INSTRUMENTE SOFTWARE

PENTRU PROIECTE DE

MARKETING

CURS 3

Conf. univ. dr. Dana-Maria BOLDEANU

1. Definirea şi salvarea unui nou proiect

utilizând Microsoft Project 2013

Soluţia Microsoft Project (MS Project)

Permite integrarea proceselor de management specifice proiectelor

cu analiza de business, atât de necesară unei companii pentru a fi

competitivă pe piaţă.

Această soluţie furnizează funcţionalităţi extinse pentru managerii de

proiect care doresc să îmbunătăţească programarea activităţilor şi a

capacităţilor de planificare a resurselor.

Microsoft Project 2013 instrument puternic menit să ajute

organizaţiile în prioritizarea invesţiilor şi optimizarea resursele

alocate, să permită câştigarea controlului asupra activităţilor

desfăşurate şi să vizualizeze performanţa obţinută prin utilizarea

unor puternice şi sugestive tablouri de bord.

Crearea unui proiect MS Project 2013

Se poate realiza printr-una din următoarele

variante:

Meniul File New Blank Project

Un nou proiect se poate crea şi pe baza unui fişier

existent de tip MS Excel sau MS SharePoint.

Meniul File New New from Excel workbook

File New New from SharePoint Tasks List

Un proiect se poate deschide şi pe baza unor şabloane

sau template-uri predefinite de tip Planners, Schedules,

etc.

Crearea unui nou proiect utilizând MS Project 2013

Fereastra Microsoft Project 2013

Permite planificarea unui nou proiect prin utilizarea celor cinci meniuri ale Ribbon-ului: Task

Resource

Report

Project

View

Format

Modul implicit de vizualizare al unui proiect este cel al Diagramei Gantt (Gantt Chart) prin: descrierea activităţilor/task-urilor şi a resurselor alocate acestora

în partea din stângă a ferestrei (Table area)

vizualizarea eşalonării în timp a acestora în partea dreaptă a ecranului (Timescale Gantt Chart).

Fereastra Microsoft Project 2013

Salvarea unui proiect MS Project

Se realizează tot prin intermediul meniului

File Save As

Formatul standard al fişierului de tip proiect cu

extensia implicită “.mpp” (Microsoft Project Plan) se

salvează în folderul dedicat.

Proiectul se poate salva sub diverse forme, inclusiv

ca template, fişier PDF sau XML, sub formele

anterioare ale Microsoft Project 2000-2003 sau

Microsoft Project 2007.

2. Modalităţi de lucru în cadrul unui

proiect de tip Microsoft Project 2013

Setarea informaţiilor generale FILEOPTIONS

Secțiunea General – furnizează informații generale

despre tipul operației sau al diagramei implicite care va

fi afișată în momentul deschiderii aplicației și a generării

unui nou proiect (diagrama Gantt).

Se poate seta modul de afișare al datei calendaristice.

Secțiunea Display – furnizează informații despre:

tipul calendarului folosit (implicit se folosește

calendarul Gregorian),

se setează unitatea monetară și simbolul folosite

pentru buget și numărul de zecimale.

se stabilește care vor fi coloanele implicite care vor

apărea în secțiunea tabelelor de lucru a diagramei

Gantt (Table Area) și care dintre ele vor fi editabile.

Setarea informaţiilor generale FILEOPTIONS

Secțiunea Schedule – setează prima zi a săptămânii de lucru,

luna de începere a anului fiscal,

calendarul standard de la 8 AM la 5 PM cu 1h pauza,

numărul de ore lucrătoare pe zi, pe săptămână, număr de zile lunare, etc.

De asemenea, se stabilește cum sunt vor fi introduse noile task-uri, cum se introduce munca desfășurată (de exemplu, în ore lucrătoare) și cum se calculează durata muncii (de exemplu, în zile lucrătoare)

Secțiunea Advanced – permite setarea unui cost standard/oră la nivelul întregului proiect, precum și al unui cost al orelor suplimentare ca urmare a supra-alocării unor resurse umane.

Meniul Task

Permite planificarea şi gestionarea task-urilor organizate

şi conectate între ele prin legături din punct de vedere al

ordinii şi importanţei.

Grupul de opţiuni Insert permite crearea de:

activităţi simple sau recurente în cadrul unui proiect (Task)

activităţi grupate pe faze principale prin defalcarea în mai multe

subactivităţi sau subtask-uri (Summary)

repere de referinţă (Milestone)

Inserarea unei sarcini principale si a

unei sub-sarcini

Inserarea unui sarcini simple:

Meniul Task grupul de optiuni Insert Task

Inserarea unui activitati principale cu o sub-sarcina:

Meniul Task grupul de optiuni Insert Summary

Sarcină recurentă – Recurring Task

Tipuri de sarcini în Microsoft Project

Sarcini programate automat (Automatic Scheduled Tasks).

