1

CORESPONDEN I SECRETARIAT

Conf.univ. dr. Niculina Vrgolici Curs anul III ID

2

CAP. I ROLUL SECRETARIATULUI NTR-O ORGANIZAIE 1.1. Organizaia i structura ei organizatoric. Fiecare dintre noi suntem integrai, ntr-un fel sau altul, n diferite tipuri de organizaii. Organizaiile fac parte integrant din mediul n care trim, muncim, nvm i ne relaxm. Organizaia este o form concret de desfurare a activitii umane n diferite domenii: economic, social, cultural, politic etc. Ea are o structur proprie, determinat de sclopul pentru care a fost creat. Orice tip de activitate trebuie administrat. De aceea, o organizaie funcioneaz ca un sistem ale crui componente sunt n strns legtur ntre ele, pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun, spre a rspunde unei nevoi. Organizaia poate fi considerat i ca o colectivitate ierarhizat de oameni i obiective, ca un ansamblu de mijloace de producie i de informare, o mpletire de interese generale i individuale. Chris Argyris definete organizaia ca ,,interaciunea dintre oameni n vederea atingerii unor obiective". Orice organizaie are o structur proprie, determinat de scopul pentru care a fost creat. In vederea obinerii obiectivelor social-economice, ea ndeplinete mai multe funcii: - funcia de cercetare-dezvoltare; - funcia comercial i de marketing; - funcia de producie; - funcia financiar-contabil ; - funcia de personal. Funcia de cercetare-dezvoltare cuprinde totalitatea activitilor prin care se studiaz, concepe, elaboreaz i se realizeaz viitorul cadru tehnic, tehnologic, organizatoric. Aceast funcie urmrete transformarea tiinei n producie. Funcia comercial i de marketing cuprinde activitatea ce asigur conectarea activitii cu planul resurselor materiale (prin aprovizionarea tehnico-material, produse finite, servicii prestate etc.) dar i activitatea de marketing, servicii postcomerciale, reclam etc. Funcia comercial este amplificat n economia de pia prin faptul c orice producere de bunuri sau servicii ncepe dup un studiu temeinic al pieei cu privire la nevoile de consum, durata i mrimea cererii. Funcia de producie ncorporeaz toate activitile i procesele prin care se transform obiectul muncii n produse destinate consumatorilor i prin care se asigur condiiile tehnico-materiale necesare. Funcia de producie cuprinde: 1) fabricaia (programarea, lansarea i urmrirea procesului de producie); 2) controlul tehnic de calitate (CTC); 3) ntreinerea utilajelor; Funcia financiar-contabil cuprinde activitile legate de stabilirea cheltuielilor, determinarea rezultatelor financiare finale, modul n care se utilizeaz resursele financiare la nivelul organizaiei, raportul sub aspect financiar dintre organizaii, organizaii i bnci, organizaii i stat. Funcia de personal urmrete s asigure organizaia cu for de munc, realiznd reciclarea, perfecionarea personalului existent, n raport cu necesitile tehnice, tehnologice, tiinifice ce au aprut n domeniu.

3 Toate aceste funcii se regsesc transpuse n structura organizatoric a institutuiei economico-sociale. Structura organizatoric a unei organizaii reprezint ansamblul persoanelor i compartimentelor de munc (tehnico-productive, economice, adminstrative), modul n care sunt constituite i grupate, precum i legturile care se stabilesc ntre ele. O structur organizataoric raional este condiia esenial pentru : asigurarea funcionrii normale a compartimentelor de munc, repartizarea precis a responsabilitilor, stabilirea riguroas de dependenelor ierarhice, a unitii ntre responsabilitile unei funcii i puterea de decizie. Reprezentarea grafic a structurii unei organizaii poart numele de organigram. Indiferent de ramura economic sau activitatea social desfurat, structura organizatoric este alctuit din urmtoarele elemente : funcia (de execuie i de conducere), postul, ponderea ierarhic, compartimentele (funcionale i operaionale), nivelul ierarhic, relaiile organizatorice. La baza nfiinrii unei organizaii st Regulamentul de Organizare i Funcionare (ROF) care este poate cel mai important element de reglementare a competenelor unei instituii. Mai exist i Regulamentul de Ordine Interioar (ROI) care reglementeaz regulile de conduit cerute angajailor n relaiile de serviciu, programul de lucru, circulaia documentelor i este adoptat pe cale de dispoziie de ctre conductorul organizaiei.1 Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, n conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor. Dac R.O.F. se refer la coninutul muncii, R.O.I. se refer la atitudinea fa de munc i fa de colegii de munc. Pe baza actelor normative de nfiinare i care le reglementeaz funcionarea, organizaiile i elaboreaz propriile regulamente de organizare i funcionare, adaptate la structura organizatoric, aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate. Ansamblul activitilor, atribuiilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n R.O.F. al secretariatelor, care face parte din R.O.F. al organizaiei respective. 1.2. Activitatea de secretariat Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economicosociale se numr i activitatea de secretariat. Organizaiile sunt ca automobilele. Nu merg singure dect la vale - spunea un teoretician al lumii corporatiste. Prin locul i rolul ei n raport cu managementul companiei, asistenta devine un important factor de succes al unei organizaii, tocmai pentru c ea se afl n centrul fluxurilor de comunicare de care depinde existena acesteia. Activitatea de secretariat este structurat pe compartimente specializate i are o ampl generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii, consilii locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor cu profiluri diferite (academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie la alta. Munca de secretariat n administraia public prezint unele particulariti faa de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului c insui managementul instituiilor publice i structura organizaional sunt diferite de organizarea i conducerea companiilor i firmelor private. Aici termentul de secretar a fost nlocuit cu cel de asistent manager.

Victor Alistar;,Ion Popescu Slniceanu. Protocol,Coresponden, Secretariat n Ad-ia Public, Bucureti: Editura Lumina Lex, 2001, p 1261

4 Secretariatul este considerat ca interfa ntre eful unei instituii, personalul angajat i cu persoanele din afara instituiei. De asemenea, secretariatul reprezint (n unele cazuri) o dublare a direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice2. Astfel, secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de relaii cu publicul. La ndeplinirea activitii de administraie, secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin degrevarea de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii principalelor sale funcii: prevederea organizarea comanda coordonarea - controlul. Secretara trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esenial al conducerii. n literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu funcional (grupare de funcii i respectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate, efi de serviciu, secretari-efi), autoritate subordonat la rndul su direct conducerii i care are precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de secretariat. Intr-un secretariat, munca secretarelor presupune un complex de activiti : 1) Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictat de efi, clasarea documentelor, nregistrarea corespondenei). 2) Activiti prin care se duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia postului (cutarea, pregtirea i furnizarea informaiilor (documentarea), traducerea corespondenei i a materialelor documentare ntocmirea unor statistici, utilizarea aparaturii de birou etc.) ; 3) Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruirea secretarelor din subordine), 4) Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu parteneri de afaceri etc.) Activitile se compun din atribuii, iar atribuiile din sarcini. Atribuia reprezint sfera de competene a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune competena membrilor acestuia n realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activiti. Acolo unde volumul activitilor solicit un numr mai mare de angajai n secretariat, sarcinile vor fi repartizate cu precizie, stabilindu-se persoanele care se vor ocupa numai de anumite activiti; de exemplu, de relaiile cu publicul nu se vor ocupa alte persoane dect cele stabilite de eful compartimentului; protocolul va fi n grija unui anumit colectiv ca i traducerile, multiplicrile, pentru a nu se suprapune sarcinile. 1.3. Atribuiile i sarcinile secretariatelor Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se detaliaz sarcini pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i domeniul de activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului. Trebuie precizat c atribuiile revin compartimentelor, iar detalierea lor n sarcini revine persoanelor. Astfel, atribuia de documentare, care revine compartimentului de secretariat i care este legat de cea de informare, se mparte n sarcini personale, ca : selectarea materialelor documentare, identificarea nregistrarea, prelucrarea, transmiterea, clasarea informaiilor etc.

5 Se poate spune c, potrivit modului n care este conceputa la noi n ara, activitatea de secretariat (n cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom) include urmatoarele atribuii i sarcini : - executarea lucrarilor de registratur general (sortarea, nregistrarea, datarea, distribuirea), acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur ; - lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea corespondenei primite, prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea rezolvrii corespondenei primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenei cu materialul de baz; pregtirea corespondenei pentru expediere, predarea la registratur sau expedierea direct, dup caz, asigurarea transportului corespondenei prin organizarea muncii curierilor ; - atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri a arhivei organizaiei ; - scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edine, conferine, ntlniri de afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea stenogramelor ; - multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau calculatorul (metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea mainilor de copiat, corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial. - traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare (cunoaterea unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit); - activiti de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru desfurarea n bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afara instituiei, primirea vizitatorilor i a partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete regulile de comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea corespondeneiprotocolare cu ocazia diferitelor evenimente (felicitri, ivitaii) ; - evidena necesarului de consumabile i evidena de personal: secretara ntocmete referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine evidena orelor suplimentare, a concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a evenimentelor profesionale ; - pregtirea cltoriiloir de serviciu ale efului : rezervarea de bilete, a camerei de hotel, obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea programului ; - cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul etc.); cunoaterea tehnoredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta ; - organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea informaiilor. - ntocmirea contabilitii primare a firmei; primireai transmiterea comunicrilor telefonice; - organizarea edinelor i a materialelor necesare; - difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circular; - preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara le poate rezolva ( chiar secretara poate delega o serie de responsabiliti persoanelor din subordine). - perfecionarea permanent din punct de vedere profesional; - supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor; - respectarea disciplinei muncii.

