: spre ex., folosirea unor scheme de reciclare şi separare a deşeurilor alimentare provenite din cantine; şi, de fiecare dată când acest lucru este posibil, reducerea la minim a deplasărilor şi selectarea modalităţilor de îndeplinire a sarcinilor prin economisire de energiei.

Orice angajat implicat în procese care afectează mediul trebuie să îşi desfăşoare activitatea într-o manieră conformă cu politicile, standardele, liniile directoare şi procedurile noastre. Funcţiile implicate în protejarea mediului includ toate aspectele afacerii noastre, precum departamentele de cercetare şi dezvoltare, achiziţii, vânzări şi marketing, precum şi operarea fabricilor şi unităţilor noastre. Pentru aceasta, dezvoltatorii noştri de produse şi inginerii de procese trebuie să găsească soluţii pentru reducerea la minim a consumului de materiale brute şi resurse naturale precum energia şi apa şi să ia în considerare utilizarea de resurse regenerabile. De asemenea, persoanele responsabile pentru dezvoltarea produselor noastre trebuie să evite, pe cât posibil, utilizarea substanţelor indicate de autorităţile relevante; inginerii noştri în logistică trebuie să reducă la minim ambalajele şi să evalueze metode alternative de transport; iar angajaţii potriviţi trebuie să reprezinte Borealis în iniţiativele de reciclare naţionale, în scopul dezvoltării de soluţii optime pentru produsele noastre. Fiecare dintre noi are responsabilitatea de a respecta reglementările şi de a obţine permisele de mediu.

Găsiţi informaţii suplimentare referitoare la chestiunile de mediu în Politica Grupului Borealis de pe Responsible Care®.

6.10 Alte aspecte

6.10.1 Agenţi, reprezentanţi, consilieri, consultanţi şi alţi terţi care acţionează în numele Borealis

– Atunci când o companie, organizaţie sau persoană acţionează sau s-ar putea considera în mod rezonabil că ar acţiona în numele Borealis, compania, organizaţia sau persoana respectivă trebuie să îşi desfăşoare activitatea în conformitate cu Politica privind etica. Atunci când este posibil, obligaţia de a respecta Politica privind etica trebuie inclusă în contractele cu terţii.

23

6.10.2 Conformitatea emitentului

Problemă:

Borealis are obligaţiuni listate la Bursa din Viena şi, prin urmare, trebuie să respecte legile austriece privind tranzacţionarea titlurilor de valoare.

Prin Procedura noastră de conformitate a emitentului, ne dorim să garantăm un tratament egal faţă de toţi obligatarii şi să încercăm să prevenim ca persoanele din cadrul organizaţiei noastre să obţină avantaje de pe urma informaţiilor care nu sunt disponibile publicului general.

Cerinţele de confidenţialitate din toate companiile grupului şi pentru toate proiectele ce pot implica informaţii interne sau alte informaţii sensibile au scopul de a asigura faptul că asemenea informaţii rămân confidenţiale şi nu sunt folosite în mod incorect.

Toţi membrii relevanţi ai organizaţiei Borealis primesc instructaje prin care se asigură că reglementările legale şi interne ale companiei Borealis privind informaţiile interne şi abuzul de informaţii interne sunt respectate şi discutate.

Conformitatea este monitorizată, iar domeniul de aplicabilitate al posibilelor sancţiuni pentru încălcări este comunicat.

Instrucţiuni:

Aveţi obligaţia permanentă de a păstra confidenţialitatea informaţiilor sensibile pe care le primiţi în timpul perioadei de angajare la Borealis.

Dacă doriţi să cumpăraţi sau să vindeţi un titlu de valoare emis de Borealis, trebuie să respectaţi întotdeauna restricţiile comerciale şi prevederile comunicate în Procedura de conformitate a emitentului.

