6867/13 DD/ca/negDG F 2 RO

CONSILIULUNIUNII EUROPENE

Bruxelles, 18 martie 2013(OR. en)

Dosar interinstituional:2012/0224 (APP)

6867/13

INF 27ARCH 4OC 95

ACTE LEGISLATIVE I ALTE INSTRUMENTEObiectul: REGULAMENT AL CONSILIULUI de modificare a Regulamentului

(CEE, Euratom) nr. 354/83 n ceea ce privete depozitarea arhivelor istorice ale instituiilor la Institutul Universitar European din FlorenaORIENTRI COMUNE Termen de consultare pentru Croaia: 19.3.2013

6867/13 DD/ca/neg 1DG F 2 RO

REGULAMENTUL (UE) NR. /2013 AL CONSILIULUI

din

de modificare a Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 354/83 n ceea ce privete depozitarea arhivelor istorice ale instituiilor

la Institutul Universitar European din Florena

CONSILIUL UNIUNII EUROPENE,

avnd n vedere Tratatul privind funcionarea Uniunii Europene, n special articolul 352,

avnd n vedere propunerea Comisiei Europene,

dup transmiterea proiectului de act legislativ ctre parlamentele naionale,

avnd n vedere aprobarea Parlamentului European,

hotrnd n conformitate cu o procedur legislativ special,

6867/13 DD/ca/neg 2DG F 2 RO

ntruct:

(1) n conformitate cu Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 al Consiliului din 1 februarie 1983 privind deschiderea ctre public a arhivelor istorice ale Comunitii Economice Europene i ale Comunitii Europene a Energiei Atomice1, arhivele istorice ale Uniunii sunt pstrate i puse la dispoziia publicului, n msura n care este posibil, laexpirarea unei perioade de 30 de ani.

(2) Obligaia de a constitui arhive istorice i de a le pune la dispoziia publicului, n msura n care este posibil, se aplic fiecreia dintre instituiile menionate n Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 (instituiile) n condiiile prevzute de respectivul regulament.

(3) Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 dispune c fiecare instituie i poate depozitaarhivele istorice n locul pe care l consider cel mai adecvat.

(4) n 1984, Parlamentul European, Consiliul i Comisia au decis s i depoziteze arhivele istorice la Institutul Universitar European (IUE) din Florena, unde acestea sunt puse la dispoziia publicului. La 17 decembrie 1984, a fost semnat un contract n acest sens (contract de depozitare) ntre Comunitile Europene, reprezentate de Comisie, i IUE.

1 JO L 43, 15.2.1983, p. 1.

6867/13 DD/ca/neg 3DG F 2 RO

(5) De atunci, Comitetul Economic i Social European i Curtea de Conturi European au convenit s respecte condiiile contractului de depozitare. Banca European de Investiii i depoziteaz arhivele istorice la IUE n temeiul unei convenii distincte cu IUE, care a fost semnat la 1 iulie 2005, i al Normelor privind arhivele istorice, care au fost adoptate la 7 octombrie 20051 de ctre Comitetul de direcie al Bncii.

(6) Guvernul italian a pus la dispoziia IUE, n mod permanent i gratuit, spaii corespunztoare pentru a garanta c arhivele depozitate sunt pstrate i protejate n conformitate cu standardele internaionale recunoscute i pentru ca acestea s poat fi consultate la faa locului.

(7) Depozitarea arhivelor istorice la IUE urmrete s ofere acces la aceste arhive ntr-un amplasament unic, s promoveze consultarea acestora i s ncurajeze activitile de cercetare referitoare la istoria integrrii europene i a instituiilor europene. IUE este un centru universitar de studiu i de cercetare renumit, ale crui activiti sunt axate pe Europa i pe integrarea european. Avnd aproape 30 de ani de experien n gestionarea arhivelor istorice ale Uniunii, acesta ofer structuri de stocare i de cercetare de vrf, construite special pentru pstrarea i consultarea acestor arhive, i se bucur de o reputaie internaional n calitate de centru de arhivare.

(8) Depozitarea n continuare a arhivelor istorice ale Uniunii la IUE ar trebui s fie inclus n legislaia Uniunii, pentru a se reflecta rolul jucat de IUE n calitate de partener al instituiilor n ceea ce privete gestionarea arhivelor istorice ale acestora.

1 JO C 289, 22.11.2005, p. 12.

6867/13 DD/ca/neg 4DG F 2 RO

(9) Prezentul regulament ar trebui s se aplice tuturor instituiilor i nu ar trebui s aducatingere responsabilitii care revine acestora de a pune arhivele lor istorice la dispoziia publicului i nici dreptului de proprietate al fiecrei instituii asupra propriilor sale arhive istorice.