6 Este adevrat c nu putem stabili un nomenclator finit al sarcinilor i atribuiilor pe care le are o secretar. Sarcinile i atribuiile depind de domeniul de activitate al organizaiei unde lucreaz, precum i de poziia pe care managerul ei o ocup n organigram. Funcia de secretar/asistent implic identificarea, preluarea i rezolvarea acelor sarcini care mpiedic managerul s-i valorifice la maximum competenele, timpul i energia. Exercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune ndeplinirea responsabilitailor, a prerogativelor, dar i competena n a le realiza. 1.4. Organizarea secretariatelor n scopul desfurrii activitii specifice, secretariatele dispun de resurse umane i materiale. Resursele umane se refer la personalul angajat n activitatea de secretariat ( persoane fizice bine pregatite i capabile s se adapteze permanent la noutile din domeniu). De modul lor de integrare n sistem depinde eficiena aparatului administrativ. Resursele materiale se refer la obiectele i mijloacele prin care se asigur condiiile de munc n acest domeniu, i anume: spaiul de lucru (care trebuie s fie suficient de mare, pentru desfurarea activitii) ; - obiecte de iluminat; - obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonic, mobilier; - maini i aparate moderne de birou (maini de scris, de stenografiat, multiplicat, aparate de nregistrat, calculatoare, fax, telex etc.) n funcie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea de secretariat poate fi organizat astfel: n unitile administrative (administraia central i local), n firmele mari conducerea compartimentului este centralizat, iar n ceea ce privete aezarea fizic a persoanelor, aceasta poate fi centralizat (birourile de dactilografie, registratur, colectivele de traductori, protocol) i descentralizat (efii de cabinete, secretarii conductorilor) ; n unitile mici ntregul nucleu de secretariat este centralizat, att n ceea ce privete conducerea ct i aezarea fizic. Este foarte important ca biroul sectretarei s fie ct mai aproape de biroul efului direct, pentru a economisi timp cu deplasarea de la un birou la altul. Organizarea centralizat n secretariate prezint urmatoarele avantaje: - concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce nseamna utilizarea lor la capacitate maxima; - pregatirea noilor cadre este rapid, afectarea lor pe lng grupuri conduse centralizat influeneaza pozitiv formarea i perfecionarea lor ; - posibilitatea obinerii unor standarde comune, ca rezultat al uniformitii metodelor de operare n munca de birou ; - se obin performane ridicate n specializarea muncii, cu un cost sczut n investiiile de maini de birou i n ntreinerea acestora, ntruct sunt folosite ntrun cadru restrns. 1.5. Funciile secretariatului. Un secretariat competent i bine organizat ndeplinete urmtoarele funcii : - funcia de tratare a informaiilor (presupune culegerea informaiilor, prelucrarea, stocarea lor); - funcia de documentarea (este n strns legtur de prima) ;

7 funcia de asistare direct a conducerii organizaiei i a celorlali efi de compartimente n desfurarea unor activiti ; funcia de ,,filtru i legtur n contactele conducerii ; funcia de planificare i control (se refer la programarea unor activiti i contacte, la supravegherea unor decizii ale conducerii, la ntocmirea unor scadene ale termenelor ; funcia de reprezentare ( primete delegaii strine, organizeaz primiri oficiale, discut cu persoane care cer informaii).

-

1.6. Secretariatul canal informaional Indiferent de domeniul de activitate al unei organizaii, de forma sa organizatoric, de mrimea ei, succesul depinde n mare parte de corectitudinea deciziilor, iar n procesul decizional, pe lng cunotine, experien, intuiie, o mare valoare o are informaia. Informaia corect i obinut la timp st la baza adoptrii unei strategii adecvate. Organizaia este privit ca un sistem n care prile componente contribuie la ndeplinirea activitii acesteia. Sistemul organizaional este alctuit din : - sistemul decizional sau de conducere ; - sistemul operaional sau de execuie ; - sistemul informaional ; ntre sistemul operaional i cel decizional legtura se stabilete prin Sistemul Informaional (SI). Sistemul Informaional este definit n literatura de specialitate ca un ansamblu de mijloace umane i materiale, surse i nivele consumatoare, canale de circulaie, proceduri i mijloace de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i la realizarea obiectivelor organizaiei. Mijloacele umane sunt reprezentate de persoanele care vehiculeaz emit sau transmit informaii utile n cadrul sistemului organizaiei. Mijloacele materiale se refer la maini i echipamente de birou (calculator, maina de scris, de copiat, telefonul, faxul, etc.). Informaia poate fi definit ca un mesaj, o tire, un semnal, un grup de imagini ce reflect starea unui sistem sau a modului n care acesta funcioneaz i care aduce receptorului date noi, un plus de cunoatere. Fiecrei activiti umane desfurate n forma de organizare i structur specifice i corespund informaii specifice. Sursele de informaie se regsesc att pe plan decizional ct i operaional. Informaia circul ntre emitor i receptor prin canale specifice (pot, telefon, etc.) i poate fi sub form de : date, texte, imagini fixe, secvene audio sau video etc. Cantitatea de informaii care se vehiculeaz ntre emitor i receptor constituie fluxul informaional. Distingem un flux de intrare de informaii i un flux de ieire de informaii. De exemplu, legtura cu alte organizaii aduce un flux de informaii din afar (o cerere de ofert, o comand, etc.). n fluxul de ieire al informaiilor se pot ncadra diverse forme de coresponden (oferta etc.). Se impune o organizare a informaiei care circul att n cadrul organizaiei ct i ntre aceasta i exterior. Comunicarea n cadrul unei organizaii sau n afara acesteia se desfoar n bune condiii doar n cazul n care fluxul informaional cu elementele sale componente preluarea prelucrarea i transmiterea informaiilor respect o serie de reguli referitoare la alegerea sursei de informaii potrivite, la modificrile, transformrile, prelucrarea n vederea obinerii obiectivelor stabilite (de consumatorul de informaii) prin respectiva informaie. Este un lucru recunoscut c, n acest proces preluare prelucrare transmitere, secretarei (asistentei manager) i revin sarcini importante.

8 O secretar trebuie s tie de unde s obin informaiile solicitate, cum s le obin n timp util i cum s le foloseasc eficient pentru fiecare situaie. De aceea, la angajare, unele firme solicit secretarei (asistentei manager) cunotine despre utilizarea Internetului, a calculatorlui i a altor mijloace moderne de informare. Preluarea informaiei necesit cunoaterea surselor de informaii. Sursele de informaii pot fi comenzile, minutele diverselor ntlniri de afaceri, cercetri de pia, baza proprie de date, anuare, statistici, reviste specializate, contractele cu alte organizaii, programe de activitate, serviciul de informaii teletext, Internetul, manuale, fie, biblioteca proprie etc. Informaia este supus unui proces de prelucrare pentru luarea deciziilor (de exemplu, cererea de ofert este analizat, pentru a se redacta rspunsul care poate fi afirmativ, devenind o ofert, sau negativ, n cazul n care cererea de ofert nu poate fi satisfcut. In funcie de caracterul su, informaia se transmite n interiorul firmei persoanelor abilitate sau n afara firmei clienilor, partenerilor de afaceri etc. Informaia ce urmeaz a fi transmis capt un caracter special i n funcie de modul de prezentare. Modalitatea de prezentare a informaiilor transmise este un element cheie n dezvoltarea unei imagini favorabile a firmei. Este, de asemenea, foarte important pentru exactitatea i coerena informaiei i canalul ales pentru transmitere. In caz contrar, pot aprea distorsiuni n receptarea informaiei. Astfel : - dac informaia trebuie transmis rapid unui numr mare de oameni se va alege fax-ul, e-mail-ul ; - dac se impune desfurarea unei edine i pentru a reduce costurile (timp i bani) se va alege videoconferina, teleconferina ; - dac mesajul este mai complex i necesit i oferirea unor explicaii suplimentare se va alege discuia fa n fa sau telefonul ; - dac informaiile sunt cele de zi cu zi se poate alege e-mail-ul. In concluzie, putem spune c informaia trebuie : - s fie exact i complet ; - s fie furnizat la timp ; - s corespund att cantitativ ct i calitativ ; - s fie transmis pe canalul cel mai scurt ; - s fie prezentat ntr-o form adecvat i accesibil ; Secretariatul reprezint un important canal informaional, un releu intermediar i n anume condiii un emitor de informaii3. El acioneaz n ambele sensuri ale circulaiei informaiei (ascendent i descendent). Secretariatul este o staie att n circuitul ascendent (de la sistemul operaional la cel decizional) ct i n circuitul descendent (de la sistemul decizional la cel operaional). In sens ascendent al circulaie informaiei secretariatul furnizeaz conducerii informaii, unele selectate prin mijloace directe, altele obinute pe baza delegrii de autoritate de la alte compartimente sau uniti subordonate. Acestei etape i sunt specifice informaii furnizate de secretariat ca: date asupra unor situaii existetnte sau trecute, extrase din documente de coresponden arhivate sau clasate, situaii statistice nsumate sau prelucrate, prezentarea corespondenei primite etc. Aceste activiti informaionale sunt anterioare perioadei de elaborare a deciziilor de ndrumare. Materialul de baz este, n principal, furnizat de compartimente. In sensul descendent al circulaiei informaiei, secretariatul transmite deciziile conducerii, care se concretizeaz n: redactarea de ordine, dispoziii, circulare, redactate uneori de secretariate; transmiterea oral a unor decizii personal sau prin telefon celor care trebuie s le execute; rezolii pe acte, scrisori; note scrise de conducere cu indicaii pentru efectuarea unor lucrri etc. Deciziile conducerii trebuie transmise cu precizie, n aa fel nct s nu fie posibile interpretri ulterioare, care s genereze nendeplinirea sau ndeplinirea incorect a lor.3

Lucreia, Preotesiu; Abela Hascal,Coresponden i tehnica secretariatului, E.D.P., Bucureti, 1996, p 30.

9 A treia etap a circuitului informaional, n care secretariatului i revin sarcini importante, este din nou n sens ascendent, n cursul executrii deciziei. Schimbul de informaii ntre conducere i secretariat se realizeaz prin comunicri permanente. Permanentul schimb de informaii, dei util prin operativitate, poate duce uneori la frecvente ntreruperi n munca de concepie a conducerii dar i a secretariatului. Pentru evitarea acestui neajuns, secretara amplaseaz n apropierea sa un raft cu mai multe compartimente. Fiecare compartimente este destinat unei persoane sau unui serviciu i este mprit n dou: o parte pentru comunicri ctre secretariat, iar cealalt parte de la secretariat. Sunt exceptate informaiile foarte urgente care sunt transmise imediat. 1.7. Secretara/asistenta factor uman al biroului computerizat Calitatea vieii la locul de munc presupune condiii optime ale mediului de lucru (mobilier, echipamente, arhitectur etc.) i relaii bune de munc (cu eful, cu colegii de echip, cu ceilali angajai). Un mediu de lucru de calitate este acela n care se pune pre pe modul n care eti tratat, pe modul n care contribuia personal la rezultatele echipei i ale organizaiei este recunoscut, pe modul n care organizaia respect valorile pe care le proclam. Dezvoltarea economiei de pia i extinderea proprietii private au fcut ca munca de birou s cunoasc o amploare deosebit. n aceste condiii apar cerine noi fa de componentele procesului de munc, fa de om, fa de mijloacele de munc i fa de ntregul sistem ,,om-main-mediu. Calitatea vieii la locul de munc, spun specialitii, are dou dimensiuni: una fizica i una psiho-social. Cea fizic se refer la spaiu, luminozitate, umiditatea aerului, nivelul de zgomot etc. i poate fi standardizat, iar dimensiunea psihosocial se refer la factorii subiectivi (colegialitate, comunicare, spirit de echip, respectul ntre angajai, promovarea profesional etc.). O vorb romneasc spune: omul sfinete locul. Este adevrat i perfect valabil i n cazul nostru. Biroul n care lucreaz asistenta/secretara i managerul trebuie s fie o adevrat ,,vitrin a ntreprinderii; trebuie s fie un loc plcut i confortabil. Felul n care arat biroul ei i al managerului are influen att asupra comportamentului lor, ct i asupra celor care vin n vizit. Mediul nconjurtor poate constitui o prim condiie pentru performana profesional. Biroul secretarei i al managerului trebuie s fie funcional, estetic i eficient. Ce trebuie s se gseasc pe biroul unei secretare ? ntotdeauna doar ce este esenial: telefonul - care va fi pus n partea stng, pentru a evita rsucirile i alte gesturi riscante (vom ridica receptorul cu mna stng, mna dreapt fiind liber pentru a nota); dac firul este prea scurt, vom cere unul mai lung; agenda - va fi mereu deschis, iar lng ea va fi ntotdeauna un creion i o gum; fie pentru nregistrarea mesajelor telefonice; scadenarul cu termene, dosarul n curs de rezolvare. Secretara dispun de dou zone de lucru: una pentru suportul calculatorului i alta pentru a lucra la un dosar. Lumina are o importan deosebit asupra activitilor zilnice. O lumin centrat pe suprafaa de lucru va uura concentrare, lmpile plasate pe podea cu lumina dirijat spre tavan ofer calmitate, iar o lumin vie i direct ndeamn totdeauna la aciune. De regul, n birou este folosit lumina artificial, care trebuie adaptat stilului de munc al fiecruia (lumin mai puternic sau mai slab). Modernizarea biroului nseamn revitalizarea imaginii celui care lucreaz n acel birou. De asemenea, este indicat s decorm biroul cu plante, dar s nu exagerm. Ele ne asigur oxigenul i diminueaz stresul. Reamenajarea decorului din cnd n cnd este un motiv de a schimba atmosfera de lucru. Biroul secretarei este, poate, locul cel mai automatizat dintr-o instituie, dar, indiferent de gradul de automatizare, factorul uman rmne elementul cel mai important.

