5_Metodologie_Implementare_QUALSYST_IPJB_V2.pdf

METODOLOGIE DE IMBUNATATIRE A MANAGEMENTULUI SERVICIILOR PUBLICE - MANAGEMENTUL CALITATII

Versiune Document 1.0 Creat: 14.06.2013

Ultima Actualizare: 28.06.2013

Metodologia privind imbunatatirea Managementului serviciilor publice - Componenta QUALSYST la Institutia Prefectului Judetul Botosani

Pagina 2/61

CONTROLUL DISTRIBUTIEI

Nr. Copie Distributie 1. Copie intern SIVECO Romnia SA; ASSIST Software

2. Copie extern Instituia Prefectului - Judeul Botoani

ISTORICUL MODIFICARILOR

Versiune Data Comentarii 0.1 DRAFT 14.06.2013 Versiune initiala

1.0 28.06.2013 Versiune finala

APROBARILE DOCUMENTULUI

Nume Functie Dept. Semnatura

Data

CREAT

Catalin TRUFIN

TSE DEZV.

VERIFICAT Adrian Na Manager de Proiect

SVAP

APROBAT Mihaita Ionel

LoB CAD


Pagina 3/61

1. CUPRINS

CONTROLUL DISTRIBUTIEI ...................................................................................................................................................... 2 ISTORICUL MODIFICARILOR ..................................................................................................................................................... 2 APROBARILE DOCUMENTULUI ................................................................................................................................................. 2

1. CUPRINS ................................................................................................................. 3

I. OBIECTIVE I ARIE DE CUPRINDERE ............................................................................................. 6

II. MODUL DE ABORDARE PROPUS .................................................................................................... 6

II.1. OBIECTIVE ...................................................................................................................................................................... 7 II.2. MOD DE ABORDARE ......................................................................................................................................................... 7

III. ACTIVITATI DE CONTROL AL IMPLEMENTARII MANAGEMENTULUI DE CALITATE ........... 10

III.1. SEDINTE SI INTALNIRI DE LUCRU ................................................................................................................................... 10 III.2. COMUNICAREA IN CADRUL PROIECTULUI ....................................................................................................................... 12 III.3. MANAGEMENTUL RISCURILOR ...................................................................................................................................... 13

IV. MANAGEMENTUL SCHIMBARII ................................................................................................... 14

IV.1. INTRODUCERE .............................................................................................................................................................. 14 IV.2. PROCEDURA ................................................................................................................................................................ 14

V. MANAGEMENTUL CALITATII ........................................................................................................ 17

PRINCIPALUL OBIECTIV AL MANAGEMENTULUI CALITATII ESTE DE A ASIGURA CLIENTUL CA IMPLEMENTAREA MODULULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII - QUALSYST, VA SATISFACE NEVOILE UTILIZATORILOR SAI SI OBIECTIVELE PROPUSE. .................. 17 V.1. CERINTE DE CALITATE, CRITERII SI METRICI .................................................................................................................... 17

1. Indicatori obiectiv verificabili ............................................................................................................ 17 2. Criterii de calitate ............................................................................................................................. 18 3. Masurarea calitatii ............................................................................................................................ 20

V.2. ACTIVITATI DE CONTROL AL CALITATII ............................................................................................................................. 22 1. Analize de proiect ............................................................................................................................ 22 2. Audituri ale calitatii .......................................................................................................................... 23

VI. ACTIVITATI TEHNICE PRIVIND IMPLEMENTAREA MODULULUI MANAGEMENTUL CALITATII - QUALSYST 23

VI.1. ANALIZA FLUXURILOR INFORMATIONALE SAU ANALIZA DE BUSINESS ............................................................................... 23 1. Obiective ......................................................................................................................................... 23 2. Activitatile etapei de analiza ............................................................................................................. 24

VI.2. INSTALAREA SI CONFIGURAREA MODULUI MANAGEMENTUL CALITATII (QUALSYST) ................................................... 25 1. Obiective ......................................................................................................................................... 25 2. Activitatile etapei de Instalare si Configurare ..................................................................................... 26

VI.3. ADAPTARE MANUAL DE UTILIZARE SI PREGATIREA SUPORTULUI DE CURS ........................................................................ 27 VI.4. INSTRUIRE ADMINISTRATORI ........................................................................................................................................ 27

1. Obiective ......................................................................................................................................... 27 2. Livrabile .......................................................................................................................................... 27

VI.5. TESTARE APLICATIE ...................................................................................................................................................... 28 1. Obiective ......................................................................................................................................... 28 2. Modul de abordare ........................................................................................................................... 28 3. Livrabile .......................................................................................................................................... 28


Pagina 4/61

VI.6. INSTRUIREA UTILIZATORILOR FINALI .............................................................................................................................. 29 1. Obiective ......................................................................................................................................... 29 2. Modul de abordare ........................................................................................................................... 29 3. Livrabile .......................................................................................................................................... 29

VI.7. ASISTENTA TEHNICA ACORDATA UTILIZATORILOR FINALI PENTRU UTILIZAREA SISTEMULUI IN PRODUCTIE. ........................ 30 1. Obiective ......................................................................................................................................... 30 2. Modul de abordare ........................................................................................................................... 30 3. Livrabile .......................................................................................................................................... 30

VI.8. SUPORT TEHNIC .......................................................................................................................................................... 31 1. Obiective ......................................................................................................................................... 31 2. Modul de abordare ........................................................................................................................... 31

VII. PREZENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC CARE STA LA BAZA IMBUNATATIRII MANAGEMENTULUI SERVICIILOR PUBLICE MANAGEMENTUL CALITATII - QUALSYST .......................................... 31

VII.1. RAPOARTE DE NECONFORMITATE ................................................................................................................................. 31

SITUAIE CURENT ............................................................................................................................ 31

APLICAIE 32

MBUNTIRI 37

VII.2. ACTIUNI CORECTIVE .................................................................................................................................................... 38

SITUAIE CURENT ............................................................................................................................ 38

APLICAIE 38

MBUNTIRI 39

VII.3. ACTIUNI PREVENTIVE................................................................................................................................................... 39

SITUAIE CURENT ............................................................................................................................ 39

APLICAIE 39

MBUNTIRI 41

VII.4. DOCUMENTE EXTERNE ................................................................................................................................................ 42

SITUAIE CURENT ............................................................................................................................ 42

APLICAIE 42

MBUNTIRI 46

VII.5. DOCUMENTE INTERNE ................................................................................................................................................. 46

SITUAIE CURENT ............................................................................................................................ 46

APLICAIE 46

MBUNTIRI 48

VII.6. INSTRUIRI ................................................................................................................................................................... 49

SITUAIE CURENT ............................................................................................................................ 49

APLICAIE 49

MBUNTIRI 50

VII.7. PROPUNERI DE IMBUNATATIRE .................................................................................................................................... 50


Pagina 5/61

SITUAIE CURENT ............................................................................................................................ 50

APLICAIE 51

MBUNTIRI 52

VII.8. AUDITURI INTERNE...................................................................................................................................................... 52

SITUAIE CURENT ............................................................................................................................ 52

APLICAIE 52

MBUNTIRI 57

VII.9. AUDITURI EXTERNE ..................................................................................................................................................... 57

SITUAIE CURENT ............................................................................................................................ 57

APLICAIE 57

MBUNTIRI 61


Pagina 6/61

I. Obiective i arie de cuprindere

Scopul acestui document este de a prezenta metodologia de implementare a componentelor sistemului informatic pentru Managementul Calitatii - QUALSYST in cadrul Institutiei Prefectului Judetul Botosani. Implementarea componentei de Managementul Calitatii are ca obiectiv principal imbunatatirea functionarii tuturor structurilor organizatorice, pe toate nivelurile sprijinind astfel transformarile pe toate nivelurile in ceea ce priveste Managementul Calitatii.

II. Modul de abordare propus

Propunerea abordarii in cadrul prezentului proiect este metodologia de proiect SIVACOP. Aceasta metodologie de proiect, SIVACOP (SIVECO Integrated Value-Added Code of Practice), este o metodologie definita drept combinatie intre standardul de profil (PMI - PMBoK) si bunele practici din SIVECO, integrata cu procedurile sistemului de calitate; metodologie care poate de asemenea sa fie folosita drept cadru pentru utilizarea a diferite Metodologii privind Ciclul de Viata al Dezvoltarii de Software, ct si Metodologii privind Ciclul de Viata al Project Management atunci cnd Clienti SIVECO solicita aplicarea unor metodologii specifice (PMBoK, PRINCE2, SIX SIGMA, UML, RUP, RAD(Rapid application development) Agile, Waterfalls etc...). In asemenea cazuri, este necesar sa se poata integra aceste metodologii in cadrul Metodologiei de Project Management a SIVECO spre a pastra controlul privind progresul Proiectului, Programului si Portofoliului. Conceptul de Project Management Body of Knowledge este un termen inclusiv care descrie suma cunostintelor din cadrul profesiei de project management. Acest compendiu include cunostiinte privind practici traditionale, dovedite, cu larga aplicare, ct si cunostinte privind practici avansate si inovative, care este posibil sa fi avut o utilizare mai limitata. Intregul volum de cunostinte privind domeniul de project management este acela care se afla inmagazinat la practicieni si cadre universitare care il aplica si il perfectioneaza. Manualul A Guide to the Project Management Body of Knowledge Third Edition - Un Ghid privind Compendiul de Cunostiinte de Project Management- Editia a Treia, (denumit si Ghidul PMBOK Editia a Treia) identifica si descrie acel subset al Compendiului de Cunostiinte de Project Management general acceptat.


