10 - Controlul Costurilor Workshop

7/23/2019 10 - Controlul Costurilor Workshop

1/16

Partea a 2-a

ATELIER

Scop

Controlul costurilor este un proces utilizat sistematic n scopul de a gsi posibiliti dereducere a costurilor aferente programelor i serviciilor administraiei publice locale,meninnd sau, chiar, mbuntind calitatea lor. Controlul costurilor este diferit demanagementul de austeritate, prin care directorii trec la msuri drastice de reduceredramatic a costurilor, inclusiv prin nghearea angajrilor, i reduceri dureroase depersonal. Controlul costurilor se strduie s taie cheltuielile inutile, meninnd rezultateleserviciului. !ste realizat printr"o analiz riguroas de management i ia n consideraiestrategii alternative de prestare a serviciilor.

#telierul de lucru urmrete s mreasc abilitile directorilor economici$ n aplicareacontrolului costurilor, n analiza modului de prestare a serviciilor publice locale i ninvestigarea strategiilor alternative de prestare a serviciilor, astfel nct s pstrezecalitatea la un cost mai mic.

Coninut

%n continuare, sunt prezentate activitile de instruire, fiecare cu o scurt descriere i cudurata sa apro&imativ. 'e pot omite unele activiti sau schimba ordinea lor, iaradugarea unor materiale de instruire proprii este binevenit(

10.1 Exerciiu de nclire! Po"i#iliti de control al co"turilor

)articipanii utilizeaz e&emple ipotetice de identificare a posibilitilor de a controlacosturile n organizaiile lor. *+ de minute-

10.2 Exerciiu! Preentarea in"tructorului

)rezentarea pe scurt a conceptelor, bazat pe eseul precedent *)artea a acestui manual-,care ofer participanilor informaii i perspective asupra controlului costurilor. */0 deminute-

10.$ Studiu de ca! %eciia de contractare &externaliare' a"er(iciilor

)articipanii citesc i discut un caz, ilustrnd factorii care trebuie luai n considerare dectre administraia public local la alegerea unei forme alternative de prestare a unuiserviciu. *10 de minute-

10.) Exerciiu! Analia *ana+e*entului


2/16

)articipanii discut cele apte forme de analiz, discutate n eseu, i aleg una singur,care li se pare cea mai potrivit pentru a analiza acea posibilitate de a controla costurile,identificat n primul e&erciiu. *2 de minute-

10., Exerciiu de nceiere! Tran"er de cuno/tine)articipanii reflecteaz, individual, la lucrurile nvate i se angajeaz s le aplice lantoarcerea n organizaiile lor. */0 de minute-


3/16

10.1 Exerciiu de nclire!PSIILIT3I %E C4TRL AL CST5RILR

Ti*p nece"ar!

+ de minuteScop!

#cest e&erciiu are scopul de a ajuta participanii s identifice posibiliti de practicare acontrolului costurilor, n propriile organizaii.

%e"/urare!

)rezentai e&erciiul, artnd participanilor c n orice organizaie e&ist posibiliti decontrol al costurilor, fr a afecta calitatea serviciilor. %mprii participanii n grupuri decte cinci persoane. 3istribuii"le e&emplare cu foaia de lucru, din pagina urmtoare, imenionai"le c aceasta conine e&emple de posibiliti clasice de control al costurilor.'punei"le participanilor c trebuie s citeasc e&emplele i, apoi, s identifice cel puintrei domenii de servicii, n propriile lor organizaii, unde pot fi fcute mbuntiri, care sconduc la costuri mai mici. 4nvitai"i s"i noteze ideile n spaiul lsat liber.

)entru ndeplinirea acestei teme acordai grupurilor /0 de minute. #poi, reunii grupurilei solicitai"le s raporteze rezultatele la care au ajuns. Comparai rezultatele i ntrebaiparticipanii$ ce anume se face, deja, n organizaiile lor cu privire la controlul costurilor5


4/16

6oaia de lucru

Po"i#iliti de control al co"turilor /i de *#untire a"er(iciilor

)entru elaborarea unui program al administraiei publicelocale n domeniul controluluicosturilor este nevoie de un punct de pornire. !&ist cteva modaliti de a cuta acestepuncte de pornire. !le sunt$

6 7peraiunile i departamentele unde problemele sunt deja vizibile, argumentate prinplngeri din partea cetenilor i a angajailor8

