1

Universitatea SPIRU HARET Facultatea ȘTIINȚE ECONOMICE Specializarea MANAGEMENT

Disciplina INFORMATICĂ MANAGERIALĂ

Prof univ. dr Mareș Marius Daniel

Conţinut curs 1. Conceptele de societate informaţională – societate a cunoaşterii, sistem informaţional, sistem informatic, sistem bazat pe cunoştinţe, sistem informaţional managerial (MIS), sistemul întreprinderii. E-organizaţie. Locul şi rolul sistemelor informatice manageriale în cadrul organizaţiei. Dată, informaţie, cunoştinţă şi luarea deciziilor.. Organizarea datelor în vederea prelucrării cu ajutorul calculatoarelor electronice. 2. Noţiuni fundamentale utilizate în organizarea datelor: scop, obiective, fişierul de date, baza de date, entitate, atribut, valoare, clasificarea datelor. Relaţiile dintre date. Structuri de date. Modele de date. Importanţa sistemelor informatice manageriale în fundamentarea procesului managerial şi de luare al deciziilor. Componente şi tipuri de MIS. Managerul, realizarea şi utilizarea sistemelor informatice dedicate. 3. Teoria bazelor de date şi a sistemelor de gestiune a bazelor de date Organizarea datelor în baze de date şi sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD). Arhitectura unui sistem bază de date, definirea şi caracterizarea bazelor de date, obiectivele şi funcţiile unui SGBD, nivelurile de organizare a datelor în baze de date, etapele de realizare a unei baze de date, clasificarea bazelor de date. 4. Generaţii de baze de date şi de sisteme de gestiune a bazelor de date asociate (sisteme ierarhice şi reţea, sisteme relaţionale, sisteme în tehnologie avansată). Baze de date relaţionale. Baze de date orientate obiect. Sistemul de gestiune a bazelor de date Microsoft Access. Caracteristicile sistemului Microsoft Access. Cunoaşterea mediului de lucru, definirea componentelor principale, deschiderea şi închiderea unei baze de date în Microsoft Access. 5. Tabelul (Tables), crearea unui tabel. Formularul (Forms), introducerea datelor în tabel. Interogarea (Query). Realizarea legăturilor între tabele. Raportul (Report). Paginile (Pages). Macroinstrucţiunea (Macro-ul). Modulul (Module), carateristicile limbajului VBA, crearea unui modul standard şi a unei proceduri Sub. 6. Sistemele informatice manageriale (MIS). Locul, rolul şi obiectivele MIS, avantaje şi dezavantaje în utilizarea MIS. Importanţa MIS pentru luarea deciziilor. Componente şi tipuri de MIS. Diferenţa dintre MIS şi celelalte sisteme informatice. 7. Sisteme de sprijinire a deciziilor (SSD). Procesul de luare al deciziilor. Componentele SSD. Clasificarea SSD. Tipuri de modele în cadrul SSD. Sisteme suport de decizie inteligente, sisteme bazate pe cunoştinţe. Sisteme multi-agent.

2

Bibliografie Bibliografie obligatorie

1. Fusaru, Doina; Gherasim, Zenovic; Informatică managerială, Editura Fundaţiei România de Mâine, Bucureşti, 2008.

2. Vasilescu O. Sisteme suport de decizie, Editura M.P.M. Edit Consult, Bucureşti, 2002 3. Fusaru, Doina; Gherasim, Zenovic; Andronie, Maria; Bâra, Adela; Stroe, Petrişor,

Aplicaţii economice în Visual Basic si Access, Editura Fundaţiei România de Mâine, Bucureşti, Ediţia a III-a, 2007.

4. Fusaru, Doina; Gherasim, Zenovic; Andronie, Maria; Bâra, Adela, Informatică de gestiune – Limbaje de programare si sisteme de gestiune a bazelor de date, Teste grilă, Editura Fundaţiei România de Mâine, Bucuresti, 2005.

5. Popescu O. , Sisteme informatice pentru marketing şi comerţ exterior, Editura Herald, Bucureşti, 2008

Bibliografie suplimentară

6. Vasilescu O., Modelarea logical a activităţilor umane şi sistemele expert, Editura M.P.M. Edit Consult, Bucureşti, 2003

7. Vasilescu O. Sisteme bazate pe cunoştinţe în conducerea producţiei, Editura. M.P.M. Edit Consult, 2003

8. Gherasim, Zenovic; Fusaru, Doina; Andronie, Maria; Sisteme informatice pentru asistarea deciziei economice, Editura Fundaţiei România de Mâine, Bucureşti, 2008.

9. Gherasim, Zenovic, Programare si baze de date, Ediţia a II-a, Editura Fundaţiei România de Mâine, Bucureşti, Ediţia a-II-a, 2007.

10. Nicolaescu Ioan, Stoica Adrian, Gherasim Zenovic - Managementul resurselor informaţionale ale organizaţiei, Editura Academiei Tehnice Militare, Bucureşti, 2008.

11. Zaharie, D., Albescu, F., Bojan, F., Ivancenco, V., Vasilescu, C. – Sisteme informatice pentru asistarea deciziei, Editura Dual Tech, Bucuresti, 2001.

12. Airinei, D. – Depozite de date, Editura Polirom, Iaşi, 2002. 13. Albescu, F., Bojan, I. – Management Information Systems& Decision Support Systems,

Editura Dual Tech, Bucureşti, 2001. 14. Andone, I., Ţugui, A. – Sisteme inteligente în management, contabilitate, finanţe, bănci şi

marketing, Editura Economică, Bucureşti, 1999. 15. Andone, I.; Mockler, R.J.; Dologite, D.G.; Ţugui, Al. Al. – Dezvoltarea sistemelor

inteligente în economie, Metodologie şi studii de caz, Editura Economică, Bucureşti, 2001.

16. Andone, I. - Sisteme inteligente hibride, Editura Economică, Bucureşti, 2002. 17. Andronie, Maria – Analiza şi proiectarea sistemelor informatice de gestiune, Editura

Fundaţiei România de Mâine, Bucureşti, 2007. 18. Băduţ, M. – Informatica în management, Editura Albastră, Cluj-Napoca, 2003. 19. Benchimol, G.; Levine, P.; Pomerol, J.Ch. – Sisteme expert în întreprindere, Editura

tehnică, Bucureşti, 1993. 20. Choffray, J.M. – Sisteme inteligente de management, Diagnostic, analiză şi asistenţă a

deciziei, Editura Ştiinţă şi Tehnică, Bucureşti, 1997. 21. Coroescu, T. – Sisteme informatice pentru management, Editura Lumina Lex, Bucureşti,

2002.

3

22. Dollinger, R. – Utilizarea sistemului SQL Server (SQL 7.0, SQL 2000), Editura Albastră, Cluj-Napoca, 2002.

23. Filip, Fl.Gh. – Decizie asistată de calculator. Decizii, decidenţi. Metode şi instrumente de bază, Editura Tehnică şi Editura Expert, Bucureşti, 2002.

24. Filip, Fl.Gh. – Sisteme suport pentru decizii, Editura Tehnică, Bucureşti, 2004. 25. Fotache, D.; Hurbean, L. – Soluţii informatice integrate pentru gestiunea afacerilor –

ERP, Editura Economică, Bucureşti, 2004. 26. Han, J., Kamber, M. - Data Mining- Concepts and Technique, Second Edition, Morgan

Kaufmann Publishers, USA, San Francisco CA 2006. 27. Ionescu, B. – Modele informatice de asistare a deciziei financiare, Editura Infomega,

Bucureşti, 2002. 28. Laudon, K., Laudon, J. – Essentials of Management Information Systems, Organization

and Technology in the Networked Enterprise, Fourth Edition, JWS, New York, 2001. 29. Luban, Fl. – Sisteme bazate pe cunoştinţe în management, Editura ASE, Bucureşti, 2006. 30. Lungu, I., Bâra, A. – Sisteme informatice executive, Editura ASE, Bucureşti, 2007. 31. Lungu, I., Sabău, Gh., Velicanu, M., Muntean, M., Ionescu, S., Posdarie., E., Sandu, D, -

Sisteme informatice. Analiză, proiectare şi implementare, Editura Economică, Bucureşti, 2003.

32. Mallach, E.G. – Decision Support and Data Warehouse Systems, McGraw-Hill Book Company, 2000.

33. Militaru, G. – Sisteme informatice pentru management, Editura Bic All, Bucureşti, 2004.

34. Popa, Gh., Udrică, M., Manole, Al., Vasilciuc, B.G., Gârbă, M. – Microsoft SQL Server, Editura Economică, Bucureşti, 2006.

35. Raţiu-Suciu, C.– Modelarea & simularea proceselor economice, Teorie şi practică, Editura Economică, Bucureşti, 2005.

36. Scott Proctor, K. – Building Financial Models with Microsoft Excel, A Guide for Business Professionals, John Wiley & Sons, Inc., Hoboken, New Jersey, USA, 2004.

37. Tacu, Al.P., Vancea, R., Holba, Şt., Burciu, A. – Inteligenţa artificială. Teorie şi aplicaţii în economie, Editura Economică, Bucureşti, 1998.

38. Turban, E., Aronson, J.E., Liang, T.P., Sharda, R. – Decision Support and Business Intelligence Systems, Pearson, Prentice Hall, New Jersey, 2007.

39. Zaharia, M.; Cârstea, Cl.; Sălăgean, L. – Inteligenţa artificială şi sistemele expert în asistarea deciziilor economice, Editura Economică, Bucureşti, 2003.

40. *** - BDASEIG, Baze de date. Fundamente teoretice şi practice, Editura InfoMega, Bucureşti, 2002, pag.437-465.

4

Prezentare sintetică a lecţiilor

Capitolul 1:

1.1 Organizaţia economică. Perspective actuale din punct de vedere managerial. O organizaţie este o structură socială formală, stabilă care primeşte resurse de la

mediul socioeconomic şi le prelucrează pentru a produce anumite ieşiri (produse sau servicii). Această definiţie tehnică presupune capitalul şi munca ca factori fundamentali de producţie. Organizaţia transformă aceste intrări în produse şi servicii printr-un proces de producţie.

Din punct de vedere comportamental, o organizaţie reprezintă o colecţie de drepturi, privilegii, obligaţii şi responsabilităţi bine echilibrate pe parcursul unei perioade de timp.

Definiţia tehnică este focalizată asupra influenţelor pe care modificările tehnologice (deci şi progresele tehnologiilor informaţiei şi ale comunicaţiilor, IT&C) le au asupra mediului în care intrările sunt transformate în ieşiri.

În cazul definiţiei comportamentale, construirea sau reconstruirea sistemului informatic al organizaţiei presupune mai mult decât o nouă configuraţie a staţiilor de lucru (workstations) sau o nouă aplicaţie informatică .

Organizaţiile, în general, pot fi de tip structură antreprenorială, tip birocratic, tip maşină birocratică cu diviziuni, tip maşină birocratică profesională şi de tip adocraţie.

Organizaţiile cu structură antreprenorială sunt de mică amploare, de regulă firme mici cu structuri simple şi conduse de un antreprenor. Un exemplu de astfel de organizaţie este o croitorie.

Organizaţiile de tip birocratic (bureaucracy) sunt organizaţii formale, de dimensiuni medii, cu o diviziune clară asupra muncii, cu proceduri şi reguli de lucru prestabilite şi un proces de luare a deciziei imparţial, cu promovarea angajaţilor pe baza calificărilor tehnice şi a profesionalismului.

Organizaţiile de tip maşină birocratică cu diviziuni prezintă combinaţii de maşini birocratice multiple, fiecare realizând produse sau servicii distincte, toate conduse de un cartier general central. Se pot da aici ca exemplu firmele Microsoft.

Organizaţiile de tip maşină birocratică profesională se bazează pe cunoştinţe, iar produsele şi serviciile depind de cunoştinţele specialiştilor. Acest tip de organizaţie este dominat de şefi de departamente cu o slabă autoritate centrală. La acest tip de organizaţie se poate ca exemplu firma de impresariat artistic.

Adocraţiile (adhocracy) sunt organizaţii de forţă majoră ce sunt create pentru a rezolva situaţii de moment şi care trebuie să răspundă unor schimbări rapide ale mediului socioeconomic.

Toate organizaţiile dezvoltă proceduri de lucru standard, politici şi culturi organizaţionale.

Procedurile de lucru standard sunt reguli precise, proceduri şi practici dezvoltate de organizaţie pentru a face faţă cvasitotalităţii situaţiilor posibile viitoare.

5

Politicile organizaţionale iau în considerare faptul că oamenii în organizaţii ocupă diferite poziţii, au diferite specialităţi, preocupări şi perspective. Ca urmare, aceştia prezintă diferite puncte de vedere despre distribuirea resurselor, despre modul de recompensare a rezultatelor muncii şi despre modul de sancţionare. Aceste puncte de vedere diferite afectează atât pe manageri cât şi pe angajaţi şi se materializează în existenţa unor dispute şi a unei competiţii în cadrul organizaţiei.

Cultura organizaţională reprezintă un ansamblu de principii fundamentale despre ceea ce reprezintă organizaţia ca particularităţi, ca produse sau servicii oferite, ca atitudine de coeziune din partea angajaţilor săi.

Sub denumirea de organizaţie economică, în accepţiunea prezentei lucrări, se înţelege organizaţia (de exemplu, o societate comercială care realizează produse sau asigură servicii) care desfăşoară activităţi, potrivit obiectivelor sale, pentru obţinerea unui profit, în condiţii de eficienţă a folosirii tuturor categoriilor de resurse, pe o durată prestabilită.

Orice organizaţie economică funcţionează pe baza celor patru categorii de resurse: umane, materiale, financiare şi informaţionale. În ultimii ani, ponderea resurselor informaţionale în organizaţie a crescut considerabil odată cu progresele tehnologiilor informaţiei şi ale comunicaţiilor (IT&C, Information Technology and Communications), astfel că, în prezent se poate afirma că această categorie de resurse din organizaţie a devenit un factor de succes şi un vector important în ansamblul direcţiilor de evoluţie specifice societăţii informaţionale-societăţii cunoaşterii.

Managementul unei organizaţii economice, presupune cu necesitate cunoaşterea şi utilizarea resurselor informaţionale ale organizaţiei, care, în accepţiunea modernă, implică gestionarea acestor resurse în cadrul unui sistem informatic integrat (reţea organizaţională) al organizaţiei economice, sistem conceput şi folosit din perspectiva afacerilor. Pentru folosirea acestor resurse informaţionale, managerul are datoria însuşirii conceptelor şi principiilor generale de realizare a sistemelor informatice dedicate, dar şi a unor instrumente informatice cu ajutorul cărora se poate realiza asistarea procesului managerial şi a deciziei manageriale.

Sistemul informatic integrat al organizaţiei economice este supus unor modernizări şi consolidări continue pentru a fi capabil să realizeze continuitatea‚ coerenţa‚ oportunitatea‚ confidenţialitatea şi securitatea datelor‚ informaţiilor şi cunoştinţelor‚ a tuturor proceselor şi tranzacţiilor.

1.2 Sisteme de management informaţional Sistemul reprezintă un grup de elemente care funcţionează împreună pentru a

realiza anumite obiective comune. Aplicând teoria sistemelor, orice organizaţie economică (firmă, întreprindere,

bancă etc) este un sistem format din mai multe subsisteme care acţionează, împreună, pentru realizarea produselor sau serviciilor specifice domeniului său de activitate:

� producţie: bunuri de larg consum, maşini şi utilaje etc. � servicii: telecomunicaţii, transporturi, asistenţă medicală, reparaţii etc. � comerţ: en gros, en detail, ambulant etc. � financiar-contabil etc.

Definită ca sistem economic, orice organizaţie economică cuprinde, generic, trei subsisteme interconectate.

6

1. subsistemul productiv, condus, operaţional sau operativ, care realizează funcţia organismului economic (producţie sau prestări servicii) - este factorul de execuţie; 2. subsistemul informaţional care asigură:

� comunicarea între celelalte două subsisteme ale organizaţiei economice; � legătura organizaţiei economice cu mediul exterior acestuia (economic,

financiar-bancar). 3. subsistemul de conducere sau decizional care controlează şi conduce sistemul operativ prin intermediul sistemului informaţional.

Fluxul informaţional reprezintă totalitatea informaţiilor necesare desfăşurării unui anumit proces, unei anumite acţiuni sau activităţi.

Pot exista: � fluxuri informaţionale externe (totalitatea informaţiilor provenite din exteriorul organizaţiei economice, la orice nivel ierarhic); � fluxuri informaţionale interne (totalitatea informaţiilor vehiculate în interiorul organizaţiei economice). Aceste fluxuri informaţionale interne, la rândul lor pot fi:

- descendente (totalitatea informaţiilor transmise de la nivelul ierarhic superior la nivelul ierarhic inferior; exemple: decizii, ordine, hotărâri, dispoziţii); - ascendente (totalitatea informaţiilor transmise de la nivelul ierarhic inferior la nivelul ierarhic superior; exemple: dări de seamă, rapoarte, situaţii de sinteză, reclamaţii de la clienţi); - orizontale (totalitatea informaţiilor transmise între unităţi organizaţionale situate pe acelaşi nivel ierarhic; exemple: fluxuri informaţionale de cooperare); - oblice (totalitatea informaţiilor transmise între unităţi organizaţionale situate pe nivele ierarhice diferite).

