Conferinta de presa curs

8/13/2019 Conferinta de presa curs

1/9

Elaborarea produselor RP Curs 3 -4 Conferina de pres

CONFERINA DE PRES

1. Definiie, scop, teme, tipoloie

Conferina de pres este un procedeu specific relaiilor publice, utili!at atuncic"nd o orani!aie are de comunicat ce#a foarte important, ce#a de lar interes sauce#a absolut nou. Este una dintre cele mai complexe activiti desfurate n relaiile cumass-media. Reprezint un test de profesionalism pentru un birou de pres i, prinextensie, pentru organizaie. De aceea ea trebuie gndit i pregtit cu gri!, printr-oanaliz riguroas a subiectului i a oportunitii lui i printr-o organizare impecabil adesfurrii conferinei.

"a!oritatea conferinelor de pres urmresc s transmit un mesa! pozitiv# ele suntaciuni afirmative, care au rolul de a reliefa planurile clientului sau punctul su de

vedere.$e poate orani!a pentru%- a prezenta un eveniment important, care suscit interes pentru o larg parte a

publicului#- a oferi !urnalitilor posibilitatea de a adresa ntrebri conductorilor organizaiei#- a economisi timp, prentmpinnd un mare numr de interviuri individuale#- a furniza simultan, mai multor mi!loace de informare n mas date despre un

eveniment, proiect etc. de mare importan.$nii specialiti consider c temele unei conferine de pres pot fi%- decizii politice ma!ore#- proiecte importante %construcii, inaugurri de obiective de interes naional,

sc&imbarea regimului de funcionare a unor instituii etc.'#- situaii de urgen#- catastrofe#- conflicte n interiorul organizaiei sau ntre organizaii'.

(li specialiti afirm c putem organiza o conferin de pres dac reuim srspundem afirmati# la trei din urmtoarele &ntrebri)a. *e bucur organizaia de un prestigiu suficient pentru a atrage un numrreprezentativ de ziariti+

b. Este evenimentul n cauz destul de important nct organizaia s trebuiasc s seexplice n faa publicului+c. *ubiectul n cauz suscit suficient de mult presa pentru a genera ntrebri+d. Exist informaii sau poziii noi care pot fi oferite presei+

*e pot distinge dou tipuri de conferine de pres%- conferin de pres diri'at) are o anumit tematic stabilit din timp, ncepe cu odeclaraie iniial, dup care !urnalitii pun ntrebri %legate, cel puin teoretic, de

1


2/9

Elaborarea produselor RP Curs 3 -4 Conferina de pressubiectul pus n discuie'. (vanta!ul acestui tip de conferin este acela c oferorganizatorului un management eficient al evenimentului, rezultatele fiind

previzibile, iar pregtirile fiind mai simple#- conferin de pres liber, n care ntrebrile !urnalitilor pot aborda o gam largde teme. (cest tip de conferin are avanta!ul de a atrage mai muli !urnaliti, nsnecesit o experien redutabil, deoarece un asemenea eveniment este dificil decondus, iar rezultatele sunt greu de prevzut.

De regul, o conferin de pres este necesar%- pentru a anticipa un eveniment de interes ma!or pentru mass-media#- pentru a focaliza atenia presei asupra unui obiectiv#- pentru a economisi timp, prentmpinnd un numr mare de interviuri

individuale#- pentru a furniza simultan, mai multor mass-media, date despre un eveniment, un

proiect etc.#

- pentru a evita acuzaiile de favoritism sau de prtinire n relaiile cumass-media.

(. Etape ale orani!rii unei conferine de pres%rganizarea unei conferine de pres comport nprincipiu trei etape%

2


3/9

Elaborarea produselor RP Curs 3 -4 Conferina de presa. pretirea)

b. desf*urarea)c. e#aluarea.

