Cursul 5Organizarea managerială a serviciilor publice

1. Conceptul de organizare2. Organizarea procesuală3. Organizarea compartimentală4. Structura organizatorică5. Formalizarea structurii firmei organizatorice.6. Funcția publică

1. Conceptul de organizare

Organizarea reprezintă totalitatea activităţilor prin intermediul cărora se realizează ordonarea lor într-o organizație şi delimitarea relaţiilor dintre ele. Conceptul de organizare se regăseşte în practică în diferite accepţiuni cum ar fi cele care fac referire la organizare ca rezultat al muncii, ca rezultat al previziunii unei structuri organizatorice sau ca un proces specific.

Funcţia de organizare reprezintă ansamblul proceselor prin intermediul cărora se stabilesc şi se delimitează procesele de muncă fizică şi intelectuală, precum și componentele lor. Componentele lor se grupează pe posturi, pe compartimente sau formaţie de lucru cu ajutorul cărora se realizează obiectivele previzionate ale organizației.

Procesul de organizare se realizează pornind de la obiectivele previzionate defalcându-le pe sarcini de lucru şi ajungând la constituirea structurii organizatorice a firmei.

Funcţia de organizare are două componente principale:1 - organizarea procesuală prin intermediul căreia sunt grupate procesele de

muncă;2 – organizarea compartimentală cu ajutorul căreia se realizează într-o

organizație procesul de compartimentare.a)

Organizarea se poate defini ca fiind un proces de grupare, de armonizare şi mobilizare a resurselor şi activităţilor pentru obţinerea rezultatelor finale stabilite prin obiective, în mod eficace şi eficient, prin implementarea a planurilor şi strategiei elaborate în acest scop.

În procesul de management managerul operează cu noţiuni şi instrumente cum sunt: standarde de randament, scheme de sarcini şi funcţii, evaluarea posturilor, structură organizatorică, sistem informaţional, delegare de sarcini competente şi responsabilităţi, etc. Pentru a asigura eficacitate şi eficienţă în realizarea funcţiei de organizare, managerul trebuie să aibă permanent în vedere unele cerinţe esenţiale, între care amintim:

- aplicarea cu rigurozitate a principiilor de management organizaţional (prioritatea obiectivelor, unitatea de decizie şi acţiune, raportul autoritate/responsabilitate, cu accent pe delimitarea precisă a responsabilităţilor);

- tratarea sistematică a elementelor organizaţionale ale instituţiei;- asigurarea dinamismului organizării manageriale şi a componentelor de bază

ale acestuia.Conceperea şi aplicarea în practică a funcţiei de organizare se face pe etape:- analiza critică a sistemului existent;

1

- analiza direcţiilor şi obiectivelor acţiunii de organizare;- colectarea, selectarea şi ordonarea datelor şi proiectarea generală a

sistemului organizaţional îmbunătăţit;- aplicarea noului sistem, urmărirea funcţionării acestuia şi stabilirea

schimbărilor necesare.O organizaţie reprezintă alocarea şi utilizarea de resurse (umane, materiale şi

financiare) în vederea atingerii unor obiective. Rezultă din această definiţie că o organizaţie ale căror resurse nu sunt structurate eficient sau ale cărei procese nu sunt utilizate potrivit, nu va fi eficace în a-şi atinge obiectivele. Din acest motiv managerii trebuie să se preocupe de modul în care este structurată sau proiectată organizaţia şi de modul în care operează sau funcţionează. Această abordare duală: organizaţională şi funcţională a fost numită abordarea structură-funcţie.

Există păreri diferite ale teoreticienilor despre relaţia dintre structură şi funcţie. Unii consideră că trebuie stabilită întâi structura organizaţională (forma) care duce la organizarea compartimentală şi că apoi structura va genera modul în care organizaţia va opera (funcţia), aspect care duce la organizarea procesuală. Alţii adoptă părerea conform căreia forma este generată de funcţie, adică structura trebuie întocmită pentru a permite uşurarea îndeplinirii funcţiei.

2. Organizarea procesuală

Predecesoarea funcţiei de organizare este funcţia de previziune, cu ajutorul ei se realizează un lucru esenţial şi anume se precizează obiectivele pe care firma îşi propune să le realizeze.

Obiectivele au o structură arborescentă. Obiectivele firmei sunt diferenţiate astfel:

1. Obiective generale;2. Obiective derivate de gradul 1 care se realizează prin intermediul funcţiunilor;3. Obiective derivate de gradul 2 care se realizează prin intermediul activităţilor;4. Obiective specifice care se realizează cu ajutorul atribuţiilor;5. Obiective individuale care se realizează prin intermediul sarcinilor.

Obiectivele clasificate în cele cinci tipuri sunt puse în practică prin intermediul unor procese de muncă, acestea alcătuind organizarea procesuală a unei firme.