Între mai multe tipuri de fluxuri informaţionale pot exista circuite informaţionale.

Dacă se consideră şi celelalte resurse ale organizaţiei economice (materiale, financiare şi umane), se definesc fluxurile materiale, financiare şi umane, astfel:

� fluxul material: totalitatea materiilor prime şi materialelor consumabile necesare desfăşurării unui anumit proces, unei anumite acţiuni sau activităţi.

� fluxul financiar: totalitatea resurselor financiare (băneşti) necesare desfăşurării unui anumit proces, unei anumite acţiuni sau activităţi.

� flux uman: totalitatea resurselor umane (acţionari, angajaţi, colaboratori) necesare desfăşurării unui anumit proces, unei anumite acţiuni sau activităţi.

Sistemul informaţional are rolul de a sintetiza datele din documentele primare de evidenţă şi control în informaţii şi de a descompune deciziile în ordine. Informaţiile de tip dată, primite de la celelalte componente ale organizaţiei economice şi din exteriorul acesteia, se prelucrează la nivelul sistemului informaţional. Informaţiile rezultate în urma acestor prelucrări fundamentează deciziile sistemului decizional. Aceste decizii sunt transmise sistemului informaţional, care le descompune în ordine, acţiuni obligatorii care au loc la nivelul sistemului operativ şi care generează datele ce se consemnează în documente primare, întocmite la faţa locului. Acestea se transmit către sistemul informaţional care le prelucrează împreună cu altele şi le transmite la nivelul superior, etc.

7

Sistemul informatic este partea automatizată a sistemului informaţional. Sistemul informatic are funcţia de prelucrare automată a datelor pentru obţinerea informaţiilor necesare procesului de conducere sau de informare. Sistemul informatic este deci inclus în sistemul informaţional al organizaţiei economice, pentru că la nivelul acestuia se vehiculează atât informaţii gestionate, prelucrate şi distribuite folosind sistemul de calcul, cât şi alte tipuri de informaţii care sunt procesate manual sau mental (de exemplu, cele extrase din documentele de arhivă neelectronică).

Sistemul informatic care monitorizează şi recuperează datele din mediul socioeconomic, culege datele din tranzacţiile şi operaţiile organizaţiei, filtrează, organizează şi selectează datele şi le prezintă ca informaţii managerilor şi furnizează mijloacele necesare managerilor pentru a genera informaţia în forma dorită se numeşte sistem informatic de management, MIS (Management Information System) şi face parte din categoria sistemelor informatice de management informaţional, IMS (Information Management Systems).

În figura 1.1 este prezentată o modalitate de descriere a tipurilor de sisteme informatice care se întâlnesc într-o organizaţie economică.

Organizaţia economică este împărţită pe mai multe nivele: strategic, management de nivel mediu, al lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe şi operaţional care apoi sunt divizate în domenii funcţionale sau de gestiune ca servicii-produse bancare, comercial-marketing, cercetare-dezvoltare, financiar-contabil şi resurse umane.

Sistemele de nivel operaţional (de exploatare) sprijină managementul operaţional prin gestionarea activităţilor elementare şi a tranzacţiilor în organizaţia economică cum ar fi: vânzări, achiziţii, depozite cash, acordare şi obţinere credite, materii prime şi materiale, toate acestea specifice unei organizaţii economice. Rolul acestor sisteme este de a răspunde la întrebări de rutină şi de a ţine evidenţa fluxurilor tranzacţionale prin organizaţie.

Sistemele destinate lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe sunt realizate pentru a sprijini organizaţia cu instrumente profesioniste de procesare a datelor ca atare sau sub formă de informaţii sau cunoştinţe.

Sistemele la nivel de management mediu sunt destinate pentru a sprijini cu rapoarte periodice managerii de nivel mediu şi activităţile de monitorizare, control, luarea deciziei şi administrative ale organizaţiei.

8

M anager general

M anagem ent strategic

M anagem ent de nivel m ediu

ESS

DSS, M IS

O AS, K W S

TPS

Lucrători cu date, inform aţii şi cunoştinţe

M anagem ent operaţional (de exploatare)

Com ercial M arketing

Producţie Servicii

Cercetare-D ezvoltare

F inanciar-Contabil

Resurse um ane

Fig.1.1 Tipuri de sisteme informaţionale/informatice Sistemele de nivel strategic sprijină managerii generali în rezolvarea problemelor strategice şi prefigurarea tendinţelor pe termen lung atât în cadrul organizaţiei cât şi al mediului socioeconomic exterior.

În fig. 1.2 se prezintă categoriile specifice de sisteme informaţionale/informatice corespunzătoare fiecărui nivel de management organizaţional:

- la nivelul managementului strategic - sisteme informatice de sprijin a executivului, ESS (Executive Support Systems);

- pentru managementul de nivel mediu: sisteme informatice de management, MIS (Management Information Systems) şi sisteme informatice de asistare a deciziei, DSS (Decision Support Systems);

- la nivelul lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe - sistemul informatic de lucru cu cunoştinţe, KWS (Knowledge Work System) şi sistemul informatic de automatizare a lucrărilor de birou, OAS (Office Automation System);

- la nivelul managementului operaţional (de exploatare) - sisteme informatice de prelucrare a tranzacţiilor, TPS (Transaction Proccessing Systems).

Sistemele informatice de management, MIS - deservesc nivelul de management mediu al organizaţiei economice, furnizând managerilor rapoarte, acces online la rezultate şi înregistrări mai vechi.

Sistemele informatice de asistare a deciziei, DSS, la nivelul managementului de nivel mediu, îmbină datele şi modele analitice sofisticate pentru a asigura luarea deciziilor semistructurate şi nestructurate.

Sistemele informatice de sprijin al executivului, ESS, deservesc nivelul de management strategic şi sunt destinate pentru asistarea luării deciziilor nestructurate prin elemente de mare sinteză, prezentări grafice şi comunicaţii avansate.

9

Fig.1.2. Modul de interconectare a sistemelor informatice organizaţionale

Se observă menţinerea ierarhiei organizaţionale şi poziţionarea relevantă pentru fiecare rol îndeplinit în ansamblul sistemului informatic integrat.

În ultima perioadă în organizaţiile mai avansate au loc următoarele schimbări: 1. managementul devine orientat spre sistem şi foloseşte tehnici din ce în ce mai complicate; 2. informaţia este planificată şi pusă la dispoziţia managerilor după nevoi.

Un sistem informaţional asigură legătura dintre planificarea şi controlul efectuate de manageri cu sistemul operaţional de implementare. Implementarea acestuia se realizează sub formă de sisteme informatice integrate (globale, totale) ce reunesc tehnologiile de procesare online a tranzacţiilor, OLTP cu tehnologiile de prelucrare analitică online, OLAP.

În organizaţiile mari, implementarea sistemelor informatice integrate se realizează sub forma sistemelor informatice totale (abordarea Kampas) ce au ca specific cinci niveluri ale legăturii funcţionale ce le asigură o primă caracteristică de sisteme inteligente. Lista subiectelor pentru pregătirea în vederea evaluării finale: Întrebări:

1. Cum se defineşte organizaţia. 2. Cum se definesc organizaţiile de tip birocratic 3. Cum se definesc organizaţiile de tip maşină birocratică profesională 4. Ce reprezintă un sistem. 5. Cre sunt cele trei subsisteme interconectate. 6. Cum se definesc fluxurile materiale, financiare şi umane. 7. Cum se defineşte fluxul informaţional.

SISTEME DE SPRIJIN AL EXECUTIVULUI (ESS)

SISTEME INFORMATICE PENTRU MANAGEMENT (MIS)

SISTEME INFORMATICE PENTRU ASISTAREA DECIZIEI (DSS)

SISTEME DE LUCRU CU CUNOŞTINŢE (KWS)

SISTEME DE BIROTICĂ (OAS)

SISTEME PENTRU PROCESAREA TRANZACŢIILOR (TPS)

10

Teste: Teste de tipul alegere multiplă (MULTIPLE CHOICE) 1. Din punct de vedere comportamental, o organizaţie reprezintă: a) o colecţie de drepturi, privilegii bine echilibrate pe parcursul unei perioade de timp; b) o colecţie de drepturi, privilegii, obligaţii şi responsabilităţi bine echilibrate pe parcursul unei perioade de timp; c) o colecţie de obligaţii şi responsabilităţi bine echilibrate pe parcursul unei perioade de timp; R: b

2.Sistemele informatice de asistare a deciziei, DSS, la nivelul managementului de nivel mediu, îmbină: a) datele şi modele analitice sofisticate pentru a asigura luarea deciziilor semistructurate şi nestructurate; b)datele şi modele sintetice sofisticate pentru a asigura luarea deciziilor semistructurate şi nestructurate; c)modele sintetice şi modele analitice sofisticate pentru a asigura luarea deciziilor semistructurate şi nestructurate. R: a Teste de tipul adevărat/fals (TRUE/FALSE) 1. Fluxul informaţional reprezintă totalitatea informaţiilor necesare desfăşurării unui anumit proces, unei anumite acţiuni sau activităţi.

R : A 2. Orice organizaţie economică funcţionează pe baza celor patru categorii de resurse: umane, materiale, financiare şi informaţionale. R: A

3. Managementul unei organizaţii economice, nu necesită neapărat o cunoaştere aprofundată pentru utilizarea resurselor informaţionale ale organizaţiei,. R:F

Teste de tipul completare (COMPLETION) 1. Sistemele destinate lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe sunt realizate pentru a sprijini organizaţia cu instrumente ……………de procesare a datelor ca atare sau sub formă de informaţii sau cunoştinţe.

R: profesioniste 2. Sistemele la nivel de management mediu sunt destinate pentru a sprijini cu rapoarte periodice managerii de nivel mediu şi activităţile de …………., control, luarea deciziei şi administrative ale organizaţiei. R: monitorizare

Prezentarea lecţiei / capitolul 2: 2.1. Tendinţe globale care redefinesc rolul sistemelor informaţionale/

informatice în management şi afaceri Abordarea sistemelor informaţionale/sistemelor informatice ale organizaţiilor

economice trebuie să ţină seama de cele trei tendinţe importante care redefinesc rolul acestora în management şi afaceri:

11

1. Internetul şi alte reţele de comunicaţii globale leagă participanţii cheie: vânzători, producători, distribuitori şi clienţi. Sunt realizate, în timp real, organizaţii globale care să includă întreprinderi, birouri, distribuitori şi clienţi.

2. Globalizarea pieţii pune într-o altă lumină proiectarea organizaţiei economice şi managementul.

3. Transformarea SUA şi a altor ţări industrializate în societăţi informaţionale (economii informaţionale) accentuează importanţa productivităţii angajaţilor educaţi, micşorarea ciclului de viaţă şi a cunoştinţelor şi informaţiei ca surse de avantaj competiţional.

Schimbările produse de cele trei tendinţe în mediul de afaceri sunt: 1. Globalizarea – adică apariţia economiei globale, caracterizate de: - managementul şi controlul într-o competiţie şi o piaţă globală; - competiţia pe o piaţă mondială; - grupuri de lucru globale - răspândite pe întregul glob; - sisteme de livrare globale; Sistemele informaţionale/informatice asigură comunicarea partenerilor în diferite

medii naţionale şi internaţionale. 2. Transformările în economiile industriale sunt puse în evidenţă de: - economii bazate pe cunoştinţe; - productivitate mărită; - noi produse şi servicii; - considerarea cunoştinţelor drept cel mai important bun strategic şi productiv; - competiţia bazată pe timp; - micşorarea ciclului de viaţă al produselor şi serviciilor asigurate; - baza de cunoştinţe a angajaţilor limitată. Se apreciază că în prezent, în satele dezvoltate ale lumii, aproximativ 75% din

produsul naţional brut provine din activităţi de informaţii şi cunoştinţe care ocupă 70% din forţa de muncă.

3. Transformarea organizaţiilor în general, şi a organizaţiilor economice, în special, este apreciată prin aria de întindere, gradul de descentralizare şi de flexibilitate, independenţa faţă de locaţie, costuri de coordonare şi tranzacţionare mici, frecventa delegare de autoritate, munca de colaborare şi de echipă.

Grupul de management tradiţional se baza şi încă se bazează pe planuri formale, o diviziune rigidă a muncii, reguli formale şi apelul la loialitate pentru a asigura funcţionarea corectă a organizaţiei economice.

2.2. Compunerea formală a sistemului informatic al organizaţiei economice Organizaţia economică care dispune de un sistem informatic are în compunere,

din punct de vedere al resurselor umane, în mod formal următoarele: � un director IT&C al organizaţiei economice, numit şi CIO (Chief Information Officer); � un departament de informatică - unitatea organizatorică formală care este responsabilă pentru funcţionarea sistemului informatic integrat în organizaţia economică; � analişti de sistem - prin analiza problemelor de rezolvat prin aplicaţiile informatice transformă cerinţele organizaţiei economice în cerinţe informaţionale şi de sistem

12

informatic; aceştia stabilesc algoritmii de calcul pentru rezolvarea problemelor stabilite; sunt persoane cu studii superioare de specialitate sau cu studii postuniversitare de specializare; � programatori, adică specialişti care scriu instrucţiunile programelor de calcul pe baza algoritmilor rezultaţi din activităţile de analiză de sistem (asigură activitatea de programare); � analiştii-programatori – reprezintă specialiştii care rezolvă atât analiza de sistem cât şi programarea; � asistenţi de analişti-programatori – persoane cu studii medii care cunosc bine utilizarea calculatorului şi sprijină pe analiştii programatori în rezolvarea problemelor prin introducerea de la tastatură a instrucţiunilor şi în efectuarea unor activităţi de rutină cu calculatorul; � managerul de proiect (Project Manager, PM) reprezintă specialistul responsabil cu planificarea, organizarea, coordonarea şi controlul unei aplicaţii informatice realizate sub formă de proiect în cadrul departamentului de informatică; � administrator de reţea – reprezintă persoana responsabilă cu gestionarea reţelei de calculatoare din compunerea sistemului informatic integrat al organizaţie economice; � administrator al bazei de date – este persoana care răspunde de gestionarea sistemelor de baze de date din compunerea sistemului informatic integrat; � inginerul de sistem – de regulă, inginer de calculatoare – răspunde de buna funcţionare şi exploatare a părţii hardware a sistemului informatic integrat.

Utilizatorii finali (End Users) reprezintă beneficiarii tuturor facilităţilor informaţionale oferite de sistemul informatic integrat al organizaţiei economice. Interacţiunile dintre sistemul informatic şi membrii organizaţiei economice sunt extrem de complexe şi aflate într-o continuă dinamică

Înţelegerea sistemelor informatice integrate ale organizaţiei economice se realizează uşor dacă se realizează abordarea lor sistemică. Astfel, întregul reprezentat de sistemele informatice integrate are ca părţi sisteme informatice dedicate domeniilor de gestiune ale organizaţiei economice: producţie/servicii, comercial, cercetare-dezvoltare, financiar-contabil, resurse umane.

Sistemul informatic dedicat producţiei/serviciilor conţine subsisteme informatice (aplicaţii informatice) care deservesc activităţi ca: amplasarea optimă a utilajelor şi instaşaţiilor de producţie, graficul optim de întreţinere şi de reparaţii pentru utilaje, calculul necesarului de utilităţi pentru organizaţia economică etc.

Sistemul informatic dedicat comercialului conţine subsisteme informatice (aplicaţii informatice) care deservesc activităţi ca: marketingul activităţilor specifice ale organizaţiei economice, derularea contractelor, gestiunea serviciilor asigurate, gestiunea utilităţilor sub aspect comercial, gestiunea plăţilor la furnizori etc.

Sistemul informatic dedicat cercetării-dezvoltării conţine subsisteme informatice (aplicaţii informatice) care deservesc activităţi precum sunt: comunicaţiile mobile, Internet-ul, tehnologii moderne care îmbunătăţesc calităţile materialelor folosite în producţie etc.

Sistemul informatic financiar-contabil are în compunere subsisteme informatice (aplicaţii informatice) pentru activităţi : contabilitate informatizată, plăţi, facturi încasate, costuri specifice, preţuri, intercorelarea activităţilor financiar-contabile cu activităţile celorlalte domenii de gestiune ale organizaţiei economice.

13

Sistemul informatic destinat managementului resurselor umane conţine subsisteme informatice (aplicaţii informatice) care deservesc activităţi ca: gestiunea resurselor umane, salarii, asigurări etc.

Se cunoaşte faptul că informatica este ştiinţa prelucrării automate a datelor. Informatica managerială este acea parte a informaticii care prelucrează automat datele de evidenţă şi control vehiculate în cadrul unei organizaţii economice. Ca urmare, sau cunoştinţe. Lista subiectelor pentru pregătirea în vederea evaluării finale: Întrebări:

1. Enumeraţi schimbările produse de cele trei tendinţe în mediul de afaceri. 2. Ce are în compunere un sistem informatic . 3. Cum se definesc utilizatorii finali. 4. Ce reprezintă sistemul informatic dedicat producţiei/serviciilor. 5. Ce conţine sistemul informatic dedicat comercialului . 6. Ce conţine sistemul informatic dedicat cercetării-dezvoltării . 7. Ce are în compunere sistemul informatic financiar-contabil. 8. Ce conţine sistemul informatic destinat managementului resurselor umane.

