Generalități - documenta-dms.comresurse.documenta-dms.com/documentatie/DMS/Manuale/Man… · Web...

AutorINFRASOFT SRL

Dată creareAugust 2015

Data ultimului reviewAugust 2015

Document RefDMS.SP.01

Versiune6.7

DescriereDocumentul conţine descrierea funcționalităților și procedura de utilizare a Modulului Pagini Dinamice.

AudienţaPrezentul document este destinat utilizatorilor sistemului Documenta DMS.

Documenta DMS Manual – Modul Dosare virtuale

Documenta DMS

Manual UtilizatorModul Pagini Dinamice

www.infrasoft.ro

Modul Dosare virtuale


Cuprins

Generalități............................................................................................................................... 3

Definire și gestionare pagini dinamice......................................................................................3

Definire atribute principale (master)....................................................................................3

Opțiune adăugare............................................................................................................. 4

Opțiune vizualizare selecție atribut master.......................................................................6

Opțiune ștergere...............................................................................................................7

Tipuri de documente.............................................................................................................7

Opțiune Adăugare.............................................................................................................8

Opțiune Atribute document..............................................................................................9

Opțiune Persistă................................................................................................................9

Opțiune Validări avansate...............................................................................................10

Opțiune Moștenire atribute............................................................................................11

Opțiune Drepturi acces...................................................................................................12

Opțiune Taburi................................................................................................................12

Opțiune Comenzi dinamice.............................................................................................13

Definire pagini dinamice.....................................................................................................14

Opțiune Adăugare...........................................................................................................14

Opțiune Editare...............................................................................................................15

Opțiune Ștergere.............................................................................................................16

Opțiunea Drept Acces.....................................................................................................16

Opțiunea Import XML......................................................................................................17

Opțiunea Export XML......................................................................................................17

Opțiunea Funcții..............................................................................................................18

Definire relații între unități pentru pagini personalizate.........................................................18

Vizualizare foldere virtuale.................................................................................................19

www.infrasoft.ro


Generalități

Caracteristicile paginilor dinamice permit administratorilor aplicației să creeze propriile extensii pentru aplicație, intrări de date, relații, ferestre de interfață cu utilizatorul, pagini, meniuri bazate pe nevoile speciale de organizare, fără actualizări / intrări de la furnizorul de soluții. Această caracteristică oferă o flexibilitate mare pentru platformă, astfel încât administratorii pot genera extensii ale cererii, fără a fi nevoie de programare sau actualizări de aplicații.

Definire și gestionare pagini dinamice

Pentru crearea unei pagini dinamice trebuie creat tipul de document și atributele pentru acesta, astfel încât tipul de document definește pagina nou creată, iar atributele aferente definesc coloanele și comenzile din pagină.

Prin urmare pentru a putea crea o pagină dinamica trebuie să definim în primul rând atributele și tipurile de documente necesare.

Definire atribute principale (master)Acces: Administrare > Documente > Atribute > Tabela Atribut master

Având ca obiectiv definirea și administrarea cât mai facilă a atributelor tuturor documentelor organizației, Documenta DMS expune o bibliotecă principală de atribute, denumită generic Atribute master. În această bibliotecă sunt definite toate atributele care apoi sunt legate/bifate pe diverse tipuri de documente cu care se lucrează în companie. Se recomandă minimizarea numărului de atribute conținute în biblioteca master, pentru o indexare și o regăsire facilă a documentelor. Câteva exemple de atribute principale frecvent utilizate ar fi: DATĂ ÎNREGISTRARE, NUMĂR ÎNREGISTRARE, VALOARE, TERȚ(Clinet sau Furnizor), PROIECT, LUCRARE, PERSOANĂ.

Atributele master sunt bifate spre a fi utilizate în tipurile de documente, unde pot suporta un proces de particularizare. De ex., NUMĂR ÎNREGISTRARE poate avea eticheta modificată în NUMĂR CONTRACT.

www.infrasoft.ro


Pentru editarea informațiilor despre atribute, se accesează icon-ul (editare) corespondent fiecărui atribut și se modfică/completează informațiile din ecranul afișat. Detalii despre informațiile care se completează în acest ecran se regăsesc mai jos, la opțiunea “Adăugare atribut master”.

Opțiune adăugareLa acționarea butonului “Adăugare” se afișează următorul ecran:

În acest ecran se completează câmpurile cu următoarele informații:

Nume: numele atributului, așa cum va apărea în baza de date; începe cu “x”, se completează cu majuscule și se folosește “_” în loc de spațiu dacă este compus din mai multe cuvinte.