(. Pretirea conferinei%entru pregtirea conferinei de pres, specialistul de relaii publice trebuie s efectueze

urmtoarele acti#iti +1%- s se asiure c subiectul propus pentru conferin pre!int interes pentru mass-

media. u ntotdeauna ceea ce este important pentru o organizaie este important i pentrupres#

- s fac demersurile necesare pe l"n conducerea orani!aiei pentru a susineutilitatea orani!riiunei conferine de pres#

- s stabileasc sala &n care #a a#ea loc conferina. (ceasta trebuie s fie suficient dencptoare pentru aproximativ /0 1 20 de persoane, s fie dotat cu scaune i mese pentru

!urnaliti, cu surse de energie electric pentru ec&ipele posturilor de radio i televiziune, cu

microfoane i mi!loace de amplificare, cu mas, scaune i pupitre pentru cei care inconferina, cu mi!loace te&nice pentru prezentarea materialelor auxiliare %aparatur de

proiecie, sisteme computerizate etc.'#- s stabileasc ora la care &ncepe conferina, innd cont de termenele de nc&idere a

ediiei diferitelor publicaii. 3ntervalul cel mai propice pentru conferine de pres este nprima parte a zilei, ntre orele 40 i 42# de asemenea, trebuie avut n vedere ca activitatea snu se suprapun cu alte evenimente#

- s preteasc o declaraie iniial de maimum minute , care urmeaz s fieprezentat de ctre cel care ine conferina i care trebuie s-i familiarizeze pe !urnaliti cu

subiectul propus. (ceast declaraie iniial poate fi ilustrat i cu materiale auxiliare%grafice, sc&eme, fotografii, prezentri multimedia sau pe computer etc.'#- s preteasc o list cu &ntrebri *i rspunsuri posibile . * prezinte aceast list

persoanei care urmeaz s in conferina, s repete cu aceasta modul de livrare arspunsurilor#

- s desemne!e un conductor +/maestru de ceremonii0 al conferinei . 5n cele maimulte cazuri, acest conductor este c&iar specialistul de relaii publice, atunci cnd nu esteel nsui una dintre persoanele care urmeaz s rspund !urnalitilor. El trebuie s fac

prezentarea persoanei %persoanelor' care susine conferina, trebuie s gestioneze

ntrebrile !urnalitilor, s veg&eze la respectarea regulilor de baz stabilite pentru aceaconferin i comunicate din timp !urnalitilor %subiecte care pot fi abordate, limite de timp,neutilizarea telefoanelor mobile pe timpul conferinei, prezentarea !urnalitilor cumenionarea mass-media crora aparin etc.' i s prezinte concluziile conferinei#

- s preteasc, dac este ca!ul, dosare +mape de pres pentru toi !urnalitiiparticipani, care s conin) textul declaraiei iniiale# biografiile celor care susinconferina %atunci cnd este cazul'# materiale a!uttoare cu privire la subiectul conferinei%inclusiv fotografii sau c&iar nregistrri audio-video'# materiale pentru documentarea de

profunzime a !urnalitilor cu privire la subiectul abordat#- s ia msuri pentru procurarea de buturi rcoritoare, cafea, ap, e#entual

ustri u*oare, care s fie n cantiti suficiente pentru !urnalitii participani la conferin.5n cazuri obinuite, &rana abundent i buturile alcoolice nu sunt recomandate, acestea

putnd fi utilizate numai n ocazii speciale, cum ar fi) momente aniversare din viaa3


4/9

Elaborarea produselor RP Curs 3 -4 Conferina de presorganizaiei, nc&eierea cu succes a unui proiect de mare anvergur i nsemntate %maiales pentru opinia public', alte asemenea momente cu adevrat festive#

- s anune mass-media din timp +cu dou - trei !ile &nainte despre data, ora, locul*i subiectul conferinei.De obicei, acest anun se face printr-un comunicat de presdifuzat tuturor mass-media, evitndu-se atitudinea prtinitoare, anunarea preferenial. 5n

preziua conferinei, aceast invitaie trebuie rennoit telefonic#- s desemne!e o persoan care urmea! s &nreistre!e 'urnali*tii +ecusoane *i s

le &nm"ne!e dosarele +mapele de pres#- s se &nri'easc de posibiliti de parcarepentru autove&iculele !urnalitilor#- s ia msuri pentru pre!ena, pe durata conferinei, a unei ecipe de inter#enie

+sau cel puin mcar a unei persoane care s poat asiura acest rol ) un mnuitor alaparaturii de amplificare, un responsabil cu luminile i cu sursele de energie electric, o

persoan care s distribuie cafele, rcoritoare, ap etc.#- nainte de nceperea conferinei, s #erifice personal modul de aran'are a slii,

funcionarea aparaturii de amplificare *i de pre!entare a materialelor auiliare , a

luminilor, surselor de energie electric. * verifice amnunit modul cum este organizatservirea cafelei, buturilor rcoritoare, gustrilor etc.#

- s preteasc persoana +persoanele care urmea! s susin conferina.

