CONCEPTUL DE BIROTIC

n contextul actualei revoluii tehnico-tiinifice, n care informatica i telecomunicaiile, producerea i comunicarea informaiei sunt prioriti incontestabile, cu largi aplicaii n ntreaga via economic, tiinific i social, definirea biroticii este o problem necesar dar dificil.

Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou, cu toate acestea, obiectul ei depete cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicaii, cu noile mijloace de stocare i de transmitere a informaiei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optic i electronic i n special cu noile realizri n materie de echipamente i de programe informatice, birotica ofer noilor tehnici de procesare a informaiei valene profesionale i economice cu multiple efecte sociale.

Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil odat cu rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus i prin accesibilitatea utilizrii lor, au ptruns n orice birou sporind considerabil productivitatea i calitatea muncii administrative.

Birotica este un cuvnt intrat n limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului francez bureautique care, la rndul su, este echivalentul termenului englezesc office automation. Termenul a fost introdus n limba francez de P. Berger i L. Nauges, dup Convenia Informatic din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc, sugereaz domeniul biroticii - BIROUL - i obiectivul fundamental al acesteia - AUTOMATIZAREA BIROULUI.

Se poate spune c termenul a nceput s circule n Frana dup 1982 cnd, ntr-o publicaie de specialitate (Jurnal Oficial), gsim urmtoarea definiie: "Birotica: ansamblu de tehnici i de mijloace utilizate n automatizarea activitilor de birou, n special a aspectelor legate de comunicaie prin cuvnt, prin scris sau prin imagine".

n timp au aprut numeroase ncercri de a defini birotica.

n esen birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, de distribuie i de exploatare a informaiei din perspectiva muncii de birou,

fr ns a se substitui disciplinelor nrudite: informatica, telecomunicaiile, telemtica.Birotica s-a nscut, deci, din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind creterea performanei i calitii muncii de birou n orice domeniu de activitate.

ntr-o alt perspectiv, mai recent, adaptat la coordonatele societii informaionale spre care ne ndreptm, birotica se contureaz ca un proces de automatizare flexibil aplicat la cel mai important loc de munc al societii de azi, i mai ales de mine: BIROUL. Sistemele birotice faciliteaz procesarea, diseminarea i coordonarea informaiei, materia prim a oricrei activiti de birou. Prin aceasta se ncearc nlturarea comarului birocratic.

Astzi birourile au trei roluri organizaionale importante:

Coordoneaz i conduc munca lucrtorilor dintr-o organizaie.

Integreaz munca realizat pe toate nivelurile cu funciile din organizaiile respective.

Cupleaz organizaia cu mediul, integrnd informaional clienii i furnizorii.

Pentru a ndeplini aceste roluri, n general, birourile desfoar cinci mari activiti:

Managementul documentelor.

Introducerea informaiilor n fiiere.

Conducerea proiectelor.

Coordonarea personalului.

Repartizarea pe sarcini a indivizilor i a grupurilor. [11Prima dintre acestea consum aproximativ 40% din efortul total, celelalte activiti ocup restul de 60% n mod egal.

Pentru a defini mai exact conceptul de birotic se impune sublinierea particularitilor i tendinelor muncii de birou, indiferent de coninutul su economic.

Astfel, o prim particularitate o constituie predominana proceselor informaionale i decizionale. Informaia, materia prim a oricrei activiti de birou, ofer suportul deciziei manageriale n orice sistem i organizaie economico-social.

O alt particularitate o reprezint ponderea mare pe care o ocup comunicarea de informaii i de decizii, prin cele dou forme ale sale: oral i scris.

n Romnia, termenul de birotic a cptat o circulaie larg dup 1989. Acest fenomen poate fi explicat prin influena combinat a urmtoarelor circumstane:

" Transformarea social care a permis dezvoltarea proprietii private, fenomen ce a dus la crearea ntreprinderilor mici i mijlocii. Acestea i-au bazat dezvoltarea pe utilizarea profesional a calculatoarelor personale (PC).