Pagina 7/61

General acceptat inseamna ca practicile si cunostintele descrise se pot aplica la majoritatea proiectelor, si ca exista un consens larg acceptat despre valorile si utilitatea lor. General acceptat nu inseamna ca practicile si cunostintele sunt sau ar trebui sa fie aplicate uniform in toate proiectele: echipa de project management este intotdeauna responsabila sa stabilieasca ce este potrivit pentru orice proiect dat. Compendiul de Cunostiinte de Project Management (PMBOK) este o colectie de procese si domenii de cunostinte general acceptate ca cele mai bune practici in cadrul disciplinei de project management. Ca un standard recunoscut international (IEEE Std 1490-1998) el ofera principiile de baza in project management. PMBOK recunoaste 5 grupuri de procese de baza (de initiere, planificare, executie, monitorizare & control si incheiere) si 9 domenii/arii de cunostinte, incluznd managementul integrarii proiectului, managementul ariei de acoperire a proiectului, managementul timpului, al costurilor, al calitatii, managementul Resurselor Umane, managementul comunicarii, managementul riscului si managementul achizitiilor. Procesele se suprapun si interactioneza pe parcursul proiectului sau al fazei. Ele sunt descrise in termeni de intrari (documente, planuri si scheme de proiectare), instrumente si tehnici (mecanisme aplicate la intrari) si iesiri (documente, produse, rezultate).

II.1. Obiective

Principalele obiective ale metodologiei PMI sunt:

o Sprijin pentru a controla aria de acoperire a proiectului, planul, costurile si calitatea

o Reducerea si gestionarea riscului

o Administrarea resurselor

o Identificarea activitatilor de proiect

o Coordinarea comunicarii intre stakeholderii proiectului (factorii implicati sau afectati de proiect)

o Alinierea activitatii la obiectivele Institutiei Prefectului Judetul Botosani

II.2. Mod de abordare

Pentru a atinge obiectivele stabilite, metodologia se axeaza pe urmatoarele 9 domenii de cunostinte:

o Managementul Integrarii

o Managementul Ariei de acoperire a proiectului

o Managementul Timpului

o Management ul Costurilor


Pagina 8/61

o Managementul Calitatii

o Managementul Resurselor Umane

o Managementul Comunicarii

o Managementul Riscului

o Managementul Achizitiilor

Grup de Procese & Domenii de Cunostinte

Procesele de Project management sunt organizate in cinci Grupe de Procese:

Procesele de initiere sunt acele procese executate pentru a autoriza si defini aria de acoperire a unei noi faze de proiect.

Procesele de planificare sunt acele procese executate pentru a defini si elabora in amanunt aria de acoperire a proiectului, a dezvolta planul de project management si a identifica si planifica activitatile (de proiect) ce apar in cursul proiectului.

Procesele de executie sunt acele procese executate pentru a indeplini lucrarile definite in planul de project management spre a realiza obiectivele proiectului, definite in declaratia privind aria generala de acoperire a proiectului.

Procesele de monitorizare & control sunt acele procese necesare pentru a initia, planifica, executa si incheia un proiect cu atingerea obiectivelor de performanta, definite in planul de project management si in declaratia privind aria generala de acoperire a proiectului.

Procesele de incheiere sunt acele procese executate pentru a incheia formal toate activitatile proiectului sau ale fazei si transferul produsului finit catre altii.

PMBoK cele cinci Grupe de Procese


Pagina 9/61

Fiecare Grup de Proces consta intr-unul sau mai multe procese de management. Grupurile de procese sunt legate prin rezultatul pe care il produc rezultatul sau iesirea dintr-unul devine adesea o intrare spre alt grup. Printre grupurile de procese centrale legaturile sunt iterate planificarea furnizeaza din timp grupului de executie un plan de proiect documentat si apoi ofera actualizari documentate ale planului pe masura ce proiectul progreseaza.

Managementul Integrarii

Managementul Integrarii Proiectului include procesele necesare pentru a ne asigura ca diferitele elemente ale proiectului vor fi coordonate corespunzator. Aceasta implica negocieri intre obiectivele si alternative spre a satisface nevoile si asteptarile stakeholderilor. Procesele descrise in acest capitol sunt in primul rnd integrative.

o Dezvoltarea Planului de Proiect

Dezvoltarea Planului de Proiect utilizeaza iesirile din celelalte procese de planificare, inclusiv planificarea strategica, spre a crea un document compatibil, coerent care poate fi folosit att pentru executia ct si pentru controlul proiectului. Acest proces este iterat de mai multe ori. Suma tuturor planurilor integrate de management de control va constitui aria totala de acoperire a proiectului.

o Executia Planului de Proiect

Executia Planului de Proiect este procesul primar pentru realizarea planului de proiect marea majoritate a bugetului proiectului si a efortului de munca vor fi folosite pentru executia acestui proces. In cadrul lui, project managerul si echipa de project management vor coordona si directiona diverse interfete tehnice si organizatorice care exista in proiect. Acesta este procesul din proiect care este cel mai afectat in mod direct de domeniul de aplicare al proiectului. In cadrul lui este creat efectiv produsul proiectului. Performantele fata de referintele de masurare ale proiectului vor fi monitorizate continuu, astfel inct sa se poata lua actiuni corective pe baza performantei curente comparativ cu planul proiectului. Prognoze periodice ale costului final si planificari ale rezultatelor se vor face in sprijinul analizei.

o Controlul Integrat al Schimbarii

Controlul Integrat al Schimbarii se ocupa cu influentarea factorilor care creaza schimbari, asigurndu-se ca schimbarile sunt agreate, determinnd ca a aparut o schimbare, si gestionnd schimbarile efective cind apar si pe masura ce apar.

Aria originala de acoperire definita a proiectului si referinta de performanta integrata sunt mentinute printr-o continua gestionare a schimbarilor fata de datele de referinta, fie respingnd noi schimbari sau prin aprobarea schimbarilor si incorporarea lor intr-o referinta de proiect revizuita. Controlul Integrat al Schimbarii necesita:

o Mentinerea integritatii referintei de masurare a performantei.

o Asigurarea ca schimbarile asupra obiectivului general al produsului sunt reflectate in definirea obiectivului proiectului.


Pagina 10/61

o Coordonarea schimbarilor in cuprinsul domeniilor de cunostinte.

o Incheierea Proiectului

Proiectul sau faza necesita incheiere, fie dupa atingerea obiectivelor sale sau fiind terminata pentru alte motive. Inchiderea administrativa consta in documentarea rezultatelor proiectului pentru a formaliza acceptanta produsului proiectului de catre sponsor sau client. Ea include stringerea inregistrarilor din cadrul proiectului; asigurarea faptului ca ele reflecta specificatiile finale; analizarea succesului proiectului, a eficientei si a lectiilor invatate si arhivarea unor asemenea informatii pentru utilizare viitoare. Activitati de inchidere administrativa nu vor fi intrziate pna la finalizarea proiectului. Fiecare faza a proiectului va fi inchisa corespunzator pentru a ne asigura ca informatii importante si utile nu se vor pierde.

III. Activitati de control al implementarii Managementului de Calitate

III.1. Sedinte si intalniri de lucru

In fiecare etapa a procesului de implementare a componentei de Management al calitatii QUALSYST, se vor organiza sedinte si intalniri de lucru intre membrii echipei de proiect din cadrul echipei de proiect, comusa atat din membrii echipei SIVECO-ASSIST cat si membrii ai echipei de proiect din partea Institutiei Prefectului Judetul Botosani.

Sedinta de startare a proiectului (Kick-off meeting) Sedinta ce se organizeaza o singura data, imediat dupa semnarea contractului si are ca scop strangerea tuturor membrilor implicati in proiect pentru a fi prezentate obiectivele proiectului. La finalul intalnirii se completeaza un proces verbal de sedinta.

Etapa de Analiza (cod etapa D1) Se vor organiza interviuri cu utilizatorii finali ai modulului de management al calitatii pentru identificarea fluxurilor informationale din cadrul Institutiei Prefectului Judetul Botosani. La aceste intalniri va trebui sa asiste si responsabilul de modul desemnat din partea Institutiei Prefectului Judetul Botosani. Din partea SIVECO-ASSIST va participa specialistul in analiza fluxurilor. La finalul fiecarei intalniri se va completa un proces verbal de sedinta in care se consemneaza fluxurile informationale descrise de utilizator. Totodata se vor completa si chestionare de analiza furnizate de analistul SIVECO-ASSIST.

Etapa de Instalare a sistemului (cod D2) Dupa finalizarea acestei etape, se va organiza o intalnire prin care se va prezenta reprezentantilor Institutiei Prefectului


Pagina 11/61

Judetul Botosani finalizarea activitatii de instalare si configurare a fluxurilor identificate si se va completa un Raport de Instalare.

