MANAGEMENTUL ŞEDINŢELOR

1. Necesitatea şedinţelor

Comportamentul modern de conducere pretinde un permanent schimb de informaţii. Managerii de nivel superior petrec cea mai mare parte din timpul de lucru comunicând, iar o bună parte din acesta in şedinţe.Şedinţa este cea mai frecventă metodă de management utilizată de un manager în activitatea sa, calitatea ei influenţând sensibil calitatea managementului, deoarece este nemijlocit implicată în exercitarea funcţiilor manageriale: previziunea, organizarea, coordonarea, motivarea - antrenarea şi control - evaluarea. In acelaşi timp, şedinţa reprezintă modalitatea principală de transmitere a informaţiilor şi culegerea acestora de la şi către majoritatea membrilor instituţiilor educaţionale.în consecinţă, şedinţa reprezintă reuniunea mai multor persoane pentru scurte perioade de timp, sub conducerea unui persoane, în vederea soluţionării în comun a unor sarcini cu caracter informaţional sau decizional.

Şedinţele pot fi un element esenţial al structurii organizatorice şi un eficient instrument de conducere a compartimentelor şi de promovare a colaborării acestora. De asemenea, creşterea complexităţii procesului decizional ne arată că adoptarea unor decizii corecte şi importante pentru viaţa unei instituţii educaţionale nu pot fi luate decât în grup, unde se pun în comun cunoştinţele şi experienţa fiecăruia, în vederea soluţionării adecvate unei probleme. 2. Clasificarea şedinţelor

în funcţie de conţinut şedinţele pot fi (fig. 19):de informare, care au ca scop furnizarea de informaţii managerului şi colaboratorilor, cu privire la anumite probleme. Acestea se organizează periodic, putând fi:

săptămânale, cu toţi managerii şi şefii de compartimente;

lunare, şedinţele Consiliului de Administraţie, comisiilor metodice pe discipline (arii curriculare sau catedră) sau al altor comisii;

semestriale, şedinţa Consiliului Profesoral sau Adunarea Generală de Analiză.

■ decizionale, care au drept obiectiv participarea celor prezenţi la discutarea şi adoptarea unor decizii sau variante de decizii ce privesc realizarea unor obiective. Aceste şedinţe sunt caracteristice managementului participativ;

■ de analiză, care urmăresc analizarea activităţii desfăşurate într-o anumită perioadă, prin participarea tuturor angajaţilor sau a unui segment al acestora;

■ de armonizare, care sunt, de regulă, şedinţe operative, convocate cu o frecvenţă aleatoare, în funcţie de necesităţile realizării unor obiective, planuri, programe etc., la care participă în general şefii de compartimente, şefii de catedră sau comisii sau alte persoane implicate;■ eterogene, cele care reunesc două sau mai multe tipuri de şedinţe prezentate anterior, fiind cele mai frecvente tipuri de şedinţe utilizate în şcoli.

MANAGEMENTUL ŞEDINŢELOR 116

3. Etapele desfăşurării unei şedinţe

Foarte importantă pentru eficientizarea şedinţelor este stabilirea anticipată a obiectivelor sau a punctelor ordinii de zi. Acestea pot fi în principiu următoarele:

informarea - se tratează întrebările legate de înţelegerea problemelor ce vor fi dezbătute, dar nu se intră în discutarea acestora;

soluţionarea problemelor - se urmăreşte soluţionarea problemelor, eventual nerealizabile în şedinţa curentă, iar dacă este cazul se vor clarifica întrebările, prelucrate într-un plan de măsuri, până la şedinţa viitoare; decizia - are ca scop finalizarea unor probleme prin trasarea unor sarcini de lucru anumitor participanţi, care se preiau din planul de măsuri.

Etapele importante (fig. 20) în derularea unei reuniuni de lucru (şedinţă) sunt următoarele: pregătirea; deschiderea; desfăşurarea; finalizarea.

Fig. 20 Etapele derulării unei şedinţe.

În cadrul fiecărei etape trebuie respectate anumite reguli, care să ducă la eficientizarea acestor segmente şi, în final, a şedinţei.

