Introducere in Relaii publice

1. Ce este un plan de relaii publice?Planul de rp este un instrument de comunicare ntre conducerea organizaiei (management) i departamentul de specialitate, precum i un document scris, prin care specialistul n rp i poate dovedi utilitatea n organizaie.Definirea problemei este o etap de informare, de cercetare, cnd se colecteaz informaii referitoare la atitudinile i opiniile celor afectai de deciziile sau politica organizaiei. n aceast etap, aciunile principale sunt observarea, consultarea, analiza i evaluarea strii de fapt, precum i clarificarea scopului programului respectiv. Obiectivele definite trebuie s fie n concordan cu misiunea pe care o sprijin.n etapa de planificare se stabilete care este publicul int pentru fiecare obiectiv n parte i cum poate fi el atras n cel mai eficient mod, prin ce tehnici, utiliznd ce fel de canale de comunicare, care s transmit ce fel de mesaje. Un element important al acestei etape este bugetarea, adic stabilirea costurilor fiecrei aciuni i a resurselor care le vor acoperi.Comunicarea i implementarea urmresc realizarea obiectivelor corespunztoare fiecrei categorii de public. Se hotrte cine va comunica, unde, cnd i n ce mod, planul, adic modalitatea de execuie a obiectivelor cuprinse n program.Evaluarea necesar pentru a msura ce anume din ceea ce a fost propus s-a realizat i n ce condiii. Este cantitativ i calitativ. Pentru ca ea s se poat msura, obiectivele trebuie s fie ct de ct msurabile. Evaluri intermediare se fac n diferite etape ale programului pentru a opera corecii dac este necesar. Dup evaluarea final se stabilete dac anumite proceduri se repet pentru c au dat rezultate bune sau se renun la ele i sunt nlocuite cu tehnici i metode mai eficiente.

2. Ce trebuie s indice obiectivele unui plan de relaii publice?Un plan bun trebuie s fie in concordan cu obiectivele i valorile generale ale organizaiei, s fie realist, s fie flexibil i s ating valorile, interesele i ateptrile fiecruia din publicurile-int vizate.Obiectivele indic ce rezultate trebuie obinute, n ce ordine i n ct timp. Ele trebuie s se nlnuiasc logic, decurgnd unul din cellalt. La descrierea lor se folosesc verbe care s indice direcia spre rezolvarea acestora: a menine, a accentua, a scdea, a mri, a intensifica, etc.Obiectivele unui plan de relaii publice pot fi de 3 tipuri: obiectiv viznd cunoaterea, comportamentul sau o predispoziie.

3.Tipuri de factori si metode de cercetare utilizate in etapa de cercetare pentru elaborarea unui plan de relaii publice.Factori externi1. tieturi din ziare, reviste2. diverse rapoarte3. benzi audio i video4. analize ale coninutlui prezentrilor fcute n diverse mijloace de comunicare n mas5. liste ale mediilor, jurnalitilor, productorilor de talk show uri care prezint nouti despre organizaie6. lista i informaiile de baz privind persoanele care mprtesc (sau nu) prblm, interesele i poziia org.7. rezultatele cercetrilor i sondajelor de opinie, legate de organizaie i de problema n cauz8. calendarul evenimentelor speciale i al altor date imp9. lista ageniilor guvernamentale i a persoanelor oficiale cu putere i iniiativ legislativ care afecteaza organizaia10. copii ale reglementrilor, legislaiei, publicaiilor guvernamentale, rapoartele de la audieri legate de organizaie11. lista de cri de referin i localizarea lor n orgFactori interni1. afirmaiile din misiune i cart2. istoric, structura org3. liste nominale, biografii, fotografii ale pers importante pentru org4. descrieri ale prgm, produselor, serviciilor5. statistici privind resursele, bugetul, personalul, vnzrile, profitul org6. descrierea modului n care org rezolv n mod curent o situaie similar7. lista acionarilor org8. lista publicaiilor interne, folosite de organizaie pt. a comunica cu grupurile propriiMetode informale1. contacte personale2. informatorii import3. grupurile int4. comitetele consultative5. apeluri telefonice gratuite6. analiza corespondeei7. rapoartele de terenMetode formale1. analiza secundar i bazele de date on line2. analiza conintului3. sondaje diverse realizate prin chestionare, interviu direct, intreviu prin telefon

