1

UNIVERSITATEA „ALEXANDRU IOAN CUZA”

FACULTATEA DE FILOSOFIE

SPECIALIZAREA: Comunicare socială şi relaţii publice

LUCRARE DE LICENŢĂ

DEPARTAMENTUL DE RELAŢII CU PRESA

ÎN ADMINISTRAŢIA PUBLICĂ LOCALĂ

Coordonator Absolvent

Iaşi, iunie 2009

2

C U P R I N S

Introducere .................................................................................................................. 3

1. Locul departamentului de relaţii cu presa în cadrul administraţiei publice locale ...... 5

1.1 Structuri dedicate relaţiei cu presa întâlnite în administraţia publică locală din

România ............................................................................................................... 5 1.2 Rolul departamentului de relaţii cu presa ............................................................. 7 1.3 Organizarea departamentului de relaţii cu presa .................................................. 8

1.3.1 Alegerea spaţiului ....................................................................................... 9 1.3.2 Dotarea cu echipamente ............................................................................. 10 1.3.3 Stabilirea numărului de membri şi repartizarea activităţilor ...................... 10

1.4. Membrii departamentului de relaţii cu presa ..................................................... 11 1.4.1 Selectarea membrilor ................................................................................ 11 1.4.2 Aptitudinile unui reprezentant al departamentului de relaţii cu presa ...... 12 1.4.3. Sarcinile membrilor departamentului de relaţii cu presa ......................... 13

1.5. Purtătorul de cuvânt .......................................................................................... 14 1.5.1 Ce este purtătorul de cuvânt ? ................................................................. 14 1.5.2 Avem nevoie de un purtător de cuvânt ? Ce spune legea ? ...................... 15 1.5.3 Care sunt calităţile unui purtător de cuvânt ? ........................................... 16

2. Obiective, mijloace şi activităţi în cadrul departamentului de relaţii cu presa .......... 19

2.1 Obiectivele relaţiei administraţiei publice locale cu presa ................................. 19 2.2 Mijloace de lucru utilizate de departamentul de relaţii cu presa ........................ 20 2.3 Activităţi desfăşurate de departamentul de relaţii cu presa ................................ 24

2.3.1 Activităţi specifice .................................................................................. 24 2.3.2 Activităţi de management. Administrarea personalului .......................... 30

2.4 Planificarea activităţilor specifice de relaţii cu presa. Documente de planificare .... 31

3. Evaluarea şi măsurarea rezultatelor obţinute de departamentul de relaţii cu presa ... 34

3.1 Evaluarea în urma relaţionării prin transmiterea unei ştiri de presă sau unui comunicat de presă ............................................................................................ 35

3.2 Evaluarea în urma desfăşurării unei conferinţe de presă, a unui briefing de presă sau a unui voiaj de presă ................................................................................... 36

3.3 Măsurarea rezultatelor activităţii departamentului de relaţii cu presa desfăşurate pe perioade determinate de timp ........................................................................... 37

4. Studiu de caz: Departamentul de relaţii cu presa din cadrul Primăriei Municipiului

Roman ....................................................................................................................... 39

Concluzii ................................................................................................................... 51

Bibliografie ............................................................................................................... 53

Anexe ........................................................................................................................ 54

3

I N T R O D U C E R E

Multă vreme s-a considerat că relațiile publice înseamnă doar relațiile cu mass-media.

Cu trecerea timpului și aplecarea teoreticienilor asupra domeniului relaţiilor publice au fost

stabilite cadrele de operare a fiecăreia şi faptul că acestea se află într-un raport gen – specie

(într-un limbaj propriu logicii). Aşadar, relaţiile cu presa (media relations în termeni de

specialitate englezeşti, relations presse în termeni francezi) reprezintă o funcţie a relaţiilor

publice, poate cea mai importantă dintre ele, care implică metoda de lucru şi comunicarea cu

mass-media în scopul conştientizării activităţilor unei organizaţii, instituţii, companii sau

persoane cu notorietate sau pentru a răspunde la interesul manifestat de către presă vizavi de

aceste aspecte.

O instituţie nu se poate ocupa singură de o astfel de comunicare, şi de aceea face apel

la specialişti în relaţii publice sau înfiinţează o structură care să gestioneze această categorie

de comunicare. În cazul administrației publice locale, practicienii vor ţine cont cu necesitate

de specificul organizaţiei, de ceea ce diferenţiază resorturile funcţionării acestei instituţii

comunitare de cele ale unei instituţii economice. Pe de o parte administraţia publică locală

este o organizaţie utilitar-normativă ce dispune de notorietate evidentă, dispune de publicuri

diverse, constante, active şi mari ca dimensiuni, printre care se numără şi instituţiile media;

după legitimarea puterii se află permanent în vizorul acestora, deoarece sunt interesate de

măsura în care acţiunile administraţiei se apropie de aşteptările publicurilor. Comunicarea

directă instituție – public este intensă în ambele sensuri, numeroase fiind situațiile în care

administraţia adoptă decizii neconforme intereselor unor segmente de public. Pe de altă parte,

organizaţia care activează în domeniul economic trebuie să depună eforturi pentru câştigarea

şi menţinerea publicurilor, activând într-o continuă și uneori fatală concurență, ce poate

culmina cu dispariţia sa de pe piaţă. Obiectivele comunicării externe urmărite de specialişti

sunt centrate pe diferenţierea produselor sau serviciilor firmei şi poziţionarea acestora într-un

loc distinct şi apreciabil în atenţia consumatorilor activi şi latenţi vizaţi; cât priveşte mixul de

comunicare - este unul mult mai cuprinzător ca forme şi mijloace de manifestare, fiind

subordonat mixului de marketing.

Relaţiile cu presa sunt doar o formă de relaţii publice dezvoltate de administraţia

publică locală, mass-media fiind în acelaşi timp public dar şi canal de transmitere a mesajelor

spre alte publicuri. Cu instituţiile media este necesară o comunicare permanentă, structurată

pe principii probate de teoria şi practica comunicării eficiente.

4

Această lucrare reprezintă o introducere în cadrele definitorii unei structuri de relaţii

cu mass-media care activează într-o administraţie publică locală. În acest demers am încercat

să prezint într-o manieră integrativă unele consideraţii teoretice cu o aplicaţie practică.

Capitolul 1 prezintă locul departamentului de relaţii cu presa în cadrul administraţiei

publice locale. Nu am avut în intenţie doar să poziţionez departamentul în organigramă şi,

pentru o mai bună percepere am detaliat cu rolul său, am prezentat organizarea şi membrii

departamentului. Am dedicat un subcapitol purtătorului de cuvînt, un actor de seamă în

comunicarea acestei instituţii cu presa, al cărui post poate fi găsit atât în departamentul de

relaţii cu presa, cât şi în subordinea directă a conducătorului instituţiei.

Capitolul 2 este dedicat obiectivelor, mijloacelor şi activităţilor departamentului de

relaţii cu presa. Lectorii au posibilitatea să afle către ce ţinte îşi canalizează eforturile, ce

activităţi specifice desfăşoară, cu ce mijloace specifice lucrează şi ce documente de

planificare sunt la îndemâna reprezentanţilor departamentului.

Capitolul 3 prezintă aspecte referitoare la evaluarea şi măsurarea rezultatelor activităţii

departamentului, avînd la îndemână tehnici şi instrumente de lucru proprii relaţiilor publice.

Capitolul 4 constituie un studiu de caz: activitatea departamentului de relaţii cu presa

al unei primării municipale.

Pentru realizarea lucrării m-am folosit de două metode: sintetizarea informaţiilor din

diferite lucrări dedicate comunicării, relaţiilor publice şi managementului - pe care le-am

structurat în capitolele 1 – 3 - şi culegerea de date de la un departament de relaţii cu presa –

transcrise în capitolul 4. Datele au fost obţinute personal, prin observaţie directă

neparticipativă asupra acţiunilor specifice desfășurate de purtătorul de cuvânt al Primăriei

Municipiului Roman în perioada februarie – iunie 2009.

Sper ca lucrarea să contribuie prin conținut și formă la completarea bibliografiei de

specialitate a relaţiilor publice şi să constituie un punct de plecare pentru cei interesaţi de

practica relațiilor cu mass-media.

5

1. Locul departamentului de relaţii cu presa în cadrul administraţiei publice locale

Echilibrul şi buna funcţionare a unei instituţii moderne depind de calitatea comunicării.

Acest adevăr implică însă, asumarea tuturor responsabilităţilor legate de procesele

comunicaţionale, atât de către conducătorii diferitelor instituţii, cât şi de cei care au misiunea

să medieze între aceste instituţii şi marele public: jurnaliştii. Răspunsul administraţiei publice

locale la aceste cerinţe constă în delegarea unor competenţe comunicaţionale cu mass-media

unei structuri interne specializate.

1.1. Structuri dedicate relaţiei cu presa întâlnite în administraţia publică locală din

România

Trăim într-o lume dependentă de comunicare şi în care imaginea face totul. În rezonanţă

cu adevărul acestui enunţ, organele administraţiei publice locale1 (primar, consiliu local sau

judeţean) au prevăzut în propriile organigrame structuri diferite ca dimensiune, organizare sau

denumire menite să îngrijească şi gestioneze o bună comunicare. Această structură (fie că este

un întreg departament, cu director şi diferite compartimente, fie că este concepută sub forma

existenţei unui singur individ care cumulează o multitudine de responsabilităţi relaţionale)

este responsabilă şi de armonizarea publicurilor interne (funcţionari publici, personal

contractual, aleşi) cu cele externe organizaţiei, în contextul desfăşurării unei activităţi marcate

de decizii preponderent politice.

Din studiul organigramelor administraţiilor publice locale mari se constată că acestea au

înfiinţat o structură a cărei denumire diferă de la o administraţie la alta, la rândul ei organizată

în microstructuri specializate în domeniul vast al relaţiilor publice, astfel:

Primăria Bucureşti are o Direcţie Relaţii Publice şi Informare, având în componenţă

două microstructuri: serviciul relaţii cu mass-media şi compartimentul comunicare,

cuprinzând 8 respectiv 6 consilieri;

Primăria Sectorului 3 Bucureşti are o Direcţie Comunicare, organizată în serviciul

presă (8 consilieri) şi serviciul relaţii publice (9 consilieri);

Primăria Sectorului 1 Bucureşti are o Direcţie Comunicare şi Relaţii Publice, cu un

Serviciu imagine, cultură, presă;

1 LEGEA Nr. 215 din 23 aprilie 2001 *** Republicată, Legea administraţiei publice locale

6

Primăria Oradea este mai săracă în specialişti ai relaţiilor publice, avînd (pe lângă un

purtător de cuvînt) doar un birou presă, cu 2 consilieri, în subordinea directă a

primarului;

Primăria Cluj-Napoca a prevăzut o Direcţie de Comunicare şi Relaţii Publice, ce are

şi un birou mass-media (cu 3 specialişti) alături de un Birou Strategie şi dezvoltare

locală, evaluare proiecte;

Primăria Craiova are o Direcţie Relaţii Publice, iar în compunerea acesteia

funcţionează Centrul de informare pentru cetăţeni (cu 6 inspectori), compartimentul

Managementul calităţii (cu 2 inspectori) şi serviciul Relaţii cu publicul şi audienţe

(cu 8 specialişti);

Primăria Drobeta Turnu Severin şi-a asigurat un Compartiment Relaţii Mass Media,

Soluţionare Petiţii;

Primăria Constanţa dispune de o Direcţie Relaţii Internaţionale şi Organizări

Evenimente, cu un Serviciu Relaţii Internaţionale (10 specialişti) ce acoperă atât

comunicarea internaţională cât şi comunicarea cu mass-media naţională;

Primăria Iaşi nu a prevăzut o structură mai mult sau mai puţin dedicată relaţiei cu

mass-media, această sarcină revenind purtătorului de cuvânt; acest post se regăseşte

în cadrul Cabinetul primarului;

Primăria Miercurea Ciuc are în organigramă un Serviciu comunicare, integrare

europeană şi managementul proiectelor (încadrat cu 2 specialişti), care se ocupă şi

de relaţia cu mass-media.

Şi primăriile municipiilor nereşedinţă de judeţ au prevăzut structuri dedicate comunicării

cu mass-media:

Primăria Dej dispune de un compartiment cu denumire larg cuprinzătoare: relaţii

internaţionale, comunicare, agendă locală, mass-media, redacţie reviste, minorităţi;

în acest compartiment îşi împart responsabilităţile şi sarcinile nu mai puţin de 15

persoane;

La Primăriile Aiud şi Lugoj funcţionează câte un birou comunicare şi relaţii publice,

cu 8, respectiv 6 specialişti;

Primăria Curtea de Argeş şi-a asigurat un compartiment relaţii cu publicul /

registratură / arhivă, în care activează 4 persoane;

Primăria Mangalia are un compartiment protocol, mass-media, evenimente ce

cuprinde 5 specialişti etc.

7

Studiul organigramelor şi regulamentelor de funcţionare a administraţiilor publice locale

ne pune în faţa unei evidenţe: activităţile specifice ale comunicării cu mass-media se regăsesc

constant în organigramele administraţiilor publice locale (exceptând pe cele comunale).

Acestea sunt desfăşurate de structuri sau posturi, dedicate ori repartizate, de diferite

dimensiuni (direcţie, secţie, compartiment sau birou) sau denumire (comunicare, relaţii cu

presa, relaţii mass-media, relaţii cu publicul, ori alăturări ale acestora). Ele asigură

comunicarea bidirecțională cu mass-media (presa scrisă, presa audiovizuală, presa on-line) în

ceea ce priveşte activitatea primăriilor și consiliilor pe lângă care funcționează, respectiv a

persoanelor din conducerea acestora. Titulatura aleasă nu este deosebit de importantă; esenţial

este ca tipul de activităţi care se desfăşoară să corespundă cu titulatura departamentului.

În continuare lucrarea face referire la aceste structuri, grupate sub denumirea de

departament de relaţii cu presa.

1.2. Rolul departamentului de relaţii cu presa

Fiind o structură specializată de relaţii publice, departamentul de relaţii cu presa are ca

sarcină principală stabilirea şi menţinerea relaţiilor de comunicare dintre instituţie şi mass-

media. În situaţia în care este o structură independentă iar în organigramă nu este prevăzut un

departament de relaţii publice, va îndeplini dacă nu în totalitate, atunci măcar în parte unele

dintre activităţile conexe relaţiei cu mass-media, dar comune relaţiilor publice.

Raţiunea înfiinţării şi operaţionalizării unei astfel de structuri în administraţia publică

locală este aceea de a asigura funcţionarea activă a acestei componente a relaţiilor publice,

pornind de la premisa că presa locală formează un public foarte important pentru administraţia

locală, fiind şi unul dintre canalele de comunicare specifice activităţii de relaţii publice. Presa

va raporta ceea ce realizează administraţia în cauză şi poate aborda o atitudine critică sau

pozitivă faţă de aceasta, lucru extrem de important pentru o administraţie publică locală,

având în vedere faptul că la conducerea acesteia se află „aleşi”, care trebuie să acţioneze

numai în interesul public. Instituţia trebuie să aibă în vedere acest lucru atunci când îşi

planifică programele de relaţii cu comunitatea şi trebuie să se asigure că păstrează o legătură

strânsă cu presa locală şi cu reprezentanţii locali ai presei naţionale sau internaţionale. Acest

lucru este important pentru a asigura acoperirea maximă a tot ceea ce face administraţia.

Desfășurând o activitate de relații publice, departamentul de relații cu presa joacă rolul

unui centru de comandă: pe o parte lansează mesaje bine structurate (în cadrul unor programe

active sau reactive) dinspre instituţie şi le direcţionează către instituţiile de media pentru

8

satisfacerea interesului general al populaţiei şi câştigarea încrederii acesteia; pe altă parte

colectează toate semnele vehiculate prin canalele media, a căror analiză va permite luarea

celor mai corecte decizii de către administraţie (este vorba despre semnele-răspuns ce au

legătură cu acele mesaje iniţiate şi trimise de administraţie către exterior dar şi cele iniţiate de

terţi, care necesită o reacţie-răspuns din partea administraţiei). Este evident că rolul

departamentului depăşeşte limita informării (care se reduce la transferul de mesaje de la

emiţător la receptor), ajungând la nivelul unei activităţi comunicative întrucât constă în

schimburi de structuri cognitive în prezenţa unui feedback adecvat din partea receptorilor.

