Teorie : 10 Reguli de aur ale managementului riscului intr-un proiect

Beneficiile managementului riscului sunt ca proiectele sunt uriase. Poti sa castiga foarte multi bani daca abordezi proiectele nesigure intr-o maniera proactiva. Rezultatul va fi faptul ca vei minimaliza impactul posibilelor amenintari asupra proiectului si vei putea profita de oportunitatile ce apar pe parcurs. Asta iti va permite sa livrezi proiectul la timp incadrandu-te in buget si cu rezultatele calitative dorite. De asemenea membrii echipei tale vor fi mult mai fericiti daca nu vor fi obligati sa intre intr-un ritm alert pentru a repara greselile ce ar fi putut fi evitate.

Regula 1: Fa din managementul riscului o parte a proiectului tau

Prima regula este esential pentru managementul riscului proiectului. Daca nu iei in considerare cu adevarat managementul riscului in proiectul tau nu veti putea sa culegi din plin roadele acestei abordari. Poti intalni o multitudine de abordari eronate in cadrul companiilor. Unele proiecte nu folosesc nici un fel de abordare a managementului riscului. Sunt fie ignoranti, fiind la primul proiect, fie sunt mult prea increzatori ca proiectul lor nu are cum sa dea gres (ceea ce evident se poate intampla). Unii oameni au incredere orbeasca in managerul de proiect, mai ales daca el/ea are o experienta indelungata. Companiile profesioniste fac managementul riscului parte din operatiunile lor de zi cu zi si il include in intalnirile din cadrul proiectelor precum si in training ul angajatilor.

Regula 2: Identificati riscurile intr-un stadiu incipient al proiectului

Primul pas in managementul riscului este sa identifici riscurile care sunt prezente in proiectul tau. Ai nevoie de o minte deschisa centrata pe posibile viitoare scenarii. Exista doua surse principale pentru a identifica riscurile: oamenii si documentele. Oamenii sunt membrii echipei tale care aduc cu ei experientele lor personale precum si expertiza. Alti oameni cu care trebuie sa vorbesti sunt specialisti din afara proiectului tau, ce au experienta in domeniul in care vrei sa lucrezi. Ei pot sa iti dezvaluie anumite capcane sau anumite oportunitati care nu ti-ar fi trecut niciodata prin cap. Interviurile si sedintele cu echipa (brainstorming pe aceasta tema) sunt metodele obisnuite de a descoperi ce stiu oamenii despre riscurile implicate. Proiectele au tendinta sa genereze o multime de documente (electronice) care contin riscuri in ceea ce priveste proiectul. Planul proiectului, studiul de caz de afacere, si planificarea resurselor sunt un loc bun pentru a incepe. Alte categorii sunt proiecte mai vechi, reteaua interna a companiei si website-urile specializate.

Esti capabil sa identifici toate riscurile proiectului inainte ca ele sa apara? Probabil ca nu. Cu toate acestea, daca vei aplica diferite metode de identificare le vei gasi probabil pe majoritatea. Daca le vei acorda atentia cuvenita iti va ramane suficient timp ca sa te ocupi de eventualele probleme neasteptate.

Regula 3: Comunica despre risc

Proiectele esuate arata ca managerii de proiecte implicati erau total inconstienti de de problema uriasa ce urma sa ii loveasca. Descoperirea socanta este ca de obicei cineva implicat in procesul de organizare stie despre existenta problemei dar nu il informeaza pe managerul problemei de existenta ei. Daca vrei sa nu patesti si tu asa ceva, ar fi bine sa fii atent la comunicarea riscurilor.

1

O abordare eficienta este sa incluzi in mod consistent comunicarea riscurilor in sarcinile pe care le indeplinesti. Daca ai o sedinta, fa din comunicarea riscurilor o parte obisnuita a ordinei de zi (si nu ultima linie de pe lista). Asta arata ca riscurile sunt importante pentru managerul de proiect si ii obisnuieste pe membrii echipei sa vorbeasca despre ele si sa le raporteze pe cele nou aparute. O alta linie importanta de comunicatie este intre managerul proiectului si director. Concentreaza-ti eforturile asupra riscurilor majore ce pot aparea si asigura-te ca il vei surprinde pe sef sau pe client! De asemenea asigura-te ca deciziile in ceea ce priveste riscurile de top sunt luate de catre sponsor, deoarece acestea depasesc de obicei proiectul in sine.

Regula 4: Ia in considerare atat amenintarile cat si posibilitatile

Riscurile in proiecte au o conotatie negativa, ele sunt ‘baietii rai’ care pot dauna proiectului tau. Cu toate acestea abordarile moderne in ceea ce priveste riscurile, se concentreaza pe riscurile pozitive respectiv oportunitatile de proiect. Acestea sunt evenimentele neasteptate benefice proiectului sau organizatiei. Acesti ‘baieti buni’ fac proiectul tau sa fie mai bun mai rapid si mai profitabil.