Etapa de Testare a componentelor aplicative si a fluxurilor in sistemul de management (cod D3) La finalizarea activitatii de testare a componentelor sistemului informatic de catre membrii Institutiei Prefectului Judetul Botosani, se va organiza o sedinta de proiect in care se vor stabili daca au fost identificate probleme in timpul testarii. In cadrul acestei intalniri se va imana membrilor de proiect SIVECO-ASSIST un raport de testare a sistemului si se va intocmi un proces verbal de sedinta. Dupa finalizarea cu succes a etapei de testare se va intocmi un proces verbal de acceptanta functionala a sistemului.

Realizarea cursurilor de instruire pentru utilizarea si administrarea eficienta a sistemelor informatice implementate (cod D4) In aceasta etapa se cor organiza intalnirile in vederea instruirii Administratorilor sistemului informatic din partea Institutiei Prefectului Judetul Botosani. In fiecare zi de instruire se va completa un formular de Prezenta la Curs, la finalul fiecarei sesiuni de instruire fiecare cursant va completa un Chestionar de Evaluare si dupa fiecare etapa de instruire instructorul va completa un raport de scolarizare ce va fi supus spre aprobare Institutiei Prefectului Judetul Botosani.

Asistenta Tehnica in vederea sustinerii programelor informatice implamentate (cod D5) In cadrul acestei etape se vor organiza intalniri ce au ca scop sprijinul acordat de specialistii SIVECO-ASSIST pentru utilizatorii finali ai modulului Managementul Calitatii in deprinderea utilizarii corespunzatoare a sistemului informatic. In urma fiecarei intalniri specialistul SIVECO va completa un Raport de Asistenta Tehnica in care va descrie activitatile prestate, iar acest raport va fi semnat si de participantii la aceste intalniri.

Sedinte de proiect Periodic se vor organiza intalniri la sediul Institutiei Prefectului Judetul Botosani sedinte de proiect care au ca scop monitorizarea desfasurarii proiectului, identificarea eventualelor probleme si gasirea solutiilor pentru rezolvarea acestora. La aceste intalniri participa coordonatorii proiectului din partea Institutiei Prefectului Judetul Botosani si ai echipei SIVECO-ASSIST, iar daca este necesar vor participa si membrii din echipa de implementare a proiectului. Totodata in situatii speciale pot participa la aceste sedinte membrii din conducerile celor trei institutii implicate in proiect. La finalul fiecarei sedinte se va completa un proces verbal de sedinta.


Pagina 12/61

III.2. Comunicarea in cadrul proiectului

Pentru comunicarea eficienta in cadrul proiectului au fost identificate doua mari criterii de comunicare si anume: 1. Nivelurile de comunicare in cadrul acestui criteriu este stabilit modul in care membrii celor doua echipe de proiect (din cadrul Institutiei Prefectului Judetul Botosani si din SIVECO Romania-ASSIST Software) vor comunica, astfel incat fiecare nivel/erarhie din cadrul proiectului sa primeasca doar acele informatii de interes pentru nivelul respectiv. Reprezentarea nivelurilor de comunicare este descrisa in figura de mai jos:

Institutia Prefectului

Judetul Botosani SIVECO Romania ASSIST Software

PREFECT

PRESEDINTE

PRESEDINTE

SUBPREFECT

Account Manager

Deputy Strategy Vicepesident

Departament

Manager

Project Manager

Asistent Proiect

Project Manager

Backup Project Manager

Project Manager

Responsabil Modul Administrator sistem

Utilizatori

Specialist SIVECO -

QUALSYST

Specialist ASSIST -

QUALSYST

2. Canale de comunicare canalele de comunicare in cadrul proiectului sunt:

- Comunicarea verbala: o realizata in cadrul intalnirilor dintre reprezentantii Institutiei Prefectului

Judetul Botosani si reprezentantii SIVECO Romania-ASSIST Software. o realizata prin intermediul telefoniei

- Comunicare Scrisa:

o Realizata prin intermediul Postei electronice (e-mail) o Realizata prin Fax o Realizata prin Posta


Pagina 13/61

III.3. Managementul Riscurilor

Scopul managementului riscurilor este acela de a gestiona la nivelul comitetului de conducere a proiectului (format atat din reprezentanti ai Institutiei Prefectului Judetul Botosani cat si din reprezentanti ai SIVECO Romania-ASSIST Software) nivelurile de risc si de incertitudine, astfel incat obiectivele stabilite in proiect sa fie realizate cu succes. Pentru a putea gestiona aceste riscuri se vor avea in vedere urmatoarele: 1. Identificarea riscurilor 2. Stabilirea probabilitatii de producere a riscurilor identificate 3. Cuantificarea riscurilor in cazul producerii (pierderi financiare sau de alta natura) 4. Stabilirea masurilor propuse de evitare a producerii riscurilor identificate. 5. Validarea eliminarii sau a diminuarii riscurilor identificate.

Odata cu startarea procesului de implementare au fost identificate o serie de riscuri astfel:

- Depasirea termenelor stabilite in graficul de implementare a proiectului, datorita decalarii etapei de startare a proiectului din noiembrie 2011 in luna aprilie a anului 2012, fara a fi decalata si data de finalizare, ceea ce a condus la comprimarea timpului de desfasurare a activitatilor din proiect. In acest sens implicarea in activitatile de proiect din partea ambelor echipe este esentiala pentru indeplinirea cu succes obiectivelor propuse si incadrarea in termenele stabilite. Ca masura preventiva pentru evitarea producerii acestui risc SIVECO Romania-ASSIST Software a suplimentat membrii echipei declarati initial in cadrul proiectului.

- Din experienta SIVECO privind implementarea sistemelor informatice, s-a identificat riscul privind reticenta utilizatorilor la schimbare, astfel incat procesul de determinare a utilizatorilor pentru a utiliza sistemul informatic revine in egala masura atat membrilor echipei SIVECO-ASSIST care vor intra in contact direct cu acestia, cat si echipei de management din cadrul Institutiei Prefectului - Judetul Botosani, care poate influenta gradul de implicare a utilizatorilor in realizarea obiectivelor proiectului. Cuantificarea acestui risc asupra proiectului este greu de realizat la acest moment, insa o lipsa de utilizare a sistemului informatic implementat poate conduce pana la solicitarea de restituire a sumelor finantate prin Programul operational dezvoltarea capacitatii administrative.

- Planificarea etapei de instruire in perioada de Vara, a detesminat aparitia riscului de neindeplinire a obiectivului de scolarizare a 50 de utilizatori datorita suprapunerii cu perioadele de concedii ale salariatilor Institutiei Prefectului - Judetul Botosani. In acest sens responsabilitatea prevenirii producerii acestui risc revine in totalitate comitetului de management al proiectului din partea Institutiei Prefectului - Judetul Botosani, atat prin amanarea efectuarii concediilor in


Pagina 14/61

perioada de derulare a etapei de Instruire, cat si prin planificarea utilizatorilor la cursurile de instruire tinand de perioada de concedii a acestora.

IV. Managementul Schimbarii

IV.1. Introducere

Gestiunea modificarilor se refera la proceduri de control al modificarilor. Aceste proceduri se aplica la toate tipurile de cereri de modificare, de exemplu la planul de lucru, cerintele utilizator, controlul problemelor, limitarea riscului. Modificarile pot aparea datorita schimbarilor de mediu, schimbarii cerintelor utilizatorilor sau a logicii generale a proiectului. Cererile de modificare se pot lansa fie de client, fie de contractant si adresate partii celeilalte. O copie va fi trimisa fiecarei persoane implicate pentru informare. Daca in timpul implementarii, SIVECO-ASSIST sau Institutia Prefectului Judetul Botosani semnaleaza nevoia unei schimbari (termen care include modificarea) in Specificatiile functionale, repere de timp, functionalitate, preturi si cheltuieli (cele de mai sus nu vor fi considerate ca o lista exclusiva), SIVECO-ASSIST poate solicita in orice moment si Institutia Prefectului Judetul Botosani poate recomanda in orice moment astfel de schimbari si poate propune un amendament la Proiect sau la Specificatiile functionale, in conformitate cu Managementul Schimbarii. Pentru a evita intarzierile care pot afecta integritatea proiectului, aprobarea sau respingerea acestor cereri trebuie facuta cat mai repede posibil.

