Managementul Relaiilor publice

1. Motivul organizrii unui eveniment.Motivul organizrii i gzduirii unui eveniment este o expunere creativ de bun calitate a organizaiei n faa publicurilor sale int. Este ocazia ideal de a evidenia punctele forte i calitile de organizaie profesionist, de ncredere, inovativ. Este o cale de a determina publicul s rein numele organizaiei.

2. Ce poate face un eveniment pentru o organizaie? mbuntete relaiile cu clienii existeni; dezvolt relaiile cu clienii noi sau poteniali; accentueaz imaginea organizaiei; mulumete clienilor pentru aciunile lor; educ i informeaz; lanseaz un nou produs/serviciu; fidelizeaz clienii.

3. Principalele etape in organizarea unui eveniment. brainstorming (se dezvolt ideea despre ce tip de eveniment se dorete); formarea unui comitet (se identific mai nti activitile necesare, se recruteaz voluntari cu diferite abiliti i li se aloc sarcini); elaborarea unui plan (natura evenimentului, scopul, numrul de voluntari de care se dispune, data, locaia: nchirierea, obinerea de aprobri, aciunile i termenele pentru acestea); stabilirea bugetului (costul i eventualele venituri; venitul se poate mri prin sponsorizare, donaii, care pot fi produse/servicii i care micoreaz costurile. Dup proiectarea costului putem evalua valoarea taxei de participare); promovarea evenimentului (primul pas: identificarea audienei; alt pas important pentru promovarea i vnzarea de bilete este obinerea nelegerii celor care te susin i celor care particip la eveniment. Materialele de promovare trebuie s poarte numele i logo-ul organizaiei); desfurarea propriu-zis a evenimentului; colectarea fondurilor (n cazul n care evenimentul a avut acest scop, fondurile adunate se trimit organizaiile sau celor care au nevoie de ele); mulumiri (adresate celor care au ajutat: voluntari, persoane care au dat bani); evaluarea evenimentului (pentru a raporta superiorilor sau pentru a nva din greelile fcute).

4. Avantaje si dezavantaje ale organizrii unui eveniment de fund raising.Avantaje: succesul evenimentului asigur finanarea pe termen scurt sau lung al unui obiectiv; evenimentul poate fi local, naional, internaional; ofer prilej de a face publicitate organizaiei i cauzei acesteia; constituie o ocazie de a antrena susintorii; atrage noi susintori; lrgirea reelei de sponsori;Dezavantaje: solicit abiliti organizaionale i de conducere foarte bune; multe lucruri pot s nu mearg bine; un eveniment nereuit duce la pierdere de bani n loc de ctig; dac ceva este n neregul va atrage publicitate negativ.

5. Etapele organizrii unei conferine.Etape n organizarea unei conferine de pres:1. Pregtirea conferinei de pres Alegerea momentului (data, ziua, ora) Stabilirea locului de desfurare Stabilirea listei invitailor Redactarea i trimiterea invitaiilor Redactarea documentaiei Elaborarea materialelor ajuttoare Pregtirea discursurilor sau interveniilor Pregtirea reprezentanilor organizaiei care vor participa la conferin Pregtiri i verificri de ultim or2. Desfurarea conferinei de pres Primirea jurnalitilor Deschiderea conferinei Discursul reprezentantului organizaiei ntrebrile nchiderea conferinei Dialogul informal3. Evaluarea conferinei de pres Redactarea scrisorilor de mulumire Trimitere de documentaie suplimentar jurnalitilor care au solicitat acest lucru Urmrirea reaciilor presei

Alctuirea unei liste cu toate activitile de desfurat pn la conferin, n timpul conferinei i dup conferin. 1. lista invitaiilor2. lista vorbitorilor3. lista participanilor4. locul de desfurare5. cazare i mas6. transportul participantilor n zilele conf.7. publictatea i promovare8. logistic9. bugetare10. activiti sociale

