Configurare Outlook - documenta-dms.com · Web viewModul Outlook Autor INFRASOFT SRL Dată creare...

Documenta DMS Manual de configurare - Modul Outlook

Documenta DMS

Manual UtilizatorModul Outlook

CuprinsConfigurare Outlook 3

Pagina 1www.infrasoft.ro

AutorINFRASOFT SRL

Dată creareIulie 2015

Data ultimului reviewIulie 2015

Document RefDMS.CONN.04.3

Versiune6.7

DescriereDocumentul conţine descrierea functionalitătilor şi utilizarea Modulului Outlook.

Modul Outlook


Configurare Outlook

Funcţionalitatea de integrare Documenta DMS cu Outlook permite utilizatorilor să transmită în aplicaţia Documenta emailul sau doar ataşamentul de la email.

Există trei modalităţi de a trimite fişierele către aplicaţia Documenta:

A. Toolbar Outlook



B. Tab Documenta – cu emailul deschis

C. Click-dreapta email

După deschiderea e-mailului și acționarea tab-ului „Send to Documenta”, se afișează următorul ecran:

Elemente Explicație

Send Prin bifarea casuței „Select all/Deselect all”, se poate alege transmiterea tuturor documentelor din cadrul e-mailului, implicit și



conținutul acestuia sau se pot selecta manual cele dorite pentru transmitere in Documenta web.

Document În acest câmp se vizualizeaza documentele corespondente e-mailului, având posibilitatea editării denumirii cu un singur click pe numele acestora.

Ext. Reprezintă extensia documentelor.

Document Type Se impune alegerea tipului de document pentru fiecare atasament, cu posibilitatea realizării unui nou tip de document și a desemnarii aceluiasi tip de document pentru toate atașamentele ce vor fi transmise în Documenta web.

Pentru realizarea unui nou tip de document se acționează „Add New”, se alege clasa de documente şi se apasă Next.

Se completează atributele noului tip de document ales și se dă click pe „Next”.



Prin acționarea opțiunii „Browse”, utilizatorul poate alege directorul implicit pentru noul tip de document, având și posibilitatea de a crea un nou director prin acționarea opțiunii „Create New Folder”. În ecranul afișat se introduce denumirea directorului nou creat iar prin acționarea butonului „Ok”, acesta se va salva în structura arborescenta din aplicație – SITE.

Ulterior selectării/realizării directorului implicit, în lista afișată se caută atributele dorite pe tipul de document creat şi se apasă salvează.

Pentru adăugarea unui nou atribut master se acționează „Add New Master Attribute”.



Nume atribut master: reprezintă codul intern alocat, format din litere mari, fără spaţii;

Descriere atribut master: eticheta atributului, vizibilă utilizatorului final;



Tip Data: se selectează din butonul din dreptul său opțiunea dorită:

Boolean: operatorul va avea de ales dintre opţiunile ‘Da’ sau ‘Nu’;

Dată calendaristică: se utilizează pentru câmpurile tip data;

Număr: se utilizează pentru câmpurile numerice;

Text: se utilizează pentru câmpurile tip text;

Text area: se utilizează pentru câmpurile unde se scrie text liber;

Lungime: se precizează lungimea atributului;

Precizie: se completează dacă atributul are zecimale;

Obligatoriu: dacă se bifează, atributul este obligatoriu;

Valoare implicită: se poate folosi o formulă SQL: ex. Sys date returnează data curentă;

Tip Selecţie: se selectează din butonul din dreptul său

LOV SQL se alege în momentul în care Lista de valori este definită ca o interogare în baza de date;

LOV dinamic se alege pentru actualizarea listei de valori în momentul completării iatributului de către utilizator;

LOV static se alege pentru listele de valori definite cu valori fixe

Text liber: se utilizează pentru câmpurile unde se scrie text liber

LOV ID: se alege doar dacă Tip selecţie e LOV SQL, LOV dynamic au LOV static;

Poziţie: poziţia la care se afla atributul (definită din 10 in 10 pentru a putea insera apoi alte atribute intercalate dacă este nevoie);

Formulă calcul: se completează o formulă SQL;

Read-Only: se bifează dacă master-atributul este doar citire;

Hidden: se bifează dacă master-atributul este invizibil;

Selecţie multiplă: se bifează daca master-atributul poate conţine mai multe valori;

Hint: Exemplele de tipuri de LOV-uri sunt regăsite în Capitolul „Exemple de definire a atributelor, în funcție de tipul LOV-ului” din Manualul Modul Arhivare



Electronica.


Workflow Fluxul de lucru permis pe tipul de document selectat pentru transmitere.

Select Folder Selectarea folder-ul de transmitere a documentului cu posibilitatea desemnarii aceluiași folder director tuturor documentelor selectate pentru transmitere.

Folder Name Denumirea folderului implicit/ales pentru tipul de document selectat.

Register Registrele disponibile pentru înregistrarea tipului de document selectat pentru transmitere.

Choose Registry: se alege registrul dorit pentru înregistrarea documentuluiș

From: compania care emite documentul;

Nr.: câmp ce se completează automat cu numărul de înregistrare;

To: compania căreia îi este destinat documentul;

Description: descrierea documentului înregistrat;



Nr. Terț: numărul de înregistrare al companiei colaboratoare;

Date from provider: data de înregistrare a companiei colaboratoare;

Source: se alege modalitatea prin care a fost primit/transmis documentul;


Attach files Opțiunea de atașare a documentului transmis la un document regasit în Documenta web.

Prin acționarea butonului „Attach files” se va afișa un ecran de căutare a documentelor înregistrate în aplicație. Câmpul disponibil se completează cu numărul de înregistrare aferent documentului căutat.

Prin acționarea iconiței de căutare se va afișa un ecran cu documentele înregistrate în aplicație cu acel număr. Se acționează „Attach all documents” pentru atașarea tutoror documentelor selectate pentru transmitere in aplicație sau „Attach” pentru atașarea documentului curent selectat.




Preview Opțiunea de previzualizare a documentului în unul din formatele disponibile.

Info Permite completarea atributelor documentului. Se poate previzualiza documentul în același timp cu vizualizarea ecranului de completare atribute.

Acționare butonului „Preview” permite deschiderea documentului selectat în unul din formatele disponibile. Această opțiune facilitează completarea atributelor documentului selectat pentru transmitere în aplicație, utilizatorul având posibilitatea de a previzualiza documentul în același timp cu vizualizarea ecranului de completare atribute.



După apăsarea butonului Save, emailul/ataşamentele sunt salvate automat în sistem.


Configurare Outlook - documenta-dms.com · Web viewModul Outlook Autor INFRASOFT SRL Dată creare...

Documents

Transcript of Configurare Outlook - documenta-dms.com · Web viewModul Outlook Autor INFRASOFT SRL Dată creare...