Din perspectiva locului pe care îl ocupă în instituție, departamentul de relații cu presa

îndeplinește două roluri. Primul dintre acestea conferă departamentului un caracter de

tehnician al comunicării, întrucât în această structură se scriu sau se editează mesaje ori se fac

producţii audiovizuale. Al doilea rol este de manager al comunicării, întrucât şeful acestuia

consiliază conducerea şi ia parte la decizii în ceea ce priveşte politica de comunicare a

instituţiei.

1.3. Organizarea departamentului de relaţii cu presa

Nu există un model standard de organizare a departamentului de relaţii cu presa.

Structura acestuia depinde de dimensiunea localităţii, de tipul şi amploarea activităţilor, de

mediul în care activează instituţia precum şi de bugetul avut la dispoziţie. Este evident că

relaţiile cu presa vor fi mult mai ample sub raportul intensensităţii şi diversităţii cu cât

administraţia este mai mare.

În administraţiile publice locale mari această entitate e o secţie din cadrul

departamentului de relaţii publice; ierarhic, aceasta este subordonată direct şefului

departamentului de relaţii publice, care, la rândul său, se subordonează direct conducătorului

instituţiei (primar al localităţii ori preşedinte al consiliului judeţean). În administraţiile publice

locale mai mici, în care nu există un departament de relaţii publice, şeful acestui departament

de relaţii cu presa este subordonat direct conducerii instituţiei (primarului). Poziţionarea

acestuia în partea superioară a ierarhiei administraţiei este necesară deoarece şeful

departamentului de relaţii cu presa trebuie2:

să ştie tot ce se întâmplă sau se va întâmpla important în organizaţie, pentru a putea

reacţiona rapid şi corect în cazul în care presa solicită anumite informaţii;

2 Cristina Coman, Relaţiile publice şi mass media, Ediția a II-a, revăzută şi adăugită, Editura Polirom, Iaşi, 2004, p. 35

9

să poată urmări şi chiar prevedea evoluţia unor evenimente majore, îndeosebi a celor cu

potenţial de criză;

să cunoască deciziile luate de conducere şi să poată contribui la orientarea lor corectă

din perspectiva impactului lor comunicaţional;

să poată obţine cooperarea permanentă a personalului din diferitele departamente ale

administraţiei, să aibă o poziţie ierarhică suficient de importantă pentru a nu fi blocat în

activitatea sa de diferitele cadre de conducere de pe eşaloanele intermediare;

să evite dependenţa celor care lucrează în biroul de presă de serviciile de marketing sau

de publicitate.

Pe lângă acestea, în momentul în care o administraţie publică locală decide să creeze un

departament de relaţii cu presa, ea trebuie să mai ia în calcul şi alte aspecte (care aparent s-ar

situa pe un loc secund ca importanţă) legate de alegerea locului unde va fi plasat acesta, de

dotarea lui şi de stabilirea numărului de membri ai biroului şi a funcţiilor specifice fiecăruia.

1.3.1 Alegerea spaţiului. Spaţiul în care urmează să-şi desfăşoare activitatea un

departament de relaţii cu presa trebuie să se afle în incinta organizaţiei şi să fie situat în

apropierea sediului conducerii (fiind direct subordonat acesteia, şeful biroului de presă trebuie

să poată fi uşor contactat de conducător şi să aibă acces rapid la birourile şefilor de direcţii) şi,

în acelaşi timp, într-un loc accesibil jurnaliştilor.

Nu se poate indica în mod abstract cât de mare trebuie să fie acest spaţiu sau de câte

încăperi trebuie să beneficieze un departament de relaţii cu presa; aceste aspecte sunt stabilite

de fiecare instituţie, în funcţie de specificul ei, mai concret, în funcţie de amploarea

activităţilor de comunicare cu presa şi de numărul de oameni implicaţi în aceste activităţi.

Este evident însă că acest spaţiu trebuie să fie suficient de mare pentru ca toţi cei ce lucrează

acolo să-şi poată aşeza birourile şi dulapurile (sau rafturile) în care păstrează documentaţia în

mod comod, fără a trăi senzaţia de înghesuială, să fie luminos, aerisit şi călduros.

Dacă aceste cerinţe par exagerate, nu trebuie să uităm faptul că un departament de relaţii

cu presa poate fi considerat „o carte de vizită" a organizaţiei: el este primul şi, poate, cel mai

important loc din cadrul instituţiei în care jurnaliştii au acces permanent (şi acest lucru trebuie

prevăzut în regulamentul interior al instituţiei) şi în care îşi desfăşoară activitatea de

cunoaştere a organizaţiei. Cu cât acest spaţiu va arăta mai bine, cu atât imaginea de echilibru,

bunăstare şi soliditate a instituţiei va fi mai pregnantă.

10

1.3.2 Dotarea cu echipamente. Pentru a funcţiona la parametri normali de eficienţă şi

profesionalism, un departament de relaţii cu presa trebuie să fie dotat cu un echipament

minimal, constând în:

un telefon mobil ori fix cu număr direct şi un telefax, pentru a se asigura o

comunicare nemediată şi rapidă cu instituţiile externe şi cu jurnaliştii;

un telefon conectat la reţeaua interioară, pentru a se putea comunica rapid cu membrii

organizaţiei;

un calculator cu imprimantă şi conexiune la internet, care va fi utilizat atât pentru

editarea textelor şi pentru crearea bazelor de date cât şi ca mijloc de informare /

comunicare. Numărul de unităţi din fiecare dintre aceste tipuri de echipamente este

stabilit în funcţie de mărimea departamentului, adică de numărul membrilor şi de

suma activităţilor desfăşurate de aceştia;

un copiator, care va fi folosit pentru multiplicarea materialelor destinate atât presei,

cât şi conducerii organizaţiei;

un radiocasetofon, care va servi la ascultarea emisiunilor radiofonice de informare şi

la înregistrarea directă a acestora;

Pe lângă aceste echipamente, dacă bugetul instituţiei permite, se mai pot pune la

dispoziţia biroului de presă:

un televizor şi un aparat video, pentru urmărirea şi înregistrarea emisiunilor de ştiri

sau altor programe cu impact asupra acesteia;

un aparat de fotografiat;

un reportofon;

o cameră video, pentru înregistrarea unor activităţi (ale organizaţiei şi ale

departament de relaţii cu presa), cu elemente de studio, atunci când biroul îşi propune

să creeze materiale video pentru uzul presei.

1.3.3 Stabilirea numărului de membri şi repartizarea activităţilor. Numărul

membrilor unui departament de relaţii cu presa depinde de mărimea instituţiei, de tipul de

activităţi stabilite pentru acest departament şi de volumul de activităţi privind comunicarea cu

mass-media.

În cadrul departament de relaţii cu presa, activităţile sunt extrem de variate şi de aceea

este necesară o repartizare judicioasă a sarcinilor, în funcţie de specializarea fiecărui membru,

în acelaşi timp, nu există lucru individual; totul se face în echipă, iar în situaţiile în care o

11

anumită persoană devine indisponibilă (boală, concediu de odihnă, alte sarcini, probleme

personale), oricare dintre colegii ei trebuie să fie în măsură să-i preia sarcinile.

Ţinând seama de tipurile de activităţi desfăşurate în acest departament (detaliate în

capitolul 2), este limpede că departamentul de relaţii cu presa poate fi format, în structura sa

cea mai redusă, din numai două persoane: un specialist în comunicarea cu presa şi o secretară.

Prezenţa secretarei este importantă, dacă enumerăm numai câteva activităţi care ţin exclusiv

de atribuţiile acesteia:

- asigură permanenţa în cadrul biroului;

- tehnoredactează materialele destinate atât presei, cât şi membrilor organizaţiei;

- efectuează o seamă de activităţi elementare, precum realizarea de decupaje din ziare,

fotocopierea documentelor, pregătirea dosarelor pentru presă, rezolvarea corespondenţei etc.

Celelalte activităţi, care solicită competenţe specifice, sunt preluate de către specialistul

în relaţia cu presa; într-o asemenea organizare minimală, acesta va îndeplini atât activităţile

uzuale ale unui reprezentant al biroului de presă, cât şi pe acelea ale purtătorului de cuvânt.

Pe măsură ce o instituţie este mai mare, mai dezvoltată, problemele legate de

comunicarea cu mass-media sunt mai complexe; de aceea, atât cerinţele de specialişti şi de

programe adecvate, cât şi posibilităţile materiale şi logistice pe care instituţia le pune la

dispoziţia lor sunt mai consistente.

1.4. Membrii departamentului de relaţii cu presa

1.4.1 Selectarea membrilor. Îndeplinirea obiectivelor pe care departamentul de relaţii cu

presa şi le propune depinde în chip decisiv de profesionalismul celor desemnaţi să se

îngrijească de relaţia cu mass-media. De aceea, în organizarea unui departament de relaţii cu

presa, cel mai dificil lucru este selectarea membrilor săi.

Cel mai important criteriu în desemnarea unui membru al departamentului ar trebui să

fie pregătirea sa profesională (în care putem include formarea şi aptitudinile). În realitate însă,

lucrurile nu sunt întotdeauna atât de simple.

Pentru că munca în cadrul departamentului de relaţii cu presa nu se poate desfăşura

„după ureche", pentru că ea are un specific aparte, specialiştii din acest domeniu susţin cu

tărie că persoanele care vor face parte din departamentul de presă trebuie să fie absolvente ale

unei facultăţi cu profil de comunicare (relaţii publice sau jurnalism) sau ale unor cursuri de

specializare organizate de instituţii acreditate. Pe lângă aceasta, ele trebuie să cunoască bine

mediul jurnalistic, condiţiile de lucru din presă, cerinţele şi aşteptările ziariştilor. Dacă este

12

aleasă o persoană bine pregătită în plan profesional, care posedă abilităţile unui bun

comunicator, există garanţia că aceasta va putea să se integreze rapid în organizaţie, că va şti

să se facă repede cunoscută, apreciată şi respectată de către ceilalţi membri ai instituţiei,

obţinând astfel sprijinul lor ori de câte ori va solicita diverse informaţii pentru a le pune la

dispoziţia jurnaliştilor.

Peste tot în lume se manifestă tendinţa de a angaja în birourile de presă o seamă de

ziarişti (la noi în ţară mai trebuie respectată şi norma legală privind angajarea prin concurs),

pe considerentul că au o experienţă bogată în scrierea de texte şi cunosc bine lumea presei.

Totuşi, această experienţă nu este suficientă şi specialiştii recomandă ca ei să urmeze cursuri

de profil, tocmai pentru a înţelege diferenţele dintre cele două domenii (jurnalism şi relaţii

publice) şi pentru a asimila tehnicile proprii muncii din cadrul departamentului de presă. În

aceste condiţii, este evident că o persoană care nu are o pregătire de specialitate şi care nu are

nici o anumită experienţă în acest domeniu nu va putea face faţă în mod profesional

activităţilor specifice biroului de presă.

1.4.2 Aptitudinile unui reprezentant al departamentului de relaţii cu presa. Pentru

a-şi putea îndeplini cu succes sarcinile şi pentru a putea face faţă diverselor probleme de

comunicare pe care le generează munca zilnică cu presa, membrii departamentului de relaţii

cu presa trebuie să posede anumite calităţi (native ori dobândite), indispensabile unui bun

comunicator3:

sociabilitate: trebuie să poată stabili cu uşurinţă contacte umane, să nu fie persoane

timide sau emotive;

tact: trebuie să dea dovadă de răbdare, de amabilitate, de simţul umorului, de

abilitatea de a ceda în unele privinţe, de maleabilitate;

memorie bună şi capacitatea de a reţine uşor fapte, date, nume, figuri etc.;

prezenţă de spirit, intuiţie, imaginaţie în rezolvarea unor situaţii neprevăzute;

rapiditate în gândire şi în luarea deciziilor;

capacitate de analiză şi sinteză;

spirit organizatoric;

onestitate, corectitudine, obiectivitate ;

abilităţi de comunicare scrisă şi orală;

capacitatea de a prezenta simplu şi clar, într-un limbaj accesibil publicului larg, idei

3 Cristina Coman, Relaţiile publice – principii și strategii, Editura Polirom, Iaşi, 2001, pp. 37-38

13

sau mesaje specifice diverselor domenii şi limbaje specializate;

putere de muncă şi capacitatea de a fi disponibili la orice oră; uşurinţa de a se adapta

programelor de muncă neregulate.

Aceste calităţi se cer completate cu o cultură generală solidă, cunoştinţe din domeniul

ştiinţelor sociale și, preferabil, cunoașterea unei limbi străine. Toate aceste însuşiri pot fi

calităţi înnăscute sau deprinderi dezvoltate prin muncă, perseverenţă şi exerciţii specifice.

1.4.3. Sarcinile membrilor departamentului de relaţii cu presa. Din obiectivele

generale pe care şi le propune un birou de presă derivă sarcinile specifice ale membrilor

acestuia. Lucrările de specialitate prezintă diverse variante care se referă la atribuţiile unui

membru al departamentului de presă. În sinteză, atribuţiile membrilor departamentului de

relaţii cu presa, sunt următoarele:

să cunoască bine activităţile şi oamenii din instituţie, să cerceteze viaţa acesteia, să

culeagă, să verifice şi să selecteze permanent informaţiile care prezintă interes pentru public

(şi, implicit, pentru mass-media); în acest scop, este necesară o evaluare corectă a nevoii de

informare a publicului, deci o activitate de cercetare a acestor fenomene;

să conceapă şi să propună conducerii obiective specifice, precum şi programe de

activităţi cu presa, pentru atingerea acestor obiective; programele respective trebuie să fie

integrate în politica de comunicare a instituţiei şi convergente cu ea;

să facă zilnic revista presei; toate extrasele din presă trebuie conservate şi analizate,

pentru a se realiza o informare corectă a conducerii;

să constituie şi să reactualizeze permanent o bază completă de date, referitoare la

viaţa şi la activităţile unităţii administrative şi administraţiei locale;

să întocmească fişiere de presă; ulterior, acestea vor fi reactualizate şi completate în

permanenţă;

să cunoască organizarea redacţiilor şi publicurile specifice fiecărei publicaţii sau

fiecărui post din audiovizual; de asemenea, ei trebuie să cunoască nevoile şi opţiunile fiecărei

publicaţii sau ale fiecărui post, precum şi exigenţele şi aşteptările fiecăruia dintre jurnaliştii cu

care colaborează;

să informeze conducerea despre condiţiile de desfăşurare a acţiunilor relaţioniste şi

aşteptările jurnaliştilor şi să o consilieze în ceea ce priveşte strategiile de comunicare cu presa,

adecvate diferitelor situaţii şi momente.

14

Pentru a-şi atinge obiectivele de comunicare şi pentru a stabili relaţii de colaborare

eficiente cu jurnaliştii, membrii biroului de presă trebuie să asigure:

realizarea conform standardelor de calitate şi distribuirea rapidă a documentelor de

informare (comunicate, dosare, buletine);

organizarea impecabilă a manifestărilor destinate presei (conferinţe, vizite, voiaje,

seminarii);

condiţii optime de desfăşurare a interviurilor cu personalităţi ale organizaţiei sau a

vizitelor în instituţie, solicitate punctual de diverşi ziarişti.

Este lesne de concluzionat că îndeplinirea atribuţiilor este condiţionată de cumularea de

către practicieni a cunoştinţelor teoretice şi deprinderilor practice specifice.

1.5. Purtătorul de cuvânt

În numeroase administraţii publice locale comunicarea cu presa se realizează (şi) de către

un purtător de cuvânt. Postul se poate regăsi atât în cabinetul primarului cât şi în cadrul

departamentului de relaţii cu presa.