Etichetă: numele atributului, așa cum va apărea în aplicație.

Tip dată: se selectează tipul datelor care vor fi introduse pentru acest atribut. Opțiunile sunt:

www.infrasoft.ro


Boolean: selecție “Da” sau “Nu”; Dată: câmpuri de tip dată calendaristică; Numeric: câmpuri de tip număr; Text: câmpuri de tip text; Text area: câmpuri unde se introduce text.

Lungime: lungimea atributului (numărul de caractere / cifre).

Precizie: se completează în situația în care atributul este de tip număr și are zecimale.

Obligatoriu: se bifează dacă se dorește să fie un atribut obligatoriu.

Valoare implicită: se completează cu o formulă SQL, dacă se dorește completarea automată a acestui atribut cu informații dintr-un anumit câmp al bazei de date.

Formulă SQL Semnificație

util.id persoană reprezintă ID-ul persoanei curent conectate în sistem

Articolul Seria: _________ - Nr:__________ text standard static precompletat

SYSDATE data curentă

SYS_GET_USER nume utilizator curent conectat

to_char(sysdate, 'dd.mm.yyyy') data curentă în format dd.mm.yyyy

tvr_get_sef_it șeful departamentului de IT

'Randul: ' || mval($MNAME, $MID, 'xSEGMENT_CLADIRE') || ', ' || 'Raftul: ' || mval($MNAME, $MID, 'xSEGMENT_RAFT')

rândul și raftul unui locator de arhivă extras din pagini dinamice

150 valoare statică implicită

to_char(sysdate,'YYYY') anul curent

to_char(sysdate-15, 'mm.yyyy') data de acum 15 zile

Pentru valori implicite complexe, se va crea o funcție în baza de date, care se va putea utiliza în acest câmp.

Tip selecție: se selectează tipul de selecție/liste din care sunt extrase informațiile. Opțiunile sunt:

Text liber: în situația în care se introduce text LOV static: în situația în care este o listă cu valori fixe – ex: status: ÎN LUCRU,

APROBAT, RESPINS LOV dinamic: în situația în care este o listă cu valori fixe, dar se poate și introduce

valoarea de către utilizator, lista actualizându-se – ex:

www.infrasoft.ro


LOV SQL: în situația în care lista este definită ca o interogare în baza de date. – ex. Lista terților din baza de date

Listă valori: se alege lista care returnează informațiile, în situația în care la câmpul anterior a fost selectată una din opțiunile LOV static, LOV dinamic sau LOV SQL.

Hint: Detalii despre Listele de valori, modul de definire și configurare se regăsesc în capitolul “Liste de Valori” din manualul “Modul Arhivare Electronică”.

Poziție: poziția la care se află atributul. Se recomandă ca la tributele master să se completeze “9999”, pentru a fi mai ușor de particularizat pe tip de document. La particularizare, se consideră atributele în ordinea în care se dorește apariția lor și se copletează poziția: 10, 20, 30 etc.

Formulă calcul: se completează cu o formulă SQL, în cazul atributelor dependente.

Ascuns: se bifează în situația în care nu se dorește ca atributul să fie vizibil utilizatorului.

Selecție multiplă: se bifează în situația în care se dorește selectarea mai multor valori din LOV, pentru atributul curent – ex: pe tipul de document “Solicitare IT” avem un atribut “Probleme reclamate” definit ca selecție din LOV-ul cu următoarele valori: nefucționare mouse, nefuncționare tastatură, probleme imprimantă, probleme monitor, funcționare greoaie, internet, altele.

Vizibil listă: se bifează pentru a fi vizibil în ecranul principal (listă) pentru paginile definite dinamic.

Hint: Câmpurile a căror denumire are literele îngroșate (Bold) trebuie completate în mod obligatoriu.

Opțiune vizualizare selecție atribut masterAcces: Administrare > Documente > Atribute > Tabela Atribut

La selecția unui atribut master în tabela „Atribut master”, se pot vizualiza în tabela “Atribut” documentele la care a fost adăugat atributul selectat.

www.infrasoft.ro


În practică apar situații în care, după definirea unui atribut master și setarea acestuia pe diverse tipuri de documente, apare necesitatea modificării lui – de ex: trebuie mărită dimensiunea, trebuie schimbat tipul de date ( a fost number și trebuie string) șamd.Butoanele “Actualizează” și “Actualizează tot” ușurează propagarea actualizărilor pe tipurile de documente copil.Opțiunea “Actualizează” propagă modificările pe documentele selectate, iar “Actualizează tot” le propagă pe toate documentele.