(10) Cu toate acestea, natura specific a activitilor desfurate de Curtea de Justiie a Uniunii Europene (CJUE) i de Banca Central European (BCE) justific exonerarea acestor instituii de la obligaia prevzut prin prezentul regulament de a-i depozita arhivele istorice la IUE . CJUE i BCE i pot depozita arhivele istorice la IUE, n mod voluntar.

(11) Instituiile i IUE ar trebui, n msura posibilului, s pun arhivele istorice la dispoziia publicului sub form digitizat i digital, n vederea facilitrii consultrii acestora pe internet.

(12) Datele cu caracter personal coninute n arhivele istorice ale Uniunii depozitate la IUE ar trebui s fie prelucrate n conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European i al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecia persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de ctre instituiile i organele comunitare i privind libera circulaie a acestor date1.

(13) Comisia a consultat Autoritatea European pentru Protecia Datelor n conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 referitor la proiectul legislativ privind prezentul regulament i aceasta a emis un aviz referitor la acesta la 10 octombrie 20122.

1 JO L 8, 12.1.2001, p. 1.2 JO C 28, 30.1.2013, p. 9.

6867/13 DD/ca/neg 5DG F 2 RO

(14) ntr-un acord-cadru de parteneriat ar trebui prevzute dispoziii detaliate privind gestionarea arhivelor istorice la IUE, inclusiv depozitarea acestora, accesul la acestea i consultarea lor de ctre public, precum i atribuiile i responsabilitile reciproce care revin instituiilor i IUE.

(15) Costurile de gestionare a arhivelor istorice ale Uniunii de ctre IUE ar trebui s fie finanate de la bugetul general al Uniunii i ar trebui s fie suportate de ctre toate instituiile care beneficiaz de serviciile de depozitare.

(16) Prin urmare, Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 ar trebui modificat n consecin,

ADOPT PREZENTUL REGULAMENT:

6867/13 DD/ca/neg 6DG F 2 RO

Articolul 1

Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 se modific dup cum urmeaz:

1. Articolul 8 se modific dup cum urmeaz:

(a) alineatul (1) se nlocuiete cu urmtorul text:

(1) Fiecare instituie, cu excepia Curii de Justiie a Uniunii Europene (CJUE) i a Bncii Centrale Europene (BCE), depoziteaz la Institutul Universitar European (IUE) din Florena documentele care fac parte din arhivele sale istorice i pe care le-a pus la dispoziia publicului, n conformitate cu prezentul regulament. Depozitarea se efectueaz n conformitate cu dispoziiile din anex.

Fr a aduce atingere primului paragraf, instituiile care beneficiaz de serviciile de depozitare pot, din motive juridice sau administrative, s exclud depozitarea la IUE a anumitor documente originale. n acest caz, acesteadepoziteaz o copie n microformat sau o copie digital a respectivelor documente..

(b) se adaug urmtoarele alineate:

(3) CJUE i BCE i pot depozita arhivele istorice la IUE, n mod voluntar.

6867/13 DD/ca/neg 7DG F 2 RO

(4) Instituiile care beneficiaz de serviciile de depozitare i pstreaz dreptul de proprietate asupra arhivelor lor, precum i competena exclusiv privind componena documentelor i a dosarelor depozitate sau puse, n vreun alt mod, la dispoziia IUE.

(5) Depozitarea la IUE a arhivelor istorice ale Uniunii nu aduce atingere protecieiarhivelor, n conformitate cu articolul 2 din Protocolul nr. 7 privind privilegiile i imunitile Uniunii Europene, anexat la Tratatul privind Uniunea European i la Tratatul privind funcionarea Uniunii Europene.

(6) IUE asigur pstrarea i protecia arhivelor depozitate. Modalitile de pstrare i protecie trebuie s fie conforme cu standardele internaionale recunoscute pentru protecia fizic a arhivelor i trebuie s respecte cel puin normele tehnice i de securitate care corespund celor utilizate pentru pstrarea i gestionarea arhivelor publice din Italia. Astfel, documentele depozitate sunt pstrate ntr-un depozit conceput special n acest scop.

(7) IUE este unic responsabil pentru personalul desemnat s gestioneze arhivele istorice ale Uniunii depozitate la IUE. IUE se va asigura c personalul desemnat s gestioneze arhivele istorice are calificrile profesionale necesare pentru ndeplinirea activitii din acest domeniu.

6867/13 DD/ca/neg 8DG F 2 RO

(8) Fiecare instituie care beneficiaz de serviciile de depozitare are dreptul de a primi informaii cu privire la gestionarea de ctre IUE a arhivelor sale i de a efectua o inspecie a arhivelor pe care le-a depozitat acolo.

(9) IUE pune la dispoziia publicului arhivele istorice care i s-au ncredinat n temeiul alineatelor (1) i (3). Instituiile pot pune, de asemenea, la dispoziia publicului o copie a acelorai arhive istorice.

