25614/31.10.2018 RECTOR, Prof.univ.dr. Mircea DUMITRU … · 2019. 7. 31. · Circuitul...

Cod: PO– DPI - 07 DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE CAZARE LA CASA DE OASPETI ACADEMICA

1/14

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1

Revizia [….]

DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE CAZARE LA

CASA DE OASPETI ACADEMICA

Cod: PO – DPI - 07

Exemplar nr. 1

Nr. ĩnregistrare

25614/31.10.2018

Avizat,

Secretariat Comisie de Monitorizare

Pădure Silvia

RECTOR,

Prof.univ.dr. Mircea DUMITRU

PROCEDURA OPERAȚIONALĂ DESFĂȘURAREA ACTIVITĂȚILOR DE CAZARE LA



Ediția 1 , Revizia .............., Data …………………….……..

Verificat,

Direcția Generală Administrativă

Director General Administativ Adjunct

Ing. Ec. Aida Alexandroaia

Avizat,

Direcția Patrimoniu Imobiliar

Director

Ing. Radu Sorin Matache

Elaborat, Șef Serviciu Patrimoniu Imobiliar

Ec. Adrian Costea


2/14


Revizia [….]




Exemplar nr. 1

Pagina de gardă .................................................................................................................................1

Cuprins ..............................................................................................................................................2

1. Scopul procedurii .......................................................................................................................3

2. Domeniul de aplicare .................................................................................................................3

3. Documente de referință ............................................................................................................3

4. Definiții și abrevieri ...................................................................................................................3

5. Descrierea procedurii .................................................................................................................4

6. Matricea responsabilităților .......................................................................................................7

7. Responsabilități în derularea activității .................................................................................... 10

8. Formular evidență modificări ....................................................................................................10

9. Formular analiză procedură .......................................................................................................10

10. Lista de distribuire a procedurii .................................................................................................11

11. Anexe .........................................................................................................................................11


3/14


Revizia [….]




Exemplar nr. 1

1. Scopul procedurii

a) Stabilirea unui set unitar de reguli pentru desfășurarea activităților de cazare la Casa de Oaspeți

Academica. b) Modelul elaborat este în conformitate cu Ordinul secretarului general al Guvernului nr.

600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern / managerial al entităților publice

cuprinzând standardele de management / control intern, Anexa nr.2 la cod.

2. Domeniul de aplicare

2.1 Procedura operațională PO- DPI 07 - Desfășurarea activităților de cazare la Casa de Oaspeți

Academica, se aplică pentru desfășurarea activităților derulate la Casa de Oaspeți Academica din

cadrul Universității din București.

2.2 Această procedură se aplică în cadrul Direcției Patrimoniu Imobiliar

3. Documente de referință (reglementări)

3.1 Legea contabilității 81/1991, actualizată în 2011

3.2 Legea 1/2011 a Educației Naționale actualizată

3.3 Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern / managerial și controlul financiar

preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare;

3.4 ORDIN SGG nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților

publice.

3.5 Ghidul de realizare a procedurilor de sistem și operaționale – instrument al sistemului de control

intern managerial (SCIM), elaborate în cadrul proiectului ‘Consolidarea implementării

standardelor de control intern managerial la nivel local și central’ – SIPOCA 34, ghid aflat pe

site-ul http://sgg.gov.ro/new/control-intern-managerial/.

3.6 Carta Universității din București

3.7 Organigrama Universității din București

4. Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura operațională

4.1.Definiții ale termenilor

Nr.

Crt. Termenul Definiția și/sau, dacă este cazul, actul care definește termenul

1.

Procedură documentată

Totalitatea pașilor ce trebuie urmați, a modalităților de lucru stabilite

și a regulilor de aplicat, în vederea executării activității, atribuției sau

sarcinii și editate pe suport hârtie și/sau electronic. Procedurile

documentate pot fi proceduri de sistem sau proceduri operaționale.

2. Procedură de sistem

Procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfășoară la

nivelul tuturor compartimentelor / stucturilor dintr-o entitate.