4. Pregătirea şedinţeiRegulile caracteristice derulării etapei pregătitoare a unei şedinţe sunt:stabilirea unei ordini de zi, care să

cuprindă una sau două probleme importante, iar celelalte pot fi grupate la punctul “diverse“. Această sarcină revine managerului care organizează şedinţa;

problemele înscrise pe ordinea de zi, trebuie să fie formulate clar, astfel încât fiecare să-şi dea seama şi în acelaşi timp, să stârnească interesul pentru problemele puse în discuţie;

desemnarea persoanelor ce vor prezenta materiale la problematica abordată în cadrul şedinţei, care

trebuie să fie scurte, cuprinzând informaţii necunoscute de participanţi; stabilirea din timp a datei, locului şi orei de desfăşurare a şedinţei; în cazul celor periodice, este importantă menţinerea zilei, orei şi locului de desfăşurare, astfel încât

participanţii să se obişnuiască cu aceasta; stabilirea locului şi ambianţei şedinţei trebuie făcută în funcţie de obiectivele urmărite, dar niciodată nu

se indică utilizarea biroului directorului sau managerului pentru nici un fel de şedinţă; se îngrijeşte de începerea punctuală a şedinţelor; lipsa de punctualitate înseamnă neseriozitate şi

dezinteres, punctualitatea înseamnă încredere şi motivaţie; desemnarea unei persoane pentru înregistrarea discuţiilor, care să anunţe din timp problematica şedinţei.

5. Deschiderea şedinţeiRegulile caracteristice deschiderii şedinţei sunt:

■ deschiderea şedinţei la ora şi locul anunţat prealabil participanţilor;■ formularea clară a obiectivelor şedinţei;■ se explică procedura şi documentele de lucru;■ folosirea unui limbaj pozitivist şi incitant pentru a impune participanţilor problematica cu ideile sale;■ limitarea expunerii introductive la maximum-1-2 minute;■ stabilirea de comun acord cu participanţii a duratei totale a şedinţei (limitarea şedinţei la 1 -1,5 ore) şi a duratei maxime pentru luările de cuvânt ale participanţilor;

■ numirea unui gestionar al timpului alocat vorbitorilor;

■ menţionarea absenţilor de la şedinţă, menţionarea cauzei.

6. Desfăşurarea şedinţei

Regulile caracteristice desfăşurării unei şedinţe sunt:■ controlul desfăşurării şedinţei pe baza punctelor ordinii de zi şi a obiectivelor corespunzătoare;■ stabilirea contribuţiilor în idei noi, soluţii etc., astfel încât să se stimuleze participarea activă pentru îndeplinirea scopurilor propuse;■ calmarea spiritelor înfierbântate, intervenind cu tact, dar ferm, pentru eliminarea unor stări conflictuale nedorite;■ intervenţia promptă în cazul în care expunerile participanţilor deviază de la subiectul problemei discutate;■ imprimarea unui ritm care să asigure încadrarea în durata stabilită, concomitent cu realizarea scopurilor propuse.

7. Finalizarea şedinţeiRegulile caracteristice etapei de finalizare a şedinţei sunt:

intervenţia finală a conducătorului şedinţei, care trebuie să fie concisă şi să reliefeze principalele concluzii;

trecerea în revistă în memoratorul de teme punctele din ordinea de zi şi a unor teme rămase nesoluţionate, constatând dacă se preconizează trecerea acestora pe ordinea de zi a viitoarei şedinţe sau dacă ele, între timp, au fost rezolvate.

verificarea corectitudinii înregistrării discuţiilor din timpul şedinţei;

semnarea procesului-verbal de către toţi participanţii.In timpul şedinţei, în procesul-verbal se vor nominaliza obiectivele şi timpii alocaţi pentru fiecare punct al

ordinii de zi, care, în general, sunt: pentru informare(30 de minute), pentru soluţionarea problemelor (20 de minute) şi pentru decizie (10 minute). Dacă aceasta se modifică pe parcurs, vor fi nominalizate definitiv. Toţi participanţii trebuie să cunoască în orice moment, tema actuală, obiectivul avut în vedere şi timpul avut la dispoziţie.

MANAGEMENTUL ŞEDINŢELOR 118

De multe ori pe parcursul şedinţei apar noi teme, întrebări şi informaţii colaterale problemelor dezbătute şi, din această cauză, preşedintele sau moderatorul are sarcina de a canaliza cu diplomaţie discuţiile pe obiectivele fixate prin ordinea de zi.

La sfârşitul şedinţei, se trec în revistă memoratorul de teme, punctele rezolvate şi nerezolvate, indicându-se obiectivele corespunzătoare.

în planul de măsuri care rezultă în urma şedinţei, se trec sarcinile de lucru şi autoînsărcinările, inclusiv cele verbale, speci- ficându-se exact tema, cine face, ce face, până când şi cui raportează. Planul de măsuri se copiază imediat după şedinţă şi se înmânează participanţilor.