Teste: Teste de tipul completare

1. Informatica managerială este acea parte a informaticii care prelucrează automat datele de ......... şi control vehiculate în cadrul unei organizaţii economice.

R: evidenţă 2. Sistemul informatic financiar-contabil are în compunere subsisteme

informatice (aplicaţii informatice) pentru activităţi : contabilitate informatizată, ....., facturi încasate, costuri specifice, preţuri, intercorelarea activităţilor financiar-contabile cu activităţile celorlalte domenii de gestiune ale organizaţiei economice.

R: plăţi Prezentarea lecţiei / capitolul 3:

3.1 Importanţa informaticii manageriale în fundamentarea procesului managerial şi de luare a deciziilor în organizaţia economică

Se defineşte informatică managerială acea parte a informaticii care deserveşte

managerii în activităţile specifice. În capitolul 1 s-a insistat pe partea de organizaţie, în general, şi pe organizaţie economică, în special, şi s-au arătat care sunt corespondenţele dintre nivelurile de management ale organizaţiei economice şi tipurile de sisteme informatice care le deservesc.

Managerii de pe toate nivelurile de management joacă un rol cheie în cadrul organizaţiei economice. Responsabilităţile lor se întind de la luarea deciziilor, la scrierea rapoartelor, participarea la şedinţe .

S-a constatat că activitatea managerială, în realitate, are cinci caracteristici care diferă de modelul managementului clasic. Astfel: a) activitatea managerială este foarte intensă, adică managerii trebuie să desfăşoare foarte multe activităţi zilnice, într-un ritm destul de ridicat (unele studii indică 600 de activităţi pe zi); b) activitatea managerială este fragmentată, ceea ce înseamnă că majoritatea activităţilor durează mai puţin de 9 minute, numai 10% dintre activităţi depăşesc o oră;

14

c) este preferată comunicarea orală în detrimentul comunicării scrise deoarece oferă mai multă flexibilitate, necesită mai puţin efort şi aduce un răspuns mai rapid; d) managerii preferă informaţiile ad-hoc şi speculaţiile (informaţiile scrise uneori sunt vechi sau aceasta este percepţia managerilor despre documentele scrise); e) managerii lucrează pe baza unei reţele de contacte care funcţionează ca un sistem informaţional informal.

În cazul rolurilor interpersonale, managerii funcţionează ca reprezentanţi ai organizaţiei în relaţiile cu lumea exterioară şi îndeplinesc sarcini simbolice.

Cât priveşte rolurile informaţionale, managerii acţionează în calitate de „servere” de informaţii pentru organizaţie, primind informaţiile actualizate şi redistribuindu-le celor care au nevoie de ele.

În situaţia rolurilor decizionale, managerii iau decizii. Ei funcţionează ca antreprenori prin iniţierea diferitelor tipuri de activităţi, ei descoperă nefuncţionalităţile care apar în organizaţie, alocă resursele personalului care are nevoie de ele, negociază conflictele şi mediază neînţelegerile dintre diferite grupuri.

Luarea deciziilor rămâne una dintre activităţile de bază ale managerilor – o persoană sau un grup de persoane ce prezintă autoritatea necesară şi care au responsabilitatea folosirii resurselor la dispoziţie în situaţii date.

Decizia este o soluţie adoptată dintre mai multe variante posibile. Decizia reprezintă selectarea unei direcţii de acţiune. Decizia este o hotărâre care se ia ca o consecinţă a analizării unei probleme de rezolvat. Decizia este o activitate conştientă de selecţie a unei acţiuni de urmat care odată executată are ca rezultat îndeplinirea unui obiectiv prestabilit.

Procesele de luare a deciziei pot fi clasificate în funcţie de nivelul organizaţional în decizii la nivel strategic, decizii ale managementului de nivel mediu, decizii ale lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe şi decizii ale managementului operaţional.

Luarea deciziilor la nivel strategic presupune stabilirea obiectivelor organizaţiei sportive, a resurselor şi politicilor acestei organizaţii pe termen lung, în raport cu mediul socioeconomic.

Deciziile managementului de nivel mediu (tactic) asigură controlul managementului şi se referă, în principal, la cât de eficient şi eficace sunt utilizate resursele şi cât de bine lucrează unităţile de exploatare.

Deciziile de la nivelul lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe se referă la evaluarea ideilor noi privind produsele şi serviciile, precum şi cele privind modalităţile de comunicare a cunoştinţelor noi şi de distribuire a informaţiilor în organizaţie.

Procesul de decizie la nivel operaţional stabileşte modalităţile de realizare a activităţilor specifice planificate de managementul mediu şi strategic, precum şi criteriile de alocare a resurselor şi de finalizare a obiectivelor organizaţiei economice.

În cadrul fiecărui nivel de management organizaţional, deciziile se clasifică în nestructurate şi structurate.

Deciziile nestructurate sunt decizii aleatoare în care factorul de decizie trebuie să judece, să evalueze şi să înţeleagă, direct şi imediat, problema de rezolvat. Pentru luarea acestor decizii nu există proceduri specifice.

Deciziile structurate sunt repetitive, de rutină şi se iau pe baza unor proceduri. În consecinţă, aceste decizii nu trebuie considerate de fiecare dată cu caracter de noutate.

15

Unele decizii sunt semistructurate, ceea ce semnifică faptul că numai o parte a problemei poate fi rezolvată pe baza unei proceduri aprobate.

Se constată că la nivelul de exploatare se iau decizii puternic structurate, în timp ce la nivelul managementului strategic se iau decizii nestructurate.

Procesul de luare a deciziilor cuprinde mai multe etape (Simon 1960): culegerea datelor, stabilirea (elaborarea) alternativelor, alegerea şi implementarea.

Culegerea datelor constă în identificarea şi înţelegerea problemelor care trebuie soluţionate în cadrul organizaţiei economice.

Apoi sunt analizate diferitele alternative de rezolvare a problemei. În această etapă sunt foarte utile sistemele de asistare a deciziei (DSS) de mici dimensiuni care funcţionează pe baza unor modele simple şi pot fi rapid dezvoltate.

Selectarea soluţiei problemei de rezolvat reprezintă stabilirea variantei de lucru. În această fază factorul de decizie foloseşte un DSS mai mare care să poată prelucra o cantitate mai mare de date, fundamentat pe modele mai complexe.

La realizarea sistemelor informatice asociate proceselor de luare a deciziilor (şi nu numai), este avut în vedere un ansamblu de caracteristici. Dintre aceste caracteristici, cele mai importante sunt:

- să fie flexibile şi să furnizeze mai multe opţiuni pentru gestionarea datelor şi evaluarea lor intermediară şi finală;

- să fie capabile să suporte o mare varietate de stiluri, calificări şi clasificări; - să se bazeze pe mai multe modele analitice şi intuitive pentru evaluarea

datelor şi să dispună de capacitatea de a urmări mai multe alternative şi consecinţe; - să reflecte înţelegerea grupurilor şi proceselor organizaţionale de luare a

deciziilor; - să fie sensibile la birocraţia şi cerinţele politicilor organizaţionale; - să reflecte şi să conştientizeze limitele sistemelor informatice.

3.2. Realizarea sistemelor informatice Principalele elemente organizaţionale, din punctul de vedere al organizaţiei

economice, care trebuie avute în vedere la proiectarea unui sistem informatic sunt: - mediul în care organizaţia economică trebuie să funcţioneze; - structura organizaţiei economice: ierarhia, specializările, procedurile de

operare standard; - cultura şi politica organizaţiei economice; - tipul organizaţiei economice; - natura şi stilul de management; - dimensiunea activităţilor de asigurare şi înţelegerea managementului la vârf; - nivelul organizaţiei economice la care se află sistemul informatic; - principalul grup de interese afectat de sistemul informatic ; - tipul de activitate şi decizii pe care sistemul informatic trebuie să le asiste; - sentimentele şi atitudinile lucrătorilor din organizaţia economice care vor

utiliza sistemul informatic; - istoria organizaţiei economice: investiţiile realizate în trecut în tehnica de

calcul şi de comunicaţii, calificarea existentă, programele importante şi resursele umane.

16

Realizarea sistemelor informatice performante, în concordanţă cu specificaţiile clientului (în cazul de faţă, organizaţia economică), presupune utilizarea unor metode eficiente de management ca proiecte.

Fiecare organizaţie economică are o cultură unică sau un set de valori, modalităţi de a rezolva problemele care au fost acceptate de majoritatea membrilor săi. Părţi din cultura unei organizaţii economice pot fi întotdeauna găsite în sistemul informaţional/informatic al organizaţiei.

Sistemele informatice integrate ale organizaţiei economice folosesc tehnologii hardware, software, de memorare şi pentru telecomunicaţii.

Hardware-ul este echipamentul fizic folosit pentru intrări, prelucrare şi ieşiri într-un sistem informatic.

Software-ul reprezintă programele folosite în sistemul informatic, iar tehnologia de memorare cuprinde atât mediul fizic folosit (de tip magnetic sau optic), cât şi softul utilizat.

Calculatoarele şi echipamentele de comunicaţii sunt conectate în reţeaua organizaţională (în varianta cea mai eficientă, sub forma reţelei Intranet) pentru a avea acces la resursa comună de date. În sfârşit, reţeaua de calculatoare şi de comunicaţii este conectată prin intermediul unor echipamente de comunicaţii prevăzute cu sisteme de protecţie şi securitate la reţeaua globală Internet.

Ciclul de viaţă sau durata de viaţă a unui sistem informatic se defineşte ca fiind perioada de timp cuprinsă între momentul deciziei de realizare a unui sistem informatic şi momentul deciziei de înlocuire a acestuia cu unul nou, mai performant.

Ciclul de viaţă al unui sistem informatic se compune din mai multe etape, care la rândul lor, cuprind faze şi activităţi specifice.

Există mai multe modele de realizare a sistemelor informatice bazate pe ciclul de viaţă al acestora, toate având comune următoarele etape:

A. analiza sistemului economic; cuprinde analiza sistemului informatic existent, dacă există, şi următoarele faze: 1) întocmirea specificaţiilor de utilizator: definirea cerinţelor utilizatorului (adică definirea obiectivelor, a criteriilor de eficienţă şi de asigurare a securităţii datelor, a parametrilor generali de calitate şi de performanţă etc.); 2) întocmirea specificaţiilor sistemului informatic: prezentarea, în detaliu, a rezultatelor pe care trebuie să le ofere sistemul informatic; se stabileşte ce trebuie să facă sistemul informatic, nu cum va face (cum va realiza rezultatele pe care trebuie să le ofere utilizatorului); 3) întocmirea specificaţiilor software: prezintă ce trebuie să facă produsul software de aplicaţie şi restricţiile pe care trebuie să le asigure, ce limitări va prezenta, ce model abstract va sta la baza realizării lui; se utilizează un model abstract de reprezentare care lasă libertatea de proiectare şi implementare.

B. proiectarea generală: definirea soluţiilor cadru, conceptuale, ale sistemului informatic, adică elaborarea arhitecturii sistemului informatic; această etapă acoperă 40% din timpul alocat realizării proiectului;

C. proiectarea în detaliu: definirea soluţiilor finale ale sistemului informatic;

D. realizarea sistemului informatic care cuprinde următoarele faze:

17

1. realizarea componentelor sistemului informatic: din arhitectura sistemului informatic, pe baza soluţiilor oferite de proiectarea în detaliu; 2. testarea componentelor: - verificarea modului de funcţionare; - verificarea îndeplinirii cerinţelor utilizatorului; - verificarea fiabilităţii în utilizare; 3. integrarea componentelor în sistemul informatic şi testarea finală: reunirea componentelor în produsul final şi verificarea funcţionării, în ansamblul său.

E. instalarea sistemului informatic la beneficiar: instalarea, testarea şi acceptarea sistemului informatic de către utilizatori.

F. exploatarea şi întreţinerea curentă a sistemului informatic: utilizarea curentă şi întreţinerea acestuia.

G. dezvoltarea şi modernizarea sistemului informatic: realizarea şi integrarea de noi componente, care să îmbunătăţească funcţionalitatea sistemului informatic şi performanţele acestuia. În realizarea sistemelor informatice ale organizaţiei sportive, sunt aplicate unul sau mai multe modele bazate pe ciclul de viaţă al sistemelor informatice1: modelul în cascadă, modelul în V, modelul incremental, modelul spirală, modelul evolutiv, modelul tridimensional, modelul X, modelul „fântână arteziană” etc. Dintre acestea, se prezintă, ca exemplu, modelul în cascadă. Acesta este un model de referinţă (Royce) ce constă în descompunerea ciclului de viaţă al sistemului informatic în faze secvenţiale, acestea în activităţi, iar activităţile în subactivităţi. Modelul cascadă este prezentat în fig.3.1.

1 Oprea, D. – Analiza şi proiectarea sistemelor informaţionale economice, Editura Polirom, Iaşi, 1999.

Definire cerinţe

Analiză de

sistem

Proiectare sistem

Implementare sistem

Testare sistem

Exploatare şi întreţinere

18

Fig.3.1. Modelul cascadă al ciclului de viaţă al unui sistem informatic

Firmele de software performante folosesc în prezent mai multe modele de realizare a sistemelor informatice care se bazează pe experienţa acumulată în mai multe decenii de activitate în acest domeniu.

Aspectele cheie ale procesului software identifică un set de activităţi care realizează anumite obiective ce apar ca importante pentru stabilirea capacităţii procesului software. Prin obiective sunt sintetizate practicile cheie ale firmei de software.

Caracteristicile comune ale procesului software arată dacă implementarea şi instituţionalizarea au devenit efective, repetabile şi durabile. Practicile cheie descriu infrastructura şi activităţile care realizează implementarea efectivă a aspectelor cheie ale procesului software. Nivelul 1 - iniţial se referă la procesele ad-hoc de realizare a sistemelor informatice de către persoane care le abordează individual sub toate aspectele (aceste persoane sunt considerate „eroi”). Capacitatea unui astfel de proces nu este predictibilă deoarece procesul software este modificat, în mod constant, („regulile jocului” sunt schimbate după începerea jocului), pe măsură ce lucrul la proiect înaintează. Planurile de lucru, bugetele necesare, funcţionalitatea şi calitatea produsului software sunt, de regulă, imprevizibile. Nivelul de performanţă depinde de capacitatea persoanei de a realiza astfel de sisteme şi variază de la o persoană la alta în funcţie de gradul de competenţă atins şi de interesul manifestat.

Nivelul 2 - repetabil este caracterizat de controlul evoluţiei proiectului şi cuprinde managementul cerinţelor, planificarea proiectului, urmărirea proiectului, managementul subcontractelor, asigurarea calităţii software, managementul configuraţiei software. La nivelul 2 – repetabil sunt stabilite politicile pentru gestionarea unui proiect software, precum şi procedurile necesare pentru implementarea acestor politici organizaţionale. Planificarea şi gestionarea unor proiecte software noi se fundamentează pe experienţa acumulată în realizarea unor proiecte similare. Instituţionalizarea unui management efectiv al procesului pentru proiecte software în cadrul firmei permite acesteia să repete practicile verificate ca fiind viabile în realizarea proiectelor de sisteme informatice. Un proces software gestionat efectiv înseamnă executare, documentare, instruire asigurată a personalului, măsurare şi disponibilitate pentru îmbunătăţiri ulterioare. Nivelul 3 – definit presupune ca procesul software definit şi instituţionalizat să asigure controlul calităţii produsului. Aceasta înseamnă un proces standard şi documentat pentru dezvoltarea şi întreţinerea software într-o firmă, atât pe partea de inginerie software cât şi pe partea de management.

Aceste două părţi, ca procese separate, sunt integrate într-un întreg coerent. Nivelul 3 este referit ca o focalizare pe procesele organizaţiei, cu definirea acestor

procese, prin existenţa unui program de instruire continuă a personalului firmei, prin managementul software integrat, prin ingineria produselor software, prin coordonarea între echipele de lucru etc.

19

Nivelul 4 – gestionat presupune planificarea calităţii produsului şi controlul evoluţiei procesului software măsurat.

Ca urmare, este stabilit un set de scopuri cantitativ-calitative, atât pentru produsele, cât şi pentru procesele software. Este creată o bază de date organizaţională ce este folosită pentru colectarea şi analiza datelor produselor şi proceselor software. La acest nivel întregul proces software este predictibil deoarece procesul este măsurat şi funcţionează în cadrul unor limite măsurabile. La acest nivel, firma de software îşi poate permite să evalueze tendinţele în calitatea produselor şi proceselor sale. Când limitele stabilite nu sunt respectate, se întreprind imediat acţiuni corective. Nivelul 4 – optimizat înseamnă că întreaga firmă este focalizată pe îmbunătăţirea continuă a capacităţii procesului software. Se apreciază că în prezent, în lume, doar câteva firme de software au atins nivelurile superioare ale CMM.

