CAPITOLUL 2
-
Upload
anca-madalina -
Category
Documents
-
view
148 -
download
2
Transcript of CAPITOLUL 2
CURSUL2. SISTEMUL DE DOCUMENTE PRIMARE ŞI EVIDENŢĂ, OBIECT
AL CONTROLULUI ŞI SURSĂ DE INFORMAŢII PENTRU
CONTROL
Obiective:
2.1. Controlul documentelor justificative şi formularelor cu regim special
2.2. Controlul organizării şi conducerii evidenţei tehnic-operative şi contabile
2.3. Controlul programelor informatice utilizate în activitatea financiară şi contabilă
Bibliografie:
“Control financiar fiscal”, Mircea Boulescu Editura Fundatiei Romania de
Maine, Bucuresti, 2006
Studiu de caz:
Efectuati controlul organizării şi conducerii evidenţei tehnic-operative şi contabile la
institutia la care lucrati
Concepte-cheie: documente primare, evidenta contabila, activitatea financiara si
contabila
Rezumat:
2.1. Controlul documentelor justificative şi formularelor cu regim special
Sistemul de evidenta reprezinta sursa esentiala de informatii pentru
controlul financiar. Pentru a obtine o imagine fidela a activitatii economico-financiare
controlate este necesar ca sursele de informatii ale controlului sa fie reale, legale, corecte,
de calitate. În consecinta, sistemul de documente si evidenta este atât obiect al
controlului, cât si sursa de informatii pentru controlul activitatii economico-financiare.
1
Documentele primare sau actele justificative, constituie, de regula, surse de
informatii pentru toate formele evidentei. În acelasi timp, documentele primare servesc
pentru informarea operativa a conducerii agentilor economici.
Pentru contabilitate, documentele îndeplinesc functia de acte justificative. În acest
sens, este necesar ca fiecare document folosit ca act justificativ sa contina unele elemente
obligatorii, si anume: denumirea; unitatea care îl întocmeste; numarul si data întocmirii;
mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiei (când este cazul); datele
cantitative si valorice ale operatiei efectuate; semnaturile persoanelor care raspund de
efectuarea operatiei, ale celor care au sarcina executarii controlului financiar preventiv
sau dreptul sa aprobe operatiile respective, etc.
Din punct de vedere al formei, controlul documentelor are ca obiective:
autenticitatea; exactitatea întocmirii si valabilitatea documentului; efectuarea
corecta a calculelor.
Din punct de vedere al fondului (continutului), controlul documentelor are ca
obiective: legalitatea – justetea, realitatea – exactitatea si eficienta, respectiv, necesitatea,
economicitatea si oportunitatea operatiilor economice si financiare consemnate în
documente.
Un obiectiv esential al controlului documentelor îl constituie gestionarea, folosirea si
evidenta formularului cu regim special si a celor personalizate si securizate, precum si
circulatia documentelor justificative.
Prin înregistrarile, centralizarile si prelucrarile contabile se exercita un control
contabil asupra activitatii economice, financiare si gestionare a agentilor economici. În
consecinta controlul contabil este acel control asupra legalitatii, realitatii si eficientei
operatiilor si activitatii economice si financiare, care se efectueaza cu ajutorul mijloacelor
contabilitatii si instrumentelor specifice acestora, respectiv: înregistrari, conturi, balante
de control contabil, situatii contabile, registrele contabilitatii sintetice si analitice,
registrele operative ale gestiunilor în bani si materiale, corelatii bilantiere, etc.
Deoarece contabilitatea are la baza documentele primare si centralizatoare,
controlul contabil este strâns corelat cu cel documentar si se manifesta în unitate cu
acesta ca procedeu de control documentar-contabil. Pentru a sintetiza real si legal
activitatea economica si financiara este necesar ca sistemul de evidenta sa fie exact,
2
corect, real, legal si complet. Din acest motiv se executa, în primul rând, controlul
asupra organizarii si conducerii evidentei tehnico-operativ si contabile.
Reluând într-o forma sintetica cu caracter practic, principalele obiective ale
controlului contabilitatii constau în:
– conducerea corecta si la zi a contabilitatii;
– întocmirea documentelor justificative pentru operatiunile patrimoniale;
– constituirea si evaluarea capitalului social si a elementelor de activ si pasiv;
– exactitatea si realitatea înregistrarilor contabile pentru stabilirea si îndeplinirea
obligatiilor financiare si fiscale fata de stat;
– inventarierea patrimoniului si valorificarea rezultatelor acesteia;
– întocmirea balantelor de verificare, a bilantului contabil si a contului de profit
si pierdere;
– respectarea criteriilor minimale privind programele informatice utilizate în
activitatea financiara si contabila si a conditiilor în care se pot întocmi, edita si
arhiva electronic registrele, jurnalele si alte documente financiar-contabile.