Din pacate multe echipe implicate in rezolvarea unui proiect se lupta sa treaca linia de sosire fiind sufocate de munca ce trebuie sa fie facuta cat mai repede. Acest lucru creeaza dinamica proiectului, unde numai riscurile negative conteaza ( asta in cazul in care echipa ia in considerare riscurile). Asigura-te ca ai un pic de timp pentru a te ocupa de oportunitatile ce pot aparea in proiectul tau, chiar daca este vorba de numai o jumatate de ora. Ai mari sanse sa descoperi cateva oportunitati cu beneficii substantiale fara ca sa necesite o investitie mare in ceea ce priveste timpul sau resursele.

Regula 5: Clarifica problema in ceea ce priveste responsabilitatea

Unii manageri de proiect considera ca si-au facut treaba odata ce au redactat o lista cu riscurile implicate. Dar acesta nu este decat inceputul. Urmatorul pas este sa clarifici cine este responsabil cu ce! Cineva trebuie sa suporte consecintele daca un risc nu este abordat corespunzator. Smecheria este simpla: aloca fiecarei persoane un anume risc. Responsabilul cu acest risc are datoria de a optimiza efectele acestui risc asupra proiectului. Efectele sunt cu adevarat benefice. La inceput oamenii se simt incomfortabil cu faptul ca sunt responsabili

cu un anume risc, dar pe masura ce trece timpul ei vor actiona in vederea scaderii amenintarilor si cresterea oportunitatilor. Responsabilitatea poate avea si un alt aspect. Daca apare o amenintare la adresa proiectului cineva trebuie sa plateasca factura. Asta este logic dar acest lucru trebuie stabilit inainte ca problema sa aiba loc. Mai ales daca in proces sunt implicate mai multe unitati departamente si furnizori, atunci devine cu adevarat important cine trebuie sa-si goleasca buzunarul. Un aspect important al clarificarii responsabilitatii este ca managerii generali incep sa fie mai atenti la un anumit proiect mai ales daca sunt multi bani la mijloc. Asumarea responsabilitatii este la fel de importanta si in ceea ce priveste oportunitatile. Cearta pentru impartirea beneficiilor ( neasteptate) poate deveni o problema ce va consuma timpul managerului.

2

Regula 6: Prioritizeaza riscurile

Un manager de proiect mi-a spus odata “eu tratez toate riscurile in mod egal” asta face ca managementul proiectului sa fie foarte simplu. Cu toata astea nu iti aduce cele mai bune rezultate posibile. Unele riscuri au un impact mai mare decat altele. Verifica daca nu ai niste impedimente majore ce ar putea sa iti strice intregul proiect. Daca da, atunci acestea sunt prioritatile tale numarul unu. Celelalte riscuri pot fi ordonate pur si simplu din instinct sau mai obiectiv dupa un set de criterii. Criteriul cel mai des folosit este sa iei in calcul care sunt efectele posibile ale unui risc si probabilitatea ca acesta sa se intample. Indiferent ce fel de criterii alegi, foloseste-le in mod consistent si concentreaza-te pe riscurile majore.

Regula 7: Analizeaza riscurile

Intelegerea naturii unui risc este o conditie premergatoare unui bun rezultat. Asadar, aloca un pic de timp analizei fiecarui risc in parte si nu sari la concluzii fara sa stii la ce se refera un anumit risc.

Analiza riscurilor are loc la diferite nivele. Daca vrei sa intelegi un risc la nivel individual ar trebui sa te gandesti la efectele pe care le are si cauzele care pot duce la producerea lui. Uitandu-te la efecte poti sa descrii ce efecte au loc imediat dupa ce un risc se produce si ce efecte se produc ca urmare a primeleor efecte sau ca urmare a trecerii timpului. O analiza mai detaliata poate arata ordinea importantei efectelor intr-o anumita categorie de efecte precum costurile, durata sau calitatea produsului. Un alt unghi din care trebuie privite riscurile este sa te concentrezi asupra evenimentelor care preced producerea riscului, respectiv cauzele. Fa o lista cu diferite cauze si circumstante care pot scadea sau creste probabilitatea producerii unui risc.

Un alt nivel de analiza a riscului este sa analizezi intregul proiect. Fiecare manager de proiect trebuie sa raspunda la intrebarile obisnuite despre bugetul general necesar sau data la care proiectul va fi finalizat. Daca iei riscurile in calcul poti sa faci o simulare p care sa o prezinti sponsorului tau aratandu i care este probabilitatea sa termini la o anumita data sau intr un anumit interval de timp. Un exercitiu similar poate fii facut in ceea ce priveste costurile.

