(dezvoltarea și implementarea - Colegiul Ferdinandcolegiulferdinand.ro/fisiere/Manual proceduri...

Colegiul Național “Ferdinand I ” Bacău

1

Colegiul Național Ferdinand I Bacău

Manual proceduri

(dezvoltarea și implementarea

sistemului de control managerial/intern)


2

CUPRINS

Nr.crt. Cod procedură Titlul Pagina

1 Introducere

2 Structură procedură, conform OMFP

946/2005

3 Procedură sistem

PS.............

Comunicarea internă și externă

4 Procedură de sistem

PS................

Accesul la resurse

5 Procedură sistem

PS......

Circuitul documentelor


PS...........

Funcțiile sensibile

7 Procedură sistem

PS...............

Identificarea nevoilor de formare

8 Procedură sistem

PS..............

Semnalarea neregulilor și gestionarea

abaterilor

9 Procedură sistem

PS............

Implementarea Programului de

dezvoltare a sistemului de control

managerial intern


PS.............

Managementul riscurilor

11 Procedură de sistem Arhivarea documentelor și înregistrărilor


3

PS......................


PS..............

Realizarea inventarului

13 Procedură operațională

PO..............

Managementul riscurilor- Contabilitate


PO........

Managementul riscurilor- Secretariat


PO............

Activitatea de organizare și funcționare a

casieriei


PO............

Angajamentele bugetare


PO....................

Atribuirea contractelor de achiziție

publică (achiziție directă)


PO......................

Completarea Registrului Cartea mare


PO..................

CFPP


PO......................

Completarea Registrului jurnal


PO.................

Completare Revisal


PO............

Întocmirea Programului anual al

achizițiilor publice


4


PO...........

Organizarea contabilității


PO....................

Completarea Registrului de casă


PO.....................

Întocmirea situațiilor financiare


PO...................

Întocmirea statelor de personal

INTRODUCERE

Prezentul Manual de proceduri include toate procedurile de sistem și operaționale

elaborate, diseminate și implementate în Colegiul Național „Ferdinand I” Bacău, în procesul

aplicare a Programului de dezvoltare și implementare a sistemului de control intern/ managerial,

în anul școlar 2013-2014.

Sistemul de control managerial /intern din cadrul Colegiul Național „Ferdinand I” Bacău

reprezintă ansamblul de măsuri, metode și proceduri concepute și implementate de către

directorul unității și întregul personal cu scopul realizării obiectivelor generale și specific la un

nivel calitativ corespunzător și îndeplinirii cu regularitate, în mod economic, eficace și eficient, a

strategiilor adoptate la nivelul unității de învățământ.

Procedurile au fost elaborate de coordonatorii de compartimente și de către membrii

Comisiei SCMI și ele respectă modelul structural și de conținut inclus în OMFP nr.946/2005.


5

Structură procedură

(conform OMFP 946/2005)

Entitatea publică

...................................

Compartimentul

...................................

EDIŢIA .........................

REVIZIA ...............................

EXEMPLAR nr..................

COD PO/PS: PROCEDURA OPERAŢIONALĂ/DE SISTEM – PO/PS ..................

Denumire procedură

DATA APROBĂRII ÎN

CA:

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după caz, a

reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr.

crt.

Elemente privind

responsabilii/operațiunea

Numele și

prenumele

Funcția Data Semnătura

1. Elaborat

2. Verificat

3. Aprobat


6

2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale

Ediţia sau,

după caz,

revizia în

cadrul ediţiei

Componenta revizuită Modalitatea

reviziei

Data de la care se

aplică prevederile

ediţiei sau reviziei

ediţiei

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția sau, după caz, a reviziei în cadrul

ediţiei procedurii operaţionale

Nr.

crt.

Scopul

difuzării

Exemplar Compartiment Funcția Nume și

prenume

Data

primirii

Semnăturii

1. Informare

și aplicare

2. Aplicare

3. Evidenţă

4. Arhivare

5. Alte

scopuri


7

4. SCOPUL PROCEDURII

4. 1. Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate

4.2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii

4.3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului

4.4. Sprijină alte comisii în acţiuni de monitorizare şi evaluare, iar pe manager, în luarea

deciziei

..............................................................................................................................................

4.n Alte scopuri specifice procedurii operaţionale

5. DOMENIUL DE APLICARE

5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională

5.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi

desfăşurate de entitatea publică

5.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea

procedurată

5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare ale activităţii

procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii

6. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE

6.1. Reglementări internaționale

-

-


8

-

6.2. Legislaţie primară

-

-

-

6.3. Legislaţie secundară

-

-

-

6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice

-

-

7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI:

7.1. Definiţii ale termenilor

Nr.crt. Termenul Definiția

1.


9

2.

7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat

1. PO Procedură operaţională

2. E Elaborare

3. V Verificare

4. A Aprobare

5. Ap Aplicare

6. Ah. Arhivare

8. DESCRIEREA PROCEDURII

8.1. Generalităţi ( se cuprind elementele de ansamblu privind caracteristicile activității. Se va

evita repetarea acelora deja abordate în alte componente ale procedurii operaționale, cum ar fi


10

cele legate de scopul procedurii sau de domeniul de aplicare. Se pot prezenta principiile generale

aplicabile activității).

8.2. Documente utilizate

8.2.1. Lista şi provenienţa documentelor ( nominalizarea tuturor documentelor, a celor

abilitaţi cu emiterea şi actualizarea lor; ex: formulare, manuale, instrucţiuni operaţionale, liste de

verificare, etc. care furnizează informaţii necesare derulării activităţii)

8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor- pot fi redate în formă completă, anexând la procedură

modele ale documentelor, instrucţiuni de completare ale acestora şi menţiuni referitoare la rolul

lor

8.2.3. Circuitul documentelor- compartimentele/persoanele la care trebuie să circule

documentele în proecsul de realizare a activităţii, precum şi operaţiunile ce se efectuează în

legătură cu documentul respectiv, la fiecare compartiment/persoană la care circulă. Se

recomandă utilizarea reprezentărilor grafice a circuitului documentelor.

8.3. Resurse necesare

8.3.1. Resurse materiale- elementele de logistică

8.3.1.Resurse umane

8.3.3. Resurse financiare

8.4. Modul de lucru

8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

8.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii

9. RESPONSABILITĂŢI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII


11

....................................................................................................................................................

10. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI

Nr.

anexă

Denumirea

anexei

Elaborator Aprobă Număr de

exemplare

Difuzare Arhivare Alte

elemenet Loc Perioadă

11. CUPRINS

Nr.componentei

în cadrul

procedurii

operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii

operaţionale

Pagină

1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și

aprobarea ediției

2 Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor

procedurii operaționale

3 Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția

4 Scopul

5 Domeniul de aplicare


12

6 Documente de referință

7 Definiții, abrevieri

8 Descrierea procedurii

9 Responsabilități și răspunderi

10 Anexe

11. Cuprins

Colegiul Naţional

„Ferdinand I”

Bacău

Comisia SCMI

Standard 6

Structura

organizatorică

Standard 13

Comunicarea

PROCEDURA DE SISTEM

Comunicarea internă şi externă

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I

COD PS: PROCEDURA DE SISTEM- PS..........................

Comunicarea internă şi externă

DATA:


13

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei

Nr.

crt.

Elemente privind

responsabilii/operaţiunea

Numele şi

prenumele

Funcţia Data Semnătura

1. Elaborat Prof. Nicoleta

Zărnescu

Coordonator

CEAC,

membru

Comisia

SCMI

2. Verificat Prof. Otilia

Iftimescu

Director

adjunct

3. Aprobat Prof. Mirela

Berza

Director

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii

Ediţia sau,

după caz,

revizia în

cadrul ediţiei


reviziei

Data de la care se

aplică prevederile


ediţiei

Ediţia I - Elaborare


14

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia

Nr.

crt.

Scopul

difuzării

Exemplar Compartiment Funcţia Nume şi

prenume

Data primirii Semnătura

1. Informare,

aplicare şi

arhivare

I Secretariat Secretar şef ........................ .................

2. Informare

evidenţă

I Echipa

managerială

( top

management)

Director Mirela Berza .......................

3. Aplicare,

monitorizare

I CEAC Coordonator

CEAC

Nicoleta

Zărnescu

...................

4. Aplicare I Activitatea

educativă şi cea

extracurriculară

Consilier

pentru

proiecte şi

programe

.................. .......................

5. Aplicare I Comisii

metodice

Şefii

comisiilor

metodice

6. Aplicare I Contabilitate Contabil-şef

7. Aplicare I Bibliotecă Bibliotecar


4. 1. Prezenta procedură:


15

1) Stabileşte cadrul organizatoric de derulare a activităţii de comunicare pe plan intern şi

extern, strategia de comunicare instituţională, compartimentele şi persoanele implicate.

2) Furnizează personalului și conducerii un instrument care permite realizarea activităţii

procedurate, în conformitate cu normele legale.

4. 2. Asigură existenţa documentaţiei adecvate derulării acestei activităţi.

4. 3. Asigură continuitatea acestei activităţi.

4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea îmbunătăţirii calităţii serviciilor

educaţionale furnizate de Colegiul Naţional „Ferdinand I” Bacău.

Scopul specific al procedurii este dezvoltarea unui sistem eficient de comunicare internă

şi externă la nivelul Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău prin:

creşterea gradului de colaborare între compartimente;

informarea eficientă a personalului despre activităţile, strategiile, proiectele şi

programele în care Colegiul este parte;

fluidizarea circulaţiei informaţiilor pe verticală şi pe orizontală;

eficientizarea timpilor de răspuns la solicitările şi sesizările primite;

responsabilizarea angajaţilor cu privire la sarcinile care le revin;

crearea unei identităţi instituţionale bine conturate în vederea menţinerii unui nivel

ridicat de motivare şi angajare a personalului.

În privinţa comunicării cu partenerii săi externi, Colegiul Naţional „Ferdinand I” urmăreşte:

formarea şi menţinerea unei imagini pozitive a Colegiului în cadrul învăţământului

băcăuan/ românesc;

informarea corectă şi constantă a partenerilor externi cu privire la activitatea Colegiului;

îndeplinirea cu profesionalism a angajamentelor asumate;

aplicarea coerentă şi unitară a reglementărilor legale în domeniul educaţiei şi

învăţământului;

construirea unor relaţii de colaborare reciproc avantajoase

informarea şi conştientizarea comunităţii locale cu privire la rolul şi importanţa

Colegiului „Ferdinand I” în educaţia copiilor;

informarea publicului ţintă privind activităţile specifice care se desfăşoară în cadrul

Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău.


Procedura se aplicabilă compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare ale

activităţii proedurate.


16

Activitatea de implementare a acestei procedurii este parte a politicii manageriale de a

implementa un management al calităţii serviciilor educaţionale furnizate de Colegiu.


6.1. Reglementări internaţionale

-


- Legea nr.544/2001

- Legea 52/2003

- HG 123/2002

- HG 1085/2003

-HG 1723/2004, privind aprobarea Programului de măsuri pentru combaterea birocraţiei în

activitatea de relaţii cu publicul


Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar (OMEC

4925/2005)

6.4. Reglementări interne

Strategia de comunicare instituţională

7. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI

7.1. Definiţii:

Nr.crt. Termenul Definiţia

1. Compartiment Unitate organizatorică,

funcțională, prevăzută în

organigrama Colegiului

Național „Ferdinand I” Bacău

2. Procedură Prezentarea în scris, a tuturor

paşilor ce trebuie urmaţi, a

metodelor de lucru stabilite şi


17

a regulilor de aplicat necesare

îndeplinirii atribuţiilor şi

sarcinilor, având în vedere

asumarea responsabilităţilor

7.2. Abrevieri:


1. ROI Regulament de ordine

interioară

2. PDI Proiect de dezvoltare

instituţională

3. CEAC Comisia de evaluare și

asigurare a calității din cadrul

Colegiului

4. PS Procedură de sistem

5. SCMI Sistem control managerial

intern


8.1. Generalităţi

Procedura se aplică în coroborare cu procedura de sistem privind circuitul documentelor,

componentă a dezvoltării şi implementării sistemului de control managerial/intern.

8.2. Etape în implementarea procedurii

Nr.

crt.

Etapa Descrierea operaţiunilor

0. 1. 2.


18

1.

Planificarea şi realizarea

sistemului de comunicare

- revizia procedurii de comunicare

- stabilirea programului de audienţe, de lucru cu publicul

- elaborarea de note interne privind modalităţile de transmitere

a informaţiilor

- verificarea funcţionalităţii mijloacelor de comunicare

virtuale: site-ul

- stabilirea documentelor şi informaţiilor de interes public

- stabilirea resurselor necesare realizării unui sistem

informaţional adecvat pentru prelucrarea şi transmiterea

informaţiilor de interes public

- diseminarea în cadrul Consiliului profesoral a fluxului

informaţional intern şi extern

2. Crearea instrumentelor

de lucru necesare

- actualizare bază de date de contact – telefoane, adrese de

e-mail ale unităţilor de învăţământ şi ale instituţiilor partenere

- actualizare bază de date de contact ale instituţiilor mass-

media la nivel local şi naţional

- actualizarea informaţiilor privind legile şi alte acte normative

aplicabile

- abonarea la ziarele locale importante

3.

Aplicarea sistemului de

comunicare externă

- transmiterea documentelor şi informaţiilor specifice în

funcţie de solicitările scrise elaborate de către terţi şi

înregistrate la secretariatul Colegiului

- afişarea la sediul Colegiului a informaţiilor specifice

informării publice

- actualizarea permanentă a informaţiilor şi a documentelor pe

site-ului Colegiului

- revista presei – lecturarea zilnică a articolelor referitoare la

învăţământ, evaluarea acestora şi informarea corectă a

personalului şi a părinţilor, dacă e cazul, prin solicitarea

dreptului la replică

-citirea articolelor referitoare la învăţământ

4. Verificarea documentelor

prevăzute pentru accesul

- gestionarea corectă – elaborarea/ actualizarea şi difuzarea

documentelor specifice instituţiei – Plan de dezvoltare


19

public, conform

legislaţiei în vigoare

instituţională, rapoarte, anunţuri, comunicate de presă, pliante

5. Asigurarea accesului la

informaţiile de interes

public

- comunicarea informaţiilor de interes public prin afişare la

sediul Colegiului, prin postare pe site, prin organizarea de

conferinţe de presă, participarea la emisiuni de radio sau

televiziune, interviuri, briefing-uri etc.

6. Analiza eficacităţii şi

îmbunătăţirea sistemului

informaţional

- rapoarte

- comunicarea informaţiilor privind comunicarea externă,

rezultatelor evaluării sistemului de comunicare externă

structurilor/ persoanelor interesate

8.3. Instrumente de comunicare internă

emailul

afişarea la avizier, în cancelarie

informarea verbală

informarea prin şedinţele de Consiliu de administraţie, Consiliul profesoral, consemnarea

şi semnarea procesului verbal de şedinţă

cerere scrisă


8.4.1. Resurse materiale

- imprimantă

- conexiune internet

- hârtie

- ziare, reviste

- site-ul Colegiului


20

- colecţii legi

8.4.2.Resurse umane

- membrii compartimentului Secretariat

- directorul în calitate de purtător de cuvânt al Colegiului

- personalul


-


9.1. Director

9.1.1. Directorul asigură cadrul formal privind realizarea comunicării interne şi externe

9.1.2. Reprezintă instituţia în relaţia cu mass-media

9.2. Secretariat

9.2.1. Furnizează servicii de relaţii cu publicul

9.2.2. Rol esenţial în circuitul documentelor

9.3. Personalul

9.3.1. Respectă prevederile prezentei proceduri


21

Colegiul Naţional

„Ferdinand I”

Bacău

Comisia SCMI

Standard 23

Accesul la resurse

PROCEDURA DE SISTEM

Accesul la resurse

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I

COD PS: PROCEDURA DE SISTEM- PS..........................

Accesul la resurse

DATA:


Nr.

crt.

Elemente privind


Numele şi

prenumele


1. Elaborat Prof. Nicoleta

Zărnescu

Coordonator

CEAC,

membru

Comisia

SCMI


Iftimescu

Director

adjunct

3. Aprobat Prof. Mirela Director


22

Berza


Ediţia sau,

după caz,

revizia în

cadrul ediţiei


reviziei

Data de la care se

aplică prevederile


ediţiei



Nr.

crt.

Scopul

difuzării


prenume


1. Informare,

aplicare şi

arhivare


2. Informare

evidenţă

I Echipa

managerială

( top

management)


3. Aplicare,

monitorizare

I CEAC Coordonator

CEAC

Nicoleta

Zărnescu

...................


educativă şi cea

Consilier

pentru

.................. .......................


23

extracurriculară proiecte şi

programe


metodice

Şefii

comisiilor

metodice

6. Aplicare I Contabilitate Contabil-şef

7. Aplicare I Bibliotecă Bibliotecar

8. Aplicare I Compartiment

informatic

Informatician



1) Stabileşte regulile de bază pentru controlul accesului la resursele unității de

învățământ, cadrul organizatoric de derulare a activităţilor specifice, compartimentele şi

persoanele implicate.

2) Furnizează personalului și conducerii un instrument care permite realizarea activităţii

procedurate, în conformitate cu normele legale.



4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea îmbunătăţirii calităţii serviciilor

educaţionale furnizate de Colegiul Naţional „Ferdinand I” Bacău.


24


Procedura se aplicabilă tuturor angajaților cu drept de acces la o resursă a unității și

terților care au obținut permisiunea de a accesa o resursă a instituției.

Activitatea de implementare a acestei procedurii este parte a politicii manageriale de a

implementa un management al calităţii serviciilor furnizate de Colegiu.



-


- Legea nr.500/2002 privind finanțele publice, cu modificările ulterioare

- Legea nr.82/1991 a contabilității, republicată

- Ordinul MFP nr.618/2002 pentru aprobarea Precizărilor privind inventarierea bunurilor din

domeniul public al statului

- Legea nr.213/1998 privind proprietatea publică și regimul juridic al acesteia

- Ordinul MFP nr.1161bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de

încasare și utilizare a fondurilor bănești primite sub forma donațiilor și a sponsorizărilor către

entitățile publice

- Legile bugetare anuale

- Decretul nr.209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operațiilor de casă

- Legea nr.182/2002 privind protecția informațiilor clasificate


25



4925/2005)


Programul de dezvoltare și implementare a sistemului de control managerial /intern al

Colegiului


7.1. Definiţii:






2. Procedură Prezentarea în scris, a tuturor

paşilor ce trebuie urmaţi, a

metodelor de lucru stabilite şi

a regulilor de aplicat necesare

îndeplinirii atribuţiilor şi

sarcinilor, având în vedere

asumarea responsabilităţilor


26

7.2. Abrevieri:



interioară

2. PDI Proiect de dezvoltare

instituţională


asigurare a calității din cadrul

Colegiului

4. PS Procedură de sistem

5. SCMI Sistem control managerial

intern


8.1. Generalităţi

Procedura este elaborată și aplicată plecând de la următoarele principii:

restrângerea accesului la resurse reduce riscul utilizării inadecvate ale acestora

severitatea restricției depinde de vulnerabilitatea tipului de resursă și de riscul

pierderilor potențiale care trebuie apreciate periodic. La determinarea

vulnerabilității bunurilor și valorilor se au în vedere costul, riscul potențial de

pierdere și de utilizare inadecvată

Între resurse și sumele înregistrate se fac comparații periodice (inventare).

Vulnerabilitatea bunurilor și valorilor determină frecvența acestor verificări.


27

8.2. Descrierea procedurii

Accesul în locațiile Colegiului

Obiectiv: asigurarea accesului autorizat al angajaților, elevilor și terților (vizitatorilor) în

locațiile Colegiului Național “Ferdinand I” Bacău și să prevină accesul neautorizat în aceste

locații

Colegiul Național “Ferdinand I” Bacău este prevăzut cu sistem de supraveghere video,

personal de pază și cu sistem intern de control al accesului în locațiile instituției. Căile de acces

în interiorul clădirilor sunt limitate, pentru a permite controlul și monitorizarea terților care

solicit intrarea în unitate. Terții sunt legitimați la intrarea în unitate, iar datele acestora precum și

destinația vizitei sunt trecute într-un registru special. Deplasarea terților în unitate se face doar cu

însoțirea acestora de către elevul de serviciu sau de către profesorul de serviciu. Vizitatorii

trebuie să folosească întodeauna numai intrările și ieșirile autorizate.

Angajații au acces în unitate prin intrarea special destinată acestora, pentru a permite

identificarea lor. Toți angajații trebuie să respecte regulile de securitate ale unității, precum și

cele referitoare la protecția muncii și la protecția împotriva incendiilor din locația respectivă.

Accesul angajaților și al terților în spațiul unor compartimente specializate ale unității

(Secretariat, Contabilitate) se face doar cu respectarea programului de relații publice al acestor

compartimente afișat la loc vizibil.

Atribuțiile de acces ale angajaților la anumite resurse ( informaționale, materiale,

financiare) precum și limitările accesului sunt precizate în fișa postului.

Elevii sunt obligați să poarte uniforma și însemnele distinctive ale Colegiului pentru a fi

ușor identificați și pentru a se permite accesul lor în diversele locații ale Colegiului.

Obligațiile și drepturile privind accesul în diferitele locații ale Colegiului sunt detaliate în

Regulamentul de ordine interioară care trebuie diseminat în orele de consiliere și la ședințele cu

părinții pentru o corectă informare și aplicare.

Accesul la resurse informaționale

Vizitatorii nu au dreptul să acceseze (incluzând citire, copiere, înlocuire sau alt proces)

informațiile Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău considerate private și/sau proprietate.

Informațiile private sunt: datele din registrele matricole, datele personale ale elevilor și ale

angajaților, situația școlară, rezultate la examene, date financiar-contabile, documente specifice.

Accesul la aceste date se face doar pe baza unei solicitări scrise adresate directorului Colegiului.

Fotografierea/înregistrarea video în locațiile Colegiului nu se poate face fără acordul

directorului unității.


28

Accesul angajaților la sistemele informatice restricționate ale Colegiului este permis

numai pe baza contului de utilizator (user name și parola).

Pentru crearea unui cont de utilizator, coordonatorul compartimentului respectiv

întocmeşte un referat care va fi aprobat de director şi transmis ulterior administratorului de

reţea/informaticianului. Bazele de date cu documente financiare, documente de personal,

documente specifice sunt restricţionate numai la utilizatorii autorizaţi. Aprobarea accesului la

documentele sensibile ale instituţiei (resurse umane, documente financiare, etc.) se face prin

decizie internă sau/şi în conformitate cu fişa postului.

Managementul revizuieşte dreptul de acces al utilizatorilor la intervale regulate,

semestrial/anual.

Utilizatorii sistemelor de procesare a informaţiilor trebuie să urmeze bunele practici de

securitate în ceea ce priveşte selecţia şi utilizarea parolelor. Ei trebuie să se asigure că

echipamentul lăsat nesupravegheat este protejat în mod adecvat.

La nivelul Colegiului este adoptată o politică clară de folosire a cât mai puţine documente

şi medii de stocare amovibile şi o politică de păstrare a ecranului protejat pentru sistemele de

procesare a informaţiilor. Este interzisă utilizarea programelor utilitare care pot fi capabile să

depăşească măsurile de securitate de sistem.

Accesul la resursele materiale şi financiare

Accesul la resursele materiale şi financiare al Colegiului se face în conformitate cu

procedurile operaţionale specifice şi cu specificaţiile din fişa postului. Periodic se va analiza

riscul pierderilor potenţiale în funcţie de vulnerabilitatea tipului de resursă. La determinarea

vulnerabilităţii bunurilor şi valorilor se iau în calcul costul, riscul potenţial de pierdere sau

utilizare inadecvată. Între resurse şi sumele înregistrate în evidenţe se fac comparaţii periodice

(inventare).



- imprimantă

- conexiune internet

- birotică

- camere video


29

8.4.2.Resurse umane

- personalul unităţii, elevii, vizitatorii


-


9.1. Director

9.1.1. Directorul asigură cadrul formal privind aplicarea acestei proceduri

9.1.2. Autorizează nivelul de acces al angajaţilor la resurse

9.2. Coordonatorii de compartimente

9.2.1. Gestionează prezenta procedură şi aplică prevederile ei în activitatea proprie

9.2.2 Revizuiesc periodic drepturile de acces

9.2.3. Integrează şi aplică regulile referitoare la control acces

9.3. Personalul

9.3.1. Respectă prevederile prezentei proceduri


30

Colegiul Naţional

„Ferdinand I”

Bacău

PROCEDURA DE SISTEM

CIRCUITUL DOCUMENTELOR

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I

COD PS: PROCEDURA DE SISTEM – PS ..........................

Circuitul documentelor

DATA:


Nr.

crt.

Elemente privind


Numele şi

prenumele


1. Elaborat ................. ......................

Secretar şef


Iftimescu

Director

adjunct,

membru în

Comisia

SCMI


Berza

Director


31


Ediţia sau,

după caz,

revizia în

cadrul ediţiei


reviziei

Data de la care se

aplică prevederile


ediţiei



Nr.

crt.

Scopul

difuzării


prenume

Data primirii Semnăturii

1. Informare

aplicare

şi

arhivare


2. Informare

evidenţă

I Echipa

managerială

( top

management)


3. Aplicare I CEAC Coordonator

CEAC

.................... ...................

4. Aplicare I Financiar-

contabil +

Contabil-şef ....................... ..................


32

achiziţii


educativă şi cea

extracurriculară

Consilier

pentru

proiecte şi

programe

.................. .......................

6. Aplicare I Tehnic-

administrativ

Administrator

de patrimoniu


metodice

Şef Comisie

metodică



1) Stabileşte un cadru general şi unitar pentru primirea, înregistrarea şi ţinerea evidenţei

tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, a celor ieşite şi clasarea acestora

în vederea arhivării, la nivelul Colegiului Naţional „Ferdinand” I şi al fiecărui compartiment din

structura organizatorică;

2) furnizează personalului şi conducerii un instrument care facilitează funcţionarea

corectă a circuitelor şi a fluxurilor informaţionale, astfel încât să se asigure raportările ierarhice,

realizarea şi monitorizarea activităţilor compartimentelor;



4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în vederea administrării fondurilor în mod

economic, eficient şi eficae și pentru îndeplinirea obiectivelor generale și specifice ale



33


Prin prezenta procedură se urmăreşte asigurarea unui circuit corect, eficient, operativ şi

legal al documentelor.

Activitatea de implementare a procedurii este parte a politicii manageriale de a asigura în

mod rezonabil că misiunea Colegiului, precum şi obiectivele generale/obiectivele specifice sunt

îndeplinite.



-


6.2.1. OUG 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de

concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii;

6.2.2. L 571/2003 Codul fiscal

6.2.3. O.G.2/2001 privind regimul contravenţiilor

6.2.4. Legea 16/1996 privind arhivele

6.2.5. L 273/2006, legea finanţelor publice locale

6.2.6. H.G. 925/19.07.2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor

referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică

6.2.7. Legea nr. 82/1991 - legea contabilităţii, cu modificările şi completările ulterioare

6.2.8. OMFP nr. 1850/2004 privind registrele şi formularele financiar - contabile

6.2.9. OMFP nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea,

lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa

şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale

6.2.10. Ordonanţa Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare

a petiţiilor, aprobată cu modificări prin Legea nr. 233/2002;

6.2.11. Hotărârea Guvernului nr. 123/2002 prin care au fost aprobate Normele

metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes

public.



4925/2005)



34

Regulamentul de ordine interioară al Colegiului Naţional „Ferdinand” I Bacău

Programul de implementare şi dezvoltare a programului SCMI


7.1. Definiţii:






2. Control intern/managerial Ansamblul formelor de

control exercitate la nivelul

unității de învățământ stabilite

de conducere în concordanță

cu obiectivele acesteia și cu

reglementările legale, în

vederea asigurării

administrării fondurilor în

mod economic, eficient și

eficace; acesta include și

structurile organizatorice,

metodele și procedurile

3. Registru unic de intrare – ieşire Registrul în care se înscriu

hârtiile oficiale sosite sau

expediate;

4. Dosar de corespoendenţă Dosarul în care se păstrează

documentele expediate sau

primite.

5. Circuitul documentelor Drumul pe care îl parcurg

documentele din momentul

emiterii sau intrării lor în


35

unitate

7.2. Abrevieri:



interioară

2. OMECTS Ordin al Ministrului

Educaţiei, Cercetării,

Tineretului şi Sportului

3. SCMI Sistem de control

managerial/intern

4. Comisia SCMI Comisia de monitorizare,

ccordonare și îndrumare

metodologică a dezvoltării

sistemului de control

intern/managerial


8.1. Generalităţi

1) În cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău se primesc, se emit, se adoptă sau se

transmit diverse acte şi documente. Circuitul acestor documente şi acte trebuie să fie unul

planificat şi trasabil.

2) Necesitatea elaborării procedurii de sistem privind circuitul documentelor are la bază

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului

intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile

publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, respectând

prevederile Standardului nr. 14 - Corespondenţa şi arhivarea.


36

3) Prezenta procedură de sistem stabileşte modalitatea concretă de primire, înregistrare,

gestionare, ieşire şi clasare în vederea arhivării documentelor din cadrul Colegiului

Naţional „Ferdinand I” Bacău şi vizează ansamblul activităţilor de înregistrare,

transmitere, solutionare, expediere şi clasare în vederea arhivării tuturor documentelor

primite, întocmite şi transmise de compartimente. Petiţiile externe vor fi depuse doar la

Secretariatul Colegiului cu scopul de a realiza un circuit de evidenţă şi soluţionare în

termenele şi condiţiile stabilite lege. Circuitul documentelor legat de semnalarea unor

nereguli se va realiza conform procedurii de sistem privind semnalarea neregulilor şi

tratarea abaterilor.

8.2 Descrierea Compartimentului Secretariat ( atribuţiile privind gestionarea

documentelor) şi a programului de lucru

1) Programul de lucru cu publicul al Compartimentului Secretariat este următorul: luni-

orele...................., marţi- orele........................, miercuri- orele............................., joi-

orele............................. şi vineri-orele...................................În situaţii speciale,

Compartimentul Secretariat poate funcţiona şi în zilele de sărbători legale ori declarate

zile nelucrătoare sau peste durata normală a timpului de lucru, program special care se

aprobă prin decizie a directorului.

2) În ziua primirii corespondenţei, persoana desemnată din cadrul Compartimentul

Secretariat, denumită în continuare registrator, va înregistra corespondenţa, o va

selecţiona şi organiza şi o va transmite directorului. În situaţia în care există urgenţe, se

vor face derogări de la programul de lucru pentru înregistrarea documentelor respective.

3) Colegiul Naţional „Ferdinand I” Bacău, prin Compartimentul Secretariat primeşte toate

documentele, inclusiv petiţiile, sosite prin intermediul Poştei Române, prin poşta

electronică (vor fi printate şi trimise pe suport de hârtie), prin fax sau depuse personal.

8.3. Primirea şi înregistrarea documentelor în Colegiul Naţional „Ferdinand I” Bacău

1) Documentele adresate Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău, transmise prin

intermediul fax-ului, poştei electronice, curierului sau depuse personal de către anumite

persoane sunt primite şi înregistrate de către compartimentul Secretariat în Registrul unic

de intrare-ieşire de evidenţă a documentelor.


37

2) Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor.

3) Înregistrarea documentelor începe la 1 ianuarie şi se încheie în data de 31 decembrie a

fiecărui an.

4) Documentele expediate din oficiu şi cele pentru uz intern vor fi înregistrate tot în

Registrul unic.

5) Fiecare document va fi înregistrat în ordine cronologică, primind un număr de

înregistrare. În cadrul acestei operaţiuni este necesară respectarea regulilor care prevăd:

a. Menţionarea numărului la care a fost înregistrat documentul;

b. Data înregistrării şi ora , acolo unde se impune;

c. Nr. şi data cu care emitentul a expediat documentul în cauză;

d. Nr. total al filelor documentului, inclusiv anexele acestuia;

e. Conţinutul documentului;

f. Menţionarea Compartimentului căruia i-a fost repartizată lucrarea;

g. Data trimiterii şi modul de soluţionare;

Dacă actele sunt primite de la terţi, numărul de înregistrare se comunică pe loc

solicitantului.

6) După înregistrare, documentele se transmit directorului Colegiului.

7) Directorul stabileşte structura/persoana responsabilă şi aplică rezoluţia, documentele

urmând a fi predate Compartimentelor sau persoanei indicate în rezoluţie.

8) Este interzisă înregistrarea documentelor/solicitărilor prin telefon.

9) Toate documentele vor fi înregistrate în ziua în care au fost primite.

10) Documentele şi solicitările în care nu se precizează datele de identificare ale

expeditorului (nume şi prenume, denumire pentru societăţi, adresa de domiciliu sau

corespondenţă) sunt considerate anonime. Acestea nu se vor lua în considerare şi vor fi

clasate cu menţiunea “clasat”.

11) Este interzisă circulaţia actelor neînregistrate.

8.4. Analizarea conţinutului documentului şi repartizarea acestuia

1) Persoanele care îşi desfăşoară activitatea la Compartimentul Secretariat vor analiza

conţinutul documentului şi vor stabili dacă:

2) Solicitarea intră în aria de competenţă a Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău.

a) În aceasta situaţie, vor repartiza documentul/solicitarea către director care îl va

repartiza în aceeaşi zi sau cel mai târziu pâna la ora 10.00 din ziua următoare

înregistrării persoanei responsabile/coordonatorului de Compartiment spre


38

soluţionare. Distribuirea documentelor se face de către personalul din cadrul

Compartimentului Secretariat.

b) În cazul în care documentul necesită un răspuns, structura organizatorică care l-a

primit va elabora răspunsul către solicitant şi îl va înainta directorului Colegiului

pentru verificare. Răspunsul va fi asumat de către persoana responsabilă care l-a

întocmit prin semnătură. El va fi semnat şi de către coordonatorul de Compartiment

şi director.

c) Dacă a fost repartizat şi înregistrat în mod eronat la un alt compartiment, acesta are

obligaţia, ca în ziua primirii sau cel târziu în ziua următoare, să înapoieze

documentul către structura organizatorică care i l-a transmis, respectiv

Compartimentul Secretariat.

d) În cazul în care acest termen nu este respectat, Compartimentul care a primit

documentul greşit repartizat, îşi asumă responsabilitatea soluţionării acestuia.

e) Documentele proprii care circulă între structurile organizatorice, de importanţă

majoră şi utile întregului personal (documentele manageriale, documente

curriculare, procedurile de sistem şi cele operaţionale) vor fi înregistrate la

Compartimentul Secretariat.

f) În cazul documentelor electronice, sosite pe adresa oficială

...................................................., acestea se printează de către Compartimentul

Secretariat, se înregistrează în Registrul de intrare-ieşire şi se transmit structurilor

organizatorice de specialitate, în format electronic. Răspunsul la aceste documente,

asumat în formă electronică, scanat în format pdf, cu semnătură şi ştampilă, este

direcţionat către Compartimentul Secretariat, în vederea transmiterii, în format

electronic, către emiţător.

g) Compartimentul desemnat primul în rezoluţia dată de director de pe un document ce

vizează activitatea mai multor structuri/compartimente va fi cel responsabil cu

elaborarea răspunsului final prin coroborarea informaţiilor obţinute de structurile

menţionate în rezoluţie.

h) Persoana desemnată de director cu soluţionarea adreselor înregistrate în Registrul

de intrări - ieşiri are obligaţia de a respecta termenul de soluţionare a materialului,

iar la numărul de înregistrare iniţial, cel din Compartimentul Secretariat, această

operaţiune apare evidenţiată prin înscrierea datei la care s-a formulat şi trimis

răspunsul.

3) Solicitarea nu intră în sfera de competenţă a Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău

a) În acest caz, persoanele care îşi desfăşoară activitatea la Compartimentul Secretariat

întocmesc adresa de redirecţionare a acesteia către instituţia competentă. Adresa de

înştiinţare a instituţiei/persoanei cu privire la modul de redirecţionare a


39

documentului, se transmite în ziua primirii documentului/solicitării sau cel

târziu a doua zi. Adresele de redirecţionare şi de înştiinţare sunt semnate de către

director.

8.5. Conexarea şi clasarea petiţiilor

1) Cererile adresate Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău, de acelaşi solicitant sau aceeaşi

instituţie prin intermediul mai multor forme de adresare (e-mail, poştă, fax etc) şi la date

calendaristice diferite vor primi fiecare propriul număr de înregistrare, solicitantul/instituţia

urmând să primească un singur răspuns care trebuie să facă referire la toate cererile/documentele

primite cu acelaşi subiect.

8.6. Prelungirea termenului de soluţionare a petiţiilor/documentelor

1) În cazul în care aspectele sesizate prin petiţie necesită o cercetare mai amănunţită, directorul

compartimentului poate prelungi termenul de soluţionare a solicitărilor cu cel mult 15 zile.

2) Referatul de prelungire a termenului de soluţionare se întocmeşte de compartimentul de

specialitate şi conţine stadiul de soluţionare a solicitării şi motivul pentru care se impune

prelungirea termenului.

8.7. Soluţionarea şi expedierea documentelor

1) Documentele vor avea rezoluţia directorului si vor fi repartizate spre soluţionare

conducătorilor compartimentelor, care au obligaţia de a le repartiza salariaţilor din

subordine, în funcţie de competenţe, cu rezoluţii privind modalitatea optimă şi termenul

de rezolvare, în conformitate cu prevederile legale.

2) Răspunsul lucrării se redactează în dublu exemplar, conţinutul scriindu-se cu corp de

Times New Roman, neîngroşat, spaţiu interlinie 1,5, iar titlurile şi semnatarii lucrării cu

corp de 12 Times New Roman îngroşat.

3) Soluţiile lucrărilor, semnate de persoana care le-a întocmit împreună cu documentul

iniţial, se prezintă spre semnare în vederea însuşirii pe cale ierarhică, în două exemplare.

Primul exemplar va avea doar semnătura superiorului ierarhic, iar al doilea exemplar va

conţine şi semnăturile persoanelor care au întocmit / verificat soluţiile lucrărilor.

4) Răspunsul se redactează cu antet. Răspunsul aprobat şi/sau semnat de către director va fi

returnat către compartimentul care a întocmit răspunsul.


40

5) Data expedierii soluţiilor lucrărilor se înregistrează în Registrul general din cadrul

Compartimentului Secretariat.

6) Soluţiile lucrărilor se transmit în original prin poştă sau se predau, după caz, direct

solicitantului sub semnătură de primire.

7) Documentele emise din oficiu de către compartimente se înregistrează în Registrul

general.

8) Compartimentele din cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand I”sunt obligate să arhiveze

fiecare document primit spre soluţionare împreună cu răspunsul acestuia (exemplarul 2 al

răspunsului).

9) Documentele, inclusiv exemplarul 2 al răspunsului se vor păstra la nivelul fiecărui

compartiment în vederea arhivării în conformitate cu Legea nr. 16/1996 a Arhivelor

Naţionale, cu modificările şi completările ulterioare.

8.8. Evidenţa privind termenele de răspuns în cadrul Registrului de Intrare-Ieşire

1) Compartimentul în a cărei competenţă intră documentul, va formula răspunsul, conform

prevederilor legale în vigoare.

2) Compartimentul Secretariat are obligaţia verificării respectării termenului de redactare şi

expediere a răspunsului cererii/documentului notificând compartimentul responsabil cu

redactarea răspunsurilor de apropierea termenului de expediere.

3) Expedierea răspunsurilor prin e-mail se va face de către Compartimentul Secretariat în

format word şi PDF şi numai atunci când:

- solicitantul cere acest lucru;

- când solicitarea a fost transmisă prin poşta electronică, nu conţine date de identificare şi

obiectul acesteia face referire la un aspect teoretic;

- când cererea a fost transmisă prin e-mail iar solicitantul domiciliază în afara teritoriului

României;

4) Compartimentul Secretariat va întocmi semestrial sau la solicitarea directorului, ori de

câte ori este nevoie, un raport semestrial, ce va conţine analiza activităţii proprii, nr. de

documente intrate şi stadiul soluţionării acestora.

5) Fiecare compartiment care a participat la soluţionarea lucrării are obligaţia de a arhiva

toate documentele ce rezultă în urma acesteia, respectiv:

- solicitările;

- răspunsul solicitărilor;


41

- adresele de redirecţionare.

8.9. Circuitul facturilor şi a celorlalte documente care angajează financiar Colegiul

Naţional „Ferdinand I” Bacău

8.9.1. Circuitul facturilor este definit de prevederile OMFP nr. 1850/2004 privind registrele şi

formularele financiar - contabile, conform căruia "înregistrările în contabilitate se fac cronologic,

prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în

unitate şi sistematic, în conturi sintetice şi analitice".

8.9.2. La înregistrarea facturilor se vor respecta următoarele prevederi:

- toate facturile intrate în instituţie vor avea notat pe ele numărul de înregistrare alocat în

registrul de evidenţă a documentelor intrate,

- în cazul existenţei unei adrese de înaintare se va specifica că factura este anexă la .....