IV.2. Procedura

Cu exceptia acordului scris atit al Institutiei Prefectului Judetul Botosani, cat si al SIVECO-ASSIST, nu se va presupune ca obligatiile asumate de fiecare din parti in cadrul Contractului se vor schimba, pina cand Contractul va fi executat in conformitate cu Managementul Schimbarii. Cererea de modificare poate fi emisa de oricare dintre parti (partea emitenta). Toate tipurile de cereri trebuie sa urmeze procedura descrisa mai jos. Institutia Prefectului Judetul Botosani si SIVECO-ASSIST vor discuta schimbarile propuse de oricare din parti si aceste discutii vor avea ca rezultat una din cele trei variante:

acord de a nu efectua schimbarea

cerere de schimbare scrisa din partea Institutiei Prefectului Judetul Botosani

recomandare pentru schimbare din partea furnizorului


Pagina 15/61

Formularul de cerere de modificare Partea care emite cererea de modificare trebuie sa completeze un formular de cerere de modificare (FCM). Formularul va contine urmatoarele detalii:

titlul schimbrii

iniiatorul i data cererii de schimbareprioritatea schimbarii

motivul pentru care s-a solicitat schimbarea

descrierea modificarii propuse

detalii complete ale schimbrii, incluznd orice specificaii i faciliti pentru utilizator

justificarea modificarii

consecinte in caz de neoperare a modificarii

riscuri

livrabile afectate

estimarea impactului asupra planificarii proiectului (timp, resurse)

estimarea costurilor

Dupa completarea si semnarea de catre partea emitenta, formularul cu cererea de modificare va fi transmis celeilalte parti. Toata documentatia referitoare la cerere (scrisori, minute, documentatie de asistenta) va fi atasata formularului de cerere de modificare. Evaluarea cererii de modificare Cererile de modificare sunt evaluate de ambele parti si aprobate sau respinse pe baza justificarii si a consecintelor prezentate. Daca se considera necesar, se poate convoca o sedinta pentru a se discuta cererile. Discutiile trebuie documentate pe hartie prin intocmirea unor Minute de Sedinta (Anexa B) si adaugate la dosarul cererii de modificare. Calculul costurilor SIVECO-ASSIST va efectua o analiza initiala a schimbarii solicitate. Acest lucru va fi realizat intr-un cadru de timp agreat de Comitetul Director al proiectului. Inainte de a incepe, Furnizorul va informa Clientul asupra costului perioadei initiale de analiza, pe baza ratelor zilnice negociate de comun acord cu Clientul. Rezultatele analizei vor cuprinde:

identificarea modulelor si a tabelelor bazei de date care vor fi afectate de schimbare

detalii asupra costului, care poate fi pe baza unui Pre fix, sau pe baz de Timp i Materiale;

timpul trecut din implementarea schimbarii, data la care Furnizorul poate


Pagina 16/61

incepe sa lucreze si impactul asupra reperelor de timp ale Proiectului.

In cazul in care calculul costurilor se face pe baza de Timp si Materiale se vor folosi rate de zi-om. SIVECO-ASSIST va oferi Institutiei Prefectului Judetul Botosani estimari de timp pentru implementarea schimbarii si costul va fi calculat multiplicand aceste estimari de timp cu ratele zilnice de mai sus. In cazul unei schimbari a unui Pret fix, Furnizorul va aplica estimarilor o contingenta rezonabila. Aprobarea cererii de modificare Dupa aprobarea unei cereri de modificare, detaliile aprobarii (inclusiv semnaturile) se vor introduce n formularul cererii de modificare. O copie va fi trimisa tuturor partilor implicate. Cand este necesar se va trimite si documentatia suport. Respingerea cererii de modificare Daca se respinge o cerere de modificare, detaliile respingerii (inclusiv semnaturile) se vor introduce n formularul cererii de modificare. O copie va fi trimisa tuturor partilor implicate. Cand este necesar se va trimite si documentatia suport. Implementarea modificarii Implementarea modificarilor aprobate, va avea loc dupa primirea cererii de modificare aprobate. Repetarea modificarii

Procedura de mai sus poate fi repetitiva, fiecare parte fiind capabila sa aduca propriile amendamente la cererile originale. Toate aceste amendamente trebuie introduse n dosarul cererii de modificare.


Pagina 17/61

V. Managementul Calitatii

Principalul obiectiv al managementului calitatii este de a asigura Clientul ca implementarea modulului de Management al Calitatii - QUALSYST, va satisface nevoile utilizatorilor sai si obiectivele propuse.

V.1. Cerinte de calitate, criterii si metrici

1. Indicatori obiectiv verificabili

Indicatori de produs

Indicator Descriere Importanta

Corectitudine / Functionalitate

Capacitatea Sistemului Informatic de a satisface cerintele utilizatorilor.

Mare

Fiabilitate Abilitatea Sistemului Informatic de a executa o anumita functie, in conditii determinate si pentru o perioada de timp determinata.

Mare

Interoperabilitate Abilitatea Sistemului Informatic de a schimba informatii cu alte sisteme (ex.: pentru actualizarea bazei de date) si de a folosi mutual informatia care a fost schimbata.

Mare

Integritate Capacitatea Sistemului Informatic de a se proteja impotriva acesului neautorizat sau a modificarilor de date sau de software.

Mare

Utilizabilitate Capacitatea componentelor functionale livrate in cadrul Sistemului Informatic de a fi usor intelese si aplicabile de catre utilizatorii finali.

Mare

Expandabilitate Usurinta cu care Sistemului Informatic poate fi modificat pentru a adauga functionalitati. De asemenea, abilitatea sistemului de a procesa extensii ale volumului de date fara fluctuatii notabile in performanta.

Mare


Pagina 18/61

Indicatori de proiect

Indicator Descriere Importanta

Incadrare in timp

Capacitatea de a livra Sistemul Informatic in intervalul de timp specificat de Institutia Prefectului Judetul Botosani.

Mare

Eficienta Resurselor

Capacitatea de a atribui resurse optime proiectului pentru a asigura calitatea si livrarea la timp.

Mare

Buget Capacitatea de a livra Sistemului Informatic in costurile previzionate.

Mare

Potential viitor in afaceri

Satisfactia Institutia Prefectului Judetul Botosani fata de produsele si serviciile livrate in cadrul proiectului si dorinta acestuia de a furniza referinte pozitive in viitor sau de a extinde sistemul.

Mare

2. Criterii de calitate

PM din partea SIVECO-ASSIST va fi responsabil de supervizarea asigurarii calitatii n ceea ce priveste aspectele tehnice si functionale ale implementarii modulului de Management al Calitatii - QUALSYST furnizat de SIVECO Romania.

Indicatori de produs

Indicator Criteriu Descriere

Corectitudine / Functionalitate

Completitudine Capacitatea Sistemului Informatic de a satisface cerintele utilizatorilor.

Consistenta Capacitatea Sistemului Informatic de a asigura o proiectare uniforma si tehnici si notatii uniforme n implementare

Acuratete Capacitatea Sistemului Informatic de a asigura precizia necesara n privinta calculelor si rezultatelor.

Fiabilitate Managementul Anomaliilor

Abilitatea Sistemului Informatic de a furniza continuitatea operatiilor si de a se restaura n conditii anormale de functionare.

Acuratete Capacitatea Sistemului Informatic de a asigura precizia necesara n privinta calculelor si a rezultatelor.

Interoperabilitate Unicitate Abilitatea Sistemului Informatic de a folosi interfete standard pentru protocoale, rutine si reprezentari de date.


Pagina 19/61

Independenta Abilitatea Sistemului Informatic de a fi independent de mediul software (sistem hardware, sistem de operare, utilitati, rutine I/O, biblioteci).

Integritate Securitate Capacitatea Sistemului Informatic de a aloca si utiliza tipurile (ex.: read only) si nivelurile (ex.: functie, fisier, camp) de securitate necesare pentru controlul accesului.

Auditabilitate Capacitatea Sistemului Informatic de a pastra o istorie a modificarilor de functii si date, inclusiv utilizatorul responsabil.

Utilizabilitate Simplitate Capacitatea componentelor functionale livrate in cadrul Sistemului Informatic de a fi usor intelese si aplicabile de catre utilizatorii finali.

Virtualitate Abilitatea Sistemului Informatic de a nu necesita din partea utilizatorilor cunoasterea caracteristicilor sale fizice, logice sau topologice.

Familiaritate Abilitatea Sistemului Informatic de a facilita familiarizarea utilizatorului cu functiile si operatiile sale.

Expandabilitate Augmentabilitate Usurinta cu care Sistemului Informatic poate fi modificat pentru extinderea functionalitatii.

Modularitate Capacitatea Sistemului Informatic de a furniza module compatibile cu o cuplare optima.

Virtualitate Abilitatea Sistemului Informatic de a nu necesita din partea utilizatorilor cunoasterea caracteristicilor sale fizice, logice sau topologice.

Simplitate Capacitatea componentelor functionale livrate in cadrul Sistemului Informatic de a fi usor intelese si aplicabile de catre utilizatorii finali.

Indicatori de proiect

Indicator Criteriu Descriere

ncadrarea n timp

Respectarea planificarii

Capacitatea de a livra Sistemul Informatic in intervalul de timp specificat de Institutia Prefectului Judetul Botosani.

Eficienta resurselor

Corespondenta resurse folosite resurse necesare

Capacitatea de a atribui resurse optime proiectului pentru a asigura calitatea si livrarea la timp.

Buget Incadrarea n buget

Capacitatea de a livra Sistemul Informatic in costurile previzionate.


Pagina 20/61

Potential viitor n afaceri

Gradul de satisfacere a INSTITUTIEI PREFECTULUI JUDETUL BOTOSANI

Satisfactia Institutiei Prefectului Judetul Botosani fata de procesul de implementare, echipa de proiect si nivelul serviciilor oferite.