Prin actiunea de control se stabileste daca activitatea economica si financiara
este organizata si se desfasoara conform normelor, principiilor sau regulilor
stabilite. Orice operatie sau activitate economico-financiara se cerceteaza nu
numai în sine, ci si în raport cu anumite criterii, respectiv, o baza de
comparatie. Comparatia de control prezinta aspecte specifice în functie de
natura operatiilor si activitatilor economico-financiare controlate, de
metodologia de calcul si sistemul de evidenta.
Metodologic, controlul, ca proces de cunoastere si perfectionare a activitatii
economico-financiare si sociale impune urmatoarele momente:
cunoasterea situatiei stabilite;
cunoasterea situatiei reale;
determinarea abaterilor prin compararea situatiei reale cu cea stabilita;
concluzii, sugestii, propuneri si masuri.
- Metodologia de control, privita ca proces structurat pe momentele enuntate,
presupune, în interdependenta, o filiera adecvata de cercetare si actiune, care,
în succesiune teoretica, se prezinta astfel:
3
- formularea obiectivelor controlului;
- delimitarea obiectivelor pe forme de control financiar (preventiv, operativ,
ulterior);
- organele componente legal sa efectueze controlul asupra obiectivelor
stabilite;
- sursele de informare pentru control (documente primare, evidente tehnice –
operative si contabile, alte documente);
- aplicarea procedeelor si tehnicilor de control cu ajutorul carora se realizeaza
cunoasterea activitatii controlate;
- stabilirea deficientelor, lipsurilor si abaterilor, precum si a rezervelor de
perfectionare, ce se pot constata, în sfera obiectivului controlat, utilizând
procedeele si tehnicile de control;
- întocmirea actelor de control în care se înscriu constatarile;
- modalitatile de finalizare si valorificare a actiunilor de control;
- stabilirea eficientei controlului pe linia prevenirii, detectarii si remedierii
deficientelor, lipsurilor, abaterilor, dar si pe linia perfectionarii activitatii
controlate.
Competenta principala a metodologiei de control o constituie ansamblul
procedeelor de cercetare, cunoastere si perfectionare a activitatii economice si financiare, si
anume: studiul general prealabil asupra activitatii ce urmeaza a se controla; controlul
documentar contabil; controlul faptic; analiza economico-financiara; controlul total si prin
sondaj; finalizarea (valorificarea) constatarilor controlului, etc.
Procedeul de control reprezinta latura practica a procesului cognitiv si se
compune din conexiunea unor modalitati tehnice, instrumente concrete de actiune pentru
cunoasterea si perfectionarea activitatii ce se controleaza. Orice modalitate concreta de
control reprezinta o maniera sau tehnica de actiune, comparatie sau judecata, în vederea
cunoasterii obiectivului controlat.
Modalitatile de control financiar se utilizeaza selectiv si combinat, pe baza de
rationamente cu privire la aplicabilitatea si utilitatea lor în circumstante concrete diferite.
4
2.2 Controlul organizării şi conducerii evidenţei tehnic-operative şi contabile
Importanţa evidenţei tehnic-operative şi contabile pentru control este imensă, deoarece
este considerată un mijloc de control neîntrerupt asupra activităţii economice şi financiare, o
condiţie necesară pentru asigurarea integrităţii bunurilor şi valorilor şi cheltuirii cu eficienţă a
mijloacelor materiale şi băneşti. Cea mai importantă problemă a organizării evidenţei tehnic-
operative şi contabile este perfectarea cu documente justificative a operaţiilor economice şi
financiare, în momentul efectuării lor. Pentru acest considerent, documentele primare şi
centralizatoare, înregistrările în evidenţa analitică şi sintetică, bilanţurile şi alte situaţii financiar-
contabile se supun controlului cu caracter preventiv, concomitent şi ulterior.