6 7peraiunile i departamentele unde angajaii ndeplinesc sarcini repetitive sau undesarcinile acestora sunt ntr"o form oarecare dublate de un alt departament, ntr"o altetap *de e&emplu, introducerea datelor-8

6 7peraiunile i departamentele unde este disponbil o nou tehnologie, n special nacele cazuri n care aceasta a fost aplicat cu succes de ctre o alt administraie

public local86 7peraiunile i departamentele care par a fi, mereu, n urm cu lucrrile sau cutermenele8

6 7peraiunile i departamentele care utilizeaz cel mai mare procent din resurseleadministraiei publice locale i unde randamentul ar trebuie s fie cel mai mare8

6 4deile i abordrile de succes, deja, folosite n alte organizaii, ndeosebi de altadministraie public local.

%nscriei, mai jos, mai multe e&emple de sectoare organizaionale n care am putea gsiposibiliti de control al costurilor$


5/16

10.2 Exerciiu! PRE7E4TAREA I4STR5CTR5L5I

Ti*p nece"ar!

/0 de minute

Scop!

#ceast prezentare are scopul de a oferi participanilor informaii i perspective cu privirela principiile, metodele i beneficiile n cazul practicrii de ctre administraia publiclocal a controlului costurilor.

%e"/urare!

)regtii prezentarea pe baza informaiilor privind controlul costurilor din eseul precedent*)artea a acestui manual-. !&plicai c naintede a"i propune s iniieze un program decontrol al costurilor, administraia public local trebuie s aib capacitatea de a ndeplinidou funciuni analitice eseniale. 9recei n revist tehnicile de analiz amanagementului, descrise n material, i modul n care acestea pot fi utilizate de ctreadministraia public local pentru a msura costul i calitatea serviciilor. 3escriei ifolosii e&emple pentru a e&plica cele mai importante alternative de prestare a serviciilor,care ar trebui luate n considerare de orice administraie public local atunci cnde&ploreaz modalitile de control al costurilor.

4deile notate pe fie v pot ajuta s acoperii sistematic informaia i s nu depii timpulalocat. :ansai ntrebri, din cnd n cnd, pe parcursul prezentrii, pentru a testanelegerea participanilor i a le capta atenia. %mbogii prezentarea cu mijloace vizuale,incluznd plane gata scrise *flip"chart- sau transparente, la retroproiector, ca mijloacesuplimentare de sprijinire a nelegerii pentru participani.


6/16

10.$ Studiu de ca!%ECI7IA %E C4TRACTARE &E8TER4ALI7ARE' A SER9ICIILR

Ti*p nece"ar!

10 de minute

Scop!

#cest e&erciiu folosete un studiu de caz, pentru a ilustra factorii principali care trebuieluai n considerare de ctre o administraie public local n alegerea alternativelor deprestare a serviciilor.

%e"/urare!

%mprii participanii n cteva grupuri mici. 'punei"le c urmeaz s citeasc un studiude caz, despre o persoan cu o funcie de rspundere din administraia public local, careanalizeaz beneficiile contractrii unei funciuni *serviciu public-, n prezent furnizate dectre administraia public local, unui contractant privat.

3istribuii fiecrui participant cte un e&emplar din studiul de caz intitulat Contractareaserviciului de ntreinere a autovehiculelelor *vezi pagina urmtoare-. 4nvitai"i sciteasc studiul de caz, apoi, n grupurile stabilite, s"l discute i s rspund la ntrebri.

'punei"le participanilor c, dup + de minute, trebuie s revin n plen, cu rspunsurilescrise pe plane *flip"chart- i pregtii s discute rezultatele cu ceilali participani.


7/16

Contractarea "er(iciului de ntreinere a auto(eiculelor1

)rospera :eu este nou numit directoare economic n )rimria ;nioara. 3upalegerile locale din var, Consiliul :ocal este dominat de oameni de afaceri, care dorescca administraia public local s fie condus, mai degrab, ca o afacere. )rin urmare,

consiliul a ndrumat"o pe noua directoare s mbunteasc eficiena activitilormunicipale, n orice mod posibil. %n public, primarul, acum la al treilea mandat, i"ae&primat acordul cu consiliul, dar, neoficial, a avertizat"o pe )rospera c se va mpotrivioricrei propuneri de mbuntire a eficienei, care ar putea s duneze calitiiserviciilor sau s necesite nghearea angajrilor ori disponibilizarea angajailor.