3. Masurarea calitatii

Indicator : Corectitudine / Functionalitate

Completitudine

Consistenta

Acuratete

Obiectiv : Acceptanta

Metoda de masurare : Aplicarea planului de testare pentru acceptanta

Obiective de mbunatatire:

Reducerea numarului de probleme at depistate

Activitati de calitate Prezentarea Sistemului Informatic pentru acceptanta

Asistenta pe durata testului de acceptanta a Sistemului Informatic

Indicator: Fiabilitate

Managementul erorilor

Acuratete

Obiectiv: Acceptanta

Metoda de masurare : Aplicarea planului de testare pentru acceptanta

Obiective de mbunatatire :

Reducerea numarului de erori depistate

Activitati de calitate Prezentarea Sistemului Informatic pentru acceptanta

Asistenta pe durata testului de acceptanta Sistemului Informatic

Indicator: Interoperabilitate

Unicitate

Independenta


Metoda de masurare: Analiza specificatiilor utilizatorilor din punct de vedere al conformitatii cu standardele tehnice



Activitati de calitate: Analiza specificatiilor


Pagina 21/61

Indicator: Integritate

Securitate

Auditabilitate


Metoda de masurare: Analiza specificatiilor pentru proiectare si acceptanta



Activitati de calitate Analiza specificatiilor

Suport pentru testul de acceptanta

Indicator: Utilizabilitate

Simplitate

Virtualitate

Familiaritate

Obiectiv: Uniformitatea interfetei utilizator

Metoda de masurare: Aplicarea planului de testare pentru acceptanta


Opinie pozitiva a utilizatorilor

Activitati de calitate: Evaluarea periodica a opiniei utilizatorilor prin completarea de chestionare

Indicator: Expandabilitate

Augmentabilitate

Modularitate

Virtualitate

Simplitate

Obiectiv: ndeplinirea cerintelor pentru procesarea noilor functii / date si/sau cresterea numarului de utilizatori

Metoda de masurare: Analiza codului pentru simplitate si modularitate

Analiza specificatiilor pentru mbunatatirile necesare


Timpul de raspuns la cerinte

Activitati de calitate: Analiza proiectului, controlul modificarilor

Indicator: ncadrarea n timp

Respectarea planificarii

Obiectiv: Respectarea tuturor termenelor de livrare stabilite

Metoda de masurare: Utilizarea efortului estimat/re-estimat pentru finalizare, data finalizarii, calcularea decalajului si procentul de finalizare

Obiective de imbunatatire:

Reducerea decalajului dintre efortul estimat si cel efectiv

Activitati de calitate: Raportarea si urmarirea progresului


Pagina 22/61

Indicator: Eficienta resurselor

Concordanta resurse folosite resurse necesare

Obiectiv: Optimizarea aptitudinilor necesare

Metoda de masurare: Estimarea capabilitatii resurselor interne


Asigurarea disponibilitatii resurselor planificate

Activitati de calitate: Alocarea si coordonarea resurselor

Coordonarea si realizarea planului de scolarizare

Indicator: Buget

ncadrarea n buget Obiectiv: Respectarea cerintelor de raportare a costurilor interne si externe

Metoda de masurare: Urmarirea costurilor effective


Reducerea ntarzierii raportarii la sfarsitul lunii

Activitati de calitate: Analiza proiectului

Controlul modificarilor

Indicator: Potentialul viitor de afaceri

Gradul de satisfacere a INSTITUTIA PREFECTULUI JUDETUL BOTOSANI

Obiectiv: Satisfactia clientului

Metoda de masurare: Feeback regulat


Rapiditatea n procesarea cerintelor

Activitati de calitate: Evaluarea gradului de satisfactie al beneficiarului

Analiza proiectului

V.2. Activitati de control al calitatii

Aceasta sectiune defineste modalitatea in care calitatea procesului din cadrul proiectului va fi auditata precum si modul in care va fi analizata calitatea livrarilor produse pe durata proiectului.

1. Analize de proiect

Analizele de proiect sunt asigurate de catre PM SIVECO si urmaresc sa stabileasca o intelegere comuna a intregii echipe de implementare a progresului fata de obiectivele contractului si ce trebuie facut pentru a se asigura ca implementarea produsului satisface cerintele contractuale.


Pagina 23/61

Analizele se documenteaza in Procese Verbale de sedinta. PM SIVECO-ASSIST va raspunde de efectuarea si concluzionarea verificarilor.

2. Audituri ale calitatii

Scopul auditurilor de calitate este de a verifica daca toate activitatile proiectului sunt executate in concordanta cu Planul de Asigurare a Calitatii.

Sistemul de audit consta in:

planificarea, pregatirea si conducerea auditurilor

inregistrarea rezultatelor auditurilor

evaluarea, comunicarea si rezolvarea neconformitatilor gasite cu ocazia auditurilor

initierea actiunilor corective si urmarirea acestora.

Auditurile calitatii vor fi conduse de Responsabilul cu Asigurarea Calitatii SIVECO-ASSIST, in conformitate cu procedurile sistemului de calitate SIVECO, certificat ISO 9001:2008.

VI. Activitati tehnice privind implementarea modulului Managementul Calitatii - QUALSYST

VI.1. Analiza fluxurilor informationale sau analiza de business

1. Obiective

Scopul acestei activitati este de a defini activitatile curente din cadrul Institutiei

Prefectului Judetul Botosani. Analiza activitatilor si proceselor specifice ale Clientului

este etapa cea mai important a implementrii, deoarece ea stabilete condiiile

concrete de modelare a activitatii Clientului prin Sistemul Infomatic de Management al

Calitatii - Qualsyst. De rezultatele acestei faze depinde durata total a proiectului,

ncadrarea n bugetul existent, si satisfacia final a utilizatorilor. Principalele obiective

ale acestei faze sunt:


Pagina 24/61

analiza i nelegerea fluxurilor informationale ale Institutiei Prefectului Judetul

Botosani si a fluxurilor informationale ale Serviciilor publice deconcentrate din

subordinea prefectului in ceea ce privieste sistemul de calitate

maparea activitilor la funcionalitatile sistemului de Management al Calitatii i

invers.

identificarea cerintelor de parametrizare si configurare a sistemului furnizat

identificarea rapoartelor necesare; stabilirea complianei rapoartelor SIVECO-

ASSIST

stabilirea scenariilor de test pentru acceptanele funcionale pe componentele

sistemului informatic i a scenariilor de test pentru acceptana final a sistemului

integrat n ansamblul su

activitatile, resursele si produsele existente in cadrul sistemului informatic al

Prefecturii Botosani;

evaluarea interdependentelor dintre sisteme, procese si activitati;

necesitatile de integrare dintre sisteme etc.

sisteme si echipamente hardware, software, produse informatice;

fluxuri si circuite informationale prin care se realizeaza preluarea, manipularea,

transmiterea, prelucrarea, stocarea si controlul datelor;

identificarea cerintelor de prelucrare a informatiilor;

cerintele specifice de functionare si testarea ale sistemului;

alte activitati legate de implementarea sistemului.

2. Activitatile etapei de analiza

Punerea la dispozitia echipei SIVECO-ASSIST a structurii organizatorice si documentelor folosite de beneficiar

Studiere structura organizatorica si documente interne primite de la Institutia Prefectului Judetul Botosani.

Planificarea etapei de analiza

realizarea interviurilor cu utilizatorii finali pe baza chestionarelor ( pentru departamentele din cadrul Institutiei Prefectului Judetul Botosani)


Pagina 25/61

examinarea documentelor primite de la beneficiar (pentru departamentele din cadrul Institutiei Prefectului Judetul Botosani)

redactarea si semnarea minutei de sedinta in vederea validarii de catre utilizatorii (pentru departamentele din cadrul Institutiei Prefectului Judetul Botosani)

realizarea interviurilor cu utilizatorii finali pe baza chestionarelor (pentru cele 12 servicii publice deconcentrate din subordinea Institutiei Prefectului Judetul Botosani)

examinarea documentelor primite de la beneficiar (pentru cele 12 servicii publice deconcentrate din subordinea Institutiei Prefectului Judetul Botosani)

Redactarea documentelor de analiza pe baza minutelor de sedinta realizate in zilele anterioare.

Stabilirea compliantei intre fluxurile informationale identificate cu fluxurile modulului Managementul Calitatii

Transmiterea documentului de analiza catre persoanele implicate in proces. Realizare proces verbal de predare primire. Implementare feedback in document (in urma observatiilor primite, daca este cazul) Realizare proces verbal de acceptanta analiza.

VI.2. Instalarea si configurarea modului Managementul Calitatii (QUALSYST)

1. Obiective

Instalarea sistemului informatic QUALSYST cuprinde: - instalarea bazei de date si a Serverelor de Aplicatie - configurarea acestora pentru rularea aplicatiei. - instalarea aplicatiilor desktop necesare pentru rularea pe calculatoarele client.

In cadrul acestei etape se va realiza instalarea si configurarea sistemului QUALSYST in vederea punerii acestuia in productie. Instalarea Bazei de date :

- Se va instala MySql pe server. Acestea vor fi legate la un storage care va stoca fisierele fizice ale bazei de date.

Instalarea Serverelor de aplicatie Se va instala serverul de aplicatie pe serverul aferent modulului QUALSYST


Pagina 26/61

Instalarea Statiilor de lucru Pe statiile client este necesara instalarea unui browser web (Internet Explorer sau Mozilla Firefox).