" Evoluia tehnologic mondial care a permis descentralizarea accesului la informaie prin creterea extraordinar a numrului de calculatoare personale i a celorlalte echipamente informatice.

" Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnic de calcul, consumabile, echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare). [21n prezent n dezvoltarea biroticii exist dou tendine majore:

" Una de natur tehnologic ce implic o cretere a capacitii de intercomunicare (telefoane, radio, TV).

" Una de natur organizaional care se refer la tendina de a dezvolta structuri de tip reea.

n multe cazuri, n mod greit, birotica este asimilat cu munca de secretariat, locul unde se intersecteaz cele mai importante fluxuri informaionale ale ntreprinderii, dar secretariatul reprezint numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii.

n viitor, birotica va urmri crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea calculatoarelor, echipamentelor de comunicaie i a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminarea consumului uria de hrtie din biroul clasic.

Obiectivele biroticii

Obiectivul general al biroticii este creterea calitii, productivitii i flexibilitii muncii de birou prin automatizarea activitilor. Cele mai importante activiti de birou se refer la introducerea, la prelucrarea, la memorarea i la extragerea informaiilor. n societatea contemporan cantitatea de informaie ce trebuie prelucrat este tot mai mare.

Productivitatea muncii n acest sector a cunoscut o cretere mult mai lent n comparaie cu celelalte sectoare. De aceea sperana creterii productivitii muncii este legat de dezvoltarea biroticii.

Informatizarea muncii de birou, n afar de creterea calitii i productivitii muncii administrative, determin i alte efecte economice i sociale cum ar fi:

" Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabil a acestuia.

" Eliminarea efortului fizic i intelectual solicitat de prelucrarea manual a informaiei.

" Eliminarea efortului solicitat de lectura i de controlul exactitii documentelor primite sau expediate.

" Reducerea timpului de recepie, de prelucrare i de transmitere a informaiei n activitatea administrativ.

" Creterea exactitii proceselor informaionale, a capacitii de memorare i a vitezei de regsire a informaiei.

" Scderea considerabil a costului informaiei i a deciziei pe care aceasta din urm se fundamenteaz.

Principiile biroticii T31 :Principiul specificitii. Munca de tip administrativ desfurat n birou reprezint obiectul de studiu al biroticii. Dei coninutul muncii n birou difer n funcie de nivelul ierarhic ntr-o organizaie i de caracteristicile generale ale acesteia, exist o trstur comun: lucrul cu documente i cu informaii.

Principiul frecvenei de apariie a diferitelor tipuri de activiti. Birotica se oprete numai asupra celor mai utilizate proceduri i aciuni pentru a obine efectul maxim prin simplificare, prin automatizare i prin integrare.

Principiul simplificrii. Activitile care apar frecvent sunt - n prima etap - analizate, simplificate i apoi n etapa a doua automatizate i integrate.

Principiul automatizrii flexibile. Repetitivitatea relativ a unor activiti permite automatizarea flexibil a unor sarcini, adic automatizarea realizat direct de ctre utilizator.

Principiul integrrii. Acest principiu se refer la partajarea (utilizare n comun) datelor i informaiilor dintr-o organizaie. Integrarea reprezint etapa final a procesului birotic optimizat n care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice i informaticieni este inevitabil.

[11 I. NFTNIL, Birotica i performana managerial, Bucureti, 2000, p. 7. r21 Ibidem. p. 10. [31 Ibidem, p. 11.

LOCUL SISTEMULUI BIROTIC N CADRUL FIRMEISistemul informaional

Dac sistemul decizional reprezint "sistemul nervos" al unei organizaii, sistemul informaional este "sistemul circulator". El ofer materia prim (informaia) necesar n stabilirea i ndeplinirea obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competenelor i responsabilitilor att manageriale, ct i de execuie din cadrul organizaiilor socio-economice.Sistemul informaional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i la realizarea obiectivelor organizaiei!!!.

n continuare vom defini fiecare component a sistemului informaional.