În afara modalităţii de abordare pe întregul ciclu de viaţă (entire life cycle) al sistemelor informatice (modalitate specifică modelelor prezentate mai sus), managerii trebuie să cunoască şi celelalte modalităţi de abordare a realizării şi implementării sistemelor informatice organizaţionale şi dedicate activităţilor specifice:

� prototipul; � suite (pachete) comerciale de aplicaţii informatice; � realizarea de către utilizatorul final; � outsourcing-ul.

Prototipul reprezintă construcţia unui sistem informatic rapid (demonstrator tehnologic) şi cu eforturi minime de cheltuieli de resurse ce este destinat evaluării şi testării soluţiilor adoptate pentru satisfacerea cerinţelor utilizatorilor. Această modalitate de abordare prin prototip este adecvată sistemelor informatice de dimensiuni mici.

Suitele (pachetele) comerciale de aplicaţii informatice constau din mai multe programe de calculator cu utilizări general valabile ce se găsesc pe piaţă (birotică, contabilitate, salarii, managementul proiectelor, poştă electronică etc.).

Realizarea sistemului informatic de către utilizatorul final este o modalitate practică ce presupune folosirea unor instrumente informatice destinate accesării datelor, realizării graficelor, întocmirii rapoartelor etc.

Outsourcing-ul se utilizează când organizaţia economică nu poate aloca resurse interne importante pentru a realiza un sistem informatic cu personalul său (mai mult sau mai puţin specializat în informatică).

Pentru acest scop, de cele mai multe ori, se dovedeşte mai economic şi cu calitate ridicată a serviciilor obţinute ca organizaţia să angajeze o societate specializată din exteriorul ei. Prin această externalizare informatică (outsourcing) se contractează societatea specializată din afara organizaţiei economice care va executa sistemul informatic dorit, va dezvolta aplicaţii informatice specifice managementului organizaţional şi va executa inclusiv consultanţă adresată la cerere managerilor.

Această firmă de outsourcing va contracta, la rândul ei, alţi furnizori de produse şi servicii informatice, pentru a oferi, „la cheie”, soluţia informatică pe care organizaţia economică o doreşte.

Ca urmare a faptului că apelarea de către organizaţia economică la outsouncing poate oferi atât avantaje (economii de resurse, calitate ridicată a serviciilor, flexibilitate şi adaptabilitate mare la schimbările mediului socioeconomic şi sportiv, transformarea

20

costurilor fixe ale sistemelor informatice proprii, care nu au o încărcare maximă în costuri variabile date de plata serviciilor asigurate, reducerea cheltuielilor de capital pentru achiziţionarea unei infrastructuri informatice proprii ş.a.) cât şi dezavantaje (dependenţa de o firmă din exterior, pierderea controlului asupra sistemului informatic, inclusiv asupra prelucrării datelor confidenţiale, forţarea introducerii în organizaţia economică a unor instrumente informatice neadecvate acesteia dar specifice orientărilor tehnologice ale firmei de outsourcing etc.), este de datoria managerilor să evalueze cu mare rigurozitate locul şi rolul sistemelor informatice în cadrul organizaţiei economice şi apoi să decidă asupra variantei de apelare la serviciile de outsourcing.

3.2.1. Abordări contemporane ale sistemelor informatice organizaţionale Diferitele perspective asupra sistemelor informatice de management pun în evidenţă faptul că acestea reprezintă un domeniu multidisciplinar.

În general, abordările sistemelor informatice de management se pot diviza în abordări tehnice şi abordări comportamentale Sistemele informatice de management sunt sisteme socio-tehnice deoarece deşi sunt compuse din maşini, dispozitive şi tehnologie hard necesită investiţii sociale, organizaţionale şi intelectuale pentru a funcţiona.

Abordările tehnice, prin discipline ca informatica, tehnologia, managementul general sau cercetările operaţionale, accentuează modelele matematice şi normative ca şi tehnologiile fizice în realizarea sistemelor informatice organizaţionale.

Abordările comportamentale sunt necesare deoarece o mare parte din problemele referitoare la sistemele informatice de management cum sunt: utilizarea sistemului, implementarea sau proiectarea creativă, nu pot fi exprimate cu modelele normative din abordarea tehnică.

Abordarea socio-tehnică contribuie la evitarea abordării pur tehnologice a sistemelor informatice organizaţionale. În raporturile sale cu organizaţia, în general, şi cu organizaţia economică, în particular, tehnologia se apreciază doar în condiţiile în care ea satisface cerinţele salariaţilor organizaţiei, ale beneficiarilor sau clienţilor săi şi ale organizaţiei în ansamblul său.La rândul lor, organizaţiile şi angajaţii lor trebuie schimbaţi prin pregătire, învăţare şi modificări organizaţionale planificate care să asigure implementarea noilor tehnologii.

Lista subiectelor pentru pregătirea în vederea evaluării finale: Întrebări:

1. Cum se defineşte informatică managerială. 2. Cre sunt caracteristicile activităţii manageriale. 3. Ce înţelege prin rol managerial. 4. Cum se defineşte ciclul de viaţă sau durata de viaţă a unui sistem informatic. 5. Când se utilizează Outsourcing-ul . 6. Ce reprezintă prototipul . 7. Cum se divizează abordările sistemelor informatice de management . Teste:

Teste de tipul YES/NO. 1. În situaţia rolurilor decizionale, managerii iau decizii. R: YES 2. Outsourcing-ul se utilizează când organizaţia economică poate aloca resurse interne

21

importante pentru a realiza un sistem informatic cu personalul său (mai mult sau mai puţin specializat în informatică). R: NO 4. Teoria bazelor de date şi a sistemelor de gestiune a bazelor de date

4.1 Organizarea datelor în baze de date. Sisteme de gestiune a bazelor de date.

Un sistem informatic eficace oferă utilizatorilor informaţii relevante, corecte (exacte) şi la timp. Aceste informaţii sunt memorate sub formă de date în fişiere, care trebuie să fie aranjate (organizate) şi întreţinute astfel încât utilizatorii să obţină cu uşurinţă informaţiile de care au nevoie.

Un sistem de calcul din compunerea sistemului informatic are organizate datele într-o ierarhie care începe cu biţi şi octeţi (bytes) şi continuă cu câmpuri, înregistrări, fişiere, baze de date şi depozite de date.

Sistemul bază de date se defineşte ca fiind ansamblul de colecţii organizate de date, împreună cu descrierea datelor şi a relaţiilor dintre ele, care reprezintă, complet, corect şi coerent, universul real al organizaţie economice (compartimentului specializat al acesteia) prin caracteristicile relevante (reprezentative) ale elementelor sale, percepute de sistem prin semantica lor (semnificaţia lor reală) şi prin legăturile dintre aceste caracteristici (fig. 4.1).

Fig.4.1 Definirea conceptului de bază de date

Colecţia de date, se defineşte ca fiind mulţimea de valori (date) pe care le iau caracteristicile reprezentative ale unui element din universul real al organizaţiei economice, dacă la fiecare moment de timp se aplică asupra lor un predicat, o acţiune din realitatea organizaţiei economice, împreună cu domeniile de definiţie reale ale acestor caracteristici.

Într-un sistem bază de date, descrierea datelor constă în descrierea structurii de date a sistemului bază de date şi în descrierea regulilor care asigură coerenţa datelor, în raport cu universul real al organizaţiei economice reprezentat. Principalele probleme pe care le ridică teoria bazelor de date vor fi lămurite în subcapitolele ce urmează.

UNIVES

REAL

DOMENIUL CONCEPTUAL

COLECŢII DE DATE

DOMENIUL SEMANTICC**********

CARACTE- RISTICI

BAZA DE

DATE

SGBD

Percepţie, Reprezentare

Percepţie Reprezentar

22

4.1.1 Concepte folosite în organizarea datelor

Conceptele uzuale sunt: entitate, atribut, valoare, ele fiind interdependente. O entitate poate avea mai multe atribute, iar atributelor li se asociază o mulţime de valori. Entitatea reprezintă un obiect concret sau abstract dat prin proprietăţile sale. Proprietatea unui obiect este exprimată printr-o pereche (ATRIBUT, VALOARE). Atributele nu caracterizează doar o entitate, ci pot caracteriza o clasă de entităţi care poartă numele de entitate de grup. Deoarece toate elementele unei entităţi grup au drept caracteristică aceeaşi mulţime de atribute, spunem că entităţile din cadrul unei entităţi grup sunt de acelaşi tip sau pe scurt avem „tip de entitate”. Atributul se mai numeşte câmp sau caracteristică, el fiind caracterizat de natura valorilor pe care le poate lua, ca de exemplu: numerice, alfanumerice, şiruri de caractere etc. De obicei un atribut are valori elementare, dar există şi cazuri în care avem de-a face cu atribute compuse care se formează prin concatenarea mai multor atribute elementare. Atributul care identifică în mod unic o entitate se numeşte atribut cheie. Caracteristicile care nu produc o determinare (identificare) unică se numesc atribute non-cheie. Un alt concept utilizat este acela de dată.

Data reprezintă un model de reprezentare a informaţiei accesibil unui anumit procesor. Datele se pot clasifica în:

• elementare, adică data este indivizibilă în raport cu informaţia pe care o reprezintă. Datele elementare se mai numesc şi scalari;

• compuse, formate din mai multe date elementare. Din punct de vedere logic, o dată se defineşte prin identificator, atribut şi valoare.

4.1.2 Structuri de date Structura de date este definită ca o colecţie de date între care s-au stabilit o sumă de relaţii care duc la un mecanism de selecţie şi identificare a componentelor. Mulţimea de date care este asociată structurii poate fi alcătuită din datele unui tip sau ale mai multor tipuri de entităţi. Componentele structurii se pot identifica prin nume sau prin poziţia pe care o ocupă în structură în raport cu ordinea specificată. Structura poate avea acces:

• secvenţial, dacă pentru localizarea unei componente se parcurg toate celelalte dinaintea ei;

• direct, dacă o componentă poate fi selectată fără a ţine seama de celelalte. Componentele unei structuri de date pot fi date elementare sau pot fi, la rândul lor, structuri de date. Asupra unei structuri de date se pot efectua anumite operaţii:

• crearea, care înseamnă memorarea datelor în formă iniţială pe suportul de memorare;

• consultarea, prin care se are acces la componentele structurii;

23

• actualizarea, care presupune schimbarea stării structurii prin adăugare, modificare sau ştergere de elemente;

• sortarea, care aranjează elementele unei structuri după anumite criterii; • ventilarea, care oferă posibilitatea divizării unei structuri în două sau mai multe

componente care sunt tot structuri; • fuzionarea este formarea unei structuri noi din două sau mai multe structuri.

Alte operaţii mai pot fi: copierea, interclasarea etc. Structurile de date care au aceeaşi organizare şi sunt supuse aceloraşi operaţii formează un anumit tip de structuri de date. Definim un tip de structură de date ca fiind o mulţime ordonată de date între care s-au stabilit anumite relaţii şi pentru care realizarea operaţiilor se face cu un grup de operatori de bază care au o anumită semantică.

Clasificarea structurilor de date

� După tipul componentelor, structurile de date se clasifică în: • omogene, în care componentele sunt de acelaşi tip; • eterogene, în care componentele aparţin unor tipuri diferite.

Dacă structura se poate descompune în structuri de acelaşi tip, atunci este numită recursivă.

� După modul în care se modifică valorile identificăm: • structuri statice, care pe tot parcursul existenţei lor au acelaşi număr de

componente şi în aceeaşi ordine (adică au cardinalitate finită); • structuri dinamice, care permit modificarea valorilor şi/sau structurii prin

aplicarea operaţiilor şi au cardinalitate infinită întrucât au un număr nelimitat de componente.

� După nivelul de structurare al datelor deosebim: • structura fizică este acea structură care se referă la modul de implementare, de

reprezentare efectivă pe suporţi informaţionali; • structura logică se referă la modul de implementare, de reprezentare ordonată a

datelor, la operatorii de tratare a datelor. Clasificarea în structuri fizice şi dinamice se referă în principal la structurile fizice de date. Din acest punct de vedere, alocarea memoriei pentru structura statică este o alocare statică, atât pentru componente, cât şi pentru structură. O structură logică poate fi implementată atât ca structură statică, cât şi ca structură dinamică. Există însă şi structuri logice care nu pot fi implementate static. În organizarea datelor trebuie definită atât structura logică, cât şi cea fizică, întrucât cele două nivele se condiţionează reciproc.

4.1.3. Tipuri de structuri de date Principalele tipuri de structuri de date sunt: a. structură punctuală; b. structură liniară; c. structură arborescentă; d. structură reţea; e. structură relaţională.

24

f. structură orientată obiect.

4.2. Modele de date Definirea unui model de date presupune identificarea următoarelor elemente:

• structura modelului; • operatorii care acţionează asupra structurilor de date; • restricţiile pentru menţinerea corectitudinii datelor, care poartă numele de reguli

de integritate. Descrierea structurii modelului presupune: • Definirea obiectelor (entităţilor) şi a caracteristicilor asociate. Se evidenţiază ca

elemente: câmpul – ca fiind cel mai mic element al structurii, grupul simplu sau compus – care este un set format din mai multe câmpuri şi/sau grupuri şi înregistrarea – care este un ansamblu de câmpuri sau grupuri, care constituie şi elementul generic al structurii.

• Stabilirea relaţiilor între obiecte. Relaţiile între înregistrările aparţinând unui

singur obiect independent sau la două sau mai multe obiecte independente se concretizează într-o legătură dintr-o realizare a înregistrării părinte şi una sau mai multe realizări ale înregistrării copil.

Relaţia între înregistrări pune în evidenţă două tipuri de legături: � legături orizontale, care permit localizarea claselor de echivalenţă (liste înlănţuite); � legături verticale, care permit localizarea înregistrării părinte.

Legăturile dintre obiecte sau entităţi se numesc asociere şi pot fi: � unu la unu (1 → 1) � unu la mulţi (1 → n) � mulţi la mulţi (m → n).

Operatorii utilizaţi sunt: citire, memorare, modificare, joncţiune etc. Pentru a asigura menţinerea corectitudinii datelor se folosesc reguli de integritate.

Corespunzător, sunt asociate tipuri de modele pentru fiecare tip de bază de date. Astfel există următoarele tipuri de modele:

4.2.1. Modelul ierarhic

Modelul ierarhic are ca structură de bază tipuri de înregistrări care grupează toate atributele unei entităţi. Acest model introduce, ca tip de structură, ierarhia. Ea are un tip de înregistrare definit ca rădăcină, vezi figura 4.2. şi mai multe tipuri de înregistrări subordonate, legate sub formă de arbore.

Figura 4.2. Model ierarhic (structura)

25

Nodul din arbore care nu este rădăcină sau nod final, are un singur nod superior şi unul sau mai multe noduri inferioare. Legătura de la un nod superior la unul inferior este de tipul 1→m, iar legătura de la un nod inferior la unul superior este de tipul 1→1. Datorită existenţei celor două structuri, modelul oferă operatori separaţi şi anume:

• operatori de citire pentru tipul de înregistrare; • operatori de citire pentru tipul ierarhie; • operatori de memorare pentru tipuri de înregistrări; • operatori de memorare pentru ierarhie.

La acest model, în cazul actualizării, apar ca anomalii următoarele: � la înserare nu se pot introduce noi realizări pentru o înregistrare subordonată,

dacă nu sunt cunoscuţi superiorii; � la ştergere, dacă se şterge o realizare rădăcină a unei înregistrări, atunci se şterg

automat toate înregistrările subordonate.

4.2.2. Modelul reţea

Datele au aceeaşi reprezentare ca la modelul ierarhic, cu deosebirea că fiecare inferior poate avea mai mulţi superiori. Structurile în acest model pot fi:

• tipul de înregistrări, care asigură atributele unei entităţi; • tipul de set, care asigură legăturile între tipurile de înregistrare.

Actualizările, respectiv: adăugarea, modificarea, ştergerea, se pot opera în tipurile de înregistrări logice şi în legături.

4.2.3. Modelul relaţional

Acest model are la bază teoria matematică a relaţiilor, caracterizându-se printr-o singură structură de date şi anume relaţia sau tabelul. Un astfel de model poate fi privit ca o mulţime de tabele obţinute prin metoda normalizării. Normalizarea porneşte de la o mulţime de atribute sau câmpuri de date şi de la o mulţime de dependenţe funcţionale dintre atribute. Aceasta conduce la obţinerea unei scheme conceptuale a modelului relaţional într-o formă normalizată în care se vor elimina anomaliile de actualizare. Modelul distribuit are la bază modelele prezentate anterioar, dar apar unele particularităţi legate de distribuirea geografică a datelor.

4.3. Conceptul de bază de date Conceptul de bază de date a apărut în anul 1969, la prezentarea primului raport CODASYL. Idea de bază în organizarea datelor se baza pe existenţa unui fişier de descriere globală a datelor prin care se realiza independenţa programelor faţă de date şi a datelor faţă de programe. Prin intermediul acestui fişier se realiza accesul utilizatorilor. Acest fişier de date conţinea colecţiile de date şi legăturile dintre ele. Ulterior acest concept a fost preluat şi dezvoltat pentru bazele de date reţea, apoi relaţionale şi orientate obiect.

