CAPITOLUL 2

CURSUL2. SISTEMUL DE DOCUMENTE PRIMARE I EVIDEN, OBIECT AL CONTROLULUI I SURS DE INFORMAII PENTRU CONTROL

Obiective:

2.1. Controlul documentelor justificative i formularelor cu regim special

2.2. Controlul organizrii i conducerii evidenei tehnic-operative i contabile

2.3. Controlul programelor informatice utilizate n activitatea financiar i contabil

Bibliografie:

Control financiar fiscal, Mircea Boulescu Editura Fundatiei Romania de Maine, Bucuresti, 2006

Studiu de caz:

Efectuati controlul organizrii i conducerii evidenei tehnic-operative i contabile la institutia la care lucratiConcepte-cheie: documente primare, evidenta contabila, activitatea financiara si contabilaRezumat:

2.1. Controlul documentelor justificative i formularelor cu regim special

Sistemul de evidenta reprezinta sursa esentiala de informatii pentru controlul financiar. Pentru a obtine o imagine fidela a activitatii economico-financiare controlate este necesar ca sursele de informatii ale controlului sa fie reale, legale, corecte, de calitate. n consecinta, sistemul de documente si evidenta este att obiect al controlului, ct si sursa de informatii pentru controlul activitatii economico-financiare.

Documentele primare sau actele justificative, constituie, de regula, surse de informatii pentru toate formele evidentei. n acelasi timp, documentele primare servesc pentru informarea operativa a conducerii agentilor economici.

Pentru contabilitate, documentele ndeplinesc functia de acte justificative. n acest sens, este necesar ca fiecare document folosit ca act justificativ sa contina unele elemente obligatorii, si anume: denumirea; unitatea care l ntocmeste; numarul si data ntocmirii; mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiei (cnd este cazul); datele cantitative si valorice ale operatiei efectuate; semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiei, ale celor care au sarcina executarii controlului financiar preventiv sau dreptul sa aprobe operatiile respective, etc.

Din punct de vedere al formei, controlul documentelor are ca obiective: autenticitatea; exactitatea ntocmirii si valabilitatea documentului; efectuarea corecta a calculelor.

Din punct de vedere al fondului (continutului), controlul documentelor are ca obiective: legalitatea justetea, realitatea exactitatea si eficienta, respectiv, necesitatea, economicitatea si oportunitatea operatiilor economice si financiare consemnate n documente.

Un obiectiv esential al controlului documentelor l constituie gestionarea, folosirea si evidenta formularului cu regim special si a celor personalizate si securizate, precum si circulatia documentelor justificative.

Prin nregistrarile, centralizarile si prelucrarile contabile se exercita un control contabil asupra activitatii economice, financiare si gestionare a agentilor economici. n consecinta controlul contabil este acel control asupra legalitatii, realitatii si eficientei operatiilor si activitatii economice si financiare, care se efectueaza cu ajutorul mijloacelor contabilitatii si instrumentelor specifice acestora, respectiv: nregistrari, conturi, balante de control contabil, situatii contabile, registrele contabilitatii sintetice si analitice, registrele operative ale gestiunilor n bani si materiale, corelatii bilantiere, etc.

Deoarece contabilitatea are la baza documentele primare si centralizatoare, controlul contabil este strns corelat cu cel documentar si se manifesta n unitate cu acesta ca procedeu de control documentar-contabil. Pentru a sintetiza real si legal activitatea economica si financiara este necesar ca sistemul de evidenta sa fie exact, corect, real, legal si complet. Din acest motiv se executa, n primul rnd, controlul asupra organizarii si conducerii evidentei tehnico-operativ si contabile.

