HARTIE ALBA

pentru o mai buna Conducere a Flotei

10 SECRETE

W W W . F R O T C O M . C O M Acest document apartine, Frotcom.Toate drepturile rezervate 1

Valério Marques CEO, Frotcom International

CEOs | CFOs | COOs | Administratori flota | Directori financiari

Acest manifest va demonstreaza ca, urmand cateva sfaturi in

administrarea flotei, puteti reduce semnificativ costurile

simultan cu cresterea productivitatii si satisfactiei clientilor

reducand, de asemenea, timpii morti. Aceste practici sunt

valabile atat companiilor mari de transport dar si celor cu

cateva vehicule. De fapt, unele din recomandarile acestui

document se aplica chiar firmelor ce nu detin autovehicule in

proprietate, dupa cum veti vedea.

Cui se adreseaza acest manifest?

W W W . F R O T C O M . C O M Acest document apartine, Frotcom.Toate drepturile rezervate 2

Foarte frecvent aceste companii nu au experienta interna,

timp sau predispozitie pentru o administrare profesionala

a flotei lor.

De aceea, administrarea flotei devine o corvoada si se

face intr-un mod minimalist. Metodele de eficientizare a

costurilor se focalizeaza doar pe variabile simple de

controlat, precum consumul de combustibil, dar pierd din

vedere alte aspecte foarte importante ale administrarii

flotei.

Daca va incadrati in aceasta situatie, probabil veti gasi idei

noi in randurile urmatoare.

Ponturi

Inainte de a citi aceste 10 ponturi, nu uitati ca ele nu sunt

litera de lege. Analizati intotdeauna cat trebuie sa luati in

considerare din ele in cazul specific al companiei

dumneavoastra.

Trebuie sa subliniem ca acest document nu rezolva

problemele cu angajatii, asociate de obicei cu beneficiile

monitorizarii vehiculelor, ca de pilda productivitatea

oamenilor si organizarea timpului de lucru. Desi acesti

factori beneficiaza de pe urma utilizarii sistemului de

monitorizare, nu fac obiectul acestui material, focalizat pe

problemele vehiculelor si eficienta costurilor.

Vehiculele – centrul afacerii…

Unele afaceri folosesc vehiculele ca principala sursa de

activitate. De exemplu distributia si transportul marfurilor

inseamna vanzarea serviciilor de transport. De aceea

vehiculele sunt unealta centrala. Le putem denumi afaceri

bazate pe vehicule.

Aceste afaceri de obicei presupun managementul flotei

intr-un mod foarte sistematic si profesional. In majoritatea

cazurilor exista deja experienta administrarii flotei.

Daca este si cazul dumneavoastra, veti constata ca cele

mai multe sfaturi, prezente aici, deja le-ati implementat in

firma dumneavoastra.

... Si alte afaceri

Alte afaceri, ca de pilda un restaurant, o firma de internet

sau o banca vad masinile nu ca un obiect principal de

activitate ci mai degraba ca un mijloc. Ele folosesc

vehiculele sa-si transporte produsele sau serviciile la

clienti.

Pont #1 Alegeti vehicule economice

Pont #2 Dati spre folosinta angajatilor

masinile companiei, nu le inchiriati

pe ale lor

Pont #3 Respectati reviziile periodice

Pont #4 Dimensionati corect flota

Pont #5 Modernizarea vehiculelor costa

Pont #6 Identificati posibilitatile de reducere

a kilometrilor parcursi

Pont #7 Leasing/inchiriere sau cumparare?

Pont #8 Dimensionati o durata de viata

corecta pentru vehicule

Pont #9 Incurajati un stil de condus adecvat

Pont #10 Folositi Frotcom

W W W . F R O T C O M . C O M Acest document apartine, Frotcom.Toate drepturile rezervate 3

Pont #1 Alegeti vehicule economice

Pretul combustibilului este intotdeauna a problema

majora in costurile unei flote. In fapt, el reprezinta 12-20

la suta din cheltuielile de operare si, dupa costurile

amortizarii, este unul din principalele eforturi economice

ale transportatorului .

Cu toate acestea, la achizitia unui vehicul nou, multe

companii nu considera acest criteriu, al consumului de

combustibil, printre primele. Impactul asupra costurilor

ulterioare poate fi major. Sa presupunem ca alegeti o duba

cu un consum de 8 litri la 100km. Anticipam o medie de

3000km pe luna. Asta inseamna 240 litri pe luna. Daca un

litru costa 1.40€, pe luna costul va fi de 336.00€.