(respectiva adresa) şi se va trece pe ea numărul de înregistrare respectiv;

- este interzisă existenţa în instituţie a facturilor neînregistrate.

8.9.3. Toate facturile şi celelalte documente care implica financiar Colegiul Naţional „Ferdinand

I” Bacău vor fi predate după înregistrare coordonatorului compartimentului Contabilitate care va

dispune înregistrarea obligaţiei de plată faţă de terţii creditori în evidenţa contabilă.

8.9.4. Facturile trimise spre plată vor avea anexate toate documentele justificative necesare -

Contracte, Comenzi, PV de recepţie, Devize, Hotărâri, Convenţii, Hotărâri judecătoreşti, Titluri

executorii, etc, precum şi de Anexele ALOP.

8.9.5. Toate documentele care implica financiar Colegiul Naţional „Ferdinand I” Bacău, înainte

de a fi trimise spre plată, se supun Controlului financiar preventiv propriu în urma căruia vor

purta .viza CFPP.

8.10. Circuitul ALOP

8.10.1. Compartimentele de specialitate vor asigura, în concordanţă cu situaţia existentă, fazele

de elaborare şi semnare a documentelor pentru angajarea, lichidarea şi ordonanţarea cheltuielilor,

inclusiv prezentarea proiectelor de operaţiuni pentru acordarea vizei de control financiar

preventiv.

8.10.2. Circuitul documentelor pentru încadrarea în prevederile OMFP nr. 1792/2002 pentru

aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata


42

cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor

bugetare şi legale, rămâne cel existent la ora actuală în instituţie.

8.10.3. Toate documentele ALOP vor fi semnate de şefii Compartimentelor de specialitate şi

confirmate prin viza CFPP. Pe tot circuitul, documentele ALOP vor fi înregistrate în Registrul

special ALOP.

8.10.4. Compartimente de specialitate emit cele trei Anexe ALOP, Propunerea de plată,

Angajamentul bugetar individual sau global, încadrat la Titlul de cheltuiala bugetară şi

Ordonanţarea de plată.

8.10.5. Propunerea de plată emisă de Compartimente de specialitate este predată

Compartimentului Contabilitate care verifică clasificaţia bugetară, identificând poziţia

bugetară prin care cheltuiala în cauză a fost prinsă în bugetul aprobat şi vizeză documentul în

cauză.

8.10.6. Trimestrial coordonatorul Compartimentului Contabilitate va verifica dacă facturile

intrate în instituţie şi înregistrate în contabilitate, au urmat fazele de angajare, lichidare şi

ordonanţare sau au fost restituite (ca urmare a constatării unei erori).

8.10.7.. Toate documentele şi înregistrările acestei proceduri se arhivează conform normelor

legale.



- foi de scris

- tonner

- echipamente de birou

- rechizite

- linii telefonice

- calculatoare


43

- papetărie

8.11.2.Resurse umane

- directorul Colegiului Național „Ferdinand I”, coordonatorii de compartimente, persoanele

responsabile cu redactarea răspunsurilor


- contravaloarea facturilor lunare pentru serviile de telefonie, internet


9.1. Director

9.1.1. Primeşte corespondenţa în mapă şi o direcţionează către persoanele responsabile, cu

rezoluţiile respective

9.1.2. Asigură resursele necesare desfăşurării activităţile în cadrul procedurii.

9.2. Secretarul şef

9.2.1. Organizează preluarea corespondenţei repartizată, înregistrarea destinatarul şi semnează în

Registrul intrări-ieşiri

9.2.2. Răspunde de menţinerea Registrului intrări-ieşiri general

9.2.3. Înregistrează corespondenţa în Registrul intrări-ieşiri general şi o transmite directorului;

9.2.4. Răspunde de înregistrarea în Registrului intrari-ieşiri general a tuturor documentelor

intrate, ieşite sau întocmite pentru uz intern.

9.2.5. Constituirea dosarelor, inventarierea şi predarea lor la Arhivă

9.2.6. Confruntarea cu Registrul intrari-ieşiri, o dată pe lună, între 1 şi 5 ale fiecărei luni, luând

măsuri pentru completarea tuturor poziţiilor unde au fost înregistrate actele repartizate

departamentului, în luna anterioară

9.3. Coordonatorul Compartimentului Contabilitate

9.3.1. Răspunde de respectarea circuitului facturilor şi a celorlalte documente care implica plăţi

9.3.2. Cooperează cu celelalte compartimente pentru respectarea legalităţii privind întocmirea,

semnarea, aprobarea, confirmarea, avizarea şi circuitul documentelor care angajează financiar

9.4. Angajaţii


44

9.4.1. Răspund de respectarea procedurii.

Colegiul Naţional

„Ferdinand I”

Bacău

Comisia SCMI

PROCEDURA DE SISTEM

FUNCȚII SENSIBILE

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I


Funcții sensibile

DATA:


Nr.

crt.

Elemente privind


Numele şi

prenumele


1. Elaborat ......................

Consilier etic


Iftimescu

Director

adjunct,

membru în

Comisia

SCMI


Berza

Director


45


Ediţia sau,

după caz,

revizia în

cadrul ediţiei


reviziei

Data de la care se

aplică prevederile


ediţiei



Nr.

crt.

Scopul

difuzării


prenume


1. Informare

aplicare

şi

arhivare


2. Informare

evidenţă

I Echipa

managerială

( top



46

management)


CEAC

.................... ...................


contabil +

achiziţii

Contabil-şef ....................... ..................


educativă şi cea

extracurriculară

Consilier

pentru

proiecte şi

programe

.................. .......................


administrativ

Administrator

de patrimoniu


metodice

Şef Comisie

metodică



1) Stabileşte un cadru organizațional și procedural unitar pentru desfășurarea procesului

de stabilire a funcțiilor sensibile la nivelul Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău, întocmire a

inventarului acestora și a listei salariaților care le ocupă, descriind modul în care sunt identificate

acestea, dar și cum sunt stabilite și implementate acțiunile/măsurile/dispozitivele de control.

Aplicarea prezentei procedure trebuie să furnizeze asigurări rezonabile că obiectivele și

misiunea Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău vor fi îndeplinite.

2) Furnizează personalului şi conducerii un instrument care facilitează îndeplinirea

obiectivelor generale și a celor specifice.




47





Procedura este aplicată la nivelul Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău, respective la

nivelul tuturor compartimentelor, pentru identificarea funcțiilor sensibile și întreprinderea

acțiunilor necesare care să permită implementarea prevederilor standardului de control intern

„Funcții sensibile”.

Comisia SCMI de la nivelul Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău analizează, cel

puțin o dată pe an, lista funcțiilor sensibile identificate la nivelul instituției și elaborează măsurile

de implementare a prevederilor standardului 4 privind funcțiile sensibile.

Activitatea de implementare a procedurii este parte a politicii manageriale de a asigura în

mod rezonabil că misiunea Colegiului, precum şi obiectivele generale/obiectivele specifice sunt

îndeplinite.



-


6.2.1. Ordinul MFP nr.946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând

standardele de management/control intern la entitățile publice și pentru dezvoltarea sistemelor de

control managerial, cu completările și modificările ulterioare;


48

6.2.2. Legea 182/2002 privind protecția informațiilor clasificate, cu completările și

modificările ulterioare

6.2.3. Legea 53/2033 Codul muncii, cu completările și modificările ulterioare

6.2.4. Legislație specifică aplicabilă în domeniul muncii



4925/2005)



Programul de implementare şi dezvoltare a programului SCMI


7.1. Definiţii:













49

vederea asigurării





metodele și procedurile

7.2. Abrevieri:



interioară





managerial/intern





intern/managerial



50

8.1. Generalităţi

Standardul 4 Funcții sensibile face parte din secțiunea Mediul de control al codului

controlului intern, care cuprinde probleme legate de organizare, managementul resurselor

umane, etică, deontologie și integritate.

8.2. Activități de implementare a prevederilor standardului 4- Funcții sensibile

În descrierea standardului se specifică faptul că entitatea publică identifică funcțiile

considerate ca fiind sensibile și stabilește o politică adecvată de rotație a salariaților care ocupă

astfel de funcții.

Standardele de control intern/managerial definite prin OMFP nr.946/2005 acționează

interdependent, în funcție de corelațiile obiective existente între ele. Astfel, pentru întărirea

sistemului de control intern/managerial, top managementul trebuie să aplice măsuri care să

conducă la valorificarea și maximizarea influențelor potențial benefice ale interdependențelor

dintre standarde. În cazul abordat de prezenta procedură, standardul 4 Funcții sensibile și

standardul 1 Etică, integritate sunt strâns corelate, interdependente și asociate.

Funcțiile sensibile ale entității publice, respectiv al compartimentelor sale, trebuie clar

definite, înregistrate și actualizate. Astfel, pentru fiecare funcție sensibilă identificată este

necesară realizarea unei analize de risc, cu constituirea unor controale corespunzătoare.

În cazul Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău, în baza legislației și a literaturii de

specialitate, se consideră funcții sensibile acele funcții care prezintă un risc semnificativ pentru

realizarea obiectivelor Colegiului.

Nu toate compartimentele entității au funcții sensibile. Standardul recomandă ca bună

practică existența preocupării permanente din partea managementului pentru identificarea

acestora și abordarea unei strategii bazate pe analiza riscurilor.

8.3. Activități specifice implementării procedurii

8.3.1. Completarea formularului Lista funcțiilor sensibile

Membrii fiecărui compartiment /structură oragnizatorică se întrunesc în ședință și

identifică funcțiile sensibile și ocupanții acestora la nivelul compartimentului. În baza

procesului-verbal de ședință, consilierul etic elaborează lista funcțiilor sensibile la nivelul

Colegiului, prin completarea formularului de mai jos, având în vedere factorii de risc asociați.


51

Colegiul Național

„Ferdinand I” Bacău

Lista funcțiilor sensibile

Data...............(0)

Aprobat,

Președinte

Comisie SCMI

(1)

Nr.crt.

(2)

Denumire

compartiment (3)

Funcția sensibilă

(4)

Ocupant funcție

sensibilă (5)

Observații (6)

Verificat (7)..................

Întocmit (8).........................

(0)- data la care se elaborează și se aprobă Lista funcțiilor sensibile

(1)- semnătura persoanei care aprobă lista

(2)- număr curent în listă

(3)- denumirea structurii în care a fost identificată funcția sensibilă

(4)- denumirea funcției sensibile identificate

(5)- numele și prenumele persoanei care ocupă funcția sensibilă

(6)- observații

(7)- numele, prenumele și semnătura persoanei care verifică lista (persoana responsabilă cu

managementul resurselor umane)

(8)- numele, prenumele și semnătura persoanei care întocmește lista (consilier etic)

Lista factorilor de risc ( criteriile) care permit identificarea funcțiilor sensibile la nivelul

Colegiului Național „Ferdinand I”:

1. Acces la resurse material, financiare ți informaționale, fără deținerea unui document de

autorizare;

2. Activități ce se exercită în condiții de monopol, drepturi exclusive sau special;

3. Modul de delegare a competențelor

4. Evaluare și consiliere, care pot implica grave consecințe

5. Achiziția public de bunuri/servicii/lucrări, prin eludarea reglementărilor legale în

materie

6. Neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a sarcinii de muncă atribuite

7. Lucrul în relație directă cu terți

8. Funcțiile cu competență decizională exclusivă


52

8.3.2. Selectarea opțiunii pentru a gestiona funcțiile sensibile

În cadrul unei ședințe a Comisiei SCMI la care participă și consilierul etic, se alege una

din următoarele opțiuni de gestionare a funcțiilor sensibile:

1. Rotația ocupanților

Rotația ocupanților funcțiilor sensibile este politica organizației potrivit căreia angajații

cu funcții sensibile, după o perioadă prestabilită (de regulă, 5 ani) schimbă funcțiile

2. Separarea sarcinilor (standardul 18)

Această măsură constă în separarea sarcinilor, pentru a preveni ca un angajat să fie supus

unor riscuri semnificative de integritate. Trebuie evitată executarea, în mod exclusiv individual, a

unor operațiuni care determină riscuri semnificative de integritate. Acționând în echipă, este

evitat riscul de integritate, prin eroare, fraudă, încălcarea legislației, precum și riscul de a nu

putea detecta aceste probleme.

3. Verificarea candidaților

Funcțiile sensibile impun verificarea antecedentelor. Verificarea candidaților în timpul

procesului de recrutare și selecție diminuează posibilitatea de a angaja persoane care, într-o

funcție anterioară, nu au demonstrat un comportament integru.

În cadrul Colegiului Național „Ferdinand I” se pot aplica și alte măsuri de control intern,

apreciate ca fiind adecvate gestionării riscurilor respective, cum ar fi cele specifice standardelor

16- Semnalarea neregularităților, 19- Supravegherea, 22- Strategii de control, 23- Accesul la

resurse

8.3.3. Elaborarea planului de rotație pentru funcțiile sensibile

În cadrul unei ședințe a Comisiei SCMI la care participă și consilierul etic se realizează o

analiză de risc pentru fiecare funcție sensibilă și se stabilește un plan de măsuri. Pentru

funcțiile care permit rotația ocupanților, se completează formularul următor de către consilierul

etic.


53

Formular Planul de rotație pentru funcțiile sensibile

Colegiul Național

„Ferdinand I” Bacău

Plan de rotație pentru funcțiile

sensibile

Data...............(0)

Aprobat,

Președinte Comisie SCMI

(1)

Nr.

crt.

(2)

Denumire

compartiment

(3)

Funcția

sensibilă (4)

Ocupant

funcție

sensibilă

(5)

Data

rotației

(6)

Noua

funcție

ocupată

(7)

Noul

ocupant

al

funcției

sensibil

e

(8)

Obs

.

(9)

Verificat (10)..................

Întocmit (11).........................

(0)- data la care se elaborează și se aprobă Planul de rotație a funcțiilor sensibile

(1)- semnătura persoanei care aprobă planul

(2)- număr curent în listă

(3)- denumirea structurii în care a fost identificată funcția sensibilă

(4)- denumirea funcției sensibile identificate

(5)- numele și prenumele persoanei care ocupă funcția sensibilă la momentul întocmirii planului

(6)- data la care se face rotația

(7)- denumirea funcției pe care o va ocupa salariatul care realizează rotația

(8)- numele, prenumele și semnătura persoanei care va ocupa funcția sensibilă supă efectuarea

rotației

(9)- observații

(10)- numele, prenumele și semnătura persoanei care verifică planul (persoana cu atribuții de

management al resurselor umane)

(11)- numele, prenumele și semnătura persoanei care întocmește planul (consilierul etic)

8.3.4. Elaborare Plan implementare măsuri de control pentru gestionarea funcțiilor sensibile

Consilierul etic elaborează un plan de măsuri ontrol cpentru gestionarea funcțiilor

sensibile, respectând structura următoare.


54

Plan de măsuri de control pentru gestionarea funcțiilor sensibile

Nr.crt. Obiective Acțiuni

planificate

pentru

atingerea

obiectivelor

Termen Riscuri aferente Responsabil Obs.

Precizare Nivel

estimat

8.3.5. Produse rezultate în urma aplicării acestei proceduri

- Inventarul funcțiilor sensibile

- Lista salariaților care ocupă aceste funcții sensibile

- Planul de rotație a salariaților care ocupă funcții sensibile, astfel încât un salariat să nu fie activ

în acea funcție mai mult de 5 ani

- Plan de măsuri de control pentru gestionarea funcțiilor sensibile

- Decizii interne de aprobare a Listei funcțiilor sensibile, Planului de rotație, Listei activităților

ce trebuie făcute în echipă pentru evitarea riscului de integritate,

8.4. Succesiunea activităților

1. Deciderea inventarierii anuale a funcțiilor sensibile

2. Inventarierea funcțiilor sensibile la nivelul compartimentelor din cadrul Colegiului

3. Întocmirea listelor ce conțin funcții sensibile identificate la nivelul compartimentelor

Colegiului

4. Transmiterea listelor întocmite către președintele Comisiei SCMI

5. Analizarea proiectului de listă a funcțiilor sensibile de către Comisia SCMI, consilierul

etic și responsabilul cu atribuții de management resurse umane

6. Finalizaea listei funcțiilor sensibile

7. Elaborarea planului de rotație și a planului de măsuri de control

8. Aprobarea listei funcțiilor sensibile și a planurilor


55



- foi de scris

- tonner

- echipamente de birou

- rechizite

8.5.2.Resurse umane

- directorul Colegiului Național „Ferdinand I”, coordonatorii de compartimente, persoanele cu

responsabilități în cadrul prezentei proceduri


-



56

9.1. Director

9.1.1. Elaborează deciziile interne aferente prezentei proceduri

9.2. Consilierul de etică

9.2.1. Întocmește lista funcțiilor sensibile, planul de rotație și planul de măsuri de control, pe

baza propunerilor primite de la coordonatorii de compartimente

9.3. Comisia SCMI

9.3.1. Analizează riscurile asociate fiecărei funcții sensibile și stabilește funcțiile sensibile la

nivelul unității


9.4.1. Întocmesc propuneri privind Lista funcțiilor sensibile și Planul de rotație la nivelul

compartimentului pe care îl conduc

9.4.2. Asigură condițiile de aplicare a Planului de rotație și a Planului de măsuri

9.4. Angajaţii

9.4.1. Răspund de respectarea procedurii.

Colegiul Naţional

„Ferdinand I”

Bacău

PROCEDURA DE SISTEM

IDENTIFICAREA NEVOILOR

DE FORMARE ALE

PERSONALULUI

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I


Identificarea nevoilor de formare


57

Colegiul Naţional

„Ferdinand I”

Bacău

PROCEDURA DE SISTEM

IDENTIFICAREA NEVOILOR

DE FORMARE ALE

PERSONALULUI

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I

DATA:


Nr.

crt.

Elemente privind


Numele şi

prenumele


1. Elaborat ................. ......................

membru în

Comisia pe

perfecţionare

şi formare

continuă


Iftimescu

Director

adjunct,

membru în

Comisia

SCMI


Berza

Director

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale

Ediţia sau,

după caz,


reviziei

Data de la care se

aplică prevederile


58

revizia în

cadrul ediţiei


ediţiei



Nr.

crt.

Scopul

difuzării


prenume


1. Informare

aplicare

şi

arhivare


2. Informare

evidenţă

I Echipa

managerială

( top

management)



CEAC

.................... ...................


administrativ

Administrator

de patrimoniu


metodice

Şef Comisie

metodică


59



1) stabileşte un cadru general, unitar de identificare și stabilire a nevoilor de formare ale

personalului în cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand” I;

2) furnizează personalului şi conducerii un instrument care facilitează identificarea

nevoilor de formare în vederea îmbunătăţirii calităţii serviciilor educaţionale furnizate de

Colegiul Naţional „Ferdinand I” Bacău;



4.4. Sprijină luarea deciziilor manageriale în timpul procesului de implementare a

programelor manageriale, în vederea atingerii ţintelor strategice ale Colegiului Naţional

„Ferdinand I” Bacău.


Procedura se utilizează de către toate compartimentele din cadrul Colegiului Naţional

„Ferdinand” I, respectiv de către toate persoanele din cadrul acestora.

Activitatea de implementare a acestei proceduri este parte a politicii manageriale de a

asigura în mod rezonabil că misiunea Colegiului, precum şi obiectivele generale/obiectivele

specifice sunt îndeplinite.




60

-


Metodologia privind formarea continuă a personalului didactic aprobată prin OMECTS

nr.5561/2011, cu modificările şi completările ulterioare



4925/2005)



Programul de dezvoltare a SCMI


7.1. Definiţii:












vederea asigurării





metodele și procedurile;

3. CEAC Comisia de evaluare şi


61

asigurare a calităţii

7.2. Abrevieri:



interioară





managerial/intern





intern/managerial


8. 1. ASPECTE PREALABILE

Procedura stabileştele instrumentele şi responsabilităţile pentru identificarea nevoilor de formare

ale personalului, corelarea acestora cu oferta de formare existentă pe piaţă, în vederea

îmbunătăţirii calităţii actului educaţional şi a activităţilor derulate în cadrul Colegiului Naţional

„Ferdinand I”.

8.2.PERIODICITATE

Procedura se aplică în fiecare an şcolar, în luna septembrie.


62

8.3. DESCRIEREA PROCEDURII

8.3.1. La începutul fiecărui an şcolar, responsabilul cu perfecţionarea, desemnat prin decizie

internă, aplică tuturor categoriilor de personal din Colegiu un chestionar de identificare a

nevoilor de formare, adaptat specificului activităţii ( Anexa 1- model chestionar pentru membrii

CEAC). Chestionarul este propus de către coordonatorul fiecărui compartiment, în funcţie de

specificul activităţii acestuia.

8.3.2. În cadrul Consiliului profesoral din luna septembrie este diseminată de către director

metodologia de formare continuă a cadrelor didactice. Membrii Consiliului profesoral semnează

procesul –verbal de luare la cunoştinţă.

8.3.3. Personalul didactic îşi anunţă în scris, până la sfârşitul lunii septembrie, intenţia de a se

înscrie la concursul de obţinere a gradelor didactice.

8.3.4. Responsabilul cu perfecţionarea distribuie şi colectează de la coordonatorii de

compartimente chestionarele de identificare a nevoilor de formare completate de către

personalul unităţii.

8.3.5. Responsabilul cu perfecţionarea va sintetiza, pentru fiecare compartiment, nevoile de

formare ale personalului. Rezultatele acestei analize vor fi consemnate într-un raport ce va fi

prezentat în şedinţa Consiliului profesoral, paralel cu prezantarea ofertei de formare care este

disponibilă pe piaţă.

8.3.6. Salariaţii unităţii vor opta pentru cursul adecvat nevoilor proprii identificate.

8.4. RESURSE NECESARE


- foi de scris

- tonner

8.4.2.Resurse umane

- directorul Colegiului Național „Ferdinand I”, responsabilul cu perfecţionarea, salariaţii


63


- 100 lei pentru imprimarea chestionarelor


ale directorului

asigură cadrul organizatoric de implementare a procedurii;

coordonatorii compartimentelor

stabilesc şedinţa de lucru, la nivel de compartiment, când se va completa chestionarul

fac propuneri privind conţinutul chestionarului specific;

monitorizează participarea personalului la cursurile de formare

responsabilul cu perfecţionarea

distribuie şi colectează chestionarele de identificare a nevoilor de formare

analizează chestionarele de formare

elaborează şi prezintă raportul rezultat în urma analizei

personalul unităţii

Completează chestionarele de identificare a nevoilor de formare

Participă la cursurile de formare


Nr.

anexă

Denumirea

anexei


exemplare


elemente Loc Perioadă

1 Chestionar

identificare

nevoi

formare

2.


64

3.

4.

ANEXA 1 Chestionarul de identificare a nevoilor de formare în domeniul managementului

informaţiilor pentru membrii CEAC

Numele...............................................................................

1. Vârsta ................................................................................

2. Profesia..............................................................................

3. Nivelul de predare.............................................................

4. Gradul didactic..................................................................

5. Unitatea şcolară ................................................................................

6. Aţi urmat cursuri de formare în domeniul managementului calităţii în educaţiei? Dacă da,

furnizaţi detalii (anul şcolar, durata, conţinut).

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

7. Care este ultimul curs de formare/perfecţionare pe care l-aţi urmat? (anul şcolar, durata,

conţinut).

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

8. Cum apreciaţi impactul implementării unui management al calităţii educaţiei pentru

organizaţia dumneavoastră şcolară? Motivaţi.

Nesatisfăcător slab adecvat bine foarte bine excelent


65

9. Cum apreciaţi achiziţiile dumneavoastră (teoretice şi practice) de până acum din

domeniul managementului calităţii în educaţie?

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

10. Ce rol credeţi că joacă informaţia în activitatea dumneavoastră de membru CEAC?

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

11. Daţi exemple de surse de informare deschise.

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

12. Care sunt sursele de colectare a datelor pe care le utilizaţi în activitatea dumneavoastră?

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................


66

13. Precizaţi ce documente a elaborat CEAC în organizaţia dumneavoastră şcolară în anul

şcolar anterior. Cine a luat la cunoştinţă de aceste documente? Care a fost modalitatea de

comunicare a lor?

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

14. Prezentaţi o procedură internă aplicată anul şcolar anterior de asigurare a calităţii

educaţiei în unitatea dumneavoastră şcolară.

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

15. Prezentaţi o procedură de lucru CEAC, care se aplică în organizaţia dumneavoastră

şcolară.

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

16. Prezentaţi moduri de interacţionare cu ceilalţi colegi pentru proiectarea şi implementarea

unor proceduri de asigurare/îmbunăţire a calităţii.

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................


67

17. Descrieţi o procedură de autoevaluare instituţională aplicată în unitatea dumneavoastră

şcolară.

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

18. Ce tehnici aplicative de diagnoză organizaţională folosiţi în organizaţia dumneavoastră

şcolară, în vederea identificării eventualelor strategii de schimbare pentru anumite zone

de dezvoltare?

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

19. Ce metode de identificare şi analiză a informaţiilor aplicaţi în organizaţia dumneavoastră

şcolară?

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

20. Prezentaţi o acţiune corectivă, de remediere aplicată în organizaţia dumneavoastră şcolară

în anul şcolar anterior.

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................


68

21. Pentru îndeplinirea cu succes a sarcinilor şi responsabilităţilor pe care le aveţi în prezent,

în calitate de membru CEAC , de ce cursuri de formare credeţi că aveţi nevoie

(organizate în şcoală sau în afara şcolii) pentru dezvoltarea competenţelor profesionale

specifice unui management al informaţiilor ?

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

22. Aţi fi interesat să urmaţi un curs de formare în domeniul managementului informaţiilor?

Motivaţi răspunsul.

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

23. Ce doriţi să învăţaţi la acest curs?

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

24. Cum credeţi că v-ar ajuta acest curs în activitatea dumneavoastră de membru CEAC?


69

Colegiul Naţional

„Ferdinand I”

Bacău

PROCEDURA DE SISTEM

SEMNALAREA

NEREGULILOR ŞI

TRATAMENTUL

ABATERILOR

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I


Semnalarea neregulilor

DATA:


Nr.

crt.

Elemente privind


Numele şi

prenumele


1. Elaborat ................. ......................

membru în

Comisia

SCMI


Iftimescu

Director

adjunct,

membru în

Comisia

SCMI


70


Berza

Director


Ediţia sau,

după caz,

revizia în

cadrul ediţiei


reviziei

Data de la care se

aplică prevederile


ediţiei



Nr.

crt.

Scopul

difuzării


prenume


1. Informare

aplicare

şi

arhivare


2. Informare I Echipa Director Mirela Berza .......................


71

evidenţă managerială

( top

management)


CEAC

.................... ...................


contabil +

achiziţii

Contabil-şef ....................... ..................


educativă şi cea

extracurriculară

Consilier

pentru

proiecte şi

programe

.................. .......................


administrativ

Administrator

de patrimoniu


metodice

Şef Comisie

metodică



1) stabileşte un cadru general, unitar de identificare și raportare a neregulilor, precum și

protecția persoanelor care reclamă ori semnalează neregularități în cadrul Colegiului Naţional

„Ferdinand” I;

2) furnizează personalului şi conducerii un instrument care facilitează reglementarea

comportamentului la locul de muncă și evitarea neregulilor, a producerii de pagube și fraude;




72






„Ferdinand” I, respectiv de către toate persoanele din cadrul acestora.

Activitatea de implementare a procedurii Semnalarea neregulilor este parte a politicii

manageriale de a asigura în mod rezonabil că misiunea Colegiului, precum şi obiectivele

generale/obiectivele specifice sunt îndeplinite.



-


6.2.1. Ordonanţa Guvernului nr.119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul

financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare

6.2.2. Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr.946/2005 pentru aprobarea Codului controlului

intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi

pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificările şi completările

ulterioare

6.2.3.Legea educaţiei naţionale nr. 1/05.01.2011, publicată în Monitorul Oficial al României,

Partea I Nr. 18/10.01.2011;

6.2.4.Legea nr. 40/31.03.2011 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 53/2003 – Codul

muncii, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 225 / 31.03.2011;

6.2.5. Legea nr. 571/2004 privind protecţia personalului din autoritaăţile publice, entităţile

publice şi din alte unităţi care semnalează încălcări ale legii, cu completările şi modificările

ulterioare;


73

6.2.6. Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie, cu

completările şi modificările ulterioare;

6.2.7. Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare.

6.2.8. HG nr. 1.344/2007 privind normele de organizare şi funcţionare a comisiilor de disciplină,

cu completările şi modificările ulterioare.



4925/2005)



Regulamentul de organizare și funcționare a Comisiei SCMI

Codul de conduită etică al Colegiului Naţional „Ferdinand” I Bacău


7.1. Definiţii:










74




vederea asigurării






3. Avertizare în interes public/semnalarea unei nereguli Sesizarea facută cu bună-

credinţă cu privire la orice

faptă care presupune o

încălcare a legii, a

deontologiei profesionale sau

a principiilor bunei

administrări, eficienţei,

eficacităţii, economicităţii şi

transparenţei

4. Avertizor Persoana care este încadrată

într-unul din compartimentele

Colegiului și care face o

sesizare asupra unei nereguli.

5. Comisie de disciplină Structură cu atribuții de

cercetare disciplinară

prevăzute în ROFUÎP, în baza

HG nr. 1.344/2007 privind

normele de organizare şi

funcţionare a comisiilor de

disciplină, cu completările şi

modificările ulterioare.

7.2. Abrevieri:


75



interioară





managerial/intern





intern/managerial


8. 1. ASPECTE PREALABILE

8.1.1. Principii generale

Principiile care guvernează protecţia avertizării (semnalării neregulilor) sunt următoarele:

a) principiul responsabilităţii, conform căruia orice persoană care semnalează încălcări ale

legii este datoare să susţină reclamaţia cu date sau indicii privind fapta săvarşită;

b) principiul nesancţionării abuzive, conform căruia nu pot fi sancţionate persoanele care

reclamă sau sesizează încălcări ale legii, direct sau indirect;

c) principiul bunei administrări, conform căruia angajaţii din cadrul Colegiului Național

”Ferdinand I ” Bacău au datoria să îşi desfăşoare activitatea cu un grad ridicat de

profesionalism, în condiţii de eficienţă, eficacitate şi economicitate a folosirii resurselor;


76

d) principiul bunei conduite, conform căruia este ocrotit şi încurajat actul de avertizare cu

privire la aspectele de integritate morală şi bună administrare, cu scopul de a spori

capacitatea administrativă şi prestigiul Colegiului Național ”Ferdinand I ” Bacău;

e) principiul bunei credinţe, conform căruia este ocrotită persoana încadrată în cadrul

Colegiului Național ”Ferdinand I ” Bacău, care a făcut o sesizare, convinsă fiind de realitatea stării de fapt sau că fapta constituie o încalcare a legii.

f) principiul legalității, conform căruia persoana/structura care analizează are obligația de a

respecta drepturile și libertățile angajaților Colegiului, normele procedurale și tratamentul

egal potrivit legii;

g) principiul echilibrului, conform căruia niciun avertizor nu se poate prevala de

prevederile prezentei proceduri pentru a diminua o sancțiune administrativă sau disciplinară

pentru o neregularitate comisă de acesta;

h) principiul prezumției de nevinovăție, conform căruia angajatul împotriva căruia s-a

făcut sesizarea este considerat nevinovat pentru neregularitatea sesizată atât timp cât aceasta

nu a fost dovedită;

i) principiul garantării dreptului la apărare, conform căruia angajatul împtriva căruia s-a

făcut sesizarea are dreptul de a fi audiat și de a prezenta dovezi în apărarea sa;

j) principiul contradictorialității, conform căruia persoana/structura care analizează

sesizarea de neregularitate are obligația de a asigura angajaților Colegiului aflați pe poziții

divergente posibilitatea de a se exprima cu privire la orice act sau fapt care are legătură cu sesizarea.

k) principiul proporționalității, conform căruia trebuie respectat un raport corect între

gravitatea neregularității, circumstanțele săvârșirii acesteia și sancțiunea propusă să fie aplicată;

l) principiul legalității sancțiunii, conform căruia persoana/structura care analizează sesizarea de neregularitate nu poate propune decât sancțiuni prevăzute de lege;

m) principiul unicității sancțiunii, conform căruia pentru comiterea unei neregularități nu se poate aplica decât o singură sancțiune.

8.1.2. Semnalarea faptelor de încalcare a legii sau a normelor interne

Semnalarea unor fapte prevăzute de lege ca fiind abateri disciplinare, contravenţii, infracţiuni

sau încălcări ale normelor interne constituie avertizare şi priveşte:

a) infracţiuni de corupţie, infracţiuni asimilate infracţiunilor de corupţie,

infracţiuni în legatură directă cu infracţiunile de corupţie, infracţiunile

de fals şi infracţiunile de serviciu sau în legatură cu serviciul;

b) practici sau tratamente preferenţiale ori discriminatorii în exercitarea

atribuţiilor unor funcţii din Colegiul Național ”Ferdinand I ” Bacău;


77

c) încalcarea prevederilor privind incompatibilităţile şi conflictele de

interese;

d) folosirea abuzivă a resurselor materiale sau umane;

e) partizanatul politic în exercitarea prerogativelor postului;

f) încălcări ale legii în privinţa accesului la informaţii şi a transparenţei

decizionale;

g) încalcarea prevederilor legale privind achiziţiile publice şi finanţările

nerambursabile;

h) incompetenţa sau neglijenţa în serviciu;

i) evaluări neobiective ale personalului în procesul de recrutare, selectare,

promovare, retrogradare şi eliberare din funcţie;

j) încălcări ale procedurilor administrative sau stabilirea unor proceduri interne cu nerespectarea

legii;

k) emiterea de acte administrative sau de altă natură care servesc interese de grup sau clientelare;

l) administrarea defectuoasă sau frauduloasă a patrimoniului;

m) încălcarea altor dispoziţii legale, care impun respectarea principiului unei bune administrări;

8.1.3.Protecţia angajatilor care semnalează nereguli

În faţa comisiei constituite pentru anchetarea unei încălcări a legii sau a normelor interne,

angajatul care a semnalat o neregulă beneficiază de protecţie după cum urmează:

a) respectivul angajat beneficiază de prezumţia de bună- credinţă, până la proba contrară;

b) în situaţia în care cel reclamat este şef ierarhic, direct sau indirect, ori are atribuţii de control,

inspecţie şi evaluare a angajatului care a semnalat neregula, comisia respectivă va asigura

protecţia avertizorului, ascunzându-i identitatea;

c) în măsura posibilului, Colegiul Național „Ferdinand I” Bacău exclude orice consecinţă pentru

sesizările făcute cu bună- credinţă.

8.1.4. Dispoziţii speciale privind semnalarea neregulilor de către persoanele cu atribuţii de

îndrumare și control

Persoanele cu atribuţii de înderumare și control sunt obligate să înştiinţeze conducerea

Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău sau, după caz, organul abilitat de lege să constatate

săvârşirea infracţiunilor, cu privire la orice date din care rezultă indicii că s-a efectuat o

operaţiune sau un act ilicit ce poate atrage răspunderea penală.


78

Persoanele cu atribuţii de îndrumare și control sunt obligate, în cursul efectuării actului

de control, să procedeze la asigurarea şi conservarea urmelor infracţiunii, a corpurilor delicte şi a

oricăror mijloace de probă ce pot servi organelor de urmarire penală.

Îndeplinirea cu bună-credinţă a obligaţiilor prevazute la primul alineat nu constituie o

încălcare a secretului profesional şi nu atrage raspunderea penală, civilă sau disciplinară.

Îndeplinirea cu rea-credinţă a obligaţiilor prevăzute la primul alineat constituie

infracţiuni şi se pedepsesc potrivit legilor în vigoare.

8.2. ASPECTE PRIVIND SEMNALAREA NEREGULILOR ȘI SOLUȚIONAREA

ACESTORA

8.2.1. Persoanele care pot semnala cazuri de abateri şi de nereguli sunt:

a) orice angajat al Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău;

b) orice fost angajat al Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău;

c) reprezentanţii unor instituţii cu care Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău a avut sau

are relaţii de colaborare.

8.2.2. Prin abateri şi nereguli se înţelege:

a) orice încălcare a prevederilor Codului de conduită etică;

b) orice încălcare a altor legi, norme sau reglementări aplicabile, coduri de practică sau

declaraţii profesionale;

c) management defectuos;

d) abuz de putere ;

e) un pericol pentru sănătatea şi siguranţa muncii;

f) alte cazuri grave de conduită socială necorespunzătoare;

g) ascunderea oricărei neglijenţe.

8.3. PROCEDURA DE SEMNALARE A NEREGULARITĂȚILOR DE CĂTRE ANGAJAȚII COLEGIULUI

8.3.1. Dacă angajatul Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău suspectează abateri sau nereguli

care s-au produs, se produc sau sunt pe cale de a se produce, atunci acesta este obligat să

acţioneze imediat în conformitate cu gravitatea abaterii sau neregulei observate.

Dacă există motive justificate de suspiciune privind o abatere sau neregulă, sesizarea

acesteia trebuie argumentată cu fapte relevante existente şi dovezi.


79

Persoana care le semnalează nu va face investigaţii pe cont propriu, ci va sesiza

persoanele responsabile conform prezentei proceduri.

Dacă o persoană decide, pe baza unei analize atente, că este cazul să facă o sesizare

privind o neregulă constatată, va completa conform instrucţiunilor din prezenta procedură

formularul Sesizare neregularităţi şi îl va transmite către una dintre persoanele menţionate mai

jos (în funcţie de natura problemei şi persoana sau persoanele implicate):

- Coordonatorul compartimentului în care s-a constatat neregula (dacă

acesta nu are vreo implicaţie). Dacă există motive rezonabile să se

creadă că şeful respectivului compartiment are o implicaţie în

neregularitatea precizată, va fi sesizat şeful ierarhic superior;

- Consilierul de etică (desemnat prin act administrativ);

- Directorul Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău.

Dacă există mai multe sesizări cu același obiect și împotriva aceleiași persoane, acestea

se conexează.

8.3.2. Asigurarea confidenţialităţii

Dacă, din orice motiv, persoana care face sesizarea doreşte să i se asigure

confidenţialitatea cu privire la identitatea sa, persoana care primeşte sesizarea are obligaţia de a păstra confidenţialitatea.

8.3.3. Înregistrarea, raportarea şi urmărirea sesizărilor

Pentru fiecare sesizare privind o neregulă, se completează formularul Sesizare

neregularităţi. Persoana care sesizează neregula va realiza completarea formularului menţionat.

Fiecare coordonator de compartiment, inclusiv consilierul de etică, va constitui şi

completa un Registru de evidenţă neregularităţi.

În acest Registru se va înregistra fiecare sesizare primită.

Primitorul sesizării va analiza şi investiga cu toată răspunderea sesizarea primită.

Persoana care primeşte sesizarea şi demarează activităţi de investigare a acesteia

întocmeşte o notă de constatare care conţine:

- rezultatele anchetei întreprinse

- acţiunile propuse pentru a preveni agravarea prejudiciului şi pentru a

elimina cauza apariţiei neregulilor semnalate

- termene pentru implementarea acţiunilor propuse

- persoana/persoanele responsabila/responsabile cu implementarea

acţiunilor propuse


80

- persoana responsabilă cu evaluarea gradului în care neregula a fost

rezolvată.

Dacă sesizarea este adresată unui coordonator de compartiment, acesta va face o primă

investigaţie şi, dacă este cazul, îl va informa pe directorul Colegiului Național „Ferdinand I”

Bacău când va considera că sesizarea are o susţinere suficientă; împreună vor decide măsurile ce

vor fi iniţiate în continuare, inclusiv posibilitatea iniţierii unor acţiuni disciplinare împotriva

făptuitorului. În cazuri deosebite, directorul Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău poate numi

o comisie de cercetare pentru analiza şi investigarea situaţiei semnalate.

Dacă în urma acţiunilor impuse pentru rezolvarea situaţiei semnalate, directorul Colegiului

sau comisia de disciplină constată existenţa unor indicii că fapta săvârşită poate fi considerată

contravenţie sau infracţiune, atunci directorul va sesiza organele de cercetare penală.

În situaţia în care cel reclemat prin avertizarea în interes public este chiar persoana

desemnată să primească sesizările, atunci aceasta trebuie să se abţină de la analiza preliminară a

sesizării, fiind obligată ca, în cel mai scurt timp, să înştiinţeze directorul Colegiului despre situaţia

ivită şi să transfere sesizarea supleantului.

Orice avertizor trebuie să facă sesizarea cu bună-credinţă, convins fiind de veridicitatea

celor semnalate şi având un minim de indicii că s-a comis o faptă care afectează integritatea

publică.

După finalizarea tuturor acţiunilor impuse pentru rezolvarea situaţiei semnalate, toate

documentele întocmite cu această ocazie vor fi păstrate într-un dosar numit Semnalare

neregularităţi.

Timpul de păstrare a acestui tip de documente este de 5 (cinci) ani de la finalizarea

acţiunilor care au dus la eliminarea neregularităţii constatate.

