EMAIL

EMAIL ((Redactarea mesajelor electronice:Ref. (subiect):

1. Subiectul trebuie indicat la fiecare mesaj electronic.

2. De indicat numele firmei de exerciiu destinatare, deoarece n fiecare coal sunt mai multe firme cu aceeai adres electronic

Semntura: Fiecare mesaj electronic va conine o semntur (carte de vizit) a

firmei de exerciiu. Semntura va fi compus din:

Numele firmei de exerciiu

Obiectul de activitate

Adres (strad, numr, cod potal, localitate, ar)

Nr. telefon / fax

Adresa de Internet

Anexele / Attachments:

Format:MS-Office 97

Antivirus:nainte de a fi trimise, fiierele trebuie scanate cu un program antivirus actualizat (ex.: McAffee, Norton Antivirus)

Dimensiune:Nu mai mari de 500 kByte.

Pentru mesajele mai mari telefon n prealabil ctre destinatar.

E-mail-urile prezint o serie ntreag de avantaje: se poate comunica indiferent de fusuri orare, distane i diferene culturale, se pot insera, arhiva, distribui cu uurin texte ntregi, etc. E-mail-ul devine din ce n ce mai mult mijlocul principal de comunicare este rapid i ieftin, ca s nu spunem gratis.

Aceste avantaje ascund ns pericole i neajunsuri: calculatorul sau ntreaga reea poate fi virusat iar csuele potale pot fi blocate cu e-mail-uri prea lungi sau prea multe. De asemene nu trebuie s uitm i timpul alocat citirii avalanelor de e-mail-uri. De aceea trebuie respectate urmtoarele reguli care deriv din Netiquette (codul bunelor maniere n comunicarea prin e-mail) i din regulile generale de comunicare.

1. Rndul Subject: datorit multelor e-mailuri pe care le primete un utilizator, acesta trebuie s recunoasc dintr-o privire, care este coninutul mesajului. n caz contrar, e-mail-ul nostru poate ajunge n coul de gunoi.

2. Adresarea: n e-mailuri ne putem adresa fr a ne formaliza prea mult, ca n cazul scrisorilor scrise, totui nu trebuie s exagerm. n general trebuie s ne orientm n funcie de stilul abordat de interlocutorii notri. Unui prieten i vom scrie altfel dect administraiei financiare.

3. Citarea: Putem include n rspunsul nostru mesajul original, dar trebuie s marcm ntr-un mod vizibil textul introdus de noi, la fel i n cazul citatelor din textul original, care trebuie s fi scurte i de asemenea marcate. (de obicei se utilizeaz simbolul >)

4. Formatarea: Cuvintele scrise cu majuscul simbolizeaz ridicarea tonului aa c evitai pe ct posibil scrierea cu majuscul! Cel mai bine este s folosii emoticons :-) ( (dar cu msur).5. Semntura: majoritatea programelor de e-mail ofer posibilitatea inserrii unei semnturi care s conin numele, adresa, numrul de telefon, fax, etc. ceea ce uureaz enorm comunicarea!

6. Fiierele ataate: se trimit doar dac este neaprat necesar. Avei grij ca destinatarul s aib posibilitatea de a le citi sau vizualiza (i anume dac are software-ul compatibil instalat). Desigur c aceste fiiere ataate nu trebuie conin virui i s nu fie mai mari de 500 Kb, cel mult 1 Mb. Dac sufocai csue potale ale unor necunoscui cu email-uri de publicitate (ceea ce se numete spaming) putei fi dai n judecat.

7. Distribuirea (Forward): un e-mail personal nu poate fi distribuit dect cu acordul expeditorului. Bancurile trebuie distribuite doar ctre acele persoane care le vor gusta. Atenie i la distribuirea alertelor de virui! De multe ori este vorba de o alarm fals (numit hoax).

8. Criptarea: Mesajele confideniale nu trebuie trimise n nici un caz necriptate, n caz contrar mai bine le punem la avizier ca s le vad toat lumea.

9. Rspunsul: E-mail-ul nu cltorete cu plicul de aceea trebuie s rspundem la e-mail-uri n cel mult 24 de ore (cu ct mai repede cu att mai bine.

10. Reglementri legale: trebuie desigur respectate (reclama nedorit).

11. Formularea:

text scurt i la obiect

utilizai un limbaj concis (cu propoziii principale)

Coninutul trebuie clar structuratPAGE 2