Consecinţele încălcărilor

Încălcarea legilor privind tranzacţionarea titlurilor de valoare expune angajatul la:

– Sancţiuni civile şi penale grave, inclusiv amenzi personale şi pedepse cu închisoarea;

– Riscul de a fi trimis în judecată pentru daune de către un terţ care a înregistrat o pierdere din cauza utilizării incorecte de către angajat a informaţiilor interne; şi

– Acţiuni disciplinare stricte.

Mai mult, orice utilizare incorectă a informaţiilor interne poate duce la publicitate negativă pentru Borealis şi poate dăuna sever reputaţiei noastre.

Pentru informaţii suplimentare, consultaţi „Procedura de conformitate a emitentului”. Dacă aveţi nelămuriri dacă anumite informaţii constituie informaţii interne sau dacă un comportament încalcă legile de tranzacţionare a titlurilor de valoare şi/sau „Procedura de conformitate a emitentului”, contactaţi imediat Ofiţerul pentru conformitate.

6.10.3 Acţiuni şi alte titluri de valoare

– Angajaţii pot obţine informaţii confidenţiale, informaţii importante despre preţuri ale clienţilor sau companiilor furnizoare sau altor companii cu care colaborează. Aceştia trebuie să respecte legile şi reglementările aplicabile care interzic tranzacţiile bazate pe informaţii interne. Tranzacţionarea în baza informaţiilor interne este interzisă prin lege în multe jurisdicţii în care operează Borealis.

– Dacă doriţi să cumpăraţi sau să vindeţi acţiuni sau alte titluri de valoare la o companie a unui client sau a unui furnizor, vă sfătuim să consultaţi mai întâi un reprezentant legal.

6.10.4 Restricţii de export

– Legile din multe ţări interzic exportul direct sau indirect (sau chiar transportul peste graniţă) al unor mărfuri, software, tehnologii sau alte articole în anumite ţări. Atunci când faceţi afaceri într-o jurisdicţie ce ar putea fi afectată de această legislaţie, trebuie să consultaţi Departamentul juridic, pentru a determina dacă Borealis va încălca sau nu orice lege aplicabilă respectând contractul respectiv.

6.10.5 Angajarea de angajaţi guvernamentali sau oficiali guvernamentali – Interzisă

– Sub nicio formă nu putem angaja un angajat sau oficial guvernamental să presteze servicii care intră în conflict sau care contravin în vreun fel sau într-o anumită măsură cu îndatoririle sau obligaţiile oficiale ale acestuia, sau cu îndatoririle sau obligaţiile agenţiei guvernamentale unde este acesta angajat.

6.10.6 Angajarea de angajaţi guvernamentali sau oficiali guvernamentali – Permisă

– Un angajat sau oficial guvernamental poate fi angajat de Borealis să presteze servicii, cu condiţia ca serviciile în cauză să aibă un scop legitim de afaceri, să fie legale în ţara în care sunt prestate şi să nu influenţeze în niciun mod sau nicio măsură îndatoririle sau obligaţiile oficiale ale acestuia. Ne referim aici la foşti angajaţi guvernamentali şi la activităţi asociate direct cu funcţiile deţinute sau supervizate în timpul perioadei de angajare. Înainte de a angaja un angajat guvernamental, prezent sau fost, trebuie să contactaţi Departamentul juridic.


Î1Avem un acord de bonus standard cu unul dintre clienţii noştri cheie. Directorul General Executiv al

clientului solicită ca bonusul să fie plătit unui terţ. Având în vedere că oricum trebuie să plătim bonusul, mai contează cui îl plătim?

R1Da, contează, deoarece aţi face o plată către un terţ care nu are o relaţie directă cu Borealis. Din

punct de vedere legal, partea care este legal îndreptăţită să primească bonusul nu îl va primi şi, cu toate că acest lucru ar putea avea motive comerciale oneste, trebuie să ne asigurăm să asemenea plăţi sunt legale. O plată făcută unei entităţi legale centrale precum o companie mamă sau o filială a clientului ar putea fi acceptată, cu condiţia să existe o legătură comercială clară între client şi entitatea legală centrală căreia îi este destinată plata bonusului.