4. Mijloace de evaluare a activitii de relaii publice.Evaluarea reprezint analiza desfurrii campaniei i a rezultatelor sale. Astfel, exist posibilitatea de a verifica ceea ce a fost fcut bine i ceea ce a fost greit. Evaluarea este un proces continuu, care trebuie efectuat in toate etapele unei campanii de relaii publice. O eroare des intilnit la specialitii in relaii publice este aceea c rezultatele sunt confundate cu evaluarea acestora.Evaluarea se face dup urmtoarele metode: msurarea produciei: inventarierea produselor campaniei intr-o perioad bine determinat; msurarea distribuiei: asocierea msurrii productivitii cu repartiia materialelor respective; msurarea expunerii limbajului: msurarea acceptrii de ctre massmedia a mesajului, de unde rezult gradul de mediatizare a respectivului material; msurarea acurateei mesajului: se verific dac elementele-cheie ale mesajului au fost pstrate; msurarea acceptrii de ctre audien: identificarea atitudinilor generate; msurarea aciunii audienei: verificarea modului in care campania a contribuit la transformarea publicului.Exist un model de evaluare care mparte activitatea de relaii publice n 3 faze: intrri/input; ieiri/output; rezultate. Input-urile: sunt reprezentate de informaiile pentru comunicatele de pres, lista vorbitorilor i programul desfurrii unui eveniment, designul i coninutul unei pagini web. Ca metode de evaluare sunt studiile de caz, pretestarea pe grupuri int, feedback, date secundare.Output-urile sunt reprezentate de materiale de comunicare sau activiti desfurate deja. Output-urile pot fi evaluate prin monitorizarea mass-mediei, analize de coninut, studii i statistici de audien, premii acordate etc.Este important ca cei care lucreaz n acest domeniu s nu considere un buletin/publicitatea ca rezultate. Ceea ce este important e cercetarea pentru a afla cine a citit publicaia, dac a neles-o sau nu, dac a schimbat o prere, atitudine pentru c a citit-o. Rezultatele ateptate n activitatea de RP sunt: intensitatea contientizrii, schimbarea de atitudini/comportamente. Ele se pun n eviden prin cercetri calitative i cantitative i uneori prin observaii directe. Acest model de evaluare accentueaz necesitatea aciunii la nceputul procesului de comunicare, nu la sfritul su pentru c identificnd problemele, cerinele, omisiunile se pot face modificrile necesare nainte de implementarea programului.Msurile obiective de evaluare sunt schimbrile de comportament, de opinie, gradul de reacie, distribuia informaiilor, coeficientul de prezentare n pres. Msura subiectiv este satisfacia clientului. O alt form de evaluare sunt premiile profesionale. Rezultatele se mai pot msura prin ncadrarea lor n anumite standarde. Coeficientul de prezen n pres se poate msura dup: numrul de articole, numrul de cuvinte, suprafaa alocat, importana publicaiei, pagina i poziia pe pagin, mrimea fotografiei publicate. Pentru msurarea impactului se analizeaz: - efectul asupra unui anumit segment de public- compararea imaginii organizaiei proprii cu cea a concurenei- identificarea problemelor care au atras cel mai mult atenia presei- compararea numrului de articole scrise pe baza comunicatelor de pres cu cele aprute din iniiativa ziarului- tirajul ziarelor ne poate da o idee despre mrimea impactului tirii.Calitatea performanei profesionale se apreciaz pe baza unor standarde de tipul ce mai bun program, prezentare, grafic, cea ai eficient utilizare a fotografiilor etc. Aceast performan se evalueaz prin numrarea apariilor n pres a numrului de cititori.Alctuirea unui dosar de pres i efectuarea unei anchete legate de audien fac i ele posibil evaluarea RP. Chestionarele, observaiile directe sau indirecte se folosesc pentru a msura nivelul de cunotine al publicului int la nceputul campaniei i la sfritul ei.