3. Procedură operațională Procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfășoară la

nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate

4. Proces Flux de activități sau o succesiune de activități logic structurate,

organizate în scopul atingerii unor obiective definite, care utilizează

resurse, adăugându-le valoare.


4/14


Revizia [….]




Exemplar nr. 1

5. Activitate Totalitatea atribuțiilor de o anumită natură care determină procese de

muncă cu un grad de omogenitate și similaritate ridicat; cunoștințele

necesare realizării activității sunt din domenii limitate, personalul

utilizat putând avea astfel o pregătire profesională sensibil unitară;

activitatea ce cuprinde atribuții omogene ce revin compartimentelor

entitătii publice

6. Activitate

procedurabilă

Reprezintă totalitatea atribuțiilor de o anumită natură care determină

procese de muncă cu un grad de complexitate și omogenitate ridicat,

pentru care se pot stabili reguli și metode de lucru general valabile în

vederea îndeplinirii, în condițiile de regularitate, eficacitate,

economicitate și eficiență, a obiectivelor compartimentului/ entității

publice

7. Comisia Comisia de monitorizare numită pentru monitorizarea, coordonarea și

îndrumarea metodologică a implementării și dezvoltării sistemului de

control intern managerial

8. Compartiment Direcția Patrimoniu Imobiliar

9. Ediție a unei proceduri Forma inițială sau actualizată, după caz, a unei procedure, aprobată și

difuzată

10. Revizia în cadrul unei

ediții

Acțiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea,

după caz, a uneia sau a mai multor component ale unei ediții, actiuni

care au fost aprobate și difuzate

4.2. Abrevieri ale termenilor

Nr.

crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1. UB Universitatea din București

2. PO Procedură Operațională

3. SCIM Sistemul de Control Intern Managerial

4. CM Comisie Monitorizare

5. DMC Departamentul pentru Managementul Calității

6. I Inițiere

7. E Elaborare

8. Av Avizare

9. V Verificare

10. A Aprobare

11. Ap Aplicare

12. R Revizie

13. Ah Arhivare

5. Descrierea procedurii operaționale

Reglementările și responsabilitățile privind desfășurarea activităților de cazare în Casa de Oaspeţi

Academica aparţinând Universității din București, se deruleaza după cum se prezintă în continuare:

Direcția Patrimoniu Imobiliar (DPI) din cadrul Universității din București (UB) administrează Casa de

Oaspeţi Academica cu un număr de 40 camere.


5/14


Revizia [….]




Exemplar nr. 1

CAZAREA PERSOANELOR ÎN CASA DE OASPEȚI “ACADEMICA”

1) vor avea prioritate solicitările persoanelor din mediul academic privind cazarea la Casa

de Oaspeţi Academica;

2) cererea înregistrată la registratura generală a Universităţii din București, va fi depusă la

cabinetul prorectorului, desemnat prin decizie să răspundă de Casa de Oaspeţi Academica;

3) în cerere se va specifica: - cine a solicitat cazarea (universitate, facultate)

- numele persoanei care va fi cazat[;

- perioada de cazare;

- modalitatea de plată;

4) cererea trebuie să fie avizată de conducerea facultăţii (semnătură și ștampilă);

5) cererea va fi soluționată în termen de 3 zile de la data depunerii la cabinetul

prorectorului;

6) cererea, cu rezoluția prorectorului (semnată și ștampilată) va fi transmisă prin

registratură administratorului Casei de Oaspeţi Academica, având semnătura și ștampila conducerii

Universităţii din București;

7) fiecare Facultate din cadrul Universităţii din București beneficiază de un număr de 50

de cazări gratuite pe parcursul unui an calendaristic. Cazările gratuite care nu sunt solicitate pe

parcursul anului nu se reportează pentru anul următor. Cazările gratuite sunt aprobate de conducerea

UB (Rectorul sau Prorectorul UB) și se vor asigura din veniturile UB.

8) Rectoratul Universităţii din București nu are limite pentru numărul de gratuităţi.

Acestea se vor asigura din venituri UB.