8. Rolul preşedintelui în derularea unei şedinţe

In derularea unei şedinţe, preşedintele sau moderatorul, adică persoana care prezidează şedinţa, are un important rol în întreaga sa derulare, deci în eficientizarea acesteia. Preşedintele trebuie să deţină anumite calităţi şi abilitaţi diplomatice, care să-i asigure reuşita şedinţei, cum ar fi:

capacitatea de a distinge problemele procedurale de cele de fond; să cunoască şi să stăpânească foarte bine aspectele procedurale; să folosească pozitiv cunoştinţele şi experienţa participanţilor la rezolvarea problemelor dezbătute; să cunoască modul de gestionare a stărilor conflictuale pe parcursul şedinţei; să-şi folosească dreptul de veto, atunci când consideră că legea nu este respectată; să se asigure de corectitudinea întocmirii procesului verbal; în luarea unor decizii, trebuie să evite să-şi expună primul punctul de vedere sau să adopte o poziţie

partizană; să evite să devină un arbitru al disputelor dintre diferiţi membri; să asigure un echilibru între cerinţa participării tuturor celor interesaţi şi cerinţa implicării minimului de

persoane; să controleze pe cât posibil discuţiile, pentru ca acestea să nu degenereze de la subiectul problemei sau

în stări conflictuale etc.Aceste elemente de raţionalizare prezentate sunt valabile în general pentru toate tipurile de şedinţe, iar

luarea lor în consideraţie asigură premisele umane, informaţionale, or ganizatorice, decizionale etc. ale desfăşurării eficiente a şedinţelor.      Valorificarea acestor elemente depinde în mare măsură de personalitatea preşedintelui care prezidează şedinţa, care trebuie să cunoască aspectele de fond aflate în discuţii şi să stăpânească foarte bine aspectele procedurale. Dacă preşedintele nu este absorbit de problemele de fond şi nu neglijează aspectele procedurale, şedinţa este o reuşită, iar în caz contrar este un eşec.

  Planificarea sedintei

Cum decid daca o intalnire este necesara Cum structurez agenda unei intalniri pentru a acoperii cele mai importante teme

       Deschiderea sedintei Cum creez o atmosfera care sa-i faca pe partticpanti confortabili

       Facilitarea sedintei Cum informez oamenii folosind eficient comunicarea verbala si nonverbala Cum ii tin pe participanti concentrati pe agenda, fara a face devieri de la subiect Cum folosesc Cum ofer posibilitatea tuturor sa participe la intalnire Cum scot de la participanti cele mai bune idei Cum identific si prioritizez cele mai bune solutii Cum gestionez situatiile dificile

       Incheierea sedintei Cum construiesc consens si trec la un plan de actiune

Urmarirea actiunilor       Roluri intr-o intalnire: Pozitiv, Critic, Creativ, Rational, Informativ, Intuitiv        Folosirea rolurilor functie de obiectivul dorit

9. Evaluarea şedinţei

După şedinţă preşedintele sau moderatorul răspunde de următoarele probleme:

verificarea desfăşurării şi succesului şedinţei;

verificarea corectitudinii întocmirii procesului-verbal;

redactarea planului de măsuri; verificarea îndeplinirii sarcinilor rezultate până la următoarea şedinţă;

trecerea problemelor nerezolvate pe ordinea de zi a viitoarei şedinţe.

1 De multe ori nu ştim de ce ne întâlnim, tematica nu se cunoaşte

2 Şedinţa nu este pregătită suficient3 Nu ne pregătim suficient pentru şedinţă4 Iau mereu cuvântul aceleaşi persoane, în timpul

şedinţelor5 Se vorbeşte mult şi fară esenţă6 Participanţii manifestă dezinteres faţă de problemele

dezbătute7 Chestiunile banale şi fără importanţă ocupă adesea

mult timp.8 Vorbitorii se pierd în amănunte.9 Adesea se uită sau se pierd idei şi argumente

importante.10 Nu se acordă atenţia cuvenită propunerilor şi dolean-

ţelor oamenilor.11 Procesul verbal se întocmeşte sumar.12 Nu se rezolvă adesea nimic din problemele ridicate13 De multe ori şedinţele sunt formale.

Fiecare întrebare va fi notată cu o notă de la 1 la 10, unu însemnând că întrebarea nu are relevanţă pentru chestionat, iar zece că întrebarea este relevantă. în final, adunaţi toate punctele, iar rezultatul îl comparaţi cu următoarea grilă:

■ între 13 - 30 : foarte bine;

MANAGEMENT EDUCAŢIONAL

■ între 31 - 50 : bine;

■ între 51 - 60 : satisfăcător;

■ între 61 - 80 : nesatisfăcătqr;

■ peste 81 dezastruos ( neeficace).