O bază de date poate fi definită ca una sau mai multe colecţii de date (K1) aflate în interdependenţă, împreună cu descrierea datelor şi a relaţiilor dintre ele, (B = (K1, K2,...)).

26

Componentele bazei de date pot fi structurate pe trei nivele, în funcţie de clasa de utilizatori şi anume: 1. nivelul logic care este dat de viziunea programatorului de apli-caţie, care realizează aplicaţiile pentru manipularea datelor şi structura logică sau subschema corespunzătoare descrierii datelor aplicaţiei; 2. nivelul conceptual sau global care este dat de viziunea administratorului bazei de date. Administratorul bazei de date realizează structura conceptuală sau schema corespunzătoare descrierii bazei de date şi administrează componentele bazei de date pentru manipularea colecţiilor de date; 3. nivelul fizic care este dat de viziunea inginerului de sistem care realizează structura fizică corespunzătoare descrierii datelor pe suportul fizic.

O bază de date poate să fie exploatată, de regulă, în regim de prelucrare pe loturi (batch) şi în regim conversaţional. Accesarea bazei de date se realizează prin aplicaţii generale, programe de aplicaţie, limbaje de manipulare autonome (procedurale şi neprocedurale), interfeţe specializate cu limbajele de programare clasice etc., local sau de la distanţă, prin utilizarea calculatoarelor singulare sau a reţelelor de calculatoare. Rezultatele interogărilor utilizatorilor se prezintă sub formă vizuală, listată, prin memorare pe diverşi suporţi tehnic de date, local sau la distanţă. Sistemul bază de date are rolul de organizare şi stocare a unor volume mari de date, în vederea gestionării, prelucrării, distribuirii şi utilizării multiple, folosind sistemele de calcul, programele utilitare şi programele de aplicaţie.

Pornind de la funcţia sa, un sistem bază de date este format, ca structură generală, din: colecţii de date, baza de date, SGBD, programe de aplicaţie şi utilitare, precum şi utilizatori. Dacă conceptul de bază de date denumeşte atât colecţiile de date cît şi structura de date folosită pentru reprezentarea acesteia, atunci structura generală a sistemului bază de date este baza de date, SGBD, programe de utilizare, utilizatori.

Arhitectura unui sistem bază de date este prezentată în fig.4.3. În conformitate cu specificaţiile utilizatorilor finali (end-users), programatorii de aplicaţie, având la dispoziţie utilitare (programe specializate de proiectare) şi prin colaborarea cu administratorul bazei de date (acesta lucrează nemijlocit cu schema bazei de date), pun la punct programele de aplicaţie. Aşa cum s-a precizat deja, interfaţa dintre baza de date şi schema BD, utilitare şi programele de aplicaţie este sistemul de gestiune a bazei de date, SGBD. Obiectivele unui SGBD sunt, în principal, următoarele: • asigurarea independenţei datelor faţă de aplicaţie; • asigurarea redundanţei minime şi controlate a datelor; • asigurarea tuturor facilităţilor posibile de exploatare a datelor; • asigurarea securităţii şi protecţiei datelor împotriva accesului neautorizat (inclusiv prin criptarea datelor); • asigurarea coerenţei şi integrităţii datelor împotriva ştergerilor accidentaşle sau intenţionate; • asigurarea partajării datelor (accesul concurent al utilizatorilor la baza de date); • asigurarea nivelului de performanţă globală (volum mare de date complexe gestionate cu un timp de răspuns acceptabil la adresarea cererilor de interogare din partea utilizatorilor multipli).

Funcţiile generale ale unui SGBD sunt:

27

1. descrierea datelor (definirea structurii bazei de date prin intermediul limbajului de definire a datelor); 2. manipularea datelor (încărcarea, actualizarea, prelucrarea şi regăsirea datelor cu ajutorul limbajului de manipulare a datelor); 3. utilizarea bazei de date (de către toate categoriile de utilizatori); 4. administrarea bazei de date.

Fiecare grup de lucru pentru standardizarea bazelor de date (CODASYL şi ANSI, în principal) a propus o arhitectură proprie a unui SGBD.

Comenzile SGBD (DBMS) pot fi grupate în trei categorii de limbaje: a) limbajul de definire a datelor (DDL, Data Definition Language); b) limbajul de manipulare a datelor (DML, Data Manipulation Language); c) limbajul de descriere a stocării datelor (DSDL, Data Storage Description

Language). Operaţiile ce se execută asupra unei baze de date sunt: • creare; • încărcare (populare); • consultare: căutare (selecţie); • actualizare: modificare, adăugare articole noi, ştergerea unor articole, ordonare (sortare, indexare), prelucrare etc.

Fig.4.3 Arhitectura unui sistem bază de date

Dicţionarul de date (Data Dictionary) este un fişier care memorează definiţiile

datelor şi caracteristicile lor ca: folosirea, reprezentarea fizică, proprietatea (cine este responsabil pentru întreţinerea lor), autorizarea şi securitatea. Prin faptul că reprezintă un inventar a datelor conţinute într-o bază de date, dicţionarul de date este un important instrument de management organizaţional. În realizarea acestor dicţionare de date se folosesc metadatele. Metadatele reprezintă date despre date (nume, conţinut, semnificaţie, proprietar etc.).

O bază de date este compusă dintr-o mulţime de atribute (câmpuri, coloane) şi are asociată o mulţime de date (linii, rânduri, înregistrări, articole). O înregistrare (record) reprezintă o asociere a valorilor pentru fiecare câmp (field) al bazei de date.

Nivelul logic sau extern (nivelul programatorului de aplicaţie) califică o structură de date ce are o realitate în planul semnificaţiei sau utilizării, dar nu şi în implementarea fizică; califică forma în care fiecare utilizator vede structurarea datelor, în funcţie de aplicaţia pe care o foloseşte sau în funcţie de resursele de date pe care administratorul bazei de date i le pune la dispoziţie. Nivelul virtual sau conceptual (nivelul

Baza de

date

SGBD

PROGRAM APLICAŢIE

SCHEMA BD

UTILITARE

UTILIZATORI

ADMINISTRATOR

PROGRAMATOR DE APLICAŢIE

28

administratorului bazei de date) se referă la definirea structurii datelor din baza de date astfel încât aceasta să îndeplinească cerinţele tuturor utilizatorilor, în condiţii de redundanţă minimă şi controlată a acesteia. Nivelul fizic (nivelul inginerului de sistem) priveşte modul de stocare şi de structurare a datelor pe suportul fizic de memorare a datelor (volum magnetic, cilindru, pistă, sector, bloc, octet şi bit). Structura virtuală reprezintă schema bazei de date, iar structura logică este denumită subschema bazei de date (concepţia CODASYL). Astfel, se poate concluziona că SGBD (DBMS) asigură legătura dintre nivelul conceptual (virtual) şi nivelul fizic.

O înregistrare virtuală se poate prezenta sub forma a una sau mai multe înregistrări fizice şi poate participa la construirea unei sau mai multor înregistrări logice.

Într-o bază de date ideală, datele sunt definite o singură dată şi folosite ori de câte ori este necesar.

În funcţie de locul în care sunt memorate colecţiile de date ce formează baza de date, se deosebesc:

• baze de date centralizate, CDB (Centralized DataBases), în situaţia în care toate colecţiile care formează baza de date sunt stocate pe un singur calculator; • baze de date distribuite, DDB (Distributed DataBases), în situaţia în care colecţiile care formează baza de date sunt răspândite în nodurile unei reţele de calculatoare şi de comunicaţii După orientare, bazele de date pot fi generalizate şi specializate.

Conţinutul acestor etape este dependent, de regulă, de tipul bazei de date şi de domeniul în care este ea folosită. Activitatea de analiză a sistemului economic presupune:

a. analiza componentelor sistemului şi a legăturilor dintre acestea sau analiza structurală în urma căreia se defineşte modelul structural sau static al sistemului economic;

b. analiza stărilor sistemului şi a tranzacţiilor posibile între aceste stări în raport cu anumite evenimente. În urma acestei analize rezultă modelul dinamic sau temporal;

c. analiza cerinţelor informaţionale, în urma căreia se defineşte modelul funcţional al sistemului economic;

d. integrarea modelelor sistemului economic (structural, dinamic şi funcţional) în scopul corelării şi completării lor. La proiectarea unei baze de date, procesul de normalizare ajută proiectantul bazei

de date să creeze o structură a bazei de date care poate economisi spaţiul de memorare a datelor şi poate conduce la creşterea eficienţei prelucrării datelor. Scopul normalizării este de a minimiza redundanţa datelor.

Proiectantul bazei de date poate să preîntâmpine introducerea datelor incorecte prin:

- specificarea unui anumit format de câmp destinat pentru introducerea datelor (formatul de câmp este de fapt o imagine a cum trebuie să arate data atunci când această dată este introdusă în baza de date);

- utilizarea regulilor de validare a câmpurilor (acele specificaţii prin care se filtrează datele introduse într-un anumit câmp), a casetelor cu liste sau a formatelor predefinite.

29

4.4 Generaţii de baze de date şi de sisteme de gestiune a bazelor de date asociate

În evoluţia istorică, bazele de date şi sistemele de gestiune a bazelor de date (SGBD) asociate au cunoscut trei generaţii:

• sistemele ierarhice şi reţea; • sistemele relaţionale; • sistemele în tehnologie avansată (orientate obiect, relaţionale orientate obiect, deductive, distribuite, multibaze, active, multimedia, online etc.). 4.5. Baze de date relaţionale

Trebuie precizat faptul că nici un SGBD actual nu respectă în totalitate cele 13 reguli ale lui Codd.

Aşa cum s-a arătat, o bază de date relaţională reprezintă o colecţie de relaţii (tabele în accepţiunea uzuală, memorate fizic în fişiere).

Coloanele tabelului se numesc atribute, iar liniile se numesc tupluri. Baza de date relaţională (RDB) este compusă dintr-o mulţime de domenii şi o

mulţime de relaţii peste care se aplică o mulţime de asocieri. Domeniul este definit ca mulţimea obiectelor de acelaşi tip. Relaţia este o mulţime rezultată ca urmare a agregării (corespondenţei) a două sau mai multe mulţimi. O relaţie în accepţiunea bazelor de date pe domeniile Di constă dintr-un cap de tabel şi un corp de tabel. Modelul relaţional este format din două mulţimi de operatori pe relaţii: algebra relaţională şi calculul relaţional.

Regulile de integritate sunt aserţiuni pe care datele ce formează baza de date trebuie să le satisfacă şi sunt în număr de trei: unicitatea cheii (cheia primară trebuie să fie unică şi minimală), integritatea entităţii (atributele cheii primare trebuie să fie diferite de null) şi integritatea referirii (o cheie externă trebuie să fie null în întregime sau să corespundă unei valori a cheii primare asociate). Constrângerile structurale sunt de trei tipuri: de cheie, de referinţă şi de entitate.

Cheia unei relaţii reprezintă o mulţime minimală de atribute ale căror valori identifică în mod unic un tuplu într-o relaţie. Diferitele chei posibile se numesc chei-candidat. Cheia candidat aleasă pentru a identifica efectiv tupluri se numeşte cheie primară.

Definirea proprietăţilor structurale ale relaţiilor se realizează prin tehnica normalizării. Se afirmă că o relaţie se găseşte într-o formă normală particulară dacă îndeplineşte un număr specificat de restricţii. Normalizarea se obţine printr-un număr de paşi succesivi, în cadrul unui proces reversibil, până la realizarea formei dorite. Forma normală a unei relaţii este necesară deoarece formele normale nu produc anomalii în actualizarea datelor unei baze de date relaţionale. Tipurile de restricţii folosite la formele normale ale relaţiilor sunt restricţiile asupra valorilor atributelor, restricţiile referitoare la dependenţa atributelor secundare de chei, restricţiile cu privire la dependenţa atributelor principale de toate atributele. Se folosesc următoarele forme normale:

• 1NF (forma normală 1). O relaţie se găseşte în 1NF dacă domeniile pe care sunt definite atributele relaţiei sunt formate numai din valori elementare. Un tuplu nu trebuie să conţină atribute sau grupuri de atribute repetitive (nu se admit duplicate).

30

• 2NF (forma normală 2). O relaţie se află în 2NF dacă este în 1NF şi oricare dintre atributele non-cheie este dependent funcţional complet de cheia primară a relaţiei. • 3NF (forma normală 3). O relaţie se găseşte în 3NF dacă este în 2NF şi atributele non-cheie nu sunt dependente tranzitiv de cheia primară a relaţiei. • BCNF (forma normală Boyce-Codd). O relaţie este în BCNF dacă dependenţele funcţionale netriviale ce pot apare în cadrul relaţiei conţin, în partea stângă, ca determinant, o cheie-candidat. • 4NF (forma normală 4). O relaţie se găseşte în 4NF dacă în cadrul acesteia nu se manifestă mai mult decât o dependenţă multivaloare. • 5NF (forma normală 5). O relaţie L se găseşte în 5NF dacă fiecare dependenţă joncţiune este implicată printr-o cheie-candidat a lui L. Bazele de date relaţionale conţin structuri de date simple şi intuitive. Ele prezintă

avantaje legate de existenţa unui ansamblu integrat de utilitare bazat pe un limbaj evoluat de programare (generatoare de meniuri, generatoare de forme, generatoare de aplicaţii, generatoare de etichete), de existenţa unor limbaje speciale de definire şi de manipulare a datelor, precum şi de independenţa completă în descrierea logică a datelor (în termeni de relaţii) şi în descrierea fizică a datelor (în termen de fişiere). Dintre dezavantajele bazelor de date relaţionale, se menţionează imposibilitatea utilizării obiectelor complexe şi dinamice, a administrării datelor distribuite şi a cunoştinţelor. 4.6. Baze de date orientate obiect Bazele de date orientate pe obiecte, OODB (Object-Oriented DataBase) şi SGBD asociate asigură crearea de obiecte complexe formate din componente simple, fiecare prezentând atribute şi comportament propriu. Aceste sisteme se mai numesc şi sisteme de obiecte, cu originea în limbajele de programare orientate pe obiecte, OOP. Prin aceste tipuri de baze de date se ridică nivelul de abstractizare. Se face menţiunea că între partea de limbaje de programare şi partea de baze de date există multe elemente comune; cu toate acestea, aceste părţi sunt diferite: • un program pe calculator este gândit să rezolve o anumită problemă; • o bază de date este realizată pentru a rezolva o multitudine de probleme, inclusiv cu elemente de pornire nedeterministe. Pentru un program, obiectele complexe simplifică problema, în timp ce în situaţia bazelor de date orientate pe obiecte, de regulă, problemele se complică. Ca urmare, se cuvine să se judece în mod nuanţat atunci când se încearcă reliefarea avantajelor utilizării OOP şi OODB. Obiectul reprezintă conceptual o unitate identificabilă cu conţinut propriu, care se deosebeşte de ceea ce o înconjoară. Fiecare obiect dispune de un identificator unic, denumit ID al obiectului, OID (Object ID). Două obiecte cu OID diferiţi sunt diferite, chiar dacă sunt identice sub toate aspectele transparente utilizatorului.

Deşi tentaţia iniţială este de a considera obiecte doar unităţile ce se pot muta, prin obiecte se desemnează atât unităţile fixe cât şi cele mutabile. Fiecare obiect posedă un tip care semnifică o clasă de obiecte. Instanţa unui obiect reprezintă un obiect individual. Obiectele sunt încapsulate. Structura obiectului şi modul de acţiune al metodelor sale nu pot fi accesate şi actualizate direct de un agent extern, dar pot fi modificate indirect prin intermediul mesajelor. Această caracteristică ascunsă a obiectului se numeşte

31

încapsulare. Încapsularea presupune independenţa fizică de date. Astfel, prin încapsulare, reprezentarea internă a unui obiect poate să fie modificată fără a fi nevoie ca aplicaţiile care utilizează obiectul să fie rescrise. Starea unui obiect este exprimată prin valorile atributelor sale. Colecţia de atribute trebuie aleasă astfel încât să descrie entitatea, adică să cuprindă atribute pe care utilizatorul trebuie să le cunoască. Metoda reprezintă un program care manipulează obiectul sau indică starea sa. Ea este asociată unei clase, iar specificarea metodei se numeşte „semnătură”.

Comportamentul unui obiect reprezintă un set de metode sau operaţii care acţionează asupra atributelor sale. Obiectele se clasifică în: • obiecte elementare ca: întreg, boolean, şir de caractere; • obiecte compuse ca: nume, adresă; • obiecte complexe ca: autoturism, angajat. Un obiect înglobează următoarele elemente:

a. structura de date; b. specificarea operaţiilor; c. implementarea operaţiilor.

Structura unui obiect şi operaţiile (metodele) permise pentru acel obiect sunt definite împreună.