5. Rolurile unui program de comunicare interna utilizat in cadrul relaiilor publice.

Cele 3 roluri sunt: s informeze, s motiveze i s conduc.

1.Informarea: trebuie s se refere la scopul i strategiile organizaiei, produse i dezvoltarea lor, dezvoltarea organizaiei nsi. Informarea trebuie s fie sincer, concret i continu. Ea are drept scop cunoaterea de ctre angajat a locului sau in angrenajul organizaiei, precum i a importanei muncii sale pentru organizaie.

2.Motivarea: apare ca rezultatul constientizarii prin informare si constituie elementul uman al organizatiei in relatia sa cu angajatii. Prin motivare se dezvolta creativitatea si implicarea angajatului in viata organizatiei.

3.Conducerea: se refera la orientarea angajatilor, la facilitarea comunicarii cu conducerea. Pentru ca aceasta comunicare sa stimuleze si loialitate fata de organizatie, ea trebuie sa fie credibila si personalizata.

6. Variabile care influeneaz alegerea mijloacelor de comunicare cu salariaii in cadrul relaiilor publice.

Modaliti de comunicare n organizaii cu publicul propriu:- oral: informarea de la persoan la persoan, informarea echipelor de lucru, comunicri pentru tot personalul, conferine, televiziuni cu circuit nchis, staii proprii de radio, programe video, teleconferine- scris: buletine interne, corespondene, pot electronic, rapoarte anuale, aviziere, postere.- multi-media (combin materiale scrise, vorbite, vizuale): prezentri, expoziii, lansri, diverse evenimente. Variabilele care influeneaz alegerea mijloacelor de comunicare cu salariaii n cadrul relaiilor publice sunt: mrimea organizaiei, bugetul ei, scopurile ei, stilul de conducere adoptat n acea organizaie.Modul in care se realizeaza comunicarea cu salariatii depinde de cultura organizatiei, de public si de continutul mesajului. Comunicarea orala include: informarea de la o pers la alta, informarea echipelor de lucru, comunicari facute intregului personal, conferinte, televiziune cu circuit inchis, statii proprii de radio, buletine video, teleconferinte.Comunicarea scrisa cuprinde: buletine, corespondenta, posta electronica, anunturi in plicul cu salariul, rapoarte anuale, aviziere, postere.Comunicarea multimedia combina materialele scrise, vorbite si vizuale si pot fi: prezentarile, expozitiile, lansarile, diverse evenimente sociale.Mijloacele alese si folosite, depind de marimea organizatiei, de veniturile ei, de scopurile ei si de stilul de conducere adoptat.

7. Ce reprezint relaiile publice cu comunitatea?

Relatiile cu cuomunitatea, ca o functie a relatiilor publice, reprezinta participarea planificata, activa si continua a unei organizatii, cu si intr-o comunitate, pentru a-si mentine si imbunatati mediul, in beneficiul propriu si cel al comunitatii. Diversitatea motivelor pentru care o org. isi doreste sa aiba relatii bune cu comunitatea in care isi desfasoara activitatea pot fi legate de interesul afacerilor sau de imagine, oferind urmatoarele avantaje: Clientii tind sa cumpere produsele org. social responsabile, Facilitati la plata taxelor catre comunitate Filantropia deschide noi piete si aduce noi parteneri de afaceri Implicarea in comunitate adauga o noua valoare culturii organizationale Sprijinirea educatiei ofera forta de munca bine calificata Sprijinirea programelor de sanatate ofera facilitati pentru costurile asigurarilor de sanatate ale angajatiilor O buna reputatie atrage specialisti de valoare Reputatia retine angajatii, care se mandresc ca lucreaza in acea org. Partenerii de afaceri, furnizorii si clientii prefera pentru afaceri firmele reputate.Condiii de ndeplinit de ctre un plan de relaii publice eficient:- s ofere informaii la timp- s solicite contribuia comunitii i s demonstreze c ideile ei au avut impact- s cunoasc motivele reale de ngrijorare ale comunitii- s pstreze permanent legtura cu comunitatea- s vorbeasc ntr-un limbaj accesibil comunitii- s implice comunitatea n luarea deciziilor.