După finalizarea acţiunilor de eliminare a neregularităţii constatate, în funcţie de natura

acesteia, primitorul sesizării va informa persoana care a făcut sesizarea cu privire la soluţionarea

situaţiei semnalate.

În situația în care sesizarea privind semnalarea neregulilor nu cuprinde elementele cerute

de formularul specific, atunci persoana care primește sesizarea poate solicita avertizorului

elemente suplimentare.



- foi de scris


81

- tonner

8.3.2.Resurse umane

- directorul Colegiului Național „Ferdinand I”, coordonatorii de compartimente, consilierul de

etică


-


ale directorului

analizează toate sesizările care îi sunt adresate;

decide acţiuni menite să elimine atât neregulile apărute cât şi cauzele care au dus

la apariţia acestora;

când se impune, sesizarea este direcţionată către o comisie de cercetare pentru

investigarea neregulilor semnalate;

analizează rezolvarea tuturor sesizărilor primite de subordonaţi.

dacă este cazul, sesizează organele de cercetare penală.

coordonatorii compartimentelor

analizează toate sesizările care le sunt adresate;

decid acţiuni menite să elimine atât neregulile apărut, cât şi cauzele care au dus la apariţia acestora;

încurajează orice persoană din subordine care doreşte să semnaleze o neregulă;

raportează directorului sesizările primite;

înregistrează formularul de sesizare a neregulilor, completează şi păstrează toate celelalte documente întocmite cu ocazia investigării şi soluţionării sesizării primite.

consilierul de etică:

analizează toate sesizarile care îi sunt adresate;


82

participă, alături de alte persoane desemnate, la identificare cauzelor care au dus la

apariţia neregularităţilor;

încurajează orice persoană care doreşte să semnaleze şi să discute cu managementul

corespunzător, despre o practică cu care s-a confruntat sau se confruntă în Colegiu,

practică pe care acesta o interpretează ca fiind o abatere gravă sau un caz de neglijenţă

gravă din partea unuia sau mai multor angajaţi, indiferent de funcţia pe care acesta sau

aceştia o deţin în Colegiu;

raportează directorului toate sesizările primite;

înregistrează formularul de sesizare a neregulilor, completează şi păstrează toate

celelalte documente întocmite cu ocazia investigării şi soluţionării sesizării primite.


Nr.

anexă

Denumirea

anexei


exemplare


elemente Loc Perioadă

1 Formular

sesizare

neregularităţi

2. Registru

evidenţă

3.

4.

ANEXA 1 Formularul – Sesizare neregularităţi

Sesizare neregularităţi Data/

nr.înregistrare


83

..........

Compartiment:

.................

Persoana/persoanele care a/au săvârşit neregularitatea

................

Data constatării săvârşirii neregularităţii

................

Descrierea neregularităţii

................

Descrierea prejudiciului cauzat (dacă se cunoaşte)

................

Persoana care a sesizat neregularitatea

Nume prenume..........................................

Funcţia......................................


84

Data Semnătura

ANEXA 2 Formularul - Registru evidenţă neregularităţi

Nr.

înregistrare

Data Descrierea

neregularităţii

Numele şi

prenumele

persoanei care a

sesizat neregula

(nume, prenume)

Observaţii

5


85

Colegiul Naţional

„Ferdinand I”

Bacău

Implementarea Programului de

dezvoltare a sistemului de control

managerial intern

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I

COD PS: PROCEDURA DE SISTEM– PS ..........................

DATA: 4.12.2013

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției

Nr.

crt.

Elemente privind

responsabilii/operațiunea

Numele și

prenumele

Funcția Data Semnătura

1. Elaborat ................. Coordonator

CEAC,

membru în

Comisia

SCMI

4.12.2013


Iftimescu

Director

adjunct,

membru în

Comisia

SCMI

5.12.2013


Berza

Director 6.12.2013


86

2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii

Ediţia sau,

după caz,

revizia în

cadrul ediţiei


reviziei

Data de la care se

aplică prevederile


ediţiei

Ediţia I - Elaborare 6.12.2013

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția

Nr.

crt.

Scopul

difuzării

Exemplar Compartiment Funcția Nume și

prenume


1. Informare

aplicare

şi

arhivare

I Secretariat Secretar șef ........................ .................

2. Informare

evidenţă

I Echipa

managerială

( top

management)



CEAC

.................... ...................


contabil +

Contabil-șef ....................... ..................


87

achiziții


educativă și cea

extracurriculară

Consilier

pentru

proiecte și

programe

.................. .......................


administrativ

Administrator

de patrimoniu


metodice

Șef Comisie

metodică


4. 1. Scopul procedurii este de a stabili cadrul metodologic în care se implementa

Programul de dezvoltare a sistemului de control managerial/intern la nivelul Colegiului

Național „Ferdinand I” Bacău, în anul școlar 2013-2014.


4. 3. Asigură continuitatea acestei activități.


economic, eficient și eficae pentru îndeplinirea obiectivelor generale ale Colegiului Național



5.1. Procedura internă operaţională de realizare implementare a Programului de

dezvoltare a sistemului de control managerial/intern etapele procesului de implementare,

atribuţiile personalului însărcinat cu implementarea procedurii, termene de realizare, instrumente

de lucru, rezultate așteptate.


88

5.2. Activitatea de implementare a Programului de dezvoltare a sistemului de control

managerial/intern este parte a politicii manageriale de a asigura în mod rezonabil că misiunea

Colegiului precum și obiectivele generale au fost îndeplinite.

5.3. Controlul intern este relevant pentru toată instituția în întregul său și pentru fiecare

compartiment în parte. Procedura se aplică pentru culegerea informațiilor privind dezvoltarea și

implementarea sistemelor de control managerial, analiza și evaluarea informațiilor și elaborarea

situației centralizatoare privind stadiul implementării SCMI.

5.4. Sursa datelor ce vor fi procesate în cadrul acestei proceduri vor fi colectate de la

compartimentele funcționale din cadrul Colegiului. Ele vor fi fi prelucrate de către Comisia

pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică a dezvoltării sistemului de

control intern/managerial din cadrul Colegiul Naţional „Ferdinand I” și de către echipa

managerială. Procedura se adresează tuturor salariaților din cadrul Colegiul Naţional „Ferdinand

I” Bacău.



Liniile directoare INTOSAI pentru standardele de control intern în sectorul public (INTOSAI

GOV 9100)


Ordonanţa Guvernului nr.119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar

preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare

Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr.946/2005 pentru aprobarea Codului controlului



ulterioare



89


4925/2005)

Ordinul Ministrului Educaţiei, Cercetării, Tineretului şi Sportului nr.3910/10.03.2011, pentru

aprobarea Comisiei de monitorizare şi îndrumare metodologică cu privire la sistemul de control

managerial al Ministerului Educaţiei, Cercetării, Tineretului şi Sportului


Regulamentul de ordine interioară

Regulamentul de Organizare și Funcționare


7.1. Definiţii:


1. Procedura operaţională de realizare a Prezentare formalizată, în

scris, a paşilor ce trebuie

urmaţi, a metodelor de lucru

stabilite şi a regulilor de

aplicat în vederea

implementării Programului

de dezvoltare a sistemului de

control managerial/intern

2. Ediţia acestei proceduri operaţionale Prima ediție elaborată

3. Activitatea de control Politicile și procedurile

stabilite să identifice/abordeze

riscurile și să îndeplinească

obiectivele entității.

Procedurile pe care o

organizație le aplică pentru


90

tratarea riscului sunt denumite

activități de control intern.

4. Auditul intern Calea funcțională prin care

conducerea unei entități

primește o asigurare din surse

interne că procesul pentru

care sunt răspunzători

operează într-o manieră care

va minimiza probabilitatea

apariției fraudei, erorilor sau

a ineficienței și parcticilor

neeconomice.

O asigurare independentă,

obiectivă și o activitate de

consultanță proiectată să

adauge valoare și să

îmbunătățească operațiunile

organizației.

5. Bugetul Expresia financiară cantitativă

a unui program de măsuri

planificate pe o perioadă de

timp dată. Bugetul este

proiectat cu o viziune asupra

operațiunilor planificate în

viitor și cu verificări efectuate

asupra rezultatelor obținute.

6. Control Orice acțiune luată de către

director și alte părți interesate

pentru gestionarea riscului și

creșterea probabilității că

obiectivele stabilite vor fi

îndeplinite.

7. Componentă a controlului intern Una din cele cinci elemente

ale controlului intern: mediul

de control intern, evaluarea


91

riscului, activitățile de

control, informarea și

comunicarea și monitorizarea.

8. Ciclul evaluării riscului Un proces continuu iterativ de

identificare și analiză a

modificării condițiilor,

oportunităților și riscurilor și

luarea măsurilor necesare

pentru a avea siguranța că

profilul riscului continuă să

fie valid, răspunsul la risc

rămâne țintit și proporționat și

controalele stabilite sunt

eficiente la schimbarea

riscului în timp.

9. Datele Faptele și informațiile care

pot fi comunicate și

manipulate

10. Eficace Îndeplinirea obiectivelor sau

măsura la care rezultatele unei

activități atinge obiectivul sau

efectul intenționat ale acelei

activități.

11. Eficient Relația dintre resursele

utilizate și rezultatele produse

pentru atingerea obiectivelor.

Minimum de resurse intrate

sunt utilizate pentru atingerea

unui rezultat cu cantitate și

calitate solicitată.

12. Entitate O organizație de orice mărime

constituită pentru un scop

anume.

13. Etic Principii morale


92

14. Evaluarea riscului Proces de identificare și

analiză a riscurilor relevante

față de îndeplinirea

obiectivelor entității și

determinarea acțiunii

corespunzătoare

15. Fraudă O interacțiune ilegală între

două părți, în care o parte

înșeală în mod intenționat pe

cealaltă.

16. Riscul rezidual Riscul remanent după ce

conducerea a luat măsuri

asupra riscului

17. Riscul Posibilitatea ca un eveniment

să apară și să afecteze în mod

negativ îndeplinirea

obiectivelor

18. Sistemul de control intern Sinonim pentru controlul

intern aplicat în entitate

19. Toleranța riscului Variația acceptabilă privind

îndeplinirea obiectivelor

7.2. Abrevieri:



interioară


93


Educației, Cercetării,

Tineretului și Sportului


managerial/intern

4. EGR Echipa de Gestionare a

Riscurilor


asigurare a calității


8.1. Generalităţi

Procedura de implementare a Programului de dezvoltare a sistemului de control

managerial/intern răspunde nevoii managementului de a promova în mod ordonat, economic,

eficient și eficace activitățile necesare atingerii misiunii Colegiului; de a proteja resursele

împotriva pierderilor, abuzului, gestionării defectuoase; conformitatea cu legile, regulamentele;

dezvoltarea și menținerea unor date financiare și de management fiabile și raportate la timp.

8.2. Documente utilizate

8.2.1. Lista şi provenienţa documentelor

1. Decizie de numire a Comisiei de monitorizare şi îndrumare metodologică cu privire la

sistemul de control managerial (director)

2. Programul de dezvoltare a SCMI

8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor


94

Documentele stabilesc cadrul metodologic de implementare a programului, responsabilitățile în

derularea activităților, temeiul legal pentru implementare.

8.2.3. Circuitul documentelor

Comisia de monitorizare şi îndrumare metodologică cu privire la sistemul de control managerial

pune la dispoziția coordonatorilor de compartimente documentele și instrumentele de lucru

necesare implementării programului. După completarea documentației, aceasta se predă

Comisiei de monitorizare şi îndrumare metodologică cu privire la sistemul de control

managerial pentru centralizare și realizarea fișelor sintetice.



- foi de scris

- tonner

- spațiu de lucru pentru activitatea Comisiei

8.3.1.Resurse umane

- întregul personal al unității de învățământ


- 300 lei ( costul consumabilelor pentru imprimare)

8.4. Modul de lucru

8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

Pasul I:

Informarea salariaților în legătură cu implementarea sistemului de dezvoltare a sistemului de

control managerial/intern în cadrul unei ședințe de Consiliu profesoral.


95

Responsabil: Director

Termen: 04.12.2013

Pasul II:

Emiterea unui act administrativ de decizie- directorul constituie, prin act de decizie internă, o

structură cu atribuţii în monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică a implementării

şi dezvoltării sistemului de control intern/managerial. Componenţa, modul de organizare şi de

lucru sunt stabilite de director, în funcţie de volumul şi complexitatea activităţilor. Temei legal:

OMFP 946/2005, art.3 (1), (2), OMECTS 3910/2011, art.8.


Termen: 5.12.2013

Pasul III:

Prin act de decizie internă se constituie echipa de gestionare a riscurilor (E.G.R), cu rol în

coordonarea şi centralizarea datelor referitoare la analiza riscurilor, respectiv a registrelor de risc

pe compartimente, în vederea elaborării registrului de riscuri pe unitate.


Termen: 9.12.2013


96

Pasul IV:

Elaborarea și însușirea chestionarelor de control intern.

Responsabil: Comisia de monitorizare şi îndrumare metodologică cu privire la sistemul de

control managerial

Termen: 11.12.2013

Pasul V:

Formularea răspunsurilor la chestionarele de control intern

Responsabili: Coordonatorii de compartimente

Termen: 16.12.2013

Pasul VI:

Identificarea riscurilor și estimarea nivelului de risc


control managerial, EGR

Termen: 18.12.2013

Pasul VII:

Întocmirea fișelor analitice și sintetice


control managerial


97

Termen: 05.01.2014

Pasul VIII:

Elaborarea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial- program SCMI

(care se revizuieşte anual sau ori de câte ori este nevoie). Acesta trebuie să conţină: obiective,

acţiuni, persoane responsabile, termene de realizare a acţiunilor. Trebuie să includă şi acţiunile

de perfecţionare profesională pentru personalul instituţiei. Temei legal: OMFP 946/2005, art. 2,

(1), (2), art. 3 (3). Programul SCMI este aprobat de către director.


control managerial, Director

Termen: 16.12.2013

Pasul IX:

Programele SCMI, deciziile de constituire/modificare a structurilor SCMI, situațiile

trimestriale/anuale privind stadiul implementării și dezvoltării SCMI vor fi transmise anual către

ISJ Bacău, la termenele stabilite de acesta, dar nu mai târziu de 15 martie 2014. Temei legal-

OMF 946/2005, art.4.


control managerial, director

Termen: 15.03.2014

Pasul X:

Stabilirea obiectivelor generale şi specifice ( după modelul SMART, corelate cu obiectivele din

documentele de proiectare managerială)


98


control managerial, director, coordonatorii de compartimente

Termen: 30.01. 2014

Pasul XI:

Stabilirea activităţilor şi acţiunilor pentru realizarea obiectivelor. Fiecare compartiment structural

din organigrama unităţii de învăţământ îşi va elabora documentul numit Lista obiectivelor şi

activităţilor în care trebuie cuprinse toate activităţile (detaliate pe acţiuni), pe care salariaţii

compartimentului le exercită cu scopul îndeplinirii obiectivelor ( de fapt, o detaliere a fişei

postului).


control managerial, director, coordonatorii de compartimente

Termen: 29.02.2014

Pasul XII:


99

Elaborarea registrelor de riscuri, pe compartimente şi predarea lor membrilor EGR. Aceasta

centralizează aceste documente şi întocmeşte Registrul riscurilor pe unitate. Evaluarea riscurilor

de realizează anual sau ori de câte ori se impune.


control managerial, director, coordonatorii de compartimente, EGR

Termen: 10.03.2014

Pasul XIV:

Stabilirea modalităţilor de dezvoltare a SCMI. Comisia de monitorizare, implementare şi

dezvoltare a SCMI stabileşte modalităţile concrete de dezvoltare a SCMI, adaptate specificului

unităţii de învăţământ şi pornind de la documente manageriale existente. Demersuri posibile:

actualizarea ROI, actualizarea fişei postului, în funcţie de listele de activităţi întocmite,

codificarea procedurilor de lucru şi stabilirea persoanelor responsabile cu elaborarea şi revizuirea

procedurilor, din cadrul compartimentelor.



Termen: 16.12.2013

Pasul XV:

Inventarierea documentelor, a fluxului de informaţii, a proceselor şi a modului de comunicare

între structurile unităţii de învăţământ şi cu alte instituţii. Fiecare compartiment structural

identifică, pentru fiecare activitate inventariată, atât documentele de intrare-ieşire, cât şi toate

procesele care au loc la nivelul compartimentului, asupra acestor documente sau fără legătură cu

acestea, ci doar cu activitatea în sine.


100



Termen: 30.03.2014

Pasul XVI:

Stabilirea unui sistem de monitorizare a desfăşurării acţiunilor şi activităţilor. Se instituie

indicatorii de rezultat/indicatorii de performanţă pentru fiecare dintre activităţile derulate de

compartimentele structurale. Aceşti indicatori vor permite caracterizarea tuturor activităţilor şi

acţiunilor care trebuie derulate de către fiecare compartiment, din punct de vedere al structurii, al

compoziţiei acestora, al gradului de realizare, al schimbărilor lor în timp, dar şi al conexiunilor

cu celelalte activităţi/acţiuni ale aceluiaşi compartiment sau al celorlalte.

Autoevaluarea realizării obiectivelor generale/specifice şi îmbunătăţirea SCMI. Este vorba de un

proces de autoevaluare a nivelului de performanţă atins de fiecare salariat şi compartiment, în

realizarea sarcinilor de serviciu, materializate în activităţile din lista de activităţi.



Termen: 30.03.2014

Pasul XVII:

Elaborarea manualului de proceduri pentru activităţile unităţii, în baza tuturor etapelor

anterioare. Procedurile trebuie elaborate de salariaţii din cadrul compartimentelor funcşionale,

care îşi cunosc cel mai bine activităţile şi specificul acestora. Comisia SCMI are doar rol de

monitorizare, îndrumare metodologică şi de coordonare în domeniul controlului

intern/managerial. Procedurile elaborate, după parcurgerea etapelor de verificare şi după

aprobarea de către directorul şcolii, se înregistrează în registrul unic de intrare-ieşire, pentru a

dobândi un caracter oficial de document al unităţii şi sunt difuzate tuturor salariaţilor care

trebuie să o cunoască, să o aplice, să o arhiveze.


101


control managerial, director, coordonatorii de compartimente, EGR, CEAC

Termen: 20.06.2014

Pasul XVIII:

Completarea Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a SCMI, de către

fiecare compartiment structural (cf. OMFP 1423/2012) și asumarea răspunderii de către

conducătorul de compartiment asupra realității datelor, informațiilor și constatărilor înscrise în

acesta.

Responsabil: coordonatorii de compartimente

Termen: 31.12.2014

Pasul XIX:

Realizarea Situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării (cf. OMFP 1423/2012), de către

Comisia de monitorizare și implementare a SCMI, prin centralizarea chestionarelor de

autoevaluare transmise de către conducătorii de compartimente.


control managerial

Termen: 31.12.2014

Pasul XX

Întocmirea de către director a Situaţiei centralizatoare trimestriale/anuale asupra stadiului

implementării SCMI, conform rezultatelor autoevaluării, la data de 31.12..... (cf. OMFP

1423/2012)- Cap. I- Informații generale- trimestrial, Cap. II- Stadiul implementării standardelor

de control, conform rezultatelor autoevaluării la data de 31.12......- anual.

Responsabil: director


102

Termen: trimestrial, anual

Pasul XXI:

Elaborarea de către director a Raportului asupra sistemului de control managerial/intern la data

de 31.12.2013, (cf. OMFP 1423/2012), care se prezintă ca anexă la situaţia financiară a

exerciţiului bugetar încheiat (cf.Legii 234/2010 pentru completarea OG nr.119/1999 privind

controlul intern și controlul financiar preventiv).

Responsabil: director

Termen: 31.12.2014

8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

Etapele de implementare precizate la punctul 8.4.1. se vor derula conform calendarului stabilit.

Eventualele elemente de risc care impun modificarea calendarului vor fi gestionate de Consiliul

de administraţie care va discuta şi aproba un nou calendar de implementare.

Etape Intrări de

informații (de la

cine? ce?)

Operațiunile ce

au loc față de

datele intrate

Instrumente

utilizate

Ieșirile de

rezultate

Colectare date Coordonatori

compartimente

Completare Adresarea de

întrebări pe teren

pentru obținerea

informațiilor

Date

Elaborare

documentație

specifică

Comisia SCMI Informare,

elaborare

Chestionare de

autoevaluare

Fișe de alertă la

risc

Fișă de

monitorizare a

riscului

Instrumente utile

de lucru,

documente

specifice


103

8.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii

Comisia SCMI va monitoriza şi evalua implementarea acestei proceduri şi va propune, dacă este

cazul, măsuri de remedire. Structura de audit va elabora instrumente de evaluare a activităţii de

control.


ale conducerii şcolii

să asigure informarea şi consilierea cadrelor didactice care vor coordona

implementarea sistemului

să stabilească componența comisiilor de lucru

să coordoneze activitatea Comisie SCMI

să asigure transmiterea către ISJ a datelor specifice

ale Comisiei pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică a

dezvoltării sistemului de control intern/managerial

a) elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control managerial al Colegiului

Național „Ferdinand I” Bacău, program care cuprinde obiective, acţiuni, responsabilităţi,

termene, precum şi alte măsuri necesare dezvoltării acestuia. La elaborarea Programului, se

vor avea în vedere regulile de management conţinute în standardele de control intern,

aprobate prin O.M.F.P. nr. 946 / 2005, cu modificările și completările ulterioare,

particularităţile organizatorice, funcţionale şi de atribuţii ale unității de învățământ,

personalul şi structura acestuia, alte reglementări şi condiţii specifice;

b) supune aprobării directorului Programul de dezvoltare a sistemului de control managerial al

colegiului şi asigură actualizarea sa;

c) primeşte de la compartimentele din unitatea de învățământ, informări referitoare la

progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemelor proprii de control intern /

managerial, în raport cu programele adoptate, precum şi referiri la situaţiile deosebite şi la

acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare întreprinse;


104

d) îndrumă compartimentele din unitatea de învățământ în elaborarea programelor, în realizarea

şi actualizarea acestora şi în alte activităţi legate de controlul intern / managerial;

e) prezintă directorului, ori de câte ori consideră necesar sau la cererea acestuia, informări

referitoare la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemului de control intern /

managerial în raport cu Programul adoptat la nivelul unității de învățământ, la acţiunile de

monitorizare, coordonare, îndrumare metodologică desfăşurate, precum şi la alte probleme

apărute în legătură cu acest domeniu

ale coordonatorilor de compartimente

Conducătorii de compartimente asigură:

a) identificarea obiectivelor specifice ale compartimentelor unității de învățământ şi a

obiectivelor derivate din obiectivele generale ale acesteia;

b) identificarea activităţilor şi acţiunilor pentru realizarea obiectivelor specifice;

c) stabilirea procedurilor care trebuie aplicate, în vederea realizării sarcinilor de serviciu de

către executanţi, în limita competenţelor şi responsabilităţilor specifice, aşa cum decurg din

atribuţiile fiecărui compartiment;

d) identificarea, analiza, evaluarea şi prioritizarea riscurilor care pot afecta atingerea

obiectivelor specifice şi stabilirea acţiunilor de control care să menţină riscurile în limte

acceptabile;

e) inventarierea documentelor şi fluxurilor de informaţii care intră / ies din compartimente,

respectiv din unitatea de învățământ, a procesărilor care au loc, a fluxurilor de comunicare

între compartimentele din unitate cu nivelele ierarhic superioare de management, cu

Inspectoratul Școlar al Județului Bacău, cu Consiliul Local, precum şi cu alte entităţi

publice;

f) monitorizarea realizării obiectivelor specifice, analizând activităţile ce se desfăşoară în

cadrul compartimentelor: măsurarea şi înregistrarea rezultatelor, compararea lor cu

obiectivele, identificarea abaterilor, aplicarea măsurilor corective, etc.;

g) evaluarea realizării obiectivelor specifice;

h) informarea promptă a Comisiei, cu privire la rezultatele verificărilor şi altor acţiuni derulate

în cadrul compartimentelor;

i) adoptarea tuturor măsurilor pentru îmbunătăţirea sistemului de control intern / managerial

din cadrul compartimentelor pe care le coordonează.

ale cadrelor didactice


105

să participe la şedinţa de instruire

să furnizeze informațiile solicitate

să predea documentele la termenul stabilit

Colegiul Naţional

„Ferdinand I”

Bacău

PROCEDURA DE SISTEM

MANAGEMENTUL RISCULUI

STANDARD 11

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I


Managementul riscului

DATA:


Nr.

crt.

Elemente privind


Numele şi

prenumele


1. Elaborat ................. ......................

membru în

Comisia

SCMI


Iftimescu

Director

adjunct,

membru în

Comisia


106

SCMI


Berza

Director


Ediţia sau,

după caz,

revizia în

cadrul ediţiei


reviziei

Data de la care se

aplică prevederile


ediţiei



Nr.

crt.

Scopul

difuzării


prenume


1. Informare

aplicare

şi

arhivare


2. Informare

evidenţă

I Echipa

managerială

( top

management)



CEAC

.................... ...................


107


contabil +

achiziţii

Contabil-şef ....................... ..................


educativă şi cea

extracurriculară

Consilier

pentru

proiecte şi

programe

.................. .......................


administrativ

Administrator

de patrimoniu


metodice

Şef Comisie

metodică



1) stabileşte un cadru general, unitar de identificare, analiză şi gestionare a riscurilor la

nivelul comisiilor şi compartimentelor din cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand” I;

2) furnizează personalului şi conducerii un instrument care facilitează gestionarea

riscurilor într-un mod controlat şi eficient, pentru atingerea obiectivelor specifice din cadrul

Colegiului Naţional „Ferdinand” I;

3) furnizează o descriere a modului în care sunt stabilite şi implementate măsurile de

control menite să prevină apariţia riscurilor;




economic, eficient şi eficae pentru îndeplinirea obiectivelor generale ale Colegiului Naţional



108



„Ferdinand” I în vederea gestionării riscurilor care pot afecta atingerea obiectivelor specifice ale

compartimentelor din cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand” I Bacău.

Activitatea de implementare a procedurii Managementul riscului este parte a politicii

manageriale de a asigura în mod rezonabil că misiunea Colegiului precum şi obiectivele





GOV 9100)







ulterioare

Legea nr.500/2002 privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare.



109


4925/2005)




Metodologie de implementare a standardului 11 „Managementul riscului”, elaborată de Unitatea

centrală de armonizare a sistemelor de management financiar și control, www.mfinanțe.ro

Îndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern în entitățile publice, elaborat de

Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar și control,

www.mfinanțe.ro




7.1. Definiţii:












vederea asigurării



110





3. Gestionarea riscurilor sau managementul riscurilor Toate procesele implicate de

identificarea, evaluarea,

luarea de măsuri de atenuare

sau anticipare a acestora,

revizuirea periodică și

monitorizarea progresului,

stabilirea responsabilităților


identificare şi analiză a

modificării condiţiilor,

oportunităţilor şi riscurilor şi


pentru a avea siguranţa că



rămâne ţintit şi proporţionat şi



riscului în timp.

5. Risc Posibilitatea de a se produce

un eveniment care ar putea

avea un impact asupra

îndeplinirii obiectivelor

6. Risc inerent Expunerea la un anumit risc

înainte să fie luată vreo

măsură de tratare (atenuare) a

lui

7. Risc rezidual Expunerea cauzată de un

anumit risc după ce au fost

luate măsuri de tratare

(atenuare) a lui, presupunând


111

că măsurile sunt eficace;

riscul remanent după ce


asupra riscului

8. Probabilitatea de materializare a riscului Posibilitatea sau

eventualitatea ca un risc să se

realizeze

9. Impactul Consecința (efectul) asupra

rezultatelor (obiectivelor)

dacă riscul s-ar materializa

10. Expunere la risc Consecințele, ca o combinație

de probabilitate și impact, pe

care le poate resimți o

organizație în raport cu

obiectivele prestabilite în

cazul în care riscul se

materializează

11. Evaluarea riscului Proces de identificare şi


faţă de îndeplinirea

obiectivelor unității de

învățământ şi determinarea

acţiunii corespunzătoare

12. Acceptarea (tolerarea) riscului Tip de răspuns la risc care

constă în neluarea unor

măsuri de control al riscurilor

și este adecvat pentru riscurile

inerente a căror expunere la

risc este mai mică decât

toleranța la risc

13. Profilul de risc Un tablou cuprinzând

evaluarea generală

documentată și prioritizată a

gamei de riscuri specifice cu


112

care se confruntă organizația

14. Prioritizarea riscurilor Acțiune determinată de

caracterul limitat al resurselor

și de necesitatea de a se stabili

un răspuns optim la risc,

pentru fiecare risc identificat

și evaluat și care constă în

stabilirea ordinii de priorități

în tratarea riscurilor printr-o

alocare eficientă și judicioasă

a resurselor

15. Strategia de risc Abordarea generală pe care o

are unitatea de învățământ în

privința riscurilor

16. Monitorizarea Tip de răspuns la risc acre

constă în acceptarea riscului

cu condiția menținerii sale

sub o permanentă

supraveghere, parametrul

supravegheat cu precădere

fiind probabilitatea

17. Evitarea riscului Tip de răspuns la risc care

constă în

eliminarea/restrângerea

circumstanțelor / activităților

care generează riscul

18. Tratarea (atenuarea) riscului Tip de răspuns la risc care

constă în luarea de măsuri

(implementarea măsurilor de

control intern) pentru a

menține riscul în limite

acceptabile (tolerabile);

reprezintă abordarea cea mai

frecventă pentru majoritatea

riscurilor cu care se confruntă


113

organizația

19. Clasarea riscurilor Procedeu aplicabil riscurilor

apreciate de către EGR ca

nerelevante în raport cu

obiectivele specifice

compartimentului, constând în

îndosarierea și arhivarea

formularelor Alertă la risc,

inclusiv a documentației

utilizată pentru

fundamentarea riscurilor

respective

20. Escaladarea riscului Procedeu prin care

conducerea unui

compartiment alertează

nivelul ierarhic superior cu

privire la riscurile pentru care

compartimentul nu poate

desfășura un control

satisfăcător al acestora

21. Registrul riscurilor Document integrator al

gestiunii riscurilor,

cuprinzând o sinteză a

informațiilor și deciziilor

luate în urma analizei

riscurilor

7.2. Abrevieri:




114

interioară





managerial/intern


Riscurilor



6. Planul Planul pentru implementarea

măsurilor de control





intern/managerial


8.1. Generalităţi

Procedura de implementare a Managementului riscurilor răspunde nevoii managementului de a

promova în mod ordonat, economic, eficient şi eficace activităţile necesare atingerii misiunii

Colegiului; de a proteja resursele împotriva pierderilor, abuzului, gestionării defectuoase;

conformitatea cu legile, regulamentele; dezvoltarea şi menţinerea unor date financiare şi de

management fiabile şi raportate la timp.

8.2. Contextul organizatoric al procedurii


115

8.2.1. Pentru o mai bună gestionare a riscurilor, se numește, prin decizie internă Echipa de

gestionare a riscurilor, formată din responsabilii cu riscurile din compartimente.

8.2.2. Conducătorii de compartimente asigură cadrul organizațional și procedural pentru punerea

în aplicare, de către persoanele responsabile, a măsurilor de control stabilite.

8.2.3. Comisia SCMI selectează, analizează și prioritizează riscurile care pot afecta atingerea

obiectivelor generale și funcționarea de ansamblu a Colegiului Național “Ferdinand I”Bacău

8.3. Stabilirea limitelor de toleranță (toleranța la risc)

8.3.1. Anual, Comisia SCMI analizează limitele de toleranță aprobate și, dacă este cazul,

propune revizuirea acestora, cel mai tarziu până la data de 15 decembrie a anului în curs.

8.3.2. Propunerile privind limitele de toleranță revizuite se comunică directorului pentru

aprobare.

8.3.3. După aprobarea de către director, Secretarul Comsiei SCMI transmite, în termen de 3 zile,

noile limite de toleranță tuturor compartimentelor, pentru aplicare

8.3.4. Toate riscurile trebuie controlate astel încât expunerea la risc să se încadreze în limitele de

toleranță aprobate.

8.3.5. Explicațiile asociate limitelor de toleranță la risc sunt redate în Anexa

8.3.6. Limitele de toleranță la risc prezentate în Anexă au un caracter obligatoriu pentru

compartimente și operează până la o nouă analiză și revizuire a acestora, efectuată anual de

Comisia SCMI.

8.4. Activități necesare identificării și evaluării riscurilor, stabilirea tipului de răspuns la

risc și a măsurilor de control

8.4.1. Conducătorii compartimentelor și întreg persoanlul au obligația de a identifica riscurile

care afectează atingerea obiectivelor specifice. Persoana care identifică un risc analizează

preliminar riscul identificat, procedând la:

1. definirea corectă a riscului, cu respectarea următoarelor reguli:


116

a) Riscul este o situație, eveniment, care poate să apară. Riscul este o incertitudine, ci nu ceva

sigur.

b) Nu se identifică riscuri care nu afectează obiectivele/activitățile.

c) Problemele dificile identificate nu trebuie ignorate. Ele pot deveni riscuri în situații repetitive

din cadrul aceleiași organizații în care astfel de riscuri nu s-au materializat.

d) Riscurile nu trebuie definite prin impactul lor asupra obiectivelor. Impactul nu este risc, ci

consecința materializării riscurilor asupra realizării obiectivelor.

e) Riscurile nu se definesc prin negarea obiectivelor.

f) Problemele care vor apărea cu siguranță nu constituie riscuri, ci certitudini.

g) Problemele a căror apariție este imposibilă nu constituie riscuri, ci ficțiuni.

2. prezentarea cauzelor, descrierea circumstanţelor care favorizează apariţia riscurilor

3. analizarea consecinţelor, în cazul materializării riscurilor, asupra realizării obiectivelor

4. evaluarea expunerii la risc prin:

a) estimarea probabilităţii de apariţie a riscului, pe o scală în cinci trepte, ca fiind: foarte scăzută,

scăzută, medie, mare, foarte mare;

b) estimarea impactului asupra obiectivului, pe o scală în cinci trepte, ca fiind: foarte scăzut,

scăzut, mediu, ridicat, foarte ridicat;

c) estimarea expunerii la risc, respectiv consecinţele, ca o combinaţie de probabilitate şi impact,

pe care le poate resimţi compartimentul în raport cu obiectivele prestabilite în cazul în care

riscul se materializează;

d) explicaţiile asociate denumirii fiecărei trepte a scalelor de măsurare a probabilităţii de apariţie

şi a impactului riscului sunt prezentate în Anexă.

5. formularea unei opinii cu privire la tipul de răspuns la risc (strategia adoptată) şi la măsurile

de control ce trebuie întreprinse pentru a gestiona riscul identificat

6. completarea formularului Alertă la risc de către fiecare coordonator de compartiment


117

8.4.2. EGR analizează fiecare formular Alertă la risc primit de la compartimente care au decis

escaladarea lor, propunând:

1. clasarea formularului Alertă la risc, dacă riscul este nerelevant;

2. escaladarea riscului la nivelurile superioare ale managementului;

3. reținerea, spre dezbatere de către membrii EGR, a riscurilor ce aparțin compartimentului, caz

în care propune una dintre strategiile de răspuns la risc.

8.4.3. După finalizarea acțiunii de analiză a riscurilor nou-identificate, EGR transmite

conducătorului compartimentului, spre analiză, o informare scrisă despre rezultatele analizei

datelor/informațiilor cuprinse în formulare Alertă la risc, la care anexează documentația privind

riscurile nou-identificate.

8.4.4. Conducătorul compartimentului, după analiza documentelor menționate la subpunctul de

mai sus, stabilește data de convocare a ședinței EGR la nivelul compartimentului.

8.4.5. Ședințele EGR se organizează cel puțin semestrial și ori de câte ori este nevoie și sunt

conduse de conducătorul compartimentului, care decide asupra măsurilor ce trebuie luate. La

ședințele EGR pot participa, în calitate de invitați, și alți membri din cadrul compartimentului

sau din cadrul altor compartimente, la solicitarea coordonatorului de compartiment.

8.4.6. În cadrul ședinței, în funcție de aspectele/problemele incluse pe agenda ședinței, membrii

EGR desfășoară următoarele acțiuni:

1. validează sau invalidează propunerea de clasare pentru riscurile considerate nerelevante;

2. deliberează asupra riscurilor propuse spre escaladare și fac propuneri de escaladare la nivelul

ierarhic superior sau la nivelul de competență care le poate controla.

3. efectuează, pentru fiecare risc identificat și evaluat, o comparare a expunerii la risc cu

limitele de toleranță aprobate, valabile pentru anul în curs;

4. analizează rapoartele de audit, reținând riscurile identificate prin acestea și măsurile de

control identificate a fi implementate;


118

5. formulează propuneri, pentru fiecare risc identificat și evaluat, cu privire la tipul de răspuns

(strategia adoptată) considerat cel mai adecvat din cele de mai jos, decizia finală cu privire la

acest aspect aparținând conducătorului compartimentului:

a) acceptarea (tolerarea) riscului, în cazul riscurilor cu expunere scăzută sau atunci când

aplicarea unei strategii de răspuns al risc nu este posibilă. Acest tip de răspuns la risc constă în

neluarea unor măsuri de control al riscurilor, fiind recomandată pentru riscurile cu expunere

scăzută.

b) monitorizarea permanentă a riscului, în cazul riscurilor cu impact semnificativ, dar cu

probabilitate mică de apariție;

c) evitarea riscului- eliminarea activităţilor (circumstanţelor) care generează riscurile ;

d) transferarea (externalizarea) riscului, îndeosebi în cazul riscurilor financiare și

patrimoniale- încredinţarea gestionării riscului unui terţ care are expertiza necesară gestionării

acelui risc.;

e) tratarea (atenuarea) riscului, caz în care se identifică măsurile posibile ce pot fi luate astfel

încât riscurile să fie controlate satisfăcător, se grupează în variante alternative, se alege varianta

cea mai avantajoasă din perspectiva raportului cost/beneficiu. Activitatea de atenuare a riscurilor

constă în: stabilirea de obiective, alocarea de resurse, stabilirea procedurilor de lucru necesare,

organizarea activităţii de atenuare a riscului, stabilirea activităţilor de control ( de ex, controlul

respectării procedurilor stabilite).

6. stabilesc ordinea de priorități în tratarea riscurilor, astfel încât expunerea la riscurile reziduale

să se situeze în limitele de toleranță aprobate;

7. stabilesc măsurile de control ce trebuie luate în vederea controlării riscurilor, termenele-

limită până la care acestea trebuie implementate, precum și persoanele responsabile cu

implementarea.

8.4.7. La finele fiecărei ședințe EGR, responsabilul cu riscurile desfășoară următoarele acțiuni:

1. consemnează în procesul-verbal al ședinței toate hotărârile luate, procesul-verbal se aprobă

de conducătorul compartimentului;

2. transmite formularele Alertă la risc și documentația aferentă pentru riscurile escaladate

coordonatorilor de compartimente;


119

3. transmite persoanelor responsabile cu implementarea măsurilor de control, modificarea

măsurilor sau a termenelor pentru riscurile aflate deja în fza de implementare a măsurilor de

control intern;

4. îndosariază formularele Alertă la risc pentru care s-a luat decizia de clasare (în cazul

riscurilor nerelevante) , precum și pe cele aferente riscurilor pentru care s-a luat decizia de

reținere pentru gestionare.

5. completează, actualizează registrul riscurilor cu datele/informațiile despre riscurile care sunt

sau care urmează a fi gestionate la nivelul compartimentelor.

8.5. Activități necesare implementării și monitorizării măsurilor de control

8.5.1. Anual, până la finele lunii decembrie a anului în curs, Responsabilul cu riscurile

întocmește Planul pentru implementarea măsurilor de control pentru anul următor, pe baza:

1. deciziilor directorului Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău

2. propunerilor membrilor EGR, aprobate de coordonatorul compartimentului;

3. propunerilor Comisiei SCMI;

4. recomandărilor cu privire la măsurile de control cuprinse în rapoatele de audit;

8.5.2. În Plan se cuprind, într-o secțiune distinctă, riscurile de corupție, măsurile de control

adoptate pentru prevenirea acestora, termenele de implementare și persoanele responsabile cu

implementarea măsurilor de control.

8.5.3. Planul se semnează de către coordonatorul compartimentului și se transmite, spre

aprobare directorului Colegiului. Termenul de aporbare a Planului este cel târziu până la data

de 31 ianuarie a anului pentru care este întocmit Planul.

8.5.4. După aprobare, Responsabilul cu riscurile transmite persoanelor responsabile cu

implementarea măsurilor de control, câte un exemplar al acestuia, pentru aplicare.


120

8.5.5. Responsabilii cu implementarea măsurilor de control îl informează semestrial și ori de

câte ori este cazul, pe coordonatorul compartimentului, cu privire la stadiul implementării

măsurilor de control, pentru analiză și decizie.

