Capitolul 3 Sistemul informaţional al firmei

CAPITOLUL 3

SISTEMUL INFORMAŢIONAL AL FIRMEI

3.1. Consideraţii generale privind informaţia

În cadrul activităţii economice, informaţia reprezintă acel purtător de noutate despre evenimente, fenomene interne şi externe, care stau la baza elaborării actului decizional al acţiunii economice [5].

Informaţia reprezintă un mesaj privind fapte, evenimente, experienţe, opinii, etc, care sunt transmise, înţelese, acceptate sau respinse pentru definirea şi instrumentarea unui scop bine definit.

La nivelul organizaţiei, informaţiile sunt suportul deciziilor şi sunt asociate materiilor prime care se aprovizionează (culeg), prelucrează (procesează), depozitează (stochează într-o memorie) şi uzează (depreciază).

De obicei, informaţia tehnico-economică aduce elemente noi de cunoaştere privind starea şi modul de utilizare a capitalului fix şi circulant, a structurii şi eficienţei proceselor tehnologice, gradul de utilizare al forţei de muncă, natura, stadiul şi eficienţa transformării obiectivelor muncii, condiţiile şi efectele economice, ale proceselor interne care au loc în cadrul firmei, precum şi efectele acestora asupra mediului extern [1,7].

Fig.3.1 Rolul informaţiei interne şi externe în activitatea economică [4]

Informaţia tehnico-economică reprezintă un element deosebit de important în procesul de realizare al feed-back-ului activităţii economice, deoarece prin însuşirile ei cantitative şi calitative optimizează procesul decizional al acesteia.

Sistemul cibernetic al firmei se reglează şi devine adaptabil atunci când se informează despre toate consumurile (materiale, energie, informaţie).

23

Capitolul 3 Sistemul informaţional al firmei

Presupunând că cheltuielile (C) pentru un produs se compun din costurile cu materialele (m), energie (e) şi informaţie ( i ), adică C = m + e + i, atunci comparând două firme F1 şi F2, unde F1 foloseşte din plin informaţia, iar F2 nu, rezultă că nivelul costului este:

, (3.1)

, (3.2)

Relaţiile de cost ale celor două firme vor fi:

, atunci când , chiar dacă . (3.3)

Din punct de vedere cantitativ, firma F1 foloseşte mai bine resursele, realizând costuri mai mici.

Succesul conducerii proceselor economice, depinde în mare măsură de calitatea informaţiei alese, de calitatea prelucrării datelor, de gradul de operativitate al autoreglării sistemului prin intervenţia rapidă şi raţională a conducerii.

Astfel, informaţia este parte integrantă a “triunghiului de aur” al managementului, aşa cum este prezentat în figura 3.2.

Fig.3.2 ,,Triunghiul de aur” al managementului [1]

3.2. Funcţiile şi principiile sistemului informaţional al firmei (SIF)

Sistemul informaţional suprapus structurilor organizatorice asigură coeziunea sistemului de conducere.

Acesta se defineşte ca totalitatea metodelor, procedeelor şi a mijloacelor folosite pentru culegerea, transmiterea şi prelucrarea datelor necesare funcţionării normale a firmei.

Sistemul informaţional îndeplineşte mai multe funcţii prin care se exprimă rolul şi contribuţia acestuia la desfăşurarea continuă a activităţii firmei.

Aceste funcţii sunt:- funcţia decizională prin care se asigură ansamblul informaţiilor pentru iniţierea,

fundamentarea şi elaborarea deciziilor manageriale;- funcţia operaţională prin care se asigură informaţiile necesare personalului firmei

pentru îndeplinirea obiectivelor firmei;- funcţia de documentare prin care se asigură înregistrarea şi vehicularea

informaţiilor, în vederea sporirii eficienţei firmei.

24

Capitolul 3 Sistemul informaţional al firmei

Principiile necesare pentru a fi respectate în scopul elaborării şi proiectării unui sistem informaţional:

- subordonarea conceperii şi proiectării sistemelor informaţionale, cerinţelor legate de asigurarea unei conduceri moderne a firmei;

- corelarea sistemului informaţional cu sistemul decizional şi sistemul organizatoric (organigrama firmei).

Această corelare se face ţinând seama de următoarele caracteristici: orice post sau compartiment este atât emiţător, cât şi beneficiar de informaţii; obţinerea unui maxim de informaţii finale prin prelucrarea unui anumit tip de

informaţii; asigurarea unui grad înalt de flexibilitate a sistemului informaţional; asigurarea unui grad ridicat de eficienţă pentru întreg sistemul informaţional.

3.3. Elementele componente ale sistemului informaţional

Principalele elemente componente ale sistemului informaţional sunt:

1) Datele şi informaţiile

Datele sunt constituite din fapte şi evenimente reprezentate în formă convenţională adecvată pentru comunicare, interpretare şi prelucrare. Acestea constituie suportul simbolic al informaţiilor.

Informaţiile sunt formate din ştiri, mesaje, etc care provin din fenomene şi procese, care au caracter de noutate şi care prezintă interes [10].