Acum, imaginati-va ca alegeti o duba diferita, cu un

consum de 7 litri pe 100km. Asta inseamna 294.00€ pe

luna, adica o diferenta de 42€ lunar. Nu este o mare

diferenta, veti gandi, dar la sfarsitul unui ciclu de

functionare, sa spunem de 3 ani, aceasta decizie va costa

1,512.00€. Cam mult, nu? Si asta-i doar pentru un vehicul.

Multiplicati cu numarul vehiculelor din flota si puteti fi

surprins.

In plus, deoarece politicile guvernamentale tind sa

incurajeze vehiculele mai putin poluante, companiile pot

beneficia de impozite si taxe mai mici in cazul achizitionarii

acestora.

Pont #2 Dati spre folosinta angajatilor masinile companiei, nu le

inchiriati pe ale lor

Imaginati-va o companie mica de IT. Compania are un

singur inginer de teren care asigura asistenta clientilor din

regiune. Ar trebui compania sa-i asigure o masina, sau ar fi

mai bine sa-i plateasca folosirea masinii proprii, printr-o

suma fixa pe km?

Initial puteti crede ca este doar o comparatie de costuri.

Daca suma pe km, convenita, este mica, renteaza sa

inchiriati masina angajatului. Este o problema de bani,

desigur, dar nu numai.

In principiu, merita sa utilizati masina angajatului daca

este folosita foarte rar. In acest caz, investitia companiei

intr-o masina proprie, care mai mult va stationa, nu are

sens. Va fi, probabil, de preferat sa faceti o intelegere cu

angajatul pentru a-i folosi masina cand este nevoie.

In cazul unei utilizari frecvente, insa, nu mai este rentabil.

Hai sa vedem de ce.

Mai intai, cheltuielile reale cu vehiculul ale persoanei fizice

sunt mai mari decat ale unei companii. Pentru persoana

fizica cheltuielile de achizitie, asigurare, finantare si

reparatie sunt mai mari. Asa ca, daca angajatul reflecta

corect aceste costuri in chiria/km pe care o cere,

cheltuiala companiei va fi mai mare decat cea pentru un

vehicul propriu.

Poate ca faceti un targ bun cu angajatul si ii platiti mai

putin decat valoarea corecta de pe piata. In final angajatul

nu va fi satisfacut. Aceasta nu este o situatie de dorit si de

obicei apare o renegociere sau – mai rau – o disputa.

Mai sunt si alte argumente impotriva practicii de

inchiriere a masinii de la angajat. De exemplu acea masina

corespunde cu imaginea firmei dumneavoastre, in fata

clientilor?

Nu doriti ca masina sa fie prea veche sau “modesta”. Dar

nu aveti ce spune deoarece nu este masina companiei.

Mai mult, daca masina transporta scule, materiale sau

W W W . F R O T C O M . C O M Acest document apartine, Frotcom.Toate drepturile rezervate 4

piese de rezerva, se poate intampla ca vehiculul angajatului

sa nu fie potrivit pentru asa ceva.

Un alt motiv este acela ca nu puteti controla securitatea si

starea tehnica a masinii pe care o trimiteti la clienti, nefiind a

companiei.

Pont #3 Respectati reviziile periodice

Dupa cum am mentionat mai sus, intretinerea periodica

este conditia starii bune a vehiculului.

Mai mult, intretinerea sporadica conduce la opriri dese,

nedorite pentru companie si clienti. Nu uitati ca un vehicul

bine intretinut consuma mai putin combustibil si polueaza

mai putin.

Pont #4 Dimensionati corect flota

Nu doriti sa aveti nici mai multe, nici mai putine vehicule

decat va este necesar. In primul caz ati plati prea multi

bani pentru masini care nu sunt folosite perioade lungi. In

al doilea caz nu ati putea sa prestati toate serviciile cerute

pentru simplul motiv ca nu aveti masini destule.

Nu uitati ca o masina care sta, nu cheltuie pe combustibil

dar are, totusi, costuri de depreciere, leasing sau chirie,

intretinere, asigurare, etc.

Dimensionarea optima a unei flote nu este simpla,

deoarece nu poti prevedea in avans toate solicitarile de

servicii.

Poti, insa, identifica subutilizarea sau suprautilizarea

vehiculelor prin citirea kilometrajelor, prin rapoartele

cardurilor de alimentare sau printr-un sistem de

monitorizare.

