10 lucruri pe care trebuie sa le faci la preluarea unei firme noi

Atunci cand te decizi sa schimbi job-ul si sa te angajezi la o alta firma ca economist, trebuie sa predai/preiei activitatea pe care ai avut-o/ o vei avea.Recent am schimbat job-ul de economist. A trebuit sa preiau contabilitatea de la un alt contabil.Avand in vedere ca inainte am lucrat ca economist, in urma experientei cat si a situatiilor prin care am fost nevoita a trece, am invatat ca atunci cand esti acoperit de hartii totul este foarte bine, in schimb daca nu exista hartia cam trebuie sa platesti. Daca nu ai un proces verbal de preluare, atunci preiei tot.Lectie pe care am invatat-o. La primul meu job de economist nu am facut asa ceva, nici nu am stiut de asa ceva, eram prea tanara si naiva atunci si bineinteles am capatat ceva probleme din cauza asta. Note explicative, munca de lamurire, neincredere, suspiciuni, etc. Dar tot patitu-i priceput. In timp, inveti si faci fata tuturor situatiilor indiferent de natura lor. Capeti experienta si atunci cand te lovesti de o problema o privesti si o rezolvi altfel. Orice problema are rezolvare. Important ca din fiecare greseala sa inveti si sa nu mai repeti a doua oara. De asta exista a doua sansa si in contabilitate prin corectarea erorilor contabile. Sa revenim la preluarea datelor contabile atunci cand incepem sa lucram in alt loc.Sunt cateva lucruri importante pe care trebuie sa le faci pentru ca pe viitor sa nu ai probleme atat cu noul angajator cat si cu organele abilitate de control. Este bine sa te protejezi mereu atat cat de mult poti de probleme. Paza buna trece primejdia grea.Ce am facut atunci cand am preluat contabilitatea de la celalalt contabil. In afara de faptul ca am stat cu urechile ciulite pe el si cu ochii mari pentru a invata cat mai multe, caci domeniul era foarte nou pentru mine. A fost si este inca un domeniu foarte nou pentru mine, un nou inceput. Am luat-o de la capat in toata regula. Alt program de contabilitate, alt tip de contabilitate de la comert cu amanuntul la productie, prestari servicii si import-export. Mai nou de atat nu se putea.1. Inventarierea tuturor conturilor din balanta de verificare de la care preiei tu. Acest lucru este cel mai important lucru pentru tine ca profesionist contabil. Stii exact de unde pleci. Astfel te poti proteja de eventualele neplaceri din viitor.Iti recomand sa studiezi cu atentie fiecare cont in parte, sa il notezi in nota de preluare si cand ai neclaritati sa soliciti explicatii de la fostul contabil.Vei verifica fiecare clasa de conturi in parte.Clasa I Conturile de capitaluriAici in functie de fiecare firma in parte vei verifica separat fiecare cont si vei cere explicatii pentru a intelege exact ce este in soldul fiecarui cont. De asemenea este bine ca pentru conturile de rezerve sa iti faci separat un dosar cu procesele verbale de repartizare a acestora si de repartizare a profitului. Clasa II Conturile de imobilizariVei verifica fiecare cont de imobilizari in parte, precum si fiecare amortizare si ajustare pentru depreciere.La mijloacele fixe vei verifica si fisa mijlocului fix precum si tabelul de amortizare sa vezi daca soldurile corespund cu realitatea. Este bine daca la dosarul de mijloace fixe este atasata si factura de achizite. Daca nu este caut-o si anexeaz-o la dosar.Clasa III Conturile de stocuri si productie in curs de executieAici trebuie sa verifici daca soldurile din raportul de gestiune corespund cu soldurile din balanta. Vei face inventarierea acestora pentru a verifica realitatea faptica cu scriptica.Clasa IV Conturile de tertiInventarierea fiecarui tert este foarte importanta. Pentru clienti si furnizori vei face extrase de cont pentru verificarea soldurilor, pentru conturile de contributii trebuie verificate daca valorile din ultimile declaratii se potrivesc cu cele din balanta.Clasa V- Conturi de trezoreriePentru casierie se face inventarierea disponibilitatilor banesti din casierie daca se potrivesc cu soldul de pe registrul de casa si cu soldul din balanta.Daca cumva banii vor fi pe raspunderea ta NICIODATA sa nu eliberezi numerar fara justificare. Pentru banca se verifica daca soldul de pe extrasul de cont sau de pe extrasele de cont se potrivesc cu cele din balanta.Vei verifica avansurile de trezorerie daca soldurile acestora sunt aceleasi cu cele acordate angajatilor si cu deconturile acestora.Clasa VI Conturile de cheltuieliConturile de cheltuieli din balanta trebuie sa fie inchise. Rulajele acestora sunt strict raspunderea celui de care preiei, de asemenea si rulajele tuturor conturilor.Clasa VII- Conturile de venituriConturile de venituri le vei verifica pentru a vedea daca sunt inchise. Rulajele acestora sunt strict raspunderea celui de care preiei.Clasa VIII Conturi specialeClasa IX Conturi de gestiuneDaca unitatea foloseste si aceste doua clase de conturi vei verifica la fel fiecare cont in parte si vei cere explicatii ori de cate ori este nevoie.Preluarea unei contabilitati si a soldurilor din balanta este foarte importanta si de aceea nu te grabi Grabeste-te incet ! - la preluarea ei.

