Cum organizam o conferinta de presaCu ajutorul unei conferinte de presa popularizati in media produsul, evenimentul, cauza etc pe care doriti sa il promovati. Ce trebuie sa aveti in vedere:

Care este mesajul?

Formulati mesajul principal al conferintei in cel mai simplu si usor de inteles mod. In functie de mesaj, veti putea decide toate celelalte detalii organizatorice.

Cine participa?

Pentru a conta pe participarea a cat mai multi reprezentantii mass media la conferinta dumneavoastra de presa este preferabil ca printre participanti/ vorbitori sa aveti o personalitate. Din acest punct de vedere, este important sa planificati conferinta in avans astfel incat sa aveti suficient timp la dispozitie pentru a invita persoanele care le doriti acolo si pentru ca acestea sa va confirme participarea.

Care este locatia?

Folositi o locatie care este accesibila invitatilor, dar in acelasi timp interesanta pentru mass media. In functie de tema conferintei, incercati sa fiti creativi.

Indiferent de bugetul pe care il aveti la dispozitie, aigurati-va ca la conferinta aveti materiale de promovare: un banner personalizat in spatele vorbitorilor, materiale tiparite pentru presa (mapa de presa), prezentari ppt etc.

Ce trebuie sa aveti in vedere pentru locatie?

In ceea ce priveste echipamentul tehnic, trebuie sa aveti in vedere daca aveti nevoie sau nu de: microfoane, podium, ecran pentru proiectie, proiector video, traducere simultana (boxa pentru translatori si casti pentru participanti) etc.

Asigurati-va ca este simplu pentru reporteri sa ajunga in sala unde va avea loc conferinta. Daca aceasta va avea loc intr-un hotel sau centru de conferinte unde au loc mai multe evenimente simultan, asigurati-va ca evenimentul dumneavoastra este clar semnalat inca de la intrare (numele evenimentului, organizator, sageti catre sala).

Desemnati o persoana care se va ocupa de primirea jurnalistilor si care le va putea oferi toate informatiile de care au nevoie inainte de inceperea conferintei (de exemplu: sursa unde se pot conecta pentru a putea inregistra conferinta sau cine sunt vorbitorii si ordinea in care vor lua cuvantul).

Cand va avea loc?

Incercati sa organizati conferinta de presa in zilele de marti, miercuri sau joi. Evitati inceputul si finalul saptamanii de lucru (luni si vineri). Este de preferat sa organizati evenimentul intre 10:00 si 14:00. Inainte de

1

ora 10:00 este dificil pentru reporteri sa participe. Dupa 14:00 este aproape imposibil sa sperati ca ceea ce doriti sa transmiteti presei va mai putea ajunge in paginile editiei de a doua zi a ziarului si la ultimul jurnal de stiri la televiziuni. Cel mai bun spatiu orar pentru organizarea unei conferinte de presa este 10:00-11:00.

Cum atragem atentia mass media?

Trimiteti o alerta catre presa prin care anuntati conferinta. Nu uitati sa raspundeti la intrebarile: Cine? Ce? Unde? Cand?  si  De ce? (Cine? = organizatorul conferintei; Ce? = pe scurt, despre ce urmeaza sa se vorbeasca la conferinta; Unde? = unde va avea loc conferinta; Cand? = data si ora; De ce? = de ce organizati conferinta de presa). Includeti un numar de telefon si o persoana de contact.

Confirmati participarea reprezentantilor media la conferinta cu cateva zile inaite de data la care va avea loc si reconfirmati participarea cu o zi inainte de conferinta.

Care sunt materialele pentru presa?

Mapa de presa trebuie sa includa: comunicatul de presa, materiale aditionale de care reporterii au nevoie pentru a intelege ceea ce doriti sa comunicati (ex: istoric, descrierea firmei, date financiare etc), prezentarile vorbitorilor, CV-ul vorbitorilor, fotografiile acestora etc.

Cine sunt vorbitorii?

Vorbitorii trebuie sa fie pregatiti sa se adreseze jurnalistilor, sa stie exact ce vor avea de spus si sa poata face acest lucru liber, fara a apela la o prezentare sau un discurs scrise in prealabil. In plus, vorbitorii trebuie sa fie pregatiti sa raspunda intrebarilor presei.

Alcatuiti o lista de posibile intrebari si raspunsuri, astfel incat vorbitorii sa poata face fata intrebarilor presei si ca mesajul pe care doriti sa il comunicati sa fie transmis in forma pe care o doriti.

Stabiliti in avans ordinea in care vor vorbi reprezentantii firmei si oferiti aceasta informatie presei inainte de conferinta.

Cat dureaza o conferinta de presa?

Durata optima pentru o conferinta de presa este de 20-30 de minute, inclusiv sesiunea de intrebari si raspunsuri.

Ce facem dupa eveniment?

Dupa ce a avut loc conferinta de presa trimiteti jurnalistilor: fotografii de la eveniment (fotografii de calitate, care pot fi folosite in tipar), informatiile principale despre eveniment (Cine? Ce? Cand? De ce? Unde?), alte informatii specifice (declaratii ale reprezentantilor firmei la eveniment, anunturi importante care au fost facute, etc).

2