Corespondent

7/21/2019 Corespondent

http://slidepdf.com/reader/full/corespondent 1/11

TemaI:Corespondenta

Notiuni de Baza

1. Evolutia Corespondentei 2. Rolul Activitatii de

Corespondenta3. Circulatia Corespondentei

1.Evolutia corespondentei



Ce înseamnă să fii cu adevărat un om de afaceri în lumea aceasta nouă şi

curajoasă a competiţiei, în care informaţia şi tehnologia ne devorează? Tehnologia

este minunată, dezirabilă, necesară şi profitabilă, dar nu ar trebui ca ea să ne facă

mai puţin umani. anierele de m!ine vor implica computere, cipuri, aparatură

digitală, sateliţi " poate chiar relaţii cu fiinţe e#traterestre$ %ar înainte de orice,

viitorul trebuie să fie o lume a politeţii, a atenţiei faţă de interlocutori.

&n acest conte#t, importanţa ce revine comunicării scrise 'mai ales

corespondenţei de afaceri( este clară. )a ce folosesc cele mai frumoase eforturi ale

întreprinderii pentru a apărea într*o lumină pozitivă în ochii partenerilor de afaceri

şi ai publicului, dacă acestea sunt anulate de o slabă prestaţie în domeniul

corespondenţei? +ltfel spus, comunicarea scrisă 'activitatea de corespondenţă( a

unei întreprinderi pretinde ca, prin încadrarea sa în filozofia unităţii, să*i ofere o

imagine unitară în e#terior, să*i reflecte personalitatea ca stil şi ton.

iecare persoană cu funcţie administrativă " director, şef de serviciu, agent

economic * tinde să creeze un mediu care să permită angajaţilor să înveţe din

propria lor e#perienţă sau de la clienţi, furnizori şi parteneri de afaceri. -nul dintre

cele mai bune mijloace care permit însuşirea e#perienţei este comunicarea scrisă,

din care face parte şi corespondenţa oficială.

oţiunea de corespondenţă semnifică schimbul de scrisori între două

persoane fizice sau juridice. Corespondenţa oficială include scrisorile şi actele

care servesc ca mijloc de legătură şi schimb de informaţie între persoanele juridice

sau între cele fizice şi cele juridice. Corespondenţa oficială soluţionează probleme

cu conţinut juridic, organizatoric, diplomatic, administrativ etc., în fiecare dintreele preval!nd caracterul economic al conţinutului, ca rezultat firesc al unei

economii în continuă dezvoltare.

• Corespondenţa economică cuprinde totalitatea scrisorilor dintre agenţii

economici, cu scopul de promovare a schimbărilor sau a noutăţilor

economice.

• Ca disciplină de studiu, corespondenţa are drept scop însuşirea de către cei

care îşi desfăşoară 'sau îşi vor desfăşura( activitatea în administraţia publică



sau în unităţile economice a principiilor, a regulilor gramaticale şi stilistice, a

metodelor şi formelor, pe a căror bază se redactează, se prezintă şi se folosesc

scrisorile şi actele oficiale.

/biectele scrisorilor oficiale sunt variate, dar, în acelaşi timp, ele trebuie să

fie întotdeauna clare, ca să provoace reacţia scontată a destinatarului faţă de modul

sperat de autor. 0pre e#emplu1

− iniţierea relaţiilor dintre persoanele fizice sau juridice2

− stabilirea relaţiilor acestora în scopul rezolvării problemelor ce ţin de

interesele proprii2

− modificarea sau încetarea relaţiilor din anumite motive.

&n funcţie de obiectivele generale sus*numite, se aleg obiectivele particulare,

care indică ce se solicită unui partener concret, spre e#emplu1

• a informa sau a afla ceva2

• a motiva sau a influenţa 'manipula(2

• a fi de acord sau a respinge ceva2

• a e#plica sau a rectifica ceva2

• a admonesta sau a reclama pe cineva2

• a cere scuze3a e#prima regrete faţă de o situaţie2

• a solicita sau a oferi ceva2

• a face comandă, a cumpăra sau a apela la ceva2

• a obţine un c!ştig c!t mai mare sau a plăti puţin2

• a face o invitaţie2

• a accepta sau a refuza ceva2

• a mulţumi cuiva pentru ceva2

• a felicita sau a e#prima condoleanţe cuiva.

ecesitatea elaborării unei corespondenţe moderne nu este nouă " ea datează

de la apariţia preocupărilor teoretice privitoare la ea. +şa cum se schimbă îndecursul anilor concepţiile 'de e#emplu, cele privitoare la clienţi(, reprezentările



valorice, gusturile sau moda, tot aşa şi corespondenţa trebuie să se adapteze

condiţiilor prezente.