Înregistrările contabile, registrele şi situaţiile contabile, bilanţul şi anexele sale constituie un
element de bază al ordinii şi disciplinei financiare, întrucât fac posibile cunoaşterea şi
controlul situaţiei financiar-gestionare a agenţilor economici. Prin înregistrările, centralizările
şi prelucrările contabile se exercită un control contabil asupra activităţii economice, financiare
şi gestionare a agenţilor economici. Înregistrările contabile constituie prin ele însele un mijloc
de control eficient, cu condiţia să se efectueze imediat ce s-a desfăşurat operaţia economică
sau financiară şi pentru fiecare fază a acesteia. Contabilitatea constituie un mijloc de control
al fiecărei operaţii, întrucât, prin modalităţi proprii, asigură exactitatea înregistrărilor contabile
şi luarea măsurilor imediate pentru îndreptarea erorilor scriptice.
În consecinţă, controlul contabil este acel control asupra realităţii, legalităţii şi eficienţei
operaţiilor şi activităţilor economice şi financiare care se efectuează cu ajutorul mijloacelor
contabilităţii şi instrumentelor specifice acestora, şi anume: înregistrări, conturi, balanţe de
control contabil, situaţii contabile, registrele contabilităţii sintetice şi analitice, re-gistrele
operative ale gestiunilor în bani şi materiale, corelaţii bilanţiere etc.
Întrucât contabilitatea are la bază documente primare şi centralizatoare, controlul contabil
este strâns corelat cu controlul documentar şi se manifestă în unitate cu acesta.
Pentru a sintetiza real şi legal activitatea economică şi financiară, este necesar ca sistemul de
evidenţă să fie exact, corect, real, legal şi complet. De aceea, în primul rând, se exercită controlul
asupra organizării şi conducerii evidenţei tehnic-operative şi contabile, a realităţii datelor înscrise
în acestea.
Obiectivele esenţiale ale acestui control sunt:
5
– conducerea evidenţei tehnic-operative la locurile de depozitare şi pe feluri de mijloace
materiale, evidenţierea exactă, corectă şi la timp a mijloacelor şi operaţiilor economice şi
financiare consemnate în documente justificative:
– aplicarea corectă a doctrinei şi metodologiei contabile;
– modul de organizare a evidenţei contabile sintetice şi analitice, conducerea evidenţei
contabile astfel încât să asigure reflectarea în expresie bănească a elementelor de activ şi de
pasiv şi exercitarea controlului permanent al existenţei şi mişcării acestora;
– corelaţiile dintre evidenţa tehnic-operativă, contabilă şi statistică, dintre evidenţa
contabilă sintetică şi analitică, dintre realitatea datelor înscrise în acestea şi situaţiile financiare
anuale;
– conducerea corectă şi la zi a evidenţei contabile;
– constituirea şi evaluarea capitalului social şi a elementelor de activ şi de pasiv;
– exactitatea şi realitatea înregistrărilor contabile pentru stabilirea şi îndeplinirea
obligaţiilor financiare şi fiscale faţă de stat;
– inventarierea patrimoniului şi valorificarea rezultatelor acesteia;
– întocmirea balanţelor de verificare şi a situaţiilor financiare anuale.
Furnizarea de date reale, exacte, legale şi operative se asigură, în primul rând, prin funcţia
de control a evidenţei şi apoi prin controlul ulterior al organizării şi conducerii evidenţei tehnic-
operative şi contabile. Creşterea rolului contabilităţii în procesul de sintetizare şi control asupra
activităţii economico-financiare necesită perfecţionarea continuă a normelor sale metodologice,
folosirea mijloacelor moderne de calcul şi evidenţă, precum şi organizarea sa în mod cât mai
raţional, pe baze ştiinţifice.
2.3 Controlul programelor informatice utilizate în activitatea financiară şi contabilă
Controlul organizat şi efectuat de către managementul agenţilor economici examinează
dacă se respectă normele legale cu privire la:
– criteriile minimale privind programele informative utilizate în activitatea financiară şi
contabilă;
6
– condiţiile în care se pot întocmi, edita şi arhiva electronic registrele, jurnalele şi alte
documente financiar-contabile.
A. Controlul respectării criteriilor minimale privind programele informatice
utilizate în activitatea financiară şi contabilă
Controlul examinează dacă:
a) sistemul informatic de prelucrare automată a datelor în sistemul financiar-contabil la
nivelul agentului economic:
– asigură prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu normele
contabile aplicabile, controlul şi păstrarea acestora pe suporturi tehnice;
– răspunde criteriilor considerate de normele legale ca fiind minimale;
b) elaboratorii de programe informatice prevăd, prin contracte de livrare a programelor
informatice, clauze privind întreţinerea şi adaptarea produselor livrate, precum şi clauze privind
eliminarea posibilităţilor de modificare a procedurilor de prelucrare automată a datelor de către
utilizatori;
c) în cadrul agentului economic sunt stabilite obligaţii şi răspunderi în legătură cu utilizarea
sistemului informatic de prelucrare automată a datelor.