9) la cazare recepționerul de serviciu va completa „fișa de anunțare a sosirii și plecării” cu

datele de identificare ale clienților și va întocmi “diagrama locurilor ocupate și libere”, în vederea

repartizării locurilor de cazare.

Circuitul documentelor financiar-contabile în desfășurarea activității

1) în baza diagramei recepționerul de serviciu întocmește „registrul de intrări și ieșiri” a

persoanelor cazate care cuprinde tariful, numărul de zile, suma de încasat, date care se înscriu ulterior

în „situația pestărilor și decontărilor”, pe lângă modul de încasare cu numerar sau decontare prin

transfer din veniturile facultăților sau ale Universității din București sau cu plata prin ordin de plată

bancar. Plata cazării prin OP se va efectua în cel mult 30 de zile de la emiterea facturii, în contul

înscris pe factură. Orice întârziere în plata cazării prin OP atrage penalități de 0,1% pe zi calculate la


6/14


Revizia [….]




Exemplar nr. 1

suma neachitată în termen. Recepționerul va calcula cuantumul eventualelor penalități și le va factura

lunar.

2) recepția are obligația să emită bonuri fiscale eliberate de la POS-uri și să le înmâneze

persoanelor cazate câte un exemplar. Un exemplar se va arhiva de către recepționer și se vor lista zet-

urile (centalizator POS) pentru fiecare zi.

3) recepționerul va întocmi borderou centralizator cu fiecare chitanță eliberată de POS și

va verifica cu situația centralizatoare a fiecărei zi. Borderoul trebuie să cuprindă: locația, data,

numărul curent, numele persoanei cazate, numărul bonului fiscal, suma încasată, totalul încasărilor. În

cazul tranzacțiilor neprocesate se va elibera chitanța din POS cu indicativul tranzacție eșuată sau după

caz.

4) recepționerul va preda borderourile săptămânal la biroul contabilitate 2, însoțite de un

opis care va include borderourile centralizatoare zilnice.

5) recepția emite chitanță și/sau factură (la solicitarea clienților) care servesc decontării în

numerar sau prin bancă. Pentru decontarea prin virament este necesară întocmirea facturii, un

exemplar al acesteia fiind remis clientului.

6) recepționerul centralizează chitanțele la sfârșitul zilei în documentul “borderou” și le

transmite serviciului financiar în vederea depunerii la casieria Universității din București, însoțit de

carnetul cu chitanțierele eliberate.

7) recepționerul asigură securitatea și păstrarea valorilor bănești încasate pentru serviciile

de cazare, până la depunderea acestora la casieria UB, în casa de bani (seiful) unității de cazare.

8) la schimbul de tură, recepționerul va efectua predarea-primirea valorilor bănești și a

documentelor financiar-contabile prin proces-verbal de predare-primire.

9) șeful de birou/recepționerii solicită periodic Direcției Financiar-Contabile situația

încasărilor totale în vederea urmăririi sumelor neîncasate provenite de la facultăți sau de la bancă.


7/14


Revizia [….]




Exemplar nr. 1

Notații: A - aprobă; C - contribuie; D - decide asupra efectuării acțiunii (conducere); E - execută; V- verifică

Matricea responsabilităților

ETAPE

PARTI IMPLICATE

Co

nd

uce

re

UB

Co

nd

uce

re

Fa

cult

ati

Co

nd

uce

re

DP

I

Per

soa

na

des

erv

ita

Rec

epți

on

er

1) vor avea prioritate solicitările persoanelor din

mediul academic privind cazarea la Casa de

oaspeți “Academica”;

V

2) cererea înregistrată la registratura generală a

Universității din București, va fi depusă la

cabinetul prorectorului, desemnat prin decizie să

răspundă de Casa de Oaspeți “Academica”;

A

3) în cerere se va specifica: - cine a solicitat cazarea

(universitate, facultate)

- numele persoanei ce va fi cazată;

- perioada de cazare

- modalitatea de plată

E

4) cererea trebuie să fie avizată de

conducerea facultății (semnătură și

stampilă);

E

V

5) cererea va fi solutionata in termen de 3 zile

de la data depunerii la cabinetul

prorectorului;

A

6) cererea, cu rezolutia prorectorului

(semnata si stampilata) va fi transmisa prin

registratura recepției Casei de Oaspeți

“Academica”, având semnătura și ștampila

conducerii Universității din București;

E


8/14


Revizia [….]