Cele mai importante cerinţe faţă de corespondenţa actuală sunt cele ce

urmează1

• să fie elaborată la costuri avantajoase2

• să aibă obiective, scopuri reale, bine definite2

• să fie adresată unor destinatari concreţi2

• să fie eficientă2

• să aibă impact psihologic asupra destinatarului, bazat pe emoţii2

• să fie prezentată conform rigorilor2

• să se conformeze identităţii şi imaginii firmei2

• să aibă un limbaj corect, modern, adecvat obiectivului corespondenţei.

2.Rolul Activitatii de Corespondenta

oţiunea de corespondenţă include forma scrisă pe care o iau relaţiile dintre

două sau mai multe persoane 'de obicei sub forma unor scrisori(. %upă cum

scrisorile se adresează unor persoane juridice sau fizice, acestea alcătuiesc obiectul

corespondenţei oficiale sau private.

Ca disciplină de studiu, corespondenţa are ca obiectiv însuşirea, de către cei care

îşi vor desfăşura activitatea în instituţiile de stat sau private, a principiilor,

regulilor, metodelor şi formelor pe baza cărora se redactează, se prezintă, şi se

folosesc scrisorile şi actele oficiale.

Corespondenţa oficială cuprinde totalitatea scrisorilor şi actelor care

circulă între persoane juridice sau între o persoană fizică şi o persoană juridică,

în scopul stabilirii unor relaţii între ele. +ctele emise de o autoritate 'persoană

juridică( sunt considerate acte oficiale.

&ntre scrisoare şi act e#istă următoarele deosebiri1

4 scrisoarea este o comunicare adresată în scris unei persoane2 actul este o dovadă

scrisă prin care se constată un fapt, se reglementează o obligaţie etc.



4 actul are titlu, scrisori purtătoare de titlu se înt!lnesc mai rar2

4 actul are specificat în cuprinsul său titularul în folosul căruia se face constatarea2

4 majoritatea actelor sunt tipizate2 în cazul scrisorilor, tipizarea este rar înt!lnită2

4 scrisorile sunt înregistrate în 5egistrul de intrare*ieşire2 actele au numere proprii

de ordine, pe baza cărora se ţine evidenţa emiterii şi circulaţiei lor 'în 5egistrul de

intrare*ieşire sunt înregistrate scrisorile însoţitoare ale actelor(2

4 scrisorile pot fi redactate şi semnate de orice funcţionar cu delegaţie de

corespondent2 actele nu pot fi întocmite şi semnate dec!t de funcţionari investiţi

printr*o dispoziţie e#presă a unui act normativ cu aceste drepturi2

4 actul circulă de la autor la beneficiar însoţit de o scrisoare2 c!nd nu se foloseşte

scrisoarea însoţitoare, actul nu poate fi înm!nat beneficiarului dec!t prin luare de

semnătură2

Categorii de acte oficiale

Clasificarea actelor oficiale se poate face în funcţie de mai multe criterii şi

anume1

Din punctul de vedere al naturii juridice, sunt:

4 acte cu caracter normativ, care reglementează cu putere obligatorie principalele

relaţii sociale şi se caracterizează prin aplicabilitatea lor repetată, acte a căror

îndeplinire este asigurată prin forţa coercitivă a statului 'de e#emplu, legile,

ordonanţele 6uvernului, hotăr!rile normative ale 6uvernului sau ale organelor

locale(2

4 acte nenormative " sunt acte ce nu prevăd atribuţii a căror îndeplinire este

asigurată prin forţă publică.%in punctul de vedere al efectului pe care îl produc, sunt1

4 acte producătoare de efecte juridice 'de e#emplu, toate actele emise de organele

statului, fie normative, fie nenormative(2

4 acte care nu produc efecte juridice 'acte cu caracter organizatoric, tehnico*

funcţional etc.(.



Din punctul de vedere al razei teritoriale pe care !i produc efectul, sunt1

4 acte cu caracter general " al căror efect se produce pe întreg teritoriul ţării 'de

e#emplu1 acte emise de 7arlament, de 7reşedintele 5om!niei şi de 6uvern(2

4 acte ale organelor locale ale administraţiei publice " efectele lor sunt limitate la o

anumită unitate administrativ*teritorială 'de e#emplu, actele Consiliilor locale, ale

prefecţilor şi primarilor(.

Din punctul de vedere al organului emitent, sunt1

* acte emise de organele reprezentative ale puterii de stat '7arlament, 7reşedintele

etc.(

4 actele emise de organele administraţiei publice centrale şi locale '6uvern,

ministere şi alte autorităţi ale administraţiei centrale, prefecturi, primării(2

4 actele emise de agenţii economici şi celelalte unităţi şi instituţii.