Hint: Se recomandă adăugarea de atribute generale și personalizarea acestora pentru fiecare tip de document.

Opțiune ștergereUn atribut master se poate șterge doar dacă nu este configurat pe documente. Se bifează în listă atributul dorit și se acționează butonul “Șterge”.

În situația în care atributul master este asociat tipurilor de documente, el trebuie întâi șters din documente. Detalii în capitolul “Tipuri de documente”.

Tipuri de documenteAcces: Administrare > Documente > Tip documente

În cadrul claselor de documente, fișierele sunt organizate pe tipuri de documente, în funcție de categoria actelor cele mai des utilizate în organizație. Ex: Factură proformă, Factură fiscală, Cerere, Adeverință, Contract, Act Adițional, Ofertă etc. Pentru fiecare tip de document se setează atribute (din atributele principale) și se personalizează conform specificului tipului de document.

Pentru editarea informațiilor despre tipul de documente, se accesează icon-ul (editare) corespondent fiecărui tip de document și se modfică/completează informațiile din ecranul afișat. Detalii despre informațiile care se completează în acest ecran se regăsesc mai jos, la opțiunea “Adăugare (tip document)”.

www.infrasoft.ro


Opțiune AdăugareSe acționează butonul “Adăugare” și se completează câmpurile:

Clasă document: se selectează clasa de document din listă

Cod: numele tipului de document, așa cum va apărea în baza de date; se completează cu majuscule și se folosește “_” în loc de spațiu, dacă este compus din mai multe cuvinte.

Denumire: numele tipului de document, așa cum va apărea în aplicație.

Poziție: poziția tipului de document în listă.

Formulă denumire fișier: formula după care să se redenumească fișierul la care se atribuie acest tip de document.

Formulă descriere fișier: formula după care să se completeze câmpul de descriere al fișierului.

Formulă denumire director: formula după care să se redenumească directorul, în situația în care tipul de document este atribuit unui director.

Formulă descriere director: formula după care să se completeze câmpul de descriere al directorului, în situația în care tipul de

document este atribuit unui director.

Variabile documente: se bifează pentru a fi completate atributele în documente.

Cod de bare: se bifează în situația în care se dorește generarea unui cod de bare pe document codul de bare generat este afișat în varianta de vizualizare în pdf.

Locație implicită: se selectează directorul implicit în care să se salveze salveze documentele cu acest tip.

Nume icon: numele pictogramei care va fi afișată în pagina dinamică aferentă acestui tip de document.

Hint: Formulele de denumire și descriere a documentelor și directoarelor se scriu între apostroafe. În situația în care se includ atribute în formulele de denumire, codurile acestora trebuie scrise exact la fel cum apar setate pe tipul de document.

www.infrasoft.ro


Opțiune Atribute documentAcces: Meniu Tip documente > buton Atribute document în ecran principal și opțiune Atribute document în meniu contextual

Se acționează butonul, iar în fereastra afișată se pot vizualiza atributele deja selectate pentru tipul respectiv de document sau pe pot adăuga noi atribute prin acționarea butonului “Adăugare atribut master”.

Opțiune adăugare atribut master – tabela Atribut

În ecranul de adăugare se bifează atributele master care se doresc a fi atribuite tipului de document și se acționează butonul “Selectează”. Atributele pot fi căutate în listă după cod, nume, tip dată, tip selecție sau LOV, prin completarea informațiilor solicitate în câmpul aferent fiecărei coloane.

Opțiune PersistăAcces: Meniu Tip documente > buton Persistă în ecran principal și opțiune Persistă în meniu contextual

În situația în care au fost create pagini dinamice și au fost setate tipuri de document pentru paginile dinamice, tipurile de document trebuie persistate pentru a fi actualizate pe paginile dinamice.

De asemenea, această opțiune este necesară și în situația în care au fost realizate modificări pe tipurile de document aferente paginilor dinamice.

Se selectează tipul de document setat pe pagina dinamică și se acționează butonul “Persistă”. Se va afișa un ecran de informare asupra acțiunii de persistare.

www.infrasoft.ro


Opțiune Validări avansateAcces: Meniu Tip documente > Opțiune Validări avansate în meniu contextual

Această funcționalitate permite condiționarea valorilor anumitor atribute. De exemplu, “dată sfârșit” niciodată nu va putea fi mai mică decât „dată început”, astfel încât valoarea atributului aferent datei de finalizare va fi condiționată să fie mai mare decât cea a atributului aferent datei de început.

www.infrasoft.ro


Element: numele atributului care este vizat.