Relund ntr-o forma sintetica cu caracter practic, principalele obiective ale controlului contabilitatii constau n:

conducerea corecta si la zi a contabilitatii;

ntocmirea documentelor justificative pentru operatiunile patrimoniale;

constituirea si evaluarea capitalului social si a elementelor de activ si pasiv;

exactitatea si realitatea nregistrarilor contabile pentru stabilirea si ndeplinirea obligatiilor financiare si fiscale fata de stat;

inventarierea patrimoniului si valorificarea rezultatelor acesteia;

ntocmirea balantelor de verificare, a bilantului contabil si a contului de profit si pierdere;

respectarea criteriilor minimale privind programele informatice utilizate n activitatea financiara si contabila si a conditiilor n care se pot ntocmi, edita si arhiva electronic registrele, jurnalele si alte documente financiar-contabile. Prin actiunea de control se stabileste daca activitatea economica si financiara este organizata si se desfasoara conform normelor, principiilor sau regulilor stabilite. Orice operatie sau activitate economico-financiara se cerceteaza nu numai n sine, ci si n raport cu anumite criterii, respectiv, o baza de comparatie. Comparatia de control prezinta aspecte specifice n functie de natura operatiilor si activitatilor economico-financiare controlate, de metodologia de calcul si sistemul de evidenta.

Metodologic, controlul, ca proces de cunoastere si perfectionare a activitatii economico-financiare si sociale impune urmatoarele momente:

cunoasterea situatiei stabilite;

cunoasterea situatiei reale;

determinarea abaterilor prin compararea situatiei reale cu cea stabilita; concluzii, sugestii, propuneri si masuri.

Metodologia de control, privita ca proces structurat pe momentele enuntate, presupune, n interdependenta, o filiera adecvata de cercetare si actiune, care, n succesiune teoretica, se prezinta astfel:

formularea obiectivelor controlului;

delimitarea obiectivelor pe forme de control financiar (preventiv, operativ, ulterior);

organele componente legal sa efectueze controlul asupra obiectivelor stabilite;

sursele de informare pentru control (documente primare, evidente tehnice operative si contabile, alte documente);

aplicarea procedeelor si tehnicilor de control cu ajutorul carora se realizeaza cunoasterea activitatii controlate;

stabilirea deficientelor, lipsurilor si abaterilor, precum si a rezervelor de perfectionare, ce se pot constata, n sfera obiectivului controlat, utiliznd procedeele si tehnicile de control;

ntocmirea actelor de control n care se nscriu constatarile;

modalitatile de finalizare si valorificare a actiunilor de control;

stabilirea eficientei controlului pe linia prevenirii, detectarii si remedierii deficientelor, lipsurilor, abaterilor, dar si pe linia perfectionarii activitatii controlate.

Competenta principala a metodologiei de control o constituie ansamblul procedeelor de cercetare, cunoastere si perfectionare a activitatii economice si financiare, si anume: studiul general prealabil asupra activitatii ce urmeaza a se controla; controlul documentar contabil; controlul faptic; analiza economico-financiara; controlul total si prin sondaj; finalizarea (valorificarea) constatarilor controlului, etc.

Procedeul de control reprezinta latura practica a procesului cognitiv si se compune din conexiunea unor modalitati tehnice, instrumente concrete de actiune pentru cunoasterea si perfectionarea activitatii ce se controleaza. Orice modalitate concreta de control reprezinta o maniera sau tehnica de actiune, comparatie sau judecata, n vederea cunoasterii obiectivului controlat.

Modalitatile de control financiar se utilizeaza selectiv si combinat, pe baza de rationamente cu privire la aplicabilitatea si utilitatea lor n circumstante concrete diferite.

2.2 Controlul organizrii i conducerii evidenei tehnic-operative i contabileImportana evidenei tehnic-operative i contabile pentru control este imens, deoarece este considerat un mijloc de control nentrerupt asupra activitii economice i financiare, o condiie necesar pentru asigurarea integritii bunurilor i valorilor i cheltuirii cu eficien a mijloacelor materiale i bneti. Cea mai important problem a organizrii evidenei tehnic-operative i contabile este perfectarea cu documente justificative a operaiilor economice i financiare, n momentul efecturii lor. Pentru acest considerent, documentele primare i centralizatoare, nregistrrile n evidena analitic i sintetic, bilanurile i alte situaii financiar-contabile se supun controlului cu caracter preventiv, concomitent i ulterior.

nregistrrile contabile, registrele i situaiile contabile, bilanul i anexele sale constituie un element de baz al ordinii i disciplinei financiare, ntruct fac posibile cunoaterea i controlul situaiei financiar-gestionare a agenilor economici. Prin nregistrrile, centralizrile i prelucrrile contabile se exercit un control contabil asupra activitii economice, financiare i gestionare a agenilor economici. nregistrrile contabile constituie prin ele nsele un mijloc de control eficient, cu condiia s se efectueze imediat ce s-a desfurat operaia economic sau financiar i pentru fiecare faz a acesteia. Contabilitatea constituie un mijloc de control al fiecrei operaii, ntruct, prin modaliti proprii, asigur exactitatea nregistrrilor contabile i luarea msurilor imediate pentru ndreptarea erorilor scriptice.