Dupa instalarea acestora se va instala aplicatia de management al calitatii si se va conecta la serverul de aplicatii si la sistemul de gestiune a bazelor de date. Din acest moment componenta de management al calitatii poate fi considerata instalata. Pentru a putea fi folosita in mod optim de catre utilizatorii finali, se vor face configurari ale browserului web, pe fiecare statie in parte. In general aceste configurari se refera la:

- Adaugarea adresei de server la trusted sites, pentru a putea permite functionarea corecta

- Adaugarea adresei de server ca exceptie la pop-up blocker, pentru a nu aparea probleme cu ferestrele care sunt generate de aplicatie.

Dupa realizarea instalarii componentei si configurarea statiilor, se va realiza configurarea efectiva a sistemului in concordanta cu documentul de analiza. Aceasta configurare va contine in general:

- Definirea organigramei institutiei - Maparea departamentelor din organigrama in sistem - Introducerea utilizatorilor in sistem - Definirea rolurilor din organizatie - Mapare utilizatorilor pe roluri - Definirea tipurilor de documente folosite - Definirea fluxurilor de lucru ale documentelor in concordanta cu documentul de

analiza si rolurile din organizatie La final se va face un back-up al ultimei versiuni a aplicatiei si se va configura sistemul de gestiune al bazelor de date sa realizeze back-upul datelor la un interval convenit de comun accord.

2. Activitatile etapei de Instalare si Configurare

Instalare aplicatii necesare rularii aplicatiei Qualsyst (baza de date, server de aplicatii) Instalare componenta standard Qualsyst Realizare configurare statii de lucru locale, pentru utilizatorii ce vor folosi sistemul:

Configurare browser Realizare shortcut pentru accesul in aplicatie

Realizare Raport de Instalare cu statiile pe care a fost configurat sistemul Configurare sistem in concordanta cu documentul de analiza Definirea tipurilor de documente din sistem


Pagina 27/61

Definire de fluxuri de lucru Introducere utilizatori in aplicatie Instalare build stabil si complet la Institutia Prefectului Judetul Botosani Intocmire raport de instalare

VI.3. Adaptare manual de utilizare si pregatirea suportului de curs

In cadrul acestei etape se va realiza adaptarea manualelor in functie de nevoile clientului. Se va porni de la manualele standard ale aplicatiei in care se vor realiza urmatoarele operatii:

- Se vor adauga descriere ale noilor functionalitati, daca este cazul - Se vor adauga poze pentru o descriere clara a noilor functionalitati, daca este cazul - Se vor detalia functionalitatile cele mai folosite de institutia in cauza - Se vor sterge functionalitatile care nu sunt folosite, pentru a nu se creea confuzii - Adaugarea identitatii vizuale a documentelor conform cu standardele POSDCA

La finalul etapei vor fi furnizate documentele Institutiei Prefectului - Judetul Botosani

VI.4. Instruire Administratori

1. Obiective

Aceasta etapa este una dintre cele mai importante intrucat implica instruirea responsabililor de modul in ceea ce priveste administrarea sistemului informatic, insa si instruirea in utilizarea sistemului pentru a putea acorda minimul de suport utiliztorilor sistemului. Pentru a realiza aceasta etapa, se va pune la dispozitia Institutiei Prefectului Judetul Botosani Suportul de Curs si manualele de utilizare actualizate.

Pentru o buna desfasurare a instruirii Institutia Prefectului Judetul Botosani trebuie sa:

- Puna la dispozitie o sala in care sa se desfasoare instruirea - Sa asigure disponibilitatea administratorilor pentru a participa la curs - Sa asigure modalitati de proiectare.

2. Livrabile

Pe parcursul instruirii se vor distribui:

- Formularul de prezenta pentru a putea vedea numarul de persoane instruite (se distribuie zilnic inainte cu 1-2 ore de finalul zilei)


Pagina 28/61

- Chestionare de evaluare pentru a putea vedea punctele tari si punctele slabe ale procesului de instruire, in vederea imbunatatirii acesteia (se distribuie in ultima zi de curs).

- Chestionare de evaluare a cursantilor in vederea certificarii cursantilor privind acumularea minimului de cunostinte necesar pentru utilizarea corespunzatoare a sistemului de Management al Calitatii.

La finalul instruirii se va intocmi: Raport de scolarizare Acest raport va fi supus aprobarii beneficiarului dupa intocmire.

VI.5. Testare aplicatie

1. Obiective

Aceasta etapa isi propune validarea functionala a sistemului informatic si semnarea unui document de acceptanta functionala a sistemului de management al documentelor.

2. Modul de abordare

Pentru a realiza aceasta testare se va pune la dispozitia beneficiarului un plan de testare, care va contine:

- Specificatiile mediului pe care se va realiza testarea - Specificatiile de testare - Cazurile de test - Specificarea tipurilor de erori ce pot aparea - Speficicarea gradului de risc al erorilor si efectul lor asupra acceptantei - Termene de rezolvare ale eventualelor erori - Membrii echipei ce va realiza testarea

3. Livrabile

- Raport de testare se va completa de catre echipa de testare din partea Institutiei Prefectului Judetul Botosani pe parcursul efectuarii testelor sistemului

- Proces verbal de acceptanta functionala Se va completa la finalul etapei de testare, dupa ce toate observatiile din rapoartele de testare au fost remediate.


Pagina 29/61

VI.6. Instruirea utilizatorilor finali

1. Obiective

In cadrul acestei etape se va face instruirea utilizatorilor pentru a putea folosi sistemul de management al documentelor.


Pentu o buna desfasurare a instruirii, se va realiza initial o programare a acesteia. Utilizatorii aplicatiei din cadrul institutiei vor fi impartiti pe grupe de instructie si pe zile. O grupa va avea cursuri de instruire pe parcursul mai multor zile. Astfel niciun utilizator nu va sta mai mult de 5-6 ore pe zi la curs pentru a nu perturba activitatea zilnica. Pentru o buna desfasurare a instruirii beneficiarul trebui sa:

- Puna la dispozitie o sala in care sa se desfasoare instruirea - Sa asigure disponibilitatea utilizatorilor pentru a participa la curs - Sa asigure modalitati de proiectare.

Activitatile ce se desfasoara in cadrul acestei activitati sunt:

Organizare scolarizare utilizatori sistem Pregatire sala scolarizare utilizatori sistem Sustinere scolarizare utilizatori sistem Distribuire chestionare de evaluare si foi de prezenta utilizatori sistem. Realizare Proces Verbal de Acceptanta Functionala Sistem Pilot Semnare Proces Verbal de Predare Primire Raport de Scolarizare Semnare Proces Verbal de Acceptanta Raport de Scolarizare.

3. Livrabile

Pe parcursul instruirii se vor distribui:

- Formularul de prezenta pentru a putea vedea numarul de persoane instruite (se distribuie zilnic inainte cu 1-2 ore de finalul zilei)

- Chestionare de evaluare pentru a putea vedea punctele tari si punctele slabe ale procesului de instruire, in vederea imbunatatirii acesteia (se distribuie in ultima zi de curs).

- Chestionare de evaluare a cursantilor in vederea certificarii cursantilor privind acumularea minimului de cunostinte necesar pentru utilizarea corespunzatoare a sistemului de Management al Calitatii.


Pagina 30/61

La finalul instruirii se va intocmi:

- Raport de scolarizare Acest raport va fi supus aprobarii beneficiarului dupa intocmire.

- Proces verbal de acceptanta etapa de Instruire

VI.7. Asistenta tehnica acordata utilizatorilor finali pentru utilizarea sistemului in productie.

1. Obiective

Obiectivul acestei activitati de asistenta tehnica, este acela de a sprijini utilizatorii finali in prima parte a expluatarii sitemului de catre acetia, astfel incat modulul de Management al Calitatii sa fie expluatat corespunzator inca din faza de startare a productiei.

2. Modul de abordare Aceasta etapa are loc dupa finalizarea configurarii sistemului ( parametrizare, adaptare, acceptanta, migrare de date) si dupa instruirea utilizatorilor finali. Asistenta se realizeaza direct pe serverul de productie. In cadrul acestei etape utilzatorii finali vor fi ghidati de catre specialisti in document management pentru a folosi cat mai eficient sistemul. Ariile in care vor fi ghidati cuprind:

- Introducerea de documente in sistem - Crearea de spatii personale de lucru - Modificarea si versionarea documentelor - Transmiterea documentelor spre aprobare - Acceptarea, modificarea si aprobarea documentelor care au fost primite pe flux. - Inregistrarea documentelor.

In cadrul acestei perioade se ofera suport tehnic telefonic, prin email sau onsite pentru probeleme ce apar.

3. Livrabile

La finalul fiecarei zile de asistenta tehnica, inginerul de suport tehnic din partea SIVECO-ASSIST care a efectuat servicii de asistenta, va completa un Raport de Asistenta tehnica in care va descrie activitatile desfasurate si il va supune semnarii de catre utilizatorii finali cu care a desfasurat aceste activitati.


Pagina 31/61

VI.8. Suport Tehnic

1. Obiective

Scopul etapei de suport tehnic este ca dupa finalizarea proiectului, pe o perioada de pana la cinci ani de la punerea in functiune a intregii platforme informatice, SIVECO-ASSIST sa remedieze toate erorile de sistem semnalate de utilizatori pe parcursul identificarii acestora in procesul de expluatare a mudulului Managementul Calitatii.


