AUDITAREA

CUNOSTINTE SI INSUSIRI GENERALE PENTRU AUDITORII SMC

CONDUCATORII ECHIPEI DE AUDIT AR TREBUI SA FIE CAPABIL:

• Să planifice şi să utilizeze eficace resursele pe durata unui audit;

• Să reprezinte echipa de audit în comunicarea cu clientul auditului şi auditatul;

• Să organizeze şi să conducă membrii echipei de audit,

• Să asigure orientarea şi să îndrume auditorii în curs de formare;

• Să conducă echipa de audit pentru a obţine concluziile de audit;

• Să prevină şi să rezolve conflictele şi

• Să întocmească şi să finalizeze raportul de audit.

AUDITAREA

CUNOSTINTE SI INSUSIRI SPECIFICE PENTRU AUDITORII SMC

a) tehnici şi metode din domeniul calităţii

– terminologia calităţii;

- principiile de management al calităţii şi aplicarea acestora şi

- instrumentele managementului calităţii şi aplicarea lor

b) procese şi produse, inclusiv servicii

- terminologia specifică sectorului;

- caracteristicile tehnice ale produselor şi proceselor, inclusiv ale serviciilor şi

- procesele şi practicile specifice sectorului.

evrika group – www.cursonline.eu – cursuri de perfectionare, calificare, specializa re avizate de Ministerul Muncii si Ministerul Educa tiei contabilitate, expert fiscal, inspector resurse uma ne, inspector in domeniul sanatatii si securitatii in munca, limbi straine: incepator, mediu, avansat, pentru afaceri si limba romana pentru straini

AUDITAREA

STUDII, EXPERIENTA PROFESIONALA,

INSTRUIRE CA AUDITOR SI EXPERIENTA

• auditorul trebuie sa absolve studii suficiente pentru a dobandi cunostintele

si abilitatile descrise

• auditorul trebuie sa aiba experienta profesionala care să contribuie la

dezvoltarea cunoştinţelor şi abilităţilor descrise. Experienţa profesională ar

trebui să fie într-o funcţie tehnică, managerială sau profesională care

implică raţionamente, rezolvarea problemelor şi comunicarea cu alţi

specialişti sau manageri, persoane cu funcţii similare, clienţi şi/ sau alte

părţi interesate

• instruire ca auditor care contribuie la dezvoltarea cunoştinţelor şi

abilităţilor descrise. Instruirea poate fi furnizată de propria organizaţie sau

de o organizaţie externă

• experienţă de audit. Această experienţă ar trebui acumulată sub

direcţionarea şi îndrumarea unui auditor care este competent în calitate de

conducător al unei echipe de audit în aceeaşi disciplină.

AUDITAREA

CONDUCATORUL ECHIPEI DE AUDIT

• Un conducător al echipei de audit ar trebui să fi acumulat experienţă de audit

suplimentară pentru a dezvolta cunoştinţele şi abilităţile descrise

• Această experienţă suplimentară ar fi trebuit acumulată acţionând în calitate

de conducător al echipei de audit sub direcţionarea şi îndrumarea unui altui

auditor care este competent în calitate de conducător al echipei de audit

Tabelul 1 – Exemple de niveluri de studii, experienţă profesională, instruire ca auditor şi experienţă de

audit pentru auditorii care efectuează audituri de certificare sau similare.

Auditor Auditor în ambele

discipline

Conducător al echipei

de audit

Studii Studii secundare

(a se vedea Nota 1)

Idem auditor Idem auditor

Experienţa profesională

totală

5 ani

( a se vedea Nota 2)

Idem auditor Idem auditor

Experienţa profesională

în domeniul

managementului de

mediu sau calitate

Cel puţin 2 ani din cei

5 ani de experienţă

2 ani în cea de-a doua

disciplină ( a se vedea

Nota 3)

Idem auditor

Instruirea ca auditor 40 de ore de instruire

despre audit

24 de ore de instruire

în cea de-a doua

disciplină ( a se vedea

Nota 4)