n consecin, controlul contabil este acel control asupra realitii, legalitii i eficienei operaiilor i activitilor economice i financiare care se efectueaz cu ajutorul mijloacelor contabilitii i instrumentelor specifice acestora, i anume: nregistrri, conturi, balane de control contabil, situaii contabile, registrele contabilitii sintetice i analitice, re-gistrele operative ale gestiunilor n bani i materiale, corelaii bilaniere etc.

ntruct contabilitatea are la baz documente primare i centralizatoare, controlul contabil este strns corelat cu controlul documentar i se manifest n unitate cu acesta.

Pentru a sintetiza real i legal activitatea economic i financiar, este necesar ca sistemul de eviden s fie exact, corect, real, legal i complet. De aceea, n primul rnd, se exercit controlul asupra organizrii i conducerii evidenei tehnic-operative i contabile, a realitii datelor nscrise n acestea.Obiectivele eseniale ale acestui control sunt:

conducerea evidenei tehnic-operative la locurile de depozitare i pe feluri de mijloace materiale, evidenierea exact, corect i la timp a mijloacelor i operaiilor economice i financiare consemnate n documente justificative: aplicarea corect a doctrinei i metodologiei contabile;

modul de organizare a evidenei contabile sintetice i analitice, conducerea evidenei contabile astfel nct s asigure reflectarea n expresie bneasc a elementelor de activ i de pasiv i exercitarea controlului permanent al existenei i micrii acestora;

corelaiile dintre evidena tehnic-operativ, contabil i statistic, dintre evidena contabil sintetic i analitic, dintre realitatea datelor nscrise n acestea i situaiile financiare anuale;

conducerea corect i la zi a evidenei contabile;

constituirea i evaluarea capitalului social i a elementelor de activ i de pasiv;

exactitatea i realitatea nregistrrilor contabile pentru stabilirea i ndeplinirea obligaiilor financiare i fiscale fa de stat;

inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor acesteia;

ntocmirea balanelor de verificare i a situaiilor financiare anuale.

Furnizarea de date reale, exacte, legale i operative se asigur, n primul rnd, prin funcia de control a evidenei i apoi prin controlul ulterior al organizrii i conducerii evidenei tehnic-operative i contabile. Creterea rolului contabilitii n procesul de sintetizare i control asupra activitii economico-financiare necesit perfecionarea continu a normelor sale metodologice, folosirea mijloacelor moderne de calcul i eviden, precum i organizarea sa n mod ct mai raional, pe baze tiinifice.

2.3 Controlul programelor informatice utilizate n activitatea financiar i contabilControlul organizat i efectuat de ctre managementul agenilor economici examineaz dac se respect normele legale cu privire la:

criteriile minimale privind programele informative utilizate n activitatea financiar i contabil;

condiiile n care se pot ntocmi, edita i arhiva electronic registrele, jurnalele i alte documente financiar-contabile.

A. Controlul respectrii criteriilor minimale privind programele informatice utilizate n activitatea financiar i contabilControlul examineaz dac:

a) sistemul informatic de prelucrare automat a datelor n sistemul financiar-contabil la nivelul agentului economic:

asigur prelucrarea datelor nregistrate n contabilitate n conformitate cu normele contabile aplicabile, controlul i pstrarea acestora pe suporturi tehnice;

rspunde criteriilor considerate de normele legale ca fiind minimale;

b) elaboratorii de programe informatice prevd, prin contracte de livrare a programelor informatice, clauze privind ntreinerea i adaptarea produselor livrate, precum i clauze privind eliminarea posibilitilor de modificare a procedurilor de prelucrare automat a datelor de ctre utilizatori;c) n cadrul agentului economic sunt stabilite obligaii i rspunderi n legtur cu utilizarea sistemului informatic de prelucrare automat a datelor.