Din punct de vedere cibernetic, informaţiile se definesc prin:- aspectul semantic, care priveşte semnificaţia pentru receptor;- aspectul pragmatic, care priveşte utilitatea practică pentru receptor;- aspectul sintactic, care priveşte măsura în care semnele ce redau semnificaţia

fenomenului înlătură pentru receptor nedeterminarea problemei.Gradul de nedeterminare a problemelor ( ) este definit prin raportul [3]:

Nr. răspunsuri juste x 100 [%], (3.4)

Nr. total răspunsuri

Eficienţa informaţiei este determinată de următoarele cerinţe: să fie corectă; să fie precisă şi exactă; să fie semnificativă; să fie actuală; să fie oportună; să fie continuă; să fie utilă;

Măsura gradului de nedeterminare poartă denumirea de entropie.

25

Capitolul 3 Sistemul informaţional al firmei

Starea entropică se exprimă prin relaţia:

, (3.5)

unde: reprezintă entropia;

- evenimente; - câmp de probabilitate finit;

- probabilitatea de producere a evenimentelor.Energia informaţională (E) măsoară gradul de nedeterminare a unui rezultat, ca

valoare medie a probabilităţii:

, (3.6)

şi creşte proporţional cu starea de organizare a sistemului. Precizia datelor şi a informaţiilor de care dispune o firmă se măsoară cu relaţia:

, (3.7)

unde: reprezintă coeficientul de precizie; - cantitatea de informaţie efectivă;

- cantitatea de informaţie maximă posibilă.Aprecierea calitativă a informaţiilor se face pe baza coeficientului acţiunii utile:

, (3.8)

unde: reprezintă cantitatea de informaţii care intră şi iese dintr-un compartiment; - valoarea corespunzătoare a unităţii de informaţie de intrare şi ieşire.

2) Purtătorii de date şi informaţii

Purtătorii de date şi informaţii reprezintă mijloace materiale cu ajutorul cărora sunt vehiculate, stocate şi păstrate informaţiile [12].

Purtătorii de date şi informaţii se pot clasifica astfel:a) purtători clasici: documente primare, documente ale evidenţei contabile, documente

statistice (indici, indicatori, tabele, etc);b) purtători moderni de informaţii: benzi magnetice şi discuri magnetice.

3) Fluxul informaţional şi circuitul informaţional

26

Capitolul 3 Sistemul informaţional al firmei

Fluxul informaţional reprezintă un ansamblu de informaţii necesare desfăşurării unei anumite operaţii, acţiuni sau activităţi intervenite între emitent şi destinatar.

Acesta se caracterizează prin: conţinut, volum, frecvenţă, calitate, direcţie, formă, suport, etc

Circuitul informaţional este reprezentat de itinerarul pe care circulă o informaţie de la generarea ei, până la arhivarea şi distrugerea sa [6].

4) Mijloace de transmitere a informaţiilor

În condiţiile tehnicii actuale, mijloacele sunt: - banda rulantă (pentru corespondenţă) ; - tele-imprimatorul; TV cu circuit închis; - interfonul; telexul; faxul; - echipamentul de tele-proccesing etc.

5) Operaţiile şi metodele de prelucrare a datelor

Operaţiile de culegere sunt:- manuale;

- manual-mecanice; - automate.

Operaţiile de pregătire sunt: de prelucrare; operaţii de calcul; operaţii de transmitere a datelor şi informaţiilor.

Metodele de prelucrare pot fi: în timp real (metoda directă); după fişier (prelucrare periodică); în bloc.

Modul de prezentare a informaţiilor: în scriere simplă; imprimare specială; afişaj; transmitere acustică.

Mijloace tehnice de colectare şi prelucrare se prezintă astfel: Mijloace de colectare Mijloace de prelucrare -- contoare; -- maşini de calcul de birou; -- indicatoare; -- maşini de calculat şi contabilizat; -- înregistratoare; -- maşini mecanico-grafice; -- maşini de birou. -- maşini electronice de calcul.

27

Capitolul 3 Sistemul informaţional al firmei

Mijloacele de tratare a informaţiilor se constituie într-un ansamblu unitar al mijloacelor de culegere a datelor, înregistrare, transmitere şi prelucrare a informaţiilor. Ele definesc suportul tehnic al sistemului informaţional care include două mari componente:

- suportul fizic care conţine ansamblul de echipamente hardware;- suportul logistic care cuprinde sistemul de program de operare şi programele de

aplicaţii software.Tendinţa actuală este de amplificare a utilizării mijloacelor automatizate de tratare a

informaţiilor, concomitent cu restrângerea celor manuale şi mecanizate.De asemenea, o problemă actuală este cea a protejării mijloacelor automatizate de

calcul, de viruşii informatici.

Întrebări

1) Ce este informaţia?2) Care este rolul informaţiilor interne şi externe în activitatea economică?3) Care sunt funcţiile sistemului informaţional?4) În ce constau principiile necesare elaborării şi proiectării unui sistem

informaţional?5) Care sunt componentele sistemului informaţional?6) Cum se clasifică purtătorii de date şi informaţii?7) Cum se defineşte fluxul informaţional ?8) Prin ce se caracterizează fluxul informaţional ?9) Care sunt mijloacele de transmitere a informaţiilor ?

10) Care sunt componentele suportului tehnic pentru sistemul informaţional ?

28