1.5.1 Ce este purtătorul de cuvânt ? În „Ghidul ocupaţiilor” (accesibil pe pagina

Web: www.go.ise.ro / găzduit de Institutul de Ştiinţe ale Educaţiei) descoperim că purtătorul

de cuvânt / responsabilul cu relaţiile ... cu publicul (confuzie des întâlnită) practică ocupaţii

strâns înrudite cu cele de:

- comentator, reporter, jurnalist;

- maestru de ceremonii / prezentator de programe;

- redactor (tehnic, lingvistic) / redactor de specialitate;

- redactor de ziar / ziarist;

- crainic / prezentator (emisiuni radio si televiziune);

- director de relaţii publice.

Potrivit aceleiaşi surse, „Purtătorul de cuvânt / responsabilul cu relaţiile cu publicul”

respectă următoarele date:

- Cine este şi cu ce se ocupă ? Responsabilul cu relaţiile cu publicul (re)prezintă

organizaţia în faţa presei şi a opiniei publice într-o lumină cât mai favorabilă cu putinţă;

- Care sunt îndatoririle postului ? Obligaţiile includ: să ofere informaţii despre

opiniile organizaţiei, să publice comunicate de presă, să dea informaţii cu privire la activitatea

de bază a organizaţiei etc. Rolul unui purtător de cuvânt include şi comentarii cu privire la

15

probleme neplăcute, precum şi luarea de poziţie în numele organizaţiei pentru salvarea

reputaţiei acesteia din urmă. Acesta poate lucra şi ca „funcţionar de relaţii publice" adică să

facă eforturi pentru ca organizaţia să fie cât mai cunoscută, să stabilească interviuri cu

jurnaliştii pentru directori, pentru personalul superior sau pentru el însuşi, să facă în aşa fel

încât directorul organizaţiei şi alti membri ai conducerii să ţină cuvântări sau prezentari la

congrese, conferinţe, târguri etc.

- Unde se desfăşoară activitatea şi în ce condiţii? În incinta organizaţiei, în săli de

întrunire sau la conferinţe de presă, uneori în faţa camerelor de luat vederi.

- Ce instrumente / echipamente foloseşte ? Tehnologie informatizată şi de comunicaţii

şi alte ustensile de comunicaţie şi de prezentare, precum şi material tipărit.

Este evident că informaţiile din „Ghidul ocupaţiilor” nu prezintă valoare ştiinţifică şi

lasă de dorit. Dar, fiind vehiculate pe acest canal media cu mare impact asupra publicului, au

un potenţial ridicat de îndrumare deviată de la adevăratele însuşiri ale „ocupaţiei”. Astfel de

informaţii sunt din categoria celor care ajung primele la tinerii care se află în momentul

alegerii unei profesii, unei facultăţi. Lucrările de specialitate sunt studiate mai târziu şi numai

de cei care deja au optat pentru o astfel de specializare.

Potrivit [DEX '98]4 „Purtător de cuvânt = persoană fizică sau juridică împuternicită să

difuzeze în ţară şi în străinătate ştiri şi textele documentelor oficiale sau ale unor organizaţii,

instituţii etc”.

În „Biroul de presă şi purtătorul de cuvânt. Curs SNSPA, 2001” purtătorul de cuvânt

este considerat acea persoană, din cadrul biroului de presă, desemnată să îl reprezinte pe

liderul organizaţiei în relaţia cu mass-media. El exprimă atitudinea oficială a organizaţiei

asupra problemelor de interes general sau specific şi se subordonează, ca şi şeful structurii de

relaţii publice, direct conducerii organizaţiei.

Gheorghe Teodorescu apreciază că „purtătorul de cuvânt reprezintă nu doar o

personalitate înzestrată cu o anume charismă şi un remarcabil simţ de a comunica în societate,

ci o mini-instituţie publică profesionalizată care dă consistenţă şi eficienţă mesajelor adresate

unor destinatari precişi” 5.

1.5.2 Avem nevoie de un purtător de cuvânt ? Ce spune legea ? Sunt instituţii /

organizaţii unde nu există purtător de cuvânt, cum este cazul consiliilor şi primăriilor 4 [DEX '98] Dicţionarul explicativ al limbii române, Academia Română, Institutul de Lingvistică „Iorgu Iordan”, Editura Univers Enciclopedic, 1998 draft online http://dexonline.ro/search.php?cuv=Purtător 5 Gheorghe Teodorescu, Fundamente ale relaţiilor publice, în Comunicare socială şi relaţii publice, vol. III, Învăţământ la distanţă, Editura Universităţii „Alexandru Ioan Cuza”, Iaşi, 2004, p. 292

16

comunale şi unde primarul / preşedintele de consiliu este cel care mediază toate relaţiile cu

presa, singura imagine care apare „pe sticlă” fiind a sa. Dincolo de opţiunea personală a

fiecărui şef de instituţie publică, Legea nr. 544 din 12 octombrie 2001 privind liberul acces la

informaţiile de interes public în art. 16 stipulează:

„Pentru asigurarea accesului mijloacelor de informare în masă la informaţiile de

interes public autorităţile şi instituţiile publice au obligaţia să desemneze un purtător de

cuvânt, de regulă din cadrul compartimentelor de informare şi relaţii publice”.

Iată ce putem citi în „Biroul de presă şi purtătorul de cuvânt. Curs SNSPA, 2001”6

despre necesitatea existenţei purtătorului de cuvânt într-o organizaţie:

„Există organizaţii unde conducerea susţine că nu este nevoie de prezenţa unui purtător de

cuvânt, ceea ce este greşit. Un purtător de cuvânt trebuie să existe în orice organizaţie,

datorită mai multor factori:

directorul organizaţiei nu poate fi întotdeauna la dispoziţia jurnaliştilor, datorită

programului său de activităţi – spre deosebire de acesta, purtătorul de cuvânt este

disponibil 24 de ore din 24;

conducătorul organizaţiei nu posedă acele tehnici de comunicare ce îl pot face un bun

comunicator – un avantaj al purtătorului de cuvânt este faptul că, în cazul unor

situaţii neclare, acesta poate declara că nu cunoaşte decizia conducerii;

purtătorul de cuvânt îl protejează pe directorul organizaţiei, neexpunându-l permanent

mass-mediei – conducerea organizaţiei va apărea astfel numai în anumite momente”.

Cu toate acestea, există instituţii care fie nu au, fie nu folosesc aşa cum ar trebui

instituţia purtătorului de cuvânt.

1.5.3 Care sunt calităţile unui purtător de cuvânt? Aşa cum am văzut ceva mai

înainte, găsirea unui bun purtător de cuvânt nu este o întreprindere uşor de făcut. Dată fiind

vizibilitatea de care se bucură purtătorul, este lesne de înţeles că alegerea greşită a unei

persoane va avea urmări dintre cele mai rele asupra întregii organizaţii.

„Pe cine punem purtător de cuvânt?” Iată o întrebare care îi frământă pe toţi

conducătorii de instituţii care se află în faţa luării unei asemenea decizii. Există varianta ca

purtătorul de cuvânt trebuie să fie o persoană cu care managerul să se înţeleagă bine, să nu

comenteze deciziile şefului, să fie docilă şi să transmită opiniei publice mesajele conducerii.

6 „Biroul de presă şi purtătorul de cuvânt. Curs SNSPA, 2001, draft online http://fwd.aiesec.ro/articole/sources/articles/200406/170/atasament/atasament_biroul_de_presa_si_purtatorul_de_cuvant.pdf

17

Este oare suficient? Mai comod este, cu siguranţă, dar ce ne facem cu cealaltă latură, cea mai

importantă, a comunicării, dintre purtătorul de cuvânt şi publicul organizaţiei. Ce ne facem

dacă purtătorul, sau purtătoarea, o fiinţă gingaşă şi plină de sensibilitate în raporturile cu

managerul, nu este la fel de eficientă în dialogul cu opinia publică? Cine şi pe banii cui îşi

asumă un asemenea risc atunci când vorbim despre instituţii plătite din bani publici?

Iată de ce, pentru numirea în funcţie a unui un purtător de cuvânt trebuie să ţinut cont

de concluziile la care au ajuns specialiştii de-a lungul deceniilor de experineţă în domeniul

relaţiilor publice.

În primul rând, aşa cum spune şi Legea nr. 544 din 12.10.2001 privind liberul acces la

informaţiile de interes public7, purtătorul de cuvânt este bine să fie numit dintre persoanele

care fac parte din biroul de presă. Avantajele unei astfel de decizii sunt:

purtătorul este familiarizat cu cerinţele jurnaliştilor;

are un limbaj de specialitate gata format;

este la curent cu toate tehnicile şi mijloacele de comunicare;

face parte dintr-o echipă care va lucra eficient cu acesta şi în noua formulă;

cunoaşte problemele organizaţiei pe care a promovat-o prin mijloacele specifice

relaţiilor publice;

nu are trac în relaţiile cu jurnaliştii.

Dacă nu se reuşeşte numirea unui purtător de cuvânt din echipa care constituie

departamentul de presă (este greu de presupus că nu avem la îndemână o astfel de soluţie)

atunci trebuie căutată o persoană care trebuie să răspundă următoarelor cerinţe:

să aibă capacitatea de a exprima clar şi convingător mesajul cerut de organizaţie şi de

şeful acesteia;

să deţină abilităţi de bun comunicator;

să denote sinceritate;

să fie devotat instituţiei;

să aibă o bună percepţie a lucrurilor şi de realţionare;

să deţină cunoştinţe solide de redactare;

să vorbească în numele instituţiei şi să nu dea curs unor orgolii personale;

să aibă abilitatea de a depăşi cu succes situaţiile conflictuale cu jurnaliştii;

să fie disponibilă la orice oră pentru a oferi informaţii reprezentanţilor mass-media, 7 Art. 16: Pentru asigurarea accesului mijloacelor de informare în masă la informaţiile de interes public autorităţile şi instituţiile publice au obligaţia să desemneze un purtător de cuvânt, de regulă din cadrul compartimentelor de informare şi relaţii publice.

18

care nu iartă niciodată instituţia pentru faptul că purtătorul de cuvânt nu răspunde la

telefon;

să cunoască foarte bine organizaţia din care face parte pentru a fi convingător atunci

când transmite un mesaj şi să ştie cui să se adreseze pentru a obţine informaţiile de

care jurnaliştii au nevoie;

să îşi respecte mereu promisiunile făcute jurnaliştilor;

să întreţină o relaţie de conlucrare permanentă cu structura de relaţii publice;

să cunoască foarte bine regulile de desfăşurare ale unor activităţi cu participarea

presei: conferinţele de presă, briefing-urile etc.

Alegerea purtătorului de cuvânt este importantă şi pentru că el va trebui să reprezinte, în

ochii publicului, calităţile instituţiei.

După cum se poate observa, pe umerii membrilor departamentului de relaţii cu presa

apasă o mulţime de responsabilităţi, iar asumarea acestora trebuie să se facă prin conjugarea

eforturilor tuturor actorilor implicaţi în relaţia cu presa: membrii departamentului dar şi

purtătorul de cuvânt, în situaţia în care face parte din altă structură decât departamentul de

relaţii cu presa.

19

2. OBIECTIVE, MIJLOACE ŞI ACTIVITĂŢI

ÎN CADRUL DEPARTAMENTULUI DE RELAŢII CU PRESA

În cele ce urmează voi aborda ceea ce dă esenţă şi consistenţă activităţii departamentului

de relaţii cu presa: activităţile proprii, mijloacele specifice pe care le foloseşte precum şi

obiectivele urmărite în derularea acestora.

2.1 Obiectivele relaţiei administraţiei publice locale cu presa

Relaţiile eficiente cu presa încep întotdeauna cu definirea exactă a obiectivelor.

Obiectivele sunt reprezentate de acţiuni şi etape specifice care măsoară progresul făcut în

atingerea scopurilor. Ele trebuie să fie foarte concrete şi să se poată măsura. În ciuda faptului,

remarcat dealtfel de mai toate cărţile de specialitate, că rezultatele activităţilor de relaţii

publice sunt adeseori dificil de cuantificat, obiectivele unor astfel de activităţi continuă să fie

foarte importante.

Stabilirea obiectivelor unui departament de relaţii cu presa se face în funcţie de diferite

contexte. Astfel, departamentul va avea un obiectiv strategic (în concordanţă cu obiectivul

strategic al instituţiei) căruia i se subordonează obiective specifice.

Obiectivele specifice pot fi ale unei perioade de referinţă (săptămânale, lunare ori anuale),

ale unei activităţi de rutină ori specifice (formularea şi transmiterea unei ştiri sau comunicat

ori dosar de presă, organizarea şi desfăşurarea unei conferinţe sau briefing de presă). Din alt

punct de vedere acestea pot fi deduse (cel strategic) ori induse (cele specifice).

Toate obiectivele trebuie stabilite cu maximum de precizie şi să aducă o contribuţie

semnificativă la realizarea scopurilor, drept pentru care trebuie respectate exigenţele şi

rigorile de management. Totodată trebuie să aibă termene specifice de execuţie şi să se

regăsească cu necesitate în planul de acţiune care vizează activitatea comunicaţională avută în

vedere.

Deseori se afirmă, în mod greşit, că obiectivul principal al departamentului de relaţii cu

presa este acela de a face să se vorbească despre organizaţie în mass-media sau, mai rău, să

contribuie la promovarea, chiar la vânzarea produselor şi serviciilor acesteia. În realitate,

departamentul de relaţii cu presa are o misiune specifică, bine definită de tradiţia profesiei şi

20

bine precizată în lucrările de specialitate. J. Deschepper8 oferă cea mai clară sinteză a

dezbaterilor privind rolul biroului de presă, identificând două obiective majore pe care şi le

poate fixa un asemenea departament:

1. Să stabilească şi să întreţină o legătură bună cu presa, această activitate urmărind: (a)

crearea unui climat de înţelegere şi colaborare între instituţia respectivă şi mass

media; (b) satisfacerea nevoilor de informare a presei şi a publicului; (c) difuzarea

imaginii organizaţiei în rândul publicului său ţintă;

2. Să informeze instituţia despre ceea ce se afirmă în presă în legătură cu activităţile

administraţiei respective sau cu alte aspecte care ar putea influenţa sau interesa pe

aceasta.

În deplin acord cu obiectivul urmărit, pentru fiecare activitate de interes public

desfăşurată de administraţia publică locală se stabileşte politica de informare publică, care

poate fi:

a) foarte activă, când departamentul depune eforturi susţinute pentru a asigura vizibilitatea

activităţii în mass-media şi pentru a transmite informaţii referitoare la activitate; această

politică are la bază interesul public real sau dorit şi poate fi sprijinită de o gamă largă de

produse şi activităţi de informare şi relaţii publice;

b) activă, când departamentul depune eforturi de rutină pentru asigurarea vizibilităţii

activităţii; scopul, precum şi gama de produse de informare şi de activităţi de sprijin sunt, în

general, limitate; această politică este adoptată când este de aşteptat ca activitatea să atragă un

anumit interes din partea cetăţenilor sau când se apreciază că rezultatele obţinute sunt modeste

în raport cu timpul şi resursele investite;

c) reactivă, când departamentul nu face eforturi pentru a aduce în atenţia publicului o

activitate planificată; această abordare este utilizată când se anticipează un interes public

nesemnificativ pentru o activitate planificată sau când există restricţii impuse de protejarea

informaţiilor clasificate ori a datelor cu caracter personal. Departamentul este totuşi pregătit

să răspundă la eventualele solicitări de informaţii din partea mass-mediei sau a publicului.

2.2 Mijloace de lucru utilizate de departamentul de relaţii cu presa

Pentru atingerea obiectivelor ce stau în faţa departamentului de relaţii cu presa, membrii

8 Jacques Deschepper, Savoir communiquer avec Ies Journalistes de la presse, de la radio et de la television - guidepratique, Editions Eyrolles, Paris, 1990, p. 9 apud Cristina Coman, Relaţiile publice şi mass media, Editia a II-a, revăzută şi adăugită, Editura Polirom, Iaşi, 2004, p. 35

21

acestuia apelează, în funcţie de context, la multiple tehnici de relaţionare. Cunoaşterea în

amănunt a fiecăreia în parte reprezintă o condiţie esenţială în obţinerea succesului în demersul

comunicaţional. Nu este suficient să expui faptele, ideile, ci trebuie să ştii cum să le spui. Şi

nu este suficient să te prezinţi în spaţiul media, trebuie să ştii să îl ocupi. Membrii

departamentului trebuie să angajeze eficient cunoştinţele profesionale şi să manifeste mult fler

pentru a alege cel mai eficient mijloc de comunicare raportat la context.

