Cod Proiect: STRAsapvideo.vertatel.ro/MM/Proces de achizitii pentru... · Web viewSe alege din...

Cod ProiectVERTA1

Intretinere referat de necesitate pentru materiale/servicii (RdN)

Cod procedura: document.doc

Numar contract149/09.10.2012

Procedura de operare pentru „Intretinere referat de necesitate pentru materiale/servicii (RdN)"Determinarea necesarului de achizitie este prima etapa a procesului de achizitie:

Necesarul de materiale ce urmeaza a fi achizitionate de Verta-Tel, se regaseste in SAP sub forma referatelor de necesitate. Referatele de necesitate pot fi generate:

Manual, de catre responsabili din cadrul departamentelor, pentru materialele consumabile, obiecte de inventar, etc., cu alocarea centrului de cost specific departamentului sau cu alocare de gestiune pentru materialele care vor fi stocate si facute disponibile pentru aprobare de Seful de departament.

Automat, in cazul materialelor planificate pe lucrari (materiale incluse in lucrare) prin rularea Planificarii Necesarului de Materiale (PNM)

In functie de modul de utilizare a materialelor/serviciilor, (consumabile, obiecte de inventar, servicii ) se foloseste optiunea categorie de alocare cont, (cele care nu se stocheaza). Categoria de alocare cont indica:

- obiectele asupra carora se inregistreaza cheltuiala cu materialele/serviciile respective:o materialul/serviciulo centrul de cost

- ce date suplimentare trebuie furnizate:o in cazul consumului direct sau al serviciilor trebuie specificat obligatoriu centrul de cost o in cazul materialelor care urmeaza a fi stocate, nu se specifica nici o categorie de alocare cont.

In cadrul Companiei Verta -Tel vor fi create referate de necesitate pentru urmatoarele procese:Etapa 1.Proces achizitii materiale consumabile pe cheltuiala directa a unui centru de cost, fara intrare in gestiune

Creat de: Fair Value Vers.: 1 Titlu doc. Procedura de operare

Nume fisier VERTA_5.1.3.1_MM01_Intretinere referat de necesitate_V2.doc Pag. 1/10

(papetarie, consumabile IT, produse de curatenie, etc). Receptia se va inregistra pentru a confirma cantitatile primite de la furnizor.Etapa 2. Proces achizitii materiale consumabile pentru care se doreste stocarea acestora in gestiunea specifica ( de ex. in gestiunea Birotica pentru papetarie, consumabile IT, etc) .

1. CREARE manuala Referat de Necesitate (RdN)

CALE DE ACCESTranzactie Meniu SAP ME51N Logistica →Gestiune materiale →Aprovizionare →Referat de necesitate →Creare

Etapa 1. Creare referat de necesitate pentru proces achizitii cu cheltuiala directa pe centru de cost

Materialele consumabile nu se stocheaza, ele se inregistreaza direct pe cheltuiala centrului de cost aferent departamentului pentru care se achizitioneaza.Pentru acest caz, se va completa valoarea K-Centru de cost in cadrul campului „A–Categorie alocare cont”.

PROCEDURAPAS 1 Introducerea datelor de antetZona de ecran Nume camp Valori si Activitati pentru UtilizatorTip document Referat de necesit. Selectati „NB Referat de necesit.” sau „RU Referat neces.URGENT”

”Antet Nota de antet Exemplu:

Introduceti urmatorul text: „Referat Administrativ” sau alt text relevant pentru necesarul respectiv.

PAS 2 Introducerea materialelor ce trebuie aprovizionateZona de ecran Nume

camp/coloana/tabValori si Activitati pentru Utilizator

Imagine generala pozitii

Linia de material 10Material

Coloana:A (Categorie de alocare cont)P(Categorie pozitie)Text scurt

CantitateUnitCategorie data livrare Data livrareUnitate logisticaGrA (Grup de achizitii)

120000001 Apasati ENTER.Descrierea materialului va fi completata automat.

Se completeaza K-Centru de cost

Nu se completeaza (campul ramane liber)Toner (nu se completeaza, se preia din datele materialului). Se poate modifica daca este cazul.

3BUC (nu se completeaza; se preia din datele materialului)D (Format zi)

29.01.20131000 BUCURESTI ILFOV120 Achiz. administiv (in functie de Grupul de achizitii selectat se va activa corect procedura de eliberare referat necesitate)



Optional:Solicitat de

Optional:Pret estimat (TAB „Evaluare” din zona de Pozitie)Pret evaluare

Tab " Alocare cont"

Tab "Texte"

Se completeaza codul departamentului care solicita. Ex. Economic

12 RON/1BUC (se introduce doar daca materialul este nou in companie; daca a mai fost achizitionat, pretul va fi completat automat cu pretul variabil existent pe material – acesta este un pret estimat).

Confirmati intrarile cu ENTER.