10

1.8. Funcia de secretar Funcia (postul) unui lucrtor ntr-o organizaie constituie participarea sa permanent la desfurarea diferitelor activiti ce permit realizarea obiectivelor firmei. Multe funcii sunt descrise exclusiv pe baza ndatoririlor pe care le presupun (activitile care trebuie ndeplinite i rezultatele care se ateapt din partea persoanei care le ndeplinete). Totui, pentru a avea o imagine clar a unei funcii, trebuie luate n considerare urmtoarele elemente : - educaia (specific nivelul de educaie cerut : liceu, studii superioare, coli sau cursuri pregtitoare, etc.) ; - experien profesional (unele funii se pot ncredina imediat dup terminarea colii, altele necesit o anumit experien) ; - poziia n structura organizaional sau n structura ierarhic superioar. In aceast etap se va descrie poziia pe care o ocup funcia de secretar (asistent manager) n ansamblul structurii, locul pe care l ocup n organigrama organizaiei. - atribuii i sarcini - impuse funciei respective ; - caliti personale cerute pentru ocuparea funciei ; - un tip special de responsabilitate (de exemplu coordonarea unei echipe de secretare sau luarea de decizii n numele efului prin delegare de autoritate). Funcia de secretar este definit n fia postului, iar pentru evaluarea acesteia se stabilete un sistem de punctaje n funcie de : gradul de pregtire de baz i de specialitate experiena acumulat i manifestat, gradul de dificultate i de risc, priceperea de a lucra cu aparatura modern din dotare (calculator, copiatoare, telefax etc.) ; cunoaterea i practicarea curent a unei limbi de circulaie internaional. Funcia de secretar presupune omniprezena ei la diferite activiti organizate de conducere, consemnarea lucrrilor respective, preluarea, plasarea i arhivarea documentelor rezultate etc. Pentru funcia de secretar nu exist o descriere universal valabil, dar la definirea ei trebuie s inem seama de urmtoarele elemente : scopul i rolul secretariatelor n sistemul general al activitii economico-sociale i n organizaia respectiv, poziia pe care activitatea de secretariat o deine, responsabilitile, gradul de autoritate primit de la manager, relaiile cu toi factorii implicai n respectivul proces al muncii. Desigur, coninutul noiunii de secretar nu cuprinde numai cele 4 categorii, ci i altele: secretar ef, ef de cabinet, asistent executiv, administrator probleme de nvmnt etc. Vom reda mai jos fia postului unei secretare: Titlul postului: secretar personal a directorului de marketing; Departament: Marketing; In subordinea: Director Departament Marketing; Responsabil peste: personalul secretarial inferior din subordinea Departamentului Marketing; Obiective generale: l. s ajute funcionarea Departamentului de Marketing prin susinerea efectiv i eficient a directorului; 2. s asigure servicii secretariale satisfctoare prin coordonarea personalului de secretariat din subordine.

11 Principalele responsabiliti: - s transcrie documentele dictate, folosind calculatorul; s redacteze corespondendena i s fac rezumatul rapoartelor, s foloseasc sistemul computerizat pentru a transmite mesajele interne; - s primeasc i s pregteasc corespondena i la sfritul zilei s se ocupe de scrisorile ce trebuie expediate; - s primeasc i s ntrein vizitatorii; - s direcioneze mesajele telefonice i s transmit faxuri i telexuri; - s pstreze jurnalul directorului; s fixeze ntlnirile i angajamentele, s l asiste n planificarea zilnic a programului, pentru a folosi timpul ct mai eficient; - s pregteasc cltoriile; - s se asigure c toate scrisorile i cererile au ajuns unde trebuia i c toate nregistrrile sunt clasate corespunztor, pentru a fi gsite cu uurin n caz de nevoie; - s organizeze i s asiste la edine; - s organizeze biroul directoruloui, ntocmind grafice ce vor fi afiate pe perei; - s asigure circuitul informaiilor cerute de directorul departamentului; - s controleze banii lichizi, tranzaciile bancare i bonurile de decontare a cheltuielilor; - s supraveheze personalul secretarial inferior, s stabileasc ndatoririle lor, s le evalueze posibilitile i s asigure disciplina la locul de munc; - s organizeze conferinele i evenimentele speciale (dup caz); - s controleze stocul de produse de papetrie i materiale de birou; - s se supun regulamentului firmei cu privire la pretecia muncii. Scurt istoric. n ciuda a ceea ce s-ar putea crede, apariia meseriei de secretar nu aparine vremurilor moderne, ea are deja o istorie ndelungat. Evoluia meseriei de secretar este strns legat de evoluia managementului i a mijloacelor de comunicare. Nu putem ignora ns nici aspectul economico-politic, care a influenat la rndul su evoluia meseriei de secretar. Fiecare regim politic, fiecare sistem economic i-a impus cerinele sale, aa nct secretarul trebuia s se adapteze continuu noilor condiii. Inc din fazele de nceput, n practicarea acestei meserii, descoperim cteva coordonate eseniale, care i-au marcat funcionarea pn astzi, i anume: - meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie ai vieii eocnomico-sociale; - tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti; - confidenialitatea a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic. Confidenialitatea este sugerat chiar de termenul ,,secretar(); etimologic, cuvntul derivnd din latinescul secretum i desemna o persoan care tia s pstreze secrete. Meseria de secretar precede - n timp istoric - apariia denumirii sale. Dac inem cont de faptul c, primele forme ale scrierii au aprut din necesitile administraiei de a emite dispoziii, de a da ordine i a administra bunuri, putem lega apariia acestei meserii de casta scribilor. In special, n perioda faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializai n comunicarea scris. Problema confidenialitii se punea, la vremea aceea, numai pe cale oral, fiind puini cei care tiau s citeasc. Aa se i explic practica unor autorii de a tia limba scribilor, pentru a se asigura de pstrarea secretului profesional. Termenul grammatikos, care denumea n limba greac i profesia de ,,secretar, poate fi considerat cel mai sugestiv, n ceea ce privete posibilitatea asocierii acestei meserii cu nceputurile scrierii. Apoi, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de comunicaie, apar alte coordonate funcionale ale acestei profesii.

12 Astfel, n Evul Mediu persoana desemnat cu titlul de secretar era cea care se ocupa de corespondena monarhului sau a unor nali demnitari; aceasta presupunea meninerea n continuare a sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care s-au adugat alte operaiuni de expediere, dar i de eviden a circulaiei documentelor scrise. In limba romn termenul a fost preluat sub forma ,,grmtic i a circulat cu sensul de ,,secretar sau ,,scriitor ntr-o cancelarie domneasc. Secretarul era pesoana din subordinea unui personaj de rang nalt, cu sarcina de a redacta, transcrie i, uneori, a expedia scrisorile oficiale. In epoca modern, odat cu ptrunderea mainilor mecanice de scris n structurile administrative, imaginea secretarei se va asocia att de mult cu acest mijloc de imprimare a textelor, nct activitatea ei se va confunda cu cea de dactilograf. Trebuie spus, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut brbailor, pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile ceteneti refuzate femeii secole de-a lungul. Astzi, statisticile demonstreaz c 95% din funciile de secretare sunt ocupate de femei. Sociologii argumenteaz acest lucru, prin faptul c este o meserie care se potrivete ca o mnu femeilor, cci ele din natere au o capacitate mai mare de supunere, nclinaie spre detaliu, loialitate, abilitate relaional i chiar o mai mare inteligen emoional. Apar, astfel, noi cerine privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin tot la nceputul secolului XX, dezvolt noi valori privind resursele umane i resursele informaionale. Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului su de baz, secretariatul. Daniel Goleman dovedete, n cartea sa de succes EQ - Inteligena emoional, c aceia care trateaz nelept sentimentele ajung departe n via. EQ (coeficientul emoional) este mai important dect colile absolvite, certificatele i notele obinute. Inteligena emoional sau inteligena sentimental este capacitatea de a recunoate propriile emoii, de a gestiona aceste sentimente, de a se automotiva i de a se transpune n alte persoane.4 Dup Goleman, cele cinci elemente ale inteligenei emoionale sunt: 1. recunoaterea propriilor emoii; 2. manipularea inteligent a emoiilor; 3. folosirea productiv a emoiilor (acestea trei in de capacitile intrapersonale); 4. empatia (interpretarea corect a sentimentelor altora); 5. tratatea corect a relaiilor. (ultimele dou in de capacitile interpersonale),. In introducerea crii sale, Goleman descrie cum a descoperit cu surprindere , cu ocazia primei aniversri colare, c nu eful clasei ajunsese cel mai departe (adic n poziia cea mai bun , cu salariul cel mai mare), ci un prieten cu note medii. Acesta fusese ns unul dintre cei mai ndrgii colegi i care avea un talent deosebit s comunice cu cei din jur i s rspndeasc sentimente pozitive i buna dispoziie. La 30 de ani ajunsese deja vicepreedintele unei mari companii- spune Goleman n cartea sa. De la secretara clasic la cea modern: mai multe responsabiliti, mai multe competene. Odat cu schimbrile globale ale societii, asistm la numeroase transformri n ceea ce privete piaa forei de munc. Au aprut noi meserii, iar cele existente au ,,suferit multe transformri, datorit mai ales noilor tehnologii informaionale i comunicaionale. Profesiunea de secretar este, poate, una dintre acele meserii care au cunoscut n ultimii 20 de ani transformri semnificative. Aceste transformri s-au datorat:4