Opţiunile privind strategia de difuzare a informaţiilor se face în funcţie de relaţia

acestora cu publicul vizat: dacă ele au un grad deosebit de interes, atunci vor fi alese

mijloacele de comunicare de masă cu rezonanţă ce depășește teritoriul administrației locale şi

va fi utilizată acţiunea cu cel mai mare potenţial de mobilizare a jurnaliştilor - conferinţa de

presă; dacă impactul estimat este mai mic, se poate face apel la presa specializată sau locală

(unde este cazul) şi la instrumentele de lucru mai puţin „solemne": comunicate, dosare,

buletine de informare etc.

Mijloacele cel mai des utilizate sunt următoarele: ştirea de presă; comunicatul de presă;

conferinţa de presă; briefing-ul de presă; dosarul de presă. De asemenea şi vizita de presă

poate constitui un mijloc, dar este de fapt o extensie a conferinţei de presă. Fiecare dintre

aceste mijloace de comunicare cu presa poate fi utilizat în anumite situaţii corespunzător

mesajelor pe care doreşte să le transmită instituţia.

Există numeroase lucrări de specialitate care prezintă în detaliu aceste modalităţi

specifice de comunicare cu media. Iată o trecere succintă în revistă a acestor acţiuni

comunicative regăsite sub denumirea de mijloace sau tehnici specifice de relații cu presa.

Ştirea de presă

Petru Bejan9 apreciază că ştirea de presă reprezintă redarea unui eveniment de interes

public într-o manieră imediat publicabilă datorită importanţei şi impactului acestuia. Are

caracter informativ şi impersonal şi răspunde la întrebările cine?, ce?, unde?, cînd?, cum?, de

ce? Ca manieră de scriitură, se construieşte după modelul „piramidei inversate”, prezentându-

se evenimentele şi faptele în ordinea descrescătoare a importanţei lor.

Deoarece reprezentanţii presei îşi rezervă dreptul de a publica selectiv informaţiile, li

se pun la dispoziţie comunicate de presă oficiale ale instituţiilor interesate, din al căror

conţinut sînt reţinute spre mediatizare, cu titlu de ştiri, doar acele date de larg interes. De

aceea departamentele de relaţii cu presa aşează ştirile alături de comunicate, ştirea fiind doar

acea secvenţă din comunicat destinată publicării.

9 Petru Bejan, Scriitură în relaţii publice, în Comunicare socială şi relaţii publice, anul V, sem. I, Învăţământ la distanţă, Editura Universităţii „Alexandru Ioan Cuza”, Iaşi, 2007, p. 235

22

Comunicatul de presă

În scrierile lui David Wragg10, comunicatul de presă este destinat informării presei şi

nu, în primul rând, publicării ca atare. Prin comunicat, se informează mass-media despre

acţiuni prezente sau viitoare sau se oferă informaţii suplimentare despre acţiuni care au avut

loc, avînd următoarele caracteristici:

este un anunţ sau un document transmis oficial de către o organizaţie sau de către o

persoană;

transmite o informaţie legată de o idee, de un serviciu, de un produs, de un

eveniment, de o situaţie, de o informaţie care poate interesa populaţia sau un grup

bine determinat al ei;

este redactat în mod special pentru presa de informare, în scopul publicării şi

difuzării lui;

este întotdeauna un document scris.

Distribuirea sa se face cu 2-3 zile înainte de desfăşurarea acţiunii, prin poşta clasică,

poşta electronică, telefonul, telefaxul, telexul, telegrama.

Dacă comunicatul este expediat prin e-mail atunci el se introduce în mesaj şi nu se

anexează la mesaj.

Conferinţa de presă

Despre aceasta, Mircea Dan11 spune că se organizează când se petrec evenimente care

pot avea un impact serios asupra publicului, fiind o soluţie pentru a clarifica problemele într-

un timp scurt, evitând alte tipuri de intervenţie mediatică. Din punct de vedere organizatoric

este în sarcina purtătorului de cuvânt, care (de regulă) joacă rol de moderator, dar trebuie

susţinută de persoane care au competenţele necesare şi responsabilitatea informării corecte a

publicului. Desfăşurarea se face în următoarele etape:

salutarea ziariştilor;

anunţarea temei şi a duratei;

prezentarea invitaţilor;

începerea conferinţei propriu-zise;

întrebările ziariştilor şi răspunsurile;

anunţarea apropierii de final;

adresarea de mulţumiri ziariştilor pentru participare.

10 David Wragg, Cum să lucrezi cu presa, în Michael Bland, Alison Theaker, David Wragg, Relațiile eficiente cu mass-media, Editura Comunicare.ro, București, 2003, pp. 116-120 11 Mircea Dan, Tehnici de relaţii publice, Facultatea de Comunicare si Relaţii Publice, București, 2007, p. 63

23

Convocarea presei „pe terenul adversarului” conferă avantaje pentru inițiator prin aceea

că este organizată și se desfășoară oarecum sub controlul agentului comunicator.

Briefing

În lucrarea Relaţiile cu presa12 se specifică faptul că briefing-ul de presă este

recomandat atunci când există mai multe solicitări de informaţii pe aceeaşi temă din partea

presei. În mare, este asemănător conferinţei de presă, numai că:

supune atenţiei mass-media în cel mult 20 de minute un singur subiect, mai restrâns şi

mai puţin complex decât în cazul conferinţei de presă;

este susţinut de către o singură persoană, de obicei un specialist în domeniul abordat;

are un moderator.

Dosarul de presă

În lucrarea Relaţiile publice şi mass media, Cristina Coman13 precizează că dosarul de

presă se impune cu necesitate atunci când un comunicat nu este suficient pentru a prezenta

informaţia în întreaga ei amploare. Acesta este un demers intermediar între comunicat şi con-

ferinţa de presă, sintetizează elementele componente ale unui eveniment şi pune în valoare

anumite aspecte ale informaţiei.

Dosarul de presă este alcătuit din materiale informative destinate presei, mult mai

detaliate decît într-un comunicat de presă, structurate astfel:

coperta, pe care apare sigla şi antetul organizaţiei, data emiterii şi tema dosarului;

sumarul, în care se menţionează în ordine toate materialele care alcătuiesc dosarul.

Sumarul stă întotdeauna la începutul, nu la sfârşitul dosarului;

un text sub forma unui comunicat, care sintetizează tema respectivă;

alte documente, sub forma unor texte de 2-3 pagini, cum ar fi: declaraţiile iniţiale,

biografii ale celor ce susţin conferinţa, alte materiale ajutătoare la temă;

materiale suplimentare, cum ar fi articole despre organizaţie publicate anterior, însă

numai dacă acestea au legătura cu subiectul respectiv.

Dosarul de presă nu trebuie sa aibă mai mult de 12 pagini.

Interviul

Mircea Dan14 identifică următoarele forme de interviu, în funcţie de specificul mass-

media pentru care este acordat: pentru presa scrisă, pentru radio şi pentru televiziune.

12 „Relaţiile cu presa” Curs SNSPA, f.a., draft online http://www.tashy.ro/curs-relatiile-cu-presa/ 13 Cristina Coman, Relaţiile publice şi mass media, Ediția a II-a, revăzută şi adăugită, Editura Polirom, Iaşi, 2004, pp. 69-74 14 Mircea Dan, op. cit., pp. 73-92

24

Interviul pentru presa scrisă se poate desfăşura: fie sub forma unei discuţii înregistrate

pe bandă audio, pe care apoi jurnalistul o prelucrează pentru publicare; fie prin remiterea

întrebărilor scrise, la care intervievatul urmează să răspundă tot în scris; fie la telefon (lucru

valabil şi în cazul interviurilor pentru radio).

În ceea ce priveşte radioul şi televiziunea, în funcţie de pregătirile prealabile pe care le

poate face intervievatul, se consideră că există trei tipuri de interviuri:

interviul spontan, în care nimic nu este pregătit dinainte, iar intervievatul nu ştie decât

cel mult tema generală care urmează să fie abordată;

interviul pregătit, în care toate întrebările şi răspunsurile sunt pregătite în prealabil, de

cele mai multe ori chiar în scris, şi în care atât jurnalistul, cât şi intervievatul urmează cu

stricteţe „scenariul” ce a fost pregătit. Avantajul constă în faptul că vor fi spuse exact lucrurile

stabilite dinainte şi considerate în prealabil ca fiind importante; în schimb, duce la dispariţia

spontaneităţii şi a naturaleţei, creând o atmosferă artificială;

interviul semi-spontan, în care jurnalistul şi intervievatul stabilesc în prealabil

întrebările (tipurile de întrebări) care vor fi puse. Intervievatul îşi poate astfel pregăti în minte

răspunsurile. Ca urmare, de obicei răspunsurile sunt mai complete decât în cazul interviurilor

spontane şi nu mai au aerul artificial întâlnit în cazul interviurilor pregătite.

2.3 Activităţi desfăşurate de departamentul de relaţii cu presa

Am arătat până acum că departamentul de relații cu presa operează cu metode specifice

de relații publice. Pentru a duce la îndeplinire obiectivele generale, departamentul de relaţii cu

presa organizezează şi desfăşoară un ansamblu complex de activităţi, având la dispoziție un

larg orizont al acțiunilor de relații publice precum şi de management general.

2.3.1. Activităţi specifice

În acord cu rolul său instituţional, departamentul desfăşoară o serie de activităţi

specifice domeniului din care face parte, cel al relaţiilor publice. Sunt activități cu caracter

practic-relaţionist, orientate înspre atingerea scopului final - stabilirea şi menţinerea relaţiilor

de comunicare dintre instituţie şi mass-media.

CĂUTAREA ŞI SELECTAREA INFORMAŢIILOR ÎN INTERIORUL ORGANIZAŢIEI

După cum subliniază C. Schneider căutarea şi selectarea informaţiilor reprezintă o

activitate fundamentală, pe care se bazează existenţa şi întreaga activitate a departamentului

25

de presă15. Fără a avea un capital de informaţii mereu împrospătat, acesta nu îşi va putea

atinge obiectivele, deoarece nu va avea ce să comunice presei. Cei care deţin diverse

informaţii (de obicei, responsabilii diferitelor departamente ale instituţiei) nu se grăbesc să le

transmită departamentului, deoarece nu ştiu dacă acestea pot fi interesante pentru mass-media;

pe de altă parte, departamentul de presă nu poate deţine toate informaţiile legate de viaţa de zi

cu zi a organizaţiei, deoarece membrii săi nu pot fi prezenţi în acelaşi timp peste tot, în toate

departamentele organizaţiei. Iată așadar necesitatea unei activităţi consecvente de descoperire,

selectare şi verificare a informaţiilor. Această activitate trebuie făcută cu mult profesionalism,

întrucât nu orice informaţie este relevantă pentru specificul acestui tip de instituție, altfel spus,

nu orice informaţie prezintă interes pentru presă.

De exemplu, în cazul unei administraţii publice locale orăşeneşti sau municipale, există

mai multe tipuri de informaţii care ar putea prezenta interes:

a) în cadrul general al instituţiei:

- declaraţiile de principiu ale conducătorilor (primar, președinte consiliu local);

- participarea lor la diferite manifestări publice ;

- declaraţiile referitoare la administrație ale unor personalităţi;

- prezenţa unor personalităţi la diverse manifestări organizate de administrație;

- acorduri, înfrățiri, luarea sub control a altor instituții de utilitate publică;

- rapoarte, bilanţuri şi analize;

b) în cadrul politicii interne a instituției:

- reorganizări interne;

- măsuri sociale puse în aplicare;

- diverse iniţiative referitoare la viaţa culturală sau sportivă;

c) în cadrul departamentelor din aparatul de specialitate:

- dispoziţii, hotărâri, regulamente şi alte acte cu caracter normativ adoptate;

- funcționarea serviciilor de asistență socială;

- prestarea serviciilor de utilitate publică;

- infrastructură și amenajarea teritoriului;

- cultură și sport etc.

Aceasta e doar o listă orientativă; este însă de datoria departamentului de presă să

definească toate sferele de interes şi să găsească toate informaţiile care ar putea fi necesare

15 Christian Schneider, Communication: nouvelle fonction strategique de l'entreprise, Ed. J. Delmas, Paris, 1990; apud: Cristina Coman, Relaţiile publice si mass media, Editia a II-a, revăzută şi adăugită, Editura Polirom, Iaşi, 2004, p. 35

26

uneia sau alteia dintre categoriile de public ale organizaţiei respective.

După ce a adunat o mare cantitate de informaţii, membrii departamentului de presă vor

trece la evaluarea lor şi la selectarea celor pe care le consideră interesante; pentru fiecare

informaţie se va stabili modalitatea cea mai eficientă de difuzare. Astfel, o informaţie minoră

din perspectiva generală (adică pentru presa naţională) poate fi de mare interes într-un plan

particular (adică pentru presa locală sau specializată). O informaţie poate fi greu de valorizat

în presa scrisă (nu se constituie într-o naraţiune de amploare), dar poate avea un potenţial

sporit pentru radio sau televiziune.

Cea mai bună metodă de a obţine informaţii constă în a le explica tuturor persoanelor

din organizaţie considerate potenţiale deţinătoare de informaţii scopul urmărit de

departamentul de presă, metodele sale de lucru, rezultatele care ar putea fi obţinute prin

difuzarea regulată a informaţiilor către presă. Nu trebuie să uităm, de fiecare dată când o

informaţie a fost obţinută prin contribuţia unui membru al organizaţiei, să-i arătăm celui care

ne-a furnizat-o cum a fost folosită, cum a reacţionat presa şi ce repercusiuni a avut acest fapt

asupra instituției. În felul acesta, cel care a furnizat informaţia va fi convins că a participat

direct la rezultatele obţinute prin difuzarea ei în presă.

CREAREA ŞI ACTUALIZAREA DOCUMENTELOR DE BAZĂ REFERITOARE LA INSTITUŢIE

Un departament de presă trebuie să fie capabil să răspundă în orice moment cerinţelor

jurnaliştilor, adică să fie capabil să furnizeze la timp o documentaţie de calitate. De aceea, el

trebuie să dispună de o bază de date (texte, statistici, grafice şi fotografii) cât mai bogată şi

mai operaţională. O listă minimală a elementelor care ar putea oferi banca de date a unei

primării ar trebui să cuprindă:

statistici (pe ultimii 3 ani) referitoare la investiții (proiecte și realizări);

planuri de acțiune încheiate și în curs de implementare;

date cu privire la proiectele de viitor (cele care pot fi făcute publice);

informaţii cu privire la evoluţia instituţiei (schimbări importante);

date despre conducătorii organizaţiei (biografii, fotografii);

principalele luări de poziţie ale conducerii cu privire la problemele generale

(economice, sociale, politice etc.) care intră în sfera de interes a publicului;

informaţii referitoare la cooperarea administrației locale cu alte administrații.

La toate acestea se adaugă o fototecă bine organizată, conţinând fotografii ce prezintă

sediul organizaţiei, liderii şi diverşii funcționari, compartimentele de activitate, activități

organizate și desfășurate în teritoriu, personalităţile care au vizitat administrația etc.

27

Departamentele de presă ale administrațiilor publice locale mari dispun şi de o

videotecă, ce conţine filme pe diferite suporturi analogice sau digitale despre administrația

respectivă, realizate de profesionişti, filme care pot fi utilizate oricând de către studiourile de

televiziune.

O asemenea bază de date îi va ajuta pe reprezentanţii departamentului ori de câte ori

jurnaliştii vor solicita informaţii suplimentare; făcând apel la documentaţia existentă, ei vor

putea să le ofere cu promptitudine informaţiile de care au nevoie, cu o singură condiţie: pentru

a fi funcţională, banca de date a unei organizaţii trebuie actualizată permanent, indiferent de

cât de ocupat este departamentul de presă, indiferent de cât de monotonă poate părea o

asemenea activitate.