Cod js: codul java script prin care se realizează codiționarea vizată.

Mesaj de eroare: mesajul pe care o sa îl primească utilizatorul atunci când nu respectă condiția.

Nume funcție: denumirea condiționării aplicate.

Opțiune Moștenire atributeAcces: Meniu Tip documente > Opțiune Moștenire atribute în meniu contextualAceastă opțiune permite preluarea atributelor setate pentru un alt tip de document. De asemenea, această opțiune este utilizată și pentru paginile dinamice. Detalii se regăsesc la modulul corespunzător.

www.infrasoft.ro


Opțiune Drepturi accesAcces: Meniu Tip documente > Opțiune Drepturi Acces în meniu contextual.

Pentru fiecare tip de document se pot seta drepturile de acces. Se accesează opțiunea “Drepturi acces” din meniul contextual și se afișează ecranul se gestionare a drepturilor de acces pentru tipul de document selectat în ecranul anterior.

Este afișată lista cu utilizatorii și /sau grupurile de utilizatori care au acces deja pe tipul de document selectat. Pentru adăugarea de noi drepturi de acces se acționează butonul “Adăugare”, se selectează utilizatorul sau grupul care se dorește a fi adăugat și se acționează butonul “Salvează”:

Opțiune TaburiAcces: Meniu Tip documente > Opțiune Taburi în meniu contextual

În crearea paginilor dinamice se folosesc tipurile de documente.

Pentru afișarea mai multor taburi în ecranul de adăugare/editare al unei pagini dinamice, tab-urile se adaugă pe tipul de document corespondent. Se accesează opțiunea “Taburi” din meniul contextual și se afișează ecranul se gestionare a taburilor pentru tipul de document selectat în ecranul anterior.

Este afișată lista cu taburile care deja există pe tipul de document selectat. Pentru adăugarea de noi taburi se acționează butonul “Adăugare” și se completează câmpurile:

www.infrasoft.ro


Nume tab: se introduce numele tabului

Poziție: se introduce ordinea de afișare a tab-urilor

Se acționează butonul “Salvează” pentru salvarea noului tab.

Opțiune Comenzi dinamiceAcces: Meniu Tip documente > Opțiune Comenzi dinamice în meniu contextual

În crearea paginilor dinamice se folosesc tipurile de documente. De aceea, pe tipul de document se pot seta comenzi dinamice, care se afișează ca butoane în paginile dinamice.

Pentru adăugarea de noi comenzi dinamice se acționează butonul “Adăugare” în ecranul de gestionare a comenzilor dinamice și se completează câmpurile:

Cod javascript: codul Java care conține funcționalitatea butonului.

Nume imagine: numele imaginii butonului.

Arată imagine: se bifează pentru afișarea imaginii butonului.

www.infrasoft.ro


Arată etichetă: se bifează pentru afișarea etichetei butonului.

Cod resurse text: Denumirea butonului.

Buton sus: se bifează pentru afișarea butonului în partea dreaptă-sus a ecranului.

Meniu contextual: se bifează pentru afișarea opțiunii în meniul contextual al paginii dinamice.

Fereastră nouă: se bifează în cazul în care se dorește direcționarea către o nouă pagină.

După adăugarea unei comenzi dinamice se va crea un buton în pagina dinamică ca în imaginea de mai jos:

Definire pagini dinamiceAcces: Meniu Administrare > Sysadmin > Definire pagini

Opțiune AdăugareAcces: Meniu Administrare > Sysadmin > Definire pagini > Adăugare

Se acționează butonul “Adăugare” și se completează câmpurile:

www.infrasoft.ro


Cod: numele tipului de document, așa cum va apărea în baza de date; se completează cu majuscule și se folosește “_” în loc de spațiu, dacă este compus din mai multe cuvinte.

Eticheta: numele sub care o sa apară pagina creată.

Părinte: meniul în care o să apară pagina nou creată.

Document: Tipul de document pentru definirea paginii.

Poziție: poziția pe care o să apară pagina nou creată în meniu.

Opțiune EditarePentru editarea informațiilor despre paginile dinamice, se accesează icon-ul (editare) corespondent fiecărui pagini definite și se modfică/completează informațiile din ecranul afișat. Detalii despre informațiile care se completează în acest ecran se regăsesc mai sus, la opțiunea “Adăugare (pagini dinamice)”.

www.infrasoft.ro


Opțiune ȘtergerePentru ștergere se bifează în listă pagina dinamică dorită și se acționează butonul “Șterge”.