Idem auditor

Experienţa de audit 4 audituri complete

pentru un total de cel

puţin 20 de zile de

experienţă de audit ca

auditor în curs de

formare sub

direcţionarea şi

îndrumarea unui

auditor competent în

calitate de conducător

3 audituri complete

pentru un total de cel

puţin 15 zile de

experienţă de audit în

cea de-a doua

disciplină sub

conducerea şi

îndrumarea unui

auditor competent în

calitate de conducător

3 audituri complete

pentru un total de cel

puţin 15 zile de

experienţă de audit în

rolul de conducător al

echipei de audit sub

direcţionarea şi

îndrumarea unui

auditor competent în

calitate de conducător

Auditor Auditor în ambele

discipline

Conducător al echipei

de audit

al echipei (a se vedea

nota 5)

Auditurile ar trebui

efectuate în ultimii trei

ani consecutivi.

al echipei în cea de-a

doua disciplină (a se

vedea nota 5).

Auditurile ar trebui

efectuate în ultimii doi

ani consecutivi.

al echipei (a se vedea

nota 5) de audit.

Auditurile ar trebui

efectuate în ultimii doi

ani consecutivi.

Nota 1 Studii secundare reprezintă acel nivel din sistemul naţional de educaţie care urmează după nivelul

primar sau elementar, dar care este finalizat anterior intrării la o universitate sau instituţie educaţională similară.

Nota 2 Numărul de ani pentru experienţă profesională poate fi redus cu un an dacă persoana a absolvit o formă

de educaţie post liceală corespunzătoare.

Nota 3 Experienţă profesională în cea de-a doua disciplină poate fi dobândită în acelaşi timp cu experienţa

profesională din prima disciplină.

Nota 4 Instruirea în cea de-a doua disciplină este pentru a acumula cunoştinţe despre standardele, legile,

reglementările, principiile, metodele şi tehnicile relevante.

Nota 5 Un audit complet este un audit care acoperă toţi paşii descrişi. Experienţa globală de audit ar trebui să

acopere întregul standard al sistemului de management.

AUDITAREA

MENTINEREA SI IMBUNATATIREA COMPETENTEI

• Dezvoltarea profesionala continua: se referă la menţinerea şi

îmbunătăţirea cunoştinţelor, a abilităţilor şi a însuşirilor personale.

• Mentinerea abilitatilor de auditare: Auditorii ar trebui să îşi menţină şi să

demonstreze abilitatea de auditare prin participarea în mod regulat la

audituri ale sistemelor de management al calităţii/de mediu.

AUDITAREA

EVALUAREA AUDITORILOR

Evaluarea auditorilor intervine in urmatoarele etape diferite:

• evaluarea iniţială a persoanelor care doresc să devină auditori

• evaluarea auditorilor ca parte a procesului de selectare a echipei de audit descris mai

sus

• evaluarea continuă a performanţei auditorului pentru a identifica necesităţile pentru

menţinerea şi îmbunătăţirea cunoştinţelor şi a abilităţilor

AUDITAREA

PROCESUL DE EVALUARE

• Pasul 1 – Identificarea însuşirilor personale, a cunoştinţelor şi abilităţilor pentru a

îndeplini necesităţile programului de audit.

Pentru stabilirea cunoştinţelor şi a abilităţilor adecvate ar trebui să se ia în considerare

următoarele:

- Mărimea, natura şi complexitatea organizaţiei care va fi auditată;

- Obiectivele şi amploarea programului de audit;

- Cerinţele de certificare/înregistrare şi acreditare;

- Rolul procesului de audit în managementul organizaţiei care va fi auditată;

- Nivelul de încredere cerut în programul de audit; şi

- Complexitatea sistemului de management care va fi auditat.

• Pasul 2 – Stabilirea criteriilor de evaluare Criteriile pot fi:

cantitative (cum sunt anii de experienţă profesională, numărul de audituri efectuate,

orele de instruire ca auditor)

calitative (cum sunt demonstrarea însuşirilor personale, a cunoştinţelor sau a

abilităţilor, în timpul instruirii sau la locul de muncă).

• Pasul 3 – Selectarea metodei adecvate de evaluare Evaluarea ar trebui realizată de o persoană sau de un grup de persoane care

utilizează una sau mai multe metode

Metodele prezentate reprezintă un interval de opţiuni şi pot să nu fie aplicate

în toate situaţiile;

Diferitele metode prezentate pot diferi în ceea ce priveşte încrederea

conferită

combinaţie de metode care ar trebui de regulă să fie utilizată pentru a

asigura un rezultat obiectiv, coerent, corect şi de încredere.