Centru de cost: 1101 CH.ADM. GENERALE . (Se alege din lista codul centrului de cost aferent departamentului care solicita)

Nota:Daca descrierea materialului nu este suficienta:

Se pot introduce texte suplimentare, care vor fi preluate si in formular comanda de aprovizionare.

Lista coduri camp " GrA - Grup achizitii".

Nota: In functie de valoarea selectata din Grupul de achizitie se va activa procedura de eliberare a referatului, pe nivel de aprobare.Ex.: Pentru ca la referatul creat a fost selectat grupul de achizitie 120 Achiz.administrativ, eliberarea acestuia (aprobarea) se va putea realiza de catre AD Sef Administrativ. In cazul in care se decide transferul materialelor dintr-o alta unitate logistica ( Ex : din 1100 – CLUJ), mai intai se aproba transferul ( cod aprobare XP) si apoi se aproba de catre AD Sef Administrativ



Cod Grup Achizitii

Descriere grup achizitii

Cod eliberare

Descriere cod eliberare

100 Achiz. lucrariDPXP

Director ProductieProb.Aprob.Transfer

110Achiz. mecanizare DM Director Mecanizare

120 Achiz. AdministivADXP

Sef AdministrativProd.Aprob.Transfer

130 Achiz. locale AL Achizitii locale

140Transfer mecanizat DP Director Productie

Pas 3 Salvarea Referatului de necesitateNume camp Valori si Activitati pentru UtilizatorButon „Salvare”

Apasati buton „Salvare”, pentru inregistrarea Referatului de necesitate in sistem Zona de ecran Rezultat Zona de mesaje

Mesaj sistem :

Etapa 2. Creare referat de necesitate pentru proces achizitii cu receptie materiale pe stoc

Materialele consumabile achizitionate se vor stoca pe una din gestiunile firmei (ex.: pentru unitatea logistica 1000 Bucuresti, se va aloca gestiunea 1020 Birotica Buc.).Pentru acest caz, NU se vor completa valori in cadrul campului „A – Categorie alocare cont” (ramane gol).

PAS 1 Introducerea datelor de antetZona de ecran Nume camp Valori si Activitati pentru UtilizatorTip document Referat de necesit. Selectati „NB Referat de necesit.” sau „RU Referat neces.URGENT”



Antet Nota de antet Exemplu:Introduceti urmatorul text: „Referat Administrativ” sau alt text relevant pentru necesarul respectiv.

PAS 2 Introducerea materialelor ce trebuie aprovizionateZona de ecran Nume

camp/coloana/tabValori si Activitati pentru Utilizator

Imagine generala pozitii

Linia de material 10Material

Coloana:A (Categorie de alocare cont)P(Categorie pozitie)Text scurt

CantitateUnitCategorie data livrare Data livrareUnitate logisticaLoc depozGrA (Grup de achizitii)

Optional:Solicitat de

Optional:Pret estimat (TAB „Evaluare” din zona de Pozitie)Pret evaluare

Tab "Texte"

120000002 Apasati ENTER.Descrierea materialului va fi completata automat.

Nu se completeaza (campul ramane liber)

Nu se completeaza (campul ramane liber)Caiet studentesc (nu se completeaza, se preia din datele materialului). Se poate modifica daca este cazul.

5BUC (nu se completeaza; se preia din datele materialului)D (Format zi)

29.01.20131000 BUCURESTI ILFOV1010 Gest.Birotica&IT, optional.(se completeaza doar daca se stie de la acest moment depozitul in care se vor stoca materialele)120 Achiz. administiv (in functie de Grupul de achizitii selectat se va activa corect procedura de eliberare referat necesitate)

Se completeaza codul departamentului care solicita. Ex. Economic

2,5 RON/1BUC (se introduce doar daca materialul este nou in companie; daca a mai fost achizitionat, pretul va fi completat automat cu pretul variabil existent pe material – acesta este un pret estimat).

Confirmati intrarile cu ENTER.Nota:Daca descrierea materialului nu este suficienta:

Se pot introduce texte suplimentare, care vor fi preluate si in formular comanda de aprovizionare.

Se vor completa aceleasi campuri si pentru cel de-al doilea material care se doreste a fi achizitionat. Exemplu: materialul 120000000 Hartie imprimanta, cantitate 10 buc.



Lista coduri camp " GrA - Grup achizitii".