8.6. Activități necesare revizuirii și raportării situației riscurilor

8.6.1. Cel puțin anual sau ori de câte ori este cazul, coordonatorii compartimentelor asigură

analizarea, de către EGR, a stadiului implementării măsurilor de control, a eficacității acestora,

precum și reevaluarea riscurilor din sfera lor de responsabilitate.

8.6.2. În cadrul procesului de revizuire, membrii EGR analizează dacă:

1. riscurile persistă

2. au apărut riscuri noi

3. impactul și probabilitatea riscurilor au suferit modificări, caz în care membrii EGR revizuiesc

calificativele riscurilor ( expunerea la risc)

4. sunt neecsare noi măsuri de control intern

5. măsuri de control pentru contracararea riscurilor, noi termene pentru implementarea acestora;

6. anumite riscuri trebuie escaladate la niveluri de management superioare;

7. se impune reprioritizarea riscurilor;

8. riscurile tratate pot fi închise, ca urmare a:

a) constatării, de către membrii EGR, a eliminării cauzelor care favorizau apariția riscurilor

respective;

b) renunțării la obiectivele la care erau asociate riscurile respective;

c) alte situații, motivate de EGR;

8.6.3. În cel mult o lună de la expirarea semestrului în cauză, Responsabilul cu riscurile

elaborează un raport cu privire la desfășurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul

compartimentului.


121

8.6.4. Raportul cuprinde o sinteză a activităților desfășurate, în perioada de raportare, de fiecare

compartiment, în cadrul procesului de gestionare a riscurilor, conținând cel puțin următoarele

aspecte:

1. activitățile derulate în perioada pentru care se întocmește raportul, în scopul tratării riscurilor

identificate;

2. riscuri noi și măsurile de control instituite;

3. rezultatele reevaluării riscurilor, în cazul în care riscurile au fost reevaluate în perioada

raportată;

4. mențiuni cu privire la întocmirea/actualizarea Registrului riscurilor;

5. alte aspecte/probleme considerate relevante, în legătură cu modul în care au fost gestionate

riscurile la nivelul compartimentului.

8.6.5. În Raport se cuprinde, distinct, o secțiune referitoare la:

1. riscurile cu un nivel al expunerii ridicat și foarte ridicat, încadrate în nivelurile de toleranță,

intolerabil și tolerare scăzută, care ar putea afecta îndeplinirea obiectivelor specifice ale

compartimentelor;

2. stadiul implementării Planului, la data raportării;

8.6.6. După aprobarea de către coordonatorul compartimentului, Responsabilul cu riscurile

transmite, simultan, un exemplar al raportului, la care se anexează un exemplar al Registrul

riscurilor actualizat la data raportării, directorului Colegiului în vederea întocmirii și actualizării

a profilului de risc al Colegiului și în vederea întocmirii unei Note de concluzii desprinse din

analiza registrelor riscurilor și a rapoartelor elaborate de responsabilii cu riscurile, cu privire la

desfășurarea proecsului de gestionare a riscurilor la nivelul compartimentelor și prezentarea

acesteia Comisiei SCMI spre dezbatere și aprobare a propunerilor de îmbunătățire a gestionării

riscurilor. În Nota de concluzii se cuprinde, distinct, o secțiune referitoare la riscurile cu un nivel

al expunerii ridicat și foarte ridicat, încadrate în nivelurile de toleranță „intolerabil”, “tolerare

scăzută” care ar putea afecta îndeplinirea obiectivelor specifice și/sau generale ale

compartimentelor/colegiului.



122


- foi de scris

- tonner

- spaţiu de lucru pentru activitatea Comisiei SCMI, a EGR;

8.7.2.Resurse umane

- directorul Colegiului Național „Ferdinand I”, coordonatorii de compartimente, membrii EGR,

membrii Comisiei SCMI




ale personalului

participă la inventarierea proceselor/activităților în relație cu obiectivele

specifice;

identifică și realizează o evaluare preliminară a riscurilor inerente;

formulează opinii cu privire la măsurile de control intern pentru riscurile

identificate, pe care le consemnează în formularul Alertă la risc;

implementează măsurile de control

ale Responsabilului cu riscurile

colectează, înregistrează, analizează, selectează şi clasează formularele Alertă la

risc;

propune tipul de răspuns (strategia) pentru fiecare risc nou-identificat;


123

elaborează o informare scrisă despre rezultatele analizei formularelor Alertă la

risc;

transmite, ori de câte ori este cazul, coordonatorului compartimentului, spre

analiză, dosarul cu riscurile nou-identificate, precum şi informările scrise cu privire la

rezultatele analizei formularelor Alertă la risc şi la stadiul implementării măsurilor de

control intern;

organizează şedinţele EGR;

elaborează Planul şi transmite câte un exemplar al acestuia, pentru aplicare,

persoanelor desemnate cu implementarea măsurilor de control;

redactează procesele verable ale şedinţelor EGR, completează/actualizează,

listează şi îndosariează Registrul riscurilor;

elaborează Planul semestrial cu privire la desfăşurarea procesului de gestionare

a riscurilor la nivelul compartimentului;

Echipa de gestionare a riscurilor (EGR)

Validează sau invalidează propunerea de clasare pentru riscurile considerate

nerelevante;

Evaluează şi ierarhizează riscurile asociate obiectivelor specifice ale

compartimentelor;

Propune escaladarea riscurilor la nivelul ierarhic imediat superior sau la nivelul de

competenţă care le poate controla;

Face propuneri cu privire la tipul de răspuns cel mai adecvat pentru fiecare risc

identificat şi evaluat;

Analizează noile riscuri raportate, ca şi modificările apărute la riscurile iniţiale;

Revizuieşte calificativele riscurilor şi stabileşte o nouă iererhizare a riscurilor în

funcţie de priorităţi;

Analizează stadiul implementării măsurilor de control;

Analizează rapoartele de audit şi propune măsuri de implementare a

recomandărilor cuprinse în acestea;

Propune măsuri de control, termene-limită şi responsabilii cu implementarea

măsurilor de control;

Stabileşte închiderea riscurilor soluţionate.

Persoanele responsabile cu implementarea măsurilor de control

Informează, semestrial şi ori de câte ori este cazul, pe conducătorul compartimentului, cu

privire la stadiul implementării măsurilor de control;

Coordonatorul/conducătorul compartimentului


124

Numeşte Responsabilul cu riscurile şi înlocuitorul acestuia

Asigură cadrul organizaţional şi procedural pentru punerea în aplicare a măsurilor de

control intern;

Analizează riscurile nou-identificate şi informările cu privire la rezultatele analizei

formularelor Alertă la risc şi la stadiul implementării măsurilor de control;

Stabileşte data la care se convoacă şedinţa EGR;

Conduce şedinţele EGR;

Aprobă procesul-verbal al şedinţei EGR;

Decide cu privire la alegerea tipului cel mai adecvat de răspuns la risc;

Coordonează şi supraveghează desfăşurarea activităţilor de punere în aplicare a măsurilor

de control al riscurilor;

Semnează Planul;

Aprobă Raportul semestrial cu privire la desfăţurarea procesului de gestionare a

riscurilor la nivelul compartimentului;

Comisia SCMI

Selectează, analizează şi prioritizează riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor

generale şi funcţionarea de ansamblu a Colegiului;

Propune limite de toleranţă a riscurilor;

Analizează şi dezbate conţinutul Notei de concluzii desprinse din analiza registrelor

riscurilor şi a rapoartelor elaborate de responsabilii cu riscurile, cu privire la

desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul compartimentelor

Colegiului Naţional „Ferdinand I”Bacău

Aprobă propunerile de îmbunătăţire a gestionării riscurilor, formulate în Nota de

concluzii;

Formulează propuneri de îmbunătăţire a gestionării riscurilor care pot afecta atingerea

obiectivelor generale şi funcţionarea de ansamblu a Colegiului;

Informează directorul unităţii de învăţământ asupra aspectelor procesului de gestionare

a riscurilor;

Secretarul Comisiei SCMI

Întocmeşte şi actualizează Registrul Riscurilor la nivel centralizat, prin agregarea

datelor/informaţiilor cuprinse în Registrul Riscurilor de la nivelul compartimentelor

Colegiului;

Întocmeşte şi actualizează profilul de risc al Colegiului Naţional „Ferdinand I”

Bacău;

Elaborează şi prezintă Comisiei SCMI spre analiză şi dezbatere Notei de concluzii

desprinse din analiza registrelor riscurilor şi a rapoartelor elaborate de responsabilii


125

cu riscurile, cu privire la desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul

compartimentelor Colegiului Naţional „Ferdinand I”Bacău

Directorul

Analizează şi avizează rapoartele semestriale privind desfăşurarea procesului de

gestionare a riscurilor de la nivelul compartimentelor

Aprobă propunerile privind limitele de toleranţă a riscurilor

Aprobă Planul şi dispun măsuri de control pentru tratarea riscurilor escaladate,

stabilind şi termene pentru implementarea acestora

Colegiul Național

„Ferdinand I”

Bacău

PROCEDURA DE SISTEM

PRIVIND ARHIVAREA

DOCUMENTELOR ȘI

ÎNREGISTRĂRILOR

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I

COD PS: PROCEDURA DE SISTEM– PS ....

DATA:


Nr.

crt.

Elemente privind


Numele şi

prenumele


1. Elaborat ................. ......................,

secretar

2. Verificat .......................... secretar-şef


Berza

Director


126

2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii

Ediţia sau,

după caz,

revizia în

cadrul ediţiei


reviziei

Data de la care se

aplică prevederile


ediţiei



Nr.

crt.

Scopul

difuzării


prenume


1. Informare

aplicare

şi

arhivare


2. Informare

evidenţă

I Echipa

managerială

( top

management)



contabil +

achiziţii

Contabil-şef ....................... ..................



127

4. 1. Procedura stabilește modul de arhivare și păstrare a documentelor, precum și

responsabilitățile privind aceste operațiuni.

4. 2. Procedura se referă la activitatea tuturor compartimentelor din cadrul Colegiului

Naţional „Ferdinand I” Bacău.



economic, eficient şi eficace pentru îndeplinirea obiectivelor generale ale Colegiului Naţional



5.1. Procedura se aplică de către toate compartimentele din cadrul Colegiului Naţional

„Ferdinand I” Bacău pentru arhivarea şi păstrarea tuturor documentelor pe suport hârtie,

înregistrări foto, video, audio.

5.2. Prezenta procedură nu se aplică pentru arhivarea documentelor în formă electronică.



- nu este cazul


6.2.1. SR EN ISO 9001:2001 „Sisteme de management al calităţii. Cerinţe.”

6.2.2. SR EN ISO 9000:2006 „Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi

vocabular.”

6.2. 3. Legea 16/1996 a Arhivelor Naţionale actualizată



128


4925/2005).




7.1. Definiţii:

-

7.2. Abrevieri:



interioară





8.1. Evidența documentelor

Toate compartimentele sunt obligate să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor

documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern şi a celor ieşite.

Documentele/înregistrările se păstrează de către elaboratori şi utilizatori la locul de muncă

(arhivă activă), pe durata specificată în procedurile operaționale și în reglementări legale.

După expirarea perioadei de păstrare operativă, şefii compartimentelor întocmesc

propuneri pentru arhivare care sunt aprobate de directorul Colegiului. Acesta desemnează prin


129

decizie internă persoana cu atribuții de arhivare la nivelul unității (arhivarul unității). La nivelul

compartimentelor Secretariat și Contabilitate ( compartimente ce operează cu un volum ridicat de

documente și înregistrări) se va numi o persoană responsabilă cu îndosarierea.

Anual, persoana responsabilă cu îndosarierea documentelor la fiecare compartiment

grupează documentele în unităţi arhivistice potrivit problematicii şi a termenelor de păstrare

stabilite în nomenclatorul arhivistic al unității de învățământ.

Nomenclatorul arhivistic este întocmit de către persoana cu atribuții de arhivare de la

nivelul unității de învățământ, pe baza propunerilor transmise de şefii compartimentelor, este

aprobat prin decizie a directorului Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău şi confirmat de către

Direcția Județeană a Arhivelor Naționale.

În fiecare dosar se introduce o pagină de gardă, care se completează de către persoana

responsabilă cu îndosarierea documentelor la fiecare compartiment. Se numerotează fiecare

pagină din dosar şi totalul de pagini se înscrie pe pagina de gardă.

Documentele astfel grupate se depun de către persoana responsabilă cu îndosarierea

acestora, în al doilea an de la constituire, la depozitul arhivei Colegiului Național „Ferdinand I”

Bacău , pe bază de

inventar de documente și proces verbal de predare primire.

Evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor de unităţi arhivistice în/din depozitul arhivei este

consemnată de către arhivarul unităţii într-un registru de evidență .

Scoaterea documentelor din evidenţa arhivei se face numai cu aprobarea directorului, în

urma selecţionării sau transferului în alt depozit de arhivă.

8.2. Selecționarea documentelor

În cadrul Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău funcționează o Comisie de

selecţionare, numită prin decizie a directorului Colegiului.

Comisia este compusă din 3 persoane:

- preşedinte, numit din cadrul compartimentului......................

- secretar, numit din cadrul compartimentului...................................... - un membru, numit din cadrul compartimentului ...............................................

Această comisie se întruneşte anual sau ori de câte ori este necesar, la propunerea arhivarului unităţii, pentru a aproba lista cu documentele care urmează a fi înlăturate ca fiind nefolositoare, expirându-le termenul de păstrare; hotărârea luată se consemnează într-un proces-verbal al Comisiei de selecționare.


130

Documentele se scot din evidenţele arhivelor şi se pot elimina numai în baza proceselor-verbale ale comisiei menţionate anterior.

8.3. Păstrarea documentelor

Directorul Colegiului numeşte prin decizie o persoană în funcţia de arhivar al unităţii, care

este obligată să păstreze documentele deţinute în arhivă în condiţii corespunzătoare.

Conducerea unităţii, la propunerea arhivarului unităţii, alocă spaţiul necesar pentru arhivă.

Arhivarul unităţii asigură îndeplinirea condiţiilor (temperatură, umiditate, luminozitate,

condiţii de siguranţă) în incinta spaţiului destinat arhivării.

Arhivarul unităţii urmăreşte întoarcerea documentelor ieşite la solicitarea coordonatorilor de

compartimente spre consultare şi sesizează directorul Colegiului în cazul întârzierii acestora sau

a altor probleme apărute în arhivă.

Păstrarea documentelor în arhivă se face pe durata prevăzută în nomenclatorul arhivistic.


9.1. Directorul

9.1.1. Alocă spaţiul necesar arhivării.

9.1.2. Asigură resursele umane şi materiale pentru crearea condiţiilor de funcţionare normală a

arhivei.

9.1.3. Numeşte prin decizie componenţa Comisiei de selecţionare la nivelul Colegiului.

9.1.5. Aprobă scoaterea documentelor din evidenţa arhivei, în urma selecţionării sau mutării în

alt depozit.



131

9.2.1. Asigură păstrarea la locul de muncă (operativă) şi depunerea la arhivă a documentelor

după expirarea perioadei de păstrare operativă, legarea, cartonarea şi identificarea.

9.2.2. Propun predarea documentelor la arhiva Colegiului.

9.2.3. Coordonează îndosarierea documentelor pe unităţi arhivistice la nivelul compartimentului.

9.2.4. Propune persoana responsabilă cu îndosarierea documentelor.

9.2.5. Fac propuneri pentru întocmirea, modificarea şi completarea Nomenclatorului arhivistic al

unității de învățământ, pentru documentele create/păstrate de către compartimentul pe care îl

conduc.

9.3. Arhivarul responsabil cu arhivarea la Colegiul Național “Ferdinand I” Bacău

9.3.1. Preia documentele grupate în unităţi arhivistice de la compartimente pentru păstrarea în

arhivă.

9.3.2. Asigură documentele deţinute în arhivă în condiţii corespunzătoare.

9.3.3. Ţine evidenţa intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice din arhivă.

9.3.4. Verifică modul de păstrare în timp a documentelor.

9.3.5.Pune la dispoziţie, în anumite situaţii, pe bază de semnătură şi ţine evidenţa documentelor

împrumutate compartimentelor creatoare, pe baza registrului de evidenţă a intrărilor-ieşirilor

unităţilor arhivistice; la restituire verifică integritatea documentelor împrumutate.

9.3.6. Convoacă Comisia de selecţionare în vederea analizării dosarelor cu termenele de păstrare

expirate, care sunt propuse pentru distrugere.

9.3.7. Asigură difuzarea Nomenclatorului arhivistic tuturor compartimentelor organizatorice din cadrul Colegiului Național “Ferdinand I” Bacău.

9.4. Comisia de selecționare

9.4.1. Analizează şi aprobă lista întocmită de către arhivarul unității cu documentele având

termenele de păstrare depăşite, propuse spre a fi distruse.


132

Colegiul Național

„Ferdinand I”

Bacău

PROCEDURA DE SISTEM

privind inventarierea elementelor

de activ si de pasiv

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I

COD PS: PROCEDURA DE SISTEM – PS ....

DATA:


Nr.

crt.

Elemente privind


Numele şi

prenumele


1. Elaborat ................. Administrator

2. Verificat ......................... Contabil-şef


Berza

Director



133

Ediţia sau,

după caz,

revizia în

cadrul ediţiei


reviziei

Data de la care se

aplică prevederile


ediţiei



Nr.

crt.

Scopul

difuzării


prenume


1. Informare

aplicare

şi

arhivare


2. Informare

evidenţă

I Echipa

managerială

( top

management)



CEAC

.................... ...................


contabil +

achiziţii

Contabil-şef ....................... ..................


educativă şi cea

Consilier

pentru

proiecte şi

.................. .......................


134

extracurriculară programe


administrativ

Administrator

de patrimoniu


metodice

Şef Comisie

metodică


4. 1. Procedura este elaborată în scopul prezentării regulilor minime privind modul de

organizare şi efectuare a inventarierii elementelor de activ şi pasiv, pentru asigurarea unui

echilibru între sarcini, competenţe şi responsabilităţi şi pentru menţinerea unor riscuri acceptabile

ale acţiunii de inventariere.







5.1. Procedura internă operaţională de realizare a inventarului stabileşte cadrul general și

etapele procesului de inventariere, atribuţiile personalului însărcinat cu implementarea

procedurii, termene de realizare.

5.2. Activitatea de inventariere este parte a portofoliului de activității specifice

compartimentelor Contabilitate și Administrare patrimoniu, având ca scop general stabilirea

situației reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii ale


135

unității, precum și a bunurilor și valorilor

deținute cu orice titlu, aparținând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii

situațiilor financiare anuale realizate cu scopul evaluării elementelor inventariate și punerii de

acord a datelor contabilității cu realitatea faptică ce a fost constatată.

5.3. Rezultatele activităţii de inventariere fundamentează decizii manageriale legate de

mentenanța și dezvoltarea bazei materiale, de gestionarea eficientă, economică a fondurilor.

5.4. Sursa datelor ce vor fi procesate în cadrul acestei proceduri vor fi culese de pe teren,

de către persoanele responsabile cu efectuarea operațiunii de inventariere.



- nu este cazul


6.2.1. OMFP nr. 2861/2009 - pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi

efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.

6.2.2. Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii (**republicată**).

6.2.3. OMFP nr. 3512/2008 – privind documentele finaciar contabile

6.2.4. OMFP nr. 1917/2005 - pentru aprobarea Normelor metodologice privind

organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice, planul de conturi pentru instituţii

publice şi a instrucţiunilor de aplicare a acestuia.

6.2.5. H.G. nr. 1.031/1999 - pentru aprobarea Normelor metodologice privind

înregistrarea în contabilitate a bunurilor care alcătuiesc domeniul public al statului şi al unităţilor

administrativ-teritoriale.

6.2.6. LEGE nr. 213/1998 - privind proprietatea publică şi regimul juridic al acesteia

(*actualizată*),

6.2.7. OMFP nr. 3.471/2008 - pentru aprobarea Normelor metodologice privind

reevaluarea şi amortizarea activelor fixe corporale aflate în patrimoniul instituţiilor publice


136

6.2.8. O.G. nr. 81/2003 - privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe aflate în

patrimoniul instituţiilor publice.

6.2.9. O.G. nr. 3/2005 - pentru modificarea O.G. nr. 81/2003 privind reevaluarea şi

amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul instituţiilor publice.

6.2.10. LEGE nr. 15/1994 - privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale

şi necorporale(**republicată**) (*actualizată*).

6.2.11. Decret nr. 209/1976 - pentru aprobarea Regulamentului operaţiunilor de casă.

6.2.12. Legea nr. 22/1969 - privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi

răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor, modificată prin Legea nr.54/1994.

6.2.13. H.G.nr.2230/1969 - privind gestionarea bunurilor materiale.



4925/2005).




7.1. Definiţii:


1. Procedura operaţională de realizare a

recensământului

Prezentare formalizată, în

scris, a paşilor ce trebuie

urmaţi, a metodelor de lucru

stabilite şi a regulilor de

aplicat în vederea elaborării

bazei de date a copiilor


137

născuţi în circumscripţia

şcolară

2. Ediţia acestei proceduri operaţionale Prima ediție elaborată

3. Inventarierea Stabilirea situaţiei reale a

tuturor elementelor de activ şi

de pasiv, precum şi a

bunurilor şi valorilor deţinute

cu orice titlu, aparţinând altor

persoane juridice sau fizice, în

vederea întocmirii situaţiilor

financiare anuale care trebuie

să ofere o imagine fidelă a

poziţiei financiare şi a

performantei unităţii pentru

respectivul exerciţiu financiar.





7.2. Abrevieri:



interioară





138


8.1. PRINCIPII şi REGLEMENTĂRI

8.1.1. Principiile generale care stau la baza realizării unei inventarieri sunt:

a) Principiul permanenţei metodelor, potrivit căruia modelele şi regulile de evaluare a

elementelor de activ şi pasiv inventariate trebuie menţinute, asigurând comparabilitatea în timp a

informaţiilor contabile.

b) Principiul separării sarcinilor, potrivit căruia din comisiile de inventariere a

bunurilor nu fac parte persoanele care au responsabilităţi legate de administrarea patrimoniului

instituţiei.

c) Principiul asigurării competenţei, potrivit căruia în comisia de inventariere vor fi

numite numai persoanele care au pregătirea tehnică şi economică care să le permită identificarea

şi evaluarea bunurilor sau valorilor inventariate.

8.1.2. Reglementări specifice instituţiilor publice:

a) Bunurile inventariate se evaluează şi se înscriu în listele de inventariere la valoarea

contabilă (valoarea de înregistrare).

b) Bunurile constatate lipsă la inventariere se evaluează şi se înregistrează în

contabilitate la valoarea contabilă.

c) Bunurile imputabile se recuperează de la persoanele vinovate la valoarea de înlocuire.

d) Bunurile constatate în plus se evaluează şi se înregistreză în contabilitate la costul de

achiziţie al acestora sau a preţului pieţii.

8.1.3. Reglementări privind constituirea Comisiilor de inventariere:

a) Comisiile de inventariere pot fi formate din salariaţii proprii sau persoane fizice sau

juridice angajate pe bază de convenţii.

b) Comisia/comisiile de inventariere se vor constitui pentru:

inventarierea imobilizărilor şi stocurilor, constituite în gestiuni sau date în

păstrare responsabililor de bunuri;

inventarierea disponibilităţilor băneşti din trezorerii şi bănci comerciale,

numerarului din casieria unităţii şi a altor valori precum şi a creanţelor şi obligaţiilor faţă de terţi;

verificarea situaţiilor analitice întocmite pentru justificarea soldurilor conturilor

sintetice de activ şi pasiv ce nu reprezintă bunuri.

c) In situaţia în care complexitatea şi volumul elementelor de inventariat este ridicat, se

pot constitui comisii de inventariere şi o comisie centrală de inventariere, care are ca sarcină să

organizeze, să supravegheze şi să controleze modul de efectuare a operaţiunilor de inventariere.


139

Notă1: Toate elementele unui cont sintetic sau sintetic de gradul II, vor fi inventariate de o

singură comisie.

Notă2: O comisie poate inventaria mai multe conturi.

Notă3: Nr. membrilor unei comisii este dat de complexitatea elementelor de activ şi pasiv pe care

le inventariază.

8.1.4. Reglementări privind membrii Comisiilor de inventariere:

a) Numirea ca membri în comisia de inventariere numai a persoanelor care au

pregătirea tehnică şi economică corespunzatoare care le permite identificarea şi evaluarea

bunurilor, valorilor, creanţelor şi obligaţiilor.

b) Din comisia de inventariere nu pot face parte:

gestionarul gestiunii inventariate;

responsabilul de bunuri, care primeşte şi păstreaza bunuri în cadrul sarcinilor de

serviciu;

contabilii care au în evidenţă gestiunea respectivă sau care ţin contul de evidenţă a

elementului de activ sau pasiv inventariat;

persoanele responsabile pentru urmărirea decontării creanţelor;

ordonatorul de credite, conducătorul compartimentului financiar-contabil şi

conducătorul compartimentului juridic.

8.1.5. Reglementări privind activitatea Comisiilor de inventariere:

a) Lucrările de inventariere se desfăsoară numai în prezenţa tuturor membrilor comisiei

de inventariere şi a gestionarului.

b) În cazul lipsei unui membru din comisia de inventariere se solicită numirea prin

decizie a unui înlocuitor, iar în cazul neprezentării gestionarului se solicită ordonatorului

numirea altei persoane care participă la inventariere.

c) Listele de inventariere vor fi semnate, pe fiecare pagină, de către toţi membrii

comisiei şi de gestionarul gestiunii, cu menţiunea acestuia, pe ultima filă a listei, că toate

cantităţile au fost stabilite în prezenţa sa, bunurile respective se află în păstrarea şi răspunderea

sa, nu mai are bunuri care nu au fost supuse inventarierii precum şi faptul că preţurile, cantităţile,

calităţile şi unităţile au fost stabilite în prezenţa sa şi nu are obiecţiuni de făcut.

d) Completarea listelor de inventariere se efectuează fie folosind sistemul informatic

de prelucrare automată a datelor, fie prin înscrierea elementelor de active identificate, fără spaţii

libere şi fără ştersături, conform procedurilor interne aprobate. Listele de inventariere utilizate

sunt cele prezentate ca model în anexa nr. 3 la Ordinul Ministrului Economiei şi Finantelor nr.

3.512/2008 privind documentele financiar-contabile.

e) Evaluarea, cu ocazia inventarierii, a elementelor de natura activelor, datoriilor şi

capitalurilor proprii se face potrivit prevederilor reglementarilor contabile aplicabile, precum si

ale prezentelor norme. Evaluarea se va efectua cu respectarea principiului permanenţei

metodelor, potrivit căruia modelele şi regulile de evaluare trebuie menţinute, asigurând

comparabilitatea în timp a informaţiilor contabile. La stabilirea valorii de inventar a bunurilor se


140

aplică principiul prudenţei, potrivit căruia se ţine seama de toate ajustările de valoare datorate

deprecierilor sau pierderilor de valoare. In cazul în care se constată că valoarea de inventar este

mai mare decat valoarea cu care acesta este evidenţiat în contabilitate, în listele de inventariere se

înscriu valorile din contabilitate. In cazul în care valoarea de inventar a bunurilor este mai mică

decât valoarea din contabilitate, în listele de inventariere se inscrie valoarea de inventar. Pentru

elementele de natura activelor la care s-au constatat deprecieri, pe baza listelor de inventariere

întocmite distinct, Comisia de inventariere face propuneri de ajustări pentru depreciere sau

ajustări pentru pierdere de valoare, dupa caz, ori de înregistrare a unor amortizări suplimentare

(pentru deprecierile ireversibile ale imobilizărilor amortizabile), acolo unde este cazul, aratând

totodată cauzele care au determinat aceste deprecieri.

8.2. INIŢIALIZAREA ACŢIUNII DE INVENTARIERE

8.2.1. Coordonatorul compartimentului financiar-contabilitate elaborează şi prezintă

directorului Referatul privind organizarea inventarierii.

8.2.2. Directorul Colegiului emite Decizia privind organizarea inventarierii.

8.2.3. Preşedintele comisiei centrale de inventariere sau persoana delegată de director

efectuează instruirea membrilor comisiilor de inventariere şi încheie un Proces – verbal de

instruire.

8.3. CONDIŢII ORGANIZATORICE

8.3.1. Gestionarii, responsabilii de bunuri, de valori şi de conturi au obligaţia pregătirii

gestiunii în vederea inventarierii.

8.3.2. Compartimentul de achiziţii va aproviziona materialele şi bunurile necesare

comisiilor de inventariere şi va sista / limita achiziţiile la strictul necesar pe durata desfăşurării

acţiunii de inventariere.

8.4. ACTIVITATEA COMISIEI DE INVENTARIERE

8.4.1. Comisia de inventariere trebuie să solicite declaraţia scrisă din partea

gestionarului.


141

8.4.2. Operaţiunile de inventariere se vor desfăşura conform OMFP nr. 1753 / 2005

pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi

de pasiv şi a precizărilor primite la efectuarea instruirii.

8.4.3. Documentele ce se întocmesc cu ocazia inventarierii sunt:

a) liste de inventariere, cod 14.6.12, 14.6.12/a şi 14.6.12/b (6.3), separat pentru:

bunuri aparţinând instituţiei;

bunuri aparţinând terţilor;

bunuri depreciate, inutilizabile sau degradate;

propuneri pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar şi declasare sau casare

a unor stocuri;

investiţii puse în funcţiune total sau parțial, cărora nu li s-au întocmit forme de

înregistrare ca imobilizări corporale;

lucrări de investitiţii sistate sau abandonate;

b) situaţii analitice distincte;

c) extrase de cont, cod.14.6.3 (de la 6.3);

d) punctaje reciproce cu terţii;

e) conturi sau deconturi externe.

8.4.4. Comisia de inventariere poate solicita, atunci când consideră necesar, explicaţii

scrise de la gestionari şi responsabili de bunuri.

8.4.5. Comisia de inventariere justifică, prin note scrise, modalităţile specifice utilizate

pentru determinarea stocurilor faptice de bunuri sau a lucrărilor executate.

8.4.6. Comisia de inventariere întocmeşte şi transmite directorului Colegiului, în termen

de 7 zile lucrătoare de la terminarea acţiunii, Procesul verbal de inventariere.

8.4.7. Listele de inventariere, situaţiile analitice şi procesele verbale de inventariere

reprezintă documente contabile justificative pentru înregistrări în Registrul – inventar, cod

14.1.2.

8.5. ACTIVITATEA COMPARTIMENTULUI CONTABILITATE

8.5.1. Calculează diferenţele valorice şi semnează listele de inventar pentru exactitatea

soldului scriptic precum şi pentru exactitatea calculelor efectuate.

8.5.2. Elaborează situaţiile analitice anuale ale soldurilor conturilor sintetice de activ şi

pasiv care nu reprezintă bunuri.

8.5.3. Asigură efectuarea confirmării de către terţi a creanţelor şi obligaţiilor şi a listelor

de inventar cu bunurilor aparţinând acestora.

8.5.4. Înregistrează în evidenţa contabilă analitică rezultatele inventarierii gestiunilor de

bunuri în termen de cel mult şapte zile de la data aprobării procesului verbal.

8.5.5. Înregistrează în Registrul inventar, într-o formă recapitulativă, elementele

inventariate după natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica conţinutul fiecărui post

al bilanţului.


142

Registrul - inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ şi

de pasiv. Elementele de activ şi de pasiv înscrise în Registrul - inventar au la baza listele de

inventariere, situaţiile nominale sau alte documente care justifică conţinutul acestora.

În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul - inventar se

înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor şi se

scad rulajele ieşirilor de la data inventarierii până la data încheierii exerciţiului financiar, astfel

încât la sfărşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de activ şi

pasiv.

8.5.6. Arhivează procesele-verbale de inventariere, listele de inventariere şi orice alte

documente anexe întocmite pentru justificarea constatărilor şi propunerilor.

8.6. VALORIFICAREA REZULTATELOR INVENTARIERII

8.6.1. Procesul verbal de inventariere, împreună cu anexele, se prezintă directorului

Colegiului în termen de trei zile de la data încheierii operaţiunilor de inventariere.

Directorul aprobă sau respinge, după caz, propunerile comisiei de inventariere.

Comisia de inventariere va transmite Procesul verbal la:

- Compartimentul financiar – contabil, pentru operare şi arhivare;

- Compartimentelor de specialitate care au în atribuţii legate de soluţionarea

propunerilor aprobate.

8.6.2. Valoarea bunurilor constate în plus/lipsă la inventariere, se înregistrează în

contabilitate în termen de trei zile.

8.6.3. Scăderea din contabilitate a bunurilor constate lipsă de la inventariere, care nu se

datoreaza culpei unei persoane, se va face numai după obţinerea avizului directorului unității.

8.6.4. În cazul bunurilor constatate lipsă, ce urmează a fi imputate, care nu pot fi

cumpărate de pe piaţă, valoarea de imputare se stabileşte de către o comisie numită prin decizie

de către director, acţiune urmată de emiterea deciziei de imputare (în cadrul formularelor

existente pentru dispoziţii / decizii, se va introduce conţinutul formularului cod.14.8.2.) şi

declanşarea procedurii de recuperare a lipsurilor constate la inventariere, de la

persoanele vinovate (angajamentul de plată se va elabora pe baza formularului cod 14.8.2/a).

8.6.5. Pentru lipsurile sau sustragerile care constituie infracţiuni, directorul va dispune

sesizarea organelor de urmărire penală.



143

9.1. Directorul

9.1.1. Răspunde de organizarea lucrărilor de inventariere.

9.1.2. Răspunde de organizarea activităţilor privind urmărirea şi recuperarea lipsurilor şi

pagubelor constatate.

9.2. Coordonatorul activităţilor financiar contabile

9.2.1. Răspunde de înregistrarea în evidenţa contabilă a rezultatelor inventarierii.

9.2.2. Răspunde de evidenţierea în contabilitate, a pagubelor constatate la inventariere, în

conturi analitice distincte, iar în cadrul acestora, pe fiecare debitor

9.2.3. Răspunde de efectuarea înregistrărilor în Registrul-inventar.

9.2.4. Răspunde de cuprinderea rezultatelor inventarierii în situaţiile financiare întocmite

pentru exerciţiul financiar respectiv.

9.3. Membrii Comisiei de inventariere

9.3.1. Răspund de efectuarea la timp a lucrărilor de inventariere

9.3.2. Răspund de respectarea prevederilor OMFP nr. 1.753/2004 - pentru aprobarea

Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi de pasiv.

9.4. Coordonatorii compartimentelor

9.4.1. Răspund de asigurarea condiţiilor organizatorice necesare participării la

inventariere a personalului subordonat.

9.4.2. Răspund de soluţionarea propunerilor şi recomandărilor comisiei de inventariere.

9.5. Gestionarii şi responsabilii de bunuri

9.5.1. Răspund de corectitudinea informaţiilor şi datelor furnizate comisiei de

inventariere.

9.5.2. Răspund de buna gestiune a bunurilor şi valorilor încredinţate.


144

Colegiul Naţional

„Ferdinand I”

Bacău

Compartiment:

FINANCIAR-

CONTABIL

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

privind gestionarea riscurilor

pentru activitatea de contabilitate

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I

COD PO: PROCEDURA OPERAŢIONALĂ - PO ..........................

DATA:


Nr.

crt.

Elemente privind


Numele şi

prenumele


1. Elaborat ................. ......................

contabil-şef,

membru în

Comisia

SCMI


Iftimescu

Director

adjunct,

membru în


145

Comisia

SCMI


Berza

Director


Ediţia sau,

după caz,

revizia în

cadrul ediţiei


reviziei

Data de la care se

aplică prevederile


ediţiei



Nr.

crt.

Scopul

difuzării


prenume


1. Informare I Secretariat Secretar şef ........................ .................

2. Informare,

aplicare

I Echipa

managerială

( top

management)



contabil +

achiziţii

Contabil-şef ....................... ..................


146


administrativ

Administrator

de patrimoniu




nivelul compartimentului Contabilitate din cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand” I;



compartimentului Secretariat ;



4) stabileşte un set de reguli şi responsabilităţi privind gestionarea riscurilor în activitatea

financiar-contabilă;







Procedura operaţională se utilizează de către compartimentul Contabilitate din cadrul

Colegiului Naţional „Ferdinand” I în vederea gestionării riscurilor care pot afecta atingerea

obiectivelor sale specifice.

Activitatea de implementare a acestei proceduri operaţionale este parte a politicii





147



GOV 9100)







ulterioare




4925/2005)








www.mfinanțe.ro





148

7.1. Definiţii:












vederea asigurării























149



riscului în timp.








lui








asupra riscului



realizeze










materializează




150











toleranța la risc


evaluarea generală













a resurselor







sub o permanentă




151



constă în













organizația









utilizată pentru


respective


conducerea unui








152



cuprinzând o sinteyă a



riscurilor

7.2. Abrevieri:



interioară





managerial/intern


Riscurilor










153

intern/managerial


8.1. Generalităţi

Procedura operaţională răspunde nevoii managementului de a promova în mod ordonat,

economic, eficient şi eficace activităţile necesare atingerii misiunii Colegiului; de a proteja

resursele împotriva pierderilor, abuzului, gestionării defectuoase; conformitatea cu legile,

regulamentele; dezvoltarea şi menţinerea unor date financiare şi de management fiabile şi

raportate la timp.

8.2. Implementarea procedurii

8.2.1. Directorul numeşte prin decizie persoana care va gestiona responsabilităţile şi riscurile

aferente activităţii financiar-contabile (responsabil cu riscurile), fiind şi membru în EGR de la

nivelul Colegiului.

8.2.2. Responsabilul cu ricurile la nivelul compartimentului întocmeşte: lista cu activităţile

desfăşurate, identifică obiectivele specifice, stabileşte factorii de risc asociate şi nivelul de

apreciere a acestora.

8.2.3. Directorul Colegiului convoacă o sedinţă de analiză a EGR având ca scop discutarea

conţinutului tabelelor cuprinzând obiectivele specifice şi riscurile asociate acestora.

8.2.4. Responsabilul cu riscurile la nivelul compartimentului Contabilitate prezintă tabelul cu

obiectivele specifice şi riscurile asociate, în vederea analizării şi avizării.


154

8.2.5. În cazul când se hotărăşte completarea sau modificarea tabelelor, acestea se supun spre

aprobare, cu modificarile efectuate, directorului Colegiului. Se are în vedere stabilirea nivelului

riscurilor pe obiective.

8.2.6. Persoana desemnată întocmeşte un Plan de acţiune pentru minimizarea riscurilor inerente

.

8.2.7. Directorul Colegiului convoacă o sedinţă de analiză având ca scop discutarea Planurilor

de acţiune pentru a vedea dacă prin punerea acestora în aplicare riscurile inerente vor fi reduse

la un nivel care să asigure realizarea în mod cert a obiectivelor stabilite, la sfârşitul acestei

sedinţe de analiză fiind întocmit un proces-verba.

8.2.8. În cazul în care se hotarăşte completarea sau modificarea Planurilor de acţiune , persoana

desemnată efectuează completările şi modificările corespunzătoare şi supune apoi noile Planuri

de acţiune spre aprobare directorului unităţii.



- foi de scris

- tonner

- spaţiu de lucru

8.3.2.Resurse umane


155

- personalul compartimentului Contabilitate, membrii EGR, membrii Comisiei SCMI, directorul

Colegiului




Directorul


gestionare a riscurilor de la nivelul compartimentului Secretariat.

Aprobă propunerile privind limitele de toleranţă a riscurilor.

Aprobă Planul şi dispune măsuri de control pentru tratarea riscurilor escaladate,

stabilind şi termene pentru implementarea acestora.

Responsabilul cu riscurile

Întocmește lista riscurilor asociate obiectivelor specifice și o propune spre analiză EGR.

Întocmește Planul de acțiune corespunzător strategiei adoptate pentru fiecare risc

identificat

Participă la ședințele EGR

Implementează, la nivelul compartimentului Secretariat, măsurile de control intern

stabilite de Comisia SCMI

Personalul compartimentului

Aplică măsurile de gestionare a riscurilor și măsurile de control intern specifice

compartimentului, stabilite în cadrul ședințelor EGR și ale Comisiei SCMI.


156

Colegiul Naţional

„Ferdinand I”

Bacău

Compartiment:

SECRETARIAT


privind gestionarea riscurilor

pentru activitatea de secretariat

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I

COD PO: PROCEDURA OPERAŢIONALĂ - PO ..........................

DATA:


Nr.

crt.

Elemente privind


Numele şi

prenumele


1. Elaborat ................. ......................

secretar-şef,

membru în

Comisia

SCMI


Iftimescu

Director

adjunct,

membru în

Comisia


157

SCMI


Berza

Director


Ediţia sau,

după caz,

revizia în

cadrul ediţiei


reviziei

Data de la care se

aplică prevederile


ediţiei



Nr.

crt.

