Cuvand inainte

Etapele principale ale procesului de proiectare si implementare a

sistemului de management al calitatii

Nr. crt.ActivitateaComentarii

1Sedinta deschidere Sedinta de deschidere are scopul de a prezenta obiectivele si data efectuarii analizei diagnostic.

Succesul proiectului de implementare a unui sistem de management la calitatii depinde in primiul rand de implicarea managementului.

Sansele ca proiectul sa se finalizeze in conditii corespunzatoare cresc proportional cu implicarea managementului.

2Analiza diagnostic a proceselor organizatiei.

Definirea principalelor activitati si procese care urmeaza sa fie imbunatatite si documentate pentru a fi incluse in SMC. Analiza diagnostic se efectueaza in scopul identificarii proceselor, specificatiilor acestora si a abaterilor fata de cerintele ISO 9001. (este prezent un model de analiza diagnostic cod-001; cautati pe CD cu functia search din Windows documentul cod-001)

Datele de intrare pentru aceasta analiza sunt urmatoarele:

1. Organigrama, cu evidentierea functiei CALITATE. (vezi document cod-002; cautati pe CD cu functia Search din Windows directorul cod-002 )

2. Lista documentelor de referinta: legislatie, standarde, alte reglementari aplicabile domeniului de activitate a organizatiei.

3. Domeniile de activitate ale organizatiei pentru care se doreste certificarea sistemul de management al Calitatii (SMC). O organizatie poate sa se certifice numai pentru o parte din activitatile care compun domeniul sau de actvitate.

Exemplu: O organizatie are urmatoarele obiecte de activitate:

- montare, punere in functiune, verificare centrale termice si

- productie tamplarie din PVC

Certificare se poate face numai pentru un singur domeniu. Ex. productie tamplarie din PVC.

5. Lista proceselor.

6. Prezentarea produselor si serviciilor.

6. Lista procedurilor/ instructiunilor.

7. Facilitatile organizatiei (sedii, personal, utilaje/ dispozitive, infrastructura, utilaje si mijloace fixe, PC-uri, software de proces etc.).

8. Prospectul de prezentare a organizatiei, ROF/ RI, fisele de post pentru managementul executiv.

9. Prezentarea pe scurt a activitatilor de: marketing, vanzari, aprovizionare, proiectare-dezvoltare, executie produse/ servicii, inspectii si incercari/ verificari/ validari, metrologie, livrare, service, personal, mentenanta etc. Colectarea documentelor tipizate, a formularelor etc.

10. Functia din organigrama care este desemnata de Directorul General ca Reprezentant al managementului pentru calitate.

11. Stabilirea excluderilor de la cerintele ISO 9001. Excluderile pot fi numai la capitolul 7 din ISO 9001. Excluderile sunt mentionate in manualul calitatii (cauta document cod-003), pag 10 din manualul calitatii)

3Sedinta de informare privind rezultatele analizei diagnostic. In cadrul acestei sedinte, echipa de audit va prezenta rezultatele analizei diagnostic si va stabili etapele proiectului, termene, resurse si responsabilitati pentru atingerea obiectivelor proiectului.

Folositi aceasta ocazie penrtu a realiza o instruire cu personalul. Prezentati standardul ISO 9001 si rezultatele analizei diagnostic.

Se va completa un proces verbal de instruire. Veti avea nevoie de aceasta dovada mai tarziu cand se vor solicita dovezi privind informarea, instruirea si constientizarea personalului.

4. Sedinta de instruire in domeniul managementului calitatii:

terminologie, concepte din

domeniul calitatii;

prezentarea etapelor si a

modului de lucru pentru proiectarea si implementarea SMC;

prezentarea avantajelor

implementarii SMC.

prezentarea pe scurt a

standardului aplicabil.In continutul documentatiei sunt prezentate note de curs ISO 9001.

Recomandam ca prezentarea sa cuprinda aspecte generale privind sistemul de management al calitatii, avantajele si dezavantajele implementarii proiectului.