PREGĂTIREA MATERIALELOR ŞI ORGANIZAREA ACŢIUNILOR COMUNICATIVE CU PRESA

Informaţiile culese din interiorul organizaţiei se pot transmite presei fie prin materiale

scrise, fie cu ocazia unor manifestări create special pentru jurnalişti dintre cele prezentate

succint în capitolul 2 punctul 2.2. Când vorbim despre materialele destinate presei ne referim,

în mod deosebit, la buletine informative (știri), comunicate de presă sau la dosare de presă. Iar

evenimentele organizate de departamentul de presă pentru ziarişti, cu scopul de a difuza

informaţiile importante despre organizaţie sunt, în principal, conferinţele de presă și

briefingurile dar și întâlnirile neformale, vizitele sau voiajele de presă.

Informaţiile sunt transmise presei cu scopul ca, prin aceasta, să ajungă la un segment de

public vizat. În funcţie de modul cum este prezentată, o informaţie poate să trezească sau nu

interesul jurnaliştilor. Altfel spus, valoarea de utilizare a informaţiei depinde de forma în care

ea este transmisă; se înţelege de aici că o prezentare adecvată a informaţiilor este un factor

esenţial în efortul de difuzare a mesajelor organizaţiei către publicul ei.

O informaţie trebuie să fie întotdeauna legată de un context (economic, financiar,

politic, social, cultural); o informaţie poate fi însă raportată la mai multe contexte şi rolul

departamentului este să-1 găsească pe acela care o va pune mai bine în valoare, care va ajuta

administrația să-şi atingă obiectivele propuse. Pe lângă contextele specifice, trebuie să se ţină

seama şi de actualitatea generală: un anumit unghi de atac poate fi excelent la un moment dat,

dar poate fi total lipsit de interes peste câtva timp. Toate aceste exigenţe sunt în atenţia

permanentă a practicienilor departamentului.

CREAREA DE CONTACTE INDIVIDUALE CU JURNALIŞTII

Pentru a promova imaginea administrației în rândul publicului, departamentul de presă

trebuie să facă apel la mijloacele de informare de masă: numai prin intermediul acestora el va

reuşi să transmită constant informaţii despre organizaţie şi să atragă cele mai diverse categorii

28

de public. În acest scop, departamentul trebuie să fie capabil să menţină mereu treaz interesul

presei şi al cetăţenilor faţă de eforturile administrației pe care o reprezintă.

Un asemenea lucru nu este posibil dacă reprezentanţii departamentului de relații cu

presa nu reuşesc să creeze relaţii personalizate cu reprezentanţii presei. Partenerul lor nu este

instituţia de presă, ci un anumit jurnalist, ales în funcţie de tipul de informaţie care trebuie să

fie distribuit. De aceea, reprezentanţii departamentului trebuie să-şi creeze relaţii de cooperare

cu mai mulţi jurnalişti dintr-o redacţie, astfel încât să poată avea parteneri competenţi pentru

fiecare dintre multiplele aspecte pe care va dori să le transmită prin intermediul mass-media.

O bună relaţie cu ziariştii nu înseamnă prietenie sau apropiere pe baza unor interese

personale; ea presupune, în primul rând, calitatea de partener profesionalizat, altfel spus,

capacitatea de a oferi informaţii complete, adevărate, în timp scurt şi într-o formă adecvată

atât stilului jurnalistic, cât şi trăsăturilor specifice fiecărui canal de comunicare. O bună relaţie

înseamnă, totodată, capacitatea de a ajuta jurnalistul atunci când acesta doreşte să aibă un

contact personal cu conducerea sau cu membrii administrației ori atunci când solicită un

surplus de documentare sau o perspectivă „off the record” asupra anumitor evenimente.

CĂUTAREA ŞI SELECTAREA INFORMAŢIILOR EXTERNE. REVISTA PRESEI

Am precizat anterior că departamentul de relații cu presa nu funcţionează unilateral; el

nu este numai un căutător de informaţii în interiorul organizaţiei ci şi un furnizor de

informaţii, prin presă, către publicul său extern. În mod simetric, el este şi un căutător de

informaţii importante în mediul extern (îndeosebi în mass-media) şi un distribuitor al acestor

informaţii în interiorul organizaţiei. Această activitate este cunoscută îndeosebi sub numele de

revistă a presei; ea constă în urmărirea zilnică a presei, pentru culegerea informaţiilor

distribuite de ea. În acest caz, departamentul urmăreşte două mari tipuri de informaţii: cele

referitoare la administrație şi cele referitoare la sferele de responsabilitate ale acesteia.

Scopul acestei activităţi este informarea conducerii organizaţiei în legătură cu ceea ce se

afirmă în presă despre instituţia în cauză; pe baza datelor astfel obţinute, aceasta poate să-şi

orienteze mai bine anumite decizii, să le reconsidere sau să solicite departamentului de relaţii

publice (în situația că acestea există) să declanşeze o campanie pentru mai buna informare a

presei.

În lucrarea Relaţiile publice si mass media, Cristina Coman afirmă că revista presei nu

se realizează la întâmplare, după capriciile celui ce o alcătuieşte, ci pe baza unor reguli

simple, dar riguroase, propunând următoarea metodă de lucru16:

16 Cristina Coman, Relaţiile publice şi mass media, Ediția a II-a, revăzută şi adăugită, Editura Polirom, Iaşi, 2004, pp. 97-98

29

Pentru că ea trebuie să ajungă pe biroul conducătorului administrației înainte de ora de

începere a programului, cel care o realizează trebuie să-şi înceapă activitatea cu mult înaintea

celorlalţi colegi. În primul rând, el trebuie să cumpere dimineaţa devreme ziarele de la

chioşcuri (uneori în dublu exemplar), fără să aştepte livrările poştei, care se fac mult mai

târziu. O dată ajuns la birou, el va efectua o lectură rapidă, fiind mai atent la rubricile despre

care ştie că prezintă interes pentru organizaţie, dar aruncând o privire şi asupra celorlalte

articole; la capătul acestei lecturi, el trebuie să fie sigur că nu a scăpat nici o informaţie ce ar

putea fi importantă pentru administrația în cauză.

După ce a realizat această selecţie (fie memorând ziarele şi paginile unde se află textele

interesante, fie notându-le pe o coală de hârtie sau într-un carneţel), el va trece la decuparea

acestor materiale; dacă în mai multe publicaţii apare aceeaşi informaţie, nu va fi selectat decât

un singur text, lângă care se vor enumera toate celelalte ziare care au tipărit informaţia în

cauză. Textele decupate vor fi fotocopiate, notându-se titlul materialului, numele publicaţiei,

numărul (sau ziua, luna şi anul) şi numele autorului (mai ales în cazul celor cu tentă

polemică). Dacă textul respectiv ocupă o suprafaţă mai mare, el poate fi fotocopiat prin

micşorare, avându-se însă grijă ca această copie să rămână lizibilă.

Documentul astfel realizat va însuma mai multe pagini; pe prima pagină se va trece

sumarul revistei presei, anunţându-se rubricile ei. Acestea pot fi grupate într-o ordine standard

a publicaţiilor (respectarea ei creează obişnuinţe de lectură şi îi ajută pe cei care consultă

revista presei să găsească uşor numele de ziare ce îi interesează) sau într-o ordine tematică, în

acest caz, se poate începe cu articolele care se referă în mod direct la organizaţie,

continuându-se apoi cu acelea care se referă la sfera profesională respectivă, la mediul politic

sau social, la procese sau stări ale economiei etc.

Dacă unele texte sunt prea lungi sau nu sunt în întregime edificatoare, revista presei va

prelua numai unele pasaje (atâtea câte încap pe o pagină tip A4), precizându-se că este vorba

despre extrase. De asemenea, se pot face adnotări, cum ar fi „articol interesant", „articol

critic" sau „text puţin semnificativ" etc. După cum se poate observa, în pregătirea unei

asemenea reviste a presei este nevoie de ordine, claritate, rapiditate şi consecvenţă.

În cazul revistei presei realizate prin sinteza datelor, selectarea se face fără decuparea

textelor din publicaţii. Din articolele alese vor fi extrase ideile principale (5-6 informaţii

importante pentru organizaţie sau pentru edificarea conducătorilor puşi în faţa unor decizii),

în continuarea revistei presei se vor nota atitudinile exprimate de diferitele articole; aceste

atitudini vor fi apoi comparate în vederea identificării unei tendinţe comune sau a paletei de

poziţii; autorul sintezei poate face unele evaluări. După cum am mai spus, cel care realizează

30

o asemenea revistă a presei trebuie să aibă putere de sinteză, capacitatea de a privi cu

obiectivitate reacţiile presei şi abilitatea de a sesiza cu acuitate cele mai fine nuanţe ale

articolelor; în plus, el trebuie să se bucure de încrederea conducerii, deoarece, în evaluările şi

deciziile ei, aceasta depinde de selecţia şi de analiza oferite de autorul revistei presei.

Se recomandă utilizarea calculatorului, deoarece acesta oferă avantajele rapidităţii şi ale

economiei de timp şi de materiale consumabile. Cu ajutorul acestuia se pot realiza bănci de

date complexe, prin scanarea articolelor şi a ilustraţiilor care prezintă interes pentru instituţie.

Această bază de date poate fi accesată cu uşurinţă, ori de câte ori este nevoie, iar textul căutat

poate fi citit pe monitor sau poate fi imprimat cu mare viteză. Totodată, băncile de date pot fi

codificate prin cuvinte-cheie, organizându-se astfel fişiere tematice după numele publicaţiilor,

după autor, după subiecte etc.

Indiferent de modul în care este realizată, revista presei se imprimă în mai multe

exemplare, astfel încât toţi membrii conducerii şi ai departamentului de relații cu presa să

poată fi informaţi în mod operativ în cursul dimineţii.

2.3.2. Activităţi de management. Administrarea personalului. Aceste activităţi se

regăsesc în sfera managementului direct şi cea a resurselor umane. Ele vizează:

stabilirea unui miniregulament intern, cu un caracter mai mult sau mai puţin formal.

Acest lucru este necesar pentru a acoperi punctual secvențe situaționale necuprinse de

Regulamentul de ordine interioară al instituţiei sau fişele posturilor, prin stabilirea unor reguli

de respectat de toți membrii departamentului. Un rol hotărâtor îl are șeful departamentului, el

fiind acela care identifică (direct sau din surse) aceste situații problematice, le centralizează,

coordonează eforturile tuturor (în funcție de stilul de conducere) spre găsirea soluțiilor și

impune prin autoritatea sa viitoarele reguli valabile pentru toți membrii departamentului;

planificarea lucrului și repartizarea sarcinilor. Aceste obligații manageriale revin

șefului departamentului, fiind investit cu autoritate de conducere. Presupune extragerea din

calendarul instituţiei a activităţilor din domeniul de responsabilitate (relațiile cu presa) și, pe

baza unui management în care fiecare membru al departamentului este încadrat într-o matrice

timp / sarcină, stabilește sarcinile (sarcina = elementul concret de acţiune în cadrul unei părţi

dintr-o activitate) și responsabilitățile fiecărui membru al departamentului în desfășurarea

acestor activități. Pentru acest din urmă fapt trebuie să ia în considerare cu necesitate

atribuţiile stabilite prin fişa postului cât şi calităţile personale ale subordonaților;

controlul. Aici este vorba despre un control managerial de mică amploare, pe care

șeful departamentului trebuie să îl execute cu scop de verificare (a stadiului îndeplinirii

31

obiectivelor) ori de îndrumare (orientarea subordonaților pe calea de urmat pentru atingerea

obiectivului). Nu necesită planuri detaliate ori standardizarea unor proceduri, acesta constând

în mici discuții, vizionări, lecturi etc. ;

evaluarea performanţelor individuale. Se regăsește sub două aspecte:

a) evaluarea informală (neconvenţională). Acest tip de evaluare este ad-hoc, bazându-

se în aceeaşi măsură pe intuiţie, cât şi pe dovezi concrete ale rezultatelor obţinute;

se realizează ori de câte ori este necesar, prin observaţii, conversaţii sau examinări

cumulate în timp;

b) evaluarea formală – este cea stabilită de instituție prin norme interne.

Acestea sunt doar câteva aspecte ale lucrului într-un departament de relații cu presa.

După cum se observă, acestea nu sunt specifice departamentului, ci sunt generale, conforme

teoriei și practicii manageriale.

2.4 Planificarea activităţilor specifice de relaţii cu presa. Documente de

planificare

Teoria susţinută de practica managementului spune că nu ne putem aștepta la

îndeplinirea obiectivelor departamentului de relații cu presa fără o planificare adecvată. Lipsa

unei planificări corecte va avea efecte negative în cadrul departamentului, care se vor reflecta

în calitatea activităţii instituției din care face parte. Fără o planificare corectă, subalternii vor

fi dezorientaţi, iar publicul-ţintă cu care intră în relaţie nu va cunoaşte scopurile. Poate că cea

mai importantă urmare a lipsei unui plan va fi aceea că membrii departamentului se vor găsi

pe poziţia de a acţiona de pe o zi pe alta, trecând de la un proiect la altul, dintr-o criză în alta,

fără a avea scopuri şi obiective clar definite şi pe deasupra, vor fi angajate o serie de activităţi

fără a avea la îndemână resursele şi asistenţa necesare.

Indiferent cât de bine ştiu să comunice sau cât de bine ştiu să vehiculeze un mesaj

apreciat a fi important, o mare parte din succesul departamentului depinde de cât de bine ştie

şeful acestuia să planifice activităţile17.

Trebuie şi pot fi planificate chiar şi activităţile de rutină. În acest sens ar trebui pregătite

instrucţiuni de folosire/acţiune sau procedee standardizate de acţiune chiar şi pentru cele mai

lumeşti aspecte ale activităţii zilnice18 (de exemplu un listing de o manieră standardizată

cuprinzând procedeele de organizare a unui eveniment public). Aceste instrucţiuni de folosire

17 Valentin Stancu, Managementul Relaţiilor Publice (Note de curs), Curs SNSPA, 2001, p. 17 18 Ibidem, p. 29

32

şi procedee standardizate de acţiune reprezintă de fapt nişte planuri pentru activităţi specifice,

de rutină, pe care departamentul de relaţii cu presa le are de îndeplinit.

Activităţile de rutină sunt uşor de planificat: este relativ uşor de asigurat că în agenda de

relaţii publice şeful administraţiei nu are planificate acţiuni în două locuri în acelaşi timp. De

asemenea, nu este prea greu de găsit un loc sigur şi sa fie stabilite precauţiile ce trebuie luate

pentru mânuirea şi păstrarea documentelor cu caracter confidenţial. Acestea sunt, evident,

situaţii previzibile.

Apreciez că unui departament de relaţii cu presa care funcţionează într-o administraţie

publică locală i-ar fi util să planificice anual activităţile care ţin strict de relaţia cu mass-media

sub forma unui Plan de activitate, de maniera celui prezentat în Anexa 1. Un asemenea plan

(existenţa lui răspunde şi actualelor cerinţe normative de management al calităţii) trebuie să

fie subordonat strategiei generale a administraţiei, drept pentru care prevede tacticile şi

metode de lucru specifice, mesajele și canalele de difuzare a acestora, precum şi persoanele /

structurile responsabilie în derularea fiecărei activităţi. Capătă un caracter mai cuprinzător

dacă se introduce şi o rubrică de cheltuieli bugetare. Nu sunt omise nici evenimentele a căror

dată nu poate fi anticipată.

Dar există și alte evenimente care nu sunt de rutină și nici previzibile ce necesită totuși

planificare: situațiile de criză. Acestea sunt „o manifestare violentă a contradicţiilor, fie o

tulburare, fie un moment periculos şi decisiv ... şi ... sunt pentru specialiştii în relaţii publice

cele mai grele teste de abilitate şi deontologie profesională”19 .

Toate crizele şi incidentele au în comun trei factori:

nu se ştie când şi unde se vor întâmpla;

aproape întotdeauna vor sosi ştiri;

aproape întotdeauna vor fi ştiri proaste.