Scopul

difuzării


prenume


1. Aplicare

şi arhivare


2. Informare,

aplicare

I Echipa

managerială

( top

management)



158


CEAC

.................... ...................


contabil +

achiziţii

Contabil-şef ....................... ..................


educativă şi cea

extracurriculară

Consilier

pentru

proiecte şi

programe

.................. .......................


administrativ

Administrator

de patrimoniu


metodice

Şef Comisie

metodică




nivelul compartimentului Secretariat din cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand” I;



compartimentului Secretariat ;



4) stabileşte un set de reguli şi responsabilităţi privind gestionarea riscurilor în activitatea

de secretariat.




159





Procedura operaţională se utilizează de către compartimentul Secretariat din cadrul

Colegiului Naţional „Ferdinand” I în vederea gestionării riscurilor care pot afecta atingerea

obiectivelor sale specifice.

Activitatea de implementare a acestei proceduri operaţionale este parte a politicii






GOV 9100)







ulterioare



160



4925/2005)








www.mfinanțe.ro




7.1. Definiţii:






161








vederea asigurării
























riscului în timp.





162





lui








asupra riscului



realizeze










materializează










163





toleranța la risc


evaluarea generală













a resurselor







sub o permanentă





constă în





164










organizația









utilizată pentru


respective


conducerea unui









cuprinzând o sinteyă a



riscurilor


165

7.2. Abrevieri:



interioară





managerial/intern


Riscurilor









intern/managerial


8.1. Generalităţi


166

Procedura operaţională răspunde nevoii managementului de a promova în mod ordonat,

economic, eficient şi eficace activităţile necesare atingerii misiunii Colegiului; de a proteja

resursele împotriva pierderilor, abuzului, gestionării defectuoase; conformitatea cu legile,

regulamentele; dezvoltarea şi menţinerea unor date financiare şi de management fiabile şi

raportate la timp.

8.2. Implementarea procedurii

8.2.1. Directorul numeşte prin decizie persoana care va gestiona responsabilităţile şi riscurile

aferente activităţii de secretariat (responsabil cu riscurile), fiind şi membru în EGR de la nivelul

Colegiului.

8.2.2. Responsabilul cu ricurile la nivelul compartimentului întocmeşte: lista cu activităţile

desfăşurate, identifică obiectivele specifice, stabileşte factorii de risc asociate şi nivelul de

apreciere a acestora.

8.2.3. Directorul Colegiului convoacă o sedinţă de analiză a EGR având ca scop discutarea

conţinutului tabelelor cuprinzând obiectivele specifice şi riscurile asociate acestora.

8.2.4. Responsabilul cu riscurile la nivelul compartimentului Secretariat, prezintă tabelul cu

obiectivele specifice şi riscurile asociate, în vederea analizării şi avizării.

8.2.5. În cazul când se hotărăşte completarea sau modificarea tabelelor, acestea se supun spre

aprobare, cu modificarile efectuate, directorului Colegiului. Se are în vedere stabilirea nivelului

riscurilor pe obiective.

8.2.6. Persoana desemnată întocmeşte un Plan de acţiune pentru minimizarea riscurilor inerente

.


167

8.2.7. Directorul Colegiului convoacă o sedinţă de analiză având ca scop discutarea Planurilor

de acţiune pentru a vedea dacă prin punerea acestora în aplicare riscurile inerente vor fi reduse

la un nivel care să asigure realizarea în mod cert a obiectivelor stabilite, la sfârşitul acestei

sedinţe de analiză fiind întocmit un proces-verba.

8.2.8. În cazul în care se hotarăşte completarea sau modificarea Planurilor de acţiune , persoana

desemnată efectuează completările şi modificările corespunzătoare şi supune apoi noile Planuri

de acţiune spre aprobare directorului unităţii.



- foi de scris

- tonner

- spaţiu de lucru

8.3.2.Resurse umane

- personalul compartimentului Secretariat, membrii EGR, membrii Comisiei SCMI, directorul

Colegiului




Directorul


gestionare a riscurilor de la nivelul compartimentului Secretariat.

Aprobă propunerile privind limitele de toleranţă a riscurilor.


168

Aprobă Planul şi dispune măsuri de control pentru tratarea riscurilor escaladate,

stabilind şi termene pentru implementarea acestora.

Responsabilul cu riscurile

Întocmește lista riscurilor asociate obiectivelor specifice și o propune spre analiză EGR.

Întocmește Planul de acțiune corespunzător strategiei adoptate pentru fiecare risc

identificat

Participă la ședințele EGR

Implementează, la nivelul compartimentului Secretariat, măsurile de control intern

stabilite de Comisia SCMI

Personalul compartimentului

Aplică măsurile de gestionare a riscurilor și măsurile de control intern specifice

compartimentului, stabilite în cadrul ședințelor EGR și ale Comisiei SCMI.

Colegiul Național

„Ferdinand I”

Bacău

Compartiment

CONTABILITATE

PROCEDURA OPERATIONALĂ

PRIVIND ACTIVITATEA DE

ORGANIZARE ŞI

FUNCŢIONARE A CASIERIEI

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I

COD PO: PROCEDURA OPERAŢIONALĂ – PO ....

DATA:



169

Nr.

crt.

Elemente privind


Numele şi

prenumele


1. Elaborat ................. Contabil

2. Verificat ..............................

.......

Contabil-şef


Berza

Director


Ediţia sau,

după caz,

revizia în

cadrul ediţiei


reviziei

Data de la care se

aplică prevederile


ediţiei



Nr.

crt.

Scopul

difuzării


prenume


1. Informare

aplicare

şi



170

arhivare

2. Informare

evidenţă

I Echipa

managerială

( top

management)



contabil +

achiziţii

Contabil-şef ....................... ..................


4. 1. Procedura este elaborată în scopul definirii cadrului organizatoric în care se

organizează şi funcţionează casieria în cadrul compartimentului Contabilitate.

4.2. Procedura se referă la activitatea financiar-contabilă din cadrul Colegiului Naţional







5.1. Procedura se aplică în cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău de către

compartimentul Contabilitate.


171



- nu este cazul


6.2.1. Legea nr. 82/1991 a contabilităţii, cu completările şi modificările ulterioare;

6.2.2. OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar – contabile;

6.2.3. Regulamentul operaţiilor de casă aprobat prin Decretul nr.209/5 iulie 1976 (în

vigoare ) ;

6.2.4. Legea nr.22/18.11.1969 privind angajarea gestionarilor , constituirea de garanţii şi

răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor, modificată prin Legea nr.54/08.07.1994;

6.2.5. Legea nr.333/08.07.2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor şi protecţia

persoanelor ( art.2-4 şi 52) , cu modificări şi completări ;

6.2.6. OUG nr.146/31.10.2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate prin

trezoreria statului , cu modificări şi completări ulterioare ;

6.2.7. OMFP nr.1235/19.09.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a

prevederilor OUG nr.146/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate prin trezoreria

statului , cu modificările şi completările ulterioare.



172


4925/2005).




7.1. Definiţii:

7.1.1. An bugetar - anul financiar pentru care se aprobă bugetul; anul bugetar este

anul calendaristic care începe la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31 decembrie;

7.1.2. Angajament bugetar - orice act prin care o autoritate competentă, potrivit

legii, afectează fonduri publice unei anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare

aprobate;

7.1.3. Angajament legal - faza în procesul execuţiei bugetare reprezentând orice act

juridic din care rezultă sau ar putea rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice;

7.1.4. Articol bugetar - subdiviziune a clasificaţiei cheltuielilor bugetare, determinate în

funcţie de caracterul economic al operaţiunilor în care acestea se concretizează şi care

desemnează natura unei cheltuieli, indiferent de acţiunea la care se referă;

7.1.5. Balanţa de verificare - procedeu contabil prin care, lunar, trimestrial, semestrial sau

ori de câte ori este nevoie, se grupează şi se sistematizează informaţiile în contur i,

urmărindu-se respectarea dublei înregistrări (Lista tuturor conturilor soldate şi nesoldate în

Cartea mare, în care sunt prezentate, în funcţie de forma, informaţii privind soldurile,

rulajele şi sumele conturilor);

7.1.6. Bilanţ - document contabil de sinteză care reflectă activul, pasivul şi capitalul

propriu al unei organizaţii la încheierea exerciţiului financiar, precum şi în celelalte situaţii

prevăzute de lege;

7.1.7. Balanţa - Tabel statistico-economic folosit în analiză şi planificare, prin care

se compară şi se raportează indicatorii care urmează a fi corelaţi, echilibraţi, pe o

anumită perioadă;

7.1.8. Buget - document prin care sunt prevăzute şi aprobate în fiecare an veniturile şi

cheltuielile sau, după caz, numai cheltuielile, în funcţie de sistemul de finanţare a

instituţiilor publice;

7.1.9. Clasificaţie bugetară - gruparea veniturilor şi cheltuielilor bugetare într-o ordine

obligatorie şi dupa criterii unitare;


173

7.1.10. Cereri de tragere - document pe care debitorul îl prezinta băncii creditoare şi prin

care se solicită virarea unor sume din creditul contractat;

7.1.11. Conformitate - caracteristica unei operaţiuni, a unor acte sau fapte administrative

produse în cadrul unei entităţi publice de a corespunde politicii asumate în mod expres în

domeniul respectiv de către entitatea în cauză sau de către o autoritate superioară

acesteia, potrivit legii;

7.1.12. Cont - procedeu contabil de urmărire permanentă şi sistematică, într -o

formă specială, în expresie valorică şi uneori cantitativă, existenţa şi mişcarea

mijloacelor şi a surselor acestora, precum şi procesele economice şi rezultatele acestora;

7.1.13. Control financiar preventiv - activitatea prin care se verifică legalitatea şi

regularitatea operaţiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public,

înainte de aprobarea acestora

7.1.14. Control intern - ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice,

inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi

reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic,

eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi

procedurile;

7.1.15. Creanţe - valori avansate temporal de o organizaţie terţilor (persoane fizice sau

juridice) pentru care urmează să primească un echivalent (o sumă de bani sau un serviciu);

7.1.16. Credit - relaţie bănească apărută în legatură cu acordarea de împrumuturi în bani

unor persoane (fizice sau juridice) sau în legatură cu amânarea plăţii;

7.1.17. Credit bugetar - suma aprobată prin buget, reprezentând limita maximă până la care

se pot ordonanta şi efectua plăţi în cursul anului bugetar pentru angajamentele contractate

în cursul exerciţiului bugetar şi/sau din exerciţii anterioare pentru acţiuni multianuale,

respectiv se pot angaja, ordonanţa şi efectua plăţi din buget pentru celelalte acţiuni;

7.1.18. Credit de angajament - limita maximă a cheltuielilor ce pot fi angajate, în timpul

exerciţiului bugetar, în limitele aprobate;

7.1.19. Deschidere de credite bugetare - aprobare comunicată Trezoreriei Statului de către

Ordonanţatorul principal de credite în limita căreia se pot efectua repartizări de credite

bugetare şi plăţi de casă din bugetele locale;

7.1.20. Dobânda - suma de bani cu acest titlu, dar şi alte prestaţii sub orice titlu sau

denumire, la care debitorul se obligă drept echivalent al folosinţei capitalului;

7.1.21. Economicitate - minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea

rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzatoare a acestor

rezultate;

7.1.22. Eficacitate - gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre

activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al activităţii respective;


174

7.1.23. Eficienţă - maximizarea rezultatelor unei activităţi în relaţie cu resursele utilizate;

7.1.24. Entitate publică - autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională,

regie autonomă, societate comercială la care statul sau o unitate administrativ -teritorială

este acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri

publice şi/sau patrimoniu public;

7.1.25. Evidenţa contabilă - înregistrare sistematică a informaţiilor privind situaţia

patrimonială şi a rezultatelor obţinute de către un agent economico-social, atât pentru

necesităţile acestuia cât şi pentru relaţiile cu asociaţii sau acţionarii, clienţii, furnizorii,

băncile, organele fiscale şi alte persoane juridice sau fizice ;

7.1.26. Execuţie bugetară - activitatea de încasare a veniturilor bugetare şi de efectuare a

plăţii cheltuielilor aprobate prin buget;

7.1.27. Exerciţiu bugetar - perioada egală cu anul bugetar pentru care se elaborează, se

aprobă, se execută şi se raportează bugetul;

7.1.28. Extras de cont - document ce atestă tranzacţiile cu disponibilităţi;

7.1.29. Fişe de cont - document contabil unde se înregistrează în ordine cronologica toate

operaţiile economice după documentele de evidenţă şi după articole contabile;

7.1.30. Fonduri publice - sumele alocate din bugetul de stat, bugetele locale, bugetul

asigurărilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statului,

bugetele instituţiilor publice autonome, bugetele instituţiilor publice finanţate integral sau

parţial din bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat şi bugetele fondurilor

speciale, după caz, bugetele instituţiilor publice finanţate integral din venituri proprii,

bugetul fondurilor provenite din credite externe contractate sau garantate de stat şi a căror

rambursare, dobânzi şi alte costuri se asigură din fonduri publice, bugetul fondurilor

externe nerambursabile, credite externe contractate sau garantate de autorităţile

administraţiei publice locale, împrumuturi interne contractate de autorităţile administraţiei

publice locale, precum şi din bugetele instituţiilor publice finanţate integral sau parţial din

bugetele locale;

7.1.31. Garanţie - ansamblu de mijloace juridice de garantare a obligaţiilor prin afectarea

unui bun al debitorului sau chiar al altei persoane, în scopul asigurării executării obligaţiei

asumate;

7.1.32. Inspecţie - verificarea efectuată la faţa locului, în scopul constatării unor eventuale

abateri de la legalitate şi al luării de măsuri pentru protejarea fondurilor publice şi a

patrimoniului public şi pentru repararea prejudiciului produs, după caz;

7.1.33. Jurnal - un registru contabil unde se înregistrează toate operaţiunile – mişcările

patrimoniului (economico-financiare) sistematic şi în ordine cronologică;

7.1.34. Legalitate - caracteristica unei operaţiuni de a respecta toate prevederile legale care îi

sunt aplicabile, în vigoare la data efectuării acesteia;

7.1.35. Lege bugetară anuală - lege care prevede şi autorizează pentru fiecare an bugetar

veniturile şi cheltuielile bugetare, precum şi reglementări specifice exerciţiului bugetar;

7.1.36. Lege de rectificare - lege care modifică în cursul exerciţiului bugetar legea bugetară

anuală;

7.1.37. Lichidarea cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare în care se verifică

existenţa angajamentelor, se determină sau se verifică realitatea sumei datorate, se verifică

condiţiile de exigibilitate ale angajamentului, pe baza documentelor justificative care să

ateste operaţiunile respective;


175

7.1.38. Nota contabilă - document justificativ de înregistrare în contabilitatea sintetică şi

analitică, de regulă pentru operaţiunile care nu au la bază docurnente justificative (ştornări,

virări, etc.);

7.1.39. Obligaţie de plată - raport juridic în virtutea căruia debitorul este ţinut faţă de

creditor la a da o anume sumă sub sancţiunea constrângerii;

7.1.40. Operaţiune - orice acţiune cu efect financiar pe seama fondurilor publice sau a

patrimoniului public, indiferent de natura acesteia;

7.1.41. Oportunitate - caracteristica unei operaţiuni de a servi, în mod adecvat, în

circumstanţe date, realizării unor obiective ale politicilor asumate;

7.1.42. Ordonanţarea cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare în care se confirmă

că livrările de bunuri şi de servicii au fost efectuate sau alte creanţe au fost verificate şi că

plata poate fi realizată;

7.1.43. Ordonator de credite - persoana împuternicită prin lege sau prin delegare, potrivit

legii, să dispuna şi să aprobe operaţiuni;

7.1.44. Patrimoniu public - totalitatea drepturilor şi obligaţiilor statului, unităţilor

administrativ-teritoriale sau ale entităţilor publice ale acestora, dobândite sau asumate cu

orice titlu. Drepturile şi obligaţiile statului şi ale unităţilor administrativ-teritoriale se referă

atât la bunurile din domeniul public, cât şi la cele din domeniul privat al statului şi al

unităţilor administrativ-teritoriale;

7.1.45. Persoana desemnată cu exercitarea controlul financiar preventiv propriu – persoana

din cadrul compartimentelor de specialitate, numită de conducătorul entităţii publice pentru

exercitarea controlului financiar preventiv propriu sau persoana care îndeplineşte această

atribuţie pe bază de contract, în condiţiile legii;

7.1.46. Plata cheltuielilor - faza în procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin

care instituţia publică achită obligţiile sale faţă de terţi;

7.1.47. Plata - faza din procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin care

instituţia publică achită obligaţiile sale faţă de terţii creditori (este eliberată de obligaţiile

sale faţă de terţii creditori);

7.1.48. Proiect de operaţiune - orice document prin care se urmăreşte efectuarea unei

operaţiuni, în forma pregătită în vederea aprobării sale de către autoritatea competentă,

potrivit legii;

7.1.49. Registru Jurnal - documentul contabil în care se efectuează înregistrarea

cronologică a tuturor tranzacţiilor, evenimentelor şi a operaţiilor, prezentând sumele

conturilor implicate debitoare sau creditoare şi alte informaţii legate de acestea;

7.1.50. Regularitate - caracteristica unei operaţiuni de a respecta sub toate aspectele

ansamblul principiilor şi regulilor procedurale şi metodologice care sunt aplicabile

categoriei de operaţiuni din care face parte;

7.1.51. Scadenţar - document de eşalonare a cheltuielilor ce se efectuează în perioada

curentă şi privesc perioadele viitoare şi care urmează a se repartiza lunar asupra

cheltuielilor;

7.2. Abrevieri:


176



interioară




3. CFP Control financiar preventiv


8.1. Organizarea casieriei

Operaţiile de încasări şi plăţi în numerar se efectuează de către casier. Dacă funcţia de

casier nu este prevăzută în statul de funcţii, atribuţiile acestuia se îndeplinesc de o altă persoană

împuternicită prin decizie de către directorul Colegiului.

Potrivit art. 2 din Regulamentul operaţiunilor de casă, denumirea de casier se referă şi la

persoana împuternicită să efectueze operaţii de încasări şi plăţi în numerar .

Împuternicirea de casier poate fi dată oricărei persoane încadrate în unitate care

îndeplineşte condiţiile legale pentru a fi gestionar. Cf. art.3 din Regulamentul operaţiunilor de

casă, casierii sunt gestionari de mijloace băneşti şi alte valori, potrivit legii .

8.2.Calitatea de gestionar

În conformitate cu prevederile art.3 din Legea nr.22/18.11.1969 privind angajarea

gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor,

completată cu Legea nr.54/08.07.1994, poate fi gestionar cel care a împlinit vârsta de 21 ani , a

absolvit şcoala generală sau o şcoală echivalentă şi are cunoştinţele necesare pentru a îndeplini

această funcţie .


177

În condiţiile art.4 din Legea nr.22/1969, nu poate fi gestionar cel condamnat pentru

săvârşirea vreuneia dintre infracţiunile prevăzute în lista anexată la lege, chiar dacă a fost graţiat

.

Nu poate fi angajat sau trecut în funcţia de gestionar cel aflat în curs de urmărire penală

sau de judecată pentru săvârşirea vreuneia dintre infracţiunile prevăzute în lista anexată la lege.

La angajarea pe postul de casier, salariatul trebuie să prezinte „ Cazierul judiciar„

eliberat de organele de poliţie, din care să rezulte dacă are antecedente penale şi să depună

garanţie în numerar sau în bunuri imobile.

8.3. Situaţia în care lipseşte casierul

Atât organele de control financiar, cât şi personalul din compartimentul Contabilitate

trebuie să aibă în vedere prevederile art.4 din Regulamentul operaţiilor de casă, de unde rezultă :

Casierul nu are dreptul să încredinţeze exercitarea atribuţiilor sale altor persoane fără

înştiinţarea conducerii unităţii.

În cazul în care casierul lipseşte din orice cauză, iar operaţiile de casă nu pot fi întrerupte,

acestea se vor face de persoana desemnată de casier, cu acordul conducătorului unităţii.

Suplinirea casierului în condiţiile alin.2 şi 3 se face pe termenul stabilit de conducătorul

unităţii, fără a putea depăşi 60 de zile . La expirarea termenului stabilit se procedează la

predarea – primirea gestiunii.

Coroborând art.4 din Regulamentul operaţiunilor de casă cu prevederile art.10 ultimul

alineat din Legea nr.22/1969, rezultă că nu este obligat să constituie garanţie cel care înlocuieşte

temporar un gestionar sau cel căruia i se încredinţează o gestiune pe o perioadă de cel mult 60

zile până la numirea unui gestionar .

8.4. Condiţiile care trebuie asigurate pentru păstrarea securităţii valorilor din

casierie

Din prevederile art.6 din Regulamentul operaţiunilor de casă, asociate cu prevederile

art.2-4 din Legea 333/08.07.2003 privind paza obiectivelor, bunurilor valorilor şi protecţia

persoanelor, reiese :

Casieria trebuie să funcţioneze într-un spaţiu adecvat, în condiţiile unei depline securităţi.

În acest scop, conducătorii unităţilor sunt obligaţi să ia măsuri pentru a asigura


178

înzestrarea casieriei cu mijloace tehnice de pază şi de alarmă, în funcţie de importanţa

valorilor păstrate şi să asigure condiţiile de păstrare a numerarului în cadrul unităţilor de

transport la şi de la bănci conform dispoziţiilor legale.

Potrivit art.4 din Legea nr.333/2003, răspunderea pentru luarea măsurilor de asigurare a

pazei bunurilor şi valorilor deţinute cu orice titlu revine directorului.

Numerarul şi alte valori, precum şi documentele de casă ale unităţii se păstrează în case

de fier sau dulapuri metalice, care se încuie ori de câte ori casierul părăseşte încăperea, iar la

sfârşitul zilei de lucru se încuie şi se sigilează.

8.5. Efectuarea plăţilor în numerar şi respectarea limitei de casă

La art.9 din Regulamentul operaţiilor de casă, aprobat prin Decretul nr.209/1976, se

atrage atenţia că unităţile sunt obligate să depună sumele încasate în numerar la bănci sau la

celelalte instituţii de credit la care au deschise conturile şi să ridice de la acestea numerarul

necesar pentru efectuarea plăţilor. În conformitate cu prevederile ar.5 alin(1) din OUG

nr.146/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, aprobată cu

modificări de Legea nr.201/2003, instituţiile publice, indiferent de finanţare şi de subordonare,

efectuează operaţiunile de încasări şi plăţi prin unităţile trezoreriei statului în a căror rază sunt

înregistraţi fiscal.

În temeiul prevederilor pct.5.4.1 din Normele metodologice de aplicare a articolului 5

alin.(4) din OUG nr.146/2002 aprobată cu modificări prin Legea nr.201/2003 aprobate prin

OMFP nr.1235/2003, OUG nr.149/2007 instituţiile publice pot ridica sume în numerar din

conturile de cheltuieli sau de disponibilităţi, după caz, deschise la unităţile trezoreriei statului

numai pentru alte drepturi cuvenite unor persoane fizice (drepturi cu caracter social, burse şi alte

ajutoare sau indemnizaţii etc.) care nu au conturi deschise în bancă.

În situaţii deosebite, instituţiile publice pot efectua plăţi în numerar cu aprobarea

ordonatorului de credite pentru cheltuieli urgente aferente bunurilor achiziţionate, serviciilor

prestate sau lucrărilor executate, cu respectarea prevederilor legale în vigoare privind disciplina

financiar – valutară şi achiziţiile publice. Aceste plăţi pot fi efectuate numai pe bază de facturi,

chitanţe fiscale sau alte documente justificative prevăzute de lege ( rezultă din prevederile pct.1

din OMFP nr.1565/2003 care modifică alin.2 al pct.5.4.1 din Normele metodologice aprobate

prin OMFP nr.1235/2003).


179

Unităţile trezoreriei statului au obligaţia să stabilească şi să aprobe, la propunerea

instituţiei, plafonul de casă la finele zilei, cu încadrarea în plafonul maxim aprobat de prevederile

legale în vigoare privind disciplina financiar – valutară.

La articolul unic pct.2 din Legea 88/1998 privind aprobarea OG nr.26/1997 pentru

modificarea şi completarea OG nr.15/1996 privind întărirea disciplinei financiar – valutare se

menţionează că sumele în numerar aflate în casieriile proprii ale persoanelor juridice nu pot

depăşi, plafonul de 2000 lei ron . Se admite depăşirea acestui plafon numai cu sumele aferente

plăţii salariilor şi a altor drepturi de personal, precum şi altor operaţiuni cu persoane fizice,

pentru perioada de trei zile lucrătoare de la data prevăzută pentru plata acestora .

8.6. Obligaţiile casierului la primirea documentelor de plată

La primirea documentelor de plată, casierul trebuie să verifice :

a) existenţa, valabilitatea şi autenticitatea semnăturilor prin care se dispune plata, prin

confruntarea acestora cu specimenele de semnături comunicate în prealabil casierului

;

b) existenţa anexelor la documentul de plată.

În cazul nerespectării uneia dintre aceste condiţii, casierul înapoiază documentele pentru

completare şi numai după ce acestea sunt completate efectuează plata. Plăţile în numerar se fac

numai persoanelor indicate în documente sau celor împuternicite de acestea pe bază de procură.

După cum reiese din prevederile art.23 din Regulamentul operaţiunilor de casă aprobat

prin Decretul nr.209/1976, pentru plăţile făcute unor persoane din afara unităţii casierul trebuie

să solicite acestora actele de identitate, înscriind pe documentele de plată seria şi numărul actului

de identitate şi unitatea care l-a eliberat. Prezentarea actelor de identitate se poate solicita şi

persoanelor din cadrul unităţii, când se consideră. După efectuarea plăţii, casierul aplică pe

document ştampila cu textul achitat, în cazul în care formularul nu are această menţiune,

indicând data operaţiei, după care semnează pentru confirmarea plăţii.



180

9.1. Casierul

- Întocmeşte registrul de casă, în două exemplare, cu destinaţiile menţionate mai sus.

- Eliberează numerar din casierie numai pe baza de dispoziţie de plată întocmită de către

contabilul şef;

- Ridică/depune numerar din/în bancă, având în vedere reglementările legale privind

plafonul maxim de numerar în casierie.

- La sfârşitul fiecărei zile casierul trebuie să predea la serviciul contabilitate fila de

registru de casa în original, însoţită de documente justificative.

9.2. Contabilul şef

Controlul existenţei numerarului în casierie se execută de către contabilul şef.

- se stabileşte soldul scriptic pe baza registrului de casă;

- se inventariază numerarul aflat în casierie;

- se confruntă soldul real cu soldul scriptic şi se investighează diferenţa

9.3. Contabilul

- verifică documentele de încasări şi plăţi predate de casier, precum şi dacă soldul înscris în

registrul de casă este stabilit corect.

9.4. Directorul

- răspunde de buna organizare şi de funcţionare a casieriei la nivelul unităţii.

Colegiul Național

„Ferdinand I”

Bacău

Compartiment

CONTABILITATE

PROCEDURA OPERATIONALA

DE CONTROL INTERN

PRIVIND ANGAJAMENTELE

BUGETARE

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I



181

Colegiul Național

„Ferdinand I”

Bacău

Compartiment

CONTABILITATE


DE CONTROL INTERN

PRIVIND ANGAJAMENTELE

BUGETARE

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I

DATA:


Nr.

crt.

Elemente privind


Numele şi

prenumele



2. Verificat ..................... Contabil-şef


Berza

Director


Ediţia sau,

după caz,


reviziei

Data de la care se

aplică prevederile


182

revizia în

cadrul ediţiei


ediţiei



Nr.

crt.

Scopul

difuzării


prenume


1. Informare

aplicare

şi

arhivare


2. Informare

evidenţă

I Echipa

managerială

( top

management)



contabil +

achiziţii

Contabil-şef ....................... ..................



183

4. 1. Procedura este elaborată în scopul definirii cadrului organizatoric privind derularea

angajamentelor bugetare.

4. 2. Procedura se referă la activitatea financiar-contabila din cadrul Colegiului Naţional

„Ferdinand I” Bacău. Procedura se aplică tuturor tipurilor de Acţiuni/Proiecte/Investiţii în care

sunt implicate cheltuieli/plăţi parţiale sau totale din fondurile bugetare, indiferent de tip, de

colaboratori sau de calitatea acestora.






5.1. Procedura se aplică în cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău.

5.2. Procedura se aplica de către Compartimentul Contabilitate.



- nu este cazul


6.2.1. Legea 215/ 2001;

6.2.2. Legea 82 /1991 actualizată şi republicată;

6.2.3. OMFP 1917/ 2005;

6.2.4. OMFP 1792/ 2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea,


184

lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale;

6.2.5. Legea nr. 500 / 2002;

6.2.6. OUG 45 / 2003;

6.2.7. Legea 108 / 2004 de aprobare a OUG 45/ 2003;

6.2.8. OG 61/ 2002 privind colectarea creanţelor bugetare;

6.2.9. Legea 79/2003 privind aprobarea OG 61/2002;

6.2.10. O.G 119/1999 privind auditul public intern şi controlul financiar preventiv;

6.2.11. OMFP 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv

6.2.12. OMFP 912/2004 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv aprobat prin OMF. 522/2003



4925/2005).




7.1. Definiţii:





aprobate;







185


ori de câte ori este nevoie, se grupează şi se sistematizează informaţiile în conturi,






prevăzute de lege;



anumită perioadă;






















procedurile;






186














rezultate;






























187

bugetele locale;



asumate;











anuală;







virări, etc.);























7.1.78. Plata - faza din procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin care


188

instituţia publică achită obligaţiile sale faţă de terţii creditori (este eliberată de obligaţiile

sale faţă de terţii creditori);



potrivit legii;







7.1.82. Scadenţar - document de eşalonare a cheltuielilor ce se efectuează în perioada


cheltuielilor;

7.2. Abrevieri:



interioară






8.1.Competenţe


189

Operaţiunile specifice angajării, lichidării şi ordonanţării cheltuielilor sunt în competenţa ordonatorilor de credite şi se efectuează pe baza propunerilor compartimentelor de specialitate ale instituţiei publice.

8.2. Date de intrare ale procesului

Bugetul în vigoare al Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău;

Hotărâri privind modul de utilizare a fondurilor bugetare;

Comenzi; Contractele de achiziţie, colaborare, finanţare, închiriere, etc. cu anexele lor în care se

detaliază cheltuielile şi sunt prevăzute termenele de plată; Rapoarte privind desfăşurarea acţiunilor preconizate Facturi de la furnizori Deconturi Extrase de cont

8.3. Date de ieşire ale procesului

Propunere de plată

Angajament de plată

Ordonanţare de plată

OP

Note contabile

Fişe de cont pe conturile specifice

Balanţe de verificări

Jurnale

Registru Jurnal

Execuţie bugetară

Diverse situaţii contabile

8.4. Etapele procedurii

Procedura care are ca scop prezentarea paşilor de urmat de către compartimentul Contabilitate, pe bază de angajament, cu angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor fondurilor publice (bugetare) ale Colegiului Național „ Ferdinand I” Bacău, precum şi cu organizarea, evidența şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale.


190

8.4.1. Angajarea cheltuielilor

Sumele aprobate, la partea de cheltuieli, prin bugetele în vigoare, în cadrul cărora se angajează, se ordonanţează şi se efectuează plaţi, reprezintă limite maxime care nu pot fi depăşite.

Pentru acţiunile multianuale se înscriu distinct în buget creditele de angajament şi creditele bugetare. Pentru acţiunile multianuale ordonatorii de credite încheie angajamente legale în limita creditelor de angajament aprobate în buget pentru exerciţiul bugetar respectiv.

Cheltuielile de investiţii se angajează individual în cadrul angajamentelor multianuale care reprezintă limita superioară de angajare. Toate angajamentele legale din care rezultă o cheltuială pentru investiţii publice sau alte cheltuieli asimilate investiţiilor, cofinantate de o instituţie internaţională, se vor efectua în conformitate cu prevederile acordului de finanţare.

Creditele bugetare aferente acţiunilor multianuale reprezintă limita superioară a cheltuielilor care urmează a fi ordonanţate şi plătite în cursul exerciţiului bugetar. Plăţile respective sunt aferente angajamentelor legale efectuate în limita creditelor de angajament aprobate în exerciţiul bugetar curent sau în exerciţiile bugetare anterioare.

Angajarea cheltuielilor bugetare, altele decât cele care privesc acţiuni multianuale, se face numai în limita creditelor bugetare aprobate.

Directorul, în calitate de ordonator terțiar de credite, are obligația de a angaja şi de a utiliza creditele bugetare numai în limita prevederilor şi potrivit destinaţiilor aprobate, pentru cheltuieli strict legate de activitatea unității de învățământ şi cu respectarea dispoziţiilor legale.

Angajarea oricărei cheltuieli din fonduri publice îmbracă doua forme de angajamente:

a) Angajamentul legal - faza în procesul execuţiei bugetare reprezentând orice act juridic din care rezultă sau ar putea rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice. Angajamentul legal trebuie să se prezinte sub formă scrisa şi sa fie semnat de ordonatorul de credite. Angajamentul legal ia forma unui contract de achiziţie publică, comandă, convenţie, contract de munca, acte de control, acord de împrumut etc.

Înainte de a angaja şi a utiliza creditele bugetare, respectiv înainte de a lua orice măsură care ar produce o cheltuiala, ordonatorii de credite trebuie să se asigure ca măsura luată respectă principiile unei bune gestiuni financiare, ale unui management financiar sănătos, în special ale economiei şi eficienței cheltuielilor. În acest scop, utilizarea creditelor bugetare trebuie să fie precedată de o evaluare care să asigure faptul că rezultatele obţinute sunt corespunzătoare resurselor utilizate.

Proiectele angajamentelor legale reprezintă decizii de principiu luate de ordonatorii de credite, care implică o obligaţie de efectuare a unei cheltuieli față de terţe persoane. Aceste proiecte


191

de angajamente legale nu pot fi aprobate de către ordonatorul de credite decât dacă au primit în prealabil viza de control financiar preventiv în condiţiile legii.

Proiectul de angajament legal se prezintă pentru viza de control financiar preventiv împreuna cu o propunere de angajare a unei cheltuieli, potrivit modelului prezentat în legislaţia în vigoare.

Angajarea cheltuielilor se efectuează în tot cursul exerciţiului bugetar, astfel încât să existe certitudinea că bunurile şi serviciile care fac obiectul angajamentelor vor fi livrate, respectiv prestate, şi se vor plati în exerciţiul bugetar respectiv. Ordonatorii de credite nu pot angaja cheltuieli într-o perioada în care se ştie ca bunul, lucrarea sau serviciul nu va putea fi executat, recepţionat şi plătit până la data de 31 decembrie a exerciţiului bugetar curent, respectiv ultima zi de plată prevăzută în Programul calendaristic pentru derularea principalelor operaţiuni de încheiere a exerciţiului bugetar, cu excepţia acţiunilor multianuale.

În situaţia în care, din motive obiective, angajamentele legale de cheltuieli nu pot fi plătite pana la finele anului, acestea se vor plăti din creditele bugetare ale exerciţiului bugetar următor.

Ordonatorilor de credite li se interzice sa ia cu bună ştiinţă măsuri care au ca obiect angajarea de cheltuieli peste sumele aprobate în buget, la partea de cheltuieli, cu excepţia angajamentelor multianuale efectuate în condiţiile legii.

Ordonatorii de credite nu pot încheia niciun angajament legal cu terţe persoane fără viza de control financiar preventiv decât în condiţiile autorizate de lege. După semnarea angajamentului legal de către ordonatorul de credite acesta se transmite compartimentului Contabilitate pentru înregistrare în evidența cheltuielilor angajate.

b) Angajamentul bugetar - orice act prin care o autoritate competentă, potrivit legii, afectează fonduri publice unor anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare aprobate.

În aplicarea principiului anualității, potrivit căruia "plăţile efectuate în cursul unui an bugetar în contul unui buget aparţin exerciţiului corespunzător de execuţie a bugetului respectiv" şi a prevederilor legale, potrivit cărora pentru a efectua o plata este obligatorie parcurgerea prealabila a celor trei faze, respectiv angajarea, lichidarea, ordonanțarea, se impune punerea în rezervă a creditelor bugetare angajate, astfel încât toate angajamentele legale încheiate în cursul unui exerciţiu bugetar sau în exerciţiile precedente de ordonatorul de credite sau de alte persoane împuternicite să poată fi plătite în cursul exerciţiului bugetar respectiv, în limita creditelor bugetare aprobate. În vederea respectării acestei cerinţe, angajamentul bugetar prin care au fost rezervate fonduri publice unei anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare aprobate, precedă angajamentul legal.

Este interzis ordonatorilor de credite aprobarea unor angajamente legale fără asigurarea că au fost rezervate şi fondurile publice necesare plaţii acestora în exerciţiul bugetar, cu excepţia acţiunilor multianuale.

Valoarea angajamentelor legale nu poate depăși valoarea angajamentelor bugetare și, respectiv, a creditelor bugetare aprobate, cu excepţia angajamentelor legale aferente acţiunilor multianuale care nu pot depăși creditele de angajament aprobate în buget. Angajarea cheltuielilor trebuie să se facă întotdeauna în


192

limita disponibilului de credite bugetare și, respectiv, în limita disponibilului de credite de angajament pentru acţiuni multianuale.

În scopul garantării acestei reguli, angajamentele legale, respectiv toate actele prin care statul sau unităţile administrativ-teritoriale contractează o datorie fata de terţii creditori, sunt precedate de angajamente bugetare, respectiv de rezervarea creditelor necesare plaţii angajamentelor legale. Angajamentele bugetare pot fi:

bl) angajamente bugetare individuale;

b2) angajamente bugetare globale,

bl) Angajamentul bugetar individual este un angajament specific unei anumite operaţiuni noi care urmează să se efectueze. Angajamentul bugetar individual se prezintă la viza persoanei împuternicite să exercite controlul financiar preventiv în acelaşi timp cu proiectul angajamentului legal individual.

b2) Pentru cheltuieli curente de natură administrativă, ce se efectuează în mod repetat pe parcursul aceluiaşi exerciţiu bugetar, se pot întocmi propuneri de angajamente legale provizorii, materializate în bugete previzionale, care se înaintează pentru viza de control financiar preventiv împreună cu angajamentele bugetare globale.

Angajamentul bugetar global este un angajament bugetar aferent angajamentului legal provizoriu care priveşte cheltuielile curente de funcţionare de natură administrativă, cum ar fi:

cheltuieli de întreţinere şi gospodărie (încălzit, iluminat, apa, canal, salubritate, poștă, telefon, radio, furnituri de birou etc)

cheltuieli cu abonamentele la reviste, buletine lunare etc. În cazul angajamentelor legale provizorii ordonatorul de credite verifică faptul că angajamentele legale individuale încheiate să nu depăşească valoarea angajamentelor provizorii care au fost emise anterior.

Angajamentele legale individuale aprobate până la finele anului, acoperite de aceste angajamente legale provizorii, nu trebuie înaintate pentru viza de control financiar preventiv. Angajamentele legale individuale care depăşesc valoarea angajamentelor legale provizorii se supun vizei de control financiar preventiv.

Angajamentele bugetare se realizează prin emiterea unui document scris privind angajamentul bugetar individual şi angajamentul bugetar global, prin care se certifică existența unor credite bugetare disponibile şi se pun în rezervă (se blochează) creditele aferente unei cheltuieli, potrivit destinaţiei prevăzute în buget.

Propunerile de angajamente se înaintează din timp persoanei împuternicite cu exercitarea controlului financiar preventiv, pentru a da posibilitate acesteia să își exercite atribuţiile conform legii. Propunerile de angajare a cheltuielilor trebuie însoţite de toate documentele justificative aferente și, dacă este cazul, de orice alte documente şi informaţii solicitate de către persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv.


193

La finele anului persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv analizează modul de realizare a cheltuielilor care au făcut obiectul angajamentelor bugetare globale, precum şi dacă totalul angajamentelor legale individuale aferente acestora este la nivelul angajamentelor legale provizorii. În cazul în care nu există diferențe semnificative între cheltuielile previzionate şi cele definitive, persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv avizează angajamentul bugetar global care devine definitiv. Daca persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv constată diferențe semnificative, atunci poate hotărî asupra includerii în viitor a cheltuielilor de natura celor care au făcut obiectul angajamentelor bugetare globale în categoria angajamentelor bugetare individuale.

Avizarea constă în semnarea de către persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv sau înlocuitorul de drept al acesteia a propunerii de angajare a unei cheltuieli şi a angajamentului bugetar, care vor fi ștampilate şi datate.

Avizarea proiectelor de angajamente legale se poate face după îndeplinirea următoarelor condiţii:

a) proiectul de angajament legal a fost prezentat în conformitate cu norme legale; b) existența creditelor bugetare disponibile la subdiviziunea corespunzătoare din bugetul aprobat; c) proiectul de angajament legal se încadrează în limitele angajamentului bugetar, stabilite potrivit legii; d) proiectul de angajament legal respectă toate prevederile legale care îi sunt aplicabile, în vigoare la data efectuării sale (controlul de legalitate); e) proiectul de angajament legal respectă, sub toate aspectele, ansamblul principiilor şi regulilor procedurale şi metodologice care sunt aplicabile categoriei de cheltuieli din care fac parte (controlul de regularitate).

Persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv poate să refuze acordarea vizei dacă va considera că nu sunt îndeplinite condiţiile menţionate mai sus.

După avizarea angajamentului bugetar individual sau global, după caz, de către persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv, acesta se semnează de ordonatorul de credite şi se transmite compartimentului de contabilitate pentru înregistrare în evidența cheltuielilor angajate.

Creditele bugetare neangajate, precum şi creditele bugetare angajate şi neutilizate până la finele exerciţiului bugetar sunt anulate de drept.

Orice cheltuială angajată şi neplatită până la data de 31 decembrie a exerciţiului bugetar curent se va plăti în contul bugetului pe anul următor din creditele bugetare aprobate în acest scop.

Aceasta cheltuială trebuie să se raporteze la finele anului curent pe baza datelor din contabilitatea cheltuielilor angajate.

În angajamentele legale individuale şi cele provizorii, precum şi în angajamentele bugetare individuale sau globale, se precizează subdiviziunile bugetului aprobat.

Salariile personalului cuprins în statele de funcţii anexate bugetului aprobat şi obligaţiile aferente acestora se consideră angajamente legale şi bugetare de la data de 1 ianuarie a fiecărui an cu întreaga suma a creditelor bugetare aprobate.

În situaţia în care se impune majorarea sau diminuarea unor angajamente legale, este necesară elaborarea unor propuneri de modificare a angajamentelor legale şi bugetare iniţiale, însoţite de memorii justificative.


194

Responsabilitate

Contabilul-șef

Directorul

8.4.2. Lichidarea cheltuielilor

Este faza în procesul execuţiei bugetare în care se verifică existența angajamentelor, se determină sau se verifică realitatea sumei datorate, se verifică condiţiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor justificative care să ateste operaţiunile respective.

Verificarea existenței obligaţiei de plată se realizează prin verificarea documentelor justificative din care să rezulte pretenţia creditorului, precum şi realitatea "serviciului efectuat" (bunurile au fost livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sau, după caz, existența unui titlu care să justifice plata: titlu executoriu, acord de împrumut, acord de grant etc).

Salariile şi indemnizaţiile vor fi lichidate în baza statelor de plată colective, întocmite de compartimentul Contabilitate, cu excepţia cazurilor în care este necesară lichidarea individuală.

Documentele care atestă bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sunt Factura

fiscală sau Factura -formulare titpizate (eventual personalizate conform legii) la nivel naţional.

Determinarea sau verificarea existenței sumei datorate creditorului se efectuează de către persoana împuternicită de ordonatorul de credite, pe baza datelor înscrise în factura şi a documentelor întocmite de comisia de recepţie constituita potrivit legii (Proces-verbal de recepţie , în cazul mijloacelor fixe, Nota de recepţie şi constatare de diferențe, în cazul bunurilor materiale, altele decât mijloacele fixe).

Documentele care atestă bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sau din care reies obligaţii de plată certe se vizează pentru "Bun de plata" de ordonatorul de credite sau de persoana delegată cu aceste atribuţii, prin care se confirmă că:

- bunurile furnizate au fost recepţionate, cu specificarea datei şi a locului primirii; - lucrările au fost executate şi serviciile prestate; - bunurile furnizate au fost înregistrate în gestiune şi în contabilitate, cu specificarea gestiunii şi a notei contabile de înregistrare; - condiţiile cu privire la legalitatea efectuării rambursărilor de rate sau a plăţilor de dobânzi la credite ori împrumuturi contractate/garantate sunt îndeplinite; - alte condiţii prevăzute de lege sunt îndeplinite.

Prin acordarea semnăturii şi menţiunii "Bun de plata" pe factură se atestă că serviciul a fost efectuat corespunzător de către furnizor şi că toate poziţiile din factură au fost verificate.


195

Condiţiile de exigibilitate a obligaţiei se verifică pe baza datelor cuprinse în angajamentele legale, care trebuie să cuprindă şi date cu privire la termenele de plata a obligaţiei. Persoana împuternicită să efectueze lichidarea cheltuielilor verifică personal documentele justificative şi confirmă, pe propria răspundere, că această verificare a fost realizată. Documentele care atestă parcurgerea fazei de lichidare a cheltuielilor stau la baza înregistrării în contabilitatea patrimonială a instituţiei publice pentru reflectarea serviciului efectuat şi a obligaţiei de plata față de terţii creditori.

Responsabilitate

Contabilul-șef

8.4.3. Ordonanțarea cheltuielilor

Este faza în procesul execuţiei bugetare în care se confirmă faptul că livrările de bunuri au fost efectuate sau alte creanţe au fost verificate şi că plata poate fi realizată. Persoana desemnată de ordonatorul de credite confirmă că există o obligaţie certa şi o suma datorată, exigibilă la o anumita data, şi în acest caz ordonatorul de credite bugetare poate emite "Ordonanțarea de plată" pentru efectuarea plaţii.

Ordonanțarea de plată este documentul intern prin care ordonatorul de credite dă dispoziţie conducătorului compartimentului financiar-contabil să întocmească instrumentele de plată a cheltuielilor.

Ordonanțarea de plată trebuie sa conţină date cu privire la:

exerciţiul bugetar în care se înregistrează plata; subdiviziunea bugetară la care se înregistrează plata; suma de plata (în cifre şi litere) exprimată în moneda naţionala sau în monedă

străină, după caz; datele de identificare ale beneficiarului plaţii; natura cheltuielilor; modalitatea de plată. Ordonanțarea de plată este datată şi semnată de ordonatorul de credite sau de persoana

delegata cu aceste atribuţii.

Ordonanțarea de plată va fi însoţită de documentele justificative în original şi va purta viza persoanelor autorizate din compartimentele de specialitate, care să confirme corectitudinea sumelor de plată, livrarea şi recepționarea bunurilor, executarea lucrărilor și prestarea serviciilor, existența unui alt titlu care să justifice plata, precum și, după caz, înregistrarea bunurilor în gestiunea instituţiei şi în contabilitatea acesteia.

Facturile în original sau alte documente întocmite în vederea plaţii cheltuielilor vor purta obligatoriu numărul, data notei contabile şi semnătura persoanei care a înregistrat în contabilitate lichidarea cheltuielilor.


196

În cazuri excepţionale, când nu este posibilă prezentarea documentelor justificative în original, vor fi acceptate şi copii ale documentelor justificative, certificate pentru conformitatea cu originalul de către ordonatorul de credite sau de persoana delegată cu aceste atribuţii.

În situaţia în care, în conformitate cu prevederile contractuale, urmează să se efectueze plata în rate a bunurilor livrate, lucrărilor executate şi a serviciilor prestate, se vor avea în vedere următoarele:

- prima ordonanțare de plată va fi însoţită de documentele justificative care dovedesc obligaţia către creditor pentru plata ratei respective;

- ordonanțările de plata ulterioare vor face referire la documentele justificative deja transmise conducătorului compartimentului financiar-contabil.

La emiterea ordonanțării de plată finale ordonatorul de credite confirmă faptul că operaţiunea s-a finalizat. Înainte de a fi transmisă compartimentului financiar-contabil pentru plată, ordonanțarea de plată se transmite pentru avizare persoanei împuternicite sa exercite controlul financiar preventiv.

Scopul acestei avizări este de a stabili că:

ordonanțarea de plată a fost emisă corect; ordonanțarea de plată corespunde cu cheltuielile angajate şi suma respectivă este exactă; cheltuiala este înscrisă la subdiviziunea corespunzătoare din bugetul aprobat; există credite bugetare disponibile; documentele justificative sunt în conformitate cu reglementările în vigoare; numele şi datele de identificare ale creditorului sunt corecte.

În cazul în care ordonanțarea de plată nu se avizează, se aplica prevederile privind "Angajarea cheltuielilor".

Nicio ordonanțare de plată nu poate fi prezentată spre semnare ordonatorului de credite decât după ce persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv a acordat viza. Persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv se asigură de faptul că ordonanțările supuse vizei se referă la angajamente de cheltuieli deja vizate şi ca sunt îndeplinite condiţiile de lichidare a angajamentelor.

Ordonanțările de plată nevizate de persoana împuternicită să exercite control financiar preventiv sunt nule şi fără valoare pentru conducătorul compartimentului financiar-contabil care urmează să facă plata, dacă nu sunt autorizate în condiţiile prevăzute de lege.

După aprobare, ordonanțarea de plată împreună cu toate documentele justificative în original se înaintează conducătorului compartimentului financiar-contabil pentru plată.

Primele trei faze ale procesului execuţiei bugetare a cheltuielilor se realizează în cadrul instituţiei publice, răspunderea pentru angajarea, lichidarea şi ordonantarea cheltuielilor revenindu-i ordonatorului de credite bugetare sau persoanelor împuternicite să exercite această calitate prin delegare, potrivit legii.

Responsabilitate


197

Contabil - întocmire

Contabil șef - verificare, avizare

Director- aprobare

8.4.4. Plata cheltuielilor

Plata cheltuielilor este faza finala a execuţiei bugetare prin care instituţia publica este eliberată de obligaţiile sale față de terții-creditori.

Plata cheltuielilor se efectuează de persoanele autorizate care, potrivit legii, poarta denumirea generică de contabil, în limita creditelor bugetare şi destinaţiilor aprobate în condiţiile dispoziţiilor legale, prin unităţile de trezorerie şi contabilitate publică la care își au conturile deschise.

Plata cheltuielilor este asigurată de şeful compartimentului financiar-contabil în limita creditelor bugetare deschise şi neutilizate sau a disponibilităţilor aflate în conturi, după caz.

Plata se efectuează de conducătorul compartimentului financiar-contabil numai dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:

cheltuielile care urmează să fie plătite au fost angajate, lichidate şi ordonanţate; există credite bugetare deschise/repartizate sau disponibilităţi în conturi de disponibil; subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectuează plata este cea corectă şi corespunde naturii

cheltuielilor respective; există toate documentele justificative care să justifice plata; semnăturile de pe documentele justificative aparţin ordonatorului de credite sau persoanelor

desemnate de acesta să exercite atribuţii ce decurg din procesul executării cheltuielilor bugetare, potrivit legii;

beneficiarul sumelor este cel îndreptăţit potrivit documentelor care atesta serviciul efectuat; suma datorată beneficiarului este corectă; documentele de angajare şi ordonanțare au primit viza de control financiar preventiv; documentele sunt întocmite cu toate datele cerute de formular; alte condiţii prevăzute de lege.

Nu se poate efectua plata:

în cazul în care nu exista credite bugetare deschise și/sau repartizate ori disponibilităţile sunt insuficiente;

când nu exista confirmarea serviciului efectuat şi documentele nu sunt vizate pentru "Bun de

plata";

când beneficiarul nu este cel față de care instituţia are obligaţii;

când nu există viza de control financiar preventiv pe ordonanțarea de plată şi nici autorizarea

prevăzută de lege. În cazul constatării unei erori în legătură cu plata ce urmează să fie

efectuată, conducătorul compartimentului financiar-contabil suspendă plata. Motivele

deciziei de suspendare a plaţii se prezintă într-o declaraţie scrisă care se trimite

ordonatorului de credite și, spre informare, persoanei împuternicite să exercite controlul


198

financiar preventiv.

Ordonatorul de credite poate solicita în scris şi pe propria răspundere efectuarea plaţilor.

Responsabilitate

Compartimentul Contabilitate


Director - aprobare

8.4.5. Deschiderea conturilor

În vederea efectuării cheltuielilor, instituţiile publice au obligaţia de a prezenta unităţilor de trezorerie şi contabilitate publică la care au conturile deschise bugetul de venituri şi cheltuieli aprobat şi repartizat pe trimestre, pe modelele elaborate de Ministerul Finanţelor Publice.

Pentru efectuarea cheltuielilor de capital instituţiile publice vor prezenta unităţilor de trezorerie şi contabilitate publica şi programul de investiţii aprobat în condiţiile legii.

Creditele bugetare aprobate în buget vor putea fi utilizate la cererea ordonatorilor de credite numai după deschiderea de credite de către ordonatorii principali de credite, repartizarea creditelor bugetare pentru bugetul propriu şi pentru ordonatorii de credite secundari sau terţiari, după caz, si/sau alimentarea cu fonduri a conturilor deschise pe seama acestora.

Deschiderea conturilor de cheltuieli şi de disponibilităţi de către instituţiile publice se efectuează potrivit normelor privind organizarea şi funcţionarea trezoreriilor statului.

Dreptul de administrare şi dispoziţie asupra conturilor de cheltuieli bugetare sau de disponibil, deschise la unităţile de trezorerie şi contabilitate publica, se va exercita în mod exclusiv de către instituţiile publice pe seama cărora au fost deschise, prin persoanele special împuternicite în acest sens, după comunicarea către trezorerie sau banca a împuternicirilor şi a fiselor cu specimenele de semnaturi ale persoanelor abilitate să efectueze plata, împreună cu amprenta ştampilei.

Responsabilitate




199

Director - aprobare

8.4.6. Plata efectivă

Ordinele de plată se emit pe numele fiecărui creditor. Acestea vor fi datate şi vor avea înscrise în spaţiul rezervat obiectul plaţii şi subdiviziunea bugetului aprobat de la care se face plata.

Ordinele de plată se înscriu într-un registru distinct, vor purta un număr de ordine unic,

începând cu numărul 1 în ordine crescătoare pentru fiecare ordonator de credite şi pentru fiecare

exerciţiu bugetar.Un ordin de plata nu poate cuprinde plaţi referitoare la mai multe subdiviziuni ale

bugetului aprobat.

Ordinele de plată se emit pe baza documentelor justificative din care să reiasă că urmează să se achite integral sau parţial o datorie contractată şi justificată. Se exceptează de la această regulă ordinele de plata ce se emit pentru plata de avansuri.

Acţiunile şi categoriile de cheltuieli pentru care se pot acorda plaţi în avans din fonduri publice sunt cele stabilite prin Hotărâri ale Guvernului.

Responsabilitate

Compartimentul Contabilitate- întocmire

Contabil șef- semnare

Director -semnare

8.4.7.Recuperare

Sumele reprezentând plaţi în avans nejustificate prin bunuri livrate, lucrări executate şi servicii prestate până la sfârşitul anului se recuperează de către instituţia publica care a acordat avansurile şi se vor restitui bugetului din care au fost acordate, cu perceperea dobânzilor şi penalităţilor de întârziere aferente, potrivit legii.

Responsabilitate



200

8.4.8. Alimentare Casa

Din conturile de cheltuieli bugetare sau de disponibilităţi, după caz, instituţiile publice pot ridica, pe baza de Cecuri pentru ridicare de numerar, numerarul pentru efectuarea plaţilor de salarii, premii, deplasări, precum şi pentru alte cheltuieli care nu se pot efectua prin virament, cum ar fi: drepturi cu caracter social, burse pentru elevi şi studenţi, ajutoare etc.

În Fila de cec se menţionează şi natura cheltuielilor care urmează să se efectueze din numerarul ridicat.

Instituţiile publice vor lua masurile necesare pentru reducerea la maximum a plăţilor în numerar, efectuând prin casieria proprie numai acele cheltuieli de volum redus care nu se justifică a fi efectuate prin virament.

Sumele ridicate în numerar se păstrează în casieria instituţiei publice în condiţii de siguranţă.

În vederea efectuării de plaţi în numerar pentru deplasări sau achiziţionarea de bunuri, executarea de lucrări sau prestarea de servicii se pot acorda avansuri în numerar persoanelor desemnate pe baza "Dispoziţiei de plata - încasare către casierie", semnată de conducătorul compartimentului financiar-contabil şi de persoanele cu atribuţii în efectuarea plaţilor în numerar. Justificarea avansurilor în numerar se efectuează în baza Documentelor justificative eliberate de agenţii economici sau de persoane fizice autorizate, respectiv Facturi fiscale, Facturi, Chitanţe, Bon de comanda-chitanta sau alte Formulare ori Documente privind activitatea financiara şi contabilă cu regim special, aprobate potrivit legii.

Responsabilitate


Contabil șef -semnare

Director - semnare

8.4.9. Organizarea angajamentelor bugetare şi legale

Instituţiile publice, indiferent de subordonare şi de modul de finanţare a cheltuielilor, au obligaţia să organizeze evidența angajamentelor bugetare şi legale.

Evidența angajamentelor bugetare şi legale este ţinuta de compartimentul de contabilitate, iar persoana împuternicita să exercite controlul financiar preventiv va supraveghea organizarea şi ținerea evidenței, actualizarea şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale.


201

Scopul organizării evidenței angajamentelor bugetare este de a furniza informaţii în orice

moment şi pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciţiul bugetar curent cu

privire la:

creditele bugetare consumate prin angajare şi prin comparaţie să se determine creditele bugetare

disponibile care pot fi angajate în viitor. angajamentele legale anuale sau multianuale aprobate de ordonatorul de credite.

Responsabilitate


Contabil șef - semnare

8.4.10. Evidența angajamentelor bugetare şi legale

Evidența angajamentelor bugetare şi legale este ţinută concomitent de compartimentul de contabilitate şi de persoana împuternicita să exercite controlul financiar preventiv. În acest scop, printr-un act de decizie administrativă se vor desemna persoana (persoanele) şi înlocuitorii acesteia care vor avea atribuţii pe linia organizării şi conducerii evidenței angajamentelor bugetare şi legale.

Principalele atribuţii ale acestora privesc:

a) evidența creditelor bugetare aprobate în exerciţiul bugetar curent, precum şi a modificărilor intervenite pe parcursul exerciţiului bugetar curent cu ajutorul contului 940 "Credite bugetare aprobate"; b) evidența angajamentelor bugetare cu ajutorul contului 950 "Angajamente bugetare"; c) compararea datelor din conturile 940 "Credite bugetare aprobate" şi 950 "Angajamente bugetare" şi determinarea creditelor bugetare disponibile care pot fi angajate; d) evidența angajamentelor legale cu ajutorul contului 960 "Angajamente legale"; e) la finele lunii, reevaluarea angajamentelor legale exprimate în alte monede decât moneda naţională, la cursul de schimb valutar comunicat de Banca Naţională a României, valabil pentru ultima zi lucrătoare a lunii. Cu diferențele din reevaluare se majorează sau se diminuează, după caz, valoarea angajamentelor bugetare şi legale din conturile 950 "Angajamente bugetare" şi 960 "Angajamente legale"; f) la finele anului, înregistrarea în creditul contului 960 "Angajamente legale" a totalului plăţilor efectuate în cursul anului în contul angajamentelor legale încheiate. Datele se preiau din conturile 770 "Finanţarea bugetară privind anul curent", 560 "Disponibil al instituţiei publice finanţate din venituri proprii", 550 "Disponibil din fonduri cu destinaţie speciala şi de redistribuire" etc.

Procedura de înregistrare în contabilitate a cheltuielilor bugetare trebuie să dea posibilitatea de a asigura pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat în exerciţiul bugetar curent informaţii cu privire la:

a) creditele bugetare disponibile; b) angajamentele legale; c) plăţile efectuate în baza angajamentelor legale la un moment dat;


202

d) soldul angajamentelor legale care mai trebuie plătite la finele anului; e) datele necesare întocmirii "Situaţiei privind execuţia cheltuielilor bugetare angajate la finele trimestrului", potrivit modelului prezentat în normele în vigoare, situaţie care este parte componenta din structura "Situaţiilor financiare" trimestriale şi anuale ale instituţiilor publice.

Responsabilitate

Compartiment Contabilitate

Contabil șef semnare

8.4.11. Raportarea angajamentelor bugetare şi legale

Situaţia privind execuţia cheltuielilor angajate la finele trimestrului va fi însoţită de un raport explicativ privind toate informaţiile utile cu privire la angajamentele efectuate în cursul exerciţiului bugetar.

Toate documentele elaborate în cursul acestei proceduri se arhivează conform normelor în vigoare.

Responsabilitate


Contabil șef -semnare

8.5. Înregistrări

Propunere de plată Angajament de plată Ordonanțare de plata OP Ordine de schimb valutar Note contabile Fișe de cont pe conturile specifice Balanţe de verificări Jurnale Registru Jurnal Execuţie bugetară Diverse situaţii contabile


203


9.1. Directorul

9.1.1 Aprobă Comenzile/Contractele de achiziţie, colaborare, finanţare, închiriere, asociere, muncă, împrumut, etc, sau Convenţii, Acte de control, etc. şi orice alte Documente prin care se angajează legal Obligaţii de plată din bugetul în vigoare, în limitele superioare ale cheltuielilor prevăzute, inclusiv în cazul celor aferente acţiunilor multianuale și/sau cofinanțate;

9.1.2 Răspunde de respectarea principiilor unei bune gestiuni financiare, ale unui management financiar sănătos, în special ale economiei şi eficienței cheltuielilor -utilizarea creditelor bugetare trebuie să fie precedată de o evaluare care să asigure faptul ca rezultatele obţinute sunt corespunzătoare resurselor utilizate;

9.1.3 Aproba Referatele de necesitate însoțite de Note de Fundamentare şi Angajamentele Bugetare şi Ordonanțările corespunzătoare;

9.1.4 Semnează Dispoziţiile privind plăţile din fonduri bugetare aflate la dispoziţia sa sau din fonduri extrabugetare.

9.2. Contabilul șef

9.2.1. Verifică şi semnează Documentele de plată rezultate din activităţile desfăşurate în cadrul procesului;

9.2.2. Verifică şi semnează Propunerile însoțite de Angajamentele bugetare şi Ordonanțările sau a Dispoziţiilor directorului privind plăți/cheltuieli din buget;

9.2.3. Verifică şi semnează OP și toate celelalte documente rezultate în urma acestei proceduri.

9.2.4. Verifică şi semnează Angajamentele Bugetare şi Ordonanțările sau Referatele de necesitate însoțite de Notele de Fundamentare corespunzătoare pentru efectuarea plaţilor/cheltuielilor de care sunt interesate în domeniul lor de activitate.

9.2.5. Coordonează activităţile de urmărire a realităţii, conformării cu clauzele contractuale şi legalităţii Facturilor şi plaţilor/cheltuielilor efectuate.

9.3. Compartimentul Contabilitate

9.3.1. Execută procedura; 9.3.2. Verifică şi vizează Angajamentele Bugetare şi Ordonanțările sau Referatele de necesitate

însoțite de Note de Fundamentare, pentru efectuarea plaţilor/cheltuielilor în cauză; 9.3.3. Urmărește realitatea, conformarea cu clauzele contractuale şi legalitatea Facturilor de la

furnizori în vederea efectuării plaţilor; 9.3.4. Elaborează OP corespunzătoare plaţilor; 9.3.5. Arhivează înregistrarile rezultate


204

9.4. Persoanele care acordă viza C.F.P

9.4.1. Răspund de respectarea prezentei proceduri.

9.4.2. Răspund de verificarea operaţiunilor pentru care au acordat viza de CFP.

Colegiul Național

„Ferdinand I”

Bacău

Compartiment

CONTABILITATE

ADMINISTRATIV


PRIVIND ATRIBUIREA

CONTRACTELOR DE

ACHIZIȚIE DIRECTĂ

(CERERE DE OFERTĂ)

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I


DATA:


Nr.

crt.

Elemente privind


Numele şi

prenumele


1. Elaborat ................. Responsabil

achiziții

publice la

nivelul unității

2. Verificat ..............................

.......

Contabil-şef

3. Aprobat Prof. Mirela Director


205

Berza


Ediţia sau,

după caz,

revizia în

cadrul ediţiei


reviziei

Data de la care se

aplică prevederile


ediţiei



Nr.

crt.

Scopul

difuzării


prenume


1. Informare

aplicare

şi

arhivare


2. Informare

evidenţă

I Echipa

managerială

( top

management)



206


contabil +

achiziţii

Contabil-şef ....................... ..................


4. 1. Procedura are ca scop stabilirea cadrului organizatoric privind atribuirea

contractelor de achiziție directă prin stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea

atribuirii contractelor de achiziție publică și stabilirea responsabilităților privind întocmirea,

avizarea și aprobarea documentelor aferente acestei activități.

4.2. Procedura se referă la activitatea financiar-contabilă și de achiziții publice din

cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău.







compartimentul Contabilitate și structura cu atribuții de achiziții publice.



207


- nu este cazul


6.2.1. O.U.G. nr. 34 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de

concesiune de lucrări publice si a contractelor de concesiune de servicii;

6.2.2. H.G. nr.925/2006 – Hotarâre pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor

referitoare la atribuirea contractelor de achiziție publică din OUG nr.34/2006

6.2.3. Ghidul pentru atribuirea contractelor de achiziție publică nr. 155/2006.

6.2.4. O.G. nr. 119/1999 - privind auditul intern şi controlul financiar preventiv;

6.2.5. Legea nr. 84/2003 pentru modificarea şi completarea OG nr. 119/1999 privind

auditul intern şi controlul financiar preventiv;

6.2.6. OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare

la exercitarea controlului financiar preventiv;

6.2.7. OMFP nr. 912/2004 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice

generale referitoare la exercitarea CFP, aprobate prin OMFP nr. 522/2003



4925/2005).



Decizia internă de constituire a comisiei de achiziții


208


7.1. Definiţii:

7.1.1. Vocabularul comun al achizițiilor publice - CPV - desemnează nomenclatorul de

referință aplicabil contractelor de achiziție publică, adoptat prin Regulamentul nr.

2.195/2002/CE al Parlamentului European și al Consiliului privind vocabularul comun al

achizițiilor publice, publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 340 din 16

decembrie 2002, asigurând corespondența cu alte nomenclatoare existente;

7.1.2. Sistemul electronic de achiziții publice - SEAP - desemnează sistemul informatic de

utilitate publică, accesibil prin internet la o adresă dedicată, utilizat în scopul aplicării prin

mijloace electronice a procedurilor de atribuire;

7.1.3. Procedura de atribuire - etapele ce trebuie parcurse de autoritatea contractantă și de

către candidați/ofertanți pentru ca acordul părților privind angajarea în contractul de achiziție

publică să fie considerat valabil;

7.1.4. Propunere financiară - parte a ofertei ce cuprinde informațiile cu privire la preț, tarif,

alte condiții financiare și comerciale corespunzătoare satisfacerii cerințelor solicitate prin

documentația de atribuire;

7.1.5. Propunere tehnică - parte a ofertei elaborată pe baza cerințelor din caietul de sarcini

sau, dupa caz, din documentația descriptivă;

7.1.6. Ofertant - oricare operator economic care a depus oferta;

7.1.7.. Oferta - actul juridic prin care operatorul economic își manifestă voința de a se angaja

din punct de vedere juridic într-un contract de achiziție publică; oferta cuprinde propunerea

financiară și propunerea tehnică;

7.1.8. Operator economic - oricare furnizor de produse, prestator de servicii ori executant de

lucrări - persoană fizică/juridică, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane cu

activitate în domeniul care oferă în mod licit pe piață produse, servicii și/sau execuție de

lucrări;

7.1.9. Documentație de atribuire – documentația ce cuprinde toate informațiile legate de

obiectul contractului de achiziție publică și de procedura de atribuire a acestuia, inclusiv

caietul de sarcini sau, dupa caz, documentația descriptivă;


209

7.1.10. Contract de achiziție publică - contractul care include și categoria contractului

sectorial, astfel cum este definit la art. 229 alin. (2), cu titlu oneros, încheiat în scris între una

sau mai multe autorități contractante, pe de o parte, și unul sau mai mulți operatori

economici, pe de alta parte, având ca obiect execuția de lucrări, furnizarea de produse sau

prestarea de servicii;

7.2. Abrevieri:



interioară





4. CPV Vocabularul comun al


5. SEAP Sistemul electronic de

achiziții publice


doc:1060003403/18#229


210

ETAPE

1. Identificarea necesităților și a fondurilor necesare

- Referat de necesitate

- Fila de buget / aprobare obținere credit

Responsabil: coordonatorul de compartiment

2. Alegerea procedurii de cerere de ofertă

- Poziție în programul anual al achizițiilor publice

- Nota justificativă privind aplicarea procedurii de cerere de ofertă

Responsabil: coordonatorul de compartiment

3. Elaborarea documentației de atribuire

- elaborarea caietului de sarcini

- elaborarea clauzelor contractuale

- stabilirea cerințelor minime de calificare referitoare la situația economică și financiară sau la

capacitatea tehnică și/sau profesională

- stabilirea criteriului de atribuire și elaborarea notei justificative cu privire la aceasta

- finalizarea fișei de date a achiziției

- documentația de atribuire aprobată

Responsabil: Comisia de achiziții

4. Transmiterea invitației de participare/cererea de ofertă și a documentației de atribuire

- către SEAP sau către operatori economici


211

5. Perioada de așteptare

- primirea solicitărilor de clarificări și transmiterea răspunsurilor

- primirea contestațiilor, dacă este cazul

- depunerea ofertelor

- completarea declarațiilor privind confidențialitatea și conflictul de interese

Responsabil: Comisia de achiziții

6. Examinarea și evaluarea ofertelor

- verificarea condițiilor de eligibilitate, clarificare, corespondență tehnică și financiară

- solicitarea de clarificări privind oferta, dacă este cazul

- aplicarea criteriului de atribuire

- stabilirea ofertei câștigătoare

- elaborarea raportului și aprobarea acestuia

Responsabil: Comisia de evaluare a ofertelor

7. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire

- comunicarea privind rezultatul procedurii de atribuire

Responsabil: Comisia de achiziții, secretariatul


212


9.1. Directorul

9.1.1. asigurarea cadrul organizatoric care să permită implementarea corectă a procedurii de

achiziții

9.1.2. analizarea documentelor care îi sunt înaintate spre aprobare

9.1.3. stabilirea responsabilități în gestionarea documentelor și în controlul acestei operațiuni

prin decizii interne

9.2. Comisia de achiziții:

9.2.1. Verificarea îndeplinirii criteriilor de calificare de către ofertanți

9.2.2. Verificarea propunerilor tehnice prezentate de ofertanți, din punct de vedere al modului în

care acestea corespund cerințelor minime din caietul de sarcini

9.2.3. Verificarea propunerilor financiare prezentate de ofertanți din punctul de vedere al

încadrării în fondurile care pot fi disponibilizate pentru îndeplinirea contractului de achiziție

publică respectiv

9.2.4. Stabilirea ofertelor inacceptabile sau neconforme și a motivelor care stau la baza încadrării

ofertelor respective în această categorie

9.2.5. Stabilirea ofertelor admisibile

9.2.6. Aplicarea criteriului de atribuire, astfel cum a fost prevăzut în documentația de atribuire și

stabilirea ofertei câștigătoare

9.2.7. Elaborarea raportului procedurii de atribuire

9.2.8. Elaborează Programul anual al achizițiilor publice, în colaborare cu contabilul-șef

9.3. Contabilul șef

9.3.1. verificarea respectării procedurii în cadrul compartimentului pe care îl coordonează;


213

9.4. Secretariatului

9.4.1. înregistrarea documentelor primite și trimise

9.4.2. transmiterea documentelor în timp util, în funcție de conținut și destinatar

Colegiul Național

„Ferdinand I”

Bacău

Compartiment

CONTABILITATE


PRIVIND COMPLETAREA

REGISTRULUI CARTEA MARE

(FIŞA DE CONT PENTRU

OPERAŢIUNI DIVERSE)

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I


DATA:


Nr.

crt.

Elemente privind


Numele şi

prenumele





Berza

Director


Ediţia sau,

după caz,


reviziei

Data de la care se

aplică prevederile


214

revizia în

cadrul ediţiei


ediţiei



Nr.

crt.

Scopul

difuzării


prenume


1. Informare

aplicare

şi

arhivare


2. Informare

evidenţă

I Echipa

managerială

( top

management)



contabil +

achiziţii

Contabil-şef ....................... ..................



completează registrul Cartea mare..


215

4. 2. Procedura se referă la întreaga activitate financiar-contabila din cadrul Colegiului

Naţional „Ferdinand I” Bacău, orice act financiar privind plăţile având nevoie de viza privind

Controlul Financiar Preventiv (CFP).









- nu este cazul


6.2.1. Legea contabilităţii nr.82/1991 republicată;

6.2.2. Ordinul 3512/2008 privind registrele şi formularele financiar-contabile publicat în

MO 870/23.12.2008;

6.2.3. Norme de utilizare a registrelor de contabilitate, registrul Cartea mare;



216


4925/2005).




7.1. Definiţii:





aprobate;













prevăzute de lege;




217

anumită perioadă;






















procedurile;















218





rezultate;





regie autonomă, societate comercială la care statul sau o unitate adminis trativ-teritorială
























bugetele locale;



asumate;









219




anuală;







virări, etc.);























7.1.109. Plata - faza din procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin

care instituţia publică achită obligaţiile sale faţă de terţii creditori (este eliberată de

obligaţiile sale faţă de terţii creditori);



potrivit legii;


cronologică a tuturor tranzacţiilor, evenimentelor şi a operaţiilor, prezentând sume le



ansamblul principiilor şi regulilor procedurale şi metodologice care sunt aplicabi le



220

7.1.113. Scadenţar - document de eşalonare a cheltuielilor ce se efectuează în

perioada


cheltuielilor;

7.2. Abrevieri:



interioară






8.1. Generalităţi

Cartea mare (cod 14-1-3) este un registru contabil obligatoriu în care se înregistrează

lunar și sistematic prin regruparea conturilor, mișcarea și existența tuturor elementelor de activ și

de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteză și sistematizare ce

conține simbolul contului debitor și al conturilor creditoare corespondente, rulajul creditor și

debitor, precum și soldul contului.

Registrul jurnal Cartea mare poste fi înlocuit cu Fișa de cont pentru operațiuni diverse.


221

Editarea Cărții mari se efectuează la cererea organelor de control sau funcție de necesități

proprii.

Nu circulă, fiind un document de înregistrare contabilă.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

8.2. Modul de lucru

Cartea mare (cod 14-1-3) este documentul de sistematizare contabilă care cuprinde toate

conturile sintetice și reflectă existența și mișcarea tuturor elementelor de activ și pasiv la un

moment dat.

Cartea mare servește la stabilirea rulajelor lunare și a soldurilor conturilor și stă la baza

întocmirii balanței de verificare. Pentru stabilirea rulajelor se preia din Cartea mare rulajul

creditor din jurnalul contului respectiv, iar rulajul debitor se stabilește prin totalizarea sumelor

preluate din coloanele de conturi corespunzătoare ale jurnalelor. Soldul debitor sau creditor al

fiecărui cont se stabilește funcție de rulajele debitoare și creditoare ale contului respectiv,

ținându-se seama de soldul de la începutul anului, care se înscrie pe rândul destinat în acest scop.

Balanța de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea înregistrării

corecte în contabilitate a operațiunilor efectuate și controlul concordanței dintre contabilitatea

sintetică și analitică, precum și principalul instrument pe baza căruia se întocmesc raportările

contabile, potrivit legii.

Balanța de verificare a conturilor sintetice, precum și balanțele de verificare ale conturilor

analitice se întocmesc cel puțin anual, la încheierea exercițiului financiar sau la termenele de

întocmire a raportărilor contabile, la alte perioade prevăzute de actele normative în vigoare și ori

de câte ori se consideră necesar.

Nu circulă, fiind un document de înregistrare contabilă.

Se arhivează de compartimentul Contabilitate.

Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Cartea mare se păstrează în unitate timp de 10 ani

de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere,

sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite în termenul de maxim 30 de zile de la constatare.


222

Criteriile minimale privind programele informatice utilizate în activitatea financiar-

contabilă

În condițiile conducerii contabilității cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare

automată a datelor, fiecare operațiune economico-financiară se va înregistra prin articole

contabile, în mod cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor în unitate.

Sistemul informatic de prelucrare automată a datelor la nivelul fiecărei unități trebuie să

asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările

contabile aplicabile, controlul și păstrarea acestor suporturi tehnice.

Elaboratorii de programe informatice au obligația de a prevedea, prin contractele de

livrare a programelor informatice clauze privind întreținerea și adaptarea produselor livrate,

precum și clauze privind eliminarea posibilităților de modificare a procedurilor de prelucrare

automată a datelor de către utilizatori.

Persoanele care efectuează lucrări cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare

automată a datelor poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a informațiilor din documente, iar

beneficiarii răspund pentru exactitatea și realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.

Condițiile în care se pot întocmi, edita și arhiva electronic registrele, jurnalele și alte

documente financiar-contabile

Din punct de vedere al bazei de date să existe posibilitatea reconstituirii în orice moment

a conținutului registrelor, jurnalelor și altor documente financiar-contabile.

Să existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzând măsurile tehnice și

organizatorice care să asigure următoarele cerințe minimale:

a) confidențialitatea și integritatea comunicațiilor;

b) confidențialitatea și nonrepudierea tranzacțiilor;

c) confidențialitatea și integritatea datelor;

d) împiedicarea, detectarea și monitorizarea accesului neautorizat în sistem;

e) restaurarea informațiilor gestionate de sistem în cazul unor calamități naturale,

evenimente imprevizibile, prin:


223

- arhivarea datelor utilizând tehnologia WORM (Write Once Read Many), care să

permită inscripționarea o singură dată și accesarea ori de câte ori este nevoie a informațiilor

stocate;

- înregistrarea datelor din documentele financiar-contabile în timp real, în alt sistem de

calcul, cu aceleași caracteristici, care să fie amplasate într-o altă locație.

Să se asigure listarea tuturor registrelor, jurnalelor și formularelor la cererea organelor de

control.


9.1. Directorul

9.1.1. Asigură cadrul organizatoric pentru funcționarea compartimentului Contabilitate.


9.3.1. Desemnează persoana care întocmește Registrul Cartea mare.

9.3.2. Organizează operațiunile de semnare, editare și arhivare a Registrului Cartea mare.

Colegiul Național

„Ferdinand I”

Bacău

Compartiment

CONTABILITATE


DE CONTROL INTERN

PRIVIND ACTIVITATEA DE

CONTROL FINANCIAR

PREVENTIV

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I


DATA:


224


Nr.

crt.

Elemente privind


Numele şi

prenumele





Berza

Director


Ediţia sau,

după caz,

revizia în

cadrul ediţiei


reviziei

Data de la care se

aplică prevederile


ediţiei



Nr.

crt.

Scopul

difuzării


prenume


1. Informare

aplicare

şi

arhivare



225

2. Informare

evidenţă

I Echipa

managerială

( top

management)



contabil +

achiziţii

Contabil-şef ....................... ..................


4. 1. Procedura este elaborată în scopul definirii cadrului organizatoric în care se acordă

viza de control financiar preventiv. Scopul Controlului Financiar Preventiv este identificarea

proiectelor de operaţiuni (denumite în continuare operaţiuni) care nu respectă condiţiile de

legalitate şi regularitate şi/sau, după caz, de încadrare în limitele şi destinaţia creditelor bugetare

şi de angajament şi prin a căror efectuare s-ar prejudicia patrimoniul public şi/sau fondurile

publice.

4. 2. Procedura se referă la întreaga activitate financiar-contabila din cadrul Colegiului

Naţional „Ferdinand I” Bacău, orice act financiar privind plăţile având nevoie de viza privind

Controlul Financiar Preventiv (CFP).






226


5.1. Procedura se aplică în cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău şi nu face referire la

fondurile europene şi la împrumuturile externe.


5.3. Fac obiectul controlului financiar preventiv operaţiunile care vizează, în principal:

angajamentele legale şi angajamentele bugetare;

deschiderea şi repartizarea de credite bugetare;

modificarea repartizării pe trimestre şi pe subdiviziuni a clasificaţiei bugetare a

creditelor aprobate, inclusiv prin virări de credite;

ordonanţarea cheltuielilor;

constituirea veniturilor publice, în privinţa autorizării şi stabilirii titlurilor de

încasare;

concesionarea sau închirierea de bunuri aparţinând domeniului public al statului sau

al unităţii de învăţământ.

vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri aparţinând domeniului

privat al statului sau al unităţii de învăţământ.

alte categorii de operaţiuni stabilite prin Ordin al Ministrului Finanţelor Publice.



- nu este cazul


6.2.1. Legea nr. 500/2002 - privind finanţele publice;

6.2.2. Legea nr.273/2006 - privind finanţele publice locale;


227

6.2.3. Codul Civil - art. 999;


6.2.5. Legea nr.: 84/2003 pentru modificarea şi completarea OG nr.: 119/1999 privind


6.2.6. OMFP nr.: 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale

referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv;



6.2.8. OM.F.P. nr. 1.792/2002 - pentru aprobarea Normelor metodologice privind

angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi

organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale

6.2.9 OMFP nr. 1954/2005 pentru aprobarea Clasificaţiei indicatorilor privind finanţele

publice



4925/2005).