Este necesar sa prezentati sefilor de departamente cerintele privind definirea si monitorizarea proceselor.

Fiecare sef de departament trebuie sa-si monitorizeze procesele proprii.

Prezentarea elementelor necesare definirii si monitorizarii unui proces:

Exemplu:

4.Proiectarea si implementarea sistemului de management al calitatii. Conducatorul echipei de implementare a SMC va stabili procesele organizatiei si necesarul de proceduri.

Se recomanda ca in acesta etapa sa se realizeze o instruire cu personalul fiecarui departament pentru explicarea cerintelor ISO 9001 aplicabile proceselor care se desfasoara in fiecare departament.

Pentru fiecare proces se va avea in vedere identificarea elementelor de descriere a proceselor asa cum sunt prezentate la punctul anterior si, de asemenea, se vor stabili toate formularele utilizate in organizatie, inclusiv formularele cu regim special. Atunci cand este cazul, se vor introduce formulare noi.

Se recomanda realizarea unui circuit intern al documentelor care sa cuprinda: denumire document, emitent, aprobare, nr de exemplare, are la baza, serveste ca, termene de intocmire/pastrare etc. Proiectarea fiselor de post, daca ele nu exista deja, se face in etapa de initiere a proiectarii sistemului calitatii.

Pentru Directorul Calitatii (DC) trebuie realizata o decizie interna care sa specifice ca este Reprezentantul managementului (RM)

Daca nu se doreste ca DC sa fie RM se va elabora o decizie pentru o alta functie de conducere din organigrama.

Organigrama trebuie sa includa toate functiunile organizatiei (poate sa existe cumul de functii): marketing, comercial (vanzari si aprovizionare), productie, calitate, finaciar contabil, calitate, mentenanta, secretariat-administrativ, financiar contabil.

Trebuie realizata o lista cu inlocuitori pe functii.

Recomandam ca la proiectarea fiselor de post sa se utilizeze chestionare de identificare a cerintelor si a relatiilor postului. In documentatia prezenta exista doua modele: unul pentru sef de departament si altul pentru subordonat.

Definirea procedurilor se poate face incepand cu cele obligatorii si continuand cu celelalte proceduri pana la documentarea tuturor proceselor. In documentatie veti gasi modele pentru toate procedurile obligatorii precum si modele de proceduri pentru alte tipuri de procese.

Prezentarea structurii si a modului de intocmire a procedurilor este prezenta in procedura Elaborarea si controlul documentelor.

Este foarte importanat sa se preia sistemul de management existent in organizatie si acesta sa fie completat cu cerintele ISO 9001 care nu se regasesc.

Se recomanda sa se optimizeze numarul de formulare si sa se utilizeze cat mai multe formulare in format electronic.

Pentru a castiga timp se recomanda ca pe masura ce o procedura este elaborata , verificata si apobata, ea sa fie si implementata. Implementarea incepe cu instruirea personalului utilizator privind specifcatiile procedurii.

In perioada de ancheta a procedurii, utilizatori trebuie sa transmita sugestii pentru imbunatatirea procedurii astfel incat acesta sa fie usor de aplicat.

Intocmirea manualului calitatii. In documentatie este prezent un model al manualului calitatii.

Se recomanda ca pana la certificare, toate procedurile sa fie la versiunea 1.1.

5Desfasurarea auditului intern La aproximativ trei luni de la finalizarea procedurilor sistemului de management al calitatii, recomandam realizarea unui audit intern complet (auditarea tuturor proceselor organizatiei).

Este nevoie de minimum doi auditori deoarece o persoana nu poate sa-si auditeze propria activitate. Vezi procedura Audit intern.

Scopul auditului este identificarea neconformitatilor si formularea actiunilor corective care sa asigure functionarea corespunzatoare a sistemului calitatii.

6Sedinta de instruire privind rezolvarea neconformitatilor identificate la auditul intern.