6. Desf*urarea conferinei%e timpul desfurrii conferinei de pres, pentru ca aceasta s se desfoare cu

succes, trebuie s se in cont de urmtoarele reuli +11)- persoanele care susin conferina de pres trebuie s fie pre!ente &n sal la ora

anunat, nu mai trziu. ntrziere dovedete lips de respect fa de auditoriu i creeaz

de!a o stare de animozitate n rndul !urnalitilor#- cel care conduce conferina de pres pre!int persoana sau persoanele care #orsusine conferina *i anun reulile de ba! care #or trebui respectate %limitele ntimp ale conferinei, limitri ale ariei subiectelor 1 dac este cazul 1 limitri privindnumrul de ntrebri pe care poate s-l pun o singur persoan, recomandarea de a senc&ide telefoanele mobile i de a nu fi folosite pe timpul conferinei etc.'#

- cel care susine conferina sau o alt persoan desemnat special pre!intdeclaraia iniial, &n care se fac referiri sintetice la subiectul +subiectele conferinei.Dup aceast prezentare, se d cuvntul !urnalitilor, pentru a-i expune ntrebrile#

- atunci c"nd se d rspuns la o &ntrebare, &n rspuns nu se #a face nici o meniunea numelui 'urnalistului care a &ntrebat. (cest fapt face imposibil preluarea rspunsuluide ctre posturile de radio i televiziune, el fiind de!a particularizat pentru o anume

persoan. De exemplu, dac !urnalistul 7lad 3onescu pune o ntrebare referitoare lastrategia de dezvoltare a unei companii, este contraindicat ca preedintele companiei srspund) Strategia noastr de dezvoltare este urmtoarea, domnule Ionescu..., fiindc,n acest caz, rspunsul nu va putea fi utilizat dect de !urnalistul n cauz#

- rspunsurile trebuie s fie clare *i concise%de obicei, un rspuns nu trebuie s sentind pe o durat mai mare de 32 de secunde'#

- persoana care rspunde la &ntrebri nu trebuie s intre &n dialo om-la-om cunici un 'urnalist. 8a i personalizarea rspunsurilor, acest fapt constituie o ofens laadresa celorlali !urnaliti, care vor fi pui n postura de a-i pierde timpul asistnd la undialog care nu-i privete i nu-i intereseaz. Dac, totui, acel !urnalist insist n cererea lui,

4


5/9

Elaborarea produselor RP Curs 3 -4 Conferina de presi se va sugera posibilitatea unui dialog separat dup conferin#

- pe timpul desf*urrii conferinei de pres, este indicat s se utili!e!e materialeilustrati#e. 5n alegerea acestora ns, trebuie s se in seama de faptul c ele trebuie s fievizibile i pentru camerele de televiziune. 8a atare, prezentarea lor se va face ntr-un ung&ifavorabil camerelor 97, iar atunci cnd se utilizeaz prezentri pe ecran %diapozitive,

prezentri pe computer, filme etc.' intensitatea luminoas a acestor imagini trebuie s fiesuficient de mare pentru ca ele s poat fi reproduse la televiziune#

- pe timpul desf*urrii conferinei, persoanele care susin conferina trebuie srepete *i s accentue!e mesa'ele cuprinse &n declaraia iniial, pentru a asiuratransmiterea lor efecti#. "ai ales dac la conferin particip ec&ipe de televiziune saude radio, aceste mesa!e trebuie repetate destul de frecvent, deoarece la radio i lateleviziune nu vor fi reproduse de obicei dect fragmente foarte scurte din declaraii, iarcomunicarea este ntr-adevr efectiv atunci cnd reuim s transmitem opiniei publicemcar unele dintre mesa!ele noastre#

- cel care conduce conferina trebuie s dea cu#"ntul 'urnali*tilor care au

&ntrebri &n ordinea solicitrilor fcute. De asemenea, el trebuie s anune din vremeapropierea sfritului conferinei, prin formulri ca) mai avem timp pentru dountrebri...; mai avem timp pentru o ntrebare...; aceasta este ultima ntrebare#

- conferina de pres nu trebuie s dure!e prea mult. De obicei, ea se desfoar nlimite cuprinse ntre 32 *i 2 de minute#

- o dat planificat *i anunat, o conferin de pres nu #a fi anulat , c&iar dac nsal vor fi prezeni doar doi !urnaliti.