Margit Gatjens-Reuter; Claudia Behrens, Manual de secretariat i asisten managerial, Editura Tehnic, Bucureti, 2001,p.274

13 introducerii aparaturii de birou, automatizrii prelucrrii datele, ceea ce a determinat apariia unor sarcini noi: tabele, grafice, baze de date etc.; - dezvoltrii Internetului, a Intranetului i a altor programe; - dezvoltrii muncii n echip; - informatizrii tuturor sau n parte a proceselor administrative; - externalizrii unor pri din vechile instituii; - diversitii culturale i sociale (apariia companiilor multinaionale); Noile transformri reprezint pentru asistente, nainte de toate, posibilitatea de a dovedi calitile lor de adaptare, dar i o mare disponibilitate pentru tot ceea ce este nou. Cele mai multe asistente consider c problema interculturalitii presupune o pregtire special, pentru a nva s se adapteze mai bine diferenelor de vrst i de cultur. Cu toate acestea, chiar dac astzi tot mai multe companii angajeaz oameni care aparin unor culturi diferite, puine sunt acelea care fac vreun demers pentru mbuntirea relaiilor dintre ei. Un sondaj fcut de o echip de la Office Team (Frana)5 n cteva ri europene (Belgia, Frana, Cehia, Germania), privind aceste schimbri care sunt tot attea oportuniti pentru evoluia profesional a asistentelor i secretarelor, arat c 32% dintre cei intervievai menioneaz capacitatea de adaptare drept prima dintre calitile eseniale pentru perceperea cu succes a schimbrii, urmnd: iniiativa (22%), autonomia (18%), tactul i diplomaia (15%), loialitatea ( 13%). Vechea munc de secretariat nu implica spontaneitate i creativitate, ea rezumndu-se doar la activitile clasice de birou. Pe de o parte, era vorba de sarcini administrative (nregistrarea, clasarea i arhivarea documentelor, primirea corespondenei i transferul apelurilor telefonice), iar pe de alt parte, era de unele sarcini de ,,protocol (servirea cafelei, de exemplu). Dac acum 20 de secretar avea o via oarecum lipsit de griji, sub aripa protectoare (la propriu i la figurat) a efului, principalele atribuii fiind cafeaua de diminea, ziarele, ceva coresponden, telefonul, dar mai ales ocrotirea efului de prezena inoportun a diverilor vizitatori, astzi lucrurile s-au schimbat. Aceast imagine perceput de ,,chiul public ntr-un anumit clieu plasat undeva n sfera derizoriului a disprut aproape n ntregime, datorit gradului lor de profesionalism, calitii serviciilor de comunicare i administraie pe care le pot oferi, adaptrii la noul context de business. n prezent, termenul de secretar" este meninut n instituiile din administraia public, n mediul politic, n nvmntul de stat i asta pentru c nsui managementul acestor instituii este diferit de cel al firmelor private. Secretara zilelor noastre nu nseamn doar puin dactilografie, picioare frumoase i arta de a face cafea, ea lucreaz acum pe calculator, folosete Internetul, are cunotine de management, de drept, primete i transmite mesaje prin telefon, fax sau e-mail n limbi strine pe care le stpnete mai bine dect eful ei, dispune de un mic atelier informaional, dactilografiaz pe calculator folosind ,,metoda oarb. Ea ntocmete i folosete diverse sisteme de eviden, fiind la curent cu instituiile, organismele i departamentele din ar i strintate, cu persoanele lor cheie. Auzim tot mai des ntrebarea: noile tehnologii comunicaionale pot nlocui o secretar? Rspunsul este nu; nu o pot nlocui, dar o pot transforma foarte mult: secretara tradiional dispare n avantajul asistentei care cunoate foarte bine tehnologiile informaionale i comunicaionale. Astzi, computerul poate fi programat s ,,vorbeasc cu persoanele care sun, dar acesta nu poate diminua sau nltura starea de nervozitate a interlocutorului. De asemenea, calculatorul nu poate pstra un secret, dac mai multe persoane cunosc parola de acces. Indiferent ct de departe va ajunge tehnica, nu credem c va fi construit vreun dispozitiv sau robot care s manifeste tact i diplomaie (specifice asistentei) atunci cnd trebuie s in 5

Revue Assistante Plus , nr. 5, 2008

14 companie unui client nervos sau grbit. Asistenta tie singur cnd trebuie s nceap lucru, nu are nevoie de un floppy disk care s-i dicteze n acest sens. Rolul su tradiional de ,,pivot al informaiilor va exista ntotdeauna, ea ndeplinind acest rol cu ajutorul noilor instrumente: agenda i mesageria electronic, baze de date, Internetul, Intranetul etc. Toat logistica, procedurile administrative sunt acum informatizate (rezervarea mijloacelor de cltorie, a slilor de edine i conferine, planificarea colectiv etc.). Toate sarcinile sunt automatizate, ceea ce i permite s se ocupe i de alte sarcini mai interesante, care necesit o mai mare responsabilitate. Putem spune c transformrile despre care vorbim nu sunt numai la nivel de titlu al funciei, ci mai ales la nivelul sarcinilor pe care o secretar le are de ndeplinit. Introducerea unor noiuni i competene din domenii conexe precum: teoria comunicrii, relaiile publice, branding-ul, publicitatea, marketingul, managementul, managementul resurselor umane etc. a determin definirea unui nou profil al secretarei/asistentei, n noul context al integrrii noastre n Uniunea European. Datorit schimbrilor generate de nevoile de comunicare ale diferitelor corporaii, secretariatele preiau o serie de atribuii de PR i publicitate, funcionnd ca interfa a imaginii companiei i a managementului acesteia n raport cu clienii, partenerii companiei, dar i cu furnizorii sau chiar cu presa. Noile tehnologii moderne ,,secretarizeaz n mod eficient o parte din activitatea managerului, iar prin accesul la informaii, aportul la actul decizional, activitatea secretariatului capt i o conotaie managerial. Aa cum spunea i prof. Mircea Malia, uneori e mai uor s gsete un expert sau un strateg dect o secretar bun. n zilele noastre, meseria de secretar/asistent este foarte cutat, selectarea lor fcndu-se foarte atent. Dovad sunt zecile de anunuri care apar zilnic n ziarele i revistele de specialitate. Avnd n vedere c postul de secretar/asistent a devenit mai complex, procesul de selecie nu este tocmai uor, datorit polivalenei competenelor i necesitii de a rmne mai mult timp n acest post. ntrebarea este: exist motivaie pentru ocuparea unui post de asistent() manager sau secretar ? Exista sau poate mai exist i acum preri conform crora asistenta manager este doar o denumire frumoas pentru cineva care face cafele i rspunde la telefon. Potrivit specialitilor n domeniu, dificultatea recrutrii unei asistente profesioniste se datoreaz i imaginii proaste a funciei neleas n multe cazuri ca fiind una inferioar i privit ca o posibil poart de intrare n viaa profesional activ, dar de care e bine s scapi ct mai repede. n plus, calitile necesare acestui post nu sunt suficient valorificate pentru a stimula candidaii s-i dezvolte competenele necesare, iar preocuparea pentru formarea specific jobului este foarte sczut n raport cu cerinele angajatorilor. De aceea am dori ca un manager care se ocup de recrutarea unei asistente s aib capacitatea de a descoperi la ea acele caliti i competene care s-o pun n valoare. ntr-un interviu televizat, managerul unei firme spunea c, participnd la interviul de recrutare a unei secretare, i-a data seama c persoana respectiv are mai multe cunotine dect cele necesare unei simple secretare. Ar fi fost pcat s o angajeze ca secretar pentru c, spunea el, nici ea nu s-ar fi simit bine pe postul respectiv i nici el ca manager nu ar fi beneficiat de cunotinele ei. Atunci a hotrt, pentru ca avea dou departamente (unul de publicitate i altul de IT), s o angajeze o lun de prob pe post de asistent, ocupndu-se n acelai timp de cele dou departamente. La sfritul lunii de prob a neles c persoana respectiv se descurca mai bine n domeniul publicitii. Dup numai doi ani, spunea managerul, persoana angajat ca asistent a ajuns general manager al Departamentului de publicitate. De asemenea, de multe ori, nici oferta salarial nu este foarte atractiv, astfel nct acei poteniali angajai care au un set de competene adecvate unui asistent manager sunt atrai de poziiile care beneficiaz de un statut superior ntr-o companie.

15 Credem cu trie c percepia ,,ochiului public s-a schimbat, iar perspectivele sunt destul de frumoase pentru cei care se vor specializa n asisten managerial i secretariat: numrul firmelor din Romania este n cretere, iar acestea au nevoie de asisteni manageri bine pregtii. Managerii spun c pentru ei exist dou soluii de a recruta o asistent manager: fie angajeaz o asistent fr experien, pe care o vor ,,crete aa cum doresc ei att comportamental, ct i profesional, fie angajeaz o asistent cu experien, accentul punnduse pe abilitile profesionale, urmnd ca ea s parcurg doar nite cursuri de perfecionare pentru a se adapta cerinelor, culturii firmei respective. Tot mai muli manageri recunosc: o secretar/asistent competent valoreaz aur. Afacerile ocup tot mai mult timpul managerilor, iar agenda lor devine tot mai nencptoare. Soluia nu este nc o agend i nc o agend, ci o persoan ct mai competent, care s-l ajute, s-i organizeze ct mai eficient timpul, s-i creeze toate condiiile pentru ca el, ,,eful, s poat lua deciziile cele mai bune. Aceast persoan a fost i va rmne secretara, indiferent ce denumire va purta: asistent manager, ef de cabinet, asistent de departament, asistenta directorului general, asistent de echip, secretar personal, secretar administrativ, secretar dactilograf etc. ntrebai ce prere au despre asistentele lor, cei mai muli manageri au rspuns c ele sunt ,,ochiul managerului, c ele sunt cele care i suport tot timpul i c tiu aproape totul despre ei. Ce apreciaz ei n mod deosebit la asistentele lor ? Rspunsul a fost: confidenialitate, rbdarea, disponibilitatea, precizia, dinamismul, iniiativa, inteligena de a nelege obiectivele lor comune, atenia distributiv, abilitatea de a comunica cu unele persoane, evitnd situaiile conflictuale. Unii le numesc ,,colaboratoare i spun c ar trebui n fiecare zi s fie Ziua lor. O tire aprut ntr-o revist de specialitate a fcut repede nconjurul lumii: un patron englez a rspltit munca asistentei sale cu o suma important de bani. ntrebat de ce a fcut acest gest, el a rspuns c dac nu ar fi fost asistenta care s-i organizeze agenda, s fie ordonat, s-l ndrume i s-i fie loial etc., firma lui nu ar fi avut astzi un venit aa de mare. Este drept c astfel de gesturi nu le ntlnim la tot pasul. Recunoaterea, dac nu material mcar verbal, are un efect psihologic destul de mare asupra activitii secretarei/asistentei. Profesiunea de secretar, ca attea altele, se practic i din vocaie, o vocaie care se poate descoperi, cultiva i perfecta prin intermediul educaiei continue. Secretara modern este o persoan educat i educabil, care are capacitatea de a comunica cu oamenii verbal sau scris, de a nelege psihologia lor, este o persoan care posed, pe lng un cod al eticii profesionale, cunotine legate de profilul firmei i de operaiile tehnice specifice muncii de secretariat, precum i caliti manageriale la fel de dezvoltate ca ale celor care conduc instituia din care face parte. Aa cum ne place s spunem secretarele sunt managerii propriilor lor firme secretariatele. Profesiunea de secretar nu reprezint o munc independent. Spre deosebire de un contabil, secretara este ntotdeauna legat de o anumit persoan sau de un anumit departament. Ea lucreaz pentru alii, munca ei folosete muncii altora. Rolul principal al secretarei este de a ajuta. Secretara i eful trebuie s formeze o echip n adevratul sens al cuvntului, cu drepturi i obligaii reciproce pentru fiecare dintre ei. Este esenial ca eful i secretara s gndeasc, s planifice i s acioneze ca o echip. Aa cum succesul juctorilor de tenis la dublu depinde de abilitatea fiecruia de a anticipa loviturile celuilalt pentru a se completa i sincroniza, tot aa eful i secretara trebuie s relaioneze, pentru a dezvolta strategia de echip. Munca unui director i cea prestat de o secretar sunt greu de separat; aciunile directorului i cele ale secretarei sunt complementare, fiind direcionate spre acelai scop. De exemplu, trebuie scris un raport: directorul concepe, secretara l prelucreaz, l stilizeaz. Deci sarcina unic a fost aceea de a prezenta un raport care s-a finalizat prin contribuia celor dou persoane, activitatea uneia depinznd de activitatea celeilalte. Este