6. Ce este o situaie de criza si tipurile de criza?O situaie de criz este o ntrerupere semificativ a activitii care determin o intens acoperire n media. Atenia public care rezult afecteaz aciunile normale ale organizaiei i poate avea un impact politic, legal, financiar i guvernamental asupra afacerilor sale.Tipuri de criz: n RP distingem 3 tipuri de situaii de criz:1. Criza imediat: izbucnete fr avertisment, nu permite cercetare i planificare. De exemplu: un incendiu de mari proporii, cutremur sau orice ale dezastru natural, moartea neateptat a conducerii organizaiei, violene la locul de munc etc. Acest tip de criz va genera acoperire n media i poate avea un efect negativ asupra clienilor, furnizorilor, investitorilor, salariailor, veniturilor, cotaiei la burs, reputaiei organizaiei etc. Pentru a preveni confuzia conflictelor i tergiversrile generate de o asemenea criz, conducerea organizaiei trebuie s aib pregtit un plan general de aciune.2. Criza care mocnete: permite o perioad de cercetare i planificare, dar poate izbucni brusc nainte de terminarea acestora. n general problema respectiv nu e prea cunoscut n interiorul sau exteriorul organizaiei i genereaz tiri negative cnd devine public. Acestea pot determina amenzi, pierderi legale, cheltuieli neprevzute n buget.De exemplu: consumul excesiv de butur la locul de munc, insatisfacia muncii, hruirea sexual, acuzaii ale clienilor privind suprataxarea sau alt comportament necorespunztor, ameninri din partea unui angajat concediat, cercetri ntreprinse de agenii guvernamentale/locale.Rolul RP n astfel de cazuri este de a convinge conducerea s ia msuri nainte de ajungerea crizei la apogeu.3. Criza de durat: persist timp ndelungat i se regete n zvonuri sau n unele aluzii fcute n pres. De exemplu: dezvluirea de informaii confideniale, antajul, acuzaii false, instalarea incorect a unui echipament, sabotarea sistemului informatic, acuzaii de discriminare, spionaj industrial, probleme de munc sau legate de securitatea acesteia, atacul unui grup cu interese speciale.Absena unei atitudini hotrte a conducerii organizaiei care fie neag zvonurile dovedind c sunt false, fie d explicaii convingtoare pentru cauzele crizei i ia msuri de stopare a acestuia duce la repetarea nenelegerii n media i duneaz imaginii organizaiei.

7. Etapele managementului crizei.Termenul de management al crizei se refer la gestionarea opiniei publice n timpul crizei. Prima faz const n prevenire i monitorizare. Aceasta i ajut pe cei responsabili s identifice o potenial criz nainte ca lucrurile s devin un dezastru. n acest sens monitorizarea economisete bani i susine reputaia organizaiei.Faza de prevenire implic utilizarea unor tehnici specifice precum analiza mass-mediei i studii privind consumatorii. Dac ele se efectueaz corect, problema se identific din timp i se pot inteprinde aciuni necesare pentru a elimina ameninarea. Conducerea i angajaii care contientizeaz existena unor probleme vor fi mai ateni la ameninarea unei crize i mai bine pregtii s lupte cu ea.A doua faz const n tratarea crizei. n timpul crizei e nevoie de cineva/ceva care s ne spun cnd , ce i cum s facem. Acest ceva este planul pentru situaia de criz, un document de mare importan de a crui existen, dar mai ales aplicare poate depinde chiar supravieuirea organizaiei. Primul pas n elaborarea sa const n evaluarea situaiei actuale i elaborarea unor scenarii de criz, care implic identificarea punctelor vulnerabile.Managerii din organizaie trebuie sa colaboreze la plan pentru a oferi o perspectiv privind sectoarele cheie: producie, vnzri, achiziie, marketing, controlul calitii, transport etc. Aceast echip de planificare nu e n mod obligatoriu i echipa de criz. Ea are doar rolul de a verifica procedurile aplicate n fiecare sector i de a atrage atenia asupra punctelor slabe.A treia faz, cea referitoare la refacerea dup criz corespunde evalurii pagubelor i refacerii reputaiei organizaiei. nregistrarea desfurrii crizei poate fi transfrmat ntr-un document care s indice deciziile luate i aciunile care au avut loc n timpul crizei. Cercetrile au demonstrat c acele organizaii care i planific modul de rezolvare a unei crize sunt capabile s acioneze mai bine i supravieuiesc derulrii acesteia. Cei care rspund de aplicarea planului de criz i n special al planului de comunicare n timpul crizei sunt specialitii n RP.

