Organizarea de evenimente poate aduce importante beneficii de imagine pentru o institutie, contribuind astfel la cresterrea notorietatii organizatiei si la consolidarea identitatii corporative

Organizarea de evenimente poate aduce importante beneficii de imagine pentru o institutie, contribuind astfel la cresterrea notorietatii organizatiei si la consolidarea identitatii corporative. Indiferent de publicul caruia i se adreseaza, fie el intern sau extern, un eveniment reprezinta un contact direct intre participanti si organizatie. Acesta nu poate fi decat un bun prilej de a capta atentia publicului vizat si a mass/mediei si de a influenta totodata modul in care organizatie este perceputa.2 CREATIVITATEA: CUM IAU NATERE IDEILE?

Geniul, care este lsat ca sugar pe o insul i care apoi picteaz tablouri, compune simfonii sau scrie romane, pur i simplu nu exist. Omul nu este creativ de la sine, ntruct pentru a fi creativ ntr-o disciplin sau n art i a obine realizri de vrf, este necesar un fundament. Tot restul este doar iluzie. Pentru pictor aceast baz o reprezint totalitatea picturilor, pentru un compozitor - ansamblul muzicii etc. Dar pentru managerul de evenimente? Acest domeniu de activitate cuprinde o arie foarte larg: teatru i muzic, film i mijloace de comunicare, arhitectur i design, turism i geografie, catering i logistic. tiina organizrii ntreprinderii i marketingul fcnd i ele parte, alturi de alte discipline, din acest vast domeniu. Cu ct v micai mai sigur de sine n cadrul acestui domeniu de activitate", cu att putei fi mai creativ. Baza o constituie o bun instruire general (cultura general). Cunotinele de specialitate se pot aprofunda prin lecturi sau seminarii. Avei nevoie, n primul rnd, de o curiozitate de nestvilit, care s v nsoeasc pe tot parcursul vieii. Fr cunotinele tiinifice despre fizica gravitaiei, datorate lui Isaac Newton, mrul ar fi lsat pe capul oamenilor de tiin doar un cucui i nici o inspiraie. Fr un imbold adecvat, nu exist creativitate. n fiecare zi, ar trebui s v planificai timp pentru mbogirea cunotinelor. n acest scop, este suficient s v rezervai un sfert de or zilnic, n care s ntreprindei n mod contient o lectur de tip foileton sau s navigai ntr-un scop anume pe Internet. Sau economisii timpul" i mergei o dat pe sptmn laun concert, la o expoziie, la film sau la teatru. n plus, rezervai-v zilnic i un crmpei de timp liber. Pentru plimbrile n tihn, profesorul meu de filosofie recomanda studenilor si procurarea unui cine baset. Firete, chiar i cel mai lene patruped, pe care cineva l disciplineaz n timpul plimbrilor artistice zilnice, nu garanteaz apariia vreunei idei geniale. Din pcate, adesea creativitatea este confundat cu inteligena, aflat n opoziie la momentul intuiiei creatoare, ns previzibil i planificabil. Astfel, exist o probabilitate mare, ca un om de o anumit vrst, cu un anumit IQ i o anumit pregtire, s fie n stare s rezolve ntr-un timp definit Y o ecuaie cu X necunoscute. Procesele cele mai importante ale creativitii, ns, au loc n subcontient. Ca atare, pentru momentul inspiraiei nu se poate fixa nici un termen.2.1 CINE ESTE N GENERAL CREATIV?Creativitatea este un fenomen care nu-1 privete doar pe creator. Aici este vorba, aa cum s-a remarcat deja, de domeniul de activitate. Baza acestuia este format din cunotinele generale i din cele de specialitate. n funcie de proiect, ns, trebuie s manipulai abil i unele cunotine specifice: cine este clientul, care este produsul su, cum este comunicarea lui? Rspunsurile la aceste ntrebri se obin n urma briefingului. n art, criticul are sarcina cea mai important. Csikszentmihalyi folosete pentru acesta noiunea de cmp". Cmpul evenimentului" este format din colegii de agenie i de departament, care testeaz ideea i conceptul n prima etap critic. Apoi acestora li se altur clientul, care accept sau respinge schia. La final se afl publicul, a crui reacie decide succesul. Nici o capodoper nu ia natere n urma unui singur impuls entuziast. Sunt necesari muli pai intermediari. Utilizai-i, pentru a v testa ideile i fanteziile prin intermediul colegilor i prietenilor. Critica i autocritica fac parte din procesul creativ, n final, trebuie s v entuziasmai nu numai pe dumneavoastr niv, ci i pe comitent i pe viitorii participani la eveniment. n cele din urm, creativitatea depinde ntotdeauna de omul cu sim artistic, adic de dumneavoastr niv. Predestinarea genetic i talentul reprezint doar o parte, chiar dac cea mai important.Un artist are o personalitate uimitor de multipl. El este: spionul curios,

