Arta de a lua un interviu

Pentru multă lume a da interviuri semnifică o vânătoare de locuri de muncă. Într-adevăr, pentru mulţi dintre noi interviul în vederea angajării este cel mai important interviu la care am participat. Totuşi, angajarea este doar unul din motivele de participare la un interviu. În fiecare zi de lucru se realizează milioane de interviuri cu scopul de a da s-au de a primi instrucţiuni, a vinde idei sau produse, a aprecia performanţe sau pentru a rezolva probleme.

În termeni generali a lua interviuri constă în a vorbi, a asculta, a trage concluzii. A asculta sau a vorbi cu alte persoane sunt activităţi care stau la baza unei bune comunicări la serviciu sau în relaţii personale. Ele nu au ca scop, neapărat, încurajarea discuţiilor ci de a îmbunătăţii calitatea vorbirii şi ascultării. Interviul poate fi definit ca pe o conversaţie planificată şi controlată între două sau mai multe persoane, care au un anumit scop, cel puţin pentru unul dintre participanţi şi în cursul căreia ambele părţi vorbesc şi ascultă pe rând.

Pentru a fi eficient un interviu trebuie să aibă un scop, să se realizeze conform unei planificări şi să permită o interacţiune controlată. Scopul interviului poate fi unul specific: selectarea pentru un loc de muncă, ascultarea unei cereri, analiza activităţii etc.

Toate interviurile vor avea următoarele obiective: obţinerea de informaţii, transmiterea de informaţii, clarificarea informaţiilor. Cu alte cuvinte, obiectivul general al interviurilor constă în schimbul de informatii. Cercetătorii au stabilit că interviurile se pot clasifica în funcţie de scopurile lor:

o Transmiterea informaţiilor ( interviuri profesor-student, noutăţi, interviuri ziaristice )

o Identificarea schimbărilor de comportament şi de convingeri ( vânzări, educaţie, consulting, aprecierea consultanţelor )

o Rezolvarea problemelor sau luarea deciziilor ( interviuri pentru angajare, medicale, consultanţă, discuţii părinţi-profesori )

o Cercetarea şi descoperirea de noi informaţii (în cercetările academice, programe sociale, cecetarea pieţei, sondaje de opinie, interogatorii de poliţie sau critică literară )

Multe interviuri, cu scopul lor general, vor fi axate pe a obţine informaţii sau a schimba informaţii.

1. Interviuri de informare – tipuriDescrieri. Persoana intervievată trebuie să dea informaţii bazate pe fapte observate sau trăite ( de ex. Un martor chestionat de avocat )Cunoaşterea faptelor. Persoana intervievată trebuie să transmită o explicaţie sau o lamurire privind o informaţie pe care o posedă ( de ex. Un interviu cu un specialist sau cu un expert )Comportarea. Interviul defineşte comportamentul prezent, trecut şi viitor al intervievatului.Atitudini sau credinţe. Informaţia de natură subiectivă, relevând atitudinea, personalitatea, ambiţiile sau motivaţia unei persoane. Aceste interviuri reprezintă evaluarea persoanei intervievate şi opiniile ei despre exactitatea sau falsitatea unor lucruri.Afecte. Aceste mesaje relevă nivelurile fizice şi/sau emoţionale care reflectă starea unui individ.Judecăţi de valoare. Prin aceste declaraţii se transmit credinţe adânc înrădăcinate care sunt foarte preţuite de cei care răspund.

Multe dintre aceste tipuri de interviuri, în special ultimele 3, sunt axate mai mult pe date subiective sau date biografice. Interviul s-a dezvoltat ca un instrument de a obţine informaţii în primul rând pentru că este singurul mijloc cunoscut de a obţine anumite tipuri de date şi pentru că multe din aceste informaţii pot fi transmise prin mesaje nonverbale.

2. Interviuri de afaceri – tipuriAngajăriEvaluarea performanţelorConsiliereDisciplinăConcluziiInducţieConsultanţăVânzăriCulegerea datelorIndicaţii, ordine, decizii

Indiferent de scopul interviului, este esenţial ca deschiderea sa să fie făcută cu grijă, pentru că de relaţia stabilită în primele minute va depinde foarte mult succesul acestuia. Fără a răpi foarte mult timp, e nevoie să se stabilească un raport interpersonal şi scopul interviului. Evident, deschiderea va depinde de natura interviului şi va fi imposibil de acoperit toate posibilităţile. Totuşi este esenţial, oricare ar fi alegerea, să fie dirijată cu sinceritate pentru a nu-l dezamăgii pe cel intervievat.

Măsura în care este structurat un interviu va depinde de scopul, de tipul de interviu şi de restricţiile legate de timp. Într-un interviu nestructurat, persoana ce intervievează permite candidatului să conducă interviul. Într-un interviu structurat, persoana ce intervievează, domină şi controlează interviul. Interviul structurat este frecvent descris ca “ moderat structurat ”, “ înalt structurat ” sau “ înalt standardizat-structurat ”. Interviurile nestructurate nu au un program construit în prealabil sau un cadru de întrebări.