n detaliu, cu privire la elaborarea i adaptarea programelor informatice, controlul are n vedere:

cuprinderea n procedurile de prelucrare a reglementrilor n vigoare i a posibilitii de actualizare a acestor proceduri, n funcie de modificrile intervenite n legislaie;

cunoaterea adecvat a funciilor sistemului de prelucrare automat a datelor, de ctre personalul implicat, i respectarea acestora;

gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea proteciei lor mpotriva unor accese neautorizate, realizarea confidenialitii datelor din sistemul informatic;

stabilirea tipului de suport pentru pstrarea datelor de intrare, intermediare sau de ieire;

soluionarea eventualelor erori care pot s apar n funcionarea sistemului informatic;

asigurarea controlului complet sau prin sondaj asupra modului de funcionare a procedurilor de prelucrare prevzute n sistemul informatic;

posibilitatea de control total sau prin sondaj al operaiunilor economico-financiare nregistrate n contabilitate, astfel nct s fie efectuate n concordan strict cu prevederile actelor normative care le reglementeaz;

efectuarea de teste de control asupra programului informatic utilizat.

Controlul examineaz dac sistemul informatic de prelucrare automat a datelor n domeniul financiar-contabil rspunde unor criterii considerate legal minimale, cum sunt:

a) S se asigure:

concordana strict a rezultatelor prelucrrilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementeaz;

ca fiecare dat nregistrat n contabilitate s se regseasc n coninutul unui document la care s poat avea acces att beneficiarul, ct i organele de control i de audit;

listele operaiunilor efectuate n contabilitate pe baz de documente justificative, numerotate n ordine cronologic, fr inserri, intercalri i orice eliminri sau adugiri ulterioare;

conservarea datelor pe o perioad de timp care s respecte prevederile Legii contabilitii;

urmtoarele elemente constitutive ale nregistrrilor contabile: data efecturii nregistrrii contabile a operaiunii; jurnalul de origine n care se regsesc nregistrrile contabile; numrul documentului justificativ sau contabil atribuit de emitent;

confidenialitatea i protecia informaiilor i a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informaii, copii de siguran pentru programe i informaii;

listri clare, inteligibile i complete, care s conin urmtoarele elemente de identificare n antet sau pe fiecare pagin, dup caz: tipul documentului sau al situaiei; denumirea unitii; perioada la care se refer informaia; datarea listrilor; paginarea cronologic; precizarea programului informatic i a versiunii utilizate; listarea ansamblului de situaii financiare i documente de sintez necesare conducerii operative a unitii; respectarea coninutului de informaii prevzut pentru formulare.

b) S se precizeze:

tipul de suport care asigur prelucrarea datelor n condiii de siguran;

procedurile i suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situaiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare n sistem a datelor arhivate;

tipul de organizare pentru culegerea datelor: preluri de loturi cu control ulterior; preluri n timp real cu efectuarea controlului imediat; combinarea celor dou tipuri.

c) S nu se permit:

inserri, modificri sau eliminri de date pentru o perioad nchis;

deschiderea a dou conturi cu acelai simbol;

modificarea simbolului de cont n cazul n care au fost nregistrate date n acel cont;

suprimarea unui cont n cursul exerciiului financiar curent sau afe-rent exerciiului financiar precedent, dac acesta conine nregistrri sau sold;

editarea a dou sau mai multor documente de acelai tip cu acelai numr i coninut diferit de informaii.

d) S se permit:

n orice moment, reconstituirea coninutului conturilor, listelor i informaiilor supuse controlului. Se are n vedere ca toate soldurile conturilor s fie rezultatul unei liste de nregistrare i al unui sold anterior al acelui cont i fiecare nregistrare s aib la baz elemente de identificare a datelor supuse prelucrrii;

suprimarea unui cont care nu are nregistrri pe parcursul a cel puin doi ani (exerciii financiare), n mod automat sau manual;

culegerea unui numr nelimitat de nregistrri pentru operaiunile contabile.

e) S se prevad n documentele produsului informatic modul de organizare i tipul sistemului de prelucrare: monopost sau multipost; monosocietate sau multisocietate; reea de calculatoare; portabilitatea fielor de date.

f) S se posede documentaia tehnic de utilizare a programelor informatice necesar exploatrii optime a acestora.

g) S se respecte reglementrile n vigoare cu privire la securitatea i fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automat a datelor.