De cate ori este posibil, verificati kilometrajul vehiculelor,

pentru a nu depasi valorile planificate, in special cand, prin

contractele de leasing sau inchiriere, aveti stipulate limite

de kilometri, peste care ar trebui sa platiti in plus.

De exemplu, analizati posibilitatea schimbarii masinilor

intre angajati, astfel incay cel care calatoreste mai putin sa

utilizeze masina cu kilometraj mai mare si invers.

Unele companii in domeniul distributiei pot utiliza

programe de optimizare a rutelor.

Aceste soft-uri permit utilizatorului sa micosreze numarul

necesar de vehicule, prin optimizarea rutelor zilnice.

Tip #5 Modernizarea vehiculelor costa

Bineinteles ca angajatii va solicita cele mai noi modele de

autovehicule cu toate optionalele posibile. Dar este chiar

o alegere inteleapta? De obicei nu.

Trebuie sa alegeti vehicule potrivite pentru job-ul

respectiv. Accesoriile optionale pot fi frumoase dar cu

siguranta nu au eficienta financiara. Cand achizitionati

vehicule pentru companie, rezumati-va la nevoile

principale.

Acest principiu ar trebui respectat la toate nivelele

ierarhice, inclusiv la nivelul conducerii. Uneori, membrii

conducerii sunt tentati sa achizitioneze pentru ei, pe

companie, cele mai noi vehicule cu toate facilitatile. Aceste

masini nu sunt doar costisitoare; ele se si depreciaza rapid.

Asa ca, dupa ce ati platit mult pe ele, va fi foarte greu sa le

vindeti la un pret corect. Chiar daca optati pentru leasing

W W W . F R O T C O M . C O M Acest document apartine, Frotcom.Toate drepturile rezervate 5

sau inchiriere, aceeasi depreciere se aplica iar rata va fi

mai mare.

Pont #6 Identificati posibilitatile de reducere a kilometrilor

parcursi

Utilizati toate informatiile si uneltele software pentru a

identifica cursele inutile.

Pe masura ce numarul vehiculelor in companie creste, va

creste si numarul cazurilor in care acestea sunt folosite

nerentabil, rezultand curse suprapuse sau utilizare

neautorizata.

Pentru a evita asta si a reduce kilometrajul, folositi softuri

de monitorizare, de planificare si orice alta forma de

control aveti la dispozitie.

Daca veti avea un sistem de monitorizare, veti putea

detecta asemenea imprejurari si actiona in consecinta.

Nu uitati ca deplasarile inutile incarca atat costul

carburantului cat si pretul intretinerii, cauciucurilor,

printre altele.

Pont #7 Leasing /inchiriere sau cumparare

Raspunsul simplu este: depinde. Trebuie sa tineti cont de

multe criterii in luarea celei mai bune decizii pentru

companie.

Iata cateva:

• Daca alegeti leasing/inchiriere, puteti deduce ratele

lunare in declaratia anuala a firmei. Astfel, daca

incepeti ciclul in august, veti deduce 5 rate in acel an.

Daca, insa, cumparati vehiculul, il inscrieti ca mijloc fix

in firma si incepeti amortizarea. Pentru o perioada

standard de 4 ani, veti amortiza annual ¼ din investitia

totala. Chiar daca incepeti in august.

• Daca alegeti leasing/inchiriere nu trebuie sa investiti

valoarea totala a masinii. Sigur ca puteti finanta aceasta

investitie initiala printr-un imprumut, dar asta va

genera o dobanda mai mare.

• In plus, deoarece la sfarsitul leasing-ului returnati

masina, suma lunara platita este mai mica decat rata la

imprumut.

• Daca inchiriati vehiculul veti avea intotdeauna o limita

de kilometri. Daca o veti depasi, veti plati in plus. Asa ca

alegeti cu atentie limita de kilometri contractuala.

• Daca inchiriati, aveti incluse servicii ca intretinere,

cauciucuri, asigurari, etc. Acestea fac chiria lunara mai

mare decat rata unui credit, insa va scuteste de grija

unor reparatii neprevazute.

• Serviciul poate include si inlocuirea masinii pe perioada

repararii celei inchiriate. In acest caz prevedeti in

contract ca masina ce o primiti sa corespunda

activitatii ce o va desfasura. De exemplu, daca trebuie

sa transporte materiale, specificati in contract acest tip

de masina; altfel nu va va fi de folos.