Partea principală a unui interviu constă în întrebări şi răspunsuri. În majoritatea interviurilor, scopul persoanei care intervievează este mai degrabă de a conduce discuţia decât de a interoga. Modul în care el pune întrebările şi în care vorbeşte şi ascultă, influenţează direct starea persoanei intervievate, influenţând rezultatul interviului.

Tipuri de întrebări:1) Întrebarea directă sau întrebarea cu răspuns închis.

Acest fel de întrebare permite persoanei interveviate o parte mică sau inexistentă libertate de a-și alege răspunsul.Exemplu: Ați mai lucrat la noi până acum ?

2) Întrebări bipolare sau întrebări Da/Nu.Dacă persoana ce interveviază dorește să limiteze raspunsurile potențiale dincolo de limitele deja impuse de întrebările directe, ea poate pune o întrebare bipolară care limitează răspunsurile la unul sau două răspunsuri posibile sau simplu Da sau Nu.Exemplu: Sunteți mulțumit de slujba dumneavoastră ? (Da/Nu)

3) Întrebarea dirijată.Acest tip de întrebare induce un răspuns categoric sau așteptat de persoana intervievată.Exemplu: Nu credeți că ar fi o idee bună dacă noi... ?

4) Întrebare cu răspuns sugerat.Uneori întrebările indică raspunsul dorit de către persoana care intervievează.Exemplu: Ce credeți despre această afacere foarte dificilă ?

5) Întrebarea cu răspuns deschis.Spre deosebire de întrebările anterioare acest tip de întrebări permite persoanei intervievate maximum de libertate în răspuns.Exemplu: Cum vezi această problemă ?

6) Întrebări ajutătoare.Acest tip de întrebare vine in sprijinul candidatului, mai ales în situații de ”blocaj mental”, sau neînțelegere a mesajului.Exemplu: Spune-mi despre dumneata începând cu ultimii doi ani de școală, care au fost punctele de reper majore ale vieții dumneavoastră ? Care au fost cele mai importante decizii pe care le-ați luat?

7) Întrebarea oglindă.Această întrebare reflectă recepția răspunsurilor date de intervievat, funcționând ca o oglindă pentru alți participanți la interviu sau rezumă diferitele afirmații ale candidatului.Exemplu: Dacă v-am înțeles corect, acceptați aspectele practice ale lucrării, dar nu lucrarea scrisă ?

8) Întrebarea de probă.Acest tip de întrebări se utilizează, atunci când din răspunsul inițial dat la o întrebare lipsește un detaliu sau se impune necesitatea unei alte întrebări.Exemplu: Care dintre aceste motive credeți că este cel mai serios ?

9) Întrebarea ipotetică.Acest tip de întrebări sunt utile pentru a determina dacă persoana intervievată face față în situații legate de modul de efectuare a muncii sau pentru a descoperi dacă ideile sale vor putea fi puse în practică.Exemplu: Să presupunem că ați descoperit că unul din subordonații dumneavoastră bea mult și că aceasta îi influențează activitatea. Ce ați face ?

Ordonarea întrebărilor:Ținând seama de tipul de întrebări pe care le veți folosi, la fel de importantă este și

ordinea întrebărilor din interviu. Dacă începeți cu întrebări generale, de principiu, va trebuisă se continue cu întrebări din ce în ce mai specifice. Aceasta este denumită ordonarea ”pâlnie”. Ordonarea ”pâlnie întoarsă” începe cu întrebări specifice cu final închis și continuă cu întrebări mai generale cu răspuns deschis. Ordonarea ”tunel”, așa cum sugerează și numele este o serie de întrebări similare. Acest tip de ordonare este în particular potrivită, când se urmărește obținerea de răspunsuri specifice la fiecare întrebare separată. De exemplu, o serie de întrebări destinate să descopere o atitudine față de experiențele profesionale, se poate folosi ordonarea ”tunel”.

O dată cu epuizarea timpului acordat pentru interviu, când deja s-a obținut informația dorită și s-a investigat persoana intervievată, în final acceptând sugestiile sau cumpărând produsul, atunci problema a fost rezolvată. Continuarea interviului poate fi neproductivă, pentru că este necesară o cantitate mai mare de informație sau sunt necesare discuții pentru alte

persoane, atunci interviul trebuie încheiat. Când se încheie interviul, trebuiesc indeplinite trei puncte principale:

de a însuma pe scurt realizările interviului sau punctele de vedere exprimate de a mulțumi persoanei intervievate pentru participare de a stabili următorul interviu sau acțiunile ce vor urma.

Bibliografie

Stanton, Nicki (1995), Comunicarea, Ed. SC „Ştiinţă & Tehnică” SA, Iaşi

Marin Viorica Larisa