(10) Costurile pentru gestionarea arhivelor istorice ale Uniunii sunt finanate prin contribuii din partea tuturor instituiilor care beneficiaz de serviciile de depozitare ctre linia bugetar relevant, n limitele creditelor anuale puse la dispoziie de autoritatea bugetar n conformitate cu Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European i al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii*. Respectivele contribuii financiare nu acoper costurile legate de furnizarea i adaptarea cldirilor i a depozitelor pentru a gzdui arhivele i personalul aferent.

Valoarea contribuiilor menionate la primul paragraf sunt proporionale cu dimensiunea schemelor de personal corespunztoare ale instituiilor care beneficiaz de serviciile de depozitare. Fiecare contribuie se recalculeaz de fiecare dat cnd alte instituii ncep s i depoziteze arhivele istorice la IUE sau cel puin la fiecare cinci ani.

6867/13 DD/ca/neg 9DG F 2 RO

(11) IUE exercit prelucrarea datelor, n conformitate cu articolul 2 din Regulamentul (CE) nr. 45/2001, pe baza instruciunilor primite din partea instituiilor care beneficiaz de serviciile de depozitare. IUE prelucreaz toate datele cu caracter personal coninute n arhivele istorice ale instituiilor n conformitate cu garaniile stabilite n regulamentul menionat.

(12) Autoritatea European pentru Protecia Datelor exercit n continuare competene n materie de supraveghere a instituiilor n ceea ce privete prelucrarea datelor cu caracter personal coninute n arhivele istorice depozitate la IUE.

___________________________

* JO L 298, 26.10.2012, p. 1.

2. Articolul 9 se modific dup cum urmeaz:

(a) alineatul (1) se nlocuiete cu urmtorul text:

(1) Fiecare instituie adopt norme interne de aplicare a prezentului regulament. Printre acestea se numr normele privind conservarea i punerea la dispoziia publicului a arhivelor istorice, precum i privind protecia datelor cu caracter personal pe care acestea le conin. Ori de cte ori este posibil, instituiile i pun arhivele la dispoziia publicului prin mijloace electronice, inclusiv arhivele sub form digitizat i de provenien digital, i faciliteaz consultarea acestora pe internet. De asemenea, pstreaz documentele care sunt disponibile n formate adaptate la nevoi speciale (ca de exemplu Braille, text cu caractere mari sau nregistrri)..

6867/13 DD/ca/neg 10DG F 2 RO

(b) se adaug urmtorul alineat:

(3) n numele instituiilor care beneficiaz de serviciile de depozitare, Comisia ncheie un acord-cadru de parteneriat cu IUE. Acordul-cadru de parteneriat va include dispoziii detaliate privind rolurile i responsabilitile reciproce ale instituiilor i ale IUE privind gestionarea arhivelor istorice ale Uniunii, inclusiv depozitarea, accesul la acestea i consultarea lor de ctre public..

3. Textul din anexa la prezentul regulament se adaug, ca anex, la Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83.

6867/13 DD/ca/neg 11DG F 2 RO

Articolul 2

Prezentul regulament intr n vigoare n ziua urmtoare datei publicrii n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

Prezentul regulament este obligatoriu n toate elementele sale i se aplic direct n toate statele membre.

Adoptat la Bruxelles,

Pentru Consiliu,Preedintele

6867/13 DD/ca/neg 1ANEX DG F 2 RO

ANEX

ANEX

Dispoziii privind depozitarea arhivelor istorice ale Uniuniila Institutul Universitar European din Florena

1. n ceea ce privete arhivele care nu sunt n format digital, documentele originale, nsoite de o copie n microformat i/sau digital, se depun la IUE, n vederea pstrrii permanente.

n cazul arhivelor digitale, IUE are acces permanent la documente, astfel nct s i poat ndeplini obligaia de a oferi acces publicului la arhivele istorice de la un amplasament unic i de a promova consultarea lor. Instituiile emitente rmn n continuare responsabile de pstrarea permanent a arhivelor lor digitale.

2. Depozitarea se efectueaz n trane anuale i, n msura posibilului, n conformitate cu procedurile normale ale instituiilor privind prelucrarea arhivelor.

3. IUE nu modific clasificarea arhivrii stabilit de instituiile care beneficiaz de serviciile de depozitare i nici nu elimin sau modific documente ori dosare.

4. La solicitarea acestora, IUE restituie instituiilor care beneficiaz de serviciile de depozitare originalele oricror documente i dosare depozitate. Instituiile care beneficiaz de serviciile de depozitare restituie IUE exemplarele originale de ndat ce nu mai au nevoie de ele.

5. IUE informeaz imediat instituiile care beneficiaz de serviciile de depozitare cu privire la orice situaie care ar putea prejudicia inviolabilitatea arhivelor pe care le-au depozitat.