MS Project ataşează o durată de 1 zi fiecărui task nou

introdus. Semnul de întrebare indică faptul că este o durata

estimată

Sarcini programate manual (Mannualy Scheduled Tasks).

Manually Schedule (desemnate prin pictograma Pushpin) nu

se vor muta în timp decât cu excepţia cazului explicit când

se precizează acest lucru

Tipuri de sarcini în Microsoft Project

Sarcini centralizatoare (Summary Tasks) - reprezintă un

task principal, de bază, constituind sumarul subtask-

urilor care îl compun.

Meniul Task grupul de opţiuni Insert Summary

Ascunderea sau vizualizarea acestor Summary Tasks se

realizează din meniul Format Summary Tasks

Pentru a crea un Summary Task este suficient să ne

plasăm pe task-ul imediat următor şi să-I stabilim de

ierarhie inferioară prin optiunea Task Schedule

Indent Task

Tipuri de sarcini în Microsoft Project

Milestone-urile sunt evenimente cheie care trebuie

sa fie atinse pe parcursul proiectului, de exemplu,

finalizarea unei faze a proiectului.

Task-urile nou create au o durata default de 1 zi.

Pentru a crea un task milestone, durata acestuia

trebuie sa fie 0 (zero), deoarece nu presupune nici

un fel de munca.

Task-urile milestone sunt reprezentate grafic printr-

un romb: ♦

Tipuri de sarcini în Microsoft Project

O alta metoda de stabilire a milestone-urilor este sa bifaţi

optiunea “Mark Task As Milestone” din tab-ul “Advanced” al

casetei de dialog “Task information”, doar daca se doreste

sa se faca milestone un task cu durata mai mare de zero zile.

Tipuri de dependenţe

Ordinea cronologică în care se desfăşoară task-uri

se numeşte secvenţă.

Legătura între un task precedent şi unul successor

poată numele de dependenţă (predecessors). Astfel

se controlează data de final a unui task cu data de

început a următorului task de care este dependent.

Tipuri de dependenţe

Cea mai utilizată dependenţă este cea de tip Finish to Start

(FS)

Task2 nu poate începe decât dupa terminarea activitatii Task1.

Intre ele poate exista un lag (intarziere) de cateva zile, ore,

etc.

Tipuri de dependenţe

• Microsoft Proiect creează o legătură in mod implicit o

dependenta de tip Finish-to-Start prin actionarea

comenzii Link Tasks din Meniul Task –> Schedule.

• Anularea dependentei se face prin acţionarea comenzii

Unlink Tasks

Tipuri de dependenţe

Dependenţă Star – to – Start (SS)

Task2 poate să inceapa in paralel cu Task1 sau

decalat cu un număr de zile.

Tipuri de dependenţe

• Dependenţă Finish – to – Finish (FF)

• Task2 nu se poate termina decât o data cu Task1. Se

finalizeaza simultan.

• Daca lag-ul dintre cele doua activitati este >0 Task2

se poate finaliza mai tarziu, daca lag-ul este negativ

(lead time), Task2 se poate finaliza mai devreme.

Tipuri de dependenţe

Dependenta Start – to – Finish (SF) În cazul în care data de începere a Task1 determină data de finalizare

a Task2.

Acesta este modul în care creați programarea just-in-time. De

exemplu, dacă o sarcină este nevoie sa se termine inainte de un

milestone sau de data de sfarsit a proiectului, dar nu contează exact

când, puteți crea o dependență SF între activitatea pe care doriți sa o

programati la timp (predecesorul) și sarcina conexa (succesorul).

În lumea reală de tipul de dependență SF apare mai putin frecvent fata

de celelalte tipuri de dependențe.

Stabilirea restricţiilor

Restricţii flexibile - opţiunea implicită a programului As Late As Possible: Programează activitatea cât de târziu este

posibil, fără a decala activitățile ulterioare. Nu utilizează date de restricție.

As Soon As Possible: Programează activitatea pentru a începe cât de curând este posibil. Nu utilizează date de restricție.

Restricţii semi-flexible – un task trebuie sa nu inceapa sau sa se termine mai devreme sau mai tarziu de o data definită de utilizator Finish No Earlier Than: Programează activitatea pentru a se

termina la data restricției sau după aceasta.