Valentin Stancu identifică 3 tipuri de criză: crize imediate, crize urgente şi crize

susţinute.

Crize imediatele se petrec atât de brusc şi neaşteptat încât timpul pentru cercetare şi

planificare aproape că nu există. De aceea sunt cele mai neplăcute.

Crizele urgente sunt acele tipuri de crize care acordă timp mai mult pentru cercetare şi

planificare, dar pot erupe brusc, după o lungă perioadă de fierbere.

Crizele susţinute sunt de lungă durată, persistând luni sau chiar ani de zile în ciuda

eforturilor conducătorilor.

19 Idem, Relaţii publice, Curs SNSPA, 2001, pp. 103-111

33

Pentru responsabilii comunicării cu presa există două modalităţi pentru a realiza o

corectă planificare a activităţii în situaţie de criză. În primul rând specialiştii invocaţi trebuie

să fie dispuşi să se pregătească din vreme. În al doilea rând trebuie să solicite participarea şi

sprijinul şefului administraţiei în procesul de pregătire. Ambele elemente sunt indispensabile,

întrucât nici unul nu va reuşi în absenţa celuilalt.

Pregătirea din vreme se poate prezenta sub două forme: pregătire generală – care se

referă la ce e de făcut în cazul unor situaţii neprevăzute şi o pregătire specifică – ce se referă

la ce trebuie făcut când eşti informat despre un eveniment iminent sau când aţi aflat că un

eveniment a avut loc. Materializarea acestor pregătiri constă în planuri şi proceduri de reacţie

în asemenea situaţii. Apreciez că specialiştii în comunicarea cu mass-media trebuie să prevadă

în aceste planuri următoarele elemente:

prezentarea punctelor vulnerabile ale organizaţiei;

precizarea echipei de gestionare a crizei;

prevederea unui sistem de control al zvonurilor;

stabilirea unui centru de informaţii în caz de criză, dotat cu zone pentru realizarea

interviurilor, a conferinţelor de presă şi o echipă pentru managementul informaţiilor;

pregătirea unor formulare ce în astfel de situaţii să fie distribuite mass-mediei,

publicului şi angajaţilor;

pregătirea unei liste cu numerele de telefon pentru toţi oamenii importanţi în astfel de

momente, plus o listă cu numerele de telefon ale tuturor oamenilor disponibili;

pregătirea unor planuri pentru accesul mass-mediei pe domeniile administraţiei;

asigurarea elementelor de transport şi escortă.

La acestea trebuiesc ataşate seturi de informaţii generale privind organizaţia.

34

3. EVALUAREA ŞI MĂSURAREA REZULTATELOR OBŢINUTE DE

DEPARTAMENTUL DE RELAŢII CU PRESA

Evaluarea reprezintă analiza sistematică a desfăşurării procesului de relaţii cu presa.

Esenţa acesteia o constituie măsurarea eficienţei activităţilor întreprinse prin raportarea

rezultatelor acţiunilor efectuate la obiectivele stabilite. Poţi face o evaluare numai dacă ai avut

un obiectiv de atins. În caz contrar, nu mai putem vorbi de o evaluare şi de cel mult o

descriere a demersului întreprins.

Din cele prezentate anterior reiese destul de limpede importanţa nu numai a stabilirii

obiectivelor dar şi felului în care au fost formulate acestea.

Pentru o precizie cât mai ridicată în efectuarea aceste măsurători, practicienii trebuie să

aibă în vedere o serie de indicatori definitorii fiecărui obiectiv stabilit, iar pentru fiecare dintre

aceştia reprezentanţii departamentului de relaţii cu presa precizează şi instrumentele de

măsurare, după modelul următor:

Obiectiv Indicator Instrumente de măsurare

Numărul de referiri la proiectele Primăriei în mass-media de către liderii de opinie

Favorabilitatea referirilor

Numărul de cetăţeni care îşi exprimă încrederea

Să se atragă susţinerea publicurilor în promovarea proiectelor Primăriei prin mass-media, pe parcursul următorului an

Numărul de investitori interesaţi

Monitorizarea mass-media Analiza de conţinut a articolelor, interviurilor, etc.

Departamentul de relaţii cu presa este cuprins în două tipuri de evaluări: una de natură

managerial-administrativă a întreagii instituţii şi alta – analiză specializată.

Prima dintre acestea se realizează periodic, sub forma unor analize şi rapoarte (exemplu: o

analiză a activității primăriei într-un an calendaristic) și este proprie instituției în întregul său.

În cadrul acestora este analizată contribuţia (sub raportul eficienţei) departamentului de relaţii

cu presa la atingerea obiectivelor administraţiei. Criteriile în jurul cărora se efectuează

evaluările trebuie să fie formulate în termeni ușor accesibili celui care vine în contact cu

conținutul evaluării dar susținuți de detalii specifice (criterii şi itemi de specialitate), utilizați

pe scară largă în cel de-al doilea tip de evaluări. Trebuie subliniat că într-un raport de evaluare

administrația va plasa pe un plan secund analiza relațiilor cu presa, preferând să reliefeze

35

realizările concrete din domeniile socio-economice. Deoarece administraţia publică locală

dispune de o autonomie conferită de lege, perioada, formele şi metodologiile de desfăşurare a

evaluărilor nu îi sunt impuse, ci se realizează (sau nu) în funcţie de deprinderile manageriale

ale conducătorilor acestor instituţii și priceperile personalului de specialitate care concură la

stabilirea cadrelor de evaluare.

Al doilea tip de evaluare este proprie departamentului și cade în sarcina șefului acestuia.

Se realizează, după caz, pe timpul ori la sfârșitul acțiunii comunicative cu presa. Să luăm pe

rând mijloacele de lucru / tehnicile specifice de comunicare cu presa.

3.1 Evaluarea în urma relaţionării prin transmiterea unei ştiri de presă sau unui

comunicat de presă

Evaluarea va analiza impactul pe care 1-a avut mesajul difuzat. Cel mai simplu mod de

a determina acest lucru îl constituie revista presei. Această tehnică de lucru constantă în

activitatea departamentului devine un instrument de evaluare, prin intermediul căruia se

stabileşte:

în câte publicaţii (şi în ce tip de publicaţii) a apărut textul;

câte posturi de radio şi televiziune 1-au preluat;

cum a fost difuzat (integral, modificat, în fragmente, deformat);

dacă a fost reprodus ca atare sau a fost însoţit de comentarii şi informaţii suplimentare

aparţinând redacţiei.

O asemenea analiză este foarte importantă, deoarece ea ne arată:

publicaţiile şi jurnaliştii interesate/interesaţi de mesajele instituţiei;

atitudinea acestora faţă de organizaţie;

modul în care, prin intermediul mass-media, publicul a putut recepta mesajele

organizaţiei.

Cunoscând aceste lucruri, reprezentanţii departamentului le vor putea mulţumi

jurnaliştilor care s-au dovedit receptivi şi vor putea dezvolta relaţiile de colaborare cu ei; în

cazul celorlalţi, vor trebui să ducă o activitate intensă de câştigare a încrederii, dovedindu-le

că pot fi parteneri serioşi, surse interesante de informare, capabile să ofere informaţii corecte,

la timp, în mod profesional.

În cazul în care ecoul în presă a fost slab (ştirea sau comunicatul a apărut în puţine

publicaţii şi emisiuni sau nu a apărut deloc), se nasc mai multe întrebări, la care departamentul

36

de relaţii cu presa trebuie să dea un răspuns :

momentul difuzării comunicatului a fost ales bine ?

subiectul prezenta suficient interes ?

textul comunicatului a fost bine redactat ?

au fost bine alese publicaţiile, posturile şi jurnaliştii la care textul a fost trimis ?

Este posibil ca, în urma acestei evaluări, să se obţină răspunsuri negative la una sau mai

multe întrebări; în consecinţă, departamentul trebuie să ia măsuri pentru a evita repetarea

greşelilor respective. Dacă răspunsurile sunt pozitive, atunci bătălia nu este pierdută: este

posibil ca difuzarea imediată a comunicatului să fi fost amânată din dorinţa jurnaliştilor de a

se documenta mai bine, de a-1 integra într-un material mai amplu sau în proiectul unei

anchete ori al unui reportaj sugerate de comunicatul primit. Prin urmare, presa trebuie

urmărită cu atenţie în continuare, pentru a se identifica posibilele efecte pe termen lung ale

materialului trimis, în nici un caz nu trebuie contactaţi jurnaliştii pentru a li se reproşa faptul

că nu au publicat comunicatul. Presa are propria sa „logică" în selectarea şi distribuirea

informaţiei; ea nu are nici o obligaţie faţă de departamentele de relaţii cu presa din alte

organizaţii şi nici un „contract" nu îi impune publicarea tuturor materialelor care sosesc în

redacţii.

3.2 Evaluarea în urma desfăşurării unei conferinţe de presă, a unui briefing de presă

sau a unui voiaj de presă

Şi în aceste cazuri revista presei constituie instrumentul cel mai simplu şi uşor de lucru

în evaluarea unor astfel de tehnici de relaţionare. În zilele următoare desfăşurării

evenimentului se va urmări reacţia presei, pentru a se vedea ce şi cât s-a scris în diversele

publicaţii sau ce şi cât s-a difuzat în audiovizual în legătură cu acest eveniment sau cu

organizaţia, în general. Se poate întâmpla (ca şi în tehnicile de relaţionare prezentate mai sus)

ca întâlnirea cu presa să nu aibă un ecou imediat (apariţia de ştiri sau interviuri); în mod

normal, ea va avea întotdeauna un impact, materializat cel mai adesea prin faptul că, după un

anumit interval de timp, organizaţia va fi contactată pentru anumite informaţii, pentru

interviuri sau reportaje, în cazul în care conferinţa nu a avut nici un fel de rezonanţă, membrii

biroului de presă trebuie să-şi pună anumite întrebări şi să caute cauzele acestui fapt; ele pot fi

legate de alegerea momentului şi a locului în care s-a desfăşurat conferinţa, de subiectul ei, de

calitatea intervenţiilor, de tipul redacţiilor şi al jurnaliştilor solicitaţi, de modul cum a fost

37

organizat întregul eveniment. Răspunzând corect şi fără complezenţă la aceste întrebări, ei vor

descoperi cauzele eşecului şi vor putea lua măsurile ce se impun pentru a asigura reuşita

acţiunilor viitoare.

Evaluarea fiecărei acţiuni a biroului de presă trebuie făcută în mod consecvent, deoarece

ea permite cunoaşterea funcţionării specifice a presei, ajută la perfecţionarea activităţii

biroului de presă şi oferă argumente solide în discuţiile (frecvente şi inevitabile) cu

conducerea organizaţiei, întotdeauna nemulţumită de imaginea ei în presă şi de ecoul

diverselor iniţiative ale organizaţiei.

3.3 Măsurarea rezultatelor activităţii departamentului de relaţii cu presa desfăşurate

pe perioade determinate de timp

În lucrarea Relaţiile publice - principii şi strategii, Cristina Coman prezintă o listă cu

mai multe metode de evaluare a activităţii de relaţii publice care pot fi aplicate cu succes şi

atunci când se doreşte evaluarea relaţiilor cu mass-media. Aceste metode constau în:

Măsurarea producţiei

Măsurarea distribuţiei

Măsurarea expunerii mesajului

Măsurarea acurateţei mesajului

Măsurarea acceptării de către audienţă şi a schimbării de atitudine

Măsurarea acţiunii audienţei

1. Măsurarea producţiei constă în inventarierea într-o perioadă de timp determinată a

produselor relaţioniste: conferinţe de presă, comunicate, dosare de presă şi alte materiale

audiovizuale etc. Această evaluare dă o anumită imagine asupra productivităţii echipei, dar ea

pune accentul pe cantitate, în defavoarea calităţii. O altă formă de evaluare a productivităţii ar

fi corelarea dintre numărul de materiale realizate şi timpul consumat pentru realizarea lor; sau

dintre numărul acestor materiale şi tipul de mass-media care le-a preluat (un articol într-un

mare ziar naţional este mai important decât cinci relatări în ziarul local). Acest ultim criteriu

nu este întotdeauna relevant deoarece deciziile de publicare ţin de factori care, adeseori, nu au

legătură directă cu interesul public sau calitatea materialului trimis de specialistul din

departament (un eveniment politic neaşteptat, o criză socială sau o catastrofă pot satura spaţiul

sau timpul mass-media şi pot amâna sau anula publicarea mesajelor transmise de

departamentele de relaţii cu presa).

38

2. Măsurarea distribuţiei asociază măsurarea productivităţii cu repartiţia, pe diferite

mass-media, a materialelor respective. Un asemenea sistem permite corelarea numărului de

materiale trimise cu numărul instituţiilor mass-media sau al reprezentanţilor unor publicuri

precise care au primit aceste materiale; totuşi, această evaluare nu poate spune dacă mesajele

au fost receptate sau dacă ele au contribuit la îmbunătăţirea comunicării sau la schimbarea

unor atitudini.

3. Măsurarea expunerii mesajului: această metodă măsoară acceptarea de către mass-

media a mesajelor şi arată cât de mare a fost mediatizarea respectivului material; această

formă de evaluare nu spune însă nimic despre numărul de persoane care au citit (ascultat,

privit) mesajul sau despre reacţia lor în faţa acelui mesaj.

4. Măsurarea acurateţei mesajului: prin această metodă se verifică dacă elementele-

cheie ale mesajului au fost păstrate în versiunile distribuite de mass-media; în acest scop vor fi

făcute analize permanente ale presei, pentru a se verifica dacă ideile majore sau cuvintele-

cheie din mesajele concepute de specialiştii în relaţii publice au fost incluse în formele

publicate.

5. Măsurarea acceptării de către audienţă şi a schimbării de atitudine: această formă

de evaluare urmăreşte identificarea noilor atitudini generate de mesajele vehiculate (pentru că

sunt şi situaţii când administraţia publică locală lansează mesaje ce vizează schimbarea

atitudinii şi comportamentului). Este o metodă profund analitică, ce angajează timp, resurse

şi eforturi mari, realizându-se de regulă prin sondaje de opinie clasice.

6. Măsurarea acţiunii audienţei: prin această evaluare se urmăreşte determinarea

modului în care mesajele au contribuit la transformarea publicurilor în actori sociali activi,

modul în care, datorită mesajelor repetate, au apărut forme noi de acţiune publică.

Aceste metode de analiză oferă posibilitatea evidenţierii unor concluzii care, corelate

cu alte tipuri de informaţie, pot conduce la formularea unor strategii ameliorative ale relaţiilor

cu presa.

39

4. Studiu de caz: Departamentul de relaţii cu presa din cadrul

Primăriei Municipiului Roman

4.1. Prezentarea Primăriei Municipiului Roman

Primăria Municipiului Roman este una din numeroasele instituții care funcționează în

această unitate administrativ-teritorială. Ea activează alături de organizaţii din toate domeniile

vieţii sociale, între acestea existând un sistem complex de relaţii sociale.

4.1.1 Prezentare generală. Autoritatea legală şi rolul instituţiei. Primăria

Municipiului Roman funcţionează în baza Legii administraţiei publice locale nr. 215 din 23

aprilie 2001 publicată în Monitorul Oficial al României nr. 204 din 23 aprilie 2001 şi

republicată cu toate modificările sale în Monitorul Oficial nr. 123 din 20 februarie 2007. Este

o instituţie care funcţionează în temeiul principiilor descentralizării, autonomiei locale,

deconcentrării serviciilor publice, eligibilităţii autorităţilor administraţiei publice locale,

legalităţii şi al consultării cetăţenilor în soluţionarea problemelor locale de interes deosebit.

Rolul acesteia este de a soluţiona şi de a gestiona, în numele şi în interesul comunităţii

municipiului Roman, treburile publice, în condiţiile legii.