Sedinta de instruire pentru prezentarea procesului de certificare. Se va completa o fisa de instruire sau un proces verbal de instruire. Veti avea nevoie de aceasta dovada mai tarziu cand se vor solicita dovezi privind instruirea personalului.

7Certificarea sistemului de management al calitatiiMajoritatea organismelor de certificare solicita ca pana la auditul de certificare, sistemul calitatii sa fie implementat de minimum 3 luni astfel incat sa fie disponibile suficiente inregistrari pentru fiecare proces.

Nu este absolut obliagatoriu sa existe inregistrari pentru fiecare proces (reclamatii, raporte de neconfomitati etc.). Daca nu a fost cazul, este obligatoriu ca toate cerintele standardului sa fie documentate. Totusi, trebuie sa demonstrati ca nu a fost necesara completarea documentelor care lipsesc (ex. rapoarte de neconfomitate).

Este obligatoriu ca pana la certificare, auditul intern sa fie finalizat complet (toate procesele sa fie auditate) si sa fie realizata o analiza de management.

Cateva elemente care trebuie sa fie evaluate la auditul intern inainte de certificare (auditul se desfasora prin sondaj astfel incat exista posibilitatea ca unele aspecte neconforme sa nu fie identificate la audit ):

1. MANAGEMENT GENERAL. Sa fie definite:a) autorizatii de functionare

b) obiective generalec) obiective functionale (semneaza seful de departament, aproba Directorul General):

- vanzari - marketing - productie - proiectare - R.U. - aprovizionare - secretariat-administrativ - contabilitate - calitate

2. Politica calitatii se difuzeaza, se fac copii, trebuie sa existe semnaturi care dovedesc ca politica a fost comunicata si inteleasa. Se poate face o instruire privind politica calitatii. Difuzare se poate face si in format electronic pe e-mail si se poate posta pe un server.

3. Organigrama - sa apara toate functiile, chiar daca exista cumul de functii sau functia este externalizata.Sa apara in organigrama cine este Director Calitate /Responsabil cu managementul calitatii si Reprezentantul managementului (RM). Sa apara in organigrama numele sefilor de departament (sunt utile numele ptr. planul auditului de certificare).Toate functiile trebuie sa apara in organigrama chiar daca exista cumul de functii. Functiunile externalizate apar cu linie punctata.

4. VANZARI - MK (COMERCIAL)1. sa existe o evidenta a comenzilor/ contractelor (ex.un Registru al contractelor);2. sa existe dovezi ale analizarii cerintelor clientilor; se poate accepta corespondenta dintre parti (cerere, oferta, corespondenta negociere, contract, comanda);3. sa fie definita si documentata; planificarea comenzilor.

5. MONITORIZAREA DISPOZITIVELOR DE MASURARE SI MONITORIZARE1. certificate de etalonare;2. lista DMM;3. planificarea verificarilor metrologice.

Consultati lista Lista oficiala a mijloacelor de masurare supuse controlului metrologic legal L.O. 2004 din 16/02/2004Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 178 din 02/03/2004, Biroul Roman de Metrologie Legala

6. RESURSE UMANE 1. fisa postului de introdus in sistem, lista cu inlocuitori, semnaturi, dovezi privind difuzarea;2. fisa personala, Registrul personalului cerut de I.T.M.;3. declaratie confidentialitate; C.I. Munca;4. evaluarea performantelor (obligatoriu);5. evaluarea satisfactiei personalului (facultativ);6. program anual de instruire si fise de instruire cu dovezi privind evaluarea cunostintelor (chestionare de evaluare).