Exemplar nr. 1

7) la cazare se va completa „fișa de anunțare

a sosirii și plecării” cu datele de

identificare ale clienților și va întocmi

“diagrama locurilor ocupate și libere”, în

vederea repartizării locurilor de cazare.

C

E

8) în baza diagramei se întocmește „registrul

de intrări și ieșiri” a persoanelor cazate

care cuprinde tariful, numărul de zile,

suma de încasat, date care se înscriu

ulterior în „situația pestărilor și

decontărilor”, pe lângă modul de încasare

cu numerar sau decontare prin transfer din

veniturile facultăților sau ale Universității

din București sau cu plata prin ordin de

plată bancar. Plata cazării prin OP se va

efectua în cel mult 30 de zile de la

emiterea facturii, în contul înscris pe

factură. Orice întârziere în plata cazării

prin OP atrage penalități de 0,1% pe zi

calculate la suma neachitată în termen. Se

va calcula cuantumul eventualelor

penalități și se va factura lunar.

C

E

9) se vor emite bonuri fiscale eliberate de la

POS-uri și se vor înmâna persoanelor

cazate câte un exemplar. Un exemplar se

va arhiva și se vor lista zet-urile

(centalizatoare POS) pentru fiecare zi.

C

E


9/14


Revizia [….]




Exemplar nr. 1

10) se va întocmi borderou centralizator cu

fiecare chitanță eliberată de POS și se va

verifica cu situația centralizatoare a

fiecărei zi. Borderoul trebuie să cuprindă:

locația, data, numărul curent, numele

persoanei cazate, numărul bonului fiscal,

suma încasată, totalul încasărilor. În cazul

tranzacțiilor neprocesate se va elibera

chitanța din POS cu indicativul tranzacție

eșuată sau după caz.

E

11) se va preda borderourile săptămânal la

biroul contabilitate 2, doamnei Vineticu

Nicoleta, însoțite de un opis care va

include borderourile centralizatoare

zilnice.

E

12) se emite chitanță și/sau factură (la

solicitarea clienților) care servesc

decontării în numerar sau prin bancă.

Pentru decontarea prin virament este

necesară întocmirea facturii, un exemplar

al acesteia fiind remis clientului.

E

13) se centralizează chitanțele la sfârșitul zilei

în documentul “borderou” și se transmite

serviciului financiar în vederea depunerii

la casieria Universității din București,

însoțit de carnetul cu chitanțierele

eliberate.

E

14) se asigură securitatea și păstrarea valorilor

bănești încasate pentru serviciile de cazare,

până la depunderea acestora la casieria

UB, în casa de bani (seiful) unității de

cazare.

E


10/14


Revizia [….]




Exemplar nr. 1

15) la schimbul de tură se va efectua predarea-

primirea valorilor bănești și a

documentelor financiar-contabile prin

proces-verbal de predare-primire.

E

16) se solicită periodic Direcției Financiar-

Contabile situația încasărilor totale în

vederea urmăririi sumelor neîncasate

provenite de la facultăți sau de la bancă.

E

E

6. Responsabilități în derularea activității Nr.

crt.

Persoana implicată

(postul)/

acțiunea (operațiunea)

Intocmire

solicitare

de cazare

Aprobare

solicitare

de cazare

Efectuare

rezervare

Efectuare

formalități

cazare

Întocmire

borderou

numerar/POS

Urmărire

încasări

Coordonare

activitate

0 1 2 3 4 5 6 7

1. Conducere DPI x

2. Conducere facultate x

3. Conducere UB x

4. Recepționer

Casa de Oaspeți Academica x x

5. Recepționer

Casa de Oaspeți Academica x x

7. Formular evidență modificări

Nr.

crt. Ediția

Data

ediției Revizia

Data

reviziei

Nr.

pag. Descriere modificare

Semnătura

conducătorului

compartimentului

1 2 4 5 6 7 8 9

1. Elaborare conform Ordin 600/2018

8. Formular analiză procedură – Nu este cazul

Nr.

crt. Compartiment

Nume și

prenume

conducător

compartiment

Înlocuitor

de drept

sau

delegat

Aviz favorabil Aviz nefavorabil

Semnătur

a Data Obs. Semnătura Data

1 2 3 4 5 6 7 8 9


11/14


Revizia [….]