8. Care este rolul relaiilor cu comunitatea?Un program eficient de relatii cu comunitatea constituie o actiune pozitiva, responsabila din punct de vedere social, a oricarei organizatii. Actiunile pozitive confera organizatiei o imagine de bun cetatean al comunitatii.Fiecare comunitate are un rol vital in prosperitatea economica a institutiilor sale si invers. De aceea cele doua parti dezvolta in mod natural un interes reciproc pentru actiunile eficiente si de succes ale fiecareia. O organizatie asteapta de la comunitate sa-i ofere servicii adecvate, taxe acceptabile, conditii bune de trai pentru angajati, asigurarea fortei de munca si un sprijin real pentru interesele sale. Comunitatea, la randul sau, asteapta de la organizatii o prezenta activa, sprijin pentru institutiile comunitatii, stabilitate economica si o contributie la ceea ce se numeste mandria locala. Bunele relatii ajuta la satisfacerea abmelor parti, precum si la imbunatatirea climatului general in societate.

9. Tipuri de organizaii care practica activitatea de fund raising.Actiunea de atragere de fonduri este intens practicata de organizatiile non-profit, servind ca o sursa alternativa de finantare. Scoli, univeritati, spitale, muzee, inchisori, camine speciale pentru copii sau batrani apeleaza tot mai mult la acest mijloc pentru a putea achizitiona cele necesare bunei lor functionari.Formele de atragere de fonduri sunt: metoda directa de a solicita bani (solicitarea telefonica, scrisori, teledonul); evenimente organizate special in acest scop (licitatii, concerte, baluri); vanzarea indirecta (vanzarea unor produse care au incluse in pret fondurile in folosul cuiva); filantropia sau actiunile caritabile; sponsorizarea.

10. Instrumente utilizate de o organizaie pentru a-si promova imaginea de bun cetean al comunitii.Pentru propagarea inmaginii lor de bun cetatean al comunitatii, organizatiile folosesc rapoarte anuale, comunicatele de presa, reclama, vorbitul in public, internetul, buletinele comunitatii. Mesajele organizatiei ajung la comunitate prin intermediul angajatilor, familiilor acestora si al mass mediei locale. Ale canale de comunicare importante pot fi profesorii, preotii, functionarii de stat locali si conducatorii minoritatilor locale.n domeniul relaiilor publice, termenul de imagine se refer la modul n care un public percepe organizaia pornind de la ce face i ce spune aceasta despre ea nsi. Imaginea constituie o reflectare public a reputaiei, personalitii sau identitii unei organizaii. Imaginea unei organizaii desemneaz reprezentarea pe care o are un anumit public despe o organizaie sau o component a acesteia.Pentru a obine o imagine bun, organizaia trebuie s-i construiasc un program de creare a propriei identiti, care poate fi elaborat de relaioniti, apelnd la instrumente ca: nume, embleme, simboluri, atmosfer, evenimente.Imaginea ar trebui s conin 2 componente: - imaginea material: este reprezentat de identificarea vizual a organizaiei prin: sigl, culori, nsemnul de marc din antetu hrtiilor, nsemnele de pe autovehicule sau cri de vizit, de pe materialele promoionale (drapele, pixuri, tricouri, brichete, figurine etc), personalitatea disctinct a cldirii, a birourilor, a angajailor.- imaginea simbolic: se exprim prin discursul unei organizaii construit n funcie de personalitatea sa. Acest gen de imagine se traduce att prin comportament, ct i prin preena vizual i discurs.

1