2. Inventarul de preluare a gestiunii Inventarul faptic a patrimoniului este important pentru a sti in primul rand de la ce pleci faptic si pentru a avea o situatie clara asupra a ceea ce este in unitate. In viitor va trebui sa valorifici inventarierea si nu vei putea varorifica asa cum trebuie daca nu stii ce ai preluat faptic. Astfel te pregatesti proactiv si pentru ceea ce va urma. In cazul in care ceva nu este OK te vei putea proteja. Iar protectia este un lucru foarte important in meseria de economist.

3. Fisa sintetica de la ANAF Fisa te ajuta foarte mult pentru a verifica atat soldurile conturilor de contributii, impozit, TVA, penalitatile si starea efectiva a datoriilor. Verificarea vectorului fiscal este foarte importanta de asemenea.Uita-te si daca sunt inregistrate in fisa si declaratiile din ultimii trei ani. S-au mai intamplat cazuri in care declaratiile nu apar in fisa si vei primi instiintare de la ANAF prea tarziu si nu vei sti unde sa te indrepti.

4. Verificarea ultimilor declaratii valorile din declaratii sa se potriveasca cu cele din fisa de anaf si cele din soldurile conturilor din balanta. De asemenea verifica si recipisele acestora. Cere fostului contabil sa iti dea un dosar separat cu fiecare declaratie si recipisa in parte.Este bine sa te uiti cu fostul contabil si la celelalte declaratii daca sunt depuse toate si daca au recipise.

5. Manualul de politici contabile si manualul de proceduri contabile

Daca nu este roaga fostul contabil sa faceti unul impreuna, iti va fi mai usor, mai ales ca el cunoaste pe moment mai bine ca tine activitatea firmei.

6. Registrele obligatorii ale firmei: Registrul inventar, Registrul de evidenta fiscala, Registrul unic de controlVerifica ca toate registrele sa existe si sa fie completate la zi.7. Revisal-ul daca trebuie sa tii si evidenta salariatilor, verifica statusul Revisal-ului daca este depus la ITM si daca este corect completat. Verifica si dosarele de personal sa existe si sa fie complete.

8. Mijloacele fixe si obiectele de inventar fisele acestora, salariatii care le au in folosinta. La inventariere de asemenea vei vedea daca sunt si faptic nu numai scriptic.

9. Registrul pentru evidenta zilierilor daca firma are zilieri acesta este foarte important. De asemnea se va verifica si predarea acestuia la ITM.

10. Cunosterea activitatii firmei

Va trebui sa inveti activitatea firmei in doctrina profesiosionala se numeste cunosterea activitatii firmei si este recomandata atat pentru cei care vin inspectii indiferent de natura lor dar si pentru profesionistul contabil. Cu cat vei intelege mai bine activitatea firmei cu atat lucrarile contabile pe care le faci vor fi de calitate superioara.Toate soldurile conturilor preluate din balanta de verificare se vor consemna intr-un proces verbal, la fel ca si toate dosarele pe care le vei primi. Daca acest proces verbal nu se intocmeste atunci preiei toate activele si pasivele societatii cu bune si cu rel si nu este deloc OK. La primul conflict mai mic sau mai mare in care angajatorul va pierde o suma de bani indiferent de natura ei iti va arunca in tine cu tot ce poate. Asa ca acopera-te de hartii si protezeaza-te cat mai bine poti si gandeste-te in primul rand la tine. Nu zic sa nu mergi pe incredere, dar cateodata increderea costa foarte mult asa ca el mai bine este sa te protejezi de la inceput si sa faci sapaturi cat mai adanci se poate pentru a-ti fi bine pe viitor. Cunosti cred foarte bine zicala romaneasca: Cum iti asterni asa dormi, asa ca intinde bine cearceaful inainte de culcare pentru un somn linistit, asa incat sa sara banul - preia cu proces verbal toate dosarele, soldurile conturilor, pentru a-ti fi bine in orice situatiile. Fii mereu acoperit de hartii, de cele mai multe ori e bine ca stanga sa nu stie ce face dreapta.