Proiectele dvs sunt prioritatea noastra !

SC COBO COMPUTER SRL Tel 0722 712 905 E-mail : office@cobo.ro corinacurta@yahoo.com Page 1

Aspirine cu Management de Proiect

10 întrebări de adresat clientului înainte de lansarea proiectului !

Salutări tuturor managerilor de proiect! Vreau să vă pun o întrebare:

Q --- Câţi dintre managerii de proiect cunoscuţi vor ca proiectul le să eşueze?

Dacă da, atunci este ok. Stai linistit, nu pui nici o întrebare şi aşteapţi să vină deadline-ul. Rămâi relaxat şi laşi lucrurile să curgă în voia lor. Nu te îngrijorezi la detaliile care pot face diferenţa între eşec şi success – doar laşi proiectul să meagă singur. Ca orice lucru care merge singur, va aluneca cu success în vale. Oh, dar nu asta este ceea ce îţi doreşti? Vrei să fi un manager de proiect care direcţionează lucrurile şi care demonstrează că îi pasă de proiectul său, de oamenii din echipa sa şi de procesele în care este implicat? Dar cum arăţi că îţi pasă cu adevărat când tocmai te-ai procopsit cu un proiect nou şi cu un client nemaiîntâlnit? Totul se reduce la a ști ce să faci ca proiectul să fie bine gestionat şi la a avea curajul de a pune întrebările potrivite pentru a te asigura că ai toate detalii într-un singur loc. Înainte de a începe orice proiect, alocă-ţi timp să stai de vorbă cu clientul şi să-i pui întrebările dificile despre proces, despre politica organizaţională și despre riscuri. Punând întrebări directe te asiguri că mergi pe drumul corect şi vei aplica procesele corespunzătoare de management de proiect, definind astfel aşteptările corecte despre felul în care echipa va lucra împreună. Deci, fără resentimente, iata un posibil decalog de ajutor în lansarea cu dreptul a proiectelor în care sunteţi implicaţi.

Q1--- Care este obiectivul proiectului?

Puneţi întrebarea de mai sus nu doar pentru a menţine concentrarea echipei pe un obiectiv, dar şi pentru a defini strategia de management de proiect care să asigure atingerea acelui obiectiv propus.

Q2 --- Care este deadline-ul – data de finalizare a – proiectului? Care sunt factorii sau evenimentele care impun această dată?

Fiecare proiect are o data precisă de finalizare. Câteodată ea este definită arbitrar, altădată este legată de un eveniment major, de o întâlnire, campanie, sau de ceva ce vă va impune finalizarea la 100%. Aşa că ia în considerare această dată

şi crează un plan care poate să fie îndeplinit. Crează un plan bazat pe urgenţa impusă de data de finalizare şi menţine-l funcţional.

Q3 --- Cum certifici că proiectul este un succes?

De ce să nu îţi defineşti de la început succesul? Dacă ai un scop în minte şi posibilitatea de a măsura obiectivul vizat, atât managerul de proiect cât şi clienţii/ beneficiarii proiectului pot stabili ceea ce înseamnă succes. O întrebare simplă te poate ajuta să îţi motivezi echipa şi să defineşti succesul sub forma recomandărilor date de client sau sub forma proiectelor suplimentare.

Q4 --- Cine este proprietarul proiectului? Şi mai cine altcineva este în echipa ta de proiect?

Orice proiect are un proprietar. Poate fi chiar persoana cu care stai de vorbă. Poate fi chiar şeful persoanei respective. Indiferent cine este, ai nevoie să ştii cine îţi va da aprobarea de recepţie finală – şi cine va semna OP-urile. Indiferent ce faci, vrei să fi sigur că proprietarul proiectului este în bucla de informare constantă. Pune această întrebare şi sortează

detaliile înainte de începerea proiectului.

Proiectele dvs sunt prioritatea noastra !

SC COBO COMPUTER SRL Tel 0722 712 905 E-mail : office@cobo.ro corinacurta@yahoo.com Page 2

Q5 --- Echipa de proiect a stabilit cine va fi principalul releu de contact şi cum veţi gestiona procesul de feedback?

Dacă accepţi feedbackul clientului şi iteraţii asupra oricărui livrabil al proiectului, vrei să fi sigur că ai informat clienţii despre acest proces. Nu este nimic mai păgubos decât să primeşti un set de 5 feedbackuri conflictuale şi să fie necesară sortarea lor – te va zăpăci, deranja şi va devia cu siguranţă planificarea calendaristică. Discută despre procesul de feedback şi defineşte aşteptările cât mai devreme relativ la modul în care vei primi feedbackul şi pe cine vei implica.

Q6 --- Sunt anumite momente când nu vei fi disponibil?