alergtorul rezistent de la maraton,

optimistul ncreztor n succes,

lupttorul independent pentru libertate,

egoistul, care-i atinge scopul n ciuda tuturor vicisitudinilor,

rebelul, care pune conveniile sub semnul ntrebrii i

nu n ultimul rnd, masochistul, care dovedete trie n faa frustrrilor.

NS FR INSTRUIRE, CUNOTINE TIINIFICE, EXERCIIU i EXPERIEN, NU EXIST NICI O PERFORMAN CREATIV NOTORIE.Oamenii creativi dispun de diferite aptitudini, care pot fi parial antrenate sau ncurajate de ctre diverse metode, specifice creativitii.

2.2 CUM FUNCIONEAZ PROCESUL CREATIV

N CAZUL EVENIMENTELOR?Imaginai-v procesul creativ ca pe o expediie. Talentul este singura nsuire neinfluenabil. Cu toate acestea, doar cu talent nu supravieuiete nimeni. Exerciiul d natere deprinderii.O nzestrare bun ofer siguran. Cunotinele i experiena consolideaz pregtirea pentru situaiile de risc. Aadar, pregtirea reprezint literele alfa i omega ntr-o expediie i ntr-un proces creativ.Etapele procesului creativ sunt:

SOLICITAREA (COMANDA)

COLECTAREA INFORMAIILOR

MEDITAIA

INSPIRAIA/ IDEEA

PRIMA EVALUARE A IDEII

ELABORAREA

EVALUAREA CURENT

2.2.1 SolicitareaElaborarea unui concept este un proces creativ, care nu se deosebete niicest sens de pictarea unui tablou sau de gsirea unei soluii tiinifice. La artiti, uneori, acesta mbrac doar forma unei dorine interioare sau - destul de des n istorie, de exemplu n cazul picturii lui Rembrandt Patrula de noapte" a unei simple comenzi.Pentru managerul de evenimente, totul pornete de la briefing: un concept pentru o conferin n Barcelona la care particip 1200 de comerciani n domeniul automobilelor, o manifestaie n scopul creterii motivrii pentru 200 de refereni farmaceutici sau prezentarea unui nou produs pentru standul unui trg CeBIT.

2.2.2 Colectarea informaiilorApoi ncepe etapa colectrii. Briefingul ofer primele informaii importante, care ulterior trebuie s fie completate. Studiul concretizeaz informaiile. Poate c datele privind cercetarea pieei sunt importante. Sau referinele despre artiti sau locaii. Dac putei aduna aceste informaii i din cunotinele teoretice i din experien, v va fi mai uor n aceast faz.2.2.3 MeditaiaCeea ce s-a putut face raional pn acum, s-a fcut. Totui, foaia de hrtie este nc alb i ecranul calculatorului este nc gol. In aceast faz a meditaiei creative" nu v ajut nimeni i nimic, ea fiind o etap a procesului care se desfoar n subcontient. Aadar, ducei-v linitit cu celul la plimbare.2.2.4. InspiraiaRevelaia Aha!", inspiraia, ideea apar cu totul pe neateptate, de cele mai multe ori n situaii total cotidiene, de exemplu sub du, n timp de facei sport sau v plimbai. mprejurrile i situaiile familiare pot fi de ajutor. Sunt contracreative ns reflectarea crispat i abaterea complet de la subiect.COMPONENA ECHIPEI

domeniul de activitate = specialitii

colecionarii i vntorii = proiectanii

inspiraia = fantezitii"

cmpul = criticii

elaborarea = asisteni (persoane care ajut)