Orice asemenea plăţi de bonusuri către părţi terţe trebuie aprobate de către vicepreşedintele executiv.

Î2Am fost informat că pot să angajez un consultant care să mă ajute să obţin toate aprobările necesare

de la un guvern străin. Consultantul mi-a cerut un onorariu mare, spunându-mi că va folosi banii pentru a „stimula punerea în mişcare a procesului". De vreme ce nu ştim unde se duc banii, e necesar să ne facem griji în privinţa asta?

R2Absolut. Trebuie să ne asigurăm că plăţile făcute consultanţilor sunt imparţiale şi că reprezintă

compensaţii rezonabile pentru serviciul furnizat. Mai mult, angajaţii au obligaţia să verifice, atunci când selectează consultanţi, agenţi şi alte persoane care să lucreze în

7. Întrebări şi răspunsuri

25

numele nostru, experienţa, abilităţile şi cunoştinţele acestora, pentru a se asigura că se vor obţine chitanţe adecvate pentru costurile implicate.

Î3 Internţionez să invit câţiva dintre clienţii noştri cheie la un eveniment sportiv captivant. Evenimentul va

avea loc la Paris. Vom plăti toate cheltuielile, inclusiv cele de deplasare şi cazare, pentru toţi clienţii. Este în regulă?

R3 Întrebarea dvs. aduce în atenţie mai multe probleme. În primul rând, informaţi-vă întotdeauna despre

politicile clienţilor dvs. privind gesturile de ospitalitate; nu trebuie să invităm niciodată un client la un eveniment care ar încălca politicile privind gesturile de ospitalitate ale companiei respective. În al doilea rând, nu puteţi să organizaţi pentru clienţi activităţi recreative care să includă cheltuieli de deplasare şi cazare pe care să le achităm noi. Faptul că „plătim toate cheltuielile” ar putea fi considerat de unele persoane ca fiind o recompensă pentru clientul care ne-a acordat un contract. În al treilea rând, trebuie să vă gândiţi dacă evenimentul este rezonabil şi modest în ceea ce priveşte valoarea şi, în general, să vă asiguraţi că este asociat unui scop de afaceri. În final, trebuie să vă întrebaţi dacă evenimentul propus este adecvat pentru clientul pe care doriţi să-l invitaţi. Trebuie să discutaţi deschis cu managerul dvs. înainte de a face asemenea aranjamente.

Î4Ce ar trebui să facă departamentul sau unitatea dacă este de părere că valoarea nominală a

cadourilor de la furnizori, vânzători etc. ar pune un angajat într-o situaţie dificilă sau ar îngreuna evaluarea valorii cadoului, neştiind dacă încalcă sau nu Politica privind etica?

R4Dacă, în ciuda faptului că valoarea cadoului este mai mică de 100 EUR, situaţia este de aşa natură

încât angajatul se simte obligat sau ar putea fi constrâns să se simtă vreo obligaţie, angajatul nu trebuie să accepte cadoul. În cazul în care consideraţi că acest lucru ar crea probleme, discutaţi cu managerul dvs.

Î5 Într-una dintre unităţile de producţie, localizată în vecinătatea unui orăşel, managerii superiori ai

contractanţilor sunt adesea rude cu angajaţii Borealis. Reprezintă acest lucru un conflict de interese?