Odata cu punerea in functiune a sistemului Informatic, se va creea posibilitatea utilizatorilor de a opera intr-un sistem de tip HELPDESK a erorilor constatate in expluatarea aplicatiei.

VII. Prezentarea sistemului informatic care sta la baza imbunatatirii Managementului serviciilor publice

Managementul Calitatii - QUALSYST

VII.1. Rapoarte de neconformitate

Situaie curent Modul actual n care sunt gestionate rapoartele de conformitate n cadrul SMC al instituiei nu rspunde noilor cerinelor privind eficientizare activitii personalului instituiei i respectiv optimizarea alocrii de resurse. O serie de probleme se refer la modalitatea de gestionare i arhivare a documentelor. ntregul proces de iniiere, gestionare i organizare al rapoartelor i documentelor ataate se realizeaz folosind suport fizic, acest fiind un consumator att de resurse materiale, spaii de depozitare, ct i de timp. Modul actual de arhivare nu permite identificarea cu precizie i rapiditate a unui raport sau a documentelor ataate. Situaia prezent nu permite o trasabilitate transparent i de asemenea are un nivel sczut de securitate.


Pagina 32/61

Aplicaie Pentru a gestiona rapoartele de neconformitate din meniul aplicaiei selectai Documente Rapoarte de neconformitate. Rapoartele de neconformitate pot fi identificate dup proces i perioada n care acestea au fost iniiate.

Pentru a vizualiza raportul de neconformitate curent selectai Vizualizare.

Pentru a genera din raportul curent o aciune corectiv selectai Generare aciune corectiv.

Aciune corectiv o Descriere Introducei descrierea aciunii corective pentru neconformitatea

curent


Pagina 33/61

o Responsabil Selectai din list responsabilul pentru aciunea corectiv o Rol Selectai din list rolul responsabilului o Implementare Stabilii data de implementare o Verificare - Stabilii data verificrii

Selectai butonul Salveaz pentru finalizare.


Pagina 34/61

Pentru a verifica fia corectiv selectai Verificare.

Responsabil Selecteaz responsabil din list o Funcie Selecteaz funcia responsabilului din list o Rezolvat Selecteaz Da sau Nu dup caz o Memo Introducere scurt memo cu privire la verificare



Pagina 35/61

Pentru a vizualiza analizele pentru raportul de neconformitate curent selecteaz Analize. Pentru a duplica raportul de neconformitate curent selecteaz Duplicare. Pentru a tiprii raportul de neconformitate selecteaz Tiprire.

Pentru a iniia un nou raport de neconformitate selectai Adaug fi de neconformitate.

Document asociat o Document

Document Selecteaz din lista tipul documentului Proces Selecteaz din list tipul procesului Data Selecteaz data (implicit data curent)


Pagina 36/61

o Ataamente Adaug ataament Ataeaz document n format electronic aferent

fiei curente Comisia de analiz a neconformitii (CAN)

o Adugare membru Selecteaz membru comisie din list o Responsabil Selecteaz responsabilul (implicit utilizatorul curent) o Rol Selecteaz din list rolul responsabilului

Descrierea neconformitii o Completare box cu descrierea neconformitii o Iniiator selecteaz iniiator din list (implicit utilizatorul curent) o Funcie Selecteaz funcia din list

Corecie o Completare box cu descrierea coreciei o Responsabil Selecteaz responsabilul pentru corecie din list o Funcie Selecteaz funcia responsabilului din list o Data Selecteaz data stabilirii coreciei

Cauza primar a neconformitii manifestate o Completare box cu descrierea cauzei a neconformitii manifestate o Stabilit de Selecteaz persoana din list o Funcie Selecteaz funcia din list



Pagina 37/61

mbuntiri Aplicaia rspunde cerinelor ISO privind gestionarea rapoartelor, stocarea documentelor n format electronic i trasabilitate. Aplicaia mbuntete procesul de circulaie i arhivare al documentelor. Accesul utilizatorilor se realizeaz ntr-un mod autentificat funcie de drepturile de acces ale acestuia stabilite n funcie de atribuiile proprii acestuia. Trasabilitatea rapoartelor este realizat bazndu-se pe aceste drepturi alocate funcie de atribuiile fiecrui utilizator. Aplicaia are o seciune dedicat, o interfa prin care sunt gestionate rapoartele de neconformitate. Fiecare raport conine seciuni n care sunt introduse datele specifice fiei: document asociat, ataamente, comisia de analiz a neconformitii, descrierea neconformitii, corecie, cauza primar a neconformitii manifestate. Toate rapoartele de neconformitate sunt stocate n baza de date pe baza referinelor, care permit identificarea, filtrarea i sortarea acestora.

Prin implementarea sistemului informatic de Management al Documentelor SIVADOC in

cadrul Institutiei Prefectului Judetul Botosani se urmareste eficientizarea furnizarii

serviciilor publice prin imbunatatirea cadrului adecvat si a proceselor de lucru implementate

si mentinute in cadrul Institutiei.

Scopul sistemului SIVADOC este de a oferi o soluie sigur i facil pentru gestiunea

documentelor n cadrul unei organizaii, indiferent de tipul de activitate pe care aceasta l

desfoar.

Pentru aceasta, sistemul SIVADOC ofer dou componente principale care conduc la

eficientizarea activitii i gestionarea riguroas a documentelor:

1. Prima component, Depozitul de documente, are responsabilitatea stocrii i

gestionrii documentelor de orice tip (texte, imagini etc.) i a versiunilor acestora,

permind vizualizarea lor i realizarea de diferite aciuni:

salvare;

modificare;

marcarea unui document ca fiind n lucru la un anumit utilizator.

De asemenea aceste documente pot fi regsite ulterior dup coninutul lor.

2. A doua component a sistemului SIVADOC, Fluxuri de lucru, ofer posibilitatea

definirii unor fluxuri de lucru n funcie de necesitile de comunicare intern ale

organizaiei, la aceste fluxuri putndu-se asocia documente existente n depozit.

Modulul de fluxuri de lucru const dintr-o component static ce modeleaz fluxul de

lucru i o component dinamic folosit pentru descrierea i realizarea efectiv a

activitilor n cadrul sistemului.


Pagina 38/61

VII.2. Actiuni corective

Situaie curent Modul actual n care sunt gestionate aciunile corective n cadrul SMC al instituiei nu rspunde noilor cerinelor privind eficientizare activitii personalului instituiei i respectiv optimizarea alocrii de resurse. O serie de probleme se refer la modalitatea de gestionare i arhivare a documentelor. ntregul proces de gestionare i organizare al aciunilor corective strns legate de rapoartele de neconformitate se realizeaz folosind suport fizic, acest fiind un consumator att de resurse materiale, ct i de timp. Modul actual de arhivare nu permite identificarea cu precizie i rapiditate a aciunilor corective aferente unui raport de neconformitate. Gestiunea acestora nu se realizeaz ntr-un mod centralizat. Situaia prezent nu permite o trasabilitate transparent i de asemenea ofer un nivel sczut de securitate.

Aplicaie Pentru a gestiona aciunile corective Din meniul aplicaiei selectai Documente Aciuni corective. Aciunile corective pot fi identificate dup proces i perioada n care acestea au fost iniiate.

Pentru a vizualiza aciunea corectiv curent selecteaz Vizualizare. Pentru a modifica aciunea corectiv curent selecteaz Modific. Pentru a aproba aciunea corectiv curent selecteaz Aprobare.

Utilizator Selectai utilizator din list

Rol Selectai rolul utilizatorului

Rezolvat Bifai pentru rezolvat

Aprovare

o Memo Completai cu un scurt memo

Verificare aciune corectiv


Verificarea eficacitii


Pagina 39/61



Pentru a tiprii aciunea corectiv selectai Tiprire.

mbuntiri Aplicaia integreaz o seciune dedicat iniierii i administrrii aciunilor corective. Toate aciunile corective sunt stocate n baza de date pe baza referinelor, care permit identificarea, filtrarea i sortarea acestora.

VII.3. Actiuni preventive

Situaie curent

Modul actual n care sunt gestionate aciunile preventive n cadrul SMC al instituiei nu rspunde noilor cerinelor privind eficientizare activitii personalului instituiei i respectiv optimizarea alocrii de resurse. O serie de probleme se refer la modalitatea de gestionare i arhivare a acestora. ntregul proces de gestionare i organizare al aciunilor preventive se realizeaz folosind suport fizic, acest fiind un consumator att de resurse materiale, ct i de timp. Modul actual de arhivare nu permite identificarea cu precizie i rapiditate a aciunilor corective aferente unui raport de neconformitate. Situaia prezent nu permite o trasabilitate transparent i de asemenea ofer un nivel sczut de securitate.

Aplicaie Pentru a gestiona aciunile preventive din meniul aplicaiei selectai Documente Aciuni preventive. Aciunile preventive pot fi identificate dup proces i perioada n care acestea au fost iniiate.