Funcţiunea reprezintă totalitatea proceselor de muncă omogenă sau complementară care se realizează pentru atingerea obiectivelor derivate de grad 1. Funcţiunea este alcătuită dintr-o grupare de activităţi.

Activitatea – reprezintă acea categorie de muncă omogenă care este alcătuită dintr-un ansamblu de atribuţii, cu ajutorul activităţilor fiind îndeplinite obiectivele de grad 2.

Atribuţia – are la bază responsabilitatea, competenţa şi ansamblul sarcinilor. Acestea sunt legate mai mult de individ decât activităţile. Cu ajutorul atribuţiilor sunt îndeplinite obiectivele specifice.

Sarcina este definită ca unitate de muncă individuală care are ca scop atingerea obiectivelor individuale. Sarcina reprezintă un ansamblu de operaţii.

3. Organizarea compartimentală

2

Aceasta reprezintă o grupare a funcţiunilor, a activităţilor, a atribuţiilor, a sarcinilor după anumite criterii şi repartizarea lor pe persoană sau pe grupuri de persoane. Organizarea compartimentală se materializează în structura organizatorică a unei firme.

Pentru crearea unei structuri organizatorice sunt necesare următoarele elemente: postul, funcția, ponderea ierarhică, compartimentul, nivelul ierarhic, relațiile organizatorice. Toate acestea formează componentele structurii organizatorice.

- postul de muncă – acesta reprezintă elementul primar al unei structuri organizatorice;- funcția - Totalitatea posturilor care prezintă aceleași caracteristici principale

formează o funcție. Unei anumite funcții corespund deci mai multe posturi definite prin drepturi și responsabilități similare. Funcțiile pot fi în concordanță cu natura și amploarea obiectivelor sarcinilor și competențelor.

Există două tipuri de funcții: a) de conducere; b) de execuție. În organizațiile moderne funcțiile manageriale au o pondere importantă și atât

ele cât și cele de execuție presupun o înaltă calificare. Se vorbește chiar în organizațiile bazate pe tehnici și tehnologii de vârf, de o tendință de atenuare a diferențelor dintre funcțiile manageriale și cele de execuție.

- ponderea ierarhică – reprezintă numărul de salariați conduși nemijlocit de un manager. Conform aprecierilor specialiștilor, în firme, pentru nivelele superioare ale piramidei organizatorice, ponderea ierarhică optimă unui manager ar trebui să fie de 4-8 subalterni, în timp ce la baza piramidei, un șef de echipă ar avea o pondere ierarhică de 20-30 de muncitori.- compartimentul – este elementul care stă la baza procesului de

compartimentare; acesta presupune gruparea posturilor după natura şi obiectivele lor;- relaţiile organizatorice – care sunt definite ca legăturile ce se stabilesc între

posturi, precum şi între posturi şi compartimente.Acestea sunt precizate în mod formal prin reglementări interne.În funcţie de natura lor relaţiilor pot fi:a) relaţii de autoritate; autoritatea presupune dreptul unui individ sau a unui

grup de a lua decizii;b) relaţii de cooperare, de colaborare;Într-o organizație pe lângă structura organizatorică formală, funcţională mai

există şi o structură organizatorică informală.Pentru structura organizatorică formală în organizații există conducerea prin

intermediul liderului formal care este directorul general, iar din punct de vedere al structurii informale conducerea acesteia este realizată prin liderul informal, care poate coincide sau nu cu liderul formal. Liderul informal este persoana care domină, conduce şi coordonează angajaţii firmei respective fără să aibă o autoritate organizatorică în acest sens dată de conducerea acesteia.

4. Structura organizatorică

3

Structura organizatorică sau forma unei organizaţii depind de funcţia sa. Organizaţiile evoluează de la unităţi funcţionale singulare la unităţi complexe implicate într-un mare număr de activităţi, motiv pentru care devine esenţială împărţirea sarcinilor între membrii organizaţiei. Apar totodată noi funcţii al căror loc şi rol trebuie să fie stabilite. Nevoia de a coordona diferitele activităţi dă naştere unei ierarhii care este proiectată în aşa fel încât să le permită managerilor să deţină controlul asupra organizaţiilor, să asigure îndeplinirea nevoilor angajaţilor şi să ia decizii mai bune.

Puterea în organizațiile incipiente este deţinută aproape în exclusivitate de o singură persoană. Luarea deciziilor este simplă şi eficientă; directorul trebuie să se implice în toate domeniile, ceea ce face din structura simplă cea mai riscantă structură.

Pentru împărţirea unei organizaţii în grupuri sau unităţi de muncă trebuie să se ţină cont de faptul că este importantă gruparea oamenilor în aşa fel încât să fie asigurate comunicarea, coordonarea şi cooperarea dintre oameni şi împărtăşirea unor obiective şi resurse comune.