7.1. Definiţii:


228





aprobate;







ori de câte ori este nevoie, se grupează şi se sistematizează informaţiil e în conturi,






prevăzute de lege;



anumită perioadă;
















229








procedurile;


















rezultate;

7.1.115. Eficacitate - gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare

dintre













230

















bugetele locale;



asumate;






7.1.127. Legalitate - caracteristica unei operaţiuni de a respecta toate prevederile legale

care îi sunt aplicabile, în vigoare la data efectuării acesteia;




anuală;







virări, etc.);









231





















potrivit legii;








perioada


cheltuielilor;

7.2. Abrevieri:



interioară


232






8.1. Conţinutul controlului financiar preventiv

8.1.1. Sunt supuse în mod obligatoriu controlului financiar preventiv propriu,

documentele care conţin operaţiuni ce urmează a se efectua pe seama fondurilor publice şi a

patrimoniului public.

8.1.2. Proiectele de operaţiuni care fac obiectul CFP precum şi obiectivele şi conţinutul

controlului exercitat sunt prevăzute în decizia privind aprobarea cadrului operaţiunilor de control

financiar preventiv propriu.

8.1.3. CFP constă în verificarea sistematică a operaţiunilor care fac obiectul acestuia, din

punct de vedere al:

a) respectării tuturor prevederilor legale care le sunt aplicabile, în vigoare la data

efectuării operaţiunilor (control de legalitate);

b) îndeplinirii sub toate aspectele a principiilor şi a regulilor procedurale şi

metodologice care sunt aplicabile categoriilor de operaţiuni din care fac parte operaţiunile supuse

controlului (control de regularitate);

c) încadrării în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi/sau de angajament, după caz

(control bugetar).

8.1.4. CFP se exercită pe baza actelor şi/sau documentelor justificative.

8.1.5. Conducătorul compartimentului Contabilitate răspunde pentru realitatea,

regularitatea şi legalitatea operaţiunilor ale căror acte şi/sau documente justificative le-au

certificat sau avizat. Obţinerea vizei de control financiar preventiv pentru operaţiuni care au la

baza acte şi/sau documente justificative certificate sau avizate, care se dovedesc ulterior nereale,


233

inexacte sau nelegale, nu exonerează de răspundere şeful compartimentului Contabilitate sau

alte persoane competente din cadrul acestuia.

8.2. Efectuarea CFP

8.2.1. Activitatea de control financiar preventiv este compusă din ţinerea evidenţei

angajamentelor legale, bugetare şi a ordonanţărilor şi din acordarea vizei de CFP.

8.2.2. Persoana care are dreptul de a acorda viza CFP este numită prin decizie.

8.2.3. Viza CFP se exercită prin semnătura persoanei împuternicite în acest sens sau a

înlocuitorului desemnat, precum şi prin aplicarea sigiliului personal. Sigiliul cuprinde: denumirea

entităţii publice, menţiunea “Vizat pentru CFP”, numărul sigiliului (marca de identificare a

titularului acestuia) şi elementele de identificare a datei acordării vizei (an, luna, zi).

8.3. Procedura de control

8.3.1. Proiectele de operaţiuni vor fi însoţite de actele justificative necesare şi de

Angajamente bugetare individuale / Propuneri de efectuarea unei cheltuieli / Ordonanţări de plată

după caz, iar facturile vor cuprinde în mod obligatoriu:

- sintagma: ”Bun de plată”;

- numele în clar;

- data;

- semnătura conducătorului compartimentului de specialitate si anume:

pentru operaţiunile privind cheltuielile de personal – secretar şef, pentru

celelalte operatiuni - contabilul.

8.3.2. Documentele prezentate la viză se înscriu în Registrul proiectelor de operaţiuni

prevăzute să fie prezentate la viza de CFP numai în condiţiile în care acestea necesită într-adevăr

viză.

8.3.3. Persoana împuternicită cu exercitarea controlului financiar preventiv preia

documentele şi le verifică formal cu privire la:

- cuprinderea în “Cadrul general al proiectelor de operaţiuni supuse controlului financiar

preventiv propriu” a operaţiunii prezentate la viză;


234

- completarea documentelor în strictă concordanţă cu rubricile acestora;

- existenţa semnăturilor persoanelor autorizate din compartimentele de specialitate;

- existenţa documentelor justificative.

8.3.4. Dacă nu sunt respectate aceste cerinţe, documentele se restituie emitentului, iar în

coloana a 12-a din “Registrul proiectelor de operaţiuni” se menţionează “Restituit” şi motivul.

8.3.5. Persoana împuternicită cu exercitarea controlului financiar preventiv trece la

verificarea de fond, care constă în efectuarea verificărilor prevăzute în instrucţiunilor specifice

fiecărui tip de operţiune.

8.3.6. Persoana împuternicită cu exercitarea controlului financiar preventiv poate solicita

şi alte documente justificative.

8.3.7. Dacă în urma verificării, documentele prezentate corespund cerinţelor controlului

financiar preventiv, persoana împuternicită acordă viza prin aplicarea sigiliului personal şi a

semnăturii.

8.3.8. După parcurgerea procedurii de verificare a documentelor, persoana împuternicită

va completa în mod corespunzător coloanele din Registrul proiectelor de operaţiuni, iar

proiectele de operaţiuni îşi vor continua circuitul.

8.3.9. Dacă în urma verificării, documentele prezentate la viză nu corespund cerinţelor

controlului financiar preventiv, persoana împuternicită va emite refuzul de viză, care va fi

transmis directorului.

8.4. Regimul refuzului de viză

8.4.1. Persoana în drept să exercite viza de C.F.P. are dreptul şi obligaţia de a refuza viza

în toate cazurile în care apreciază că proiectul de operaţiune nu îndeplineşte condiţiile de

legalitate, regularitate şi încadrare în limita angajamentelor bugetare pentru acordarea vizei.

8.4.2. Refuzarea vizei se face, în toate cazurile, în scris.


235

8.4.3. Persoanele care exercită viza de C.F.P. au obligaţia de a păstra într-un dosar separat

toate “Refuzurile de viză” emise.

8.4.4. Directorul poate decide efectuarea operaţiunii pentru care s-a refuzat viza de C.F.P.

numai dacă aceasta nu depaşeşte angajamentul bugetar aprobat şi numai în baza unui act de

decizie internă prin care dispune pe propria răspundere efectuarea operaţiunii.

8.4.5. Persoanele desemnate cu exercitarea CFP vor informa Curtea de Conturi asupra

operaţiunilor refuzate la viză şi efectuate pe propria răspundere.

8.4.6. Informarea se va face de îndată ce efectuarea operaţiunii a fost dispusă, prin

transmiterea unei copii de pe Decizia de efectuare a operaţiunii şi de pe motivaţia refuzului de

viză. Numai astfel sunt exonerate de răspundere persoanele împuternicite să exercite viza de

CFP.

8.4.7. Documentele referitoare la operaţiuni supuse C.F.P. care nu au fost vizate, nu pot fi

înregistrate în contabilitate. Fac excepţie, documentele privind operaţiunile refuzate la viza de

control financiar preventiv propriu, dar efectuate pe răspunderea directorului.

8.5. Raportarea activităţii de CFP

8.5.1. Trimestrial contabilul şef va întocmi un Raport privind activitatea de CFP, care va

cuprinde situaţia statistică a operaţiunilor supuse CFP şi sinteza motivaţiilor pe care s-au

întemeiat refuzurile de viză, în perioada raportată.

8.6. Organizarea evidenţei

8.6.1. Evidenţa angajamentelor bugetare şi legale trebuie să asigure date referitoare la:

a. creditele bugetare aprobate în exerciţiul bugetar curent, precum şi modificările

intervenite pe parcursul anului (cu ajutorul contului 8060 "Credite bugetare aprobate")

b. angajamentele bugetare (cu ajutorul contului 8066 "Angajamente bugetare")

c. compararea datelor din conturile 8060 "Credite bugetare aprobate" şi 8066

"Angajamente bugetare" şi determinarea creditelor bugetare disponibile care pot fi angajate;

d. angajamentele legale (cu ajutorul contului 8067 "Angajamente legale").

8.6.2. În contul 8060 „ Credite bugetare aprobate” se înregistrează la începutul

exerciţiului bugetar creditele bugetare aprobate, cu defalcarea pe trimestre, precum şi

modificările efectuate în cursul exerciţiului bugetar, care majorează / diminuează creditele

bugetare aprobate. Soldul contului reprezintă totalul creditelor bugetare aprobate la un moment

dat.

8.6.3. În contul 8066 "Angajamente bugetare" se înregistrează angajamentele bugetare,

precum şi modificările efectuate în cursul exerciţiului bugetar, care majorează / diminuează


236

angajamentele bugetare iniţiale. Soldul contului reprezintă totalul angajamentelor bugetare la un

moment dat.

8.6.4. În contul 8067 "Angajamente legale" se înregistrează angajamentele legale, precum

şi modificările efectuate în cursul exerciţiului bugetar, care majorează angajamentele legale

iniţiale. Soldul contului la finele lunii reprezintă totalul angajamentelor legale, iar la finele

anului, totalul angajamentelor rămase neachitate.


9.1. Directorul

9.1.1. Răspunde de aprobarea documentelor pentru operaţiunile care nu au obţinut viza CFP.

9.2. Elaboratorii documentelor

9.2.1. Răspund de nesolicitarea vizei CFP pentru documentele emise, care se încadrează

în Cadrul general al operaţiunilor supuse controlului financiar preventiv al instituţiei.

9.2.2. Răspund pentru realitatea, regularitatea şi legalitatea operaţiunilor ale căror documente

justificative le-au vizat / verificat / întocmit. Obţinerea vizei de control financiar preventiv pe

documente care cuprind date nereale şi/sau care se dovedesc ulterior nelegale, nu îi exonerează

de răspundere.


9.3.1. Răspunde de organizarea activităţii de CFP.

9.3.2. Răspunde de verificarea respectării procedurii de către cei care acordă viză CFP.

9.3.3. Răspunde de efectuarea înregistrărilor contabile aferente operaţiunilor care nu au obţinut

viza CFP

9.4. Persoanele care acordă viza C.F.P

9.4.1. Răspund de respectarea prezentei proceduri.


237

9.4.2. Răspund de verificarea operaţiunilor pentru care au acordat viza de CFP.

Procedura va fi difuzată personalului care execută sau participă la atribuirea controlului intern

privind activitatea de control financiar preventiv.

Actuala procedură va fi revizuită în cazul în care apar modificări organizatorice sau alte

reglementări cu caracter general sau intern care fac obiectul acestei proceduri.

Colegiul Național

„Ferdinand I”

Bacău

Compartiment

CONTABILITATE


privind modul de completare a

Registrului Jurnal

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I


DATA:


Nr.

crt.

Elemente privind


Numele şi

prenumele


1. Elaborat ................. ......................,

contabil

2. Verificat .......................... Contabil-şef


Berza

Director


238


Ediţia sau,

după caz,

revizia în

cadrul ediţiei


reviziei

Data de la care se

aplică prevederile


ediţiei



Nr.

crt.

Scopul

difuzării


prenume


1. Informare

aplicare

şi

arhivare


2. Informare

evidenţă

I Echipa

managerială

( top

management)



contabil +

achiziţii

Contabil-şef ....................... ..................



239

4. 1. Procedura este elaborată în scopul definirii cadrului organizatoric în care se exercită

completarea Registrului Jurnal.

4. 2. Procedura se referă la activitatea financiar-contabilă din cadrul Colegiului Naţional







5.1. Procedura se aplică de către compartimentul Contabilitate din cadrul Colegiului Naţional

„Ferdinand I” Bacău .



- nu este cazul



240

- Legea contabilităţii nr. 82/1991 republicată

- Ordinul privind registrele şi formularele financiar-contabile nr. 1850/2004, M.Of. 23

din 7 ianuarie 2005, M.Of. 23 bis din 7 ianuarie 2005

- Norme de utilizare a registrelor de contabilitate REGISTRU JURNAL (Cod 1411 si

cod 1411/b) 704/1993, M.O. 303/1993



4925/2005).




7.1. Definiţii:





aprobate;











doc:910008202/32


241



prevăzute de lege;



anumită perioadă;






















procedurile;










242










rezultate;


dintre



















asigurărilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statulu i,



speciale, după caz, bugetele instituţiilor publice finanţate integral din venituri

proprii,bugetul fondurilor provenite din credite externe contractate sau garantate de stat şi a

căror





bugetele locale;



243


asumate;











anuală;







virări, etc.);



























244



potrivit legii;








perioada


cheltuielilor;

7.2. Abrevieri:



interioară






8.1. Generalităţi

Serveşte ca document contabil obligatoriu de înregistrare cronologică şi sistematică a

modificării elementelor de activ şi de pasiv ale unităţii.

Este un registru de contabilitate obligatoriu. Întocmirea, editarea şi păstrarea registrului

jurnal se efectuează conform normelor elaborate de Ministerul Finanţelor.


245

Registrul jurnal se utilizează în strictă concordanţă cu destinaţia acestuia şi se prezintă în

mod ordonat şi astfel completat încât să permită, în orice moment, identificarea şi controlul

operaţiunilor contabile efectuate.

Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operaţiunilor efectuate se

întocmeşte balanţa de verificare, cel puţin anual, la încheierea exerciţiului financiar sau la

termenele de întocmire a raportărilor contabile stabilite potrivit legii.

Instituţiile publice care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au

obligaţia să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu normele

contabile aplicate, controlul şi păstrarea acestora pe suporturi tehnice.

Înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor determinate de fuziunea, divizarea sau

încetarea, potrivit legii, a activităţii instituţiilor publice se face pe baza documentelor

corespunzătoare întocmite în asemenea situaţii.

Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu în care se

înregistrează, în mod cronologic, toate operaţiunile economico-financiare.

Operaţiunile de aceeaşi natură, realizate în acelaşi loc de activitate, pot fi recapitulate

într-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care stă la baza înregistrarii în Registrul-

jurnal. Se pot utiliza jurnale auxiliare pentru operaţiunile de casă şi bancă, decontările cu

furnizorii, situaţia încasării-achitării facturilor etc.

Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul,

numărul şi data documentului justificativ, explicaţii privind operaţiunile respective şi conturile

sintetice debitoare şi creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare operaţiunilor

efectuate. Dacă se utilizează jurnale auxiliare se pot înregistra în Registrul-jurnal sumele

centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale.

Lunar sau la altă perioada prevăzută de lege, în fiecare jurnal auxiliar se stabilesc

totalurile sumelor debitoare sau creditoare înregistrate în cursul lunii (perioadei), totaluri care se

înscriu în Registrul-jurnal.

Contabilitatea analitică se poate ţine fie direct pe aceste jurnale (pentru unele conturi), fie

cu ajutorul altor formulare tipizate comune (fişa de cont analitic pentru valori materiale, fişa de

cont pentru operaţiuni diverse etc.) sau specifice, folosite în acest scop.

Pentru unele conturi, pe lângă jurnalul privind operaţiunile de credit se întocmeşte şi

situaţia privind operaţiunile de debit.


246

Înregistrarile în jurnale se fac în mod cronologic în tot cursul lunii (perioadei) sau numai

la sfarşitul lunii (perioadei), fie direct pe baza documentelor justificative, fie pe baza

documentelor centralizatoare întocmite pentru operaţiunile aferente lunii (perioadei) respective,

care sunt consemnate cronologic în acestea.

8.2. Modul de lucru

Se întocmeşte de către persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991,

republicată, într-un singur exemplar, după ce a fost numerotat, şnuruit, parafat şi înregistrat în

evidenţa unităţii.

Numerotarea filelor registrelor se va face în ordine crescătoare, iar volumele se vor

numerota în ordinea completării lor.

Se întocmeşte zilnic sau lunar, după caz, prin înregistrarea cronologică, fără ştersături şi

spaţii libere, a documentelor în care se reflectă mişcarea elementelor de activ şi de pasiv ale

unităţii.

În cazul în care unitatea foloseşte jurnale auxiliare, totalul lunar al fiecăruia se poate trece

în registrul-jurnal.

Dacă se operează cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor,

fiecare operaţiune economico-financiară înregistrându-se prin articole contabile, în mod

cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor în unitate, în această situaţie,

Registrul-jurnal se editează lunar, iar paginile vor fi numerotate pe măsura editării lor. Registrul-

jurnal va fi şnuruit, parafat şi înregistrat în evidenţa unităţii în luna următoare celei în care

numărul de file editate este 100 sau anual, daca numărul filelor editate este sub 100, pentru un

exerciţiu financiar.

În coloana 1 se înscrie numărul curent al operatiunilor înregistrate începând de la 1

ianuarie sau de la începutul activităţii, pana la 31 decembrie sau încetarea activităţii.

In coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) cand se face înregistrarea în registru.

În coloana 3 se trece felul documentului (factura, chitanţa, jurnal privind operaţiunile de

casă şi bancă, jurnalul decontărilor cu furnizorii etc.), precum şi numărul şi data acestuia.

doc:910008202/32


247

În coloana 4 se trece felul operaţiunii, dându-se explicaţiile în legătură cu operaţiunea

respectivă şi elemente de identificare a acesteia.

În coloanele 5 şi 6 se trece simbolul conturilor debitoare şi, respectiv, creditoare.

În coloanele 7 si 8 se trec sumele totale, debitoare şi creditoare din documentul respectiv

(bon, factură, jurnal auxiliar etc.).

În Registrul-jurnal se trec toate operaţiunile economice privind modificarea elementelor

de activ şi de pasiv ale unităţii, indiferent dacă acestea au loc în numerar sau prin conturile

deschise la bănci, neţinându-se seama dacă a avut loc plata sau încasarea acestora.

Registrul-jurnal nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, împreună cu documentele justificative

care au stat la baza întocmirii lui.

Registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza

înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhivă timp de 10 ani, cu începere de la

data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia statelor de

salarii, care se păstrează timp de 50 de ani.

În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile se vor lua

măsuri de reconstituire a acestora în termen de maximum 30 de zile de la constatare, potrivit

reglementărilor emise în acest scop.

Condiţiile în care se pot întocmi, edita şi arhiva electronic registrele, jurnalele şi alte

documente financiar-contabile

Din punct de vedere al bazei de date trebuie să existe posibilitatea reconstituirii în orice

moment a conţinutului registrelor, jurnalelor şi a altor documente financiar-contabile.

Registrele, jurnalele şi alte documente financiar-contabile, care se arhivează pe suport

WORM (Write Once Read Many), trebuie să fie semnate de persoana care le întocmeşte, în

conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.

Trebuie să existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzând măsurile

tehnice şi organizatorice care să asigure următoarele cerinţe minimale:

doc:1010045502/1


248

a) confidenţialitatea şi integritatea comunicaţiilor;

b) confidenţialitatea şi nonrepudierea tranzacţiilor;

c) confidenţialitatea şi integritatea datelor;

d) împiedicarea, detectarea şi monitorizarea accesului neautorizat în sistem;

e) restaurarea informaţiilor gestionate de sistem în cazul unor calamităţi naturale, evenimente

imprevizibile, prin:


permită inscripţionarea o singură dată şi accesarea ori de câte ori este nevoie a informaţiilor

stocate;


calcul, cu aceleaşi caracteristici, care să fie amplasat într-o altă locaţie.

La cererea organelor de control, toate registrele, jurnalele şi formularele trebuie listate.


9.1. Directorul

9.1.1. Răspunde de stabilirea cadrului organizatoric de funcţionare a compartimentului

Contabilitate.


9.2.1. Răspunde de organizarea activităţii de completare şi verificare a registrului jurnal.

9.2.2. Propune directorului persoana desemnată cu operarea registrului jurnal în vederea emiterii

deciziei.


249

Colegiul Național

„Ferdinand I”

Bacău

Compartiment

CONTABILITATE


privind completarea şi

transmiterea REVISAL

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I


DATA:


Nr.

crt.

Elemente privind


Numele şi

prenumele


1. Elaborat ................. ......................,

Secretar

2. Verificat .......................... Secretar-şef


Berza

Director



250

Ediţia sau,

după caz,

revizia în

cadrul ediţiei


reviziei

Data de la care se

aplică prevederile


ediţiei



Nr.

crt.

Scopul

difuzării


prenume


1. Informare

aplicare

şi

arhivare


2. Informare

evidenţă

I Echipa

managerială

( top

management)



contabil +

achiziţii

Contabil-şef ....................... ..................


251


4. 1. Procedura este elaborată în scopul definirii condiţiilor de întocmire a Registrului de

evidenţă a persoanlului – REVISAL, în format electronic.

4. 2. Procedura se referă la activitatea de management a resurselor umane din cadrul







5.1. Procedura se aplică de către compartimentul Secretariat (atribuţii de management al

resurselor umane) din cadrul Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău .



- nu este cazul



252

6.2.1.Codul Muncii aprobat prin Legea nr.53/2003, cu completările şi

modificările ulterioare

6.2.2. Contractul colectiv de muncă

6.2.3. Contractele individuale de muncă

6.2.4.Ordonanţele privind salarizarea personalului din învăţământ şi a

personalului bugetar în vigoare la data aplicării procedurii

6.2.5. Legea pensiilor

6.2.6.Implementarea programului de salarii EDUSAL

6.2.7.LEGEA NR.1/2011

6.2.8.HG.NR 500/2011 cu modificările şi completările ulterioare.



4925/2005).




7.1. Definiţii:

-

7.2. Abrevieri:


253



interioară




3. COR Clasificarea ocupaţiilor în

România


8.1. Generalităţi

Registrul general de evidenţă a salariaţilor cuprinde contractele individuale de muncă în

desfăşurare, indiferent dacă acestea sunt suspendate, la data de 01.08.2011.

Registrul se completează în ordinea încheierii, modificării, suspendării sau încetării

contractelor individuale de muncă.

8.2. Modul de lucru

Directorul Colegiului desemnează prin decizie internă persoana responsabilă cu

completarea, actualizarea şi transmiterea Revisalului.

Registrul se completează de către persoana desemnată cu ajutorul aplicaţiei informatice

distribuite de Inspecţia Muncii.


254

Completarea Registrului general de evidenţă a salariaţilor prin utilizarea aplicaţiei

informatice se face în conformitate cu instrucţiunile de utilizare obţinute de pe pagina de

internet a Inspecţiei Muncii (www.inspectiamuncii.ro) sau de la sediul inspectoratelor teritoriale

de muncă.

După instalarea aplicaţiei, prima operaţiune care trebuie efectuată este adăugarea

angajatorului pentru care se înfiinţează şi se completează registrul electronic şi introducerea

datelor de identificare a acestui angajator. Introducerea datelor se face folosind meniul

Management- Adaugă nou angajator. Dacă se omite completarea unui câmp obligatoriu,

aplicaţia va semnala acest lucru. Deoarece Colegiul Naţional „Ferdinand I” nu are filiale sau

sucursale, registrul se completează la nivelul sediului social cu toţi salariaţii angajatorului.

După introducerea angajatorului pentru care se înfiinţează şi se completează registrul, se

pot adăuga în Revisal salariaţii şi contractele de muncă ale acestora. Pentru a adăuga salariaţii şi

contractele de muncă ale acestora se accesează lista de salariaţi din meniul aplicaţiei

Management – Lista salariaţi.

Mai întâi se adaugă un salariat, prin introducerea informaţiilor de identificare a

salariatului şi apoi se adaugă contractul de muncă al acestui salariat prin introducerea

informaţiilor referitoare al contractul individual de muncă. Pentru adăugarea unui salariat, se

foloseşte opţiunea Adaugă salariat nou. Dacă se omite completarea unui câmp obligatoriu,

aplicaţia va sesiza acest lucru utilizatorului.

După introducerea datelor despre salariat, se introduc informaţiile privind contractul său

de muncă folosind opţiunea Adăugare nou contract de muncă.

Ulterior introducerii în aplicaţie, se pot vizualiza, modifica şi corecta informaţiile

referitoare la angajator, salariaţi sau contractile individuale de muncă.

Aplicaţia permite exportarea fişierului cu actualizările periodice care apoi se postează

prin intermediul portalului Inspecţia Muncii.

8.3. Valorificarea rezultatelor activităţii

a) Îmbunătăţirea cunoaşterii şi aplicării legislaţiei specifice managementului resurselor

umane;

b) Implementarea corectă a paşilor privind stabilirea drepturilor salariale;

http://www.inspectiamuncii.ro/


255


9.1. Directorul

9.1.1. Răspunde de stabilirea cadrului organizatoric de întocmire a registrului electronic de

evidenţă a salariaţilor.

9.1.2. Numeşte prin decizie internă persoana responsabilă cu completarea şi actualizarea Revisal.

9.2. Persoana responsabilă

9.2.1. Iniţiază şi completează Revisal, prin includerea tuturor salariaţilor activi şi a celor cu

contractele de muncă suspendate.

9.2.2. Actualizează şi postează variantele actualizate Revisal prin intermediul portalului Inspecţia

Muncii.

Colegiul Național

„Ferdinand I”

Bacău

Compartiment

CONTABILITATE

ADMINISTRATIV-

ACHIZITII


PRIVIND ÎNTOCMIREA

PROGRAMULUI ANUAL AL

ACHIZIȚIILOR PUBLICE

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I


DATA:


256


Nr.

crt.

Elemente privind


Numele şi

prenumele


1. Elaborat ................. Responsbail

achiziții

publice la

nivelul unității

2. Verificat ..............................

.......

Contabil-şef


Berza

Director


Ediţia sau,

după caz,

revizia în

cadrul ediţiei


reviziei

Data de la care se

aplică prevederile


ediţiei



257


Nr.

crt.

Scopul

difuzării


prenume


1. Informare

aplicare

şi

arhivare


2. Informare

evidenţă

I Echipa

managerială

( top

management)



contabil +

achiziţii

Contabil-şef ....................... ..................


4. 1. Procedura are ca scop documentarea operațiilor derulate pentru elaborarea

Programului anual al achizițiilor publice. Acesta se întocmește înainte de sfârșitul anului

pentru anul următor.

4.2. Procedura se referă la activitatea structurii achiziții publice din cadrul Colegiului

Naţional „Ferdinand I” Bacău.







258


compartimentul Contabilitate și structura cu atribuții de achiziții publice de la nivelul unității.



- nu este cazul


6.2.1. O.U.G. nr. 34 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de

concesiune de lucrări publice si a contractelor de concesiune de servicii;

6.2.2. H.G. nr.925/2006 – Hotarâre pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor

referitoare la atribuirea contractelor de achiziție publică din OUG nr.34/2006

6.2.3. Ghidul pentru atribuirea contractelor de achiziție publică nr. 155/2006.


6.2.5. Legea nr. 84/2003 pentru modificarea şi completarea OG nr. 119/1999 privind


6.2.6. OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare






4925/2005).



Decizia internă de constituire a comisiei de achiziții


259


7.1. Definiţii:

7.1.1. Vocabularul comun al achizițiilor publice - CPV - desemnează nomenclatorul de

referință aplicabil contractelor de achiziție publică, adoptat prin Regulamentul nr.

2.195/2002/CE al Parlamentului European și al Consiliului privind vocabularul comun al

achizițiilor publice, publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 340 din 16

decembrie 2002, asigurând corespondența cu alte nomenclatoare existente;

7.1.2. Sistemul electronic de achiziții publice - SEAP - desemnează sistemul informatic de

utilitate publică, accesibil prin internet la o adresă dedicată, utilizat în scopul aplicării prin

mijloace electronice a procedurilor de atribuire;

7.1.3. Procedura de atribuire - etapele ce trebuie parcurse de autoritatea contractantă și de

către candidați/ofertanți pentru ca acordul părților privind angajarea în contractul de achiziție

publică să fie considerat valabil;

7.1.4. Propunere financiară - parte a ofertei ce cuprinde informațiile cu privire la preț, tarif,

alte condiții financiare și comerciale corespunzătoare satisfacerii cerințelor solicitate prin

documentația de atribuire;

7.1.5. Propunere tehnică - parte a ofertei elaborată pe baza cerințelor din caietul de sarcini

sau, dupa caz, din documentația descriptivă;

7.1.6. Ofertant - oricare operator economic care a depus oferta;

7.1.7.. Oferta - actul juridic prin care operatorul economic își manifestă voința de a se angaja

din punct de vedere juridic într-un contract de achiziție publică; oferta cuprinde propunerea

financiară și propunerea tehnică;

7.1.8. Operator economic - oricare furnizor de produse, prestator de servicii ori executant de

lucrări - persoană fizică/juridică, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane cu

activitate în domeniul care oferă în mod licit pe piață produse, servicii și/sau execuție de

lucrări;

7.1.9. Documentație de atribuire – documentația ce cuprinde toate informațiile legate de

obiectul contractului de achiziție publică și de procedura de atribuire a acestuia, inclusiv

caietul de sarcini sau, dupa caz, documentația descriptivă;

7.1.10. Contract de achiziție publică - contractul care include și categoria contractului

sectorial, astfel cum este definit la art. 229 alin. (2), cu titlu oneros, încheiat în scris între una

sau mai multe autorități contractante, pe de o parte, și unul sau mai mulți operatori

doc:1060003403/18#229


260

economici, pe de alta parte, având ca obiect execuția de lucrări, furnizarea de produse sau

prestarea de servicii;

7.2. Abrevieri:



interioară





4. CPV Vocabularul comun al


5. SEAP Sistemul electronic de

achiziții publice


În cadrul Colegiului Național “Ferdinand I” Bacău se realizează mai multe tipuri de

achiziții publice pentru produse, servicii sau lucrări, având obligația legală de a stabili

Programul anual al achiziţiilor publice.

Date de intrare ale procesului

j) Bugetul aprobat

k) Cereri interne de achizitii publice a unor lucrari, produse sau servicii


261

Date de ieșire ale procesului

Referat de necesitate

Programul anual al achizitiilor publice

Procesul elaborare a Programului anual al achizițiilor publice este structurat pe

următoarele etape:

1. Comisia de achiziții publice de la nivelul unității solicită compartimentelor previziunile de

achiziții publice pentru anul următor

Responsabil

Comisia de achiziții publice de la nivelul unității de învățământ

2. Compartimentele desfășoară ședințe de lucru în care stabilesc necesarul și oportunitatea

achizițiilor publice pentru anul următor

Responsabil

Coordonatorii de compartimente, șefii de comisii funcționale

3. Comisia de achiziții publice de la nivelul unității de învățământ preia propunerile

compartimentelor, însoțite de note de fundamentare și elaborează Programul anual al achizițiilor

publice.

Responsabil

Comisia de achiziții publice de la nivelul unității de învățământ

4. Compartimentul Contabilitate avizează Programul anual al achizițiilor publice.

Responsabil

Contabil-șef

5. Directorul Colegiului aprobă Programul anual al achizițiilor publice.

Responsabil

Director

Programul anual al achiziţiilor publice se elaborează într-o prima formă până la sfârşitul

ultimului trimestru al anului în curs şi cuprinde totalitatea contractelor/acordurilor-cadru pe care

autoritatea contractantă intenţionează să le atribuie/încheie în decursul anului următor.

Autoritatea contractantă (unitatea de învățământ) are obligaţia, atunci când stabileşte

Programul anual al achiziţiilor publice, de a ține cont de:


262

a) necesităţile obiective de produse, de lucrări şi de servicii;

b) gradul de prioritate a necesităţilor prevăzute;

c) anticipările privind fondurile ce urmează să fie alocate prin bugetul anual.

Programul anual al achiziţiilor publice trebuie sa cuprindă cel puţin informaţii

referitoare la:

a) obiectul contractului/acordului-cadru;

b) codul vocabularului comun al achiziţiilor publice (CPV);

c) valoarea estimată, fără TVA, exprimată în lei şi în euro;

d) procedura care urmează sa fie aplicată;

e) data estimată pentru începerea procedurii;

f) data estimată pentru finalizarea procedurii;

g) persoana responsabilă pentru atribuirea contractului respectiv

În cazul în care autoritatea contractantă intenţionează să lanseze un sistem dinamic de

achiziţii publice, aceasta are obligaţia de a preciza această intenţie în Programul anual al

achiziţiilor publice

După aprobarea bugetului propriu, autoritatea contractantă are obligaţia de a-şi definitiva

Programul anual al achiziţiilor publice în funcţie de fondurile aprobate şi de posibilităţile de

atragere a altor fonduri.

Programul anual al achiziţiilor publice se aproba de directorul autorităţii contractante,

conform atribuţiilor legale ce îi revin, cu avizul compartimentului financiar-contabil.

Autoritatea contractantă are dreptul de a opera modificări sau completări ulterioare în

Programul anual al achizitiilor publice, modificări/completări care se aprobă conform

prevederilor de mai sus. În cazul în care modificările prevăzute au ca scop acoperirea unor

necesitaţi ce nu au fost cuprinse iniţial în Programul anual al achiziţiilor publice, introducerea

acestora în program este condiţionată de asigurarea surselor de finanţare.

Toate documentele elaborate în cursul acestei proceduri se arhivează conform normelor

în vigoare.



263

9.1. Director

9.1.1. Aproba Referatele de necesitate și notele justificative;

9.1.2. Aproba Programul anual al achizițiilor publice;

9.1.3. Asigură resursele necesare desfășurării proceselor ;

9.2. Comisia de achiziții publice

9.2.1.Inițiază procedura prin solicitarea către compartimente de transmitere a

necesităților proprii privind achizițiile pentru următorul an

9.2.2. Întocmește și/ sau reactualizează Programul anual al achizițiilor publice în funcție

de necesități

9.2.3. Transmite compartimentului de contabilitate Programul anual al achizițiilor

publice

9.3. Compartimentele și comisiile funcționale din cadrul instituției

9.3.1. Întocmesc listele de achiziții publice necesare și lansează Referatele de necesitate

pentru achizițiile publice solicitate.

9.3.2. Transmit Comisiei de achiziții necesitățile de achiziții publice și urmăresc

includerea acestora în Programul anual al achizițiilor publice și în pozițiile bugetare

corespunzătoare.

Colegiul Național

„Ferdinand I”

Bacău

Compartiment

CONTABILITATE


PRIVIND ORGANIZAREA ȘI

CONDUCEREA

CONTABILITĂȚII

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I


DATA:


Nr.

crt.

Elemente privind


Numele şi

prenumele



264


2. Verificat ..............................

.......

Contabil-şef


Berza

Director


Ediţia sau,

după caz,

revizia în

cadrul ediţiei


reviziei

Data de la care se

aplică prevederile


ediţiei



Nr.

crt.

Scopul

difuzării


prenume


1. Informare

aplicare

şi

arhivare


2. Informare

evidenţă

I Echipa

managerială

( top

management)



contabil +

Contabil-şef ....................... ..................


265

achiziţii



organizează şi funcţionează contabilitatea.












- nu este cazul



6.2.2 OMFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind

organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice şi Planul de conturi pentru instituţiile

publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia;

6.2.3. OMFP nr. 1850/2004 privind registrele şi formularele financiar-contabile;


266

6.2. 4. OMFP 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea,

lichidarea, ordonanţarea, şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea,

evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale;



4925/2005).




7.1. Definiţii:





aprobate;











267




prevăzute de lege;



anumită perioadă;






















procedurile;









268











rezultate;


dintre




























bugetele locale;



269


asumate;











anuală;







virări, etc.);



























270



potrivit legii;








perioada


cheltuielilor;

7.2. Abrevieri:



interioară






8.1. Principii contabile

8.1.1. Principiul continuităţii activităţii - Presupune că instituţia publica îşi continuă în

mod normal funcţionarea, fără a intra în stare de desfiinţare sau reducere semnificativă a

activităţii.


271

8.1.2. Principiul permanenței metodelor - Metodele de evaluare trebuie aplicate în mod

consecvent de la un exerciţiu financiar la altul.

8.1.3. Principiul prudenței - Evaluarea trebuie facută pe o bază prudentă şi în special:

trebuie să se ţină cont de toate angajamentele apărute în cursul exerciţiului financiar curent sau al

unui exerciţiu precedent, chiar dacă acestea devin evidente numai între data bilanţului şi data

depunerii acestuia şi trebuie să se ţină cont de toate deprecierile.

8.1.4. Principiul contabilităţii pe baza de angajamente - Efectele tranzacţiilor şi ale

altor evenimente sunt recunoscute atunci când tranzacţiile şi evenimentele se produc şi nu pe

măsură ce numerarul sau echivalentul său este încasat sau plătit şi sunt înregistrate în evidențele

contabile şi raportate în situaţiile financiare ale perioadelor de raportare.

8.1.5. Principiul evaluării separate a elementelor de activ şi de datorii - componentele

elementelor de activ sau de datorii trebuie evaluate separat.

8.1.6. Principiul intangibilității - Bilanţul de deschidere pentru fiecare exerciţiu

financiar trebuie să corespundă cu bilanţul de închidere al exerciţiului financiar precedent.

8.1.7. Principiul necompensării - Orice compensare între elementele de activ şi de

datorii sau între elementele de venituri şi cheltuieli este interzisă, cu excepţia compensărilor între

active şi datorii permise de reglementările legale, numai după înregistrarea în contabilitate a

veniturilor şi cheltuielilor la valoarea integrală.

8.1.8. Principiul comparabilității informaţiilor - Elementele prezentate trebuie să dea

posibilitatea comparării în timp a informaţiilor.

8.1.9. Principiul materialității (pragului de semnificație) - Orice element care are o

valoare semnificativă trebuie prezentat distinct în cadrul situaţiilor financiare, iar elementele cu

valori nesemnificative, dar care au aceeaşi natura sau au funcţii similare trebuie însumate şi

prezentate într-o poziţie globală.

8.1.10. Principiul prevalenței economicului asupra juridicului (realităţii asupra

aparenței) - Informaţiile contabile prezentate în situaţiile financiare trebuie să fie credibile, să

respecte realitatea economică a evenimentelor sau tranzacţiilor, nu numai forma lor juridică.

8.2. Obiectul contabilităţii

8.2.1. Contabilitatea, ca activitate specializată în măsurarea, evaluarea, cunoaşterea,

gestiunea și controlul activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, precum și a rezultatelor obţinute

din activitatea instituţiilor publice, trebuie să asigure înregistrarea cronologică și sistematică,


272

prelucrarea, publicarea și păstrarea informaţiilor cu privire la poziţia financiară, performanța

financiară și fluxurile de trezorerie.

8.2.2. Contabilitatea instituţiilor publice asigură informaţii ordonatorilor de credite cu

privire la execuţia bugetelor de venituri si cheltuieli, rezultatul execuţiei bugetare, patrimoniul

aflat în administrare, rezultatul patrimonial (economic), costul programelor aprobate prin buget,

dar și informaţii necesare pentru întocmirea contului general anual de execuţie a bugetului de

stat, a contului anual de execuţie a bugetului asigurărilor sociale de stat și fondurilor speciale.

8.2.3. Instituţiile publice au obligaţia să conducă contabilitatea în partidă dublă cu

ajutorul conturilor prevăzute în planul de conturi general, care cuprinde următoarele clase de

conturi:

- clasa 1 "Conturi de capitaluri";

- clasa 2 "Conturi de active fixe";

- clasa 3 "Conturi de stocuri și producţie în curs de execuţie";

- clasa 4 "Conturi de terţi";

- clasa 5 "Conturi la trezoreria statului și banci comerciale";

- clasa 6 "Conturi de cheltuieli";

- clasa 7 "Conturi de venituri si finanţări".

8.2.4. Cu ajutorul acestor conturi, instituţiile publice înregistrează operaţiunile

economico-financiare pe baza principiilor contabilităţii de drepturi și obligaţii (de angajamente),

respectiv în momentul creării, transformării sau dispariţiei/anularii unei valori economice, a unei

creanţe sau unei obligaţii.

8.2.5. Pentru respectarea conţinutului economic al operaţiunilor, a cerinţelor contabilităţii

bazata pe principiul drepturilor și obligaţiilor și a prevederilor legale în vigoare, ordonatorii de

credite dispun elaborarea următoarelor documente:

1. planul de conturi;

2. monografia cu operaţiunile specifice domeniului de activitate

3. nomenclatorul formularelor financiar-contabile folosite

8.2.6. În cazul în care apar modificări în oricare din aceste documente ele vor fi refăcute

şi aprobate în aceleaşi condiţii ca variantele iniţiale.

8.3. Organizarea şi conducerea contabilităţii

8.3.1. Instituţiile publice organizează și conduc contabilitatea în compartimente distincte,

conduse de către directorul economic sau contabilul șef.

8.3.2. Şeful compartimentului financiar-contabil este persoana care ocupă funcţia de

conducere a compartimentului financiar-contabil și care răspunde și de activitatea de încasare a

veniturilor și de plată a cheltuielilor.


273

8.3.3. Persoanele care răspund de organizarea și conducerea contabilităţii trebuie să

asigure, potrivit legii, condiţiile necesare pentru organizarea si conducerea corectă și la zi a

contabilităţii, organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de activ si de pasiv, precum și

valorificarea rezultatelor acesteia, respectarea regulilor de întocmire a situaţiilor financiare,

depunerea la termen a acestora la organele în drept, păstrarea documentelor justificative, a

registrelor și situaţiilor financiare, organizarea contabilităţii de gestiune adaptate la specificul

instituţiei publice.