• Daca achizitionati masina, trebuie sa va decideti cand

si unde o veti vinde. Intrucat asta nu este obiectul

dumneavoastra de activitate – cumparare si vanzare

vehicule – este greu sa faceti un targ bun. In caz de

leasing/inchiriere nu aveti aceasta grija.

• Cand cumparati un vehicul nou, acesta incepe sa se

deprecieze chiar din ziua in care pleaca de la dealer,

dupa cum stiti. Dar cand il inchiriati nu mai aveti grija

deprecierii.

• In special in cazul companiilor de transport,

cumpararea camioanelor in locul leasing-ului poate

avea influente financiare notabile. Este normal ca o

firma de camioane sa aibe in proprietate camioane.

W W W . F R O T C O M . C O M Acest document apartine, Frotcom.Toate drepturile rezervate 6

Pont #8 Dimensionati o durata de viata corecta pentru vehicule

Referitor la alegerea intre inchiriere, leasing sau

cumparare, trebuie sa planificati corect durata de viata a

vehiculelor. Veti inchiria pe 24, 36 sau 48 luni? In cazul in

care decideti sa cumparati, cand va trebui sa le vindeti?

Pentru a raspunde acestei intrebari trebuie sa intelegeti

ca 2 costuri au evolutii antagoniste. Cu timpul,

deprecierea vehiculului creste incet. Asta inseamna ca,

dupa un numar de luni, costul deprecierii nu mai variaza

mult de la o luna la alta. Din acest punct de vedere ar

trebui sa tineti vehiculul pentru totdeauna, intrucat nu mai

pierde multa valoare.

Pe de alta parte daca tineti vehiculele prea mult,

reparatiile si imobilizarile vor fi costisitoare.

De aceea, daca vreti sa aflati momentul optim de inlocuire,

trebuie sa stiti cand suma celor 2 curbe atinge un

minimum.

Nu este un lucru usor dar puteti face o estimare analizand

vehiculele anterioare ale companiei. Probabil ca puteti

sesiza cand reparatiile si imobilizarile au inceput sa

creasca brusc.

Tip #9 Incurajati un stil de condus adecvat

La ce bun sa alegeti vehicule economice daca soferii nu au

mila de motoare?

Asigurati-va ca soferii dumneavoastra inteleg diferenta in

pret combustibil, emisii de gaze, costuri intretinere si risc

de accident daca isi schimba stilul de condus.

Cursati soferii pentru condus defensiv. Aceste cursuri le

arata cum sa reduca riscul coliziunilor si accidentelor,

concomitent cu reducerea consumului si uzura motorului.

Costul acestor cursuri nu este mare, ele se desfasoara

uneori online, pe internet.

Pont #10 Folositi Frotcom

Va asteptati la acest sfat din partea unuia din Frotcom,

desigur. Asa ca trecem peste asta.

Cum va ajuta Frotcom sa administrati flota?

Cand alegeti Frotcom1, in fiecare vehicul va fi instalat un

receptor GPS si un modem GPRS. Acest dispozitiv va

transmite la Data Center informatii despre locatie, viteza,

aprindere si senzori (optional).

Asta va permite sa actionati imediat daca utilizarea flotei

nu respecta regulile.

Accesoriile optionale includ diferiti senzori, navigator

pentru soferi, comunicatie bi-directionala, control

CANBus al combustibilului, motorului si tahografului,

identificare automata a soferului si modul de administrare

costuri.

Acum adaugati puterea rapoartelor automate care va

evidentiaza cele mai importante elemente privind

performantele vehiculelor plus in set de alarme

administrate chiar de dumneavoastra. Vezi cat e de usor

sa-ti controlezi flota?

1 Puteti gasi informatii suplimentare la www.frotcom.com, sau contactati biroul dumneavoastra national Frotcom

W W W . F R O T C O M . C O M Acest document apartine, Frotcom.Toate drepturile rezervate 6

Despre autor: Valerio Marques este CEO la Frotcom

International, furnizor global de monitorizare auto pentru

administrarea flotelor. Valerio lucreaza in monitorizare auto de

20 ani. Frotcom International este o companie privata cu sediul

in Portugalia. Frotcom furnizeaza monitorizare auto clientilor din

trei continente. Clientii variaza de la companii mici cu cateva

vehicule la companii internationale cu mii de masini.