5. Formalizarea structurii organizatorice

În organizații formalizarea structurii organizatorice presupune descrierea componentelor, a funcţionalităţii şi a responsabilităţilor acesteia. Structura organizatorică se formalizează prin următoarele elemente:

1. regulamentul de organizare şi funcţionare – care pentru firmele private poartă numele de statut al firmei; cu ajutorul lui se descrie modul de funcţionare al organizației respective;

2. fişa postului – conţine o descriere a caracteristicilor fiecărui post şi descrie toate sarcinile care trebuie efectuate; are în componenţă următoarele părţi: denumirea postului, cerinţele acestuia, relaţiile ierarhice, descrierea postului, a modului de subordonare şi precizează sarcinile pe care le conţine.

3. organigrama – realizează o descriere grafică a structurii organizatorice a unei firme; organigrama vizualizeaza numărul de nivele ierarhice, numărul și tipul compartimentelor – grupate pe nivele și funcțiuni și relațiile ierarhice existente între acestea, precum și posturile și relațiile ierarhice dintre acestea.

4. regulamentul de organizare interioară – acesta realizează o grupare a unor proceduri şi reguli cu caracter administrativ. Procedurile respective se referă: organele de conducere individuale şi colective, la timpul de lucru şi de odihnă al angajaţilor, programul de lucru, concediile, măsurile de protecţie a muncii, etc.

6. Funcția publică

Prezentare generalăStatutul funcţionarilor publici, intrat în vigoare la 8 decembrie 1999, reprezintă

legea cadru a funcţiei publice în România. Această lege se înscrie pe linia tradiţiei din perioada interbelică a României, justificându-se şi cu argumente de drept comparat.

Dacă prin Statut al funcţionarilor publici înţelegem ansamblul de reguli referitoare la situaţia funcţionarilor, prin funcţie publică înţelegem situaţia juridică a persoanei fizice investită legal cu atribuţii în realizarea competenţei unei autorităţi

4

publice (ansamblul drepturilor şi obligaţiilor care formează conţinutul juridic dintre persoana fizică investită şi organul de stat care a investit-o în funcţia publică). Toate aceste drepturi şi obligaţii sunt create şi organizate în vederea realizării puterii publice.

Trăsăturile funcţiei publice: drepturile şi obligaţiile funcţionarilor publici sunt stabilite pe cale unilaterală de

către organele statale prin norme juridice; drepturile şi obligaţiile prevăzute în statut – ca atribuţii ale funcţiei de stat –

sunt exercitate în vederea realizării puterii publice; continuitatea exercitării acestei funcţii; cel investit cu o funcţie publică se află într-un raport de subordonare faţă de

cel care l-a investit cu această funcţie; cel investit cu o funcţie publică se află într-un raport de autoritate faţă de terţi

(exemplu: magistraţii care sunt investiţi cu atribuţia de a aplica legea).

Clasificarea funcţiei publice : din punctul de vedere al importanţei funcţiei distingem între :

o funcţii de conducere : o funcţii de execuţie:

din punctul de vedere al domeniului de exercitare a funcţiei publice : o funcţii civile; o funcţii cu caracter militar ;

din punct de vedere al regimului aplicabil: o funcţii cărora li se aplică regimul juridic prevăzut în Statut – ca drept comun; o funcţii cărora li se aplică regimuri speciale prevăzute – pe lângă Statutul

funcţionarilor – în alte Statute speciale; din punctul de vedere al naturii funcţiei:

o funcţii de conducere exclusiv administrative (ex. ministru, director, secretar general)

o funcţii de conducere de specialitate (ex. contabil, inginer).

Drepturile şi obligaţiile funcţionarilor publiciDrepturi: dreptul la opinie (art. 36 din Statut) ; dreptul de asociere sindicală (art. 37 din Statut) ; dreptul la grevă – în condiţiile legii (art. 38 din Statut); dreptul la un salariu pentru munca prestată (art. 40 din Statut); dreptul de cumul de funcţii (art. 52 din Statut); dreptul la concediu (art. 43 din Statut); dreptul de perfecţionare (art.43 din statut); dreptul la uniformă (art. 41 din Statut); dreptul la protecţie (art. 46, 47, 50 din Statut); dreptul la pensie (art. 47, din Statut); Obligaţii : obligaţia îndeplinirii atribuţiilor (art. 55 din statut); obligaţia de fidelitate faţa de instituţie (art. 56. din Statut) ; obligaţia de rezervă în manifestarea opiniilor politice (art. 57 din Statut); obligaţia de subordonare ierarhică (art. 58, 62 din Statut); obligaţia de a păstra secretul (art. 59, 60 din Statut); obligaţia de demnitate (art. 61 din Statut); obligaţia de răspundere (art. 58); obligaţia de perfecţionare profesională (art. 67 din Statut).

5

Perfecţionarea şi pregătirea profesională a funcţionarilor este nu numai un drept dar şi o obligaţie.

6