Datele i informaiile reprezint componentele primare ale sistemului informaional.

Definiii ale informaiei sunt multe n literatura de specialitate.

Norbert Wiener, printele ciberneticii, spunea c "informaia este informaie, nici materie, nici energie". Pornind de la ideea c informaia este una dintre cele trei forme de manifestare a materiei, ncercarea de o defini este un nonsens.

Din punct de vedere al teoriei comunicaiilor, informaia este un mesaj, un semnal ce reflect starea unui sistem sau a mediului n care acesta funcioneaz i care aduce receptorului un spor de cunoatere.

Informaia economic reprezint acele date care aduc receptorului un spor de cunoatere privind ntreprinderea respectiv, ce i furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea sarcinilor n cadrul firmei respective.

Informaiile se obin n general din prelucrarea datelor, ele nu se confund ns cu acestea.

Data reprezint o niruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o anumit semnificaie. Datele economice descriu aciuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firm sau la procese din afara acesteia.

n concluzie se poate spune c orice informaie este o dat dar nu orice dat este o informaie, ci numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate.

n literatura de specialitate se ntlnesc diverse criterii de clasificare a informaiilor. Iat cteva dintre acestea:

dup modul de exprimare: orale, scrise, audio-vizuale;

dup gradul de prelucrare: primare, intermediare, finale;

3.dupdirecie: descendente, ascendente, orizontale;

4.dupprovenien: exogene, endogene;

5.dupdestinaie: interne, externe;

6.dupobligativitate: imperative, nonimperative

7.dupnatura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare, comerciale,

producie, financiar-contabile, personal.

Aceast clasificare se refer la informaia economic utilizat n procesele manageriale pentru fundamentarea deciziilor.

Alte criterii de clasificare pot fi:

dup form: analogic, digital;

dup natura sa: date, texte, imagini fixe, secvene audio, secvene video;

dup suport: magnetice, optice, opace, transparente. Procese informaionale [21n raport cu natura lor specific, informaiile se proceseaz diferit, fapt pentru care se disting mai multe tipuri de procese informaionale:

a) Procesarea datelor se caracterizeaz prin tratarea informaiei numerice, dup reguli matematice i logice, i este larg rspndit n activitile care solicit un mare volum de calcule, de situaii i de rapoarte: economie, proiectare, management, statistic etc.

Prelucrarea datelor n sisteme informatice se realizeaz n mod diferit, n funcie de modul de organizare a acestora n colecii de date.

Datele organizate sub forma fiierelor de date se proceseaz cu ajutorul unor programe de firm, denumite interpretoare sau compilatoare care difer n funcie de limbajul de programare pentru care acestea sunt elaborate: BASIC, FORTRAN, COBOL, PASCAL etc.

Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD), dintre care cele mai rspndite sunt: base iv, foxpro, paradox, access, aproach etc.

Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucreaz fie folosind pachete soft specializate cum sunt procesoarele de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO, fie folosind funciile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibiliti integrate de tratare a informaiei (texte, tabele, baze de date, grafic etc.) cum sunt sistemele integrate: WORKS,

FRAMEWORK, OPEN ACCESS etc.Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul electronic prezint un interes deosebit datorit uurinei cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele i a mbinrii procesrii datelor cu procesarea de texte n cadrul foii de calcul electronic.

Procesarea textelor reprezint un ansamblu de operaii specifice lucrului cu texte. Obiectul procesrii, textul, structurat n pagini, n paragrafe, n fraze i n cuvinte, este supus unor operaii viznd forma caracterelor i mrimea acestora, forma i mrimea paginii, modul de aezare a textului n pagin.