În legătură cu cele prezentate, ea deserveşte al doilea oraş ca mărime din judeţul

Neamţ care, la ultimul recensământ, realizat în martie 2002, avea o populaţie de 69483

locuitori şi se întindea (ca şi în prezent) pe o suprafaţă de 3072 ha. În municipiul Roman

găsim: • unităţi de învăţământ:

- 3 filiale ale unor facultăţi;

- 9 licee;

- 9 şcoli;

- 14 grădiniţe de stat şi două particulare;

societăţi economice principale:

- Arcelor Mitall Steel (ţevi laminate) – are ca principală bază a resursei umane

populaţia municipiului;

- Agrana (zahăr şi produse din zahăr);

- Cersanit (elemente ceramice şi obiecte sanitare);

- Industrie uşoară puternic dezvoltată.

obiective culturale în municipiul Roman:

- Biblioteca Municipală „George Radu Melidon”

40

- Muzeul de Artă

- Muzeul de Istorie

- Muzeul de Şt. Naturale

- Episcopia Roman;

- Biserica „Precista Mare”

- Casa de Cultură.

un spital municipal de urgenţă;

8 biserici ortodoxe şi 3 catolice;

două unităţi militare;

alte filiale ale instituţiilor publice centrale ale statului.

4.1.2 Organizarea şi conducerea. În cadrul primăriei funcţionează două structuri:

prima - primarul cu aparatul său de specialitate şi a doua – consiliul local.

Primarul este investit cu autoritate executivă şi aduce la îndeplinire hotărârile

consiliului local. El beneficiază de un aparat de specialitate structurat pe compartimente

funcţionale şi pe care îl conduce. A candidat din partea Partidului Democrat şi a câştigat după

două tururi în faţa fostului primar PSD, care a fost în fruntea administraţiei preţ de două

mandate. Este la primul mandat, are 44 de ani şi a profesat în învăţământul local.

Consiliul local deţine autoritatea deliberativă. El are iniţiativă și hotărăște, în condițiile

legii, în toate problemele de interes local. Are 21 de membri din 4 partide, astfel: 8 – PDL, 7 –

PSD, 5 – PNL, 1 – PNDC.

Atât organigrama cât şi statul de funcţii au fost aprobate prin Hotărârea Consiliului

Local numărul 139 din 18.09.2008, la propunerea primarului, aşa cum prevede articolul 36,

alineatul (3), litera b) din Legea nr. 215 din 23 aprilie 2001 privind administraţia publică

locală. Aceasta cuprinde 772 de posturi repartizate în direcţii (organizate pe servicii,

compartimente şi birouri) şi servicii aflate în subordinea conducerii, astfel:

în subordinea primarului:

- Direcţia audit, control şi autorizări;

- Direcţia poliţia comunitară;

- Serviciul public administraţia pieţelor, bazar, obor;

în subordinea viceprimarului:

- Direcţia impozite şi taxe locale;

- Direcţia urbanism şi amenajarea teritoriului;

41

- Direcţia asistenţă şi protecţie socială;

- Biblioteca municipală;

în subordinea administratorului public:

- Serviciul unitatea de implementare a proiectelor;

- Serviciul comunicare;

- Serviciul public gospodărire comunală;

în subordinea secretarului:

- Serviciul public comunitar local de evidenţă informatizată a

persoanelor;

- Serviciul administraţie publică locală;

- Serviciul juridic contencios.

Atribuțiile compartimentelor, domeniile de responsabilitate precum și regulile

specifice aparatului de specialitate al primarului sunt normate prin Regulament intern aprobat

prin Dispoziţie.

4.1.3 Obiective strategice. Programul de acţiune al administraţiei dat publicităţii în

media locală prezintă strategia şi tacticile ce vor fi adoptate pentru atingerea următoarelor

obiective strategice :

Reabilitarea infrastructurii publice urbane a municipiului;

Dotarea, modernizarea şi reabilitarea unităţilor de învăţământ în vederea

îmbunătăţirii calităţii infrastructurii educaţionale (5 unităţi de învăţământ);

Înfiinţarea şi amenajarea de noi spaţii verzi şi locuri de joacă în municipiu;

Îmbunătăţirea şi creşterea transparenţei serviciilor Primăriei Roman către cetăţeni

prin intermediul unui sistem informatic de furnizare de servicii publice on-line bi-

direcţionale.

Se poate observa că toate obiectivele aparţin domeniului infrastructură, fiind omise

alte domenii importante ca siguranţa, impozite şi taxe locale, asistenţă şi protecţie socială,

gospodărire comunală, sport şi cultură.

4.2. Activitatea departamentului de relaţii cu presa din cadrul Primăriei

Municipiului Roman

Alături de celelalte structuri ale instituţiei, prin activitatea sa specifică relaţiilor

42

publice departamentul îşi orientează acţiunile în acord cu strategia Primăriei către atingerea

scopurilor strategice, adoptând tactici și acțiuni conforme contextelor variabile.

4.2.1 Locul şi rolul departamentului de relaţii cu presa. Compartimentul se

regăseşte sub titulatura de „Compartiment mass-media”, alături de „Compartimentul

organizare evenimente speciale” şi „Compartimentul cultură, culte, sport, turism” în cadrul

Serviciului Comunicare. Şeful serviciului se subordonează administratorului public.

Conform Regulamentului intern rolul compartimentului mass-media constă în

stabilirea şi menţinerea relaţiilor de comunicare dintre organizaţie şi mass-media, avînd

următoarele atribuţii:

asigură informarea corectă şi promptă a ziariştilor şi, implicit, a opiniei publice, în

legătură cu activitatea autorităţii locale a municipiului;

promovează în mass-media programele de dezvoltare iniţiate de serviciile de

specialitate ale Primăriei Municipiului Roman;

planifică, organizează şi asigură buna desfăşurare a conferinţelor de presă şi a altor

evenimente de presă;

primeşte săptămânal şi centralizează rapoartele de activitate ale serviciilor din cadrul

Primăriei şi Consiliului Local, care vor constitui baza de date pentru redactarea de

informări către presă şi cetăţeni;

întocmeşte zilnic revista presei; redactează şi transmite comunicate de presă;

stabileşte condiţiile în care se vor realiza şi desfăşura dialogurile şi interviurile cu

presa;

administrează biblioteca Primăriei şi arhivele foto, audio şi video ale acesteia;

4.2.2 Organizare şi încadrare. Statul de funcţii al compartimentului prevede 3

funcţii, toate fiind de funcţionar public (detalii în ANEXA 2), al cărui statut este stabilit de

Legea 188 din 8 decembrie 1999.

Nici o funcţie din acestea nu este încadrată. Toate atribuţiile compartimentului sunt

realizate de purtătorul de cuvânt al instituţiei – A.P., al cărui post se regăseşte în biroul de

consilieri personali ai primarului.

Este de reţinut că înainte de a fi purtător de cuvânt al instituţiei, A.P. a fost încadrat

formal şi a activat timp de 5 luni într-o funcţie de inspector la compartimentul mass-media.

Din punct de vedere a activităţii pe care o desfăşoară, această trecere a sa de la

compartimentul mass-media la biroul consilieri are ca efect o extensie a atribuţiilor şi

43

activităţilor, întrucât pe lângă activităţile pe care le desfăşura în funcţia anterioară, acum mai

desfăşoară şi alte activităţi specifice unui purtător de cuvânt.

4.2.3 Dotare cu echipamente. Încăperea în care îşi desfăşoară activitatea purtătorul de

cuvânt este situată în apropierea cabinetului primarului, în imediata vecinătate a

secretariatului, a secretarului şi a unei săli de consiliu. Este relativ mică, permiţând dispunerea

următoarelor elemente de mobilier:

un corp de bibliotecă cu trei rafturi pe care sunt aşezate diferite cărţi necesare

lucrului;

un fişet metalic pentru păstrarea informaţiilor confidenţiale;

un birou de lucru pentru purtătorul de cuvânt;

o masă pentru două persoane, aşezată perpendicular cu primul birou.

Aparatura la dispoziţie constă în:

un calculator cu legătură la internet;

un multifuncţional care acoperă nevoile de imprimare, scanare şi multiplicare a

documentelor;

un telefon care asigură legătura internă cu alte birouri ale instituţiei;

un televizor;

un radioreceptor;

un aparat foto digital.

4.3. Activităţi specifice

Experienţa acumulată în media şi în comunicarea cu aceasta timp de aproximativ 7 ani

coroborată cu foarte bune aptitudini de comunicator îl ajută pe A.P. să îndeplinească

atribuţiile postului şi să menţină o comunicare eficientă cu jurnaliştii locali cât şi cei de la

nivel central, atât din presa scrisă cât şi din cea a audiovizualului. Este uşor de observat că

procură uşor informaţia proprie instituţiei (apelând la membrii celorlalte birouri ori fiindu-i

pusă la dispoziţie pe circuitele formal prestabilite), o analizează şi prelucrează cu uşurinţă, o

pregăteşte pentru transmitere (în unele cazuri se consultă cu primarul) şi o difuzează canalelor

media. În demersul activităţilor zilnice îmbină atribuţiile ce-i revin ca purtător de cuvânt cu

cele specifice departamentului mass-media, fiind disponibil alături de primar ori individual la

diverse acţiuni ale instituţiei ori altele care se desfăşoară în comunitatea locală. Este

44

disponibil permanent atât presei cât şi instituţiei, de regulă terminând activităţile de serviciu

după ora 18.00.

Activităţile specifice pe care le desfăşoară A.P. în calitatea sa de relaţionist cu mass-

media constau în:

Crearea şi actualizarea fişierelor de presă. A.P. deţine fişiere de presă atât în format

electronic, cât şi pe suport de hârtie. Bineînţeles, acordă o importanţă primordială deţinerii şi

actualizării lor în format electronic, fiind mai lesne de accesat şi actualizat.

Fişierele de presă referitoare la instituţii mass-media sunt împărţite în alte

subcategorii: presa scrisă şi audiovizuală, locală şi centrală. Acestea cuprind:

numele publicaţiei sau al postului;

adresa, numărul de telefon şi de fax, e-mail şi Internet;

grupul de presă şi/sau societatea din care face parte;

periodicitatea (eventual şi momentul) apariţiilor ori a difuzării programelor de

interes;

tiraje, rate de audienţă;

zonă de distribuţie;

caracteristici socioeconomice sau socioprofesionale ale publicului specific;

ziua şi ora-limită (deadline) până la care pot fi trimise informaţiile;

teme şi subiecte tratate cu predilecţie de acea instituţie de presă;

numele redactorului-şef;

numele responsabililor de departamente sau de rubrici;

numele redactorilor vizaţi (cu specificarea domeniului în care sunt specializaţi);

numele şi adresele corespondenţilor locali.

Fişierele referitoare la jurnalişti sunt ţinute pe criteriul felului de presă (scrisă sau

audiovizual) şi al domeniului în care activează (sănătate, educaţie, sport, cultură, asistenţă

socială, politică etc.). Acestea cuprind:

nume, prenume şi eventualul pseudonim;

funcţia;

specialitatea;

numele, adresa şi telefonul instituţiei de presă unde lucrează;

numărul de telefon din redacţie;

adresa şi numărul de telefon de acasă;

o fotografie recentă (dacă este posibil);

45

data naşterii (oricine este încântat să primească felicitări de ziua de naştere);

data la care a fost făcută ultima reactualizare a fişierului;

evidenţa participării jurnalistului la evenimentele la care organizaţia 1-a invitat;

atitudinea acestuia faţă de organizaţie (favorabilă, neutră, ostilă).

Crearea şi actualizarea documentelor de bază referitoare la instituție. În acest

sens, A.P. deţine atît în format electronic cât şi pe suport de hârtie:

rapoarte de activitate ale primarului şi consilierilor locali;

statistici referitoare la investiții (proiecte și realizări) ale instituţiei;

planuri de acțiune încheiate și în curs de implementare;

date cu privire la proiectele de viitor (cele care pot fi făcute publice);

date despre conducătorii organizaţiei (biografii, fotografii);

agenda de lucru a primarului dar şi a consiliului local;

hotărâri ale administraţiei şi proiecte de hotărâri;

programe aflate în dezbatere publică.

La toate acestea se adaugă o fototecă în format electronic ce conţine fotografii ce

prezintă liderii şi diverşii funcționari cu funcţii de conducere, activități organizate și

desfășurate în teritoriu, personalităţile care au vizitat administrația etc.

Pregătirea materialelor şi organizarea acţiunilor comunicative cu presa. În

instituţie există un flux al circulaţiei informaţiilor, de care A.P. se foloseşte permanent. După

selecţia şi analizarea datelor, extrage pe cele care capătă calităţile unei ştiri şi decide asupra

modalităţii de transmitere spre media, ţinând cont de publicul-ţintă (mass-media, societăţi

economice, persoane fizice, alte instituţii ale statului, investitori etc.), canalale de vehiculare

cu cel mai mare impact pentru publicul-ţintă etc. Astfel, fiecare mijloc de comunicare cu

presa comportă caracteristici de care A.P. ţine seama.

PREGĂTIREA ŞI DIFUZAREA ŞTIRILOR DE PRESĂ

Acestea ocupă maximum o pagină tip A4 şi sunt structurate după modelul „piramidei

inversate” într-o parte introductivă (în care se răspunde la întrebările cine?, ce?, unde?,

când?), continuă cu cuprinsul (în care se răspunde la întrebările cum? şi de ce?) iar în final

detaliază succint pentru o mai bună corelare cu alte evenimente.

Sunt redactate într-un mod neutru şi nu conţin păreri personale.

Pentru ajungerea textelor la destinatar foloseşte internetul apoi serviciul de curierat al

instituţiei sau se deplasează personal, pentru a dezvolta relaţiile, a clarifica detalii, posibile

neînţelegeri ori litigii, rezolvarea chestiunilor administrative etc.

46

Frecvenţa de distribuire a acestora este de 1-3 pe zi, în majoritate către presa scrisă.

Păstrarea acestora se face atât prin stocarea în calculator cât şi prin coaserea foilor în

dosare.

PREGĂTIREA ŞI DIFUZAREA COMUNICATELOR DE PRESĂ

A.P. foloseşte comunicatul de presă cînd instituţia are de transmis un mesaj presei, și

nu, în primul rând, publicării ca atare. Respectă cerinţele de redactare a acestora prezentate în

majoritatea lucrărilor de specialitate:

informează mass-media despre acţiuni prezente sau viitoare sau se oferă informaţii

suplimentare despre acţiuni care au avut loc;

foloseşte tot tehnica „piramidei răsturnate” şi răspunde la aceleaşi întrebări: cine?,

ce?, unde?, când?, cum?, de ce?

utilizează un titlu incitant, simplu, scurt, explicit;

foloseşte un ton neutru, evitându-se judecăţile de valoare, comparaţiile,

superlativele sau calificativele;

foloseşte cuvinte corecte, cu semnificaţie precisă, iar formulările sunt logice şi

argumentate coerent.

Frecvenţa de distribuire a acestora este de 1-2 pe săptămână, iar ca modalitate de

trimitere la destinatar se foloseşte tot internetul apoi serviciul de curierat.

Ca şi în cazul ştirilor de presă, păstrarea acestora se face atât prin stocarea în calculator

cât şi prin coaserea foilor în dosare.

PREGĂTIREA ŞI DIFUZAREA DOSARELOR DE PRESĂ

A.P. utilizează mai des următoarele tipuri de dosare de presă:

dosarul de presă care însoţeşte comunicatul de presă: este folosit când subiectul abordat

este prea complex pentru a fi făcut public printr-un simplu comunicat;

dosarul de presă pentru evenimente: este special conceput pentru o acţiune iniţiată de

Primărie (demararea unui proiect, a unei investiţii etc.).

Dosarul de presă – cartea de vizită a organizaţiei (cel care oferă jurnaliştilor informaţii

despre instituţie, fără a fi legate de un subiect anume sau o problemă punctuală) nu a fost

folosit decât o dată, în luna iulie 2008, la o lună după începerea actualei formule de mandat.

PREGĂTIREA ŞI ORGANIZAREA CONFERINŢELOR ŞI BRIEFINGURILOR DE PRESĂ

În Primăria Municipiului Rpman primarul susţine o conferinţă de presă săptămânal, în

ziua de luni, la ora 09.30. Durata acesteia este de aproximativ o oră. Este, de fapt, o acţiune

comunicativă care are caracteristicile atât a briefingului de presă (prin aceea că jurnaliştii au

47

solicitat această periodicitate a întâlnirilor pentru clarificarea unor situaţii) cât şi a conferinţei

de presă (pentru că primarul doreşte să menţină activă comunicarea în sensul instituţie

mass-mediapublicul-ţintă).

