AUDITAREA SISTEMELOR DE MANAGEMENT

Pană Adina Georgiana, Grupa 304

1

Auditul este unul din procesele importante ale sistemului de management, prin care se verifică implementarea politicii conducerii, precum și eficiența și eficacitatea acțiunilor stabilite.

2

Motivații ale auditului

- Evaluarea inițială a unui furnizor ;- Verificarea dacă sistemului calității satisface condițiile specificate și dacă este implementat ;- Verificarea periodică pentru un furnizor într-o relație contractuală;- Evaluarea sistemului calității în raport cu un standard.

3

Tipuri ale auditului calității

Auditul intern al calității ( de primă parte )Activitate de auditare efectuată de auditorii din

cadrul organizației, cu scopul asigurării continue a capabilității sale de a satisface cerințe.

4

Evaluarea furnizorilor ( de secundă parte )Activitatea de auditare efectuată de către organizație ( sau

reprezentantul acesteia ) în vederea evaluării și documentării capabilității furnizorului de a satisface cerințele.

Audit de certificare/supraveghere ( terță parte )Activitatea de auditare efectuată de către un organism

neutru, acreditat, cu scopul de a analiza și documenta capabilitatea pentru calitatea unei organizații.

5

Obiectivele auditului

- Identificarea oportunităților de îmbunătățire a sistemului calității ;- Determinarea conformității sistemului calității cu condițiile specificate;- Verificarea satisfacerii condițiilor legale și de reglementare;- Înregistrarea/certificarea sistemului calității.

6

Principii de auditare

Auditul trebuie să respecte o serie de principii. Dintre acestea, unele se referă la auditori:a) Comportament etic : încredere, integritate, discreție;b) Prezentare corectă : raportare fidelă și precisăc) Calități profesionale : acuratețe și discernământd) Independență : față de zona auditată, absența conflictului de interese.

7

Managementul unui program de audit

Definirea programului

Implementarea programului

Optimizare Monitorizare și evaluare

8

Etapele auditului

I. Planificare - Pregătire și planificare inițială ;- Vizită preliminară;- Planul detaliat.

II. Desfășurare- Ședința de deschidere ;- Auditare ;- Pregătirea concluziilor

auditului;- Ședința de închidere.

9

III. Urmărire- Elaborare și predare raport;- Plan de supraveghere;- Menținere înregistrări

10

Planificarea auditului

Planificarea inițială- Stabilirea responsabilului de audit;- Determinarea scopului auditului;- Identificarea criteriilor auditului;- Documentarea;- Planificarea vizitei preliminare.

Planul de audit conține:- Obiectivele și domeniul auditului;- Persoanele cu responsabilități;- Data și locul auditului;- Identificarea compartimentelor auditate;- Condiții de confidențialitate etc.

11

Ședința de deschidere

- Prezentarea membrilor echipei de audit;- Rezumat al metodelor și procedurilor;- Stabilirea căilor oficiale de comunicare;- Confirmarea disponibilităților resurselor;- Confirmarea aspectelor referitoare la confidențialitate etc.

12

Colectarea și verificarea informațiilor

Metode utilizate :- Interviuri ;- Examinarea documentației;- Observarea activităților;- Studierea înregistrărilor, a sintezelor de date;- Feedback de la client.

13

Pregătirea concluziilor auditului

- Observațiile auditului trebuie să fie documentate;- Observațiile se analizează în raport cu obiectivele auditului;- Convenirea concluziilor se face ținând cont de incertitudinea inerentă a procesului de audit;- Neconformitățile trebuie să fie comunicate conducerii.

14

Desfășurarea ședinței de închidere

La sfârșitul auditului ar trebui să aibă loc ședința de închidere, în care se prezintă constatările și concluziile auditului și se convine, dacă este cazul, o perioadă de timp pentru ca auditul să prezinte un plan de acțiuni corective și preventive.

15

Calități personale ale auditorilor

- Să posede abilități de comunicare;- Să fie întotdeauna calm și politicos;- Să nu se lase condus ;- Să fie obiectiv;- Să inspire încredere;- Să fie independent.

16

Bibliografie

1. Florin Rotaru, Managementul Calității Totale, București, Ed. Universității din București, 2011;2. www.cafr.ro

17