Procesarea textelor presupune, de asemenea, operaii lingvistice cum sunt: desprirea automat a cuvintelor n silabe, controlul gramatical, lexical i ortografic al textului analizat. n urma acestor operaii rezult un document de tip text care poate fi consultat prin afiare pe ecran ori imprimat pe hrtie sau pe microfilm n vederea arhivrii.

Procesarea textelor se realizeaz fie cu programe specializate cum sunt procesoarele de texte wordstar, word, wordperfect, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de programe avnd alt destinaie principal, spre exemplu editorul de texte WRITE al sistemului grafic de operare WINDOWS, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS 1-2-3) i ale sistemelor integrate (WORKS).

Procesarea documentelor reprezint un mod de utilizare modern i eficient a tehnicilor informatice i electronice n vederea receptrii, memorrii i prelucrrii grafice a imaginilor coninute n documente.

Un document poate conine informaii provenite din surse diferite: situaii i rapoarte rezultate din procesarea datelor, documente coninnd texte obinute n urma procesrii textelor, tabele i reprezentri grafice realizate de un procesor de tabele, schie i desene tehnice, grafic bidimensional sau tridimensional realizat cu ajutorul unor programe speciale de grafic, desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini i fotografii scanate (citite optic cu dispozitivul scanner) etc.

Procesarea informaiei vizuale, organizate sub forma documentelor, se realizeaz de ctre programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGE MAKER, QUARK XPRESS, COREL DRAW) sau de ctre funcii specializate ale procesoarelor de texte sau de tabele (WORD, WORDPERFECT, LOTUS 1-2-3, EXCEL, WORKS).

Documentele astfel procesate se memoreaz pe suporturi tehnice de date avnd o anumit organizare pentru a putea fi apoi uor regsite, consultate la terminal, imprimate pe hrtie sau pe microfilm, comunicate la distan sau introduse ntr-un nou proces de prelucrare grafic.

Procesarea sunetului mbrac forme foarte variate, de la vocea uman (mesaje, convorbiri telefonice, ntlniri, conferine) la sunete obinute prin sintez electronic, la sunete naturale sau la sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informaie sonor sau auditiv, perceput analogic i convertit n form digital, ofer "materia prim" ce urmeaz a fi procesat digital cu ajutorul unor echipamente i programe specializate n tratarea informaiei sonore, cum este sistemul SOUND BLASTER care poate funciona cuplat la orice calculator personal. Se realizeaz n acest mod o interfa acustic a sistemului informatic cu sistemele audio analogice uzuale (casetofon, magnetofon, compact-disk etc.), precum i cu dispozitivele de comunicaie acustic de genul: telefon, interfon etc.e) Procesarea de imagini (imagini n micare) completeaz gama de posibiliti oferite de celelalte genuri de tratare a informaiei i constituie una din realizrile cele mai moderne ale electronicii i informaticii.

Informaia vizual dinamic este rezultatul afirii i perceperii unui numr de imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secund), genernd privitorului uman senzaia vizual de micare. Sursele de informaie video (imagini n micare) sunt diverse: realitatea, surprins cu tehnic de filmat (camer de luat vederi alb-negru sau color), imagini transmise (analogic sau digital) prin sistemele de comunicaii video de natur profesional, precum i imagini (animaie profesional, filme de specialitate) realizate pe calculator cu ajutorul unor dispozitive fizice i logice.

n mod curent prelucrarea informaiei vizuale este nsoit i de prelucrarea informaiei sonore, dup cum imaginea este nsoit de sunet sau de voce uman.

nsemntatea acestei clasificri, a tipologiei tratrii informaiei, rezid n aceea c ultimele patru tipuri de procesare a informaiei sunt specifice domeniului biroticii. n cadrul acestora, dei s-a plecat de la automatizarea i de la informatizarea prelucrrii textelor, care ocup un loc important n activitatea de birou, se remarc o tendin de cretere a ponderii operaiilor de prelucrare video i sunet, dar dinamica cea mai nalt o nregistreaz sistemele de comunicare i de procesare a imaginilor fixe i mobile asistate de calculator.