16 cunoscut faptul c, atunci cnd eful avanseaz pe scara ierarhic, secretara este luat cu el, dar la fel de adevrat este i faptul c, pentru unele secretare, exist riscul s rmn fr post, cnd eful este schimbat pe criterii politice. Secretara este cea care contribuie la imaginea public a unei firme sau instituii. Modul n care secretara/asistenta se comport, comunic i se mbrac vorbete despre respectul fa de colegi, fa colaboratorii externi i fa de sine nsi. Imaginea companiei i cea a managerului sunt strns legate de felul n care asistenta tie s comunice i mai ales s exprime mesajele. Imaginea pe care o creeaz secretara este extrem de important; ea este prima persoan cu care cineva intr n contact (tim cu toi c prima impresie conteaz); Nu de puine ori am auzit sau gndit: dac secretara arat sau se comport aa ce s mai zicem de ef? S nu uitm c, n etapa actual, imaginea a devenit un aliment cotidian al sensibilitii, al inteligenei i ideologiei noastre, care amplific i faciliteaz creterea exponenial a utilizrii mijloacelor de aciune asupra reprezentrilor oamenilor, meritnd pe deplin caracterizarea de civilizaie a imaginii6. Astfel, imaginea unei organizaii este obiect de patrimoniu fie c este motenit, fie c este inclus n totalitatea bunurilor organizaiei. Secretara face parte din spaiul muncii; frumuseea este agreabil i are efecte psihologice pozitive asupra tuturor celor care intr n biroul ei. Ea trebuie s fie garantul agreabilului la locul de munc, trebuie s confere biroului impresia unui spaiu ospitalier i eficient. Trebuie s recunoatem c n Romnia zilelor noastre, mai ales n instituiile publice de stat, secretariatul apare ca ceva tabu, ca locul unde i este team s intri i s ceri informaii, pentru c unele secretare confund profesionalismul cu atitudinea ostil pe care o afieaz de la prima or a dimineii, aducnd astfel un mare deserviciu att efului, ct i instituiei. Foarte muli credeau c secretarele sunt pe cale de dispariie, dar ele sunt din ce n ce mai prezente. Putem spune c n aceast meserie nu prea exist omaj. Implementarea calculatorului n ntreprinderi, acum mai bine de zece ani, dezvoltarea noilor tehnologii informaionale i comunicaionale au determinat i la noi apariia unui nou profil al secretarei, dar i apariia unei meserii mult mai complex, asistenta manager creia i se cer mai multe competene (lingvistice, comerciale, financiare, de management, marketing, publicitate, relaii publice, comunicare etc.), n concordan cu nevoile economiei globale, i care poate evolua pe scara ierarhic. Este adevrat c aceste noi competene nu o ajut prea mult, dac ea nu tie s claseze corespondena, s-i organizeze eficient munca, utiliznd diverse mijloace i metode moderne, dac nu face s circule corect i la timp informaiile scrise i verbale, dac nu tie s scrie o not sau un proces-verbal, s primeasc vizitatorii sau s organizeze un eveniment etc. n literatura de specialitate, s-au exprimat trei curente de opinii privind viitorul secretariatelor7: - adepii primului curent susin c rolul secretarei este depit i c n viitor ea va disprea; argumentele aduse de acetia sunt strns legate de evoluia calculatorului i a noilor tehnologii. - adepii celui de-al doilea curent consider c, dimpotriv, rolul secretarei este n continu cretere, c nici calculatorul i nici alte apariii tehnice nu vor reui s o suplineasc. - adepii celui de-al treilea curent susin c, n perspectiv, secretara/asistenta i va depi statutul profesional actual, iar rolul ei o va implica n activiti paraprofesionale care presupun, n egal msur, cunotine i deprinderi cerute tradiional muncii de secretariat, dar i altele noi, cum ar fi cele din domeniul economic, managerial, informatic, drept etc. Rolul secretarei devine mai puin acela de ,,servitoare a managerului i mai mult de manager administrativ. Multitudinea anselor profesionale este nc imprevizibil pentru persoanele care ndrznesc s se califice continuu. Folosirea acestor anse nseamn6

Mariana, Tipic, Protocol i comportament profesional n Ad-ia Public, Editura Fundaiei, Romnia de mine, Bucureti, 2002, p.68 7 Margit, Gatjens, Reuter; Claudia, Behrens, Manual de secretariat i asisten managerial, Ed. Tehnic, Bucureti 1999, p.14

17 conducerea secretariatelor i posibilitatea acordrii de asisten efilor, indiferent cum vor fi apelate. Formarea profesional continu devine obligaie, prin aceasta nu se nelege doar formarea tradiional, ci nvarea i perfecionarea pe tot parcursul vieii profesionale. Cu ct este mai calificat competena profesional, cu att mai interesante sunt sarcinile (i salariile lor) i cu att mai sigure locurile lor de munc. Schimbrile politice din ultimii ani, dispariia confruntrilor Est-Vest, precum i criza economic au urmri i asupra pieei forei de munc: ntreprinderile se afl n lupt concurenial, ele trebuie s acioneze i s gndeasc global; structurile tradiionale ale ntreprinderilor cu diviziunea lor strict a muncii orientat ierarhic sunt mult prea greoaie pentru a putea reaciona rapid i flexibil la cerinele clienilor. Toate aceste procese determin i pentru secretare riscuri, dar i noi anse3: - n cadrul restructurrii conducerii, n multe organizaii se desfiineaz niveluri ierarhice ntregi sau se desprind domenii complete. Sunt mai puini efi, automat exist mai puine secretare; - presiunea crete asupra secretarelor rmase, pentru c eliminarea unor niveluri ierarhice nu nseamn i dispariia tuturor sarcinilor. De regul, sarcinile sunt redistribuite, mrindu-se volumul de sarcini pentru cei rmai; - progresul tehnologic oblig la nvarea continu, timpul necesar fiind adesea suplimentar. Cine nu ine pasul cu noile tehnologii, acela i va pierde mai devreme sau mai trziu slujba; - apariia pe scar larg a calculatoarelor face ca efii s le foloseasc nu numai pentru a-i rezolva problemele proprii, dar i pentru scrierea, uneori, a corespondenei. Aceasta poate fi considerat fie ca o degrevare a secretarelor, fie ca o concuren. De regul, este mai puin economic i eficient ca efii s-i scrie singuri corespondena. Ei sunt prea costisitori i prea lipsii de experien pe post de scribi. (Ci dintre ei pot scrie repede dup metoda ,,oarb cu zece degete?). - restructurrile le privesc din ce n ce mai mult i pe secretare. Se experimenteaz i se testeaz: secretariatele pe domenii, echipele de secretariate, birourile-centre de profit, lucrul la distan etc. Dezvoltarea continu a tehnologiei informaionale i comunicaionale reprezint o ans pentru secretare. E-mail (pota electronic), calculatorul, calendarul electronic de termene nseamn pentru ele o degrevare de muncile de rutin, mari consumatoare de timp. Biroul va deveni mai srac n hrtii, iar ntocmirea, distribuirea i gestionarea informaiilor se vor accelera. Aceasta presupune, ns, cunoaterea tehnicilor necesare. Folosirea lor prezint pentru secretare urmtorul avantaj: timpul ctigat l pot folosi pentru a obine sarcini mai atractive. De asemenea, asistena managerial calificat, prestrile de servicii n mediul birotic reprezint noi perspective pentru secretare. Prin mbuntirea performanei i eficienei muncii lor, ele contribuie la o nelegere mai bun i la o percepie public apreciativ a statutului profesional i social al secretarei n societatea modern. A avea o prezen fizic agreabil, a stpni o limb strin i lucrul pe calculator sau a dispune de o diplom universitar sunt elemente importante, ns departe de a suplini cei apte ani de acas , de a suplini permanenta preocupare de a nva, de a se autodepi, de a pstra proporiile dictate de bunul sim i de respectul pentru ceilali. O asistent tnr i ambiioas, dup o perioad de stagiu i o serie de cursuri pregtitoare, poate avansa pe scara ierarhic. Competente i contiente de sine - aa trebuie s fie secretarele i asistentele manager de mine. Sperm ca i n contiina concetenilor notri s se formeze acea imagine pe care o merit secretarele de mult vreme.