Metodele şi atributele nu sunt vizibile din „exteriorul” obiectului. Un obiect răspunde la mesaje care reprezintă cereri adresate obiectului pentru a returna o valoare sau pentru a-şi schimba starea. Un obiect este divizat în interfaţă publică şi în memorie privată. Interfaţa publică este compusă din definiţiile interfeţelor (corespunzătoare semnăturilor specificaţiei). Interfaţa publică nu face parte din obiectul corespunzător. Persistenţa este o proprietate a datelor sau a obiectelor care presupune existenţa lor pe o durată mai mare în comparaţie cu aceea a procesului care le-a generat. Persistenţa reprezintă proprietatea prin care starea bazei de date asigură execuţia unui proces pentru a fi refolosit ulterior în alt proces. Deoarece face parte integrantă din obiect, codul aferent metodelor este stocat în baza de date (ca şi starea obiectului). Operaţiile modelului de date orientat pe obiecte Operaţiile se pot grupa în modul următor: a) obiectele comunică între ele prin mesaje; b) un mesaj poate fi trimis instanţelor mai multor clase; c) metodele pot fi definite, şterse sau modificate; d) clasele pot fi definite şi actualizate prin operaţii de creare, ştergere şi modificare; e) instanţa unei clase poate fi actualizată prin metode care modifică valorile variabilelor propriei instanţe, aceasta modificând starea internă a obiectului. Într-o serie de implementări, definirile de clasă sunt ele însele obiecte, numite obiecte de clasă. Obiectele clasă sunt instanţe ale unei clase generice sau ale unei metaclase. Operaţiile de creare, modificare şi ştergere ale definirilor de clasă pot fi şi implementate ca mesaje. În modelul de date orientat pe obiecte, regulile de integritate reprezintă o consecinţă a structurii modelului şi a următoarelor operaţii: • toate obiectele trebuie să respecte protocolul specificat de definirile lor de clasă;

32

• obiectele sunt încapsulate, acest lucru presupunând accesul limitat la obiecte prin folosirea protocolului de mesaje definit pentru clasa obiectului; • identificatorul obiectului asigură integritatea referirii la un obiect. Ca atare, un obiect nu există fără să aibă asignat un identificator. Dacă un obiect este şters sau mutat, identificatorul său trebuie şi el şters sau mutat. O schemă completă a unei baze de date orientată pe obiecte poate consta din una sau mai multe ierarhii de clasă, împreună cu relaţiile structurale. Modificarea schemei presupune: 1. Definirea unei taxonomii şi a unui model al schimbărilor. Taxonomia defineşte un set de schimbări semnificative ale schemei, iar modelul furnizează o bază pentru specificarea semanticilor schimbărilor schemei; 2. Implementarea schimbărilor schemei. Aceste schimbări pot fi:

a) schimbări referitoare la modul de definire al unei clase. Acestea includ schimbările atributelor şi metodelor definite pentru o clasă, cum ar fi: schimbarea numelui sau domeniul unui atribut, adăugarea, ştergerea unui atribut sau a unei metode;

b) schimbări referitoare la structura ierarhiei de clase care includ adăugarea sau ştergerea unei clase şi schimbarea relaţiilor superclasă/subclasă dintre o pereche de clase.

4.6.1 Proiectarea bazei de date orientată pe obiecte Pentru proiectarea unei baze de date orientată pe obiecte se foloseşte tehnica top-down care constă în identificarea componentelor după care se stabilesc corelaţiile între ele şi se rafinează succesiv în „cascadă” componentele sale. Se poate utiliza şi metoda bottom-up prin care mai întâi se identifică componentele funcţionale pe baza cărora se vor identifica, în colecţiile existente, obiectele, care pot fi reutilizate pentru noul proiect. Componentele care nu există vor fi create ca subclase ale unor clase existente. O dată creată o ierarhie potrivită, se testează componentele specifice. Sistemul de gestiune al bazelor de date orientate pe obiecte (SGBD-OO sau OODBMS) conţine structuri şi reguli orientate către lucrul cu obiecte, incluzând: • un sistem de date abstracte pentru construirea de noi tipuri de date; • un constructor de tip şir; • un constructor de tip secvenţă; • un constructor de tip înregistrare; • un constructor de tip set; • funcţii; • un constructor de tip reuniune; • o compunere recursivă a elementelor anterioare. obiect; - egalitatea a două obiecte, adică au aceeaşi valoare. Arhitectura SGBD-OO cuprinde trei componente: 1. Gestionarul de obiecte (Object Manager) furnizează interfaţa dintre procesele externe şi SGBD-OO. 2. Server-ul de obiecte (asigură gestiunea tranzacţiei şi gestiunea stocului de obiecte); 3. Stocul rezident de obiecte.

33

4.6.2. Protecţia bazelor de date Protecţia bazelor de date constă într-un set de măsuri umane şi facilităţi oferite de SGBD prin care se asigură integritatea datelor (corectitudinea datelor introduse) şi a securităţii datelor care se referă la accesul autorizat la date. Protecţia datelor se face prin salvarea lor în cazul unor defecte sau erori accidentale. Se cunosc trei aspecte ale asigurării integrităţii datelor. 1. Asigurarea integrităţii semantice a datelor care presu-pune prevenirea introducerii unor date incorecte şi a efectuării unor prelucrări greşite. 2. Controlul accesului concurent la date presupune prevenirea apariţiei unor rezultate incorecte din execuţia concurentă a unor prelucrări în regim multiutilizator. 3. Salvarea şi restaurarea bazei de date presupune refacerea acesteia, deoarece a fost afectată de funcţionarea anormală sau de cădere a SGBD-ului, a sistemului de operare sau ca urmare a unor defecte hardware. Integritatea semantică a datelor. Introducerea unor date eronate în baza de date sau prelucrări care furnizează rezultate greşite trebuie prevenite prin includerea în programele de aplicaţie a unor secvenţe pentru testarea datelor şi a unor facilităţi de asigurare a integrităţii semantice a datelor oferite de SGBD. Concret, orice operaţie asupra datelor trebuie constrânsă să respecte regulile care reprezintă restricţii de integritate. După modul în care sunt exprimate restricţiile de integritate se pot clasifica în : implicite şi explicite. Restricţiile de integritate implicite presupun existenţa verificărilor la introducerea datelor (nu se acceptă valori care nu aparţin tipului de date specificat), precum şi dacă există conceptul de cheie unică, la inserare se va verifica unicitatea cheiei. În modelul relaţional există două restricţii de integritate asociate cheilor primare şi cheilor externe şi anume: 1. Integritatea entităţii care presupune că nici un atribut care participă la formarea cheie primare a unei relaţii nu poate primi o valoare NULL, aceasta din motivul că o cheie primară trebuie să identifice în mod unic tuplurile unei relaţii. 2. Integritatea referenţială presupune că orice valoare a unei chei externe din relaţia care referă trebuie să aibă corespondentă o cheie primară cu aceeaşi valoare în relaţia referită sau să fie NULL. Restricţiile de integritate explicite pot fi incluse în programele de aplicaţie şi verificate în momentul execuţiei sau pot fi memorate în dicţionarul datelor şi verificate automat de SGBD la fiecare operaţie care se execută asupra anumitor date.

4.6.3. Salvarea şi restaurarea bazei de date Această operaţie are ca scop readucerea datelor la o formă consistentă în urma unor evenimente care au alterat corecti-tudinea lor, cum ar fi: 1 – funcţionarea anormală sau o cădere a SGBD-ului sau a sistemului de operare; 2 – o defecţiune a suportului fizic pe care este memorată baza de date.

34

În cazul 1, prin întreruperea tranzacţiilor active, baza de date va rămâne într-o stare de inconsistenţă. În cazul 2, suportul pe care rezidă baza de date va fi inutilizabil, deci toate informaţiile se vor pierde. În astfel de situaţii, trebuie să fie posibilă refacerea unei stări anterioare consistente a bazei de date. O stare consistentă este definită ca aceea stare în care sunt reflectate rezultatele finale ale execuţiei unor tranzacţii, nici o tranzacţie nu este în curs de execuţie şi sunt satisfăcute restricţiile de integritate semantică (explicite şi implicite). Lista subiectelor pentru pregătirea în vederea evaluării finale:

1. Ce este o colecţie de date? 2. Cum se defineşte o bază de date? 3. Cum este exploatată o bază de date? 4. Cum este accesată o bază de date? 5. În ce constă arhitectura unui sistem bază de date? 6. Care sunt obiectivele şi funcţiile generale ale unui SGBD? 7. Care sunt cele trei categorii de limbaje care definesc comenzile unui SGBD? 8. Precizaţi operaţiile care se pot efectua asupra unei baze de date. 9. Ce este dicţionarul de date? 10. Descrieţi nivelurile de organizare a datelor într-o bază de date? 11. Care este clasificarea bazelor de date în funcţie de locul unde sunt memorate

bazele de date? 12. Care este clasificarea bazelor de date în funcţie de orientare? 13. Care sunt etapele de realizare a unei baze de date? 14. Precizaţi cele trei generaţii de daze de date? 15. Caracterizaţi bazele de date relaţionale. 16. Care sunt conceptele folosite în modelarea bazelor de date relaţionale? 17. Ce reprezintă conceptual de cheie primară şi care sunt proprietăţile acesteia? 18. Caracterizaţi bazele de date orientate pe obiecte. 19. Care sunt principiile de proiectare a bazelor de date orientate pe obiecte?

Teste: Teste de tipul alegere multiplă (MULTIPLE CHOICE)

1. În proiectarea bazelor de date relaţionale, domeniul reprezintă: a. un obiect concret sau abstract al realităţii. b. mulţimea tuturor valorilor posibile pe care le poate lua un atribut într-o anumită

perioadă de timp. c. gradul tabelului. d. numărul de înregistrări ale bazei de date. e. o serie de comenzi pe care Access-ul le execută automat la apariţia unui

eveniment. R: b

2. Pentru proiectarea unei baze de date orientată pe obiecte se pot utiliza două tehnici: a Top-up şi bottom-down b Top-down şi bottom-up c Top-down şi bottom-down R: b

35

Teste:

Teste de tipul adevărat/fals (TRUE/FALSE)

3. La deschiderea fişierului care conţine componentele bazei de date acestea sunt afişate în fereastra DataWindow. R: F 4. Opţiunea Open din meniul rapid permite deschiderea spre modificare a obiectului selectat. R: F 5. Opţiunea Design din meniul rapid permite ca obiectul selectat să fie deschis în vederea efectuării modificărilor necesare tipului de aplicaţie dorit de utilizator. R: A 6. Într-o asociere de tipul unu - la - unu o înregistrare din tabelul A poate avea cel puţin o înregistrare corespunzătoare în tabelul B şi invers, unei înregistrări din tabelul B îi corespunde cel mult o înregistrare în tabelul A. R: F 7. Într-o asociere de tipul unu-la-mulţi unei înregistrări din tabelul A îi corespund mai multe înregistrări din tabelul B, iar unei înregistrări din tabelul B îi corespunde cel puţin o înregistrare din tabelul A. R: F 8. Într-o asociere de tipul mulţi-la-mulţi unei înregistrări din tabelul A îi pot porespunde mai multe înregistrări din tabelul B, iar unei înregistrări din tabelul B îi pot corespunde, de asemenea, mai multe înregistrări din tabelul A. R: A

5. Sistemul de gestiune a bazelor de date Microsoft Access 5.1 Prezentarea sistemului Microsoft Access Produsul-program Microsoft Access reprezintă un sistem de gestiune a bazelor de date relaţionale (SGBDR) care este inclus în compunerea pachetului de birotică Microsoft Office si care lucreaza sub sistemul de operare Microsoft Windows. Ca urmare, Microsoft Access foloseşte toate facilităţile oferite de sistemul de operare Microsoft Windows. Firma Microsoft a realizat în decursul timpului mai multe versiuni ale produsului Access. În capitolul de faţă referirile sunt efectuate la versiunile Microsoft Access 2000, 2002 (XP) şi 2003. La baza SGBDR Microsoft Access se află modelul relaţional al datelor şi modelul orientat pe obiecte (unui obiect îi sunt asociate evenimente şi proprietăţi). În comparaţie cu alte SGBDR, produsul Microsoft Access dispune de toate componentele unei baze de date stocate într-un fişier cu extensia MDB.

36

Produsul Microsoft Access permite lucrul cu trei limbaje: QBE (Query By Examples), SQL (Structured Query Language) şi VBA (Visual Basic for Applications). Ca urmare, există mai multe modalităţi de realizare a aplicaţiilor pentru baze de date sub SGBD Microsoft Access: interfaţa standard Access, interfaţa SQL, cu ajutorul VBA, interfeţele Access pentru comunicarea cu alte SGBD-uri (Paradox, FoxPro, dBase etc.), interfeţele Access cu alte aplicaţii Windows. Aplicaţiile în sine sunt obiecte ale utilizatorilor destinate pentru o anumită bază de date. Aceste obiecte sunt, de regulă, de tip vizual. Schema bazei de date este formată din ansamblul tabelelor şi poate fi utilizată prin manipularea interogărilor asupra bazei de date. Aceste interogări sunt obţinute prin intermediul limbajului de interogare structurată, SQL. 5.2 Cunoaşterea mediului de lucru Microsoft Access 5.2.1 Definirea componentelor principale ale SGBD Microsoft Access SGBD Microsoft Access 2003, (XP, 2000) asigură posibilitatea manipulării datelor în conformitate cu cerinţele utilizatorilor. Datele sunt stocate în mod organizat în baze de date. Baza de date permite localizarea rapidă a unui anumit element, compararea statisticilor pe diverse perioade de timp, interogarea anumitor categorii de date şi obţinerea facilă a rezultatelor tipărite. O bază de date Microsoft Access reprezintă o colecţie de obiecte de tipul: tabele, formulare, interogări, rapoarte, pagini, macroinstrucţiuni şi module. Obiectele Microsoft Access sunt percepute prin “ceea ce fac”, comportamentul lor mascând elemente de structură internă. În momentul în care obiectul a fost creat, el poate fi utilizat şi în alte aplicaţii, compuse din obiecte care interacţionează prin specificul comportamentului lor. În acest caz, nu mai există un program care manipulează datele, ci obiecte care îşi transmit reciproc date. Evenimentele care apar şi schimbările de stare pe care acestea le declanşează determină o schimbare a metodologiei de concepere a sistemului. Tabelele (Tables) sunt obiecte utilizate de Access pentru stocarea datelor. Crearea unei baze de date începe cu definirea tabelelor. Fiecare coloană a tabelului este denumită câmp (field), iar fiecare rând al tabelului constituie o înregistrare (record). Înregistrările unui tabel respectă aceeaşi structură de câmpuri. La crearea unui tabel nou se solicită definirea câmpurilor, atribuindu-se fiecăruia o denumire unică şi indicându-i SGBD Access tipul de date corespunzător. Ulterior se pot adăuga şi alte câmpuri, cu condiţia reproiectării eventualelor formulare şi rapoarte care folosesc datele tabelului în structura anterioară acestei operaţii. Interogările (Queries) sunt obiecte Access ce reprezintă întrebări pe care utilizatorul le formulează în legătură cu numite informaţii din baza de date. În momentul în care utilizatorul porneşte la construcţia unei interogări, acesta trebuie să aibă deja o viziune de ansamblu asupra datelor pe care doreşte să le regăsească, şi anume: ce câmpuri se vor utiliza, din care tabele se vor extrage datele, ce criterii trebuie să îndeplinească aceste date, în ce ordine vor fi ele sortate. Construirea unei interogări în SGBD Access reprezintă un proces simplu şi rapid de aşezare a tabelelor şi a câmpurilor necesare pe o grilă de tipul QBE (Query by Example). Limbajul QBE a fost lansat pe piaţă în anii 1970 de firma IBM, care a dorit să pună la dispoziţia utilizatorilor un produs performant de regăsire a datelor într-o bază de date. Succesul limbajului QBE a fost atât