Finish No Later Than: Programează activitatea pentru a se termina la data restricției sau înainte de aceasta.

Start No Earlier Than: Programează activitatea pentru a începe la data restricției sau după aceasta.

Start No Later Than: Programează activitatea pentru a începe la data restricției sau înainte de aceasta.

Stabilirea restricţiilor

Restricţii inflexibile - un task trebuie inceapa

sau sa se termine la o anumita data precizata

de utilizator

Must Finish On: Programează activitatea pentru a

se termina la data restricției. Odată selectată, nu

va mai fi posibilă mutarea activității pe scala de

timp.

Must Start On: Programează activitatea pentru a

începe la data restricției. Odată selectată, nu va

mai fi posibilă mutarea activității pe scala de timp

Stabilirea restricţiilor

Utilizati optiunea

Deadline impreuna

cu As soon as possible

in locul optiunii Must

Finish On

Meniul Task

Grupul de opţiuni View permite alegerea modului de vizualizare al task-

urilor, având selectată implicit modul de vizualizare Gantt Chart.

Prin intermediul acestui meniu se pot efectua operaţii de copiere,

formatare şi lipire a task-urilor şi permite vizualizarea detaliilor despre

acestea.

În grupul de opţiuni Properties casetele Task Information şi Display

Task Details afişează informaţii detaliate despre starea task-ului,

modul de programare manual sau automat, durata de desfăşurare,

resursele alocate, etc.

Stabilirea sarcinilor/task-urilor

Lista de task-uri se poate introduce direct într-un

Tabel Entry View cum ar fi în modul de vizualizare

Gantt Chart sau dacă aveţi deja o listă cu task-urile

dintr-o altă aplicaţie ea fie se pot importa, fie se

pot copia cu Copy şi Paste în aplicaţia MS Project.

Lista de activităţi propusă pentru planificare editată în MS Excel

Meniul Resource

Permite planificarea şi gestionarea resurselor.

Cele mai populare vizualizările orientate pe resurse sunt

Team Planner şi Resource Sheet.

O dată cu selectare modului de vizualizare Resource Sheet

din grupul de opţiuni View Team Planner se activează bara

de instrumente Resource Sheet Tools ce permite

adăugarea de resurse Add Resources (umane, materiale şi

financiare) care vor fi, ulterior, asignate task-urilor proiectului.

Meniul Resource - Adăugarea de resurse

Prin comanda Resource Pool are loc stabilirea şi actualizarea

rezervei de resurse (contactele din cadrul companiei,

departamentele, etc).

Tipuri de resurse

WORK Resources - oameni şi echipamente care

realizează munca pentru proiect

Personal

Imobilizări

Echipament

MATERIAL Resources - consumabile care sunt utilizate

pe masură ce progreseaza proiectul

COST Resources - resurse financiare asociate cu o

sarcină de care aveți nevoie pentru derularea planului.

Exemplele: bilete de avion, divertisment, angajarea unui

tert, etc.

Preț fix per sarcină de lucru

Gestiunea resurselor în Microsoft

Project – Etape

1. Stabilirea informațiilor de bază privind resursele de muncă implicate în proiect.

2. Ajustarea capacității maxime de muncă a fiecărei resurse.

3. Precizarea onorariilor de plată pentru timpul standard de muncă și pentru timpul suplimentar.

4. Precizarea calendarului de muncă pentru anumite resurse umane.

5. Stabilirea costurilor resurselor pentru urmărirea financiară a evoluției proiectului.

6. Înregistrare informațiilor adiționale despre o resursă.

Disponibilitatea unei resurse de muncă

Se măsoară în Unități de resursă (Max Units) precizând

cât la sută din timp este disponibilă resursa.

Exemple:

O persoană care lucrează part-time doar 4 ore pe zi va

avea valoarea câmpului Max Units 50%.

O persoană care lucrează full-time (8 ore pe zi) va păstra

valoarea de 100% unități de resursă.

O echipă de lucru formată din 2 persoane ce vor lucra full-

time va avea o valoarea de 200% disponibilitate.

Calendarul de lucru al unei resurse de muncă

Presupune un orar de muncă diferit de cel definit

prin calendarul proiectului.

Oferă posibilitatea de a defini:

zile nelucrătoare pentru o resursă de muncă sau

perioade de indisponibilitate.

un program limitat de muncă (precizând un interval

orar) ce va fi luat în considerare la alocarea resursei în

cadrul sarcinilor de lucru.

Disponibilitatea unei resurse de muncă se aplică

întotdeauna la timpul de lucru definit prin

calendarul resursei.