Pagina 40/61

Pentru a vizualiza aciunea preventiv curent selecteaz Vizualizare. Pentru a modifica aciunea preventiv curent selecteaz Modific. Pentru a aproba aciunea preventiv curent selecteaz Aprobare.

Utilizator Selectai utilizator din list

Rol Selectai rolul utilizatorului

Rezolvat Bifai pentru rezolvat

Aprovare


Verificare aciune corectiv


Verificarea eficacitii



Pentru a iniia o nou aciune preventiv selectai Adaug aciune preventiv.

Document asociat

o Document

Document Selecteaz din lista tipul documentului

Proces Selecteaz din list tipul procesului

Data Selecteaz data (implicit data curent)

o Ataamente

Adaug ataament Ataeaz document n format electronic aferent

aciunii preventive curente


Pagina 41/61

Cauza primar a neconformitii manifestate

o Completare box cu descrierea cauzei a neconformitii manifestate

o Stabilit de Selecteaz persoana din list

o Funcie Selecteaz funcia din list

Descrierea neconformitii poteniale

o Completare box cu descrierea neconformitii

o Iniiator selecteaz iniiator din list (implicit utilizatorul curent)

o Funcie Selecteaz funcia din list

Aciune preventiv

o Completare box cu descrierea coreciei

o Responsabil Selecteaz responsabilul pentru aciunea preventiv

o Funcie Selecteaz funcia responsabilului selectat

o Termen implementare Selecteaz data limit de implementare

o Verificarea eficacitii Selecteaz data la care s-a realizat verificarea


mbuntiri Aplicaia integreaz o seciune dedicat iniierii i administrrii aciunilor preventive. Fiecare aciune preventiv ofer informaii cu privire la documentul asociat, cauza primar a


Pagina 42/61

neconformitii poteniale, descrierea neconformitii poteniale i respectiv aciunea preventiv (responsabilul, termen de implementare i verificare a eficacitii). Gestiunea aciunilor preventive se realizeaz ntr-un mod centralizat.

VII.4. Documente Externe

Situaie curent Iniiere, gestionare i organizare al documentelor externe se realizeaz folosind suport fizic, acest fiind un consumator att de resurse materiale, spaii de depozitare, ct i de timp. Distribuia documentelor externe ctre responsabili se realizeaz manual. Dat fiind faptul ca fiecare document poate avea mai multe revizii gestionarea acestora pe suport fizic este ineficient cu consum de resurse materiale i respectiv umane. Modul actual de arhivare nu permite identificarea cu precizie i rapiditate a unui document sau al reviziilor acestuia. Situaia prezent nu permite o trasabilitate transparent i de asemenea are un nivel sczut de securitate.

Aplicaie Pentru a gestiona documentele externe din meniul aplicaiei selectai Documente Documente externe. Documentele externe pot fi identificate dup tip document i perioada n care acestea au fost iniiate.

Pentru a vizualiza documentul extern curent selectai Vizualizare.


Pagina 43/61

Pentru a modifica documentul extern curent selectai Modific. La orice modificare a documentului extern aceasta va fi salvata ca o nou revizie. Pentru a vizualiza reviziile documentului extern curent selectai Revizii.

Pentru a iniia o nou revizie pentru documentul curent selectai Adaug revizie.

General

o Versiune Numerotare automat

o Titlu Introducere titlu revizie

o Tip Selectare tip din list

o Motiv Selectare motiv din list

o Cod Introducere cod


Pagina 44/61

o Confidenialitate Selecteaz grad confidenialitate din list

Predat

o Utilizator Selecteaz utilizator din list

o Funcie Selecteaz funcie din list

o Data Selecteaz dat

Difuzare la

o Adugare membru

Utilizator Selecteaz utilizator din list

Funcie Selectare funcie utilizator

Observaii Introducere n box a observaiilor

Ataamente

o Adauga ataament

Alege fiierul Selectare fiier n format electronic ce va fi ataat


Pentru a iniia un nou document extern selectai Adaug document.

General

o Versiune Selecteaz versiunea documentului din lista (implicit versiunea 1.0)


Pagina 45/61

o Titlu Introducere titlu document

o Tip Selecteaz tipul documentului din list

o Motiv Selecteaz motiv din list. Pentru a introduce un motiv manual selectai

+

o Cod Introducere cod document

o Confidenialitate Selecteaz confidenialitate din list. Pentru a introduce

confidenialitate manual selectai +

Predat

o Utilizator Selecteaz utilizator cruia i-a fost predat documentul din list

o Funcie Selecteaz funcia utilizatorului selectat

o Data Selecteaz data predrii

Difuzare la

o Adugare membru Adaug membru/membrii la care se va difuza documentul

Utilizator Selecteaz utilizator din list

Funcie Selecteaz din list funcia utilizatorului respectiv

Observaii

o Completeaz box cu observaiile aferente

Ataamente

o Adaug ataament

Browse Selecteaz de pe dispozitivul de stocare documentul n format

electronic ce va fi ataat



Pagina 46/61

mbuntiri Aplicaia include o interfa de gestiune a documentelor externe conform cu standardele ISO. Modalitatea de gestiune a documentelor interne i respectiv a reviziilor acestora se realizeaz ntr-un mod eficient, centralizat, permind distribuirea acestora ctre responsabili rapid. Distribuia documentelor se realizeaz ntr-un mod centralizat, direct ctre responsabilii stabilii, prin intermediul unui sistem notificare automatizat. Totodat sistemul de autentificare al utilizatorilor la aplicaie permite o monitorizare eficient a trasabilitii documentelor, precum i creterea nivelului de securitate. Documentele externe sunt gestionate pe baza referinelor (Cod, Versiune, Titlu, Tip, Data predrii, Data adugrii, Observaii, Motiv) i permite stocarea documentelor aferente n format electronic.

VII.5. Documente interne

Situaie curent Iniiere, gestionare i organizare al documentelor interne se realizeaz folosind suport fizic, acest fiind un consumator att de resurse materiale, spaii de depozitare, ct i de timp. Distribuia documentelor interne ctre responsabili se realizeaz manual. Dat fiind faptul ca fiecare document poate avea mai multe revizii gestionarea acestora pe suport fizic este ineficient cu consum de resurse materiale i respectiv umane. Modul actual de arhivare nu permite identificarea cu precizie i rapiditate a unui document sau al reviziilor acestuia. Situaia prezent nu permite o trasabilitate transparent i de asemenea are un nivel sczut de securitate.

Aplicaie Pentru a gestiona documentele interne din meniul aplicaiei selectai Documente Documente interne. Documentele interne pot fi identificate dup tip document i perioada n care acestea au fost iniiate.

Pentru a vizualiza documentul intern curent selectai Vizualizare. Pentru a modifica documentul intern curent selectai Modific. La orice modificare a documentului intern aceasta va fi salvat ca o nou revizie. Pentru a vizualiza reviziile documentului intern curent selectai Revizii.


Pagina 47/61

Pentru a iniia un nou document intern selectai Adaug document.

General

o Versiune Selecteaz versiunea documentului din lista (implicit versiunea 1.0)

o Titlu Introducere titlu document

o Tip Selecteaz tipul documentului din list

o Motiv Selecteaz motiv din list. Pentru a introduce un motiv manual selectai

+

o Cod Introducere cod document

o Confidenialitate Selecteaz confidenialitate din list. Pentru a introduce

confidenialitate manual selectai +

o Observaii Introducere observaii aferente

Coordonator

o Responsabil Selecteaz responsabil din list


o Data Selecteaz data


Aprobat

o Responsabil Selecteaz responsabil din list


o Data aprobrii Selecteaz data

o Data intrrii n vigoare - Selecteaz data intrrii n vigoare


o Aprobat Valideaz/Invalideaz documentul intern

Observaii

o Completeaz box cu observaiile aferente

Ataamente

o Adaug ataament

Browse Selecteaz de pe dispozitivul de stocare documentul n format

electronic ce va fi ataat


Pagina 48/61


mbuntiri

Aplicaia include o interfa de gestiune a documentelor interne conform cu standardele ISO. Modalitatea de gestiune a documentelor interne i respectiv a reviziilor acestora se realizeaz ntr-un mod eficient, permind distribuirea acestora ctre responsabili rapid. Totodat sistemul de autentificare al utilizatorilor la aplicaie permite o monitorizare eficient a trasabilitii acestora. Documentele interne sunt gestionate pe baza referinelor (Cod, Versiune, Motiv, Titlu, Tip, Data, Observaii, Aprobat) i permit stocarea documentelor n formatele electronice specifice.


Pagina 49/61

VII.6. Instruiri

Situaie curent Serviciul de resurse umane al instituiei este responsabil de instruirea continu a personalului. Planificarea i organizarea sesiunilor de instruire este greoaie dat fiind volumul mare al documentelor necesare i numrului de participani. Totodat avnd n vedere faptul ca n cadrul sesiunilor de instruire personalul participant poate face parte din diferite servicii/compartimente, organizarea programului activiti de instruire este netransparent. Suportul de curs i materiale adiionale necesare desfurri instruirii sunt disponibile doar pe suport de hrtie, rezultnd o folosire ineficient a res

5_Metodologie_Implementare_QUALSYST_IPJB_V2.pdf

Documents

Transcript of 5_Metodologie_Implementare_QUALSYST_IPJB_V2.pdf