7. PRODUCTIE1. Documentarea proceselor de productie 2. Echipament de protectie - in PM/PSI3. Planificarea productiei4. Documentarea inspectiei5. Zona produse neconforme (afis + zona delimitata cu plasa (daca este cazul) si cu acces restrictionat).6. Inspectia produselor FISA DE INSPECTIE

7. Asigurarea trasabilitatii - FISA DE TRASABILITATE

6. Etichete. Declaratie conf. + Certificat Garantie7. Mentenata echipamentelor (lista echipamentelor, planificarea reviziilor)

8. APROVIZIONARE1. Decizie comisie receptie;2. Criterii evaluare furnizori (utilizati formulare MS Excel si introduceti formule de calcul, este usor de calculat);3. Criterii reevaluare furnizori (utilizati formulare in MS Excel si introduceti formule de calcul, este usor de calculat);

4. Lista furniziori acceptati;

5. Procese verbale receptie sau alta dovada a receptiei (ex. se scrie pe spatele facturii ,,Receptie conforma'').

9. DEPOZITARE1. Aspectul general depozit (curatenie, zona depozitare produse neconforme);2. Etichetarea (sa nu existe produse care nu pot fi indetificate, asigurarea trasabilitatii);3. Protectia muncii;4. Fise de magazie;

5. Daca conditiile de pastrare impun cerinte privind temperatura, umiditatea, este necesar sa se cumpere un termometru, umidometru etc. (trebuie verificate metrologic).

10. Alte aspecte care trebuie rezolvate privind documentatia SMC1. Intocmire registru intrari-iesiri;2. Intocmire registru decizii interne (va contine minimim: decizie numire RM (Reprezentantul managementului, decizie numire comisie de receptie);3. Toate tipizatele sa fie incluse in sistem (codificate). Se pot exclude tipizatele care au regim special (ex. tipizate financiar contabile);4. Toate studiile sa se incheie cu un Raport + Program de masuri (descriere actiune, responsabil implementare, responsabil verificare, termen, resurse);

5. Centralizatoare cu: proceduri, formulare, legislatie si reglementari tehnice aplicabile;

6. Liste de difuzare a documentelor SMC aplicabile / proces (nu difuzati decat documentele care sunt aplicabile, nu toate formularele si procedurile).

7. Circuitul intern al documentelor / departament (denumire document, emitent, aprobare, nr de exemplare, are la baza, serveste ca, termene de intocmire/pastrare etc)

8. Trebuie sa existe dovezi (procese verbale sau fise) privind: instruirea personalului, difuzarea procedurilor aplicabile (nu difuzati in departamente decat procedurile aplicabile proceselor din departament), difuzarea si intelegerea politicii calitatii, a obiectivelor, comunicarea deciziilor etc.)

Etc.

Nota.

La elaborarea planului de audit intern si a chestionarului de audit trebuie sa fie identificate si evaluate toate cerintele standardului aplicabil procesului/ functiunii respective precum si alte reglementari aplicabile stabilite intern de catre firma sau reglementari externe (ex. legislatie aplicabila).

Reglementarile interne se descriu in proceduri.

Reglementarile externe trebuie sa apara in anexa la manualul calitatii.

Elemente ale abordarii

Definire elementeDenumire procesAnalizarea cerintelor clientilor

Indicatori de performanta.Numar de comenzi/ an.

Durata medie de procesare a unei comenzi.

Numar de comenzi pierdute/ an.

Numar de neconformitati/ tipuri, datorate procesarii necorespunzatoare a comenzilor.

Valoare neconformtati datorate procesarii necorespunzatoare a comenzilor.

Valore debit/ client.

Valore credit/ client.

Valore sold/ client. Proprietar de procesDirector de Vanzari/ Client service

Intrari

Specificatii client.

Date privind capacitatea tehnica si organizatorica.

Politici comerciale.

Iesiri Oferte.

Contracte.

Note de comanda si lansare in productie. Proces din amonteProcese referitoare la relatia cu clientii.Furnizor de procesClientii. Proces din aval

Aprovizionare produse/materii prime.

Procese de productie.

Procese referitoare la relatia cu clientii si partenerii firmei.Client internSef atelier productie Client externClientii firmei.

PAGE 6