Exemplar nr. 1

9. Lista de distribuire a procedurii

Nr.

ex. Compartiment

Nume și

prenume

Data

primirii

procedurii

Semnătura

Data

retragerii

procedurii

Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1. DPI Costea Stefan

Adrian

2. DPI Ungheanu

Florin

3. DPI Sandru Monica

4. DPI Rotaru

Florentina

5. DPI Dona Ionica

Aurelia

6. DPI Jianu Dinela

10. Anexe

10.1.Diagrama de proces pentru realizarea procedurii operaționale (model preluat din Ghidul

de realizare a procedurilor de sistem și operaționale–instrument al sistemului de control

intern managerial (SCIM), elaborat în cadrul proiectului „Consolidarea implementării

standardelor de control intern managerial la nivel local și central” – SIPOCA 34, ghid

aflat pe site-ul http://sgg.gov.ro/new/control-intern-managerial/.

Anexa 10.1. Diagrama elaborării și aprobării Procedurii operaționale

http://sgg.gov.ro/new/control-intern-managerial/


12/14


Revizia [….]




Exemplar nr. 1

INTRĂRI

Acte normative : legi, hotărari de guvern, ordine, etc.

Standarde de control intern managerial

Regulamente de Organizare Funcționare și Ordine

Interioară

Conducător

compartiment

Stabilește obiectivele

specifice și activitățile

compartimentului

Persoana

responsabilă cu

elaborarea PO

Elaborează

Diagrama de proces

Lista activităților

procedurabile

Conducător

compartiment

Verifică

Diagrama de proces

Modificări

sau

completări

Da Nu

A

Elaborează

Lista activităților procedurabile și

responsabilii

Persoana

responsabilă cu

elaborarea PO

Elaborează

PO

Conducător

compartiment

ET

AP

A I

Sta

bili

rea a

ctivitățilo

r pro

cedura

bile

și a

responsabili

lor

ET

AP

A II

Ela

bora

rea p

roced

urii opera

ționale

ET

AP

A III

Veri

ficare

,

aviz

are

,

apro

bare B


13/14


Revizia [….]




Exemplar nr. 1


14/14


Revizia [….]




Exemplar nr. 1

DIAGRAMA DE PROCES

- Acte normative - Ordin 600/2018

- Carta UB

Recepția Casei de Oaspeţi

Academica

Soluţioneazã cererea ĩn termen de 3 zile de la

data depunerii şi o transmite cãtre recepția

Casei de Oaspeţi Academica

Solicitantul cazãrii

(Facultate UB, Alte instituţii, Cadre

didactice, angajaţi Ub, doctoranzi,

studenţi, etc)

Verificã disponibilitatea locurilor solicitate.

Transmite cererea spre aprobare conducerii UB

Recepția Casei de Oaspeţi

Academica

Efectueazã operaţiunile

rezervare a locurilor

solicitate.

Efectueazã formalitãţile de

cazare.

Depune pe baza de chitanţier

şi borderou sumele ĩncasate ĩn cazul plãţii ĩn numerar și a

plților cu POS.

In cazul plãţii prin virament,

urmãresc efectuarea plãţilor.

Intocmește cererea de cazare .

Inregistreazã cererea la registratura generala UB.

Transmite cererea recepției Casei

de Oaspeţi Academica

Conducerea Universitãţii din

Bucureşti

25614/31.10.2018 RECTOR, Prof.univ.dr. Mircea DUMITRU … · 2019. 7. 31. · Circuitul...

Documents

Transcript of 25614/31.10.2018 RECTOR, Prof.univ.dr. Mircea DUMITRU … · 2019. 7. 31. · Circuitul...