Un obiectiv esenial al controlului l constituie exactitatea datelor transmise pentru prelucrare i a prelucrrii lor. Se are n vedere c rspunderea revine:

beneficiarilor, pentru exactitatea i realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare;

unitilor de informatic sau persoanelor care efectueaz lucrri cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automat a datelor, pentru prelucrarea cu exactitate a informaiilor din documente.

De asemenea, se controleaz i se stabilesc msuri cu privire la modul n care utilizatorul ndeplinete obligaiile ce i revin n conformitate cu prevederile legale, i anume:

s se asigure de perenitatea documentaiei, a surselor n diferite versiuni ale produsului program, n cazul dispariiei prestatorului de servicii sau a distribuitorului de produse-program;

s organizeze salvarea i arhivarea datelor, programelor sau produ-selor de prelucrare, astfel nct informaiile s poat fi reprocesate ulterior prin acelai lan informatic i n condiiile de exploatare reconstituite;

s dein la sediul su, pe perioada neprescris, manualul de utilizare complet i actualizat al fiecrui produs-program utilizat.

Se examineaz dac pe perioada neprescris:

se organizeaz gestiunea versiunilor, modificrilor, corecturilor i schimbrilor de sistem informatic, produse-program i ale sistemului de calcul;

unitatea a schimbat sistemul de calcul, respectiv, de prelucrare a datelor cu efectuarea reconcilierii ntre datele arhivate i versiunile noi ale produselor-program i ale echipamentelor de calcul;

arhivele pe suport magnetic se mprospteaz periodic pentru a se asigura lizibilitatea, respectiv accesibilitatea.

B. Controlul respectrii condiiilor n care se pot ntocmi, edita i arhiva electronic, registrele, jurnalele i alte documente financiar-con-tabileControlul examineaz dac:

a) din punct de vedere al bazei de date, exist posibilitatea reconstituirii n orice moment a coninutului registrelor, jurnalelor i altor documente financiar-contabile;

b) registrele, jurnalele i alte documente financiar-contabile, care se arhiveaz pe suport WORM (Write Read Many) sunt semnate, cu semntura electronic, de persoana care le ntocmete;

c) exist un plan de securitate al sistemului informatic, care cuprinde msurile tehnice i organizatorice care s asigure urmtoarele cerine minimale:

confidenialitatea i integritatea comunicaiilor;

confidenialitatea i nonrepudierea tranzaciilor;

confidenialitatea i integritatea datelor;

mpiedecarea, detectarea i monitorizarea accesului neautorizat la sistem;

restaurarea informaiilor gestionate de sistem n cazul unor calami-ti naturale, elemente imprevizibile, prin: arhivarea datelor utiliznd tehno-logia WROM, care s permit inscripionarea o singur dat i accesarea ori de cte ori este nevoie a informaiilor stocate, precum i prin nregis-trarea datelor din documentele financiar-contabile n timp real, n alt sistem de calcul, cu aceleai caracteristici, care s fie amplasat ntr-o alt locaie;

d) s asigure listarea tuturor registrelor, jurnalelor i formularelor la cererea organelor de control.

Teste de autoevaluare:

1. Exercitarea controlului financiar pe baza documentelor justificative.

2. Controlul documentelor justificative din punct de vedere al formei.

3. Controlul documentelor justificative din punct de vedere al fondului (continutului).

4. Controlul gestionarii, folosirii si evidentei formularelor cu regim special.

5. Elemente specifice privind controlul formularelor personalizate si securizate.

6. Controlul circulatiei documentelor justificative.

7. Controlul organizarii si conducerii evidentei tehnic operative.

8. Controlul organizarii si conducerii evidentei contabile analitice si sintetice.

9. Controlul programelor informatice utilizate in activitatea financiara si contabilaExemple teste grila:

Controlul ca necesitate obiectiva si subiectiva este:

a.un scopc.o forma de inregistrare

b.un mijloc de perfectionare a activitatii;

d.o forma a evidentei contabile.

Controlul financiar are in vedere:

a.numai constatarea abaterilor/lipsurilor

c.constatarea deficientelor, neconcordantelor cu prevederile legale, lipsurilor, precum si stabilirea masurilor de valorificare a constatarilor negative si a eventualelor raspunderi pentru persoanele vinovate

PAGE 11