Să facem un exerciţiu de imaginaţie: eşti în punctul de a prezenta cel mai mare livrabil al proiectului şi clientul respinge întâlnirea deoarece în compania lui are loc o altă întâlnire foarte importantă. Planul tău este amânat şi în acest moment nu ştii sigur cum vei reuşi să respecţi data de finalizare. Poţi evita cu uşurinţă situaţia – şi multe alte asemenea – doar printr-o simplă solicitare a unei copii a calendarului clientului (poţi de asemenea să repeţi această solicitare pe toată durata proiectului, este un fapt bine-cunoscut că aceste calendare se schimbă frecvent!!).

Q7 --- A mai parcurs echipa în trecut un proiect similar cu cel curent?

Istoria ne poate învăţa multe când vine vorba despre proiectele curente. Dacă clientul vostru a mai rulat proiecte similare, ar putea fi dispus să împărtăşească din cele trăite pentru a face ca lucrurile să alunece cu mai multă uşurinţă. Aflaţi cât se poate de multe despre ce a mers bine şi ce nu a functionat în proiectele curente sau trecute din organizaţia client. Veţi fi astfel mai bine pregătit pentru a dezvolta un management de proiect care va lucra în favoarea voastră … şi vă va face să arataţi ca un adevarat profesionist.

Q8 --- Este ceva ce poate împiedica proiectul să fie unul de succes?

Riscurile sau problemele sunt inerente în proiect şi ca orice PM profesionist, este sarcina ta să le identifici şi anihilezi. De ce să nu îţi întrebi clientul ce riscuri prevede el ca ar putea să apară încă înainte de a începe proiectul? Nu este nici o ruşine să începi un proiect punând întrebări! În plus, un client fericit te va face şi pe tine fericit în timp ce reuşeşti să menţii proiectul pe direcţia corectă!

Q9 --- Sunt puncte în proces pe care anumiţi stakeholderi1 nu le înţeleg şi care trebuie explicate?

Nu este nimic neobişnuit să îţi educi clienţii despre munca pe care o desfăşori. Această informare poate apare şi sub forma prezentării planurilor de lucru şi explicarea întregului proces şi a fiecărui livrabil în parte. Ceea ce implică că va trebui să explicaţi livrabilul încă înainte de prezentarea lui. În orice variantă, ştiind cât efort implică, explicarea situaţiei te va ajuta sa dezvolţi o relaţie de încredere cu clientul şi să te poziţionezi ca expert în această relaţie.

Q10 --- Este vreun mod preferat de comunicare?

Vei ajunge să fi în contact cu clientul de multe ori de-a lungul unei săptămâni, fie prin telefon, email, sau mesagerie instant, porumbei călători sau praştie, sau orice altceva este la îndemână. Ideea este ca vrei să fi în contact cu clientul şi să te asiguri că mesajul transmis, via orice canal de comunicare, va ajunge la destinaţie. Întreabă ce functionează cel mai bine pentru a capta atenţia clientului, pentru a-ţi putea adapta stilul să obtii ceea ce este necesar de la client (sau doar transmite-le cum veţi comunica şi vezi dacă sunt de acord). Şi uite aşa am ajuns la 10 Q care te pot ajuta să obţii informaţiile necesare despre proiect. Înainte de a pune mâna pe telefon şi a vorbi cu clientul, o idée pe care vreau să vi-o împartăşesc: nu citi întrebările de mai sus ca un scenariu prescris. Foloseşte-le ca pe un ghid de conversaţie. Un schimb natural de detalii importante din proiect va crea o relaţie de confort şi încredere client --PM, clientul te va percepe ca un expert – ca un manager de proiect care are cu adevărat ambele mâini pe volanul proiectului.

Drum drept in proiecte!

Viața ca o mașină - Râsul este ca ștergătorul de parbriz: nu oprește ploaia, dar îți dă posibilitatea să mergi

mai departe. (Anonim)

Everyone can report a problem, but can you find ways to report successes?

1 Stakeholder = persoană influenţată de proiect, în sens pozitiv sau nu

Project Management Tip-of-the-week

Vi se administreaza aspirina pentru o eventuala vorba, o privire schimbate impreuna intr-o sala de training sau la un curs de management. Lectura sau feedbackul sunt optionale. Daca considerati aspirina administrata a fi de vreo utilitate, fara agresarea casutei postale, tacerea voastra este un raspuns. Daca aveti prieteni, cunoscuti “suferinzi” de Management de Proiect, administrarea este gratuita.

Proiectele dvs sunt prioritatea noastra !

SC COBO COMPUTER SRL Tel 0722 712 905 E-mail : office@cobo.ro corinacurta@yahoo.com Page 3