R5Da, contractele trebuie încheiate pe baza termenilor şi condiţiilor licitaţiei, şi nu pe baza tratamentului

preferenţial. Toate conflictele propriu-zise şi potenţiale trebuie raportate managerului dvs. Există multe modalităţi de a rezolva eficient asemenea situaţii. Persoana înrudită cu contractantul nu trebuie să participe la procesul de luare de decizii. Dacă acest lucru nu poate fi evitat, în decizie va trebui implicată o parte independentă, pentru a se asigura faptul că nu se vor putea face acuzaţii de favoritism. În orice situaţie, va trebui să divulgaţi, să discutaţi şi să vă documentaţi

deciziile atunci când este vorba de un potenţial conflict de interese. Reţineţi, este la fel de important şi să evitaţi impresia unui conflict de interese, nu doar conflictul în sine.

Î6O rudă îndepărtată de-a mea conduce o companie care furnizează anumite servicii companiei Borealis.

Iau decizii care ar putea influenţa achiziţionarea de servicii şi alegerea furnizorului respectiv. Mă îngrijorează ca această rudă îndepărtată să nu aştepte tratament preferenţial şi nu vreau să dau impresia că aş favoriza compania respectivă. Ce pot face?

R6Procedaţi corect să vă gândiţi cum ar putea influenţa acest lucru relaţiile de afaceri.

Comunicaţi aceste probleme managerului dvs. – în scris dacă este necesar. Dacă este posibil, nu vă mai implicaţi în nicio decizie asociată cu rudele dvs. Dacă acest lucru nu poate fi evitat, asiguraţi-vă că sunt implicate şi alte persoane în luarea deciziilor, obţineţi oferte de la concurenţi şi asiguraţi-vă că puteţi demonstra cu acte detaliate decizia, oferind toate informaţiile relevante. Va trebui să puteţi să dovediţi că furnizorul de servicii respectiv a fost ales exclusiv pe baza meritelor.

Î7Sunt îngrijorat de ceea ce pare a fi o nouă metodă de lucru care a fost introdusă pentru reducerea

costurilor. Noua metodă de lucru ar putea avea un impact extrem de negativ asupra mediului. Sunt conştient că eficienţa costurilor este esenţială, însă această metodă pare a merge prea departe.

R7Ne dorim să reducem impactul asupra mediului în operaţiunile noastre şi nu vom accepta

introducerea niciunei metode de lucru care ar pune probleme majore asupra mediului. Contactaţi organizaţia pentru Sănătate, Siguranţă şi Mediu. Organizaţia noastră pentru Sănătate, Siguranţă şi Mediu are responsabilitatea de a investiga problemele şi reclamaţiile privind mediul înconjurător. Este esenţial ca managerii şi organizaţia pentru Sănătate, Siguranţă şi Mediu să fie informaţi despre îngrijorările dvs. – raportaţi. În plus, aveţi şi posibilitatea de a contacta Serviciul de asistenţă.

Î8Sunt angajat Borealis şi mi s-a propus o detaşare la un partener asociat prin participaţiune. Politica

privind etica a cărei companii trebuie să respect?

R8Borealis se aşteptă ca partenerii asociaţi prin participaţiune să deţină propria politică privind

etica, care să se alinieze mai mult sau mai puţin la politica noastră. În timpul detaşării dvs., va trebui să aderaţi la politica lor privind etica. Dacă Politica Borealis privind etica este mai strictă, va trebui să o respectaţi pe aceasta. Dacă aveţi nelămuriri privind o anumită situaţie, puteţi discuta cu managerul de planificare a carierei din cadrul Borealis.


27

Pentru informaţii suplimentare sau cea mai recentă versiune, vizitaţi:

www.borealisgroup.com/en/company/sustainability/our-position/ethical-business/

sau apelaţi: +32 1547 9090

Borealis AG

Wagramer Strasse 17–19 • A-1220 Vienna • Austria

Tel. +43 1 22 400 300 • Fax +43 1 22 400 333

www.borealisgroup.com

E o chestiune de etică - borealis-lat.com · PDF fileInstrucţiuni pentru chestiunile cheie...

Documents

Transcript of E o chestiune de etică - borealis-lat.com · PDF fileInstrucţiuni pentru chestiunile cheie...