Importanţa activităţii de corespondenţă constă în faptul că1

8este un element de bază pentru stabilirea relaţiilor între unităţile economice, între

persoanele fizice şi persoane juridice care sunt obligate să*şi rezolve anumite

probleme în comun2

8oferă posibilitatea consemnării scriptice a unei activităţi2

8constituie un element de înregistrări contabile2

8serveşte ca probă justiţie2

8permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumită problemă, constituirea

unui ciclu de corespondenţă ce oglindeşte apariţia, modificarea sau stingerea unor

relaţii între persoane juridice sau între persoane fizice şi persoane juridice28devine o bogată sursă de documentare, prin constituirea unui fond arhivistic,

red!nd stadiile evoluţiei raporturilor economice, precum şi ale evoluţiei

vocabularului din domenii diferite de activitate.

Clasificarea corespondenţei

Corespondenţa oficială se poate clasifica după mai multe criterii1

a) după criteriul de circumscriere1



* corespondenţa internă 'intre compartimente sau responsabili ai aceleaşi

organizaţii(2

- corespondenţa externă 'către sau de la o instituţie spre mediul e#terior " altă

instituţie sau persoană(.

b) după domeniul de activitate1

- corespondenţa uridică 'contestaţia, înt!mpinarea, notificarea, pl!ngerea, cererea

de chemare în judecata etc.(2

- corespondenţa administrativă 'referatul, rapoartul, darea de seamă, procesul

verbal, decizia, ordinul, dispoziţia(2

- corespondenţa protocolară 'invitaţii, scrisori de felicitare, felicitări,

corespondenţa tehnica a departamentelor de protocol etc.(2

- corespondenţa comercială 'cererea de ofertă, oferta, comanda, reclamaţia

economică, avizul de însoţire a mărfii, scrisoarea de garanţie etc.(2

* corespondenţa diplomatică 'nota diplomatică, scrisorile de acreditare, protestul

diplomatic, minuta diplomatică, nota verbala etc.(.

c) după scopul ei!

- corespondenţa de solicitare 'cererea economică, juridică etc.(2

- corespondenţa de informare 'oferta, reclama, raportul, darea de seama etc.(2

- corespondenţa de constatare 'procesul verbal etc.(2

- corespondenţa de deci"ie# $ndrumare# control 'ordinul, decizia(2

- corespondenţa de reclamaţie 'reclamaţia economică, juridică(2

- corespondenţa $nsoţitoare de acte.d) după criteriul accesibilităţii!

* corespondenţa secretă 'transmisă prin mijloace de securitate organizate, folosită

în sistemul instituţionalizat '9irou %ocumente 0ecrete " 9%0(2

- corespondenţa desc%isă 'transmisă pe cale obişnuită şi care poate lua toate

formele materiale ale corespondenţei " scrisoarea, fa#ul, e*mail, telefa# etc.(.

e)după iniţiativa trimiterii scrisorii!

- scrisoarea iniţială;



- de răspuns;

- de revenire.

f) după criteriul suportului!

- corespondenţa clasică * scrisoarea2

- corespondenţa tele&rafică * telegrama, tele#ul2

- corespondenţa electronică * e*mail*ul.

&) după modul de $ntocmire1

' documente tipi"ate;

- documente netipi"ate.

%) după natura (i destinaţia exemplarelor 1

- ori&inalul 'primul e#emplar care se trimite destinatarului(2

- copia simplă 'de arhivă sau de dosar( se scrie odată cu originalul la indigo2

- duplicatul originalului pierdut se eliberează numai după publicarea pierderii

originalului în Monitorul Oficial. uplicatul este eliberat tot de unitatea care a

eliberat şi originalul. 7e actul nou eliberat se menţionează :duplicat;2 are puterea

originalului2

' copia după ori&inal se copiază e#act te#tul de pe original

* copia certificată are confirmarea că este valabilă2 se foloseşte pentru păstrarea

originalului, se semnează şi se eliberează de secretariatul unităţii care păstrează

originalul.

* extrasul constituie copia unei părţi, a unu

" copia le&ali"ată este eliberată de notariat. <a conţine reproducerea e#actă a

conţinutului actului, dactilografiată în şir indian sau #ero#, precum şi încheierea delegalizare, sub semnătura notarului şi ştampila biroului notarial.



3.Circulatia Corespondentei

Circulaţiei corespondenţei, at!t în interiorul unei instituţii, c!t şi în afara ei, ise acordă o atenţie deosebită, tocmai datorită importanţei pe care o reprezintă

scrisorile pentru orice instituţie. 0crisoarea poate circula astfel1

* în plic închis, sigilat şi transmis prin poştă sau curier2

* transmisă ca atare prin intermediul curierului sau predată*preluată personal. u

este sigilată în plic 'se e#clud din această categoriile scrisorile cu regim special de

confidenţialitate(2* scrisoarea depusă la serviciul de registratură sau secretariat al destinatarului şi

primirea unui bon cu numărul de înregistrare. 0e utilizează frecvent în modul de

lucru al autorităţilor publice cu cetăţenii2

* transmisă prin intermediul unei alte persoane ca mesager personal 'situaţie

distinctă de curierat(. %e e#., mesajele între şefi de state se transmit prin

intermediul inisterului +facerilor <#terne.