În detaliu, cu privire la elaborarea şi adaptarea programelor informatice, controlul are
în vedere:
– cuprinderea în procedurile de prelucrare a reglementărilor în vigoare şi a posibilităţii de
actualizare a acestor proceduri, în funcţie de modificările intervenite în legislaţie;
– cunoaşterea adecvată a funcţiilor sistemului de prelucrare automată a datelor, de către
personalul implicat, şi respectarea acestora;
– gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protecţiei lor împotriva unor
accese neautorizate, realizarea confidenţialităţii datelor din sistemul informatic;
– stabilirea tipului de suport pentru păstrarea datelor de intrare, intermediare sau de ieşire;
– soluţionarea eventualelor erori care pot să apară în funcţionarea sistemului informatic;
– asigurarea controlului complet sau prin sondaj asupra modului de funcţionare a
procedurilor de prelucrare prevăzute în sistemul informatic;
– posibilitatea de control total sau prin sondaj al operaţiunilor economico-financiare
înregistrate în contabilitate, astfel încât să fie efectuate în concordanţă strictă cu prevederile
actelor normative care le reglementează;
7
– efectuarea de teste de control asupra programului informatic utilizat.
Controlul examinează dacă sistemul informatic de prelucrare automată a datelor în
domeniul financiar-contabil răspunde unor criterii considerate legal minimale, cum sunt:
a) Să se asigure:
– concordanţa strictă a rezultatelor prelucrărilor informatice cu prevederile actelor
normative care le reglementează;
– ca fiecare dată înregistrată în contabilitate să se regăsească în conţinutul unui document
la care să poată avea acces atât beneficiarul, cât şi organele de control şi de audit;
– listele operaţiunilor efectuate în contabilitate pe bază de documente justificative,
numerotate în ordine cronologică, fără inserări, intercalări şi orice eliminări sau adăugiri
ulterioare;
– conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte prevederile Legii
contabilităţii;
– următoarele elemente constitutive ale înregistrărilor contabile: data efectuării
înregistrării contabile a operaţiunii; jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările
contabile; numărul documentului justificativ sau contabil atribuit de emitent;
– confidenţialitatea şi protecţia informaţiilor şi a programelor prin parole, cod de
identificare pentru accesul la informaţii, copii de siguranţă pentru programe şi informaţii;
– listări clare, inteligibile şi complete, care să conţină următoarele elemente de identificare
în antet sau pe fiecare pagină, după caz: tipul documentului sau al situaţiei; denumirea unităţii;
perioada la care se referă informaţia; datarea listărilor; paginarea cronologică; precizarea
programului informatic şi a versiunii utilizate; listarea ansamblului de situaţii financiare şi
documente de sinteză necesare conducerii operative a unităţii; respectarea conţinutului de
informaţii prevăzut pentru formulare.
b) Să se precizeze:
– tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiţii de siguranţă;
– procedurile şi suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor
introduse, a situaţiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem
a datelor arhivate;
– tipul de organizare pentru culegerea datelor: preluări de loturi cu control ulterior;
preluări în timp real cu efectuarea controlului imediat; combinarea celor două tipuri.
8
c) Să nu se permită:
– inserări, modificări sau eliminări de date pentru o perioadă închisă;
– deschiderea a două conturi cu acelaşi simbol;
– modificarea simbolului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont;
– suprimarea unui cont în cursul exerciţiului financiar curent sau afe-rent exerciţiului
financiar precedent, dacă acesta conţine înregistrări sau sold;
– editarea a două sau mai multor documente de acelaşi tip cu acelaşi număr şi conţinut
diferit de informaţii.
d) Să se permită:
– în orice moment, reconstituirea conţinutului conturilor, listelor şi informaţiilor supuse
controlului. Se are în vedere ca toate soldurile conturilor să fie rezultatul unei liste de
înregistrare şi al unui sold anterior al acelui cont şi fiecare înregistrare să aibă la bază elemente
de identificare a datelor supuse prelucrării;
– suprimarea unui cont care nu are înregistrări pe parcursul a cel puţin doi ani (exerciţii
financiare), în mod automat sau manual;
– culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operaţiunile contabile.
e) Să se prevadă în documentele produsului informatic modul de organizare şi tipul
sistemului de prelucrare: monopost sau multipost; monosocietate sau multisocietate; reţea de
calculatoare; portabilitatea fişelor de date.
f) Să se posede documentaţia tehnică de utilizare a programelor informatice necesară
exploatării optime a acestora.
g) Să se respecte reglementările în vigoare cu privire la securitatea şi fiabilitatea
sistemului informatic de prelucrare automată a datelor.