3

Idem, p.14

18 n concluzie, putem spune c orict de multe schimbri vor fi n structura organizatoric a instituiilor, orict de multe i sofisticate echipamente apar, acestea nu vor nlocui niciodat o secretara/asistent competent, care se va perfeciona continuu. 1.9. Functia de asistent manager Asistentul manager face parte din structurile ierarhice superioare, ca prim subaltern i n acelai timp colaborator apropiat al directorului (general sau de departament). Asistentul manager nu poate da dispoziii nimnui, fr a fi delegat n acest sens de director, doar dac la rndul su are subalterni (secretare). Sunt cazuri n care, prin delegare de autoritate, asistentului manager i se subordoneaz directori de departamente, asistentele acestora etc. n evoluia unei cariere, postul de asistent manager este n general considerat un post de entry level. Este postul n care eti expus n scurt timp la o mulime de informaii cu privire la mediul de afaceri, este postul n care nvei baza comportamentului n cadrul unei companii, n care te situezi la intersecia dintre departamente si, din acest motiv, ai acces la o problematica vasta, de la marketing la resurse umane, de la vnzri la logistica si relaii publice etc. n multe companii, numele de asistent este similar cu cel de secretar, diferind doar gradul n care ocupantul postului este implicat n proiecte care presupun responsabiliti crescute. Denumirea postului poate fi de executive assistant, administrative assistant, administrative secretary, assistant manager (pentru manageri din departamente diferite sau director general), office manager. Teoretic, exista diferene ntre aceste posturi, ceea ce justifica denumirile diferite, dar n practica sunt folosite de fiecare companie dup reguli proprii. De exemplu, denumirea de executive assistant poate defini un post n care se afla o persoana cu experiena n domeniu si care se pregtete sa preia cu timpul toate responsabilitile managerului direct, pentru a deveni la rndul lui manager al acelui departament/ acelei firme sau a putea nlocui cu succes managerul n lipsa acestuia (n cazul n care responsabilitile managerului implica multe cltorii). Denumirea de ,,office manager presupune responsabiliti administrative care servesc n general departamentele/afacerea, fr a exista o colaborare strnsa cu un manager direct. Practic, postul aparine nivelului de middle management, pentru ca are capacitate de decizie asupra unor activiti si poate avea oameni n subordine. Vom descrie pe scurt cteva dintre responsabilitile si cerinele generale pentru ,,assistant manager pstrnd o oarecare rezerv n ceea ce privete utilizarea variata a acestor denumiri. Responsabilitati: - preia, transmite si ndosariaza corespondenta din partea diferitelor entitati (parteneri, clienti, angajati) si redacteaza corespondenta catre acestia; - pastreaza programul de ntalniri al departamentului, stabileste ntalniri la cererea managerului direct, redacteaza documentele necesare bunei desfasurari a ntalnirilor; - pregateste calatoriile de afaceri ale membrilor departamentului, inclusiv stabilirea itinerariului, achizitionarea biletelor de avion, rezervarea cazarii si nchirierea autoturismelor, dupa caz; - mentine relatiile cu furnizorii de servicii/produse necesare pentru administrare, actualizeaza informatiile cu privire la acestia; - asigura conditii optime pentru desfasurarea activitatii n locatia respectiva; rezolva n timp problemele administrative neprevazute; - comunica managerului direct problemele aparute ce depesc nivelul decizional ;

19 selecteaza informatiile necesare si redacteaza rapoarte pe subiectul solicitat de catre managerul direct, n legatura cu activitatea departamentului; - efectueaza traduceri ale documentelor uzuale, atunci cand este necesar; - propune modalitati de mbunatatire a activitatii administrative si implementeaza schimbarile aprobate de managerul direct. Activitatea de asistent manager ofer nenumrate satisfacii personale i profesionale, dar i o serie de constrngeri: Avantaje: - un salariu mai mare; - condiii de munc mai bune; - contacte variate; - mai multe responsabiliti; - mai mult putere de influen; Constrngeri : - deplasri frecvente n provincie i/ sau strintate ; - program flexibil ; - raportri permanente ; - obligaii sociale sau mondene (o mai mare disponibilitate) ; - stagii de perfecionare. Ceea ce ateapt efii din partea asistenilor este adesea contradictoriu. Pe de o parte, orice director i dorete un asistent care s primeasc dispoziiile fr a-l contrazice, s fie loial i discret, iar pe de alt parte, independena, inteligena, solicitudinea i responsabilitatea sunt acele caliti pe care trebuie s le aib un asistent manager pentru a-l degreva de anumite sarcini, sprijini i asigura succesul. Sarcinile i atribuiile pe care trebuie s le ndeplineasc un asistent manager depind de poziia pe care eful lui o ocup n structura organizatoric a firmei, precum i de domeniul de activitatea al acesteia. Fa de secretara din instituiile de stat, asistentului manger i se cer mai multe cunotine i abiliti (cunotine de mangement, marketing, drept, psihosociologie, informatic, relaii publice etc.) ; au mai multe responsabiliti. Asistenta manager ocup o funcie reprezentativ n cadrul firmei, ea reprezentnd cartea de vizit a firmei n faa partenerilor de afaceri. Lipsa de tact, comportamentul ursuz i indiferena acioneaz n mod negativ asupra clienilor. De aceea, o bun asistent trebuie s cunoasc i s respecte regulile bunelor maniere n afaceri, s dovedeasc respect fa de clieni, s respecte timpul celorlali, s fie amabil, binevoitoare i s poat purta n mod plcut o conversaie. 1.10. Calitile si aptitudinile secretarei (asistentei manager) n condiiile organizrii moderne a unitilor este foarte important ca la selectarea personalului din secretariate s se in cont nu numai de pregtirea profesional, de cunotinele de culur general, dar i de anumite caliti i aptitudini. Este evident c nu exist nici o secretar sau asistent manager care s ndeplineasc toate cerinele pe care le vom enumera mai jos, dar o secretar profesionist, trebuie s aib ct mai multe din aceste caliti i aptitudini pe care, printr-o educaie permanent le poate dobndi sau dezvolta. 1. Inteligena n cele dou forme ale sale, teoretic i practic, inteligena presupune: - raionament i reflecie pentru a analiza faptele i a ajunge la o situaie real; - capacitate de analiz i sintez, ceea ce contribuie la optimizarea activitii; -

20 capacitate de adaptare, pentru a face fa dinamicii muncii de secretariat. Secretara trebuie s in cont de schimbrile care au loc n structura firmei, stabilind strategii noi, pe msura noilor situaii. De multe ori specificul muncii de secretariat presupune ntreruperea unor lucrri n favoarea altora mai urgente i mai importante. bun sim i ntelegere, n vederea rezolvrii cazurilor sau problemelor dificile i complicate care apar obiectiv n procesul muncii; perspicacitate pentru sesizarea nuanelor. La selectarea persoanelor care urmeaz a lucra n secretariate, testarea perspicacitii, prin folosirea testelor de inteligent este deosebit de important; spirit metodic, rezultat din necesitatea de a lucra dup un plan al prioritilor i din necesitatea utilizrii corecte a instrumentelor de lucru (agende cronologice i pe domenii de activitate, scadentarul de termene etc.);

-

-

2. Discernmnt, pentru a permite distincia ntre laturile unei probleme i alegerea celei mai bune soluii. Complexitatea vieii economico-sociale pune, de multe ori, secretara n situaia de a alege ntre dou soluii, ambele rele, pe cea mai puin rea. O alegere corect poate fi benefic pentru firm, la fel cum o alegere greit poate fi n defavoarea unitii respective. 3. Memoria face parte din calitile indispensabile pentru buna exercitare a atribuiilor unei secretare; ea trebuie s retin fizionomii, nume, numere de telefon i adrese, date statistice i alte informaii. Reinerea i utilizarea informaiilor este mult uurat de instrumentele operative (agende, caiete de sarcini, scadentare de termene, calculator etc.). Este adevrat ca memoria este o calitate nativ, dar tot la fel de adevrat este c oamenii mai puin dotai obtin rezultate performante prin exerciiu de memorie. 4. Atenia amelioreaz memoria. Ea permite secretarei s retin informaii, nregistrnd i transmind datele fr erori. 5. Iniiativa i permite secretarei s ia decizii rapide n cadrul competenelor atribuite. Iniiativa secretarei scutete conducerea de a nsoi unele decizii mai puin importante de multe amnunte, dar nu scutete secretara de a solicita precizri suplimentare (dac este cazul). n strns legatur cu iniiativa este competena care implic rspunderea, responsabilitatea celui care o ia. Iniiativa secretarei nu trebuie s nsemne imixtiunea n prerogativele conducerii i nici n iniiativele celorlalte compartimente; 6. Spirit creativ este n strns legatur cu iniiativa. Creativitatea nseamn cutarea continu de soluii care ar putea nbuntii activitatea firmei. 7. Simul estetic se concretizeaz n: preocuparea pentru realizarea unui mediu plcut, ordonat i confortabil, att n spaiul prorpiu de lucru, ct i n cel al conducerii; preocuparea pentru procurarea unor materiale articole de birotic i papetrie ct mai adecvate, dar i aspectuoase. O atenie deosebit trebuie acordat aspectului estetic al tuturor materialelor destinate afirii (anunuri, etichete, postere, etc.). aranjarea cu bun gust n birou a unei vaze cu flori sau a unei plante, a unor tabele sau grafice. preocuparea pentru inuta proprie care trebuie s fie impecabil, ncepnd cu mbrcmintea, nclmintea i terminnd cu coafura i produsele cosmetice folosite. inuta unei secretare trebuie s fie sobr i elegant, fr a avea un caracter festiv. Nu de puine ori, n instituiile publice sau la locul de munc sutem agresai vizual de culorile stridente ale vestimentaie ale prului sau machiajului, a unor secretare i nu numai. Este tiut faptul c secretara (asistenta manager) este reprezentativ pentru instituia din care face parte i de aceea se impune o preocupare permanent pentru felul cum arat.

21 pagin; 8. Caliti de organizator i spiritul de ordine sunt necesare att la nivelul conductorilor compartimentelor de secretariat, ct i al fiecrui executant n parte i presupune: ordine n idei; ordine n acte; ordine n pstrarea materialelor de referin; ordine n aranjarea obiectelor. 9. Caliti de vorbire i redactare sunt considerate aptitudini de baz ale secretarei. Modul n care vorbeti este un element important care contribuie la imaginea unei persoane care reprezint o instituie. Pe lng atitudine i aspectul exterior secretara trebuie s vorbeasc clar (pentru a evita interpretrile), concis (pentru a economisi timpul propriu i pe cel al interlocutorului su), precis (pentru a nu mai fi nevoie de lmuriri suplimentare) i corect din punct de vedere literar i gramatical. Toate acestea trebuie utilizate cu respectarea formelor i formulelor de politee. 10. Politeea este un factor de eficien pentru activitatea unei firme. Nu cost, dar poate aduce mari beneficii. Secretara trebuie s manifeste politee i respect pentru toate persoanele cu care intr n contact. Este politicos i eficient s rspund la ntrebrile ce li se pun chiar i prin da sau nu, dect s rspund nu tiu, venii mine, nu este program cu publicul, etc. Este un act de impolitee s mesteci gum n timp ce vorbeti cu cineva (chiar i la telefon). 11. Meticulozitatea este o alt calitate indispensabil n munca de secretariat. Ea trebuie s priveasc faptele n profunzime, s ncerce s ptrund n esena fiecrei probleme, astfel nct tot ceea ce face s fie riguros, exact, fie c este vorba de agenda de ntlniri a efului, agenda ei cu adrese sau un referat. La corectitudine i precizie se ajunge nu numai controlnd i verificnd informaiile pe care secretara le folosete dar i documentele care ies din biroul ei.Fiecare proces sau fenomen presupune o analiz atent nu numai a elementelor manifestate superficial, ci este necesar s se ptrund n esena problematicii, astfel nct informaiile prezentate conducerii s fie ct mai exacte. 12. Tact i diplomaie nseamn capacitatea de a lucra, de a vorbi i de a da satisfcie tuturor, de a-i face s se simt importani, chiar i atunci cnd au primit un rspuns negativ. Se tie c nemulumiii sunt o constant a oricrui birou i c de multe ori colegii cer secretarelor s le rezolve problemele lor personale ca i cnd acestea ar fi cele mai urgente. Cu tact i diplomaie secretara trebuie s-i informeze asupra sarcinilor de serviciu pe care le are i a necesitii rezolvrii lor, dndu-le de neles c problemele lor nu pot fi prioritare. Secretara este de multe ori pus n urmtoarea situaie : eful i cere s nu-l deranjeze o jumtate de or orice s-ar ntmpla. Intre timp sun unul din clienii firmei i vrea s vorbeasc urgent cu el. Secretar tie c cel care a sunat este un client cu care firma are o afacere foarte important. In aceast situaie nu este cel mai indicat ca ea s respecte cu strictee indicaia efului. Il va ruga pe client s atepte puin i l va informa pe ef de situaia aprut. Cu tact i diplomaie l asigur pe ef c a neles instruciunea lui, dar c mesajul clientului i s-a prut suficient de important. eful va fi recunosctor c a neles situaia i c la ntrerupt cu tact. 13. Punctualitatea presupune respectarea nu numai a orelor de program la serviciu, dar i respectarea orelor de organizare a unor ntlniri de afaceri sau manifestri tiinifice. 14. Autocontrolul Se tie, c secretariatul este locul unde se lucreaz ntr-un ritm alert i deci, posibilitatea de eroare n scris este foarte mare. n aceast situaie autocontrolul este o operaie nu numai indispensabil, dar i obligatorie. Autocontrolul poate mbrca i alte prezentarea documentelor ntr-o form atractiv; aranjarea corect a textelor n