Scopul acestei acţiuni comunicative este de a prezenta acţiunile Primăriei întreprinse

în săptămâna încheiată şi acţiunile planificate a se desfăşura în săptămâna care începe. Pentru

aceasta, activitatea lui A.P. pe linia relaţiei cu presa constă în:

stabilirea participanţilor la conferinţă;

alcătuirea unei liste cu întrebări şi răspunsuri posibile;

pregătirea dosarelor de presă pentru ziarişti;

anunţarea presei din timp (2-3 zile înainte), precizându-se locul şi ora desfăşurarii,

participanţii, precum şi subiectul abordat;

pregătirea sălii în care se va desfăşura conferinţa;

pregătirea aparaturii de înregistrare audio-video.

De asemenea, pune la dispoziţia primarului situaţii date, situaţii şi analize care compun

materialul susţinut în faţa participanţilor din partea presei.

Căutarea şi selectarea informaţiilor externe. Revista presei

Lecturarea presei scrise este o constantă în activitatea zilnică a purtătorului de cuvânt

şi reprezentant totodată a departamentului de relaţii cu mass-media.

Pentru lecturare foloseşte atât internetul (nu implică cheltuieli suplimentare pentru

abonamente dar prezintă dezavantajul că nu este prezentat întregul conţinut al ziarului) cât şi

ziarele.

Ca metodă folosite sunt decupajele care se fixează pe coli A4 combinate cu adnotările.

Materialul rezultat este consultat de primar sau alte persoane din conducerea

departamentelor vizate, apoi stocat în dosar dedicat acestui scop.

Revista presei constituie pentru A.P. un instrument foarte eficace pentru evaluarea

reflectării instituţiei în media, a imaginii acesteia, dar în primul rând poate duce la

identificarea unor noi situaţii problematice.

4.4 Concluzii ale studiului de caz

Transmiterea mesajelor către presă este realizată de purtătorul de cuvânt atât pe cale

formală cât şi pe una neformală. Calea formală este constituită de transmiterea buletinelor de

48

ştiri, a comunicatelor şi dosarelor de presă. La acestea se adaugă acţiunile comunicative pe

care le organizează în folosul primarului – conferinţele şi briefingurile de presă.

Calea neformală constă în a da răspunsuri „pe loc” prin telefon sau internet

jurnaliştilor care solicită date suplimentare din activitatea instituţiei, detalierea unor informaţii

puse anterior la dispoziţia presei, comentarea unor zvonuri etc. După cum am precizat mai

sus, calea neformală este foarte des utilizată şi, trebuie subliniat, iniţiată de jurnalişti. Aceasta

are două explicaţii:

- Aflaţi într-o permanentă criză de timp, jurnaliştilor le este mult mai uşor să

procure, confirme sau infirme diferite informaţii;

- A.P. şi-a câştigat încrederea jurnaliştilor prin relaţiile practicate cu onestitate,

cristalizate în timp şi prin faptul că provine din rândul acestora (timp de 4 ani a

activat la unul din cele două radiouri locale).

Majoritatea aspectelor prezentate în studiul de caz sunt relatate în interviul următor,

acordat cu amabilitatea unui profesionist de relaţii publice, de purtătorul de cuvânt al

Primăriei Roman.

49

Interviu cu A.P., purtătorul de cuvînt

A.P. este purtătorul de cuvînt al instituţiei din ianuarie 2009. Şi înainte de această dată

a executat aceleaşi activităţi, fiind încadrat formal timp de 5 luni în departamentul mass-

media la aceeaşi instituţie. Dar contactul său cu mass-media are legătură și cu alte perioade.

Sorin Manolache: Domnule A.P., de cât timp activaţi în domeniul relaţiilor cu mass-media?

A.P.: Cronologic, întâi am activat în mass-media timp de 4 ani, la Radio Nord-Est, unde am

realizat emisiuni cu tematică socială apoi am trecut de partea „cealaltă” a actorilor

comunicatori: mai întâi în calitate de purtător de cuvânt al filialei Roman a Partidului

Democrat Liberal timp de 2 ani, apoi purtător de cuvânt al Primăriei Roman. Deci, nuanţez

răspunsul în felul următor: am activat 4 ani în mass-media şi 3 ani am comunicat cu mass-

media.

Sorin Manolache: Cunoaşteţi bine mass-media. Este esenţial acest lucru pentru un relaţionist

cu aceasta ?

A.P.: Categoric! Este necesar să cunoşti foarte bine partenerul de dialog, jurnalist sau

instituţie, pentru a găsi calea şi maniera potrivite receptării mesajului intenţional. În plus,

trebuie să respecţi cu necesitate „regulile jocului” în relaţia cu mass-media iar dacă nu ții cont

de acestea riști să pierzi un aliat important în încercarea de apropiere a publicurilor.

Sorin Manolache: În ce constă activitatea specifică de relaţii cu mass-media la această

instituţie ?

A.P.: În principiu - în ceea ce prezintă lucrările de specialitate: pregătirea materialelor şi

transmiterea acestora către instituţiile de presă scrisă şi audiovizuală (şi mă refer aici la

buletine de ştiri, comunicate de presă şi, uneori, dosare de presă) şi organizarea acţiunilor

comunicaţionale (conferinţele de presă şi briefingurile). Aceasta este partea formală a relaţiei

despre care vorbim. Ea se combină cu o parte neformală, importantă din punct de vedere al

timpului alocat şi a frecvenţei cu care se întâlneşte şi care constă în răspunsuri la întrebările

jurnaliştilor. Jurnaliştii utilizează des metoda contactului telefonic ori prin internet pentru a

obţine detalii suplimentare celor difuzate către ei, a confirma sau infirma informaţiile şi

zvonurile, a obţine comentarii la acţiuni sau aprecieri politice, în general despre tot ce se

50

poate. Însă nu am găsit nici o lucrare care să reliefeze această realitate: ponderea însemnată a

acestui mod de lucru între jurnalişti şi reprezentanţii instituţiei.

Există şi activităţile specifice mai „sedentare”, care susţin acţiunile comunicaţionale

amintite: procurarea informaţiilor interne pentru a fi la curent cu tot ce priveşte activitatea

Primăriei, actualizarea fişierelor de presă şi revista presei.

Sorin Manolache: Din experienţa dumneavoastră cum apreciaţi raportul dintre teoria şi

practica comunicării cu mass-media ?

A.P.: Lucrările de specialitate sunt necesare şi utile oricărui practicant. Aplicarea lor depinde

de context. Spre exemplu, la instituţia în care lucrez nu este încadrată nici o persoană la

compartimentul mass-media, cu care aş putea împărţi sarcinile comunicaţionale. De aceea nu

reuşesc prea des să mă ocup de actualizarea fişierelor de presă. Un alt exemplu este legat de

conferinţa de presă: acestea nu au loc „când se petrec evenimente care pot avea un impact

serios asupra publicului”, aşa cum scrie în literatura de specialitate, ci sunt săptămânale, fiind

de fapt o formă prin care domnul primar răspunde necesității mass-media și publicului de a fi

informat, transmițând informaţii cu potenţial de ştiri.

Sorin Manolache: Aveţi instrumente de măsură a activităţii ?

A.P.: În Primăria Municipiului Roman măsura eficienţei comunicaţionale cu mass-media se

limitează la urmărirea modului în care aceasta reacţionează la informaţiile, ştirile şi

comunicatele trimise presei scrise şi audiovizuale. Este cea mai simplă formă de evaluare.

Sorin Manolache: Aţi schimba ceva în organizarea formală a activităţii dumneavoastră?

A.P.: Ţinând cont de faptul că, de când sunt responsabil cu relaţia cu mass-media obiectivele

urmărite au fost atinse, nu aş schimba nimic. Dar mi-aş dori încadrarea a măcar două persoane

la departamentul mass-media pentru a ne desfăşura activităţile specifice de relaţionare cu

mass-media în alte cadre, mult mai aproape de cele regăsite în lucrările de specialitate.

51

C O N C L U Z I I

Adesea considerate singurul aspect palpabil al profesiei de relaţionist, relaţiile cu mass-

media sunt de fapt un domeniu al relaţiilor publice, alături de comunicarea internă şi relaţiile

cu comunitatea locală.

Departamenul de relaţii cu presa se regăseşte în toate administraţiile publice locale mai

mari decât cele comunale şi are ca sarcină principală stabilirea şi menţinerea relaţiilor de

comunicare dintre instituţie şi mass-media. Obiectivele spre care îşi orientează activitatea sunt

de a stabili şi întreţine o legătură bună cu presa (prin crearea unui climat de înţelegere şi

colaborare între instituţia respectivă şi mass-media, satisfacerea nevoilor de informare a presei

şi a publicului şi difuzarea imaginii organizaţiei în rândul publicului său ţintă) şi de a informa

instituţia despre ceea ce se afirmă în presă în legătură cu activităţile administraţiei respective

sau cu alte aspecte care ar putea influenţa sau interesa pe aceasta. Pentru atingerea lor

operează cu o serie de mijloace de relaţionare specifice (ştirea de presă; comunicatul de presă;

conferinţa de presă; briefing-ul de presă; dosarul de presă) şi desfăşoară următoarele activităţi

definitorii pentru membrii departamentului: căutarea şi selectarea informaţiilor în interiorul

organizaţiei, crearea şi actualizarea documentelor de bază referitoare la instituţie, pregătirea

materialelor şi organizarea acţiunilor comunicative cu presa, crearea de contacte individuale

cu jurnaliştii, căutarea şi selectarea informaţiilor externe prin revista presei. Pentru a evalua

eficacitatea acţiunilor, dispune de mijloace de evaluare şi măsurare a rezultatelor cum ar fi:

măsurarea producţiei, a distribuţiei, a expunerii şi acurateţei mesajului, măsurarea acceptării

de către audienţă şi a schimbării de atitudine, măsurarea acţiunii audienţei.

Pentru a realiza o comunicare bună cu mass-media, specialiştii în comunicarea cu mass-

media trebuie să cunoască specificul sistemului mass-media şi să se adapteze acestuia. Astfel,

mesajul trebuie să fie adecvat suportului mediatic, iar stilul în care este elaborat trebuie să

corespundă principiilor generale ale scriiturii jurnalistice. Practicienii din acest domeniu

trebuie să stabilească relaţii personale bune, bazate pe respect reciproc cu oamenii din mass-

media. Ei trebuie să fie capabili să le furnizeze informaţii, idei, perspective inedite asupra

unui subiect de actualitate. Totodată, ei trebuie să fie capabili să reziste presiunilor presei şi să

nu furnizeze informaţii neverificate, opinii neacoperite de fapte sau materiale care nu au fost

discutate şi aprobate de conducerea organizaţiei.

Iată, deci, care sunt cadrele de acţiune a unui departament de relaţii cu presa propriu unei

administraţii publice locale. Ele necesită o abordare profesionistă de către membrii

52

departamentului mass-media în relaţia cu partenerii de dialog – jurnaliştii, pentru că de

calitatea şi acurateţea mesajelor emise, ca şi de exacta interpretare şi valorificarea a celor

primite, depind foarte multe dintre cunoscutele sau necunoscutele ecuaţiei relaţionale a

respectivei instituţii. Din acest motiv, ,,ocupaţia” de angajat în domeniul relaţiilor publice a

devenit cu timpul profesie de sine stătătoare, iar profesioniştilor în relaţii publice li s-au

încredinţat responsabilităţi din ce în ce mai mari.

53

BIBLIOGRAFIE

BEJAN, Petru 2007 - Scriitură în relaţii publice, în Comunicare socială şi relaţii publice, anul V, sem. I,

Învăţământ la distanţă, Editura Universităţii „Alexandru Ioan Cuza”, Iaşi COMAN, Cristina

2001 - Relaţiile publice – principii și strategii, Editura Polirom, Iaşi 2004 - Relaţiile publice şi mass media, Ediția a II-a, revăzută şi adăugită, Editura Polirom,

Iaşi DAGENAIS, Bernard

2002 - „Profesia de relaţionist”, Editura Polirom, Iași DAN, Mircea

2007 - Tehnici de relaţii publice, Facultatea de Comunicare si Relaţii Publice, București MARCONI, Joe

2007 – Ghid practic de relaţii publice, Editura Polirom, Iaşi MINISTERUL APĂRĂRII NAŢIONALE, Direcţia Relaţii Publice

1998 - Relaţiile cu comunitatea locală: Ghid pentru specialiştii de relaţii publice, Editura Militară, Bucureşti

2000 - Relaţiile cu presa: Ghid pentru specialiştii de relaţii publice, Editura Militară, Bucureşti NEWSOM, Doug, CARELL, Bob

2004 – Redactarea materialelor de relaţii publice, Editura Polirom, Iaşi STANCU, Valentin

2001 - Managementul Relaţiilor Publice (Note de curs), Curs SNSPA 2001 - Relaţii publice, Curs SNSPA

STANCU, Şerb 1999 - Relaţii publice şi comunicare, Editura Teora, Bucureşti

TEODORESCU Gheorghe 2004 - Fundamente ale relaţiilor publice, în Comunicare socială şi relaţii publice, vol. III,

Învăţământ la distanță, Editura Universităţii „Alexandru Ioan Cuza”, Iaşi WRAGG, David

2003 - Cum să lucrezi cu presa, în Michael Bland, Alison Theaker, David Wragg, Relațiile eficiente cu mass-media, Editura Comunicare.ro, București

***, Biroul de presă şi purtătorul de cuvânt, document URL: http://fwd.aiesec.ro/articole/sources/articles/200406/170/atasament/atasament_biroul_de_presa_si_purtatorul_de_cuvant.pdf, accesat la data de 15 mai 2009 ***, Relaţiile cu presa, document URL: http://www.romaniaeuropa.com/cartionline/carti_economie/relatiile_cu_presa.php, accesat la data de 11 mai 2009

54

ANEXA 1

PLANUL de activitate al departamentului mass-media pe anul ....

- model - SCOP: OBIECTIVE: ACTIVITĂŢI: I. Informarea publicului extern despre activităţile specifice prin mediatizarea evenimentelor de interes pentru acesta II. Activitatea de informare publică directă şi interinstituţională III. Evenimente de presă organizate şi iniţiate cu diferite ocazii Etc.

MIJLOACE CANALE Mass-media Internet Activităţi Comuni-

cat de presă

Conferinţă de presă

Briefing de presă

Declaraţie de presă

Inter-viu Scrisă Radio-

TV Mesaje Responsa-

bilităţi

I. Informarea publicului extern despre activităţile specifice prin mediatizarea evenimentelor de interes pentru acesta:

A. Evenimente cu data fixă/periodice/planificate: 1. Sărbători oficiale/zilele orașului

2. Aniversări 3 Expoziţii, reuniuni, simpozioane, |spectacole, alte evenimente speciale

Etc. |B. Evenimente a căror dată nu poate fi anticipată: 1. Vizite în teritoriu ale conducătorilor instituţiilor centrale ale statului

|2. Intervenţii în cazuri de |dezastre şi calamităţi naturale

|etc. II. Activitatea de informare publică directă şi interinstituţională

|III. Evenimente de presă organizate şi iniţiate cu diferite ocazii

1. Vizite ale jurnaliştilor

2. Călătorii de presă

3. Întâlniri informale cu jurnaliştii |acreditaţi

Etc.

55

ANEXA 2

E X T R A S din Hotărârea Consiliului Local numărul 139 din 18.09.2008

privind aprobarea funcţiilor publice, organigramei, statului de funcţii şi numărului de personal pentru aparatul de specialitate al Primarului

municipiului Roman şi serviciilor subordonate descentralizate

Anexa 1 - STATUL DE FUNCŢII al aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Roman

Anexa 13 – ORGANIGRAMA aparatului de specialitate al Primarului şi a serviciilor publice de interes local

Legendă

funcţionar public Nr. de

funcţii personal contractual