3eoarece are la inim interesul consiliului local, de a organiza administraia publiclocal ca pe o societate comercial, )rospera s"a angajat s gseasc orice cale posibil dea reduce costurile de operare, fr efectele secundare pe care primarul i le"a pus n vedereca s le evite. 3ar, de unde s nceap5 :a ntlnirea #sociaiei ospodrie Comunal. Cheltuielile pentru ntreinerea i reparaia autovehiculelordireciei sunt acoperite din bugetul acesteia. )entru alte departamente, care i aducmainile pentru reparaii i ntreinere, serviciile sunt facturate *trebuie s plteascpiesele de schimb i mna de lucru-. 'unt doi mecanici care lucreaz cu norm ntreag,

iar ?itrea @izitiu, ef de serviciu n 3irecia de >ospodrie Comunal, e&ercit uncontrol limitat.

Cu puinele cunotine pe care le avea despre funcionarea serviciului de ntreinere ireparaii din ;nioara, )rospera a decis s ntreprind o analiz preliminar a serviciului.audeamus, aceasta urmnd s fac analiza sub ndrumarea sa. Ca o parte a analizei,studentul a comparat cheltuielile serviciului pentru reparaia frnelor, pe o perioad de Bluni, cu cheltuielile estimate pentru acelai tip de reparaii ale unui atelier auto privat,'chumacher ':, care deja furnizeaz servicii mrunte, schimbnd uleiul la mainileprimriei. )este dou sptmni, ajungnd pe masa )rosperei, raportul studentului i"aoferit cteva informaii utile privind funcionarea serviciului de ntreinere i reparaii.

. Cheltuielile pentru piesele de schimb i mna de lucru, necesare la repararea frnelorpentru autovehiculele primriei, ar fi cu cel puin /0 = mai mari dac serviciul ar ficontractat atelierului auto n cauz.

#daptat, cu permisiunea autoarei, dintr"un raport nepublicat, pregtit de Dennifer 'usan ;ecEerleF, pentrulucrarea de licen n adminsitraia public la Gcoala de urbanism i afaceri publice *'chool of Arban and)ublic #ffairs-, Aniversitatea 9e&as din #rlington *11H-.


8/16

B. !&ist un cost suplimentar, pretins de atelierul auto privat pentru ridicarea i livrareaautovehiculelor nefuncionale ale primriei. #cest cost ar putea s varieze substanial,n funcie de distan i de eventuala nevoie de remorc. 'chumacher ': a inclus,de asemenea, o ta& pentru fiecare comand, precum i alte ta&e care nu sunt incluse

n costul reparaiilor calculate de ctre serviciul primriei./. !stimrile costurilor de la 'chumacher ': includ i calculele cheltuielilor de regie,

neincluse n cifrele serviciului *de e&emplu, cota proporional a serviciului pentrufolosirea utilitilor, cheltuielile de secretariat, contabilitate, concedii de odihn i deboal, asigurri medicale i cheltuielile pentru ntreinerea i nlocuirea echipamentuluiatelierului-.

+. 9impul mediu necesar pentru reparaia frnelor este cu o treime mai mic la'chumacher ':, dect la atelierul primriei. Cteva ineficiene n practicileatelierului din serviciul primriei au fost notate n raportul studentului, ele putnd s

fie o cauz pentru perioada mai lung de reparaii. Ana dintre acestea este lipsa unuiinventar al pieselor de schimb disponibile, ceea ce ntrzie lucrrile, unul din mecanicifiind plecat n cutarea pieselor. 7 a doua ineficien este ntreruperea frecvent alucrrilor de reparaii n desfurare, din cauza solicitrii mecanicilor pentru a lua altecomenzi, a discuiilor despre prioriti i a timpului consumat cu completarea actelor.7 alt complicaie este practica serviciului de a oferi prioritate cazurilor de urgen,mrind durata de reparaie a autovehiculelor n regim obinuit. %ntre timp, toibeneficiarii reparaiilor i"au dat seama cum stau lucrurile i menioneaz urgent penota de comand.