• Pasul 4 – Efectuarea evaluării Atunci când o persoană nu îndeplineşte criteriile, se solicită instruire suplimentară, experienţă

profesională şi/sau experienţă de audit suplimentară, urmată de o reevaluare.

Metode de evaluare

Metoda de evaluare Obiective

Exemple

Analiza înregistrărilor Verifica pregătirea şi experienţa

acumulate de auditor

Analiza înregistrărilor referitoare la

studii, instruire, experienţă

profesională şi de audit

Feedback pozitiv sau

negativ

Furnizează informaţiile despre cum este

percepută prestaţia auditorului

Supravegheri, chestionare, referinţe

personale, mărturii, reclamaţii,

evaluarea performanţei, analize

reciproce

Interviu Evaluează însuşirile personale, abilităţile

de comunicare, verifică informaţiile,

testarea cunoştinţelor şi obţinerea

informaţiilor suplimentare

Interviuri faţă în faţă sau la telefon

Observare Evaluează însuşirile personale, şi

capacitatea de a aplica cunoştinţe şi

abilităţi

Interpretare de roluri, audituri cu

supraveghere, evaluarea în activitate.

Testare Evaluează însuşirile personale,

cunoştinţele şi abilităţile, precum şi

aplicarea acestora.

Examene scrise şi orale, teste

psihometrice

Metoda de evaluare Obiective

Exemple

Analiza post audit Furnizează informaţiile acolo unde

observarea directă nu este posibilă sau

adecvată.

Analiza raportului de audit şi discuţia

cu clientul auditului, cu auditatul, cu

colegii şi cu auditorul.

Aplicarea procesului de evaluare pentru un auditor într-un program ipotetic de audit intern

Domenii de competenţă Etapa 1

Însuşiri personale, cunoştinţe şi

abilităţi

Etapa 2

Criterii de evaluare

Etapa 3

Metode de evaluare

Însuşiri personale Etic, fără prejudecăţi, diplomatic, cu

spirit de observaţie şi de percepţie,

flexibil, tenace, hotărât, încrezător

Performanţă satisfăcătoare la locul de

muncă

Evaluarea perfomanţei

Cunoştinţe şi abilităţi generale

Principii, proceduri şi tehnici de audit Abilitatea de a efectua un audit

conform procedurilor interne,

comunicarea cu colegii de la locul de

muncă cunoscut.

A absolvit un curs de instruire ca

auditor intern. A efectuat trei audituri

ca membru al unei echipe de audit

intern

Analiza înregistrărilor de la instruire

Observare

Analiză reciprocă

Sistem de management şi documente

de referinţă

Abilitatea de a aplica părţi relevante

din manualul sistemului de

management şi din procedurile

corelate.

A citit şi înţeles procedurile manualului

sistemului de management,

obiectivele, domeniul şi criteriile de

audit relevante

Analiza înregistrărilor de instruire

Testare

Interviu

Situaţii organizaţionale Abilitatea de a-şi desfăşura activitatea

în mod eficace în cadrul culturii

organizaţiei şi structurii

organizaţionale şi de raportare.

A lucrat în organizaţie cel puţin de 1

an în funcţia de supervizor.

Analiza înregistrărilor referitoare la

experienţa profesională

Legi, reglementări şi alte cerinţe

aplicabile

Abilitatea de a identifica şi a înţelege

aplicarea legilor şi reglementărilor

relevante pentru procesele, produsele

A absolvit un curs de instruire despre

legile relevante pentru activităţile şi

procesele care vor fi auditate.

Analiza înregistrărilor de instruire.

Domenii de competenţă Etapa 1

Însuşiri personale, cunoştinţe şi

abilităţi

Etapa 2

Criterii de evaluare

Etapa 3

Metode de evaluare

şi/sau emisiilor în mediu.

Cunoştinţe şi abilităţi specifice domeniului calităţii

Metode şi tehnici referitoare la

calitate

Abilitatea de a descrie metodele

interne de control al calităţii.

Abilitatea de a diferenţia între

cerinţele pentru încercarea în cursul

fabricaţiei şi cea finală.

A absolvit o instruire în aplicarea

metodelor de control al calităţii.

A demonstrat la locul de muncă şi a

utilizat procedurile de încercare pe

flux şi finală.