8.4. Documente justificative şi registre

8.4.1. Efectuarea de operaţiuni economice, fără să fie înregistrate în contabilitate,

constituie contravenţie la Legea contabilităţii, daca nu este săvârşită în astfel de condiţii încât,

potrivit legii, să fie considerată infracţiune.

8.4.2. Instituţiile publice consemnează operaţiunile economico-financiare în momentul

efectuării lor în documente justificative pe baza cărora se fac înregistrări în jurnale, fișe și alte

documente contabile, după caz.

8.4.3. Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează

răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat si aprobat, precum și a celor care le-au

înregistrat în contabilitate, după caz.

8.4.4. Documentele justificative trebuie sa cuprindă următoarele elemente principale:

- denumirea documentului;

- denumirea și, după caz, sediul unităţii care întocmeşte documentul;

- numărul documentului și data întocmirii acestuia;

- menţionarea părților care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare

(când este cazul);

- conţinutul operaţiunii economico-financiare și, atunci când este necesar, temeiul

legal al efectuării acesteia;

- datele cantitative și valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate;

- numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea

operaţiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv și ale

persoanelor în drept să aprobe operaţiunile respective, după caz;

- alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.

8.4.5. Înregistrările în contabilitate se efectuează cronologic, prin respectarea succesiunii

documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate și sistematic, în conturi

sintetice și analitice.

8.4.6. Registrele de contabilitate și formularele comune, care nu au regim special de

inseriere și numerotare, privind activitatea financiară și contabilă, pot fi adaptate în funcţie de


274

specificul și necesităţile instituţiilor publice, cu condiţia respectării conţinutului minimal de

informaţii și a normelor de intocmire și utilizare a acestora.

8.4.7. La instituţiile publice, forma de înregistrare în contabilitate a operaţiunilor

economico-financiare este "maestru-șah". În cadrul formei de înregistrare "maestru-șah",

principalele registre și formulare care se utilizează sunt: Registrul-jurnal, Registrul-inventar,

Cartea-mare si Balanţa de verificare.

8.4.8. Registrele de contabilitate se pot prezenta sub forma de registru, foi volante sau

listări informatice, după caz.

8.5. Arhivarea, păstrarea și reconstituirea documentelor

8.5.1. Instituţiile publice au obligaţia păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a

celorlalte documente contabile, precum și a documentelor justificative care stau la baza

înregistrărilor în contabilitate.

8.5.2. Termenul de păstrare a registrelor și documentelor justificative și contabile este de

10 ani cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu

excepţia statelor de salarii care se păstrează timp de 50 de ani. Situaţiile financiare anuale se

păstrează timp de 50 de ani.

8.5.3. Arhivarea registrelor de contabilitate, a documentelor justificative și contabile se

face în conformitate cu prevederile legale în vigoare.

8.5.4. Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire".

Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu și vizibil menţiunea "RECONSTITUIT",

cu specificarea numărului si datei dispoziţiei pe baza căreia s-a făcut reconstituirea.

8.5.5. Documentele reconstituite potrivit legii constituie baza legala pentru efectuarea


8.6. Sistemul informatic

8.6.1. Sistemul informatic de prelucrare automata a datelor la nivelul fiecărei instituţii

trebuie să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu normele

contabile aplicabile, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice.

8.6.2. La elaborarea și adaptarea programelor informatice trebuie avute în vedere

criteriile minimale pentru programele informatice utilizate în activitatea financiara și contabilă,

potrivit reglementarilor legale în vigoare.


275

8.6.3. Persoanele care efectuează lucrări cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare

automată a datelor poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a informaţiilor din documente, iar

beneficiarii răspund pentru exactitatea și realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.

8.6.4. Din punct de vedere al bazei de date trebuie să existe posibilitatea reconstituirii în

orice moment a conţinutului registrelor, jurnalelor și altor documente financiar-contabile.

8.7. Exerciţiul financiar

8.7.1. Exerciţiul financiar reprezintă perioada pentru care trebuie întocmite situaţiile

financiare anuale și este de 12 luni.

8.7.2. Exerciţiul financiar incepe la 1 ianuarie și se incheie la 31 decembrie, cu excepţia

primului an de activitate, când acesta începe la data înfiinţării instituţiei publice, potrivit legii.


9.1. Directorul

Răspunde pentru organizarea și conducerea contabilității


Răspunde pentru aplicarea corespunzătoare a reglementărilor contabile.


276

Colegiul Național

„Ferdinand I”

Bacău

Compartiment

CONTABILITATE


PRIVIND COMPLETAREA

REGISTRULUI DE CASĂ

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I


DATA:


Nr.

crt.

Elemente privind


Numele şi

prenumele



2. Verificat ..............................

.......

Contabil-şef


Berza

Director


Ediţia sau,

după caz,

revizia în

cadrul ediţiei


reviziei

Data de la care se

aplică prevederile


ediţiei



277


Nr.

crt.

Scopul

difuzării


prenume


1. Informare

aplicare

şi

arhivare


2. Informare

evidenţă

I Echipa

managerială

( top

management)



contabil +

achiziţii

Contabil-şef ....................... ..................



completează Registrul de casă.

4. 2. Procedura se referă la activitatea financiar-contabilă din cadrul Colegiului Naţional








278





- nu este cazul


- Legea contabilitatii nr. 82/1991 republicata

- Ordinul privind registrele si formularele financiar-contabile nr. 1850/2004, M.Of. 23

din 7 ianuarie 2005, M.Of. 23 bis din 7 ianuarie 2005

- Norme de utilizare a registrelor de contabilitate REGISTRU JURNAL (Cod 1411 si

cod 1411/b) 704/1993, M.O. 303/1993



4925/2005).




7.1. Definiţii:




doc:910008202/32


279


aprobate;













prevăzute de lege;



anumită perioadă;




















280




procedurile;


















rezultate;


dintre


















281



asigurărilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statulu i,









bugetele locale;



asumate;











anuală;







virări, etc.);














282
















potrivit legii;








perioada


cheltuielilor;

7.2. Abrevieri:



interioară






283


8.1. Generalităţi

Întocmirea, editarea şi păstrarea registrului de casă se efectuează conform normelor

elaborate de Ministerul Finanţelor.

Registrul de casă se utilizează în strictă concordanţă cu destinaţia acestuia şi se prezintă

în mod ordonat şi astfel completat încât să permită, în orice moment, identificarea şi controlul

operaţiunilor contabile efectuate.

Registrul de casă se poate completa şi în format electronic.

8.2. Modul de lucru

Registrul de casă serveşte ca:

- document de înregistrare operativă a încasărilor şi plăţilor în numerar, efectuate prin

casieria unităţii pe baza actelor justificative;

- document de stabilire, la sfârşitul fiecărei zile, a soldului de casă;

- document de înregistrare în contabilitate a operaţiunilor de casă.

Se întocmeşte în două exemplare, zilnic, de casierul unităţii, desemnat prin decizie a

directorului Colegiului, pe baza actelor justificative de încasări şi plăţi.

La sfârşitul zilei, rândurile neutilizate din formularul cod 14-4-7A se barează.

Soldul de casă al zilei precedente se reportează, după caz, pe primul rând al registrului de

casă pentru ziua în curs.

Se semnează de către casier pentru confirmarea înregistrării operaţiunilor efectuate şi de

către persoana din compartimentul financiar-contabil desemnată prin decizie pentru primirea

exemplarului 2 şi a actelor justificative anexate.


284

Circulă la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactităţii sumelor

înscrise şi respectarea dispoziţiilor legale privind efectuarea operaţiunilor de casă (exemplarul 2).

Exemplarul 1 rămâne la casier.

Registrul de casă se arhivează:

- la casierie (exemplarul 1);

- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

- denumirea unităţii;

- denumirea şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

- numărul curent; numărul actului de casă; numărul anexelor; explicaţii; încasări; plăţi;

- report/sold ziua precedentă;

- semnături: casier şi compartiment financiar-contabil.

8.3. Documentele specifice utilizate la operaţiunile prin casă

8.3.1. Chitanţa – serveşte ca document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la

casieria unităţii şi document justificativ de înregistrare în registrul de casă şi în

contabilitate. Se întocmeşte în două exemplare de către casierul unităţii şi se semnează

pentru primirea sumei. Destinaţia chitantei este următoarea:

- exemplarul 1 (originalul) rămâne la depunător

-exemplarul 2 rămâne în carnet fiind folosit ca document de verificare a operaţiilor

efectuate în registrul de casă. O copie a acestuia care va purta menţiunea “Am primit

originalul” şi semnătura depunătorului se va ataşa filei registrului de casă.

8.3.2. Factura fiscală – serveşte ca document justificativ pentru cumpărarea unor produse sau

prestarea unor servicii şi ca document justificativ de înregistrare în contabilitate. Se

întocmeşte de vânzător sau prestator. Factura fiscală trebuie însoţita de chitanţa simplă

sau de bon de casă de marcat (după caz).


285

8.3.3. Dispoziţia de plată-încasare către casierie – serveşte ca :

- dispoziţie pentru casierie, în vederea achitării în numerar a unor sume, potrivit dispoziţiilor

legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum şi a diferenţei de

încasat de către titularul de avans în cazul justificării unor sume mai mari decât avansul primit;

- document justificativ de înregistrare în registrul de casă şi în contabilitate, în cazul plăţilor

în numerar efectuate fără alt document justificativ.

Se întocmeşte într-un exemplar de compartimentul financiar-contabil:

- în cazul utilizării ca dispoziţie de plată, când nu există alte documente prin care se dispune

plata (exemplu: stat de salarii sau listă de avans chenzinal etc.);

- în cazul utilizării ca dispoziţie de plată a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare,

procurare de materiale etc.;

- în cazul utilizării ca dispoziţie de încasare, când nu există alte documente prin care se

dispune încasarea (avize de plată, somaţii de plata etc.).

Se semnează de întocmire la compartimentul financiar-contabil.

Dupa efectuarea plăţii sau încasării, casierul va completa rubricile de pe verso.

Circulă:

- la persoana autorizată să exercite CFP, pentru viza în cazurile prevăzute de lege;

- la persoanele autorizate să aprobe încasarea sau plata sumelor respective;

- la casierie, pentru efectuarea operaţiunii de încasare sau plata, după caz, şi se semnează

de casier; în cazul plăţilor se semnează şi de persoana care a primit suma;

- la compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de casa, pentru efectuarea


Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de casă.

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

- denumirea unităţii;

- denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

- numele si prenumele, precum şi funcţia (calitatea) persoanei care încasează/restituie

suma;


286

- suma încasată/restituita (în cifre şi în litere); scopul încasării/plăţii;

- semnături: conducatorul unităţii, viza CFP, compartimentul financiar-contabil;

- date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primită, data şi

semnatura;

- casier; suma plătită/încasată; data şi semnătura.

După efectuarea plăţii sau încasării, casierul va completa rubricile de pe verso.

8.3.4. Împuternicire (procura) – serveşte ca document de împuternicire în vederea încasării

unor drepturi băneşti de la casierul unităţii atunci când titularul nu se poate prezenta.

8.3.5. Decont de cheltuieli/deplasare – serveşte ca document justificativ pentru decontarea de

către titularul de avans a cheltuielilor efectuate, pentru stabilirea diferenţelor de primit/restituit

de către titularul de avans şi pentru înregistrarea în contabilitate.

Se întocmeşte într-un singur exemplar de către titularul de avans. Circulă de la titularul

de avans la persoanele autorizate să verifice legalitatea actelor justificative şi exactitatea

calculelor, la persoanele autorizate să aprobe plata diferenţei (dacă se justifică) şi apoi la casierie

pentru plata sau restituirea diferenţei (după caz).

8.4. Organizarea dosarului de casă

1. Se aşază filele registrului de casa (în copie) în ordine cronologică;

2. În spatele fiecărei file de registru de casă se ataşează documentele justificative .

3. Pentru un aspect mai bun al dosarului, documentele justificative de forme mai mici se

capsează pe coli A4, iar acestea se ataşează în spatele filei de registru de casă respective.

4. Se predau contabilului şef sub semnătură.

În conformitate cu prevederile Ordonantei nr. 15/1996 privind întărirea disciplinei

financiar-valutare, cu modificările şi completările ulterioare, se vor respecta următoarele:

1. Operaţiunile de încasări şi plăţi între persoanele juridice se vor efectua numai prin

instrumente de plata fără numerar. Prin excepţie de la aceste prevederi, persoanele

juridice pot efectua plati în numerar în următoarele cazuri:

a) plata salariilor şi a altor drepturi de personal;

b) alte operaţiuni de plăţi ale persoanelor juridice cu persoane fizice;


287

2. Sumele în numerar aflate în casieriile proprii ale persoanelor juridice nu pot depăşi

la sfârşitul fiecărei zile plafonul de 5.000 lei. Se admite depăşirea acestui plafon numai

cu sumele aferente plăţii salariilor şi a altor drepturi de personal, precum şi a altor

operaţiuni cu persoane fizice, pentru o perioadă de trei zile lucrătoare de la data prevăzută

pentru plata acestora. Sumele în numerar care depăşesc nivelul de 2.000 lei, vor fi depuse

în conturile de Trezorerie ale persoanelor juridice respective în următoarea zi lucrătoare,

dacă sediul persoanei juridice se afla în aceeaşi localitate cu cel al unităţii Trezoreriei la

care are deschis contul;

8.5. Verificarea registrului de casă se efectuează de câte ori este cazul, de către

contabilul şef.

Aceasta va urmări, în ordinea menţionată mai jos, dacă:

a. există şi sunt corect şi complet întocmite toate documentele pe baza cărora s-a întocmit

registrul de casă.

b. dacă toate documentele ataşate, în special chitanţele şi facturile fiscale emise de către

furnizori, conţin toate datele de identificare .

c. dacă dispoziţiile de plată către casierie sunt semnate de către: casier, persoana care a

ridicat suma, precum şi dacă sunt aprobate de director şi contabil-şef.

d. dacă registrul de casă este semnat de către casier pentru întocmire.

e. dacă reglementarile legale privind plafonul soldului de casa şi cel de plăţi în numerar au

fost respectate.

8.6. Condiţiile în care se pot întocmi, edita şi arhiva electronic registrele, jurnalele şi

alte documente financiar-contabile

Din punct de vedere al bazei de date trebuie să existe posibilitatea reconstituirii în orice

moment a conţinutului registrelor, jurnalelor şi a altor documente financiar-contabile.

Registrele, jurnalele şi alte documente financiar-contabile, care se arhivează pe suport

WORM (Write Once Read Many), trebuie să fie semnate de persoana care le întocmeşte, în

conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.

Trebuie să existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzând măsurile

tehnice şi organizatorice care să asigure următoarele cerinţe minimale:

a) confidenţialitatea şi integritatea comunicaţiilor;

b) confidenţialitatea şi nonrepudierea tranzacţiilor;

c) confidenţialitatea şi integritatea datelor;

doc:1010045502/1


288

d) împiedicarea, detectarea şi monitorizarea accesului neautorizat în sistem;

e) restaurarea informaţiilor gestionate de sistem în cazul unor calamităţi naturale, evenimente

imprevizibile, prin:


permită inscripţionarea o singură dată şi accesarea ori de câte ori este nevoie a informaţiilor

stocate;


calcul, cu aceleaşi caracteristici, care să fie amplasat într-o altă locaţie.

La cererea organelor de control, toate registrele, jurnalele şi formularele trebuie listate.


9.1. Casierul

- Întocmeşte registrul de casă, în două exemplare, cu destinaţiile menţionate mai sus.

- Eliberează numerar din casierie numai pe baza de dispoziţie de plată întocmită de către

contabilul şef;

- Ridică/depune numerar din/în bancă, având în vedere reglementările legale privind

plafonul maxim de numerar în casierie.

- La sfârşitul fiecărei zile casierul trebuie să predea la serviciul contabilitate fila de

registru de casa în original, însoţită de documente justificative.

9.2. Contabilul sef

Controlul existenţei numerarului în casierie se execută de către contabilul şef.

- se stabileşte soldul scriptic pe baza registrului de casă;

- se inventariază numerarul aflat în casierie;

- se confruntă soldul real cu soldul scriptic şi se investighează diferenţa


289

Colegiul Național

„Ferdinand I”

Bacău

Compartiment

CONTABILITATE


PRIVIND ÎNTOCMIREA

SITUAŢIILOR FINANCIARE

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I


DATA:


Nr.

crt.

Elemente privind


Numele şi

prenumele



2. Verificat ..............................

.......

Contabil-şef


Berza

Director


Ediţia sau,

după caz,

revizia în

cadrul ediţiei


reviziei

Data de la care se

aplică prevederile


ediţiei


290



Nr.

crt.

Scopul

difuzării


prenume


1. Informare

aplicare

şi

arhivare


2. Informare

evidenţă

I Echipa

managerială

( top

management)



contabil +

achiziţii

Contabil-şef ....................... ..................


4. 1. Procedura are ca scop stabilirea cadrului organizatoric privind întocmirea

situaţiilor financiare proprii trimestriale şi anuale.





291









- nu este cazul



6.2.2. OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar – contabile;

6.2.3. OG 61 : 2002 privind colectarea creanţelor bugetare

6.2.4. Legea 79/2003 privind aprobarea OG 61/2002

6.2.5. OG 119/1999 privind auditul public intern si controlul financiar preventiv;

6.2.6. OMFP 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare


6.2.7. OMFP 912/2004 pentru modificarea si completarea Normelor metodologice

generale referitoare Ia exercitarea controlului financiar preventiv aprobat prin OMF.

522/2003



4925/2005).




7.1. Definiţii:


292





aprobate;













prevăzute de lege;



anumită perioadă;

















293







procedurile;


















rezultate;


dintre














294
















bugetele locale;



asumate;











anuală;







virări, etc.);










295




















potrivit legii;








perioada


cheltuielilor;

7.2. Abrevieri:



interioară





296



8.1. Instituţiile publice autonome si instituţiile publice subordonate au obligaţia, potrivit

Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată, să întocmească situaţii financiare trimestriale şi

anuale.

Situaţiile financiare reprezintă documente oficiale de prezentare a situaţiei patrimoniului

aflat în administrarea statului si a unităţilor administrativ-teritoriale, precum şi a execuţiei

bugetului de venituri şi cheltuieli la sfârşitul anului financiar trecut.

Situaţiile financiare se întocmesc la nivelul Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău

pentru activităţile proprii.

Situaţiile financiare anuale se compun din :

• Bilanţ

• Contul de rezultat patrimonial

• Situaţia fluxurilor de trezorerie

• Situaţia modificărilor în structura activelor nete/capitalurilor

• Conturile de execuţie bugetară

• Anexe la situaţiile financiare, care includ:

- politici contabile

- note explicative.

Responsabil de proces: Coordonator Compartiment Contabilitate

8.2. Date de intrare ale procesului:

• Bugetul în vigoare al Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău

• Contractele de achiziţie, colaborare, finanţare, închiriere, furnizare, cu anexele lor în

care se detaliază cheltuielile şi sunt prevăzute termenele de plată

• Propunere de plată

• Angajament de plată

• Ordonanţare de plată

• Facturi de la furnizori

• Deconturi

• Inventare

• Extrase de cont

8.3. Date de ieşire ale procesului:


297

• Bilanţ

• Contul de rezultat patrimonial

• Situaţia fluxurilor de trezorerie

• Situaţia modificărilor în structura activelor nete/capitalurilor

• Conturile de execuţie bugetară

• Anexe la situaţiile financiare, care includ:

- politici contabile

- note explicative

8.4. Procedura care are ca scop întocmirea, conform reglementărilor legale, a situaţiilor

financiare, trimestriale şi anuale, parcursul acţiunilor.

8.5. Cadrul de desfăşurare

Planul de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia,

corespondentele stabilite în cadrul funcţiunii fiecărui cont, nu sunt limitative. Ele pot fi

dezvoltate în cadrul fiecărei instituţii, cu respectarea conţinutului economic al operaţiunii

respective, a cerinţelor contabilităţii bazate pe principiul drepturilor şi obligaţiilor şi a

prevederilor legale în vigoare.

Normele legale impun existenţa planului de conturi şi a monografiei contabile pentru

operaţiunile economice derulate în fiecare instituţie publică, instrumente de lucru care permit

specialiştilor din compartimentele financiar-contabile aplicarea corespunzătoare şi unitară a

reglementărilor în domeniu.

Responsabilitate: Contabilul şef- elaborare, semnare

Director – aprobare

8.6. Control Preventiv


298

Toate documentele privind plăţi/cheltuieli din fondurile publice trebuie să fie

controlate din punct de vedere al respectării legislaţiei şi normelor financiare, control atestat

prin viza controlului financiar preventiv CFPP.

Responsabilitate: persoana desemnată pentru CFPP

8.7. Elaborarea Situaţiilor financiare proprii

Potrivit legii, instituţiile publice au obligaţia să organizeze şi să conducă contabilitatea

proprie, respectiv contabilitatea financiară şi, după caz, contabilitatea de gestiune adaptată la

specificul activităţii. Aceste instituţii urmează să organizeze contabilitatea de gestiune astfel

încât informaţiile obţinute să satisfacă necesităţile managementului în luarea celor mai corecte

decizii, iar procedeele şi tehnicile ce se vor utiliza în contabilitatea de gestiune să fie stabilite în

funcţie de particularităţile activităţii desfăşurate.

La întocmirea situaţiilor financiare anuale se va avea în vedere respectarea principiilor

contabilităţii de angajamente.

Planul de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia:

principiul continuităţii activităţii;

principiul permanenţei metodelor;

principiul prudenţei;

principiul contabilităţii pe bază de angajamente;

principiul evaluării separate a elementelor de activ şi de datorii;

principiul intangibilităţii;

principiul necompensării;

principiul comparabilităţii informaţiilor;

principiul materialităţii (pragul de semnificaţie);

principiul prevalenţei economicului asupra juridicului (realitatea asupra

aparenţei);

Pentru respectarea principiului contabilităţii pe bază de angajamente, potrivit căruia

efectele tranzacţiilor şi ale altor evenimente sunt recunoscute atunci când tranzacţiile şi

evenimentele se produ,ci nu pe măsură ce numerarul sau echivalentul de numerar este încasat

sau plătit, iar veniturile si cheltuielile sunt înregistrate în evidenţele contabile şi raportate în

situaţiile financiare ale perioadelor de raportare, se va avea în vedere momentul constatării

drepturilor şi obligaţiilor, al veniturilor şi al cheltuielilor, astfel:


299

pentru creanţe, datorii şi capitaluri, când iau naştere drepturi şi obligaţii cu valoare

economică;

pentru venituri, când au fost realizate (obţinute);

pentru cheltuieli, când au fost efectuate (resursele au fost utilizate, consumate).

Momentul recunoaşterii cheltuielilor:

cheltuielile de personal - în perioada când munca a fost prestată;

cheltuielile cu stocurile - când au fost consumate, cu excepţia materialelor de natura

obiectelor de inventar, al căror cost se recunoaşte la scoaterea din folosinţa;

costurile cu serviciile - în perioada când serviciile au fost prestate şi lucrările

executate;

costurile de capital - lunar, sub forma amortizării care se înregistrează sistematic,

pe parcursul duratei de viaţă utile a activului fix;

transferurile între unităţi ale administraţiei publice (curente şi de capital), alte

transferuri

Momentul recunoaşterii veniturilor:

veniturile fiscale - la momentul declarării pe baza de declaraţie fiscală sau decizie

a organului fiscal;

veniturile din activităţi economice - la momentul transferului dreptului de

proprietate către clienţi (la emiterea facturii);

veniturile din dobânzi - pe măsura generării veniturilor respective (când sunt

cuvenite).

Situaţiile financiare se întocmesc în moneda naţională, respectiv în lei, fără

subdiviziunile leului. Pentru necesităţi proprii de informare şi la solicitarea unor

organisme internaţionale, se pot întocmi situaţii financiare şi într-o alta monedă.

Situaţiile financiare anuale se întocmesc pe modelele aprobate, având în vedere

corelaţiile dintre formularele de situaţii financiare şi anexele la acestea, adaptate structurii

indicatorilor aprobaţi, precum şi altor reglementări în vigoare.

Responsabilitate: Compartimentul Contabilitate

8.8. Semnare, aprobare

Situaţiile financiare se semnează de către contabilul şef şi se aprobă de către

directorul Colegiului Naţional „Ferdinand I” Bacău.


300

În situaţia în care există obiecţii în faza de semnare sau aprobare se reia procedura,

ţinându-se cont de obiecţiile formulate.

Responsabilitate: Contabilul şef - semnare

Director - aprobare

Toate documentele elaborate în cursul acestei proceduri se arhivează conform

normelor în vigoare.

Responsabilitate: Contabilul şef- organizare şi desemnare persoană responsabilă

8.9. Înregistrări

8.9.1. Bilanţ

8.9.2. Contul de rezultat patrimonial

8.9.3. Situaţia fluxurilor de trezorerie

8.9.4. Situaţia modificărilor în structura activelor nete/capitalurilor

8.9.5. Conturile de execuţie bugetară

8.9.6. Anexe la situaţiile financiare, care includ:

• politici contabile

• note explicative


9.1. Directorul

9.1.1. Răspunde de întocmirea planurilor de conturi cu dezvoltarea conturilor în analitice,

precum ţi monografii conţinând operaţiuni specifice;

9.1.2. Aprobă Situaţiile financiare centralizate;


9.2.1. Elaborează şi semnează planurile de conturi cu dezvoltarea conturilor în analitice,

precum şi monografii conţinând operaţiuni specifice;


301

9.2.2. Verifică şi semnează situaţiile financiare proprii;

9.3. Compartimentul Contabilitate

9.3.1. Elaborează situaţiile financiare proprii;

9.3.2. Verifică situaţiile financiare;

9.3.3. Elaborează situaţiile financiare centralizatoare;

9.3.4. Arhivează înregistrările rezultate;

Colegiul Național

„Ferdinand I”

Bacău

Compartiment

CONTABILITATE

SALARIZARE


PRIVIND ÎNTOCMIREA

STATELOR DE PERSONAL

EDIŢIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I


DATA:


Nr.

crt.

Elemente privind


Numele şi

prenumele





Berza

Director


302


Ediţia sau,

după caz,

revizia în

cadrul ediţiei


reviziei

Data de la care se

aplică prevederile


ediţiei



Nr.

crt.

Scopul

difuzării


prenume


1. Informare

aplicare

şi

arhivare


2. Informare

evidenţă

I Echipa

managerială

( top

management)



contabil +

achiziţii

Contabil-şef ....................... ..................


4. 1. Prin această procedură se stabilesc condiţiile de întocmire a statelor de funcţii ale

personalului didactic, se documentează modul de stabilire a tuturor salariilor.

Statul de personal este documentul care cuprinde toate drepturile salariale ale fiecărui

angajat, precum şi fondurile salariale aferente posturilor vacante.


303

4. 2. Procedura se referă la activitatea financiar-contabila din cadrul Colegiului Naţional


4. 3. Asigură continuitatea acestei activități, inclusiv în condiţiile de fluctuaţie a

personalului.





5.1. Procedura se aplică de către personalul cu atribuţii salarizare în întocmirea statelor de

personal în cadrul Colegiului Naţional “Ferdinand I” Bacău.

5.2. Procedura de stabilire a drepturilor salariale defineşte etapele care vor fi parcurse în

calcularea salariilor personalului precum şi modificarea acestora în institiţiilor publice.

5.3. Procedură se aplică pentru întreg personalul angajat al Colegiului.

a) Această activitate depinde de activitatea compartimentului:

►secretariat

b) De această activitate depind compartimentele:

►secretariat

►personal didactic

►conducere

►personal didactic auxiliar

►personal nedidactic



- nu este cazul


6.2.1. Codul Muncii aprobat prin Legea nr.53/2003, cu completările şi modificările ulterioare

6.2.2. Statutul personalului didactic (Legea nr.128/1997)

6.2.3. Contractul colectiv de muncă la nivel de ramură

6.2.4. Contractele individuale de muncă

6.2.5. Ordonanţele privind salarizarea personalului din învăţământ şi a personalului bugetar

în vigoare la data aplicării procedurii


304

6.2.6 L 263/2010 Legea pensiilor

6.2.7 Ordinul 1350/2007 pentru aprobarea metodologiilor de calcul al drepturilor salariale

care se acordă personalului didactic încadrat pe funcţiile din anexele la Ordonanţa

Guvernului nr.11/2007

6.2.8. Ordonanţa nr.10 şi 11 / 2007

6.2.9. L 284/2010 Legea cadru privind salarizarea unitară a personalului platit din fonduri

publice



4925/2005).




7.1. Definiţii:





aprobate;












305



prevăzute de lege;



anumită perioadă;












7.1.44. Cont - procedeu contabil de urmărire permanentă şi sistematică, într-o









eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodel e şi

procedurile;










306










rezultate;


dintre




























bugetele locale;




307

asumate;











anuală;







virări, etc.);




























308


potrivit legii;








perioada


cheltuielilor;

7.2. Abrevieri:


1. ROI Regulament de ordine interioară

2. OMECTS Ordin al Ministrului Educației, Cercetării, Tineretului și Sportului

3. RGES Registrul General de Evidenţă al Salariaţilor

4. COR Clasificarea Ocupaţiilor în România


În cadrul Colegiului Naţional “Ferdinand I” Bacău se modifică şi se elaborează la fiecare

modificare salarială şi început de an şcolar.

Date de intrare:

Deciziile de încadrare

Încadrarea personalului didactic pe anul şcolar în curs

Dispoziţii privind suplimentări sau diminuări ale drepturilor salariale

Date de ieşire:

Stat de personal

Centralizator Stat de personal

MEN, Inspectoratul Scolar Judeţean Bacău, Consiliul de administraţie şi Consiliul

profesoral aprobă Planul de şcolarizare, respectiv stabilirea cifrelor de şcolarizare conform

profilului, domeniului de activitate, specializărilor.

Se constituie catedrele ( posturile) conform Planului - cadru aprobat de MEN. Norma

didactică de predare-învaţare este de 18 ore/saptămână.


309

Norma didactică cuprinde ore prevăzute în planurile de învăţământ la disciplinele

corespunzătoare specializării sau specializărilor înscrise pe diploma de licenţă sau de absolvire a

personalul didactic titular si suplinitor.

La începutul anului şcolar se elaborează fişa postului unde sunt evidenţiate sarcinile

obligatorii ale angajaţilor. Se întocmeşte Statul de personal.

Cadrele didactice vor fi înscrise în ordinea catedrelor şi va fi trecut nr. ore/săptamână +

plata cu ora, dacă este cazul.

Personalul didactic de predare poate fi salarizat şi prin plata cu ora, potrivit prevederilor

art.49 alin.(1) din Legea 128/1997, cu modificările şi completările ulterioare.

Personalul didactic de predare şi cel de conducere din unităţile de învăţământ cu

performanţă deosebită beneficiază de gradaţie de merit şi reprezintă o creştere cu 10 clase de

salarizare succesive celei deţinute. Gradaţia de merit se atribuie pe o perioada de 5 ani.

Tranşele de vechime în muncă, în funcţie de care se acordă cele 5 gradaţii potrivit art.11

alin.(2) din Legea 284/2010, respectiv clasele de salarizare, sunt următoarele :

Gradaţia 1 – de la 3-5 ani



Gradaţia 4 – de la 15 la 20 ani

Gradaţia 5 – peste 20 de ani

Personalul care, potrivit programului de lucru, îşi desfaşoară activitatea în timpul nopţii,

între orele 22,00 si 6,00, beneficiază pentru orele lucrate în acest interval de un spor pentru

munca prestată în timpul nopţii de 25% din salariul de bază.

Calculul pentru personalul didactic plătit lunar

Elemente de calcul:

Salariul grilă = salariu corespunzător funcţiei didactice conform art.1. şi art.16 din Legea

285/2010.

- Salariul grilă conţine şi sporul de stabilitate – pentru personalul didactic cu vechime

în învăţământ mai mare de 10 ani. Daca salariatul nu are spor de stabilitate se poate

modifica salariul propus.


310

- Salariul grilă nu conţine şi sporul de stabilitate pentru personalul cu vechime în

învăţământ mai mică de 10 ani. Daca salariatul are spor de stabilitate se va completa

explicit (procent din salariu tarifar normat)

Norma de bază = fracţiunea din norma completă = norma lunară a salariatului/norma

lucrătoare lunară

Salariul tarifar normat = Salariu conform art.1. si art.16 din Legea 285/2010 * Norma de

bază

Indemnizaţia de conducere = % * salariul tarifar normat conform art.1. si art.16 din Legea

285/2010

Gradaţia de merit = % * salariul tarifar normat conform art.1. si art.16 din Legea 285/2010

(include şi sporul de stabilitate)

Indemnizaţie dirigenţie, educatoare, învăţători = % * (salariu tarifar normat conform art.1.

si art.16 din Legea 285/2010 (include si sporul de stabilitate) + indemnizaţia de conducere +

gradaţia de merit)

Spor de vechime în muncă = % * (salariu tarifar normat conform art.1. si art.16 din Legea

285/2010 (include şi sporul de stabilitate) + indemnizaţia de conducere + gradaţia de merit +

indemnizaţia de dirigenţie)

Calcul pentru personalul didactic plata cu ora

Drepturile salariale pentru plata cu ora pot aparea doar la salariaţii cu funcţie didactică.

Venituri plata cu ora = ((Salariul tarifar grila + gradatie de merit /norma didactică

lunară) * nr.de ore efectuate didactic) * 0,75 * 1,15

Dacă este personal auxiliar sau nedidactic, baza de calcul a drepturilor cuvenite pentru plata

cu ora este zero.

I. Calcul pentru personalul didactic auxiliar

Elemente de calcul:

Personalul didactic auxiliar este plătit lunar, în baza salariului conform grilei de salarizare

legale, în limita marjelor de minim şi maxim, pentru fiecare funcţie în parte.

Salariul tarifar din nomenclatorul de funcţii nu conţine şi sporul de stabilitate.

Salariul grilă = salariu corespunzător funcţiei nedidactice conform art.1. si art.16 din Legea

285/2010

Indemnizaţia de conducere = % * salariu grila conform art.1. si art.16 din Legea 285/2010

Gradaţia de merit = % * salariu grila conform art.1. si art.16 din Legea 285/2010


311

Spor de stabilitate = % * (salariu grilă conform art.1. si art.16 din Legea 285/2010 +

indemnizaţia de conducere + gradaţia de merit)

Spor de vechime în muncă = % * (salariu grilă conform art.1. si art.16 din Legea 285/2010+

indemnizaţia de conducere + gradaţia de merit + spor de stabilitate)

III.Calcul pentru personalul nedidactic

Personalul nedidactic este plătit lunar conform grilei de salarizare din legislaţie, cu un salariu

între un minim şi un maxim de salarizare pentru fiecare funcţie în parte.

Salariul grilă = salariu corespunzător funcţiei nedidactice conform art.1. si art.16 din Legea

285/2010

Norma de bază = fracţiunea din norma completă / norma lucrătoare lunară

Salariul tarifar normat = Salariu grilă conform art.1. si art.16 din Legea 285/2010 * norma

de bază

Indemnizaţia de conducere = % * salariu grilă conform art.1. şi art.16 din Legea 285/2010

Spor de vechime în muncă = % * (salariu grila conform art.1. şi art.16 din Legea 285/2010+

indemnizaţia de conducere)

Spor ore noapte = 25% * (salariu grilă conform art.1. şi art.16 din Legea 285/2010/norma

lunară a angajatului) * număr ore de noapte

DOCUMENTE UTILIZATE

1.contractul de muncă;

2.act adiţional la contractul de muncă;

3. încadrarea personalului didactic pe anul scolar în curs avizată de I.S.J. Bacău

4. tabelul nominal pentru plata cu ora avizat de I.S.J. Bacău

5.deciziile de numire pe post pentru personalul cu contract de munca pe perioada

determinată

6. dosarele de personal

STATUL DE PERSONAL

1. Serveşte ca :

- document pentru calculul drepturilor băneşi cuvenite salariaţilor pentru anul în curs

- document pentru întocmirea bugetului anual

- document justificativ pentru întocmirea statelor de plată


312

2. Se întocmeşte în două exemplare, la fiecare modificare salarială, pe categorii de

personal, pe baza legislaţiei în vigoare, a deciziilor de majorare/reţinere salarială, a actelor

adiţionale la contractul de muncă.

Pentru centralizarea la nivelul unităţii a salariilor şi a elementelor componente ale

acestora, se utilizează aceleaşi formulare de machetă de personal.

3. Circulă

la persoanele autorizate să aprobe macheta de personal ( I.S.J. Bacău )

la compartimentul financiar- contabil pentru a sta la baza întocmirii lunare a statelor

de plată

la compartimentul care a întocmit macheta de personal, care va servi la acordarea

vizei pentru statele de plată

4. Se arhivează

- la compartimentul care a întocmit statele;

5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

denumirea unităţii, secţiei, compartimentului etc.;

denumirea formularului, întocmit la data de , pe anul ;

numele şi prenumele, funcţia, vechime în învaţământ, studii, salariu conform grilei,

sporuri salariale, salariul de bază , salariu brut, salariu diminuat şi nediminuat;

semnături: directorul unităţii, coordonatorul compartimentului financiar contabil,

persoana care îl întocmeşte.

Datele preluate pentru fiecare angajat sunt introduse în programul de întocmire a machetei de

personal, care centralizează datele introduse şi generează recapitulaţia cu salariile şi sporurile

aferente .

Înregistrările realizate în cursul aplicării procedurii se arhivează de către Secretariat.

MODUL DE LUCRU-planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii:

1.Stabilirea drepturilor salariale, stabilirea elementelor de natură salarială ale

personalului – se completează rubricile începând cu drepturile salariale, alte sporuri

specifice, plata cu ora,etc.

2.Întocmirea machetelor de personal : stabilirea normei didactice săptămânale pentru

cadrelele didactice, stabilirea numărului de ore săptamânale peste norma didactică şi

remunerarea lor la plata cu ora, determinarea salariului de bază lunar şi a sporurilor aferente .


313

3.Modificarea drepturilor salariale : emiterea deciziei de modificare a drepturilor salariale,

aplicarea deciziei.

Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

Domeniul – resurse umane

Nr.

crt.

Obiecte auditabile Operaţiunile sau activităţile desfăşurate

1. Salariul de bază Se va trece la stabilirea salariului de bază,

respectându-se temeiul legal

2. Indemnizaţia de

conducere

Se va stabili indemnizaţia de conducere prin aplicarea

procentului stabilit la salariul de încadrare

corespunzător funcţiei

3. Indemnizaţia de dirigenţie Se va stabili indemnizaţia de dirigenţie prin aplicarea

procentului stabilit de legislaţie la baza de calcul

stabilită

4. Gradaţia de merit Se va stabili indemnizaţia prin aplicarea claselor

5. Sporul de vechime în

muncă

Se va trece la stabilirea sporului de vechime în

procentul stabilit de lege la baza de calcul stabilită

6. Spor pentru ore de noapte Se va trece la stabilirea sporului prin aplicarea

procentului prevăzut de lege la baza de calcul stabilită

7. Plata cu ora Se va stabili salariul corespunzător pentru plata cu ora

proporţional cu încadrarea şi cu timpul efectiv lucrat

8. Emiterea deciziei de

modificare a drepturilor

salariale

Emiterea deciziei

9. Înregistrarea deciziei de


salariale

Inregistrarea deciziei

10. Comunicarea deciziei de


salariale pe bază de

semnătură privată

Comunicarea deciziei

Valorificarea rezultatelor activităţii

c) Îmbunătăţirea cunoaşterii legislaţiei activităţii privind desfăşurarea şi stabilirea

drepturilor salariale


314

d) Cunoaşterea modului de derulare a paşilor privind desfăşurarea şi stabilirea drepturilor

salariale.


9.1. Directorul Colegiului Naţional “Ferdinand I” Bacău

Emite Deciziile prin care se aduc modificări în drepturile salariale ale angajaţilor atât

pentru personalul didactic de predare, pentru personalul didactic auxiliar, cât şi pentru

personalul TESA.

Aprobă ordonanţarea în vederea acoperirii plăţii drepturilor salariale.

9.2. Secretarul şef

Modifică Statul de personal pe baza deciziilor.

Modifica documentele ca urmare a apariţiei deciziilor prin care se modifica statutul

profesional al angajatilor

Coordonează toate activităţile de elaborare a machetei de personal


Emite documentele de plată către Trezorerie pentru plata salariilor

Ţine sub control contul privind cheltuielile de salarizare

Coordonează activitatea de întocmire a referatelor de specialitate referitoare la

modificarea drepturilor salariale ale angajaţilor pentru personalul din compartimentul

aflat în coordonare directă

Coordonează activitatea de întocmire a referatelor pentru declanşarea ALOP în vederea

acoperirii plăţii drepturilor salariale

Avizează referatele pentru declanşarea ALOP în vederea acoperirii plăţii drepturilor

salariale

(dezvoltarea și implementarea - Colegiul Ferdinandcolegiulferdinand.ro/fisiere/Manual proceduri...

Documents

Transcript of (dezvoltarea și implementarea - Colegiul Ferdinandcolegiulferdinand.ro/fisiere/Manual proceduri...