. 'alariile mecanicilor din sectorul privat sunt mai mari dect acelea din sectorul public,

ceea ce nseamn c mecanicii auto au o mare cutare pe piaa muncii. 3ecizia de acontracta serviciul de ntreinere i reparaii a autovehiculelor unui atelier auto privatnu ar duce la disponibilizri, ci doar la schimbarea angajatorului i a locului de muncpentru mecanicii primriei.

:ntre#ri

. 3in datele prezentate, care par s fie avantajele principale ale contractrii serviciuluide ntreinere i reparaie a autovehiculelor5 3ar dezavantajele5IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII

B. Care par a fi argumentele principale pentru meninerea serviciului de ntreinere ireparaie n cadrul primriei5 3ac ar fi s fie meninut, ce s"ar putea face spre ambunti eficiena operaiunilor5IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII


9/16

IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII

/. Ce alte informaii i"ar fi utile )rosperei n pregtirea recomandrilor ctre Consiliul:ocal5 Cum pot fi obinute astfel de informaii5 )e cine ar putea ruga s o ajute n

obinerea acestor informaii5IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII

+. %n cazul n care Consiliul :ocal va lua decizia de a e&ternaliza serviciul de ntreinerei reparaie, care va fi pasul urmtor pe care urmeaz sa"l fac )rospera5IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII

IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII


10/16

10.) Exerciiu!A4ALI7A ;A4A


11/16

operaiunilor curente cu standardele sau principiile de management general acceptate.Cteodat se recurge la sondajele de opinie printre angajai sau ceteni, spre aidentifica nivelul de satisfacie i ateptrile de viitor. )entru a reduce costurile, auditulpoate fi realizat de personalul propriu, instruit n acest sens, ns devine mai puincredibil.

/. Analiza valoriiJ proces de identificare a alternativelor mai rentabile, mai eficientedin punctul de vedere al costurilor sau care conserv mai bine resursele n efectuareaunui serviciu, fr s afecteze calitatea. #naliza valorii implic, aproape ntotdeauna, oanaliz a costurilor i a performanelor iniiale i ulterioare. !ste mai util, s seanalizeze funciuni cu standarde de performan msurabile, de e&emplu achiziii,utilizarea spaiilor, colectarea gunoiului, adic funciuni identificabile i previzibile,precum i cu costuri msurabile, pentru diferite nivele de prestare ale unui serviciu.

+. Stabilirea costurilor pe toat durata de serviciu J tehnic de achiziiifolosit la determinarea costului de posesie i operare pe toat durata de serviciu a

bunului respectiv. !ste conceput spre a oferi datele necesare n luarea deciziiloroptime la achiziie i informaii pentru planificarea bugetar viitoare, avnd n vederec poate determina de la nceput costurile pe toat durata de serviciu. !ste ndeosebiutil n evaluarea ofertelor pentru achiziia de ctre administraia public local abunurilor imobiliare i a echipamentelor, prin comparaia costurilor pe toat durata deserviciu cu preul de cumprare.

. Evaluarea comparativ a costurilor J tehnic folosit la comparareaproceselor similare n toate organizaiile, publice i private, pentru a determina peacelea care sunt cele mai eficiente, conform unor surse de informaie de ncredere. %nloc s se ia anumite practici la ntmplare, ca s facem comparaii i mbuntiri,

folosim numai acele practici care au fost clasificate, deja, ca fiind cele mai bune.3atele pentru determinarea etaloanelor n domeniu pot fi strnse folosind sondaje, printelefon sau prin pot. 3e e&emplu, dac funcionarii publici vor s mbunteascfunciunea de gestionare a numerarului, ei ar putea s cear opinia unei administraiipublice locale cu o performan deosebit, aflnd astfel modul n care ea realizeazaceast operaiune i procedurile folosite.

K. Managementul Calitii Totale proces de management care identific icorecteaz problemele legate de performan, folosind angajaii grupai n echipe delucru i instruii n folosirea tehnicilor de control al proceselor statistice, cum ar fibrainstorming"ul, analiza )areto, schemele logice de prelucrare, histogramele,sondajele etc. %n mod normal, este selectat un serviciu, sunt identificai clienii, iarflu&ul de activitate este analizat urmrind punctele n care trebuie introduse schimbri.'unt stabilite strategiile de mbuntire i cea mai bun este aplicat pe scar mic,apoi evaluat i modificat, nainte de a fi aprobat pentru folosin pe scar larg.