22 forme: n relaiile cu diferite persoane colaboratoare, este deosebit de important ca secretara s se autocontroleze n vorbire, gestic, comportare. 15. Capacitatea de a comunica Se pune tot mai mult accentul pe capacitatea secretarelor (asistentelor manager) de a comunica pentru c, cu ct sunt mai mari progresele tehnologice, cu att va fi mai necesar ca vocea uman s poat convinge, s calmeze, s laude i s ncurajeze. efii au nevoie de persoane competente care s poat comunica ct mai eficient cu angajaii firmei, dar i cu furnizorii i clienii. Cu ct capacitatea de a comunica este mai mare cu att va fi mai bun imaginea sa i a firmei pentru care lucreaz. Secretarele care vor beneficia cel mai mult de recompensri prin avansri i mriri de salariu sunt cele cu abiliti de comunicare. 16. Independena. Dei secretara este o verig ntr-un lan, ea trebuie s fie capabil s lucreze i independent : un director sau un avocat angajeaz o secretar pentru a organiza activitatea de birou ct mai eficient i pentru a-l degreva pe el de anumite servicii. Ea nu trebuie s-i cear mereu explicaii, sau soluii. 17. Capacitatea de a colabora. Secretara trebuie s colaboreze n bune condiii, pentru realizarea sarcinilor, att cu eful ct i cu ceilali angajai ai firmei. Ea trebuie s le pun la dispoziie toate informaiile necesare. 18. Atitudinea pozitiv fa de munc. Iat cteva atitudini : Negativ Nu este destul de practic, mai bine renunm s analizm toate posibilitile. De ce s achiziionm un alt dispozitiv ? Pozitiv S analizm toate posibilitile. Poate achiziionarea unui nou dispozitiv va duce la eficientizarea lucrului. 19. Buna dispoziie i simul umorului. este o atitudine pe care ar trebui s o aib orice secretar n momentul n care trece pragul biroului su. ndeplinirea cu plcere a sarcinilor de serviciu este o dovad a profesionalismului. 20. Loialitatea fa de eful direct i fa de firm, este una dintre cele mai importante caliti ale unei secretare. Loialitatea presupune ataament fa de locul de munc, fa de eful direct, aprarea secretului de serviciu, aprarea intereselor unitii ; orice ef i dorete un subaltern loial pe care s poat baza oricnd. 21. Confidenialitatea. ncepe s devin o cerin care cntrete destul de greu atunci cnd cineva trebuie s obin un post. Sunt instituii care pun foarte mare accent pe confidenialitate (se acord chiar sporuri la salariu). Pstrarea confidenialitii informaiilor fa de cei din afar sau chiar fa de cei din interiorul instituiei este o sarcin dificil. Presiune exercitat cu scopul de a obine informaii se poate manifesta cu o intensitate crescut, mai ales dac secretara lucreaz pentru o oficialitate aleas sau pentru un ef care ocup o poziie chieie ntr-o instituie. 22. Eficiena secretara trebuie s tie s rezolve sarcinile importante ntr-un timp relativ scurt, pentru ca eful s o poat aprecia la adevrata ei valoare. Ea trebuie s stabileasc corect prioritile pentru a fi eficient. 23. Capacitatea de a lucra n echip Secretara (asistenta manager) trebuie s fie interesat de munca ntregii echipe din care face parte. 24. Capacitatea de a lucra sub presiune. n secretariat se ntmpl s apar la un moment dat mai multe probleme urgente care trebuie rezolvate. n birou intr mai multe persoane fiecare avnd cte o problem urgent de rezolvat. n astfel de mprejurri se manifest ca reacie stresul i iritabilitatea. Fr s intre n panic i cu profesionalism

23 secretara (asistenta) trebuie s ia deciziile cele mai bune i s stabileasc care sunt problemele urgente i importante, fr s jigneasc pe cineva. In afar de aceste caliti i aptitudini, secretarei i se cere un anumit nivel de cultur general, justificat de faptul c ea intr n contact cu muli oameni, diferii ca stil, mai ales atunci cnd este un reprezentant al firmei n aceste contacte. Ea trebuie s aib cunotine din diverse domenii. Astzi exist multe mijloace de informare n mas (radio, televiziune, ziare, Internet, etc.), care i permit s fie la curent cu evenimentele din ar i din lume. O bun secretar trebuie s fie interesat de acestea. Cerinele profesionale pentru o secretara sunt la fel de complxe ca i sarcinile pe care le ndeplinete aceasta n cadrul firmei. Calitile profesionale se obin prin studiu permanent, prin observarea celorlali i adaptarea la modul de lucru al organizatiei. Cerinele profesionale se refera la: - cunoasterea limbii romane cu tot ceea ce nseamna ea (ortografie, gramatica, vocabular); - cunoasterea i utilizarea corect a metodelor si tehnicilor ce constituie baza profesiunii sale: - procedee de scriere i citire rapid; - procedee de codificare i clasare; - cunoaterea a una,doua limbi strine; - cunoaterea lucrului pe calculator: - tehnoredactare; - baze de date; - pota electronic; - noile tehnologii de transmitere si prelucrare a informatiilor - cunoasterea unor notiuni de psihologie si comportament in relatiile cu publicul (secretara trebuie sa fie un bun psiholog, reusind sa descopere ce fel de om are in fata si ce pozitie trebuie sa adopte fata de comportamentul acestuia). - cunoasterea unor principii de organizare si conducere; in acest sens, ea trebuie sa aiba cunostinte de drept, marketing, management, contabilitate, psihologie,etc. - cunoasterea lucrarilor de secretariat si corespondenta - dorinta de a se perfectiona continuu in domeniul de activitate al firmei prin studierea literaturii de specialitate si a publicatiilor de profil. 1.11. Solicitarea unui post. C.V. ul. Prezentarea la interviu. Ca surse de informare pentru ocuparea unui post amintim: - mass-media (ziare, TV, radio); - oficii, centre i agenii specializate n oferirea locurilor de munc; - avizierele unor firme, instituii sau buletinele interne ale acestora, n care apar oferte de serviciu. - Internet-ul ; Intranetul - Trgul de Job-uri O foarte mare atenie trebuie acordat ntocmirii dosarului pentru postul respectiv. Acesta trebuie s conin : Curriculuim Vitae (CV), Scrisoare de intenie ; Scrisoare de recomandare ; Diplom de studii ; Certificat de pregrire ntr-o anumit meserie.

24 Documentul cele mai important care prezint aspectele fundamentale, pe baza crora se poate aprecia dac solicitantul corespunde cerinelor unui anumit loc de munc este C.V. ul. C.V.-ul este documentul care asigur reuita selecionrii atunci cnd exist mai multe solicitri pentru acelai loc de munc. Procesul de selecionare ncepe cu studiul C.V.-ului. Se poate spune c, ntocmirea sa corect reprezint primul pas spre slujba solicitat. De aceea, la ntocmirea unui C.V. trebuie s avem n vedere urmtoarele : 1) Evitarea elementelor comune ; 2) Cuprinderea n C.V. a tuturor punctelor forte ale carierei ; 3) Evitarea descrierilor vagi i incomplete ; 4) Prezentarea acelor elemente care reflect modul de mbogire a experienei ; 5) Scoaterea n eviden a ceea ce considerm util din experiena acumulat pentru noua slujb ; 6) ncercarea de a atrage atenia asupra contribuiilor personale la rezultatele pozitive ale instituiilor unde am lucrat ; 7) Dac suntem la nceputul carierei : prezentarea activitilor extracolare desfurate i sublinierea caracterului dinamic, hotrt n finalizarea cu succes a aciunilor ntreprinse ; n concluzie, putem spune c un C.V. bine ntocmit trebuie s ndeplineasc urmtoarele condiii : - s fie clar ca form i fond, precis, suficient de personal i original pentru a atrage atenia celui care o studiaz, - s stimuleze curiozitatea i pe baza lui s fim invitai la interviu. - s fie scris ngrijit, fr greeli de ortografie sau exprimare (repretiii, cacofonie, etc.). - s fie concis astfel nct s se extind numai pe o pagin. Dac acest lucru nu este posibil, vom folosi i o a doua coal de hrtie, dar nu vom scrie pe verso (de obicei se folosesc foi albe, i nu de alte culori sau cu diverse liniaturi). - aranjarea coninutului n pagin trebuie s fie suficient de aerisit folosind paragrafele bine delimitate ntre ele, dar fr a abuza de spaii goale (se vor pstra aceleai margini i aceleai spaii de separare pe tot parcursul C.V.-ului distana de 1,5 ntre rnduri i 2 pentru separarea paragrafelor). - informaiile numerice se scriu n cifre i nu n litere. - forma de redactare cea mai folosit este C.V.-ul scris la main sau la calculator. Pentru a evidenia anumite elemente se folosesc tehnicile specifice (schimbarea tipului de caractere, ngroarea sau sublinierea anumitor cuvinte). - C.V.-ul nu trebuie s fie nsoit de documentele care atest informaiile pe care le conine, dar acestea trebuie s poat fi dovedite ; - semnarea i datarea nu este obligatorie (prezena semnturii va fi pe scrisoarea deintenie).