Coresponden#a primit$

0istemul de înregistrare a corespondenţei, organizarea circulaţiei

corespondenţei într*o unitate este impusă de necesitatea cunoaşterii în orice

moment a locului unde se găsesc documentele, a persoanelor care le deţin, precum

şi a modului de rezolvare a lor.

&n acest scop, se folosesc1

* registrele şi fişele de corespondenţă 'se înregistrează at!t corespondenţa primită

c!t şi cea e#pediată( oferă informaţii cu privirea la identificarea, conţinutul,

mişcarea şi destinaţia actelor şi documentelor2

* dosarele, clasoarele şi bibliorafturile în care se păstrează şi se clasează actele,

împreună cu corespondenţa compartimentelor funcţionale implicate2

* condicile de e#pediere şi distribuire a corespondenţei2

* borderourile de e#pediţie a corespondenţei.



Corespondenţa pătrunde într*o instituţie prin 5egistratură sau în cazul

firmelor mici prin secretariat. )a 5egistratură au loc următoarele operaţii1

* verificarea corespondenţei primite pentru a se vedea dacă scrisorile au fost bine

îndrumate pe numele şi adresa unităţii respective2

* deschiderea plicurilor 'plicurile pe care scrie ,,personal, ,,confidenţial nu se

deschid2 plicurile nu se aruncă, ci se prind împreună cu scrisoarea în următoarele

situaţii1

* dacă scrisoarea nu conţine adresa e#peditorului, dar aceasta figurează pe plic2

* dacă adresa e#peditorului de pe plic nu este identică cu cea din scrisoare2

* dacă semnăturile nu sunt citeţe, dar numele e#peditorului figurează pe plic2

* dacă timpul scurs între data sosirii şi data e#pedierii este prea mare, pentru a se

putea constata dacă vina este a poştei sau a e#peditorului2

* dacă o ane#ă lipseşte2

* dacă scrisoarea conţine o ofertă sau un acord pentru care data poştei este un punct

de plecare sau pentru care e#istă o dată limită2

* dacă scrisoarea a fost greşit adresată, întruc!t plicul justifică înt!rzierea

răspunsului, în cazul în care scrisoarea a ajuns la destinatar cu înt!rziere.

* sortarea corespondenţei2

* înregistrarea şi datarea corespondenţei2

* întocmirea unei condici interne de distribuţie2

* predarea corespondenţei la departamente, iar cele pentru conducere sunt predate

secretarei 'asistentei manager(.

)a primirea corespondenţei, secretara semnează în condica de e#pediţie,verifică corespondenţa, o sortează 'scrisori care necesită atenţia conducerii şi

scrisori care necesită atenţia secretarei( 0crisorile sunt introduse apoi, în ordinea

urgenţei, în mapa de corespondenţă pentru conducere. Conducerea va nota pe

fiecare document o rezoluţie 'persoana sau departamentul care îl va primi spre

rezolvare, termenul şi eventual modalitatea de rezolvare(. %upă ce primeşte

corespondenţa de la conducere 'cu rezoluţia pe ea(, secretara o înregistrează într*



un caiet 'condică( şi o va repartiza apoi persoanelor sau departamentelor pe bază

de semnătură.

%acă una din scrisorile primite conţine un număr de probleme ce necesită

atenţia mai multor departamente sau persoane, se va proceda în aşa fel înc!t fiecare

departament 3persoană să fie pusă la curent cu problema ce îl priveşte.

Coresponden#a e%pediat$ de o instituţie cuprinde răspunsuri la scrisorile

primite sau scrisori care iniţiază un ciclu de corespondenţă cu alte unităţi

'scrisori ,,iniţiale; sau din ,,oficiu;(. 0crisorile de răspuns se redactează, fie de

secretară, urm!nd indicaţiile conducerii, fie de cel căruia i*a fost repartizată această

sarcină. %upă redactarea şi dactilografierea lor, scrisorile sunt prezentate, în mapa

pentru semnat, conducerii, împreună cu materialul de bază. %upă semnare,

secretara le verifică 'dacă au fost toate semnate, se verifică ane#ele( şi pune

ştampila pe semnătura conducerii. %acă scrisorile sunt e#pediate de secretariat, ele

vor fi înregistrate 'data şi număr( sau vor fi trimise la 5egistratură de unde vor fi

e#pediate. /peraţiile ulterioare sunt1

* sortarea copiilor şi a materialelor de bază şi remiterea lor serviciilor de resort2

* clasarea corespondenţei în dosare 'copiile(.

Corespondent

Documents

Transcript of Corespondent