Un obiectiv esenţial al controlului îl constituie exactitatea datelor transmise pentru
prelucrare şi a prelucrării lor. Se are în vedere că răspunderea revine:
– beneficiarilor, pentru exactitatea şi realitatea datelor pe care le transmit pentru
prelucrare;
– unităţilor de informatică sau persoanelor care efectuează lucrări cu ajutorul sistemului
informatic de prelucrare automată a datelor, pentru prelucrarea cu exactitate a informaţiilor din
documente.
9
De asemenea, se controlează şi se stabilesc măsuri cu privire la modul în care utilizatorul
îndeplineşte obligaţiile ce îi revin în conformitate cu prevederile legale, şi anume:
– să se asigure de perenitatea documentaţiei, a surselor în diferite versiuni ale produsului
program, în cazul dispariţiei prestatorului de servicii sau a distribuitorului de produse-program;
– să organizeze salvarea şi arhivarea datelor, programelor sau produ-selor de prelucrare,
astfel încât informaţiile să poată fi reprocesate ulterior prin acelaşi lanţ informatic şi în
condiţiile de exploatare reconstituite;
– să deţină la sediul său, pe perioada neprescrisă, manualul de utilizare complet şi
actualizat al fiecărui produs-program utilizat.
Se examinează dacă pe perioada neprescrisă:
– se organizează gestiunea versiunilor, modificărilor, corecturilor şi schimbărilor de
sistem informatic, produse-program şi ale sistemului de calcul;
– unitatea a schimbat sistemul de calcul, respectiv, de prelucrare a datelor cu efectuarea
reconcilierii între datele arhivate şi versiunile noi ale produselor-program şi ale echipamentelor
de calcul;
– arhivele pe suport magnetic se împrospătează periodic pentru a se asigura lizibilitatea,
respectiv accesibilitatea.
B. Controlul respectării condiţiilor în care se pot întocmi, edita şi arhiva electronic,
registrele, jurnalele şi alte documente financiar-con-tabile
Controlul examinează dacă:
a) din punct de vedere al bazei de date, există posibilitatea reconstituirii în orice moment a
conţinutului registrelor, jurnalelor şi altor documente financiar-contabile;
b) registrele, jurnalele şi alte documente financiar-contabile, care se arhivează pe suport
WORM (Write Read Many) sunt semnate, cu semnătura electronică, de persoana care le
întocmeşte;
c) există un plan de securitate al sistemului informatic, care cuprinde măsurile tehnice şi
organizatorice care să asigure următoarele cerinţe minimale:
– confidenţialitatea şi integritatea comunicaţiilor;
– confidenţialitatea şi nonrepudierea tranzacţiilor;
– confidenţialitatea şi integritatea datelor;
– împiedecarea, detectarea şi monitorizarea accesului neautorizat la sistem;
10
– restaurarea informaţiilor gestionate de sistem în cazul unor calami-tăţi naturale,
elemente imprevizibile, prin: arhivarea datelor utilizând tehno-logia WROM, care să
permită inscripţionarea o singură dată şi accesarea ori de câte ori este nevoie a
informaţiilor stocate, precum şi prin înregis-trarea datelor din documentele financiar-
contabile în timp real, în alt sistem de calcul, cu aceleaşi caracteristici, care să fie
amplasat într-o altă locaţie;
d) să asigure listarea tuturor registrelor, jurnalelor şi formularelor la cererea organelor de
control.
Teste de autoevaluare:
1. Exercitarea controlului financiar pe baza documentelor justificative.
2. Controlul documentelor justificative din punct de vedere al formei.
3. Controlul documentelor justificative din punct de vedere al fondului (continutului).
4. Controlul gestionarii, folosirii si evidentei formularelor cu regim special.
5. Elemente specifice privind controlul formularelor personalizate si securizate.
6. Controlul circulatiei documentelor justificative.
7. Controlul organizarii si conducerii evidentei tehnic operative.
8. Controlul organizarii si conducerii evidentei contabile analitice si sintetice.
9. Controlul programelor informatice utilizate in activitatea financiara si contabila
11