2. Substituirea muncii prin capitalJ tehnic de e&aminare a potenialului dereducere a costurilor sau de mbuntire a eficienei, introducnd echipamente itehnologii de economisire a forei de munc. Cel mai ntlnit e&emplu este utilizarea


12/16

calculatoarelor. 3e regul, folosirea tehnicii de substituire a muncii prin capital nu afost practicat pe scar larg de ctre administraia public local. Anul dintre motiveeste costul mare al investiiei, mpreun cu lipsa generalizat a metodelor de justificarea cheltuielilor iniiale, prin eficiena costurilor pe durata de serviciu. #lt motiv estereticena administraiei publice locale de a introduce tehnologii, care pot duce la

eliminarea sau la schimbarea radical a posturilor din organigrama e&istent.:ntre#ri

. Care dintre cele 2 tehnici, sau combinaii de tehnici, ai alege pentru a determina cileposibile de control al costurilor, meninnd sau crescnd calitatea n domeniulserviciilor ales de grupul dumneavoastr, pentru acest e&erciiu5

B. !&plicai de ce ai ales aceast metod i cum vrei s"o utilizai, n general5

/. Ce vei accepta, ca fiind o dovad a mbuntirii n reducerea costurilor serviciului in creterea continu a calitii acestuia5


13/16

10., Exerciiu de nceiere!TRA4S6ER %E C54=TI43E

Ti*p nece"ar!

/0 J + de minute

Scop!

#cest e&erciiu este conceput cu scopul de a ajuta participanii s transfere e&perienelede nvare ale atelierului de lucru n activitile de management financiar din lumeareal. !&erciiul se a&eaz pe ateptrile create participanilor, angrenarea lor nplanificarea realist i pe luarea unor angajamente personale. #cum, cea mai mare parte amuncii se face pe baze individuale, e&istnd ns i comunicarea interpersonal.

%e"/urare!

#locai cel puin o jumtate or, la sfritul atelierului, canaliznd atenia participanilorasupra principalelor nvminte i ncurajai"i s continue e&perimentarea lor nactivitile proprii. %ncepei prin a le acorda minute de lucru, independent, pe unchestionar simplu de transferul cunotinelor.

#tunci cnd participanii au completat chestionarul, propunei"le, ca ncheiere aatelierului de lucru, s mprteasc rapid grupului dou J trei lucruri pe careintenioneaz s le fac diferit n rolurile lor legate de controlul costurilor.

Nota instructorului. Toat lumea este de acord c scopul unei instruiri este de a

mbunti modul n care oamenii muncesc, artndu-le unul mai bun. De fapt,

succesul unei experiene de instruire poate fi msurat prin gradul de dezvoltareinterioar i de scimbare, care apar n timpul i dup nceierea instruirii.

!nga"amentele de nvare i de scimbare, luate de participani la nceiereaatelierului, i a"ut s nving rezistena la nvare, att n sine, ct i n mediul

profesional. #nstructorul i poate a"uta pe cursani s reueasc tranziia de la

universul nvrii la universul aplicrii, prin cteva exerciii simple de planificare.


14/16

Ce"tionar de tran"er al cuno/tinelor

eflectai, cteva minute, la controlul costurilor, la ideile noi pe care le"ai aflat n acest

atelier de lucru i la prerea dumneavoastr despre ele. #poi, scriei mai jos una sau doupropoziii prin care s descriei ceva interesant aflat despre dumneavoastr niv peparcursul atelierului.

)e baza a ceea ce ai aflat despre dumneavoastr niv i despre multiplele posibiliti deschimbare prezentate n atelier, care ar fi cele dou " trei lucruri pe care intenionai s lefacei diferit n materie de controlul costurilor5

1.

2.

$.


15/16

Ce"tionar de tran"er al cuno/tinelor

%n sfrit, ce obstacole v ateptai s ntmpinai, n dumneavoastr niv sau n mediulprofesional, pe parcursul eforturilor de a pune n practic aceste schimbri5 Ce vei facepentru a ndeprta obstacolele sau a le reduce la minim5

#"tacol a/teptat Aciune corecti(

1. 1.

2. 2.

$. $.


16/16

10 - Controlul Costurilor Workshop

Documents

Transcript of 10 - Controlul Costurilor Workshop