Nota: In functie de valoarea selectata din Grupul de achizitie se va activa procedura de eliberare a referatului, pe nivel de aprobare.Ex.: Pentru ca la referatul creat a fost selectat grupul de achizitie 120 Achiz.administrativ, eliberarea acestuia (aprobarea) se va putea realiza de catre AD Sef Administrativ.In cazul in care se decide transferul materialelor dintr-o alta unitate logistica ( Ex : din 1100 – CLUJ), mai intai se aproba transferul ( cod aprobare XP) si apoi se aproba de catre AD Sef Administrativ

Pas 3 Salvarea Referatului de necesitateNume camp Valori si Activitati pentru UtilizatorButon „Salvare”

Apasati buton „Salvare”, pentru inregistrarea Referatului de necesitate in sistem Zona de ecran Rezultat Zona de mesaje

Mesaj sistem :

2. AFISARE Referat de Necesitate



CALE DE ACCESTranzactie Meniu SAPME53N Logistica→Gestiune materiale →Aprovizionare→Referat de necesitate→AfisarePROCEDURANota! La accesarea tranzactiei sistemul afiseaza ultimul referat pe care s-a lucrat.Zona de ecran Rezultat

Bara de meniu Buton „Alt Referat de necesitate”

Pentru un alt referat se apasa butonul „Alt referat de necesitate” din bara de meniu.Se introduce numarul referatului care trebuie afisat sau se cauta in lista referatul, apasand butonul matchode.

Fereastra „Selectare document”

Referat de necesit.Buton „Alt document”

10000012Apasati buton „Alt document”.

Ecran initial Se vizualizeaza datele introduse, fara posibilitate de modificare.

3. MODIFICARE Referat de Necesitate

CALE DE ACCESTranzactie Meniu SAPME52N Logistica→Gestiune materiale→Aprovizionare→Referat de necesitate→ModificarePROCEDURANota! La accesarea tranzactiei sistemul afiseaza ultimul numar de referat pe care s-a lucrat.

PAS 1 Afisarea Referatului de necesitate care trebuie modificatZona de ecran Nume camp Valori si Activitati pentru UtilizatorBara de meniu Buton „Alt Referat de

necesitate” Pentru un alt referat se apasa butonul „Alt referat de necesitate” din bara de meniu.Se introduce numarul referatului care trebuie modificat sau se cauta in lista referatul, apasand butonul matchode.



Fereastra „Selectare document”

Referat de necesit.Buton „Alt document”

10000012Apasati buton „Alt document”.

PAS 2 Modificarea Referatului de necesitateZona de ecran Nume camp Valori si Activitati pentru UtilizatorImagine generala pozitii

Campuri de modificat Se modifica datele existente, similar Pasului 2 al Procedurii de Creare a Referatului de Necesitate

Se adauga linii noi (materiale noi) in referatul de necesitate, dupa caz.

Nota! Campurile care pot fi modificate sunt afisate pe fundal ALB. Campurile care NU se pot modifica sunt afisate pe fundal GRI.

PAS 3 Salvarea documentului

Se salveaza documentul apasand .Zona de ecran RezultatZona de mesaje Mesaj „Referat necesitate 0010000012 modificat”



4. Rapoarte

Nr.crt. Descriere Raport Tranzactie Meniu SAP1. Lista Referate de Necesitate ME5A Logistica →Gestiune materiale →Aprovizionare →Referat

de necesitate →Afisare Lista →Generalitati1. ME5A: PROCEDURA de Afisare pe ecran

Note:1. In mod standard este afisata Lista referatelor de necesitate deschise (care nu au fost preluate in comenzi de

aprovizionare) iar pentru afisare se pot executa combinatii de parametri ca selectii.

2. Daca este necesara afisarea listei si cu referatele de necesitate inchise (cele pentru care s-a creat comanda de aprovizionare) atunci se bifeaza campul "Cereri inchise"

Nume camp Valori si Activitati pentru UtilizatorA. Pentru referate create pentru stoc se

poate afisa lista dupa urmatorii parametri:

Dupa fiecare selectie de parametri, apasati F8 sau butonul (Executie) pentru afisarea listei.

Referat de necesitate Grup de aprovizionare Material Grup de materiale Unitate logistică Tip document Dată livrare Domeniu lista

10000013 120

1200000021100021000NB29.01.2013ALV (format de afisare mai prietenos)

Nume camp Valori si Activitati pentru UtilizatorB. Pentru referate create cu alocare cont

(centru de cost) se poate face restrictia dupa:

Categorie alocare de cont

K Centru de cost

Dupa completarea parametrilor de selectie, apasati F8 sau butonul (Executie) pentru afisarea listei.

1. Lista referate deschise

2. Lista tuturor referatelor (cu bifarea celor inchise)



Nota! In cadrul listei afisate, daca se executa dublu click pe una din liniile din referat (ex. Pozitia ), se va afisa referatul de necesitate.PROCEDURA de Listare la imprimanta a raportului in format ALV

Obiectiv Activitati pentru UtilizatorPrevizualizare pentru tiparire Bara de Meniu: Lista → Previzualizare pentru tiparireTiparire Bara de Meniu: Lista → Tiparire


Nume fisier VERTA_5.1.3.1_MM01_Intretinere referat de necesitate_V2.doc

Pag. 10/10

Cod Proiect: STRAsapvideo.vertatel.ro/MM/Proces de achizitii pentru... · Web viewSe alege din...

Documents

Transcript of Cod Proiect: STRAsapvideo.vertatel.ro/MM/Proces de achizitii pentru... · Web viewSe alege din...