Adesea, ideile sunt generate mai uor n cadrul echipelor, ntruct aici lucrul creativ poate fi mprit ntre mai multe persoane. Alctuii grupurile n aa fel, nct s se ntruneasc oameni cu caractere i caliti ct se poate de diferite i s le fie mprite tuturor anumite sarcini.Creativitatea se mplinete in cea mai mare parte incontient i fr garantarea unei soluii. Ideile nu sunt nici fabricate, nici gsite pe strad. Din acest motiv, eu nu cred n noiunile de tehnic pentru obinerea creativitii" i gsirea ideilor".

Ideile iau natere mai degrab n cadrul unui proces n trepte. Termenul de metod" mi se pare mai potrivit. Eu numesc aceast metod generarea ideilor". Metode pentru obinerea creativitii. Referitor la diferitele metode pentru obinerea creativitii, exist o cantitate enorm de literatur. Eu dein stive de cii pe aceast tem. ns nu orice metod este tocmai cea potrivit pentru fiecare faz a procesului creativ. Anumite metode sunt mai utile n mod special n anumite faze ale procesului creativ relative la evenimente, iar n alte faze, dimpotriv, au un aport mai redus. Brainstormingul, caseta morfologic sau mind-mapping-ul (harta minii") sunt metode foarte utile dac este vorba despre producerea de ct mai multe soluii: deci, de stimularea aa-zisei gndiri fluente". n schimb, pentru generarea ideilor deosebite sau neobinuite este potrivit metoda Osborne, ntruct originalitatea este, de asemenea, un criteriu important pentru creativitate.BRAINSTORMINGUL

Brainstormingul este adecvat cu precdere n faza inspiraiei, el ajutnd la cutarea n cel mai scurt timp a ct mai multor iniiative i idei posibile. Aceast metod funcioneaz eficace atunci cnd sunt respectate cteva reguli centrale. De altfel, putei s brainstormai" i singur. Bineneles, desfurarea n grup a procesului ajut nu numai cantitativ, ci i calitativ, blocajele fiind adesea mai uor de nfrnt n acest fel. Cele mai importante reguli pentru brainstorming:

Lipsa factorilor perturbatori este o premis absolut necesar pentru un brainstorming. Incinta ar trebui s fie plcut i silenioas. Deconectai telefoanele fixe i nchidei telefoanele mobile din ncpere. Nu ngduii nicio ntrerupere din exterior. Pentru o jumtate de or, orice persoan din afar este de prisos. Cerei participanilor concentrare total. Stabilii un moderator, care s marcheze - pe un flipchart sau, mai bine, pe un avizier, cu ajutorul cartonaelor i multe iniiative i idei in timpul cel mai scurt.

O formulare clar a sarcinii are drept consecin rezultate clare. Iniial, ideile nici nu se comenteaz, nici nu se apreciaz pionezelor - ideile care mai trziu vor putea fi simplu sortate. Transmitei tuturor, pe scurt, informaiile necesare, astfel nct s ia natere o autentic stare de transfer de cunotine.

Limitai sarcina, deoarece o form complex a acesteia nu poate fi rezolvat cu un singur brainstorming. O formulare clar conduce la rezultate clare: Cutm ideea de baz pentru conceptul X" sau Avem nevoie de o ide de show pentru lansarea produsului de la Y" sau Cutm un motto pentru demararea unui proiect al lui Z".

Numrul optim de participani la un brainstorming este ntre ase i opt persoane. Alegei cu grij cercul acestora: Cine poate contribui cu ceva pentru c are idei deosebite, pentru c tie multe despre client sau despre produsele acestuia sau pentru c are experien?

Limitai durata brainstormingului la maximum 30 pn la 45 de minute. Dup acest timp nu prea mai apare nici o idee nou i ncepei s v nvrtii n cerc.

Pentru a nu frna fluxul creativ, mai nti se adun ideile necomentate i neevaluate. Este foarte important ca discuia s aib loc abia la pasul al doilea. Pentru aceastaeste necesar un moderator cu mn de fier".