37

de mare încât acesta este prezent într-o formă sau alta în aproape toate sistemele SGBD, inclusiv în Microsoft Access. Formularele (Forms) reprezintă obiecte Access destinate introducerii datelor într-o bază de date (când formularul este asociat unui tabel), precum şi vizualizării datelor datelor din baza de date (când formularul este asociat unei interogări). Astfel cu ajutorul formularelor se pot efectua câteva operaţii tipice în baza de date, şi anume operaţii de adăugare, modificare sau de ştergere a unor date din baza de date. Rapoartele (Reports) reprezintă un alt obiect al unei baze de date Microsoft Access, prin intermediul căruia utilizatorul are posibilitatea de a prezenta date selectate în rezumat, inclusiv în format pentru tipărire. Prin intermediul rapoartelor utilizatorul are un control complet asupra dimensiunilor şi modului de prezentare a datelor de ieşire. De asemenea, rapoartele permit prezentarea unor informaţii de sinteză rezultate ca urmare a prelucrărilor executate în baza de date. Rapoartele se diferenţiază de formulare prin faptul că în timp ce formularul este proiectat pentru a avea un acces aleator la date, el bazându-se pe un set dinamic al datelor, rapoartele nu modifică niciodată datele din baza de date, parcurgerea înregistrărilor realizându-se în mod secvenţial (SGBD Microsoft Access utilizează pentru obţinerea unui raport o copie a datelor protejată la scriere). Paginile (Pages) sunt obiecte Access ce asigură accesarea bazelor de date din Internet prin intermediul navigatoarelor (browser-elor) Web. Aceste obiecte sunt necesare ca urmare a prelucrării integrate a datelor care circulă în Internet sub forma unei aplicaţii globale a datelor, inclusiv pentru funcţia de partajare a datelor. Macroinstrucţiunile sau macro-urile (Macros) reprezintă obiecte Access care definesc ansamble de comenzi pe care sistemul Microsoft Access le execută automat la apariţia unor evenimente. Macro-urile pot fi ataşate unui formular, raport sau control în scopul automatizării unor operaţii de rutină (deschidere sau închidere de formulare, imprimarea unor rapoarte, filtrarea, verificarea sau validarea unor date etc.). Modulele (Modules) sunt obiecte Access ce sunt create în limbajul Visual Basic pentru aplicaţii, VBA (Visual Basic for Applications) destinate extinderii posibilităţilor funcţionale ale unei baze de date. 5.2.2 Deschiderea şi închiderea unei baze de date în Microsoft Access SGBD Microsoft Access poate fi pornit din meniul Start sau din zona de lucru. La pornirea SGBD Access 2003, panoul de lucru Getting Started este disponibil în partea din dreapta ecranului. Din meniul Vizualizare (View) se execută clic pe opţiunea Task Pane de unde se alege panoul de lucru dorit cu clic pe săgeata de listă de pe bara de titlu a panoului respectiv. Comutarea între panourile de lucru se efectuează cu clic pe butoanele Înapoi (Back) şi Înainte (Forward). Închiderea unui panou de lucru se efectuează prin intermediul butonului Închidere (Close). Deschiderea unei baze de date existente sau noi presupune lucrul cu fereastra Database (bază de date) care afişează obiectele care formează baza de date. Fereastra Database pune la dispoziţie utilizatorului o metodă simplă de gestionare a obiectelor care compun baza de date. În fereastra Database sunt afişate, în partea stângă a ferestrei. cele şapte tipuri de obiecte care formează baza de date, şi anume: • Tabelul (Table); • Interogarea (Query); • Formularul (Form);

38

• Raportul (Report); • Pagini Web (Pages); • Macro-ul (Macro); • Modulul (Module). Cele trei butoane (butonul Open, butonul Design, butonul New) afişate în partea de sus a ferestrei Database, sunt utilizate pentru crearea, modificarea şi respectiv afişarea obiectului curent. Obiectele create vor fi afişate în lista cu obiecte situată în mijlocul ferestrei Database. În interiorul acestei liste se mai află trei opţiuni rapide de creare a obiectelor. Obiectele gestionate cu SGBD Microsoft Access, împreună cu elementele de control care le sunt asociate, conţin proprietăţi şi declanşează apariţia unor tipuri de evenimente. Pentru modificarea proprietăţilor unui obiect, se selectează din partea stângă a ferestrei Database eticheta corespunzătoare tipului de obiect. Această operaţie are ca efect afişarea în ordine alfabetică (în lista cu obiecte) a tuturor obiectelor de acelaşi tip. 5.3 Tabelul 5.3.1 Crearea unui table Tabelul (Table) este un obiect specific SGBD Microsoft Access pentru stocarea datelor. Crearea unei baze de date (structurile de date specifice acesteia) începe cu definirea tabelelor. Această definire înseamnă, de fapt, stabilirea structurii tabelului. Fiecare coloană a tabelului este denumită câmp (field), iar fiecare rând al tabelului constituie o înregistrare (record). Înregistrările unui tabel respectă structura de câmpuri a tabelului. La crearea unui tabel nou se solicită definirea câmpurilor, atribuindu-se fiecăruia o denumire unică şi indicându-i SGBD Microsoft Access tipul de date corespunzător. Ulterior se pot adăuga şi alte câmpuri, cu condiţia reproiectării eventualelor formulare şi rapoarte care folosesc datele tabelului în structura anterioară acestei operaţii. Pentru crearea unui tabel, se poate utiliza una dintre următoarele trei metode: • Create table in Design View (crearea tabelului cu ajutorul ferestrei de proiectare) • Create table by using wizard (crearea tabelului prin folosirea ghidului) • Create table by entering data. (crearea tabelului prin introducerea datelor).

Crearea tabelelor prin alegerea opţiunii Create table by using wizard (program “vrăjitor” dedicat tabelelor) asigură asistarea pe întregul parcurs de construcţie a unui tabel, definind prin intermediul unui dialog cu utilizatorul numele şi tipul de câmpuri care definesc tabelul.

O altă modalitate de a crea un tabel o constituie executarea unui clic de mouse pe butonul New şi alegerea din fereastra de dialog New Table, a uneia dintre cele cinci opţiuni disponibile: 1. Datasheet View – permite crearea unui tabel în modul Datasheet (foaie de date), având 10 câmpuri (coloane) şi 21 de înregistrări (rânduri) libere, pregătit pentru completare. 2. Design View – permite crearea unui tabel în modul Design (proiectare).

39

3. Table Wizard – permite crearea de tabele cu ajutorul magicienilor bazei de date. 4. Import Table – această facilitate importă tabele şi obiecte aflate în alte baze de date. 5. Link Table – creează tabele în baza de date curentă care sunt legate cu alte tabele din baze de date externe. Crearea tabelelor cu ajutorul opţiunii Design View presupune parcurgerea a trei paşi pentru definirea unui câmp în structura unui tabel: stabilirea numelui câmpului, stabilirea tipului de dată asociată acelui câmp şi stabilirea proprietăţilor acestuia. Tipurile de date asociate câmpurilor definesc tipurile de câmpuri şi sunt următoarele: 1. Text Un câmp text are implicit 50 de caractere, dar se poate opta pentru orice lungime cuprinsă între 1 şi 255. 2. Memo Câmpurile memo constau numai din text şi au maxim 255 de caractere, în acestea putând fi incluse şi secvenţele de salt la început de rând/salt la rând nou. Aceste câmpuri sunt utilizate pentru a scrie comentarii. 3. Număr (Number) Tipul Number include mai multe subtipuri de date care diferă prin modul de stocare şi viteza de răspuns, şi anume: • subtipul Byte (octet) care acceptă numai valori întregi pozitive (fără semn) cuprinse între 0 şi 255; • subtipul Integer (întreg) acoperă domeniul numerelor întregi de la –32768 la +32768; • subtipul Long Integer (întreg lung) acoperă domeniul numerelor întregi dincolo de limitele ± 2.000.000.000; • subtipul Single (numere reale reprezentate în virgulă mobilă simplă precizie) acoperă domeniul numerelor fracţionare cu maxim şapte cifre semnificative; • subtipul Double (numere reale reprezentate în virgulă mobilă dublă precizie) acoperă domeniul numerelor fracţionare cu maxim 14 cifre semnificative; • subtipul ReplicationID (identificator duplicare sau identificator multiplicare); această valoare este reprezentată pe 16 octeţi şi a fost creată cu scopul de a asigura un identificator unic global pentru bazele de date în care trebuie realizate sincronizările unui mare volum de date suplimentare. 4. Dată calendaristică/oră (Date/Time) 5. Tipul valută (Currency) Tipul Currency acoperă valorile în USD, cu 15 cifre la partea întreagă, iar la partea zecimală până la sutimi de cent. Din punct de vedere al reprezentării interne, tipul valută este un număr în virgulă fixă. 6. Număr cu incrementare automată (AutoNumber) Datele de acest tip au proprietatea că sunt incrementate automat (AutoNumber) şi pot primi valori întregi lungi secvenţiale. Tipul este numit Counter (numărător). 7. Tipul Da/Nu (Yes/No)

40

Datele de acest tip sunt booleene. Ca urmare primesc valorile True/False (adevărat/fals) şi sunt afişate într-una din formele True/False, respectiv On/Off. 8. Obiect OLE Tipul de câmp OLE (Object Linking and Embedding) este destinat păstrării datelor provenite de la alte programe care s-au înregistrat ca servere OLE în Windows. Aceasta permite bazei de date să stocheze documente create de programe de prelucrare a textelor, seturi de foi de calcul, sunete, videoclipuri ş.a. 5.3.2 Realizarea relaţiilor între tabele. Atunci când se creează tabele într-o bază de date relaţională, acestea prezintă o existenţă de sine stătătoare. Pentru a lega tabelele între ele, pentru a crea o relaţie, se utilizează fereastra Relationships, fereastră pe care se poate activa fie din bara de meniuri standard, fie din meniul Tools. Pentru a defini o relaţie, se adaugă în fereastra Relatioships tabelele între care se doreşte să existe legături şi se trage dintr-un tabel cîmpul care trebuie legat spre câmpul corespunzător din celălalt tabel. Ca regulă generală se va lega un câmp care reprezintă o cheie primară din tabelul-părinte, cu un câmp care reprezintă cheie externă (străină) în tabelul-fiu. Cheia externă este un atribut sau o mulţime de atribute care are aceleaşi valori cu un atribut sau un grup de atribute aparţinând tabelului-părinte, acest atribut sau grup de atribute jucând rolul de cheie primară în tabelul-părinte. Pentru validarea relaţiei între cele două tabele, cheia externă trebuie să fie de acelaşi tip şi să aibă aceeaşi dimensiune cu a cheii primare. 5.4. Interogarea Interogarea (Query) este un obiect Access ce reprezintă o întrebare pe care utilizatorul o formulează cu privire la numite informaţii din baza de date. În momentul în care utilizatorul porneşte la construcţia unei interogări, acesta trebuie să aibă deja o viziune de ansamblu asupra datelor pe care doreşte să le regăsească, şi anume: ce câmpuri se vor utiliza, din care tabele se vor extrage datele, ce criterii trebuie să îndeplinească aceste date, în ce ordine vor fi ele sortate. Construirea unei interogări în Microsoft Access reprezintă un proces simplu şi rapid de aşezare a tabelelor şi a câmpurilor necesare pe o grilă QBE (Query by Example). Clasificarea interogărilor Cele mai utilizate interogări sunt interogările denumite interogări de selecţie. O interogare permite: - vizualizarea sau modificarea datelor; - selectarea acelor înregistrări care satisfac criteriile impuse de utilizator; - limitarea unei proceduri la câmpurile care sunt relevante; - sortarea înregistrărilor într-o ordine specificată. Atunci când este executată o interogare de selecţie, rezultatul va fi o mulţime de înregistrări aparţinând unui tabel sau mai multor tabele. Această mulţime poartă numele de dynaset (setul dinamic rezultat al interogării). Un dynaset reprezintă o vedere dinamică asupra datelor care sunt subiectul interogări respective. Asta înseamnă că atunci

41

când datele din tabelele sursă ale interogării suferă modificări, atunci automat rezultatul interogării va fi şi el modificat . O a doua mare categorie de interogări este reprezentată de interogările de acţiune. Aceste interogări au rolul de a modifica anumite date, în cadrul unei singure operaţii. Aceste modificări cuprind capacitatea de a şterge, de a adăuga, a modifica anumite valori dintr-un tabel, ca şi de a crea un tabel nou. Aceste interogări de acţiune sunt: interogările pentru ştergere (Delete Query), interogările pentru adăugare (Append Query), interogările pentru reactualizare (Update Query) şi interogările a căror rezultat este crearea unui tabel nou în baza de date (Make-Table Query). 5.5 Formularul Formularul (Form) reprezintă un obiect Access destinat introducerii datelor într-o bază de date (când formularul este asociat unui tabel), precum şi vizualizării datelor datelor din baza de date (când formularul este asociat unei interogări). Astfel cu ajutorul formularelor se pot efectua câteva operaţii tipice în baza de date, şi anume operaţii de adăugare, modificare sau de ştergere a unor date din baza de date. Un formular conţine două categorii de informaţii: 1. informaţii de structură – reprezintă informaţiile referitoare la alcătuirea şi vizualizarea formularului (mărimea formularului, aşezarea în formular a atributelor şi controalelor, proprietăţile controalelor etc.). 2. datele care care fac subiectul bazei de date – sunt acele date pe care utilizatorul le introduce în baza de date. Obiectele pe care le poate conţine un formular pot fi obiecte asociate unor câmpuri din tabele (în acest caz, rolul acestor obiecte este de a prelua datele introduse de utilizator şi de a le stoca în tabele sau de a afişa anumite date conţinute de tabele), şi obiecte care prin apariţia unor evenimente pot declanşa anumite acţiuni. Crearea unui formular SGBD Microsoft Access 2003 pune la dispoziţia utilizatorului mai multe metode de a crea un formular. Pentru a crea un formular se va executa un clic pe obiectul Forms din fereastra Database urmat de un clic pe butonul New. Aceste acţiuni vor avea ca rezultat afişarea pe ecranul monitorului a ferestrei de dialog New Form. SGBD Microsoft Access 2003 permite nouă moduri de a crea un formular: • Design View – prin această metodă – cu fereastra de proiectare a formularului, se asigură un control absolut asupra procesului de creare a formularului. • Form Wizard – reprezintă cea mai simplă metodă de creare a unui formular, SGBD Microsoft Access asigurând asistenţa pe toată durata procesului de creare a formularului. Ca şi în cazul opţiunii Table Wizard, se pun întrebări în legătură cu modul în care se doreşte construirea acelui formular, făcând anumite sugestii, culegând informaţiile asupra opţiunilor utilizatorului şi pe baza acestor opţiuni, creând, în final, formularul dorit. • AutoForm: Columnar – alegerea acestei metode, are ca rezultat crearea în mod automat a unui formular simplu, fără ca SGBD Microsoft Access să solicite vreo informaţie suplimentară. Formularul este afişat în mod automat având câmpurile dispuse şi aliniate unul sub celălalt. Ca şi în cazul unui formular creat în modul Design View sau Form Wizard, se poate vizualiza la un moment dat numai o singură înregistrare.

42

• AutoForm: Tabular – asigură crearea unui formular având câmpurile unei înregistrări aliniate pe un rând. Acest tip de formular conţine în partea superioară numele asociat fiecărui câmp, iar în cazul în care tabelul asociat conţine multe înregistrări, în partea dreptă a formularului apare o bară derulantă. • AutoForm: Datasheet – permite crearea unui formular având un mod de vizualizare identic cu a tabelului căruia îi este asociat, introducerea datelor prin intermediul acestui formular realizându-se ca şi cum s-ar introduce date într-un tabel. • AutoForm: PivotTable – prin această metodă, se creează automat un formular ca o vedere (view) a tabelului sau interogării selectate. • AutoForm: PivotChart – este un wizard ce asigură crearea automată a unui formular ca o vedere a unei diagrame (Chart) cu datele provenite dintr-un tabel sau interogare. • Chart Wizard – alegerea acestei metode are ca rezultat crearea unui formular în interiorul căruia se afişează un grafic. • PivotTable Wizard – creează un formular în interiorul căruia datele sunt reprezentate în format Excel. 5.6 Raportul Raportul (Report) reprezintă un obiect al unei baze de date Microsoft Access cu ajutorul căruia utilizatorul poate prezenta anumite date sub formă de rezumat, eventual în format pregătit pentru tipărire. Prin intermediul rapoartelor utilizatorul dispune de un control absolut asupra dimensiunilor şi modului de prezentare a datelor. De asemenea, rapoartele asigură prezentarea unor informaţii de sinteză asupra rezultatelor prelucrărilor efectuate în baza de date. Rapoartele nu modifică datele din baza de date, parcurgerea înregistrărilor realizându-se în mod secvenţial. SGBD Microsoft Access foloseşte pentru obţinerea unui raport o copie protejată la scriere a datelor. Ca şi în cazul formularelor, rapoartele sunt alcătuite din două categorii de informaţii: 1. informaţii de structură – reprezentate de acele informaţii de ordin funcţional stabilite la crearea raportului (controale, secţiuni, elemente de grafică decorative, etc); 2. informaţii reprezentând datele propriu-zise. Majoritatea informaţiilor dintr-un raport sunt culese din tabele, formulare sau interogări asociate raportului respectiv. Din punct de vedere al modului de creare, funcţionare şi utilizare, între formulare şi rapoarte, există multe asemănări. Ambele clase de obiecte folosesc secţiuni şi controale pentru prezentarea datelor, deci modul de creare al unui raport va fi asemăntor cu modul de creare al unui formular. SGBD Microsoft Access 2003 asigură mai multe metode de creare a unui raport, şi anume: 1. Design View – prin această metodă de creare a unui raport, utilizatorul are controlul absolut asupra modului de aranjare a obiectelor în cadrul de proiectare a raportului. 2. Report Wizard – reprezintă o metodă rapidă şi uşoară de creare a unui raport, utilizatorul fiind asistat pe tot parcursul creării raportului cu întrebări referitoare la sursele înregistrărilor, numele câmpurilor şi formatul datelor. SGBD Microsoft Access 2003 creează pe baza răspunsurilor utilizatorului raportul dorit.