Analiza înregistrărilor de la instruire

Observare.

Procese şi produse, inclusiv servicii Abilitatea de identifica produsele,

procesele de fabricaţie ale acestora,

specificaţiile şi utilizarea finală a

acestora.

A lucrat în planificarea producţiei ca

funcţionar pentru planificarea

proceselor

A lucrat în departamentul service

Analiza înregistrărilor de muncă.

Cunoştinţe şi abilităţi specifice domeniului mediului

Metode şi tehnici ale

managementului de mediu

Abilitatea de înţelege metodele pentru

evaluarea performanţei de mediu

A absolvit o instruire referitoare la

evaluarea performanţei de mediu

Analiza înregistrărilor de la instruire.

Ştiinţe şi tehnologii de mediu Abilitatea de înţelege modul în care

metodele de prevenire şi de control

ale poluării utilizate de organizaţie

tratează aspectele de mediu

6 luni de experienţă în controlul şi

prevenirea poluării într-un mediu de

lucru similar.

Analiza înregistrărilor de muncă.

Domenii de competenţă Etapa 1

Însuşiri personale, cunoştinţe şi

abilităţi

Etapa 2

Criterii de evaluare

Etapa 3

Metode de evaluare

semnificative ale organizaţiei

Aspecte tehnice şi de mediu ale

operării

Abilitatea de a recunoaşte aspectele

de mediu ale organizaţiei şi

impacturile acestora (ex.: materiale,

reacţiile lor cu altele şi potenţialul

impact asupra mediului în cazul unei

scurgeri accidentale sau emisii.

Abilitatea de a evalua procedurile de

răspuns în caz de urgenţă, aplicabile în

cazul incidentelor de mediu.

A absolvit un curs de instruire internă

despre depozitarea materialelor,

amestecarea, utilizarea şi eliminarea

acestora şi despre impacturile lor de

mediu .

A absolvit un curs de instruire despre

planul de răspuns în situaţii de urgenţă

şi capacitate de răspuns.

Are experienţă ca membru al unei

echipe de răspuns în situaţii de

urgenţă.

Analiza înregistrărilor de instruire.

Analiza înregistrărilor de instruire şi

referitoare la experienţa profesională.

PROGRAM ANUAL DE AUDIT

pe anul ______

Nr. crt.

Zona auditata Domeniul

auditului(procese)

Perioada preconizata

(luna) Auditor

Data realizarii auditului

Raport de audit (nr./data)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Aprobat, Elaborat,

DG MSMC

Data: Data:

PLAN DE AUDIT

1. Obiectivele auditului:

2. Domeniul auditului:

3. Criterii de audit (documente de referinta, proceduri, etc):

4. Perioada auditului:

5. Tipul auditului:

6. Zona auditata:

7. Componenta echipei de audit:

8. Desfasurarea activitatilor

a. Data si ora sedintei de deschidere:

b. Data si ora sedintei de inchidere:

9. Data prezentarii Raportului de audit:

Conducatorul echipei de audit, Data

CHESTIONAR DE AUDIT

Standard de referinta : _________________________

Cerinta examinata : ____________________________

Nr. crt.

Intrebari Constatari

DA NU NA

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

Raport de neconformitati

Raport nr. : Data :

Intocmit de :

Zona generatoare de neconformitate: Persoana responsabila :

(Nume, Prenume, Functie, Semnatura)

Acest raport se completeza ca urmare:

� Audituri interne � Reclamatii

� Produse/Servicii neconforme � Actiuni corective

� Actiuni preventive

NECONFORMITATEA

� CONSTATATA � POTENTIALA

Criteriul de audit :

Sectiunea A

Tratarea neconformitatii/corectii : Responsabil implementare:

(Nume, Prenume, Functie, Semnatura)

Dispusa de : Termen :

(Nume, Prenume, Functie, Semnatura)

Verificare tratare neconformitate/corectie :

(Nume, Prenume, Functie, Semnatura)

Sectiunea B

Cauze generatoare de neconformitate:

Actiune corectiva � preventiva �: Responsabil implementare:

(Nume, Prenume, Functie, Semnatura)

Dispusa de : Termen:

(Nume, Prenume, Functie, Semnatura)

Sectiunea C

Verificarea � actiunilor corective � preventive

(Nume, Prenume, Functie, Semnatura – inregistrari)