Informatia pe care o aduni intr o analiza a riscului iti va oferi indicii despre cum sa optimizezi managementul riscurilor.

Regula 8: Planifica si implementeaza solutiile la risc

Implementarea unei solutii la risc este activitatea care adauga valoare proiectului tau. Astfel tu previi o amenintare posibila sau ii minimalizezi efectele negative. Aici solutia este actiunea. Celelalte reguli te au ajutat sa identifici sa prioritizezi si sa intelegi riscurile. Aceasta te va ajuta sa concepi un raspuns eficient la risc concentrat pe succese majore.

Cand te confrunti cu riscuri, ai de fapt trei optiuni: evitarea riscului, minimalizarea riscului si acceptarea riscului. Evitarea riscului inseamna sa-ti concepi proiectul de asa natura incat sa nu te mai intalnesti cu acel risc. Asta poate insemna sa schimbi distribuitorul sau sa adopti o tehnologie diferita sau daca te confrunti cu un risc fatal sa inchei proiectul. Sa cheltui mai multi bani pe un proiect condamnat este o investitie proasta.

3

Cea mai mare categorie de solutii este cea care se refera la minimalizarea riscurilor. Poti sa previi un risc influentand cauzele sau sau minimalizand efectele negative ce pot rezulta. Daca ai respectat regula 7 intocmai (analiza riscului) vei avea destule oportunitati ca se influentezi. Un raspuns final este sa accepti un risc. Aceasta este o alegere buna daca efectele asupra proiectului sunt minime sau posibilitatile de a-l influenta se dovedesc minime, necesita foarte mult timp sau sunt relativ scumpe. Dar asigura-te ca este o alegere constienta sa accepti un anumit risc. Solutiile pentru oportunitatile aparute sunt exact opusul celor pentru amenintari. Se vor concentra asupra cautarilor riscurilor asupra maximalizarii lor sau ignorarii lor (daca ele se dovedesc a fi prea mici.)

Regula 9: Inregistreaza riscurile proiectului

Aceasta regula se refera la contabilitate (cu toate astea nu te opri din citit). Mentinerea unei evidente iti permite sa vizualizezi progresul si sa te asiguri ca nu ai uitat un risc sau doua. Este de asemenea o unealta perfecta de comunicare care ii informeaza pe membrii echipei tale si pe actionari in legatura cu ceea ce se intampla (regula 3).

O buna evidenta contine descrierea riscurilor, clarificarea apartenentei riscurilor (regula5) si iti permite sa faci niste analize de baza in ceea ce priveste cauzele si efectele (regula 7). Majoritatea managerilor de proiect nu sunt prea atrasi de sarcinile administrative, dar sa tii evidenta in ceea ce priveste riscurile se merita mai ales daca numarul riscurilor este mare. Unii manageri de proiect nu vor sa tina o evidenta deoarece au impresia ca ar putea fi mai usor invinuiti daca ceva nu merge cum trebuia. Cu toate astea opusul este cel adevarat. Daca inregistrezi riscurile proiectului si solutiile efective pe care le ai implementat , creezi o evidenta pe care nimeni nu o poate nega. Chiar daca se produce un risc care cauzeaza esuarea proiectului. Sa faci proiecte inseamna sa-ti asumi riscuri.

Regula 10: Tine evidenta riscurilor si a sarcinilor conexe

Evidenta pe care ai creat-o, ca rezultat a regulii 9 te va ajuta sa urmaresti riscurile si sarcinile asociate. Urmarirea sarcinilor este o activitate zilnica a fiecarui manager de proiect. Integrarea sarcinilor legate de managementul riscului in activitatile zilnice este cea mai usoara solutie. Sarcinile in legatura cu managementul riscului pot fi legate de de identificare sau analiza sau de generarea, selectia si implementarea solutiilor.

Monitorizarea riscurilor este diferita de monitorizarea sarcinilor. Se concentreaza pe situatia de risc curenta. Ce riscuri au o probabilitate mai mare de a se produce? S-a schimbat gradul de importanta a riscurilor? Raspunsul la aceste intrebari te va ajuta sa acorzi mai multa atentie riscurilor care conteaza cel mai mult pentru valoarea proiectului tau.

Cele 10 reguli de aur in ceea ce priveste riscul, de mai sus iti dau niste indicii despre cum sa integrezi cu succes managementul riscului in proiectul tau. Totusi tine in minte ca este mereu loc de mai bine. Prin urmare regula numarul 11 ar fi sa folosesti abordarea japoneza Kaizen: contorizeaza efectele survenite in urma eforturilor de management al riscurilor si implementeaza in mod continuu imbunatatiri pentru a deveni si mai eficient.

4