$n moment important n economia unei conferine de pres este momentulntrebrilor. Este o proba pentru abilitile profesionistului de relaii publice. 3at cteva

situaii cu care #a putei &nt"lni)- nu pune nimeni ntrebri 1 pune tu o ntrebare sefului pentru a desc&ide noi ung&iuride abordare a problemei#

- un !urnalist tinde sa monopolizeze discuiile 1 oferii-v sa ii furnizai detalii dup:#- un !urnalist care n loc de ntrebare i expune propriile preri 1 ntrebarea dvs.

fiind:+- reluarea unei ntrebri poate oferi i timp de gndire#- separarea ntrebrilor duble 1 este treaba practicianului de relaii publice#- depirea timpului destinat conferinei de pres.

8. E#aluareaentru a utiliza ct mai eficient prile!ul oferit de o conferin de pres, specialistul de

relaii publice mai poate desfura o serie de aciunii dup ce aceasta s-a nc&eiat)- dac, din diferite motive, unele mass-media importante nu i-au putut trimite

reprezentani la conferina de pres, el le va remite acestora copii ale declaraiei iniiale*i re!umate ale rspunsurilor la &ntrebri#

- dac consider necesar, #a transmite mesa'e de mulumire %scrise, telefonice,verbale etc.' mass-media care i-au trimis reprezentani la conferin#

- urmre*te modul &n care mass-media au utili!at informaiile primite pe timpulconferinei. 5n felul acesta, el va avea un feedbac cu pri#ire la eficiena procesului decomunicare pe timpul conferineii, totodat, va putea evalua rezultatele acesteia.

5


6/9

Elaborarea produselor RP Curs 3 -4 Conferina de pres

3. Redactarea *i trimiterea in#itaiilor5n#itaiile sunt un tip aparte de comunicat de presi se trimite presei cu scopul de

a-i anuna i a-i invita pe !urnaliti la un anumit eveniment.5n#itaiile trebuie s conin principalele elemente ale unui comunicat de pres)a' sigla organizaiei %nume, adres, telefon, fax'#

b' numrul de nregistrare a invitaiei#c' data emiterii#d' cuvntul ;invitaie< naintea titlului#e' titlul) este recomandat s conin numele orani!aiei %pentru ca aceasta s fie

memorat mai bine de ctre !urnalist' i moti#ul pentru care se orani!ea!conferina#f' textul invitaiei trebuie s cuprind urmtoarele precizri)

- persoana sau organizaia care invit %de obicei, este fcut de directorul sau depreedintele instituiei', numele fiind trecut n ntregime, iar funcia prezentat ndetaliu#

- subiectul conferinei %n cteva rnduri' cu accent pe importana, interesul inoutatea temei aflate pe ordinea de zi#

- personalitile reprezentative ale organizaiei care vor participa la conferin#- momentul desfurrii conferinei %data, ziua, ora'#- locul de desfurare %adresa exact) ora, strad, numr, eta!, sal', inclusiv, dac

este cazul, o mic &art cu strzile principale din apropierea locului n care sedesfoar conferina %staiile proxime ale mi!loacelor de transport n comun' i culocurile de parcare convenabile#

- data-limit de confirmare a participrii#

- numele, funcia i semntura celui care invit#- adresa, telefonul = faxul biroului de pres i numele persoanei care poate ficontactat pentru informaii suplimentare sau pentru confirmarea participrii#

- existena %dac este cazul' a unui lunc& sau cocteil dup conferin.Reuli de redactare *i trimitere a in#itaiilor)- utilizarea unui ton cald, amabil, politicos, fr excese de formule de politee

%!urnalitii sunt invitai, nu convocai'#- redactarea ntr-un stil !urnalistic, folosind fraze scurte i concise#- trebuie s strneasc interesul !urnalitilor de a participa la conferin %forma invitaiei

s fie explicit, complet, motivat'#- se trimit att reporterului specializat n acel domeniu %i se adreseaz direct, ;n ateniadomnului:. zile nainte %ctre publicaiile de informare general,ageniile de pres, posturi de radio i 97 generaliste' sau cu ?>-/0 de zile nainte %ctre

publicaiile cu apariie lunar'. 5n preziua conferinei se d !urnalitilor un telefon de;reamintire< a desfurrii conferinei de pres.

