Ziua 20

"Nu lasa ceea ce nu poti face sa interfereze cu ceea ce poti face" (John Wooden)

Buna dimineata!Ieri am vorbit despre un subiect esential in orice business ai activa: delegarea. Ai primit o lista cu lucruri de facut si o lista cu lucruri de evitat. Azi continuam in aceeasi linie legata de relationarea profesionala si vorbim despre refuzul productiv. Poate parea o contradictie in termeni insa am ales acest titlul pentru ca exprima cel mai bine o realitate care iti va creste garantat productivitatea. Unul dintre secretele productivitatii, alaturi de ceea ce pui ca prioritati pe lista de "to do" este lista de "to NOT do" adica lucrurile de refuzat sau de stopat. O metafora buna este ca nu poti bea vin dintr-un pahar plin cu apa. Ai nevoie sa golesti apa ca sa poti turna vin. La fel, daca programul tau e plin cu lucruri de facut care iti ocupa tot timpul, nu ai cum sa introduci activitati cu valoare adaugata mai mare. Ceea ce am constatat in multe din sesiunile mele de coaching pe productivitate este ca prea multe persoane au in agenda taskuri care le-au fost delegate si la care nu au putut spune "nu" desi nu era jobul lor direct. Si nu doar ca nu au spus "nu" la momentul oportun, dar au si promis termene complet nerealiste. Consecinta? S-au oprit din ceea ce isi propusesera sa faca (activitati de nivel 1 sau 2) pentru ca sa termine activitati de nivel 3 delegate de superiori intr-un timp foarte scurt. Asta a presupus ore suplimentare, discutii acasa cu familia, timp redus pentru relaxare si asa mai departe… Toare astea puteau fi evitate cu… un Refuz Productiv! Hai sa iti arat concret la ce ma refer. Mod de practicare: 1.    Niciodata sa nu raspunzi la o solicitare fara a-ti consulta in prealabil agenda cu activitatile deja planificate. Altfel, fii pregatit sa accepti consecintele…   2.    Ofera alternative de timp la solicitarea primita. Intotdeauna ia in calcul o marja de siguranta pentru a putea sa finalizezi taskurile care sunt deja programate.3.    Cand oferi alternative, tine cont de nivelul de pe care vine solicitarea. Acorda-i un interval de timp in functie de nivelul de prioritate atribuit (1-4).4. Contracteaza cu toti cei care iti delega in mod obisnuit, sa iti dea in fiecare caz, un termen de livrare de cel putin 24 de ore. Asa, vei intrerupe stilul

"pompieristic" de a lucra care genereaza erori si calitate sub mediocra. 5. Nu iti asuma ce nu crezi ca poti livra la termenul solicitat. Nu accepta niciodata un task folosind cuvintele: "voi incerca", pentru ca toata lumea va avea de pierdut: - cel care a delegat, pentru ca spera ca va fi gata, - tu, pentru ca te dai peste cap si vei avea un consum foarte mare de resurse, in timp ce NU finalizezi ce ti-ai planificat ca fiind prioritar!Pentru a lua cele mai bune decizii in aceste cazuri, tine cont de lista cu procesul de delegare.  Atentie la: - Solicitarile “urgente” care nu te privesc direct. Redirectioneaza cererile catre persoanele potrivite pentru acel task.  - Colegii care nu se organizeaza corespunzator si “paseaza” apoi taskul la pachet cu stresul, celorlalti. Fii ferm si nu te lasa dus de "dramatismul" celor cu avant pompieristic. Daca se perpetueaza solutia "doar de data asta" este o reteta sigura de esec pe termen lung. De facut AZI! (acum este cel mai bun moment pentru asta!) 1. Reciteste regulile pentru delegarea eficienta si eficace 2. Identifica cel putin 3 momente din trecut in care nu ai practicat "refuzul productiv". Ce costuri ai avut de suportat? Ce s-ar fi intamplat daca practicai atunci "refuzul productiv"? 3. Aminteste-ti cel putin 3 momente in care tu ai delegat un task altei persoane, iar aceasta a zis "incerc" si nu a livrat la termen. Care au fost consecintele pentru tine? Ai fi putut proceda si altfel?

Mult succes! Pe maine!