Tipuri de CV-uri :CV-ul cronologic: este un mod tradiional de organizare a CV-ului. La fiecare post trebuie menionate responsabilitile i realizrile, evideniindu-se cel mai recent post. Abordarea cronologic este recomandat persoanelor cu o bogat experien n munc i care doresc s evolueze n aceeai carier; Este cea mai acceptat form pentru sublinierea experienei profesionale; CV-ul funcional: se accentueaz domeniile de competen prin alctuirea unei liste de realizri i mai puin locurile de munc ocupate anterior. Este avantajos pentru persoanele care, din diferite motive, au fost obligate s accepte pn la momentul respectiv locuri de munc sau funcii inferioare pregtirii lor;

-

25 CV-ul int: dorete s atrag atenia asupra a ceea ce poate persoana s fac pentru un anumit angajator, pe un anumit post. Imediat dup declararea obiectivelor de carier, se niruie capacitile deinute care sunt relevante pentru acel post i realizrile curente. Aceast form se poate realiza dac CV-ul este redactat pentru un anume post. Dac persoana trimite ns CV-ul mai multor poteniali angajatori sau pe Internet, funcia lui nu mai poate fi ndeplinit. - CV-ul electronic: se completeaz ntr-o form standardizat. Un scanner anexat unui calculator poate citi CV-ul. Calculatorul citete i extrage datele personale, aptitudinile, educaia, calificrile i locurile de munc anterioare. Programul analizrii CV-urilor, n funcie de criteriile amintite, ofer o list de candidai care ndeplinesc toate cerinele obligatorii i le clasific. Calculatorul face aceast munc mult mai repede dect omul i mult mai sistematic. Metoda este recomandabil cnd avem un numr mare de candidai. Elementele componente ale C.V.-ului : Fotografia nu este cerut ntotdeauna (se va plasa n partea dreapt sus); Date personale: precizarea numelui i prenumelui (numele se scrie cu majuscule) ; adresa (codul potal nu trebuie omis); numrul de telefon (obligatorii i prefixul), fax, adresa e-mail); data naterii (vom scrie vrsta); naionalitatea; situaia familial (cstorit/necstorit); vom face referiri la: numrului copiilor; serviciul militar; Educaia i formare (studiile); Se va indica nivelul cel mai nalt al studiilor (este util precizarea colii primare i a liceului doar dac ele au o reputaie deosebit). Se va indica: perioada (de la pn la), numele i tipul instituiei de nvmnt i al organizaiei profesionale prin care s-a realizat formarea profesional; Domeniul studiat/aptitudini ocupaionale; Tipul de calificri/Diploma obinut; Nivelul de clasificare a formei de instruire/nvmnt. (Se va descrie separat fiecare form de nvmnt i program de formare profesional urmate, ncepnd cu cea mai recent). Experiena profesional este fundamental, este inima CV-ului. Descrierea experienei profesionale va permite aprecierea aptitudinilor, competenelor noastre ; trebuie s evideniem evoluia carierei noastre. Pentru fiecare dintre experienele profesionale trebuie denumite succesiv instituiile unde am lucrat, postul, perioada, funciile i rezultatele obinute; principalele activiti i responsabiliti. Aptitudini i competene personale dobndite n cursul vieii i carierei, dar care nu sunt recunoscute neaprat printr-un certificat sau diplom.; limba matern; limbi strine cunoscute (citit, scris, vorbit); Aptitudini i competene artistice (muzic, desen, literatur etc.); - Aptitudini i competene sociale: dac locuii sau muncii cu alte persoane ntr-un mediu multicultural, dac ocupai o poziie n care comunicarea este important sau desfurai o activitate n care munca de echip este esenial; - Aptitudini i competene organizatorice: de exemplu, dac coordonai sau conducei activitatea altor persoane, proiecte sau dac gestionai bugete la locul de munc, n aciuni voluntare sau la domiciliu; - Aptitudini i competene tehnice (utilizare calculator, anumite tipuri de echipamente, maini etc.) descriei aceste aptitudini i indicai contextul n care le-ai dobndit. - Permis de conducere - Alte aptitudini i competene. Informaii suplimentare indicai alte informaii utile i care nu au fost menionate , de ex. persoane de contact, referine etc. - Anexe enumerai documentele ataate CV-ului, dac este cazul. ALTE INDICATII SUPLIMENTARE: -

26 Menionai premiile importante, att cele obinute n facultate ct i cele obinute n liceu, numele instituiei care v-a acordat premiul i data. Ordinea lor va fi invers cronologic. Explicai ce nseamn acel premiu dac persoana care citete CV-ul nu poate nelege importana sa; n CV se mai poate face referire la: - aptitudini generale i speciale: aptitudini lingvistice, logico-matematice, de relaionare interpersonal etc.; - Abiliti de a lucra n echip, de administrare, de comunicare, de conducere, de coordonare, de creaie, inventivitate, operativitate, de negociere, de organizare i planificare etc.; - Motivare; receptivitate; sigurana de sine i rezistena la efort sau stres. n C.V. nu se face referire la salariu. Recitirea C.V. ului nu este o simpl formalitate: ea este obligatorie, nainte de a trece la forma final i nainte de a-l trimite. SCRISOAREA DE INTENIE Scrisoarea de intenie sau de motivaie (denumita i scrisoarea de prezentare) este prima modalitate de a ne prezenta, de a ne face cunoscute "punctele forte", de a ne recomanda ca un candidat favorit pentru postul solicitat. n primul rnd, trebuie s precizm postul vizat i sursa (anun publicitar, cunotine, prieteni etc.). Scrisoarea trebuie s conin n cuvinte puine i simple intenia/motivaia, calificrile i aptitudinile, calitile care ne recomand pentru postul respectiv, dar i disponibilitile noastre fa de compania la care intenionm s ne angajm. Trebuie, de asemenea, sa menionm ce anume din activitatea firmei (eventual prestigiul acesteia) ne-a determinat s solicitm postul respectiv. De asemenea, ne vom exprima ncrederea ca angajarea noastr va fi rentabil pentru ambele pri. Scrisoarea de intenie reprezint prima ansa de a face o impresie buna, iar o scrisoare conceputa exclusiv pentru firma respectiva arat interesul deosebit pe care l acordm acesteia. CV-ul poate da o mulime de informaii despre noi, nsa scrisoarea de intenie/motivaie trebuie s-l determine pe cititor s se gndeasc mai serios dac ne va alege pe noi sau nu. Scrisoarea va fi adresat persoanei care se ocup de angajri sau direct Departamentului de Resurse Umane. Dac firma este mic, scrisoarea poate fi trimis direct managerului (executiv sau general), ori preedintelui acesteia. n acest caz, CV-ul va ajunge la asistent. Ce face? De asemenea, n scrisoarea de intenie trebuie s artm i motivele pentru care prsim vechiul post, iar n ncheiere vom meniona disponibilitate pentru un interviu. Alte aspecte de reinut: Scrisoarea de intenie trebuie s reflecte personalitatea celui care caut un loc de munc i, de aceea, nu trebuie copiat de la alte persoane (scrisorile vor fi scrise de mn numai cnd acest lucru este cerut de angajator (exist firme care recurg la metoda grafologic pentru recrutarea i selecia unui anumit segment de angajai. Folosirea repetat a pronumelui eu, monotonia frazei, scrisul incoerent, plictisitor scad nivelul de atingere a obiectivului scrisorii. Alte sfaturi privind intocmirea scrisorii de intenie: - folosii verbe de aciune; evitai folosirea cuvintelor negative i a sintagmelor care au conotaie negativ. Evitai sintagmele ,, de altfel, ,,oricum ar fietc. (au conotaie negativ); Scrisoarea se va trimite n original i nu copii. Se pot concepe i folosi scrisori cu antet i cri de vizit personalizate. Efectul asupra angajatorului va fi cel de seriozitate i profesionalism. Scrisorile de intenie sunt de dou feluri:

27 1. cover letters sunt acele scrisori care se trimit pentru o poziie precis, n urma unui anun al organizaiei angajatoare. Nu trebuie limitat aria de trimitere a scrisorilor numai ctre posturile anunate. Postul dorit este posibil s nu fie anunat n pres (sau alte surse); 2. broadcast letters sunt scrisorile care se trimit ctre locuri de munc neanunate. Ele informeaz managerii asupra potenialului aplicantului, cu scopul unei eventuale abordri ulterioare. Posturile care nu sunt anunate pot fi aflate uor vorbind cu oamenii. Localizarea lor se face prin consultarea cataloagelor, ziarelor, periodicelor, organizaiilor profesionale i Internetului, prin cutarea unor oportuniti n mediul de afaceri, n industrie, servicii sociale, educaie, guvern etc. Cele dou tipuri de scrisori trebuie s aib n vedere urmtorul aspect: accentul trebuie s cad pe punctele tari cerute de post, astfel nct angajatorul s fac o conexiune uoar cu cerinele organizaiei sale. Punctele tari vor fi elaborate pornind de la calificrile prezente. Scrisoarea de recomandare are o calitate esenial : scoate n eviden trsturile mai puin vizibile ale unui candidat i greu de evaluat n condiiile unui concurs pentru ocuparea unui post. Este vorba de : trsturi de caracter i personalitate, comportament, capacitatea de cooperare i de a rspunde la sarcini, detalii de competen profesional, motivul plecrii de la forma anterioar. Pentru tinerii absolveni, unele firme cer recomandri de la profesorii lor. n unele ri scrisoarea de recomandare reprezint un instrument obinuit pentru angaji. Patronul sau managerul are chiar obligaia legal de a elibera asemenea documente, atunci cnd o persoan dorete s plece din firm. In Romnia, doar companiile mari, cu viziune managerial modern, cer i elibereaz n mod curent scrisori de recomandare pentru angajaii lor. Scrisoarea de recomandare are urmtoarea structur : A Identitatea (datele de identitate ale angajatului) ; B Activitatea (prezentarea activitii depuse) ; C Evaluare ( a comportamentului i a performanelor) ; D Motivarea ( motivul eliberrii referinelor este de regul, i motivul plecrii) ; E ncheierea . Dac C.V.-ul a plcut, atunci urmeaz o invitaie la interviu, iar noi trebuie s confirmm prezentarea la interviu la ora i data stabilit. INTERVIUL Interviul este o ntlnire (conversaie) ntre dou sau mai multe persoane ce schimb informaii n vederea realizrii unui scop; scopul interviului este de a alege cele mai potrivit candidat. Persoana care se prezint la interviu trebuie s aib n vedere urmtoarele: - s fie pregtit pentru interviu, ncercnd s afle ct mai multe despre firm i postul dorit; - s-i ia materialele necesare (dosarul cu C.V.-ul, fotocopii dup diplome, certificate etc.); s acorde o atenie deosebit aspectului su exterior; s nu ntrzie (s soseasc cu 15 min. mai devreme la locul ntrevederii); - s fie natural, s vorbeasc clar i hotrt; s asculte cu atenie ntrebrile i s se gndeasc nainte de a rspun