8. Grupuri cheie pentru o organizaie confruntata cu o situaie de criza.1. mass-media: are nevoie de informaii corecte i oferite la timp privind reacia organizaiei la criz. Specialistul n RP are nevoie de media pentru a difuza mesajele organizaiei la grupurile greu de atins.2. angajaii: sunt primul canal de comunicare3. victimele4. investigatorii: poliie sau alte organisme de control5. comunitatea local6. purttorul de cuvnt: mbuntete comunicarea cu categoriile de public, percepia pe care publicul o are.

9. Celula de criza si purttorul de cuvnt, elemente cheie ale situaiei de criza.Celula de criz este alctuit din oameni care au expertiza necesar pentru a face fa situaiei. Ei trebuie s se cunoasc bine ntre ei, s lucreze bine mpreun i s menin un contact permanent.Apartenena la aceast echip trebuie s fie pentru ei o responsabilitatecontinu. n cazul producerii crizei, echipa trebuie s se formeze rapid, fiecare membru avnd o sarcin bine definit. n perioada desfurrii crizei, ei trebuie s dea dovad de o disponibilitate total, adic trebuie s renune la activitatea zilnic obinuit i la activitile exterioare organizaie, pentru a se concentra doar asupra crizei. Aceti oameni trebuie s tie foarte bine cum e structurat i cum funcioneaz organizaia i s i fie loiali. Toi trebuie s fie specialiti n probleme de criz. Una din principalele lor misiuni este aceea de a lua decizii privind informaiile specifice care trebuie aduse la cunotina salariaiilor. De aceea celula de criz e format din reprezentani ai managementului superior i de mijloc. Ea include reprezentani de la resurse umane, PR, protecia muncii, un consilier juridic, un informatician i un reprezentant al sindicatului. La nceput, echipa planific aciunea de intervenie, monitorizeaz progresul i apoi planific din nou i conduce desfurarea aciunii.Planul de criz trebuie s descrie mijloacele clare, uor accesibile i coerente de informare cu privire la intervenii, scopul lor, locul i ora ntlnirilor individuale sau n grup. Se decide ce fel de informaii se mprtesc celorlali. E necesar stabilirea unei proceduri de comunicare cu mass-media. Salariaii sunt foarte des abordai de jurnaliti sau sunt cutai la telefon. Membrii celulei de criz trebuie s le reaminteasc despre dreptul lor de a nu vorbi cu jurnalitii i s-i informeze despre canalele formale spre care i pot ndruma pe acetia. Esenial e ca publicul s perceap rolul central jucat de conducerea organizaiei prin intermediul celulei de criz. Exist riscul ca fiind nesigur de ceea ce trebuie s fac sau s spun, conducerea organizaiei s fie perceput ca ineficient sau invizibil.La sfritul zilei, celula de criz se ntlnete pentru a evalua situaia i pentru a planifica n continuare, n funcie de cursul evenimentelor. Se ofer feedback conducerii i se fac recomandri cu privire la revenirea post-criz. Acestea se pot referi la regulamentul de protecie a muncii, mbuntirea comunicrii interne ntre diverse grupuri i conducere, modificarea structurrii ntlnirilor formale pentru a mbunti comunicarea fa n fa, instruirea unor programe sociale etc.Aceasta e o munc de echip care necesit un proces continuu de colectare a informaiilor, de consultare i de luare a deciziilor.