2.2.5 Prima evaluareDup ce s-a terminat brainstormingul, ncepe prima faz a evalurii. Ce spun raiunea i simirea? Ideile i opiniile sunt adecvate, ori sunt prea ciudate, prea costisitoare sau nepotrivite? Acum se dovedete utilitatea panoului cu pioneze, deoarece putei grupa, sorta, ndeprta sau completa cartonae. Dac avei puin noroc, n urma acestei evaluri rezult cel puin o alt idee.O metod potrivit pentru faza primei evaluri este caseta morfologic.Caseta morfologicPentru aprecierea, alegerea i combinarea mai multor idei sau opinii, este util o alt metod de stimulare a creativitii: caseta morfologic.Putei folosi aceast metod deja din faza brainstormingului, dar i mai trziu, la selectarea ideilor colectate. n coloana din stnga a unui tabel sunt formulate ntrebrile sau sarcinile. Scriei apoi pe rnduri ideile pentru rezolvarea problemelor.

Mind-mapping-ulMetoda mea preferat este mind-mapping-ul. Aceasta este potrivit, de asemenea, pentru dou faze ale procesului creativ: pentru brainstorming i pentru prima evaluare. Aceleai probleme ridicate n caseta morfologic pot fi organizate i sub forma unei hri.

Se observ de la prima privire c aceste hri" pot nregistra i reda informaii complexe. Avantajul acestei metode const n faptul c nu este necesar cltoria imaginar n cadrul unui sistem rigid de csue sau obligativitatea aranjrii cronologice a ideilor, punct cu punct.

Poi sri" cu gndul mult mai asociativ. n timp ce, de exemplu,-mi vine ideea crashtest"-ului, m gndesc la o rut-test ca locaie, nregistrez acest gnd asociativ pe hart i nimic nu se pierde sau nu este uitat. Bineneles, trebuie s v obinuii cu stilul i principiul reprezentrii. nainte de a pierde privirea de ansamblu, ar trebui s mprii harta, astfel nct ramificaiile puternice s poat fi dezvoltate mai departe.

Ce m fac, ns, dac am dezvoltat deja 50 de concepte pentru evenimente dedicate asigurrilor i acum efectiv nu mai am nicio idee nou? Acum nu m mai ajut metodele care stimuleaz fluena gndirii, adic producerea de ct mai multe gnduri posibil, precum brainstormingul, caseta morfologic sau mind-mapping-ul.

METODA OSBORNE

Omul de afaceri n domeniul publicitii, Alexander F. Osborne, a elaborat n anii '50 nu numai brainstormingul, ci i metoda cu privire la originalitate, care-i poart numele.

METODA OSBORNEProduse, coninuturi, concepte, soluii, strategii etc. UTILIZATE ALTFEL,

ADAPTATE,

MODIFICATE,

AMPLIFICATE SI REDUSE,

NLOCUITE,

NTOARSE ..INVERS",

REORDONATE,

COMBINATE.

La prima vedere, aceste opt puncte par banale. Pot eu folosi oare amplificarea/ reducerea n cazul unui eveniment? Merit ns osteneala ca acest subiect s v preocupe mai ndeaproape, ntruct, folosind metoda Osborne, putei gsi soluii extraordinare.

UTILIZAREA ALTFEL

Exemplul clasic sunt bileelele de lipit de tip Post-It. Ele au fost descoperite n timp ce se cuta un nou ma'terial de lipit. Rezultatul cercetrii a fost negativ, deoarece lipitura nu era durabil. Atunci, cineva a avut ideea s se aplice soluia pe bilete de notie galbene etc. a cror valoare de utilizare const tocmai n a nu se lipi foarte tare. n materie de evenimente, acest lucru poate consta n utilizarea unei biserici ca locaie pentru o gal sau dotarea participanilor cu trotinete, n loc s li se pun la dispoziie mijloace de transport pe suprafaa de teren destinat evenimentului...