Opțiunea Drept AccesAceasta opțiune se folosește pentru acordarea de drepturi de acces utilizatorilor sau grupurilor de utilizatori asupra paginii dinamice dorite.

În acest sens se bifează pagina dinamica pentru care se dorește acordare de drepturi după care în ecranul nou creat se adaugă utilizatorii sau grupurile de utilizatori care vor putea să aibă acces la aceasta funcționalitate.

www.infrasoft.ro


Opțiunea Import XMLAcces: Meniu Definire Pagini > buton Import XML în ecran principal

O pagină dinamică configurată pe o altă unitate a aplicației se poate utiliza și pe unitatea curentă, prin importarea paginii, împreună cu toate setările realizate. Se importă inclusiv tipul de document și atributele aferente setate pentru pagina respectivă.

La acționarea butonului “Import XML” se afișează ecranul de încărcare document, în care se acționează butonul “Browse”, se alege documentul din calculator care conține tipul de document de importat și se acționează butonul “Ok”.

În această etapă, pagina dinamica este importată pe unitatea curentă și apare în lista din ecranul Definire Pagini.

Opțiunea Export XMLAcces: Meniu Definire Pagini > buton Export XML în ecran principal.

O pagină dinamică configurată pe o unitate a aplicației se poate utiliza pe orice altă unitate, prin exportarea paginii, împreună cu toate setările realizate. Se exportă inclusiv tipul de document și atributele setate.

La acționarea butonului “Export XML” se afișează ecranul de salvare pe calculator a documentului XML ce conține setările paginii dinamice exportate. În acest ecran se selectează locația din calculator și numele sub care va fi salvat documentul XML și se acționează butonul “Save”.

www.infrasoft.ro


Opțiunea FuncțiiAcces: Meniu Definire Pagini > click dreapta pagină dinamică > Funcții.

Definire relații între unități pentru pagini personalizate

Acces: Administrare > Unitate > Parteneri

Pentru fiecare divizie a unei firme sau filială se realizează câte o unitate secundară.

Pentru a se face legătura între unitatea principală și cea secundară trebuie sa fie creați parteneri ai unității principale.

În situația în care la anumite sub-unități trebuie să se vadă documente ale unității principale în acest ecran se face legătura(maparea). Entitatea aferentă unității secundare va fi introdusă ca firmă parteneră în unitatea principală.

Hint: Mai multe detalii despre cum se creează o “Unitate” regăsiți în manualul “Arhivare electronică” în subcapitolul “Creare unități”.

www.infrasoft.ro


Unitate: se selectează dintre unitățile create de unitatea principală.

Vizualizare foldere virtualeCând se lucrează cu documente, se întâlnește problema localizării acestora: “Unde a fost salvat documentul X?”, “Unde a fost salvat emailul Y?”, “Unde se regăsește procesul verbal pentru proiectul Z?” etc.Documenta pune accent pe “Ce este” un document, și nu unde este salvat acesta. Astfel, spre exemplu, este primit un email care are anexat un proces verbal și se salvează atașamentul în aplicația Documenta specificând doar faptul că este un document de tipul Proces verbal, aferent proiectului X. Documenta va ști exact locația în care să-l salveze (ex. Proiecte / Proiectul x) și, utilizând funcționalitatea de Foldere virtuale, va ajuta utilizatorul să găsească ulterior în mod rapid documentul, prin următoarele modalități:

- Index > Proiect X > Procese verbale- Index > Procese verbale (toate documentele de acest tip din organizație) > căutare

după nume- Index > Departament utilizator > Procese verbale- Index > oricare alte modalități facile de regăsire configurate de administrator, în

funcție de specificul activității organizațieiDocumentele existente în aplicație se indexează pe tipuri de documente, cu atribute prestabilite. Sunt afișate mai multe categorii: tematici, departamente, parteneri, cutii:

www.infrasoft.ro


Utilizatorii unității principale pot vedea toate documentele din acest meniu, pe când utilizatorii unităților secundare pot vedea din toate documentele unității principale doar pe cele aferente lor.

www.infrasoft.ro

Generalități - documenta-dms.comresurse.documenta-dms.com/documentatie/DMS/Manuale/Man… · Web...

Documents

Transcript of Generalități - documenta-dms.comresurse.documenta-dms.com/documentatie/DMS/Manuale/Man… · Web...