4. 6apa +dosarul pentru presEste un instrument de lucru foarte important pentru !urnalistul prezent la o conferin

de pres i trebuie s conin informaii complete despre subiectele prezentate, persoane i

6


7/9

Elaborarea produselor RP Curs 3 -4 Conferina de presfirm. 7a fi nmnat gazetarilor la intrarea n sala de conferin, sau va fi trimis la redacie,a doua zi, pentru !urnalitii care au absentat. u volumul acestuia conteaz, ci coninutul,adic bogia i noutatea informaiei. 9rebuie s conin date care s spri!ine !urnalitii s-i redacteze ct mai rapid i mai eficient articolele.

5n coninutul mapei au o importan ridicat)- sumarul %cuprinsul' mapei# agenda i subiectul manifestrii#

- date de contact ale responsabililor de R#- textul declaraiei iniiale#- informaii de pres actuale despre temele, produsele prezentate etc.#- informaii de fond despre temele relevante i despre ntreprindere %firm') domeniu de activitate,

obiective#- 87-uri ale referenilor#- fotografii ale conducerii ntreprinderii = produselor#- brouri, foi informative, raport asupra ntreprinderii#- blocnotes, pix#- texte i imagini pe 8D-R".

@urnalitii se ateapt ca prezentrile s fie fcute ntr-o form tiprit, considernd cafiind necuviincios s le fie remise numai n format electronic.De asemenea, reprezentanilor presei li de poate oferi cte un cadou odat cu nmnarea

mapei) pixuri elegante, mici umbrele, pliante, ceti, tricouri, mape de scris cu logo-ulntreprinderii %cu o valoare relativ simbolic 1 n Aermania) ?0 euro'.

. Pretirea discursului%De cele mai multe ori, reuita unei conferine este asigurat de prestaia celui care

reprezint organizaia, n care o component important este calitatea discursului su.Un discurs poate fi o unealt puternic de comunicare. l trebuie pregtit pentru a fi ascultat, nu

citit de participan!i. l trebuie s fie adecvat audien!ei, s fie specific n con!inut, s genereze o reac!ie,s aib un obiectiv bine definit "i s se integreze n timpul alocat%D. Bilcox'.

$n discurs are, potrivit lui C.. *eitel, urmtoarelecaracteristici)- este gndit, proiectat pentru a fi rostit i auzit#- utilizeaz un limba! concret %elemente clar, imagini concrete, fr generaliti'#- solicit un rspuns pozitiv %trebuie s aib vitalitate, s fie rostit cu energie, fiecare

fraz trebuie s trezeasc o imagine concret i atitudine'#- posed un obiectiv bine precizat %s exprime un punct de vedere bine definit, o poziie

clar n legtur cu tema de interes'.

D. Bilcox consider c un discurs reuit trebuie s satisfac urmtoarele eiene)- s spun ceva despre lucrurile care au valoare, care dureaz %o c&estiunesemnificativ'#

- s aib att coninut, ct i stil %participanii s fie capabili s-i reaminteasc ideilema!ore ale discursului i s le poate reproduce cu uurin'#

- s se concentreze pe cel mult dou-trei subiecte#- s fie centrat pe fapte, iar informaia respectiv trebuie s ilustreze tema, s aib

acuratee#- s-i adecveze stilul i coninutul la specificul audienei#- s fie clar) asculttorii s neleag ce spune vorbitorul %dumanii claritii) frazele

complicate, !argonul, informaiile excesiv de te&nice'.Pretireaunui discurs are urmtoarele etape)a' cunoa*terea *i inter#ie#area celui care urmea! s in discursuln scopul)

7


8/9

Elaborarea produselor RP Curs 3 -4 Conferina de pres- determinrii obiectivului discursului, care este diferit de subiectul care va fi abordat

%subiectul ofer coninutul discursului, iar obiectivul este circumscris de ceea ce doretevorbitorul s obin de la audien) ;ce concluzie vreau s trag audiena la sfrituldiscursului+


9/9

Elaborarea produselor RP Curs 3 -4 Conferina de presex) ;nori plng

Conferinta de presa curs

Documents

Transcript of Conferinta de presa curs