Purttorul de cuvnt se confund cu imaginea organizaiei. E necesar ca ori de cte ori el apre n public, chipul su s fie asociat cu numele organizaiei. Purttorul de cuvnt este o persoan cu experien, care cunoate bine organizaia, dar i problema n cauz. Este un bun comunicator i are competena necesar pentru relaia cu mass-media. Aceste criterii implic ca purttorul de cuvnt s tie cum s se comporte n faa camerelor de luat vederi, s poat vorbi fr a folosi jargon profesional. s identifice uor problemele cheie, s manifeste respect fa de jurnaliti.Un bun purttor de cuvnt e credibil pentru mass-media , carismatic, obine ncrederea publicului, are o dicie corespunztoare i e capabil s rmn calm n condiii de stres. Multe organizaii prefer un singur purttor de cuvnt. Teoria recomand ca organizaia s aib mai muli purttori de cuvnt, unul dintre ei fiind purttorul de cuvnt ef, care s apar mereu, dar s fie asistat de ceilali care pot interveni.Utilizarea conducerii organizaiei ca i purttor de cuvnt, mai ales n primele ore de la izbucnirea crizei, nu e indicat. Dac apare prea devreme, acest lucru fie va da amploare situaiei, fie ngreuneaz ncercarea de a controla situaia. Dei muli conductori cred c tiu s vorbeasc cu jurnalitii, nu reuesc s asigure cuprinderea celor mai importante informaii n interviul dat. Cel mai important lucru pentru purttorul de cuvnt este credibilitatea. Dac oamenii nu l cred, mesajul lui este irelevant. El trebuie s aib suficient autoritate care s susin ceea ce afirm. Disponibilitatea e o alt caracteristic important. El trebuie s fie mereu accesibil i s nu spun niciodata Nu comentez, pentru c automat organizaia va prea vinovat. Cjiar dac informaia cerut va fi disponibil abia mai trziu, exist ntotdeuna un mesaj al organizaiei care oate fi transmis publicului. n caz contrar, jurnalitii vor inventa unul. Purttorul de cuvnt trebuie informat imediat de izbucnirea crizei. Declaraiile i comunicatele de pres preelaborate, cuprinse n planul general de criz, trebuie s-i fie mereu la ndemn. El trebuie s aib pregtite i rspunsurile la cela mai uzuale ntrebri ale jurnalitilor: ce s-a ntmplat? care este cauza? organizaia i asum responsabilitatea?Cunoaterea personal a jurnalitilor care se ocup de sectorul de activitate respectiv i a reporterilor locali este obligatorie. De asemenea el trebuie s cunoasc termenele cu care lucreaz jurnalitii i tipul de naraiune pe care acetia o prefer. Pentru a fi eficieni, purttorii de cuvnt trebuie:- s fie rbdtori i s nu fie influenai de tensiunea evenimentelor;- s se poat concentra i s pstreze concentrarea pe tot parcursul desfurrii crizei;- s fie rezisteni deoarece criza poate dura cteva ore sau chiar mai mult;- s i controleze oboseala i modul de reacie;- s fie sensibili la audien.

10. Principiile comunicrii in situaia de criza (cf. prof. Ron Smith, Buffalo State University).Profesorul american Ron Smith a evideniat cteva principii aplicate comunicrii n situaia de criz:1. principiul rspunsului rapid: regula unei ore; la o or la aflarea despre criz, organizaia trebuie s transmit primul mesaj ctre public, n special ctre media.2. principiul dezvluirii complete: tcerea e un rspuns inacceptabil la criz. Fr a admite imediat c a greit, organizaia trebuie s ofere ct mai multe informaii posibile.3. principiul unei singure voci: susine existena unui singur purttor de cuvnt. Dac e nevoie de mai muli, fiecare trebuie s tie ce au spus ceilali i toi trebuie s foloseasc aceleai fapte i mesaje.4. principiul relaiei existente: informarea tuturor categoriilor de public, pentru c susinerea lor va fi important n perioada de refacere dup criz.5. principiul considerrii mediei ca pe un aliat: ofer organizaiei posibilitatea de a comunica cu publicul cheie. Dac media e ostil organizaiei, acest lucru se ntmpl deoarece nu i-a fost oferit informaia necesar. Existena unui program pentru relaiile cu media, minimalizeaz aceast atitudine.1