ADAPTAREA

Cercettorii de la Klever au descoperit c structura suprafeei frunzelor de lotus mpiedic fixarea pe aceasta a particulelor de praf. Ei au folosit acest efect-lotus" la fabricarea vopselei pentru faade. Acum, fiecare ploaie cur automat orice faad tratat cu aceast vopsea. Organizai bufetul sub form de natur moart. Lsai conferina s aib loc n cadrul de aciune, n costume, cu actori, iar n culise s se desfoare o reprezentaie a piesei Macbeth.

MODIFICAREA

n tablourile lor, cubitii au modificat formele, iar expresionitii au modificat i culorile. Nu lsai workshop-ul dumneavoastr s aib loc n centrul de congrese, ci transferai-1 n muzeul de art. Nu transmitei coninuturile prin imagini video proiectate, ci prin intermediul unui povestitor. Cateringul s prezinte canapele n culorile ntreprinderii...

AMPLIFICAREA I REDUCEREA

Construii culise supradimensionate. Sau, folosind un dcor iste, permitei ca participanii s lase impresia unor uriai...

NLOCUIREAUn exemplu clasic este energia solar, care nlocuiete uzinele productoare de energie electric pe baz de crbuni. Lsai deoparte vorbria plictisitoare i nlocuii-o cu scene de teatru captivante sau cu imagini video montate cu pricepere... NTOARCEREAProcedai asemeni pictorului Georg Baselitz, care i atrn picturile cu capul n jos i aezai-v lucrurile cu susul n jos. Muncitorul din producie ine cuvntarea de deschidere. Apar imagini video, care l prezint pe preedintele comitetului de conducere lucrnd la main n locul muncitorului. efii din managementul vnzrii i servesc pe vnztorii de succes. ncepei cu finalul. Opunei atmosferei neplcute aspecte positive etc. REORDONAREAncetai cu conveniile i modificai activ. Stricai ordinea desfurrii obinuite a programului. Permitei-le mai nti comercianilor de automobile s experimenteze (n sensul strict al cuvntului) noile vehicule pe strad i apoi s povesteasc experiena trit autentic, n loc, ca de obicei, s le prezentai la nesfrit de la tribun inovaiile, cu avantajele notorii ale produsului, nainte de a avea voie s ncerce automobilele. COMBINAREAArtistul plastic Max Ernst decupeaz din lucrri de grafic elemente pe care le combin din nou n colaje suprarealiste. Evenimentele de marketing, prin combinaia lor de informaii i emoii, de coninuturi i divertisment, constituie un exemplu foarte potrivit pentru aceast ultim regul a lui Osborne. Dar acest lucru nu mai este o noutate. Combinai diferite mijloace de comunicare. Facei din prezena la trg o ntreag campanie de evenimente, cu diferite manifestaii zilnice la standul din cadrul trgului, pentru grupuri-int diferite. Combinai cu o tem arid o destinaie atractiv i un program entuziasmant.

10 procente inspiraie, 90 de procente transpiraie

2.2.6 Elaborarea

Inspiraia i generarea ideilor constituie 10 procente din procesul creativ. Restul de 90 de

procente constau - n traducere liber din filosoful Helvetius - din transpiraie! Aceasta nseamn elaborare, formulare exact, studiere, vizualizare, calculare, cuprindere n forma unui concept i, evident, realizare.ESTE UTIL O IDEE ECHILIBRAT, DIN ACEASTA POT FI DEDUSE N MOD CONSECVENT TOATE MSURILE.

2.2.7 Evaluarea curent

Evaluarea permanent face parte din procesul creativ. Pentru aceasta nu este suficient s v bazai pe cmpul creativ. Autocritica este la fel de important, pentru c, n cele din urm, nu putei s v deranjai prietenii i colegii pentru fiecare formulare sau idee de detaliu.

Pentru aceasta nu ar trebui, ns, n nici un caz, s ateptai pn la prezentare. Planificai la timp discuii cu privire la ideea dumneavoastr i elaborarea acesteia. Facei o prob general naintea prezentrii propriu-zise, care s lase la dispoziie sufficient timp pentru a ntreprinde schimbri ulterioare.

Aadar, evaluarea nu este ca un fel de cenzur, care se face la sfritul trudei dumneavoastr creative, ci este un proces permanent, sub forma unui controlling creative.PAGE 4