43

3. AutoReport: Columnar sau AutoReport: Tabular – SGBD Microsoft Access 2003 generează în mod automat un raport în care datele sunt afişate într-o coloană (pentru AutoReport: Columnar), sau sub formă de tabel (pentru AutoReport Tabular). 4. Chart Wizard – această opţiune asigură generarea unui raport în interiorul căruia va fi prezentat un grafic. 5. Label Wizard – această opţiune are rolul de a crea etichete poştale care pot fi tipărite la imprimantă pe suporturi speciale de hârtie (auotcolante, etchete detaşabile, etc.) În partea de jos a ferestrei de dialog New Report se află o casetă având în partea dreaptă un buton cu o săgeată desenată pe el. Dacă utilizatorul execută un clic de mouse pe acest buton va apare o listă derulantă care conţine numele tuturor tabelelor şi interogărilor create în baza de date. Pentru crearea unui raport utilizatorul trebuie să aleagă din lista derulantă un tabel sau o interogare. 5.7. Paginile (Pages) Paginile sunt obiecte Access ce asigură accesarea bazelor de date din reţeaua Internet şi WWW (World Wide Web) prin intermediul navigatoarelor (browser-elor) Web. Aceste obiecte sunt necesare ca urmare a prelucrării integrate a datelor care circulă în Internet sub forma unei aplicaţii globale a datelor, inclusiv pentru funcţia de partajare a datelor. SGBD Microsoft Access realizează suportul pentru Web în patru moduri: • cu ajutorul instrumentelor de navigare în Web din interiorul bazei de date; • prin legături între tabelele, interogările, formularele şi rapoartele din baza de date, pe de o parte, şi obiecte Web, pe de altă parte; • desfăşurarea de şedinţe în timp real, prin Internet, cu participanţi situaţi la distanţă; • crearea de pagini Web cu date din baze de date şi posibilitatea de a salva tabele, interogări, formulare şi rapoarte ca pagini Web. Când se apasă butonul corespunzător obiectului Pages din fereastra Database, în zona de opţiuni se afişează cele trei căi oferite de SGBD Microsoft Access: • Create data access page in Design View (crearea paginii de acces la date cu ajutorul ferestrei de proiectare); • Create data access page by using wizard ((crearea paginii de acces la date cu ajutorul ghidului) • Edit Web page that already exists (editarea paginii Web care deja există).

1.8 Macroinstrucţiunea (Macro-ul) Macroinstrucţiunea sau macro-ul (Macro) reprezintă un obiect Access care defineşte un ansamblu de comenzi pe care sistemul Microsoft Access le execută automat la apariţia unor evenimente. Macro-urile pot fi ataşate unui formular, raport sau control în scopul automatizării unor operaţii de rutină (deschidere sau închidere de formulare, imprimarea unor rapoarte, filtrarea, verificarea sau validarea unor date, etc.). Pentru realizarea unui macrou, se selectează din fereastra Database obiectul Macro şi se execută un clic pe butonul New, SGBD Microsoft Access 2003 afişând pe

44

ecranul monitorului fereastra Macro, sub forma unui tabel compus din două coloane şi mai multe rânduri. 1. Coloana Action – conţine o listă derulantă formată din comenzi care au ca efect acţiuni prestabilite (ca, de exemplu, OpenForm, OpenReport etc.); 2. Coloana Comment – se foloseşte pentru introducerea unor comentarii sau pentru descrierea acţiunilor pe care le realizează comanda respectivă. În partea de jos a ferestrei Macro se află o zonă destinată specificării unor argumente. Argumentele furnizează SGBD Microsoft Access informaţii suplimentare asupra modului în care se vor îndeplini acţiunile generate de comanda stabilită în coloana Action (de exemplu numele obiectului care va răspunde la acţiunea respectivă, sau modul în care vor fi afişate datele ca urmare a executării comenzii).

1.9 Modulul (Module)

Modulul (Module) este un obiect al SGBD Microsoft Access care este creat în limbajul Visual Basic pentru aplicaţii, VBA (Visual Basic for Applications) şi este destinat extinderii funcţiunilor specifice unei baze de date. Acest obiect Module reprezintă o alternativă a obiectului Macro prezentat în paragraful anterior, pentru dezvoltarea de aplicaţii în SGBD Microsoft Access. Limbajul VBA reprezintă limbajul specific întregului pachet de birotică Microsoft Office 2003 (pentru Word, Excel şi Access). Instrucţiunile VBA sunt asemănătoare limbajului Visual Basic. Sintaxa acestor instrucţiuni este prezentată de un sistem de asistenţă online extins. În programele principale ale pachetului Microsoft Office 2003, limbajul VBA asigură posibilitatea înregistrării automate a instrucţiunilor (secvenţelor de instrucţiuni), implementarea structurilor de control (secvenţială, alternative şi repetitive) pentru controlul aplicaţiilor, schimbul dinamic de date cu alte aplicaţii din familia Microsoft, capacitatea de a folosi funcţiile interfeţei de programare a aplicaţiilor, API (Application Programming Interface) specifică sistemului de operare Windows. În plus, prin limbajul VBA se obţine o aliniere la standardul de realizare a conectivităţii bazelor de date extinse, ODBC (Open-DataBase Connectivity) prin care SGBD-uri diferite pot gestiona aceeaşi bază de date (Microsoft Access, SQL Server, Paradox, FoxPro, dBase etc.). Aceeaşi firmă Microsoft a realizat VBScript (Visual Basic Scripting Edition), limbaj de scripturi interpretat de browser-ul Internet Explorer.

1.10 Utilizarea evenimentelor într-o bază de date

În SGBD Microsoft Access, evenimentele constituie baza oricărei aplicaţii realizate. În comparaţie cu modelul de programare procedural, modelul de programare bazat pe evenimente (events-driven model) presupune că acestea gestionează toate intrările (acţionările de taste, acţionarea butoanelor mouse-ului) şi decid la care program să fie aplicate aceste elemente. Programul primeşte mesajul cu privire la apariţia unui eveniment şi execută secvenţa corespunzătoare acelui eveniment. Dacă un program nu dispune de evenimente cu care să lucreze, atunci el nu va folosi unitatea centrală şi utilizatorul nu va cunoaşte ce eveniment ar putea urma. Programul obţinut prin programarea bazată pe evenimente constă dintr-o serie de programe utilitare de tratare a evenimentelor. Fiecare program utilitar îşi execută

45

secvenţa de instrucţiuni atunci când are loc evenimentul specific, cum ar fi: când utilizatorul a terminat editarea controlului sau intră şi iese dintr-un control, când se acţionează o tastă sau mouse-ul (cu simplu-clic sau dublu-clic) etc.

Evenimentele au loc în timp ce un utilizator lucrează cu controalele dintr-un formular. Un răspuns programat pentru un eveniment se face utilizând câmpul Evenimente (Events) din caseta Proprietăţi (Properties). Valoarea introdusă în acest câmp poate fi: - numele unei comenzi macro care se va executa; - numele unei funcţii Visual Basic care va fi executată; în acest caz, valoarea introdusă trebuie să fie precedată de semnul “=” şi va include şi parantezele de funcţie; - Procedura eveniment (Event Procedure) pentru a se face referire la elementul de tratare al evenimentului memorat împreună cu formularul. Evenimentele care pot avea loc într-o bază de date pot fi grupate în mai multe categori: a) Evenimente care fac referire la date – acest gen de evenimente apar în momentul în care se introduce, se şterge sau se modifică înregistrări în baza de date, sau când se efectuează deplasarea printre înregistrările din baza de date. Aceste evenimente apar, de regulă, în cadrul formularelor. Dintre evenimentele de bază se pot enumera: 1. AfterDelConfirm – evenimentul apare după confirmarea operaţiunii de ştergere. 2. AfterInsert – evenimentul apare după ce a fost adăugată o nouă înregistrare în baza de date. 3. AfterUpdate – evenimentul are loc după modificarea sau editarea unui control, dar după ce selecţia a părăsit controlul respectiv. 4. BeforeDelConfirm – evenimentul intervine după ce una sau mai multe înregistrări sunt şterse, dar înainte ca SGBD Microsoft Access să afişeze fereastra de dialog pentru confirmarea sau anularea acţiunii de ştergere. 5. BeforeInsert – evenimentul apare în momentul în care se tipăreşte primul caracter al unei noi înregistrări, dar după ce vechea înregistrare a fost introdusă în baza de date. 6. BeforeUpdate – evenimentul are loc înainte ca un control sau o înregistrare să fie modificată, dar înainte ca selecţia să părăsească controlul respectiv. Evenimentul este proiectat pentru operaţia de validare a datelor de intrare, astfel încât dacă datele introduse nu corespund logic, evenimentul poate fi întrerupt, iar utilizatorul va relua operaţia. Dacă se doreşte acceptarea unei valori introduse este de preferat utilizarea evenimentului BeforeUpdate, al formularului, în loc de cel al controlului. Evenimentul BeforeUpdate al controlului nu are loc dacă utilizatorul trece de control sau nu introduce valori. 7. OnChange – acest eveniment se aplică numai în cazul controalelor, şi are loc în momentul în care datele din control îşi schimbă valoarea. 8. OnDelete – evenimentul intervine când o înregistrare este ştearsă din baza de date, dar înainte de apariţia mesajului de confirmare. 9. OnNotInList – evenimentul survine în momentul în care se introduce într-o casetă combinată o valoare care nu se află în lista casetei. b) Evenimente de focalizare – acest grup de evenimente apare în momentul în care un control sau obiect din baza de date devine activ (este selectat de utilizator), sau când devine inactiv.

46

c) Evenimentele asociate butoanelor de la tastatură (KeyDown, KeyUp şi KeyPress) – aceste evenimente survin la apăsarea şi/sau eliberarea unei taste sau combinaţii de taste, atunci când controlul este selectat. d) Evenimente asociate mouse-ului – intervin în momentul în care utilizatorul foloseşte butoanele de la mouse. Evenimentele OnMouseDown şi OnMouseUp asigură informaţii despre deplasamentul (offset-ul) faţă de colţul din stânga sus al controlului unde a avut loc evenimentul. Pentru un obiect grafic, această metodă foloseşte la detalierea informaţiilor prezentate pe suprafaţa pe care s-a executat clic. SGBD Microsoft Access nu conţine evenimente pentru operaţiile de tipul Drug-and-Drop (tragere cu mouse-ul), dar acestea se pot simula prin utilizarea evenimentelor OnMouseDown şi OnMouseUp. Evenimentul OnMouseUp conţine o informaţie de offset, care asigură date asupra poziţiei de pe ecran în care a fost eliberat mouse-ul. Chiar dacă, între operaţiile de apăsare şi de eliberare a butonului mouse-ului, acesta este mutat în alt control, evenimentul OnMouseUp are loc pentru controlul care a recepţionat evenimentul OnMouseDown. Evenimentele OnClick şi OnDblClick – apar în momentul în care utilizatorul apasă o dată sau de două ori consecutiv pe butonul din partea stângă de la mouse. Lista subiectelor pentru pregătirea în vederea evaluării finale:

1. Caracterizaţi sistemul Microsoft Access. 2. Componentele principale (arhitectura) ale sistemului de gestiune a bazelor de date

Microsoft Access . 3. Care sunt colecţiile de obiecte Access? 4. Definirea proprietăţilor câmpurilor în tabelele sistemului de gestiune a bazelor de

date Microsoft Access. 5. Popularea şi filtrarea datelor în tabelele sistemului de gestiune a bazelor de date

Microsoft Access. 6. Tabele: modalităţi de creare a acestora, structura tabelelor, utilzarea acestora. 7. Tipuri de câmpuri care pot fi definite în cadrul tabelelor; proprietăţile câmpurilor. 8. Caseta cu instrumente – Toolbox. 9. Crearea formularelor în modul Design View. 10. Metode de creare şi de modificare a ansamblului formular-subformular. 11. Crearea unui subformular bazat pe o cerere de interogare în Access. 12. Proprietăţile unui formular. 13. Interogarea ca obiect al sistemului de gestiune a bazelor de date Microsoft Access 14. Clasificarea interogărilor. 15. Crearea unei cereri de interogare de selecţie în modul Design View. 16. Realizarea cererilor de interogare din mai multe tabele. 17. Cererile de interogare de tipul Analiză încrucişată. 18. Cererile de interogare de tipul Acţiune. 19. Raportul ca obiect al sistemului de gestiune a bazelor de date Microsoft Access. 20. Introducerea evenimentelor într-o bază de date Access. 21. Utilizarea formularelor; modalităţi de creare a formularelor. 22. Definiţi interogările. 23. Rapoarte: crearea acestora şi modul de folosire. 24. Explicaţi ce reprezintă un macro. 25. Ce reprezintă evenimentele unei baze de date?

47

26. Prezentaţi blocurile componente ale operaţiei de regăsire a datelor SELECT şi FROM.

Teste: Teste de tipul alegere multiplă (MULTIPLE CHOICE)

1.SGBD Micro soft Access este un sistem: a) relaţional; b) mutual; c) de reţea; d) arborescent; e) ierarhic. R:a Teste de tipul adevărat/fals (TRUE/FALSE) 2. SGBD Microsoft Access are schema bazei de date constituită din colecţiile de rapoarte şi poate fi utilizată prin manipularea interogărilor. R: F 3. SGBD Microsoft Access nu permite exportarea structurii de tabele, definiţii de interogări, formulare, rapoarte şi module. R: F 4. SGBD Microsoft Access necesită un sistem de operare pe 32 de biţi, precum Windows 2000 sau Windows NT. R: A

Teste de tipul alegere multiplă (MULTIPLE CHOICE) 5. SGBD Microsoft Access stochează toate componentele unei baze de date într-un singur fişier cu extensia: a) Doc; b) Xls; c) ppt: d) Mbd e) Mdb R: e 6. SGBD Microsoft Access afişează obiectele care formează baza de date în fereastra: a) Select View; b) Database;

48

c) Forms; d) Windows; e) Query. R: b Test de tipul adevărat/fals (TRUE/FALSE) 7. Produsul Microsoft Access dispune de toate componentele unei baze de date stocate într-un fişier cu extensia MBD. R: F Teste de tipul completare (COMPLETION) 8. Produsul Microsoft Access este compatibil cu tehnologia ___________care este specifică aplicaţiilor de tipul client/server. R: ActiveX 9. ____________sunt obiecte Access ce asigură accesarea bazelor de date din Internet prin intermediul navigatoarelor (browser-elor) Web. R: Paginile,Pages 10. _____________reprezintă obiecte Access care definesc ansamble de comenzi pe care sistemul Microsoft Access le execută automat la apariţia unor evenimente. R:macoinstrucţiunile, macro Teste de tipul DA/NU (YES/NO 11.În SGBD Microsoft Access, obiectele sunt percepute prin ceea ce fac, comportamentul lor, devenind vizibil prin elementele de structură internă

R: NU

49

Test complex de autoevaluare a nivelului de cunoştiinţe

1.Sistemele informatice integrate ale organizatiei economice folosec:

a. toate acele resurse financiare ce contribuie la adoptarea unor decizii eficiente b. tehnologii hardware, softwaare, de memorare si pentru telecomunicatii c. parti din cultura acelei organizatii economice ce pot fi gasite in sistemul

organizatoric al entitatii d. doar acele programe ce se caracterizeaza prin introduceri de date multiple si

prelucrari unice e. toate afirmatiile de mai sus sunt adevarate

2.Intocmirea specificatiilor sistemului informatic reprezinta o faza a a. analizei sistemului informatic existent b. organizarii institutionale c. culturii organizationale d. subsistemului decizional al organizatiei e. testarii componentelor ce formeaza acel sistem informatic

3.Un sistem informatic eficace trebuie sa ofere utilizatorilor informatii: 1. complexe 2. redundante 3. relevante 4. la timp 5. exacte Alegeti combinatia de raspunsuri care considerati ca este corecta. a. (1,2,3) b. (2,3,4) c. (3,4,5) d. (1,4,5) e. (2,4,5)

4.Care din variantele de mai jos indica un atribut compus? a. Adresa b. Valoare c. Pret d. Numar de inmatriculare e. Nicio varianta nu reprezinta notiunea de atribut compus

5.Atributele intr-o baza de date reprezinta caracteristici ale ………

a. Valorilor b. Entitatilor c. Proprietatilor d. Sistemului de gestiune a bazelor de date

50

e. Asocierilor

6.Multimea obiectelor ce prezinta acelasi comportament (au aceleasi proprietati) formeaza a. Un atribut b. Un tip de entitate c. O valoare d. O asociere e. Un model

7.Dupa tipul componentelor, structurile de date se clasifica in 1. omogene 2. structuri dinamice 3. structuri fizice 4. structuri statice 5. eterogene Alegeti combinatia pe care o considerati adevarata a. (1, 2) b. (1 ,3) c. (1 ,5) d. (2 ,4) e. (3 ,5)

8.Care din urmatoarele elemente reprezinta un atribut cheie a. Nume angajat b. Cod numeric personal c. Adresa d. Varsta e. Limbi straine cunoscute

9.Inregistrarile unui tabel definit in SGBD ACCESS respecata a. aceiasi structura de campuri b. aceiasi valoare c. etapele ciclului de viata al SGBD-ului d. unicitatea interogarii e. tabelele in Access nu contin inregistrari

51

Barem

Nr. întrebare Varintă corectă Punctaj 1. b 1 p

2. a 1 p

3. c 1 p

4. a 1 p

5. b 1 p

6. b 1 p

7. c 1 p

8. b 1 p

9. a 1 p

Punct oficiu 1 p

Total 10 p